KATA PENGANTAR

Buku ini disusun dengan maksud untuk memberikan acuan atau panduan bagi

pembaca/pengguna dalam membuat buku pedoman yang baik.

Buku yang berjudul “Panduan Menyusun Buku Pedoman” ini bersifat umum

karena berlaku dan dapat digunakan secara umum. Untuk itu, bagi pengguna yang

ingin mengembangkan buku pedoman, maka isi/konten materi buku pedoman yang

akan dikembangkan disesuaikan dengan materi yang dibutuhkan oleh pengguna.

Berkaitan dengan hal tersebut, bagian inti yang terdiri atas:

BAB I. Pendahuluan

BAB II. Pengertian dan Tujuan Buku Pedoman

BAB III. Buku Pedoman yang Baik

BAB IV. Sistematika Buku Pedoman

BAB V. Hal Penting dalam Menyusun Buku Pedoman

BAB VI. Penutup

Penulis berharap buku ini dapat menjadi panduan bagi pengguna dalam

mengembangkan buku pedoman yang memuat sistematika yang benar dan sesuai

dengan kebutuhan pengguna sehingga menjadi sebuah buku pedoman yang baik.

Jakarta, Agustus 2013

TIM PPL TP UNJ 2013

iii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................... iii

DAFTAR ISI............................................................................................. iv

BAB I. PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG................................................................... 1

B. TUJUAN....................................................................................... 1

C. SASARAN.................................................................................... 2

BAB II. PENGERTIAN DAN TUJUAN BUKU PEDOMAN

A. PENGERTIAN BUKU PEDOMAN............................................. 3

B. TUJUAN BUKU PEDOMAN...................................................... 3

BAB III. KRITERIA BUKU PEDOMAN YANG BAIK......................... 5

BAB IV. SISTEMATIKA BUKU PEDOMAN........................................ 11

BAB V. HAL PENTING DALAM MENYUSUN BUKU PEDOMAN. . 13

BAB VI. PENUTUP.................................................................................. 15

REFERENSI.............................................................................................. 16

iv

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Buku pedoman sebagai buku acuan atau panduan dalam melakukan

sesuatu seharusnya mampu memberikan arahan yang tepat bagi

penggunanya. Banyak sekali buku pedoman yang ada, bukannya dapat

dijadikan sebagai pedoman namun masih banyak buku pedoman yang

tidak dimengerti oleh pengguna sehingga terkadang membuat pengguna

buku pedoman kebingungan untuk melakukan sesuatu yang sesuai

dengan yang tertera dalam buku pedoman.

Berkaitan dengan hal di atas, terdapat beberapa kemungkinan yang

salah dalam penyusunan buku pedoman, seperti diantaranya adalah tidak

adanya tujuan dan sasaran yang jelas, konten materi yang dijelaskan

dalam buku tersebut masih kurang lengkap dan mendetail, serta belum

komunikatifnya bahasa yang digunakan, yang menyebabkan banyaknya

kebingungan pengguna dalam memahami materi yang disediakan.

Proses dalam penyusunan buku pedoman memang tidaklah mudah

dan cepat, sehingga penyusunan buku pedoman hendaknya diawali

dengan analisis kebutuhan pengguna sehingga dapat mengetahui apa saja

yang dibutuhkan oleh pengguna, serta menjangkau hal-hal detail yang

perlu dimasukan ke dalam buku. Ini menjadi salah satu hal yang penting

dalam penyusunan buku pedoman. Dengan demikian buku pedoman

yang dikembangkan benar-benar bermanfaat dan sesuai dengan apa yang

dibutuhkan pengguna.

B. TUJUAN

Penyusunan buku “Panduan Menyusun Buku Pedoman” ini bertujuan

untuk memberikan panduan yang tepat kepada sumber daya manusia di

lingkungan Kementrian Kesehatan dalam menyusun sebuah buku

1

pedoman sehingga buku pedoman yang dibuat akan bermanfaat bagi

pengguna dan sesuai dengan kebutuhan pengguna dalam melakukan

suatu kegiatan.

