organisasi dan pengorganisasian
DESCRIPTION
Materi ke 3 : Organisasi dan Pengorganisasian, disampaikan pada Mata Kuliah AOM untuk Mahasiswa Politeknik Piksi GaneshaTRANSCRIPT
Mira Veranita Effendy
Poiteknik Piksi Ganesha Bandung
Organisasi adalah sarana / alat untuk mencapai tujuan Oleh karena itu organisasi merupakan wadah
kegiatan dari orang – orang yang bekerjasama dalam usahanya mencapai tujuan.
Menurut Mc. Farland bahwa an organization is an identifiable group of people contributing trheir effort
toward the attainment of goals ( organisasi adalah suatu kelompok manusia yang dapat dikenal yang
menyumbangkan usahanya terhadap tercapainya suatu tujuan.
Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal
Adanya kegiatan yang berbeda – beda tetapi satu sama lain saling berkaitan
Tiap – tiap anggota menyumbangkan usahanya/ tenaganya
Adanya kewenangan, koordinasi, dan pengawasan
Adanya suatu tujuan
shorter chain of command: wewenang yang menghubungkan secara vertikal semua posisi dalam organisasi dengan posisi yang ada diatasnya
less unity of command : kecenderungan organisasi menggunakan lebih banyak cross functional team, satuan tugas, dan struktur horizontal.. organisasi lebih memperhatikan konsumen, karyawan harus bekerja lebih dari satu atasan
wider span of control : kecenderungan organisasi menghilangkan level manajer yang tidak perlu. manajer dianggap memiliki kemampuan untuk mengelola banyak karyawan, karena manajer dan karyawan dianggap memiliki kemampuan
more delegation and empowerment : kecenderungan organisasi menggunakan proses delegasi kepada tingkatan organisasi yang ada dibawahnya. manajer memahami tersedianya rentang waktu, perhatian yang semakin sempit, serta adanya perubahan teknologi dan pengetahuan yang fantastis.
Suatu proses dimana pekerjaan diatur dan dibagikan diantara para anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.
organizing is the process of arranging people and other resources to work together to accomplish a goal. dan selanjutnya koontz & o’donnel: the organization function of the manager involves the determination and enumeration of the activities required to achieve the objective of the enterprise, the grouping of the these activities, the assigment of such group of activition to a department headed by a manager and the delegation of authority carry them out (Schermerhorn)
1. activities identification (diperlukan untuk mencapai tujuan)
2. departementalization ( pengelompokan aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan )
3. delegation of authority ( pendelegasian wewenang untuk menjalankan aktivitas tertentu)
4. coordination ( proses penentuan hubungan, wewenang, dan informasi secara horizontal maupun vertical) Harold Koontz
Kelebihan dan Kekurangan : manajer diberi wewenang
untuk menjalankan proses / fungsi yang spesifik di dalam suatu organisasi
KEBAIKAN KELEMAHANmanajer secara eksklusif
bekerja sesuai
spesialisasinya
dapat terjadi terlalu banyak
spesialisasi
aktivitas bisnis
berdasarkan fungsi sesuai
spesialisasinya
sulit koordinasi antar fungsi
mempermudah pelatihan tiap departemen hanya
terfokus pada fungsinya
sendiri, kurang terfokus
pada tujuan perusahaan
secara komprehensif
top management memiliki
alat kontrol yang lebih
ketat
pengembangan yang
terbatas bagi manajer
umum
penggunaan sumberdaya
efisien
PRESIDENT
VICE
PRESIDENT
VICE
PRESIDENT
VICE
PRESIDENT
VICE
PRESIDENT
organisasi dipecah menjadi beberapa unit yang independen. tiap unit memiliki sumberdaya sendiri untuk mengoperasikan unitnya secara bebas
KEBAIKAN KELEMAHAN
memudahkan koordinasi
antar fungsi
adanya duplikasi fungsi –
fungsi operasi di setiap
divisi
berorientasi pada
permintaan pasar
tingginya persaingan
antar divisi
penekanan pada tujuan
divisi
koordinasi dari proyek
secara divisi silang
sangat sulit untuk
dilakukan
pengendalian dan
penilaian dilakukan
secara langsung
para manajer sulit untuk
berhubungan dengan
lingkungan diluar
divisinya
manajer memiliki
kesempatan berkembang
lebih baik
mengabaikan tujuan
organisasi secara
keseluruhan
DIREKTUR
UTAMA
DIVISI
PRODUK D
DIVISI
PRODUK A
DIVISI
PRODUK B
DIVISI
PRODUK C
dilaksanakan oleh organisasi yang mempunyai aktivitas tersebar secara fisik ke beberapa wilayah
KEBAIKAN KELEMAHAN
tanggungjawab pada tingkat bawahan
memerlukan lebih banyak orang dgn
kemampuan manajer umum
fokus pada pasar & masalah lokal
cenderung mempersulit
pemeliharaan pelayanan pusat
ekonomi
meningkatkan koordinasi dalam suatu
wilayah
menambah masalah bagi
pengendalian manajemen puncak
komunikasi tahap mula lebih baik
dengan kepentingan lokal
menarik keuntungan dari
perekonomian operasi lokal
DIREKTUR
UTAMA
DIVISI
EROPA
DIVISI
ASIA
DIVISI
AMERIKA
DIVISI
AUSTRALIA
perusahaan berusaha melayani dan memuaskan pelanggannya secara maksimal
KEBAIKAN KELEMAHAN mendorong konsentarsi pada
pelanggan
sulit mengkoordinasikan
permintaan pelanggan
yang bersaing
memberi pelanggan perasaan bahwa
mereka memahami pemasok
