model standar operasional prosedur (sop) pelayanan ...€¦ · model standar operasional prosedur...
TRANSCRIPT
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
227
MODEL STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PELAYANAN PERIZINAN TERPADU SATU PINTU (PPTSP)
Oleh:
Risris Nurjaman(1)
, Arnia Fajarwati(2)
Jurusan Teknik Industri Universitas Langlangbuana Bandung(1)
Jurusan Ilmu Pemerintahan Universitas Langlangbuana Bandung(2)
Email: [email protected]; [email protected]
ABSTRAK
Reformasi birokrasi merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan
mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan. Fokus reformasi birokrasi
terutama aspek-aspek kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (business process) dan sumber daya aparatur pemerintahan. Prosedur kerja tersebut sering disebut sebagai standar
operasional prosedur (SOP). Metode penelitian yang digunakan yaitu dengan berlandaskan
pada sistem manajemen kualitas (Quality Management System. Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Metode ini dilakukan berlandaskan pula pada
desain pekerjaan. Desain pekerjaan menganalisis isi pekerjaan, persyaratan kerja dan konteks
kerja. Penyusunan SOP tentunya harus memperhatikan aspek legalitas, jenis perizinan yang
sudah ada, sumber daya yang dimiliki, prosedur dan keterkaitan antar Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Secara ringkas, SOP disusun dalam sebuah diagram alur
pekerjaan. SOP permohonan perizinan dibagi ke dalam registrasi perizinan dan validasi
lapangan dokumen teknis. Alur pekerjaan yang terdapat dalam SOP registrasi perizinan yaitu informasi, pendaftaran, pemeriksaan berkas dokumen teknis, validasi lapangan dokumen
teknis, input dan proses data, pencetakan surat izin/keputusan, pengesahan surat
izin/keputusan, pembayaran biaya registrasi dan serah terima surat izin/keputusan. Dengan
adanya SOP ini aparatur penyelenggara pemerintahan dapat mempunyai panduan baku sehingga kepastian hukum dapat terjamin.
Kata kunci: Reformasi Birokrasi, PPTSP, SKPD, SOP Teknis, SOP Administrasi
ABSTRACT
Bureaucratic reform is an effort to reform and fundamental changes to the systems of
governance. The focus of bureaucratic reform, especially the institutional aspects
(organization), management (business process) and resources of government officers. The research method used is to be based on the quality management system (Quality
Management System. Quality management system focuses on the consistency of the work
process. This method also performed based on the work design. Work design analyzing the content of jobs, working conditions and work context. SOP certainly should pay attention to
legal aspects, types of existing permissions, resources, procedures and linkages between
SKPD. In summary, the SOP are arranged in a flow chart of work. SOP application for
licensing in PPTSP is divided into a licensing registration and validation of the field of technical documents. The flow of work contained in the SOP registration is inforamasi
licensing, registration, inspection file technical documents, field validation of technical
documents, input and process data, printing permit /decision, permit approval/decision, the
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
228
registration fee payment and handover of license / decision . While this type of work
contained in the SOP field validation of technical documents that are validated document
preparation, preparation of survey equipment, field surveys confirm, the implementation of
field survey and field validation events making news. SOP development of public services should be done with due regard to job specifications and development plans on SKPD.
Arranged so that the SOP can be used in a fairly long period of time. With the apparatus of
this SOP administrators may have established guidelines so that legal certainty can be guaranteed.
Keyword: Reformasi Birokrasi, Permenpan, Perbub, SOP, SKPD, SOP Teknis, SOP
Administrasi
PENDAHULUAN
Latar belakang
Reformasi birokrasi telah men-
jadi isu dan agenda nasional mengingat
secara formal dituangkan dalam
kebijakan pemerintah, sebagaimana
diatur dalam peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara
Nomor PER/15/M.PAN/7/2008 tentang
Pedoman umum Reformasi Birokrasi.
Pedoman tersebut didasarkan pada
hakikat dari reformasi birokrasi yaitu
merupakan upaya untuk melakukan
pembaharuan dan perubahan mendasar
terhadap sistem penyelenggaraan
pemerintahan terutama menyangkut
aspek-aspek kelembagaan (organisasi),
ketatalaksanaan (business process) dan
sumber daya aparatur.
Salah satu program aspek
penataan ketatalaksanaan dalam
kerangka reformasi birokrasi adalah
kegiatan penyusunan tatalaksana
(business process) yang menghasilkan
Standar Operasional Prosedur (SOP)
pada setiap proses kerja utama dan
subproses yang ada dalam organisasi.
Pemerintah perlu secara aktif mem-
fasilitasi dan mendorong terwujudnya
SOP, khususnya yang melibatkan
beberapa Satuan Kerja Perangkat
Daerah (SKPD) dan SOP eksternal
pada Badan Pelayanan Perizinan
Terpadu. Tentunya hal tersebut dengan
pertimbangan bahwa SOP yang di-
maksud memiliki tingkat kompleksitas
dan dampak strategis yang tinggi bagi
peningkatan mutu layanan publik.
Disisi lain, kegiatan tersebut diharap-
kan mampu memberikan kontribusi
bagi upaya-upaya pelaksanaan refor-
masi birokrasi.
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
229
Masalah penelitian
Dalam rangka kegiatan
Penyusunan SOP antar SKPD dapat
diidentifikasikan beberapa masalah,
yaitu bagaimana SOP perizinan yang
telah dilimpahkan oleh Bupati Kepada
Badan Penanaman Modal dan
Pelayanan Perizinan Terpadu?
Tujuan
Dalam memberikan dukungan-
bagi upaya mewujudkan terselenggara
nya tata kelola pemerintahan yang baik
melalui penataan ketatalaksanaan.
Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu
menyusun SOP perizinan Pelayanan
Perizinan Terpadu yang berkaitan
dengan berbagai jenis perizinan dan
SKPD.
Batasan Penelitian
1. Jenis-jenis perizinan dan spesifi-
kasi perizinan yang dilimpahkan
berkaitan dengan berbagai SKPD.
2. Analisa banyaknya dan spesifikasi
tenaga kerja (petugas) yang di-
butuhkan tidak dilakukan.
3. Waktu proses tidak dikaji karena
mengacu pada regulasi pemerintah
yang baku.
4. SOP pemeriksaan teknis di
lapangan tidak disusun karena
merupakan tanggung jawab SKPD
terkait.
TINJAUAN PUSTAKA
Dasar Hukum
Pencapaian optimalisasi suatu
pekerjaan tidak terlepas dari peran serta
sumber daya manusia yang mendukung
suatu sistem dan bentuk sistem yang
optimal untuk dijalankan oleh sumber
daya manusia. Pencapaian optimalisasi
akan terus berlanjut seiiring dengan
perkembangan dan dinamika ling-
kungan. Dikarenakan sistem kelemba-
gaan akan selalu mengandung sistem
birokrasi, maka harus terus menerus
dibenahi untuk mengakomodasi
dinamika lingkungan tersebut.
Pembenahan sistem birokrasi tersebut
sering disebut dengan reformasi
birokrasi. Dasar hukum reformasi
birokrasi yaitu yaitu Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara
Nomor: Per/15/M.Pan/7/2008 tentang
Pedoman Umum Reformasi Birokrasi.
Pertimbangan peraturan Menteri ini
yaitu dalam rangka mempercepat
tercapainya tatakelola pemerintahan
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
230
yang baik, maka diperlukan reformasi
birokrasi di seluruh Kementerian,
Lembaga Pemerintah dan Pemerintah
Daerah. Pedoman umum ini digunakan
sebagai acuan bagi Kementerian,
Lembaga Pemerintah dan Pemerintah
Daerah untuk menyusun dan melaksana
kan program reformasi birokrasi
dilingkungan instansi masing-masing.
Pedoman umum ini juga merupakan
sumber dari petunjuk pelaksanaan dan
petunjuk teknis dari aktivitas reformasi
birokrasi yang disusun secara terpisah.
Menindaklanjuti pedoman umum biro-
krasi reformasi, Kementrian Pendaya-
gunaan aparatur negara mengeluarkan
Peraturan Menteri Nomor: PER/21/M.-
PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyu-
sunan Standar Operasional Prosedur
(SOP) Administrasi Pemerintahan.
