modul - kementerian pupr

PELATIHAN

AHLI TEKNIK SUPERVISI PEKERJAAN JALAN

(SUPERVISION ENGINEER OF ROADS CONSTRUCTION)

MODUL

MODUL SE – 09

PELAPORAN

DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM

BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA

PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI (PUSBIN-KPK)

2005

Modul SE-09 : Pelaporan Kata Pengantar

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -i-

KATA PENGANTAR

Pelaporan yang mencakup kegiatan penyusunan dan penyampaian laporan

kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap pelaksanaan pekerjaan

merupakan salah unsur dalam pelaksanaan manajemen proyek.

Lapoeran merupakan unsur yang penting untuk mengetahui informasi tingkat

kemajuan pelaksanaan yang diperlukan baik oleh pengelola proyek maupun

atasannya dalam rangka pengendalian proyek.

Modul ini disusun berdasarkan dokumen kontrak yang selama ini dipakai oleh

proyek-proyek pemerintah terutama proyek di lingkungan Direktorat Jenderal Bina

Marga, Departemen Pekerjaan Umum.

Dengan mempelajari modul ini diharapkan para pengawas pekerjaan jalan dapat

memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai ketentuan-ketentuan

dokumen kontrak sehingga dapat melakukan tugas pengawasannya secara

profesional sesuai ketentuan dokumen kontrak dan mewujudkan sasaran proyek

secara tepat mutu, tepat waktu , dan tepat biaya.

J

a

k

a

r

t

a

,

D

e

s

e

m

b

e

r


Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -ii-

2

0

0

5

P

e

n

y

u

s

u

n


Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -iii-

LEMBAR TUJUAN

JUDUL PELATIHAN : Pelatihan Ahli Teknik Supervisi Pekerjaan Jalan (Supervision Engineer of Road Construction)

MODEL PELATIHAN : Lokakarya terstruktur

TUJUAN UMUM PELATIHAN :

Pada akhir pelatihan ini peserta diharapkan mampu mengawasi pekerjaan jalan

sesuai dengan metode, gambar dan spesifikasi teknik yang ditetapkan pada

dokumen kontrak.

TUJUAN KHUSUS PELATIHAN :

Pada akhir pelatihan peserta mampu :

1. Mengawasi Penerapan Keselamatan Dan Kesehatan Kerja (K3).

2. Mengawasi Pelaksanaan Pengendalian Lingkungan.

3. Mengawasi Pelaksanaan Perhitungan Biaya Konstruksi Jalan.

4. Mengawasi Pelaksanaan Rekayasa Lapangan Dan Kaji Ulang Desain (Review

Design).

5. Mengawasi Pelaksanaan Pekerjaan Sesuai Dengan Dokumen Kontrak.

6. Mengawasi Persiapan Pelaksanaan Pekerjaan.

7. Melakukan Pengawasan Pelaksanaan Pekerjaan Jalan.

8. Melakukan Perhitungan Hasil Pekerjaan.

9. Membuat Pelaporan.

10. Melakukan Penyerahan Pekerjaan Yang Telah Selesai.


Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -iv-

NOMOR DAN JUDUL MODUL : SE – 09 PELAPORAN TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU)

Setelah modul ini dipelajari, peserta mampu menjelaskan pelaporan pelaksanaan

dan melakukan penyusunan laporan pengawasan di lingkungan proyek sesuai

ketentuan dokumen kontrak.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK)

Pada akhir pelatihan peserta mampu :

1. Menjelaskan pengertian, maksud dan tujuan serta fungsi pelaporan

2. Memeriksa laporan pelaksanaan.

3. Menyusun pelaporan pengawasan.

4. Menjelaskan permasalahan pelaporan serta penanganannya


Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -v-

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR i

LEMBAR TUJUAN ii

DAFTAR ISI iv

DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN

MODUL PELATIHAN AHLI

TEKNIK SUPERVISI PEKERJAAN

JALAN (Supervision Engineer of

Roads Construction) v

DAFTAR MODUL vi

PANDUAN INSTRUKTUR vii

BAB I. PENDAHULUAN

1.1. Pengertian 1.2. Maksud Dan Tujuan 1.3. Syarat Penyusunan Laporan 1.4. Manfaat Dan Konsekuensi 1.5. Fungsi Dan Syarat Laporan

I – 1 I – 1 I – 1 I – 2 I – 2 I – 3

BAB II LAPORAN PELAKSANAAN

2.1 Laporan Harian 2.2. Laporan Mingguan 2.3. Laporan Bulanan 2.4. Tugas & Tanggung-Jawab Pembuat Laporan 2.5. Arsip Dokumen Pelaksanaan Pekerjaan 2.6 Rujukan Laporan

II – 1 II – 1 II – 1 II – 2 II – 3 II – 3 II – 5

BAB III LAPORAN PENGAWASAN 3.1. Laporan Yang Dihasilkan 3.2. Lingkup Kegiatan Pengawasan 3.3. Sasaran Dalam Pengawasan 3.4. Laporan Direksi Teknis 3.5. Laporan Akhir Proyek

III – 1 III – 1 III – 2 III – 2 III – 3 III – 5

BAB IV PERMASALAHAN PELAPORAN 4.1. Pembuatan Laporan 4.2. Pengarsipan 4.3. Penyebab Permasalahan

4.4. Solusi Penanganan Permasalahan

IV – 1 IV – 1 IV – 1 IV – 1 IV – 2

RANGKUMAN

DAFTAR PUSTAKA


Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -vi-

HAND OUT

DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL

PELATIHAN AHLI TEKNIK SUPERVISI PEKERJAAN JALAN

(Supervision Engineer of Roads Construction)

1. Kompetensi kerja yang disyaratkan untuk jabatan kerja Ahli Teknik Supervisi

Pekerjaan Jalan (Supervision Engineer of Roads Construction) dibakukan

dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang

didalamnya telah ditetapkan unit-unit kerja sehingga dalam Pelatihan Ahli

Teknik Supervisi Pekerjaan Jalan (Supervision Engineer of Roads

Construction) unit-unit tersebut menjadi Tujuan Khusus Pelatihan.

2. Standar Latihan Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisis dari masing-masing

Unit Kompetensi, Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja yang

menghasilkan kebutuhan pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku dari

setiap Elemen Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan

kurikulum dan silabus pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan

kompetensi tersebut.

3. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka

berdasarkan Kurikulum dan Silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusun

seperangkat modul pelatihan (seperti tercantum dalam Daftar Modul) yang

harus menjadi bahan pengajaran dalam pelatihan Ahli Teknik Supervisi

Pekerjaan Jalan (Supervision Engineer of Roads Construction).


Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -vii-

DAFTAR MODUL

Jabatan Kerja : Supervision Engineer of Roads Construction (SE)

Nomor Modul

Kode Judul Modul

1 SE – 01 Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)

2 SE – 02 Pengendalian Lingkungan

3 SE – 03 Perhitungan Biaya Konstruksi Jalan

4 SE – 04 Rekayasa Lapangan dan Kaji Ulang Desain (Review Design)

5 SE – 05 Dokumen Kontrak

6 SE – 06 Persiapan Pelaksanaan

7 SE – 07 Pengawasan Pelaksanaan Pekerjaan Jalan

8 SE – 08 Perhitungan Hasil Pekerjaan

9 SE – 09 Pelaporan

10 SE – 10 Penyerahan Pekerjaan Selesai


Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -viii-

PANDUAN INSTRUKTUR

A. BATASAN

NAMA PELATIHAN : AHLI TEKNIK SUPERVISI PEKERJAAN JALAN

(Supervision Engineer of Roads Construction)

KODE MODUL : SE – 09

JUDUL MODUL : PELAPORAN

DESKRIPSI : Modul ini membahas mengenai pengertian,

maksud dan tujuan serta fungsi pelaporan,

pemeriksaan laporan pelaksanaan,

penyusunan pelaporan pengawasan,

permasalahan pelaporan serta penanganannya

untuk pelatihan ahli teknik supervisi pekerjaan

jalan.

TEMPAT KEGIATAN : Ruangan Kelas lengkap dengan fasilitasnya.

WAKTU PEMBELAJARAN : 2 (Dua) Jam Pelajaran (JP) (1 JP = 45 Menit)


Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -ix-

B. RENCANA PEMBELAJARAN

Kegiatan Instruktur

Kegiatan Peserta

Pendukung

1. Ceramah : Pembukaan

Menjelaskan tujuan instruksional (TIU dan TIK )

Waktu : 5 menit

Mengikuti penjelasan TIU

dan TIK dengan tekun dan aktif

OHP.

2. Ceramah : Pendahuluan

Memberikan penjelasan mengenai

Pengertian Maksud dan Tujuan Syarat Penyusunan Laporan Manfaat dan Konsekuensi Fungsi dan Syarat Laporan

Waktu : 15 menit

Mengikuti penjelasan ins-

truktur Mengajukan pertanyaan

apabila kurang jelas

OHP.

3. Ceramah : Laporan Pelaksanaan


Laporan harian Laporan mingguan Laporan bulanan Tugas & tanggung-jawab pembuat

laporan Arsip dokumen pelaksanaan

pekerjaan Rujukan laporan

Waktu : 30 menit




OHP.

4. Ceramah : Laporan Pengawasan


Laporan yang dihasilkan Lingkup kegiatan pengawasan Sasaran dalam pengawasan Laporan direksi teknis

Laporan Akhir Proyek Waktu : 30 menit




OHP.


Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -x-

Kegiatan Instruktur

Kegiatan Peserta

Pendukung

5. Ceramah : Permasalahan Pelaporan


Pembuatan laporan Pengarsipan Penyebab permasalahan Solusi Penanganan Permasalahan Waktu : 10 menit




OHP.


Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) -xi-

Modul SE 09 : Pelaporan Bab I : Pendahuluan

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) I-1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 PENGERTIAN

Laporan merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan pencapaian hasil

pelaksanaan pekerjaan yang disusun pada periode-periode tertentu selama masa

pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel.

Laporan yang menyajikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan proyek pada dasarnya

merupakan pertanggungjawaban tugas yang diberikan pemberi tugas kepada pihak yang

diberi tugas.

1.2 MAKSUD DAN TUJUAN

Laporan dimaksudkan untuk mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian,

pengawasan, pemantauan, dan pengambilan keputusan. Selain itu, laporan ini juga dapat

dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan terhadap

akuntabilitas kinerja baik dari sisi manajemen proyek maupun hasil pekerjaan tersebut.

Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan menjadi suatu catatan sejarah pelaksanaan

konstruksi.

Menurut tujuannya, laporan disusun untuk memberi keterangan, memulai suatu tindakan,

mengkoordinasi proyek, menyarankan sesuatu langkah dan tindakan, dan merekam

kegiatan.

Laporan untuk memberi keterangan terdiri dari laporan berkala dan laporan khusus.

Laporan berkala memuat keterangan yang bersifat rutin dan bentuk serta susunannya

biasanya telah ditentukan. Namun jika belum ditentukan, terlebih dahulu diidentifikasi

pokok-pokok masalah yang perlu dimasukkan, seperti tentang personalia, peralatan,

bahan, keuangan, kelancaran pekerjaan, volume pekerjaan, waktu pelaksanaan dan

permasalahan lainnya. Laporan khusus dibuat untuk menyampaikan suatu kejadian atau

keadaan yang khusus, seperti kejadian keterlambatan pelaksanaan proyek, kejadian

kegagalan pekerjaan konstruksi, bencana alam dan permasalahan khusus lain di luar hal

yang bersifat rutin.

Laporan untuk memulai suatu tindakan, memusatkan perhatian kepada suatu tindakan

termasuk alasannya. Laporan ini harus bersifat tegas, terperinci, dan jelas. Penekanan

diberikan pada apa, bagaimana, siapa, kapan,, dan di mana termasuk perincian

kegiatannya.



Laporan untuk mengkoordinasi proyek, hanya mengemukakan pokok yang

berhubungan dengan semua hal yang harus dikoordinasi. Untuk maksud koordinasi

tersebut, maka laporan ini memuat hal-hal yang mutakhir dan yang bersifat pokok-pokok

yang berkaitan dengan tindakan yang harus dikoordinasikan saja, sedangkan selebihnya

tidak perlu dimuat. Dalam hal jenis laporan ini, unsur waktu sangat penting.

Keterlambatan penyampaian data mutakhir dapat menyebabkan kekeliruan dalam

penafsiran dan dapat berakibat merugikan kepentingan proyek.

Laporan untuk menyarankan suatu langkah atau tindakan berisi langkah atau

tinadakan yang harus diperbuat penerima laporan termasuk alsannya, manfaat yang akan

diperoleh, serta hal-hal lain yang terkait misalnya waktu, uang, alat, tenaga dan alat.

Dalam laporan jenis ini juga perlu dimuat resiko yang harus dihadapi apbila saran tersebut

ditolak atau diterima.

Laporan untuk merekam kegiatan terbagi dalam laporan kemajuan dan laporan

akhir.Laporan kemajuan dapat berupa laporan berkala maupun setiap waktu. Sesuai

jangka waktu yang ditetukan seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, laporan ini

menyajikan semua kegiatan selama masa laporan termasuk rincian yang perlu

disampaikan berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Laporan akhir merangkum semua

aspek pekerjaan setelah semua pelaksanaan pekerjaan selesai. Rangkuman tersebut

bersifat menyeluruh terhadap hal-hal yang telah lewat. Laporan ini tidak terlepas dari

laporan kemajuan dan pembuatannya mengacu pada laporan kemajuan sebelumnya.

1.3 SYARAT PENYUSUNAN LAPORAN

Untuk dapat mendukung maksud dan tujuan pembuatan laporan seperti disebutkan di

atas, maka setiap jenis laporan yang telah ditentukan dalam kontrak, perlu disusun secara

tepat waktu, obyektif, lengkap, akurat, dan akuntabel dalam menggambarkan keseluruhan

informasi mengenai realisasi aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan,

termasuk di dalamnya semua permasalahan dan penanganan yang diambil.

