manajemen-organisasi

Manajemen Organisasi Noor Rizqon Arief, Ir.

Diklat Perencanaan Tambang Terbuka

MANAJEMEN ORGANISASI 1. Pengertian Manajemen

Manajemen adalah sutu proses merencana, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi

secara efisien dan efektif. Kegiatan organisasi, yang dalam hal ini kita anggap sebagai suatu

badan usaha, meliputi pemasaran, produksi, personalia, keuangan dan administrasi keuangan.

Oleh sebagian orang manajemen dikatakan sebagai suatu seni (art), ada pula yang

mengatakan sebagai suatu ilmu (science), dan ada yang menyatakan sebagai suatu profesi

(profession).

Kaitannya dengan pertambangan atau biasa disebut dengan Manajemen Tambang adalah :

penerapan prinsip – prinsip ekonomi / manajemen dalam masalah pengusahaan mineral.

Biasanya hal ini berkaitan dengan : Keterdapatan bahan galian; faktor supply-demand regional,

nasional & internasional; fungsi eksplorasi, pengembangan, produksi dan pengolahan/

pemurnian; analisis komoditi mineral; metode keuangan, struktur dan komponen kapital dari

industri; analisis kebijakan mineral, kebijakan pemerintah, peraturan & perundangan;

perumusan kebijakan mineral; pemasaran dan penggunaan komoditas mineral; faktor-faktor

bahan pengganti, sekunder, daur ulang, dan saingannya; metode dan ongkos; dampak-dampak

perubahan teknologi dan ekonomi; kualitas lingkungan; dst.

Akhir - akhir ini muncul konsep baru dari perusahaan konsultan McKinsey, yaitu konsep 7-S:

Strategic, Structure, System, Staff, Style, Skill dan Share Values, yaitu harus dilaksanakan

apabila manjemen ini sukses. (lihat gambar berikut)

Gambar 1.1 Rangka Dasar 7S McKinsey

1

Unisba, 30 Agustus - 07 September 2004



Dari konsep – konsep manajemen tersebut di atas munculah konsep manajemen masa depan

yang akan bertumpu pada tujuan meningkatkan ROI, produktivitas dan kualitas hidup manusia.

Manajemen masa depan mendasarkan tindakannya pada aspek kuantitatif dan perilkau

manusia. Manajemen masa depan akan menghadapi isu inflasi, sumber daya yang makin

langka, nilai sosial budaya masyarakat, teknologi, hubungan karyawan dan manajemen, etika

dan tanggungjawab sosial, konflik – konflik dan globalisasi. Manajemen masa depan akan

menghadapi masalah yang datang dari sektor industri dengan jasa untuk itu perlu informasi

yang dicari dengan sistem informasi manajemen yang baik (Gambar 2.1).

2. MANAJEMEN ORGANISASI

Sebuah Proses yang di dalamnya terdiri dari beberapa kegiatan adalah merupakan sebuah

studi tentang organisasi. Yang kemudian diatur sedemikian rupa supaya sasaran/tujuan dapat

tercapai. Ada pendapat bahwa pola struktur organisasi harus dibahas terlebih dahulu sebelum

membahas perilaku manusia. Ciri organisasi adalah perilaku terarah pada tujuan (goal directed

behavior). Artinya organisasi itu mengejar tujuan dan sasaran yang dapat dicapai secara lebih

efisien dan lebih efektif dengan tindakan yang dilakukan secara bersama – sama.

Perilaku, struktur dan proses yang terarah dan teratur dari suatu organisasi terkait dengan visi,

misi dan strateginya, merupakan bagian dari suatu bagian proses manajemen organisasi.

Sekarang yang menjadi pertanyaan, “Bagaimanakah mengorganisasi atau menciptakan organisasi ???” (lihat Gambar 2.1.).

Adapun langkah-langkah menyusun organisasi adalah :

a. Menentukan tujuan yang akan dicapai b. Menyusun rencana dan kebijaksanaan yang akan dipergunakan dalam mencapai

tujuan yang telah ditetapkan. Rencana ialah suatu kegiatan yang akan dilaksanakan diwaktu mendatang untuk

mencapai tujuan tertentu.

Contoh kasus : Tujuan usaha 1990 mencapai laba Rp. 2,-milyar.

Untuk mencapai laba Rp. 2,- milyar, rencananya adalah :

• Menjual produk A = 2.000 unit,

• Menjual produk B = 3.000 unit,

• Menjual produk C = 1.300 unit,

• Menjual produk D = 3.000 unit,

Untuk melaksanakan rencana tersebut, perlu disusun kebijaksanaan :

Memperluas daerah pemasaran,

2




Memberikan potongan harga maksimum 30%

Harga ditetapkan sedikit dibawah pesaing utamanya.

