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MUNICIPIO DE HERMOSILLO ÓRGANO DE CONTROL Y EVALUACIÓN GUBERNAMENTAL D-CM-IC-009 REV. 01

LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PÁGINA 1

LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN

DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

PÚBLICA MUNICIPAL

Municipio de Hermosillo Julio de 2014



C.P. Alejandro Arturo López Caballero Presidente Municipal

C.P.C. Araceli Espinoza Ceballos Titular del Órgano de Control y Evaluación Gubernamental

Ing. Juan Francisco Noriega Graff Director de Innovación y Calidad



Índice Página

Presentación 4

Introducción 5

Objetivo 6

Manual de Procedimientos 7

Ventajas de contar con un Manual de Procedimientos 9

Quienes están obligados a la elaboración, actualización y revisión

Aprobación y Validación

10

10

Difusión 12

Metodología 13

Elementos que integran un Manual de Procedimientos 19

• Presentación de forma 19

• Índice 19

• Introducción 19

• Visión, Misión y Valores 21

• Presentación de los Procedimientos 21

• Formatos e Instructivos para su llenado 22

• Simbología 24

• Bibliografía 24

Recomendaciones Generales 25

Glosario de Términos 26

Bibliografía 28



PRESENTACIÓN

El Órgano de Control y Evaluación Gubernamental del Municipio de

Hermosillo, emite los presentes Lineamientos para la Elaboración de los

Manuales de Procedimientos, como parte de las acciones de mejora continua

para el fortalecimiento de la gestión interna de la administración pública,

ofreciendo certeza al servidor público para mejorar en su labor y en su actuar,

otorgando a la ciudadanía atención y servicio de calidad.

Los presentes lineamientos tienen como objetivo orientar a quienes tienen la

responsabilidad de elaborar y mantener actualizados los manuales de

Procedimientos.

Por lo anterior, me es grato poner a disposición de los titulares de

dependencias, entidades, órganos desconcentrados, servidores públicos y

enlaces responsables de la elaboración de Manuales de Procedimientos, los

presentes lineamientos como una guía para la adecuada elaboración y

actualización de tan importante documento de apoyo administrativo.

C.P.C. Araceli Espinoza Ceballos Titular del Órgano de Control y

Evaluación Gubernamental



Introducción

En cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 96, Fracción XIII, de la Ley de Gobierno y

Administración Municipal del Estado de Sonora, y el Reglamento Interior de la

Administración Pública Municipal Directa del H. Ayuntamiento de Hermosillo, en su Artículo

43 Fracción II, que confiere al Órgano de Control y Evaluación Gubernamental la atribución

de formular los lineamientos para la elaboración de manuales, emite para disposición de

las Dependencias, Entidades y Organismos Desconcentrados que conforman el H.

Ayuntamiento, los presentes Lineamientos para la elaboración de Manuales de

Procedimientos, en los que se establecen los elementos básicos a considerar para

elaborar o actualizar dichos manuales.

.

El presente documento establece los elementos básicos y orienta de manera sencilla la

forma de realizar, o en su caso, de actualizar el manual, a quienes tienen bajo su cargo la

responsabilidad de la mencionada tarea.

Considerando la importancia que presenta el que las Dependencias, Entidades y

Organismos Desconcentrados del Municipio de Hermosillo, cuenten con un Manual de

Procedimientos y, que éstos se elaboren con uniformidad en los elementos, se exponen los

siguientes lineamientos.



Objetivo

Otorgar a las Dependencias, Entidades y Organismos Desconcentrados que

conforman la Administración Pública Municipal, la metodología y bases técnicas para la

elaboración del Manual de Procedimientos, asimismo que permita identificar, documentar y

definir los criterios para dar seguimiento a los procedimientos en cada una de las áreas,

apoyando con ello en forma preventiva el mejor actuar de cada una de ellas y fortalecer

así el proceso de mejora continua.