Peraturan ini mengamanatkan perlunya
SOP Administrasi Pemerintahan yang
bertujuan secara umum untuk mem-
bangun/membentuk pelaku aparatur
negara dengan integritas tinggi,
produktivitas tinggi dan bertanggung
jawab serta kemampuan memberikan
pelayanan yang prima melalui
pembaharuan dan perubahan mendasar
terhadap sistem penyelenggaraan
pemerintahan terutama menyangkut
aspek kelembagaan (organisasi),
ketatalaksanaan (business process) dan
aspek sumber daya aparatur atau dapat
dikatakan bahwa penyusunan SOP
merupakan salah satu unsur penting
dalam pelaksanaan penyelenggaraan
pemerintahan dalam peningkatan pela-
yanan dan kinerja organisasi. Kaitan
antara standar operasional prosedur
sebagai pedoman pelaksanaan adminis-
trasi perkantoran dengan peningkatan
pelayanan kinerja organisasi (pada
instansi pemerintah) dapat diketahui
dari kaitan antara isi kebijakan SOP
dengan isi kebijakan peningkatan
pelayanan dan kinerja organisasi yang
dalam hal ini tertuang dalam
Permenpan Nomor: PER/15/M.PAN/7/
2008. Adapun kaitan isi kebijakan SOP
dengan kebijakan peningkatan
pelayanan dan kinerja adalah:
1. Kaitan antara dasar kebijakan SOP
dengan kebijakan reformasi biro-
krasi adalah bahwa kebijakan
reformasi birokrasi dijadikan seba-
gai dasar ontologis (latar belakang
keberadaan) bagi kebijakan SOP.
Hal ini jelas dinyatakan dalam
konsideran kebijakan SOP, yaitu
bahwa dalam rangka pelaksanaan
reformasi birokrasi di seluruh
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
231
kementrian atau lembaga atau
pemerintah daerah maka di
pandang perlu menyusun standar
operasional prosedur (SOP) admi-
nistrasi pemerintahan. Sedangkan
konsideran kebijakan reformasi
birokrasi adalah bahwa dalam
rangka mempercepat tercapainya
tatakelola pemerintahan yang baik
maka dipandang perlu melakukan
reformasi birokrasi di seluruh
kementrian atau lembaga atau
pemerintahan daerah.
2. Kaitan antara tujuan dan sasaran
kebijakan SOP dengan kebijakan
reformasi birokrasi adalah bahwa
tujuan dan sasaran kebijakan SOP
menjadi prasyarat dan syarat dalam
kebijakan reformasi birokrasi.
Adapun secara lengkap tujuan
kebijakan SOP adalah untuk
memberikan pedoman bagi seluruh
instansi pemerintah dalam meng-
identifikasi, merumuskan, menyu-
sun, mengembangkan, memonitor
serta mengevaluasi SOP adminis-
trasi pemerintahan sesuai dengan
tugas pokok dan fungsi yang di
laksanakannya. Sedangkan sasaran
kebijakan SOP adalah:
a. Setap instansi pemerintah
sampai dengan unit terkecil
memiliki SOP-nya masing-
masing;
b. Penyempunaan proses penye-
lenggaraan pemerintahan;
c. Ketertiban dalam penyeleng-
garaan pemerintahan;
d. Peningkatan kualitas pelayanan
kepada masyarakat
Di sisi tujuan dan sasaran
kebijakan reformasi birokrasi
adalah:
a. Integritas tinggi yaitu perilaku
aparatur negara yang dalam
bekerja senantiasa menjaga
sikap profesional dan menjun-
jung tinggi nilai-nilai moralitas
(kejujuran, kesetiaan dan
komitmen) serta menjaga
keutuhan pribadi;
b. Produktivitas tinggi dan ber-
tanggungjawab, yaitu hasil
optimal dicapai oleh aparatur
negara dari serangkaian
program kegiatan yang inovatif,
efektif dan efisien dalam
mengelola sumber daya yang
ada serta ditunjang oleh
dedikasi dan etos kerja yang
tinggi;
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
232
c. Kemampuan memberikan
pelayanan yang prima yaitu
kepuasan yang dirasakan oleh
publik sebagai dampak dari
hasil kerja birokrasi yang
profesional, berdedikasi dan
memilki nilai moral yang tinggi
dalam menjalankan tugasnya
sebagai abdi dan masyarakat
terutama dalam memberikan
pelayanan prima kepada publik
dengan sepenuh hati dan rasa
tanggungjawab. Sedangkan
sasaran kebijakan reformasi
birokrasi adalah mengubah pola
pikir dan sistem manajemen
pemerintahan.
3. Kaitan isi kebijakan SOP dengan
isi kebijakan reformasi birokrasi
adalah bahwa isi kebijakan
SOP merupakan operasionalisasi
kebijakan reformasi birokrasi atau
dengan kata lain isi kebijakan SOP
merupakan pendukung isi kebi-
jakan reformasi birokrasi. Dengan
demikian dapat dikatakan bahwa
kebijakan reformasi birokrasi
merupakan sumber dan muara dari
kebijakan SOP. Kedua kebijakan
ini difasilitasi oleh satu tim yang
sama yaitu tim kerja reformasi
birokrasi. Adapun isi kebijakan
SOP adalah:
a. Pedoman penyusunan SOP
administrasi pemerintah diguna-
kan sebagai acuan bagi
kementrian/lembaga/pemerintah
daerah untuk menyusun SOP
administrasi pemerintah di
lingkungan masing-masing;
b. Hal-hal yang belum jelas dalam
pedoman ini dapat dikonsultasi-
kan lebih lanjut dengan tim
kerja reformasi birokrasi.
Sedangkan isi kebijakan reformasi
birokrasi adalah:
a. Pedoman umum reformasi biro-
krasi digunakan sebagai acuan
bagi kementrian atau lembaga
atau pemerintah daerah untuk
menyusun dan melaksana kan
program reformasi birokrasi di
lingkungan instansinya masing-
masing;
b. Hal-hal yang belum jelas dalam
pedoman umum ini dapat
dikonsultasikan lebih lanjut
dengan tim kerja reformasi
birokrasi.
4. Kaitan dokumen hasil kebijakan
SOP dengan dokumen hasil
kebijakan reformasi birokrasi
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
233
adalah bahwa dokumen hasil
kebijakan SOP merupakan salah
satu syarat utama bagi pengajuan
reformasi birokrasi yang merupa-
kan ketentuan dari kebijakan
reformasi birokrasi. Adapun
dokumen hasil kebijakan SOP
adalah dokumen yang berisi:
a. Halaman judul
b. Surat keputusan pimpinan
kementrian/lembaga/pemerintah
daerah
c. Daftar isi dokumen SOP
d. Penjelasan singkat penggunaan
e. Dokumen dasar SOP yang ter-
diri dari identitas SOP (memuat
data nama, satuan kerja/unit
kerja, nomor dokumen, tanggal
pembuatan, tanggal revisi,
tanggal efektif, pengesahan dari
pejabat yang berwenang),
ketentuan pokok mengenai SOP
(dasar hukum, keterkaitan,
peringatan, kualifikasi personil,
peralatan dan perlengkapan,
pendataan serta pencatatan) dan
prosedur SOP (flow chart, mutu
baku, kelengkapan, waktu,
output dan keterangan sebagai
penjelasan singkat dari SOP).
Sedangkan dokumen yang
dipersyaratkan dalam kebijakan
reformasi birokrasi adalah lebih
kurang 23 dokumen yang salah
satunya adalah SOP
Organisasi
Organisasi merupakan suatu
sistem yang mana selalu terdapat
berbagai unsur yang satu sama lain
mempunyai keterkaitan yang sangat
erat atau malahan mempunyai saling
ketergantungan. Perubahan yang terjadi
salam satu unsur akan mempengaruhi
dan malah sering menyebabkan
perubahan pada unsur atau bagian yang
lain. Sebagai suatu sistem yang
mempunyai unsur saling berkaitan,
organisasi sesungguhnya merupakan
suatu sistem yang terbuka. Organisasi
memasukan sumber energi dan
lingkungan sekitarnya. Umpan balik
sesungguhnya berperan sebagai suatu
mekanisme yang turut mengatur
kehidupan suatu organisasi. Jenjang
organisasi berupa susunan atau
kerangka peranan dan tanggungjawab
merupakan suatu unsur penting dari
suatu subsistem manajerial. Subsistem
ini sangat dipengaruhi oleh teknologi
organisasi termasuk pelaksanaan
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
234
kebijakan yang digariskan serta
ketentuan formal yang dipergunakan.
Subsistem ini dipengaruhi oleh proses
pengambilan keputusan, sistem peng-
hargaan, hukuman dan lain-lain yang
memungkinkan terjadinya proses
manajerial dalam organisasi tersebut
(Indrawijaya, 1998). Tujuan berkaitan
dengan arah yang hendak ditempuh
organisasi, karena itu tujuan organisasi
harus direncanakan sebaik mungkin
dengan melibatkan anggota organisasi,
mulai dari perumusan sampai pada
pelaksanaan atau upaya pencapaiannya.