Mengutamakan pelayanan/service.

c. Menentukan seluruh kegiatan yang akan dipergunakan untuk melaksanakan rencana dan kebijaksanaan tersebut diatas. Untuk dapat dibagi-bagi maka seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan harus

diinventariskan terlebih dahulu.

Contoh kasus :

Kegiatan penjualan.

1. PEMBELIAN BARANG DAGANGAN 2. PENYORTIRAN DI GUDANG 3. PENIMBANGAN DI GUDANG 4. PEMBUNGKUSAN

5. PENGEPAKAN 6. PENEMPELAN MEREK

7. PENATAAN BARANG DI GUDANG 8. PENCATATAN BARANG GUDANG

9. PENGIRIMAN BRNG KE KONSUMEN 10. ANGKUT BARANG KE KONSUMEN

11. MINTA TANDA TERIMA DR KONSMN 12. MELAYANI PENGADUAN KONSMEN

13. MEMBUAT FAKTUR PENJUALAN 14. PENAGIHAN PEMBAYARAN

15. PEMBUKUAN PEMBAYARAN 16. KONTROL BARANG GUDANG

17. PEMESANAN STOK BARANG 18. MENGECEK BARANG DATANG

19. PENGEMBALIAN BARANG RUSAK KE PEMASOK, dst.

(ketik tebal : merupakan contoh keg yang biasa dilakukan pada tambang batubara)

d. Menghitung dan mengklasifikasikan kegiatan yang telah diinventarisasikan. Proses kegiatan ini diperlukan sebagai proses antara untuk menentukan berapa jumlah

dan jenis departemen yang harus ada dalam struktur organisasi yang paling efektif dan

efisien. Kegiatan yang sama atau hampir sama dijadikan satu kelompok kegiatan.

Contoh kasus :

Pengelompokan kegiatan penjualan di atas adalah sebagai berikut :

Kegiatan no : 1, 17, 18, dan 19 menjadi satu kelompok kegiatan pembelian.

Kegiatan no : 2,3,4,5,6,7,8 dan 16 menjadi satu kelompok kegiatan pergudangan.

Kegiatan no : 9.10,11,12,13,14 dan 15 menjadi satu kelompok kegiatan penjualan.

Dengan demikian untuk kegiatan penjualan ini ada tiga (3) kelompok kegiatan, yaitu :

• Kegiatan Pembelian,

• Kegiatan Pergudangan,

• Kegiatan Penjualan.

3




e. Membentuk departemen untuk memberi wadah kelompok kegiatan yang telah ditetapkan. Proses ini sering disebut proses departementalisasi, untuk penentuan jumlah

departemen yang seharusnya ada dalam organisasi, harus diperhatikan apa yang

dinamakan span of control atau rentang kendali, artinya jumlah bawahan langsung yang

dapat diawasi secara efektif. Pendapat Graicunas dari pertimbangan bahwa jumlah

bawahan menentukan jumlah yang harus dikendalikan oleh atasan, Graicanus

merumuskan jumlah hubungan itu sbb:

Ht = n (2n/2 + n-1)

Dimana : Ht = Jumlah hubungan

n = Jumlah bawahan

Competitors Customers Consumer Groups

4

Government Labor

Agencies Unions

Owners or Cultural

ORGANIZATION

Stockholders Subenvironment

Suppliers of Material and Energy

Gambar 2.1. Proses Manajemen Organisasi




2.1 Organisasi Tambang Organisasi dalam dunia tambang tidak berbeda jauh proses pembentukan dan strukturalnya

mungkin yang membedakan dari sistem yang lain adalah bahwa dalam organisasi tambang

lebih dominan pada bidang operasional lapangan.

Keragaman jenis perusahaan di dunia pertambangan mengakibatkan konsumsi terhadap

sumberdaya manusia yang dibutuhkan beragam, tergantung daripada jenis perusahaan yang

ada. Pembagian jenis perusahaan dari segi bidang usaha adalah :

a. Perusahaan jasa, suatu perusahaan yang bergerak di bidang penyediaan jasa berupa

pelayanan keahlian, kemudahan, hiburan, dll. Contoh : Radio, video rental, biro perjalanan,

dsb.

b. Perusahaan dagang, suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang pembelian barang

untuk kemudian dijual dalam bentuknya yang semula tanpa diadakan perubahan atau

pengolahan lebih lanjut. Kalaupun dilakukan perubahan, maka perubahan tersebut tidak

cukup berarti/terbatas. Contoh : Toko, Supermarket, Grossir, dsb.

