manajemen kearsipan akta catatan sipil di dinas ... · dan pencatatan sipil kota surakarta. 8....

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

MANAJEMEN KEARSIPAN AKTA CATATAN SIPIL DI DINAS

KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

IWAN SEFGIYATMOKO

D 1508041

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

ii

PERSETUJUAN



KOTA SURAKARTA

Disusun oleh :

IWAN SEFGIYATMOKO

NIM. D 1508041

Disetujui Untuk Dipertahankan Dihadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing :

Dra. Hj. Lestariningsih,Msi

NIP. 19531009 198003 2 003


commit to user

iii

PENGESAHAN



KOTA SURAKARTA

Disusun oleh :

IWAN SEFGIYATMOKO

D 1508041

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari : Senin

Tanggal : 27 Juni 2011

Tim Penguji Nama Tanda Tangan

1. Penguji 1 Drs. Suharsono, M.S ………………..

NIP. 195107011979031001

2. Penguji 2 Dra. Hj. Lestariningsih,Msi ………………

NIP. 195310091980032003

Mengetahui,

Dekan,

Prof. Drs. Pawito, Ph, D

NIP. 195408051985031002

Ketua Program

Drs. Sudarto, M.Si.

NIP. 195502021985031006


commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : IWAN SEFGIYATMOKO

NIM : D1508041

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir ini berjudul “


KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA ”

adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas

akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Mei 2011

Yang Membuat Pernyataan

IWAN SEFGIYATMOKO

NIM. D 1508041


commit to user

v

MOTTO

Jangan jadikan kegagalan sebagai ketakutan dalam diri,

namun jadikanlah evaluasi untuk hidup lebih berarti.

( Penulis )

Berlakulah apa adanya, tanpa gengsi tetap ber obsesi dan

berusaha untuk mewujudkan mimpi.

( Penulis )


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini, saya persembahkan kepada :

Kedua orang tuaku atas semua do’a serta

dukungannya.

Adikku Febriana Dwi Irawati.

Almamaterku.


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat dan hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan

Tugas Akhir ini. Sholawat serta salam tercurah kepada junjungan Nabi besar

Muhammad SAW. Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian

persyaratan dalam memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) bidang Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta. Penulis mengambil judul “ Manajemen Kearsipan Akta Catatan Sipil di

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta ”

Penyelesaian penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan

banyak pihak. Bantuan tersebut berupa arahan,bimbingan,dukungan

materiil,moral,motivasi, Serta kebersamaan persahabatan. Dengan kerendahan

hati penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Ibu Dra. Hj. Lestariningsih,M.Si selaku dosen pembimbing yang dengan

kesabaranya telah memberikan arahan kepada penulis hingga

terselesaikanya tugas akhir ini.

2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph, D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen

Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas

Maret Surakarta

4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Sekretaris Program Diploma III Manajemen

Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

5. Seluruh Dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Khususnya Program

Diploma III Manajemen administrasi fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.


commit to user

viii

6. Bapak Mamiek Miftachul Hadi, M.Si selaku kepala Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta yang telah memberikan kesempatan

kepada penulis untuk melakukan KKM 2011.

7. Bapak Joko slameto, Ibu Widi, Ibu Endah, Ibu Sugiarti yang telah

memberikan bimbingan kepada penulis selama ada di Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

8. Semua staf dan karyawan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta.

9. Kedua orang tuaku dan adik yang telah memberi semangat serta doa.

10. Ario guruh,Sandi,Fahri yang telah setia menemani ketika KKM.

11. Teman-teman Manajemen Administrasi 2008 khususnya kelas A, terima

kasih atas motivasi dan dukungan kalian.

12. Bondan,Bagus,Wahyu,Yogi keonk,Kang Irfi, Ajad terimakasih atas

kebersamaanya yang telah ada hingga detik ini.

13. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu dan telah

memberikan dorongan, kritik, saran dan ide-ide sehingga terselesainya tugas

akhir ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh

dari sempurna serta masih terdapat kekurangan. Untuk itu masukan dan kritikan

yang sifatnya membangun penulis sangat harapkan. Semoga bantuan serta

bimbingan dihitung sebagai amal kebaikan dan dibalas oleh Allah Swt. Penulis

berharap Tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan. Amin.

Surakarta, Mei 2011

Iwan Sefgiyatmoko


commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i

PERSETUJUAN.................................................................................................... ii

PENGESAHAN .................................................................................................... iii

PERNYATAAN .................................................................................................... iv

MOTTO ................................................................................................................. v

PERSEMBAHAN................................................................................................. vi

KATA PENGANTAR ......................................................................................... vii

DAFTAR ISI ......................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ................................................................................................ xi

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xii

ABSTRAK .......................................................................................................... xiii

ABSTRACT ........................................................................................................ xiv

BAB I PENDAHULUAN................................................................................... 1

A. Latar Belakang ........................................................................................................ 1

B. Rumusan Masalah ................................................................................................... 6

C. Tujuan Pengamatan ................................................................................................. 6

D. Manfaat Pengamatan ............................................................................................... 7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................... 8

A. Tinjauan Pustaka ..................................................................................................... 8

1. Manajemen ............................................................................................... 8

2. Kearsipan ................................................................................................ 11

3. Filling / Penyimpanan Arsip................................................................... 18

B. Metode Pengamatan .............................................................................................. 22

1. Lokasi Pengamatan................................................................................. 22

2. Jenis Pengamatan ................................................................................... 22

3. Sumber Data ........................................................................................... 23

4. Teknik Pengumpulan Data ..................................................................... 24

5. Metode Analisis ...................................................................................... 25


commit to user

x

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI .............................................. 27

A. Sejarah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil ............................................. 27

B. Tugas Pokok, Visi, dan Misi ................................................................................. 28

C. Susunan Oraganisasi ............................................................................................. 29

D. Uraian Tugas Jabatan Struktural ........................................................................... 31

E. Kondisi personalia ................................................................................................ 36

F. JENIS PELAYANAN ........................................................................................... 38

G. DASAR HUKUM ................................................................................................. 40

BAB IV PEMBAHASAN ................................................................................... 42

A. Manajemen Kearsipan akta Catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan

sipil kota Surakarta ....................................................................................................... 42

1. Jenis-jenis Akta Catatan Sipil................................................................. 42

2. Pencatatan dan Penerimaan arsip ........................................................... 48

3. Penyimpanan arsip ................................................................................. 51

4. Pemeliharaan arsip .................................................................................... 56

5. Penemuan kembali arsip ......................................................................... 58

6. Penyusutan dan Pemusnahan arsip ......................................................... 60

7. Fasilitas Kearsipan ................................................................................. 60

BAB V KESIMPULAN..................................................................................... 62

A. Kesimpulan ........................................................................................................... 62

B. Saran-Saran ........................................................................................................... 63

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 jumlah pegawai menurut jenis kelamin ................................................ 36

Tabel 3.2 jumlah pegawai menurut pendidikan terakhir ...................................... 37

Tabel 3.3 jumlah pegawai berdasarkan golongan dan ruang ................................ 37

Tabel 3.4 data inventaris ....................................................................................... 39


commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Bagan organisasi ............................................................................. 30

Gambar 4.1 Intruksi kerja pencatatan sipil dengan dokumentasi ....................... 50

Gambar 4.2 Indeks arsip ..................................................................................... 53

Gambar 4.3 Register ........................................................................................... 55

Gambar 4.4 Berkas .............................................................................................. 55

Gambar 4.5 Mekanisme peminjaman arsip......................................................... 59


commit to user

xiii

ABSTRAK

IWAN SEFGIYATMOKO, D1508041 MANAJEMEN KEARSIPAN

AKTA CATATAN SIPIL DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN

SIPIL KOTA SURAKARTA, Tugas akhir program studi Diploma III Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta, Tahun 2011

Arsip akta catatan sipil mempunyai fungsi yang sangat penting dalam

pelayanan penerbitan akta catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil, dengan demikian manajemen kearsipan di dalam organisasi tersebut harus

dilaksanakan secara baik dan benar untuk menunjang efektifitas pengelolaan

sehingga informasi yang terdapat dalam arsip akta catatan sipil senantiasa dapat

dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan penerbitan akta catatan sipil,

dikarenakan arsip akta catatan sipil bersifat abadi maka perlu dikelola dengan

penuh tanggung jawab sampai batas waktu yang tidak ditentukan.

Pengamatan ini bertujuan mengetahui seberapa jauh pengelolaan arsip akta

catatan sipil yang di laksanakan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kota Surakarta dari mulai pencatatan yang dilaksanakan oleh sub bagian

pencatatan sipil sampai dengan penemuan kembali arsip sebagai dasar penerbitan

akta catatan sipil yang dilakukan sub bagian dokumentasi, lokasi pengamatan

merupakan instansi publik yang bergerak di dalam pelayanan penerbitan akta

catatan sipil sehingga arsip berpengaruh besar dalam pelaksanaan penerbitan akta

catatan sipil.

Metode yang digunakan didalam pengamatan ini menggunakan deskriptif

kualitatif sehingga masalah yang disampaikan berdasarkan dari sumber data yang

dapat dipertanggung jawabkan dan berdasarkan kenyataan yang ada, adapun

sumber data menurut HB. Sutopo (2002: 49-54) secara menyeluruh dapat

dikelompokan sebagai berikut Narasumber ( informan ), Peristiwa dan aktivitas,

Dokumen dan arsip.

Dari pengamatan ini dapat diketahui bahwa arsip yang dikelola di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta terdiri arsip berkas dan arsip

register dan di bedakan menjadi lima berdasarkan dari akta catatan sipil yang ada,

kelima akta catatan sipil tersebut sebagai berikut : (1) Akta catatan sipil kelahiran

(2) Akta catatan sipil perkawinan (3) Akta catatan sipil Perceraian (4) Akta

catatan sipil kematian (5) Akta catatan sipil pengakuan dan pengesahan anak.

Pengorganisasian arsip akta catatan sipil di Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Surakarta menggunakan asas sentralisasi sehingga dalam

penyimpanan dilakukan secara terpusat di dalam satu ruangan, dalam pengelolaan

sebagian besar telah di laksanakan dengan baik namun belum dapat dikatakan

optimal dikarenakan masih ditemui hambatan-hambatan yang dapat

mempengaruhi kurang efektif dan efisien dalam pelaksanaan manajemen

kearsipan.


commit to user

xiv

ABSTRACT

IWAN SEFGIYATMOKO, D1508041 Management Section of Civil

POPULATION IN THE DEPARTMENT OF CITY CIVIL AND LISTING

SURAKARTA, the final task of the Diploma Course Administration Management

Faculty of Social and Political Sciences, University of Surakarta March Eleven,

Year 2011

Archive deed civil records have a very important function in the service of

issuance of certificate of civil records in the Department of Population and Civil

Registration, thereby archival management in the organization must be done

properly and correctly to support the effectiveness of the management so that the

information contained in the deed records civil records always use as basis for

issuance of certificate of decision-making civil records, civil records because the

records are timeless deed then needs to be managed with full responsibility until

an unspecified time limit.

This observation aims to find out how far the management of civil

registration records that the deed carried out at the Department of Population and

Civil Registration of Surakarta City began recording conducted by sub-section of

civil registration until the rediscovery of the archive as the basis for issuance of

certificate of civil records which carried the sub section of documentation, the

location observation is a public agency engaged in the civil service so that the

issuance of the deed records archive big influence in the implementation of civil

registration certificate issuance.

The method used in this observation using a qualitative descriptive so that

the problem is presented based on the data sources that can be justified and based

on facts, as for the data source according to the HB. Sutopo (2002: 49-54) as a

whole can be grouped as follows Sources (informants), events and activities,

documents and archives.

From these observations it can be seen that the archives are managed in

the Department of Population and Civil Registration Surakarta archive files and

archive consists of registers and to differentiate into five according to deed

records of the existing civil, civil record fifth deed is as follows: (1) Deed of civil

records birth (2) Deed of civil marriage records (3) Deed Divorce civil records (4)

Deed of civil records of death (5) Deed records and approval of civil recognition

of a child.

Organizing the deed records of civil records in the Department of Population and

Civil Registration Surakarta using the principle of centralization so that the

storage be centralized in one room, in the management of most have been

performed well but can not be said to be optimal because it still encountered

obstacles that may affect less effective and efficient in the implementation of

archival management.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Tujuan akhir dari pengembangan organisasi adalah tercapainya pelayanan

prima kepada masyarakat, pelayanan prima kepada masyarakat telah menjadi

kewajiban oleh penyelenggara pelayanan publik, Reformasi yang dialami bangsa

Indonesia telah menimbulkan dampak khususnya terhadap pelayanan publik, era

perubahan telah memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk menuntut

perubahan peran birokrasi yang selama ini berorientasi pada kekuasaan, sehingga

menutup akses masyarakat terhadap kegiatan birokrasi, perubahan ini juga akan

berdampak pada sistem manajemen pelayanan yang mengarah lebih transparan

dikarenakan kesadaran masyarakat yang menuntut pelayanan lebih efektif, efisien

dan ekonomis.

