documentn

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Landasan Teori

Dalam merancang suatu program tentu saja diperlukan peralatan pendukung

(tools system). Peralatan pendukung ini sangat berguna untuk menjelaskan proses

berjalannya program sehingga mudah dimengerti oleh siapa saja yang akan

menggunakan program yang dibuat.

2.1.1. Konsep Dasar Program

Dalam dunia kerja modern seperti sekarang ini, banyak perusahaan tidak lagi

Menggunakan tenaga manusia secara keseluruhan dalam mengolah data perusahaan,

tapi sudah menggunakan bantuan teknologi komputer yang berbasis data dan bisa

mengolah data itu sendiri serta bisa melakukan transaksi-transaksi dengan data-data

tersebut, sehingga akan menghasilkan banyak keuntungan jika dibanding dengan

menggunakan tenaga manusia secara keseluruhan. Keuntungan itu bisa berupa

keuntungan dari segi financial (biaya), segi waktu dan juga ketepatan pengolahan

data tersebut.

Di saat banyak perusahaan berlomba-lomba untuk mencari keuntungan, maka

banyak perusahaan yang membuat cara-cara yang dapat menghasilkan keuntungan,

5

6

diantaranya dengan membuat segala pekerjaannya secara komputerisasi yang sangat

efektif dan efisien.

Bahasa komputer merupakan sarana komunikasi yang menghubungkan antara

manusia dengan komputer dan dikelompokan menjadi dua kelompok besar yaitu

bahasa pemrograman tingkat rendah (low-level-language) dan bahasa pemrograman

tingkat tinggi (high-level-language). Proses pemrograman komputer bukan hanya

sekedar menulis suatu urutan intruksi yang harus dikerjakan oleh komputer akan

tetapi bertujuan untuk memecahkan suatu masalah serta membuat mudah pekerjaan

atau yang lainnya yang diinginkan oleh pemakai.

1. Pengertian Program

Menurut Utami dan Sukrisno (2005:26), “Program adalah kata, ekspresi, atau

pengertian yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur, yang berupa

urutan langkah, untuk menyelesaikan masalah yang diimplementasikan dengan

menggunakan bahasa pemrograman sehingga dapat dieksekusi oleh komputer”.

Salah satu tahapan dalam pengembangan suatu program adalah

menterjemahkan atau mengkodekan rancangan terinci yang dibuat menjadi suatu

program komputer yang siap dipakai. Bahasa pemrograman itu sendiri dijelaskan

perangkat lunak (software) yang dapat digunakan dalam proses pembuatan program

yang, melalui beberapa tahapan-tahapan masalah.

Dalam alasan utama kita belajar pemrograman komputer adalah untuk

memanfaatkan komputer sebagai alat bantu untuk menyelesaikan suatu masalah.

Sedikitnya ada lima langkah yang dapat dilakukan oleh programmer dalam proses

7

pemecahan suatu masalah dengan menggunakan program komputer, yaitu sebagai

berikut :

a. Menganalisa dan memahami persoalan yang ada, kemudian mengembangkan

suatu urutan proses logika untuk menyelesaikan masalah tersebut diatas dalam

bentuk algoritma.

b. Menentukan bentuk data apa yang diperlukan sebagai input, serta apa yang akan

dihasilkan sebagi output dari program yang akan dibuat.

c. Pengkodean dari algoritma yang sudah dibuat, diterjemahkan dalam bentuk

permyataan-pernyataan yang sesuai dan terdapat didalam bahasa pemrograman

yang akan digunakan.

d. Melakukan tes program dari proses logika yang sudah dibuat, apakah program

tersebut sudah benar dan bebas dari unsur kesalahan atau masih harus diperbaiki

kembali.

e. Melakukan pendokumentasian program sebagai back-up, karena proses ini

penting untuk usaha program selanjutnya.

2. Struktur Dasar Program

Salah satu tahapan dari pengembangan suatu program adalah

menterjemahkannya atau mengkodekan rancangan terinci yang telah dibuat menjadi

suatu program komputer yang siap dipakai. Dengan menterjemahkan berarti kita

melakukan penulisan program dengan menggunakan suatu bahasa komputer yang kita

kuasai.

8

Didalam membuat sebuah program komputer, tentu tidak lepas dari sifat

individu seorang programmer. Beberapa karakteristik seorang programmer yang

mempengaruhi baik tidaknya suatu program yang dibuatnya, sebagai berikut :

a. Memiliki pola pikir logis.

b. Memiliki ketekunan dan ketelitian yang tinggi.

c. Memiliki penguasaan bahasa pemrograman yang baik.

d. Memiliki pengetahuan tentang teknik pemrograman yang baik.

Pola pikir logis, ketekunan dan ketelitian yang tinggi sangat dipengaruhi oleh

sifat individu programmer. Selain hal yang telah diuraikan diatas, yang berhubungan

dengan masalah program komputer, ada hal lain yang perlu diperhatikan didalam

struktur dasar pemprograman yaitu sebagai berikut:

1) Penulisan program yang interaktif

Program dikatakan interaktif, jika program tersebut dapat digunakan secara

mudah, serta pemakai dapat mengerti tentang proses yang sedang dilakukan oleh

pemrogram. Suatu program yang interaktif tidak terlepas dari pemakai piranti output

dan output. Untuk mencapai suatu program yang interaktif, gaya penulisan dan model

program sangat berpengaruh.