1.4 MANFAAT DAN KONSEKUENSI

Laporan yang disusun secara tepat waktu, objektif, lengkap, dan akurat sangat

bermanfaat untuk:

memenuhi persyaratan dan ketentuan dokumen kontrak;

mempermudah penyusunan laporan selanjutnya; dan

dapat dipergunakan sebagai:

o bahan pemantauan, evaluasi, dan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan; dan



o dokumen pendukung pada proses serah terima pekerjaan.

1.5. FUNGSI DAN SYARAT LAPORAN

Ditinjau dari siklus pengendalian, laporan merupakan salah satu unsur penting dalam

pengawasan dan merupakan umpan balik bagi perencanaan. Dengan sistem laporan

yang baik, pimpinan akan mampu membandingkan hasil-hasil nyata dengan hasil-hasil

yang seharusnya dicapai dan berarti pula pi,pinan mampu bertanggung jawab secara

sempurna atas pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan padanya.

Sebagai salah satu alat mekanisme pengawasan, maka laporan bertujuan agar kepada

pimpinan dapat disajikan informasi yang memuat fakta-fakta yang mencakup 3 pokok

dasar, yakni:

1) Mencerminkan kemajuan-kemajuan hasil yang dicapai dan menggambarkan keadaan

secara nyata dari proyek.

2) Mengetengahkan pelbagai masalah, kesulitan, dan hambatan yang dihadapai proyek

termasuk penyebabnya.

3) Memuat pemikiran, pertimbangan, dan pandangan serta saran-saran pemecahan

masalah secara tepat.

1.5.1. FUNGSI LAPORAN

Laporan sebagai salah satu alat manjemen yang mempunyai fungsi-fungsi sebagai

berikut:

1.5.1.1. Pertanggungjawaban (Accountability)

Laporan yang disampaiak oleh pemimpin proyek kepada atasannya merupakan suatu

pertanggungjawaban sesuai dengantugas yang dibebankan kepadanya. Di samping itu

laporana merupakan salah satu alat penilaian bagi pimpinan, oleh karenannya laporan

harus berisi informasi yang benar, tepat dan lengkap serta dapat dipertanggungjawabkan.

1.5.1.2. Pengawasan (Control)

Laporan yang disampaikan secara teratur dan berkala akan memungkinkan pimpinan

mampu mengadakan evaluasi atas hasil nyata yang dicapai terhadap hasil yang

direncanakan. Sewaktu-waktu pimpinan dapat melakukan pengecekan secara langsung

ke lapangan atau melakukan penelitian yang mendalam atas kebenaran isi laporan.



1.5.1.3. Penyampaian informasi

Bagi pimpinan, laporan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam

pelaksanaan tugasnya. Setiap kegatan mempunyai hubunggan dengan unit-unit lain, oleh

karenanya laporan selain disampaikan secara vertikal, perlu juga disampaikan secara

horisontal.

1.5.1.4. Alat/bahan pengambil keputusan

Setiap saat pemimpin proyek harus mengambil keputusan yang diperlukan. Untuk itu

dibutuhkan data dan informasi yang relevan. Dengan demikian laporan harus memuat

data yang lengkap, benar dan terkini, sehingga pengembilan keputusan yang diperlukan

dapat segera dilakukan dan tindakan yang tepat dapat diambil untuk pelaksanaan

pekerjaan lebih lanjut.

1.5.2. SYARAT LAPORAN

Agar laporan memberikan daya guna yang optimal, maka laporan harus memenuhi

syarat-syarat dan berisi informasi yang baik, sesuai kebutuhan bagi pimpinan atau pihak

yang berkepentingan untuk pengambil keputusan atau tindakan.

Syarat-syarat tersebut sebagai berikut:

1.5.2.1. Laporan harus benar dan obyektif

Laporan yang benar-benar obyektif akan mampu menggali dan menyajikan kondisi-

kondisi nyata, kemampuan pelaksanaan, kekurangan/hambatan yang terjadi dan lain-lain.

Apapun obyeknya, faktor laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. Data yang

dimasukkan harus erat hubungannya atau relevan dengan masalah yang akan

dikemukakan, sehingga keputusan yang akan diambil pimpinan banyak tergantung pada

kualitas laporan tersebut.

1.5.2.2. Laporan harus jelas dan cermat

Laporan harus memuat data yang diseleksi dari sekian banyak dan ragam data agar

permasalahan yang disampaikan cukup jelas dan tidak kabur. Informasi yang bebas dari

kesalahan dan tepat atu akurat akan lebih berguna bagi penerima laporan dalam menilai

permasalahan dan mengambil keputusan tindak lanjutnya. Penyusun laporan harus

menempatkan dirinya pada penerima/pembaca laporan sehingga susunan kalimat, materi

serta istilah yang digunakan harus dapat benar-benar dimengerti.



1.5.2.3. Laporan harus lengkap

Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam

menghimpun, mengolah dan menyajikan masalah yang diperluakan, di samping cara

mengemukakannya yang komprehensif. Penyusunan laporan dalam bentuk uraian yang

komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengakap jika disukung oleh data

pendukung seperti: data statistik, skema, foto, dan sebagainya.

Oleh karenanya laporan yang lengkap harus:

1.5.3. Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan.

1.5.4. Uraiannya tidak memberikan kesempatan untuk menimbulkan masalah-masalah

atau pertanyaan baru.

1.5.5. Disertai data penunjang.

1.5.2.4. Laporan harus tepat mengenai sasaran

Dalam rangka efisiensi waktu pembacaan laporan oleh pimpinan sebagai penerima

laporan, maka laporan haruslah tidak terlalu panjang yang sekedar memberikan kesan

tebal. Laporan hendaklah bersifat singkat dan padat serta langsung mengenai persoalan.

1.5.2.5. Laporan harus tepat pada waktunya

Sebagai bahan bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan dan pengambilan keputusan

atas suatu masalah, maka ketepatan dan kecepatan waktu penyampaian menjadi hal

sangat penting, agar tindakan korektif atas suatu penyimpangan yang terjadi dapat

diberikan oleh pimpinan secara tepat waktu. Keterlambatan pengambilan keputusan

sering berakibat terkatung-katungnya penyelesaian masalah bahkan

mendapatmenimbulkan masalah baru yang lebih parah.

1.5.2.6. Laporan harus tepat penerimaanya

Pada dasarnya laporan mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang

meminta laporan dan yang memberi laporan. Sebagai atasan imgin mengetahui sampai di

mana pelaksanaan tugas yang diberikan, sebaliknya bawahan ingin mendapatkan

tanggapan atas laporan yang disampaikan. Untuk menjamin pengertian tersebut maka

laporan harus diyakini telah sampai pada pihak yang seharusnya menerima laporan.

Laporan yang tidak tepat sampai pada penerima laporan akan da[pat menimbulkan hal-

hal negatif seperti: kebocoran rahasia, keterlambatan penyelesaian masalah, atau

penilaian negartif atasan.

