TUGAS UKD 1

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PENERAPAN DAN PERKEMBANGAN SISTEM SAP & ERP

PADA PERUSAHAAN SUSU FRISIAN FLAG

Disusun Oleh :

Akbar Fauzie W H0812009

PROGRAM STUDI AGRIBISNISFAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARETSURAKARTA

2014

PT Frisian Flag Indonesia (FFI) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

pengolahan susu di Indonesia yang berada di bawah lisensi Royal Friesland Campina,

Belanda.PT Frisian Flag Indonesia menjalin kerja sama sinergi internasional dengan Royal

Friesland Coberco Dairy Foods yang sekarang dikenal dengan nama Friesland Foods. Saham

perusahaan ini dimiliki oleh PT Mantrust sebagai pihak nasional dan Friesland Foods dari

Leeuwarden, Belanda. Pada tahun 2008, perusahaan ini melakukan merger dengan

perusahaan Campina dan membentuk organisasi kooperatif dengan nama Royal Friesland

Campina. PT FFI merupakan perusahaan pertama di Indonesia yang mendapatkan sertifikat

ISO 9001/9002 dan disempurnakan dengan ISO 14001. Proses produksi susu di PT FFI

menggunakan teknologi mutakhir dan praktek sterilisasi terbaik dari awal hingga akhir untuk

menghindari kontaminasi dalam proses produksinya sehingga menerima GMP Award (Good

Manufacturing Practices)

Analisa Divisi Information and Communication Tehnology (ICT)

Sebagai faktor kesuksesan bagi perkembangan perusahaan dengan menyediakan

infrastruktur dalam divisi yang stabil, aman, dan dapat diandalkan, divisi ICT menyediakan

tenaga pembantu teknis dan fungsional yang handal guna membantu pengguna untuk masuk,

menyimpan secara sentral dan mengakses data secara efisien. Hal ini sangat penting karena

divisi ICT PT. Frisian Flag Indonesia yang berada di Pasar Rebo mengatur seluruh plant yang

tersebar di seluruh Indonesia. Semua ini diupayakan untuk mempermudah komunikasi dari

jaringan sentral ICT di Pasar Rebo dengan plant Ciracas dan dengan cabang-cabang yang

tersebar di seluruh Indonesia.

SAP (System Application Product)

SAP adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung perusahaan ini

dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan

software Enterprise Resource Planning (ERP), yaitu suatu perangkat IT dan manajemen

untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktifitas sehari-hari.

SAP ini terdiri dari beberapa modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung

semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara

berkaitan sartu dengan yang lainnya. Semua modul dalam aplikasi SAP dapat bekerja secara

terintegrasi satu sama lain. Sistem SAP ini dikembangkan dengan tujuan untuk

mengintegrasikan rangkaian proses bisnis yang dijalankan PT.Frisian Flag Indonesia. Sistem

ini menjalankan satu database yang memungkinkan banyak departemen untuk berbagi

informasi dan berkomunikasi satu sama lain.

Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (Enterprise Resource Planning / ERP)

Menurut James O’Brien 2005, Enterprises Resource Planning (ERP) bertindak

sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan

mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem informasi dalam fungsi produksi, logistik,

distribusi, akuntansi, keuangan dan sumberdaya manusia perusahaan. Selama ini PT. Frisian

Flag Indonesia megimplementasikan Prism sebagai sistem back office yang dipakai untuk

penjadwalan produksi ataupun purchasing order. Akan tetapi PT.FFI tidak

mengimplementasikan modul Material Resources Planning (MRP), sehingga monitoring

pengadaan barang harus dicek langsung oleh user ke sistem, setelah itu user dari bagian

pengadaan memutuskan kapan pengadaan bahan mentahnya harus dilakukan. Sementara itu,

untuk keperluan logistik hingga transportasi ditambahkan submodul tersendiri ke dalam

Prism. Untuk memperoleh pelaporan, semua data harus dipindahkan ke aplikasi keuangan

yang dipakai FFI. Untuk menggabungkan pelaporan dan sejumlah simulasi yang dianggap

penting seperti manajemen akuntansi harus dikonversi ke format spreedsheet. Sementara

sistem yang ada cenderung untuk melakukan pencatatan, ketimbang proses pengolahan yang

lebih kompleks. Tanpa sistem yang terintegrasi dan otomatis, tidak mungkin dapat disajikan

informasi yang sangat cepat, begitu pula penyusunan laporan dan simulasi prediksi untuk

jangka waktu tertentu tidak mudah dillakukan. untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan yang

terkenal dengan merek susu bendera ini berinisiatif untuk mengaplikasikan electronic-Supply

Chain Management (e-SCM) yang berjalan paralel dengan ERP. Tahap awal penerapan e-

SCM di FFI dipararelkan dengan penerapan ERP, tujuannya untuk mendapatkan beberapa

keuntungan pada saat yang bersamaan. Secara logika e-SCM membutuhkan dukungan ERP,

baik dalam hal akurasi data maupun proses bisnis yang teruji.