Dalam rangka mewujudkan pelayanan yang berorientasi pada kepuasan

masyarakat maka perlu adanya administrasi yang memadai pada setiap sub

bagian, faktor yang sangat mendukung keberhasilan upaya tersebut adalah dengan

menciptakan kondisi tertib manajemen, dari perencanaan di dalam lingkungan

intern organisasi sampai dengan pelaksanaanya, sehingga sumberdaya manusia

yang berada dalam suatu organisasi dapat memahami tugas, tanggung jawab serta

wewenang yang jelas dan pada akhirnya tercapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan, karena dalam memberi pelayanan kepada masyarakat perlu di sadari

bahwa manajemen mutu sangat tergantung pada kepentingan atau penilaian

pelanggan/ Stakeholders, maka perlu adanya rasa saling menumbuh kembangkan,

saling memperkuat dan menambah nilai daya saing global yang sama-sama

menguntungkan diantara kedua belah pihak, yang pada akhirnya akan tercipta

sinergi yang harmonis pada penyelenggara layanan publik pada umumnya, dan

khususnya di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

Pengembangan manajemen administrasi kependudukan dan pencatatan

sipil di daerah khususnya di daerah tingkat II dalam rangka ikut memantapkan


commit to user

2

pelaksanaan titik berat otonomi pada daerah tingkat II sebagai suatu bidang tugas

pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil perlu ditangani secara terpadu dalam

suatu bagian atau unit kerja, dengan demikian program pengembangan dan

pembinaanya dalam rangka memantapkan sistem otonomi daerah akan meliputi

beberapa aspek, yaitu antara lain aspek kelembagaan, ketatalaksanaan dan

kepegawaian, upaya penataan kelembagaan, ketatalaksanaan dan pembinaan

kepegawaian harus dilakukan secara terarah dan pasti, dalam kaitanya pembinaan

kepegawaian ditempuh antara lain melalui peningkatan kemampuan berupa

pengetahuan, keterampilan dan sikap pejabat di bidang kependudukan dan

pencatatan sipil, dengan demikian diharapkan akan terwujud administrasi

manajemen yang prima sehingga pelayanan masyarakat atas permohonan akta

catatan sipil yang mudah,cepat, tepat akurat serta manfaat dapat terwujud.

Catatan sipil merupakan suatu catatan kependudukan/kewarganegaraan

oleh pemerintah yang memberikan bukti otentik dalam menentukan kedudukan

hukum seseorang berdasarkan terjadinya tindakan dan peristiwa yang merupakan

sumber status sipil, seperti : kelahiran, perkawinan, perceraian, pengakuan dan

pengesahan anak, kematian perlu di catatkan pada Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil, seluruh peristiwa penting yang memiliki aspek hukum perlu di

daftarkan dan di bukukan, sehingga baik yang bersangkutan maupun orang lain

yang berkepentingan mempunyai bukti yang otentik tentang peristiwa-peristiwa

tersebut, dengan demikian kedudukan hukum seseorang menjadi tegas dan jelas,

Agar pencatatan peristiwa penting dapat berjalan secara terus menerus dan

permanen maka perlu adanya peraturan perundang-undangan yang sesuai dengan

mekanisme untuk menegakanya, undang-undang pencatatan sipil seharusnya

mendorong dan menjelaskan kepada masyarakat mengenai peristiwa penting apa

saja yang harus didaftarkan, definisi peristiwa tersebut data narasumber masing-

masing jenis peristiwa penting, prosedur pencatatan yang terlambat dilakukan,

kewajiban yang berkaitan dengan pencatatan tersebut, hukuman yang dijatuhkan

jika ketentuan ini tidak dipatuhi.

Bukti-bukti otentik yang dapat digunakan untuk mendukung kepastian

tentang kedudukan seseorang dapat di buktikan dengan adanya akta catatan sipil


commit to user

3

pengertian akta catatan sipil adalah suatu catatan resmi yang dibuat oleh pejabat

Negara yang berwenang dari peristiwa kelahiran, perkawinan, perceraian,

pengakuan dan pengesahan anak, kematian yang didaftarkan dan dibukukan pada

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, peristiwa yang yang dibukukan dan

didaftarkan disebut dengan akta catatan sipil, sedangkan yang diserahkan kepada

pemohon adalah kutipan akta catatan sipil, akta catatan sipil dapat dipergunakan

sebagai data dasar yang dipakai untuk penulisan data penduduk dalam berbagai

dokumen kependudukan, dokumen keimigrasian dan dokumen pendidikan, maka

dari itu setiap individu diharap kesadaranya berperan serta dalam pencatatan

peristiwa penting mengenai dirinya.

Akta catatan sipil perlu dikelola dengan sebaik-baiknya, karena akta

catatan sipil yang telah diarsipkan di Dinas kependudukan dan pencatatan sipil

akan dipergunakan sampai kapanpun, dimulai dari pemohon meminta penerbitan

akta sampai dengan pemohon meminta kutipan akta ke dua, yang di maksud

dengan kutipan akta ke dua adalah akta yang diterbitkan kedua kalinya ketika akta

yang telah diterbitkan pertama kali mengalami kesalahan dalam penulisan ataupun

hilang, maka dari itu arsip berperan penting di dalam proses penerbitan sehingga

pemeliharaan arsip harus dilakukan secara tanggung jawab, dengan melaksanakan

penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pengelolaan arsip yang baik dan benar

maka informasi arsip sebagai warisan budaya ataupun bahan pertanggung

jawaban nasional di tingkat daerah melalui otomasi kearsipan akan tersedia secara

cepat, tepat dan akurat. Arsip pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil

berupa berkas akta catatan sipil dan register catatan sipil, dimulai dari tahun 1948

sampai dengan waktu yang tidak ditentukan, berkas dan register akta berisi

informasi mengenai status kewarganegaraan, nomor pendaftaran,NIK, Stablad,

alamat, tanda tangan saksi-saksi serta lampiran lain yang sesuai dengan akta yang

akan diterbitkan.

Ada beberapa aspek fungsi yang sesuai dengan arsip akta catatan sipil

diantaranya aspek administrasi, aspek hukum, aspek historis. Mengingat arsip

akta catatan sipil mempunyai fungsi yang sangat penting maka arsip akta catatan

sipil harus dikelola secara baik dan benar oleh para pengguna internal karena


commit to user

4

dapat mempengaruhi hajat hidup suatu organisasi serta upaya untuk peningkatan

mutu pelayanan kepada masyarakat. Manajemen kearsipan adalah tugas pokok

dan fungsi dari sub bagian bidang data dari perencanaan sampai dengan

pelaksanaan, maka mengangkat manajer arsip yang mampu mengembangkan

dasar-dasar manajemen pengarsipan sangatlah dibutuhkan, sehingga dalam

pelaksanaan kearsipan akan terlaksana secara efektif,efisien,dan terarah.

Manajemen kearsipan dalam pelaksanaan kegiatanya melibatkan berbagai

komponen pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta,

antara lain yaitu :

1) Bidang pencatatan sipil : bidang ini bertugas dalam pencatatan dan

perekaman mengenai informasi dari pemohon penerbitan akta catatan sipil

yang akan dicatatkan pada register dan berkas akta catatan sipil sebelum

masuk ke bidang arsip, setelah mendapatkan pengesahan dari kepala Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta tugas bidang pencatatan

sipil selanjutnya adalah menyerahkan berkas dan register kepada petugas

pengelolaan arsip.

2) Sub bagian dokumentasi, bertugas memberikan pembinaan teknis

administrasi pengelolaan dan pelayanan dokumen serta informasi diantaranya

melakukan assembling baik kelengkapan berkas maupun kualitas register,

selanjutnya pengkodingan dan disimpan pada filing supaya mudah dalam

pencarian ketika berkas maupun register dipergunakan kembali.

Modernisasi pengelolaan kearsipan seharusnya dilakukan pada setiap

organisasi, mengingat semakin maju teknologi informasi dan juga kurangnya

keefektifan dalam pengelolaan arsip manual, dengan pengelolaan arsip

menggunakan sistem komputerisasi maka dalam pengelolaan arsip akan semakin

dipermudah serta menghemat tempat penyimpanan, beberapa vendor telah

menyediakan sistem pengarsipan profesional yang bertujuan untuk mengelola

arsip secara cepat dan benar menggunakan sistem komputerisasi maka dari itu di

era globalisasi setiap organisasi seharusnya melakukan perubahan manajemen

kearsipan, dari manajemen kearsipan manual menjadi manajemen kearsipan

elektronis, namun dalam manajemen kearsipan elektronis di perlukan sumber


commit to user

5

daya manusia yang berkualitas serta mampu melaksanakan proses komputerisasi

secara baik dan benar.

Dengan kemajuan teknologi informasi diharapkan manajemen kearsipan

akan menjadi lebih berkualitas, sehingga pelayanan terhadap masyarakat yang

membutuhkan pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang terkandung

didalam arsip akan terlaksana secara cepat, tepat dan akurat.

Manajemen kearsipan akta catatan sipil di Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Surakarta perlu di tinjau ulang, hal ini mengingat

berdasarkan survei awal telah ditemukan adanya pelayanan yang terkadang lama

dalam mencari berkas maupun register catatan sipil, hal ini dikarenakan

banyaknya berkas maupun register yang rusak, hilang sehingga menghambat

pelayanan penerbitan akta catatan sipil, karena kecepatan pelayanan menjadi salah

satu tolok ukur kinerja dan kepuasan pemohon akta catatan sipil, dengan demikian

dapat dikatakan bahwa Manajemen kearsipan di Dinas Kependudukan dan

Catatan Sipil belum terorganisasi secara baik

Berdasarkan uraian tersebut penulis tertarik untuk meneliti lebih dalam

mengenai manajemen kearsipan serta mengadakan penelitian langsung pada Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Dengan judul

“MANAJEMEN KEARSIPAN AKTA CATATAN SIPIL DI DINAS

KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA”


commit to user

6

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian dari latar belakang yang telah dikemukakan diatas,

maka permasalahan yang ingin diungkap dalam penelitian ini adalah :

1. Bagaimana manajemen kearsipan akta catatan sipil pada sub

bagian arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta?

C. Tujuan Pengamatan

1. Tujuan Obyektif

Untuk mengetahui gambaran mengenai manajemen kearsipan akta

catatan sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta.

Untuk mengetahui hambatan dalam manajemen arsip akta catatan

sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

2. Tujuan Fungsional

Hasil penelitian dapat dijadikan sebagai masukan bagi Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta mengenai manajemen

arsip akta catatan kependudukan.

2. Tujuan Subyektif

Penelitian dilaksanakanuntuk memenuhi syarat dalam memperoleh

sebutan Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.


commit to user

7

D. Manfaat Pengamatan

1. Memberi gambaran mengenai Manajemen arsip akta catatan sipil di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

2. Dapat menambah jumlah pembendaharaan referensi di perpustakan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dan juga referensi bagi pegawai di

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

3. Dapat digunakan sebagai pembelajaran bagi semua pihak yang

berkepentingan terutama dalam masalah akta catatan sipil.

1.

2.


commit to user

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Pustaka

1. Manajemen

Untuk mewujudkan suatu organisasi yang berkompeten di

bidangnya perlu adanya manajemen yang terpadu, Sehingga dapat

mencapai keteraturan , kelancaran dan pencapaian program kerja yang

telah direncanakan oleh sumber daya manusia yang ada di dalam

organisasi tersebut, otoritas tertinggi didalam manajemen ada pada

manajer.

Manajemen berasal dari bahasa Inggris, Sentot Imam Wahjono (

2008:4) yaitu managemen dengan kata dasar to manage yang secara

harfiah berarti mengelola.

Secara etimologi manajemen dapat di definisikan sebagai berikut :

Saiman ( 2002:1) menurut bahasa Yunani atau Italia manajemen berasal

dari kata maneggiare yang mempunyai arti melatih kuda, menurut arti kata

Yunani atau Italia ini dapat dipahami bahwa kemampuan seseorang untuk

melatih kuda merupakan bagian dari konsep manajemen, karena

manajemen merupakan suatu proses yang bertahap untuk mencapai suatu

keberhasilan.

Manajemen menurut Sentot Imam Wahjono (2008:6) adalah

gabungan ilmu dan seni yang merupakan sekumpulan proses tindakan

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pimpinan, serta

pengendalian atas penggunaan sumber-sumber daya organisasi yang

tersedia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sehingga bermanfaat

bagi manusia.


commit to user

9

Pada saat ini manajemen telah berkembang secara pesat dan di

pelajari oleh organisasi sebagai ilmu untuk mencapai tujuan suatu

organisasi. Manajemen menurut Yohannes Yahya (2006 : 2) dikatakan

bahwa manajemen sebagai bidang ilmu pengetahuan ( Science ) yang

berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana

manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan lebih bermanfaat.

Manajemen sangat diperlukan dalam menjalankan organisasi dan

perlu untuk dipelajari oleh Sumber daya manusia yang ada di dalam

organisasi tersebut, sehingga akan tercipta team work yang dapat bekerja

secara efektif, efisien dapat tumbuh dan di kembangkan.

Taliziduhu Ndraha (1999:7) Sumberdaya manusia atau human

resource adalah penduduk yang siap, mau dan mampu memberi

sumbangan terhadap usaha pencapaian organisasi ( the people who are

ready, willing and able to contribute to organizational goals )

Sejak akhir abad ke-19 biasanya manajemen di definisikan

kedalam 4 fungsi pokok manajemen, yaitu merencanakan ( Planing ),

mengorganisasikan (Organizing), memimpin (Actuating,leading) dan

mengendalikan ( Controling ) ( Sentot Imam Wahjono, 2008:7-8):

a. Merencanakan (Planing), mengandung arti bahwa manajer

lebih dahulu memikirkan dengan seksama sasaran dan tindakan

berdasarkan pada beberapa metode, rencana, atau logika dan

bukan berdasarkan perasaan.

b. Mengorganisasi (organizing) adalah proses mengatur dan

mengalokasikan pekerjaan, wewenang, dan sumberdaya ke

sejumlah anggota organisasi, sehingga mereka dapat mencapai

sasaran organisasi.

c. Memimpin (actuating, leading) itu meliputi mengarahkan,

mempemgaruhi, dan memotivasi karyawan untuk

melaksanakan tugas yang penting.


commit to user

10

d. Mengendalikan (controlling) adalah proses kegiatan untuk

memastikan bahwa aktivitas yang terjadi sesuai dengan

aktivitas yang direncanakan.