Modul SE 09 : Pelaporan Bab II : Laboran Pelaksanaan

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) II-1

BAB II LAPORAN PELAKSANAAN

Untuk keperluan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan di lapangan,

maka sesuai ketentuan kontrak perlu dibuat laporan hasil pekerjaan berupa Laporan

harian, Laporan Mingguan, Laporan Bulanan, Laporan Triwulanan, dan Laporan Akhir.

Untuk dapat memberikan informasi yang lengkap, maka ruang lingkup laporan harus

meliputi aspek-aspek teknis, finansial, dan manajemen proyek agar dapat digunakan

sebagai masukan bagi pengendali dan pengawas proyek dalam pengambilan keputusan

dan tindak turun tangan.

2.1. LAPORAN HARIAN

Pelaksana proyek harus membuat buku harian yang mencacat seluruh rencana dan

realisasi kegiatan pekerjaan yang selanjutnya akan dipakai sebagai bahan penyusunan

lapran harian. Laporan harian ini mencakup informasi harian mengenai semua

kelengkapan yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan, realisasi

kemajuan pekerjaan, perbandingan antara realisasi pekerjaan terhadap rencana kerja,

dan permasalahan yang ada, yang antara lain terdiri dari:

Tenaga kerja: tugas, penempatan, dan jumlah;

Bahan: jenis dan jumlah;

Peralatan: jenis, kapasitas, jumlah, dan kondisi;

Perubahan desain, gambar rencana;

Perintah dan persetujuan untuk melaksanakan pekerjaan;

Realisasi pekerjaan, termasuk perbandingan dengan rencana terhadap jenis dan

kuantitas pekerjaan terlaksana;

Cuaca dan kondisi alam yang mempengaruhi pelaksanaan;

Dokumentasi foto hasil pelaksanaan pekerjaan, yang diambil dari satu titik tetap untuk

satu obyek yang sama;

Permasalahan yang mempengaruhi produksi pekerjaan.

Dari laporan harian harus dapat diperoleh informasi sebab-sebab terjadinya

keterlambatan pekerjaan.

Sebagai tambahan, laporan harian ini merupakan dasar bagi penyusunan pelaporan

lainnya. Oleh karena itu, suatu laporan harian yang lengkap dan akurat akan sangat

bermanfaat untuk keperluan penyusunan laporan mingguan.



2.2. LAPORAN MINGGUAN

Laporan mingguan berupa tabel perhitungan pencapaian kemajuan fisik pekerjaan

(volume dan bobot) setiap mata pembayaran selama satu minggu dengan

memperbandingkan hasil tersebut terhadap Dokumen Kontrak, rencana kerja dan deviasi,

hasil minggu yang lalu, dan kumulatif pencapaian kemajuan fisik terakhir.

Selain hal tersebut di atas, perlu dicantumkan juga mengenai hasil analisa atas

identifikasi permasalahan yang telah dilakukan, dengan mengelompokkan permasalahan:

personil, material, peralatan, dan metoda kerja, beserta upaya pemecahan permasalahan

yang berupa tindakan nyata sesuai action plan yang telah ditetapkan dalam rapat

mingguan.

Penyusunan laporan mingguan ini sangat dipengaruhi oleh kelengkapan dan akurasi

laporan harian yang bersangkutan serta laporan mingguan sebelumnya.

2.3. LAPORAN BULANAN

Laporan bulanan secara umum merupakan rangkuman laporan mingguan yang berisi

hasil kemajuan pekerjaan bulanan. Penyusunan laporan bulanan ini juga sangat

dipengaruhi oleh kelengkapan dan keakurasian laporan mingguan yang telah disusun

sebelumnya.

Secara garis besar, laporan bulanan merupakan rangkuman informasi mengenai

kemajuan pelaksanaan pekerjaan bulanan secara teknis, finansial, dan manajemen, yang

antara lain terdiri dari:

Ringkasan kemajuan pelaksanaan pekerjaan;

Sketsa kemajuan pelaksanaan pekerjaan;

Perbandingan realisasi dan rencana kemajuan pelaksanaan pekerjaan (kurva-S),

serta deviasi yang terjadi;

Sertifikat dan perincian pembayaran bulanan;

Foto dokumentasi, rangkuman kondisi cuaca harian,

Review design, CCO, dan perubahan Kontrak (bila ada);

Rangkuman tentang berbagai permasalahan yang timbul beserta upaya

pemecahannya sesuai dengan hasil penetapan dalam rapat bulanan. Seyogyanya, hal

ini dibuat dalam suatu format yang berisi, antara lain:

o Rencana kerja, realisasi kemajuan pekerjaan, dan deviasi yang terjadi;

o Permasalahan yang timbul, beserta cara dan tingkat penyelesaiannya;



o Tindak lanjut penyelesaian permasalahan, yang mencakup penunjukan

penanggung jawab dan batas waktu penyelesaian permasalahan.

2.4. TUGAS & TANGGUNG-JAWAB PEMBUAT LAPORAN

Setiap jenis laporan seperti tersebut di atas, kecuali laporan direksi teknis dan laporan

akhir direksi pekerjaan, dibuat dengan melalui 3 (tiga) tahapan proses sebagai berikut:

dibuat oleh penyedia jasa,

diperiksa oleh direksi teknis, dan

disetujui oleh direksi pekerjaan.

Proses pembuatan laporan direksi teknis lebih sederhana, yaitu:

dibuat langsung oleh direksi teknis, dan

diperiksa untuk mendapat persetujuan direksi pekerjaan.

Untuk keperluan distribusi laporan, maka setiap laporan dibuat dalam jumlah rangkap

tertentu, yaitu sebagai berikut:

URAIAN

LAPORAN

HARIAN MINGGUAN BULANAN DIREKSI

TEKNIS AKHIR

Direksi Pekerjaan

(Pengguna Jasa) Asli Asli Asli Asli Copy-3

Atasan Pengguna Jasa - - Copy-1 Copy-1 Asli

Atasan Langsung

Pengguna Jasa - - Copy-2 Copy-2 Copy-1

Penyedia Jasa (Kontraktor) Copy-1 Copy-1 Copy-3 - Copy-2

Direksi Teknis (Konsultan

Supervisi) Copy-2 Copy-2 Copy-4 - -

Jumlah 3 3 5 3 4

2.5 ARSIP DOKUMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN

Semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan (direksi pekerjaan, penyedia

jasa, direksi teknis, dan perencana), wajib menyimpan dan memelihara dokumen

pelaksanaan pekerjaan selama umur rencana konstruksi atau maksimal 10 (sepuluh)



tahun terhitung sejak penyerahan akhir pekerjaan. Hal ini diperlukan untuk dapat

memenuhi ketentuan-ketentuan dibawah ini:

UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi:

Sehubungan dengan kegagalan bangunan, maka pertanggungjawaban pihak-

pihak yang terkait dalam pelaksanaan konstruksi (pemilik, perencana, pelaksana,

dan pengawas) masih terus berlanjut setelah penyerahan akhir pekerjaan;

Jangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan tersebut ditentukan

sesuai dengan umur rencana konstruksi dengan paling lama 10 (sepuluh) tahun

sejak penyerahan akhir pekerjaan konstruksi.

PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi:

Kegagalan bangunan adalah merupakan keadaan dimana bangunan tidak dapat

berfungsi, baik secara keseluruhan maupun sebagian ditinjau dari sisi teknis,

manfaat, keselamatan dan kesehatan kerja, dan/atau keselamatan umum, sebagai

kesalahan penyedia jasa dan atau pengguna jasa setelah penyerahan akhir

pekerjaan konstruksi. Kegagalan bangunan dapat terjadi karena kesalahan

perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, ataupun pengelolaan; yang selanjutnya

menjadi tanggungjawab masing-masing pihak.

Jangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan harus dinyatakan

secara tegas dalam Dokumen Kontrak.

Dokumen pelaksanaan pekerjaan yang harus disimpan oleh direksi pekerjaan dan

diserahkan kepada penyelenggara jalan, antara lain terdiri dari:

Dokumen kontrak, termasuk addendum/amandemen;

Seluruh laporan pelaksanaan pekerjaan;

Seluruh korespondensi selama pelaksanaan pekerjaan;

Berita Acara pembayaran, beserta lampirannya;

Berita acara dan notulen rapat;

Foto dokumentasi pelaksanaan pekerjaan (sebelum, sedang, selesai dikerjakan);

Gambar terlaksana (as-built drawing);

Laporan akhir.

Dokumen-dokumen tersebut di atas diperluan untuk kegiatan penyelenggaraan jalan

dalam hal-hal sebagai berikut:

Catatan sejarah penanganan jalan (leger jalan);

Perencanaan, pemrograman, penganggaran;

Pemeliharaan; dan



Pengoperasian.

2.6. RUJUKAN LAPORAN

Pada prinsipnya, pembuatan laporan telah diatur dan harus mengikuti ketentuan-

ketentuan yang tercakup dalam berbagai keputusan sebagai berikut:

Keppres No. 80/2003: Lampiran I, Bab II.D.2.c mengenai Laporan hasil Pekerjaan;

Kepmen Kimpraswil No. 257/2004 mengenai Syarat-syarat Umum Kontrak, Bab

IV.A.26 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan;

Kepmen Kimpraswil No. 349/2004 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kontrak Jasa

Pelaksanaan Konstruksi (Pemborongan), Bab VI Huruf R angka 12 mengenai Laporan

Hasil Pekerjaan

Kepmen Kimpraswil No. 349/2004, Bab V.R.12 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan;

UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi;

PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi; dan

Syarat Umum Dokumen Kontrak.

Modul SE-09 : Pelaporan Bab III : Laporan Pengawasan

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) III-1

BAB III LAPORAN PENGAWASAN

Laporan pengawasan pekerjaan diperlukan untuk mengendalikan kelancaran

pelaksanaan pekerjaan yang sedang dikerjakan, sehingga didapat hasil kerja yang sesuai

dengan bestek dan persyaratan teknis lainnya serta dapat diselesaikan dalam waktu yang

telah ditentukan dengan mutu yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai peraturan yang

berlaku.

Pengawasan yang dilakukan menyangkut masalah kuantitas, kualitas, biaya dan waktu

pelaksanaan sehingg terwujudnya bangunan dan kelengkapannya sesuai dengan

dokumen kontrak.

Secara keseluruhan lingkup yang masuk dalam pekerjaan pengawasan proyek adalah

meliputi :

a. Perencanaan (Planning)

b. Pengorganisasian (Organizing)

c. Penggerakan (Motivating)

d. Pengawasan (Controlling)

Rencana terperinci adalah sebuah dokumen dimana di dalamnya terdapat segala sesuatu

yang direncanakan dari awal termasuk segala usaha yang dilakukan dalam

menyelesaikan proyek.

3.1. LAPORAN YANG DIHASILKAN

Dokumen yang dihasilkan selama proses pengawasan adalah sbb :

1. Program kerja, alokasi tenaga dan konsep pekerjaan pengawasan;

2. Buku Harian Lapangan (BHL) yang memuat kejadian, perintah atau petunjuk yang

penting konsultan pengawas atau direksi yang dapat mempengaruhi pelaksanaan

pekerjaan, konsekwensi keuangan, keterlambatan penyelesaian dan tidak

terpenuhinya syarat teknis;

3. Laporan Harian Lapangan yang berisikan keterangan tentang tenaga kerja, bahan-

bahan yang datang, diterima atau ditolak, alat-alat, pekerjaan yang diselesaikan,waktu

pekerjaan dan laporan cuaca;

4. Laporan Mingguan, sesuai resume laporan harian yang berisi kemajuan pekerjaan,

penyimpangan-penyimpangan yang terjadi serta tindakan perbaikan yang telah

dilakukan;



5. Laporan Bulanan yang merupakan resume laporan mingguan;

6. Berita Acara kemajuan pekerjaan untuk angsuran pembayaran serta dilengkapi

dengan photo visual;

7. Surat Perintah Perubahan Pekerjaan (addendum) dan Berita Acara Pemeriksaan

Pekerjaan Tambah/Kurang bilamana terdapat perubahan pekerjaan;

8. Surat Perintah Perubahan Waktu Pelaksanaan (adendum) dan Berita Acara

Perubahan Waktu Pelaksanaan bila terdapat perubahan waktu pelaksanaan

pekerjaan;

9. Gambar Kerja terinci (Shop Drawing), Bar Chart dan S Curve serta Network Planing

yang dibuat sebelum pelaksanaan pekerjaan dimulai;

10. Berita Acara Penyerahan Pekerjaan Pertama (Provisional Hand Over);

11. Berita Acara Penyerahan Pekerjaan Kedua (Final Hand Over);

12. Laporan Gambar Terlaksana (As Built Drawing).

3.2. LINGKUP KEGIATAN PENGAWASAN

Secara umum lingkup pengawasan suatu proyek konstruksi adalah dalam kegiatan

membandingkan antara rencana dengan realisasi yang meliputi :

Pengawasan kualitas pekerjaan konstruksi

3.2.1. Pengawasan kesesuaian gambar dengan spesifikasi

3.2.2. Pengawasan waktu penyelesaian proyek sesuai dengan yang diharapkan

3.2.3. Pengawasan biaya sesuai dengan biaya yang tersedia

3.2.4. Melakukan tindakan koreksi atas penyimpangan yang terjadi selama pelaksanaan

berlangsung.

3.3. SASARAN DALAM PENGAWASAN

Untuk melaksanakan suatu jenis pekerjaan diperlukan sumberdaya, dengan demikian

pengawasan yang dilakukan diarahkan pada sumberdaya yang diperlukan untuk

pelaksanaan pekerjaan bersangkutan yaitu :

1) Bahan

Pengawasan terhadap mutu bahan, tanggal pengadaan, jumlah bahan yang dibeli

untuk suatu periode tertentu.

Pengawasan terhadap penggunaan bahan.



2) Tenaga Kerja

Pengawasan terhadap pengadaan jumlah tenaga dan kualifikasi tenaga tersebut.

Pengawasan terhadap penggunaan tenaga kerja.