Pembenahan dan moderenisasi sistem di FFI mulai dilakukan pada tahun 2003. Ini

sejalan dengan penggabungan (merger) ketiga unit usaha yakni FFI, Foremost Indonesia, dan

Tesori Mulia. Kesempatan itu tidak hanya digunakan untuk mengonsolidasikan aplikasi

bisnis yang digunakan tetapi juga infrastrukturnya, mulai dari sever, jaringan, fasilitas e-mail

dan infrastruktur TI lainnya. Tim TI juga membentuk unit help-desk untuk melayani user

dengan menggunakan aplikasi yang dibangun sendiri, dan untuk mengenalkan kolaborasi

diantara user diadakan perlombaan desain internet antar departemen dalam FFI. Selain itu,

dilakukan pula pengembangan dan penerapan sistem secondary sales berbasis web untuk

sekitar 150 distributor yang tersebar di seluruh Indonesia. Terutama pada cabang-cabang

yang menggunakan fasilitas Multi Protocol Label Switching (MPLS). Dan redundansi tidak

hanya dilakukan pada Local Area Network (LAN), tetapi uga antara cabang dan kantor pusat.

Dengan begitu jika ada gangguan pada salah satu koneksi, secara otomatis perangkat switch

over akan bekerja. Karena perusahaan ini menggunakan dua network yang berbeda, supaya

tidak ada interupsi akibat terputusnya koneksi. Fasilitas remote acces diberikan FFI kepada

kalangan mobile user. Sementara itu untuk meningkatkan keamanan jaringan, selain

menggunakan virtual Private Network (VPN), juga diterapkan token card seperti yang lazim

di gunakan pelaku transaksi e-banking.

Selanjutnya pada tahun 2005 FFI mulai mengimplementasikan sebuah sistem ERP

baru (yakni SAP) untuk menggantikn Prism. Tahap awal impelementasi dilakukan pada

fungsi SDM dengan modul struktur organisasi, personalia, time management dan payroll.

Kemudian secara regional diterapkan secara bersama-sama modul penjualan, distribusi,

produksi, finansial, dan lainnya. Persiapan yang matang, komitmen manajemen, dan

partisipasi aktif karyawan membuat implementasi sistem ini berjalan dengan lancar. Memang

ada beberapa fungsi seperti Secondary Sales dan Plant Maintenance yang masih dilakukan

dengan tidak menggunakan ERP ini. Aplikasi –aplikasi tersebut tentunya perlu didukung

infrastruktur yang memadai. Antara lain : firewall, switch, wireless dan network device

lainnya dengan menggunakan Cisco, serta server dan workstation yang andal. Bahkan untuk

mendukung kelangsungan bisnis nya di bangun pula sistem disaster recovery. Untuk

pertukaran data secara elektronis antara sistem FFI dan para logistic provider dipakai aplikasi

middleware (EAI). Alur proses dari FFI ke logistik provider ini meliputi : pengiriman produk

jadi (finished goods) dari pabrik ke main distribtor center ( MDC), lalu dari MDC ke gudang

cabang, dan seterusnya hingga ada bukti penerimaan barang dari pelanggan. Pada tahap ini

pula diterapkan sistem bar code pada barang jadi dengan demikian setiap bagian produksi

menghasilkan barang jadi, secara otomatis dihasilkan pula label bar code yang ditempelkan di

setiap valet barang jadi. Hal ini mengurangi proses entry data, sehingga mempercepat proses

dan meningkatkan akurasi, terutama saat mengirimkan barang dari pabrik ke MDC. 

Tujuan dan Manfaat ERP

Tujuan penggunaan ERP bagi PT.FFI adalah : (1). Untuk mengantisipasi

pertumbuhan perusahaan yang terus berkembang; (2) menyajikan data yang konsisten dan

akurat sehingga meningkatkan visibilitas bisnis dan kemudahan dalam pengambiln

keputusan; (3) mengintegrasikan informasi diantara kantor dalam jaringan PT.FFI; (4)

mempermudah dalam fungsi produksi, akuntansi, serta penjualan perusahaan. Sedangkan

manfaat yang diperoleh yaitu efisiensi, penghematan biaya dan hubungan mitra yang kuat,

transaksi sudah bisa dilakukan secara online dan real time, dan perusahaan dapat terhubung

dengan 150 distributor melalui web.

Sumber Referensi :

O’Brien, James 2005. Management Infromation System: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise. Fifth Edition. McGraw-Hill.

www.frieslandfoods.com (diakses  pada tanggal 4 Oktober 2014 pukul 20.15 WIB)

www.frieslandfoods.co.id (diakses pada tanggal 4 Oktober 2014 pukul 20.15 WIB)