hit magicplus software (indo)

_____________________________________________________________________

GET STARTClick dua kali untuk HIT Setup (dengan gambar PC icon)- Click OK button- Click Next

- Pilih I Agree dan Click Next- Click Next- Click Next- Click Next- Yakinkan bahwa anda telah melakukan click pada install modem dialer

jika menggunakan modem sebagai connection. - Jika tidak maka click Next- Click Next- Click Finish setelah system selesai melakukan install software

1. Langkah untuk memulai dengan HIT Time Attendance System Hunno Time Attendance terdiri dari Time Attendance Admin dan Time Attendance Retrieve1.1 Time Attendance Admin adalah menu utama yang terdiri dari beberapa sub

menu dan dapat melakukan penambahan, perubahan, dan atau penghapusan data. Untuk memulainya maka Start>>Program>>Hunno Time Attendance System >>Time Attendance AdminPada tampilan user login maka lakukan pilihan pada ‘Device Type’ untuk tipe terminal yang digunakan apakah MagicPass atau MagicProx (proximity card reader) atau keduanya.Setelah itu maka masukan user name dan password (standard) sebagai berikut: User Name : administratorPassword : password Ada 4 (empat) hal penting yang harus dilakukan atau di-isi sebelum proses attendance atau absensi dilaksanakan.1.1.1 Menu Tools>>Absence Status Setting

Merupakan sub menu untuk menentukan icon serta kondisi dari tidak kehadiran pegawai (absen).

1.1.2 Menu Tools>>Shift SettingMerupakan sub menu untuk men-create semua jam kerja yang berlaku dalam perusahaan contoh: Shift 1 08:00-17:00

1.1.3 Menu Tools>>Group Shift SettingMerupakan sub menu untuk memasukkan jam kerja yang berlaku selama 1 (satu) minggu penuh.

1.1.4 Menu Tools>>Department SettingMerupakan sub menu untuk men-create semua departemen yang ada dalam perusahaan Contoh: Department 1 Finance

1.1.5 Menu View>>Employee InformationMerupakan sub menu untuk mengisi dengan semua informasi karyawan (kecuali “Resign Date” ) dan click ‘Save’.

Note:

www.sidijarimurah.com

_____________________________________________________________________

- Lakukan pilihan untuk jari yang baik (biasanya jari yang kurang baik, pada saat registrasipun akan sulit) serta jalankan proses registrasi yang benar (lihat juga Fingerprint Registration Method).

- Disarankan untuk melakukan test absensi segera setelah melakukan registrasi sidik-jari untuk dapat mengetahui tingkat keberhasilan.

- Jika tidak berhasil atau sulit setelah mencoba beberapa kali maka perlu dilakukan registrasi ulang dan dipilih jari yang benar-benar baik, jika masih terjadi hal yang sama dan terjadi kepada semua atau kebanyakan user mengalami hal yang sama maka ada kemungkinan disebabkan readernya (Harap hubungi penjual product ini).

2.2 Time Attendance Retrieve merupakan form untuk melakukan penarikan log data atau transaksi sehari-hari. Untuk memulainya maka Start>>Program>>Hunno Time Attendance System >>Time Attendance RetrieveNote: - Apabila penarikan log telah dilakukan dan berhasil maka lakukan proses

log transaksi melalui menu Time Attendance Admin>>Process>>Process Transaction Log Data.

- Lihat report seperti Employee Attendance- Disarankan untuk membaca manual software secara lengkap pada

halaman selanjutnya untuk mengetahui features serta report Hunno Time Attendance System.

2. Untuk melakukan connection dengan modem maka lihat juga petunjuk di ‘How to Install with Modem Conenction (Optional)’ page 66. Hanya berlaku untuk connection dengan MagicPass 4500

Penting untuk DIHINDARI:Jangan melakukan connection dengan terminal pada waktu attendance sedang berlangsung, misal: menjalankan terminal user list atau terminal information.


_____________________________________________________________________

DAFTAR ISI (Table of Content)

GET START.................................................................................................................1DAFTAR ISI (TABLE OF CONTENT)....................................................................3SPESIFIKASI HARDWARE DAN SOFTWARE....................................................5PETUNJUK INSTALASI (INSTALLATION PROCEDURES).............................6PETUNJUK REGISTRASI SIDIK JARI (FINGERPRINT REGISTRATION METHOD)....................................................................................................................7PETUNJUK UMUM (GENERAL INSTRUCTION)...............................................9LOGIN........................................................................................................................10SETTING PRINTER (PRINT SETUP)...................................................................12LOG OFF ADMINISTRATOR................................................................................12KELUAR KE MS. WINDOWS (EXIT)...................................................................13DAFTAR USER PADA ALAT (TERMINAL USER LIST)..................................16PENGATURAN AKSES KE TERMINAL (USER TIME ZONE).......................17STATUS TIDAK HADIR (ABSENCE STATUS SETTING)................................20JAM KERJA (SHIFT SETTING)............................................................................21GROUP SHIFT SETTING........................................................................................23DEPARTEMEN (DEPARTMENT SETTING)......................................................23INPUT DATA KARYAWAN (EMPLOYEE INFORMATION SETTING).......25PENGATURAN HARI LIBUR (HOLIDAY SETTING).......................................27PENGATURAN FUNGSI KEY (FUNCTION KEY SETTING)..........................28PENGATURAN WAKTU SHIFT GANTI HARI (EARLY IN SPARE TIME)..29PENGATURAN PENARIKAN DATA (RETRIEVE LOG SETTING)...............30INFORMASI PERUSAHAAN (GENERAL INFORMATION SETTING).........33INFORMASI MENGENAI ADMIN (ADMIN INFORMATION SETTING).....34KALENDAR BULANAN (MONTHLY CALENDAR)..........................................36ACTIVITY CALENDAR..........................................................................................38KALENDAR TAHUNAN (YEAR AT GLANCE)..................................................38PROCESS...................................................................................................................40APPROVAL OVERTIME HOUR SETTING.........................................................40MAXIMUM OVERTIME HOUR SETTING.........................................................41PERUBAHAN TIME LOG (TIME LOG EDITING)............................................42EXPORT EMPLOYEE DAILY ATTENDANCE KE MS. EXCEL FILE..........43EXPORT DATA KEHADIRAN KARYAWAN MENJADI TEXT FILE (EXPORT EMPLOYEE ATTENDANCE TO TEXT FILE).................................44EXSPORT LOG KARYAWAN MENJADI TEXT FILE FORMAT (EXPORT EMPLOYEE LOG TO TEXT FILE).......................................................................45IMPORT EMPLOYEE IMFORMATION DARI MS. EXCEL............................48EXPORT AND IMPORT TABLE...........................................................................49LAPORAN JAM KERJA (SHIFT REPORT)........................................................50LAPORAN GROUP SHIFT......................................................................................50LAPORAN DEPARTEMEN (DEPARTMENT REPORT)...................................51LAPORAN KARYAWAN (EMPLOYEE REPORT)............................................51LAPORAN HARI LIBUR (COMPANY HOLIDAY REPORT)...........................52LAPORAN ULANG TAHUN KELAHIRAN KARYAWAN................................52LAPORAN ULANG TAHUN MASUK KARYAWAN..........................................53LAPORAN STATISTIK ABSENSI TAHUNAN KARYAWAN (ANNUAL STATISTIC REPORT).............................................................................................54


_____________________________________________________________________

LAPORAN REKAPITULASI KARYAWAN (EMPLOYEE RECAPITULATION REPORT)..............................................................................55LAPORAN DETAIL KARYAWAN (EMPLOYEE DETAIL REPORT)............56LAPORAN KEHADIRAN KARYAWAN (EMPLOYEE ATTENDANCE REPORT)....................................................................................................................56LAPORAN KEHADIRAN KARYAWAN PER HARI (EMPLOYEE DAILY ATTENDANCE)........................................................................................................57EMPLOYEE FUNCTION KEY ACTIVITY..........................................................58LAPORAN LOG KARYAWAN (EMPLOYEE LOG REPORT).........................58LAPORAN EMPLOYEE DAILY LOG (EMPLOYEE DAILY LOG)................59TERMINAL EMPLOYEE LOG..............................................................................59LAPORAN AKTIVITAS KEHADIRAN KARYAWAN (ATTENDANCE REPORT)....................................................................................................................60MEMPERBAHARUI STRUKTUR DATABASE (COMPACT AND REPAIR DATABASE)...............................................................................................................62MELAKUKAN BACK-UP DAN RESTORE EMPLOYEE LOG PER BULAN 62MELAKUKAN BACK-UP DAN RESTORE DATABASE PER TAHUN...........62MELAKUKAN UPGRADE DATABASE VERSION............................................63TROUBLE SHOOTING WHILE INSTALLING HIT MAGICPLUS SOFTWARE...............................................................................................................64TROUBLE SHOOTING GUIDE.............................................................................67HIT CORPORATION & TECHNOLOGY.............................................................70


_____________________________________________________________________

SPESIFIKASI HARDWARE DAN SOFTWAREHardware specification (minimum)

- Micro Prosesor : Pentium II - Hard Disk : 20GB- Memory : 64 MB- VGA Card 4 MB- Printer- Mouse- CD Rom

Hardware specification (optimum)- Micro Prosesor : Pentium III - Hard Disk : 20GB- Memory : 128 MB- VGA Card 8 MB- Printer- Mouse- CD Rom

Software :- Operating System : Microsoft Windows 98, Me, 2000, Xp- Microsoft Office : Access 2000, Excel 2000- Microsoft IE version 5- MDAC 2.7 dan driver untuk setiap format ekspor yang diinginkan


_____________________________________________________________________

PETUNJUK INSTALASI (Installation Procedures)Masukan CD software kedalam PC CD Driver Anda.

- Lalu buka Windows Explorer- Klik CD drive- Lalu silahkan mengikuti petunjuk dibawah ini….

Install the software –HIT Setup- Go to Windows Explorer menu- Select CD drive on your PC- Choose and click Folder named: HIT Setup

- Double click the HITSetup.exe (on the picture of PC icon )- Click next

- Choose and click next- Click Next- Click Next- Click Next- Click Next- Click NextWait up to system has successfully installed the Software and click Finish

Note: HIT Time Attendance Software adalah support multi regional. Sehingga harus diperhatikan mengenai setting terhadap regional yang dilakukan karena terjadi perbedaan terhadap tampilan dari hari atau tanggal seperti: Regional setting dipilih menjadi USA (Control Panel>>Regional Setting) maka hari dimulai dari Sunday, Monday______Saturday.Regional setting dpilih menjadi Indonesia maka hari dimulai dari Senin, Selasa_____ Minggu.Regional setting menjadi Malaysia maka haripun menjadi Isnin, Selasa_____Ahad.

Jika anda melakukan ‘Upgrade Software Version’ maka lakukan prosedur sebagai berikut: 1. Telebih dahulu copy-kan HIT MagicPlus database (HITFPTA.mdb) ke folder lain

(sebagai back-up).2. Lakukan remove HIT MagicPlusTA Admin dan HIT MagicPlusTA Retrieve Log

pada ‘Control Panel’>>’Add/Remove Program’.3. Lakukan delete secara manual pada Folder “\HIT MagicPlus\MagicPlusTA.mdb”

pada folder C:\“Program File”4. Lakukan Install (versi baru) untuk HIT MagicPlus Admin (Setup HIT

MagicPlusTA Admin) dan HIT Retrieve Log (Setup HIT MagicPlusTA Retrieve Log).

