operational level agreement (ola) by sdm for sisfo...ola sdm untuk sistem informasi berlaku efektif...

UNIVERSITAS TELKOM No. Dokumen : Tel_U-UT-WR2-DSI-KLC-DI-AG-008

Jl. Telekomunikasi No. 1 Ters. Buah Batu Bandung No. Revisi : 00

OLA SDM untuk Sistem Informasi Berlaku Efektif : 06-01-2020

1

Operational Level Agreement (OLA)

By SDM for SISFO

Versi 00

UNIVERSITAS TELKOM JANUARI 2020




2

Owner

Document Owner Direktorat Sistem Informasi

Document

Document Name

Operational Level Agreement (OLA) by SDM for SISFO

Version

Version Date Description Author 00 06-01-2020 Initial OLA TW Direktorat

Approval

Approvers Role Signed Approval Date

Direktur SDM Service Provider

Kiki Sudiana

06-01-2020

Direktur Sistem Informasi User

Dadang Setiawan

06-01-2020

QMR Kantor Warek Reviewer

Jeffry Hasibuan

06-01-2020

Wakil Rektor II Pengesah

Rina Djunita Pasaribu

06-01-2020

Document Information




3

Document Information ................................................................................................................................. 2

Daftar Isi ...................................................................................................................................................... 3

1. Overview ................................................................................................................................................. 4

2. Service Availability .................................................................................................................................. 6

3. Service Management .............................................................................................................................. 7

4. Reporting ................................................................................................................................................ 10

Daftar Isi




4

1.1 Tujuan

Tujuan dari OLA ini adalah untuk mendefinisikan tingkat layanan (levels of services) yang disediakan

Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) selaku penyedia layanan (service provider) untuk memberikan

dukungan dan pengiriman layanan yang konsisten kepada Direktorat Sistem Informasi (service

costumer) terhadap kebutuhan inti Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)/Information and

Communication Technology (ICT).

Dokumen ini:

a. Berisi persetujuan dan perjanjian antara Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) bersama Direktorat

Sistem Informasi.

b. Menjelaskan proses manajemen layanan.

c. Mendefinisikan tingkat layanan dan ukuran kinerja dari setiap layanan.

1.2 Katalog Layanan

OLA ini sebaiknya dibaca dan dirujuk dengan katalog layanan yang dikeluarkan Direktorat Sumber Daya

Manusia (SDM). Katalog tersebut menjelaskan layanan-layanan yang disediakan oleh Direktorat Sumber

Daya Manusia (SDM) secara detail.

1.3 Waktu Dukungan

Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) memberikan layanan kebutuhan yang menunjang sumber daya

manusia di Direktorat Sistem Informasi selama 24 jam dalam seminggu. Semua layanan yang dijelaskan

dalam OLA ini tersedia dan didukung penuh selama waktu dukungan.

1.4 Ruang Lingkup

Proses bisnis ini berlangsung bagi Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) bersama Disrektorat Sistem

Informasi dalam menunjang keberlangsungan bisnis sistem informasi.

1.5 Pihak yang Bertanggungjawab

Penyedia layanan yang bertanggungjawab terhadap OLA:

Service Provider Contact Option Contact

Siska Komala Sari Work Ka.Bag Perencanaan dan Pengembangan

Mobile 081320198038

Email Address [email protected]

Ridwan Purwanadita Work Ka.Bag Layanan dan Evaluasi SDM

Mobile 081320001478 Email Address [email protected]

Nathaleo Michel Apon Work Ka.Ur Perencanaan dan Rekrut

Mobile 081379027483

Email Address [email protected]

1. Overview

mailto:[email protected]






5

Manggara Cahaya Yudha Work Ka.Ur Karir dan JAD


Fiera Wardhani Gladisa Work Ka.Ur Pengembangan Kompetensi


Siti Sa’adah Work Ka.Ur Data dan Evaluasi


Rahma Widiyanti Work Ka.Ur Remunerasi dan Kesejahteraan


Resha Akbar Work Ka.Ur Budaya dan Konseling


1.6 Aturan Terkait

Peraturan terkait Sumber Daya Manusia Telkom University merujuk pada pedoman atau aturan yang

dimiliki oleh Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM), diantaranya:

a. KEP. 789/DHE-02/YPT/2013 tanggal 22 November 2013 tentang Kode Etik Dosen di Lingkungan

Perguruan Tinggi Yayasan Pendidikan Telkom.

b. KEP. 0372/00/DGA-02/YPT/2017 tanggal 09 Juni 2017 tentang Etika dan Kepatuhan Pegawai di

Lingkungan Yayasan Pendidikan Telkom.

c. KEP. 1051/00/DGS-HK01/YPT/2017 tanggal 11 Desember 2017 tentang Peraturan Dasar