C. SASARAN

Buku ini dapat digunakan oleh semua Sumber Daya Manusia yang

berada di lingkungan Kementrian Kesehatan Republik Indonesia, baik itu

Kepala Pusdiklat hingga sampai pada pegawai Kementrian Kesehatan

Republik Indonesia.

2

BAB II

PENGERTIAN DAN TUJUAN BUKU PEDOMAN

A. PENGERTIAN BUKU PEDOMAN

Pedoman menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah kumpulan

ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan

atau hal (pokok) yang menjadi dasar (pegangan, petunjuk, dan

sebagainya) untuk menentukan atau melaksanakan sesuatu. Pedoman

yang memuat banyak petunjuk biasanya dikemas menjadi sebuah buku

pedoman. Buku pedoman merupakan suatu alat komunikasi kepada

semua jenjang manajemen, yang memberi informasi kepada mereka yang

berhubungan mengenai kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan

metode-metode yang telah disetujui.

B. TUJUAN PENYUSUNAN BUKU PEDOMAN

Tujuan dari penyusunan buku pedoman yaitu menetapkan kebijakan-

kebijakan dasar bagi instansi kesehatan, dimulai dengan kebijakan-

kebijakan yang ditetapkan oleh Kementrian ataupun Kepala Pusdiklat

Kesehatan setempat. Pada masa sekarang kebanyakan perusahaan telah

mengembangkan buku pedoman untuk memenuhi berbagai kebutuhan,

antara lain:

1. Untuk mengomsumsikan kebijakan-kebijakan dasar dan prosedur-

prosedur instansi kesehatan secara efektif kepada semua jenjang

manajemen dan organisasi.

2. Untuk memberikan suatu pengertian umum mengenai interprestasi

kebijakan dan untuk menetapkan serta menjelaskan masalah-masalah

kebijakan atau prosedur yang mungkin timbul.

3. Menyiapkan pembakuan (standarisasi) dan penyederhanaan.

3

4. Untuk memungkinkan implementasi prosedur-prosedur baru dengan

lebih cepat dan dengan taraf pengertian yang lebih tinggi serta

konsisten dalam seluruh instansi kesehatan.

5. Menyediakan suatu alat/sarana untuk mengomunikasikan secara tepat

perubahan-perubahan, tanggung jawab, kebijakan, prosedur, dan

peraturan dalam lingkungan instansi kesehatan.

6. Memajukan keseragaman dalam implementasi dan membentuk suatu

alat pengendalian intern bagi manajemen serta pemeriksaan ketaatan

pelaksanaan terhadap peraturan-peraturan atau kebijaksanaan

7. Menyediakan suatu sumber referensi bagi metode-metode yang lebih

baik dalam memecahkan perselisihan.

8. Menghindarkan terjadinya duplikasi dalam daya upaya dan

memajukan keharmonisan antar individu dengan menetapkan

tanggung jawab yang dilimpahkan secara jelas.

9. Mempercepat waktu dalam memberikan intruksi dan pengarahan,

dengan demikian memungkinkan supervisi dan pengolahan yang

lebih efektif.

10. Membantu dalam penelaahan manajemen dan dalam evaluasi

pengendalian intern.

4

BAB III

KARAKTERISTIK BUKU PEDOMAN YANG BAIK

Buku panduan ini digunakan sebagai acuan atau rambu-rambu dalam

proses pembuatan buku pedoman. Untuk itu, agar buku pedoman yang

dihasilkan dapat bermanfaat, maka ada beberapa karakteristik yang

menggambarkan buku pedoman yang baik. Sehubungan dengan hal diatas,

adapun karakteristik tersebut adalah sebagai berikut :

1. Pada proses awal penyusunan buku pedoman, dilakukan analisis

kebutuhan

Agar buku pedoman dapat bermanfaat bagi pengguna, maka sebaiknya

dilakukan analisis kebutuhan terlebih dahulu dengan teknik pengambilan

data seperti observasi atau survey lapangan, studi dokumentasi, dan

wawancara. Fungsi dari analisis kebutuhan ini yaitu dapat mengetahui

apa saja yang dibutuhkan oleh pengguna, serta menjangkau hal-hal detail

yang perlu dimasukan ke dalam buku.