5. Pastikan Install telah berjalan dengan baik.6. Click Menu ‘Utilities’>>’Upgrade Database Version’ pada ‘HIT MagicPlusTA

Admin’. Penjelasan lebih detail mengenai ‘Upgrade Database Version’ dapat dilihat pada halaman 65 dengan sub menu ‘Upgrade Database Version’.


_____________________________________________________________________

PETUNJUK REGISTRASI SIDIK JARI (Fingerprint Registration Method)

Untuk memudahkan proses absensi, pilih sidik jari Anda yang paling jelas alur garisnya, dimana dapat dilihat secara kasat mata juga terlihat jelas pada monitor saat melakukan proses registrasi (dapat juga menggunakan Hunno MS 3500/ 2500). Gambar sidik jari yang susah untuk direkam dapat dikarenakan oleh luka pada sidik jari, bercak putih, jari yang terlalu kering dan garis yang terlalu tipis.

Contoh sidik jari yang bagus Sidik jari yang TIDAK Direkomendasikan untuk Registrasi

Pastikan saat registrasi, jari Anda dalam keadaan bersih dan kering. Juga pastikan jari Anda tetap menempel pada sensor dan tidak digerakan sebelum system dapat berhasil merekam gambar sidik jari Anda. Silahkan mempelajari gambar berikut untuk memastikan ketepatan proses registrasi:

Lokasi yang tepat untuk menaruh jari Anda

Metode yang tepat untuk menempelkan jari Anda pada sensor

Untuk yang memiliki gambar sidik jari yang baik, silahkan meregister 3 (tiga) jari Anda yang berbeda/ sama, dimana masing-masing jari akan direkam sebanyak 1 (satu) kali. Proses perekaman sebanyak 3 (tiga) kali ini adalah agar system memiliki data yang akurat untuk melakukan proses absensi disamping untuk menghindari adanya jari yang luka atau rusak.


_____________________________________________________________________

Untuk orang tertentu yang memiliki gambar sidik jari yang kurang jelas pada ke 10 jari tangannya, mohon pilih salah satu jari yang terbaik. Dimana dari 1 (satu) jari tersebut silahkan Anda rekam sebanyak 3 kali sehingga diharapkan hal ini mempermudah system untuk mencari perbandingan pada proses absensi nanti.

Setelah melakukan registrasi silahkan mencoba melakukan test absensi/ otentikasi beberapa kali. Jika Anda masih merasa kesulitan pada saat test tersebut, sebaiknya Anda melakukan registrasi lagi dengan mengulangi dengan jari yang sama atau menggunakan jari lain yang memiliki gambar yang lebih baik.

Khusus untuk tipe HIT MagicPlus maka pada layar LCD akan terdapat informasi mengenai status sidik jari Anda yaitu Good, Middle, Bad. Disarankan untuk memilih sidik jari yang Good dan mengulangi registrasi apabila ditemukan kondisi Middle/ Bad.

Kadang hal ini dapat juga disebabkan oleh kotornya sensor jadi mohon untuk dibersihkan terlebih dahulu. Jika Anda masih tetap memiliki kesulitan pada proses percobaan otentikasi/ absensi, silahkan Anda komunikasikan dengan distributor atau dealer untuk keterangan dan panduan lebih lanjut.

Setelah Anda sukses melakukan percobaan absensi, dapat dipastikan Anda tidak akan mengalami permasalahan pada saat melakukan absensi.


_____________________________________________________________________

PETUNJUK UMUM (General Instruction)Dalam software mohon menggunakan angka (0-9) dan huruf (A-Z, a-z) saja untuk mengisi data/informasi.

Bentuk penulisan untuk memilih menu adalah : ‘MenuUtama’>>’SubMenu’. Dengan pengertian pilihlah ‘Menu Utama’ dahulu, yaitu dengan melakukan klik menu dengan nama ‘MenuUtama’. Kemudian pilih submenu ‘SubMenu’, misalnya untuk keluar dari aplikasi maka pilih menu ‘File’>>’Exit’.

Untuk dapat menjalankan aplikasi ini dengan baik, terlebih dahulu yang perlu diperhatikan adalah “Regional Setting”, seperti pada bagian ‘Petunjuk Instalasi’. Dan juga pengisian data menurut urutan seperti dibawah ini, khususnya informasi tentang:

- Nama Perusahaan dan Hari kerja (Company Name and Working Day Setting)- Status Absensi, misalnya : sakit, cuti, ijin (Status Setting)- Jam kerja (Shift Setting)- Departemen (Department Setting)- Hari-hari libur (Holiday Setting)- Data Karyawan (Employee Information)


_____________________________________________________________________

LOGINUntuk menggunakan aplikasi HIT TimeAttendance System, maka anda harus melalui proses login di aplikasi “ HIT TimeAttendance Admin”. Dan untuk pemakaian pertama sekali anda dapat memasukan “User Name” dengan ‘administrator’ dan “Password” dengan ‘password’ (Case Sensitive, mengabaikan penggunaan huruf kapital). Kemudian tekan tombol “OK” atau tekan “Enter” di keyboard. Untuk proses ‘Login’ anda mempunyai 3 metode yaitu dengan ‘Password Only’, ‘Fingerprint Only’ or ‘Both’.‘Password Only’ dengan mengisi ‘User Name’ dan Password’.‘Fingerprint Only’ dengan mengisi ‘User Name’ serta memasukkan ‘Fingerprint ‘.‘Both’ dengan mengis‘User Name’; ‘Password’ serta ‘Fingerprint’.

Anda dapat mengubah “User Name” dan “Password” sesuai dengan keinginan Anda dengan memilih menu ‘View’>>’Admin Information’. Lihat pada bagian “Admin Information”.

Untuk login dengan menggunakan metode ‘Fingerprint Only’ maka anda cukup memasukan ‘User Name’ serta ‘Fingerprint’. Tanpa perlu mengisi ‘Password’

Note: Dalam kondisi rental maka untuk pertama kali terlebih dahulu anda harus click ‘Serial Number’.


_____________________________________________________________________

Dan masukkan semua informasi (mintakan ke distributor) yaitu:- Serial Number- Number of Days- Software Password

Setelah itu click ‘Save S/N’ dan isi user name serta password yang berlaku.Untuk kondisi perpanjangan maka lakukan ‘Clear S/N’ dan isi dengan Software Password’ yang baru serta click ‘Save S/N.


_____________________________________________________________________

FILE-PRINT SETUP

Jika jari Anda mengalami masalah saat registrasi, harap Anda dapat menggantinya dengan jari yang lain yang mudah diterima saat registrasi.

SETTING PRINTER (Print Setup) Menu ini digunakan untuk men-setting printer yang terhubung (connection) dengan PC Anda. Pilih menu ’File’>>’Printer Setup’. Sehingga pada layar monitor akan tampak seperti window dibawah.

LOG Off ADMINISTRATORSub menu untuk melakukan perubahan ke User Login lainnya. Untuk meng-aktifkan hal ini maka tentukan Administrator/ User lainnya serta otoritas tang berlaku melalui menu ‘View’>>’Admin Information’.Untuk lebih detail silahkan lihat halaman 25Contoh: Supervisor


Silahkan anda menaruh bagian ujung jari anda pada dudukan alat. (posisi : lekukan diatas kaca sensor)

_____________________________________________________________________

KELUAR ke Ms. WINDOWS (Exit)Menu ini digunakan untuk keluar dari system HIT MagicPlusTA Admin dan hal ini dapat juga dilakukan dengan klik tombol (close) di pojok kanan atas. System terlebih dahulu kemudian akan menanyakan ‘Are you sure you want to exit MS Windows’. Pilih Yes atau No.


_____________________________________________________________________

INFORMASI TERMINAL/ALAT (Terminal Information)Menu Terminal Information akan menunjukan data/kondisi dari tiap terminal. Pilih menu ‘Terminal’>>Terminal Information. Dan tampilan sebagai berikut.

Untuk input data mengenai terminal pada pertama kali maka tekan icon ‘Add New’, maka window ‘Terminal Editing’ akan tampak pada layar monitor seperti pada gambar dibawah, kemudian data baru yang telah di-input akan langsung tampak pada ‘Terminal Listing’.

Masukkan data Terminal ID, Description dan Connection melalui Serial Port atau Ethernet dan Baud Rate serta Terminal Status pada kolom yang tersedia. Pastikan bahwa semua data yang telah dimasukkan ke system adalah sama dengan data yang ada di masing-masing terminal. Setelah itu klik icon ‘Save’ untuk menyimpan atau icon ‘Cancel’ untuk membatalkan semua data yang telah dimasukkan.Untuk mengedit Terminal yang telah dimasukan, silahkan Anda memilih Terminal yang ingin diedit lalu tekan icon ‘Edit Terminal’. Setelah itu silahkan Anda sesuaikan dengan informasi yang diinginkan. Setelah itu klik icon ‘Save’ untuk menyimpan.Demikian halnya bila Anda ingin menghapus data terminal. Silahkan Anda pilih terminal/ alat yang ingin Anda Delete, lalu tekan icon ‘Delete’. Pilih ‘Yes’ atau ‘No’ sebagai konfirmasi.


_____________________________________________________________________

Untuk menampilkan atau melakukan adjustment mengenai informasi lainnya pada terminal maka lakukan click ‘Setting’ dan system akan menampilkan detail sebagai berikut.

Penjelasan dari terminal information dan setting adalah sebagai berikut: 1. Connect Status

Untuk melihat connection status2. Terminal Date

Untuk melihat tanggal pada terminal 3. Terminal Time

Untuk melihat jam pada terminal 4. Device (Vendor) info

Untuk menampilkan device (vendor) info5. Set terminal ID

Pilih terminal ID mulai 1-2556. Set Baud Rate

Option for 9600/19200/38400/57600/1152007. Set Ethernet Connection

Option for Yes/ No8. Set RS232 Connection

Option for Yes/ No 9. Set RS485 Connection

Option for Yes/ No10. Set IP Address

Set the terminal IP Address example 192.168.127.25411. Set Terminal Date Time

Set terminal date and time12. Set Date Format

Set format date format such dd/mm/yy or other option


_____________________________________________________________________

13. Set Match Treshold (security level)Set security level

14. Set auto Idle MinTo set the terminal to do sleep

DAFTAR USER PADA ALAT (Terminal User List)Untuk melihat nama-nama karyawan yang sudah ter-registrasi pada alat, Anda dapat melihatnya dengan memilih menu ‘Terminal’>>‘Terminal User List’. Pada window yang tersedia, Anda dapat memilih terminal mana saja yang Anda ingin lihat setelah

itu tekan tombol , merupakan informasi yang terdiri dari Fingerprint ID dan Nama Karyawan yang terdapat pada ‘Terminal User List’.