Kepegawaian Yayasan Dewan Pengurus Yayasan Pendidikan Telkom.

d. KEP.0319/00/DGS-HK01/YPT/2019/Rahasia tanggal 23 April 2019 tentang Sistem Remunerasi

lembaga pendidikan tinggi dan non lembaga pendidikan di lingkungan yayasan pendidikan telkom

e. PU.011/SDM22/PBSDM/2018 tanggal 01 Maret 2018 tentang Tenaga Profesional di Lingkungan

Universitas Telkom.

f. KEP. 1153/00/DGS-HK01/YPT/2018 tanggal 12 November 2018 tentang Pengembangan Kompetensi

Pegawai

g. KEP. 0829/00/DGA-02/YPT/2016 tanggal 30 November 2016 tentang Sistem Rekrut

h. KEP. 0225/00/DGS-HK01/YPT/2019 tanggal 28 Maret 2019 tentang Manajemen Karier Pegawai di

Lingkungan Yayasan Pendidikan Telkom









6

Layanan-layanan Direktorat Sumber Daya Manusia yang disediakan dapat dilihat pada tabel di bawah

ini:

Urusan Layanan Deskripsi Link/

Keterangan

Perencanaan

dan Rekrut

Pengajuan Perencanaan

Kebutuhan SDM Menerima usulan kebutuhan SDM dari unit Unit

Pengembangan

dan Studi Lanjut

Pelaksanaan Pelatihan

Pegawai

Mengusulkan dan menerima usulan

pelatihan pegawai Unit

Budaya dan

Konseling

Pelaksanaan Kegiatan

Iman, Budaya dan

Olahraga (IBO)

Merencanakan, melaksanakan dan

mengevaluasi kegiatan IBO dan Program

Budaya

Unit

Pelaksanaan Konseling Melaksanakan kegiatan konseling sesuai

permintaan Pegawai Unit

Pelaksanaan Kegiatan

KEKD (Komite Etika dan

Disiplin Pegawai)

Melaksanana kegiatan dengar keterangan

untuk kasus tertentu yang terindikasi

pelanggaran berat

Unit

Data dan

Evaluasi

Insert, delete, update

data kepegawaian di

igracias

Melakukan pencatatan dan rekapitulasi data

kepegawaian Unit

Support data untuk

akreditasi dan

kebutuhan unit lain

Menyiapkan data untuk mendukung proses

akreditasi atau jika ada unit lain yang

membutuhkan data dengan spesifikasi

tertentu.

Unit

Approval pengajuan

perubahan data pada

HRMIS

Melakukan approval perubahan data yang

dilakukan pegawai di HRMIS Unit

Remunerasi dan

Kesejahteraan

Surat Keterangan

Pegawai dan

Penghasilan Pegawai

Menyediakan surat keterangan pegawai dan

penghasilan pegawai Unit

Pengajuan Fasilitas

Kesehatan Pegawai

Menerima dan menandatangani pengajuan

fasilitas pegawai untuk kemudian diteruskan

ke YPT

Unit

Layanan Pengajuan

Penggantian Nomor

Rekening Pegawai

Menerima dan melakukan update nomor

rekening yang diajukan oleh pegawai Unit

Layanan pengajuan

perubahan nomor

handphone untuk

fasilitas telekomunikasi

Menerima pengajuan dan melakukan

update nomor handphone untuk fasilitas

telekomunikasi

Unit

2. Service Availability




7

Layanan pengajuan

perubahan nomor

LinkAja untuk Fasilitas

Makan Siang

Menerima pengajuan dan melakukan

update nomor handphone untuk fasilitas

makan siang

Unit

Layanan Pencetakan

kartu pegawai

Melakukan pencetakan kartu pegawai baru

atau pencetakan dikarenakan kartu hilang Unit

Rujukan : Layanan-layanan tersebut berdasarkan katalog layanan Direktorat Sumber Daya Manusia

(SDM) yang dipublikasikan di katalog layanan Telkom University.

2.1 Request Management

Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) akan menentukan tingkat prioritas, target eksekusi permintaan

dan target ketersediaan layanan sebagai berikut:

Layanan Waktu

Layanan Prioritas Target Eksekusi

Target

Ketersediaan

Pengajuan Perencanaan

Kebutuhan SDM

Business hours High 5 hari kerja 100%

After hours High - -

Support data untuk akreditasi dan

kebutuhan unit lain

Business hours High 1 hari kerja 100%

After hours High 1 hari 100 %

Surat Keterangan Pegawai dan

Penghasilan Pegawai

Business hours Medium 2 hari (Pengajuan & Pengambilan)

100 %

After hours Medium 2 hari (Pengajuan & Pengambilan)

100 %

Pengajuan Fasilitas Kesehatan

Pegawai

Business hours High

1 hari (Keterangan : Proses di SDM hanya untuk pengajuan, proses berikutnya tergantung dari pihak ketiga – Telkomedika)

100 %

After hours High

1 hari (Keterangan : Proses di SDM hanya untuk pengajuan, proses berikutnya tergantung dari pihak ketiga – Telkomedika)

100 %

Keterangan : Setiap layanan diselesaikan di hari kerja.