Manual de Procedimientos

El Manual de Procedimientos es un documento que contiene la información necesaria para realizar

de manera precisa y secuencial las tareas y actividades operativas asignadas a las unidades

administrativas, asimismo, establece la responsabilidad de éstas e incluye los medios básicos para

su instrumentación y adecuado desarrollo, con el propósito de estandarizar y unificar los criterios

básicos para el análisis de los procedimientos que presenten las diversas unidades administrativas

de la Administración Municipal y describiendo que se espera obtener con su ejecución.

Es necesario destacar los requisitos que debe reunir la documentación que se genere en esta

materia, así como los datos necesarios para analizar los Manuales de Procedimientos,

instrucciones y estudios de diagnóstico de los propios procedimientos.

A través del establecimiento de requerimientos mínimos de información, se estará en posibilidades

de emitir juicios y dictámenes que orienten a las unidades administrativas en lo referente a la

instrumentación y aplicación de las medidas de mejoramiento, que incrementen su eficacia y

eficiencia operativas.

Las políticas escritas son un medio de transmitir las actitudes de la dirección, asimismo establecen

líneas de guía, un marco dentro del cual el personal directivo puede obrar para balancear las

actividades y objetivos de la dirección general, según convenga a las condiciones locales.

Los manuales de procedimientos por sus características diversas pueden referirse a tareas y

actividades individuales, por ejemplo, registro y control de un trámite, prácticas departamentales en

que se indican los procedimientos de operación de todo un departamento, o bien, a prácticas

generales en un área determinada de actividad, como área administrativa, área de contabilidad,

entre otras.



Los manuales de procedimientos generalmente contienen un texto que señala las políticas y

procedimientos a seguir en la ejecución de un trabajo, ilustraciones con base en diagramas,

cuadros y dibujos para aclarar los datos.

En los de procedimientos es costumbre incluir o reproducir los formatos que se emplean en el

procedimiento de que se trate, bien sea llenado con un ejemplo o con instrucciones para su

llenado.



Ventajas de contar con un Manual de Procedimientos

Los Manuales de Procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos,

presentan las siguientes ventajas:

• Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las actividades y

operaciones que realiza una Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado, así

como los formatos a utilizar.

• Establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para

la realización de las actividades y operaciones.

• Precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las

actividades.

• Representar fácilmente, mediante el diagrama de flujo, las operaciones a realizar.

• Detectar y visualizar rápidamente las fallas que se puedan presentar en los

procedimientos y mejorar los ya establecidos.

• Facilitar la comunicación entre el personal, ya que a través de los diagramas de flujo

se determinan las actividades que debe realizar un departamento o área, así como

sus responsabilidades.

• Auxiliar al analista de procedimientos en la revisión y simplificación de los mismos.

• Conocer el funcionamiento interno de las unidades administrativas en el desempeño

de sus tareas.

• Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su

incorporación e inducción a las distintas áreas de la unidad administrativa

• Servir de base para programas de modernización administrativa.



Quiénes están obligados a la elaboración, actualización y revisión

• El Titular de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado será directamente

responsable de mantener permanentemente actualizado el Manual de

Procedimientos, así como de la veracidad de la información que contiene.

• La actualización deberá realizarse cada vez que se presenten modificaciones en las atribuciones normativas, en los procesos operativos, estructura orgánica y cuando se dé un cambio de administración municipal.

Aprobación y Validación

• Cuando se ha llevado a cabo la elaboración del Manual de Procedimientos por la

Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado, deberá enviarse el proyecto al

Órgano de Control y Evaluación Gubernamental, para su revisión y validación con

el objetivo de que éste determine y valide su apego a los lineamientos

establecidos. En el caso de las Entidades los proyectos referidos deberán

entregarse con la previa revisión y autorización del Órgano de Gobierno

correspondiente.

• Una vez que el documento haya sido revisado y validado por el Órgano de Control

y Evaluación Gubernamental, éste le comunicará a la dependencia, entidad u

órgano desconcentrado correspondiente de la integración del mismo. La

dependencia o entidad a su vez remitirá al Órgano de Control y Evaluación

Gubernamental 3 ejemplares en original del documento, acompañado de su

versión electrónica. Para trámite de autorización ante el H. Cabildo.



