KONSEP DAN PERANAN DATABASE (DBASE)

M I S R A NMM. 13.012.024

TUGAS MATA KULIAHSISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI (STIE)PANCA BHAKTI PALU

PROGRAM PASCASARJANAPROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN

2014

1

I. Pendahuluan

Di dalam dunia usaha dan dunia kerja, informasi merupakan bagian penting dan

sangat berharga. Untuk itu, diperlukan suatu sistem database yang lengkap, akurat, dan

dapat di tampilkan secara cepat dan mudah setiap kali diperlukan. Untuk keberhasilan

suatu sistem informasi manajemen ( SIM ) sangat di pengaruhi oleh sistem database

yang merupakan salah satu elemen penyusun sistem. Dengan informasi yang akurat dan

tepat waktu akan membantu manajer dalam mengambil keputusan dan menentukan

langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mempertahankan dan mengembangkan

organisasi dan usahanya.

Dalam manajemen, database merupakan bagian dari manajemen sumber daya

informasi serta memastikan bahwa sumber daya data perusahaan mencerminkan secara

akurat sistem fisik yang di wakilinya. Sumber daya data di simpan dalam media

penyimpanan sekunder yang dapat mengambil bentuk berurutan ( sequential ) atau

akses langsung (direct access). Di dalam peta magnetik merupakan media penyimpanan

sequential yang paling populer dan piringan magnetik (hard disk) merupakan cara

utama mencapai akses langsung. Sebelum era sistem database setiap perusahaan

mengalami keterbatasan dalam manajemen data mereka karena cara pengaturan data

dalam penyimpanan sekunder.

Tujuan sistem database meliputi :

  penyediaan sarana akses yang fleksibel,

  pemeliharaan integritas data,

  proteksi data dari kerusakan, dan

  Penggunaan yang tidak legal serta penyediaan sarana untuk penggunaan secara

bersama ( share ).

Untuk pengembangan sistem database bukan hanya sekedar menyusun file-file

yang di perlukan untuk di simpan sebagai database tersebut dapat di manfaatkan secara

optimal oleh pemakai untuk memenuhi kebutuhan datanya.

Dunia pendidikan dituntut untuk melakukan kegiatan operasional secara efektif

dan efisien untuk mempertahankan tingkat pelayanan mutu terhadap siswa dan

masyarakat, sehingga system komputerisasi sangat tepat untuk membantu pengambilan

keputusan, agar lebih akurat dan mudah. Teknologi software komputer saat ini sangat

berpengaruh terhadap perkembangan berbagai bidang dalam kehidupan sehari - hari.

Dengan kecanggihan informasi sekarang ini pekerjaan yang ingin diselesaikan oleh

2

manusia dapat dengan mudah diatasi dengan penggunaan software komputer. Peranan

komputer sangat diperlukan untuk menyediakan informasi dengan cepat, tepat dan

akurat. Salah satu fungsi dari software komputer adalah untuk mengolah data menjadi

informasi yang diperlukan oleh user. Semakin tinggi tingkat ketelitian dalam

pengolahan data suatu perusahaan/instansi, semakin tinggi pula efesiensi dan efektifitas

informasi yang dihasilkan.

Bagi sekolah – sekolah yang ingin meningkatkan pelayanan dan mutu, dalam

kegiatan operasionalnya maka sudah saatnya mengganti dari sistem manual menjadi

sistem informasi.

Adapun kekurangan dari penggunaan sistem manual adalah dengan

menggunakan sistem manual maka kegiatan operasional akan sering terhambat atau

terkendala dengan waktu dan kesalahan teknik baik penulisan maupun penyajian

informasi yang diinginkan. Oleh karena itu, perlu dilakukan perubahan dalam

melaksanakan kegiatan operasional sekolah. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan

suatu sistem yang dapat mempermudah dan mempersingkat kegiatan dalam pelaksanaan

ataupun penyajian sistem informasi penentuan keputusan penjurusan pada sekolah-

sekolah.

Sesuai dengan uraian diatas bahwa komputer sangat diperlukan didalam bidang

pendidikan maka hendaknya setiap sekolah sudah memakai sistem komputerisasi dalam

pengolahan data. Dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini, SMK

yang merupakan Sekolah Menengah Kejuruan modern dituntut untuk menggunakan

komputer sebagai alat bantu dalam penentuan keputusan penjurusan.