Untuk memperoleh informasi Fingerprint ID, Nama Karyawan dan Status untuk ‘Database User List’ maka terlebih dahulu Anda harus mengisi semua informasi yang diperlukan dalam menu ‘View‘>>’Employee Information’. Status ‘FP’ (FingerPrint) atau PD (Password) adalah berhubungan dengan informasi mengenai data sidik jari atau password karyawan pada Database dan ‘None’ apabila karyawan belum mempunyai data sidik jari maupun password pada Database.

Set User Info to terminal

untuk melakukan pengiriman nama (nick name) ke terminal

Tombol ‘Register (>>)’, digunakan apabila ingin mengirim (UpLoad) data sidik jari atau password karyawan dari ‘Database User List’ ke terminal tertentu, maka system akan mengkonfirmasi hal dibawah ini.

Pilih ‘Yes/ No’. Apabila berhasil maka pada kolom ‘Terminal User List’ akan menampilkan data karyawan tersebut.

Tombol ‘Register (<<)’, digunakan apabila ingin menarik (DownLoad) hanya data sidik jari (data Password tidak bisa) dari terminal ‘Terminal User List’ yang telah dipilih kedalam database. System kemudian akan menanyakan mengenai terminal password.

Klik tombol ‘OK’ atau tombol ‘Cancel’ untuk membatalkan.


_____________________________________________________________________

Dan untuk menghapus data karyawan dari terminal, pilih nama yang dikehendaki dari

kolom ‘Terminal User List’ dan klik tombol . Maka secara otomatis informasi data karyawan tersebut akan terhapus dari terminal, namun masih tetap tersimpan di database. Dan untuk menghapus data karyawan dari Database atau kolom ‘Database User List’ tidak dapat dilakukan pada window ini, karena hanya dapat dilakukan pada menu ‘View’>>’Employee Information’. Selanjutnya fungsi/ tombol ini juga berguna setiap kali ingin memperbaharui data sidik jari, dengan menghapusnya (UnRegister) terlebih dahulu, kemudian mengirimkan (UpLoad) data sidik jari atau password baru.

Untuk memilih karyawan dapat dilakukan dengan memilih ‘satu per satu’ atau secara ‘multi select’ dengan menekan secara bersamaan tombol ‘Shift’ atau ‘Control’.

NAVIGATION TOOLS

Untuk memudahkan proses Find (mencari), Urut (Sort) record pada record listing maka disediakan Navigation Tools. Masukkan

Emploee Fingerprint ID dan click gambar .

PENGATURAN AKSES KE TERMINAL (User Time Zone)Untuk melakukan set masing-masing employee berdasarkan Time Zone, Group Time Zone dan Access Combination maka lakukan pilihan pada menu ‘View’>>’Terminal User Time Zone’.Dan active window sebagai berikut.


_____________________________________________________________________

Pertama kami maka click ‘Time Priod’ button untuk melihat semua Time Period yang ada didalam termnal.Atau lakukan pilihan terharap ‘Using Group Time Period’ atau ‘No Group Time Period’ dan click ‘Set UTZ’.Kemudian click ‘Modify’ untuk melakukan perubahan atau setting each ‘Time Period’, ‘Group Time Period’ dan ‘Access Combination’.

Untuk melakukan perubahan terhadap masing-masing informasi maka right click on each line maka system akan memperlihatkan ‘Edit Item’ dan berlanjut terhadap form perubahan sebagai berikut.

Definisi dari Time Zone adalah terdiri dari 50 (Lima Puluh) Time Period dan masing-masing time period terdiri dari 1 (satu) minggu hari kerja mulai hari minggu sampai sabtu.Definisi dari Group Time Zone adalah terdiri dari 5 Group Time Zone dan masing-masing group terdiri dari 3 (tiga) Time Period.Definisi dari Access Combination adalah terdiri dari 10 (sepuluh) kombinasi dan masing-masing kombinasi akan terdiri dari 5 Group Time Zone.Note: Harap perhatikan bahwa setiap group time zone yang telah dibentuk harap telah diregistrasikan dalam Access Combination.


_____________________________________________________________________

STATUS TIDAK HADIR (Absence Status Setting)Pertama-tama maka tentukan atau definisikan terlebih dahulu status absen (ketidak-hadiran) Anda melalui menu ‘Tool’>>’Status Setting’. Maka akan ditampilkan window seperti berikut.

Setelah itu Anda akan dihadapkan pada 13 pilihan mengenai status absensi yang dapat dipilih maupun diganti (maksimum status setting adalah 13 status).

Masing-masing tombol status dapat diganti baik nama (caption) dan gambar status dengan memilih/ meng-klik tombol yang diinginkan. Contohnya pilih tombol ‘Wedding’ dan rubah menjadi Valentine, maka pada layar monitor akan tampak seperti window dibawah. Setelah itu pilih tombol ‘Update Status’.


_____________________________________________________________________

Anda dapat menganti status lainnya dengan memasukan nama status yang diinginkan di ‘Status Name’. Kemudian klik tombol ‘Selected Icon’ (gambar Hati) maka Anda dapat mengganti gambar status dengan gambar yang berupa icon lain, hal ini juga dapat Anda lakukan untuk mengganti gambar pada tombol ‘Drag Icon’.

JAM KERJA (Shift Setting)Menu ini adalah untuk mendefinisikan jam kerja atau ‘Shift’. Anda dapat memasukan data jam kerja ini dengan memilih menu ‘Tool’>>’Shift Setting’. Maka pada layar monitor akan ditampilkan window seperti gambar di bawah ini.Anda dapat mengisi data jam kerja atau shift dengan klik icon ‘Add New’ dalam window ini. Kemudian klik icon ‘Save’ untuk menyimpan data.

Dan jika data telah tersimpan dengan baik, maka icon ‘Delete’ akan timbul dengan sendirinya.

Kemudian Anda dapat mengubah data yang ditampilkan dan menyimpannya kembali. Icon ‘Delete’ adalah untuk menghapus data shift yang dipilih (selected). Harap diperhatikan bahwa data shift yang telah tersimpan, hanya akan dapat dihapus jika tidak digunakan oleh Departement atau Karyawan lain. Klik tombol disamping kanan kotak isian ‘Shift Code’ untuk melihat daftar jam kerja atau shift yang telah dimasukkan ke dalam aplikasi, maka akan ditampilkan window seperti gambar dibawah.


_____________________________________________________________________

Untuk mengubah informasi shift, pilihlah baris yang diinginkan pada kolom manapun kemudian klik icon ‘Choose’.

SHIFT GANTI HARI (Overnight Shift)Untuk mengaktifkan ‘Shift Ganti Hari’ dengan klik ‘Tool’>>’Shift Setting’ dan dilanjutkan dengan mengisi waktu yang diinginkan untuk shift ganti hari tersebut, seperti contoh dibawah:

Jika waktu kerja Anda reguler adalah jam 8-17 dan untuk waktu tertentu Anda harus melakukan shift ganti hari, Anda harus memasukan jadwal shift tersebut ke dalam tanggal yang diinginkan pada menu ‘View’>>’Monthly Calendar’.

Hal ini juga dapat dilakukan jika perusahaan meminta karyawan untuk bekerja diluar shift regular. Perubahan dapat dilakukan dengan menarik ‘Icon Kemeja’ ke kolom tanggal yang diinginkan.

Note: Anda dapat menggunakan kondisi ‘No Working Hours’ atau off untuk keadaan dimana pegawai tidak harus bekerja.


Icon untuk mengganti Shift diluar regular shift

_____________________________________________________________________

GROUP SHIFT SETTINGSetelah shift telah ditentukan maka anda diharuskan menentukan atau memilah pegawai berdasarkan groupnya melalui menu ‘Tools’>>‘Group Shift Setting’. Dan active window sebagai berikut.

Tentukan code pada ‘Group Shift Code’ dan tetapkan ‘Name’ serta click small box masing-masing untuk menentukan shiftnya. Dan click save.

DEPARTEMEN (Department Setting) Dalam ‘Department Information’ dapat dimasukkan informasi semua Departemen atau semua bagian serta groupnya dalam organisasi perusahaan. Anda dapat memilih menu ‘Tool’>>’Department Information’.


_____________________________________________________________________

Anda dapat mengisi informasi departemen atau bagian dalam window ini. Kemudian klik icon ‘Save’ untuk menyimpan data. Jika data telah tersimpan maka icon ‘Delete’ akan timbul untuk melakukan perubahan atau penghapusan (Deletion).

Data departemen dapat dihapus jika semua karyawan di dalam departemen tersebut telah dihapus. Untuk melihat daftar departemen, klik tombol di sebelah kanan kotak isian ‘Department Code’.Untuk mengubah informasi departemen, pilih baris yang diinginkan pada kolom manapun, kemudian klik icon ‘Choose’.

Untuk melihat list karyawan pada departemen tertentu silahkan klik icon ‘View’.


_____________________________________________________________________

INPUT DATA KARYAWAN (Employee Information Setting)Menu ini digunakan untuk memasukan atau mendaftarkan semua data karyawan (Employee Information) ke dalam aplikasi. Pilih menu ‘View’>>’Employee Information’, maka pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah.

Masukan semua data karyawan dan selengkap mungkin kemudian klik icon ‘Save’ untuk menyimpan. Dan lanjutkan dengan pendaftaran data karyawan lainnya dengan klik icon ’Add New’. Anda tetap dapat merubah data yang telah simpan atau data karyawan lainnya, dengan meng-klik tombol disebelah kanan kotak isian FingerPrint ID, maka window ‘List Of Employees’ akan tampak pada layar monitor. Pilih data karyawan yang ingin diedit dan klik icon ‘Choose’, sehingga akan kembali ke window sebelumnya dengan data karyawan yang telah dipilih tersebut.

NAVIGATION TOOLS

Untuk memudahkan proses Find (mencari), Urut (Sort) record pada record listing maka disediakan Navigation Tools. Masukkan Emploee Fingerprint ID dan click

gambar .

Untuk menghapus data karyawan secara total maka pastikan data karyawan tertentu dalam kondisi ‘Not Active’. Untuk membuat data karyawan menjadi ‘Not Active’ Anda harus mengisi terlebih dahulu kolom ‘Resign Date’ dan kemudian klik icon ‘Save’ untuk meyimpan


_____________________________________________________________________

perubahan data. Dan dilanjutkan dengan klik icon ‘Delete’ maka kemudian data karyawan akan dapat terhapus secara permanen.

Lebih lanjut Anda dapat juga mendaftarkan sidik jari karyawan dengan klik tombol ‘Registration’. Sehingga label/ statement pada bagian bawah dari window ‘Employee Information’ akan berubah dari ‘Not yet register by fingerprint or password’ to ‘Already register by fingerprint/ password’. Selanjutnya Anda dapat mengikuti langkah-langkah yang diterangkan pada bagian “Registrasi Sidik Jari” di bagian awal (New FingerPrint Registration).

FOTO KARYAWAN (Employee Photo)Untuk memasukan photo karyawan, Anda dapat menggunakan BMP file. Klik dua kali kotak untuk photo pada window “Employee Information”.


Employee Photo

_____________________________________________________________________

Lalu pilih file yang Anda inginkan. Maka secara otomatis file/ gambar tersebut akan masuk pada kolom yang tersedia. Kemudian untuk menghapus atau mengganti photo maka Anda tinggal klik tombol cross disamping kolom photo serta mengulang tindakan diatas kembali.

