materi sosialisasi - · pdf filestruktur organisasi, ... pengendalian kualitas dan metode...

MATERI SOSIALISASI

STANDAR PENJAMINAN MUTU INTERNAL

DISUSUN OLEH UNIT PENJAMINAN MUTU IPDN

Disampaikan dalam sosialisasi penjaminan mutu Institut Pemerintahan Dalam Negeri,

Pada hari Senin, 4 Oktober 2010

Pendahuluan

Peningkatan kinerja lembaga dalam pelaksanaan pejaminan mutu pada perguruan tinggi, khususnya universitas perlu dilaksanakan dalam rangka meningkatan kualitas atau mutu pendidikan tinggi. Tercapainya kinerja lembaga dalam pelaksanaan penjaminan mutu tersebut merupakan salah satu bentuk keberhasilan perguruan tinggi dalam mengelola sumber daya yang dimiliki secara optimal. Kualitas atau mutu pendidikan tinggi yang dimaksud adalah tercapainya tujuan pendidikan dan kompetensi lulusan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Era reformasi telah membawa perubahan mendasar, dalam kebijakan pendidikan tinggi yang berubah dari orientasi sistem sentralistik menjadi desentralistik yang bertumpuh pada otonomi dan penjaminan mutu. Perubahan arah kebijakan pendidikan tinggi berkaitan erat dengan berlakunya UU No. 20/ 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional dan PP No. 19/2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Berikut pertanyaan yang sering muncul untuk Penjaminan Mutu

Apakah PenjaminanMutu? Secara umum: Penjaminan mutu (Quality Assurance) adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan sehingga konsumen, produsen, dan pihak-pihak yang berkepentingan memperoleh kepuasan.

1. Sistem Penjaminan Mutu adalah suatu sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi/institusi dalam penetapan kebijakan, Sasaran , Rencana dan Proses/prosedur mutu serta pencapaiannya secara berkelanjutan (Continous improvement).

2. Sistem Penjaminan Mutu adalah suatu sistem manajemen yang menjamin kesesuaian antara proses dengan output yang dihasilkan yang akan memberikan kepuasan stakeholders.

3. Sistem Penjaminan Mutu merupakan sistem manajemen yang terdiri dari struktur organisasi, tanggungjawab, proses-proses, prosedur dan sumber daya yang digunakan untuk mencapai standar yang ditentukan berdasarkan persyaratan dan kebutuhan stakeholders dan organisasi

4. Sistem Penjaminan Mutu adalah Sistem manajemen yang mengikutsertakan seluruh karyawan dari tingkatan organisasi, dengan penerapan konsep pengendalian kualitas dan metode statistik untuk mencapai kepuasan pelanggan dan yang mengerjakannya

Apa yang dimaksud dengan Prosedur Sistem Mutu, Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja dari definisi etimologi ?

Dalam sistem penjaminan mutu perguruan tinggi istilah-istilah perangkat penjaminan mutu seperti Prosedur Sistem Mutu, Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja, mungkin masih asing bagi kebanyakan orang. Atau mungkin sudah menjadi biasa namun tidak mempunyai kesatuan pemahaman yang utuh. 1. Prosedur Sistem Mutu (ISO 9001 : 2000) (Dalam sistem penjaminan mutu PTS/PTN lain istilahnya: Manual

Prosedur)“Prosedur Sistem Mutu adalah prosedur terdokumentasi yang

merinci dan menjelaskan langkah-langkah dan mekanisme pelaksanaan semua proses aktifitas dalam sistem manajemen mutu yang melibatkan berbagai fungsi, yang akan menjamin aktifitas tersebut terkendali dan merupakan penjabaran dari manual mutu”

2. Prosedur Kerja (ISO 9001 : 2000): “Prosedur Kerja adalah pedoman kerja berisi mekanisme dan urutan/proses

kerja dari suatu kegiatan/aktifitas pada satu unit dalam rangka menunjang penerapan sistem manjemen mutu” urutan kerja yang mengerjakan/penanggung jawab kapan / berapa lama mengerjakan

3. Instruksi Kerja (ISO 9001 : 2000) Instruksi Kerja adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara rinci

dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung Prosedur Mutu atau Prosedur Kerja

Untuk apa ada Penjaminan mutu?

1. Membantu organisasi mengukur kinerja secara lebih sistematis 2. Membantu organisasi mengelola prosesnya secara lebih baik searah dengan

sasaran organisasi 3. Memberikan jaminan pada tiap personil bahwa sistem telah sesuai 4. Menjamin bahwa setiap proses berjalan sesuai rencana Apakah didalam dunia pendidikan mutu juga merupakan masalah utama?

Jawabannya ‘ya’. Bahkan sistem penjaminan mutu untuk perguruan tinggi merupakan agenda utama Ditjen Dikti Depdiknas, ini ditandai dengan diadakannya pelatihan-pelatihan khusus penjaminan mutu bagi perguruan tinggi, yang dikenal dengan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA). Beberapa perguruan tinggi bahkan telah memiliki lembaga khusus yang secara efektif menangani tentang penjaminan mutu, di Polman Bandung ada Bagian QA (Quality Assurance), di Ubinus CfQ (Center for Quality Assurance), di ITB Satuan Penjaminan Mutu Akademik (SPMA), di UGM Kantor Penjaminan Mutu Akademik (KPMA), di UI Badan Penjaminan Mutu Akademik (BPMA). Orientasi terhadap kualitas, membutuhkan sistem penjaminan mutu agar kualitas dapat berkelanjutan. Penjaminan mutu/ Quality Assurance (QA) dalam suatu institusi merupakan tuntutan eksternal dan internal.