Se deberá asignar al enlace responsable, mismo que integrará el documento basado en los

lineamientos y recomendaciones que se dan a conocer por el Órgano de Control y Evaluación

Gubernamental, con el propósito de guardar homogeneidad en cuanto al contenido y

presentación del mismo.

Las principales características con las que debe contar el enlace responsable de integrar el

documento, son las siguientes:

Conocer la misión y visión de la Administración Pública Municipal. Conocer el marco de actuación del Gobierno Municipal.

Conocer la estructura de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado.

Conocer el marco de actuación de cada una de las Unidades Administrativas.

Conocer la operación de cada una de las Unidades Administrativas y sus interrelaciones.

Conocer el enfoque de los procesos operativos.

Capacidad para alinear los procesos de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado

al cumplimiento de su marco de actuación.



Difusión

• Una vez autorizado el Manual de Procedimientos por el H. Ayuntamiento, es

responsabilidad del Órgano de Control y Evaluación Gubernamental remitir la

certificación de la aprobación del documento de la Dependencia, Entidad u Órgano

Desconcentrado correspondiente. Debiendo conservar en el archivo de la

Dirección de Innovación y Calidad copia certificada del mismo. Asimismo, es

responsabilidad de las Dependencias, Entidades y Órgano Desconcentrado la

difusión entre el personal y la publicación de dicho documento en el portal de

Internet www.hermosillo.gob.mx para conocimiento de los servidores públicos y

de la ciudadanía en general, asegurando así el cumplimiento de lo establecido en

el Artículo 14, fracción II de la Ley de Acceso a la Información Pública y de

Protección de Datos Personales del Estado de Sonora.



Metodología

La elaboración del Manual de Procedimientos es una tarea minuciosa que requiere diseñar

la metodología mínima necesaria que conduzca, en el menor tiempo posible, a su

elaboración.

Con el propósito de estandarizar y unificar los criterios básicos para el análisis de los

procedimientos que presenten las diversas unidades administrativas del Gobierno Municipal, es

necesario destacar los requisitos que debe reunir la documentación que se genere en esta materia,

así como los datos necesarios para analizar los manuales de procedimientos, instrucciones y

estudios de diagnóstico del procedimiento.

A través del establecimiento de estos requerimientos mínimos de información, se estará en

posibilidades de emitir juicios y dictámenes que orienten a las unidades administrativas en lo

referente a la instrumentación y aplicación de las medidas de mejoramiento que incrementen su

eficacia y eficiencia operativas.

El manual comprende en forma ordenada, secuencial y detallada los procedimientos que se

ejecutan en una unidad administrativa, los órganos que intervienen y los formatos que se deben

utilizar para la realización de las funciones que se le han asignado.

El manual está integrado por los procedimientos que se dan en el ámbito de acción de la unidad de

referencia o en los que participe por la naturaleza de su competencia.

Entre los procedimientos que deberán formar parte de un manual se tienen:

• Aquellos que tienen impacto en la calidad del servicio.

• Los que por su complejidad deban documentarse.

• Los que pueden provocar insatisfacción del usuario.

• Los que por ley o normatividad deban existir.

• Los que impliquen un riesgo económico.

• Los relacionados con la competencia del personal.



A continuación se presentan algunos puntos fundamentales que habrán de seguirse

para su formulación.

1) Planeación del estudio.

Con el objeto de integrar el Manual de Procedimientos es necesario planear las

acciones pertinentes, diseñar programas donde se establezcan los requerimientos, fases y

procedimientos que fundamenten la elaboración del mismo.

2) Recopilación de datos.

Consiste en recabar documentos y datos en general, que organizados, analizados y

sistematizados permitan integrar el Manual de Procedimientos, logrando con ello

comunicación de la información, se utiliza además como una herramienta para la

comunicación y la transmisión de la información, existe evidencia de la conformidad y

aporta evidencia de que lo planificado se ha llevado a cabo realmente.