Suatu organisasi hendaknya melakukan perencanaan atau

menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan di waktu yang akan

datang sesuai dengan fungsi manajemen yang ada karena perencanaan

menjadi fungsi manajemen paling mendasar, sehingga organisasi dapat

terorganisir dengan baik dan tujuan organisasi dapat tercapai secara

efektif.

Fungsi manajemen menurut Soemardji Hartoyo ( 2000:33)

fungsi manajemen adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh

manajer dalam rangka menjalankan tugasnya sebagai pejabat

manajemen.

Manajemen juga dapat dikatakan sebagai profesi, menurut Sentot

Imam Wahjono ( 2008:9) manajemen telah berkembang menjadi salah

satu profesi yang lazim di dunia seperti halnya dokter, pengacara, notaries,

akuntan, tentara, guru, dan lain sebagainya

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa manajemen adalah

kegiatan pengorganisasian sumberdaya manusia yang dilakukan manajer

secara terstruktur kepada organisasi kerja, sehingga sumberdaya manusia

dapat memberi masukan terhadap usaha pencapaian tujuan organisasi dan

diharapkan akan memberi kontribusi pelayanan sebesar-besarnya kepada

masyarakat secara efektif dan efisien.

Sentot Imam Wahjono (2008:87) pengorganisasian adalah

penentuan struktur organisasi yang paling cocok dengan tujuan dan

strategis organisasi, sumberdaya yang dimiliki dan lingkungan yang

melingkupinya.

Struktur organisasi menurut Sentot Imam Wahjono (2008:87)

adalah Pola hubungan khusus yang diciptakan manajer, dalam proses ini

disebut struktur organisasi, yang di dalamnya berisi cara-cara yang dipakai


commit to user

11

untuk membagi, mengorganisasikan, dan menkoordinasikan kegiatan

organisasi.

2. Kearsipan

Arsip adalah suatu tulisan yang berisi keterangan yang digunakan

sebagai bukti dasar acuan dari suatu kejadian yang telah terjadi, berupa

surat, data-data yang diterima maupun dibuat sendiri oleh organisasi

sehingga perlu disimpan, di rawat dalam bentuk nyata untuk dapat

ditemukan kembali ketika arsip dibutuhkan.

Pengertian arsip menurut Thomas Wiyasa (2003:43) arsip berasal

dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi

archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon,

Archea artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/ kekuasaan

peradilan, sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai

permasalahan, dan archeon berarti balai kota. Sedangkan kearsipan

menurut ig. Wursanto(1991:19) kearsipan atau filing adalah proses

kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu

system tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan

mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Didalam kearsipan perlu dilakukan analisis informasi terhadap

kelompok arsip untuk menentukan nilai guna dari masa simpan bagi

kepentingan organisasi pencipta dan masyarakat luas.

Pengertian arsip menurut peraturan Presiden RI Ps.1 NO.19 tahun

1961 pasal 1 di dalam bukunya Thomas Wiyasa (2003:43) menjelaskan:

1. Pengertian arsip secara umum ialah wajib tulisan dalam bentuk

corak teknis bagaimana juga dalam keadaan tunggal,

berkelompok, maupun dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari

pada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan

kehidupan pada umumnya.

2. Pengertian arsip secara khusus ialah kumpulan surat atau bahan

penolong lainya dengan fungsi memastikan suatu ingatan


commit to user

12

dalam administrasi Negara dibuat secara phisis atau yuridis

dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara

selama diperlukan.

Manajemen kearsipan pada dasarnya pekerjaan yang berkaitan

dengan penyimpanan surat-surat, warkat dan dokumen lainya yang

dimulai dari perencanaan, selanjutnya pengorganisasian, pengarahan,

pengendalian arsip, sehingga dalam penemuan arsip akan dapat

terselenggara secara cepat dan efisien, selama arsip tersebut masih

dipergunakan oleh organisasi maka arsip akan tetap disimpan demi

kelancaran pelayanan.

Dalam manajemen kearsipan terdapat arsip yang bersifat

permanen, arsip yang bersifat permanaen adalah arsip yang akan terus

menerus dikelola sampai kapanpun tanpa ada proses pemusnahan, dari

mulai pembuatan arsip sampai dengan di butuhkan kembali sehingga

di sebut dengan arsip abadi, seperti arsip akta catatan sipil merupakan

arsip abadi karena merekam informasi masa lalu dan digunakan untuk

masa depan. Deserno dan Kynaston mendefinisikan arsip dalam

bukunya Badri Munir Sukoco ( 2007:82) bahwa sebagai dokumen

dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum

sehingga disimpan secara permanen.

Kennedy dan Schauder di dalam bukunya Badri Munir Sukoco

( 2007:82) menjelaskan bahwa pada setiap dokumen dan arsip akan

terdiri atas :

1. Isi, yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa ide tau

konsep, fakta tentang suatu kejadian, orang, organisasi maupun

aktivitas lain yang direkam dalam arsip tersebut.

2. Struktur, merupakan atribut fisik (ukuran dan gaya huruf, spasi,

margin, dan lambing organisasi ) dan logis ( logika di balik

pembuatan dokumen-dokumen tersebut) dari suatu arsip.

Misalnya, struktur surat akan terdiri dari header ( nama

pengirim, tanggal judul surat, dan penerima ), tubuh surat ( isi


commit to user

13

dari maksud dibuatnya surat ) dan otentifikasi ( tanda tangan si

pembuat surat ).

3. Konteks, menjelaskan “mengapa” dari suatu arsip.

Thomas Wiyasa (2003:45) mendefinisikan Filing dan Finding

sebagai berikut, Penyimpanan warkat/ berkas secara teratur dan sistematis

disebut filing dan kebalikanya/penemuan kembali disebut dengan finding

artinya pencarian kembali warkat/berkas yang diarsipkan atau disimpan.

“Arsip akta catatan sipil adalah dokumen dan register yang berisi

catatan mengenai keterangan identitas pemohon dan calon pemilik akta

catatan sipil yang memberikan keterangan kepada petugas pelayanan

catatan sipil dan akan digunakan oleh dinas kependudukan dan pencatatan

sipil sebagai dasar pertanggung jawaban penerbitan akta catatan sipil,

“Arsip dikelompokan ke dalam dua kelompok yaitu arsip dinamis

dan arsip statis,menurut undang-undang No.7 Tahun 1971 dalam bukunya

ig.Wursanto(1991:18) arsip dinamis dan arsip statis adalah:

a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung

dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung

dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara

langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan

sehari-hari administrasi Negara.

Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaanya dapat

dibedakan menjadi arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip inaktif atau arsip

semi statis (ig. Wursanto,1991:18-19):

Arsip aktif ialah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan

bagi kelangsungan kerja.

Arsip semi aktif ialah arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya

sudah mulai menurun.


commit to user

14

Arsip inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang

jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

Ditinjau ke dalam konsep kearsipan maka arsip catatan sipil

termasuk ke dalam arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih berada pada

kantor, baik kantor pemerintahan maupun swasta/organisasi

kemasyarakatan, karena masih sering dipergunakan dalam pelaksanaan

dan kegiatan administrasi dan menunjang kelangsungan kerja organisasi,

arsip catatan sipil merupakan arsip yang di buat serta di pergunakan oleh

intern dinas kependudukan dan pencatatan sipil, dan tidak dapat di pinjam

oleh pihak ekstern karena merupakan rahasia organisasi. Bank dunia

didalam bukunya Badri Munir Sukoco,(2007:82) Untuk membuat

informasi dari dokumen dan arsip tersedia dalam format yang tepat,

digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang

tepat.

“Arsip akta catatan sipil memiliki beberapa fungsi, diantaranya

berfungsi sebagai dasar dalam penerbitan akta catatan sipil kutipan ke dua,

arsip akta catatan sipil dapat berfungsi dan ditinjau dari beberapa aspek,

antara lain :

a. Aspek administrasi

Arsip akta catatan sipil mengandung nilai administrasi, karena

menyangkut pelayanan berdasarkan keabsahan yang tercantum

di dalam arsip, sehingga pelayanan dapat diselenggarakan.

b. Aspek hukum

Arsip akta catatan sipil mempunyai nilai hukum, karena

menyangkut asas kepastian hukum berdasarkan keadilan untuk

penyelenggaraan penerbitan akta catatan sipil secara adil dan

dapat dibuktikan.

c. Aspek dokumentasi

Arsip akta catatan sipil mempunyai nilai dokumentasi, di

karenakan dalam isinya menyangkut suatu kejadian yang telah

terjadi dalam pencatatan sipil, dan akan digunakan selamanya.


commit to user

15

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa manajemen kearsipan

adalah penanganan arsip secara terorganisasi yang dipimpin oleh record

manager sebagai pimpinan pemegang otoritas tertinggi dalam sub bagian

kearsipan dan di bantu oleh beberapa pegawai, demi terselenggaranya

administrasi arsip yang efisien,bertanggung jawab serta pemeliharaan arsip

demi terwujudnya kemajuan badan korporasi.

Dalam kaitanya dengan manajemen arsip akta catatan sipil hal

yang paling pokok harus dilakukan demi terwujudnya arsip di Dinas

Kependudukan Dan pencatatan Sipil adalah :

Sub bagian pelayanan pencatatan sipil wajib mencatat dan

menyusun berkas yang telah diterima dari pemohon akta

catatan sipil yang nantinya akan di jadikan arsip catatan sipil,

setelah itu menyerahkan ke sub bagian kearsipan.

Sub bagian kearsipan menerima berkas dan informasi yang

telah terekam oleh bidang pencatatan sipil, kemudian

melakukan klasifikasi sebelum proses penyimpanan arsip.

Kegiatan pertama yang dilakukan dalam manajemen kearsipan

adalah penerimaan informasi yang telah terekam mengenai data-data yang

diberikan pemohon beserta berkas dari sub bagian pencatatan sipil yang

sudah selesai dilakukan pencatatan, setelah itu sub bagian kearsipan

melakukan klasifikasi berdasarkan jenis akta catatan sipil, nomer dan

tahun akta, dari berkas dan informasi dari sub bagian pencatatan sipil akan

dibuat arsip yang disebut arsip berkas dan arsip register.

“Arsip berkas adalah sekumpulan informasi yang diterima bidang

pencatatan sipil dari pemohon yang berupa surat-surat pengantar dari

rumah sakit,kantor pengadilan, kantor urusan agama, gereja,kelurahan, dan

sebagainya, atau dengan kata lain surat-surat persyaratan untuk penerbitan

akta catatan sipil dari pemohon yang diberikan kepada dinas

kependudukan dan pencatatan sipil.


commit to user

16

“Arsip register adalah arsip yang berisi pernyataan

kewarganegaraan, tahun registrasi, nomor urut akta catatan sipil pada

waktu penerbitan pertama yang diperkuat dengan pengesahan dari kepala

dinas kependudukan dan pencatatan sipil beserta tanda tangan dua saksi

dari pihak pemohon akta. Setelah proses klasifikasi kegiatan berikutnya

melakukan penjilitan, satu jilid terdiri dari 50 berkas sedangkan dua buku

register di jilid menjadi satu sehingga berjumlah 100 lembar register,

untuk membedakan jenis arsip berkas maupun register dilakukan

pembedaan warna sampul. Menurut Sulistyo-Basuki,(2003:272) warna

digunakan untuk mewakili istilah, kelompok kata, atau bilangan.

Kegiatan selanjutnya pemberian indeks pada setiap jilid arsip

register maupun arsip berkas berdasarkan jenis, tahun pembuatan dan

nomor urut, dengan posisi indeks discover depan dan sisi kiri atas. Saiman

(2002:88) mendefinisikan mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit

atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

Zulkifli didalam bukunya Saiman,(2002:88) Kata tangkap merupakan

tanda pengenal dari suatu waskat yang disimpan.

Dalam kearsipan secara umum terdapat beberapa sistem klasifikasi

atau indeks dalam penyimpanan arsip,Ida Nuraida(2008:94),yakni:

1. Sistem Alfabetis

Arsip disimpan berdasarkan urutan kode abjad yang diberikan

untuk nama orang, organisasi atau perusahaan, atau subjek.

Merupakan sistem yang paling banyak digunakan di berbagai

perusahaan.

Cocok untuk organisasi kecil atau arsip untuk perorangan.

2. Sistem Numerik

Arsip disimpan berdasarkan urutan kode numerik yang

diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan, atau

subjek.

Dapat dikombinasikan dengan sistem alfabetis untuk menjaga

urutan penyimpanan arsip ( sistem alfabetis-numerik).


commit to user

17

Sistem ini cocok untuk arsip yang bersifat rahasia sehingga

kode arsip hanya diketahui oleh orang-orang tertentu saja.

3. Sistem Geografis

Arsip disimpan berdasarkan nama geografis atau kode wilayah.

Dapat dikombinasikan dengan klasifikasi alfabetis untuk

menjaga urutanya ( sistem alfabetis-geografis).

Sistem ini cocok untuk organisasi yang membagi wilayah

operasinya berdasarkan wilayah atau geografis, seperti

perusahaan distributor yang memiliki kantor cabang di

berbagai tempat.

4. Sistem Subjek

Arsip disimpan berdasarkan topik atau subjek tertentu yang ada

dalam kegiatan organisasi atau perusahaan. Misalnya : nama

departemen,jenis produk,jenis transaksi.

Urutan subjek biasanya dijaga dengan menggunakan system

klasifikasi alfabetis ( system alfabetis-subjek)

5. Sistem Kronologis

Arsip disimpan berdasarkan urutan kronologis tanggal-bulan-

tahun.

Sistem ini umumnya bersifat sementara, sebelum arsip

diklasifikasikan berdasarkan system klasifikasi lain.