PENGATURAN HARI LIBUR (Holiday Setting)Dalam ‘Holiday Information’ yang terdapat pada menu ‘Tool’, dapat dimasukkan informasi hari libur nasional maupun hari libur lainnya yang diinginkan dalam satu tahun tertentu.

Bila tidak terdapat pilihan tahun yang Anda inginkan, klik icon ‘Add New’ lalu ketik tahun yang Anda inginkan dan klik icon ‘Save’ untuk menyimpan.

Untuk mengisi hari libur, Anda dapat memilih bulan yang diinginkan, lalu secara otomatis kalendar akan berubah sesuai dengan bulan yang telah dipilih.

Klik dan tarik (drag) icon ‘Add Holiday’ ( ) , kemudian letakan (drop) pada hari yang Anda inginkan.

Kemudian secara otomatis akan muncul window ‘Input Holiday Name’ untuk mengisi nama hari libur tersebut. Klik tombol ‘OK’, maka akan kembali ke window sebelumnya dan nama hari libur tersebut akan langsung masuk pada kolom ‘Holiday Name’ pada ‘List Of Holiday’ dibawah dan klik icon ‘Save’ untuk meyimpan.


_____________________________________________________________________

Demikian pula bila Anda ingin menghapus hari libur yang telah dimasukan, Anda

hanya perlu menarik (drag) icon ‘Erase Holiday’( ) dan meletakan (drop) pada tanggal yang dikehendaki.

PENGATURAN FUNGSI KEY (Function Key Setting)Jika Anda ingin mengaktifkan ‘Function Key’, maka silahkan mendefinisikan untuk masing-masing tombol/ function yang tersedia (3 function key). Untuk melihat menu ini silahkan pilih ‘Tool’ dan pilih ‘Function Key Setting’. Function key dapat digunakan untuk membedakan aktivitas karyawan diluar jam datang (Coming Time) atau jam pulang (Time Home). Untuk ‘Time Come’ maupun ‘Time Home’ sudah diatur dengan sendirinya oleh software HIT MagicPlus sehingga tidak diperlukan untuk menekan function key tertentu.

Silahkan juga melihat pejelasan Pengaturan Waktu untuk membedakan Waktu Pulang Karyawan untuk Shift Ganti Hari pada bagian berikutnya.Untuk dapat merubah ‘Function key’ silahkan klik ‘Modify’ dan diakhiri dengan ‘Save’ untuk menyimpan data function key yang terbaru.

PENGATURAN WAKTU SHIFT GANTI HARI (Early In Spare Time) HIT MagicPlus TA software telah dirancang untuk mengenali jam masuk dan jam pulang secara otomatis tanpa perlu informasi system (tekan tombol/ function tertentu pada alat) baik pada hari yang sama atau berlainan (keesokan hari).


Erase Holiday

_____________________________________________________________________

Untuk pengaturan ‘Early In Spare Time Setting’, pilih ‘Tool’ dan pilih ‘Early In Spare Time Setting’, sehingga pada layar monitor akan tampak seperti pada window dibawah.‘Early In Spare Time’ adalah untuk mendefinisikan berapa jam yang masih dapat ditoleransi bagi seorang user untuk melakukan absen sebelum jam normal kerja. ‘Early In Spare Time’ juga berguna untuk membedakan antara jam datang (Coming Time) sekarang dengan jam pulang (Time Home) hari kemarin untuk karyawan tertentu apabila mereka melakukan lembur (overtime) melewati hari kerja normal.

Contoh :Kita telah men-set Early In Spare Time adalah 3 jam 0 menit (default adalah 2 jam). User A masuk pada shift regular jam 9:00 – 19:00. Apabila User A lembur sampai jam 5:59 pagi hari berikutnya, maka waktu tersebut tercatat dalam report waktu pulang user A, karena kita telah melakukan setting ‘Early In Spare Time’ sampai 180 menit ke waktu masuk shift (jam 9:00 pagi ) yang berarti jam 6:00 pagi. Jika user A pulang tepat jam 6:00 pagi, maka jam tersebut dicatat sebagai waktu masuk hari berikutnya (karena telah memasuki waktu Early In Spare Time), dan waktu pulang (Time Home) user A tidak tercatat.

PENGATURAN PENARIKAN DATA (Retrieve Log Setting)Untuk pengaturan jadwal penarikan log data dari alat/ terminal HIT MagicPlus ke Personal Computer (PC)/ System, silahkan Anda memilih menu ‘Tool’>>’Retrieve Log Setting’. Serta terdapat pilihan untuk meng-aktifkan Auto Time Syncronize. Dan active window seperti dibawah ini akan muncul.

Kemudian click icon ‘Modify’ untuk mengaktifkan 4 (empat) pilihan yang ada.


_____________________________________________________________________

Terdapat 4 (empat) pilihan/ metode dalam ‘Retrieve Log Setting’ seperti dibawah ini. Apabila Anda ingin merubah setting semula ke pilihan setting yang lain maka anda harus menutup terlebih dahulu ‘HIT MagicPlusTA Retrieve Log’ dengan tujuan untuk me-refresh system. 1. Manual Setting Click icon ‘Modify’ kemudian pilih ‘Manual Setting’ dan klik icon ‘Save’ untuk menyimpan. Selanjutnya open atau dijalankan ‘HIT MagicPlus TA Retrieve Log’.Pilih ‘Terminal’ pada ‘Terminal Info’. Kemudian klik tombol ‘Retrieve All Log’, untuk menarik semua log data yang ada pada terminal yang dipilih atau klik tombol ‘Retrieve First Log’, hanya untuk menarik log data yang pertama saja pada terminal yang telah dipilih.

Pilihan ‘Retrieve All Log’ atau ‘Retrieve First Log’ hanya dapat digunakan apabila setting yang dipilih adalah ‘Manual Setting’.

2. Real Time SettingClick icon ‘Modify’ kemudian pilih ‘Real Time Setting’ dan klik icon ‘Save’ untuk meyimpan. Selanjutnya jalankan atau open ‘HIT MagicPlus TA Retrieve Log’.Metode ‘Real Time Setting’ apabila Anda menginginkan system secara otomatis (automatically) dan berkelanjutan (continuously) untuk menarik semua log data pada setiap terminal yang terdapat pada terminal info. Pada active windows Anda akan melihat keterangan ‘please wait check terminal 1 or 2 or others is processing’.

3. Automatic Setting


_____________________________________________________________________

Click icon ‘Modify’ kemudian pilih ‘Automatic Setting’ dan klik icon ‘Save’ untuk menyimpan. Selanjutnya open atau jalankan ‘HIT MagicPlus TA Retrieve Log’.Metode ‘Automatic Setting’ apabila Anda menginginkan system untuk menarik log data setiap waktu tertentu. Misalnya untuk setiap 1 jam atau setiap 30 menit. Untuk default telah di set setiap 10 menit.

4. Schedule SettingClick icon ‘Modify’ kemudian pilih ‘Schedule Setting’ dan klik icon ‘Save’ untuk menyimpan. Selanjutnya open atau jalankan ‘HIT MagicPlus TA Retrieve Log’Pilihan untuk menarik log data dari terminal dengan waktu tertentu (Schedule Time). Misalnya setiap pagi setelah ‘Coming Time atau di sore hari setelah ‘Time Home’. Klik tombol ‘Add New’ dan isi semua informasi seperti Retrieve Name, Description dan Time (format hour:minute) dan juga pilihan terhadap kondisi ‘Active’ atau ‘InActive’, untuk meng-setting Schedule Item sebagai Active atau InActive, kemudian klik icon ‘Save’ untuk menyimpannya. Untuk merubah atau mengedit scheduling yang sudah ada klik icon ‘Modify’.


_____________________________________________________________________

AUTO TIME SYNCHRONIZE Untuk pilihan system (activate) secara otomatis akan melakukan setting jam (time) atau Auto Time Synchronize antara PC dengan terminal, maka mark pada kolom ‘Auto Time Syncronize’.Proses ini akan dilakukan system secara otomatis hanya pada saat form Retreive Log dibuka atau dijalankan untuk pertama kali.Jadi pada saat form Retrieve Log dibuka maka system akan melakukan Auto Time Synchronize pada setiap terminal/ device yang terhubung dengan PC.Untuk dis-activate, maka lakukan uncheck pada kolom Auto Time Synchronize.

Note: Harap pastikan bahwa jam yang terdapat pada PC adalah benar adanya.

Lebih lanjut pada menu utama HIT MagicPlus TA Admin terdapat tabulasi (tab) ‘Log Transaction Information’. Yaitu untuk melihat semua log data setelah semua log data tertarik dengan sempurna dari form ‘HIT MagicPlus TA Retrieve Log’, dengan meng-klik terlebih dahulu tombol ‘Refresh’, seperti pada gambar dibawah ini.


Auto Synchronize Time

_____________________________________________________________________

INFORMASI PERUSAHAAN (General Information Setting) Untuk mengganti nama perusahaan serta mengatur hari kerja (working days) yang di-inginkan serta untuk meng-aktifkan persetujuan untuk melakukan lembur (overtime) maka klik menu ‘Tools’>>‘General Information Setting’. Click modify lalu ketik nama perusahaan yang diinginkan dan klik tombol ‘Save’ untuk menyimpan.

Untuk menentukan hari kerja, Anda hanya perlu menandai (mark ) pada kotak check yang tersedia di samping nama-nama hari, setelah itu klik tombol ‘Save’ untuk menyimpan. Penting untuk diperhatikan bahwa Anda harus menentukan hari kerja pada awal sekali sebelum mengisi data employee. Karena begitu data karyawan sudah diisi atau dimasukan maka pada bagian ini (hari kerja) tidak akan dapat dirubah, kecuali nama perusahaan. Adapun untuk perubahan dapat dilakukan hanya jika ‘status karyawan’ untuk semua data karyawan yang ada, telah dirubah menjadi ‘Non Active’. Untuk merubah data karyawan menjadi ‘Non Active’ maka dilakukan dengan mengisi tanggal ‘Resign Date’ pada menu ‘View’>>’Employee Information’.Contoh lain: Apabila Anda telah tentukan bahwa untuk Hari Sabtu dan Minggu adalah hari libur kantor, maka sekalipun Anda melakukan absensi di hari Sabtu atau di hari Minggu, data absen tersebut akan diabaikan dan tidak akan muncul di report.

Dan melakukan ‘activated overtime approval’ dengan mark pada kotak dan terlebih dahulu click modify maka dianggap semua lembur yang terjadi setuju untuk diproses lebih lanjut oleh system.


Refresh Button

_____________________________________________________________________

Dan untuk dapat menampilkan overtime yang terjadi maka anda harus melakukan activated ‘Overtime approval setting’ melalui menu process. Lihat hal 43 untuk keterangan lebih lanjut mengenai overtime approval setting.

INFORMASI MENGENAI ADMIN (Admin Information Setting)Login ‘administrator’ hanya dapat di-rubah (change) secara password dan tidak dapat dihapus secara permanen dengan memilih menu ‘View’>>’Admin Information’. Dan active window adalah seperti berikut.

