mcs chapter 1.pptx

7/25/2019 MCS CHAPTER 1.pptx

http://slidepdf.com/reader/full/mcs-chapter-1pptx 1/10

MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

CHAPTER 1 – MANAGEMENT AND CONTROL

• MANAGEMENT CONTROL MERUPAKAN FUNGSI YANG KRITIS DALAM ORGAPERMASALAHAN-PERMASALAHAN DI BIDANG MANAGEMENT CONTROL MEKERUGIAN YANG CUKUP BESAR, BAHKAN SAMPAI KEPADA KEGAGALAN O

• BEBERAPA CONTOH :

• PADA TAHUN 1995 UK BANK BARING BROTHERS (YANG DIDIRIKAN TAHDIUMUMKAN BANGKRUT KARENA KERUGIAN DIAKIBATKAN KONTRAK UTRADES OF FUTURES CONTRACTS YANG DILAKUKAN OLEH NICHOLAS TRADER YANG BERBASIS DI SINGAPURA.

• PADA A!AL TAHUN 199", BABY STORES, TOKO ECERAN PRODUK BAYIDENGAN "$ TOKO DI 18 NEGARA BAGIAN USA, MENEMUKAN ADANYA ERROR DAN SEHINGGA TER%ADI OVERSTATED CASH. HAL INI UTAMANYOLEH LEMAHNYA INTERNAL CONTROL SYSTEM.

• PADA TAHUN #&&#, PEGA!AI ARSIP NASIONAL AMERIKA SERIKAT MENMENGAMBIL BANYAK DOKUMEN SE%ARAH YANG BERHARGA ANTARA TSAMPAI DENGAN 1999 HANYA DENGAN MENYIMPANNYA DI TAS KANTODOKUMEN TERSEBUT KEMUDIAN DI%UAL KPD KOLEKTOR SENILAI US'



• MEMAHAMI DAN MEMBANDINGKAN PANDANGAN BEBERAPA BUKU DAN ARTIKEL TEMANAGEMENT CONTROL ADALAH SULIT, SEBAB ISTILAH CONTROL) TIDAK DAPAT SECARA SEKSAMA. ISTILAH CONTROL) YANG BERLAKU DALAM FUNGSI MANA%EMEMAKNA YANG UNI*ERSAL.

• DALAM ARTI YANG SEMPIT MCS DIARTIKAN SEBAGAI SIMPLE CYBERNETIC SYSTEMSINGLE FEEDBACK LOOP, SEPERTI HALNYA THERMOSTAT. THERMOSTAT YANG DI D TERDAPAT FEEDBACK LOOP AKAN MENGUKUR TEMPERATUR, MEMBANDINGKANNY

STANDAR YANG DIINGINKAN, DAN APABILA PERLU AKAN DILAKUKAN TINDAKAN KOMENGHIDUPKAN ATAU MEMATIKAN SECARA OTOMATIS BOILER ATAU AIR CONDITIOFEEDBACK LOOP MANAGERS AKAN MENGUKUR KINER%A, MEMBANDINGKAN KINER%STANDAR, DAN MENGAMBIL TINDAKAN KOREKTIF APABILA DIPERLUKAN

• DALAM ARTI YANG LEBIH LUAS, MANAGEMENT CONTROL TIDAK HANYA TERBATAS PENGUKURAN KINER%A SA%A, TETAPI MELIPUTI %UGA PENGA!ASAN SECARA LANGSSUPER*ISION, PENETAPAN STANDAR PEGA!AI DAN PEMBERLAKUAN CODE OF CODI DALAMNYA MENDORONG, MEMBERI KESEMPATAN, SERTA MEMAKSA PARA PEGABERTINDAK BAGI KEPENTINGAN TERBAIK ORGANISASI.

• DALAM KONTEKS DEFINISI DI ATAS, MCS LEBIH BERSIFAT PROAKTIF KETIMBANG REMENGANDUNG MAKNA BAH!A MANAGEMENT CONTROL DIRANCANG UNTUK MENCSEBELUM ORGANISASI MENGALAMI EFEK YANG BURUK DARI KINER%A. CONTOH LACONTROL ADALAH RE+UIRED EPENDITURE APPRO*ALS, COMPUTER PASS!ORDSSEGREGATION OF EMPLOYEES) DUTIES.

