modul excel

BAGIAN II

KOMPETENSI DASAR

SMA NEGERI 1 JAMBLANG

terakreditasi “A”

MIC

RO

SOFT

EX

CE

L 2

007

MO

H.D

UD

IN K

HA

ERU

DD

IN

Menggunakan menu ikon yang terdapat dalam

perangkat lunak pengolah angka

Membuat dokumen pengolah angka dengan variasi

teks, tabel, grafik, gambar dan diagram

Mengolah dokumen pengolah angka dengan

variasi teks, tabel, grafik, gambar, dan diagram

untuk menghasilkan informasi

SELAMAT JALAN MENU BAR

DAN TOOLBAR SELAMAT DATANG RIBBON

Excel dan hampir semua program Microsoft Office sudah begitu dikenal luas

pemakai komputer. Hal ini telah berlangsung lama sejak Excel versi 4 under

Windows 3.1. Oleh karenanya para pemakai komputer sudah begitu familiar

dengan interface serta susunan menu dari program-program tersebut. Perubahan yang

dilakukan pada setiap versi baru dilakukan sedikit demi sedikit dengan tujuan agar

pemakai tidak kehilangan jejak terhadap cara pengoperasian yang telah dikuasainya.

Pada Excel 2003 ke belakang, interfacenya memiliki ciri Menu Bar dan Toolbar. Kedua

baris fasilitas inilah yang dominan berisi perintah-perintah pengoperasian Excel.

Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja

elektronik) canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat

membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu

mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai

dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi.

Microsoft Excel 2007 merupakan pengembangan dari excel versi sebelumnya yang lebih

ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai),

lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah

penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet.

Walaupun demikian, Excel 2007 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft sehingga

akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software Microsoft

Peningkatan Kapasitas Excel 2007 Microsoft Office 2007 disiapkan untuk menyongsong sistem operasi

Windows Vista. Sistem operasi dibuat untuk generasi processor Core 2 Duo keatas

yang akan menggantikan generasi Pentium yang telah tidak diproduksi lagi sejak

munculnya generasi peralihan Dual Core. Jika saat ini kita masih dapat

mengoperasikan Microsoft Office 2007 melalui komputer yang berprocessor lebih

rendah, ini adalah masa peralihan seperti ketika munculnya Windows 95. Oleh karena

itu pantas jika Excel 2007 sekarang memiliki kapasitas yang berlipat dibanding Excel

2003 ke belakang.

Jumlah Kolom dan Baris Semakin Berlipat

Office Excel 2007 kini didukung kemampuan dengan jumlah kolom dan

baris yang semakin banyak, yaitu 1 juta baris (tepatnya 1,048,576 baris) dan 16 ribu

(tepatnya 16,384) kolom setiap worksheet. Dengan demikian, kolom terakhir pada

worksheet Excel adalah XFD bukan lagi kolom IV. Dibanding versi sebelumnya hanya

65,536 baris dan 256 buah kolom. Ini berarti penambahan jumlah baris 15,25 kali dan

jumlah kolom 62.5 kali. Dari jumlah sel, maka kemampuan baru Excel 2007

meningkat 1024 kali.

Kompatibilitas File Excel

Sekadar untuk mengingatkan kembali bahwa file workbook Excel memiliki

tingkat kompatibilitas tertentu sebagai berikut.

• File yang dihasilkan antara Excel 97 hingga 2003 saling kompatibel, artinya

file yang dibuat antara versi tersebut dapat dibuka oleh Excel dari versi 97

hingga 2003 tanpa konversi apa pun.

• File Excel 97 - 2003 tidak dapat dibuka menggunakan Excel versi 95 ke

bawah kecuali bila Anda menyimpan dengan pilihan Save As.

• File versi 2007, tidak dapat dibuka menggunakan Excel 2003 ke bawah.

• File Excel versi 2003 ke bawah saat dibuka dan disimpan pada Excel 2007

akan disimpan/diperlakukan sebagai Compatibility Mode dan keterangan itu

terpampang pada Tittle Bar Jendela Excel.

Mengenal Ekstension File Baru dan Format Office XML

Sistem Microsoft Office 2007 yang baru memperkenalkan format file berdasar

XML. Format ini disebut Microsoft Office Open XML. Format-format ini dipergunakan

pada Word 2007, Excel 2007, dan PowerPoint 2007. Sebagaimana diuraikan di atas,

pada Excel, Word, PowerPoint, dan Access 2007 secara default file akan tersimpan

dengan tambahan nama ekstension "x" atau "m" di belakang nama file yang telah

biasa Anda kenal. Misalnya bila Anda menyimpan file Word, sekarang secara default

akan menggunakan ekstension .docx dan bukan lagi .doc saja.

1. BAGIAN- BAGIAN PENTING AREA KERJA MICROSOFT EXCEL 2007

OFFICE BUTTON

Office button berguna untuk mengakses fungsi-fungsi umum yang berkaitan dengan pengelolaan

dokumen Microsoft Microsoft Excel 2007 (New, Open, Convert, Save, Save AS, Print, Prepare,

Send, Publish, Close, MRU, Word Option dan Exit excel), letaknya berada pada bagian kiri atas

jendela Microsoft Excel 2007.

