MANAJEMEN PUSKESMAS

Oleh:Devi HaryatiNPM. 09310056

DEPARTEMEN SMF PUBLIC HEALTH PUSKESMAS CIPEDES KOTA TASIKMALAYAFAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS MALAHAYATIBANDAR LAMPUNG2014Manajemen PuskesmasManajemen puskesmas dapat digambarkan sebagai suatu rangkaian kegiatan yang bekerja secara senergik, sehingga menghasilkan keluaran yang efisien dan efektif. Manajemen puskesmas tersebut terdiri dari perencanaan, pelaksanaan, pengendalian serta pengawasan dan pertanggungjawaban. Seluruh kegiatan diatas merupakan satu kesatuan yang saling terkait dan berkesinambungan.Manajemen Program1. Perencanaan Puskesmas Dalam perencanaan puskesmas hendaknya melibatkan masyarakat sejak awal sesuai kondisi kemampuan masyarakat di wilayah kecamatan. Pada dasarnya ada 3 langkah penting dalam penyusunan perencanaan yaitu : (a) Identifikasi kondisi masalah kesehatan masyarakat dan lingkungan serta fasilitas pelayanan kesehatan tentang cakupan dan mutu pelayanan, (b) Identifikasi potensi sumber daya masyarakat dan provider, dan (c) menetapkan kegiatan-kegiatan untuk menyelesaikan masalah. Hasil perencanaan puskesmas adalah Rencana Usulan Kegiatan (RUK) tahun yang akan datang setelah dibahas bersama dengan Badan Penyantun Puskesmas (BPP). Setelah mendapat kejelasan dana alokasi kegiatan yang tersedia selanjutnya puskesmas membuat Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK). Proses perencanaan dapat menggunakan instrumen Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) yang telah disesuaikan dengan kondisi setempat atau dapat memanfaatkan instrument lainnya. Perencanaan di Puskesmas dikenal sebagai Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP). PTP mulai dikembangkan sejak tahun 1992, konsep ini adalah pengembangan dari metode perencanaan sebelumnya yang biasa dikenal dengan Micro Planning. PTP bersama dengan minilokakarya dan stratifikasi Puskesmas merupakan satu kesatuan dari manajemen Puskesmas.Pada dasarnya PTP memuat 2 (dua) macam rencana kegiatan yang akan disusun, yaitu :1. Rencana Usulan Kegiatan (RUK), berisi usulan kegiatan tahun fiskal mendatang.2. Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK), berisi rencana pelaksanaan kegiatan tahun anggaran yang bersangkutan, sesuai alokasi anggaran yang diterima.A. Pengertian, Tujuan dan Ruang Lingkup PTP1. PengertianPerencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) adalah sebagai suatu proses kegiatan yang sistematis untuk menyususn atau mempersiapkan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Puskesmas pada tahun berikutnya untuk meningkatkan cakupan dan mutu pelayanan kepada masyarakat dalam upaya mengatasi masalah-masalah kesehatan setempat.2. TujuanTujuan umum adalah meningkatnya kemampuan manajemen Puskesmas dalam mengelola kegiatan-kegiatannya dalam upaya peningkatan fungsi Puskesmas sebagai pusat pengembangan, pembinaan dan pelaksanaan upaya kesehatan di wilayah kerjanya.Tujuan khusus adalah dapat disusunnya RPK Puskesmas yang akan dilaksanakan tahun berikutnya dalam rangka meningkatkan cakupan dan mutu pelayanan kesehatan sesuai dengan kebutuhan dan keadaan di wilayah kerjanya. RPK Puskesmas dapat disusun setelah diterimanya alokasi sumber daya dari berbagai sumber dalam rangka memantapkan penggerakan pelaksanaan kegiatan dalam tahun yang sedang berjalan.3. Ruang LingkupPerencanaan kegiatan meliputi semua kegiatan yang tercakup dalam upaya kesehatan pokok Puskesmas. Kegiatan yang diusulkan termasuk kegiatan di luar gedung Puskesmas dengan tetap mempertimbangkan sumber daya yang ada. Rencana dapat dibedakan atas rencana sekali pakai(single use)dan rencana tetap atau berulang(standing use).B. Tahapan dan Langkah-Langkah PTPPada prinsipnya PTP dilaksanakan dalam 4 (empat) tahap, yaitu :1. Tahap persiapanTujuan tahap ini adalah membentuk tim perencana tingkat Puskesmas, menyiapkan informasi situasi program (kegiatan, hasil, bahan lain yang diperlukan) serta informasi kebijakan kesehatan yang diperlukan dalam perencanaan. Susunan tim perencana di tingkat Puskesmas dapat terdiri dari staf Puskesmas ditambah anggota dari dinas lintas sektor terkait (tingkat kecamatan).Adapun pembagian tim perencana dapat terdiri dari :Tim A :tim lintas program Puskesmas terdiri dari kepala Puskesmas, kepala tata usaha, kepala unit (penanggung jawab program) serta perwakilan Pustu dan bidan di Desa.Tim B :tim lintas sektor tingkat kecamatan terdiri dari camat dan dinas