Berikut ini beberapa petunjuk tentang cara menulis program yang interaktif :

a. Program harus dapat melakukan validasi terhadap setiap data yang masuk.

b. Program harus dapat mengecek setiap kemungkinan-kemungkinan yang

penting yang akan muncul dalam data input.

c. Buatlah format input sesederhana mungkin.

9

d. Buatlah agar program memberikan tanda bahwa data yang dikehendaki

sudah terpenuhi.

e. Berikan label atau keterangan pada setiap keluaran termasuk bentuk pesan

kesalahan, apabila si pemakai salah mengoperasikan program tersebut.

f. Berikan pesan apabila program sedang melakukan suatu proses yang

memerlukan waktu tunggu.

2) Penulisan program yang efisien.

Selain penulisan program yang interaktif, kita juga harus menciptakan suatu

konsep penulisan program yang baik dan benar., yang disebut sebagai suatu efisiensi

program. Setidaknya ada tiga hal yang dapat kita efisiensikan di dalam penulisan

suatu program komputer, yaitu sebagai berikut :

a. Mengefesiensikan pernyataan yang terdapat dalam program.

b. Mengefesiensikan pemakaian memori komputer.

c. Mengefesiensikan pemakaian piranti masukan dan keluaran.

Dengan mengefesiensikanpemakaian bagian-bagian tersebut maka akan dapat

menghasilkan suatu program yang cepat dan berkualitas. Untuk melakukan efesiensi

terhadap pernyataan yang terdapat di dalam suatu program komputer, caranya adalah

dengan mengefesiensikan algoritma program itu sendiri.

10

3. Crystal Report

Definisi crystal report menurut Djoko Pramono (2003:16), Crystal Report

merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dengan program

Visual Basic 6.0, tetapi keduanya dapat dihubungkan (linkage). Mencatat dengan

Crystal Report hasilnya lebih baik dan mudah, karena pada Crystal Report banyak

tersedia objek-objek maupun komponen yang mudah digunakan.

4. Pengertian Visual Basic

Menurut Andi Sunyoto (2007:1), Visual Basic 6.0 merupakan salah satu

software pembuat program aplikasi yang sangat handal. Software ini diambil dari

nama bahasa pemrograman yaitu visual basic. Bahasa pemrograman adalah bahasa-

bahasa ynag dapat di mengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu.

Menurut Adi Kurniadi (2003:6), beberapa kemampuan atau manfaat visual

basic diantaranya adalah seperti :

a. Untuk membuat program aplikasi berbasis windows.

b. Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti kontrol ActiveX, file

Help, aplikasi Internet, dan sebagainya.

c. Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhiran berakhiran

EXE yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan.

Didalam visual basic semua sudah disediakan dalam pilihan-pilihan yang

tinggal diambil sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, sarana pengembangannya yang

bersifat visual memudahkan untuk mengembangkan program aplikasi berbasis

11

windows, bersifat mouse-driven (digerakan dengan mouse), dan berdaya guna tinggi.

Pada laporan ini penulis menggunakan bahasa pemprograman visual yang

berorientasi pada objek, yaitu Visual Basic Versi 6.0.

Visual Basic digunakan sebagai salah satu sarana program yang sangat

kompeten untuk saat ini. Dalam konsep, merancang program Visual Basic dikenal

sebagai sistem manajemen database relasioanal yang memungkinkan kita merancang

sendiri format penyimpanan informasi, menyimpan data dalam jumlah besar,

merancang form untuk memasukan data kedalam tabel serta mendapatkan informasi

berdasarkan kriteria yang kita tentukan. Namun secara umum konsep merancang

program dikenal dengan IPO (Input-Procces-output), atau dikenal dengan siklus

pengolahan data.

2.1.2 Peralatan Pendukung (Tools System)

1. Normalisasi

Normalisasi merupakan Proses untuk mengorganisasikan file untuk

menghilangkan group elemen yang berulang-ulang, ini disebut normalisasi

(Normalization). Menurut Kusumo (2005:241) menerangkan bahwa yang disebut

dengan normalisasi adalah “Proses pengelompokan atribute-atribute dan suatu relasi

sehingga membentuk well-structure relation. Normalisasi merupakan “ Poses

pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel menunjukan entity dan relasinya”.

Ada beberapa macam kunci yang digunakan untuk proses pencarian, penyaringan,

penghapusan dan sebagainya yang dilakukan pada setiap file diantaranya:

12

a. Kunci Super (Superkey )

Merupakan himpunan satu atau lebih entitas yang dapat digunakan untuk

mengidentifikasikan secara unik sebuah entitas dalam entitas set.

b. Calon Kunci (Candidat Key)

Calon Kunci adalah satu atribut atau set minimal atribut yang

mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari entity.

c. Kunci Primer (Primary Key)

Kunci Primer adalah atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya

mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik akan tetapi juga

dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

d. Kunci Alternatif (Alternatif key)

Kunci alternative adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai kunci premier.

e. Kunci Tamu (Foreign Key)

Kunci tamu adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang melengkapi

hubungan (relationship) yang menunjuk ke induknya.