c. Perusahaan produksi barang (pabrik), perusahaan yang bergerak dalam bidang pengolah-

an, produksi, atau pembuatan barang dengan menggunakan bahan baku tertentu. Ditinjau

dari proses pembuatan barang dalam perusahaan produksi barang, maka ada beberapa

golongan jenis kegiatan produksi antara lain :

• Pabrikasi (pengolahan dalam pabrik)

• Pertambangan

• Kerajinan (mis: sepatu, konveksi)

• Preservasi (pengawetan makanan)

• Perakitan (Assembling)

Dari penjelasan di atas maka jelas rumahtangga perusahaan pertambangan termasuk pada

jenis perusahaan produksi barang. Untuk lebih jelasnya mengenai jumlah personel yang

dibutuhkan suatu perusahaan pertambangan, ada baiknya diperkenalkan jenis – jenis atau

bentuk – bentuk perusahaan berijin yang erat hubungannya dengan status kepemilikan. Dari

status kepemilikan kalau ditinjau dari segi tanggungjawab pemilik terhadap perusahaan dalam

hal perusahaan mengalami pembubaran akibat kerugian atau likuidasi. Dari segi akuntansi

bentuk akan mempengaruhi cara penyajian data keuangan terutama dalam hal modalnya.

Beberapa bentuk perusahaan yang umum dijumpai adalah :

• Perusahaan perseorangan • Persekutuan (Firma) • Persekutuan komanditer (CV/Commanditaire Vennootschaap) • Perseroan (PT) • Koperasi • Dll.

5




Hubungan antara perusahaan, manajemen, pemilik dan pihak yang berkepentingan lainnya

dapat digambarkan sebagai berikut :

PERUSAHAAN YANG BERKEPENTINGAN Perseorangan

6

Firma

CV

Perseroan Terbatas (PT)

Pemilik : Pemegang saham Anggota koperasi Pribadi Sekutu/partner

Kreditur / Bank

Kreditur / Bank

Pelanggan / Leveransir

Debitur

Koperasi

MANAJEMEN

2.1.1 Kebutuhan Personel

Dari beberapa gambaran di atas menunjukan bahwa kebutuhan akan sumberdaya manusia

dalam sebuah perusahaan pertambangan cukup beragam jumlahnya. Secara umum dapat

digambarkan kebutuhan personel perusahaan dapat diurut mulai dari dewan komisaris, direksi,

sekretaris, keuangan, divisi / bagian beserta staff, superintenden / supervisor / seksi beserta

staff, pengawas / mandor / kepala lapangan, operator,dll.

Sementara untuk tenaga staff, jumlah tenaga kerja cukup dengan memeriksa jabatan-jabtan

yang masih kosong, (belum ada pejabatnya). Untuk tenaga operasional, perlu dihitung terlebih

dahulu berdasarkan beban kerja yang ada. Dengan memperhitungkan absensi dan perputaran

tenaga kerja yang ada (sebagai cadangan ) maka akan diperoleh angka jumlah tenaga kerja

operasional yang diperlukan.

Contoh kasus :

Jumlah beban tenaga kerja perbulan = 1000 unit produk

Kemampuan kerja perorang perbulan = 10 unit

Angka absensi rata-rata sebulan = 5%

Angka perputaran tenaga kerja rat-rata/bln = 2%




Kebutuhan tenaga kerja perbulan adalah :

Kebutuhan tenaga kerja untuk pelaksanaan kegiatan kerja (work load analysis) adalah ;

1000 110

//

Beban Kerja bulan unit orangKemampuan orang unit

= ×

= 100 orang

Mengingat kenyataan ada tenaga kerja yang absen dan sering juga ada yang keluar, maka

diperlukan cadangan tenaga kerja guna menjamin target kegiatan tercapai, sehingga kebutuhan

sesungguhnya (work force analysis) adalah :

100 orang + (5% + 2 %) = 107 orang

2.3. Job Description

Job deskripsi/deskripsi jabatan merupakan hasil dari analisis jabatan.Manfaat deskripsi jabatan

dalam organisasi adalah memberikan pedoman bagi setiap pejabat akan fungsi jabatannya,

perincian tugas, wewenang, tanggung jawab, maupun hubungan-hubungan antar jabatan.

Pada sebuah perusahaan tambang besar biasanya sudah menggunakan sistem management

modern yang antara lain strukturalnya (urutan dari paling bawah hingga keatas), adalah :

• DEWAN DIREKSI

Dewan direksi adalah merupakan beberapa orang pemegang saham perusahaan yang

biasanya di pimpin oleh seorang Presiden Direktur . Dan mereka berkoordinasi kebawah

melalui seorang General Manager untuk meminta laporan jalannya perusahaan.