Penjaminan mutu merupakan pekerjaan rutin yang berkesinambungan dan harus terus-menerus dilakukan dan bukan merupakan kegiatan yang bersifat ad hoc. Oleh karenanya, proses monitoring dan evaluasi perlu diterapkan secara terus-menerus dengan penekanan bahwa kegiatan ini bukan mencari-cari kesalahan melainkan untuk melakukan tindakan perbaikan terus-menerus. (Rinda Hedwig, Sistem Penjaminan Mutu di Perguruan Tinggi Monitoring dan Evaluasi Internal, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007, hal. 3).

Penjaminan mutu di dunia pendidikan: Pendidikan dikatakan bermutu apabila mampu: 1. menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya(aspek deduktif); 2. memenuhi kebutuhan stakeholders (aspek induktif), yaitu: sesuai dengan kebutuhan sosial masyarakat, memenuhi kebutuhan pengguna, dan memenuhi kebutuhan profesi. Dalam lingkup pendidikan tinggi, yang dimaksud dengan penjaminan adalah pelayanan jasa yang diberikan perguruan tinggi terhadap stakeholders, yang terdiri dari

mahasiswa, alumni, pengguna lulusan/dunia industri dan orangtua mahasiswa. Sedangkan berdasarkan Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi-Dikti 2003, penjaminan mutu pendidikan tinggi adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara berkelanjutan sehingga stakeholders memperoleh kepuasan.

Definisi sisten Penjaminan Mutu Khusus Pendidikan Tinggi Penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders (mahasiswa, orang tua, dunia kerja, pemerintah, dosen, tenaga penunjang, serta pihak lain yang berkepentingan) memperoleh kepuasan

Apa tujuan sistem penjaminan Mutu ? Sistem Penjaminan Mutu telah disadari bentuk dan manfaatnya dalam peningkatan kualitas secara berkala di perguruan tinggi. Walau secara umum masih bersifat simbolisasi dalam rancangan mutu dalam almari dan kertas. Namun setidaknya merupakan gambaran sebuah itikad perbaikan secara kelembagaan. Secara umum penerapan sistem penjaminan mutu diperguruan tinggi mempunyai tujuan 1. Memberikan pedoman tentang satu siklus penjaminan mutu di perguruan

tinggi 2. Memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan

yang dijalankan perguruan tinggi secara internal untuk mewujudkan visi dan misinya serta untuk memenuhi kebutuhan stakeholder melalui penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi

3. Memastikan seluruh kegitatan institussi berjalan dengan baik dan terus meningkat secara berkesinambungan

4. Membuktikan kepada seluruh stakeholder bahwa institusi bertanggungjawab untuk mutu seluruh kegiatannya

Adakah aturan hukum yang mengatur Pelaksanaan Penjaminan Mutu? 1. UU No. 20/ 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. PP No. 19/2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Standar Nasional

Pendidikan berfungsi sebagai dasar dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan pendidikan dalam rangka mewujudkan pendidikan nasional yang bermutu. Selain itu Standar Nasional Pendidikan bertujuan menjamin mutu pendidikan nasional dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan membentuk watak serta peradaban bangsa yang bermartabat

3. PP No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan

Dalam rangka melaksanakan ketentuan Pasal 35 ayat (4), Pasal 36 ayat (4), Pasal 37 ayat (3), Pasal 42 ayat (3), Pasal 43 ayat (2), Pasal 59 ayat (3), Pasal 60 ayat (4), dan Pasal 61 ayat (4) Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional telah ditetapkan Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Menurut Peraturan Pemerintah ini Lingkup Standar Nasional Pendidikan meliputi:

1. standar isi; 2. standar proses;

3. tandar kompetensi lulusan; 4. standar pendidik dan tenaga kependidikan; 5. standar sarana dan prasarana; 6. standar pengelolaan; 7. standar pembiayaan;dan 8. standar penilaian pendidikan.

Ada 10 pertanyaan mengapa Sistem penjaminan mutu harus diterapkan di dunia pendidikan:

1. Does your university has long term development plan with clear direction and doable strategies and actions to be taken, yet, does the plan is in line with education policies (PLANNING)?

2. Does everyone in the university participate and own the strategic plan (OWNERSHIP)?

3. Is there, within your university, has a ‘state of readiness’ to bring together all resources and a single consolidated mechanism to undertake self assessment and, hence, to be asked and judge by outsider how-good your quality are (READINESS)?

4. Is there consensus among the ‘top management team’ of your university as to what the vision, objective, scope, and direction of a “Consolidated Quality Assessment” function might be (CONSENSUS)?

5. Is your university quality management team is capable and be able to take lead and be accountable to push forward the quality assessment exercise, and who are they (CREDIBILITY)?

6. Is there common understanding of stakeholder on the “Why quality assessment is needed (UNDERSTANDING)”?

7. Is there the artificial barriers which have been created by dividing quality assessment task as the job of management team not to teaching and learning team (CONNECTIVITY)?

8. Is there ways that the quality management team to follow up university assessment activities and make sure it is on the right track and, hence, properly ‘managed’ (CONTROL)?

9. Is there ways to record all outstanding critical task processes for future knowledge, skill and practice transfer to the ‘next generation’ (TRANSFER)?

10. Does your university has staff development plan to undertake quality assessment tasks (LEARNING)?

Mengapa Ada Penjaminan mutu di dunia pendidikan? 1. Peran lembaga pendidikan tinggi sebagai agents of changes and development

mempunyai peran strategis dalam peningkatan daya saing bangsa (nation competitiveness).

2. Dalam Higher Education Long Term Strategy (HELTS) 2003-2010m kebijakan dasar pendidilan tinggi menekankan bahwa perguruan tinggi harus aktif berkontribusi dalam meningkatkan daya saing bangsa melalui keluaran produk dan jasa di pasar dunia.