Untuk mencapai tujuan dan target sekolah, Kepala Sekolah bertanggung jawab

terhadap perancangan, perencanaan dan pembuatan system database, dimana system

yang dapat digunakan untuk keputusan penjurusan siswa.

II. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Apa yang dimaksud dengan data base?

2. Bagaimana peranan data base ?

3. Bagaimana penerapan data base dalam penentuan penjurusan siswa di SMKN 1

Palu?

3

III. Pembahasan

A. Database

1.      Pengertian sistem database

 Database terdiri dari dua penggalan kata yaitu “data” dan “base” yang artinya

berbasiskan pada data. Secara konseptual database memiliki arti sebuah koleksi atau

kumpulan data yang saling berhubungan, disusun menurut urutan tertentu secara logis

sehingga menghasilkan informasi.

Martin (dalam Rosida, 2011) menjelaskan bahwa database adalah suatu kumpulan

data yang terhubung (interrelated data) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu

media, tidak terulang (controlled redundancy) dan dikontrol dengan cara tertentu

sehingga mudah digunakan atau ditampilkan kembali, dapat digunakan oleh satu atau

lebih program aplikasi secara optimal, data disimpan tanpa ketergantungan kepada

program yang akan menggunakannya, dapat ditambah, diambil, dimodifikasi dengan

mudah dan terkontrol. Menurut Gordon C. Everest, database adalah koleksi atau

kumpulan data yang mekanis, terbagi / shared, terdefinisi secara formal dan dikontrol

terpusat pada organisasi. Menurut C.J. Date (dalam Rosida, 2011), database adalah

koleksi “data operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari suatu

organisasi.   Terdapat data input adalah data yang masuk dari luar sistem, data output

adalah data yang dihasilkan sistem, dan data operasional adalah data yang tersimpan

pada sistem.

Menurut James F. Courtney Jr. dan David B. Paradice dalam buku “ Database

System for Management “ (dalam Rosida, 2011) menjelaskan bahwa Sistem database

adalah sekumpulan database yang dapat dipakai secara bersama-sama, personal-

personal yang merancang dan mengelolah database, teknik-teknik untuk merancang dan

mengelola database, serta komputer untuk mendukungnya.

Dari pengertian di atas dapat kita simpulkan bahwa sistem database mempunyai

beberapa elemen penting, yaitu database, perangkat keras sebagai pendukung operasi

pengolahan data, serta manusia mempunyai peran penting dalam sistem tersebut. Dua

tujuan utama dari konsep dari database adalah meminimumkan pengulangan dan

mencapai independensi data.

Contoh database yang ada dalam kehidupan sehari-hari adalah nomor telepon

pelanggan disimpan di banyak tempat, apakah itu di file pelanggan, di file alamat, atau

dilokasi yang lain. Anatara file yang satu dengan yang lainnya tidak saling

4

berhubungan, sehingga apabila salah seorang pelanggan mengganti nomor telepon dan

Anda hanya mengganti di file pelanggan saja akibatnya akan terjadi ketidakcocokan

data, karena dilokasi lain masih tersimpan nomor telepon yang lama. Contoh lain yaitu

banyak sekali sebenarnya database yang ada disekeliling kita, seperti ATM sebagai

tempat untuk mengambil dan mentransfer uang yang dapat dilakukan dimana saja,

membayar rekening telepon atau PDAM yang dapat dilakukan di berbagai tempat dan

registrasi akademik dikampus, dll.

Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi,

karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan

database dalam sistem informasi disebut dengan database sistem. Sistem basis data

(database system ) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan

dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk

beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi. Dalam database

hal ini tidak boleh dan tidak dapat terjadi karena antara file yang satu dengan file yang

lain saling berhubungan. Jika satu data yang sama Anda ubah, data tersebut di file yang

lain akan berubah juga. Sehingga tingkat keakuratan/kebenaran data sangat tinggi.

Penamaan database biasanya disesuiakan dengan isinya,  misal database

perpustakaan, database perikanan, statistik dan sebagainya. JAMES,F.C at al.  Sistim

database adalah  sekumpulan database yang dapat dipakai secara bersama-sama,

personal-personal yang merancang dan mengelola database, teknik-teknik untuk

merancang dan mengelola database serta piranti untuk mendukungnya.