• %ADI, MANAGEMENT CONTROL ADALAH ALL DEVICES OR SYSTEMS MANAGERSTHAT THE BEHAVIORS AND DECISIONS OF THEIR EMPLOYEES ARE CONSIS

ORGANIZATION’S OBJECTIVES AND STRATEGIES. THE SYSTEMS THEMSELVCOMMONLY REFERRED TO AS MANAGEMENT CONTROL SYSTEMS.



• MANAGEMENT AND CONTROL

• MANAGEMENT CONTROL PADA DASARNYA MERUPAKAN PENYOKONG TERAKHIR DARI PROINI BISA DILIHAT DARI BEBERAPA CARA BAGAIMANA MANA%EMEN DALAM ARTI LUAS DAPAT

• TABLE 1.1 DIFFERENT !AYS OF BREAKING DO!N THE BROAD AREA MANAGEMENT INTO

• KOLOM PERTAMA MENGIDENTIFIKASIKAN FUNGSI-FUNGSI DASAR MANA%EMEN YAITU : PENPRODUK ATAU %ASA, KEGIATAN OPERASI (PROSES PRODUKSI ATAU PENYEDIAAN %ASA,

PEMASARANPEN%UALAN, DAN KEUANGAN.• KOLOM KEDUA MENGIDENTIFIKASIKAN BENTUK SUMBER DAYA AGAR PARA MANA%ER DAPA

SUMBER DAYA MANUSIA, KEUANGAN, PRODUKSI DAN SISTEM INFORMASI.

• TERMINOLOGI MANAGEMENT CONTROL NAMPAK DI KOLOM KETIGA, YANG MEMISAHKAN FMANA%EMEN DARI ASPEK PROSESNYA, YANG MELIPUTI : PENETAPAN TU%UAN (OBJECTIVE SPERUMUSAN STRATEGI (STRATEGY FORMULATION DAN PENGENDALIAN MANA%EMEN (MACONTROL.

• PERKULIAHAN MANA%EMEN, TERMASUK BUSINESS POLICY, STRATEGIC MANAGEMENT DAN

CONTROL SYSTEM, MENITIKBERATKAN KEPADA ELEMEN-ELEMEN MANAGEMENT PROCESS

FUNCTION RESOURCES PROC

PRODUCT (&R SER*ICE

DE*ELOPMENT

PEOPLE OB%ECTI*E SET

OPERATIONS MONEY STRATEGY FOR

MARKETINGSALES MACHINES MANAGEMENT

FINANCE INFORMATION



• PENETAPAN TUJUAN (OBJECTIVE SETTING)

• PENETAPAN TU%UAN MERUPAKAN PRASYARAT UNTUK MERANCANG MCS. TU%UAN TIDAK SELALU DALAM BENTUK KUANTITATIF ATAU FINANSIAL, SEPERTI #& ANNEQUITY , %UMLAH RUMAH SINGGAH UNTUK MASYARAKAT KURANG MAMPU (NON ORGANIZATION. DI SETIAP ORGANISASI, PARA PEGA!AI HARUS MEMAHAMI TEINGIN DICAPAI OLEH ORGANISASI TERSEBUT.

• PERUMUSAN STRATEGI (STRATEGY FORMULATION)

• STRATEGI MENGANDUNG MAKNA BAGAIMANA ORGANISASI MENGGUNAKAN SUDAYA UNTUK MENCAPAI TU%UAN (OBJECTIVES YANG TELAH DITENTUKAN.

• STRATEGI YANG DISUSUN DENGAN BAIK, UMUMNYA DIHASILKAN DARI HASIL ANWEAKNESSES, OPPORTUNITIES DAN THREAT ORGANISASI, YANG AKAN MEMBERKEPADA PARA MANA%ER UNTUK MERAIH TU%UAN ORGANISASI.

