LAPORAN TUGAS AKHIRSISTEM INFORMASIPERSEDIAAN OBAT PADA PUSKESMAS

TANJUNG BREBESAnnisaFelayatie

Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu KomputerUniversitas Dian Nuswantoro

Jl. Nakula I No. 5-11 Semarang 50131Telp : (024) 3517261, Fax : (024) 3520165E-mail : anisamahdigunawan@gmail.com

ABSTRAKProses persediaanobat di puskesmas Tanjung Brebes saat ini masih

menggunakan pembukuan dan belum terkomputerisasi sehingga dalam proseskinerjanya masih kurang efektif dan efesien.Masalah yang terjadipada prosespengelolaanpersediaanobatsecara manual yaitulamanya prosespencatatandanpembuatanlaporan data obat, menumpuknya data obat,sertakesulitandalam proses pencariandanperhitunganjumlahobat yangakankadaluarsadanakanhabisuntuknantinya di ajukansebagaiusulanpermintaanobat.

Berdasarkan permasalahan yang terjadi, penulis ingin membuat suatu aplikasipersediaanobat guna menangani ketersediaanobatpadaPuskesmasTanjungBrebes.Dengan adanya aplikasi tersebut, diharapkan nantinyapersediaanobat akan lebihterorganisir sehingga akan mempermudah cara kerja dan meningkatnya efesiensikerja.

Aplikasi yang dihasilkan dalam sistem ini adalah Aplikasi Sistem InformasiPersediaanObatPadaPuskesmasTanjungBrebesberbasis webdenganmenggunakanbahasa pemrograman PHP dan databaseMySQL.MetodepengembanganSistem yang digunakanyaitudenganmetode Waterfall.Kata kunci :Puskesmas, Obat, Pengelolaan Data, SistemInformasi, Web, PHP,MySQL, Waterfall.

I PENDAHULUANPenggunaan Teknologi

Informasi (TI) saat ini sudahmenyebar hampir di semuabidang tidak terkecuali ditempat pelayananmasyarakat.Teknologimerupakan pemicu dariberkembangnya daya pikirmanusia untuk mencapai suatuhal yang baru dan maksimaldalam membantu meringankan

pekerjaan manusia.Denganteknologi yang dimiliki dapatmemberikan solusi atasmasalah – masalah yangdihadapi, terutama berbagaimasalah informasi yang saat inimasih dikerjakan secaramanual sekarang sudahterkomputerisasi.Berkembangnya teknologi ini mendorongsuatu pemberian informasiuntuk dapat memanfaatkan

teknologi baru sesuai dengankebutuhan tersebut.

Masyarakat merupakanpelaku dan penggerak daripembangunannasional.Masyarakat yangsehat merupakan salah satukunci suksesnya pembangunannasional.Atas dasar itu, makadilaksanakanlah pembangunankesehatan yang merupakanbagian dari pembangunannasional dengan tujuanmeningkatkan kesadaran,kemauan dan kemampuanhidup sehat bagi setiap orangagar terwujud masyarakat yangsehat.

Salah satu cara untukmelaksanakan pembangunankesehatan nasional adalahdengan dibentuknya suatusarana pelayanan kesehatanyang hadir dengan tujuanmemberi pelayanan kesehatanberupa pelayanan medis dalamrangka pengobatan danpencegahan penyakit yangdiderita oleh pasien. Olehkarena itu puskesmasdiharapkan dapat menjaminketersediaan obat baik jumlahdan jenis yang sesuai dengankebutuhan pola penyakit, tepatwaktu, merata danberkesinambungan sehinggamenghasilkan suatu pemecahanmasalah kesehatan melaluiaktivitas organisasi.Saranapelayanan kesehatan yangberupa pelayanan medis sangatpenting di Indonesia adalah

puskesmas. Puskesmasmerupakan unit pelaksanateknis dinas kesehatankabupaten/kota yangbertanggung jawabmenyelenggarakanpembangunan kesehatan disuatu wilayah kerja. Puskesmasadalah unit pelaksanafungsional yang berfungsisebagai pusat pembangunankesehatan, pusat pembinaanperan serta masyarakat dalambidang kesehatan, serta pusatpelayanan kesehatan tingkatpertama yangmenyelenggarakan kegiatannyasecara menyeluruh, terpadu danberkesinambungan pada suatumasyarakat yang bertempattinggal dalam suatu wilayahtertentu.