La recopilación de datos comparte conocimientos, difunde y preserva las experiencias

de la organización, existe consistencia en las acciones, permite además el conocer el

funcionamiento de la unidad de trabajo y su operación con fines de dirección, organización,

ejecución, administración, supervisión, control y evaluación, permite el análisis de los

procedimientos para su mejora, precisa responsabilidades, favorece la medición de

resultados, ayuda a definir flujos eficientes de trabajo y genera información básica para la

toma de decisiones.

Para obtener la información es necesario consultar diversas fuentes, entre las cuales

están:

• Investigación Documental.- Consiste en investigar en los archivos de las

Dependencias, Entidades u Órganos Desconcentrados, con el fin de encontrar escritos,

tales como manuales, boletines oficiales, comunicaciones formales, registros, etc., que

contengan datos de importancia.



• Investigación de Campo.- Se refiere a la aplicación de las siguientes técnicas:

a).- Entrevistas.

Es la comunicación oral entre dos o más personas, una como entrevistador y otro

como entrevistado. Es necesario llevar a cabo reuniones con el personal directivo del área,

así como con el personal que directamente opera los procedimientos. Con los primeros

niveles las entrevistas deben realizarse con carácter normativo, es decir, tratar de obtener

las estrategias y políticas de acción, para los estudios pertinentes.

El personal operativo proporcionará información sobre cómo se hacen las cosas y de ahí

determinar cómo funcionan.

Para las entrevistas deberá tenerse bien identificado el objetivo.

b).- Cuestionarios.

Se aplican tanto a los niveles directivos como operativos buscando captar un análisis

del proceso, iniciando con el análisis específico de cada actividad. La aplicación de

cuestionarios permite contar con un respaldo de la información recabada.

3) Análisis de la Información.

Una vez terminada la fase de recopilación de datos, se pasará al análisis de la

información con el encargado o responsable del procedimiento, que constituye una de las

partes más importantes para la elaboración del Manual de Procedimientos.

Deberá asegurarse que los datos recopilados sean relevantes, precisos y

representativos. La información debe ser validada por el director de área y por el titular de

la Dependencia, Entidad u Organismo Desconcentrado, para garantizar la veracidad de la

misma.



4) Registro de la Información.

En esta etapa es necesario describir el proceso, con este propósito se emplean los

diagramas de flujo.

Los diagramas de flujo son una representación gráfica de los hechos que suceden en

un procedimiento. En este tipo de diagramas intervienen frases u oraciones descriptivas

dentro de los símbolos utilizados.

Los diagramas de flujo pueden ser considerados desde un punto de vista mecánico o

dinámico:

Mecánico.- Muestra la forma de cómo se va a hacer un procedimiento.

Dinámico.- Muestra como se está realizando un procedimiento, lo que lleva a evaluar

un proceso establecido, lo cual permitirá hacer comparaciones, detectar flujos de

información inadecuados, excesos de recorridos de información, etc.

Para la elaboración de los diagramas de flujo se utilizan símbolos que representan

gráficamente las características de las actividades que se desarrollan en el proceso. A

continuación se ilustra la simbología básica de diagramación:

Terminal o Inicio: Indica inicio o terminación

Operación: Representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento.

Decisión o Alternativa: Indica un pun- to dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos.

Documento: Representa cualquier tipo de documento que se utilice en el – procedimiento

Archivo: Representa un archivo – común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente

Conector de página: Representa una conexión o enlace de una -- parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo

Conector de hoja: Representa un enlace o conexión de una hoja a – otra

Dirección de flujo o línea de unión: conecta los símbolos señalando el - orden en que se deben realizar las – distintas operaciones. Cuando se presentan en forma discontinua indica elaboración o generación.



Principios de Diagramación:

• Un diagrama de flujo siempre se inicia con el símbolo “TERMINAL”.

• El diagrama de flujo se elabora de arriba hacia abajo, de izquierda a derecha.

• Las líneas entre los símbolos indican el sentido del flujo.

• Todo documento que entra a un archivo temporal deberá volver al flujo y llegar a su

destino final o archivo permanente.

• A cada conector de página le corresponde un conector de entrada a página,

marcado con número, letra o símbolo.