2.      Model sistem Database

Model database merupakan suatu cara untuk menjelaskan bagaimana pemakai

(user) dapat melihat data secara logis. Ada pula beberapa model data akan ditinjau pada

bagian ini untuk model data relasional (relational pada model) dan menjadi model data

terpilih yang akan mendominasi dalam pembahasan lebih lanjut, bahkan juga akan

ditinjau secara lebih mendalam pada bab sendiri.

a.       Objeck based data model Entity relationship model.

  Entity relationship model

  semantic model

b.      Record based data model

Dalam Record based data model mempunyai beberapa pendukung

  Relational model

5

  Hieralchycal model

  Network model

c.       Physical based data model

3.      Elemen sistem database

Elemen sistem database mempunyai beberapa elemen-elemen penyusun sistem

yaitu:

a.       Database

b.      Software(perangkat lunak)

Perangkat lunak yang di gunakan dalam suatu database terdiri dari dua macam yaitu:

  Data Base Application Software (DBAS)

  Data Base Management System (DBMS)

c.       Hardware (perangkat keras)

Hardware (perangkat keras) dalam suatu sistem database mempunyai komponen

utama yang berupa unit pusat pengolah (Central Processing Unit atau CPU) dan

unit penyimpanan (Storageunit)

d.      Manusia (brainware)

Manusia (brainware) merupakan elemen penting pada sistem database.

Elemen sistim database dan sub elemen disajikan pada tabel berikut ini.

Tabel 4.1 Elemen dan sub elemen sistim database

N

o

Elemen Sistim Database Sub Elemen Sistim Database

1 Database Elemen utama terdiri atas data

2 Software (perangkat lunak) Terdiri dua macam : Database Management System, DBMS dan Database Application Software, DBAS.

3 Hardware (perangkat keras) Sub elemen utama : 1) Central Processing Unit, CPU terdiri atas : aritmetic & logic unit, ALU; Main Memory, MU; Control Unit, CU dan 2) Storage Unit, SU

4 Brainware (manusia) Manusia merupakan elemen penting dalam sistim database

Sumber : Sutabri (2005), Kroencke at al (2007)

6

4.      Sistem management Database (DBMS)

DBMS merupakan salah satu elemen dalam sistem database. DBMS ini adalah

perangkat lunak yang memberi fasilitas (yang tersedia dan dapat digunakan) untuk

melakukan fungsi pengaturan, pengawasan, pengendalian/kontrol, pengolahan, dan

koordinasi terhadap semua proses/operasi manajemen suatu schema dan subchema yang

di gunakan DBMS untuk melayani program-program aplikasi dengan mengeksekusi

operasi-operasi. Di dalam kenyataan sistem managemen database relasi yang di simpan

sangatlah kompleks untuk digunakan untuk mengambarkan/mendeskripsikan hubungan

logis antar data dalam database.

Program aplikasi dari sistem manajemen database yaitu :

a.       Program aplikasi memanggil database untuk membaca recort

b.      DBMS memperoleh schema (global logical data description) dan menentukan tipe

data logis atau tipe data yang di perlukan

c.       Data yang di perlukan di transfer dan di simpan fisik ke dalam system buffer

d.      Dalam buffer, data di bandingkan dengan subchema dan schema

e.       DBMS memberi intruksi kepada sistem operasi komputer untuk membaca record

f.       DBMS menyampaikan informasi status program aplikasi termasuk indikasi-indikasi

kesalahan

g.      Program aplikasi dapat beroperasi dengan data dalam area kerja.

B.     Peranan sistem database

Sistim Database dalam suatu Sistim Informasi sangat memegang peranan yang

penting di mana database merupakan salah satu komponen (sub sistim) penyusun sistim

informasi dan keberadannya sangat mutlak, di mana nilai dan kualitas sistim informasi

sangat ditentukan oleh nilai dan kualitas sistim database yang digunakan untuk

menyusun sistim informasi tersebut.

a. Sistim Database sebagai infrastruktur Sistim Informasi.

Sistim database dan sistim pengelolaan database (DBMS) berfungsi sebagai

infrastruktur sistim informasi yang dibangun suatu organisasi seperti yang disajikan

pada Gambar 1 dibawah ini.