“Arsip akta catatan sipil yang disimpan di sub bagian arsip Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta menggunakan sistem

indeks numerik, sehingga tata cara menyusun arsip-arsip dengan

mempergunakan urutan angka-angka sebagai pedoman dalam mengatur

berkas maupun register sesuai dengan jenis arsip akta catatan sipil. “Arsip

berkas maupun register yang sudah selesai diberi indeks maka arsiparis

melakukan penyimpanan sekaligus pemeliharaan arsip tersebut supaya di

kemudian hari ketika dibutuhkan dapat diketemukan kembali dan juga

informasi yang terkandung didalamnya tetap bisa dipergunakan sebagai


commit to user

18

bahan pertanggung jawaban di masa depan. Thomas Wiyasa(2003:48)

mendefinisikan Filing adalah pengaturan dan penyimpanan berkas/warkat

atau record atas dasar sistem serta prosedur tertentu secara sistematis dan

konsisten.

3. Filling / Penyimpanan Arsip

Filing merupakan proses penyimpanan arsip sehingga informasi senantiasa

tersedia dan kerahasiaan akan terjaga, dalam pengorganisasian arsip dibedakan

menjadi beberapa yaitu: (MC Maryati,2008:115-118)

1. Sentralisasi. Kegiatan pengarsipan setiap unit di dalam perusahaan

dilakukan secara terpusat di suatu bagian. Semua dokumen kantor yang

sudah diproses akan disimpan di dalam satu bagian khusus yang biasanya

disebut sentral arsip. Ada seseorang yang khusus bertanggung jawab di

sentral arsip yang akan mengurus semua arsip perusahaan. Beberapa

manfaat atau kelebihan dari system sentralisasi antara lain :

Memudahkan pengawasan. Dengan system pengarsipan secara

terpusat maka siapapun peminjamnya akan melalui satu bagian

dan hal ini akan menjadi mudah diawasi atau terekam dengan

baik. Sehingga tingkat keamananya jauh lebih baik.

Layanan yang lebih baik. Dengan pengarsipan secara terpusat

dan di lakukan oleh seseorang yang bertanggung jawab khusus

pada bidang pengarsipan maka jika diperlukan pasti lebih

mudah untuk mendapatkanya, sehingga pelayanan menjadi

lebih baik bagi pengguna arsip yang akan meminjam.

Adanya keseragaman. Semua dokumen yang terpusat

pengelolaan dan penyimpananya dilakukan secara seragam,

karena dilakukan oleh satu bagian.

Menghemat waktu. Untuk mendapatkan arsip cukup dating

pada satu tempat karena semua arsip sudah tersimpan dengan


commit to user

19

baik di sana. Sehingga pencarian informasi menjadi lebih cepat,

karena tidak perlu dating ke beberapa bagian.

Menghemat ruang dan tempat penyimpanan, karena

penyimpanan dan pelayanan dokumen berada di bawah satu

atap.

Beberapa kerugian atau kelemahan dari system sentralisasi antara

lain:

Tidak semua departemen letaknya berdekatan dengan pusat

pengarsipan, sehingga bias terjadi penundaan untuk

mendapatkan sebuah dokumen yang diarsip karena perlu waktu

khusus, sehingga kurang efisien. Pemakaian tidak langsung

mendapatkan dokumen jika memerlukanya.

Kebocoran kerahasiaan. Kadang-kadang ada dokumen sebuah

departemen yang sifatnya rahasia, jika harus ditempatkan di

pusat dikhawatirkan rahasia akan terpublikasi.

2. Desentralisasi. Kegiatan pengarsipan dilakukan di masing-masing bagian.

Untuk perusahaan yang relatif besar kegiatan kearsipan menjadi sangat

rumit karena banyaknya dokumen dari berbagai bagian yang harus

ditangani. Untuk itu pengorganisasian yang sering dilakukan perusahaan

besar adalah desentralisasi, yaitu pengelolaan arsip dilakukan pada setiap

unit kerja. Setiap bagian mengelola arsipnya masing-masing. Beberapa

manfaat atau kelebiha dari sistem desentralisasi antara lain :

Hemat waktu, karena letak dokumen dengan pemakai.

Sehingga kalau membutuhkan dokumen tidak perlu kehilangan

waktu dan tenaga untuk mendapatkanya.

Kerahasiaan departemen yang ada dalam dokumen tersebut

bias dijaga dengan baik.


commit to user

20

Beberapa kerugian atau kelemahan dari system desentralisasi

antara lain :

Pengawasan relative sulit karena dokumen menyebar di

beberapa bagian.

Jika ada dokumen yang mempunyai kaitan dengan 2 bagian

maka akan sulit dalam hal pencatatan.

Bagian pengarsipan tidak menjadi spesialis dalam bidangnya

karena diproporsikan mengerjakan pengarsipan tidak besar

karena harus mengerjakan pengarsipan tidak besar karena harus

mengerjakan pekerjaan lain yang beragam dalam bagian

administrasi.

Terjadi duplikasi tempat dan ruangan untuk pengarsipan,

sehingga menimbulkan pemborosan.

3. Kombinasi, Merupakan gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi.

Dalam praktiknya agar penanganan arsip lebih optimal banyak perusahaan

mengombinasikan antara Sentralisasi dan Desentralisasi.

Dalam organisasi khususnya sub bagian arsip di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta perlu menerapkan

manajemen kearsipan dengan tujuan akan tercipta strategi internal yang

efektif serta efisien dalam pemeliharaan dan pencarian arsip, hal-hal yang

perlu di perhatikan mengenai hal tersebut diantaranya:

a. Tugas pokok sub bagian arsip

1) Menerima dokumen register dan berkas yang telah dibuat oleh

sub bagian pencatatan sipil.

2) Memberi Indeks arsip.

3) Melakukan penyimpanan dan perawatan arsip.

4) Menyediakan arsip register maupun berkas kepada sub bagian

pencatatan sipil demi terselenggaranya pelayanan.

5) Melacak arsip berkas maupun register yang tidak terdapat pada

almari penyimpan arsip.


commit to user

21

Menurut Ig.Wursanto(1991:16) Kearsipan atau filing adalah suatu

proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu

sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan.

b. Keadaan ruang penyimpanan

Peralatan penyimpanan arsip kertas yang baik, ventilasi

yang memadai dan pengaturan suhu secara periodik akan

menunjang umur dari arsip yang dikelola, sehingga ruangan akan

terhindar dari kelembaban udara di dalam ruangan, apabila itu

semua diperhatikan maka arsip kertas akan selalu dapat

dipergunakan. Jamur dan lumut dapat merusak setiap arsip

dinamis, Sulistyo-Basuki,(2003:251) hal itu terjadi karena kurang

pengawasan terhadap kelembaban dan tingkat suhu ruangan.

c. Cara penyimpanan arsip akta catatan sipil

Penyimpanan arsip register dan berkas akta catatan sipil

dilakukan secara sentralisasi, sehingga arsip catatan sipil disimpan

secara terpusat dan tidak memerlukan ruangan yang terlalu banyak,

disamping itu dalam melakukan pengawasan akan mudah

dilakukan dan kwalitas keamanan sangat terjamin.

d. Sampul register dan berkas

Sampul arsip register maupun berkas dibedakan warnanya

menurut jenis arsip akta catatan sipil, hal tersebut bertujuan untuk

membedakan jenis berkas/register arsip catatan sipil yang satu

dengan lainya. Warna sampul arsip akta catatan sipil berkas

kelahiran sudah pasti berbeda dengan arsip akta catatan sipil

pernikahan. Sulistyo-Basuki,(2003:272) teknik penandaan warna

sangat efektif dalam mencegah salah pemberkasan.

e. Peminjaman arsip akta catatan sipil

Yang berhak meminjam arsip akta catatan sipil hanya pihak

intern dinas kependudukan dan pencatatan sipil misalnya sub

bagian data , pencatatan sipil dan lainya, apabila arsip akta catatan


commit to user

22

sipil sedang di pinjam maka harus di identifikasi dengan memberi

tanda pada tempat menyimpan arsip tersebut atau mencatat pada

buku ekspedisi, pihak ekstern organisasi tidak diperbolehkan untuk

meminjam dikarenakan arsip akta catatan sipil bersifat rahasia.

Tujuan dari peminjaman arsip dipergunakan sebagai dasar

penerbitan akta. Ida Nuraida,(2008:103) apabila arsip/dokumen

tidak berada pada tempatnya, maka harus ada tanda yang

mengidentifikasi bahwa arsip tersebut sedang dipinjam dan harus

di ketahui data peminjam arsip.

f. Pengembalian arsip akta catatan sipil

Arsip akta catatan sipil apabila sudah selesai dipinjam oleh

pihak intern dinas, maka harus segera di kembalikan pada sub

bagian arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta supaya tidak hilang, Petugas kearsipan melakukan

verifikasi terhadap arsip akta catatan sipil yang hendak di

kembalikan dan pada akhirnya mengembalikan ke tempat

penyimpanan semula berdasarkan indeks arsip.

B. Metode Pengamatan

1. Lokasi Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis mengambil lokasi pengamatan di Dinas

Kependudukan dan pencatatan Sipil Kota Surakarta. Alasan pemilihan

lokasi adalah:

a. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta merupakan

Dinas yang berorientasi di bidang pelayanan masyarakat.

b. Memperoleh pengetahuan dan juga data mengenai pencatatan sipil.

2. Jenis Pengamatan

Berdasarkan masalah yang diajukan dalam pengamatan ini, yang lebih

menekankan pada masalah proses, maka jenis pengamatan dengan jenis

strategi yang terbaik adalah pengamatan kualitatif deskriptif (HB. Sutopo

2002:183).


commit to user

23

Metode deskripsi bekerja berdasarkan anggapan bahwa dengan metode ini

dapat digunakan untuk:

a. Pengumpulan data.

b. Melukiskan keadaan suatu obyek pada suatu saat.

3. Sumber Data

Pemahaman mengenai berbagai macam sumber data merupakan bagian

yang sangat penting bagi peneliti karena ketetapan dan kekayaan data atau

informasi yang diperoleh. Pemilihan berbagai sumber data harus tepat

menyangkut kelengkapan data dan informasi bahan yang akan diteliti.

Adapun sumber data menurut HB. Sutopo (2002: 49-54) secara

menyeluruh dapat dikelompokan sebagai berikut:

a. Narasumber (informan)

Dalam pengamatan kualitatif posisi sumber data manusia

(narasumber) sangat penting perananya sebagai individu yang

memiliki informasinya. Sumber data itu dapat disebut sebagai

informan. Jadi, data yang digunakan dalam metode ini berasal dari

beberapa sumber diantaranya adalah sebagai berikut: Sub Bagian

Arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

Penulis melakukan wawancara langsung dengan informan menayakan

tentang masalah yang dikaji.

b. Peristiwa dan aktifitas

Data atau informasi juga dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktifitas,

atau perilaku sumber data yang berkaitan dengan sasaran

pengamatannya. Dari pengamatan pada peristiwa atau aktifitas,

pengamat bisa mengetahui yang terjadi secara lebih pasti karena

menyaksikan sendiri secara langsung. Penulis harus mengetahui dan

memahami kegiatan-kegiatan dalam manajemen arsip akta catatan

sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.


commit to user

24

c. Dokumen dan Arsip

Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bersangkutan

dengan suatu peristiwa atau aktifitas tertentu yang berupa rekaman

tertulis (gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan suatu

aktifitas atau peristiwa tertentu). Peristiwa-peristiwa yang telah lama

dilakukan dan terjadi pada kantor Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Surakarta bisa diteliti dan dipahami atas dasar

kajian dari dokumen atau arsip-arsip. Sebagai contoh penulis ingin

mengetahui manajemen arsip akta catatan sipil pada tahun-tahun lalu

dapat diketahui melalui arsip-arsip atau dokumen serta buku-buku

penunjang lainnya yang terdapat pada kantor Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Dengan demikian, penulis akan

lebih mudah lagi untuk melakukan proses pengamatan.

4. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Wawancara disini maksudnya adalah cara pengumpulan data dengan

mengadakan tanya jawab secara langsung dengan responden. Dalam

penelitian ini penulis secara langsung mewawancarai pejabat atau

pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

yang ditunjuk. Wawancara yang dilakukan adalah wawancara yang

terarah, terpimpin dan mendalam sesuai dengan pokok permasalahan

yang diteliti guna memperoleh hasil berupa data dan informasi yang

lengkap dan seteliti mungkin.

b. Observasi

Observasi atau pengamatan adalah alat pengumpulan data yang

dilakukan dengan cara mengamati dan mencatat secara sistematis

gejala-gejala yang diselidiki. Pengamatan lebih banyak menggunakan

indra penglihatan, dengan maksud pengamat terjun langsung melihat

ke lapangan. Kegiatan observasi tersebut antara lain melihat dan

mengamati pegawai arsip dalam melakukan kegiatan pengarsipan

akta catatan sipil. .


commit to user

25

c. Mengkaji Dokumen dan Arsip

Dokumen tertulis dan arsip merupakan sumber data yang sering

memiliki posisi penting dalam pengamatan kualitatf. Melalui

dokumen dan arsip yang terdapat pada kantor Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Dengan demikian, penulis akan

lebih mudah lagi untuk melakukan proses pengamatan.

d. Perekaman

Alat kamera foto sering juga digunakan didalam penelitian kualitatif

karena bisa sangat membantu di dalam pengumpulan data, terutama

untuk memperjelas deskripsi berbagai situasi dan subjek yang

bersangkutan. Perekaman ini merupakan teknik pendukung

pengumpulan data sebagai penguat catatan dan sebagai pelengkap.

Dalam hal ini ruang arsip Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kota Surakarta menjadi tempat pengambilan gambar yang diperlukan.