Gambar 1.1. Office Button

QUICK ACCESS TOOLBAR

Quick Access Toolbarberfungsi untuk menampilkan shortcut (pada Office 2007 dikenal dengan

istilah Command button)

COMMAND BUTTON

Berfungsi untuk mengakses fungsi-fungsi yang sering digunakan pada Microsoft Excel 2007

Gambar 1.2. Command Button

TITLEBAR

Titlebar berfungsi untuk menampilkan nama file yang sedang dibuka beserta ekstensinya.

GROUP

Group adalah tempat tersusunnya sebuah Command button sesuai dengan fungsinya.

TAB MENU

Tab menu berfungsi menampilkan group-group (Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data,

Review, dan View). Komponen ini juga dikenal dengan nama Ribbon, yang merupakan pembeda

Microsoft Excel 2007 dengan Microsoft Word 2003 – 1997

STATUSBAR

Menampilkan informasi yang bersifat umum yang berkaitan dengan dokumen yang kita buka

SCROLLBAR

Berfungsi untuk menggeser tampilan dokumen

CONTROL BOX

Berfungsi untuk mengatur dokumen ( minimize, maximize/restore dan close)

2. MEMULAI EXCEL 2007

Excel 2007 baru dapat dijalankan apabila sistem operasi windows telah kita aktifkan. Langkah-

langkah memulai bekerja dengan Excel 2007 sebagai berikut :

• Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar.

• Klik Microsoft Office Excel 2007

Gambar 1.4 Cara mengaktifkan Microsoft Excel 2007

Tunggu hingga tampil layar Excel 2007 yang masih kosong. (lihat gambar 2. Microsoft Excel siap

untuk digunakan.

3. MENGENAL ELEMEN JENDELA EXCEL 2007

Setelah Excel 2007 diaktifkan, maka akan tampil lembar kerja yang masih kosong dengan nama

Book1, seperti berikut ;

Gambar 1.5. Lembar kerja Excel 2007

KOLOM, BARIS, SEL DAN RANGE

• Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja

yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari

penunjuk sel (akan dibahas setelah ini).

Jumlah baris yang disediakan oleh Excel 2007 adalah 1.048.576 baris.

• Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif.

Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian

dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A - Z dan

gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB

s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu XFD (berjumlah 16.384 kolom). Sungguh

suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (1.048.576 baris dengan 16.384 kolom)

• Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara

kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti

perpotongan antara kolom A dengan baris 1.

• Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan

nantinya. Dalam Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin

menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat

diketikkan =A1+B1

• Scroll Bar, berfungsi untuk menggeser lembar kerja secara vertikal (Vertical Scroll Bar) dan

horizontal (Horizontal Scroll Bar).

4. MENGAKHIRI EXCEL 2007

Jika telah selesai bekerja dengan Excel 2007, kita dapat menutup atau mengakhirinya dengan

menggunakan langkah-langkah berikut ;

• Pilih Office Button, klik Exit Excel , atau

• Klik tombol Close (X) yang terletak pada pojok kanan atas jendela Excel 2007.

• Tekan tombol Alt+F4 Tunggu beberapa saat, sampai jendela Excel 2007 ditutup.

I. BEKERJA DENGAN EXCEL 2007

1. MENGENAL TIPE DATA PADA EXCEL 2007

Sebelum melangkah lebih jauh dengan Excel 2007, ada baiknya terlebih dahulu kita

mengenal tipe-tipe data yang terdapat pada excel itu sendiri.

A. Tipe Data Alpha Numerik/Teks

Adalah tipe data berupa teks seperti huruf (A - Z, a - z), simbol (*, ^, $, %, #, @, dll) dan

angka (0 - 9) yang tidak akan diproses secara matematika. Data dengan tipe ini, dalam excel 2007

akan dibuat rata kiri dan selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda kutip satu (‘) yang

diberikannya secara otomatis. Jika data yang dimasukkan adalah data angka tetapi kita ingin

menganggapnya sebagai alpha numerik/teks, maka kita harus mengetik label prefiks sebelum data

tersebut, seperti : ‘2001

B. Tipe Data Numerik/Angka

Adalah data yang terdiri dari angka (0 - 9), waktu dan tanggal yang dapat diproses secara

matematika. Penulisan data dengan tipe ini tidak boleh didahului oleh label prefiks. Data numerik

ini akan ditampilkan rata kanan oleh Excel 2007.

C. Tipe Data Formula

Adalah tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian, pembagian, penjumlahan

serta fungsi matematika lainnya. Tipe data ini ini merupakan tipe data yang terpenting dalam Excel

2007, karena akan selalu digunakan dalam pengolahan data.