2. Memuat tujuan dan sasaran yang jelas

Dalam sebuah buku pedoman memuat tujuan yang berfungsi sebagai alat

untuk memberikan arah bagaimana sesuatu yang harus dilakukan dalam

buku pedoman tersebut. Selain itu, tujuan juga dapat berfungsi sebagai

alat ukur ketercapaian pelaksanaan. Buku pedoman juga dilengkapi

dengan sasaran untuk memberikan informasi mengenai pengguna buku

pedoman.

3. Konten materi disajikan dengan rinci

Konten atau isi materi di dalam buku pedoman harus disajikan secara

rinci dengan memuat hal-hal detail yang dibutuhkan pengguna.

4. Menggunakan kalimat yang efektif

Kalimat efektif adalah kalimat yang mengungkapkan pikiran atau

gagasan secara tepat mewakili pikiran pembicara atau penulisnya, dan

mengemukakan pemahaman yang sama antara pikiran pembaca dengan

yang dipikirkan pembaca atau penulisnya. Ciri-cirinya adalah sebagai

berikut :

Kesepadanan

Suatu kalimat efektif harus memenuhi unsur gramatikal yaitu unsur

subjek (S), predikat (P), objek (O), keterangan (K). Di dalam kalimat

efektif harus memiliki keseimbangan dalam pemakaian struktur

bahasa, tidak menjamakkan subjek.

Contoh:

Tidak Efektif : Dr. Kamel mengikuti seminar Kesehatan

Keselamatan Kerja di hotel Mulia, Dr. Kamel

pergi ke RSPP.

Efektif : Dr. Kamel mengikuti seminar Kesehatan

Keselamatan Kerja di hotel Mulia, kemudian pergi

ke RSPP.

Kecermatan Dalam Pemilihan dan Penggunaan Kata

Dalam membuat kalimat efektif jangan sampai menjadi kalimat yang

ambigu (menimbulkan tafsiran ganda).

Contoh:

Tidak Efektif :

Efektif :

Kehematan

Kehematan dalam kalimat efektif maksudnya adalah hemat dalam

mempergunakan kata, frasa, atau bentuk lain yang dianggap tidak

5

6

perlu, tetapi tidak menyalahi kaidah tata bahasa. Hal ini dikarenakan,

penggunaan kata yang berlebih akan mengaburkan maksud kalimat.

Untuk itu, ada beberapa kriteria yang perlu diperhatikan untuk dapat

melakukan penghematan, yaitu:

a. Menghilangkan pengulangan subjek.

b. Menghindarkan pemakaian superordinat pada hiponimi kata.

c. Menghindarkan kesinoniman dalam satu kalimat.

d. Tidak menjamakkan kata-kata yang berbentuk jamak.

Contoh:

Tidak Efektif : Karena Dr. Samuel sedang di ruang operasi, Dr.

Samuel tidak bisa mengikuti Halal bi Halal.

Efektif : Karena sedang di ruang operasi, Dr. Samuel tidak

bisa mengikuti Halal bi Halal.

Kelogisan

Kelogisan ialah bahwa ide kalimat itu dapat dengan mudah dipahami

dan penulisannya sesuai dengan ejaan yang berlaku. Hubungan

unsur-unsur dalam kalimat harus memiliki hubungan yang

logis/masuk akal.

Contoh:

Tidak Efektif : Untuk mempersingkat waktu, kami teruskan training

tentang Gizi Seimbang ini.

Efektif : Untuk menghemat waktu, kami teruskan training

tentang Gizi Seimbang ini.