Cara pengelompokannya yaitu dengan menstrukturkan data dalam cara

tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang

berhubungan dengan pengolahan data dalam suatu database. Proses normalisasi

menghasilkan struktur record yang secara konsisten dan logika yang mudah

dimengerti dan sederhana dalam pemeliharaannya.

Dalam proses normalisasi ini perlu dikenal definisi dan tahap-tahap

normalisasi diantaranya :

13

a. Unnormalizzed Form (Bentuk Tidak Normal)

Bentuk ini merupakan data yang direkap, tidak ada keharusan mengikuti suatu

format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan

apa adanya sesuai dengan kedatangannya.

b. INF/First Normal Form ( Bentuk Normal Kesatu)

Bentuk normal ini mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam field file (file

data/rata), data dibentuk dalam satu record demi record dan nilai dari field berupa

“Atomic Value”. Tidak ada set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda

(Multivalue). Tiap field hanya stu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata

yang mempunyai arti mendua hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata

sehingga artinya lain, bila dipecahkan lagi maka ia tidak memiliki sifat induknya.

c. 2NF/Second Normal Form (Bentuk Normal Kedua)

Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi

kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara

fungsi pada kunci utama / primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua

haruslah sudah ditentukan kunci field.

d. 3NF/Third Normal Form (Bentuk Normal ketiga)

Untuk menjadi normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua

dan semua atribut bukan primary tidak punya hubungan yang transitif. Dengan

kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key

dan pada primary key secara menyeluruh.

14

e. BCNF / Boyce-Codd Normal Form

Boyce-Codd Normal form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk

normal ketiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal kesatu

dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut super key.

f.4NF/ Fourt Normal Form (Bentuk Normal Keempat)

Tidak ada lagi ketergantungan fungsional. Ketergantungan multivalue (bentuk

relasi tunggal jamak) adalah generalisasi dan ketergantungan fungsional (bentuk

relasi tunggal-tunggal). Setiap ketergantungan fungsional selalu terdapat pada

ketergantungan multivalue tapi tidak sebaliknya.

g. 5NF/Fifth Normal Form (Bentuk Normal Kelima)

Tidak ada lagi ketergantungan join yang bukan merupakan kunci kandidat.

Ketergantungan join adalah konsep yang berhubungan dengan pemisahan atau

dekomposisi dan suatu tabel menjadi tabel yang lebih kecil.

2. HIPO (Hierarchy Input Procces Output)

Menurut Jogiyanto (2005:787), HIPO (Hierarchy Input Procces Output) “

HIPO adalah dokumentasi program”, merupakan metodologi yang dikembangkan dan

di dukung oleh IBM. Akan tetapi HIPO juga banyak digunakan sebagai alat desain

dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO berbasis pada

fungsi, yaitu tiap-tiap modul didalam sistem dikembangkan oleh fungsi utamanya.

15

HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik

dokumentasi program. Pengguna HIPO mempunyai sasaran utama, yaitu :

a. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem.

b. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program,

bukannya menunjukan statement-statement program yang digunakan untuk

melaksanakan fungsi tersebut.

c. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan

output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan

dari diagram-diagram HIPO.

d. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan

pemakai.

3. Flowchart

Menurut Taofik (2007:141), “Flowchart adalah simbol-simbol yang

digunakan untuk menggambarkan urutan proses yang terjadi didalam suatu program

komputer atau suatu alat yang diperbaiki untuk membuat algoritma”. Flowchart

digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi dalam

membuat suatu algoritma.

Bentuk-bentuk diagram alur atau flowchart yang sering digunakan didalam

proses pembuatan suatu program komputer adalah sebagai berikut :

16

a. Program Flowchart

Simbol-simbol yang menggambarkan proses secara terperinci dan detail antara

instruksi yang satu dengan instruksi yang lainnya didalam suatu program

komputer yang bersifat logic.

b. Sistem Flowchart

Simbol-simbol yang menggambarkan urutan prosedur secara detail didalam suatu

sistem komputerisasi dan bersifat fisik.

Adapun pedoman pembuatan diagram alur adalah :

1. Sebaiknya digambarkan dari atas kebawah dan mulai dari kiri suatu halaman.

2. Kegiatan di dalamnya harus ditunjukan dengan jelas.

3. Harus ditunjukan dari mana kegiatan akan mulai dan dimana akan berakhirnya.

4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alur sebaiknya digunakan suatu kata

untuk mewakili suatu pekerjaan.

5. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alur harus di dalam tempat yang

semestinya.

6. Kegiatan yang terpotong akan disambung ditempat lain harus ditunjukan dengan

jelas menggunakan simbol.