Salah satu pelayananpendukung yang penting dipuskesmas yaitu pelayananobat dengan memberikan obatsesuai dengan resep dokterberdasarkan penyakit yangdiderita pasien, pelayananinformasi obat berupapenjelasan tentang pemakaianobat sesuai dengan penyakitdan dosisnya,sertapengembangan obat, dan bahanobat.Untuk dapat memberipelayanan obat secara efektif,efesien dan rasional diperlukansistem pengelolaan obat secaratertib dan benar sesuai standaryang ada.Untuk mengelola obatdiperlukan tenaga dalamjumlah dan mutu yang tepat,

metode atau prosedur kerjayang jelas dan terperinci, sertadibutuhkan sarana danprasarana yangmemadai.Sistem PengelolaanObat merupakan suaturangkaian kegiatan yangmeliputi aspek seleksi danperumusan kebutuhan,pengadaan, penyimpanan,pendistribusian danpenggunaan obat. Daripengertian tersebut dapatdisimpulkan bahwa masing-masing tahap pengelolaan obatmerupakan suatu rangkaianyang terkait, dengan demikianprosedur pengelolaan obat akandimulai dari perencanaanpengadaan yang merupakandasar pada prosedur persediaanobat di Puskesmas. Tujuan daripersediaan yaitu untukmemperoleh barang atau jasayang dibutuhkan dalam jumlahyang cukup dengan kualitasharga yang dapatdipertanggung jawabkan,dalam waktu dan tempattertentu secara efektif danefisien, menurut tata cara danketentuan yang berlaku.

Persediaan obat dipuskesmas merupakan salahsatu aspek penting daripuskesmas karena prosespengontrolan obat yangkurangbaik akan memberikandampak negatif terhadapkinerja puskesmas. Sementaraketersediaan obat merupakanaspek penting dalam memenuhi

kebutuhan obat untukpasien.Oleh Karena itu kinerjapengelolaan obat sangatmenentukan keberhasilandalam pengelolaan obat dipuskesmas. Kinerjapengelolaan obat meliputitahapan perencanaan,permintaan, penerimaan,penyimpanan, distribusi,pengendalian, penggunaan,pencatatan dan pelaporan yangterkait satu sama lain.Pengelolaan persediaaan obatdi puskesmas Tanjung Brebessaat ini masih menggunakanpembukuan dan belumterkomputerisasi sehinggadalam proses kinerjanya masihkurang efektif dan efesiensehingga sistem pengelolaanpersediaan obat yang meliputiaspek seleksi dan perumusankebutuhan, pengadaan,penyimpanan, pendistribusiandan penggunaan obat menjadikurang tepat, efektif danefesien.

Selain hal tersebutdiatas kekurangan stock obatkarena banyaknya resep yangmasuk setiap hari dankebutuhan yang tidak tentutergantung penyakit membuatstok obat menjadi tidakterkontrol dengan baik. Hal inidisebabkan proses dokumentasikeluar masuknya obat masihdilakukan secara manualdengan menuliskan setiap data-data obat termasuk data keluarmasuknya obat menggunakan

kertas dan diarsipkan(pembukuan).Cara tersebutmasih memiliki kekurangan.Kekurangannya antara lainadalah lamanya prosespencatatan dan pembuatanlaporan data obat untukdisampaikan kepada kepalapuskesmas dan dinas kesehatanmenjadi sering terlambat,menumpuknya data obatkarena masih menggunakanpembukuan dan kertas-kertasyang diarsipkan, dan kesulitandalam pencarian data obat.Puskesmas Tanjung Brebessudah menerapkan metodeFIFO (First In First Out) dalamproses penyimpanan obatdigudang dan digunakan untukmengelola tanggal kadaluarsasetiap obat, jika ada item obatyang akan kadaluarsa petugasgudang farmasi akanmengajukan usulan ke dokterdan kepala puskesmas untukmeminta permohonan agar obattersebut dikeluarkan dahuluminimal satu (1) bulan sebelummasa tanggal kadaluarsa obattersebut habis, namun dalamproses tersebut para petugasgudang farmasi mengalamikendala karena sulitnyapencarian obat yang akankadalursa tersebut karenamasih diberlakukannya prosespengelolaan obat secaramanual dengan menggunakankartu stock obat yang harus dicari satu persatu untuk mencarimana saja obat yang akan

kadaluarsa, selain hal tersebutdisaat stock obat akan habismaupun sudah habis sebelumjadwal pengiriman obat yangsudah ditetapkan, petugasmengalami kesulitan dalampencarian danmemperhitungkan jumlah obatyang habis untuk nantinyapetugas gudang farmasimengajukan usulan permintaanobat ke Dinkes. Oleh karenaitu, sangatlah diperlukan suatusistem informasi gunamencegah kesalahan yangmungkin terjadi danmelengkapi kekurangan-kekurangan yang ada padakinerja secara manual.