Kesatuan atau Kepaduan

Kesatuan atau kepaduan di sini maksudnya adalah kepaduan

pernyataan dalam kalimat itu, sehingga informasi yang

7

disampaikannya tidak terpecah-pecah. Ada beberapa hal yang perlu

diperhatikan untuk menciptakan kepaduan kalimat, yaitu:

a. Kalimat yang padu tidak bertele-tele dan tidak mencerminkan

cara berpikir yang tidak simetris.

b. Kalimat yang padu mempergunakan pola aspek + agen + verbal

secara tertib dalam kalimat-kalimat yang berpredikat pasif

persona.

c. Kalimat yang padu tidak perlu menyisipkan sebuah kata seperti

daripada atau tentang antara predikat kata kerja dan objek

penderita.

Contoh:

Tidak Efektif : Kita harus dapat mengembalikan kepada kepribadian

kita orang-orang kota yang telah terlanjur

meninggalkan rasa kemanusiaan itu.

Efektif : Kita harus mengembalikan kepribadian orang-orang

kota yang sudah meninggalkan rasa kemanusiaan.

Kesajajaran

Kesejajaran adalah kesamaan bentuk kata atau imbuhan yang

digunakan dalam kalimat itu. Jika pertama menggunakan verba,

bentuk kedua juga menggunakan verba. Jika kalimat pertama

menggunakan kata kerja berimbuhan me-, maka kalimat berikutnya

harus menggunakan kata kerja berimbuhan me- juga.

Contoh:

Tidak Efektif :

Efektif :

Ketegasan 8

Ketegasan atau penekanan ialah suatu perlakuan penonjolan terhadap

ide pokok dari kalimat. Untuk membentuk penekanan dalam suatu

kalimat, ada beberapa cara, yaitu:

a. Meletakkan kata yang ditonjolkan di depan kalimat / di awal

kalimat.

Contoh:

Harapan kami adalah agar soal Peningkatan Kinerja Perawat

ini dapat kita bicarakan lagi pada kesempatan lain.

Ketegasan : Pada kesempatan lain, kami berharap kita

dapat membicarakan lagi soal Peningkatan

Kinerja Perawat ini.

Kepala Rumah Sakit mengharapkan agar para perawatnya

dapat meningkatkan kinerjanya dalam melayani pasien.

Ketegasan : Harapan Kepala Rumah Sakit ialah agar para

perawatnya dapat meningkatkan kinerjanya

dalam melayani pasien.

b. Melakukan pengulangan kata (repetisi).

Contoh:

Staf BPPSDMK itu rajin, staf BPPDSMK itu cekatan.

c. Mempergunakan partikel penekanan (penegasan), seperti: partikel

–lah, -pun, dan –kah.

Contoh:

Dapatkah Bapak Slamet menghadiri training Manajemen Balita

Sakit Berbasis Komputer pada minggu ini?

5. Menggunakan bahasa yang baku, singkat, dan jelas

Penulisan buku pedoman perlu memperhatikan tata bahasa yang

digunakan, seperti dengan menggunakan bahasa yang baku bukan bahasa

pergaulan sehari-hari. Selain itu, bahasa yang digunakan juga harus jelas

agar pengguna memahami makna yang terkandung dari kalimat tersebut.

9

6. Tampilan buku pedoman tidak perlu colorful, tetapi harus kontras

Tampilan buku pedoman tidak perlu colorful dengan hiasan, karena

dengan begitu kesan yang akan ditampilkan justru bukan keindahan

melainkan kesan ramai dan penuh. Jika memang ingin menggunakan

tambahan gambar pada tampilan buku pedoman, pilihlah gambar yang

memang berhubungan dan atau sesuai dengan judul buku pedoman

tersebut. Selain itu, pemilihan warna juga harus diperhatikan, warna yang

ditampilkan harus kontras. Jika latarnya gelap maka warna hurufnya

terang, atau sebaliknya jika warna latarnya terang maka warna hurufnya

gelap.

