manual aplikasi kelompok kerja · 2015-01-30 · cara klik ( ) dan melakukan ceklist ada atau tidak...

Manual Aplikasi Kelompok Kerja / Pokja

MANUAL APLIKASI

KELOMPOK KERJA

Kelompok Kerja / Pokja mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam melaksanakan paket pekerjaan lelang. Yang mana pokja telah dipilih oleh ULP untuk sebuah paket pekerjaan, maka harus melaksanakan mulai awal setting data dan dokumen lelang, sampai dengan penetapan pemenang.

Pokja mendapatkan akses login (username dan default password) dari ULP. Setelah mendapatkan akses login, dan pada saat akan mengikuti proses lelang, maka PPKm membuka alamat https://lpse.surabaya.go.id

Kemudian klik ( ), memasukkan username dan password yang

telah didapatkan dari ULP,

SPSE 3.5 Surabaya

https://lpse.surabaya.go.id/


Kemudian klik ( ), sehingga akan muncul menu utama Pokja,

Pada menu utama Pokja, ada beberapa menu yang dapat diakses, yaitu :

1. Home

Pada menu ini, Pokja dapat melihat daftar pengadaan untuk setiap tahun anggaran dan periodenya, dengan memilih filter tahun anggaran dan periode yang diinginkan, sehingga akan muncul kode lelang, nama lelang, tahap dan jumlah peserta yang mengikuti lelang pada suatu pengadaan.

2. Daftar Paket

Untuk melihat pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya, dimana Pokja ini telah dipilih oleh ULP untuk melaksanakan suatu paket pekerjaan, maka Pokja melakukan akses pada menu ( ) ,

SPSE 3.5 Surabaya


sehingga akan muncul nama-nama paket pekerjaan yang telah dipilih oleh ULP dan menjadi tanggung jawab Pokja yang bersangkutan untuk diproses lebih lanjut.

Tugas awal yang harus dilakukan oleh Pokja adalah melakukan setting data lelang dengan klik ( ),

SPSE 3.5 Surabaya


pada menu buat lelang, Pokja melakukan setting terhadap data :

a)bidang

b)sub bidang

c) jenis pelelangan

d)metode

e)penetapan pemenang

f) jenis kontrak yang meliputi : cara pembayaran, pembebanan tahun anggaran dan sumber pendanaan

g)syarat kualifikasi

h) jadwal lelang

i) dokumen lelang

j) untuk jenis pekerjaan prakualifikasi, selain isian data diatas, juga perlu dilakukan setting terhadap data bobot yang mencakup prosentase bobot teknis dan bobot biaya,

k) serta dokumen prakualifikasi yang dibedakan dari dokumen lelang, karena yang dapat melihat dan mendownload dokumen lelang adalah penyedia jasa konsultansi yang telah lulus evaluasi prakualifikasi,

Setelah semua data terisi, selanjutnya Pokja klik ( ), kemudian akan muncul dialog box,

SPSE 3.5 Surabaya


klik ( ) agar selanjutnya paket pekerjaan dicek oleh ULP, untuk

dapat disetujui dan diregisterkan ke suatu periode lelang.

Apabila paket pekerjaan sudah diregisterkan oleh ULP ke suatu periode lelang, maka Pokja selanjutnya menyetujui pakta integritas sebagai bentuk persetujuan pelaksanaan lelang,

Jika data dan dokumen sudah final, selanjutnya Pokja, klik ( )

sehingga akan muncul konfirmasi,

SPSE 3.5 Surabaya


selanjutnya Pokja klik ( ),

Dan agar paket terumumkan ke publik dan dapat diikuti oleh penyedia barang/jasa yang berminat, maka selanjutnya tugas PPKm untuk mengumumkan paket pekerjaan.

Setelah lelang berjalan, sesuai dengan tahapan yang telah ditentukan, maka jika penyedia barang/jasa sudah melakukan register terhadap paket pekerjaan, melihat dan mempelajari dokumen pengadaan.