Berdasarkan latarbelakang permasalahan diatasmaka dalam penulisan TugasAkhir ini penulis mengambiljudul “SISTEM INFORMASIPERSEDIAAN OBAT PADAPUSKESMAS TANJUNGBREBES”.

II TINJAUAN PUSTAKA2.1 Definisi Sistem

Manusia hidup diduniapenuh dengan sistem, disekeliling manusia apa yangdilihat sebenarnya adalahkumpulan dari suatu sistem.Menurut McLeod [1] sistemadalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasidengan tujuan yang sama untukmencapai tujuan.Berdasarkandefinisi sistem yangdikemukakan dapat ditarikkesimpulan bahwa “Sistem

adalah kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan dandirancang untuk mencapaisuatu tujuan”.

2.2 Definisi InformasiMenurut McLeod [1]

informasi (information) adalahdata yang diolah menjadibentuk lebih berguna dan lebihberarti bagi yangmenerimanya.Informasi jugadisebut data yang telahdiproses atau data yangmemiliki arti.Informasimerupakan data yang telahdiproses sedemikian rupasehingga meningkatkanpengetahuan seseorang yangmenggunakan.Para pembuatkeputusan memahami bahwainformasi menjadi faktor kritisdalam menentukan kesuksesanatau kegagalan dalam suatubidang usaha. Sistem apapuntanpa ada informasi tidak akanberguna, karena sistem tersebutakan mengalami kemacetandan akhirnya berhenti.Informasi dapat berupa datamentah, data tersusun,kapasitas sebuah saluraninformasi, dan sebagainya. [1]

2.3 Definisi Sistem InformasiMenurut O’Brian [1]

sistem informasi merupakankombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras(hardware), perangkat lunak(software), jaringan komunikasi,

dan sumber daya data yangmengumpulkan, mengubah, danmenyebarkan informasi dalamsebuah organisasi.MenurutJogiyanto [1] sistem informasiadalah suatu sistem didalamsuatu organisasi yangmempertemukan kebutuhanpengolahan data transaksi harian,mendukung operasi, bersifatmanajerial, dan kegiatan strategidari suatu organisasi sertamenyediakan pihak luar tertentudengan laporan-laporan yangdiperlukan.

Sistem informasi jugadapat didefinisikan sebagai suatusistem yang dibuat oleh manusiayang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasiuntuk menyajikan informasi.Sistem informasi merupakansistem pembangkit informasi,kemudian dengan integrasi yangdimiliki antar subsistem, makasistem informasi akan mampumenyediakan informasi yangberkualitas, tepat, cepat danakurat sesuai dengan manajemenyang dibutuhkan. Padalingkungan berbasis komputer,sistem informasi menggunakanperangkat keras dan lunakkomputer, jaringantelekomunikasi, manajemenbasis data, dan berbagai bentukteknologi informasi yang laindengan tujuan untuk mengubahsumber data menjadi berbagaimacam informasi yangdibutuhkan oleh pemakai. [1]

2.4 Metode PengembanganSistem

Metode pengembangansistem yang digunakan olehpenulis merupakan metodeyang sering digunakan olehpenganalisa sistem padaumumnya. Inti dari metodewaterfall adalah pengerjaandari suatu sistem dilakukansecara berurutan atau secaralinear. Jadi jika langkah satubelum dikerjakan maka tidakakan bisa melakukanpengerjaan langkah 2, 3 danseterusnya. Secara otomatistahapan ke-3 akan bisadilakukan jika tahap ke-1 danke-2 sudah dilakukan. [9]

Gambar 2.1: SDLC Model2.5 Tinjauan Umum TentangObat

Obat merupakankomponen dasar suatupelayanan kesehatan. Denganpemberian obat, penyakit yangdiderita oleh pasien dapatdiukur tingkat kesembuhannya.Selain itu obat merupakankebutuhan pokok masyarakat,maka persepsi masyarakattentang hasil yang diperoleh

dari pelayanan kesehatanadalah menerima obat setelahberkunjung ke saranakesehatan baik puskesmas,rumah sakit maupun poliklinik.Obat merupakan komponenutama dalam intervensimengatasi masalah kesehatan,maka pengadaan obat dalampelayanan kesehatan jugamerupakan indikator untukmengukur tercapainyaefektifitas dan keadilan dalampelayanan kesehatan (Idham,2005). [3]