7. Berisi kebijakan dan mekanisme (prosedur). - dipisah

Kebijakan adalah aturan tertulis yang merupakan keputusan formal

organisasi, yang bersifat mengikat dan mengatur perilaku dengan tujuan

untuk menciptakan tata nilai baru dalam masyarakat. Kebijakan akan

menjadi rujukan utama para anggota organisasi atau anggota masyarakat

dalam berperilaku. Untuk melaksanakan kebijakan diperlukan acuan atau

pedoman yang memuat cara-cara pelaksanaan tersebut. Oleh karena itu,

kebijakan yang dikeluarkan oleh organisasi atau perusahaan merupakan

salah satu bagian konten buku pedoman.

Buku pedoman adalah buku yang berisi petunjuk dalam melakukan

sesuatu. Petunjuk identik dengan mekanisme atau prosedur dalam

melaksanakan suatu hal. Oleh karena itu, salah satu ciri buku pedoman

adalah berisi mekanisme atau prosedur dalam melakukan sesuatu atau

menjalankan suatu kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan atau

lembaga.

BAB IV

SISTEMATIKA BUKU PEDOMAN

10

Buku pedoman lazimnya terdiri dari bab-bab yang berisi pendahuluan,

isi dan penutup. Bab-bab tersebut kemudian terbagi lagi menjadi sub bab

yang berkaitan dengan masing-masing topik bab. Berikut ini adalah

sistematika buku pedoman secara garis besar.

Judul

Halaman judul setidaknya memuat judul pedoman, nama penyusun

pedoman, lembaga yang menerbitkan atau mempublikasikan pedoman,

dan tahun pembuatan pedoman.

Kata Pengantar

Berisi tentang garis besar materi yang akan dicantumkan dalam

pedoman, ucapan terima kasih, dan harapan penulis terhadap pedoman.

Daftar Isi

Daftar materi yang tercantum dalam buku pedoman beserta halamannya.

Daftar isi dapat menjadi lebih baik lagi apabila materi yang ada dalam

pedoman dibuat menjadi bagian-bagian kecil.

BAB I. Pendahuluan

Pendahuluan biasanya disesuaikan dengan kebutuhan buku pedoman.

Formatnya bisa berbentuk narasi atau juga bisa terbagi menjadi sub bab

lagi. Pendahuluan setidaknya berisi tentang latar belakang pembuatan

pedoman, isu atau landasan/dasar hukum yang mendasari dibuatnya

pedoman, dan tujuan pembuatan pedoman.

BAB II. Materi Inti Pedoman Bagian 1

Bagian inti adalah bagian yang secara langsung membahas materi

pedoman, berisi kebijakan, peraturan, prosedur, atau mekanisme dalam

melakukan sesuatu. Bagian inti ditempatkan setelah bab pendahuluan dan

11

kontennya disesuaikan dengan materi pedoman. Tidak ada batasan

jumlah dalam membuat bab inti dalam suatu pedoman, semuanya

disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.

BAB III. Materi Inti Pedoman Bagian 2

Isi bab disesuaikan dengan materi pedoman.

BAB IV. Materi Inti Pedoman Bagian 3

Isi bab disesuaikan dengan materi pedoman.

BAB V. Penutup

Bagian penutup memuat review keseluruhan isi pedoman yang disajikan

dalam bentuk narasi atau uraian.

Lampiran

Hal-hal yang dimuat dalam lampiran bisa berupa dokumentasi yang

berkaitan dengan pedoman, tabel, grafik, format penulisan, format

penilaian, dan lain sebagainya. Keberadaan lampiran biasanya

disesuaikan dengan pedoman, boleh ada dan boleh juga tidak.

Untuk bab setelah pendahuluan, penyajian materi inti dari segi

kepentingan atau kekhususannya disesuaikan dengan kebutuhan pengguna,

namun sebaiknya materi pedoman disajikan secara deduktif, dari materi yang

umum (bersifat general) ke materi yang khusus (yang spesifik) untuk

memudahkan pengguna dalam memahami pedoman yang telah dibuat.