3. Service Management




8

2.2 Change Management

Permintaan perubahan layanan dapat diajukan berdasarkan alasan yang relevan, kemudian Direktorat

Sumber Daya Manusia (SDM) akan meninjau permintaan untuk memahami kebutuhan hingga

permintaan perubahan disetujui. Proses peninjauan dilakukan sebagai berikut:

Layanan Waktu

Layanan Prioritas Target Eksekusi

Target

Ketersediaan

Insert, delete, update data

kepegawaian di iGracias

Business hours Medium 1 hari 100 %

After hours Medium 1 hari 100 %

Approval pengajuan perubahan

data pada HRMIS

Business hours Medium 1 hari 100 %


Layanan pengajuan penggantian

Nomor rekening pegawai

Business hours Medium 1 hari (maksimal

tanggal 15 di setiap bulan berjalan )

100 %

After hours Medium 1 hari (maksimal

tanggal 15 di setiap bulan berjalan)

100 %

Layanan pengajuan perubahan

nomor handphone untuk fasilitas

telekomunikasi


tanggal 20 di setiap berjalan)

100 %



100 %

Layanan pengajuan perubahan

nomor LinkAja untuk fasilitas

makan siang



100 %



100 %


2.3 Incident Management

Insiden yang bersifat tidak sengaja dilakukan oleh pegawai akan mempengaruhi kinerja pegawai

tersebut, seperti kartu pegawai yang hilang. Dampak utama yang ditimbulkan akan berakibat pada

terhambatnya proses absensi kehadiran. Proses peninjauan dilakukan sebagai berikut:

Resiko Kebutuhan Waktu

Pelayanan Prioritas

Target Eksekusi

Target Ketersediaan

Kartu hilang Layanan Pencetakan kartu pegawai

Business hours

High 0.5 hari 100 %

After hours High 1 hari 100 %





9

2.4 Problem Management

Insiden yang berulang dapat menjadi masalah yang harus secara rutin ditangani. Problem management

dikategorikan sebagai major karena sangat mempengaruhi keberlangsungan bisnis sumber daya

manusia yang mempengaruhi layanan teknologi informasi di Telkom University.

2.5 Service Maintenance

Ketersediaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh Telkom University harus menunjang kualitas yang

bagus. Dibutuhkan skill yang memenuhi kebutuhan bidangnya masing-masing, baik melalui pelatihan

ataupun sertifiksasi. Telkom University senantiasa menjunjung tinggi kedisiplinan dan etika dalam

bekerja. Serta mengedepankan iman, budaya dan olahraga. Proses peninjauan dilakukan sebagai

berikut:

Layanan Waktu

Layanan Prioritas

Target

Eksekusi

Target

Ketersediaan

Pelaksanaan Pelatihan Pegawai

Business

hours High 10 hari kerja 100 %


Pelaksanaan Kegiatan Iman, Budaya dan

Olahraga (IBO)

Business

hours Medium 1 hari 100 %


Pelaksanaan Konseling

Business

hours Low - -

After hours Low 3 x

pertemuan 100 %

Pelaksanaan Kegiatan KEKD (Komite Etika

dan Disiplin Pegawai)

Business

hours High 1-3 Bulan 100%



2.6 Service Exceptions

Berikut ini merupakan kondisi khusus layanan ketika:

a. Ketidaktersediaan sumber daya

b. Force majeure




10

Perjanjian ini berlaku sejak tanggal disahkannya dokumen. Perjanjian harus ditinjau minimal satu kali per

tahun. Namun, sebagai pengganti peninjauan selama periode apa pun yang ditentukan, perjanjian saat ini

akan tetap berlaku.

Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) bertanggung jawab untuk memfasilitasi tinjauan dokumen ini secara

berkala. Isi dokumen ini dapat dirubah sesuai kebutuhan, dengan kesepakatan bersama dari kedua belah

pihak. Direktorat Sistem Informasi akan memasukkan semua revisi berikutnya sesuai perjanjian dan

persetujuan bersama.

Perjanjian ini akan diposting ke lokasi berikut dan dapat diakses oleh semua stakeholder:

https://is.telkomuniversity.ac.id/

4. Reporting

https://is.telkomuniversity.ac.id/

operational level agreement (ola) by sdm for sisfo...ola sdm untuk sistem informasi berlaku efektif...

Documents