sektor terkait tingkat kecamatan.Tim C :tim lintas program tingkat kabupaten terdiri dari Dinas Kesehatan tingkat II (Kab./Kota).Tim D :tim lintas sektor tingkat kabupaten terdiri dari Bupati dan dinas sektoral terkait tingkat kabupaten.Tugas Tim A adalah merencanakan seluruh program pokok Puskesmas. Hasil rumusan Tim A dibahas dalam Rakorbang (Rapat Koordinasi Pembangunan) tingkat kecamatan bersama-sama Tim B yang dilaksanakan sekitar bulan Mei. Hasil Rakorbang tingkat kecamatan kemudian dibawa ke Rakorbang tingkat Kabupaten/Kota pada sekitar bulan Juni. Rakorbang adalah upaya integrasi dan koordinasi pembangunan tingkat kecamatan. Dalam tahap persiapan ini, harus diperhatikan kebijaksanaan yang ada, baik kebijaksanaan dari pusat, tingkat I maupun kebijaksanaan tingkat Kabupaten/Kota.Adapun bahan yang dibutuhkan dalam tahap persiapan adalah :a. Pedoman kerja Puskesmas jilid kesatu.b. Buku pedoman perencanaan tingkat Puskesmas.c. Pedoman lokakarya mini Puskesmas.d. Hasil kegiatan tahun lalu dan hasil stratifikasi Puskesmas.e. Petunjuk perencanaan lain, misalnya dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.f. Format daftar usulan kegiatan (DUK).g. Informasi lain, misalnya informasi epidemiologi dan demografi (vital statistik).2. Tahap analisis situasiTujuan pada tahap ini adalah untuk memahami permasalahan operasional Puskesmas yang perlu ditanggulangi. Kegiatan tahap ini adalah mengidentifikasi masalah, penamaan dan penetapan prioritas masalah. Tahap ini biasanya cukup sulit karena :a. Biasanya banyak masalah-masalah yang dijumpai.b. Ketidakjelasan masalah dan sering terdapat keterkaitan diantara masalah-masalah yang ada.c. Kurangnya data atau informasi yang dapat dikumpulkan.Tahap analisis situasi dimulai dengan membuat uraian situasi program secara umum, kemudian menggarisbawahi hal-hal yang merupakan masalah dalam program, mengumpulkan data pendukung yang diperlukan, memilih prioritas masalah dan selanjutnya melakukan analisis terhadap masalah tersebut.Data atau informasi yang ada akan sangat penting artinya dalam penentuan skala prioritas masalah maupun dalam melaksanakan perencanaan pemecahan masalahnya nanti.Adapun macam data untuk bahan analisis situasi yaitu :a. Data umum yang meliputi peta wilayah, data kependudukan, data fasilitas pendidikan, data fasilitas kesehatan dan data mata pencaharian penduduk.b. Data ketenagaan Puskesmas yang meliputi tingkat pendidikan, TMT, DUK, jumlah tenaga, pelatihan-pelatihan tenaga kesehatan, dan lain-lain.c. Data ketatausahaan yang meliputi keuangan, inventaris alat, obat, sarana non medis, kendaraan, gedung, dan lain-lain.d. Data cakupan program kegiatan pelayanan Puskesmas yang meliputi:upaya kesehatan keluarga (termasuk kesehatan reproduksi dan KB),upaya pencegahan dan penanggulangan penyakit menular,upaya pencegahan dan penanggulangan penyakit tidak menular,upaya pengobatan dan pemulihan kesehatan,upaya kesehatan lingkungan, upaya pembinaan perilaku hidup bersih dan sehat (PHBS),upaya pemberdayaan masyarakat dalam kemandirian hidup sehat,upaya pelayanan penduduk miskin dan kelompok masyarakat khusus,serta upaya pengembangan kegiatan program inovatif.3. Tahap penyusunan RUKTujuan tahap ini adalah tersusunnya rencana dan prioritas rencana penyelesaian masalah. Pada tahap ini perlu pelaksanaan 3 (tiga) kegiatan sebagai berikut :a. Identifikasi penyebab masalah.b. Perumusan pendekatan pemecahan masalah.c. Penyusunan RUK.Beberapa teknik untuk identifikasi penyebab masalah yang dapat digunakan antara lain :a. Diagram.flowchart.b. Diagramfish bonec. Diagram unsur organisasiSementara itu, beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan sebelum menyusun RUK antara lain:a. Informasi mengenai masalahnya apa, dimana, siapa, bilamana, kapan, dan lain-lain.b. Mekanisme apa yang bisa dipakai untuk mengatasi masalah, misalnya dalam rangka meningkatkan pembinaan terhadap dukun bayi bisa dikembangkan Polindes.c. Punyakah kita teknologi atau cara untuk mengatasi masalah, misalnya rendahnya mutu pelayanan oleh dukun dengan mengadakan pelatihan para dukun, bila hasilnya tidak maksimal karena dukun yang hadir sedikit maka perlu supervisi aktif ke desa-desa.d. Seberapa besar kekuatan sumber daya tenaga yang tersedia dalam melaksanakan kegiatan tersebut.Tabel. Rencana Usulan Kegiatan Upaya Kesehatan PengembanganNoUpaya KesehatanKegTujuanSasaranTargetKebutuhan Sumber DanaIndikator KeberhasilanSumber Pembiayaan