5. Metode Analisis

Pengamatan menggunakan metode analisis interaktif. Dalam model

analisis ini, tiga komponen utama yaitu reduksi data, sajian data dan

panarikan simpulan serta verifikasinya (HB. Sutopo, 2002:91-93). Tiga

komponen tersebut terlibat dalam proses analisis dan saling berkaitan

serta menentukan hasil akhir analisis.

a. Reduksi Data

Kegiatan ini merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian yang

bertujuan untuk mempertegas, memperpendek, membuat fokus,

membuang hal-hal yang tidak penting yang muncul dari catatan dan

pengumpulan data. Proses ini berlangsung terus-terus menerus sampai

laporan akhir penelitian selesai.

b. Sajian Data

Merupakan sekumpulan informasi tersusun yang memberi

kemungkinkan adanya penarikan simpulan dan pengambilan tindakan


commit to user

26

c. Penarikan Simpulan dan Verifikasinya

Setelah memahami arti dari berbagai hal yang meliputi berbagai hal

yang ditemui dengan melakukan pencatatan-pencatatan peraturan,

pernyataan-pernyataan, konfigurasi-konfigurasi yang mungkin, alur

sebab akibat, akhirnya peneliti menarik kesimpulan.


commit to user

27

BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Sejarah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Dengan ditetapkannya Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004

tentang Pemerintah Daerah (menggantikan UU No. 22/1999). Pemerintah

kota di samping dituntut lebih professional didalam memberikan

keleluasaan kepada Pemerintah Kota untuk menyelenggarakan otonomi

guna untuk menentukan dan melaksanakan kebijakan atas prakarsa sendiri

berdasarkan dengan potensi daerah.

Hal tersebut membawa konsekuen dalam sistem penyelenggaraan

pemerintahan dimana asas dekonsentrasi yang dahulu terdapat di

pemerintah pusat, dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 32 tahun

2004 tentang Pemerintah Daerah ( menggantikan UU No 22 Tahun 1999)

terjadi perubahan, dimana daerah terbentuk berdasarkan asas

desentralisasi.

Sehubungan dengan hal tersebut, serta sebagai tindak lanjut dari

Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 1998 Tentang Penyerahan

Sebagian Urusan Pemerintah di Bidang Penyelenggaraan Pendaftaran

Penduduk kepada Daerah, maka Pemerintah Kota Surakarta mengeluarkan

Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2001 Tentang Susunan Organisasi dan

tata kerja Perangkat daerah Kota Surakarta, yang termasuk didalamnya

mengenai pembentukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta. Dengan dibentuknya Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil

Kota Surakarta, maka urusan kependudukan yang dahulu merupakan

urusan Pusat sekarang menjadi urusan Dinas Kependudukan dan

Pencatatan sipil Kota Surakarta.

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta berdiri

pada tanggal 1 januari 2001, dimana 1 (satu) hari sebelumnya yaitu pada

tanggal 31 desember 2000 dilakukan upacara pelantikan jabatannya.

Dengan demikian mulai 1 januari 2001 segala hal yang berkaitan dengan


commit to user

28

administrasi kependudukan dan pencatatan sipil menjadi tugas dan

wewenag Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

B. Tugas Pokok, Visi, dan Misi

Menurut perda Nomor 6 Tahun 2001, Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Surakarta memiliki tugas pokok, visi, dan misi

sebagai berikut :

1. Tugas Pokok

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang

kependudukan dan pencatatan sipil.

2. Visi

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah

professional dalam pelayanan agar terwujud masyarakat kota yang

berbudaya dan beridentitas serta mempunyai alat bukti yang otentik.

3. Misi

Adapun misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Surakarta

adalah,

a. mewujudkan pelayanan masyarakat di bidang tertib

administrasi kependudukan yang mudah, tepat, cepat, dan pasti.

b. Menyimpan dan memelihara dokumen akta secara professional

c. Melakukan kegiatan penyuluhan yang efisien dan efektif

d. Melaksanakan kegiatan pelayanan ketatausahaan yang prima

e. Memberikn kontribusi kepada Pendapatan Asli Daerah (PAD)

dalam rangka pelaksanaan otonomi daerah


commit to user

29

C. Susunan Oraganisasi

Susunan organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil

Surakarta berdasarkan perda Nomor 6 tahun 2001, terdiri dari:

1. Kepala dinas

2. Bagian Tata Usaha, terdiri dari :

a. Sub Bagian umum

b. Sub Bagian Kepegawaian

c. Sub Bagian keuangan

3. Sub Dinas program, terdiri dari :

a. Seksi Perencanaan

b. Seksi Pengendalian

4. Sub dinas Kependudukan, terdiri dari :

a. Seksi pendaftaran Penduduk

b. Seksi Mutasi Penduduk

5. Sub Dinas Catatan Sipil, terdiri dari:

a. Seksi perkawinan dan perceraian

b. Seksi kelahiran, kematian, pengakuan,dan pengesahan anak

6. Sub Dinas Dokumentasi dan Informasi, terdiri dari :

a. Seksi pengelolaan dokumen

b. Seksi pelayanan dokumen

c. Seksi penyuluhan

7. Kelompok Jabatan Fungsional,terdiri dari :

a. Pranata komputer

b. Aspirasi

c. Pustakawan

Untuk lebih jelas susunan organisasi Dinas Kependudukan dan

Catatan Sipil Kota Surakarta tersebut akan digambarkan bentuk bagan

organisasi sebagai berikut


commit to user

30

Gambar 3.1

Bagan Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta

Sumber: Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

SEKSI

PENYULUHAN

DAN

PELAYANAN

INFORMASI

KELOMPOK

JABATAN

FUNGSION

AL

BIDANG

DATA DAN

STATISTIK

SEKSI

PENGELOLAAN

DOKUMENTASI

SEKSI

KELAHIRAN

KEMATIAN

PENGAKUAN

ANAK DAN

PENGESAHAN

ANAK

SEKSI

PERKAWINAN

DAN

PERCERAIAN

SEKSI

PENDAFTARAN

PENDUDUK

SEKSI MUTASI

PENDUDUK

SEKSI

SISTEM

TEKNOLOGI

INFORMASI

SEKSI

PENGOLAHAN

DATA DAN

STATISTIK

KEPALA

SUB BAGIAN

KEUANGAN

SUB BAGIAN

KEPEGAWAIAN

SUB

BAGIAN

UMUM

BIDANG

DOKUMENTASI

DAN INFORMASI

BIDANG

PENCATATAN

SIPIL

BIDANG

PENDAFTARAN

PENDUDUK

SEKRETARIAT


commit to user

31

D. Uraian Tugas Jabatan Struktural

Berdasarkan Keputusan Walikota Nomor 26 tahun 2001 tentang pedoman

uraian tugas dinas kependudukan dan pencatatan sipil kota Surakarta, maka uraian

tugas jabatan struktural Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

adalah sebagai berikut :

1. Kepala Dinas mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan di

bidang kependudukan dan catatan sipil, meliputi :

a. Menyusun rencana strategis dan program kerja tahunan Dinas

sesuai dengan program pembangunan daerah ( Propeda ).

b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta

pemerataan tugas.

c. Memberi petunjuk/arahan kepada bawahan dalam pelaksanaan

tugas.

d. Mengawasi, memeriksa, dan menilai hasil kerja bawahan secara

periodik guna bahan peningkatan kerja.

e. Merumuskan kebijakan teknis pemberian bimbingan, dan

pembinaan di bidang bina program, kependudukan, catatan sipil,

serta dokumentasi dan informasi.

f. Menyelenggarakan penyuluhan serta dokumentasi kependudukan

dan catatan sipil.

g. Menyelenggarakan pembinaan kelompok jabatan fungsional.

h. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait guna kelancaran

pelaksanaan tugas.

2. Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan administrasi umum,

kepegawaian, dan keuangan sesuai dengan kebijakan teknis yang

ditetapkan oleh kepala Dinas, meliputi:

a. Sub Bagian Umum

Sub bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan surat

menyurat, kearsipan, pengadaan, perjalanan dinas, rumah tangga,

pengelolaan inventaris, pengaturan penggunaan kendaraan dinas


commit to user

32

serta perlengkapanya, hubungan masyarakat dan sistem jaringan

Dokumentasi dan informasi Hukum.

b. Sub Bagian Kepegawaian

Sub bagian Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan

administrasi kepegawaian, antara lain meliputi :

1) Menyimpan dan mengelola bahan penyusunan rencana

kebutuhan pegawai.

2) Menyiapkan dan mengolah bahan usulan yang meliputi

pengangkatan, kenaikan pangkat, perpindahan,

pemberhentian, pensiun, kenaikan gaji berkala dan

tunjangan.

3) Mengelola data dan dokumentasi pegawai.

4) Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan jenis

pendidikan dan pelatihan calon peserta ujian dinas

pegawai.

5) Mengusulkan Daftar Urut Kepangkatan ( DUK )

6) Menyiapkan dan memproses Daftar penilaian

Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) dan Laporan Pajak-Pajak

Pribadi ( LP2P )

c. Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan

pengelolaan administrasi keuangan, antara lain meliputi :

1) Menyiapkan bahan penyusunan rencana anggaran dalam

bentuk Daftar Usulan Kegiatan daerah ( DUKDA ) dan

Daftar Usulan Proyek Daerah

( DUPDA ).

2) Menyusun Daftar Isian Kegiatan Daerah ( DIKDA ) dan

Daftar Isian Proyek Daerah ( DIPDA ) atas anggaran yang

telah ditetapkan.


commit to user

33

3) Melakukan pengawasan laporan keuangan bendahara rutin

dan pembangunan.

4) Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran dan bahan

perhitungan anggaran.

5) Menyelenggarakan teknis dan tertib administrasi pembukuan,

pertanggung jawaban dan laporan keuangan.

6) Menyelenggarakan pembuatan daftar gaji dan pembayaran

gaji pegawai.

3. Sub Dinas Bina Program mempunyai tugas melaksanakan penyusunan

rencana strategis dan program kerja tahunan dinas, monitoring dan

pengendalian serta evaluasi dan pelaporan sesuai dengan kebijakan teknis

yang ditetapkan oleh kepala dinas, meliputi :

a. Seksi Perencanaan

Seksi Perencanaan mempunyai tugas mengumpulkan,

mengolah, menganalisa, dan menyajikan data sebagai bahan

penyusunan rencana strategis dan program kerja tahunan Dinas.

b. Seksi Pengendalian, Evaluasi, dan Pelaporan

Seksi Pengendalian, Evaluasi, dan Pelaporan mempunyai

tugas melakukan monitoring dan pengendalian, analisa, dan

evaluasi data, serta menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana

strategis dan program kerja tahunan Dinas.

4. Sub Dinas Kependudukan mempunyai tugas menyelenggarakan

pembinaan pendaftaran dan mutasi penduduk sesuai dengan kebijakan

yang ditetapkan oleh Kepala Dinas, antara lain meliputi :

1) Merencanakan dan melaksanakan pembinaan teknis di bidang

pendaftaran dan mutasi penduduk.


commit to user

34

2) Mengumpulkan dan mengolah data dan informasi

kependudukan.

3) Menyelenggarakan pelayanan administrasi kependudukan

4) Melaksanakan administrasi kependudukan.

Sub bagian Dinas Kependudukan, terdiri dari :

a. Seksi Pendaftaran Penduduk

Seksi Pendaftaran Penduduk mempunyai tugas

melaksanakan pembinaan dan pelaksanaan pendaftaran penduduk,

antara lain meliputi :

1) Merencanakan dan melaksanakan pembinaan dan pelayanan

pendaftaran penduduk.

2) Memproses Nomor Induk Kependudukan (NIK).

3) Memproses permohonan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda

Penduduk (KTP), Kartu Identitas Anak (KIA), dan Kartu

Identitas Tamu (KIT).

4) Menyelenggarakan pembinaan teknis dan administrasi dalam

penerbitan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk

(KTP), Kartu Identitas Anak (KIA), dan Kartu Identitas Tamu

(KIT).

b. Seksi Mutasi Penduduk

Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas melaksanakan

pembinaan dan palayanan mutasi penduduk, antara lain meliputi :

1) Merencanakan dan melaksanakan pembinaan dan pelayanan

mutasi penduduk.

2) Melaksanakan pelayanan transmigrasi.

3) Melaksanakan pendaftaran transmigran yang kembali ke

daerah asal.


commit to user

35

5. Sub Dinas Catatan Sipil mempunyai tugas menyelenggarakan

pencatatan, penertiban, dan pelayanan akta-akta catatan sipil sesuai dengan

kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas, meliputi :

1) Melaksanakan pelayanan pencatatan dan penerbitan kutipan

akta kelahiran, perkawinan, dan perceraian, pengakuan dan

pengesahan anak diluar kawin serta kematian beserta

pendukungnya.

2) Menyelenggarakan pelayanan salinan kata, kutipan dan

perubahan akta catatan sipil.

3) Memberi petunjuk dan pengarahan kepada pemohon akta yang

mengalami kesulitan.

4) Merencanakan dan menetapkan kebijakan teknis dan

administrasi penyelenggaraan pencatatan dan penerbitan akta

catatan sipil.

Sub Dinas Catatan Sipil ini, terdiri dari :

a. Seksi Perkawinan dan perceraian

Seksi Pekawinan dan Perceraian mempunyai tugas

melaksanakan pelayanan pencatatan perkawinan dan perceraian,

termasuk penerbitan salinan kutipan dan perubahan.

b. Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak

Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan

Anak mempunyai tugas melaksanakan pelayanan pencatatan dan

penerbitan akta kelahiran, kematian, pengakuan dan pengesahan

anak dan adobsi,serta memprosesnya beserta administrasi

pendukungnya.

6. Sub Dinas Dokumentasi dan Informasi mempunyai tugas

menyelenggarakan pembinaan teknis administrasi pengelolaan dan

pelayanan dokumen dan informasi, serta melaksanakan penyuluhan

sesuai denagan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas.


commit to user

36

Sub bagian Dinas Dokumentasi dan Informasi ini terdiri dari :

a. Seksi Pengelolaan Dokumen

Seksi Pengelolaan Dokumen mempunyai tugas melaksanakan

pengelolaan dokumen, menghimpun, mengolah, dan merencanakan

penggunaan dokumen sesuai dengan peruntukannya, dan

melaksanakan tugas dokumentasi.

b. Seksi Pelayanan Dokumen

Seksi Pelayanan Dokumen mempunyai tugas melaksanakan

pelayanan dokumen serta menyiapkan bahan pedoman dan petunjuk

teknis administrasi pelayanan dokumen.

c. Seksi Penyuluhan

Seksi Penyuluhan mempunyai tugas melaksanakan penyuluhan

serta menyusun bahan pedoman dan petunjuk teknis penyuluhan.