2. MENGGERAKKAN PENUNJUK SEL (CELL POINTER)

Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah sel

yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan Mouse dapat

dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang tidak kelihatan kita dapat

menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel

tersebut. Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang

digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard :

TOMBOL FUNGSI Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah Tab Pindah satu sel ke kanan Enter Pindah satu sel ke bawah Shift + Tab Pindah satu sel ke kiri Shift + Enter Pindah satu sel ke atas Home Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan

PageUp Pindah satu layar ke atas PageDn Pindah satu layar ke bawah Alt + PageUp Pindah satu layar ke kiri Alt + PageDn Pindah satu layar ke kanan Ctrl + PageUp Pindah satu layar ke kanan Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar Ctrl + PageDn berikutnya Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya

3. MEMILIH AREA KERJA

1. Memilih Sel

Memilih sel cukup dengan meng-klik pada sel yang dituju. Memilih Range Untuk

memilih/mengaktifkan suatu range dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu

a. Menggunakan Mouse

• Klik dan tahan mouse di awal range (Ingat : jangan meng-klik dibagian kanan bawah,

karena bagian ini mempunyai fungsi lain)

• Geser mouse sampai ke akhir range, Lepaskan tombol mouse

b. Menggunakan Keyboard

• Letakkan penunjuk sel di awal range

• Tekan tombol SHIFT dan sorot range dengan menggunakan tanda panah.

2. Memilih Baris dan Kolom

Isi suatu kolom dan baris dapat kita sorot/pilih secara keseluruhan dengan meng-klik di

huruf kolom atau nomor baris yang diinginkan. Misalkan kita ingin menyorot seluruh isi kolom A,

maka cukup dengan meng-klik huruf A yang teletak dibagian atas. Begitu juga halnya dengan baris.

Jika ingin memilih lebih dari satu kolom atau baris yang berdekatan dapat dilakukan dengan cara

meng-klik awal kolom/baris (jangan dilepas), geser mouse ke akhir kolom/baris yang dipilih, baru

dilepas.

4. MEMASUKKAN DATA

Dalam Excel 2007 ada beberapa jenis data yang harus kita ketahui, diantaranya adalah data

berupa teks, nilai/angka, tanggal dan jam yang masing-masingnya mempunyai format tersendiri.

Secara umum cara memasukan data ke dalam suatu sel dapat dilakukan sebagai berikut ;

1. Pilih dan klik sel tempat data yang akan dimasukan.

2. Ketikkan data yang akan dimasukkan.

3. Tekan enter untuk mengakhirinya.

Kita juga dapat menggunakan tombol atau tombol PgDn dan PgUp untuk mengakhiri pemasukan

data. Untuk mengedit data yang telah dimasukan dapat digunakan tombol fungsi F2 dengan cara

mengarahkan penunjuk sel ke sel yang dituju lalu tekan tombol F2, lakukan perbaikan. Gunakan

tombol ESC untuk membatalkan pemasukkan data.

5. MENGATUR LEBAR KOLOM

Lebar kolom pada Excel 2007 dapat kita ubah sesuai dengan keinginan kita. Ada beberapa metoda

yang disediakan oleh Excel 2007, yaitu ;

1. Mengubah Lebar Kolom Menggunakan Mouse

Mengubah lebar kolom dengan Mouse dapat dilakukan lebih cepat dibanding dengan cara

diatas. Caranya seperti berikut ini :

• Arahkan penunjuk mouse pada batas kanan dari kolom yang akan diubah, sehingga

penunjuk mouse berubah bentuk menjadi panah dua arah. Jika ingin

mengubah beberapa kolom, sorotlah terlebih dahulu kolom-kolom yang diubah,

lalu arahkan penunjuk mouse pada kolom bagian kanan. Ingat : Penunjuk mouse

diletakkan disebelah kanan huruf kolom.

• Klik dan geser penunjuk mouse tersebut kekiri atau kekanan sesuai

dengan lebar kolom yang diinginkan.

2. Mengubah Lebar Kolom Agar Sesuai Dengan Panjang Data

Kita juga dapat mengatur agar lebar kolom berubah otomatis sesuai dengan panjang data

pada kolom tersebut, hal ini dapat dilakukan dengan cara ;

• Arahkan penunjuk mouse pada huruf sebelah kanan dari kolom yang akan diubah.

Misalkan Kolom B, letakkan penunjuk mouse disebelah kanan dari huruf B tersebut,

sehingga penunjuk mouse berubah menjadi tanda panah dua arah.

• Klik dua kali pada kondisi penunjuk mouse seperti itu. Ingat : data telah ada pada kolom

tersebut sebelumnya. Dengan perintah ini otomatis lebar kolom akan disesuaikan dengan

data yang terpanjang.

6. MENGATUR TINGGI BARIS

Untuk mengubah tinggi baris sesuai dengan kebutuhan kita, dapat dilakukan dengan cara

• Arahkan penunjuk mouse pada bagian bawah dari nomor baris yang akan diubah tingginya.

Jika lebih dari satu baris, maka sorotlah seluruh nomor baris yang akan diubah tingginya,

lalu arahkan penunjuk mouse kebagian paling bawah dari nomor yang akan diubah

tersebut.

• Klik dan geserlah mouse ke atas atau kebawah sesuai dengan tinggi yang inginkan.

