manajemen biaya - mengajarkomputer.files.wordpress.com · • manajemen biaya proyek termasuk di...
TRANSCRIPT
Manajemen Biaya
Tujuan :
•
•
•
Memahami penyebab estimasi yang buruk.
Pendekatan mengenai estimasi biaya.
Cara mengatasi estimasi biaya yang buruk.
Definisi
• Biaya adalah semua sumber daya yang harusdikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untukmendapat sesuatu sebagai gantinya.
• Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuanganseperti dollar, rupiah, dsb.
• Manajemen Biaya Proyek termasuk di dalamnya adalahproses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyekdapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telahdisepakati
1/12/2016 3
Tahapan Manajemen BiayaProyek
• Estimasi Biaya: membuat sebuah estimasi dari biayadan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikansebuah proyek.
• Anggaran Biaya: mengalokasikan semua estimasiuntuk membuatbiaya tersebut pada tiap paket kerja
sebuah baseline, agar dapat diukur kinerjanya.
• Pengendalianproyek
Biaya: mengendalikan perubahan dana
4
Proyek
1/12/2016 SE 3773 MPTI/IMD/Biaya 5
Tinjauan Umum Manajemen Biaya
Estimasi Biaya
• Output penting dari tahapan ini adalahbiaya.
estimasi
• Sangat penting membangun cost management
plan yang menggambarkan bagaimanabiaya akan dikelola dalam proyek.
variansi
1/12/2016 6
Tipe-tipe Estimasi Biaya
1/12/2016 SE 3773 MPTI/IMD/Biaya 7
Tipe Estimasi Kapan Dilakukan Mengapa AkurasiDilakukan
ROM (Rough of 3-5 tahun Untuk -25% -- +75% Magnitude) sebelum proyek memberikan
dikerjakan estimasi biayadalam rangkaseleksi proyek
Budgetary 1-2 tahun Untuk -10% -- +25%sebelum proyek mengestimasidilakukan budget organisasi
Definitive 0-1 tahun Untuk -5 % -- +10%sebelum proyek mengestimasidilakukan biaya detail
sebuah proyek
Masalah-Masalah Utama Dalam EstimasiBiaya Proyek IT
• Membuat estimasi untuk proyek perangkat lunak yang besarbahwamerupakan pekerjaan yang cukup besar, mengingat
estimasi biaya dilakukan pada berbagai level proyek
Banyak orang melakukan estimasi dengan sedikit pengalamanakan pekerjaan yang berkaitan. Solusinya adalah cobalah untukmelakukan berbagai pelatihan dan mentoring
•
• Setiap orang memiliki bias masing-masing akan estimasi.Solusinya berikan pertanyaan-pertanyaan kritis yang meyakinkanbahwa estimasi tidak bias.
• Manajemen menginginkan sejumlah tawaran,bukan estimasisebenarnya. Manajer Proyek harus bisa bernegosiasi dengansponsorrealistis
proyek agar dapat membuat estimasi biaya yang
8
Tools & Tehnik Estimasi Biaya
• Analogous Estimates ( Top Down Estimates)
Mengestimasi biaya proyek berdasarkan biaya aktual
dari proyek sebelumnya yang dianggap “mirip” dengan
proyek yang akan dikerjakan.
• Bottom Up Estimates
Estimasi berdasarkan setiap paket kerja terkecil dan
menjumlahkan seluruhnya hingga diperoleh biaya total
dari sebuah proyek.
1/12/2016 9
Tools & Tehnik Estimasi Biaya(Cont.)
Parametric Modeling
Estimasi biaya proyek dilakukan dengan memanfaatkan
•
karakteristikmatematika.
proyek sebagai parameter dalam model
Contoh : Model Aircraft Cost
parameter
estimated
number of
: type of aircraft, how fast the plane would fly,
weights of various parts of the aircraft, the
aircraft produced, etc
10
Constructive Cost Model (COCOMO)
• Salah satu model parameter yang terkenalBarry Boehm.
dibuat oleh
• Digunakan untuk mengestimasi biaya pembuatan
perangkat lunak berdasarkan jumlah barislines of code/SLOC)atau function points.
kode (source
• COCOMOtersedia di
II,Web.