DanaAlatTenaga

4. Tahap penyusunan RPKTujuan tahap ini adalah tersusunnya rencana operasional berupa rencana pelaksanaan masing-masing kegiatan Puskesmas berupaGantt Chart.RPK berisi kegiatan, sarana, dana, tenaga yang dibutuhkan, jadwal waktu, pembagian tugas dan tanggung jawab para pelaksana. Penyusunan RPK atau biasa disebut POA(Plan of,Action),dapat disusun setelah Puskesmas mengetahui alokasi sumber dana, baik dari APBN, APBD I, APBD II, Inpres, dan sumber dana lainnya. Penyusunan RPK dilakukan melalui suatu pembahasan dalam Mini Lokakarya intern yang dihadiri semua staf Puskesmas, dan dipimpin kepala Puskesmas, serta dalam Mini Lokakarya ekstern yang dihadiri oleh dinas sektoral terkait dan dipimpin oleh camat.Dalam menyusun POA yang penting diperhatikan oleh Puskesmas adalah :a. Penjadwalan yang meliputi penentuan waktu, penentuan lokasi dan sasarannya, dan pengorganisasian.b. Pengalokasian sumber daya yang meliputi penentuan besarnya dana yang diperlukan, sumbernya dari mana dan bagaimana pemanfaatannya, harus dirinci jenis dan jumlah tenaga yang diperlukan.c. Pelaksanaan kegiatan yang meliputi persiapan kegiatan, penggerakan pelaksanaan, serta pengawasan, pengendalian dan penilaian.Contoh Rencana Pelaksanaan Kegitan (RPK)NoUpaya KesehatanKegSasaranTargetVol KegRincian PelaksanaanLokasi PelaksanaanTenaga PelaksanaJadwalBiaya

1.Promkes

2.Kesling

3.KIA/KB

4.Gizi

5.P3M

6.Pengobatan

7..............