7. Gunakan simbol-simbol bagan alur standar.

17

Sedangkan teknik pembuatan diagram alur ini dibagi menjadi dua bagian,

yaitu :

1. General Way

Teknik pembuatan flowchart ini digunakan untuk menyusun logika suatu program

yang menggunakan pengulangan proses secara langsung.

2. Iteration Way

Teknik pembuatan flowchart ini digunakan untuk menyususn logika program

yang cepat serta bentuk permasalahan yang komplek. Dimana pengulangan proses

yang terjadi bersifat langsung. Seperti halnya dalam kamus bahasa yang berfungsi

untuk menjelaskan lebih detail suatu kata atau kalimat, kamus data merupakan

suatu katalog yang menjelaskan lebih detail diagram alir data mencakup proses,

data flow dan data store.

4. Struktur kode

Menurut Jogiyanto (2005:384), “Kode digunakan untuk mengklasifikasikan

data, memasukan data kedalam komputer untuk mengambil bermacam-macam

informasi yang dibutuhkan”. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan

karakter-karakter khusus. Angka merupakan simbol yang banyak digunakan pada

sistem kode. Akan tetapi kode yang berbentuk angka lebih dari enam digit akan

sangat sulit untuk diingat.

Di dalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu

sebagai berikut :

18

a. Harus mudah di ingat

Hubungan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya agar

mudah di ingat.

b. Harus Unik

Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak

ada kode yang kembar.

c. Harus Fleksibel

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau

penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

d. Harus Efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah di ingat juga akan lebih efisien bila

direkam di simpanan luar komputer.

e. Harus Konsisten

Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.

f. Harus distandarisasi

Kode harus di standarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam

organisasi.

g. Spasi harus dihindari

Spasi didalam kode sebaiknya harus dihindari, karena dapat menyebabkan

kesalahan di dalam menggunakannya.

h. Hindari karakter yang mirip

Karakter-karakter yang hamper serupa bentuk dan bunyi pengucapannya

sebaiknya tidak diguanakn dalam kode.

19

i. Panjang kode harus sama

Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

Ada beberapa macam tipe kode yang dapat digunakan didalam sistem

informasi diantaranya yaitu :

a. Kode Mnemonik (Mnemonik Code)

Kode Mnemonik digunakan untuk tujuan agar mudah diingat, Kode Mnemonik

dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang

akan diwakili dengan kode ini. Contoh : Jenis kelamin : Kode “P” untuk pria atau

kode “W” untuk wanita.

b. Kode Urut (Sequential Code)

Kode urut disebut juga dengan kode seri (serial number) merupakan kode yang

nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.

Contoh : (1, 2, 3, 4, ….) atau (a, b, c, d, ….)

c. Kode Group (Group Code)

Kode ini berdasarkan field-field dan tiap tiap kode yang mempunyai arti ISBN

(International Standart Book Number) yang terdiri dari 10 digit terbagi dalam

empat field. ISBN merupakan kode kelompok yang masing-masing field

mempunyai arti tertentu. Kebaikannya :

1) Nilai dari kode mempunyai arti

2) Mudah diperluas

3) Dapat ditambah atau dikurangi sebagian

4) Dapat menunjukan jenjang dari data.

20

d. Kode Desimal (Desimal Code)

Kode Desimal digunakan untuk mengklasifikasikan kode atas dasar sepuluh unit

angka desimal di mulai dari angka nol sampai dengan Sembilan atau 0 sampai 99

tergantung banyaknya kelompok.

Dalam penjualan pada “Koperasi Karyawan PT. Presisi Cimanggis Makmur”

dibuat juga satuan struktur kode dengan kode sebagai berikut :

1) Kode Pelanggan

X X X 0 1

Menunjukan nomor urut

Menunjukan inisial dari perusahaan

Contoh :

2.2. Analisa Perancangan Program

2.2.1. Tinjauan Kasus

Koperasi Karyawan PT. Presisis Cimanggis Makmur adalah sebuah koperasi

yang bergerak dalam bidang simpan pinjam dan penjualan alat-alat kantor untuk

kebutuhan bagi karyawannya. Transaksi yang terjadi pada koperasi tersebut adalah

barang yang keluar berdasarkan nota bukti pembayaran yang akan dicatat secara

P C M 0 1

21

langsung melalui kasir berdasarkan setiap ada transaksi, dari hasil transaksi yang

terjadi nantinya akan dibuatkan data laporan penjualan.

Dengan prosedur yang sudah disebutkan diatas, kesalahan pada hasil laporan

sering kali terjadi yang bisa disebabkan karena penjualan barang terus menerus. Maka

dari itu bagian penjualan membutuhkan semua hasil laporan yang akurat dan

sewaktu-waktu dapat dilihat sampai sejauh mana barang tersebut diminati oleh

pembeli.

Proses pengolahan data dan transaksi penjualan pada koperasi karyawan PT.