7. MEMBUKA LEMBAR KERJA BARU

Membuka lembar kerja baru dapat dilakukan seperti berikut ;

1. Pilih Office Button, pilih New atau (Ctrl+N) muncul kotak dialog membuka lembar kerja.

2. Pada kotak dialog tersebut, klik Tab General dan pilih icon workbook.

3. Klik OK untuk menutup kotak dialog ini. Disamping cara diatas, kita juga bisa membuka

lembar kerja dengan meng-klik Icon New yang terdapat toolbars standar. Cara ini lebih

efektif dan cepat dibanding dengan cara diatas.

8. MEMBUKA LEMBAR KERJA YANG TELAH ADA

Membuka lembar kerja yang telah ada dapat dilakukan dengan cara ;

1. Pilih Office Button, pilih Open atau tekan Ctrl+O, muncul kota dialog membuka file.

Gambar 2.1. Open

2. Pada tombol daftar pilihan Look In, pilih dan klik folder yang dinginkan.

3. Pada kotak isian File Name ketikan nama file yang akan dibuka

4. Klik Open untuk membuka lembar kerja tersebut.

9. MENYIMPAN LEMBAR KERJA

Untuk menyimpan lembar kerja, dapat dilakukan dengan cara ;

1. Pilih Office Button, pilih Save, sehingga muncuk kotak dialog penyimpan.

Gambar 2.2. Save As

2. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data.

3. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan disimpan.

4. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja. Setelah melakukan proses diatas, untuk

menyimpan selanjutnya dapat dilakukan dengan meng-klik Icon Save yang terdapat pada

toolbars standar.

10. MENYIMPAN LEMBAR KERJA DENGAN NAMA LAIN

Menyimpan lembar dengan nama lain, biasanya bertujuan untuk membuat duplikat dari lembar

kerja, atau ingin membuat lembar kerja baru dengan format yang sama dengan lembar kerja yang

akan disimpan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara ;

1. Pilih Office Button, pilih Save As, sehingga muncul kotak dialog Save As.

2. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data.

3. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan disimpan.

4. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja.

11. MENGATUR TAMPILAN

Mengatur tampilan merupakan hal penting dilakukan, karena dengan tampilan yang lebih

baik, maka apa yang kita olah akan lebih mudah dibaca dan dimengerti. Ada empat hal yang perlu

kita atur tampilannya, yaitu ;

A. Mengatur Tampilan Data Angka

Ada dua cara untuk mengatur format tampilan data angka ;

1. Secara langsung (Manual)

Secara manual maksud adalah kita langsung mengetikkan format tampilan angka sewaktu

kita mengetikkan angka itu sendiri. Misalnya kita ingin menggunakan pemisah ribuan dengan

koma(,), maka kita tinggal mengetikkan 500,000.

2. Menggunakan Perintah Format Cell

Perintah format cell sangat dianjurkan guna mengurangi kesalahan dalam pengetikan data

angka. Ikuti langkah-langkah dibawah ini untuk menggunakan perintah ini;

• Sorot terlebih dulu sel atau range yang akan diatur tampilannya.

• Pilih dan klik menu Home, Pada bagian klik format pilih format cell atau cukup dengan

menekan tombol Ctrl+1. Maka akan tampil kotak dialog format cell.

K AT E G OR I F OR M AT

G eneral Umum/Normal tanpa format (contoh : 30)

Number Angka (contoh : 30, 11.8)

C urrency M ata uang (contoh : R p.30.000)

Accounting Akuntansi/K euangan (contoh : R p. 30.000)

Date T anggal (contoh : 30/11/1983)

T ime W aktu (contoh : 11: 00: 00)

Percentage Persentase (contoh : 30% )

F raction Pecahan (contoh : ¾ , ½ )

Scientific Scientific (contoh : 3,E +01)

T ext T eks (angka akan dianggap sebagai teks)

Special F ormat khusus

C ustom F ormat dengan pengaturan pr ibadi/manual

Gambar 2.3. Format Cells

• Klik tab Number dan pada daftar pilihan Category, pilih kategori format yang diinginkan.

Untuk sementara kita pilih Number.

• Pada tab Decimal place tentukan jumlah digit angka desimal yang ditampilkan, standarnya 2

digit. Ceklis pada Use 1000 separator(,) jika ingin memberi pemisah koma (,) pada angka

ribuan. Pada daftar pilihan dibawahnya pilih salah tanda negatif yang diinginkan.

• Perhatikan gambar berikut :


• Klik OK untuk menutup jendela ini.

B. Mengatur Tampilan Data Tanggal

Untuk memasukan data tanggal ini disesuaikan dengan format tanggal yang berlaku pada

windows, standarnya mm/dd/yy(bulan/tanggal/tahun). Misalnya ingin pengetikkan tanggal 13

Januari 2006, maka cukup diketik kan 01/13/06. Untuk jelasnya ikuti langkat berikut ;

• Letakkan penunjuk sel diposisi yang dinginkan.

• Ketikkan tanggal yang dinginkan, misalnya 1 Mei 2006 dengan cara 05/01/06.