• A cada conector de hoja le corresponde un conector de entrada de hoja, marcado

con el mismo número.

• Todo diagrama de flujo termina con el símbolo “TERMINAL”.

5) Análisis de Actividades.

Una vez recopilada y registrada la información el siguiente paso consiste en analizar

las actividades que se realizan en un procedimiento, con el fin de considerar todos los

elementos productivos y no productivos de una operación, con vistas a su

mejoramiento.

Para llevar a cabo esta etapa se deberán analizar todos los registros realizados, la

información documental obtenida, así como los formatos que forman parte de todo el

procedimiento.

En el análisis de las operaciones se tienen que considerar los siguientes

aspectos:

• ¿Qué se hace?

• ¿Por qué se hace?

• ¿Quién lo hace?



• ¿Cómo se hace?

• ¿Cuándo se hace?

• ¿Dónde se hace?

• ¿Con qué se hace?

La verificación de los datos recopilados presenta las siguientes ventajas:

- Señala con precisión las omisiones.

- Elimina información errónea que conduzca a conclusiones falsas.

- Indica los aspectos que precisan una mayor investigación.

Las personas encargadas de realizar la investigación deberán ser:

- Sistemáticos en la evaluación de los datos recopilados y registrados.

- Críticos, evaluando continuamente todos los elementos de un trámite.

6) Validación de la información recopilada.

Toda información recopilada y diagramada será necesario someterla a validación de

los responsables directos de haber entregado dicha información, asimismo de las jefaturas

jerárquicas inmediatas, hasta el titular de la Dependencia, Entidad u Órgano

Desconcentrado. De igual forma la validación se llevará a cabo cuando se recomiende una

modificación o se realice una mejora al procedimiento.

7) Revisión y actualización.

La necesidad de revisar y actualizar los Manuales de Procedimientos surge al

modificarse las tareas al interior de las unidades administrativas.

En ese sentido los titulares de las Dependencias, Entidades u Órganos

Desconcentrados deberán informar oportunamente al responsable o responsables de la

elaboración del Manual de Procedimientos, sobre todo cambio en las actividades, formatos

o responsables de proporcionar un servicio, ya sea al público usuario o de apoyo interno,

con el fin de que se realicen oportunamente las modificaciones pertinentes.



Elementos que integran un Manual de Procedimientos

En este apartado se mencionan los principales elementos que integran un manual de

procedimientos:

1. Presentación de forma.- Se refiere a la portada y anteportada del manual de

procedimientos la cual debe de contener los datos siguientes:

1.1 Caratula: Debe contener:

• Escudo Nacional.

• Escudo del H. Ayuntamiento.

• Logotipo de la entidad en su caso.

• Nombre de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado.

• Titulo: Manual de Procedimientos de…

1.2 Portada. Ésta continúa después de la carátula, lleva el nombre del manual, de la

Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado, nombre y firma del responsable de

su elaboración, nombre y firma del titular del Órgano de Control y Evaluación

Gubernamental quien es el responsable de la revisión y validación del documento.

Tratándose de Entidades deberá contar con la aprobación del Órgano de Gobierno

correspondiente.

2. Índice.- Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos del

documento.

3. Introducción. Es la explicación dirigida al lector del manual acerca de la utilidad y

propósito del documento, asimismo deberá incluir la información referente al ámbito

de competencia de la unidad administrativa, su uso, y cómo y cuándo se harán

revisiones o actualizaciones. De forma general, la Introducción no deberá exceder

de dos cuartillas, la a su redacción deberá ser sencilla, comprensible y clara.



4.- Visión Misión y Valores.-

• Visión

Dentro de este apartado deberá describirse lo esperado por alcanzar a largo plazo en

la Unidad Administrativa.

• Misión

Describir el propósito esencial de la Unidad Administrativa.