Struktur berkaitan dengan hubungan-
hubungan logis antara berbagai fungsi
dalam organisasi termasuk juga semua
kegiatan pembagian kerja ke dalam
satuan-satuannya dan koordinasi satuan
-satuan tersebut. Struktur organisasi
merupakan suatu kerangka yang
mewujudkan pola tetap dari hubungan-
hubungan di antara bidang-bidang kerja
maupun orang-orang yang menunjuk-
kan kedudukan, wewenang, dan
tanggung jawab masing-masing dalam
suatu sistem kerjasama. Mekanisme
tata kerja adalah sesuatu yang terdiri
atas bagian-bagian yang saling ber-
hubungan dan membentuk satuan
tersebut. Mekanisme dapat mengacu
pada barang, aturan, organisasi,
perilaku dan sebagainya. Mekanisme
tata kerja akan sangat bermanfaat bagi
organisasi dalam hal membantu dalam
koordinasi dan integrasi kerja, dan
membantu memonitor kerja organisasi,
sehingga dapat diketahui apakah suatu
kegiatan dapat berjalan baik atau
buruk. Unsur-unsur penting dalam
mekanisme tata kerja meliputi;
prosedur kebijakan, agenda, pertemuan
formal, aktivitas dan tersedianya sarana
atau alat yang mungkin ditemukan
untuk membantu orang-orang untuk
bekerjasama; dan penemuan, kreati-
vitas pegawai secara spontan untuk
memecahkan permasalahan dalam
bekerja (Atmoko, 2011).
Organisasi adalah jaringan tata
kerja sama kelompok orang-orang
secara teratur dan kontinue untuk
mencapai tujuan bersama yang telah
ditentukan dan didalamnya terdapat
tata cara bekerjasama dan hubungan
antara atasan dan bawahan. Organisasi
tidak hanya sekedar wadah tetapi juga
terdapat pembagian kewenangan, siapa
mengatur apa dan kepada siapa harus
bertanggung jawab. Organisasi dapat
dilihat dari dua sudut pandang yaitu
pandangan obyektif dan pandangan
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
235
subyektif. Dari sudut pandang obyektif,
organisasi berarti struktur, sedangkan
berdasarkan pada pandangan subyektif,
organisasi berarti proses. Kaum
obyektivis menekankan pada struktur,
perencanaan, kontrol, dan tujuan serta
menempatkan faktor-faktor utama ini
dalam suatu skema adaptasi organisasi,
sedangkan kaum subyektif mendefinisi
kan organisasi sebagai perilaku peng-
organisasian (organizing behaviour).
Organisasi sebagai sistem sosial,
mempunyai tujuan-tujuan kolektif ter-
tentu yang ingin dicapai. Ciri pokok
lainnya adalah adanya hubungan antar
pribadi yang terstruktur ke dalam pola
hubungan yang jelas dengan
pembagian fungsi yang jelas, sehingga
membentuk suatu sistem administrasi.
Hubungan yang terstruktur tersebut
bersifat otoritatif, dalam arti bahwa
masing-masing yang terlibat dalam
pola hubungan tersebut terikat pada
pembagian kewenangan formal dengan
aturan yang jelas. Fremont Kast dan
James Rosenzweig (2000) dalam
Atmoko (2011) mengatakan bahwa
organisasi merupakan suatu subsistem
dari lingkungan yang lebih luas dan
berorientasi tujuan (orang-orang
dengan tujuan), termasuk subsistem
teknik (orang-orang memahami
pengetahuan, teknik, peralatan dan
fasilitas), subsistem struktural (orang-
orang bekerja bersama pada aktivitas
yang bersatu padu), subsistem jiwa
sosial (orang-orang dalam hubungan
sosial), dan dikoordinasikan oleh sub
sistem manajemen (perencanaan dan
pengontrolan semua kegiatan). Kinerja
atau juga disebut performance dapat
didefinisikan sebagai pencapaian hasil
atau the degree of accomplishment.
Sementara itu, Atmosudirdjo (1997)
dalam Atmoko (2011) mengatakan
bahwa kinerja juga dapat berarti
prestasi kerja, prestasi penyelenggaraan
sesuatu. Faustino (1995) dalam
Atmoko (2011) memberi batasan
kinerja sebagai suatu cara mengukur
kontribusi-kontribusi dari individu-
individu anggota. Peter Jennergen
(1993) dalam Atmoko (2011) men-
definisikan kinerja organisasi adalah
tingkat yang menunjukkan seberapa
jauh pelaksanaan tugas dapat dijalan-
kan secara aktual dan misi organisasi
tercapai. Selanjutnya Pamungkas
(2000) dalam Atmoko (2011) menjelas-
kan bahwa kinerja adalah penampilan
cara-cara untuk menghasilkan suatu
hasil yang diperoleh dengan aktivitas
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
236
yang dicapai dengan suatu unjuk kerja.
Dengan demikian, kinerja adalah
konsep utama organisasi yang
menunjukkan seberapa jauh tingkat
kemampuan pelaksanaan tugas-tugas
organisasi dilakukan dalam rangka
pencapaian tujuan. Penilaian terhadap
kinerja dapat dijadikan sebagai ukuran
keberhasilan suatu organisasi dalam
kurun waktu tertentu. Penilaian
tersebut dapat juga dijadikan input bagi
perbaikan atau peningkatan kinerja
organisasi selanjutnya. Dalam institusi
pemerintah khususnya, penilaian
kinerja sangat berguna untuk menilai
kuantitas, kualitas, dan efisiensi
pelayanan, memotivasi para birokrat
pelaksana, melakukan penyesuaian
anggaran, mendorong pemerintah agar
lebih memperhatikan kebutuhan
masyarakat yang dilayani dan
menuntun perbaikan dalam pelayanan
publik. Penilaian terhadap kinerja dapat
dijadikan sebagai ukuran keberhasilan
suatu organisasi dalam kurun waktu
tertentu. Penilaian tersebut dapat juga
dijadikan input bagi perbaikan atau
peningkatan kinerja organisasi
selanjutnya. Dalam institusi pemerintah
khususnya, penilaian kinerja sangat
berguna untuk menilai kuantitas,
kualitas, dan efisiensi pelayanan,
memotivasi para birokrat pelaksana,
melakukan penyesuaian anggaran,
mendorong pemerintah agar lebih
memperhatikan kebutuhan masyarakat
yang dilayani dan menuntun perbaikan
dalam pelayanan publik. Weisbord
(1993) dalam Atmoko (2011)
mengemukakan 6 indikator pengukuran
kinerja organisasi publik, yang meliputi
tujuan, struktur, reward, mekanisme
tata kerja, tata hubungan dan
kepemimpinan. Lenvine (1996) dalam
Atmoko (2011) mengemukakan tiga
konsep yang dapat digunakan untuk
mengukur kinerja organisasi publik,
yakni:
1. Responsivitas (responsiveness):
menggambarkan kemampuan
organisasi publikdalam menjalankan
misi dan tujuannya terutama untuk
memenuhi kebutuhan masyarakat.
Penilaian responsivitas bersumber
pada data organisasi dan masya-
rakat, data organisasi dipakai untuk
mengidentifikasi jenis-jenis kegiatan
dan programorganisasi, sedangkan
data masyarakat pengguna jasa
diperlukan untuk meng- identifikasi
demand dan kebutuhan masyarakat.
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
237
2. Responsibilitas (responsibility):
pelaksanaan kegiatan organisasi
publik dilakukan sesuai dengan
prinsip-prinsip administrasi yang
benar atau sesuai dengan kebijakan
organisasi baik yang implisit atau
eksplisit. Responsibilitas dapat di
nilai dari analisis terhadap dokumen
dan laporan kegiatan organisasi.
Penilaian dilakukan dengan men-
cocokan pelaksanaan kegiatan dan
program organisasi dengan prosedur
administrasi dan ketentuan-keten-
tuan yang ada dalam organisasi.
3. Akuntabilitas (accountability):
menunjuk pada seberapa besar
kebijakan dan kegiatanorganisasi
publik tunduk pada para pejabat
politik yang dipilih oleh rakyat.
Data akuntabilitas dapat diperoleh
dari berbagai sumber, seperti
penilaian dari wakilrakyat, para
pejabat politis dan masyarakat.
Meskipun terdapat perbedaan
antara manajemen antara manajemen
kinerja sektor publik dan sektor swasta
tetapi pada dasarnya mereka memiliki
tugas manajemen yang sama yaitu
menetapkan sasaran, mengembangkan
prioritas dan strategi, penganggaran
dan pengelolaan sumber daya,
perencanaan implementasi, monitor
kemajuan dan menghitung penggunaan
sumber daya dan pencapaian sasaran.