AANWIZJING / PEMBERIAN PENJELASAN (prakualifikasi dan pascakualifikasi)

jika ada yang ditanyakan dari penyedia barang/jasa, maka dapat disampaikan melalui aplikasi pada tahapan penjelasan dokumen prakualifikasi (untuk pekerjaan yang menggunakan metode kualifikasi prakualifikasi) atau pemberian penjelasan (untuk pekerjaan dengan metode kualifikasi pascakualifikasi), yang selanjutnya dapat dijawab oleh Pokja melalui menu daftar paket,

SPSE 3.5 Surabaya


klik ( ) yang ada pada sebelah kanan atas,

maka akan muncul semua pertanyaan yang diajukan oleh penyedia barang/jasa yang berminat terhadap paket pekerjaan tersebut. Dan untuk menjawab pertanyaan tersebut, klik ( ),

SPSE 3.5 Surabaya


jika ada dokumen yang ingin diupload untuk mendukung jawaban/penjelasan, dapat dilakukan dengan klik ( ),

SPSE 3.5 Surabaya


pilih file yang dibutuhkan, kemudian klik ( ),

maka file akan menambah di attachment, kemudian klik ( ),

maka jawaban/penjelasan dari Pokja akan masuk dalam bagian penjelasan, serta dapat dilihat oleh penyedia barang/jasa yang berminat/telah register pada paket pekerjaan tersebut.

SPSE 3.5 Surabaya


Dan jika jawaban dari Pokja dirasa belum jelas, maka penyedia barang/jasa dapat memberikan pertanyaan lagi, selama masih dalam tahapan penjelasan dokumen prakualifikasi atau pemberian penjelasan.

Setelah proses pemberian penjelasan selesai (penjelasan prakualifikasi dan atau penjelasan lelang), maka selanjutnya Pokja melakukan upload addendum pada menu yang telah disiapkan,

klik ( ),memilih file yang dibutuhkan, kemudian klik

( ) dan atau ( ), sehingga addendum dokumen pengadaan akan dapat dilihat oleh penyedia barang/jasa yang telah register untuk paket pekerjaan dimaksud.

SPSE 3.5 Surabaya


PEMBUKAAN PENAWARAN

Setelah tahapan penjelasan selesai, selanjutnya masuk tahapan pemasukan dokumen kualifikasi dan atau dokumen penawaran oleh penyedia barang/jasa.

Dan Pokja melakukan pembukaan dokumen penawaran dan atau pembuktian kualifikasi.

a) PRAKUALIFIKASI DUA SAMPUL / DUA FILE

Pada lelang dengan prakualifikasi, tahapan yang dilakukan adalah pembuktian kualifikasi setelah penyedia jasa konsultansi mengirimkan dokumen kualifikasi.

Evaluasi kualifikasi dilakukan dengan cara klik ( )

SPSE 3.5 Surabaya


kemudian masuk pada “Evaluasi Kualifikasi”, melakukan evaluasi untuk setiap peserta dengan klik pada nama perusahaan,

maka akan muncul persyaratan kualifikasi yang telah disetting awal oleh Pokja, kemudian Pokja melihat data kualifikasi yang dikirim peserta dengan cara klik ( ) dan melakukan ceklist ada atau tidak

terpenuhinya persyaratan oleh peserta dengan memberikan tanda ( )

kemudian ( ), sehingga hasil evaluasi kualifikasi dari setiap peserta akan dapat dilihat, lulus atau tidaknya peserta tertentu, dan Pokja mengisikan skor serta memberikan tanda apakah peserta lelang masuk dalam daftar pendek ataukah tidak.

Jika peserta tidak lulus, maka Pokja harus mengisikan alasan pada kolom “alasan”,

SPSE 3.5 Surabaya


kemudian klik ( ), sampai ada keterangan hasil tersimpan.

SPSE 3.5 Surabaya


Untuk peserta yang lulus evaluasi kualifikasi, maka selanjutnya Pokja melakukan penetapan dan pengumuman hasil prakualifikasi.

Dengan melakukan klik ( ),

SPSE 3.5 Surabaya


Setelah hasil prakualifikasi diumumkan, maka selanjutnya penyedia jasa konsultansi yang lulus prakualifikasi memasukkan sampul I yang berisi dokumen administrasi dan teknis, serta sampul II yang berisi dokumen harga.