Dari segi farmakologiobat didefinisikan sebagaisubstansi yang digunakanuntuk pencegahan danpengobatan baik pada manusiamaupun pada hewan. Obatmerupakan faktor penunjangdalam komponen yang sangatstrategis dalam pelayanankesehatan (Widhayani, 2002).[3]

2.6 Tinjauan Umum TentangPersediaan

Persediaan diadakanapabila keuntungan yangdiharapkan dari persediaantersebut terjaminkelancarannya.Dengandemikian perlu diusahakankeuntungan yang diperolehlebih besar dari biaya-biayayang ditimbulkan.Persediaanadalah merupakan salah satuunsur yang paling aktif dalamoperasi organisasi yang secaraterus menerus diperoleh,diubah kemudian dijual

kembali. Persediaan dapatdidefinisikan sebagai berikut :“suatu aktivitas yang meliputibarang pemilik organisasidengan maksud untuk dijualdalam suatu periode usahatertentu atau persediaanbarang-barang yang masihdalam pengerjaan prosesproduksi ataupun persediaanbahan baku yang menunggupenggunaanya dalam prosesproduksi”.

III METODOLOGIPENELITIAN3.1 Obyek Penelitian

Dalam membuatlaporan kerja praktek inipenulis melakukan penelitiandiPuskesmas Tanjung KabupatenBrebes, yang beralamatkan diJl. Cemara no. 9 telp:0283877562 TanjungBrebes52254.

3.2 Jenis dan Sumber Data3.2.1 Jenis Data1. Data Kualitatif

Merupakan jenis data yangdapat dikategorisasikantetapi tidak dapat dihitung.Jenis data ini tidak dapatdituliskan dalam bentukangka-angka. Adapun datakualitatif yang akandigunakan nantinya adalahdata dan informasimengenai tinjauan umumpuskesmas dan pengelolaanobatnya, strukturorganisasi.

2. Data Kuantitatif

Merupakan data yangmenunjukan jumlah ataubanyaknya sesuatu. Jenisdata ini mengacu denganhasil atau data yang berupaangka-angka. Datakuantitatif yang digunakanpenulis berupa dataobat,data stock obat mulaidari permintaan, distribusidan pengeluaran obat.

3.2.2 Sumber Data1. Data Primer

Merupakan sumber datapenelitian yang diperolehsecara langsung dari sumberasli (tidak melalui mediaperantara). Data jenis inidiperoleh dari hasil survey, danhasil wawancara denganpenanggung jawab gudangfarmasi di puskesmas, kepalapimpinan dan kepala TataUsaha. Data yangdiperolehantara laintentangpengelolaanobat dipuskesmasmulaidariperencanaan ,permintaan, penerimaan,penyimpanan, distribusi,pengendalian, penggunaan,pencatatandanpelaporan yangterkaitsatusama lain,strukturorganisasi, dan lain-lain.2. Data Sekunder

Merupakan datapendukung yang sumbernyadiperoleh secara tidak langsungmelalui media perantara(diperoleh dan dicatat olehpihak lain). Data sekunderdapat berupa bukti, catatan atau

laporan historis yangdipublikasikan dan yang tidakdipublikasikan. Data sekunderbisa diperoleh dari media bacabaik buku maupun artikel-artikel di media cetak atauelektronik lainnya.

3.3 Metode Pengumpulan DataMetode pengumpulan

data yang digunakandiantaranya :a. StudiPustaka

Untuk mendukungkajian penelitian yangdilakukan, penulismengumpulkan beberapasumber data yang diperolehdari buku-buku dan mediareferensi lainnya yangmembahas seputar kajianpenelitiannya.

b. Wawancara (Interview)Wawancara adalah

metode untukmengumpulkan datadengan mengajukanpertanyaan langsungkepada narasumber.Metode ini dilakukanpenulis dengan cara tanyajawab secara langsungmengenai hal-hal yangberhubungan denganmasalah yangditeliti.Narasumber kuncidalam penelitian ini adalahpenanggungjawabgudangfarmasiobat.Dariwawancaratersebutdiperoleh datasepertistrukturorganisasi,

data obat,pembukuanobatmulaidaripencatatan, pemasukan,pengeluaranobat yangdilengkapidengankartustock obat.

c. SurveyYaitudenganmelihat

secaralangsungbagaimanaproses pengelolaan dataobat yangdilakukanolehpenangungjawabgudangfarmasiobat diPuskesmasTanjungBrebes.Mulaidariperencanaan,permintaan, penerimaan,penyimpanan, distribusi,pengendalian, penggunaan,pencatatandanpelaporandata obat yangterkaitsatusamalainhinggapenyajianlaporanharian, bulanan, maupuntahunan.