E. Kondisi personalia

Dalam melaksanakan kegiatan pelayanan kepada masyarakat Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta mempunyai pegawai sebanyak

61 orang. Pegawai di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta

adalah berstatus pegawai negeri sipil. Pegawai tersebut diantaranya laki-laki 34

orang dan 27 orang perempuan. Berikut data tentang kepegawaian di Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta.

Tabel 3.1

Jumlah pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta menurut

jenis kelamin Tahun 2011

NO Jenis Kelamin Jumlah

1 Laki-laki 34

2 Perempuan 27

Sumber:Dispenduk dan Capil Kota Surakarta


commit to user

37

Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa pegawai di Dispenduk dan Capil

Kota Surakarta yaitu pegawai laki-laki jumlahnya lebih banyak daripada

perempuan. Apabila diprosentasekan yaitu laki-laki sebesar 55,73% sedangkan

perempuan yakni 44,27 %

Tabel 3.2

Jumlah Pegawai Menurut Pendidikan Terakhir di Dinas Kependudukan dan

Catatan Sipil Kota Surakarta Tahun 2011

NO TINGKAT

PENDIDIKAN

Laki-laki Perempuan JUMLAH

1 S-2 1 1 2

2 S-1 14 13 27

3 Sarjana Muda 1 2 3

4 SMU/smk 16 11 27

5 SD 2 - 2

JUMLAH 34 27 61


Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa sebagian besar pegawai Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta merupakan lulusan sarjana strata

1(S-1) dan lulusan SMU/SMK yaitu masing-masing 44,26%. Sedangkan lulusan

S-2 dan SD sebesar 3,27%.

Tabel 3.3

Jumlah Pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta Berdasar

Golongan dan Ruang Tahun 2011

GOLONGAN RUANG

A B C D

IV 4 2 1 -

III 10 23 2 9

II 3 - 2 5



commit to user

38

Dari tabel diatas diperoleh bahwa sebagian besar pegawai Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta berada pada golongan III/B yaitu

sebesar 37,7%. Golongan III/A yaitu sebesar 16,39%.

F. JENIS PELAYANAN

Jenis pelayanan yang diselenggarakan di Dinas Kependudukan Dan

Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah pelayanan yang berkaitan dengan

pendaftaran penduduk dan akta catatan sipil. Pelayanan pendaftaran penduduk

yaitu mencakupkegiatan pendaftaran dan pencatatan data penduduk beserta

perubahannya yang meliputi:

1. Kartu Tanda Penduduk

2. Kartu Keluarga

3. Kartu Identitas Anak

4. Kartu Identitas Tamu

5. Surat Keterangan Pendaftaran Penduduk Sementara

Sedangkan kegiatan pelayanan akta pencatatan sipil yaitu meliputi

pelayanan akta otentik yang berisi catatan lengkap seseorang yaitu:

1. Akta Kelahiran

2. Akta Perkawinan

3. Akta Perceraian

4. Akta Kematian

5. Akta Pengakuan dan Pengesahan Anak

Selain pendafatarn penduduk dan catatan sipil di Dinas Kependudukan

Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta juga mengadakan pelayana yaitu Kutipan

Akta dan Salinan Akta. Pelayanan kutipan akta adalah pelayanan catatan

pokok yang dikutip dari akta catatan sipil dan merupakan alat bukti diri yang

sah bagi diri yang bersangkutan maupun pihak ketiga mengenai kelahiran,

perkawinan, perceraian, kematian, pengakuan dan pengesahan anak.

Pelayanan salinan akta adalah pelayanan yang berkenaan dengan salinan

lengkap akta catatan sipil yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan Dan

Pencatatan Sipil.


commit to user

39

Untuk mendukung kegiatan pelayanan di Dinas Kependudukan Dan

Pencatatan Sipil Kota Surakarta memiliki sarana dan prasarana yang dapat

digunakan demi kelancaran kegiatan pelayanan. Dinas Kependudukan Dan

Pencatatan Sipil Kota Surakarta memiliki 9 (sembilan) ruangan yang

digunakan dalam menyelenggarakan pemerintahan dan pemberian pelayanan

di bidang kependudukan dan catatan sipil. Lebih lanjut pada tabel akan

disajikan data inventaris Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta, yaitu sebagai berikut:

Tabel 3.4

Data inventaris Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

Tahun 2011

No Jenis Inventaris Jumlah

1 Ruangan 9

2 Meja 61

3 Kursi 160

4 Almari Besi 15

5 Almari Kayu 5

6 Filling Kabinet 15

7 Mesin Ketik 12

8 Komputer 30

9 Printer 30

10 Mesin Fax 1

11 Pesawat Telepon 3

Sumber: Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

Berdasarkan tabel diatas, kesembilan ruangan yang dimiliki Dinas

Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, yaitu:

1. Ruang Kepala Dinas

2. Ruang Tata Usaha (Bagian Umum)

3. Ruang Tata Usaha (Bagian Kepegawaian)

4. Ruang Rapat


commit to user

40

5. Ruang Bina Program

6. Ruang Perkawinan

7. Ruang Kependudukan

8. Ruang Catatan Sipil

9. Ruang Komputer

G. DASAR HUKUM

a. Staatsblad 1849 Nomor 25 tentang Pencatatan Sipil Golongan

Eropa.

b. Staatsblad 1917 Nomor 130 Jo.Staatsblad 1919 No.81 tentang

Pencatatan Sipil Golongan Tionghoa.

c. Staatsblad 1920 Nomor 751 jo.Staatsblad 1927 No. 564 tentang

Pencatatan Sipil bagi orang Indonesia.

d. Staatsblad 1933 No. 75 jo Staatsblad 1936 No. 607 tentang

Pencatatan Sipil bagi golongan Indonesia, Jawa, Madura dan

Minahasa.

e. KUH Perdata ( BW )

f. UU No. 1 Tahun 1974 tentang Perkawinan.

g. UU No.23 Tahun 2002 tentang Perlindungan Anak

h. Peraturan Pemerintah No. 9 Tahun 1975 tentang Pelaksanaan UU

No. 1 Tahun 1974.

i. Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2002 tentang

Pendaftaran Penduduk dan Akta Catatan Sipil.

j. Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 8 Tahun 2003 tentang

Perubahan Atas Perda No. 6 Tahun 2002 tentang Penyelenggaraan

Pendaftaran Penduduk dan Akta Catatan Sipil. k. Keputusan

Presiden Republik Indonesia No.88 Tahun 2004 tentang

Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan.

k. Keputusan Walikota Surakarta No. 474/83/1/2004 jo No 470 /

151/1/2005 tentang Pelaksanan Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan.


commit to user

41

l. Peraturan Walikota Surakarta No. 8 Tahun 2005 tentang Petunjuk

Pelaksanan Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun2002.

m. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 2005 tentang

Pedoman Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan

Sipil Di Daerah.


commit to user

42

BAB IV

PEMBAHASAN

A. Manajemen Kearsipan akta Catatan sipil di Dinas Kependudukan dan

Pencatatan sipil kota Surakarta

Berdasarkan dari kerangka pemikiran yang telah di susun maka dapat di

sajikan deskripsi berdasar data-data yang telah diperoleh dalam pengamatan

ini, sehingga pembahasan mengenai manajemen kearsipan akta catatan sipil di

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dapat di

gambarkan, mulai dari pencatatan yang dilakukan sub bagian pencatatan sipil

sampai dengan pengarsipan yang dilaksanakan sub bagian kearsipan, hal-hal

yang akan dibahas sebagai berikut

1. Jenis-jenis akta catatan sipil

2. Pencatatan dan penerimaan arsip

3. Penyimpanan arsip

4. Pemeliharaan arsip

5. Penemuan kembali arsip

6. Penyusutan dan pemusnahan arsip

7. Fasilitas kearsipan.

1. Jenis-jenis Akta Catatan Sipil

Akta catatan sipil adalah data otentik yang berisi catatan lengkap

seseorang mengenai peristiwa yang telah terjadi dan di catatkan pada

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk diterbitkan, akta yang

telah diterbitkan disimpan oleh seseorang yang bersangkutan dan akan

dipergunakan sebagaimana mestinya. Akta catatan sipil ada lima jenis,

diantaranya akta catatan sipil kelahiran, akta catatan sipil perkawinan,

akta catatan sipil perceraian, akta catatan sipil kematian, akta catatan sipil

pengakuan dan pengesahan anak.


commit to user

43

a) Akta kelahiran

Akta kelahiran adalah akta autentik yang diterbitkan oleh

pemerintah daerah mengenai peristiwa kelahiran terhadap

dimana seseorang anak itu dilahirkan yang mempunyai akibat

hukum terhadap dirinya maupun keluarganya dan pihak lain di

bidang kekeluargaan maupun warisan, akta kelahiran di bedakan

lagi menjadi empat berdasarkan waktu pencatatan yang

dilakukan oleh pemohon penerbitan akta, diantaranya :

Akta kelahiran baru ( LB )

Akta yang diterbitkan berdasarkan laporan kelahiran dalam

batas waktu selambat-lambatnya 60 hari pelaporan.

Akta kelahiran terlambat ( TP )

Adalah akta kelahiran yang diterbitkan/ dilaporkan

melebihi 60 hari sejak tanggal kelahiran.

Akta kelahiran istimewa ( IST )

Akta kelahiran berdasarkan kelahiran yang terjadi sebelum

tanggal 1 januari 1986 dan baru dilakukan pelaporan

sesudah tahun 1986 sampai sekarang atau dengan kata lain

pelaporan melebihi batas.

Persyaratan pembuatan akta kelahiran :

Mengisi formulir pelaporan kelahiran.

Mengisi permohonan pencatatan kelahiran bermaterai

cukup.

Surat keterangan kelahiran dari lurah/ kepala desa dimana

ibu yang melahirkan tercatat sebagai penduduk tetap atau

yang bersangkutan berdomisili dan surat keterangan dari

orang yang menyaksikan atau yang membantu proses

kelahiran.

Photo copy surat nikah/ akta perkawinan orang tua yang

dilegalisir oleh instansi yang berwenang.


commit to user

44

Photop copy KTP dan KK pemohon/ orang tua yang

dilegalisir oleh instansi yang berwenang atau menunjukan

aslinya.

Dua lampiran photo copy dari dua orang saksi yang telah


Photo copy keterangan ganti nama orang tua untuk WNI

keturunan Tionghoa yang telah dilegalisir oleh instansi

berwenang.

Photo copy dokumen imigrasi bagi pemohon WNA yang


Surat kuasa bagi yang menguasakan dan bermaterai cukup.

b) Akta perkawinan

Akta perkawinan adalah akta autentik yang diterbitkan oleh

pemerintah daerah atas peristiwa hukum mengenai perkawinan

anatara seorang laki-laki dengan seorang perempuan yang bukan

beragama islam sebagai suami isteri dengan tujuan membentuk

keluarga/ rumah tangga yang bahagia kekal abadi berdasarkan

Tuhan yang Maha Esa sebagaimana dimaksudkan dalam

undang- undang Nomor 1 tahun 1974.

Persyaratan pencatatan perkawinan :

1) Warga Negara Indonesia ( Ind ).

Mengisi formulir yang telah disediakan.

Surat pengantar dari lurah diketahui camat.

Surat pernyataan belum pernah menikah yang diketahui

oleh lurah dan camat dengan materai Rp.6.000,-

Surat persetujuan orang tua diketahui lurah dan camat

dengan materai Rp.6.000,-

Foto copy Akta kelahiran masing-masing mempelai

Foto copy calon mempelai


commit to user

45

Bagi yang sudah pernah menikah/ kawin dilampiri akta

perceraian/ akta kematian suami/ isteri yang telah

meninggal dunia.

Surat imunisasi bagi calon mempelai wanita dari

Puskesmas setempat.

Pas photo ukuran 4x6 hitam putih berdampingan sebanyak

3 lembar.

Surat keterangan pemberkatan perkawinan

gereja/vihara/parisada.

Surat ijin dari komandan bagi anggota ABRI.

Foto copy KTP saksi ( 2 orang ).

2) Warga Negara Indonesia Keturunan ( WNI Ket )

Mengisi formulir yang telah disediakan.

Surat pengantar dari lurah diketahui camat.

Surat pernyataan belum pernah menikah yang diketahui

oleh lurah dan camat dengan materai Rp.6.000,-

Surat persetujuan orang tua diketahui lurah dan camat

dengan materai Rp.6.000,-

Foto copy Akta kelahiran masing-masing mempelai

Foto copy calon mempelai

Bagi yang sudah pernah menikah/ kawin dilampiri akta

perceraian/ akta kematian suami/ isteri yang telah

meninggal dunia.

Surat imunisasi bagi calon mempelai wanita dari

Puskesmas setempat.

Pas photo ukuran 4x6 hitam putih berdampingan sebanyak

3 lembar.

Foto copy SBKRI dari calon mempelai.

Foto copy Ganti Nama mempelai dan atau orang tua.


commit to user

46

3) Warga Negara asing ( WNA )

Surat ijin menikah dari kedutaan.

Foto copy Dokumen Imigrasi/ STMD/ KIMS.

c) Akta Perceraian.

Akta perceraian adalah akta autentik yang diterbitkan oleh

Pemerintah Daerah atas peristiwa perceraian atau putusnya

perkawinan dari suami istri beserta akibat hukumnya baik

terhadap dirinya maupun keluarganya dan pihak lain

berdasarkan keputusan pengadilan yang telah mempunyai

kekuatan hukum yang pasti dan tetap.