Disamping tugas manajemen tersebut,
manajemen kinerja juga memilki
keterkaitan area yang luas yaitu
gelanggang politis, sistem perencanaan,
sistem keuangan, pelayanan sistem
operasi, manajemen sistem informasi,
sistem kepegawaian dan sistem legal.
Sedangkan informasi yang dihasilkan
dalam manajemen kinerja ditujukan
untuk pemangku kepentingan yang
terkait adalah:
1. Parlemen sebagai bahan pertim-
bangan.
2. Pelayanan dan negosiasi standar
pelayanan.
3. Masyarakat sebagai pertanggung-
jawaban umum.
4. Kementrian sebagai alokasi sumber
daya dan untuk pertanggungjawaban
5. Manajer organisasi sebagai bahan
perencanaan, membantu menentu-
kan skala prioritas dan alokasi
sumber daya untuk evaluasi dan
pertanggungjawaban.
6. Manajer program, lini dan regional
sebagai bahan ntuk perencanaan,
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
238
alokasi sumber daya, menetapkan
prioritas dan monitoring.
7. Auditor umum sebagai bahan untuk
pertanggungjawaban.
8. Departemen keuangan dan para
agen pusat sebagai bahan untuk
estimasi dan untuk monitoring.
9. Kompetitor dan industri strategis
sebagai bahan untuk analisa
persaingan dan untuk pertimbangan
hak kekayaan.
Desain Pekerjaan
Desain pekerjaan diawali dengan
analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan
adalah memberikan uraian atas
pekerjaan itu sendiri. Individual yang
mengerjakan analisis pekerjaan meng-
umpulkan informasi tentang 3 aspek
yaitu isi pekerjaan, persyaratan kerja
dan konteks kerja. Isi pekerjaan dituju-
kan pada aktivitas yang dibutuhkan
oleh pekerjaan tergantung pada analisis
pekerjaan tertentu yang digunakan,
penjabaran ini dapat dalam ruang
lingkup yang luas dan sempit.
Persyaratan kerja adalah pendidikan,
pengalaman, lisensi, dan karakteristik
pribadi lain yang diharapkan dari
seorang individu bila mengerjakan isi
pekerjaan. Persyaratan pekerjaan
sebaiknya juga mengidentifikasikan
keterampilan, kemampuan, pengeta-
huan dan karakteristik personal lain
yang diperlukan untuk melakukan isi
pekerjaan dalam kondisi tertentu.
Konteks pekerjaan mencerminkan pada
faktor seperti permintaan fisik dan
kondisi pekerjaan. Derajat tanggung
gugat dan tanggung jawab dibutuhkan
dalam keadaan yang paling baik
sekalipun (Gibson, et. al., 1997).
Kegiatan pembinaan pegawai
terhadap fungsi pekerjaan dan usaha
untuk meningkatkan daya guna dan
hasil guna. Hubungan pekerjaan
dengan sumber daya manusia mampu
menjalankan proses kerjasama untuk
pencapaian tujuan. Pengembangan
organisasi didasarkan pada desain
pekerjaan merupakan suatu usaha
berencana yang digunakan untuk men-
capai daya guna dan hasilguna sumber
daya manusia. Lebih didorong lagi
kemajuan pengembangan pekerjaan
jika didukung oleh penciptaan suasana
atau iklim kerja yang dapat mendorong
para anggotanya mengembangkan
potensi mereka secara optimal.
Pengembangan teknologi. Per-
kembangan teknologi dan tuntutan
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
239
kemampuan organisasi menuntut setiap
organisasi untuk secara berencana dan
sistematik mengembangkan kemam-
puan para manajernya. Pengembangan
tersebut baik yang berhubungan dengan
kemampuan melaksanakan berbagai
fungsi manajerial untuk mengembang-
kan fungsi baru (Indrawijaya, 1998).
Standar Operasional Prosedur
(SOP)
SOP merupakan sebuah instruksi
yang tertulis untuk dijadikan pedoman
dalam menyelesaikan tugas rutin
dengan cara yang efektif dan efisien.
SOP disusun bertujuan untuk meng-
hindari terjadinya variasi atau penyim-
pangan dalam proses penyelesaian
kegiatan oleh setiap aparatur yang akan
mengganggu kinerja secara keselu-
ruhan. SOP harus berupa uraian yang
jelas dan rinci mengenai apa yang
harus dilakukan pegawai selama
melaksanakan tugas serta standar
pencapaian pada suatu unit kerja
(Setda, 2010).
Istilah SOP merupakan istilah
yang tidak asing lagi bagi sebagian
kalangan masyarakat. Istilah SOP
sering dipakai dikalangan birokrasi,
kalangan profesional, kalangan
industriawan dan pengusaha.
Terkadang penyebutan istilah SOP
pada masing-masing kalangan ter-
kadang berbeda-beda seperti protap
(prosedur tetap), SPO (standar prosedur
operasi), SBO (standar operasional
baku) dan lain-lain. Bila dirunut dari
istilahnya berasal dari kata bahasa
inggris yaitu standard operating
procedures.Istilah SOP merujuk pada
pengertian mengenai sebuah prosedur
operasi standar yang merupakan
serangkaian instruksi yang bersifat
membatasi prosedur operasi tanpa
kehilangan keefektivitasannya. Disisi
lain, SOP juga berfungsi sebagai
katalisator yang efektif bagi
pengendalian tingkat kinerja dan hasil
organisasi atau dengan kata lain bahwa
SOP merupakan suatu sisitem prosedur
operasi yang bertitik tolak pada
kualitas. Sebagai sistem yang bertitik
tolak pada kualitas, maka SOP berlaku
pada seluruh aspek kehidupan manusia
yang salah satunya adalah administrasi
perkantoran. Administrasi perkantoran
merupakan urusan yang tidak dapat
dilepaskan dari penyelenggraan urusan
publik maupun privat baik yang
diselenggarakan oleh pemerintah,
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
240
swasta maupun perseorangan. Dalam
hal ini, pengertian administrasi
perkantoran yang dimaksud adalah
administrasi perkantoran. Administrasi
perkantoran merupakan serangkaian
aktivitas merencanakan, nengorganisasi
kan, mengarahkan, dan mengendalikan
sampai menyelenggarakan perkantoran.
Dalam rangka peningkatan pelayanan
dan kinerja organisasipada umumnya
dan kinerja penyelenggaraan urusan
administrasi perkantoran pada khusus-
nya, maka administrasi perkantoran
memerlukan adanya suatu pedoman
pelaksanaan yang memberikan arahan
dan rambu-rambu yang dipergunakan
dalam pencapaian tujuan yang telah
ditentukan secara efektif dengan
didukung oleh peraturan yang berlaku.
Dalam praktek pelaskanaan pekerjaan
sehari-hari pada suatu organisasi pada
umunya dikenal 2 istilah terkait dengan
prosedur pelaksanaan pekerjaan yaitu
standar operasional prosedur dan
standar operasi panduan (SOG).
Persamaan kedua standar prosedur ini
yaitu sama-sama menetapkan hasil
akhir pekerjaan/tugas. Sedangkan per-
bedaannya adalah pada SOP secara
relatif tidak langsung menyatakan
tingkatan tugas yang tidak fleksibel
atau dengan kata lain dapat disama-
artikan dengan instruksi. SOP
mengharuskan pelaksana tugas
melaksanakan tugas secara ketat pada
masing-masing tahapan pelaksanaan
tugas. SOP diterapkan pada urusan
yang bersifat tidak darurat dan dapat
diprediksi. Sedangkan SOG secara
tidak langsung menyatakan adanya
kebebasan dalam pelaksanaan tugas
yang berarti bahwa pelaksana tugas
diberi kebebasan untuk menentukan
cara pelaksanaan tugasnya dan yang
terpenting adalah pencapaian hasil
seperti yang telah ditargetkan. SOG
diterpakan pada urusan yang bersifat
darurat dan sulit diprediksi. Selanjut-
nya terkait dengan pelaksanaan admi-
nistrasi perkantoran, SOP memiliki
karakter yang dapat mendukung
peningkatan kinerja administrasi per-
kantoran antara lain (Insani, 2009):
1. SOP dapat diartikan sebagai suatu
petunjuk organisatoris yang menetap
kan suatu tindakan baku. Hal ini
mengandung maksud bahwa dengan
adanya SOP maka segala tingkah
laku petugas/pekerja yang melaku-
kan tindakan terkait dengan
administrasi perkantoran memiliki
langkah-langkah yang sama.
