panduan menggunakan email …. opera klik disini... sebagaimana contoh di atas dengan menggunakan 4...
TRANSCRIPT
PANDUAN MENGGUNAKAN EMAIL
LUMAJANGKAB.GO.ID Penggunaan Webmail
Zimbra webmail adalah salah satu fasilitas yang diberikan oleh Zimbra
untuk mengakses email. Selain menggunakan webmail, email Zimbra juga dapat
diakses melalui email client seperti Thunderbird, Outlook, Outlook Express, Kmail,
Evolution dan lain-lain. Zimbra webmail dipilih karena memiliki fleksibilitas dan kemudahan akses, antara
lain bisa diakses dari berbagai lokasi komputer, dari berbagai browser dan dengan
berbagai model tampilan. Zimbra webmail juga lebih mudah dipakai karena kita
tidak perlu melakukan setting & konfigurasi dimasing-masing klien. Proses
pengelolaan email dan proses backup dapat lebih mudah karena data disatukan
disatu tempat dengan tetap mempertahankan perlindungan keamanan dan
kerahasiaan data.
Salah satu keunggulan utama dari webmail Zimbra adalah tampilannya
yang bagus dan professional. Bagi yang sudah terbiasa menggunakan Gmail atau
Yahoo Mail, tampilan Zimbra sangat mirip sehingga mudah digunakan. Berikut adalah cara menggunakan Zimbra Webmail untuk penggunaan email
sehari hari.
Cara penggunaan mencakup pengiriman dan penerimaan email termasuk
tips-tips dalam membalas, memforward, menambah attachment dan
menggunakan feature lain yang disertakan pada Zimbra.
Sebelum kita membuka halaman utama webmail lumajangkab.go.id, ada
beberapa hal yang mungkin tidak sama cara pembukaannya tergantung dari
browser yang digunakan. Disini akan dicontohkan kasus membuka halaman utama
webmail dengan menggunakan 4 browser terpopuler menurut survey beberapa
website di internet.
1. Mozilla Fireforox atau Firefox
Petunjuk seperti tampak pada gambar dibawah ini adalah apabila mengetikkan alamat webmail dengan menggunakan https, langkahnya adalah sebagai berikut
supaya untuk menampilkan halaman utama webmail. Berurutan sesuai pada
gambar. Untuk membuka webmail, anda bisa menggunakan https atau http secara
langsung diketikkan di address bar browser Firefox dengan penulisan lengkapnya adalah https://mail.lumajangkab.go.id.
Klik disini...
Klik disini...
4. Opera
Klik disini...
Sebagaimana contoh di atas dengan menggunakan 4 (empat) browser terpopuler hasilnya
adalah sama yaitu akan keluar halaman utama webmail lumajangkab.go.id dengan tampilan seperti berikut:
1. Cek email masuk atau Inbox Setelah kita isikan username dan password kemudian klik Sign In akan
keluar halaman berikut :
Untuk cek email yang masuk, klik Inbox . Pada kolom
sebelah kanan tombol Inbox akan muncul daftar email yang telah masuk, baik
yang telah kita baca ataupun yang belum kita baca. Untuk melihat email tersebut
silahkan klik pada salah satu email yang masuk.
Secara default setiap 10 menit sekali email akan dicheck sehingga kita tidak perlu
selalu melakukan klik pada tombol ini. Gunakan tombol Inbox atau Refresh hanya
jika kita ingin mengecek email yang semestinya sudah masuk namun belum
masuk juga.
2. Membuat & Mengirim Email
Untuk membuat email, klik menu New Message sehingga
akan tampil seperti pada gambar dibawah ini :
Isikan data berikut : To : Alamat email yang dituju Cc : Alamat email yang ingin mendapatkan salinan email yang dikirimkan Bcc : Klik pada pilihan Show Bcc. Bcc merupakan singkatan dari Blind Carbon
Copy, artinya si penerima pada posisi To dan Cc tidak akan tahu kalau email
tersebut dikirimkan pada si bcc.
Contoh kasus : budi mengirim email ke (to) [email protected], di
cc-kan ke [email protected] dan di bcc ke [email protected],
maka instansi akan menerima email sebagai penerima asli, adm akan
menerima email sebagai penerima email salinan atau tembusan sedangkan
boss akan menerima salinan email tanpa diketahui oleh instansi dan adm.