• Sorotlah sel/range tersebut untuk diubah tampilan format tanggalnya. Pilih dan klik menu

Format, Cell, maka kotak dialog format cell akan ditampilkan. Pada kotak dialog tersebut,

klik tab Number dan pilih Date pada daftar pilihan Category.

• Pada tab Type pilih jenis tampilan tanggal yang dinginkan. Lihat gambar berikut ;


• Pada kotak sample kita dapat melihat hasil tampilnnya.

• Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka sel/range yang disorot tadi akan berubah sesuai

dengan format yang telah diset tadi.

C. Mengatur Tampilan Data Waktu

Sama halnya dengan memasukan data tanggal, memasukan data waktu juga harus

disesuaikan dengan format waktu pada windows. Untuk melihat format waktu di windows, dapat

dilihat pada bagian kanan bawah dari windows. Defaultnya adalah hh:mm:ss (jam:menit:detik),

misalkan kita ingin memasukkan jam 12 tepat, maka ketikkan 12:00. Untuk lebih jelas, ikuti

langkah-langkah berikut ini :

• Letakkan penunjuk sel diposisi yang dinginkan.

• Ketikkan waktu/jam yang dinginkan, misalnya jam 2 siang lewat 25 menit dengan cara

14:25

• Sorotlah sel/range tersebut untuk diubah tampilan format waktunya. Pilih dan klik menu

Format Cell, maka kotak dialog format cell akan ditampilkan. Pada kotak dialog tersebut,

klik tab Number dan pilih Time pada daftar pilihan Category.

• Pada tab Type pilih jenis tampilan waktu yang dinginkan. Lihat gambar berikut


Kotak sample akan menampilkan hasil pilihan anda.

• Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka sel/range yang disorot tadi akan berubah sesuai

dengan format yang telah kita set.Jika ingin menampilkan tanggal dan waktu sekarang, kita

langsung dapat mengetikkan =NOW() pada formula bar, lalu tekan tombol enter.

D. Mengatur Tampilan Data Huruf/Teks

Seperti Word 2003, di Excel 2007 kita juga bisa mengatur tampilan huruf, apakah cetak

tebal, miring, garis bawah, berwarna merah dengan font Arial, Times New Roman dan lain

sebagainya. Untuk lebih jelasnya, ikuti langkah-langkah berikut ini :

• Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan diubah tampilannya.

• Pilih dan klik menu Format Cell (Ctrl+1). Kotak dialog format cell akan ditampilkan.

• Pada kotak dialog tersebut pilih tab Font, sehingga tampilannya menjadi


• Pilih dan klik nama huruf (Font), gaya tampilan huruf (Font style), ukuran huruf (Size), jenis

garis bawah (Underline), warna huruf (Color) dan efek khusus lainnya sesuai keinginan kita.


Untuk mengatur perataan tampilan data, dapat dilakukan dengan ;

• Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan diubah tampilannya. Pilih dan klik menu

Format, Cell atau tekan tombol Ctrl+1.

• Pada kotak dialog tersebut pilih tab Alignment,


• Pilihan Horizontal digunakan untuk memilih perataan tampilan teks secara Horizontal

• Pilihan Vertical digunakan untuk memilih perataan tampilan teks secara vertikal.

• Kotak Orientasi, digunakan untuk mengatur orientasi/arah perataan data dengan derajat

posisi kemiringanya. Coba anda pelajari bagaimana cara membuat tampilan berikut ;


12. EDIT DATA

Dalam materi edit data ini, kita akan membahas bagaimana caranya menyalin data (copy),

memindahkan data (cut), menyisip baris dan kolom (insert), menghapus baris dan kolom (delete)

dan bagaimana caranya memberi bingkai dari data yang kita buat.

A. Menyalin Data (Copy)

Menyalin data yang ada pada suatu sel/range dapat dilakukan dengan cara :

1. Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan di salin.

2. Pilih dan klik menu Home, pilih Copy atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+C.

Pindahkan penunjuk sel ke lokasi yang dinginkan.

3. Pilih Paste atau pada menu Home, atau dengan menekan tombol Ctrl+V.

B. Memindahkan Data (Cut)

Seperti menyalin data diatas, kita dapat memindahkan data dengan cara, yaitu ;

• Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan dipindahkan.

• Pilih dan klik menu Home, pilih Cut atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+X

• Pindahkan penunjuk sel ke lokasi yang dinginkan.

• Pilih Paste atau pada menu Home, atau dengan menekan tombol Ctrl+V.

C. Mengetengahkan Judul Tabel (Merge & Center)

1. Sorotlah judul tabel tersebut sesuai dengan lebar tabel. (sorot perbaris)

2. Klik icon Merge & Center yang terletak pada toolbar standar.

D. Memberi Garis Pembatas (Border)

Bingkai atau garis pembatas perlu dibuat agar tampilan dari data yang kita buat lebih baik dan lebih

mudah untuk dibaca. Untuk melakukan hal ini, ikuti langkat berikut ini :

• Sorotlah sel/range yang akan diberi bingkai.