IV ANALISIS DANPERANCANGAN SISTEM

Rancangan Sistema. Context Diagram

Gambar 2.3: Context Diagram

b. Diagram Decomposisi

Gambar 2.4: Diagram Decomposisic. DFD Level 0

Gambar 2.5: DFD Level0

d. ERD

Gambar 2.6: ERDV. PENUTUP5.1 Kesimpulan

Sebagai penutup daripenulisan laporan ini, maka adabeberapa hal yang dapatdijadikan kesimpulandiantaranya :1. Pengguna atau Userdapat

lebih mudah menggunakanaplikasi ini untukmemperoleh informasiyang berkaitan denganpengelolandatapemasukandanpengeluaranobatpadaPuskesmasTanjungBrebes, serta melakukankontrol terhadap obat –obat yang ada diPuskesmasTanjungBrebes.

2. Lebihmudahdalammelakukan proses pencarian data

obatbaik yangakanhabismaupun yangakankadaluarsakarenadilengkapilaporan stock minimaldanlaporanobat yang akankadaluarsa.

3. Sistem Pengelolaan Obatyang meliputi aspek seleksidan perumusan kebutuhan,pengadaan, penyimpanan,pendistribusian danpenggunaan obat menjaditepat, efektif dan efesien.

4. Proses pencatatan danpembuatan laporan dataobatmenjadilebihcepat.

5. Keakuratan data daninformasi yang diperolehdapatdipertanggungjawabkankebenarannya.

6. Mampu meningkatkanproduktifitas pegawai.

7. Mengurangi tingkatkecurangan dan kesalahandalam pembuatan laporan,karena data di dalamdatabase telah terintegrasidan tidak dapatdimanipulasi oleh usersecara langsung denganadanya hak akses.

5.1 Saran

Adapun saran yangingin penulis sampaikan padaPuskesmasTanjungBrebesdalam pengolahan datanyayaitu :1. Sebagai tahap awal dari

penggunaan programpengeelolaan dataobatpada, maka diperlukan

pelatihan kepada paraUseruntuk memberikanpetunjuk menggunakandan mengantisipasikesalahan yang timbuldalam penggunaan nanti.

2. Membuat BackupDatauntuk menjagakemungkinan rusaknyadata ketika perangkatlunak mengalami masalah.

3. Melakukan Maintenanceterhadap hardware dansoftware agar programdapat digunakan dengansebaik mungkin.

4. Memantau efektifitas danefisiensi program untukpengembangan programselanjutnya gunamengantisipasi kebutuhansistem dimasa yang akandatang.

DAFTAR PUSTAKA[1] Yakub. 2012.PengantarSistemInformasi. Jogjakarta:GrahaIlmu.[2] Fathansyah. 2012. Basis Data.Bandung :Informatika.[3]http://blogcarimakalah.blogspot.com/2013/01/makalah-perencanaan-obat-dipuskesmas.html, diaksespadatanggal22 April 2013[4] Nurdiansyahet al. 2012.PembuatanSistemIformasiApotekBerbasisWebPadaApotekTulakan.IndonesianJurnal on Computer Science Speed(IJCSS) 13 FTI UNSA Vol 9 No 3 –Desember 2012 - journal.unsa.ac.id.

[5] NurSofyan, Agung. 2010. AnalisisDanPerancanganSistemInformasiPengadaan DanPersediaanObatPadaGudangFarmasiRumahSakitUmumPusat Dr.SoeradjiTirtonegoroKlaten.Tesis.SekolahTinggiManajemenInformatika Dan Komputer (AMIKOM).[6] Rusdah. 2011. AnalisaDanRancanganSistemInformasiPersediaanObat:StudiKasusPuskesmasKecamatanKebonJeruk. Jurnal TELEMATIKAMKOM, Vol.3 No.2, September 2011ISSN 2085-725X.[7] Bagadenta, Aryo. 2012.ManajemenPengelolaanApotek. D-MEDIKA : Jogjakarta.

[8] Sidik, Betha. 2012. PemrogramanWeb Dengan PHP.Informatika :Bandung.

[9]http://nurichsan.blog.unsoed.ac.id/2010/11/19/metode-pengembangan-waterfall-prototyping,diaksespadatanggal 22 April 2013

[10]http://www.slideshare.net/PAISALTANJUNGJAMBAK/analis-analisis-sistem-14860240, diaksespadatanggal22 April 2013[11] http://pmj-maharta.blogspot.com/2012/06/makalah-pengujian-sistem.html,diaksespadatanggal 22 April 2013