SISTIM MANAG. DATABASE (DBMS)

SISTIM DATABASE

SISTIM PENGOLAHAN TRANSAKSI (TPS)

SISTIM INFORMASIMANAGEMEN (SIM)

SISTIM PEDUKUNG KEPUTUSAN

7

Gambar 1 Sistim database sebagai infrastruktur SIM(Sumber : Sutabri, 2003)

b. Sistim database sebagai sarana efektifitas dan efisiensi SIM

Sistim database akan mendukung tercapainya efektifitas dan efisiensi sistim

informasi managemen suatu organisasi yang menggunakannya. Keefektifannya dapat

dilihat dari hal antara lain : data-data disusun dan disimpan dalam file-file sistim

database secara baik dan benar (valid), perangkat lunak yang digunakan telah diuji

kehandalannya (akurat dan benar) sehingga sistim database mampu memberikan

dukungan yang besar ke sistim informasi.

Keefisiennya dapat dilihat dari hal antara lain : sistim database dirancang dan

dibangun untuk bermacam-macam kebutuhan pengguna (user needed), mudah

digunakan (easy to use), dapat dipakai secara terpisah atau bersama-sama oleh pemakai

(ready to use), meminimalkan kerangkapan data (avoiding of redundancy ), data mudah

dimodifikasi (database can be modified), dapat dikembangkan baik volume maupun

struktur (volume or structure can be developped).

8

C. Penerapan Sistem Database dalam penentuan Jurusan di SMKN 1 Palu

Adapun langkah-langkah dalam penerapan system data base dalam penentuan

penjurusan di SMKN 1 Palu adalah sebagai berikut:

1). Perencanaan Alat dan Bahan

Perangkat Keras

Sistem Informasi yang akan dirancang pada penelitian ini berbasis jaringan

komputer dan WEB sehingga untuk komponen dasarnya bisa ditentukan sebagai

berikut :

Pengendali sisi jauh menggunakan Personal Computer. Koneksi ke WEB yang

dikendalikan dengan memakai perantara rangkaian antarmuka. Komputer yang

digunakan sebagai pengendali sisi jauh tidak memerlukan spesifikasi khusus selama

sanggup menjalankan Server Application Program serta bisa mengidentifikasi

rangkaian antarmuka.

Pengendali lokal menggunakan Personal Computer. Komputer yang digunakan

sebagai pengendali lokal juga tidak memerlukan spesifikasi khusus selama sanggup

menjalankan Client Application Program.

Media transmisi menggunakan jaringan komputer lokal. Pemakaian topologi tidak

mempengaruhi kinerja Sistem Informasi Database Penentuan Penjurusan selama

komputer pengendali sisi jauh sanggup merespon komputer pengendali lokal.

Personal Komputer yang digunakan sebagai server WEB Sistem Informasi dengan

spesifikasi standard.

Perangkat Lunak

Sistem informasi ini menggunakan software Netbeans yang digunakan sebagai

mesin bahasa pemrograman PHP Framework dan MySQL sebagai data base nya.

2). Uraian Perancangan Sistem

Perancangan sistem ini terdiri atas beberapa tahap, yaitu:

1. Pengumpulan Data

Dalam pengumpulan data, informasi umum mengenai penjurusan diperoleh dari

institusi terkait yaitu SMKN 1 Palu. Data -data yang dibutuhkan meliputi :

1. Data Guru

2. Data Siswa

3. Soal Ujian

4. Data Karyawan atau Pegawai

9

2. Perancangan Proses

Perancangan proses akan menjelaskan bagaimana sistem bekerja untuk mengolah

data input menjadi data output dengan fungsi-fungsi yang telah direncanakan.

a. DFD (Data Flow Diagram)

Data flow diagram merupakan aliran dari sistem SIM Penjurusan yang dibuat.

Dimana proses dimulai dari yang bersifat global sampai ke aliran penyimpanan data ke

database. Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu grafik yang menjelaskan sebuah

sistem dengan menggunakan bentuk-bentuk atau simbol untuk menggambarkan aliran

data dari proses-proses yang saling berhubungan. DFD menggambarkan input, process,

dan output yang terjadi dalam suatu sistem. DFD juga menggambarkan aliran data

dalam sebuah sistem.