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
241
Dengan demikian maka setiap
pekerjaan yang dilakukan menghasil
kan keluaran sementara maupun
keluaran akhir yang sama meskipun
terdapat perbedaan pelaksana
dengan pelanggan/konsumen yang
berbeda pula.
2. SOP berisi petunjuk yang menjelas-
kan cara yang diharpakan dan di-
perlukan oleh petugas/pekerja dalam
melakukan / menyelenggarakan
pekerjaan administrasi perkantoran.
Dengan demikian maka dengan
adanya SOP setiap pekerja/petugas
dilengkapi dengan petunjuk yang
berisi tahapan pelaksanaan
pekerjaan (petunjuk kerja) yang
memberikan pengawasan terhadap
proses dan hasil perkerjaan.
3. Secara menyeluruh, satuan SOP
akan menggambarkan secara detail
cara bagian organisasi bekerja. Hal
ini berarti bahwa dengan menge-
tahui ataupun menelaah keseluruhan
SOP administrasi perkantoran suatu
oeranisasi maka akan dapat meng-
gambarkan mekanisme kerja dalam
hal yang dilakukan oleh suatu
organisasi atau menggambarkan
proses administrasi perkantoran.
4. SOP tidak menggambarkan cara
melakukan pekerjaan, tetapi meng-
gambarkan peraturan organiasai
untuk melakukan pekerjaan. Ber-
dasarkan karakteristik ini maka SOP
tidak begitu rumit dan kompleks
karena SOP hanya menggambarkan
tahapan-tahapan pelaksanaan
pekerjaan bukan cara melakukan
pekerjaan yang berimplikasi ter-
hadap tingkat kerumitan dan
kompleksitas pengetahuan dan per-
syaratan yang diperlukan. Meski
pun demikian SOP mempersyarat-
kan setiap tahapan pelaksanaan
pekerjaan/tugas yang dilakukan
harus mendukung dengan peraturan
organisasi yang berlaku. Hal ini
dimaksudkan bahwa SOP tidak
hanya merupakan perintah untuk
melakukan suatu pekerjaaj dengan
hasil tertentu tetapi juga meliputi
pelindung bagi pekerja/petugas dari
tuntutan hukum apabila terjadi suatu
permasalahan terhadap proses mau
pun hasil pekerjaan.
Terkait dengan peningkatan
pelayanan dan kinerja organisasi dalam
adinistrasi perkantoran, maka SOP
memiliki arti penting sebagai berikut:
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
242
1. Pengembangan misi organisasi
secara umum dan misi administarasi
perkantoran secara khusus. Hal ini
berarti bahwa dengan adanya SOP
maka pengembangan misi organisasi
ataupun misi administrasi per-
kantoran mejadi lebih mudah karena
dengan adanya SOP akan tergambar
kan kaitan aktivitas satu dengan
yang lainnya sehingga pengem-
bangan kativitas yang satu akan
berimplikasi pada pengembangan
aktivitas yang kesemuanya ter-
isyaratkan dengan SOP yang telah
ada maupun SOP yang potensial
harus ada.
2. Pemantapan peraturan dan per-
syaratan yang harus mengatur
pekerjaan administrasi perkantoran.
SOP berisi aktivitas, aktor, keleng-
kapan, waktu, keluaran, dasar
hukum, persyaratan pelaksana, per-
lengkapan, pencatatan, peringatan
serta keterkaitan dengan pekerjaan
lain dari suatu pekerjaan adminstrasi
perkantoran. Hal ini berarti bahwa
dengan adanya SOP maka peraturan
dan persyaratan yang mengatur
pekerjaan administrasi kantor ter-
identifikasi dengan jelas sehingga
apabila terjadi penyimpangan dan
kesalahan dapat terdeteksi dengan
baik atau dengan kata lain bahwa
peraturan dan persyarakat yang
mengatur pekerjaan administrasi
perkantoran menjadi semakin
mantap.
3. Pengaturan kompleksitas peralatan
dan teknik pelaksanaan pekerjaan
administrasi perkantoran. Dalam
dokumen SOP tergambar secara
eksplisit dan jelas peralatan yang
diperlukan dan tahapan-tahapan
pelaksanaan pekerjaan administrasi
perkantoran. Dengan demikian,
maka penyiapan dan pengaturan
peralatan dapat dilakukan secara
lebih dini dan memungkinkan untuk
melakukan pengecekan sebelum
peralatan tersebut digunakan. Di
samping itu juga dapat dilakukan
pengaturan terhadap teknik
pelaksanaan pekerjaan sesuai
dengan sekuennya dari sejak mulai
sampai dengan akhir kegiatan
administrasi perkantoran.
4. Memantapkan koordinasi dan sistem
pelaporan dengan pihak yang terkait
dengan urusan administrasi per-
kantoran. Didalam dokumen SOP
terdapat informasi mengenai keter-
kaitan antara aktivitas yang di SOP
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
243
kan dengan aktivitas lainnya. Di
samping itu, dokumen SOP juga
tergambar hubungan antara satu
aktor pelaksana dengan satu aktor
pelaksana lainnya dan satu dokumen
sebagai keluaran kegiatan dan
sekaligus juga menjadi input bagi
kegiatan lainnya. Dengan demikian
maka dengan adanya dokumen SOP
maka dapat diketahui alur kegiatan,
hubungan antar aktor dan keter-
kaitan dokumen yang memudahkan
dalam koordinasi dan sistem
pelaporan yang pada akhirnya
memantapkan koordinasi dan sistem
pelaporan kegiatan administrasi
perkantoran.
Penerapan SOP dalam pelak-
sanaan pekerjaan administrasi per-
kantoran yaitu dapat penjelasan kinerja
yang diharapkan oleh pimpinan orga-
nisasi pada umumnya dan pimpinan
bagian administrasi perkantoran pada
khususnya. SOP menggambarkan dan
mendokumentasikan kinerja pekerja
dalam melaksanakan tugasnya
sehingga kinerja pegawai dapat
dimonitor oleh pimpinannya. Dengan
demikian maka pimpinan dapat mem-
berikan penghargaan dan hukuman
yang sesuai kepada pegawai untuk
selalu mempertahankan kinerja ber-
dasarkan hasil implementasi SOP.
Standarisasi aktivitas yang ada
diurusan administrasi perkantoran
diidentifikasikan dengan tindakan dan
peran yang disepakati baik dalam
standarisasi aktivitas, tindakan
koordinasi dan komunikasi dalam
urusan administrasi perkantoran.
Informasi yang ada dapat dijadikan
sebagai acuan pelatihan dikarenakan
memuat kerangka program pelatihan,
pertemuan dan diskusi. Jika terdapat
kesenjangan antara kompetensi yang
dipersyaratkan dalam SOP dengan
yang dimilki oleh pelaksanan SOP
tersebut, maka dapat diatasi dengan
program pelatihan peningkatan
kompetensi. Proses penelitian dan
pengembangan SOP mencakup
kesempatan para pimpinan administrasi
perkantoran untuk membandingkan
secara langsung pelaksanaan pekerjaan
dengan kondisi yang diharapkan
berdasarkan peraturan yang ada. Untuk
itu, dengan adanya dokumen SOP yang
berisi informasi mengenai kondisi,
pelaksana dan proses pelaksanaan
pekerjaan yang diharapkan dapat
dijadikan sebagai dasar penilaian
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
244
terhaap proses da hasil kerja pelaksana
urusan adminstrasi perkantoran yang
dapat dijadikan sebagai unpan balik
guna perbaikan kinerja organisasi pada
umumnya dan kinerja pelaskana/
pekerja pada khususnya. Keseluruhan
dokumen SOP berisi mengenai cara
suatu orgaisasi pada umunya dan
bagian administrasi perkantoran pada
khususnya melaksanakan kegiatan
yang terkait dengan tugas dan fungsi-
nya. Dengan mengetahui SOP maka
profil organisasi yang bersangkutan
dapat diketahui oleh pihak eksternal.
Jika pandangan terhadap keseluruhan
SOP baik, maka citra organiasi juga
akan baik. Dengan demikian maka SOP
dapat menjelaskan filosofi dan
rekomendasi praktis organisasi kepada
pihak luar organisasi. Pada penyusunan
SOP dipersingkat dengan diagram alur
(flowchart). Flowchart digambarkan
sebagai tahapan-tahapan dari pelak-
sanaan awal kegiatan sampai dengan
akhir kegiatan tersebut dilakukan.