3. Setiap lembaga pendidikan tinggi perlu memperbaiki kapasitas pendidikan, tata kelola, pendanaan dan sumberdaya manusia.

4. Penjaminan mutu merupakan bentuk tanggung jawaban institusi pensisikan tinggi kepada publik/stakeholders. Kepuasan stakeholders melalui layanan prima dan pencapaian visi menjadi prioritas sistem penjaminan mutu.

Contoh pelaksanaan Penjaminan Mutu di perguruan tinggi Tengoklah, Politeknik Manufaktur Bandung (Polman Bandung) yang sudah memiliki jaringan sangat luas, bahkan sampai di luar negeri. Sebagai politeknik pertama di Indonesia Polman juga mendidik mahasiswa melaksanakan kegiatan bisnis, sehingga di Polman dikenal istilah SBU (strategic business unit) seperti dikemukakan ahli manajemen Michael Porter. Belum lagi bila Polman membuka stan di pameran industri, maka akan ditemui penjaga stan menawarkan baik produk jasa pendidikan maupun produk barang manufaktur. Selain memperoleh akreditasi A untuk semua program studinya, juga sudah memiliki sertifikat ISO 9001:2000. Sedangkan Universitas Bina Nusantara (Ubinus) Jakarta, nampak secara fisik begitu lengkap dan terpeliharanya. Dari ruangan kelas dengan peralatan audio visual dan jaringan komputernya, sampai ke kamar kecilnya yang sangat bersih. Ubinus yang menjadi universitas sejak tahun 1995, mempunyai mahasiswanya 22.000 orang, dan mampu menjaring 5000 mahasiswa per tahun dengan uang kuliah mahasiswa minimal Rp 7 juta per-semester ditambah sumbangan awal masuk kuliah. Selain itu Ubinus memiliki satu unit khusus yang menangani masalah kualitas, yaitu Center for Quality Assurance (CfQ), dan saat ini sudah memiliki ISO 9001:2000. Kiranya Polman dan Ubinus menjadi benchmark nya.

Bagaimana Penjaminan Mutu diterapkan? Konsep Penjaminan Mutu di Perguruan Tinggi Dalam lingkup pendidikan tinggi, yang dimaksud dengan penjaminan adalah pelayanan jasa yang diberikan perguruan tinggi terhadap stakeholders, yang terdiri dari mahasiswa, alumni, pengguna lulusan/dunia industri dan orangtua mahasiswa. Sedangkan berdasarkan Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi-Dikti 2003, penjaminan mutu pendidikan tinggi adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara berkelanjutan sehingga stakeholders memperoleh kepuasan. Aspek yang menentukan mutu perguruan tinggi mencakup: materi perkuliahan/kurikulum, proses perkuliahan, kompetensi dosen, dan sarana plus prasarana yang menunjang jalannya proses pembelajaran. Dalam ilmu manajemen ada beberapa ahli yang menyampaikan pendapatnya tentang bagaimana mengukur mutu pelayanan jasa, salah satunya adalah metode Serqual yang membandingkan antara harapan pelanggan dengan persepsi pelanggan terhadap layanan jasa yang diterimanya.

1. Pengendalian mutu dimulai dari tahap perancangan kurikulum, proses pendidikan, mata kuliah yang diberikan, dosen yang mengajar, sistem evaluasi yang diterapkan, evaluasi ketika mahasiswa lulus, evaluasi kinerja lulusan di tempat bekerja,nahkan evaluasi kepuasan pengguna lulusan.

2. Proses penjaminan mutu diperguruan tinggi dengan evaluasi diri yang

menggunakan pendekatan L-RAISE (Kepemimpinan, Relevansi, Suasana Akademik, Manajemen Internal dan Organisasi, Keberlanjutan, Efisiensi dan Produktifitas). Hasil evaluasi diri dijadikan dasar penentuan kebijakan akademik, kemudian dituangkan menjadi rencana strategis dan sasaran mutu perguruan tinggi, untuk selanjutnya diturunkan menjadi rencana operasional yang akan diimplementasikan. Dengan demikian keterkaitan antara program

kerja dengan target yang hendak dicapai dapat dimonitor dan diketahui secara tepat, hal inilah merupakan salah satu indikator kinerja perguruan tinggi.

Komponen apa saja yang dibutuhkan dalam penjaminan mutu ? Ada 7 (tujuh ) komponen yang dibutuhkan dalam menyusun penjaminan mutu, yaitu :

Apa yang diperlukan untuk menerapkan Penjaminan Mutu?

1. Komitmen Para pelaku proses pendidikan tinggi di suatu perguruan tinggi, baik yang memimpin maupun yang dipimpin, harus memiliki komitmen yang tinggi untuk senantiasa menjamin dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi yang diselenggarakannya.Tanpa komitmen ini di semua lini organisasi suatu perguruan tinggi, niscaya penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi tersebut akan berjalan tersendat, bahkan mungkin tidak akan berhasil dijalankan. Terdapat aneka cara yang dapat dipilih untuk menggalang komitmen dari semua lini di suatu perguruan tinggi, tergantung dari ukuran, struktur, sumber daya, visi dan misi, sejarah, dan kepemimpinan dari/di perguruan tinggi tersebut. Hasil penelitian yang mengungkap hubungan antara komitmen pimpinan dengan penjaminan Mutu di PT, diperoleh hasil sebagai berikut: (1) makin tinggi kapabilitas kepemimpinan diikuti makin tingginya kinerja lembaga dalam pelaksanaan penjaminan mutu (2) makin tinggi komitmen pimpinan maka makin tinggi komitmen dosen dalam pelaksanaan penjaminan mutu (3) makin tinggi komitmen dosen diikuti makin tingginya kinerja lembaga dalam pelaksanaan penjaminan mutu. Oleh karena itu komitmen pimpinan menjadi kunci utama dalam pelaksanaan penjaminan Mutu di lembaga pendidikan. 2. Sikap Mental Harus diakui bahwa sebagian terbesar perguruan tinggi di Indonesia menyelenggarakan pendidikan tinggi tanpa didahului dengan perencanaan. Dapat dikemukakan fakta bahwa dalam skala makro, Rencana Induk Pengembangan (RIP) suatu perguruan tinggi, sebagian besar disusun untuk memenuhi persyaratan akreditasi, sedangkan dalam skala