Pada tahapan pembukaan sampul I, terlebih dahulu Pokja melakukan pembukaan dokumen penawaran sampul I dan II melalui aplikasi APENDO panitia,

SPSE 3.5 Surabaya


kemudian Pokja melakukan evaluasi administrasi,

melakukan centang/cek pada peserta yang lulus dan mengisikan alasan bagi peserta yang tidak lulus pada evaluasi, kemudian klik ( ), sampai muncul keterangan bahwa evaluasi telah tersimpan.

SPSE 3.5 Surabaya


Apabila evaluasi administrasi sudah selesai dilakukan, maka selanjutnya Pokja melakukan evaluasi teknis, untuk peserta yang lulus evaluasi administrasi, dengan cara mengisikan skor teknis dan centang, jika lulus.

Kemudian klik ( ), sampai muncul keterangan bahwa data evaluasi telah tersimpan,

untuk selanjutnya ditetapkan dan diumumkan hasil evaluasi teknis, dengan klik pada ( ),

SPSE 3.5 Surabaya


kemudian, Pokja melakukan evaluasi sampul II (evaluasi harga) untuk peserta yang lulus evaluasi sampul I (administrasi dan teknis),

mengisikan harga penawaran, harga terkoreksi, skor biaya dan centang jika peserta lulus, serta isi alasan jika peserta tidak lulus, kemudian klik ( ), sampai muncul keterangan bahwa data evaluasi harga / evaluasi

biaya telah tersimpan.

Jika evaluasi harga telah selesai dilakukan, maka selanjutnya Pokja melakukan evaluasi akhir. Pada evaluasi akhir ini, Pokja mengisikan skor akhir dan urutan peserta, memilih peserta mana yang menjadi pemenang,

SPSE 3.5 Surabaya


kemudian klik ( ).

kemudian tahapan berikutnya adalah Ketua ULP melakukan monitoring terhadap hasil evaluasi akhir yang dilakukan oleh Pokja. Setelah Kepala ULP melakukan monitoring terhadap evaluasi akhir, maka Pokja masuk kembali pada tahap evaluasi akhir,

SPSE 3.5 Surabaya


kemudian klik ( ),

melakukan konfirmasi OK ( ), terhadap penetapan dan

pengumuman pemenang lelang,

Pada saat proses lelang masuk pada tahapan “pengumuman pemenang”,

kemudian klik ( ), sehingga akan muncul keterangan bahwa “undangan telah dikirim”.

SPSE 3.5 Surabaya


Untuk melihat rangkuman dari proses lelang, Pokja bisa mendapatkan file dalam bentuk .pdf, melalui ( ).

b) PASCAKUALIFIKASI SATU SAMPUL / SATU FILE

Pada lelang dengan metode pascakualifikasi, tahapan yang dilakukan oleh Pokja setelah peserta memasukkan dokumen penawaran adalah,

Membuka dokumen kualifikasi, dengan klik “tabel kualifikasi”

SPSE 3.5 Surabaya


sehingga akan tampil dokumen kualifikasi peserta,

setelah melakukan pembukaan dokumen kualifikasi, selanjutnya Pokja melakukan pembukaan penawaran melalui APENDO panitia,

SPSE 3.5 Surabaya


dengan mendownload file “penawaran.rhs” dan disimpan pada suatu folder.

User id dan password yang digunakan pada aplikasi APENDO, berbeda dengan user id dan password yang digunakan untuk login pada SPSE.

Untuk login pada aplikasi APENDO panitia, menggunakan user id default lpselkpp dan password panitialpse.

SPSE 3.5 Surabaya


Pada halaman ini, ada beberapa field yang harus diisi oleh Pokja, antara lain :

user id adalah user id baru yang dikehendaki;

password lama adalah password lama dari akses login APENDO;

password baru adalah isian password baru yang dikehendaki (minimal 8 karakter);

konfirmasi adalah isian untuk memasukkan ulang password baru;

jika anda lupa password atau user id adalah fasilitas untuk mendapatkan kembali user id dan password APENDO, dengan cara memilih pertanyaan 1, pertanyaan 2, pertanyaan 3 beserta jawabannya untuk mengkonfigurasi lupa user id dan password APENDO.