Presisi Cimanggis Makmur ini masih menggunakan sistem manual. Di mana hal ini

memiliki kekurangan dan keterbatasan dibandingkan dengan penggunaan sistem

komputer dalam melakukan pengolahan data. Tujuan penggunaan komputer adalah

untuk meminimalkan kesalahan yang terjadi dalam pengolahan data, selain itu juga

dapat membantu agar proses lebih cepat dan teliti sehingga dapat menghasilkan

informasi yang tepat dan akurat.

Adapun proses penjualan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Input Data Barang

Data barang yang ingin dijual datanya harus terdaftar sebagai bahan dasar

pengolahan informasi yang berguna. Setelah terdaftar, barang tersebut dapat

diolah lebih lanjut dan digunakan sebagai bahan mentah pengolahan data

persediaan alat tulis dan sembako.

22

2. Input Data Petugas

Data petugas di input sebagai user atau admin dalam menggunakan login

program, didalam data petugas terdapat kode, nama, level dan password

3. Transaksi

Setelah data barang di input maka dilakukan proses transaksi yang akan terjadi

antara pembeli dan penjual sebagai tahap lanjut pengolahan data lalu direkam

dimemori komputer.

4. Laporan

Pelaporan disini mencakup pelaporan data barang, laporan data petugas dan

laporan hasil transaksi penjualan barang yang didapat perhari.

2.2.2. Sejarah Koperasi

Sejalan dengan perkembangan ilmu dan teknologi, segala sesuatu yang

berhubungan dengan informasi berjalan dengan pesatnya. Koperasi Karyawan PT.

Presisi Cimanggis Makmur terletak di Jalan Radar Auri No.61 Kelurahan Cisalak,

Kecamatan Cimanggis, Kota Depok.

Pembentukan koperasi berdasarkan rapat karyawan yang terdiri dari bagian

produksi, moulding dan keamanan yang diwakili oleh kepala bagian masing-masing

dan dipimpin langsung oleh kepala personalia Bapak Soebakri pada tanggal 15

Januari 1990 pada pukul 17.00 diresmikan Koperasi Karyawan Simpan Pinjam PT.

Presisi Cimanggis Makmur. Dengan dasar hukum terdaftar pada departemen koperasi

NO.11.104/BH/KWK.10/5 tanggal 22 Oktober 1994. Dan pada tanggal 14 Januari

2010, dilakukan pembaharuan pokok-pokok koperasi, dengan ketentuan koperasi

23

melalui musyawarah anggota yang dihadiri oleh pimpinan perusahaan, pengurus dan

anggota pada pukul 9.00 WIB diruang mess PT. Presisi Cimanggis Makmur. Seiring

dengan kebutuhan para karyawannya pada awal tahun 2011, koperasi karyawan ini

mendirikan usaha dibidang penjualan. Koperasi ini didirikan dengan tujuan utamanya

yaitu untuk mensejahterahkan para karyawan yang menjadi anggotanya.

2.2.3. Struktur organisasi

Suatu organisasi bisa berjalan dengan baik apabila ditunjang oleh struktur

organisasi yang jelas dan sesuai dengan pembagian tugas sehingga tidak ada

penumpukkan tugas pada salah satu karyawan. Seperti halnya pada koperasi di PT.

Presisi Cimanggis Makmur yang mempunyai struktur organisasi sebagai berikut:

Struktur Organisasi Koperasi :

Ketua : Untung Waluyo

Sekretaris : Ahmad Sohib

Bendahara I : Endang SP

Bendahara II : Ngusman

Penasehat I : Ena Supena

Penasehat II : Surung Sinambela

24

Sumber : Koperasi Karyawan PT. Presisi Cimanggis Makmur

Gambar II.1

Struktur Organisasi PT. Presisis Cimanggis Makmur

Dari bagan struktur organisai pada Koperasi Karyawan PT. Presisi Cimanggis

Makmur tersebut akan menjelaskan tugas dan fungsi dari tiap-tiap bagian yaitu

sebagai berikut:

1. RAT (Rapat Anggota Tahunan)

Tugas dari RAT (Rapat Anggota Tahunan) adalah sebagai berikut:

25

a. RAT (Rapat Anggota Tahunan) merupakan kekuasaan tertinggi didalam

koperasi.

b. Menjalankan dengan benar agar visi dan misi koperasi dapat terlaksana.

c. Membuat dan memberikan laporan pertanggungjawaban kerja setiap tahunnya.

d. Menetapkan rencana kerja RAPB untuk selama satu tahun berikutnya.

e. Mengadakan rapat pemilihan pengurus baru.

2. Ketua

a. Sebagai pemimpin dalam suatu organisasi kerja karyawan dan anggotanya di

koperasi PT. Presisi Cimanggis Makmur.

b. Menandatangani surat-surat intern maupun ekstern yang berhubungan dengan

seluruh kegiatan simpan pinjam dan penjualan di koperasi PT. Presisi

Cimanggis Makmur.

c. Sebagai penaggungjawab sekaligus mengawasi seluruh kegiatan di


3. Wakil I

a. Sebagai pimpinan di koperasi Karyawan PT Presisi Cimanggis Makmur


seluruh kegiatan simpan pinjam dan penjuaan di koperasi PT. Presisi

Cimanggis Makmur.

c. Sebagai penaggungjawab sekaligus mengawasi kegiatan simpan pinjam dan

penjualan di koperasi PT. Presisi Cimanggis Makmur.