• Pilih menu Format dan klik Cell atau tekan tombol Ctrl+1, Klik tab Border, maka akan

ditampilkan seperti berikut ;


• Pada bagian Preset, pilih salah satu tombol berikut ;

• None, digunakan untuk menghapus seluruh garis pembatas dan bingkai

• Outline, digunakan membuat bingkai disekeliling sel atau range yang disorot.

• Inside, digunakan untuk menempatkan garis pembatas dibagian dalam range.

• Border, digunakan untuk memberi garis pembatas, pada bagian yang diinginkan, atas,

tengah, bawah, miring, sebelah kanan, kiri dll.

• Pada bagian Style, pilih model garis yang dinginkan.

• Untuk memberi warna pada garis, pilih salah satu warna yang telah disediakan

II. MENGGUNAKAN OPERATOR MATEMATIKA RUMUS DAN FUNGSI

1. OPE R AT OR DAL AM M I C R OSOF T E X C E L

Oper ator Ar itmatika

Operator Aritmatika dipakai untuk penghitungan dasar-dasar matematika, misalnya penjumlahan,

pengurangan, perkalian, pembagian dan lain lain.

Macam macam operator aritmatika:

Oper ator Fungsi C ontoh - Pengurangan -3*10 = -30 % Persentase 10%*3 = 0,3 ^ Perpangkatan 3^2 = 9 * Perkalian 11*2 = 22 / Pembagian 9/3 = 3 + Penjumlahan 11+3 = 14

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari

pangkat (^), kali (*), % atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-).

Oper ator Perbandingan

TOMBOL FUNGSI = Sama dengan < Lebih kecil dari > Lebih besar dari

< = Lebih kecil atau sama dengan > = Lebih besar atau sama dengan < > Tidak sama dengan

2. AL AM AT R E L AT I F DAN AL AM AT AB SOL UT

Alamat R elatif

Jika kita punya sebuah rumus yang merupakan operasi dari beberapa cell, maka Excel akan

menerjemahkan alamat relatif sebagai lokasi relatif suatu alamat cell atau range dari lokasi alamat

lainnya. Contoh : Pada Cell E5 berisi rumus “ =E 3*E 4 “, Jika rumus tersebut di copy ke sel F5, maka

akan otomatis berubah menjadi “ =F 3*F 4 “.’

Alamat Absolut

Alamat absolut adalah alamat yang selalu bernilai sama meskipun rumusnya di copy

kan ke manapun. Penulisan alamat absolut selalu ditambahkan tanda “ $ “ pada nama

kolom dan/atau nomor barisnya atau dengan menekan tombol F4 pada keyboard. Terdapat 2 jenis

alamat absolut:

1. Semi A bsolut

Pada alamat semi absolut, penguncian hanya dilakukan pada salah satu diantara kolom dan baris.

C ontoh:

• $C9: Penguncian kolom C, dengan cara ini ketika cell dicopy kekanan alamat cell akan tetap

dibaca sebagai $C9 bukan D9, ketika dicopy kebawah alamat cell akan berubah jadi $C10

• C$9 : Penguncian baris 9, dengan cara ini ketika cell dicopy ke bawah alamat cell akan tetap

dibaca sebagai C$9 bukan C10, namun ketika dicopy ke kanan alamat cell akan berubah jadi D$9.

2. A bsolut mutlak

Pada alamat absolut mutlak, penguncian akan dilakukan pada kolom dan baris sekaligus.

C ontoh:

Pada sel E3 kita isikan rumus “ =E2*$E$2 “. Jika rumus itu kita kopikan ke sel F4, maka rumusnya

akan menjadi “ =F2*$E$2 “. Terlihat bahwa alamat E2 akan tetap. E2 disebut alamat absolut mutlak.

3. F UNG SI DAL AM E X C E L

Sebagai sebuah pengolah angka yang canggih, Excel 2007 menyediakan bermacam macam fungsi yang

bisa digunakan untuk berbagai keperluan.

Kategori fungsi yang disediakan antara lain :

1. Fungsi F inancial. Untuk mengolah data keuangan

2. Fungsi Date & T ime. Untuk mengolah data tanggal dan waktu.

3. Fungsi M ath & T r ig, untuk mengolah data matematika dan trigonometri.

4. Fungsi Statistical, untuk mengolah data statistik.

5. Fungsi L ookup dan R efer ence, untuk mengolah data berdasarkan tabel & data referensi.

Fungsi Database, untuk mengolah database.

6. Fungsi T ext, untuk memanipulasi teks.

7. Fungsi L ogical, untuk pengolahan data yang memerlukan pilihan pilihan logika.

8. Fungsi I nfor mation, untuk mendapatkan informasi pada sel atau range.

9. Fungsi E ngineer ing, untuk pengolahan data teknik.

Masing-masing kategori fungsi terdiri atas beberapa fungsi yang berbeda satu sama lain. Jadi

dapat disimpulkan bahwa Excel 2007 menyediakan banyak sekali fungsi dan sangat lengkap

jenisnya.