• Valores

Enlistar los principios con los cuales se desempeña la Administración Pública Municipal, tales como:

• Responsabilidad • Respeto • Honradez • Espíritu de Servicio • Honestidad • Trabajo en Equipo • Lealtad • Compromiso • Transparencia • Compañerismo • Eficiencia • Eficacia • Austeridad

5.- Presentación de los Procedimientos.- Se enumeran los diagramas de flujo contenidos en

el manual, los cuales deben de incluir:

• Nombre del procedimiento



• Objetivo del procedimiento: se planteará el propósito que se pretende logar con

la ejecución del procedimiento.

• Base jurídica: Enumeración de los ordenamientos o normas jurídico-

administrativas que rigen al operación de la unidad.

• Órganos que intervienen: Enumeración de las unidades, sub-unidades o

puestos que intervienen en el procedimiento de que se trate.

• Políticas y normas de operación: Exposición de criterios y normas que orienten

la organización de las actividades.

• Diagrama de flujo: Representación del flujo de operaciones para mostrar las

unidades que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las

mismas, mediante el uso de la simbología definida.


Objetivo:

Verificar que se cumpla con la normatividad relativa de acceso a la información y su publicación en la página web.

Base Jurídica:

Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora

Ley de Gobierno y Administración Municipal.

Lineamientos Generales para el acceso a la información

Órganos que intervienen:

Subdirector de Evaluación al Desempeño

Enlace de dependencia

Políticas y normas de operación:

• La información relativa a las dependencia y entidades para su publicación en la página web deberá cumplir con loestablecido en los artículos 14 y 17 de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora y en losLineamientos Generales para el acceso a la información pública en el Estado de Sonora.

Dependencia: Órgano de Control y Evaluación Gubernamental Área: Subdirección de Evaluación al Desempeño

Elaboró: Subdirector de Evaluación al Desempeño Aprobó: Titular del Órgano de Control y Evaluación Gubernamental

Validación de Información para publicación en página web




Validación de Información para publicación en página webP-CM-ED-03

Inicio

Subdirector ingresa acontrol panel para revisar

información enviada por losenlaces de las dependencias

y entidades

Analiza que la informaciónCumpla con lo estipuladoEn la Ley de Acceso a laInformación Pública del

Estado de Sonora

¿ aprueba Información?

Informa a enlace correspondiente, para

corrección de información

no

1

1

si Subdirector apruebasube información

a la página web, para supublicación

Fin

• Cabe señalar que cada procedimiento incluido en el Manual deberá contar con un número

de identificación secuencial, el cual se ejemplifica a continuación

Procedimiento P = Procedimiento Inicial de la dependencia o entidad CM = Contraloría Municipal Inicial de Dirección: IC = Innovación y Calidad Consecutivo: 01 Esta numeración deberá se acorde

a la Lista Maestra de Documentos, asimismo llevar el orden de las unidades administrativas como se encuentran en la Estructura Orgánica u Organigrama.

6. Formatos e Instructivos para su llenado. Los formatos utilizados en la ejecución de

los procedimientos objeto del manual, deberán anexarse al final de cada descripción de

los mismos, acompañados de su respectivo instructivo de llenado.

Dentro de este apartado es necesario considerar lo siguiente:



Solo se deberán elaborar instructivos de llenado de aquellos formatos que se originen por

la unidad administrativa correspondiente. A continuación se expone un ejemplo gráfico de

un formato con su respectivo instructivo de llenado.

INSTRUCTIVO DE LLENADO PEDIDO

CONCEPTO DESCRIPCIÓN

( 1 ) Anotar: Día, mes y año de

elaboración

( 2 )

Señalar el nombre y

presentación del artículo

solicitado

( 3 )

Especificar el número

solicitado (4 ) Nombre y Firma de quien lo

solicita

PEDIDO

Fecha:__________ Descripción del Artículo: _________________ Cantidad: ______________________________

Autorizó

( 1 )

( 4 )

( 2 )

( 3)



7.- Simbología.

8. Bibliografía.- Es la lista, relación de textos o fuentes de información que fueron

consultados o utilizados para la elaboración del Manual de Procedimientos, donde se

enunciará en primer lugar los Lineamientos para la elaboración de Manuales de

Procedimientos de la Administración Pública Municipal, emitidos por el Órgano de Control

y Evaluación Gubernamental Julio de 2014.