• GENERAL MANAGER

General manager adalah merupakan pimpinan perusahaan yang menentukan arah, strategi

perusahaan, dan membawahi beberapa Senior Manager

• SENIOR MANAGER

Senior manager membawahi beberapa manager.

Contoh :

1. Senior Manager Produksi

Membawahi :

a. Manajer Penambangan

b. Manajer Preparasi dan Pengolahan

c. Manajer Penunjang Tambang

d. Manajer Pemasaran

e. Manajer Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan

7




f. Manajer Geologi & Eksplorasi

2. Senior Manager Administrasi Perusahaan

Membawahi :

a. Manajer Keuangan

b. Manajer Pelatihan dan Pengembangan

c. Manajer Hubungan Masyarakat

d. Manajer Sarana Prasarana Umum

e. Manajer Dokumentasi dan Pengarsipan

f. Manajer Informasi dan Teknologi

• MANAJER

Manager adalah merupakan orang yang memimpin pada bidang-bidang tertentu dan fungsi

utamanya adalah manyusun rencana dalam pengelolaan faktor-faktor operasional yang

manjadi tanggung jawabnya.

Manajer membawahi beberapa orang Assisten Manajer (Super Intendent), yang diberi

kewenangan pada setiap unitnya.

Contoh :

1. Manajer Penambangan

Membawahi :

a. Ass.Man. PIT A

b. Ass.Man. PIT B

c. Ass.Man. Disposal

d. Ass.Man. Perencanaan

e. Ass.Man. Pusat Kendali Tambang

f. Dll

2. Manajer Penunjang Tambang

Membawahi :

a. Ass.Man. Peledakan

b. Ass.Man. Dewatering

c. Ass.Man. Alat Berat

d. Ass.Man. Perawatan Elekrik dan Mekanik

e. Dll.

3. Manajer Geologi dan Eksplorasi

Membawahi :

a. Ass.Man Geologi dan Topografi

b. Ass.Man Geotek

c. Ass.Man Explorasi

8




4. Dll.

• Assisten Manajer

Assisten Manajer adalah sebagai wakil dari manajer sehingga tugasnya adalah

menguraikan gagasan dan garis-garis dasar kebijaksanaan dan teknik-teknik pengusahaan

kedalam suatu rencana kerja dan pelaksanaannya. Kemudian juga memberikan instruksi

kepada pengawas (supervisor) dan memantau operasional penambangan secara tidak

langsung. Sebagai bawahannya adalah supervisor.

Contoh :

1. Ass.Man. PIT A

Membawahi :

a. Supervisor Bench 1,2,3: PIT. A

b. Supervisor Bench 4,5,6; PIT. A

c. Dst.

2. Ass.Man Perencanaan

Membawahi :

a. Tim Perencanaan Tambang

b. Tim Surveyor

c. Tim Gambar Teknik

d. Dll.

3. Ass. Man. Peledakan

Membawahi :

a. Supervisor Gudang Handak

b. Supervisor Pemboran Lubang Ledak

c. Supervisor Pelaksanaan Peledakan

d. Dll.

• Supervisor

Supervisor adalah sebagai pengawas langsung atau inspeksi pada jangka waktu berkala

dan sebagai perantara antara pelaksana dan pimpinan sehingga harus mampu secara rinci

teknik pelaksanaan. Bawahan dari pada Supervisor adalah para foreman (mandor)

Contoh :

1. Supervisor Bench 1,2,3 ; PIT. A

Membawahi :

a. Foreman Backhoe, untuk penggarukan dan pemuatan

b. Foreman Dumptruck, untuk pengangkutan.

9




c. Dll.

2. Tim Perencanaan

Membawahi :

a. Perencanaan operasi Mingguan

b. Perencanaan operasi bulanan

c. Perencanaan operasi Tahunan.

d. Dll.

• Foreman

Adalah sebagai mandor yang selalu berada di lapangan untuk mengawasi operasi produksi.

Contoh :

Foreman backhoe

Membawahi :

a. Operator Backhoe 1

b. Operator Backhoe 2

• Operator

Operator adalah sebagai tenaga terlatih yang mampu mengoperasikan alat tertentu dengan

efektif serta efisien.

Biasanya dari mulai assisten manajer hingga ke bagian direksi juga memiliki jajaran staff pada

masing-masing bagiannya yang terdiri dari sekertaris, juru ketik, keuangan, pesuruh dan lain-

lain.

Secara singkat manajemen organisasi tambang adalah seperti diuraikan di atas namun pada

setiap pembentukan struktur pelaksana perusahaan tambang harus disesuaikan dengan besar

kecilnya perusahaan itu sendiri, sehingga akumulasi personil yang dibutuhkan sesuai dengan

kemampuan dan kebutuhan perusahaan.

10


manajemen-organisasi

Documents