4. M E NUL I SK AN R UM US DAL AM E X C E L

Salah satu kelebihan dari Excel 2007 sebagai program aplikasi pengolah angka adalah

kemampuannya untuk melakukan proses penghitungan dengan cepat dan mudah. Untuk melakukan

penghitungan, kita bisa menggunakan rumus dan fungsi. Rumus pada Excel mengikuti kaidah

kaidah umum, namun penulisannya disesuaikan dengan keyboard. Misalnya kita ingin

mengetikkan rumus “ 3x112 “ , maka kita menuliskannya pada Excel dalam bentuk “ 3*11^2 ”.

Yang perlu diingat, penulisan rumus pada Excel harus diawali dengan tanda = . Sehingga contoh

penulisannya “ =3*11^2 “.

• M enuliskan R umus

Ada beberapa cara untuk menuliskan rumus/formula dalam excel.

C ara 1:

• Klik cell untuk mengaktifkan cell yang akan diberi rumus

• Kemudian ketikkan rumus yang anda inginkan pada formula bar, contoh : =F 5-G 5

C ara 2:

• Klik cell untuk mengaktifkan cell yang akan diberi rumus

• Ketikkan sama dengan (=) pada keyboard. (disertai rumus tertentu jika perlu).

• Kemudian klik cell tujuan pertama, Ketikkan operator melalui keyboard

• Kemudian klik cell tujuan kedua.

• M enyalin r umus

Ada 2 cara untuk menyalin rumus dari satu cell ke alamat cell lain:

C ara 1:

• Klik/Blok cell yang akan disalin

• Klik tab Home Pilih kategori Clipboard, Klik tombol Copy/(Ctrl+C)

• Klik/Blok cell tempat penyalinan, Klik tombol Paste /Ctrl+V)

C ara 2:

• Klik/Blok cell yang akan disalin

• Arahkan ke pojok kanan bawah dari cell sehingga akan muncul tanda kursor +

• Drag kursor kearah cell akan disalin (kanan/kiri/atas/bawah).

5. MENGENAL FUNGSI YANG SERING DIGUNAKAN

Dari gambar kotak dialog Paste Function diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Excel 2007

membagi fungsi berdasarkan kelompok masing, seperti kelompok financial, date & time, math &

trig, statistical, database, dan satu kelompok untuk fungsi yang sering digunakan (most recently

used). Pada bagian ini kita akan membahas sebagian dari fungsi yang sering digunakan tersebut.

1. Fungsi Statistika

• SUM

Bentuk penulisan fungsi SUM adalah =Sum(angka1;angka2;…) Contoh =Sum (3;10;1)

hasilnya 14 Jika Sum untuk menjumlah sel =SUM(Sel1;Sel2;…) Contoh: =SUM (A1; B 6; C 8) Jika

Sum untuk menjumlah range =SUM(range) Contoh: =SUM (A1: A5) menjumlahkan Range A1

sampai A5

• A V E R A G E

Digunakan untuk menghitung rerata/ rata-rata. Bentuk penulisannya adalah

=AVERAGE(nilai1;nilai2;…)

Contoh:

=AVERAGE(2;4;3) hasilnya adalah 3

=AVERAGE(A1:A5) mencari nilai rata-rata dari isi sel A1 sampai A5

• M AX

Digunakan untuk mencari nilai maksimal dari satu set data Bentuk penulisannya adalah

=MAX(nilai1;nilai2;…) Contoh:

=MAX(2;4;10;6;8) hasilnya adalah 10

=MAX(A1:A5) akan mencari nilai maksimal dari A1 sampai A5

• M I N

Digunakan untuk mencari nilai minimal dari satu set data Bentuk penulisannya adalah

=Min(nilai1;nilai2;…) Contoh

=MIN(2;4;10;6;8) hasilnya adalah 2

=MIN(A1:A5) akan mencari nilai minimal dari A1 sampai A5

• C OUNT

Digunakan untuk menghitung berapa buah argumen yang berisi data numerik Bentuk penulisannya

adalah=COUNT(argumen1;argumen2;…) Contoh

=COUNT(2;”A”;”B”;5;7) Hasilnya adalah 3

2. Fungsi Date And Time

Fungsi ini dapat digunakan untuk menghitung umur, lamanya pinjaman, dan mencari selisih hari

a. Fungsi Date = DATE (Tahun, Bulan, Tanggal)

b. Fungsi Time = TIME ( Jam, Menit, Detik)

3. Fungsi Logika

Fungsi logika yang banyak digunakan adalah fungsi = IF, Fungsi = AND, Fungsi = OR dan

Fungsi = NOT. Untuk menuliskan ekspresi logika microsoft excel menyediakan operator relasi yaitu

• NOT

Jika nilai argumen logika nya TRUE maka hasilnya akan bernilai NOT. Demikian juga sebaliknya.

