1

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Keberhasilan organisasi mencapai tujuan didukung oleh pengelolaan factor-

faktor antara lain Man, Money, Machine, Methode dan Material. Pengelolaan

yang seimbang dan baik dari kelima factor tersebut akan memberikan kepauasan

kepada kostumer baik kostumer internal maupun eksternal. Rumah sakit yang telah

terakreditasi seharusnya telah memiliki pengelolaan yang baik dan terstandar

termasuk lima factor tersebut. Pada kesempatan ini, akan membahas secara

khusus tentang pengelolaan Material atau logistic keperawatan.

Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi dari

manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola logistik melalui

fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat

hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien.

Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan memperlancar

kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan

secara umum.

Manajer logistik juga harus mampu mengantisipasi kejadian darurat, membuat

skala prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan untuk pencapaian

tujuan umum rumah sakit. Manajemen logistik juga harus mencapai efisiensi dan

efektifitas. Manajer logistik memiliki kemampuan untuk mencegah atau

meminimalkan pemborosan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan alat tersebut yang

akan memiliki dampak kepada pengeluaran ataupun biaya operasional rumah sakit.

Menurut pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah sakit

dikelompokkan menjadi persediaan farmasi (antara lain: obat, bahan kimia, gas

medik, peralatan kesehatan), persediaan makanan, persediaan logistik umum dan

teknik.

B. TUJUAN

1 Tujuan Umum

Mengetahui manajemen logistik keperawatan dan mampu mengidentifikasi

keadaan manajemen logistik dalam satu pelayanan kesehatan hingga

memberikan usulan perbaikan yang diperlukan.

2

2 Tujuan khusus

a. Mampu mengidentifikasi keadaan saat ini tentang pengelolaan logistik

keperawatan.

b. Membuat sistem pengelolaan logistik keperawatan mulai dari perencanaan

pengadaan, pemeliharaan, evaluasi dan pengembangan sistem tersebut.

3

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. PENGERTIAN

Siagian: 1992, menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui

berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan

untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah

suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan

penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan

serta penghapusan material/alat-alat. (Subagya: 1994), sehingga manajemen

logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan

ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara

efisien dan efektif. Dalam sistem administrasi manajemen logistik Subagya

menyatakan sebagai berikut:

Pelaksanaan manajemen yang baik, maka unsur-unsur manajemen diproses

melalui fungsi-fungsi manajemen dan fungsi tersebut merupakan pegangan umum

untuk dapat terselenggaranya fungsi-fungsi logistik.

B. FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK

Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik

sebagai berikut (Mustiksari: 2007):

Unsur manajemen:ManMoneyMaterialMachineMethod

Fungsi manajemen:PlanningOrganizingActuatingControlling

Fungsi logistic:Fungsi perencanaanFungsi penganggaranFungsi Pengadaan Fungsi penyimpananFungsi penyaluranFungsi penghapusanFungsi Pengendalian

4

Masing-masing fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang

lain. Untuk itu kita bahas satu persatu fungsi logistik tersebut.

1 Fungsi Perencanaan

Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan

menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan

yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah

merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua

calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di

masing- masing organisasi( Mustikasari: 2007). Subagya menyatakan

perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan,

pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara

terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan

pedoman tindakan

Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya

sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh

perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem

monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan

balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi.

Suatu rencana harus di dukung oleh semua pihak, rencana yang

dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan

Pengendalian (control)

Pengadaan

Perencanaan

Penghapusan Penganggaran

Penyimpanan

Pendistribusian

5

berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya. Di bawah ini akan dilukiskan

bagan kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas

(Subagya: 1994).

Pengkajian Pengendalian

n

Pengawasan

Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan

pencapaian tujuan ( Sasaran ) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara

pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing

kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh

kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran)

organisasi.

Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:

a. Rencana jangka panjang (Long range)

b. Rencana jangka menengah (Mid range)

c. Rencana jangka pendek (Short range)

Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha

penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak

lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini

akan menghasilkan antara lain:

a. Rencana Pembelian

b. Rencana Rehabilitasi

c. Rencana Dislokasi

d. Rencana Sewa

e. Rencana Pembuatan.

Persiapan Pelaksana

Pimpinan/Staf

Sasaran

Pengawas

6

Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan

menyimpulkan pernyataan sebagai berikut:

a. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat

b. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah

yang tepat

c. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat

d. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat

e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk

menentukan orang atau unit yang tepat

f. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat

g. Mengapa di butuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang di

ambil benar-benar tepat

2 Fungsi Penganggaran

Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk

merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala

standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya & Mustikasari)

Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi

perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan

dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui

hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka

anggaran tersebut merupakan anggaran yang reliable.

Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek

berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana

biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi,

kecuali dalam keadaan terpaksa.

Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat

membantu kegiatan.