Kemudian anda dapat menambahkan data ‘Administrator’ yang baru dengan klik “Add New’ kemudian isi ‘User Name’ yang akan digunakan pada saat ‘Login’ dan dilanjutkan dengan mengisi “Password” dan ‘Verify Password’ dengan valid password yang diinginkan. Kemudian klik ‘Save’. Anda mempunyai pilihan untuk klik ‘Registration’ button apabila ingin meregistrasi sidik jari (untuk lebih meningkatkan security) untuk administrator maupun user lainnya. Dan untuk itu akan diperlukan scan device dengan tipe Hunno Magic Secure 2500/ 3500. Untuk administrator yang sedang login hanya akan dapat me-rubah password serta sidik jarinya sendiri dengan klik tombol disebelah kanan “User Name” dan pilih “Administrator” maka akan muncul window seperti ini. Kemudian isi “password’ dan ‘verify password’ serta klik ‘Registration’ button.

Untuk melakukan ‘delete’ pada ‘new user’ tertentu maka terlebih dahulu anda harus login terlebih dahulu dengan user yang dimaksud dan dilanjutkan dengan klik ‘Delete’.

Registrasi sidik jari pada form ‘Admin Information’ ini digunakan sebagai pilihan pada saat anda melakukan ‘Login’.


_____________________________________________________________________

Terdapat pilihan untuk melakukan login dengan memasukan password saja (Password Only) , scan sidik jari saja (Fingerprint Only) atau kedua-duanya (Both).

Lebih lanjut anda mempunyai pilihan untuk membatasi administrator/ user untuk dapat masuk (access) ke semua menu atau terhadap menu tertentu saja. Dengan klik ‘Authority’ button maka active window akan tampak berikut ini.

Lakukan mark pada kolom di samping masing-masing menu atau lakukan pilihan pada pilihan ‘Select/ Unselect all item menu’ untuk semua pilihan yang ada. Dan klik ‘Save’ button untuk menyimpan setting yang baru.


_____________________________________________________________________

KALENDAR BULANAN (Monthly Calendar)Untuk menentukan kegiatan karyawan berdasarkan kalendar Bulanan dari karyawan dapat dilihat dengan meng-klik tombol menu ‘View’ >>‘Monthly Calendar’.

Terdiri dari Department List yang dipilih baik secara satu per satu maupun secara keseluruhan dengan cara klik pada kolom ‘Department’. Setelah itu Anda tinggal memilih bulan (month) serta tahun (year) yang dikehendaki.

Untuk melihat kegiatan karyawan, Anda cukup klik nama karyawan (List of Employee) yang diinginkan maka otomatis kalendar akan menyesuaikan.Kemudian jika Anda ingin memasukan data sebagai informasi kegiatan harian karyawan, Anda dapat melakukannya dengan memilih icon yang tersedia, misalnya

icon sakit dan menarik (darg and drop) serta menaruhnya pada tanggal yang ditentukan. Kemudian akan muncul window ‘Personal Calendar’ yang dapat diisi dengan ‘Reason’ (alasan) dari kegiatan tersebut, yang secara langsung dicantumkan pada tabel status dibawahnya begitu tombol ‘OK’ Anda klik.

Anda dapat menggunakan pilihan multi select dengan menekan tombol ‘Control’ atau dan ‘Shift’. Untuk melakukan pilihan pada semua employee maka tekan tombol ‘Shift’ serta lakukan highlight pada semua karyawan.

Anda juga dapat melihat kegiatan yang dilakukan pada hari/ tanggal tertentu dengan meng-klik tanggal yang anda ingin lihat, maka list yang terletak dibawah kalendar akan memberikan informasi kegiatan pada tanggal tersebut.Untuk menghapus kegiatan/ icon yang telah tercantum pada kalendar, Anda hanya perlu meng-klik icon (baju kerja) lalu drag ke tanggal yang dimaksud. Kemudian pada active window akan ditanyakan mengenai ‘Shift’ yang diinginkan.


_____________________________________________________________________

Pilih ‘Shift’ yang dimaksud dan press ‘Ok’. Hal ini juga dapat dilakukan untuk icon lainnya.

MANAGEMENT SHIFTDalam ‘Monthly Calendar’ ini maka system dapat diset berdasarkan ‘Multi Select berdasarkan Date (tanggal)’ dan ‘Multi Select berdasarkanUser’.Untuk melakukan ‘Multi Select Date’ yang di-inginkan maka pilih tanggal yang dimaksud dan klik kanan pada mouse. Maka pada tanggal-tanggal tersebut secara otomatis akan berubah menjadi warna kuning dan sebaliknya apabila di-klik sekali lagi maka warna akan kembali semula (atau pilihan tidak dilakukan).

Kemudian klik icon (baju kerja) dan pilih dengan working condition (shift) yang di-inginkan atau telah dibuat.Contoh: Pada setiap hari Sabtu misalkan jam kerja (08:00-14:00) yang berlaku adalah lebih singkat dibandingkan hari lainnya.Untuk itu pada Window ‘Monthly Calendar’ tentukan dahulu (highlight) employee/s yang dimaksud dan lanjutkan untuk pilihan tanggal-tanggal yang dimaksud. Dan setelah tanggal tersebut berubah kuning kemudian pilih ‘Baju Kerja’ dan pilih sesuai shift (jam kerja) yang berlaku.

SHIFT Over Time (OT)Adalah kondisi dimana system (default) akan menghitung employee tertentu dalam hari dan tanggal tertentu (selected date) adalah dihitung full lembur dan tidak ada

normal working hours. Untuk meng-aktifkan maka klik icon (baju kerja) dan drag kepada tanggal yang di-inginkan. Dan pada Window Personal Calendar Form pilih ‘Shift OT’.Contoh: Pada tanggal 4 January 2004, Karyawan A melakukan shift OT dari jam 08:00 (AM)-14:00 (PM) maka pada hari tersebut karyawan itu telah melakukan overtime sebanyak 6jam.

NAVIGATION TOOLS

Untuk memudahkan proses Find (mencari), Urut (Sort) record pada record listing maka disediakan Navigation Tools. Masukkan Emploee Fingerprint ID

dan tekan gambar .

ACTIVITY CALENDARUntuk memberikan informasi (note) pada aktivitas yang berhubungan dengan function key 0, 1 and 3, maka pilih menu ‘View’>>’Activity Report’.Dan untuk menentukan maksud pada masing-masing function key tersebut silahkan pilih pada menu ‘Tool’>>’Function Key Setting’. Kecuali untuk function key 0 dimana sudah ditentukan sebagai jam masuk (duty in) and jam pulang (Duty out) Contoh:


_____________________________________________________________________

Kita set ‘Function key 1’sebagai aktivitas untuk Meeting In dan Out. Sehingga pada saat employee melakukan aktivitas yang berhubungan dengan F1 maka kemudian kita dapat berikan note seperti ‘Berkunjung ke customer A’.

Terdapat 3 pilihan yaitu warna hijau untuk Function key 0, warna dadu untuk function key 1 dan warna merah untuk function key 3. Tarik (drag) aktivitas dan letakkan pada tanggal yang dimaksud serta isi dengan note yang di-inginkan.

KALENDAR TAHUNAN (Year at Glance)Anda dapat melihat rangkuman dari kegiatan tahunan karyawan dengan memilih ‘Year At Glance’ pada menu ‘View’. Untuk memilih tahun berapa yang Anda inginkan, dapat Anda pilih pada kolom ‘Year’. Dan Anda juga dapat meng-klik tombol ‘Department’ untuk pilihan karyawan pada departemen tertentu atau keseluruhan departemen pada perusahaan Anda .

Dari tampilan tersebut Anda dapat melihat rangkuman secara statistik kegiatan karyawan tertentu dalam tahun tersebut. Kolom statistik tersebut berada pada sisi kanan window ‘Year At Glance’.

NAVIGATION TOOLS

Untuk memudahkan proses Find (mencari), Urut (Sort) record pada record listing maka disediakan Navigation Tools. Masukkan Emploee

Fingerprint ID dan click gambar .


_____________________________________________________________________


_____________________________________________________________________

PROCESSMenu Process adalah menu untuk melakukan proses dari log transaksi karyawan menjadi report yang valid/ sah. Pilih ‘Menu Process’>>’Process Transaction Log Data’.

Select for ‘All Employee’ or Fingerprint ID’ then select the Begin and End Period and click ‘Refresh Log’ Button.In pararel to see log that have not been process then go to menu Report>>Employee Log.

APPROVAL OVERTIME HOUR SETTINGMerupakan menu untuk menentukan atau memberikan izin kepada employee untuk dapat melakukan overtime dengan memilih ‘Process’>>’Approval Overtime Hour Setting’. Dan active window as follow.


_____________________________________________________________________

Lalukan pilihan terhadap employee dan tentukan waktunya (dalam menit) dan drag

icon pada tanggal yang di-inginkan serta click message berikut ini untuk

menentukannya sebagai default.Note.Kalau telah dilakukan setting yaitu 30 menit maka untuk pegawai yang melakukan attendance out kurang dari 30 minutes dari jam pulang yang ditetapkan, maka overtime tidak akan diperhitungkan atau ditampilkan dalam report Dan sebaliknya kalau pegawai tersebut melakukan absen lebih dari waktu yang ditetapkan maka system akan menampilkan semua kelebihan (overtime) dari jam normal.Contoh: Working hours: 08:00-17:00Pegawai A melakukan absensi pulang pada jam 17:20Maka system hanya akan menampilkan Time Out pada 17:00Sedangkan apabila pegawai tersebut melakukan attendance out pada jam 17:40 maka dianggap dia melakukan lembur sebenyak 40 menit.

MAXIMUM OVERTIME HOUR SETTINGSub menu untuk dapat menetapkan Maximum Overtime per karyawan/ departemen dan untuk report dapat dilihat di Report>>Employee Detail melalui menu ‘Tool’>>’Maximum Over Time Hour Setting’.

Click ‘modify’ button, pilih employee atau Fingerprint kemudian set untuk Standard Weekly Working Hours, Maximum Daily Over Time dan Maximum Weekly Working Hours.Dan ‘Save’Untuk ‘Standard Weekly Working Hours’ adalah dihitung berdasarkan total working hours per day (termasuk makan siang) dan dikalikan dengan total hari kerja selama seminggu.

Contoh: Pada industry dimana overtime haruslah sesuai dengan peraturan (rule) sehingga untuk itu kita dapat set maximum overtime yang di-inginkan. Sehingga pada waktu seorang pegawai melakukan overtime hingga 6 jam per hari namun sesuai perturan hanya maksimum 2 jam.Lakukan setting overtime maksimum 2 jam, maka report pada Employee Detail akan menampilkan overtime hanya 2 jam dan untuk jam actual akan tampak pada ‘Employee Attendance Report’.


_____________________________________________________________________

PERUBAHAN TIME LOG (Time Log Editing)Pilih menu ‘Tool’>>‘Time Log Edit’.Menu ini dipersiapkan untuk merubah atau mengganti jam masuk atau kedatangan (Coming Time) atau pulang (Time Home) agar diperoleh report yang sesuai serta lengkap.Pertama pilih karyawan yang dinginkan pada ‘List of Employee’ kemudian pilih ‘Bulan’ serta ‘Tahun’ yang diinginkan. Untuk memilih karyawan, dapat pula dilakukan secara ‘multi select’ dengan menekan secara bersamaan tombol ‘Shift’ atau tombol ‘Control’ pada keyboard dan meng-klik nama karyawan pada ‘List Of Employee’.