SPSE 3.5 Surabaya


Proses pembukaan penawaran melalui APENDO, dilakukan dengan memilih file yang mempunyai ekstensi *.rhs

klik ( ),

SPSE 3.5 Surabaya


Pada APENDO 3.1 dapat melakukan dekripsi lebih dari 1 file,

untuk menghapus file yang akan didekripsi, Pokja terlebih dahulu memilih file yang akan dihapus, kemudian klik ( )

kemudian, untuk melanjutkan proses dekripsi, Pokja klik ( ), sehingga sistem akan meminta kunci private dokumen,

SPSE 3.5 Surabaya


kunci private lelang dicopy dari menu detil paket pekerjaan, dimana 1 kunci private dokumen dapat digunakan untuk membuka penawaran lebih dari 1 penawar.

Kemudian dipaste pada APENDO,

dan klik ( ), sehingga akan muncul konfirmasi dekripsi dokumen lelang,

SPSE 3.5 Surabaya


dan informasi peserta yang mengirimkan dokumen penawaran,

SPSE 3.5 Surabaya


Hasil dekripsi dokumen penawaran, otomatis akan tersimpan pada folder dimana file *.rhs disimpan.

Setelah pembukaan penawaran melalui APENDO selesai dilakukan, maka selanjutnya Pokja masuk pada tahapan “memasukkan harga penawaran” di SPSE, berdasarkan dokumen penawaran peserta,

klik ( ),

SPSE 3.5 Surabaya


fasilitas isian harga penawaran dan harga terkoreksi belum akan aktif (bisa diisi), sebelum Pokja mengupload SPH semua penawar yang muncul pada tahapan pemasukan penawaran.

Pokja kemudian klik ( ),

klik ( ) untuk tiap – tiap penawar, kemudian klik ( ),

SPSE 3.5 Surabaya


jika semua penawar sudah diupload dan kirim SPH, kemudian klik ( )

mengisikan harga penawaran dan harga penawaran terkoreksi untuk penawar, dan selanjutnya klik ( ),

SPSE 3.5 Surabaya


sampai muncul keterangan bahwa “data harga penawaran peserta telah tersimpan”, dan otomatis urutan penawar dari harga penawaran terendah.

Pada aplikasi ini, peserta yang tidak memasukkan penawaran, tidak akan muncul pada halaman pemasukan harga penawaran.

Setelah proses memasukkan harga penawaran selesai dilakukan oleh Pokja, maka selanjutnya Pokja melakukan evaluasi terhadap dokumen peserta lelang dengan urutan : evaluasi administrasi, evaluasi teknis, evaluasi biaya/harga, evaluasi kualifikasi dan evaluasi akhir.

SPSE 3.5 Surabaya


Pada evaluasi administrasi, Pokja melakukan centang (V) jika peserta lulus evaluasi, dan mengisikan alasan jika peserta tidak lulus evaluasi, kemudian klik ( )

Apabila evaluasi administrasi sudah selesai dilakukan, selanjutnya Pokja melakukan evaluasi teknis.

Peserta yang masuk ke dalam evaluasi teknis, hanya peserta yang lulus pada evaluasi administrasi

setelah dilakukan evaluasi teknis terhadap peserta yang lulus dengan memberi tanda centang (V), dan mengisikan alasan untuk peserta yang tidak lulus, kemudian klik ( ) ,

SPSE 3.5 Surabaya


Selanjutnya, dilakukan evaluasi harga/evaluasi biaya. Hanya peserta yang lulus pada evaluasi teknis yang masuk pada evaluasi biaya/evaluasi harga,

pada evaluasi harga, Pokja memberikan tanda centang (V) untuk peserta yang lulus evaluasi dan mengisikan alasan untuk peserta yang tidak lulus evaluasi, kemudian klik ( ).

selanjutnya Pokja melakukan upload berita acara evaluasi penawaran,dengan klik ( ) kemudian klik ( )

SPSE 3.5 Surabaya


Setelah evaluasi harga Pokja melakukan evaluasi kualifikasi,

Evaluasi kualifikasi, berbeda dengan evaluasi yang lain. Pada evaluasi kualifikasi, Pokja melakukan ceklist terhadap persyaratan kualifikasi yang telah ditetapkan pada awal proses lelang, untuk masing – masing penawar, dengan klik pada nama perusahaan, misalnya klik ( ),

kemudian klik ( ).