3) Peralatan

Pengawasan terhadap mobilisasi peralatan, jumlah dan jenis peralatan.

Pengawasan terhadap penggunaan peralatan, bahan bakar dan hasil kerja.

Pengawasan terhadap pemeliharaan.

4) Hasil Kerja

Pengawasan terhadap kemajuan hasil pelaksanaan.

Pengawasan terhadap mutu hasil pelaksanaan.

5) Metode Kerja

Pengawasan terhadap metoda kerja yang dilakukan di lapangan apakah sesuai dengan

kondisi lapangan yang ada.

3.4. LAPORAN DIREKSI TEKNIS

Laporan ini disusun oleh direksi teknis dan terdiri dari:

Laporan Harian Direksi Teknis (Engineer Daily Report) dibuat oleh personil inti

(key personel), mulai dari inspector, Engineer (highway, material, bridge, dan

structure), site engineer (Engineer Representative), Pemimpin Proyek/Bagian Proyek.

Dalam laporan ini dicatat:

1) Hari dan tanggal

2) Keadaan cuaca

3) Aktivitas kegiatan di hari itu, termasuk instruksi-instruksi dan tindakan turun

tangan kepada Kontraktor.

4) Kegiatan pekerjaan kontraktor di lapangan

5) Masalah-masalah yang terjadi di lapangan dan penyelesaiannya

6) Diskusi-diskusi dengan Kontraktor yang dianggap penting.

7) Tamu-tamu resmi yang diinspeksi ke proyek.

8) Pekerjaan atau material yang ditolak dan alasannya

9) Jam mulai dan selesainya operasi hari itu dari personil dan peralatan.

10) Kedatangan dan pemindahan peralatan.

11) Kemajuan survei (staking out) dan pekerjaan.



Laporan tugas inspektur lebih detail dari lingkup tugas yang menjadi tanggung

jawabnya laporan pemimpin proyek atau site Engineer merupakan kondisi secara

umum. Semua laporan harian tersebut merupakan arsip permanen pada penyelesaian

proyek.

Laporan Bulanan diperlukan sebagai dasar pembayaran, terdiri dari rangkuman data

berupa:

Kemajuan fisik di lapangan, termasuk perbandingan bobot realisasi dan rencana,

serta deviasi yang terjadi;

Hasil pengawasan pelaksanaan pekerjaan;

Hasil pengujian kualitas pekerjaan;

Hasil perhitungan kuantitas pekerjaan;

Permasalahan yang terjadi di lapangan dan penanganan yang telah dilakukan

sesuai hasil penetapan dalam rapat bulanan;

Kelengkapan dokumen berupa foto dokumentasi, kondisi cuaca, perubahan

Kontrak (bila ada).

Laporan Triwulan merupakan rangkuman laporan bulanan yang berisi hasil

kemajuan pekerjaan triwulan. Penyusunan laporan triwulan ini sangat dipengaruhi

oleh kelengkapan dan akurasi laporan bulanan yang telah disusun sebelumnya.

Ringkasan kemajuan pelaksanaan pekerjaan;

Sketsa kemajuan pelaksanaan pekerjaan;

Perbandingan realisasi - rencana pelaksanaan (kurva-S);

Rekapitulasi sertifikat pembayaran bulanan;

Ringkasan pengendalian mutu pekerjaan;

Ringkasan perhitungan kuantitas dan pembayaran pekerjaan; dan

Permasalahan yang terjadi selama triwulan yang bersangkutan dan penanganan

yang telah dilakukan sesuai hasil penetapan dalam rapat bulanan;

Laporan Akhir merupakan rangkuman seluruh kegiatan pelaksanaan pekerjaan yang

telah dicapai sampai dengan serah terima pekerjaan sementara (PHO). Secara teknis

laporan ini terdiri dari:

Justifikasi teknik/Review Design;

Rekapitulasi kemajuan pekerjaan;

Monitoring penggunaan peralatan;

Kegiatan mata pembayaran utama;



Rangkuman sertifikat pembayaran bulanan;

Ringkasan pengendalian mutu;

Ringkasan kuantitas akhir, yang harus sesuai dengan kuantitas dalam Kontrak;

Petunjuk pemeliharaan, pengoperasian, dan pemanfaatan;

Hal-hal khusus tentang pekerjaan perlu penanganan yang berkaitan dengan

kondisi tanah, drainase, dan perkerasan;

Status perintah perubahan (Change Order) dan adendum kontrak;

Program masa pemeliharaan;

Hal ikhwal tentang AMDAL; dan

Lampiran - lampiran, yang terdiri dari:

o Jadwal pelaksanaan;

o Berita Acara PHO;

o Gambar tipikal;

o Gambar kerja (Shop drawing);

o Gambar terlaksana (As-built drawing);

o Rekapitulasi pekerjaan;

o Daftar lokasi pekerjaan perlu penanganan;

o Dokumentasi photo pada kondisi awal, selama masa pelaksanaan, dan akhir

pekerjaan.

Laporan Khusus dibuat oleh konsultan dan diserahkan kepada Pemimpin Proyek

atas kejadian-kejadian yang tidak terduga seperti:

Persoalan-persoalan penting mengenai kondisi tanah antara lain, longsoran, erosi

karena banjir.

Perpanjangan waktu pelaksanaan

Penyimpangan terhadap spesifikasi

Hal-hal lain yang dianggap perlu.

3.5. LAPORAN AKHIR PROYEK

Laporan Akhir Proyek disusun oleh direksi pekerjaan berdasarkan Laporan Akhir direksi

teknis, dilengkapi dengan informasi kegiatan yang dilakukan selama masa pemeliharaan

sampai dengan serah terima pekerjaan akhir (FHO). Tambahan informasi ini antara lain

terdiri dari:

Hasil pemeriksaan terhadap pekerjaan pemeliharaan, dan penyelesaian sisa

pekerjaan;

Ringkasan dan perincian perhitungan akhir; dan



Lampiran tambahan, yang terdiri dari:

o Sertifikat Berakhirnya Masa Pemeliharaan;

o Berita Acara Penyerahan Akhir (FHO);

o Gambar terlaksana (as-built drawing); dan

o Dokumentasi photo pada kondisi awal, selama masa pelaksanaan, dan akhir

pekerjaan.

Modul SE 09 : Pelaporan Bab IV : Permasalahan Pelaporan

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) IV-1

BAB IV PERMASALAHAN PELAPORAN

4.1. PEMBUATAN LAPORAN

Secara umum pada pelaksanaan proyek-proyek di bidang jalan ditemui beberapa

permasalahan dalam pembuatan laporan seperti:

tidak disiplin dan tepat waktu;

laporan kurang lengkap;

laporan kurang akurat; dan

manfaat laporan kurang dipahami.

Akibat hal-hal tersebut maka dapat berakibat antara lain:

Pengambialn keputusan dan tindakan turun tangan oleh pengendali proyek tidak tepat

dan terlambat; dan

Keterlambatan pelaksanaan proyek menjadi berlarut-larut tanpa keputusan yang pasti;

4.2. PENGARSIPAN

Secara umum dalam administrasi proyek-proyek bidang jalan, berkaitan dengan

pengarsipan laporan terdapat permasalahan seperti:

tidak tertib;

kurang tempat; dan

kapabilitas dan ketersediaan personil terbatas.