Konsep peningkatan pelayanan
dan kinerja organisasi merujuk pada
konsep manajemen kinerja. Oleh sebab
itu sebelum memahami konsep
peningkatan pelayanan dan kinerja
organisasi sebaiknya dipahami terlebih
dahulu konsep manajemen kinerja.
Manajemen kinerja adalah penilaian
yang sistematis terhaap efektivitas dan
efisiensi pelayanan yang diberikan
kepada masyarakat. Berdasarkan
pengertian tersebut maka manajemen
kinerja dapat diterapkan pada sektor
publik maupun sektor swasta. Terdapat
5 perbedaan antara manajemen kinerja
pada sektor publik dan manajemen
kinerja pada sektor swasta yaitu:
1. Manajemen kinerja pada sektor
publik tunduk kepada pemerintah,
parlemen dan masyarakat pemilih.
Sedangkan pada manajemen kinerja
sektor swasta tidak tunduk pada
pemerintah, parlemen dan masya-
rakat pemilih tetapi mereka tunduk
pada pemegang saham.
2. Manajemen kinerja sektor publik
mempunyai tingkatan kekuasaan
yang tidak dimiliki sektor swasta,
artinya bahwa tingkatan yang
terdapat pada menajemen kinerja
sektor publik memilki tingkatan
kekuasaan yang banyak dan
kompleks tidak seperti yangterdapat
pada manajemen kinerja sektor
swasta yang lebih sederhana.
3. Dalam manajemen sektor publik
dalam proses pembuatan keputusan
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
245
didasarkan pada kelayakan dan
keadilan, membuat prosesn pengam-
bilan keputusan yang lebihrumit
sehingga lebih lambat dibanding
dengan sektor swasta. Bebeda
halnya dengan manajemen kinerja
pada sektor swasta yang menentu-
kan keputusan didasarkan pada
pertimbangan profit semata.
4. Tujuan target menajemen kinerja
sektor pubkik memilki cakupan
yang sangat luas dan tidak ada
ukuran yang sederhana seperti laba
yang dapat diberlakukan bagi para
agen sektor privat untukmengukur
kinerjanya.
5. Manajemen kinerja sektor publik
memiliki ukuran dan kompleksitas
yang menyebabkan kendali dan
koordinasi yang lebih sulit di-
bandingkan dengan manajemen
sektor privat yang cenderung lebih
sederhana dan relatif lebih mudah
dalam pengkoordinasiannya.
METODOLOGI PENELITIAN
Standar operasional prosedur
tidak saja bersifat internal tetapi juga
eksternal, karena SOP selain dapat
digunakan untuk mengukur kinerja
organisasi publik, juga dapat digunakan
untuk menilai kinerja organisasi publik
dimata masyarakat berupa responsi-
vitas, responsibilitas, dan akuntabilitas
kinerja instansi pemerintah. Dengan
demikian SOP merupakan pedoman
atau acuan untuk menilai pelaksanaan
kinerja instansi pemerintah berdasar-
kan indikator-indikator teknis, adminis-
tratif dan prosedural sesuai dengan tata
hubungan kerja dalam organisasi yang
bersangkutan. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam penyusunan SOP
adalah:
1. Deskripsi pekerjaan
Dalam deskipsi pekerjaan ini
diuraikan secara singkat mengenai
maksud dan tujuan pekerjaan. Selain
itu dibutuhkan uraian pekerjaan
sebagai berikut:
a. Nomor standar operasional
prosedur
Nomor ini biasanya dibuat sesuai
dengan naskah dinas.
b. Dasar hukum
Dasar hukum merupakan dasar
yuridis yang berisi tentang tata
aturan baku dalam pembuatan
perizinan ini. Dasar hukum Diisi
dengan peraturan yang peraturan
yang mendasari mulai dari
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
246
tingkat paling tinggi sampai ke
tingkat paling rendah.
c. Keterkaitan
Keterkaitan merupakan penje-
lasan mengenai keterkaitan
prosedur yang distandarkan
dengan prosedur lain yang
distandarkan.
d. Peringatan
Peringatan merupakan penjelasan
mengenai kemungkinan-kemung-
kinan yang akan terjadi ketika
prosedur dilaksanakan atau tidak
dilaksanakan. Peringatan telah
memberikan indikasi berbagai
permasalahan yang mungkin
muncul dan berada diluar kendali
pelaksana ketika prosedur dilak-
sanakan dan berbagai dampak
yang ditimbulkan. Dalam hal ini
dijelaskan pula bagaimana
mengatasinya.
e. Kualfikasi pelaksana
Kualifikasi pelaksana merupakan
penjelasan mengenai kualifikasi
peagawai yang dibutuhkan dalam
melaksanakan perannya.
f. Peralatan/perlengkapan
Peralatan atau perlengkapan
merupakan penjelasan mengenai
daftar peralatan dan perlengkapan
yang dibutuhkan.
g. Pencatatan/pendaftaran
Pencatatan dan pendaftaran
merupakan penjelasan mengenai
berbagai hal yang perlu didata
dan dicatat oleh pegawai yang
berperan dalam pelaksanaan
prosedur yang telah distandarkan.
2. Pihak terkait
Dalam perizinan, terdapat beberapa
pihak yang terkait dalam menjalan-
kan aktivitas ini. Pihak terkait
tersebut yaitu:
a. Pemohon
b. Pelaksana/petugas
c. Penanggung jawab
Adapun langkah-langkah penyu-
sunan SOP sesuai dengan kriteria
peraturan perundangan yang berlaku
yaitu sebagai berikut:
1. Persiapan
a. Identifikasi apek yuridis
Identifikasi ini meliputi penelu-
suran peraturan perundangan
yang berlaku sebagai panduan
dalam penyusunan SOP.
b. Studi literatur
Selain berdasarkan panduan dari
peraturan perundangan yang
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
247
berlaku, maka diperlukan
literatur yang memadai untuk
lebih memperdalam kajian
standar operasional prosedur.
2. Identifikasi Perizinan
Identifikasi perizinan ini merupakan
tahap pengumpulan data baik primer
maupun sekunder. Adapun tahap
identifikasi perizinan ini yaitu:
a. Identifikasi fungsi pelayanan
Identifikasi fungsi pelayanan
yaitu menginventarisir jenis-jenis
perizinan yang dilimpahkan oleh
Bupati kepada Badan Penanaman
Modal dan Perizinan Terpadu.
Identifikasi ini terdiri dari:
1) Hubungan koordinasi antara
pihak internal dan eksternal
pemerintahan;
2) Jenis-jenis yang dikoordinasi-
kan;
3) Bagaimana bentuk operasional
koordinasi yang dilakukan
(dokumen, diskusi, pelaporan
dan lain-lain).
b. Identifikasi Teknis prosedural
perizinan
Setelah diketahui jenis pelayanan
yang dilimpahkan, maka selanjut-
nya menelusuri alur teknis
prosedural perizinan. Identifikasi
alur teknis perizinan ini meliputi:
1) Alur perizinan yang terperinci
baik secara administratif mau-
pun teknis verifikasi lapangan
2) Sumber daya yang dibutuhkan
(banyaknya pelaksana)
3) Identifikasi pihak yang ber-
wenang mensahkan penge-
luaran perizinan
4) Alat yang digunakan baik
untuk administrasi maupun
untuk teknik verifikasi di
lapangan
3. Penyusunan SOP
Setelah tahapan 1 dan 2 telah
dipenuhi, maka selanjutnya dilaku-
kan penyusunan standar operasi
prosedur sesuai dengan Peraturan
4. Pelaporan
Perizinan yang diberikan tentunya
harus ada pelaporan untuk dibuatkan
evaluasi secara terus menerus terkait
dengan jika terdapat permasalahan
yang terjadi. Bentuk pelaporan ini
terdapat kemungkinan bervariatif
tergantung dari tingkat kepentingan
perizinan tersebut. Sentral dari
dokumen pelaporan akhir ini yaitu
di Badan Penanaman Modal dan
Perizinan Terpadu.
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
248
PEMBAHASAN
Identifikasi Aktivitas Pelayanan
Perizinan
Salah satu yang menjadi dasar
terbitnya Permendagri Nomor 24
Tahun 2006 yaitu dalam rangka
mendorong pertumbuhan ekonomi
memlalui peningkatan ekonomi melalui
peningkatan investasi sesuai dengan
Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun
2006. Oleh karena itu, penyederhanaan
yang dilakukan melalui pelimpahan
kewenangan pelayanan perizinan yang
dilimpahkan kepada kepada Pelayanan
Perizinan Terpadu Satu Pintu (PPTSP)
setidaknya menckup terhadap izin-izin
yang terkait dengan investasi. Kriteria
penetapan perizinan ini dilakukan
dengan cara mengelompokan izin-izin
yang menjadi kewengangan Peme-
rintah Daerah. Kriteria yang dimaksud-
kan yaitu:
1. Bersifat umum
Bersifat umum artinya bahwa
pemrosesan perizinan harus dapat
dilakukan tanpa harus memerlukan
keahlian dan peralatan khusus, oleh
karena itu dapat langsung diproses.
