Operasional toko tak kalah penting dengan promosi.Dengan Operasional yang baik tokomu bisa makin cuan dan berjaya.

OPERASIONAL LANCAR, JUALAN MAKIN SUKSES

02PENTINGNYA MANAJEMEN OPERASIONAL

03OPTIMASI ASPEK-ASPEK

OPERASIONAL

01TENTANG MANAJEMEN

OPERASIONAL

TENTANG MANAJEMEN OPERASIONAL

MANAJEMEN OPERASIadalah proses yang secara efektif merencanakan, mengatur, mengkoordinasikan, dan mengendalikan operasional yang bertanggung jawab untuk produksi barang dan jasa.

Dalam hal ini, seluruh proses mulai dari produk kita dibuat/masuk ke gudang hingga siap untuk dikirimkan ke pembeli termasuk dalam kegiatan operasional yang perlu kita kelola dengan baik.

OPERASIONALdapat dikatakan sebagai performa praktik dari sebuah prinsip yang telah diterapkan atau sebuah proses transformasi dari input menjadi output.

Semua Penjual pasti berharap output yang didapat lebih besar daripada input.

INPUT OUTPUT

PENTINGNYA MANAJEMEN OPERASIONAL

Banyak Penjual yang mengutamakan strategi

PROMOSI namun mengesampingkan

OPERASIONAL

Begitu juga dalam berjualan. Jika di toko kita sudah membuat rencana promosi, tapi karyawan ga siap untuk menanganinya, alih-alih untung malah jadi rugi karena si Admin ga paham ketentuan promo, ditambah lagi si

Picker & Packer kewalahan memproses pesanan. Bahaya kan! >_<

Gencarnya promosi yang tidak dibarengi dengan proses operasi yang baik akan menghambat perkembangan toko.

Jika diibaratkan memasak nih, kita sudah punya ingredient yang bagus tapi kalau takaran, step, dan metode memasaknya salah, hasil dan rasanya bisa jadi ga enak untuk dimakan. Sayang kan! :(

Mereka tidak melihat berapa tenaga yang kita keluarkan, bagaimana upaya kita mencapai kualitas dan kuantitas produk yang dijual, berapa keuntungan kita, berapa lama karyawan kita bekerja, dll.

Yang mereka mau adalah pelayanan yang baik dan produk yang bermanfaat.

PEMBELI TIDAK MEMPEDULIKAN APA YANG TERJADI DI BELAKANG LAYAR

OPTIMASI ASPEK-ASPEK OPERASIONAL

APA ARTINYA MARKETING TANPA OPERASIONAL YANG BAIK?

Banyak yang menganggap perkembangan sebuah bisnis online itu tergantung pada pendapatan dan strategi marketingnya. Padahal tak kalah penting untuk kita

memantau perkembangan produk kita dulu. Mengapa? Stok produk adalah ‘nyawa’. Tanpanya, kehidupan bisnis tidak

akan berjalan.

→ Produk tidak berkualitas → Pembeli enggan singgah→ Produk tidak ‘ready’ → Pembeli pergi ke toko lain

→ Produk tidak berkembang → Kalah saing dengan Penjual cerdas lainnya

LALU APA YANG BISA KITA LAKUKAN UNTUK DAPAT BERSAING DAN

BERKEMBANG?

Pelayanan yang lebih baik

Harga yang bersaing

Produk unik lainnya yang cocok dijual dengan kategori produk yang kita punya

INI MENJADI NILAI LEBIH UNTUK TOKOMU

TEMUKAN BERBAGAI PELUANG

Yang Penjual lain lakukan: Fokus ke 1 supplier karena penjualan sudah stabil dan besar

Yang bisa kita lakukan:Mencari sebanyak mungkin informasi produk dari berbagai supplier untuk mendapatkan produk dengan kualitas dan harga terbaik

Bagaimana kita bisa menemukan produk yang tepat dengan harga yang tepat?

TEMUKAN BERBAGAI PELUANG

Bagaimana kita bisa memanfaatkan tren dan bergerak lebih cepat dari toko lain?

Yang Penjual lain lakukan: Fokus ke kategori produk yang paling menghasilkan dan melakukan diversifikasi vertikal/horizontal

Yang bisa kita lakukan:Mencari peluang menambahkan produk baru sesuai tren yang masih cocok dengan kategori produk yang kita punya

Contoh:Pada masa WFH di wilayah Jakarta dan sekitarnya, sedang tren hobi bersepeda.Penjual dengan kategori Home & Living yang menjual sprei, selimut, gorden (produksi sendiri), bisa menjual tas sepeda. Penjual hanya perlu menambah bahan yang sedikit berbeda untuk memproduksi tas sepeda, namun masih bisa memanfaatkan penjahit/karyawan seperti biasa.

