Manajemen Operasi

Operasi merupakan cara anggota organisasi mengubah input yang berupa tenaga kerja, uang, pasokan, peralatan, dan lain-lain menjadi output baik itu dalam bentuk barang atau jasa. Praktek dari operasi cukup kompleks. Diperlukan semua hal-hal kecil, aktivitas sehari-hari yang dilakukan oleh anggota organisasi dalam berjuang mencapai sasaran mereka. Operasi meliputi semua proses yang membentuk mutu kehidupan kerja di samping efisiensi dan keefektifan organisasi. Mula-mula kita akan melihat operasi sebagai suatu sistem di mana operasi adalah ikatan umum yang menghubungkan proses manajerial yaitu merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan. Bagi sebuah organisasi, operasi adalah tempat semuanya bersatu, atau berantakan.

SISTEM OPERASI: SEBUAH MODELBerdasarkan penjabaran di atas dapat disimpulkan bahwa operasi adalah aktivitas produksi dari sebuah organisasi dengan output sebagai sasaran organisasi. Organisasi dapat dipandang sebagai sebuah sistem, sebuah subsistem yang saling berkaitan dan berinteraksi menjalankan fungsi yang diarahkan untuk mencapai tujuan bersama, namun subsistem ini dapat juga dipandang sebagai sistem terpisah. Jadi, operasi adalah sebuah sistem.

Gambar 1. Model Konseptual dari Sebuah Sistem Operasi

Seperti yang ditunjukkan dalam diagram tersebut, input termasuk tenaga kerja manusia, modal (uang yang diperlukan untuk membeli tanah, peralatan, dan sebagainya), teknologi, dan informasi. Ini merupakan sumber daya yang akan diubah menjadi output berupa barang atau jasa. Output dapat termasuk hasil sampingan yang positif dan negatif, dapat juga mempengaruhi subsistem yang lain dalam organisasi.

UMPAN BALIK

OUTPUT

Barang

Jasa

Lain-lain

TRANSFORMASIatau

PROSES PERUBAHAN

INPUT(Sumber Daya)

ManusiaModal Tanah Mesin-mesin BangunanTeknologiInformasi

LINGKUNGAN EKSTERNAL

Proses transformasi dari input menjadi output untuk tiap organisasi bervariasi, di antaranya:1. Transformasi fisik

Transformasi fisik merupakan transformasi dari bahan baku menjadi barang jadi terjadi di banyak organisasi produksi, walaupun organisasi jasa juga melakukan transformasi material (yaitu, formulir dan alat tulis menulis) menjadi barang jadi (misalnya formulir pajak yang sudah diisi lengkap).

2. Transformasi lokasiContoh transformasi ini adalah transportasi.

3. Transformasi pertukaranContoh transformasi ini adalah pedagang eceran dimana uang ditukar dengan barang.

4. Transformasi InformasiContoh transformasi ini adalah kantor pengacara dan akuntan yang mengubah informasi dari satu bentuk ke bentuk lain.

Umpan balik menggambarkan informasi yang didapat oleh orang di sebuah organisasi selama proses keseluruhan yang dapat digunakan untuk memonitor prestasi kerja sistem dan memutuskan apakah tindakan korektif perlu dilakukan. Umpan balik merupakan kunci dari fungsi pengendalian.

Karakteristik Produk dan JasaPRODUK JASA

Output Berwujud Tidak berwujud

Konsumsi output Perlahan-lahan,dapat disimpan

Segera,tidak dapat disimpan

Sifat pekerjaan Intensif produsen Intensif tenaga kerja

Kontak pelanggan Minimal, tidak langsung Langsung

Partisipasi pelanggan Sedikit atau tidak ada Amat perlu

Sebuah organisasi produksi membuat barang-barang fisik yang dapat disimpan dalam gudang dan dikonsumsi sedikit demi sedikit. Dalam hal ini hanya ada sedikit kontak atau partisipasi dalam produksi dari masing-masing produk.

Sebaliknya, organisasi jasa menghasilkan barang tanpa wujud yang tidak dapat disimpan, memerlukan partisipasi pelanggan dan tidak dapat dilakukan tanpa kontak dengan pelanggan.

PERANAN MANAJEMEN OPERASIManajemen operasi merupakan serangkaian kegiatan kompleks manajemen yang termasuk merencanakan produksi, mengorganisasikan sumber daya, memimpin (mengarahkan operasi dan personel), dan mengendalikan operasi sistem memonitor prestasi kerja sebuah organisasi. Manajemen operasi menjadi penting karena dapat memperbaiki produktivitas, yang memperbaiki kesehatan keuangan sebuah organisasi dan dapat membantu organisasi memenuhi prioritas kompetitif pelanggan.

MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS: UKURAN EFISIENSIProduktivitas adalah perbandingan antara output dan input, merupakan sebuah ukuran efisiensi manajer atau karyawan dalam menggunakan sumber daya langka milik organisasi untuk menghasilkan barang dan jasa. Semakin tinggi nilai rasionya maka semakin besar efisiensi.

Ada dua tipe dasar rasio produktivitas, yaitu:1. Produktivitas total

Tipe ini menghubungkan nilai dari seluruh output dengan nilai seluruh input, menggunakan rasio output total/input total.

2. Produktivitas sebagianTipe ini menghubungkan nilai dari seluruh output dengan nilai input utama saja, menggunakan rasio output total/input sebagian.

Rasio produktivitas dapat dihitung untuk periode waktu tertentu, yang mengukur efisiensi operasi pada waktu yang bersangkutan, atau rasio itu dapat dibandingkan dengan rasio dari periode lain, sebagai ukuran untung rugi dalam produktivitas.

