Organisasi dan Manajemen Pelayanan KesehatanKONSEP MANAJEMEN PERLENGKAPANa. Definisi Manajemen PerlengkapanSerangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penggunaan logistik guna mendukung efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Berdasarkan uraian dari pengertian manajemen dan pengertian logistik, bahwa manajemen lebih menitik beratkan pada cara untuk mengelola barang melalui tindakan-tindakan perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan dan penghapusan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. A. Hasyim Ali menterjemahkan pendapat P. Bowersox tentang pengertian logistik modern. Dalam buku Manajemen Logistik, Bowersox mengemukakan definisi logistik sebagai berikut : Logistik adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan strategis barang, suku cadang dan barang dari para suplier, diantara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan.

Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat. Sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif .b. Tujuan manajemen logistik

1) Tujuan umum

a) Tujuan operasional

Tujuan operasional agar tersedia barang / bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai.b) Tujuan keuangan

Tujuan keuangan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-serendahnya.

c) Tujuan pengamanan

2) Tujuan khusus

Mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasic. Fungsi manajemen perlengkapan

1) Fungsi Perencanaan

Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing organisasi. Subagya menyatakan perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan

Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi.

Suatu rencana harus di dukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya. Di bawah ini akan dilukiskan bagan kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas.

Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan (Sasaran) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi.

Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:

a) Rencana jangka panjang (Long range)

b) Rencana jangka menengah (Mid range)

c) Rencana jangka pendek (Short range)

Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:

a) Rencana Pembelian

b) Rencana Rehabilitasi

c) Rencana Dislokasi

d) Rencana Sewa

e) Rencana Pembuatan.

Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut:

a) Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat

b) Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat

c) Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat

d) Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat

e) Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit yang tepat

f) Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat

g) Mengapa di butuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang di ambil benar-benar tepat

2) Fungsi Penganggaran

Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya.Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang reliable.

Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.

Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan.

Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain adalah:

a) Peraturanperaturan terkait

b) Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi

c) Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran

d) Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik

Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam, tergantung pada institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. sedangkan pada rumah sakit swasta sumber anggaran berasal dari dana subsidi (yayasan dan donatur), penerimaan rumah sakit dan dana dari pihak ketiga.

Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 % - 50 % dalam bentuk obat-obatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang.

3) Fungsi Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi. (Subagya: 1994). Sedangkan Mustikasari berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya.

Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. Caracara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah melalui :a) Pembelian

b) Penyewaan

c) Peminjaman

d) Pemberian ( hibah )

e) Penukaran

f) Pembuatan

g) Perbaikan

Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

a) Perencanaan dan penentuan kebutuhan

b) Penyususnan dokumen tender

c) Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang

d) Pemasukan dan pembukuan penawaran

e) Evaluasi penawaran

f) Pengusulan dan penentuan pemenang

g) Masa sanggah

h) Penunjukan pemenang

i) Pengaturan kontrak

j) Pelaksanaan kontrak

Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003.

4) Fungsi Penyimpanan

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pngelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah: Kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.

Faktor-faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah:

a) Pemilihan lokasi

Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.

b) Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)

Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam barang biasa seperti kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi roda dll; serta barang khusus seperti obat-obatan, alat-alat medis dll.

c) Pengaturan ruang

Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien dan pengawasan ruangan.

d) Prosedur/sistem penyimpanan

Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang, pengawetan dll.

e) Penggunaan alat bantu

f) Pengamanan dan keselamatan

Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.

5) Fungsi Penyaluran (Distribusi)

Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya: 1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:

a) Proses Administrasi

b) Proses penyampaian berita (data-data informasi)

c) Proses pengeluaran fisik barang

d) Proses angkutan

e) Proses pembongkaran dan pemuatan

f) Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan

Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

6) Fungsi Penghapusan

Penghapusan adalah kgiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Alasan penghapusan barang antara lain:

a) Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan

b) Teknis dan ekonomis: setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor: Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi.

c) Surplus dan ekses

d) Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus

e) Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara

Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain:

a) Aspek yuridis, administrasi dan prosedur

Aspek yuridis mencakup hal-hal : pembentukan panitia penilai, identifikasi dan inventarisasi peraturan-peraturan yang mengikat, persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang dihapus, penyelesaian kewajiban sebelum barang dihapus.

b) Aspek rencana pelaksana tehnis

Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut. Cara-cara penghapusan yang lazim dilakukan antaralain:

Pemanfaatan langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi komponen-komponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.

Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi barang lain

Pemindahan: Mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan langsung

Hibah: Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar instansi (Pemerintah)

Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di bawah tangan atau dilelang

Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan

7) Fungsi Pengendalian

Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung. Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:

a) Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur lain

b) Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana

c) Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan

d) Melakukan supervisi

Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana-sarana pengendalian sebagai berikut:

a) Struktur organisasi yang baik

b) Sistem informasi yang memadai

c) Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi

d) Pendidikan dan pelatihan

e) Anggaran yang cukup memadai

1