Untuk merubah atau edit ‘Coming Time’ pilih gambar dan sebaliknya apabila

ingin merubah atau edit ‘Time Home’ pilih gambar dan tarik (drag) kemudian letakkan (drop) ke tanggal yang diinginkan.

Setelah itu pada layar monitor akan tampak window ‘Time Log Editing’. Pada keterangan (warna merah) akan menegaskan apakah perubahan dilakukan untuk ‘Jam Kedatangan-Coming Time’ atau untuk ‘Jam Pulang-Time Home’Pada kolom ‘Current Time’ akan tampak waktu yang telah terjadi, jika memang ada. Jika tidak ada maka pada pada kolom ‘Current Time’ akan terlihat kosong.

Kemudian untuk perubahan waktu yang diinginkan dapat dilakukan pada kotak disamping ‘Edit Time’, sehingga total waktu yang telah diinput akan tampak pada bagian bawah dan kemudian klik tombol ‘OK’ untuk meyimpan perubahan waktu yang terjadi dan kembali ke window sebelumnya.


_____________________________________________________________________

EKSPORT EMPLOYEE ATTENDANCE KE EXCEL FILES FORMAT (Export Employee Attendance to Ms. Excel Files)Sub Menu ‘Export Employee Attendance to Ms. Excel File’ ini digunakan untuk meyimpan (export) data attendance (absensi) karyawan ke format Excel File. Pilih menu ‘Export and Import’>>‘Employee Attendance to MS Excel Files’. Maka pada layar monitor akan tampak window seperti gambar berikut.

Lakukan pilihan untuk ‘employee’ atau ‘all employee’. Selanjutnya terdapat pilihan (Condition) untuk status tertentu yang akan dijadikan format excel ini, misal All Condition, Work, Work In Holiday, dll. Setelah itu tetapkan ‘Begin serta End’ period yang di-inginkan dan click print maka laporan akan menjadi seperti dibawah ini.

EXPORT EMPLOYEE DAILY ATTENDANCE Ke Ms. EXCEL FILEUntuk melakukan eksport atau simpan employee daily attendance kedalam excel file maka pilih menu ‘Export and Import’>>’Export Employee Daily Attendance to Ms. Excel File’. Dan active window seperti berikut.


_____________________________________________________________________

Pilih department dan click ‘Print Selected’ atau ‘Print All’. Pilih juga ‘Begin Period dan End Period’. Dan aktive window seperti berikut.

EXPORT DATA KEHADIRAN KARYAWAN MENJADI TEXT FILE (Export Employee Attendance to Text File)Untuk melakukan export atau simpan data kehadiran kehadiran karyawan menjadi text file maka lakukan pilihan melalui menu ‘Export and Import’>>’Export Employee Attendance to Text File’. Dan aktive window sebagai berikut.

Pada form aktive lakukan pilihan untuk semua Fingerprint ID atau Fingerprint ID tertentu dan pilihan untuk semua log data atau per time range. Dan tentukan pula tempat penyimpanan file.Dan click ‘File Setting’.


_____________________________________________________________________

Pada form active maka lakukan pilihan terhadap ‘Log Field’; ‘Order By’; ‘Delimited’; ‘Ascending or Descending’ dan ‘Field Setting’.Pilihan (angka atau huruf) pada ‘Time Come Code’ dan ‘Time Home Code’ untuk membedakan berdasarkan log yang ber-asal dari jam datang (Time Come) dan log yang ber-asal dari jam pulang (Time Home).

EXSPORT LOG KARYAWAN MENJADI TEXT FILE FORMAT (Export Employee Log to Text File)Sub menu ‘Save Employee Log to Text File’ digunakan untuk menyimpan (export) data log karyawan ke dalam format Text File, dan untuk meng-aktifkan silahkan Anda menuju menu ‘Export’ lalu pilih ‘Employee Log to Text File’. Maka pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah.

Tentukan terlebih dahulu Fingerprint ID atau All Employee pada bagian ‘Employee Selected’ serta All Log Data atau Time Range pada bagian Date Period. Sebelum Anda melakukan export file, silahkan Anda tentukan ke file mana data tersebut ingin Anda simpan, dengan meng-klik tombol disebelah kanan kotak isian ‘Input Path / File Name’, kemudian window ‘Select Path and File Name’ akan tampak pada layar


_____________________________________________________________________

monitor. Tentukan folder (direktory) dan nama file, kemudian klik tombol ‘Open’, maka akan system akan kembali ke window sebelumnya.

Setelah Anda melakukan ‘Input Path / File Name’, kemudian klik icon ‘File Setting’ dan pada layar monitor akan tampak window seperti dibawah ini.

Pada kolom ‘Field Name and Status’ yang terdiri dari Terminal ID; Fingerprint ID; Employee Code; Date Log; Time Log; Function Key; Edited Date; Edited By dan Retrieve Log Status. Lakukan pilihan dan tentukan order (mark ) pada check box di sebelah kiri untuk pilihan per field atau semua field yang akan dijadikan/ dimasukan sebagai format Text File.Pada ‘Field Number’ merupakan urutan secara Horizontal (dari kiri ke kanan) dari field yang telah dipilih, dimana field number ini tidak boleh kosong atau mempunyai nomor yang sama dengan field number lainnya.

Pada pilihan ‘Delimited’ (pemisah/ pembatas) terdiri dari dua macam, yaitu ‘No Delimited’ dan ‘Delimited With’. Untuk pilihan terhadap ‘No Delimited’ maka dalam report format Text File antar field tersebut tidak ada tanda pemisah. Dan pilihan terhadap’Delimited With’ maka format Text File antar field akan dipisahkan oleh tanda pemisah yang tealh dipilih. Adapun Pilihan yang tersedia dalam ‘Delimited With’ terdiri dari Semi Colon; Comma; Double Quote; Single Quote dan Spaces.

Untuk pilihan ‘Order By’ merupakan suatu pilihan urutan secara Vertical (atas ke bawah) dari field-field yang telah dipilih, secara ‘Ascending’ atau ‘Decending’. Maka Anda dapat menentukan field mana saja yang akan diurut berdasarkan kondisi ini.


_____________________________________________________________________

Pada pilihan ‘Log Field’ adalah untuk menentukan Log Transaction yang akan dijadikan text file yaitu apakah terdiri dari semua log (all log) atau dibatasi pada pilihan log (hanya yang success/ berhasil saja). Pada pilihan ‘FingerPrint ID Length’ adalah untuk menentukan atau memilih total Fingerprint ID yang akan dijadikan text file. Pilihan adalah untuk 4 (empat) sampai dengan 8 (delapan) digit.

Dalam adalah pilihan tampilan untuk tanggal (Date Style) yang akan dijadikan text file format apakah ‘Date/ Month/ Year’ atau ‘Month/ Date/ Year’ atau ‘Year/ Month/ Date’ serta pilihan separator yang di-inginkan seperti no spaces, spaces one, slash (/) dan minus (-). Dan pilihan Time Style apakah menggunakan separator (:) atau tidak (no spaces) serta Time Symbol apakah 12 Hours (AM/PM) atau 24 Hours.

Pilihan adalah untuk menghindari adanya pengulangan terhadap setting yang telah ditentukan. Dan apabila tidak ditentukan (mark ) maka tampilan akan selalu kembali default semula.

Setelah itu klik icon ‘Save’ untuk menyimpan atau ‘Cancel’ untuk membatalkan semua settingan, sehingga akan kembali ke window sebelumnya. Dan untuk mentransfer (export) data tersebut ke format Text File, Anda dapat meng-klik icon ‘Export Files’. Setelah pesan ‘Export Employee Log to Text Files (.txt) succeeded’ tampak pada layar monior, maka Anda dapat melihat file tersebut seperti contoh dibawah ini.


_____________________________________________________________________

IMPORT EMPLOYEE IMFORMATION DARI MS. EXCEL Sub menu ‘Import Employee Information from Ms. Excel File’ ini digunakan untuk meng-import data karyawan dari format Ms. excel.Lakukan pilihan maka active window akan tampak hal berikut ini.

Terlebih dahulu isi Nama ‘File’ tertentu pada kotak isian ‘Path and File Name’. Kemudian click ‘Template’ dan active window akan beralih kepada lembaran kerja Ms. Excel seperti berikut ini.

Isi semua requirement dengan mengacu pada ‘Table Structure’ Worksheet 2 yaitu Field Name, Data Type, Field Size, Required dan Note dan seperti contoh dibawah ini.


Table Structure

_____________________________________________________________________

Lakukan ‘Save’ pada file tertentu dan pilih kembali file tersebut pada kolom ‘Path and File Name’ dan click ‘Import’ button. Kemudian tunggu sampai system mengkonfirmasi ‘Export and Import from Files Progress’.

EXPORT AND IMPORT TABLESub menu ini digunakan untuk melakukan export serta import dari file.mdb (hanya untuk file HIT MagicPlus TA Software). Dan active window akan tampak seperti berikut ini.Lakukan pilihan pada ‘Select Table Name’ untuk pilihan table (mark ) yang akan di export maupun di import.

Lanjutkan pilihan pada ‘Path File Name/ Employee Log Period’ untuk pilihan File serta ‘All of Employee Log’/ ‘Select Employee Log’ serta pilihan ‘Month’ serta ‘Year’ yang di-inginkan.

Dan click ‘Export’ button untuk pilihan export dan click ‘Import’ button untuk pilihan import.


_____________________________________________________________________

LAPORAN JAM KERJA (Shift Report)Untuk mencetak laporan jam kerja atau shift, Anda dapat memilih menu ‘Report’>> ’Shift’. Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini.

Pilih jam kerja yang diinginkan dan klik icon ‘Print Selected’, untuk mencetak data jam kerja tersebut atau klik icon ‘Print All’ untuk mencetak semua data jam kerja yang ditampilkan didalam daftar (List of Shift).

Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan jam kerja, seperti gambar dibawah ini.

LAPORAN GROUP SHIFTMerupakan laporan mengenai masing-masing group shift yang telah disetting, pilih menu Report>>Group Shift


_____________________________________________________________________

Pilih group yang akan dilihat dan click ‘Print Selected’ atau ‘Print All’ maka print preview sebagai berikut.

LAPORAN DEPARTEMEN (Department Report)Untuk mencetak laporan departemen, Anda dapat memilih menu ‘Report’>> ’Department’. Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini.

Pilih departemen yang diinginkan dan klik icon ‘Print Selected’, untuk mencetak data departemen tersebut atau klik icon ‘Print All’ untuk mencetak semua data departemen yang ditampilkan didalam daftar (List Of Departments).

Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan departemen, seperti gambar dibawah ini.

LAPORAN KARYAWAN (Employee Report)Untuk mencetak laporan karyawan, Anda dapat memilih menu ‘Report’>> ’Employee’. Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini.

Anda dapat menampilkan karyawan dari departemen tertentu saja untuk dilihat dalam daftar karyawan dengan memilih ‘Department’. Anda dapat juga memilih daftar karyawan yang ‘Active’ atau ‘Non Active’ untuk ditampilkan melalui pilihan ‘Status’.