2. Keahlian khusus
Keahlian khusus artinya, bahwa
pemrosesan perizinan memerlukan
keahlian tertentu. Perizinan yang
termasuk dalam kategori ini tetap
dapat dilimpahkan kepada PPTSP
tetapi diikuti dengan penempatan
tenaga ahli dari SKPD yang
bersangkutan dengan perizinan
tersebut.
3. Pertimbangan sektoral
Pertimbangan sektoral artinya,
bahwa dalam pemrosesan perizinan
kemungkinan melibatkan SKPD
teknis untuk memberikan rekomen-
dasi atau pertimbangan atas per-
mohonan izin. Untuk izin-izin yang
masuk dalam kategori ini, dapat
dilimpahkan ke PPTSP, akan tetapi
dalam pembahannya perlu dilakukan
koordinasi dengan SKPD teknis
terkait. Mekanisme koordinasi yaitu
dengan membentuk tim teknis yang
terdiri dari unsur-unsur SKPD teknis
dan dikoordinir oleh kepala PPTSP.
Tim teknis bekerja hanya jika
diperlukan oleh PPTSP.
4. Peralatan khusus
Peralatan khusus artinya bahwa
pemrosesan perizinan diperlukan
peralatan khusus laboratorium,
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
249
peralatan teknologi tinggi, peralatan
dengan spesifikasi khusus dan lain-
lain.Untuk perizinan ini dapat
diproses pada satu pintu dengan
diikuti pelimpahan peralatan, SDM
serta diperlukan koordinasi dengan
SKPD terkait.
Kelengkapan dalam penyusunan
SOP yang Perizinan Terpadu ini yaitu
dapat sebagai berikut:
1. Kegiatan yang dilakukan dalam
pelaksanaan Penerbitan Perizinan
pada PPTSP yaitu:
a. Informasi Pendaftaran
Informasi pendaftaran yaitu
bagian yang bertanggungjawab
menjelaskan segala informasi
yang mencakup perizinan pada
PPTSP. Setelah informasi didapat
kan oleh konsumen, selanjutnya
formulir pendaftaran diberikan
jika pemohon berminat untuk
mengajukan izin yang dimaksud.
Formulir pendaftaran tersebut
diisi dengan melengkapi per-
syaratan yang ditentukan.
b. Pendaftaran dan pemeriksaan
berkas administrasi.
Bagian pendaftaran yaitu bagian
yang menerima dan memeriksa
berka administrasi. Berkas admi-
nistrasi yaitu berupa formulir
pendaftaran, persyaratan non
teknis dan persyaratan teknis.
c. Pemeriksanaan berkas teknis.
Berkas yang disertakan pada
berkas administrasi salah satunya
yaitu berkas teknis. Berkas teknis
berupa penjelasan teknis baik
berupa gambar, proposal, rencana
biaya, dokumen pendukung dan
lain sebagainya.
d. Validasi teknis
Validasi teknis yaitu pemeriksaan
dokumen teknis yang disyaratkan
secara aktual di lokasi objek izin
yang diajukan. Validasi teknis
membandingkan antara dokumen
dengan kenyataan lapangan
e. Input dan proses data
Input dan proses data adalah
proses mendokumentasikan
berkas administrasi sebagai data
base. Pada proses ini dilakukan
juga perhitungan-perhitungan
yang mendukung sebagai dasar
dalam penentuan biaya retribusi.
Biaya retribusi dibebankan tidak
pada semua perizinan yang
dilimpahkan kepada PPTSP.
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
250
f. Penerbitan surat izin
Pembuatan surat izin, yaitu pen-
cetakan surat izin dan pencetakan
surat keputusan penolakan atau
penangguhan. Pencetakan surat
izin dan pembuatan surat kepu-
tusan penolakan atau penang-
guhan dilakukan sesuai dengan
keterangan dari tim teknis.
g. Pemeriksaan surat izin
Aktivitas pemeriksaan surat izin
yaitu pemeriksaan kembali surat
izin atau surat keputusan. Peme-
riksaan ini sebagai verifikasi
akhir dari surat yang diterbitkan.
Tujuan dari pemeriksaan ini
untuk peninjauan akhir sehingga
kesalahan baik dalam pencetakan
maupun ketidaksesuaian dengan
dokumen administrasi dapat
dihindarkan.
h. Penerbitan Surat Keterangan
Retribusi Daerah (SKRD)
SKRD diterbitkan berdasarkan
hasil perhitungan pada proses
pengolahan dokumen adminis-
trasi.
i. Pengesahan surat izin
Proses pengesahan surat izin
yaitu tahap legitimasi surat yang
diterbitkan. Pengesahan ditandai
dengan ditandatanganinya surat
keputusan oleh pejabat yang
berwenang. Pada surat keputusan
disertai dengan nomor surat.
Nomor surat dimaksudkan untuk
tertib administrasi dan peng-
arsipan.
j. Penyerahan surat keputusan
Penyerahan surat keputusan yaitu
penyerahan surat keputusan
kepada pemohon atas ditolak atau
ditangguhkannya surat izin yang
dimohon. Surat keputusan yang
diserahkan disertai dengan alasan
penolakan atau penangguhan.
k. Pembayaran surat izin
Pembayaran surat izin yaitu
pelunasan Surat Keterangan
Retribusi Daerah (SKRD) yang
telah diterbitkan.
l. Serah terima surat izin
Serah terima surat izin dilakukan
jika selesainya kewajiban pemo-
hon. Kewajiban tersebut berupa
pembayaran SKRD. Jika surat
izin yang dimohon tidak memerlu
kan SKRD, maka surat izin ter-
sebut dapat diserahkan langsung
dengan memeriksa identitas
penerima. Pada proses serah
terima didokumentasikan
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
251
identitas penerima dan penerima
menandatangani buku serah
terima.
2. Verifikasi Teknis
Verifikasi teknis merupakan bagian
dari SOP pengajuan perizinan di
PPTSP. Verifikasi teknis secara
khusus dilakukan dikarenakan
berkaitan dengan spesifikasi teknis
pada setiap SKPD. Secara umum
verifikasi teknis antara satu izin
dengan izin yang lainnya tidak
terdapat perbedaan. Perbedaan
terjadi pada syarat yang diajukan.
Aktivitas validasi teknis dilakukan
yaitu sebagai berikut:
a. Persiapan
Pada tahap persiapan ini dilaku-
kan, yaitu dengan meng-
inventarisir dokumen teknis yang
akan divalidasi.
b. Penyediaan perlengkapan lapa-
ngan
Pada aktivitas ini dilakukan
inventarisir dan penyediaan
peralatan yang diperlukan untuk
validasi teknis.
c. Konfirmasi survey
Konfirmasi survey yang di-
maksudkan, yaitu dengan meng-
hubungi pemohon terkait dengan
akan dilaksanakannya validasi
teknis.
d. Pelaksanaan survey lapangan
Pelaksanaan survey lapangan,
yaitu menelusuri secara fisik
persyaratan teknis yang dilampir-
kan. Maksud dari pelaksanaan
survey lapangan, yaitu untuk
membandingkan antara dokumen
yang dilampirkan dengan kondisi
lapangan.
Struktur SOP
Struktur SOP yang dimaksudkan
yaitu langkah-langkah yang dilakukan
dalam proses penerbitan surat izin.
Adapun langkah-langkah tersebut,
yaitu:
1. Informasi pendaftaran
Pemohon mencari informasi secara
mendetail segala hal tentang penga-
juan perizinan yang dimaksudkan.
Informasi didapatkan dari petugas
pada loket informasi. Pada tahapan
ini, pemohon diharapkan dapat
memahami secara lengkap tentang
perizinan yang dimaksuudkan. Jika
pemohon sudah cukup paham, maka
dapat meminta formulir pendaftaran
ke petugas informasi.
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
252
2. Pendaftaran dan pemeriksaan berkas
pendaftaran
Setelah pemohon mengisi formulir
pendaftaran dan melengkapi per-
syaratan, maka pemohon mendaftar-
kan diri dengan menyerahkan ke-
lengkapan tersebut kepada petugas
pendaftaran. Petugas pendaftaran
menerima berkas permohonan dan
memeriksa kelengkapannya. Setelah
berkas permohonan dinyatakan
lengkap, maka petugas membuat
surat keterangan penerimaan berkas
dan menyerahkan surat tersebut
kepada pemohon. Berkas pendaf-
taran yang sudah dinyatakan
lengkap, selanjutnya diberikan
kepada tim teknis untuk validasi.