memerlukan manajer dan
staf ahli dalam masalah
pelanggan
mengembangkan keahlian dalam
bidang pelanggan
kelompok pelanggan tidak
dapat didefiniskan secara
jelas
tujuannya untuk mendapatkan keuntungan ekonomis, meskipun hal ini mungkin juga dituntut oleh sifat peralatan tertentu MANAJER
PEMBELIAN
DIVISI
PEMBELIAN
PRODUK
DIVISI
PENGECEKAN
ORDER
DIVISI
ADMINISTRASI
dikelompokkan berdasarkan waktu, banyak digunakan oleh tingkat organisasi paling bawah
MANAGER
PENGAWASAN INTERN
PERENCANAA
N OPERASI
PENGAWASAN
dikelompokkan berdasarkan angka, banyak digunakan oleh tingkat organisasi paling bawah
DIVISI 22 DIVISI 24
DIVISI 34
MANAGER DIVISI
batas jumlah bawahan langsung yangdapat diawasi atau dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer
A. keterbatasan waktu
B. keterbatasan pengetahuan
C. keterbatasan kemampuan
D. keterbatasan perhatian
pelatihan para bawahan (rentang luas)
kejelasan pendelegasian otoritas ( rentang sempit)
kejelasan perencanaan (rentang luas)
tingkat interaksi yang diperlukan (rentang sempit)
laju perubahan ( rentang sempit)
KEUNTUNGAN KERUGIAN
pengawasan ketat atasan cenderung terlalu
terlibat dalam pekerjaan
bawahan
komunikasi cepat antara atasan -
bawahan
level manajemen yang banyak
menyebabkan tingginya biaya
jarak antara level terendah
dengan tinggi terlalu jauh
KEUNTUNGAN KERUGIAN
atasan didorong untuk mendelegasikan
wewenang
atasan cenderung kelebihan
beban sehingga keputusan
terlambat
kebijakan harus jelas dapat hilangnya control atasan
pemilihan karyawan harus hati - hati
hak yang dimiliki oleh suatu posisi untuk membuat keputusan yang akan mempengaruhi orang lain
line authority / relationship
wewenang lini terjadi bila terdapat hubungan wewenang langsung antara atasan – bawahan, yang berarti setiap manajer melaksanakan wewenang yang utuh kepada seluruh bawahan
staff authority,
biasanya staf mempunyai hak untuk memberikan saran, usulan, dan pendapat pada para manajer lini. manajer lini : orang yang bertanggungjawab atas keberhasilan maupun kegagalan organisasi
functional authority,
hak yang didelegasikan kepada seorang individu atau departemen untuk mengontrol aktivitas yang spesifik yang dilakukan oleh karyawan dimanapun aktivitas itu berada dalam organisasi
Pengalihan kekuasaan dan hak untuk bertindak kepada orang lain tujuannya memungkinkan
terbentuknya organisasi
menentukan hasil yang diharapkan dari suatu posisi
menugaskan sesuatu pekerjaan pada posisi tsb
mendelegasikan wewenang untuk menyelesaikan tugas tersebut
kesediaan untuk menerima
kesediaan untuk melepaskan
kesediaan membiarkan orang lain berbuat kesalahan
kesediaan untuk mempercayai bawahan
kesediaan untuk menetapkan dan menggunakan pengendalian yang luas
suatu kebijakan yang menempatkan wewenang pengendalian dan pengambilan keputusan di tangan eksekutif puncaksuatu kebijakan yang menempatkan wewenang pengendalian dan
pengambilan keputusan di tangan eksekutif puncak
kebaikan sentralisasi :
pengendalian dapat lebih efektif
mengurangi waktu pengembilan keputusan
keseragaman rencana dari tindakan yang dilakukan
kerugiannya :
kelambatan pengembilan keputusan
manajer muda mempunyai sedikit pengalaman dalam pengambilan keputusan
kaderisasi manajer buruka.
kebijakan untuk mendelegasikan wewenang pembuatan keputusan ke level yang lebih
rendah dalam struktur organisasi, kecuali hal – hal tertentu yang memang harus ditangai oleh
manajer puncakkebijakan untuk mendelegasikan wewenang pembuatan
keputusan ke level yang lebih rendah dalam struktur organisasi, kecuali hal – hal tertentu yang memang harus ditangai oleh manajer
puncak
faktor yang mempengaruhi proses sentralisasi atau desentralisasi
mahalnya suatu keputusankeseragaman kebijakan
kemajuan perusahaan
sejarah perusahaan
keinginan kemandirian
tersedianya manajer
teknik pengendalian
pengaruh lingkungan
merefleksikan objectives dan plans
terdapat garis yang jelas antara wewenang dan kewajiban di setiap level.
harus ada kesatuan perintah
pengelompokan aktivitas dan hubungan kewenangan dalam struktur organisasi harus mempertimbangkan keterbatasn sdm (span of management)
struktur organisasi fleksible untuk mengikuti perubahan yang terjadi dalam lingkungan
Koordinasi merupakan suatu proses menyatukan aktivitas dari departemen yang terpisah untuk
mencapai sasaran organisasi secara efektif. Tanpa koordinasi, orang akan kehilangan pandangan
terhadap perannya dalam organisasi secara total dan tergoda untuk mendahulukan kepentingan
departemen mereka sendiri dengan mengorbankan sasaran organisasasi.
Sejumlah dan kompleksnya fungsi dan kegiatan yang secara khusus dilakukan oleh berbagai – bagai unit atau perorangan
Bertambahnya pengkhususan – pengkhususan dari berbagai kegiatan sehingga memperbesar struktur organisasi itu sendiri
Semakin kompleks dan besarnya struktur organisasi menambah masalah dalam koordinasi
Pendekatan Teknik Manajemen Dasar
Pendekatan Meningkatkan Koordinasi Potensial
Pendekatan Mengurangi Kebutuhan Koordinasi