• NAMUN PERLU DISADARI BAH!A PENGAMBILAN KEPUTUSAN YANG SPONTAN DKADANG CONFLICT ) DENGAN STRATEGI FORMAL ORGANISASI. HAL INI BISA TE

KARENA PERMASALAHAN MANAGEMENT CONTROL, TETAPI LEBIH DISEBABKAN FORMAL STRATEGI YANG SUDAH TIDAK COCOK LAGI DENGAN KONDISI AKTUAL

• MANAGEMENT CONTROL VS STRATEGIC CONTROL

• DALAM ARTI YANG LUAS, CONTROL SYSTEMS MEMILIKI # (DUA FUNGSI DASAR CONTROL DAN MANAGEMENT CONTROL.

• STRATEGIC CONTROL PADA DASARNYA AKAN MELIBATKAN PARA MANA%ER UNTUBERTANYA KARENA LINGKUNGAN (EN*IRONMENT ORGANISASI YANG DINAMIS

PERUSAHAAN MASIH *ALID/ DAN APABILA TIDAK : APAKAH STRATEGI ORGANISADIUBAH/



• MANAGEMENT CONTROL PADA DASARNYA AKAN MELIBATKAN PARA MANASENANTIASA BERTANYA : APAKAH PARA PEGA!AI ORGANISASI BERPERILALAYAKPANTAS/ PERTANYAAN INI KEMUDIAN DAPAT DIELABORASIKAN KE DPERTANYAAN :

• APAKAH PARA PEGA!AI ORGANISASI FAHAM MENGENAI APA YANG DIHARAPKA

• APAKAH PARA PEGA!AI ORGANISASI AKAN BEKER%A KERAS SECARA KONSISTEMENCOBA UNTUK MELAKUKANNYA SEPERTI YANG DIHARAPKAN/

• APAKAH PARA PEGA!AI ORGANISASI MEMILIKI KEMAMPUAN UNTUK MELAKUKADENGAN BAIK/

• APABILA %A!ABAN ATAS PERTANYAAN-PERTANYAAN DI ATAS TIDAK), MAKA APADILAKUKAN UNTUK MENYELESAIKAN MASALAH MANAGEMENT CONTROL INI/

• ALAT (TOOLS YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYELESAIKAN ISSUE-ISSUE STCONTROL BERBEDA DENGAN MANAGEMENT CONTROL. PARA MANA%ER, DMENYELESAIKAN ISSUE STRATEGIC CONTROL, AKAN BERFOKUS PADA MAS

EKSTERNAL ORGANISASI. MEREKA AKAN MENELITI KONDISI INDUSTRI DANORGANISASI PADA INDUSTRI DIMAKSUD. ANALISIS STRENGTHS, WEAKNESOPPORTUNITIES DAN THREAT AKAN DILAKUKAN AGAR DAPAT BERKOMPETORGANISASI LAIN DI INDUSTRI YANG SAMA.

• SEBALIKNYA, DALAM MENYELESAIKAN ISSUE MANAGEMENT CONTROL, PABERFOKUS PADA MASALAH-MASALAH INTERNAL PERUSAHAAN, YAITU BAGMANA%ER DAPAT MEMPENGARUHI PARA PEGA!AI ORGANISASI UNTUK SEN

BERPERILAKU SEPERTI YANG DIHARAPKAN.



• EFFECTS OF MANAGEMENT CONTROLS ON BEHAVIOR

• SEBAGAIMANA DISEBUTKAN DI ATAS, MANAGEMENT CONTROL BERKAITAN DENG TINDAKAN OLEH PARA MANA%ER UNTUK MEYAKINKAN BA!A PARA PEGA!AI ORGAMEMBERIKAN KINER%A TERBAIK. MANAGEMENT CONTROL SENANTIASA MENCEGAKEMUNGKINAN PARA PEGA!AI ORGANISASI MELAKUKAN SESUATU YANG TIDAK DORGANISASI ATAU GAGAL MELAKUKAN SESUATU YANG SEHARUSNYA DILAKUKAN