4. Wakil II

a. Sebagi pimpinan di koperasi Karyawan PT Presisi Cimanggis Makmur

26


seluruh kegiatan simpan pinjam dan penjualan di koperasi PT. Presisi

Cimanggis Makmur.

c. Sebagai penaggungjawab sekaligus mengawasi kegiatan simpan pinjam di


5. Sekretaris

a. Membantu ketua dan bendahara dalam masalah pembukuan maupun masalah

koperasi lainnya.

b. Mengawasi kegiatan pelaksana administrasi simpan pinjam dan penjualan di


6. Bendahara

a. Bertanggung jawab dan pemegang uang kas koperasi

b. Mengevaluasi permohonan simpanan dan peminjaman uang yang dilakukan

anggota koperasi.

c. Menandatangani faktur-faktur yang keluar atau masuk dan faktur sementara.

8. Anggota

Bagian-bagian yang mempunyai peran dan membantu terlaksananya kegiatan

simpan pinjam dan penjualan koperasi di PT. Presisi Cimanggis Makmur.

2.2.4. Spesifikasi Rancangan Program

Bentuk masukan dan bentuk keluaran, normalisasi file, spesifikasi file,

spesifikasi program (HIPO), dan flowchart program. Hal ini dibuat dengan tujuan

27

mendokumentasikan program secra lengkap untuk dijadikan pedoman pada

perancangan program berikutnya.

1. Rancangan Bentuk Masukan

Dalam rancangan bentuk masukan terdiri dari dokumen input yang diperlukan

sebagai masukan data sebelum data di proses. Adapun dokumen input pada

rancangan program sebagai berikut :

a. Nama dokumen : Form Input Data barang

Fungsi : Untuk penambahan data barang

Sumber : Administrasi

Tujuan : Ketua Koperasi

Frekuensi : Setiap ada penambahan jumlah dan barang baru

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Bentuk : Lampiran A.1

b. Nama dokumen : Form Data petugas

Fungsi : Untuk penambahan data petugas baru

Sumber : Adminnistrasi

Tujuan : Ketua koperasi

Frekuensi : Setiap ada petugas baru

Media : Kertas


Bentuk : Lampiran A.2

28

2. Rancangan Bentuk Keluaran

Bentuk keluaran dalam program ini adalah segala bentuk dokumen keluaran

yang dihasilkan dari proses pengolahan data masukan, dapat berupa laporan dikertas

maupun tampilan dimonitor. Adapun bentuk keluaran tersebut sebagai berikut :

a. Nama dokumen : Nota pembelian

Fungsi : Sebagai bukti transaksi pembelian barang oleh

pelanggan.

Sumber : User

Tujuan : pelanggan

Frekuensi : Setiap ada transaksi pembelian barang

Media : Kertas


Bentuk : Lampiran B.1

b. Nama dokumen : Laporan data barang

Fungsi : Untuk mengetahui data barang dan stok barang

Sumber : Admin

Tujuan : Ketua koperasi

Frekuensi : Setiap bulan

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

29


c. Nama dokumen : Laporan Data petugas

Fungsi : Sebagai laporan data petugas

Sumber : Administrasi


Frekuensi : Setiap data diperlukan

Media : Kertas



d. Nama dokumen : Laporan Data Penjualan Harian

Fungsi : Sebagai laporan data transaksi penjualan harian

Sumber : User



Media : Kertas



e. Nama dokumen : Laporan Data Penjualan Mingguan

Fungsi : Sebagai laporan data transaksi penjualan mingguan

Sumber : User

30



Media : Kertas



f. Nama dokumen : Laporan Data Penjualan Bulanan

Fungsi : Sebagai laporan data transaksi penjualan ulanan

Sumber : User



Media : Kertas



31

3. Normalisasi File

Bentuk normalisasi dari rancangan program yang telah penulis buat adalah

sebagai berikut :

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Gambar II. 2

Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

KodeBrgNamaBrgHargaBeliHargaJualJumlahBrgKodePtgsNamaPtgsPasswordPtgsFakturKodeBrgJmlJualFakturTanggalJamTotalItemDibayarKembaliKodPtgsNomorJumlahTotal

32

2. Bentuk Normal Kesatu (1 NF)

Keterangan :

* Kandidat key

Gambar II. 3

Bentuk Normal Ke Satu (1 NF / First Normal Form)

KodeBrg*NamaBrgHargaBeliHargaJualJumlahBrgKodePtgs*NamaPtgsLevelPasswordFaktur*TanggalJamTotalItemDibayarKembaliNomor*JumlahTotal

33

3. Bentuk Normal Kedua (2 NF)

Keterangan :* Primary Key

** Foreign Key

One To One Relationship

One To Many Relationship

Gambar II. 4

Bentuk Normal Ke Dua (2NF / Second Normal Form)

34

4. Bentuk Normal Ketiga (3 NF)

Keterangan :