Persyaratan pencatatan perceraian :

Keputusan Pengadilan Negeri yang telah mempunyai

kekuatan hukum yang pasti atau Surat Bukti Perceraian

Luar Negeri ( Bila terjadi di luar negeri )

Kutipan akta perkawinan asli dari Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil.

Foto copy KTP / KK.

Akta kelahiran.

Dokumen Imigrasi ( bagi WNA ).

d) Akta Kematian

Akta kematian adalah akta autentik yang diterbitkan oleh

Pemerintah Daerah mengenai peristiwa kematian seseorang

yang mempunyai akibat hukum bagi dirinya maupun

keluarganya dan pihak lain yang menyangkut bidang

kekeluargaan dan warisan, batas waktu pencatatan kematian

selambat-lambatnya 60 hari kerja sejak tanggal kematian. Bagi

pencatatan kematian melampaui batas waktu 60 hari kerja

terlebih dahulu harus mendapatkan penetapan Pengadilan


commit to user

47

Negeri dan penerbitan akta kematianya disebut sebagai akta

kematian Istimewa.

Persyaratan akta kematian :

Mengisi formulir Permohonan.

Foto copy Surat Kematian dari Dokter/ Rumah sakit/

kelurahan dan menunjukan aslinya.

Foto copy Surat Nikah/ akta perkawinan/ akta kelahiran

yang meninggal dunia.

KTP / KK Pelapor.

Dokumen Imigrasi bagi WNA.

e) Akta pengakuan dan pengesahan anak

Akta Pengakuan dan Pengesahan anak adalah akta autentik

yang diterbitkan oleh Pemerintah Daerah mengenai peristiwa

pengakuan dan pengesahan anak yang mempunyai akibat

hukum terhadap dirinya beserta keluarganya dan pihak lain di

bidang kekeluargaan, warisan sesuai dengan peraturan yang

berlaku.

Persyaratan akta pengakuan dan pengesahan anak :

Akta kelahiran anak.

Putusan Pengadilan Negeri bagi yang dilaksanakan setelah

pencatatan perkawinan.

Dokumen Imigrasi bagi WNA.

Foto copy KTP.

Foto copy SBKRI orang tua bagi WNI keturunan.

Setiap pemohon wajib memenuhi persyaratan akta catatan sipil

berdasarkan akta catatan sipil yang diminta, karena persyaratan-

persyaratan tersebut akan di jadikan dasar sebagai penerbitan akta catatan

sipil, disamping sebagai dasar penerbitan akta, persyaratan tersebut

nantinya akan menjadi arsip yang disebut sebagai arsip berkas, arsip

berkas pada dasarnya sekumpulan surat-surat pengantar dari dinas yang


commit to user

48

terkait dalam permohonan penerbitan akta catatan sipil, didalam

pengelolaan arsip berkas nantinya persyaratan dari 50 pemohon akan di

jadikan satu jilid berdasarkan tahun pembuatan, agama seseorang yang

dimohonkan penerbitan akta, kewarganegaraan, jenis akta catatan sipil.

Sedangkan arsip register di buat berdasar informasi peristiwa yang

di catatkan, tahun registrasi, nomor urut catatan sipil pada waktu

penerbitan akta, kewarganegaraan, register berupa arsip catatan yang telah

disahkan oleh kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta dan dibubuhi dua tanda tangan saksi dari pihak pemohon.

Keakuratan dari informasi yang terdapat pada arsip berkas maupun

register sangat mempengaruhi dalam penerbitan akta, baik penerbitan yang

pertama maupun yang kedua, apabila pemohon salah memberikan

informasi nantinya penerbitan akta akan mengalami kesalahan, seperti

kesalahan pengejaan nama seseorang, gelar kesarjanaan, pemenggalan

nama, karena petugas pencatatan sipil tidak akan merubah informasi yang

ada didalam arsip berkas maupun arsip register.

2. Pencatatan dan Penerimaan arsip

Manajemen di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta dalam pengarsipan hal pokok yang harus dilaksanakan terlebih

dahulu adalah pencatatan informasi peristiwa terlebih dahulu yang

dilaksanakan oleh sub bagian pencatatan sipil, pencatatan maupun

penerimaan harus diketahui oleh bidang dokumentasi untuk dilakukan

verifikasi sebelum di lakukan pengelolaan arsip, menyelenggarakan

pencatatan adalah kewajiban yang dilaksanakan sub bagian pencatatan

sipil demi terwujudnya arsip yang dikelola nantinya, antara sub bagian

pencatatan sipil, bidang dokumentasi sangat berkaitan erat maka dari itu

kedua sub bagian tersebut harus menjalankan fungsinya dengan baik demi

terwujudnya manajemen kearsipan yang telah direncanakan sebelumnya.


commit to user

49

hal pokok yang berkaitan antara sub bagian pencatatan sipil dengan bidang

dokumentasi yang bertugas melakukan verifikasi data sampai dengan

pengelolaan arsip dijabarkan sebagai berikut :

a. Sub bagian Pencatatan Sipil menerima informasi peristiwa dari

pemohon dan melakukan perekaman / pencatatan di dalam

register berdasarkan informasi yang didapat dari pemohon akta

catatan sipil, di dalam pencatatan hal-hal yang wajib di

perhatikan oleh sub bagian pencatatan sipil adalah :

Penulisan di dalam arsip register menggunakan huruf

balok.

Memperhatikan ejaan, pemenggalan nama pemohon

maupun orang yang akan di terbitkan akta catatan sipil.

Penulisan gelar kesarjanaan.

Pemberkasan persyaratan dari pemohon sesuai dengan

kewarganegaraan, agama, jenis akta catatan sipil.

Segera menyerahkan berkas maupun register kepada

sub bagian dokumentasi sebelum dikelola oleh sub

bagian kearsipan untuk dilakukan verifikasi serta

kebenaran didalam pencatatan.

b. Sub bagian dokumentasi mempunyai tugas melakukan

verifikasi data yang telah dicatatkan maupun diberkaskan oleh

sub bagian pencatatan sipil, disamping itu juga mempunyai

kewenangan menghimpun, mengolah dan merencanakan

penggunaan dokumen sesuai dengan peruntukanya, namun

sebelum melakukan pengelolaan arsip harus dilakukan

verifikasi data untuk mengetahui kebenaran dari informasi

yang dicatatkan, setelah selesai dilakukan verifikasi maka

bidang dokumentasi membuat berita acara yang ditandatangani

kedua kepala sub bagian yaitu sub bagian pencatatan sipil dan

sub bagian dokumentasi, berita acara bertujuan sebagai bukti di

kemudian hari apabila ada kesalahan pada waktu penyerahan


commit to user

50

maupun penerimaan. Setelah berkas dan register diterima

kewajiban sub bagian dokumentasi selanjutnya adalah

mengelola arsip tersebut agar arsip register maupun arsip

berkas tetap terjaga informasi yang terkandung didalamnya

demi terwujud pelayanan arsip yang digunakan sebagai bahan

pedoman dan petunjuk teknis di Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

Gambar 4.1

Gambar instruksi kerja dari bidang pencatatan sipil dengan sub bagian

dokumentasi digambarkan sebagai berikut:

Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi

Pencatatan

peristiwa,Validasi

Verifikasi,catatan dan

berita acara

Pengarsipan

Selesai


commit to user

51

3. Penyimpanan arsip

a. Pengorganisasian penyimpanan arsip akta catatan sipil di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dilakukan

secara sentralisasi, hal itu bertujuan untuk memusatkan

penyimpanan arsip dalam satu ruangan penyimpanan serta

menghemat tempat, disamping itu juga terdapat keuntungan

didalam penyimpanan, diantaranya :

Penghematan waktu dalam mencari arsip berkas maupun

register, karena penyimpanan dilakukan didalam satu

tempat.

Pengawasan akan lebih mudah sehingga kebocoran

informasi oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab

dapat di minimalisir.

Pengarsipan dapat dilakukan dengan baik karena yang

bertanggung jawab mengelola arsip hanya sub bagian

kearsipan.

Untuk menunjang pekerjaan penyimpanan arsip supaya dapat

terorganisasi secara efektif dan efisien maka dibutuhkan pegawai yang

memiliki tanggung jawab besar didalam bekerja, berkenaan dengan hal

tersebut maka Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

menetapkan kriteria pegawai yang ditempatkan pada bidang dokumentasi

sebagai berikut :

Ketelitian

Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian

yang kecil

Kecerdasan

Memahami alphabet dengan baik dan mempunyai penglihatan

yang cepat untuk membedakan perbedaan-perbedaan yang

kecil dari nama-nama dan angka yang tercantum pada

dokumen-dokumen.


commit to user

52

Kecekatan

Memiliki sifat kecermatan serta pertimbangan yang baik.

Kerapian

Loyalitas

Sebelum dilakukan penyimpanan arsip register maupun berkas

dilakukan penjilitan terlebih dahulu supaya pengelola arsip nantinya dapat

membedakan jenis arsip tanpa harus membaca, register dijilid berdasarkan

klasifikasi tahun pembuatan, jenis, dan nomor urut dalam satu jilid

terdapat dua register yang berjumlah 100 pemohon akta catatan sipil,

sedangkan berkas dijilid dan diklasifikasikan berdasarkan tahun

pembuatan, jenis dan nomor urut akta setiap 50 berkas dijilid menjadi 1

buku, arsip berkas maupun register dibedakan warna covernya

berdasarkan jenis akta catatan sipil, macam-macam arsip akta catatan sipil

dan warna cover penjilitan :

Arsip akta kelahiran

LB (Lahir Baru) : Warna Merah muda.

DIS (Dispensasi) : Warna Biru Muda.

TP (Terlambat Pencatatan) : Warna Kuning Muda.

Arsip akta perkawinan

WNI : Warna merah.

WNI Keturunan : Warna kuning.

WNA : Warna hijau.

Arsip akta perceraian : Warna unggu.

Arsip akta pengesahan anak : Warna coklat.

Arsip akta kematian : Warna Oranye.

Penjilitan selesai dilakukan maka kegiatan selanjutnya melakukan

pengindeksan, pengindeksan arsip berkas maupun register dilakukan untuk

membedakan jenis arsip, tahun registrasi serta urutan nomor pemohon

yang terdapat didalam arsip tersebut, sehingga ketika arsip tersebut dicari


commit to user

53

dikemudian hari maka arsiparis hanya perlu mencari berdasarkan

nomor,tahun maupun jenis. Pengindeksan berdasarkan tahun registrasi,

jenis akta catatan sipil, nomor urut pemohon, kewarganegaraan, agama,

dengan posisi indeks- di cover depan dan sisi punggung arsip.

Pengindeksan dijelaskan dengan gambar 4.2 baik arsip berkas maupun

register.

Gambar 4.2 Contoh Indeks arsip

1 2 3 4

Keterangan :

1. Lahir baru atau keterangan jenis arsip.

2. Tahun 1989 menyatakan tahun pencatatan / registrasi

informasi.

3. Menunjukan urutan isi didalam arsip tersebut.

4. Merupakan jenis arsip lahir


b. Sistem kearsipan akta catatan sipil

Sistem kearsipan akta catatan sipil menggunakan sistem numerik,

sehingga dalam penyimpanan arsip akta catatan sipil berdasarkan

urutan kode numerik isi didalam arsip tersebut, setiap satu jilid

arsip register terdiri dari 100 pemohon dan berisi informasi-

informasi yang telah dicatatkan pada sub bagian pencatatan sipil,

sedangkan setiap satu jilid arsip berkas berisi 50 pemohon beserta

informasi yang terdapat didalam berkas, disamping menggunakan

sistem numerik sub bagian arsip di Dinas Kependudukan dan

LB TAHUN 1989 301-400 (BK) L


commit to user

54

Pencatatan Sipil Kota Surakarta juga mengkobinasikan dengan

sistem alfabetis

dalam penulisan jenis arsip akta catatan sipil, penulisan ditulis pada

sampul depan juga punggung jilid arsip.

Sistem numerik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta sebagai berikut :

Untuk arsip berkas

Didalam setiap arsip berkas terdiri dari persyaratan-persyaratan

ketika pemohon datang pertama kali untuk memohon

penerbitan akta catatan sipil dan dilakukan pemberkasan oleh

sub bagian pencatatan sipil berdasarkan tahun registrasi, jenis

akta, kewarganegaraan dijadikan satu didalam satu jilid, satu

jilid berjumlah 50 pemohon beserta informasi-informasi yang

terdapat didalam berkas, penomoran dimulai dari 0001 s/d

0050 dan seterusnya.

Untuk arsip register

Dalam setiap arsip register terdiri dari dua buku register yang

telah dijilid menjadi satu sehingga jumlah dalam satu jilid

tersebut ada 100 pemohon dan berisi informasi-informasi yang

telah dicatatkan pada sub bagian pencatatan sipil, dalam

penomoran arsip register dimulai dari 0001 s/d 0100 dan

seterusnya. Untuk lebih jelasnya akan dicantumkan gambar

arsip berkas dan arsip register pada halaman berikut.


commit to user

55

Gambar Register 4.3 dan Berkas 4.4 :

Gambar 4.3 Gambar 4.4


Penyimpanan arsip pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil sebagian besar arsip yang disimpan masih dilakukan secara manual

dan belum keseluruhan diinput kedalam sistem komputerisasi, disamping

itu arsip hanya disimpan didalam bentuk kertas saja, hal tersebut

sebenarnya sangat beresiko apabila di kemudian hari terjadi sesuatu yang

tidak diinginkan seperti bencana kebakaran, kebanjiran dan sebagainya

maka arsip tidak memiliki duplikat dan tidak dapat diselamatkan

semuanya, apabila arsip ada duplikatnya maka sewaktu-waktu terjadi hal-

hal yang tidak diinginkan maka Dinas Pencatatan Sipil masih memiliki

arsip dengan bentuk soft file.


commit to user

56

4. Pemeliharaan arsip

Pemeliharaan asip bertujuan supaya arsip register maupun berkas

tetap terjaga dari kerusakan, seperti terkena air, dimakan rayap, kertas

sobek dan sebagainya, maka untuk menghindari kemungkinan arsi-arsip

tersebut rusak pemeliharaan yang dilakukan sebagai berikut :

Memberi kipas angin yang bertujuan untuk mengurangi

kelembaban udara serta kepengapan dalam ruangan, karena

Kelembaban udara dan uap air berpengaruh buruk terhadap

arsip. Keadaan udara yang sangat kering juga harus

dihindarkan karena juga mempercepat kerusakan dokumen.