4.3. PENYEBAB PERMASALAHAN

Secara umum penyebab terjadinya permasalahan pada pelaporan seperti tersebut diatas,

dapat dikelompokkan sebagai berikut:

4.3.1. PEMAHAMAN ATAS FUNGSI DAN MANFAAT LAPORAN:

Kelemahan pemahaman dapat menimbulkan persepsi yang keliru, antara lain:

Pelaporan hanya merupakan produk persyaratan administrasi dan bukan merupakan

mata pembayaran utama bagi penyedia jasa;

Kecenderungan bahwa isi pelaporan harus menggambarkan kinerja proyek yang

bagus, sehingga pelaporan yang obyektif tetapi berisi informasi atas aktivitas dan



pencapaian prestasi pelaksanaan pekerjaan yang kurang baik, tidak disukai oleh

setiap komponen yang terkait dalam manajemen proyek, karena dianggap dapat

mempengaruhi penilaian prestasi manajemen proyek, dan adanya kekhawatiran akan

menjadi bahan temuan pemeriksa;

Untuk menghasilkan laporan yang “cantik” seperti tersebut diatas, dapat menimbulkan

usaha untuk melakukan rekayasa pelaporan sedemikian rupa, sehingga dapat

menyebabkan terjadinya keterlambatan pelaporan dengan produk laporan yang tidak

obyektif lagi.

4.4. SOLUSI PENANGANAN PERMASALAHAN

Secara garis besar, penanganan permasalahan dan peningkatan kinerja penyusunan

pelaporan dapat difokuskan pada usaha-usaha peningkatan dalam beberapa aspek

sebagai berikut:

4.4.1. PEMAHAMAN ATAS FUNGSI, DAN MANFAAT SERAH TERIMA

PEKERJAAN

Peran pelaporan dimaksudkan untuk menggambarkan informasi

pelaksanaan pekerjaan, sedangkan fungsi pelaporan dimaksudkan untuk

mendukung aktivitas pengendalian, pengawasan, pemantauan, dan

pengambilan keputusan dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu, laporan ini

juga dapat dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan

pemeriksaan terhadap akuntabilitas kinerja baik dari sisi manajemen proyek

maupun hasil pekerjaan tersebut. Pada akhirnya, laporan ini akan menjadi

suatu catatan sejarah pelaksanaan konstruksi.

Pelaporan yang obyektif atas hasil yang kurang baik, tidak perlu

dikawatirkan, selama permasalahan yang terjadi ini dilaporkan dengan

disertai alasan yang dapat dipertanggungjawabkan dan dilengkapi dengan

rencana penanganan dan penanggulangannya;

Rekayasa “mempercantik” laporan dapat menimbulkan ketidak konsistensian

substansi, yang pada akhirnya akan menimbulkan masalah dan kesulitan,

serta dapat menjadi bahan temuan bagi tim pemeriksa



4.4.2. MANAJEMEN PENYUSUNAN LAPORAN

Pembinaan disiplin dan kapabilitas personil

Pengaturan dan penentuan tugas dan tanggunggjawab personil yang terkait

dalam penyusunan laporan;

Teknik penyusunan laporan:

o outline laporan untuk menjamin kelengkapan materi laporan;

o format untuk mempermudah pemasukan data dan pembuatan

perhitungan, diagram, dll;

o checklist untuk pemantauan kelengkapan data, analisa, perhitungan,

dan dokumen berdasarkan outline laporan;

o pengumpulan data dll. dilakukan secara rutin dan kontinyu;

o pengolahan laporan secara total berbasis komputer; dan

o arsip laporan dilengkapi dalam bentuk soft-copy.

4.4.3. KOORDINASI YANG EFEKTIF

Proses pembuatan laporan diawali oleh kegiatan pencatatan data dan pengumpulan

dokumen, kemudian diikuti oleh suatu rangkaian proses “penyusunan-pemeriksaan-

persetujuan”, dan diakhiri dengan proses pendistribusian laporan. Oleh karena itu, selain

diperlukan adanya kedisplinan, kapabilitas, pengaturan tugas dan tanggungjawab personil

yang terkait, juga dibutuhkan adanya koordinasi yang efisien dalam melaksanakan setiap

komponen yang tercakup didalam rangkaian proses tersebut.

4.4.4. DUKUNGAN SUBSTANSI LAPORAN

Agar penyusunan laporan memenuhi ketentuan laporan yang baik yakni lengkap, akurat,

jelas dan terkini maka perlu dukungan-dukungan berupa kelengkapan data, analisa,

perhitungan dan dokumen pendukung;

Selanjutnya, jika usaha peningkatan seperti disebutkan di atas masih belum dapat

memperbaiki kinerja pelaporan, maka seyogyanya perlu dipertimbangkan langkah-

langkah berupa teguran tertulis, sanksi administrasi, sampai dengan pinalti berupa

penggantian personil.

Pada akhirnya, dengan pemahaman atas fungsi dan manfaat pelaporan yang

baik, manajemen penyusunan laporan yang efektif, dan dukungan teknis yang

lengkap dan akurat dapat diharapkan hasil berupa pelaporan yang obyektif, tepat

waktu, lengkap dan akurat yang mengggambarkan keseluruhan aktivitas dan

pencapaian hasil pekerjaan secara akuntabel.

Modul SE 09 : Pelaporan RANGKUMAN

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) R-1

RANGKUMAN

Laporan merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan pencapaian hasil

pelaksanaan pekerjaan yang disusun pada periode-periode tertentu selama masa

pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel.

Laporan yang menyajikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan proyek pada dasarnya

merupakan pertanggungjawaban tugas yang diberikan pemberi tugas kepada pihak yang

diberi tugas.

Laporan dimaksudkan untuk mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian,

pengawasan, pemantauan, dan pengambilan keputusan. Selain itu, laporan ini juga dapat

dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan terhadap

akuntabilitas kinerja baik dari sisi manajemen proyek maupun hasil pekerjaan tersebut.

Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan menjadi suatu catatan sejarah pelaksanaan

konstruksi.

Menurut tujuannya, laporan disusun untuk memberi keterangan, memulai suatu tindakan,

mengkoordinasi proyek, menyarankan sesuatu langkah dan tindakan, dan merekam

kegiatan.

Laporan untuk memberi keterangan terdiri dari laporan berkala dan laporan khusus.

Laporan berkala memuat keterangan yang bersifat rutin dan bentuk serta susunannya

biasanya telah ditentukan. Namun jika belum ditentukan, terlebih dahulu diidentifikasi

pokok-pokok masalah yang perlu dimasukkan, seperti tentang personalia, peralatan,

bahan, keuangan, kelancaran pekerjaan, volume pekerjaan, waktu pelaksanaan dan

permasalahan lainnya. Laporan khusus dibuat untuk menyampaikan suatu kejadian atau

keadaan yang khusus, seperti kejadian keterlambatan pelaksanaan proyek, kejadian

kegagalan pekerjaan konstruksi, bencana alam dan permasalahan khusus lain di luar hal

yang bersifat rutin.