Bcc biasanya diperlukan jika ingin mengirim email kategori rahasia dan
antara penerima yang satu dengan penerima yang lain diharapkan tidak
tahu bahwa email yang sama dikirimkan kepada pihak lain. Subject : Ketikkan subyek dari email yang mencerminkan isi email. Hindari
penggunaan subyek email yang tidak jelas.
Untuk mengirim attachment, klik tombol Attach. Kemudian pilih file yang akan disertakan dalam
pengiriman email bisa berupa file word, excel atau file compressan seperti zip dan rar. Setelah
file dipilih, klik Open
Ketikkan isi email pada bagian isi dan setelah dipastikan benar, klik tombol Send. Beberapa catatan penting seputar etika pengiriman email : - Quota penyimpanan email tiap account email sebesar 5000 Mb (5 Gb), sehingga
diharapkan untuk melakukan cek email setiap hari untuk monitoring email dan juga quota
yang tersisa.
- Gunakan alamat email instansi untuk kepentingan instansi, jangan gunakan untuk kegiatan
yang dapat merugikan instansi (aktif di situs jejaring sosial, mengirim gambar yang tidak
patut, mengirim isu tidak benar, mengirim data yang tidak valid, mem-forward hoax atau
berita palsu, mengikuti milis yang tidak jelas dll). - Kirimkan attachment dalam jumlah yang sewajarnya. Pengiriman attachment
dalam ukuran besar dapat mengganggu trafik lalu lintas email di server.
- Tidak merespon spam email yang terdapat di folder Junk atau email yang tidak
berhubungan dengan kepentingan instansi. Spam email akan masuk ke folder Junk,
selanjutnya bisa langsung dihapus. Sedangkan untuk email yang tidak berhubungan
dengan kepentingan instansi, bisa langsung dihapus atau klik menu spam sehingga
alamat email tersebut otomatis akan ditandai sebagai spam email dan masuk ke folder
Junk bukan masuk ke folder Inbox .
- Folder Trash merupakan folder yang secara otomatis menyimpan email yang sudah
dihapus, baik yang berasal dari folder Inbox, Sent, Drafts maupun Junk, sehingga apabila
sudah menghapus email sebaiknya di cek juga folder Trash kemudian delete atau hapus
semua isinya agar tidak mengurangi quota penyimpanan email yang sudah diberikan.
- Jangan lupa klik Sign Out apabila keluar dari halaman web mail
3. Membalas Email
Untuk membalas email, gunakan tombol Reply yang terletak pada menu
disebelah kanan menu New Message.
Jika email ditujukan juga pada pihak lain (cc) gunakan tombol Reply All agar salinan balasan
email juga terkirim pada penerima lain tersebut.
4. Memforward Email
Memforward email artinya meneruskan email. Klik tombol Forward jika email
ingin diteruskan pada pihak lain. Isikan alamat email yang ingin dituju pada kolom isian To
dan Cc
5. Menghapus Email masuk
Terkadang karena keterbatan quota pada mailbox bisa terjadi kondisi full quota sehingga kita
tidak bisa menerima email masuk lagi. Untuk mengatasi hal demikian kita perlu menghapus
beberapa inbox guna mengurangi isi quota mailbox yang penuh tersebut. Caranya kita klik
dulu email masuk yang akan kita hapus kemudian klik tombol Delete , maka secara
otomatis isi email tersebut akan masuk ke dalam Trash atau tempat sampah.
Klik di sini
6. Menambahkan Address Book
Untuk menambahkan data address book, kita bisa membuat address book untuk data
kontak / alamat email yang sering dikirimi, yaitu dengan
memilih menu Address Book pada menu bagian atas di sebelah kanan
menu Mail. Kemudian setelah itu, klik menu New Contact
Isikan nama dan alamat email serta deskripsi dari address book yang baru dan alamat email
serta deskripsi dari address book yang baru.
Terakhir setelah kita isikan form di atas, jangan lupa untuk klik tombol Save untuk menyimpan.
7. Mengecek Email Terkirim
Email yang sudah dikirimkan akan dipindahkan ke folder Sent, sedangkan email yang belum
dikirimkan namun sudah disimpan akan ditempatkan di folder Draft. Kita bias membuat
folder khusus untuk email-email tertentu, misalnya email dari boss kita tempatkan difolder
khusus agar kita tidak kalang kabut ketika ditanyakan emailnya namun email tersebut
kesulitan kita temukan.