Katalog & Konten Pemenuhan Pesanan Customer Service Manajemen SDM &

Stakeholder

1. Deskripsi produk yang baik2. Penyesuaian harga jual3. Tampilan/Display Produk

1. Kualitas produk2. Tata letak gudang strategis3. Efisiensi4. Mengurangi waktu tunggu5. Unexpected things

1. Pengetahuan seputar produk2. Kepuasan pelanggan3. Mendorong pembelian berulang4. Peningkatan pendapatan

1. Produktivitas & kolaborasi tim2. Menjalin hubungan baik dengan eksternal stakeholder

Tanpa pengelolaan operasional yang baik, kita tidak bisa mendapat keuntungan yang lebih besar. Operasional yang baik akan berdampak baik pula pada banyak hal.

Product Quality Customer Satisfaction Revenue Increase

Bagaimana katalog & konten produk dapat mendukung operasional &

kelancaran promosi toko?

CONTOH KASUS 1TAMPILAN PRODUK KALAH UNIK = PEMBELI TAK TERTARIK

Calon Pembeli berhasil menemukan produk di tokomu dan tertarik mengunjungi halaman rincian produk.

Pembeli menelusuri foto produk, kemudian membandingkannya dengan produk di toko lain.

Tokomu: Foto menampilkan fungsi dan detail produk.Toko Sebelah: Selain menampilkan detail produk, ia menawarkan extra packaging/ kotak khusus + free

kartu ucapan.

Pembeli yang bermaksud memberi barang untuk dihadiahkan ke orang lain akan memilih berbelanja di

Toko Sebelah.

Produk serupa dengan harga yang tidak jauh berbeda.Kedua penjual sama-sama membuat promosi.

Setelah membaca deskripsi produk, Pembeli merasa khawatir karena merasa tidak nyaman dengan

peraturan toko yang terkesan memaksa serta deskripsi keunggulan produk yang terlihat berlebihan.

Deskripsi produk yang terlalu panjang dan tidak fokus pada kebutuhan Pembeli akan mengurangi minat

mereka untuk melanjutkan checkout.

Dari kasus ini Penjual bisa kehilangan kesempatan untuk mengakuisisi Pembeli baru.

CONTOH KASUS 2DESKRIPSI BERLEBIHAN = PEMBELI TIDAK NYAMAN

Calon Pembeli berhasil menemukan produk di tokomu dan tertarik mengunjungi halaman rincian produk.

MOHON DIBACA DULU SEBELUM CHECKOUT

Produk di toko kami 100% dibuat dari bahan berkualitas tinggi, bukan bahan busa bekas. Garansi uang kembali jika isian tidak sesuai.

Hari Sabtu & Minggu toko libur dan kami tidak melakukan pengiriman.

MEMBELI = SETUJU YA SIST (NO CANCEL)

Memberi rating 5 akan kami beri voucher untuk pembelian selanjutnya.Memberi rating 1 akan kami blacklist.

NOTE :Barang sebelum dikirim sudah ditest / diperiksa dan dalam keadaan baik (berfungsi).

CONTOH KASUS 3PENGELOMPOKAN PRODUK TIDAK RAPI = PEMBELI KEBURU LARI

Beberapa kondisi yang sering terjadi:

Admin menjawab pertanyaan dari Pembeli sesuai standar, namun tidak melakukan ‘extra miles’

dengan penawaran promo yang sedang berjalan.

Penjual membuat Promo Toko & Paket Diskon untuk edisi Valentine, namun tidak memposisikan

produk di bagian yang strategis pada Dekorasi Toko dan tidak mempublikasikan promo yang

telah dibuat. Pembeli checkout 2pcs produk dari etalase A dengan keuntungan Rp3.000 (2x Rp1.500). Jika Admin tidak tanggap dan tidak hafal promo saat Pembeli menghubungi via chat, maka Penjual kehilangan kesempatan untuk melakukan up selling produk khusus di etalase B dengan keuntungan yang

sebenarnya bisa didapat lebih besar Rp4.888.-

A B

Agar tidak kehilangan kesempatan untuk menarik calon Pembeli, mendukung operasional, & kelancaran promosi toko, apa yang dapat dilakukan oleh Penjual?