............

2. Penggerakkan Pelaksanaan Pelaksanaan dan pengendalian adalah proses penyelenggaraan, pemantauan serta penilaian terhadap kinerja penyelenggaraan rencana tahunan Puskesmas, baik rencana tahunan upaya kesehatan wajib maupun rencana tahunan upaya kesehatan pilihan, dalam mengatasi masalah kesehatan di wilayah kerja Puskesmas. Langkah-langkah pelaksanaan dan pengendalian adalah sebagai berikut :a. PengorganisasianUntuk dapat terlaksananya rencana kegiatan Puskesmas perlu dilakukan pengorganisasian. Ada dua macam pengorganisasian yang harus dilakukan. Pertama, pengorganisasian berupa penentuan para penanggungjawab dan para pelaksana untuk setiap kegiatan serta untuk setiap satuan wilayah kerja. Dengan perkataan lain, dilakukan pembagian tugas seluruh program kerja dan seluruh wilayah kerja kepada seluruh petugas Puskesmas dengan mempertimbangkan kemampuan yang dimilikinya. Penentuan para penanggungjawab ini dilakukan melalui penggalangan tim pada awal tahun kegiatan. Kedua, pengorganisasian berupa penggalangan kerjasama tim secara lintas sektoral. Ada dua bentuk penggalangan kerjasama yang dapat dilakukan :1) Penggalangan ke rjasama dua pihak yakni antara dua sektor terkait, misalnya antara Puskesmas dengan sektor Sosial/ Kesra pada waktu penyelenggaraan upaya kesehatan usia lanjut (Usila).2) Penggalangan kerjasama banyak pihak yakni antar berbagai sektor terkait, misalnya antara Puskesmas dengan sektor pendidikan, sektor agama, pada penyelenggaraan upaya kesehatan sekolah (UKS).Penggalangan kerjasama lintas sektor ini dapat dilakukan :1)Secara langsung yakni antar sektor terkait2)Secara tidak langsung yakni dengan memanfaatkan pertemuan koordinasi kecamatan.b. PenyelenggaraanSetelah pengorganisasian selesai dilakukan, kegiatan selanjutnya adalah menyelenggarakan rencana kegiatan Puskesmas, dalam arti para penanggungjawab dan para pelaksana yang telah ditetapkan pada pengorganisasian. Untuk dapat terselenggaranya rencana tersebut perlu dilakukan kegiatan sebagai berikut :1) Mengkaji ulang rencana pelaksanaan yang telah disusun terutama yang menyangkut jadwal pelaksanaan, target pencapaian, lokasi wilayah kerja dan rincian tugas para penanggungjawab dan pelaksana.2) Menyusun jadwal kegiatan bulanan untuk tiap petugas sesuai dengan rencana pelaksanaan kegiatan yang telah disusun. Beban kegiatan Puskesmas harus terbagi habis dan merata kepada seluruh petugas.3) Menyelenggarakan kegiatan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Dalam penyelenggaraannya harus memperhatikan :a) Azas Penyelenggaraan PuskesmasPenyelenggaraan kegiatan Puskesmas harus menerapkan keempat azas penyelenggaraan Puskesmas yaitu pertanggungjawaban wilayah, pemberdayaan masyarakat, keterpaduan dan rujukan.b) Standar dan pedoman PuskesmasDalam pelaksanaan kegiatan Puskesmas harus mengacu pada standar dan pedoman Puskesmas, baik yang bersifat teknis program, manajemen maupun administratif.c) Kendali mutuPenyelenggaraan kegiatan Puskesmas harus menerapkan kendali mutu, yaitu kepatuhan terhadap standar dan pedoman pelayanan serta etika profesi.d) Kendali biayaPenyelenggaraan kegiatan Puskesmas harus menerapkan kendali biaya yaitu kepatuhan terhadap standar dan pedoman pelayanan serta etika profesi dan terjangkau oleh pemakai jasa pelayanan.c. PemantauanPenyelenggaraan kegiatan harus diikuti dengan kegiatan pemantauan yang dilakukan secara berkala. Kegiatan pemantauan mencakup hal-hal sebagai berikut :1) Melakukan telaahan penyelenggaraan kegiatan dan hasil yang dicapai baik secara internal maupun eksternal.a) Telaahan internal yaitu telaahan bulanan terhadap penyelenggaraan kegiatan dan hasil yang dicapai oleh Puskesmas, dibandingkan dengan rencana dan standar pelayanan. Data yang dipergunakan diambil dari SIMPUS. Kesimpulan dirumuskan dalam bentuk kinerja (cakupan, mutu dan biaya) Puskesmas dan masalah/ hambatan. Telaahan bulanan ini dilakukan dalam forum Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas.b) Telaahan eksternal yaitu telaahan tribulanan terhadap hasil yang dicapai oleh sarana pelayanan kesehatan primer serta sektor lainnya yang terkait di wilayah kerja Puskesmas. Telaahan eksternal ini dilakukan dalam forum Lokakarya Mini Tribulan Puskesmas.2) Menyusun saran peningkatan penyelenggaraan kegiatan sesuai dengan pencapaian kinerja Puskesmas serta masalah dan hambatan yang ditemukan dari hasil telaahan bulanan dan triwulan.