Dengan menggunakan sedot debu (vacuum cleaner)

Memberi pengharum ruangan dan camper supaya terhindar dari

serangga pemakan kertas.

Menyediakan masker dan sarung tangan

Melakukan perbaikan terhadap arsip yang rusak dengan cara

member setepler pada kertas yang rusak karena arsip yang

sudah sangat lama tersimpan menyebabkan arsip semakin

mudah rusak, kertas arsip semakin menguning, serta warnanya

pudar.

Memperhatikan ventilasi yang digunakan pada ruangan

penyimpanan arsip supaya sirkulasi udara baik, sehingga

terhindar dari keapekan ruangan.

membersihkan ruangan dilakukan setiap hari, supaya debu

yang melekat pada arsip menghilang.

Menambal arsip yang sobek atau rusak dengan menggunakan

perekat kertas yang baik supaya arsip tetat dapat dipergunakan.

Menghindarkan barang-barang logam yang mudah berkarat dan

menempel pada kertas arsip.

Menjadikan satu map berkas-berkas yang belum dijilid.


commit to user

57

Manajemen kearsipan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil Kota Surakarta sudah baik dari mulai pencatatan sampai dengan

pengelolaan, namun terkadang juga ditemuai beberapa kendala,

diantaranya :

Didalam pengindeksan terkadang dilakukan dengan tulisan

tangan, sebagian di ketik menggunakan komputer, hal

tersebut dikarenakan petugas terdahulu yang sekarang telah

dilakukan mutasi kurang memperhatikanya.

Banyak cover jilid yang warnanya tidak sesuai dengan isi

arsip didalamnya.

Dalam penyimpanan arsip berkas maupun register

terkadang tidak sesuai tempatnya atau salah masuk dalam

jenis arsip lain.

Belum semua berkas telah di jilid.

Terkait dengan hal tersebut petugas pengelola arsip menyatakan

sebagai berikut :

Manajemen arsip pada di sini sudah cukup baik mas, dari

mulai pencatatan dan di verifikasi oleh dokumentasi dan

pada akhirnya diserahkan kepada kita untuk dikelola,

namun terkadang ada masalah, seperti warnanya cover

tidak sesuai dengan isinya, kita pusing mencarinya, ketika

mencari di satu deret jenis arsip arsip yang kita cari tidak

ketemu ternyata masuk di jenis arsip lain, banyak berkas

yang belum dijilid sehingga merepotkan untuk mencarinya.

( Sumber : wawancara 14 Februari 2011 )

Pernyataan tersebut dibenarkan oleh rekan kerja yang juga bertugas

mengelola arsip, yaitu Ibu Endah menyatakan sebagai berikut :

Saya dengan pak joko pernah mencari berkas atau register

sampai pusing, tapi tidak ketemu, akhirnya ketemu juga

setelah empat hari, sampai-sampai dinas ini dituntut ke

pengadilan karena arsip yang diinginkan tidak ketemu-

temu, yang kami cari ternyata disimpan didalam lemari

kayu dan belum di jilid, kami tidak merasa menyimpan

arsip tersebut dalam lemari, setelah kami pikir-pikir yang

menyimpan adalah pegawai sebelum kita ditempatkan

disini. ( Sumber : wawancara 14 Februari 2011 )


commit to user

58

Pemeliharaan arsip haruslah mendapat perhatian secara lebih, baik

arsip yang sering dicari maupun arsip yang jarang dicari karena arsip pada

dasarnya akan dipakai namun entah kapan waktu digunakan/ pemakaian

kembali, biasanya arsip yang sudah berumur di Dinas Kependudukan dan

pencatatan Sipil Kota Surakarta banyak yang lapuk, tulisan luntur,

terlebih kertas berlubang dimakan serangga sehingga informasi yang

terdapat didalamnya sulit untuk diambil digunakan sebagai dasar

penerbitan akta, meski hanya arsip namun didalam pemeliharaanya

apabila dilakukan secara sembarangan maka nantinya akan berdampak

buruk terhadap dinas tersebut.

5. Penemuan kembali arsip

Penemuan kembali arsip adalah kegiatan mencari arsip yang telah

disimpan serta dilakukan pemeliharaan, arsip yang dicari biasanya akan

dipinjam dan dipergunakan untuk menerbitkan akta catatan sipil kutipan

ke dua, pemohon meminta penerbitan kutipan ke dua dikarenakan pada

akta yang telah diterbitkan terdahulu hilang atau Dinas Pencatatan Sipil

salah didalam menulis nama, maka arsip tersebut dipergunakan sebagai

dasar untuk menerbitkan akta catatan sipil kembali, arsip akta catatan sipil

hanya dapat dipinjam oleh pihak intern saja dan pihak ekstern tidak

diperbolehkan meminjam meski untuk alasan apapun, prosedur pencarian

arsip dijelaskan sebagai berikut :

a) Pertama kali pihak pencatatan sipil membuat permohonan yang

ditujukan kepada sub bagian dokumentasi, surat permohonan

tersebut berisi keterangan mengenai permohonan pencarian

arsip beserta keterangan yang berkaitan dengan arsip yang

hendak dicari sebagai dasar penerbitan akta catatan sipil.

b) Sub bagian dokumentasi menerima surat permohonan tersebut

dan melakukan pencarian arsip yang dibutuhkan.

c) Setelah arsip diketemukan maka sub bagian dokumentasi

melakukan pencatatan pada buku ekspedisi berdasarkan nomor,


commit to user

59

jenis arsip serta nama petugas peminjam arsip untuk memberi

keterangan bahwa ada arsip yang keluar.

d) Arsip yang telah dicatat didalam buku ekspedisi selanjutnya

diserahkan kepada petugas peminjam arsip untuk dipergunakan

sebagaimana mestinya.

Gambar 4.5 mekanisme peminjaman arsip


Setelah arsip selesai dipergunakan sebaiknya segera dikembalikan

ke bagian dokumentasi untuk disimpan kembali, hal itu bertujuan untuk

menghindari kemungkinan arsip hilang, untuk mengembalikan arsip

berbeda dengan peminjaman, ketika arsip dikembalikan peminjam hanya

memberikan arsip tersebut kepada petugas dokumentasi yang bertanggung

jawab- mengelola arsip, setelah itu petugas memberi tanda centang pada

buku ekspedisi, tanda centang bertujuan untuk memberi tanda bahwa arsip

yang dipinjam telah kembali.

Pencatatan sipil

membuat

Permohonan

Pencarian arsip

Ditujukan ke bidang

dokumentasi dan

informasi

Bidang

dokumentasi

mencarikan arsip

Arsip ditemukan dan di serahkan ke

pencatatan sipil untuk diproses


commit to user

60

6. Penyusutan dan Pemusnahan arsip

Penyusutan dan pemusnahan arsip adalah kegiatan menguranggi

arsip yang sudah tidak terpakai dengan berbagai cara seperti di bakar, di

cacah, dijadikan bubur dan masih banyak lagi cara-cara untuk

memusnahkan arsip namun pada prinsipnya dalam pemusnahan arsip

diusahakan tidak meningalkan bentuk fisik ketika arsip dibuang supaya

kerahasiaanya tetap terjaga, namun arsip di Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil adalah arsip abadi, arsip yang selalu dipakai sebagai

dasar untuk pembuatan akta maka tidak ada proses pemusnahan, arsip

akan dipergunakan sampai batas waktu yang tidak ditentukan, maka

Penyusutan dan Pemusnahan di Dinas Pencatatan Sipil tidak berlaku.

7. Fasilitas Kearsipan

Fasilitas kearsipan yang terdapat pada Dinas kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kota Surakarta sebagai berikut :

a. Alat penerimaan

Meja Kerja

Dalam menerima dokumen sampai keluarnya dokumen

menggunakan fasilitas ini tepat untuk memilah-milah dokumen

yang akan diterima maupun yang akan di keluarkan.

Time stamp

Adalah alat yang digunakan untuk menandai dokumen saat

datang.

b. Alat penyimpanan dokumen

Roll o’Pact

Yaitu lemari besi tempat untuk menyimpan dokumen.

Almari kayu

Filling Cabinet

Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk

menyimpan arsip secara vertical.


commit to user

61

Schnelchectermap

Adalah map untuk menyimpan berkas yang telah

dilubangi/perforator terlebih dahulu sehingga berkas tersebut

tidak terlepas dari kaitan.

c. Alat pelaksanaan korespondensi

komputer

Digunakan untuk memproses segala yang berkaitan dengan

kegiatan didalam perkantoran.

Stempel

Alat untuk menandakan dokumen dengan tanda berupa logo

instansi, tanggal, tanda tangan, tulisan singkat lainnya yang

sering digunakan didalam kantor guna mempercepat

penyelesaian pekerjaan.


commit to user

62

BAB V

KESIMPULAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan dari data-data yang telah dikemukakan pada bab-bab

sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa pengelola arsip di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta telah melaksanakan

manajemen kearsipan yang ditentukan kepala bagian dokumentasi dan informasi

dari penerimaan berkas maupun register oleh bidang pencatatan sipil sampai

dengan penyimpanan dan pemeliharaan arsip yang dilaksanakan bidang

dokumentasi dan informasi, meskipun telah melaksanakan manajemen kearsipan

namun masih ada beberapa hambatan yang berkaitan dengan proses kearsipan, hal

tersebut dapat dilihat dalam penyimpanana arsip yang terkadang tidak sesuai

dengan sistem klasifikasi atau indeks arsip, sehingga penyimpanan yang kurang

sesuai dengan sistem pengindeksan di khawatirkan akan berdampak pada arsip

hilang atau terselip pada jenis arsip yang lain.

Model pengelolaan arsip yang dilakukan 75% masih menggunakan

pengelolaan arsip secara manual dan penyimpanan ke dalam komputerisasi baru

dimulai, seharusnya pelaksanaan pengelolaan arsip secara komputerisasi segera

dilaksanakan mengingat dokumen yang disimpan senantiasa bertambah banyak

dan tidak adanya proses pemusnahan arsip, disamping itu arsip di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta tidak memiliki duplikat di

dalam penyimpanan, duplikasi arsip sangat diperlukan guna menghindari hal-hal

yang tidak diinginkan sehingga arsip senantiasa terjamin kwalitas dan kwantitas.

Banyak ditemukan arsip yang tidak terawat seperti kertas arsip dimakan

serangga, sobek sebagian, dan terbakar sehingga informasi yang terdapat didalam

arsip tidak dapat dibaca, seharusnya arsip yang sudah tidak layak dilakukan

perbaikan ulang tanpa merubah isi yang terkandung didalamnya.


commit to user

63

B. Saran-Saran

Berdasarkan dari kesimpulan diatas maka penelitian ini dapat memberikan

saran-saran sebagai berikut :

1. Dalam model pengelolaan arsip perlu dilakukan pembaharuan dengan

melaksanakan pengelolaan arsip elektronik atau secara komputerisasi,

sehingga arsip yang dikelola menggunakan komputer akan lebih cepat

dalam pencarian dan juga menghemat ruang penyimpanan, mengingat

jaman semakin maju dan banyak perusahaan perangkat lunak

menawarkan aplikasi yang berhubungan dengan kearsipan.

2. Untuk menghindari asip hilang yang disebabkan oleh berbagai hal maka

arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta perlu

di buat duplikat dan disimpan terpisah dari arsip asli, sewaktu-waktu

arsip hilang maka bidang dokumentasi masih memiliki duplikat arsip,

karena saat ini bidang dokumentasi dan informasi belum memiliki

duplikat arsip dan hanya menggunakan arsip asli dalam bentuk kertas,

pembuatan microfilm sebagai duplikasi adalah salah satu contoh yang

sering dilakukan oleh badan-badan korporasi.

3. Arsip berkas maupun register perlu di semprot obat anti serangga, hal

tersebut untuk mengantisipasi gangguan serangga pemakan kertas, dan

dilakukan pembersihan ruangan arsip secara berkala perlu dilakukan.


commit to user

DAFTAR PUSTAKA

Basuki-Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta : Gramedia Pustaka

Utama.

Maryati, MC. 2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: UPP STIM

YKPN.

Ndraha,Taliziduhu. 1999. Pengantar Teori Pengembangan Sumber Daya

Manusia. Jakarta : Rineka Cipta.

Nuraida,Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Sukoco Munir,Badri. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Jakarta : Erlangga.

Sutopo, H. B. 2002. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Surakarta: Universitas

Sebelas Maret Press

Wahjono Imam,Sentot. 2008. Manajemen Tata Kelola Organisasi Bisnis. Jakarta :

Macanan Jaya.

Wiyasa,Thomas. 2003. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip

Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.

Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius.

Yahya,Yohanes. 2006. Pengantar Manajemen. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Sumber lain :

Perda kota Surakarta nomor 4 tahun 2008 mengenai penyelenggaraan urusan

daerah.

Perwali kota Surakarta nomor 15 tahun 2008 mengenai penjabaran tugas

pokok,fungsi dan tata kerja dinas kependudukan dan pencatatan sipil kota

Surakarta

manajemen kearsipan akta catatan sipil di dinas ... · dan pencatatan sipil kota surakarta. 8....

Documents