model terkomputerisasi yang sudah
1/12/2016 SE 3773 MPTI/IMD/Biaya 11
Item-item Budget :• Salaries and wages :
– including full , parttime dan temporary employees
• Fringe benefits––
–
AsuransiRetirement
Sick leave
• Contract service :– konsultan
• Equipment purchase––
SoftwareHardware
• Supplies :– office supplies, postage, copier supplies, telephone, fax, computer supplies,
equipment repair, maintenance dll
• Travel/related expenses :– air travel, out of town expenses, conference travel, parking and mileage
expenses
• Overhead or indirect costs:––
Administrative cost ( air, listrik )Day to day operation
Komponen-komponen biaya dalam
sebuah proyek IT
• Direct labor––
–
Expert staffSupporting staff
Direct materials
• Overhead––
–
–
–
–
–
–
–
–
Project administrationIndirect material
Indirect labor
Hardware depreciation
Infrastructure depreciation
Software amortization + maintenance
Facility / office amortization
Insurance
Taxes, fee
Dll
Contoh Estimasi Biaya
* mengacu pada referensi lain untuk informasi detail14
#Units/Hrs Cost/Unit/Hr Subtotals WBS Level1 Totals % of Total
WBS Item
1. Project Management $306,300 20%
Project Manager 960 $100 $96,000
Project Team Member 1920 $75 $144,000
Contractors (10% of software development and testing) $66,300
2. Hardware $76,000 5%
2.1 Handheld devices 100 $600 $60,000
2.2 Servers 4 $4,000 $16,000
3.Software $614,000 40%
3.1 Licensed Softwar 100 $200 $20,000
3.2 Software development * $594,000
4. Testing(10% of total hardware and softwares costs) $69,600 5%
5. Training and Support $202,400 13%
Trainee costs 100 $500 $50,000
Travel Costs 12 $700 $8,400
Project Team Members 1920 $75 $144,000
6. Reserves(20% of total estimate) $253,540 $253,400
17%
Total Project Cost Estimate $1,521,400
Anggaran Biaya
Input utama : WBS.
Output utama : cost baseline.
Cost
waktu
untuk
biaya
baseline : anggaran berdasarkan
yang digunakan manajer proyekkinerjamengukur dan memonitor
15
Contoh Anggaran Biaya
1/12/2016 SE 3773 MPTI/IMD/Biaya 16
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Totals
WBS Item
1. Project Management8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 8,000 96,000
Project Manager12,00 12,00
012,00
0 0 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000 12,000
12,00 12,000 0 144,000
Project Team Member6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 6,027 66,300
Contractors (10% of software development and testing)
2. Hardware
2.1 Handheld devices30,000 30,000 60,000
2.2 Servers8,000 8,000 16,000
3.Software
3.1 Licensed Softwar10,000 10,000 20,000
3.2 Software development *
60,00 60,000 0 80,000
127,000
127,000 90,000 50,000
594,000 594,000
4. Testing(10% of total hardware and softwares costs)
6,000 8,000 12,000 15,000 15,000 13,000 69,000 69,000
5. Training and Support
Trainee costs50,000 50,000
Travel Costs8,400 8,400
Project Team Members 24,000 24,000 24,000 24,000
24,00 24,000 0 144,000
6. Reserves(20% of total estimate) 10,000 10,000 30,000 30,000 60,000 40,000 40,000
30,00
0 3,540 253,540
Total Project Cost Estimate
20,00 86,020
92,027
172,027 7
223,027
198,027
185,027
173,027
148,427
753,027
80,02 53,567 7 1,521,240
Pengendalian Biaya
• Proses dalam pengendalian biaya termasuk
–
–
monitoring kinerja pembiayaan.
meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepatyang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi.
– memberikan informasi pada stakeholders bahwabiayaperubahan
pula.dapat mengakibatkan perubahan
• Earnedpenting
valuedalam
managementpengendalian
merupakanbiaya.
salah satu alat
17
Earned Value Management (EVM)
• EVMyang
adalah alat untuk mengukur kinerja proyek
mengintegrasikan ruang lingkup, waktu dan
data biaya
Untuk menggunakan• EVM harus dibuat terlebih
dahulu baseline (original plan plusdapat
approveddievaluasi
tidak.changes). Dengan baseline
apakah
Secara
proyek
proyek berjalan dengan baik atau
• periodik informasi aktual mengenai kinerja
harus diperbaharui sehingga pemanfaatan
EVM dapat optimal.
1/12/2016 SE 3773 MPTI/IMD/Biaya 18
Istilah-istilah dalam EVM
• Planned Value (PV) adalah rencana porsi total
estimasi biaya yang sudah disetujuiaktivitas
untukselamadikeluarkan pada sebuah
periode tertentu.