_____________________________________________________________________

Pilih karyawan yang diinginkan dan klik icon ‘Print Selected’ untuk mencetak data karyawan tersebut atau klik icon ‘Print All Employee’ untuk mencetak seluruh data karyawan yang ditampilkan dalam daftar (List Of Employees).

Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan karyawan, seperti gambar dibawah ini.

LAPORAN HARI LIBUR (Company Holiday Report)Untuk mencetak laporan hari libur, Anda dapat memilih menu ‘Report’>>‘Company Holiday’. Pada kotak pilihan ‘Year Holiday’, Anda dapat memilih tahun berapa yang ingin dicetak, setelah itu klik tombol ‘Print Holiday’.

Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan hari libur, seperti gambar dibawah ini.

LAPORAN ULANG TAHUN KELAHIRAN KARYAWAN (Employee Birthday Report)Untuk mencetak laporan ulang tahun kelahiran karyawan, Anda dapat memilih menu “Report”>>”Employee Birthday”. Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini.


_____________________________________________________________________

Pilih department yang diinginkan dan klik icon ‘Print Selected’, untuk mencetak data ulang tahun karyawan yang terdapat dalam departemen tersebut atau klik icon ‘Print All’ untuk mencetak data ulang tahun karyawan yang terdapat pada semua departemen yang ditampilkan didalam daftar (List Of Department).

Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan ulang tahun karyawan, seperti gambar dibawah ini.

LAPORAN ULANG TAHUN MASUK KARYAWAN (Employee Anniversary Report)Untuk mencetak laporan ulang tahun masuk karyawan, Anda dapat memilih menu ‘Report’>>’Employee Anniversary’. Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini

Pilih department yang diinginkan dan klik icon ‘Print Selected’, untuk mencetak data ulang tahun masuk karyawan yang terdapat dalam departemen tersebut atau klik icon ‘Print All’ untuk mencetak data ulang tahun masuk karyawan yang terdapat pada semua departemen yang ditampilkan didalam daftar (List Of Department).

Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan ulang tahun masuk karyawan, seperti gambar dibawah ini.


_____________________________________________________________________

LAPORAN STATISTIK ABSENSI TAHUNAN KARYAWAN (Annual Statistic Report)Untuk mencetak laporan statistik absensi tahunan karyawan Anda dapat memilih menu “Report”>>”Employee Annual Statistic”. Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini.

Anda dapat memilih departemen tertentu pada kotak pilihan ‘Department’ dan status karyawan pada kotak pilihan ‘Status’, kemudian meng-klik icon “Refresh”, maka tampilan pada layar monitor akan menyesuaikan dengan pilihan yang Anda inginkan. Dan Anda juga dapat menentukan tahun yang ingin dicetak dengan memilih tahun pada kotak pilihan “Year Holiday”. Misalnya Anda hanya ingin menampilkan data karyawan yang terdapat pada departemen “Finance & Accounting” untuk status karyawan “All Status” (Active dan Non Active). Setelah Anda meng-klik icon “Refresh”, maka pada layar monitor akan menghasilkan tampilan seperti di bawah ini.


Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan statistik absensi tahunan karyawan, seperti gambar dibawah ini.


_____________________________________________________________________

LAPORAN REKAPITULASI KARYAWAN (Employee Recapitulation Report)Untuk mencetak laporan rekapitulasi karyawan, Anda dapat memilih menu “Report”>>”Employee Recapitulation Report”. Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini.

Anda dapat memilih departemen tertentu pada kotak pilihan ‘Department’ dan status karyawan pada kotak pilihan ‘Status’, kemudian meng-klik icon “Refresh”, maka tampilan pada layar monitor akan menyesuaikan dengan pilihan yang Anda inginkan.

Kemudian pilih tanggal yang akan dicetak dengan memasukkan Tanggal Awal pada kotak isian ‘Begin Period’ dan memasukkan Tanggal Akhir pada kotak isian ‘End Period’.


Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan rekapitulasi karyawan, seperti gambar dibawah ini.

LAPORAN DETAIL KARYAWAN (Employee Detail Report)Untuk melihat atau print kehadiran karyawan sesuai dengan maximum over time hour setting maka pilih menu ‘Report’>>’Employee Details’.


_____________________________________________________________________

Dan active window seperti berikut.

Jadi apabila anda tidak melakukan pilihan pada menu ‘Tools’>>’Maximum Over Tiem Hour Setting’ maka report yang ada akan sama dengan ‘Employee Attendance Report’.

LAPORAN KEHADIRAN KARYAWAN (Employee Attendance Report)Untuk mencetak laporan detail absensi karyawan, Anda dapat memilih menu “Report”>>”Employee Detail”. Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini.

Anda dapat menampilkan data karyawan dari departemen tertentu saja dengan memilih departemen pada kotak pilihan ‘Department’ dan menampilkan data karyawan yang ‘Active’ atau ‘Non Active’ pada kotak pilihan ‘Status’ untuk ditampilkan dalam daftar karyawan (List Of Employees) dengan meng-klik icon ‘Refresh’ terlebih dahulu.Kemudian pilih tanggal yang akan dicetak dengan memasukkan Tanggal Awal pada kotak isian ‘Begin Period’ dan memasukkan Tanggal Akhir pada kotak isian ‘End Period’. Dan Anda juga dapat memilih status absensi yang akan dicetak dengan memilih pada kotak plihan ‘Condition’.

Pilih karyawan yang diinginkan dan klik icon ‘Print Selected’ untuk mencetak data karyawan tersebut atau klik icon ‘Print All Employee’ untuk mencetak seluruh data karyawan yang ditampilkan dalam daftar (List Of Employees).Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan detail absensi karyawan, seperti gambar berikut.


_____________________________________________________________________

LAPORAN KEHADIRAN KARYAWAN PER HARI (Employee Daily Attendance)Untuk melihat atau cetak kehadiran karyawan (actual) sehari-hari (employee daily attendance) maka pilih menu ‘Report’>> ‘Employee Daily Attendance’. Dan active window seperti berikut.

Pilih department dan tentukan ‘Begin and End Period’ kemudian click ‘Print Selected’ atau ‘Print All’.

EMPLOYEE FUNCTION KEY ACTIVITYUntuk melihat atau mencetak data karyawan yang berhubungan dengan function key Check In atau Out dan Out atau Back maka pilih menu ‘Report’>>’Employee Function Key Activity’.


_____________________________________________________________________

Pilih karyawan dan tentukan ‘begin serta end period’ kemudian then click ‘Print Selected or Print All’.

LAPORAN LOG KARYAWAN (Employee Log Report)Untuk mencetak laporan data log karyawan, Anda dapat memilih menu “Report”>> ”Employee Log Report”. Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini.

Anda dapat memilih departemen tertentu pada kotak pilihan ‘Department’ dan status karyawan pada kotak pilihan ‘Status’, kemudian meng-klik icon “Refresh”, maka tampilan pada layar monitor akan menyesuaikan dengan pilihan yang Anda inginkan. Kemudian pilih tanggal yang akan dicetak dengan memasukkan Tanggal Awal pada kotak isian ‘Begin Period’ dan memasukkan Tanggal Akhir pada kotak isian ‘End Period’.

Pilih karyawan yang diinginkan dan klik icon ‘Print Selected’ untuk mencetak data karyawan tersebut atau klik icon ‘Print All Employee’ untuk mencetak seluruh data karyawan yang ditampilkan dalam daftar (List Of Employees).Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan log karyawan, seperti gambar dibawah ini.


_____________________________________________________________________

Dari laporan ini juga untuk melihat aktivitas keluar atau masuk ruangan seorang karyawan dan untuk melihat karyawan mana saja yang terlalu sering mempergunakan terminal/ alat.

LAPORAN EMPLOYEE DAILY LOG (Employee Daily Log)Merupakan laporan log karyawan per departemen dalam hari tertentu dan dalam satu laporan. Lakukan pilihan pada menu ‘Report’>>’Employee Daily Log’. Dan active window sebagai berikut.

Lakukan pilihan untuk karyawan tertentu dan click print selected atau click print all untuk semua karyawan.Report akan tampak seperti berikut.

TERMINAL EMPLOYEE LOGUntuk melihat laporan employee log berdasarkan terminal maka lakukan pilihan melalui menu ‘Report’>>’Terminal Employee Log Report’. And active window as follow.


_____________________________________________________________________

Lakukan pilihan untuk employee dan click Print Selected atau click Print All untuk semua employee dan print preview as follow.

LAPORAN AKTIVITAS KEHADIRAN KARYAWAN (Attendance Report)Report dalam menu ini terbagi dalam 3 bagian yaitu per department, per employee serta per shift. Untuk melihat jumlah kehadiran karyawan per hari tersebut (current date/ tanggal system komputer) serta per department maka anda dapat pilih Menu “Report”>>”Attendance Summary Report”>>”By Department’. Dan pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini

Kemudian klik ‘Print Preview’ maka print preview laporan akan tampak seperti berikut ini.


_____________________________________________________________________

Kolom Employee adalah jumlah pegawai (total) dari masing-masing department.Kolom Attendance (In) adalah jumlah pegawai yang telah melakukan attendance dalam hari (current date) tersebut. Kolom Absence (out) adalah jumlah pegawai yang tidak hadir atau belum melakukan attendance pada hari tersebut.Kolom Late In adalah jumlah pegawai yang terlambat Kolom Early Departure adalah jumlah pegawai yang melakukan attendance going home lebih awal dari shift seharusnya.

Pada menu “Report”>>”Attendance Summary Report”>>”By Employee” adalah untuk melihat tampilan per employee. Dan terdapat pilihan dalam Combo Box “Condition” untuk kondisi Absence, Late In, Early Depature dan Over Time.Serta pilihan untuk ‘Begin Period’ dan ‘End Period’.

Dan pada menu “Report”>>”Attendance Summary Report”>>”By shift” adalah untuk melihat total activities (attendance, absence, late in dan lainnya) pada tanggal yang dipilih (date period) dan bersadarkan shift karyawan (shift grouping).


_____________________________________________________________________

MEMPERBAHARUI STRUKTUR DATABASE (Compact and Repair Database)Menu ini digunakan untuk memperbaiki serta untuk memperkecil ukuran (size) database dan juga untuk memperbaharui database index (auto-number). Anda dapat memilih menu ‘Utilities’>>’Database’>>’Compact And Repair Database’.

MELAKUKAN BACK-UP dan RESTORE EMPLOYEE LOG PER BULAN(Monthly Back-up and Restore Employee Log)Menu untuk melakukan proses back-up serta restore Employee Log per bulan yang dikehendaki. Pilih menu ‘Utilities’>>’Database’>>’Monthly Back-up and Restore Employee Log’. Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini.

Lakukan pilihan bulan serta tahun yang di-inginkan dan click ‘Back-up’ button untuk pilihan mem-back-up dan click ‘Restore’ button untuk pilihan me-restore ‘Employee Log’. Kemudian tunggu sampai system menampilkan pesan berikut “Backup HITFPTA.mdb into HITFPTA_History(month).mdb Suceeded”. Or “Restore HITFPTA.mdb into HITFPTA_History(month).mdb Suceeded”

MELAKUKAN BACK-UP dan RESTORE DATABASE PER TAHUN (Yearly Back-up and Restore Database)Menu untuk melakukan proses back-up serta restore database per tahun yang dikehendaki. Pilih menu ‘Utilities’>>Database’>>’Yearly Backup and Restore Database’. Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini.