Dalam menyususn anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan

antara lain adalah:

a. Peraturan–peraturan terkait

b. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi

c. Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran

d. Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan

pegaturan logistik

7

Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam, tergantung pada

institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit

Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas,

Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah

sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan

Donatur), Penerimaan rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari).

Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 % - 50 % dalam bentuk obat-

obatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan

makanan, alat kebersihan dan suku cadang.

3 Fungsi Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan

memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku

dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini

termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada

dalam batas-batas efisiensi. (Subagya: 1994). Sedangkan Mustikasari

berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau

mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui

sebelumnya.

Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi

didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk

kepentingan organisasi. Cara–cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan

fungsi pengadaan adalah:

a. Pembelian

b. Penyewaan

c. Peminjaman

d. Pemberian ( hibah )

e. Penukaran

f. Pembuatan

g. Perbaikan

Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya

dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan

b. Penyususnan dokumen tender

c. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang

d. Pemasukan dan pembukuan penawaran

8

e. Evaluasi penawaran

f. Pengusulan dan penentuan pemenang

g. Masa sanggah

h. Penunjukan pemenang

i. Pengaturan kontrak

j. Pelaksanaan kontrak

Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut

pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian.

Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan.

Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah

Keppres No. 80 tahun 2003.

Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara

lain:

a. Kode etik pengadaan

Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain:

Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang

pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan

Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun.

Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika

b. Pelelangan pengadaan barang

Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk

panitia pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai

berikut:

Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari unsur:

Perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab

keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab tehnis.

Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: Kepala kantor/satuan

pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-

unit yang berfungsi sebagai pemeriksa.

Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin

proyek

Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang

pelelangan ditunjuk (Subagya:1994)

9

4 Fungsi Penyimpanan

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan

pngelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. (Mustikasari: 2007)

Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan

dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya

serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai

pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah:

Kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan,

pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.

Faktor – faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi

penyimpanan adalah:

a. Pemilihan lokasi

Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang

yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.

b. Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)

Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:

Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi

roda dll.

Barang khusus: Obat-obatan, alat-alat medis dll.

c. Pengaturan ruang

Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan

ruang secara efisien dan pengawasan ruangan.

d. Prosedur/sistem penyimpanan

Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara

pengambilan barang, pengawetan dll.

e. Penggunaan alat bantu

f. Pengamanan dan keselamatan

Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap

kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.

5 Fungsi Penyaluran (Distribusi)

Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk

mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya:

1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:

a. Proses Administrasi

b. Proses penyampaian berita (data-data informasi)

c. Proses pengeluaran fisik barang

10

d. Proses angkutan

e. Proses pembongkaran dan pemuatan

f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan

Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran

merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

6 Fungsi Penghapusan

Penghapusan adalah kgiatan atau usaha pembebasan barang dari

pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku

(Subagya: 1994). Alasan penghapusan barang antaralain:

a. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam,

administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan

b. Tehnis dan ekonomis: Setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya.

Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor: Kerusakaan yang tidak dapat

diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu

suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang

ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut,

menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga

barang tidak dapat dipergunakan lagi.

c. Surplus dan ekses

d. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus

e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara

Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain:

a. Aspek yuridis, administrasi dan prosedur

Dalam aspek yuridis mencakup hal-ha: Pembentukan panitia penilai,

identifikasi dan inventarisasi peraturan-peraturan yang mengikat,

persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang dihapus, penyelesaian

kewajiban sebelum barang dihapus.

b. Aspek rencana pelaksana tehnis

Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak

lanjut. Cara-cara penghapusan yang lazim dilakukan antaralain:

Pemanfaatan langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi komponen-

komponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai

barang persediaan baru.

11

Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang

yang dihapus menjadi barang lain

Pemindahan:Mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka

pemanfaatan langsung

Hibah: Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan

atau pihak di luar instansi (Pemerintah)

Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di bawah tangan atau dilelang

Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan

7 Fungsi Pengendalian

Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian,

pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik

yang sedang atau telah berlangsung (Mustikasari: 2007). Bentuk kegiatan

pengendalian antara lain:

a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma,

instruksi dan prosedur lain

b. Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna

mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya

pelaksanaan dari rencana

c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan

dalam rangka pencapaian tujuan

d. Melakukan supervisi

Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan

sarana-sarana pengendalian sebagai berikut:

a. Struktur organisasi yang baik

b. Sistem informasi yang memadai

c. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi

d. Pendidikan dan pelatihan

e. Anggaran yang cukup memadai

12

DAFTAR PUSTAKA

Aljian George W ( 1958 )”Purchasing Hanbook ” 2 nd Edition, New York, Mc

Mc Graw Hill

Mustikasari ( 2007 ) Kuliah Manajemen Sumber Daya Menusia, Tidak di

Publikasikan

Subagya M S, ( 1994 ) “Manajemen Logistik” cetakan keempat Jakarta : PT Gunung

Agung