DFD (Data Flow Diagram) Level 0

DFD mempunyai level-level mulai dari yang terkecil, yaitu level 0 atau sering

disebut dengan Context Diagram.

Pada DFD level 0 ini menggambarkan sistem secara keseleruhan dan hanya

mempunyai satu proses saja untuk menggambarkan sistem secara global. Untuk desain

DFD level 0 dari sistem ini adalah sebagai berikut:

Gambar 2. DFD Level 0 Sistem Informasi Penjurusan

10

DFD (Data Flow Diagram) 1

DFD level 1 ini menggambarkan detail proses-proses yang ada dalam sistem ini.

Untuk DFD level 1 Sistem Informasi Penjurusan di SMKN 1 Palu adalah sebagai

berikut:

Gambar 3. DFD Level 1 Sistem Informasi Penjurusan

b. Bagan Alir

Dibawah ini akan ditampilkan diagram alir system yang menggambarkan

rangkaian – rangkaian program dari awal hingga akhir.

a. Use Case Diagram

Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah

sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”.

Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use

case merupakan sebuah pekerjaan tertentu, misalnya login ke sistem, meng-create

sebuah data, dan sebagainya.

11

Seorang/sebuah aktor adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi

dengan sistem untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu. Berikut adalah gambar

use diagram dari system informasi Penjurusan ini:

Gambar 4. Use case Diagram Guru Sistem Informasi Penjurusan

Gambar 5. Use case Diagram Siswa Sistem Informasi Penjurusan

12

Gambar 6. Use case Diagram Admin Database Sistem Informasi Penjurusan

Sistem informasi penjurusan ini merupakan sistem informasi tentang pengelolaan

keputusan penentuan penjurusan di SMKN 1 Palu dalam bentuk database, yang

meliputi Nilai KKM, Ujian dan hasil keputusan. Pada halaman depan sistem informasi

Penjurusan hanya menampilkan halaman login.

Untuk mulai menjalankan aplikasi sistem informasi penjurusan ini, ketikkan

alamat URL di web browser Mozilla atau opera atau bisa juga dengan internet expoler

sebagai berikut: http://localhost/smk/ . Jika setelah mengakses halaman tersebut

didapatkan tampilan halaman utama, maka kita dapat memulai pengujian baik sistem

user atau sistem admin yang kita inginkan:

Pada halaman ini admin Login sebagai admin , setelah itu akan tampil halaman

admin. Pada halaman ini terdapat 3 Menu yaitu Soal, Siswa dan kelas yang mempunyai

fungsi masing - masing. Disini peran admin sangat penting sekali karena semua yang

bisa mengendalikan data adalah admin.

13

Gambar 7. Tampilan Halaman Utama Database Sistem Informasi Penjurusan

SMKN 1 Palu

III. KESIMPULAN

1.    Manajemen database merupakan bagian dari manajemen sumber daya informasi

serta memastikan bahwa sumber daya data perusahaan mencerminkan secara akurat

sistem fisik yang diwakilinya.

2.    Dua tujuan utama dari konsep database yaitu: meminimumkan pengulangan dan

mencapai independensi data

3.   Tujuan sistem database meliputi penyediaan sarana akses yang fleksibel,

pemeliharaan integritas data, proteksi data dari kerusakan.

4.    Elemen terpenting dari semua elemen sistem database yang ada adalah manusia

(Brainware)

5. Dengan dibangunnya database system informasi penjuruan dapat menanagani

masalah bagi SMKN 1 Palu dalam penentuan penjurusan siswa.

14

Daftar Rujukan

Bertalya, dkk. (2007). Sistem Basis Data. Depok : Universitas Gunadarma.

Conolly, Thomas and Carolyn B. (2002).  Database Systems. New York.Harlow.

Kroenke, D.M and David, A.J. (2007).  Database Concepts. 3rd ed. New York Precentice.

Rosida, P. Adam. 2011. Sistem Informasi Manajemen. Palu:Edukasi Mitra Grafika.

Sutanta, E., 1996. Sistim Database, Konsep dan Peranannya dalam Sistim Informasi Managemen. Andi Offset. Yogyakarta.

Sutabri, T.,2003.  Sistim Informasi Managemen. Penerbit ANDI Yogyakarta.