Minggu Ke 9

Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas

Aktivitas Bisnis Siklus PendapatanSiklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Aktivitas Bisnis Siklus PendapatanApa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?Entri pesanan penjualan PengirimanPenagihan dan Piutang UsahaPenagihan Kas

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:Entri Pesanan PenjualanProses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:Mengambil pesanan dari pelangganMemeriksa dan menyetujui kredit pelangganMemeriksa ketersediaan persediaan

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan: PengirimanAktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:Mengambil dan mengepak pesananMengirim pesanan tersebut

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan: Penagihan dan Piutang UsahaAktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:Penagihan ke para pelangganMemelihara data piutang usaha

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:Penagihan KasLangkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:Menangani kiriman uang pelangganMenyimpannya ke bank

Siklus Pendapatan Keputusan-keputusan pentingTujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.Bagaimana perusahaan dapat mencapai tujuan ini ?Guna mencapai tujuan ini, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting berikut ini :

Siklus Pendapatan Keputusan-keputusan pentingSejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan tiap kebutuhan dan keinginan pelanggan ?Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki, dan dimanakah persediaan tersebut ditempatkan ?Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada para pelanggan ? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam pengiriman?

Siklus Pendapatan Keputusan-keputusan pentingHaruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan ?Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke tiap pelanggan ?Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya diberikan?Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?

Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)Langkah ini termasuk semua includes all the activities involved in soliciting and processing customer orders.Key decisions and information needs:decisions concerning credit policies, including the approval of creditinformation about inventory availability and customer credit status from the inventory control and accounting functions, respectively

Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)Fungsi entri pesanan penjualan mencakup tiga aktivitas utama, yaitu :Mengambil pesanan dari pelangganMemeriksa dan menyetujui kredit pelangganMemeriksa ketersediaan persediaan

Kebutuhan Informasi dan ProsedurSIA harus menediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.

Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh:Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapanUji kewajaranPersetujuan kreditOtorisasi umum, Batas kreditOtorisasi khusus:Pemeriksaan batas

Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut.Internally generated documents produced by sales order entry:Pesanan penjualanSlip pengepakanKartu pengambilan barang

Kebutuhan Informasi dan ProsedurMenentukan ketersediaan persediaan.Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.Menentukan harga produk dan jasa.Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi.Memilih metode untuk mengirim barang.

Pengiriman (Aktivitas 2)Warehouse workers are responsible for filling customer orders by removing items from inventory.Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan informasi:Menentukan metode pengiriman.in-houseoutsource

Pengiriman (Aktivitas 2)Dokumen, catatan, dan prosedur:Kartu pengambilan printed by the sales order entry triggers the shipping process and is used to identify which products to remove from inventory.Jumlah phisik dibandingkan dengan kuantitas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan.Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan.

Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3)Dua aktivitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah:Invoicing customersMaintaining customer accountsKeputusan-keputusan penting dan kebutuhan Informasi:Accurate billing is crucial and requires information identifying the items and quantities shipped, prices, and special sales terms.

Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3)The sales invoice notifies customers of the amount to be paid and where to send payment.A monthly statement summarizes transactions that occurred and informs customers of their current account balance.A credit memo authorizes the billing department to credit a customers account.

Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3)Jenis sistem penagihan:Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-barang dikirim.Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui.Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini.

Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3)Metode-metode pengurusan piutang dagang:Metode faktur terbukaMetode pembayaran gabunganUntuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur.

Kebutuhan Informasi dan ProsedurApakah contoh informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan ?Waktu respons terhadap pertanyaan pelangganWaktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesananPersentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulangKepuasan pelangganAnalisis pangsa pasar dan tren penjualanAnalisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.

Penagihan Kas (Aktivitas 4)Dua bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah:KasirFungsi piutang dagang

Penagihan Kas (Aktivitas 4)Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi:Pentingnya pengurangn pencurian kas.Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek.Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan Faktur aplikasi harus dikredit.

Penagihan Kas (Aktivitas 4)Dokumen, catatan, dan prosedur:Cek diterima dan dikirim (disimpan).Daftar pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran.The system performs a number of on-line edit checks to verify the accuracy of data entry.

Pengendalian: Tujuan,Ancaman, dan ProsedurDi dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai:Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).

Pengendalian: Tujuan,Ancaman, dan Prosedur

Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.Semua transaksi dicatat dengan akurat.Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Entri Pesanan Penjualan

AncamanProsedur Pengendalian yang dapat diterapkan1. Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akuratPemeriksaan edit entri data2. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit burukPersetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan.3. Legitimasi pesananTanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business4. Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga.Sistem pengendalian persediaan

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Pengiriman

AncamanProsedur Pengendalian yang dapat diterapkan1. Kesalahan pengiriman:Brg. Dag. Yang salahJumlah Yang salahAlamat yang salahRekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan; pemindai kode garis; pengendalian aplikasi entri data2. Pencurian persediaanBatasi akses fisik ke persediaan;Dokumentasi semua transfer internal persediaan; perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Penagihan dan Piutang Usaha

AncamanProsedur Pengendalian yang dapat diterapkan1. Kegagalan untuk menagih pelangganPemisahan fungsi pengiriman dan penagihan; Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik; rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan2. Kesalahan dalam penagihanPengendalian edit entri dataDaftar harga3. Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usahaRekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan

Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Penagihan Kas

AncamanProsedur Pengendalian yang dapat diterapkan1. Pencurian KasPemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan;Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas

Masalah-masalah Pengendalian Umum

AncamanProsedur Pengendalian yang dapat diterapkan1. Kehilangan DataProsedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis)2. Kinerja yang buruk Persiapan dan tinjauan laporan kinerja

Model Data Siklus PendapatanThe REA data model provides one method for designing a data base that efficiently integrates both financial and operating data.A simplified REA data model for the revenue cycle of a manufacturing company should include the following information:Dua sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Model Data

SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Data OperasionalData operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini :Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesananMemutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidakMenentukan ketersediaan persediaanMemilih metode untuk mengirim barang

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Informasi Sekarang dan Masa LaluInformasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :Menentukan harga produk dan jasaMenetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansiMemutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkanMenentukan kebutuhan pinjaman jangka pendekMerencanakan kampanye pemasaran yang baru

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Penilaian KinerjaSIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :Waktu respons terhadap pertanyaan pelangganWaktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesananPersentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulangTingkat dan tren kepuasan pelangganAnalisis pangsa pasar dan tren penjualanAnalisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualanVolume penjualan dalam dolar dan jumlah pelangganKeefektifan iklan dan promosiKinerja staf penjualanPengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit

Model Data Siklus PendapatanEmpat kegiatan bisnis besar dalam siklus pendapatan (Pesanan, memenuhi pesanan, pengiriman dan penagihan kas)The primary external agent (customer) as well as the various internal agents involved in revenue cycle activities

Model Data Siklus PendapatanDiagram REA siklus pendapatan untuk AOEPersediaan(0, N)(0, N)(0, N)

Model Data Siklus PendapatanDiagram REA siklus pendapatan untuk AOE

KasPenagihankas(1, N)(1, 1)Kasir(1, N)(1, 1)

Minggu Ke 9

******** SELESAI ********