12

BAB V

HAL PENTING DALAM MENYUSUN BUKU PEDOMAN

Ada berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menyiapkan

buku pedoman, antara lain adalah sebagai berikut:

1. Tetapkan melalui suatu pertemuan dengan mereka yang

berhubungan, siapa dan bagaimana mempergunakan buku pedoman.

Juga tetapkan sifat, isi, dan tujuan pedoman secara umum.

2. Siapkan outline umum dari buku pedoman.

3. Dalam penyiapan suatu prosedur spesifik, rumuskan secara jelas

masalahnya dalam bentuk yang singkat dan pastikan bahwa semua

aspek telah tercakup.

4. Tinjau dan analisalah praktek-praktek yang ada dan peroleh sebanyak

mungkin latar belakang tentang masalah-masalah, dan teliti semua

dokumen yang berhubungan dengan suatu prosedur spesifik.

5. Siapkan konsep naskah (draft) dari prosedur yang diusulkan.

6. Peroleh komentar-komentar atas naskah dari semua departemen yang

berkepentingan dan semua fungsi yang berhubungan.

7. Siapkan konsep (draft) yang telah direvisi yang merekonsiliasikan

sudut-sudut pandangan yang bertentangan dan masukkan saran-saran

sejauh dapat dilakukan.

8. Siapkan suatu konsep akhir (final draft) untuk persetujuan

pelaksanaannya.

9. Tetapkan daftar distribusi, dengan memastikan bahwa mereka yang

layak menerima, akan menerima tembusannya.

10. Siapkan dan distribusikan buku pedoman.

Dalam penyiapan konsep naskah (draft), harus diberikan

pertimbangan khusus terhadap hal-hal sebagai berikut :

1. Prosedur-prosedur harus disajikan secara jelas dan ringkas.

13

2. Judul harus cukup deskriftif mengenai subyeknya.

3. Dikehendaki penggunaan bentuk outline secara ekstensif.

4. Konsep naskah harus menyediakan ruangan yang cukup untuk

adanya perubahan-perubahan.

5. Dalam naskah harus tersedia ruangan untuk tanda adanya

persetujuan.

14

BAB VI

PENUTUP

Buku “Panduan Menyusun Buku Pedoman” ini memiliki manfaat antara

lain sebagai berikut:

1. memperoleh pengetahuan dalam mengembangkan buku pedoman yang

baik,

2. mengetahui sistematika yang ada dalam sebuah buku pedoman,

3. mengetahui hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam menyusun

sebuah buku pedoman, dan

4. mampu menerapkan teori yang ada dan mengembangkan buku pedoman

sesuai dengan yang ada dalam buku ini.

Dengan demikian, pihak-pihak yang ingin menyusun, mengembangkan,

dan membuat buku pedoman dapat menghasilkan buku pedoman yang baik

dan efektif digunakan oleh penggunanya.

15

REFERENSI

Worotitjan, Elfira. 2010. Penyiapan dan Pemeliharaan Buku Pedoman.

http://elfiraworotitjan.wordpress.com/2010/09/19/penyiapan-dan-

pemeliharaan-buku-pedoman/ . Diakses pada bulan Agustus 2013.

Badan Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. 2012. Pedoman.

http://kbbi.web.id/pedoman. Diakses pada bulan Agustus 2013.

Apriyadi, Widi. 2013. Kalimat Efektif (Pengertian, Ciri, dan Contoh Kalimat

Efektif). http://widiapriyadi.blogspot.com/2012/11/kalimat-efektif-

pengertian-ciri-dan.html. Diunduh pada Kamis, 22 Agustus 2013

pukul 15.35 WIB.

http://www.sttrcepu.ac.id/p2m/download/F2.pdf diunduh pada Kamis, 22

Agustus 2013 pukul 13.58 wib

Anonim. 2013. Perencanaan Petunjuk Pelaksanaan Pekerjaan (Juklak).

http://www.ilmutekniksipil.com/pengelolaan-dan-pengendalian

proyek/perencanaan-petunjuk-pelaksanaan-pekerjaan-juklak .

Diunduh pada Kamis, 22 Agustus 2013 pukul 09.04 wib

16