mikro dapat dikemukakan fakta tentang rendahnya persentase dosen yang membuat rencana pembelajaran berupa Satuan Acara Perkuliahan (SAP), dan masih banyak lagi fakta yang menunjukkan bahwa suatu perguruan tinggi menjalankan pendidikan tinggi tanpa perencanaan. Kalaupun terdapat perencanaan, pada umumnya bukanlah karena kebutuhan, melainkan karena persyaratan perijinan atau akreditasi.

3. Pengorganisasian Mengenai pengorganisasian serta mekanisme kerja organisasi penjaminan mutu pendidikan tinggi di suatu perguruan tinggi, tidak terdapat pola baku yang harus diikuti oleh semua perguruan tinggi. Pengorganisasian penjaminan mutu pendidikan tinggi di suatu perguruan tinggi sangat tergantung pada ukuran, struktur, sumber daya, visi dan misi, sejarah, dan kepemimpinan dari/di perguruan tinggi tersebut. Sebagai contoh, dapat dikemukakan bahwa suatu perguruan tinggi dapat mengadakan unit penjaminan mutu di dalam struktur organisasinya yang dipimpin oleh seorang wakil rektor, atau suatu unit yang independen terlepas dari struktur organisasi yang dipimpin oleh seorang dosen. Contoh model pengorganisasian lainnya adalah kegiatan penjaminan mutu inheren atau built-in di dalam proses manajemen pendidikan tinggi di perguruan tinggi yang bersangkutan. Dengan demikian tidak dibutuhkan unit organisasi khusus yang dipimpin oleh pejabat yang menangani penjaminan mutu pendidikan tinggi. Kebebasan menentukan model pengorganisasian penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi masing-masing, adalah sesuai dengan karakter kemandirian perguruan tinggi di Indonesia di masa mendatang. 4. Bergerak bersama Secara ringkas kondisi yang diharapkan, adalah sebagai berikut: Semua personil di perguruan tinggi harus membangun kesadaran, tanggung jawab, motivasi setiap personil untuk merealisasikannya, memiliki sistem, prosedur dan standar internal lebih sistematis, sehingga semua personil memiliki sasaran mutu dan tanggung jawab yang jelas, termasuk ukuran dan cara mengukur kinerjanya, Setiap langkah dalam proses, baik pendidikan maupun produksi manufaktur terekam / tercatat dalam dokumen yang rapi, perguruan tinggi memiliki sertifikasi standar mutu eksternal yang diakui internasional, misalnya sertifikat ISO, Beban mengajar dosen yang ideal, sehingga staf pengajar mampu melaksanakan tri dharma perguruan tinggi dengan efektif. Hal lain yang menjadi kunci keberhasilan dari penerapan sistem penjaminan mutu di PT ini di antaranya adalah:

1. komitmen segenap pimpinan PT, 2. komitmen manajemen PT, 3. komitmen setiap individu yang akan menjalankan sistem mutu ini, 4. konsistensi senantiasa dipelihara dalam setiap melakukan kegiatan maupun

pengambilan keputusan/sikap, dan 5. ketersediaan basis data akurat yang digunakan setiap kali pengambilan

keputusan. (Rinda Hedwig & Gerardus Polla, Model Sistem Penjaminan Mutu & Proses Penerapannya di Perguruan Tinggi, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2006, hal. 15)

Apa yang diharapkan dari Penjaminan Mutu?

Penjaminan mutu beranjak dari visi dan misi kemudian kepada rencana operasional dan implementasinya, dengan demikian penjaminan mutu menjadi keharusan dilakukan di

perguruan tinggi agar visi menjadi realitas yang bisa dicapai.Visi Misi yang diturunkan menjadi Rencana Strategis dan Rencana Operasional dalam bahasa penjaminan mutu dapat dianggap sebagai sasaran mutu yang ingin dicapai, tentunya dilengkapi dengan prosedur operasi standar, ukuran atau indikator kinerja, dan cara pengukurannya. Persoalan mendasar adalah masalah sosialisasi tentang sasaran mutu yang berdampak pada keikutsertaan setiap individu untuk mencapai sasaran mutu tersebut. Bagaimana mungkin seseorang anggota organisasi berperan aktif dalam upaya pencapaian mutu sementara orang tersebut tidak tahu sasaran yang akan dicapainya. Penerapan sistem penjaminan mutu, apalagi dengan menggunakan standar mutu eksternal (misalnya saja ISO), akan memberikan nilai strategis bagi perguruan tinggi, yaitu reputasi. Dengan reputasi yang baik akan meningkatkan nilai jual perguruan tinggi, baik produk barang maupun jasa yang dihasilkannya. Dengan sistem penjaminan mutu yang baik akan menjamin manageability dan traceability dari suatu proses, baik untuk pendidikan maupun produksi manufaktur. Sistem penjaminan mutu akan menyearahkan tujuan institusi mulai dari pucuk pimpinan sampai unit terkecil.