Laporan untuk memulai suatu tindakan, memusatkan perhatian kepada suatu tindakan

termasuk alasannya. Laporan ini harus bersifat tegas, terperinci, dan jelas. Penekanan

diberikan pada apa, bagaimana, siapa, kapan,, dan di mana termasuk perincian

kegiatannya.

Laporan untuk mengkoordinasi proyek, hanya mengemukakan pokok yang

berhubungan dengan semua hal yang harus dikoordinasi. Untuk maksud koordinasi

tersebut, maka laporan ini memuat hal-hal yang mutakhir dan yang bersifat pokok-pokok

yang berkaitan dengan tindakan yang harus dikoordinasikan saja, sedangkan selebihnya

tidak perlu dimuat. Dalam hal jenis laporan ini, unsur waktu sangat penting.

Keterlambatan penyampaian data mutakhir dapat menyebabkan kekeliruan dalam

penafsiran dan dapat berakibat merugikan kepentingan proyek.



Laporan untuk menyarankan suatu langkah atau tindakan berisi langkah atau

tinadakan yang harus diperbuat penerima laporan termasuk alsannya, manfaat yang akan

diperoleh, serta hal-hal lain yang terkait misalnya waktu, uang, alat, tenaga dan alat.

Dalam laporan jenis ini juga perlu dimuat resiko yang harus dihadapi apbila saran tersebut

ditolak atau diterima.

Laporan untuk merekam kegiatan terbagi dalam laporan kemajuan dan laporan

akhir.Laporan kemajuan dapat berupa laporan berkala maupun setiap waktu. Sesuai

jangka waktu yang ditetukan seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, laporan ini

menyajikan semua kegiatan selama masa laporan termasuk rincian yang perlu

disampaikan berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Laporan akhir merangkum semua

aspek pekerjaan setelah semua pelaksanaan pekerjaan selesai. Rangkuman tersebut

bersifat menyeluruh terhadap hal-hal yang telah lewat. Laporan ini tidak terlepas dari

laporan kemajuan dan pembuatannya mengacu pada laporan kemajuan sebelumnya.

Untuk dapat mendukung maksud dan tujuan pembuatan laporan seperti disebutkan di

atas, maka setiap jenis laporan yang telah ditentukan dalam kontrak, perlu disusun secara

tepat waktu, obyektif, lengkap, akurat, dan akuntabel dalam menggambarkan keseluruhan

informasi mengenai realisasi aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan,

termasuk di dalamnya semua permasalahan dan penanganan yang diambil.

Laporan yang disusun secara tepat waktu, objektif, lengkap, dan akurat sangat

bermanfaat untuk:

memenuhi persyaratan dan ketentuan dokumen kontrak;

mempermudah penyusunan laporan selanjutnya; dan

dapat dipergunakan sebagai:

o bahan pemantauan, evaluasi, dan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan; dan

o dokumen pendukung pada proses serah terima pekerjaan.

Ditinjau dari siklus pengendalian, laporan merupakan salah satu unsur penting dalam

pengawasan dan merupakan umpan balik bagi perencanaan. Dengan sistem laporan

yang baik, pimpinan akan mampu membandingkan hasil-hasil nyata dengan hasil-hasil

yang seharusnya dicapai dan berarti pula pi,pinan mampu bertanggung jawab secara

sempurna atas pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan padanya.

Sebagai salah satu alat mekanisme pengawasan, maka laporan bertujuan agar kepada

pimpinan dapat disajikan informasi yang memuat fakta-fakta yang mencakup 3 pokok

dasar, yakni:

1) Mencerminkan kemajuan-kemajuan hasil yang dicapai dan menggambarkan keadaan

secara nyata dari proyek.



2) Mengetengahkan pelbagai masalah, kesulitan, dan hambatan yang dihadapai proyek

termasuk penyebabnya.

3) Memuat pemikiran, pertimbangan, dan pandangan serta saran-saran pemecahan

masalah secara tepat.

Laporan sebagai salah satu alat manjemen yang mempunyai fungsi-fungsi sebagai

berikut:

1. Pertanggungjawaban (Accountability)

2. Pengawasan (Control)

3. Penyampaian informasi

4. Alat/bahan pengambil keputusan

Laporan harus lengkap

Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam

menghimpun, mengolah dan menyajikan masalah yang diperluakan, di samping cara

mengemukakannya yang komprehensif. Penyusunan laporan dalam bentuk uraian yang

komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengakap jika disukung oleh data

pendukung seperti: data statistik, skema, foto, dan sebagainya.

Oleh karenanya laporan yang lengkap harus:

Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan.

Uraiannya tidak memberikan kesempatan untuk menimbulkan masalah-masalah atau

pertanyaan baru.

Disertai data penunjang.

Laporan harus tepat mengenai sasaran

Dalam rangka efisiensi waktu pembacaan laporan oleh pimpinan sebagai penerima

laporan, maka laporan haruslah tidak terlalu panjang yang sekedar memberikan kesan

tebal. Laporan hendaklah bersifat singkat dan padat serta langsung mengenai persoalan.

Laporan harus tepat pada waktunya

Sebagai bahan bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan dan pengambilan keputusan

atas suatu masalah, maka ketepatan dan kecepatan waktu penyampaian menjadi hal

sangat penting, agar tindakan korektif atas suatu penyimpangan yang terjadi dapat

diberikan oleh pimpinan secara tepat waktu. Keterlambatan pengambilan keputusan

sering berakibat terkatung-katungnya penyelesaian masalah bahkan

mendapatmenimbulkan masalah baru yang lebih parah.

Laporan harus tepat penerimaanya

Pada dasarnya laporan mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang

meminta laporan dan yang memberi laporan. Sebagai atasan imgin mengetahui sampai di

mana pelaksanaan tugas yang diberikan, sebaliknya bawahan ingin mendapatkan



tanggapan atas laporan yang disampaikan. Untuk menjamin pengertian tersebut maka

laporan harus diyakini telah sampai pada pihak yang seharusnya menerima laporan.

Laporan yang tidak tepat sampai pada penerima laporan akan da[pat menimbulkan hal-

hal negatif seperti: kebocoran rahasia, keterlambatan penyelesaian masalah, atau

penilaian negartif atasan.

Modul SE 09 : Pelaporan Daftar Pustaka

Pelatihan Supervision Engineer of Roads Construction (SE) DP-1

DAFTAR PUSTAKA

1. Badan Perencanaan Pembangunan nasional (Bappenas), 2003, Keputusan

Presiden Republik Indonesia nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman

Pelaksanaan Pengadaan Barang/jasa Pemerintah

2. Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah, Keputusan Menteri

permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor : 257/KPTS/M/2004 tentang Standar

dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi

3. Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah, Keputusan Menteri

permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor : 349/KPTS/M/2004 tentang Pedoman

Penyeleggaraan Kontrak Jasa Pelaksanaan Konstruksi (Pemborongan)

modul - kementerian pupr

Documents