Lakukan pilihan tahun yang di-inginkan dan click ‘Back-up’ button untuk pilihan mem-back-up tahun teresebut dan click ‘Restore’ button untuk pilihan me-restore tahun tersebut.


_____________________________________________________________________

Setelah berhasil maka system akan menampilkan pesan berikut “Backup HITFPTA.mdb into HITFPTA_History(year).mdb Suceeded”. Or “Restore HITFPTA.mdb into HITFPTA_History(year).mdb Suceeded”

MELAKUKAN UPGRADE DATABASE VERSIONMenu untuk meng-upgrade database dari ‘old software version’ ke ‘new software version’.Hal ini hanya dilakukan jika anda melakukan re-install software ke versi baru dan hanya berlaku untuk satu kali saja.Adapun untuk melihat versi software yang anda miliki pada Menu ’Help’>>’About’.

Click button di sebelah kanan kotak isian ‘Path and File Name’ sehingga pada layar monitor akan tampil window common dialogue. Pilih nama database (database back-up) pada path dan folder. Dan click ‘Open’ button sehingga pada kotak isian ‘Path and File Name’ akan tertera Path dan File Name yang telah anda pilih. Kemudian click ‘Upgrade’. Dan tunggu sampai system selesai dan mengkonfirmasi hal ini.


_____________________________________________________________________

TROUBLE SHOOTING WHILE INSTALLING HIT MAGICPLUS SOFTWAREPada saat Anda melakukan proses install Software HIT MagicPlus mengalami masalah atau proses install tidak berhasil dengan ciri-ciri sebagai beriku (error message):

Komputer melakukan booting ulang compter (re-boot computer) sebanyak lebih dari 1 (satu) kali.Keluarnya kotak Pesan Error, dimana proses install tidak dapat dilakukan.

Maka Anda dapat melakukan langkah-langkah seperti dibawah secara satu persatu. Dimana Anda dapat melakukannya untuk langkah pertama terlebih dahulu dan jika proses intall/setup masih tidak dapat dilakukan, maka dapat dilanjutkan dengan melakukan langkah kedua, yaitu :

1. Install Mdac_typ2.7.exeDouble klik file “Mdac_typ2.7.exe” pada HIT MagicPlus CD Software. Pada layar monitor akan muncul window Wizard Installer seperti gambar dibawah.


_____________________________________________________________________

Klik kotak check “I accept all of the terms of the preceding license agreement”, kemudian klik tombol “Next”, maka window wizard baru akan tampak pada layar monitor. Lanjutan Wizard Installer dengan menekan tombol “Next” sebanyak 2 kali untuk 2 window dialog yang berbeda, sehingga pada layar monitor akan muncul window seperti gambar dibawah.

Kemudian klik tombol finish untuk mengakhiri proses penginstallan, kemudian lakukan booting ulang komputer (re-boot computer). Dan lakukan lagi proses install HIT Software, jika Anda masih mengalami hal yang sama (proses install tidak berhasil), lakukan langkah ke 2 (dua) seperti dibawah.

2. Install Internet Explorer 5.01Sebelum melakukan proses penginstallan, terlebih dahulu Anda harus meng-extract file “Ie501 English.zip” kedalam suatu folder tertentu dari HIT MagicPlus CD Software, misalnya “C:\Temp”. Pada folder tersebut masuk ke dalam sub folder “\\Ie501 English\I386”. Kemudian double klik file “Ie5setup.exe”. Pada layar monitor akan muncul window IE setup Wizard seperti pada gambar dibawah.

Klik option button “I accept the agreement”, kemudian klik tombol “Next”, maka window wizard baru akan muncul pada layar monitor, dimana system akan


_____________________________________________________________________

melakukan proses “Initializing Setup”, begitu proses Initializing Setup selesai, maka pada layar monitor akan muncul window wizrd, seperti gambar dibawah.

Pilih option button “Install Now – Typical set of components”, kemudian klik tombol “Next”. Maka system akan melakukan proses peng-install-an, begitu proses penginstall-an selesai, pada layar monitor akan muncul window wizard baru seperti pada gambar dibawah.

Klik tombol “Finish” untuk mengakhiri proses IE Setup dan system akan melakukan proses Booting Komputer (Reboot Computer), jika system tidak melakukan proses Booting Komputer, sebaiknya hal ini dilakukan dengan cara meng-klik “Start >> Shut Down >> Restart” pada window status bar.


_____________________________________________________________________

TROUBLE SHOOTING GUIDE1. Pertanyaan:

- Report pada hari Sabtu atau Minggu tampil pada report - Merubah working day namun data employee sudah di input

Disebabkan:- Default setting untuk working day adalah 7 hari (Senin-Minggu)

Solusi:- Report akan menampilkan semua hari sesuai dengan setting awal pada Working Day pada menu ‘Tool’>>’Company Name and Working Day’, dan untuk merubah setting ini pada kondisi dimana data employee sudah diinput adalah dengan memasukkan ‘Resign Date’ pada semua employee di Menu Employee Information sehingga status employee pada keterangan dibawah adalah menampilkan ‘Not Active’. Pada kondisi ini baru data employee dapat dihapus secara permanen dengan klik tombol ‘Save’ kemudian klik tombol ‘delete’. Dan setelah hal ini dilakukan, kosongkan kembali employee resign date dengan klik tombol ‘reset’ pada Calendar Form kemudian klik tombol ‘Save’ sehingga status employee kembali ‘active’.

2. Pertanyaan: - Computer Hang On

Disebabkan:- Hardware dan software komputer bermasalah

Solusi:- Permasalahan ada pada PC seperti pada hardware atau software (mis. OS Window dan lainnya). Untuk itu coba install HIT MagicPlus software pada komputer lainnya. Dan data lama pada komputer lama di-copy-kan ke komputer baru pada folder dimana software Hunno MagicPlus di-install.Default folder “C:\ProgramFile\HunnoIntegrasi\TimeTrax” atau “C:\Program File\HIT MagicPlus\MagicPlus TA”.

3. Pertanyaan: - Pada saat mengisi tanggal lahir/ hire date/ resign date muncul error: Run-time

error –‘2147417848 (80010108)’, Automation error ‘the object invoked has disconnected from its client’.

Disebabkan:- OS Windows gagal me-register file mscal.ocx pada saat melakukan setup HIT

MagicPlus software

Solusi:- Register file mscal.ocx secara manual dengan langkah berikut ini:a. Buka Command Prompt Box (MsDos Prompt)b. Masuk ke sub folder (directory) “System”,

contoh: -C:\WintNT\System32 or C:\Windows\System


_____________________________________________________________________

c. Ketik ‘dir mscal.ocx’ dan jika tidak ditemukan dapat di-copykan dari HIT MagicPlus CD software pada folder ‘D:\Setup HIT MagicPlus Admin\Support’ (D= CD Rom Drive).

d. Ketik “regsvr32 mscal.ocx”Hal ini kemudian akan mer-register component mscal32.ocx ke system windows

e. Perhatikan pesan yang tampak pada layar monitor: “DllRegisterServer in mscal.ocx succeeded”Jika proses ini berhasil (success) lakukan booting ulang komputer dan jika tidak berhasil (fail) maka coba install HIT FingerPus software pada komputer lain. Kemungkinan ada masalah dengan OS Ms. Windows.

4. Pertanyaan:

- Run-time error pada saat buka report yang berhubungan dengan file “crystal32.ocx”.

Disebabkan:- Hal ini hampir sama dengan point 3 diatas dimana OS windows gagal me-register file crystal32.ocx pada saat melakukan setup software HIT MagicPlus.

Solusi:- Register file mscal.ocx secara manual dengan langkah berikut ini:a. Buka Command Prompt Box (MsDos Prompt)b. Masuk ke sub folder (directory) “System”,

contoh: -C:\WintNT\System32 or C:\Windows\Systemc. Ketik ‘dir crystal32.ocx’ dan jika tidak ditemukan dapat di-copykan dari

HIT MagicPlus CD software pada folder ‘D:\Setup HIT MagicPlus Admin \Support’ (D= CD Rom Drive).

d. Ketik “regsvr32 crystal32.ocx”Hal ini kemudian akan mer-register component crystal32.ocx ke system windows

e. Perhatikan pesan yang tampak pada layar monitor: “DllRegisterServer in crystal.ocx succeeded”Jika proses ini berhasil (success) lakukan booting ulang komputer dan jika tidak berhasil (fail) maka coba install HIT MagicPlus software pada komputer lain. Kemungkinan ada masalah dengan OS Ms. Windows.

5. Pertanyaan: - Run-time error message “Path not found”.

Disebabkan:- Terdapat character selain character “A-Z”, “a-z”, “0-9” dan “Spaces” pada

saat edit/ input status name pada menu Status Setting

Solusi:- Masuk kedalam database dan table “Status Work” kemudian rubah character selain character “A-Z”, “a-z”, “0-9” dan “Spaces” untuk field “Status Name” atau hubungi dealer anda.

6. Pertanyaan: www.sidijarimurah.com

_____________________________________________________________________

- Run-time error ‘3001’: Arguments are of the wrong type, are out of acceptable range, are in conflict with one another.

Disebabkan:- Terdapat employee yang belum melakukan register sidik jari (data sidik jari

dalam keadaan kosong).

Solusi:- Lakukan registrasi sidik jari untuk employee yang belum melakukan registrasi

atau hapus data employee tersebut secara permanen dari database dengan terlebih dahulu meng-input tanggal resign date pada menu ‘View’>>Employee Information’, sehingga employee tersebut dalam keadaan ‘Non Active’.

7. Pertanyaan: - Setting Calendar (susunan tanggal) pada Monthy Calendar atau pada Holiday

Setting tidak berurutan (misal: tanggal 1 3 4 2 dst).

Disebabkan:- Pada saat pertama kali menjalankan HIT MagicPlus Software pada “Short

Date Style” pada ‘Control Panel’>>’Regional Setting’ bukan MM/DD/YY.

Solusi:- Install ulang HIT MagicPlus oftware dengan terlebih dahulu melakukan Add/Remove Program pada Control Panel dan hapus secara manual sub folder “\\HunnoIntegrasi\TimeTrax” atau “\\HIT MagicPlus \ MagicPlus TA” pada Folder “C:\Program File”.- Atau hubungi dealer anda

8. Pertanyaan: - ODBC Error

Disebabkan:- Ms. Access Driver adalah version yang lama. Untuk melakukan pengecekan hal ini dapat dilakukan dengan meng-klik tab Drivers pada “Start”>>”Setting”>>”Control Panel”>>”ODBC Data Source (32byte)”, dimana seharusnya informasi yang tampak adalah Name: “Microsoft Access Driver (*.mdb)“, “Version : 4.00.3711.08”.

Solusi:- Lakukan install ulang Microsoft Access 2000 sehingga pada tab Drivers pada “Start”>>”Setting”>>”Control Panel”>>”ODBC Data Source (32byte)”, informasi yang tampak adalah Name: “Microsoft Access Driver (*.mdb)“, “Version : 4.00.3711.08”.


hit magicplus software (indo)

Documents