Bentuk penulisannya =NOT(nilailogika) Contoh =NOT(4>5) hasilnya adalah TRUE

• A ND

Dipakai untuk menggabungkan nilai logika dari beberapa nilai logika menjadi satu nilai

logika baru. Hasilnya akan bernilai TRUE bila seluruh logika yang digabungkan bernilai

TRUE. Bentuk penulisannya adalah =AND(logika1;logika2;…)nContoh =AND(5>1;3<7) akan

bernilai TRUE

• OR

Sama dengan logika And namun, untuk logika Or hasilnya akan bernilai TRUE jika salah satu nilai

logika yang digunakan bernilai TRUE. Akan bernilai False bila tidak ada nilai logika yang bernilai

TRUE. Bentuk penulisannya adalah =OR(logika1;logika2;…)

Contoh:

=OR(5>1;9<7) bernilai TRUE

=OR(5<1;9<7) bernilai FALSE

• I F

If adalah fungsi logika untuk memilih satu dari dua nilai berdasar pengujian logika. Bentuk

penulisannya =IF(UjiLogika;nilaiJikaBenar;NilaiJikaSalah) Contoh:

=IF(E4>80;”Lulus”;”Gagal”) Akan menghasilkan “Lulus” jika E4>80,jika E4 kurang dari 80 maka

hasilnya “Gagal”.

4. Fungsi Teks

Teks adalah data yang berjenis label (karakter atau huruf), seperti : LEFT, MID, RIGHT, UPPER

dan LOWER

a. Fungsi = LEFT (String, n) Untuk mengambil karakter disebelah kiri pada sejumlah n

b. Fungsi = RIGHT (String, n) Untuk mengambil karakter disebelah kanan pada sejumlah n

c. Fungsi = MID (String, n1, n2) Untuk mengambil karakter ditengan yang dimulai pada n1

sebanyak n2

5. F ungsi Pembacaan tabel

Microsoft Excel 2007 menyediakan pembacaan tabel. Tabel disini berfungsi untuk memandu

pengisian lembar kerja, beberapa fungsi pembacaan tabel adalah : CHOOSE, HLOOKUP,

VLOOKUP, INDEX DAN OFFSET

• V L OOK UP

Fungsi Vlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel referensi yang

ditentukan berdasarkan no kolom (data tersusun secara vertikal). Bentuk Penulisan

=VLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Kolom_Tabel_Rujukan;Rangelookup) Contoh:

=VLOOKUP(C3;$F$3:$G$7;2;TRUE) =VLOOKUP(C3;TABEL1;2;1)

• H L OOK UP

Fungsi Hlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel referensi yang

ditentukan berdasarkan no baris (data tersusun secara horizontal). Bentuk Penulisan

=HLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Baris_Tabel_Rujukan;Rangelookup) Contoh :

=HLOOKUP(C3;$F$3:$I$4;1;FALSE). =HLOOKUP(C3;TABEL2;1;0).

III. MEMBUAT GRAFIK

grafik merupakan hal yang tak terpisahkan dalam mengelola data dengan Excel 2007. Data

yang ditampilkan dalam bentuk grafik akan mempermudah dalam pembacaan dan pemahaman,

sehingga jika terjadi perubahan data akan terlihat dengan jelas.

1. MEMBUAT GRAFIK

Untuk membuat grafik dalam Microsoft Excel 2007, kita harus memiliki data-data yang akan

kita pindahkan kedalam grafik.

Berikut ini kita akan membahas bagaimana cara membuat grafik ini.

1. Seleksi Range data berikut yang akan kita jadikan sumber grafik

Kota 2004 2005 2006 Palembang 700 100 500 Prabumulih 400 600 800 Sekayu 100 10 5 Kayu Agung 40 100 800

2. Klik menu Insert Pada Ribbon

3. Klik Command Button Chart

Gamabar 4.1. Charts

4. Pilihlah salah satu grafik yang akan kita buat pada jendela insert Chart

Gamabar 4.2. Charts

5. Klik OK

6. Grafik akan ditampilkan

Gamabar 4.3. Charts

7. Untuk mengubah type grafik gunakan chart type

8. Untuk mengedit tampilan gunakan chart lay out

Gambar 4.4. Charts

MENCETAK LEMBAR KERJA

Mencetak lembar kerja merupakan hal penting yang haris kita lakukan, agar apa yang telah

kita olah di Excel 2007 dapat dibuat hardcopynya, apakah sebagai laporan, tugas, atau sebagai arsip

saja.

Langkah-langkah mencetak lembar kerja ;

a. Pilih menu File dan klik Print, maka kota dialog pencetakan akan ditampilkan

seperti berikut ;

Gambar 4.5 Print

b. Pilihan Name diisi dengan jenis printer yang terpasang pada komputer.

c. Pilihan Print Range digunakan untuk menentukan range data yang akan dicetak, apakah

keseluruhan (All) atau range tertentu dari halaman (from) tertentu sampai kehalaman

tertentu.

d. Pilihan Print What digunakan untuk menetukan data yang akan dicetak, apakah data yang

disorot saja (selection), seluruh isi lembar kerja yang aktif (Active Sheet(s)) atau ingin

mencetak seluruh lembar kerja

e. Number of copies dengan nilai tertentu jika ingin mencetak data rangkap.

f. Klik OK.

modul excel

Documents