OPTIMASI DAFTAR PRODUK & KONTEN

Buat deskripsi yang jelas, informatif, dan fokus pada kebutuhan Pembeli

Buat katalog produk lengkap dengan informasi produk & promosi yang berjalan untuk pedoman

Admin melakukan cross selling / up selling

Bagikan konten yang relevan dengan produk yang dijual sebagai edukasi tambahan yang menarik

untuk diketahui

Buat foto produk yang estetik yang menawarkan layanan tambahan selain hanya menjual produk saja

Mengirimkan pesanan sesuai dengan yang kita janjikan. Apakah cukup?

Mengirimkan pesanan konsumen sesuai dengan ketentuan Shopee atau seperti apa yang telah dijanjikan merupakan hal yang

tepat. Namun Pembeli cukup berhenti pada ‘ekspektasi yang sama’ saat pertama kali ia

melakukan checkout.Dengan memberikan kejutan lebih dari sekadar yang dijanjikan akan menarik para konsumen untuk datang

kembali ke toko kita.

● Cari tahu waktu cut-off jasa kirim- GrabExpress: Maks. pukul 18:00 WIB- GoSend Sameday: Maks.pukul 15:00 WIB- GoSend Instant: Maks. pukul 20:00 WIB

● Selalu periksa & proses atur pengiriman segera pesanan yang masuk di beberapa menit terakhir sebelum waktu cut-off (lakukan packing sambil menunggu kurir menjemput paket)

MASALAH VS KEUNGGULAN KOMPETITIFKetahui masalah yang kerap terjadi, kemudian tentukan langkah apa yang bisa dilakukan untuk membuat

tokomu lebih unggul dibanding toko lainnya.

Kurir sering terlambat/lama pick-up pesanan Pembeli sering tak sabar menunggu pesanan (same day/instant courier)

● Cari tahu jasa kirim yang lokasinya dekat / terjangkau dari gudang

● Hubungi counter untuk memastikan waktu pick-up. Jika antrian panjang dan lama, lakukan drop-off pesanan ke counter terdekat.

Dengan begitu, status pesanan akan lebih cepat berpindah, Pembeli makin senang melihat pesanannya sudah masuk ke menu “Dikirim”.

40% PEMBELI ONLINE AKAN MEMBAGIKAN GAMBAR PEMBELIAN MEREKA DI MEDIA SOSIAL JIKA ITU

DATANG DENGAN KEMASAN BERMEREK(Dotcom Distribution)

52% KONSUMEN CENDERUNG MELAKUKAN PEMBELIAN BERULANG JIKA MEREKA MENDAPATKAN

KEMASAN PREMIUM DARI BELANJA ONLINE(smallbiztrends.com)

● Packaging juga bisa menjadi alat marketing● Tidak harus dengan modal besar, bisa pilih

material sederhana namun unik.- Misalnya: Biasanya baju dibungkus plastik

polymailer dengan lipatan biasa, kita bisa menggulungnya dengan mengikatkan pita kecil.

MEMBANGUN KEBAHAGIAAN & RASA PENASARANBerikan hal sederhana yang dapat membangun kebahagiaan/rasa penasaran.

Pembeli menyukai yang “Spesial” Ciptakan “Memorable Unboxing Experience”● Berikan free sample untuk produk baru (bisa

dibuat dalam kemasan mini)● Iming-imingi Pembeli dengan contoh potongan

material untuk produk lainnya● Selipkan potongan voucher produk dengan tanda

"KHUSUS BUAT KAMU"● Berikan free gift produk lainnya● Berikan wewangian yang khas pada produk

/packaging

Jika perlu menambahkan biaya untuk voucher gimmick & packaging, maka bisa menaikkan sedikit harga produk dengan pertimbangan kedepannya akan ada feedback dari WOM/Repeat order.

xxzxv

There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.

~Peter Drucker~

Gunakan material pengemasan siap pakai untuk meminimalkan waktu dan tenaga.

EFISIENSI & MENGURANGI WAKTU TUNGGU

Menghilangkan pemborosan merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan keuntungan.Dalam hal ini setiap Penjual harus menghindari produksi berlebih, kehilangan waktu dan tenaga,

serta item yang rusak. Penjual untung lebih, Pembeli senang karena tidak menunggu lama.

Gunakan thermal printer untuk proses printing yang lebih cepat dan praktis.

Susun barang berdekatan dengan varian/jenisnya. Bisa juga melakukan

pre-packing/mengubah tata letak produk di rak khusus jika sedang menjalankan

promosi (misalnya Paket Diskon, Kombo Hemat, atau Flash Sale).