SPSE 3.5 Surabaya


Jika tahapan evaluasi administrasi sampai evaluasi kualifikasi sudah selesai dilakukan, maka selanjutnya Pokja melakukan upload berita acara hasil pelelangan,klik ( ) kemudian klik ( ).

pada tahapan penetapan pemenang, Pokja melakukan evaluasi akhir,dengan menentukan urutan peserta serta menetapkan pemenang,

SPSE 3.5 Surabaya


kemudian klik ( ),

kemudian tahapan berikutnya adalah Ketua ULP melakukan monitoring terhadap hasil evaluasi akhir yang dilakukan oleh Pokja. Setelah Kepala ULP melakukan monitoring terhadap evaluasi akhir, maka Pokja masuk kembali pada tahap evaluasi akhir,

klik ( ),sehingga muncul konfirmasi penetapan pemenang,

selanjutnya klik ( )

SPSE 3.5 Surabaya


Pada saat proses lelang masuk pada tahapan “pengumuman pemenang”,

kemudian klik ( ), sehingga akan muncul keterangan bahwa “undangan telah dikirim”.

Untuk melihat rangkuman dari proses lelang, Pokja bisa mendapatkan file dalam bentuk .pdf, melalui ( ).

Jika proses lelang sudah selesai sampai dengan penetapan dan pengumuman pemenang, berikutnya wewenang Pokja adalah menjawab sanggahan.

Sanggahan yang dimaksud adalah :

➢ sanggahan terhadap hasil prakualifikasi (untuk metode 2 sampul/2 file);

➢ sanggahan terhadap pemenang (untuk merode 1 sampul/1 file).

Dengan cara klik ( ) pada menu view lelang,

SPSE 3.5 Surabaya


kemudian akan muncul,

mengisikan uraian balasan, upload file pendukung dengan klik ( ) dan klik ( ).

SPSE 3.5 Surabaya


Membatalkan lelang dan mengulang lelang, dapat dilakukan jika proses lelang yang telah selesai mendapatkan kendala dalam pelaksanaan selanjutnya.

Dengan cara klik ( ),

mengisikan alasan pembatalan paket pekerjaan, kemudian klik ( ) untuk membatalkan paket pekerjaan atau klik

( ) jika akan mengulang paket pekerjaan ke periode lelang

berikutnya. Nama paket yang dibatalkan, akan muncul pada filter lelang dibatalkan,

SPSE 3.5 Surabaya


dan status paket pekerjaan adalah “lelang ditutup”

Jika ada permintaan dilakukan evaluasi ulang dari SKPD atau adanya sanggahan yang terbukti benar dan mengharuskan dilakukan evaluasi ulang,

dan setelah Pokja klik ( ),yang otomatis Pokja akan diarahkan pada halaman ubah jadwal, karena Pokja harus menyusun kembali jadwal mulai evaluasi penawaran sampai dengan penandatanganan kontrak.

SPSE 3.5 Surabaya


3. Penyedia

Menu ini berhubungan dengan usulan penyedia masuk dalam daftar hitam perusahaan. PPKm atau Pokja dapat mengusulkan dengan cara klik “Penyedia”, kemudian mencari perusahaan yang akan diusulkan dalam daftar hitam melalui pencarian berdasarkan nama/NPWP/email,

kemudian klik nama perusahaan,

SPSE 3.5 Surabaya


selanjutnya klik ( ),

SPSE 3.5 Surabaya


setelah isian yang wajib diisikan, maka Pokja klik ( ) agar selanjutnya usulan daftar hitam dapat ditetapkan oleh PA.

4. Log Akses

Melalui menu ini, Pokja dapat melihat aktivitas user Pokja dilakukan kapan dan dari mana.

Sehingga, jika terjadi suatu perubahan data yang Pokja merasa tidak melakukannya, maka dapat dilakukan pengecekan melalui log akses.

5. Ganti Password

Password default yang didapatkan Pokja dari ULP, dapat diubah setelah

Pokja login pertama kali, dengan melalui menu ( ),

SPSE 3.5 Surabaya


Mengisikan password lama, kemudian password baru yang dikehendaki, mengulang isian password baru, dan klik ( ),

sehingga untuk proses selanjutnya dalam pengadaan barang/jasa, Pokjamenggunakan password yang baru.

SPSE 3.5 Surabaya

manual aplikasi kelompok kerja · 2015-01-30 · cara klik ( ) dan melakukan ceklist ada atau tidak...

Documents