Adakah hambatan dalam melaksanakan Penjaminan Mutu? Hambatan yang dihadapi bagi penjaminan mutu yang sangat mendasar adalah bagaimana mengubah budaya, karena umumnya pengajar dan karyawan yang ada merasa senior, merasa pengetahuan, pengalaman dan kemapanannya sudah cukup, hingga sulit untuk berubah. Kondisi ini berantai, jika ingin bermutu, berarti butuh waktu dan tenaga untuk membuat sistem jaminan mutu, sampai dengan pembuatan SOP untuk setiap kegiatan dalam rangka mencapai sasaran mutu. Mungkin SOP sudah bisa dibuat, persoalan lebih utama adalah implementasi dan pengendaliannya, termasuk perangkat reward dan punishment-nya. Kendala berikutnya, apabila SOP relative sudah lengkap saat awal lalu apakah sekarang SOP tersebut digunakan dalam kegiatan sehari-hari? Apakah SOP dijadikan standar evaluasi dan ditindaklanjuti kalau ada masalah? Apakah kita membuat rencana pengajaran, mengajar tepat waktu sesuai alokasinya, memberikan pelajaran sesuai kurikulum atau silabus yang up to date? Kalau ingin lebih bermutu, atau menjaminkan mutu produk atau proses, perlu waktu dan tenaga untuk membuat terobosan-terobosan baru, ilmu-ilmu baru, produk-produk baru, atau keunggulan-keunggulan baru yang bisa dijual. Sementara jika beban mengajar dikurangi, dampaknya terasa secara langsung pada pengurangan pendapatan. Hambatan lain adalah pengendalian, siapa yang mengendalikan? mungkin terjadi bila dilakukan penyebaran angket untuk mengetahui bagaimana proses belajar mengajar, hasilnya ya... tinggal tumpukan kertas angket, tidak ada yang mengolah dan menindaklanjuti. Belum lagi jika ditinjau dari wewenang untuk menjatuhkan punishment, sangat sulit diterapkan bagi PNS. Apa yang harus dilakukan? 1. Untuk mewujudkan visi organisasi pendidikan tinggi dapat dicapai melalui

penjaminan mutu, beberapa upaya dapat dilakukan, antara lain:

2. Membentuk unit organisasi khusus penjaminan mutu, di tingkat institusi dan tingkat jurusan. Agar unit tersebut bekerja efektif berikan gaji/honorarium/tunjangan yang layak,

3. Lakukan pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan penjaminan mutu bagi seluruh personil organisasi secara bertahap, sehingga dengan basis pengetahuan yang dimiliki program penjaminan mutu lebih mudah diimplementasikan.

4. Kemudian yang paling penting adalah ‘berani memulai’ proses penjaminan mutu, dari hal-hal yang kecil tetapi konsisten, maka diharapkan berkembang untuk semua kegiatan. Tidak kalah penting lagi adalah peningkatan sosialisasi dan komunikasi kebijakan pimpinan kepada semua personil, termasuk kegiatan penjaminan mutu,

5. bila perlu undang konsultan dalam bidang penjaminan mutu. 6. Lesson Learned: Contoh praktis Polman Bandung dan Ubinus Jakarta yang

berhasil meningkatkan ‘nilau jual’ lembaga pendidikan melalui proses penjaminan mutu yang dilaksanakan secara berkesinambungan. Perlu dibentuk unit organisasi khusus sistem penjaminan mutu yang solid, tingkat intitusi, jurusan, dan tersosialisasi dengan baik pada semua personil organisasi, sehingga konsep total quality management (TQM) dapat diterapkan dengan baik. Organisasi harus selalu menjaga dan mengetahui posisi mutunya setiap saat, sehingga gejala-gejala penurunan mutu dapat diketahui atau dideteksi secara dini, yan membuat perbaikan mutu tidak terlambat dilaksanakan.

Bagaimana Cara Menjamin Mutu?

1. Menerapkan/mengadopsi sistem manajemen mutu/standard yang ada a. Standard Nasional Pendidikan b. Malcolm Baldridge/QM9004 c. ISO 9001:2001

2. Melakukan praktek baik/best practices a. Six Sigma b. TQM c. GKM/Kaizen

KASUS PENJAMINAN MUTU DI IPDN

Perlukah IPDN melakukan proses Penjaminan Mutu? Sebagai lembaga pendidikan menjadi sebuah kewajiban bagi IPDN untuk mengacu pada PP no 19 tahun 2005 tentang Standar Pendidikan nasional dimana di dalamnya telah diatur mengenai pelaksanaan pendidikan yang harus dipenuhi oleh lembaga penyelenggara pendidikan. Standar Nasional Pendidikan berfungsi sebagai dasar dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan pendidikan dalam rangka mewujudkan pendidikan nasional yang bermutu. Selain itu Standar Nasional Pendidikan bertujuan menjamin mutu pendidikan nasional dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan membentuk watak serta peradaban bangsa yang bermartabat.

Secara de jure, IPDN merupakan lembaga pendidikan kedinasan di bawah Kementrian Dalam Negeri, tentunya penyelenggaraan pendidikan yang dilaksanakan di IPDN akan mempunyai muatan khusus yang disesuaikan dengan visi dan misi dari kementrian. Tetapi akan menjadi benar ketika penyelenggaraan pendidikan di IPDN berada di koridor peneyelenggaraan pendidikan atas peraturan darai Kementrian Pendidikan Nasional sebagai upaya untuk menyelenggarakan satu kesatuan pendidikan di lingkungan NKRI. Penjaminan Mutu penyelenggaraan pendidikan pada dasarnya dilakukan sebagai upaya untuk meningkatkan accountability serta menjawab tantangan masyarakat yang berubah demikian dinamis. Masing-masing lembaga pendidikan tenteunya mempunyai tujuan tertentu mengapa mereka melakukan penjaminan Mutu, tetapi untuk IPDN, pelaksanaan penjaminan Mutu pada dasarnya dilakukan sebagai akuntabilitas terhadap masyarakat yang telah membiayai penyelenggaraan pendidikan kedinasan ini.