• HAL INI MENUN%UKKAN BAH!A MCS SANGAT ERAT KAITANNYA DENGAN PERILAK

SELURUH PEGA!AI ORGANISASI SELALU BERTINDAK TERBAIK SESUAI DENGAN YORGANISASI, KIRANYA ORGANISASI TIDAK AKAN MEMERLUKAN MCS LAGI. NAMUORGANISASI KADANG-KADANG TIDAK MAMPU ATAU TIDAK MEMILIKI KEINGINAN USESUAI DENGAN YANG TERBAIK BAGI ORGANISASI. OLEH KARENANYA, PARA MANMENGAMBIL TINDAKAN UNTUK MENCEGAH TER%ADINYA TINDAKAN PARA PEGA!A YANG TIDAK SESUAI DENGAN TU%UAN YANG DICITA-CITAKAN.

• CAUSES OF MANAGEMENT CONTROL PROBLEMS

• MENGINGAT MCS LEBIH BANYAK BERFOKUS PADA ASPEK PERILAKU, MAKA TERDA

PENYEBAB TIMBULNYA MASALAH MANAGEMENT CONTROL :• LACK OF DIRECTION : PARA PEGA!AI ORGANISASI BERKINER%A BURUK KARENA ME

MEMAHAMI APA YANG ORGANISASI INGINKAN. HAL INI BISA TER%ADI KARENA KURANGATASAN. %ADI, SALAH SATU FUNGSI MANAGEMENT CONTROL ADALAH MEMBERITAHU BAGAIMANA MEREKA DAPAT MEMAKSIMALKAN KONTRIBUSINYA KEPADA PENCAPAIAN

• MOTIVATIONAL PROBLEMS : !ALAUPUN MEREKA MEMAHAMI APA YANG HARUS DIBANYAK PEGA!AI YANG TIDAK BERKINER%A BAIK KARENA MASALAH MOTI*ASI. MASA

TER%ADI, KARENA TU%UAN INDI*IDU DAN TU%UAN ORGANISASI TIDAK SELAMANYA SEL

BEBERAPA PEGA!AI YANG MELAKUKAN TINDAKAN KRIMINAL) KARENA TIDAK ADANYA



• PERSONAL LIMITATION : MASALAH LAINNYA MENYANGKUT KETERBATASAN PRIBMEREKA TAHU APA YANG DIINGINKAN ORGANISASI, MEREKA SANGAT TERMOTI*ASDENGAN BAIK, TETAPI KARENA KETERBATASAN PRIBADI SECARA SPESIFIK, SEPERTIPENGALAMAN, PENGETAHUAN, TINGKAT KECERDASAN, TRAINING, DAN STAMINA, AMASALAH BAGI MANAGEMENT CONTROL.

• CHARACTERISTICS OF GOOD MANAGEMENT CONTROL

• AGAR MEMILIKI KEMUNGKINAN TINGGI UNTUK MERAIH SUKSES, MAKA ORGAN

MENGEMBANGKAN DAN MEMELIHARA MANAGEMENT CONTROL YANG BAIK. CO(GOOD CONTROL MENGANDUNG MAKNA BAH!A MANAGEMENT MEMILIKI CUBAH!A HAL-HAL SIGNIFIKAN YANG TIDAK DIHARAPKAN TIDAK AKAN TER%ADI.

• TERDAPAT ISTILAH OUT OF CONTROL, BIASANYA DIGUNAKAN UNTUK MEN%ELAMANA KEMUNGKINAN TER%ADINYA KINER%A BURUK, BAIK SECARA KESELURUHAKINER%A TERTENTU, !ALAUPUN ORGANISASI TELAH MENERAPKAN STRATEGI Y

• MANAGEMENT CONTROL YANG BAIK MASIH MEMBERIKAN) KEMUNGKINAN TE

KEGAGALAN (FAILURE, SEBAB PERFECT CONTROL TIDAK PERNAH ADA KECUAKEADAAN YANG TIDAK BIASA (UNUSUAL CIRCUMSTANCES. PERFECT CONTROMEMERLUKAN %AMINAN SEMPURNA BAH!A SELURUH PHYSICAL CONTROL SYSAMAN SERTA SELURUH PEGA!AI SENANTIASA BETINDAK UNTUK KEPENTINGAORGANISASI. KONDISI IDEAL SEPERTI INI AKAN BERAKIBAT KEPADA BIAYA ORG TINGGI.