• Actual Cost (AC) adalah biaya total langsung
maupunrangka
tidak langsung yang digunakan dalam
menyelesaikan pekerjaan sesuai
aktivitasnya selama periode tertentu.
19
Istilah-istilah dalam EVM (Cont.)
• Earned Value (EV) adalah estimasi nilai (value)
pekerjaanberdasarkan
fisikrate
yangof
sebenarnyaperformance
telah selesai,
( RP), yaitu
perbandingan pekerjaan yang selesai terhadap
pekerjaantertentu.
yang rencananya diselesaikan dalam waktu
• Cost Variance (CV), variabel yang menunjukkanmasih kurangapakah kinerja biaya sudah melebihi atau
dari biaya yang sudah direncanakan.
20
Istilah-istilah dalam EVM(Cont.)
• Schedule Variance (SV),lebih
variabel yang menunjukkan
apakah jadwal yangdirencanakan.
lama/lebih lambat dari yang
• Cost Performance Index (CPI), variabel yang dapat
digunakan untuk mengestimasi biaya pada saat proyek
selesai berdasarkantertentu.
kinerja proyek sampai waktu
• Schedule Performance Index (SPI), variabel yang
dapat digunakan untuk mengestimasi waktu selesainya
proyek,tertentu.
berdasarkan kinerja proyek sampai waktu
21
Rumus-Rumus Earned Value
BAC : Budget at Completion22
Contoh
23
Contoh Perhitungan Earned Value
Proyek direncanakan berjalan selama 1 tahun
Proyek sudah berjalan selama 5 bulan
24
Contoh Grafik Earned Value
25
Makna Angka dalam EVM
• Angka negatif untuk CV dan SV
mengindikasikan masalah dalam kinerja proyek.
Biaya proyek berarti sudah melebihi dari yang
direncanakanlebih panjang
atau waktu yang digunakan sudahdaripada yang direncanakan.
• CPI dan SPI < 100% juga menunjukkan adanyamasalah dalam kinerja proyek.
26
Contoh kasus :
••
Project : New Server Set-upWBS
and establishment
– Purchasing• Server purchasing
• S/W purchasing
Set-up server–••
•
•
Initiate clustering serverInstall switch
Set to RAID 5 tower
Install S/W
––
Test and documentationMigrate and enrolling
• Migrate data from old server
• Put servers into production
Tentukan Arahan Biaya :
•
•
•
Purchasing : sejumlah server
Set- up server : jumlah orang
Test and documentation :
dan software
per hari
– Jumlah orang per hari dan jumlah
dokumentasi.
Perkiraan Sumber Daya• Purchasing
––
Server purchasing (fixed 3 days arrival time)S/W purchasing (fixed 2 days arriva time)
• Set-up server (per unit )––
–
–
Initiate clustering serverInstall switch
Set to RAID 5 tower
Install S/W
• Test and documentation––
TestDocumentation (1manual book. 1 log book)
• Migrate and enrolling (per unit)––
Migrate data from old serverPut servers into production
• Project administration
Komponen Biaya :No Components Unit Unit Cost( Rp 000)
1 Direct Labor
• System administrator
• Tecnician
• Man-day
• Man-day
• 100
• 50
2 Direct material
• Server
• OS Win 2K server
• Documentation
• Unit
• Package
• Exemplar
• 100.000
• 50
• 100
3 Overhead
• Secretary
• Pc work station
• Support s/w license
• Tc. Tools
• Working facilites
• Man-day
• Unit-day
• Unit-day
• Unit-day
• day
• 20
• 10
• 5
• 5
• 10
Ringkasan Biaya :• Direct Cost
–
–
–
–
Purchasing : Rp. 210.000.000
Set-up server : Rp. 450.000
Test and documentation : Rp. 100.000
Migrate and enrolling : Rp. 400.000
• Overhead– Administration : Rp. 100.000
– Facilities : Rp. 200.000
• Total Project Cost : Rp. 211.250.000
Siklus Hidup Estimasi Biaya :
•
•
•
•
•
•
Instalasi
Training
Reparasi
Preventive maintenance
Backup system/disaster and recovery
Salaries and materials
Tugas
Melanjutkan proyek pada pertemuan sebelumnya yaitu1. :
a. Proyek swasta : Koperasi, Rumah Sakit, danPerusahaan Penjualan Rumah.
b. Pemerintahan : Samsat (STNK),sekolah.
puskesmas, dan
2.
3.
Buat estimasi biaya proyek tersebut .
Buat presentasi dan burning pada- 12.
CD untuk
dipresentasikan pada pertemuan 10