1. Pelaksanaan penjaminan Mutu di IPDN pada dasarnya ditujukan untuk menjawab pertanyaan masyarakat terhadap eksistensi lembaga yang telah didirikan jauh hari sebelum NKRI merdeka.

2. Penjaminan Mutu di IPDN pada dasarnya digunakaan sebagai bentuk pertanggunjawaban IPDN terhadap besarnya anggaran yang telah negara percayakan kepada IPDN.

3. Pelaksanaan Penjaminan mutu diharapkan dapat menjawab pertanyaan masyarakat terhadap keberadaan lembaga ini, Apakah IPDN menghasilkan lulusan yang dibutuhkan oleh Pemerintah Daerah? Apakah dana yang digunakan oleh IPDN telah digunakan untuk menghasilkan lulusan yang memang dibutuhkan oleh pemerintah? Apakah dana yang dipergunakan oleh IPDN memang digunakan untuk menghasilkan lulusan yang baik? Sampai sejauh mana kontribusi IPDN dalam pembangunan skala nasional dan regional?

Ketika PTN/S berlomba meningkatkan kualitas agar lulusan diterima di

pasar kerja, sementara lulusan IPDN secara otomatis mempunyai pekerjaan yang pasti, Apakah IPDN masih perlu melaksanakan Penjaminan Mutu?

Standar Penjaminan Mutu Internal/SPMI yang diterapkan oleh perguruan tinggi negeri maupun swasta dengan menggunakan berbagai landasan maupun aplikasi model penerapan yang berbeda pada dasarnya digunakan untuk menaikan dan mempertahankan daya jual di kalangan masyarakat yang semakin kritis untuk memilih perguruan tinggi yang layak dipilih. Tantangan masyarakat yang semakin selektif untuk memilih lembaga pendidikan yang kemudian memacu perguruan tinggi negeri maupun swasta untuk memacu diri dan semakin berorientasi kepada pemuasan kebutuhan masyarakat sebagai customer. Tentu menjadi sebuah pertanyaan yang wajar apabila civitas academika IPDN mempertanyakan masalah ini, mengingat IPDN mempunyai keuntungan dibanding

dengan lembaga pendidikan lain. Lulusan IPDN telah mendapat jaminan kerja yang tidak dimiliki oleh lembaga lain. Keistimewaan tersebut diperoleh karena mahasiswa IPDN dianggap merupakan lembaga pendidikan kedinasan yang memiliki ciri khas dibanding lembaga pendidikan lain. Oleh karena itu cara seleksi mahasiswa IPDN berbeda dengan tata cara seleksi mahasiswa pada umumnya, proses pendidikan IPDN memiliki muatan khusus disesuaikan dengan pekerjaan yang akan dilakukan oleh lulusan. Pertanyaan yang timbul adalah:

1. Apakah proses seleksi calon Praja IPDN menjamin menghasilkan calon peserta didik yang lebih profesional dibandingkan dengan mahasiswa yang diterima di lembaga pendidikan lain di Indonesia?

2. Apakah IPDN mempunyai sistem pendidikan yang lebih baik sehingga bisa menghasilkan lulusan yang jauh lebih profesional dibanding lulusan lembaga pendidikan lain sehingga patut mendapat keistimewaan yang tidak dimiliki lembaga pendidikan yang lain?

3. Apakah IPDN memiliki kualitas pendidik yang jauh lebih profesional dibanding tenaga pendidik di lembaga pendidikan yang lain?

4. Apakah IPDN memiliki perangkat kurikulum yang jauh lebih baik sehingga bisa menjamin lulusan IPDN lebih profesional dibandingkan dengan lulusan dari lembaga pendidikan yang lain?

Dengan beberapa karakteristik yang dimiliki oleh IPDN maka kemudian IPDN mempunyai beberapa keistimewaan, seperti:

1. ‘slot’ khusus dari segi anggaran untuk menyelenggarakan pendidikan sehingga IPDN tidak perlu melakukan upaya seperti yang dilakukan oleh lembaga pendidikan yang lain.

2. IPDN juga diberi slot khusus untuk penempatan lulusan sehingga IPDN tidak perlu bersusah payah untuk bersaing dengan lembaga pendidikan lain untuk mencari lowongan pekerjaa bagi lulusannya.

3. Sebagai lembaga pendidikan yang dimiliki oleh kementrian di luar Kementrian Pendidikan Nasional maka IPDN ‘terlepas’ dari penilaian dari Badan Akreditasi Nasional.

Oleh karena itu ketika IPDN mendapatkan akreditasi ‘C’ dari BAN PT Dikti, dimana penilaian tersebut biasanya diberikan kepada PTS yang baru saja berdiri seharusnya penilaian itu harus memacu IPDN untuk melakukan evaluasi dan pembenahan di dalam penyelenggaraan pendidikan di IPDN. Karena dari segi fasilitas fisik, anggaran, jumlah mahasiswa, jumlah tenaga pendukung akademik dan terutama usia IPDN sendiri, penilaian ‘C’ sebetulnya merupakan tamparan keras yang harus ditanggapi dengan kesungguhan untuk melakukan pembenahan dalam penyelenggaraan pendidikan di IPDN. Akreditas C menunjukan bahwa:

1. Kekuatan yang dimiliki oleh IPDN menjadi bumerang yang justru menjadi titik lemah IPDN

2. keistimewaan yang dimiliki oleh IPDN malah menjadikan IPDN terlena dan tidak tertantang untuk memacu diri untuk menjadi lembaga endidkan kedinasan terbaik