• BIAYA YANG TIMBUL KARENA KETIADAAN PERFECT CONTROL DISEBUT CONTR TERDAPAT PERBEDAAN ANTARA KINER%A TEORETIS DAN KINER%A YANG DIHARA

BERDASARKAN MCS YANG DITERAPKAN. MCS YANG LEBIH BAIK DAPAT DIIMPAPABILA PENGURANGAN CONTROL LOSS LEBIH BESAR DARI BIAYANYA.

OPTIMAL CONTROL DAPAT DICAPAI APABILA CONTROL LOSSES YANG DIHARAPKAN



• OPTIMAL CONTROL DAPAT DICAPAI APABILA CONTROL LOSSES YANG DIHARAPKANCOST UNTUK MENERAPKAN MANAGEMENT CONTROL. OLEH KARENA CONTROL CCONTROL ITU HAMPIR TIDAK PERNAH MENGHASILKAN OUTCOME YANG OPTIMAL,OPTIMAL DI SINI ADALAH CONTROL YANG CUKUP BAIK DENGAN BIAYA YANG MAS(REASONABLE.

• UNTUK MENILAI APAKAH CONTROL YANG BAIK ITU TELAH DICAPAI, MAKA PENILAIBERSIFAT FUTURE-ORIENTED DAN OBJECTIVES-DRIVEN. BERSIFAT FUTURE-OR TU%UAN AKHIR (GOALS ORGANISASI BERORIENTASI KE MASA DEPAN. MASA LALURELE*AN KECUALI HANYA SEBAGAI PENUN%UK %ALAN KE MASA DEPAN. BERSIFATKARENA TU%UAN (OBJECTIVES) MEREPRESENTASIKAN APA YANG INGIN DIRAIH OR

• NAMUN DEMIKIAN, MENILAI APAKAH CONTROL YANG BAIK TELAH DICAPAI ATAU SULIT DAN SUB%EKTIF.

• CONTROL PROBLEM AVOIDANCE

• MENERAPKAN MCS SECARA UTUH DI ORGANISASI TIDAK SELALU MERUPAKAN CAMEMPEROLEH CONTROL YANG BAIK0 KADANG-KADANG BEBERAPA MASALAH DAP

ORGANISASI PADA DASARNYA TIDAK DAPAT MENGHINDARI SELURUH MASALAH CBEBERAPA %ENIS MASALAH ATAU SUMBER MASALAH DAPAT DIKURANGI, TERDAPATSTRATEGI UTAMA UNTUK MENGHINDARI MASALAH CONTROL :

• ACTIVITY ELIMINATION : PARA MANA%ER DAPAT MENGHINDARI MASALAH CONTROL DENGAN ENTITAS ATAU KEGIATAN TERTENTU DENGAN CARA MENYERAHKAN POTENTIADENGAN POTENTIAL PROFITS KEPADA PIHAK KE $ MELALUI MEKANISME SUBCONTRACAGREEMENTS, ATAU DI*ESTMENTS. BENTUK PENGHINDARAN INI PADA HAKEKATNYA AELIMINATION.

• AUTOMATION: PARA MANA%ER KADANG-KADANG DAPAT MENGGUNAKAN KOMPUTER,SYSTEMS, DAN ALAT OTOMASI LAINNYA UNTUK MENGURANGI MASALAH CONTROL.

CENTRALIZATION OF DECISION MAKING ADALAH STRATEGI LAIN UNT



• CENTRALIZATION OF DECISION MAKING : ADALAH STRATEGI LAIN UNTMENGHINDARI MASALAH CONTROL. SELURUH PENGAMBILAN KEPUTUSAN HANYA DILAKUKAN OLEH PIMPINAN PUNCAK. HAL SEPERTI INI BIASA DILAKPERUSAHAAN YANG RELATIF KECIL DENGAN PEMIMIPIN YANG MEMILIKI STLEADERSHIP.