Jika berkas dinyatakan tidak
lengkap, maka berkas tersebut
dikembalikan kepada pemohon
untuk dilengkapi.
3. Pemeriksanaan berkas teknis
Berkas permohonan yang dinyata-
kan lengkap oleh petugas pendaf-
taran belum tentu memenuhi per-
syaratan teknis. Berkas teknis ter-
sebut selanjutnya diperiksa
kelengkapan dan kesesuaian dengan
ketentuan yang berlaku. Jika berkas
persyaratan teknis tidak sesuai
dengan ketentuan yang berlaku,
maka tim teknis memberitahukan
penolakan beserta alasannya atas
berkas teknis yang ajukan.
4. Validasi lapangan (persyaratan
teknis)
Validasi lapangan dilakukan untuk
memeriksa kesesuaian berkas teknis
yang diajukan dengan kondisi
sebenarnya pada lokasi yang di-
mohon. Validasi lapangan dilakukan
setelah berkas teknis sesuai dengan
ketentuan. Tidak semua permo-
honan izin dilakukan validasi
lapangan. Jenis izin tersebut dapat
juga dinyatakan tidak perlu dilaku-
kan validasi lapangan jika ketentuan
yang berlaku mensyaratkan hal
tersebut. Jika validasi lapangan tidak
dilakukan, maka tim teknis meyerah
kan berkas pemohonan kepada
petugas input data. Jika diperlukan
validasi lapangan, maka tim teknis
melakukan validasi sesuai dengan
prosedur teknis validasi lapangan.
Setelah dilakukan validasi lapangan,
maka tim teknis membuat berita
acara validasi lapangan. Jika ter-
nyata persyaratan teknis tidak sesuai
dengan kondisi lapangan, maka
dibuatkan berita acara hasil validasi
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
253
lapangan disertai dengan keputusan
penolakan atau penangguhan izin
yang dimohon. Jika persyaratan
teknis sesuai dengan kondisi
lapangan, maka dibuat berita acara
hasil validasi lapangan disertai
dengan keputusan penerbitan izin
yang dimohon. Berita acara tersebut
diserahkan kepada petugas pem-
rosesan data.
5. Input dan proses data
Berkas permohonan izin diproses
jika disertai dengan berita acara
pemeriksaan atau validasi teknis
lapangan dari tim teknis. Sesuai
dengan keputusan dari tim teknis,
maka proses data dilakukan sesuai
dengan jenis izin yang dimohon.
Setelah proses data dilakukan, maka
pencetakan surat izin atau surat
keputusan penangguhan atau
penolakan yang dimohon dapat
dilakukan.
6. Pembuatan surat keputusan
Surat izin atau surat keputusan yang
dibuat, selanjutnya diserahkan
kepada tim teknis untuk mendapat-
kan pengesahan. Tim teknis meme-
riksa kesesuaian surat keputusan
tersebut dengan berita acara
pemeriksaan. Jika surat keputusan
tersebut dinyatakan sesuai atau
benar, maka surat keputusan
tersebut diparaf dan dikembalikan
ke petugas peprosesan data. Jika
data surat keputusan tersebut
dianggap tidak benar, maka surat
keputusan tersebut dikembalikan ke
petugas proses data disertai dengan
catatan ketidaksesuaian untuk
diperbaiki.
7. Penerbitan Surat Keterangan
Retribusi Daerah (SKRD)
Penerbitan SKRD dilakukan oleh
petugas proses data. SKRD
diterbitkan sesuai dengan ketentuan
jenis perizinan.Ketentuan tersebut
memuat tentang jenis perizinan yang
diharuskan membayar retribusi dan
besarnya retribusi yang dibebankan.
8. Pengesahan
Setelah surat izin diterbitkan,SKRD
dicetak atau surat keputusan dicetak
maka selanjutnya surat tersebut
diserahkan kepada pejabat yang
berwenang untuk disahkan. Sebagai
tertib administrasi, ketiga jenis surat
tersebut diberi nomor.
9. Serah terima surat izin atau
keputusan
Surat yang telah disahkan dan diberi
nomor administrasi, maka selanjut-
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
254
nya diserahkan kepada pemohon
sesuai dengan peruntukan. Surat izin
yang memerlukan SKRD ditahan
terlebih dahulu dan hanya diberikan
SKRD untuk pelunasan biaya
retribusi. Surat izin yang memerlu-
kan SKRD akan diberikan jika
pemohon telah melunasi biaya
retribusi dengan memberikan bukti
pembayaran yang sah, identitas
pemohon dan mengisi buku serah
terima surat. Surat izin yang tidak
memerlukan SKRD dan surat
keputusan dapat diberikan langsung
kepada pemohon dengan memper-
lihatkan identitas dan mengisi buku
serah terima surat.
10. Penolakan atau penangguhan surat
izin
Surat izin yang ditolak atau
ditangguhkan diberikan kepada
pemohon. Untuk mengeluarkan
surat izin yang ditolak atau
ditangguhkan, maka pemohon harus
melalui tahapan dari awal.
Flowchart SOP perizinan pada
PPTSP selengkapnya dapat dilihat pada
Gambar 1.
KESIMPULAN
Penyelenggaraan pemerintahan
daerah lebih diorientasikan kepada
peningkatan kinerja unit organisasi
dalam melaksanakan tugas pokok dan
fungsinya untuk leksanakan tugas
umum pemerintah dan pembangunan
serta memberikan pelayanan publik.
Oleh karena itu, perlu diatur SOP
sebagai sarana sistem pengendalian
manajemen dan penunjang tertib
Gambar 1: Flowchart Standar Operasional
Prosedur (SOP) Perizinan Terpadu
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
255
administrasi pemerintahan Kabupaten
Bandung Barat.Sedangkan prinsip-
prinsip penyusunan SOP adalah
kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan
efektivitas, keselarasan, keterukuran,
dinamis, berorientasi pada pengguna,
kepatuhan hukum, serta kepastian
hukum. Sedangkan penyusunan SOP
harus memperhatikan prinsip-prinsip
pelaksanaan SOP yaitu konsisten,
komitmen, perbaikan berkelanjutan,
mengikat, seluruh unsur memiliki
peran penting dan terdokumentasikan
dengan baik.
Penyusunan SOP melibatkan
berbagai SKPD karena perizinan yang
dilimpahkan kepada PPTSP. SOP yang
disusun dan dijadikan acuan dalam
pelaksanaan operasional permohonan
perizinan mencakup aktivitas adminis-
tratif. Sedangkan aktivitas teknis
diserahkan kepada masing-masing
SKPD. Secara struktural, tim teknis
perizinan di bawah koordinasi Kepala
Badan PPTSP.
Secara garis besar prosedur yang
ditempuh oleh pemohon dalam
pengajuan perizinan di PPTSP yaitu:
1. Pencarian informasi pendaftaran
2. Pendaftaran dan pemeriksanaan
berkas pendaftaran
3. Pemeriksaan persyaratan teknis
(dokumen)
4. Validasi lapangan (persyaratan
teknis)
5. Input dan proses data
6. Pembuatan surat keputusan
7. Penerbitan Surat Keterangan
Retribusi Daerah (SKRD)
8. Pengesahan
9. Serah terima surat izin atau
keputusan
DAFTAR PUSTAKA
Gibson, J.L., Ivancevich, J.M., dan
Donnelly, J.H., (1997): Organi-
sasi, Binarupa Aksara, 147-150.
Indrawijaya, A.I., (1998): Perubahan
dan Pengembangan Organisasi,
Sinar Baru Bandung, 21-24, 223,
227.
Insani, I. (2009): Konsep Standar
Operasional Prosedur, Bim-
bingan Teknis Penyusunan SOP,
Lembaga Administrasi Negara,
45.
Atmoko, T., (2011): Standar Opera-
sional Prosedur (SOP) dan Akun-
tabilitas Kinerja Instansi Peme-
rintah. Tersedia di kumpulan
makalah. com/tags/standar-opera-
sional-prosedur-sop-dan-akunta-
bilitas-kinerja. Html.
Permenpan Nomor Per/15/M.PAN-
/7/2008: Pedoman Umum
Reformasi Birokrasi.
Model Standar Operasional......(Risris Nurjaman & Arnia Fajarwati)
SOSIOHUMANITAS, XIII (2), Agustus 2011
256