Rentetan pertanyaan tersebut dapat dijawab melalui pelaksanaan kegiatan Standar Penjaminan Mutu Internal IPDN. SPMI pada dasarnya merupakan alat kontrol terhadap penyelenggaraan pendidikan sehingga IPDN dapat melakukan evaluasi untuk melakukan optimalisasi pencapaian tujuan secara berkelanjutan. Walaupun unit penjaminan Mutu IPDN dapat dikatakan telat dilahirkan apabila dibandingkan perguruan tinggi lainnya, tapi pembentukan UPM di IPDN merupakan langkah yang perlu dihormati dan ditindaklanjuti dengan komitmen yang tinggi dari jajaran pimpinan IPDN dan Kementrian dalam negeri sebagai pemilik IPDN. Upaya pengelolaan mutu internal merupakan aspek penting yang menjadi prioritas utama di IPDN dengan membentuk Unit Penjaminan Mutu (UPM) pada tahun 2010. Pada bulan Februari 2010 IPDN membentuk UPM dengan dasar Peraturan Rektor No. 9 tahun 2010, Unit ini yang bertanggung jawab dalam membangun dan memantau pelaksanan sistem mutu internal, termasuk melaksanakan Monitoring dan evaluasi (audit) seluruh kegiatan pembelajaran di lingkungan IPDN. Dengan tugas dan fungsi tersebut, UPM IPDN memiliki peran yang strategis dalam mengembangkan sistem penjaminan mutu dan mengevaluasi pelaksanaan sistem mutu tersebut di lingkungan IPDN. Dengan demikian diharapkan masyarakat akan mendapatkan jaminan penyelenggaraan akademik yang bermutu sesuai tuntutan masyarakat baik dalam lingkup nasional, regional, maupun internasional. Tuntutan terhadap penyelenggaraan kegiatan akademik yang bermutu juga merupakan langkah dalam rangka eksistensi institusi IPDN dalam era globalisasi, dimana semua lembaga pendidikan harus berkompetisi untuk menyelenggarakan kegiatan akademik terbaiknya bagi masyarakat luas. Untuk mengemban peran tersebut, UPM mengambil langkah setiap kebijakan mutu akademik juga mengakomodir dinamika perkembangan masyarakat luas dan dievaluasi ketercapaiannya dan dilakukan tindakan pembaharuan sehingga terjadi peningkatan mutu pada level berikutnya. Landasan Hukum Unit Penjaminan Mutu-IPDN dibentuk berdasar Peraturan Rektor No.9 tahun 2010, tanggal 24 Februari 2010 yang memiliki tugas sebagaimana dimaksud pada pasal 94 ayat (2) huruf e mempunyai tugas membantu Rektor dalam menyusun kebijakan, menyusun pedoman dan mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan di IPDN. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana disebut pada pasal ayat (1), Unit Penjaminan Mutu menyelenggarakan fungsi:

1. Menyiapkan kebijakan terkait penjaminan mutu pendidikan; 2. Menyiapkan pedoman penjaminan mutu pendidikan; 3. Mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan.

Unit Penjaminan Mutu mempunyai rincian tugas:

1. Menyusun kebijakan dan sasaran mutu Institut, Fakultas, Program Pascasarjana, Jurusan dan Program Studi;

2. Menyusun pedoman pelaksanaan penjaminan mutu;

3. Mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu; 4. Melaksanakan kajian-kajian hasil penjaminan mutu; 5. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan penjaminan mutu secara rutin; 6. Menyusun pedoman anggaran pelaksanaan penjaminan mutu; 7. Menyusun pedoman evaluasi untuk peningkatan mutu; 8. Mengkoordinasikan kegiatan ketatausahaan dan administrasi keuangan UPM; 9. Melaporkan hasil kerja kepada Rektor secara rutin.

Pelaksanaan kerja UPM dilakukan secara bertahap disesuaikan denga kapasitas UPM serta kesiapan civitas akademika IPDN untuk melaksanakan sistem penjaminan mutu, oleh karena itu dapat disusun tahapan secara teknis seperti berikut:

1. merencanakan sistem penjaminan mutu seluruh unit kerja di lingkungan IPDN; 2. memfasilitasi pembuatan SOP di lingkungan IPDN 3. membuat perangkat kerja yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem

penjaminan mutu; 4. mensosialisasikan sistem penjaminan mutu; 5. melaksanakan pelatihan sistem penjaminan mutu; 6. melaksanakan sistem penjaminan mutu; 7. memonitor dan mengevaluasi (meng-audit) pelaksanaan penjaminan mutu;

Dalam sistem penjaminan mutu ini, rektor bertanggung jawab langsung terhadap perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi mutu akademik di IPDN. Dalam pelaksanaan harian, sistem penjaminan mutu diemban oleh pembantu rektor I sebagai quality management representative (QMR).

Bagaimana Draft Manual Penjaminan mutu IPDN ?

Visi : PERGURUAN TINGGI KEDINASAN YANG UNGGUL DALAM PENYIAPAN APARATUR

PEMERINTAHAN DALAM NEGERI YANG PROFESIONAL

Kata Kunci Penjelasan Perguruan Tinggi Kedinasan

Lembaga Pendidikan Tinggi di bawah KDN yang peserta didiknya adalah PNS, CPNS atau mereka yang disiapkan menjadi PNS

Unggul Lebih dari PTK lain sejenis dalam segala bidang Penyiapan Pengembangan ilmu, teknik dan kiat pemerintahan, melalui

unsur pengajaran, pelatihan dan pengasuhan Aparatur Pemerintahan Dalam Negeri

Organisasi, kelembagaan dan SDM di tingkat daerah dan nasional

Profesional Melakukan pekerjaan utama, bekerja dengan standar, bekerja dengan etos dan moralitas tinggi

Misi : 1. Membangun iklim akademis yang kondusif dan inovatif bagi pengembangan

ilmu, teknik dan kiat (know how) pemerintahan yang berbasis muatan lokal 2. Menerapkan dan mengembangkan sistem Pendidikan, melalui Pengajaran,