d. PenilaianKegiatan penilaian dilakukan pada akhir tahun anggaran dengan cara Penilaian Kinerja Puskesmas yang diukur menggunakan indikator kinerja Puskesmas. Kegiatan tersebut mencakup :1) Melakukan penilaian terhadap penyelenggaraan kegiatan dan hasil yang dicapai, dibandingkan dengan rencana tahunan dan standar pelayanan. Sumber data yang dipergunakan dalam penilaian yaitu sumber data primer dari SIMPUS dan sumber data sekunder yaitu hasil pemantauan bulanan dan tribulanan, serta data lain yang dikumpulkan secara khusus.2) Menyusun saran peningkatan penyelenggaraan kegiatan sesuai dengan pencapaian serta masalah dan hambatan yang ditemukan untuk rencana tahun berikutnya.3) Melaporkan hasil kegiatan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota pada akhir tahun berjalan.3. Pengawasan, Pengendalian dan Penilaian Pengawasan dan pertanggungjawaban adalah proses memperoleh kepastian atas kesesuaian penyelenggaraan dan pencapaian tujuan Puskesmas terhadap rencana dan peraturan perundang-undangan serta berbagai kewajiban yang berlaku. Untuk terselenggaranya pengawasan dan pertanggungjawaban dilakukan kegiatan :a. PengawasanPengawasan dibedakan menjadi internal dan eksternal. Pengawasan internal dilakukan secara melekat oleh atasan langsung, adapun pengawasan eksternal dilakukan oleh masyarakat, dinas kesehatan kabupaten/kota serta berbagai institusi pemerintah terkait. Pengawasan mencakup aspek administratif, keuangan dan teknis pelayanan. Apabila ditemukan adanya penyimpangan baik terhadap rencana, standar, peraturan perundangan maupun berbagai kewajiban yang berlaku perlu dilakukan pembinaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.b. PertanggungjawabanPada setiap akhir tahun anggaran, Kepala Puskesmas harus membuat laporan pertanggungjawaban tahunan yang mencakup pelaksanaan kegiatan, serta perolehan dan penggunaan berbagai sumberdaya termasuk keuangan dan laporan akuntabilitas (LAKIP). Laporan tersebut disampaikan kepada Dinas kesehatan kabupaten/kota serta pihak terkait lainnya, termasuk masyarakat melalui forum masyarakat. Apabila terjadi penggantian Kepala Puskesmas ataupun penanggungjawab program, maka Kepala Puskesmas dan penanggungjawab program yang lama diwajibkan membuat laporan pertanggungjawaban masa jabatannya.