* Primary Key

** Foreign Key

One To One Relationship

One To Many Relationship

Gambar II.5

Bentuk Normal Ke Tiga (3NF / Third Normal Form)

35

4. Spesifikasi File

Pada program penjualan Koperasi ini dibuat database dengan nama file

ADOJual.mdb. File ini terdiri dari beberapa table yang berfungsi untuk

mempermudah proses keluar masuk dan manipulasi datanya. Adapun rincian dari

tabel-tabel tersebut sebagai berikut :

1. Tabel Barang

Nama Database : ADOJual.mdb

Nama Tabel : Barang

Tipe File : File Master

Fungsi : Untuk menyimpan data barang

Organisasi : index sequential

Akses : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 59 karakter

Kunci Field : KodeBrg

Software : Microsoft Acces 2000

Tabel II.1

Spesifikasi File Barang

No Elemen Data Akronim Type Lebar Keterangan

1 Kode Brang KodeBrg Text 5 Primary Key2 Nama Barang NamaBrg Text 303 Harga Beli HargaBeli Number 84 Harga Jual HargaJual Number 85 Jumlah Barang JumlahBrg Number 8

36

2. Tabel DetailJual


Nama Tabel : DetailJual


Fungsi : Untuk menyimpan data penjualan detail


Akses : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : Faktur


Tabel II.2

Spesifikasi File DetailJual


1 Faktur Faktur Text 12 Primary Key2 Kode Barang KodeBrg Text 53 Jumlah Jual JmlJual Number 84 NIK NIK Text 5

37

3. Tabel Pelanggan


Nama Tabel : Pelanggan


Fungsi : Untuk menyimpan data pelanggan


Akses : Random

Media : Hardisk


Kunci Field : NIK


Tabel II. 3

Spesifikasi File Pelanggan

No Elemen Data Akronim Type Lebar Keterangan1 NIK NIK Text 5 Primary Key2 Nama Nama Text 303 Bagian Bagian Text 30

38

4. Tabel Petugas


Nama Tabel : Petugas


Fungsi : Untuk menyimpan data petugas


Akses : Random

Media : Hardisk


Kunci Field : KodePtgs


Tabel II. 4

Soesifikasi File Petugas


1 KodePtgs KodeKsr Text 12 Primary Key2 NamaPtgs NamaKsr Text 303 Level Petugas LevelPtgs Text 104 Password Petugas PasswordPtgs Text 10

39

5. Tabel Penjualan


Nama Tabel : Penjualan


Fungsi : Untuk menyimpan data penjualan


Akses : Random

Media : Hardisk


Kunci File : Faktur


Tabel II . 5

Spesifikasi File Penjualan


1 Faktur Faktur Text 10 Primary Key2 Tanggal Tanggal Date/Time 83 Jam Jam Date/Time 84 Total Total Number 85 Item Item Number 86 Dibayar Dibayar Number 87 Kembali Kembali Number 88 Kode Barng KodeBrg Text 59 Kode Petugas KodePtgs Text 5

10 NIK NIK Text 5

40

6. Tabel Transaksi


Nama Tabel : Transaksi


Fungsi : Untuk menyimpan data transaksi


Akses : Random

Media : Hardisk


Kunci Field : -


Tabel II. 6

Soesifikasi File Transaksi

No Elemen Data Akronim Type Lebar Keterangan1 Nomor Nomor Text 32 Kode Kode Text 53 Nama Nama Text 304 Harga Harga Number 85 Jumlah Jumlah Number 86 Total Total Number 8

41

2.2.5. Spesifikasi Program HIPO

Gambar II.6

Diagram HIPO (HIRARKI INPUT PROSES OUTPUT)

42

Adapun uraian spesifikasi program penjualan pada Koperasi Karyawan PT. PCM

sebagai berikut :

1. Login

Nama Program : Login

Akronim : formlogin.frm

Fungsi : Untuk Menjaga Keamanan Data

Index Program : -

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : Lampiran C.1

Proses : a. MasukkanUsername dan Password

b. Lalu Enter

c. Klik Exit untuk keluar

2. Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : menuutama.frm

Fungsi : Untuk mengatur semua program penjualan

Index Program : -



Proses : Pada menu utama terdapat beberapa pilihan, yaitu:

a. Master

Pada menu Master terdapat empat sub menu

43

Barang, Pelanggan, Petugas, Log Out.

b. Transaksi

Pada menu Transaksi terdapat sub menu Penjualan

c. Laporan

Pada menu Laporan terdapat empat sub menu

Laporan Data Barang, Laporan Data Pelanggan,

Laporan Data Penjualan dan Laporan Rincian

Penjualan.

d. Data Admin

Pada menu Data Admin terdapat sub Menu Biodata

e. Exit.