• RISK SHARING : RISK SHARING DENGAN PERUSAHAAN LAIN %UGA DAPATKERUGIAN YANG MUNGKIN TER%ADI YANG DIAKIBATKAN OLEH PERILAKU PE

TIDAK BAIK. MEMBAYAR) ASURANSI UTK MELINDUNGI %ENIS POTENSI KERUMERUPAKAN STRATEGI UNTUK MEHINDARI TIMBULNYA MASALAH CONTRO, BANYAK PERUSAHAAN YANG MEMBELI FIDELITY BONDS UNTUK PARA PEGBERADA PADA POSISI YANG SENSITIF.

• CONTROL ALTERNATI*ES

• UNTUK MASALAH CONTROL YANG TIDAK DAPAT DIHINDARI, ATAU APABILA TELAH DIAMBIL BAH!A MASALAH CONTROL TIDAK AKAN DIHINDARI, MAK

HARUS MENERAPKAN SATU ATAU LEBIH CONTROL MECHANISMS ATAU ALA YANG BIASANYA DISEBUT MANAGEMENT CONTROL. KUMPULAN DARI CONTMECHANISMS YANG DIGUNAKAN DIISTILAHKAN SEBAGAI MANAGEMENT COMCS DI BERBAGAI PERUSAHAAN PADA UMUMNYA SANGAT BERAGAM DAN BEBERAPA CONTOH SEDERHANA DARI CONTROL DE*ICES YANG DIGUNAKPERUSAHAAN MANUFAKTUR DAN FASILITAS KOMPUTER.



TABLE 1.2 EXAMPLES OF CONTROLS USED IN A MANUFACTURING FIRM

1. CASH PAYMENT AND CASH RECEIPT FUNCTIONS ARE SEGREGATED

#. A CHECK PROTECTOR IS USED, AND SIGNATURED PLATES ARE KEPT UNDER LOCK AND KEY

$. THE ACCOUNTING DEPARTEMENT MATCHES IN*OICES TO RECEI*ING REPORTS OR SPECIAL AUTHORI2AT

. CHECKS ARE MAILED BY SOMEONE OTHER THAN THE PERSON MAKING OUT THE CHECKS

5. THE ACCOUNTING DEPARTMENT MATCHES IN*OICES TO COPIES OF PURCHASE ORDERS

". THE BLANK STOCK OF CHECKS IS KEPT UNDER LOCK AND KEY

7. IMPREST ACCOUNTING IS USED FOR PAYROLL

8. BANK RECONCILIATIONS ARE TO BE ACCOMPLISHED BY SOMEONE OTHER THAN THE ONE H!O !RITES CASH

9. SURPRISE COUNTS OF CASH FUNDS ARE CONDUCTED PERIODICALLY

1&. ORDERS CAN BE PLACED !ITH APPRO*ED *ENDORS ONLY

11. ALL PURCHASES MUST BE MADE BY THE PURCHASING DEPARTMENT.

TABLE 1.3 EXAMPLES OF CONTROLS USED IN A COMPUTER FACILITY

1. !RITTEN STANDARDS EIST FOR DOCUMENTATION OF SYSTEMS, OPERATIONS AND ADMINISTRATION

#. ACCESS TO THE COMPUTER SYSTEM AND ALL ONLINE DATA TERMINALS IS RESTRICTED AT ALL TIMES TO APERSONNEL ONLY

$. DATA IS SECURED THROUGH TAPE FILE PROTECTION RINGS, FILE LABELS, CRYPTOGRAPHIC PROTECTION, PROCEDURES AND RE+UIREMENT OF STORAGE OF DUPLICATS AT REMOTE SITE

. HARD!ARE CONTROLS INCLUDE DUPLICATE CIRCUITY, DUAL READING, ECHO CHECKS, PRE*ENTI*E MAINUNINTERRUTIBLE PO!ER SYSTEMS

5. MA%OR RISKS ARE INSURED AGAINST

". BACKUP SYSTEMS AND PROCEDURES ARE DE*ELOPED

mcs chapter 1.pptx

Documents