Pelatihan dan Pengasuhan berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). 3. Membangun jejaring secara intensif dengan pemangku kepentingan;

Kebijakan Mutu : IPDN berkomitmen untuk menghasilkan aparatur pemerintahan dalam negeri yang profesional melalui sistem pendidikan yang inovatif, berbasis pada dinamika pemerintahan serta optimalisasi akses ke pemangku kepentingan. Sasaran Mutu :

1. Setiap lulusan memiliki indeks kompetensi pengelolaan pemerintahan 75 %; 2. Setiap lulusan potensial menduduki jabatan structural pada eselon IV maksimal

4 (empat) tahun masa kerja; 3. 80% penyelenggaraan pendidikan dapat diakses dengan teknologi informasi; 4. Indeks kepuasan akademik 75 %; 5. 10 (sepuluh) karya tulis dari hasil penelitian setiap tahun yang diterbitkan

dalam jurnal terakreditasi; 6. 2 (dua) buah karya tulis ilmiah dari hasil penelitian yang diterbitkan dalam

jurnal internasional setiap 3 tahun; 7. 2 (dua) buah penulisan buku ilmiah setiap tahun; 8. Indeks kepuasan pemangku kepentingan 75%.

Key Performance Indicator dan Operasional Indicator

No Sasaran No KPI No Operasional Indicator

1 2 3 4 5 6

1 Setiap lulusan memiliki indeks kompetensi pengelolaan pemerintahan 75 %

1 Kurikulum 1 Kesesuaian (Visi,Misi, sasaran dan tujuan)

2 Relevansi 3 Integrasi materi 4 Peluang pengembangan diri

2 Proses pembelajaran

1 Sistem pembelajaran 2 Pantauan kemajuan belajar 3 Bimbingan 4 Waktu penyelesaian 5 Efektifitas dan efisiensi

3 Lulusan 1 Kompetensi lulusan 2 Mutu lulusan 3 Pelacakan alumni

4 Kemahasiswaan 1 Profile mahasiswa 2 Layanan Mahasiswa 3 Performance Mahasiswa 4 Seleksi 5 Penjaringan

1 2 3 4 5 6 5 Suasana

akademik 1 Interaksi akademik dengan

sivitas 2 Kegiatan akademik 3 Perilaku akademisi 4 Keikutsertaan mahasiswa dlm

keg. Akademik 6 Sumber Daya

Manusia 1 Rekrutmen 2 Tingkat Kecukupan 3 Kualifikasi dan pengalaman 4 Pengembangan

7 Sistem informasi

1 Kesesuaian dan kecukupan 2 Keberadaan dan kemanfaatan

(perpus, jar kom.) 3 Keberadaan dan pemanfaatan

website 4 Kemudahan penggunaan

8 Sarana dan prasarana

1 Tingkat kecukupan dan kesesuaian

2 Pemeliharaan 3 Keberlanjutan

9 Keuangan 1 Pengelolaan 2 Sumber dana 3 Sistem alokasi anggaran 4 Keberlanjutan

10 Sistem penjaminan Mutu

1 SPM Internal 2 SPM Eksternal 3 Pengembangan SD

danPelembagaan QA 4 Evaluasi

2 Setiap lulusan potensial menduduki jabatan structural dalam eselon IV maksimal dalam 4 (empat) tahun masa kerja;

1 Lulusan 1 Kompetensi lulusan 2 Mutu lulusan 3 Pemetaan alumni

2 Sistem informasi




1 2 3 4 5 6 3 80%

penyelenggaraan pendidikan dapat diakses dengan teknologi informasi



2 Keuangan 1 Sumber dana 2 Pengelolaan 3 Sistem alokasi anggaran 4 Keberlanjutan

3 Sistem informasi







4 Indeks kepuasan akademik 75 %



2 Sumber Daya Manusia

1 Rekrutmen 2 Tingkat Kecukupan 3 Kualifikasi dan pengalaman 4 Pengembangan

3 Sistem informasi








6 Suasana akademik

1 Interaksi akademik dengan sivitas

2 Kegiatan akademik 3 Perilaku akademisi

4 Keikutsertaan mahasiswa dlm keg. Akademik

1 2 3 4 5 6 5 10 (sepuluh)

karya tulis dari hasil penelitian setiap tahun yang diterbitkan dalam jurnal terakreditasi;

1 Penelitian 1 Agenda 2 Relevansi 3 Kualitas 4 Produktivitas




4 Sistem informasi




6 2 (dua) buah karya tulis ilmiah dari hasil penelitian yang diterbitkan dalam jurnal internasional setiap 5 tahun





4 Sistem informasi




7 4 (empat) buah penulisan buku ilmiah setiap tahun


1 2 3 4 5 6 2 Keuangan 1 Sumber dana

2 Pengelolaan 3 Sistem alokasi anggaran 4 Keberlanjutan



4 Sistem informasi




8 Indeks kepuasan pemangku kepentingan 75%

1 Lulusan 1 Kompetensi lulusan 2 Mutu lulusan 3 Pemetaan alumni (Tracer Study) 4 Kesesuaian kompetensi dengan

pengguna 2 Sistem

informasi 1 Kesesuaian dan kecukupan

2 Keberadaan dan kemanfaatan (perpus, jar kom.)

3 Keberadaan dan pemanfaatan website

4 Kemudahan penggunaan 3 Sarana dan

prasarana 1 Tingkat kecukupan dan

kesesuaian 2 Pemeliharaan 3 Keberlanjutan


1 Input 2 Proses

3 Out put

materi sosialisasi - · pdf filestruktur organisasi, ... pengendalian kualitas dan metode...

Documents