3. Data Barang

Nama Program : Barang

Akronim : Barang.frm

Fungsi : Untuk menambah, mengubah dan menghapus data

barang

Index Program : KodeBrg



Proses : a. Klik INPUT untuk menambah data barang

b. Masukkan data barang

c. Klik SIMPAN untuk menyimpan data barang

44

d. Klik KELUAR untuk kembali ke Menu Utama

4. Data Pelanggan

Nama Program : Pelanggan

Akronim : Pelanggan.frm

Fungsi : Untuk menambah, mengubah dan menghapus data

pelanggan

Index Program : NIK



Proses : a. Klik INPUT untuk menambah data pelanggan

b. Masukkan data pelanggan

c. Klik SIMPAN untuk menyimpan data pelanggan

d. Klik KELUAR untuk kembali ke Menu Utama

5. Transaksi

Nama Program : Transaksi Penjualan

Akronim : Transaksi.frm

Fungsi : Untuk melakukan transaksi penjualan

Index Program : Faktur



45

Proses : a. Pilih Nik Pelanggan maka akan muncul nama dan

bagian Pelanggan

b. Klik data barang lalu tekan ENTER

c. Masukan jumlah beli

d. Masukan jumlah bayar

e. Tekan ENTER lalu tampil uang kembali

f. Klik simpan untuk menyimpan data transaksi

g. Tekan ENTER untuk mencetak kwitansi

pembayaran.

6. Laporan Data Penjualan

Nama Program : Laporan Data Penjualan

Akronim : Laporan.frm

Fungsi : Untuk menampilkan form laporan data

Index Program : -



Proses : a. Klik laporan pada menu utama

b. Klik laporan penjualan

c. Tampil form laporan penjualan

d. Pilih salah satu opsi cetak

e. Klik tanda X untuk kembali pada form laporan

penjualan

f. Klik tanda X untuk kembali pada menu utama.

46

2.2.6. Program Flowchart

1. Program Flowchart Menu Login

Gambar II.6

Program Flowchart Login

2. Program Flowchart Menu Utama

47

Gambar II.2

Program Flowchart Menu Utama

48

3. Flowchart Data Barang

Gambar II.8

Program Flowchart Data Barang

4. Flowchart Data Petugas

49

Gambar II.9

Program Flowchart Data Petugas

5. Flowchart Transaksi

50

Gambar II.10

Program Flowchart Transaksi

6. Flowchart Laporan Penjualan

51

Gambar II.11

Program Flowchart Laporan Penjualan

52

2.2.7. Sarana Pendukung Program

Untuk melaksanakan sistem komputerisasi diperlukan suatu sarana pendukung

agar dapat berjalan sebagaimana mestinya, maka dibutuhkan sarana

pendukung yang tidak memerlukan biaya yang besar, akan tetapi saran pendukung

yang baik, hemat dan cepat. Saran pendukung tersebut adalah perangkat lunak dan

keras yang harus dapat menunjukan kerja yang baik dan sesuai dengan yang

diharapkan.

Alat pendukung lainnya untuk mengolah data software dan menghubungkan

ke perangkat keras adalah komputer. Komputer adalah alat yang serba guna artinya

dapat digunakan sesuai kebutuhan mulai dari perhitungan, pengolahan data,

pembuatan grafik, gambar dan pembuatan program. Alat pendukung didalam hal ini

adalah suatu perangkat komputer yang didalamnya memakai sistem operasi Windows

7 serta perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai perancangan program.

1. Perangkat Keras ( Hardware )

Perangkat keras atau hardware adalah seluruh komponen peralatan yang

membentuk suatu sistem komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan

komputer dapat mengoperasikan sesuatu. Penulis mengusulkan untuk menggunakan

perangkat keras atau hardware sesuai dengan kemampuan tanpa harus menggunakan

tipe tertentu dengan harga yang lebih mahal. Namun disarankan menggunakan

perangkat keras dengan kemampuan yang tepat guna.

53

Spesifikasi sarana pendukung perangkat keras adalah sebagai berikut :

a. Processor : Pentium (R) 4 CPU

b. RAM : 1024 Mb

c. Hard Disk : 80 GB

d. Mouse : Standard Mouse

e. Keyboard : 102 Keys

f. Monitor : 17”

g. Printer : Deskjet

2. Perangkat Lunak ( Software )

Perang lunak (software) adalah kompunen dalam data processing system yang

berupa program-program dan teknik lain untuk mengontrol sistem. Fungsi software

ini adalah untuk mengidentifikasi dan menyiapkan aplikasi program sehingga tata

kerja seluruh peralatan komputer dapat terkontrol, serta membuat pekerjaan lebih

efisien.

Jadi pemakaian komputer tidak lepas dari perangkat-perangkat tersebut yang

saling berhubungan dan terkait. Adapun perangkat lunak yang digunakan adalah

sebagai berikut :

a. Program aplikasi Visual Basic 6.0

b. Program aplikasi Data Environment

c. Program aplikasi Miccrosoft Access 2000

d. Sistem operasi Windows 7

3. Konfigurasi Sistem Komputer

54

Adapun spesifikasi dari perangkat keras yang digunakan dalam mendukung

perancangan program ini adalah :

Gambar II. 12

Konfigurasi Komputer

documentn

Documents

presisi cimanggis

rapat anggota

setiap data

koperasi karyawan

bentuk normal

bentuk normal

bentuk tidak

bentuk normal