Jadikan Admin lebih dari sekedar “Customer Service”

Tidak hanya menjaga relasi dan retensi pembeli, peran Customer Service di toko

sangat penting untuk meningkatkan penjualan dan menggali potensi

perkembangan toko

Memberi informasi

Menawarkan solusi Cross Selling Up Selling Melakukan

survey

● Tawarkan extra packaging / kartu ucapan custom untuk musim2 / produk tertentu

● Buat Loyalty Program yang dapat menarik pembeli melakukan pembelanjaan berulang atau menjadi penghubung untuk calon pelanggan baru- Misalnya: Belanja 3x dalam 1 bulan, gratis hadiah.

Membuat voucher khusus untuk pembelanjaan ke 2, ke 5, dst. Hadiah khusus program Member Get Member, dll.

● Peningkatan kualitas produk dan baiknya layanan pelanggan akan mengarah kepada reputasi yang baik.- Reputasi yang baik di mata pelanggan akan

menarik lebih banyak pembeli dan memperluas pangsa pasar.

● Secara tidak langsung, operasional yang baik akan memungkinkan kita untuk menjual lebih banyak produk dan mengurangi biaya, yang mengarah pada peningkatan pendapatan untuk kelangsungan dan perkembangan bisnis/toko kita.

OPTIMASI LAYANAN PELANGGAN

BEFORE SALES AFTER SALES

● Bekali karyawan dengan product knowledge yang terupdate secara berkala.- Contoh: Menerapkan morning briefing jika ada info

produk baru, rencana pakai jasa kirim baru, perubahan tata letak penyimpanan produk di gudang, dll.

● Respon chat dengan segera, lakukan teknik komunikasi 2 arah dengan Pembeli.- Ingat: Pembeli tidak hanya menghubungi 1 toko,

ada banyak toko yang bersaing untuk mendapatkan atensinya.

● Balas chat cepat dengan Text Blaze / mouse gaming● Hindari Penawaran produk yang terlalu agresif agar

Pembeli tidak risih dan merasa terganggu- Pembeli membenci promosi berulang, promo

yang menarik pun akan jadi tidak spesial lagi jika terlalu sering mereka dapatkan.

PRODUKTIVITAS & KOLABORASI TIMPastikan bahwa seluruh karyawan/tim menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik dan lancar.

Semakin andal tim kita, maka semakin baik proses operasional akan berjalan. Produktivitas tim akan mempercepat mencapai tujuan bisnis.

➔ Menyeimbangkan kepentingan tenaga kerja dan organisasi.➔ Tetap perhatikan kesehatan dan keselamatan kerja.➔ Kesehatan tidak hanya dari segi fisik maupun mental, namun

juga dari segi sistem pembagian kerja.Misalnya: Jika dibuka kesempatan untuk meraih insentif, maka perlu dibuat ketentuan yang bijak, adil, dan manusiawi.

➔ Memberikan penghargaan atas semua prestasi kinerja dan tetap menerima masukan/pendapat demi kemaslahatan tim.

MASIH MENGANGGAP BAHWA PRODUKTIVITAS TERLALU SULIT

UNTUK DIKEMBANGKAN?Banyak yang menganggap bahwa pengembangan di area

produktivitas paling sulit untuk dikembangkan.Berbeda dengan area pengembangan lainnya seperti

menaikkan kunjungan, konversi penjualan, branding, dll selalu bisa diatasi dengan menambahkan ‘budget’ khusus.

→ Produk kurang exposure → Bisa pasang iklan→ Butuh lokasi yang lebih baik→ Bisa sewa gudang baru

→ Tingkat konversi rendah → Bisa pasang promo

Kendala produktivitas tidak bisa terselesaikan hanya dengan menambahkan uang.

LALU APA YANG BISA KITA LAKUKAN UNTUK DAPAT BERSAING DAN

BERKEMBANG?

Case study:Dalam 1 hari ada 10 pesanan, hanya membutuhkan 1 orang karyawan.Di saat ada 100 pesanan membutuhkan 10 orang karyawan? Belum tentu demikian. Jika diterapkan, hal ini justru bisa mengarah ke kerugian.

Bisa kita coba cari tahu hal/proses apa yang bisa diperbaiki?

- Mengubah sistem jam kerja- Membeli mesin untuk packing yang lebih

cepat- Pakai material pengemasan yang instant,

dllDari sini bisa kita optimalkan untuk berinvestasi dengan alat yang dapat menunjang produktivitas. Misalnya 100 pesanan cukup dengan 3 orang karyawan.

THANKS!

INI MERGE AJA