MEMENUHI PRIORITAS KOMPETITIF PELANGGANOrganisasi perlu menetapkan sasaran berdasarkan kekuatan organisasi dan memenuhi kebutuhan serta keinginan konsumen potensial. Manajer yang efektif perlu membuat keputusan strategis terkait cara agar organisasinya dapat memenuhi prioritas kompetitif pelanggan dan menyesuaikan dengan operasi dalam organisasi. Ada empat prioritas kompetitif utama untuk manajemen operasi, yaitu:1. Penetapan harga

Manajer operasi bertugas menjaga biaya tetap rendah sehingga organisasi bisa menawarkan harga yang “baik” dan masih meraih laba. Organisasi perlu menggunakan manajemen operasi untuk menekan harga sementara menyediakan pelayanan bermutu tinggi.

2. Tingkat mutuTingkat mutu memiliki dua komponen yaitu desain berprestasi tinggi dan waktu penyerahan yang cepat.

3. Keandalan mutuKeandalan mutu artinya mutu konsisten dan penyerahan tepat waktu.

4. FleksibilitasFleksibilitas merajuk pada fleksibilitas produk dan volume. Fleksibilitas produk artinya desain produk dapat berubah dengan cepat dan manajer menekankan perubahan untuk memuaskan pelanggan. Fleksibilitas volume adalah kemampuan membuat perubahan dengan cepat dalam tingkat produksi ketika permintaan produk berubah.

MENDESAIN SISTEM OPERASIMenyadari prioritas kompetitif hanyalah salah satu cara manajer dapat menyesuaikan rencana operasional dengan rencana strategik. Rencana operasional ini, pada gilirannya, mempengaruhi desain sistem operasi. Mendesain sistem operasi termasuk membuat keputusan mengenai apa dan berapa banyak produk atau jasa akan dihasilkan, bagaimana dan di mana akan dihasilkan, dan siapa yang akan menghasilkan.

Apa yang dihasilkanTeknologi komputer seperti Design Form Manufacture (DFM) dan Computer-Aided Design (CAD) dapat membantu manajer dalam desain produk.

Berapa Banyak yang Harus dihasilkanBerapa banyak produk atau jasa yang akan dibuat disebut perencanaan kapasitas yaitu proses meramalkan permintaan dan kemudian memutuskan apa saja sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi tingkat permintaan tersebut.

Proses kompleks dari perencanaan kapasitas antara lain : Memperkirakan permintaan pada masa depan, termasuk, sejauh mungkin, kemungkinan

dampak teknologi, persaingan, dan peristiwa lain. Menterjemahkan perkiraan tersebut menjadi kebutuhan kapasitas fisik yang sebenarnya. Membuat beberapa rencana kapasitas alternatif untuk memenuhi kebutuhan tadi. Menganalisis dan membandingkan pengaruh ekonomi dari rencana alternatif. Mengenali dan membandingkan risiko dan pengaruh strategis dari rencana alternatif.

Bagaimana Menghasilkan 1. Pemilihan Teknologi Utama2. Pemilihan Teknologi Tambahan3. Pemilihan Komponen Spesifik4. Pemilihan Arus Proses

Merencanakan lokasi fasilitas Merencanakan tata letak

a) Fasilitas produktif,seperti tempat kerja dan peralatan untuk menangani material.lb) Fasilitas nonproduktif, seperti tempat penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan.c) Fasilitas pendukung, seperti kantor, kamar kecil, ruang tunggu, kafetaria, dan

tempat parkir.

Siapa yang Akan MengerjakannyaKeputusan akhir dalam mendesain operasi adalah memmikirkan perkerjaan individualnya. Bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan dan siapa yang akan mengerjakannya. Sehingga, kesalahan desain pekerjaan ini akan berpengaruh pada biaya operasi dan biaya tenaga kerja itu sendiri.Adapun 3 isu penting bagi pekerja desain :

1. Keterampilan pekerja2. Keselamatan pekerja3. Kerja sama di tempat kerja

Model Perencanaan Operasi dan Sistem Pengendalian

Manajemen SediaanSediaan dapat disebut juga bahan baku. Barang setengah jadi adalah barang yang baru setengah selesai atau masih memerlukan proses untuk menjadi barang jadi. Dan barang jadi merupakan barang yang dapat dijual untuk keberlangsungan operasi perusahaan. Sehingga, dari sediaan, barang setengah jadi, dan barang jadi perlu dikendalikan dengan cermat karena dapat menjadi sumber yang potensial untuk terjadinya pemborosan. Jika tidak dikendalikan, maka akan ada bahan baku yang terlalu lama disimpan sehingga kemungkinan akan rusak atau hilang menjadi lebih tinggi. Atau proses akan dihentikan sementara karena menunggu bahan sediaan yang akan digunakan tersedia.

Sehingga,langkah-langkah dalam manajemen sediaan ini adalah :1. Perencanaan Kebutuhan Material (MRP, Materials Requirement Planning)

Perkiraan

Produksi agregat :Penetapan rencanaKapasitas jangka pendek

Rencana terinci dan jadwal :Jumlah karyawanJadwal kerjaJadwal mesinBahan Baku dan sediaan

Input :Tenaga KerjaMaterialMesinEnergi

Output berupa

barang dan jasa

Umpan balik informasi mengenai kemajuan output,penjualan,dll.

Faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi permintaan

Proses Produktif

Monitor mutu,jumlah, dan biaya output

Intreprestasi Hasil

Sistem Pengendalian tingkat Luas

Standar untuk mutu,jumlah dan biayaProses penyesuaian untuk

memenuhi standar

2. Perencanaan Sumber Daya Material (MRP II, Materials Resource Planning) 3. Sediaan Tepat Waktu (JIT, Just in Time)