Recomendaciones Generales

• Es recomendable que el Manual de Procedimientos sea elaborado con la

participación del personal adscrito a las unidades administrativas que tienen

responsabilidad de realizar las funciones, asimismo que éstas queden validadas

por los mismos.

• Deberá enumerarse cada página que integre el manual en la parte derecha inferior

y en la parte inferior izquierda se enunciará el título: Manual de Procedimientos. En

la parte superior izquierda se enunciará Municipio de Hermosillo y el nombre de la

Dependencia, Entidad u Organismo Desconcentrado, a la misma altura y en la

parte superior derecha, se incluirá el escudo oficial del Municipio de Hermosillo.

• Una vez que se tenga el anteproyecto del manual es necesario someterlo a

revisión del Director General de la Dependencia, Entidad u Organismo

Desconcentrado de que se trate, quien deberá validar el documento.

• Posteriormente se enviará al Órgano de Control y Evaluación Gubernamental,

quien verificará los datos contenidos y habrá de firmar avalando el mismo.

• Una vez revisado finalmente el anteproyecto, el Órgano de Control y Evaluación

Gubernamental, solicitará a la Dependencia, Entidad u Organismo

Desconcentrado, el respaldo en archivo electrónico, procesado en paquete Word,

letra tipo arial, tamaño 12, además tres juegos impresos con sus respectivas

firmas, para que sea enviado por el Titular del Órgano de Control y Evaluación

Gubernamental, al H. Ayuntamiento para someterlo a su autorización, de acuerdo a

lo que señala el Artículo 43, Fracción II del Reglamento Interior de la

Administración Pública Municipal Directa del H. Ayuntamiento de Hermosillo y, en

caso, de Entidades se anexará documento aprobatorio del máximo Órgano de

Gobierno, con la aprobación del documento.



Glosario de Términos

Manual

Es un documento que integra lo sustancial de un tema de estudio, da una visión integral y

proporciona información básica y concisa sobre la materia.

Función

Es el conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias en su hacer para alcanzar

los objetivos y cuyo ejercicio es responsable un área organizacional.

Actividad

Es el conjunto de operaciones afines y sucesivas que son ejecutadas por una unidad

responsable para la realización de un trabajo determinado.

Estructura Orgánica

Es un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de

decisiones, se puede describir también como la organización formal en la que se

establecen los niveles jerárquicos y se especifica la división de funciones, la interrelación y

coordinación que debe existir entre las diferentes unidades organizacionales, con el

propósito de lograr el cumplimiento de los objetivos.

Unidad Administrativa

Es el Órgano que tiene funciones y actividades dentro de la Dependencia o Entidad que la

diferencian de las demás, conformándose a través de una infraestructura organizacional

específica y propia.

Organismo Desconcentrado

Este tipo de organismo posee la facultad de decisión, pero sigue sujeto a la planeación y

control que de sus actividades realice el Órgano superior, se caracterizan por:

- Son creados por una ley, reglamento o decreto de creación

- Dependen siempre de la Presidencia o de una Dirección.

- Su competencia deriva de las facultades de un Órgano Colegiado.



- Su patrimonio es el mismo que el del Municipio, aunque también puede tener

presupuesto propio.

- Las decisiones más importantes requieren de la aprobación del Órgano Colegiado

del cual dependen.



Bibliografía

• Guía para la elaboración de Manuales de Procedimientos. Órgano de Control y Evaluación Gubernamental.

Diciembre de 2012.

• Guía para la elaboración del Manual de Procedimientos.

Secretaría de la Contraloría General del Estado.



Para mayores informes y asesoría dirigirse a:

Órgano de Control y Evaluación Gubernamental Dirección de Innovación y Calidad Domicilio: Calle 1° de Mayo No. 82, entre Veracruz y Nayarit. Hermosillo, Sonora. Ing. Juan Francisco Noriega Graff Email: [email protected] L.A.E. Miriam E. Esquer Sánchez [email protected] Teléfonos: 289-30-00 y 2-8930-25, extensiones: 3029 y 3131

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