laporan proyek perubahan pengelompokan matriks …
TRANSCRIPT
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 1
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
PENGELOMPOKAN MATRIKS RISALAH REKOMENDASI HASIL PEMERIKSAAN BADAN
PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA PER ORGANISASI PERANGKAT
DAERAH DARI TAHUN 2004 - 2017
OLEH :
NOLVI ALVONS KUMESAN, SIP
NIP. 19801101 200902 1 001
PENDIDIKAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
PEMERINTAH KOTA BITUNG TAHUN 2018
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 2
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa karena berkat pertolonganNya sehingga
penulis dapat menyelesaikan Laporan Proyek Perubahan “Pengelompokkan Matriks/risalah
Rekomendasi Hasil Pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia
(BPK-RI) per Perangkat Daerah dari Tahun 2004 - 2017”. Laporan Proyek Perubahan ini
merupakan bagian persyaratan dalam Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT) Kepemimpinan
Tingkat IV Pemerintah Kota Bitung Pola Kemitraan dengan Badan Diklat Provinsi Sulawesi
Utara. Laporan ini berisikan tentang langkah-langkah dalam penyelesaian Proyek Perubahan
dengan tujuan atau output yang diharapkan adalah tercapainya tata kelola Pemerintahan yang
baik, bersih dan melayani, serta pengelolaan tindak lanjut temuan hasil pemeriksaan internal
maupun eksternal lebih optimal.
Menyadari keterbatasan penulis, yang tentunya ada banyak kekurangan-
kekurangannya dari segi penulisan dan cara penyajian Laporan proyek Perubahan ini, untuk
itu saran, usul, masukan dan kritik sangat dibutuhkan demi kesempurnaan laporan proyek
Perubahan. Rampungnya laporan pelaksanaan proyek perubahan ini tentunya didukung
oleh pihak-pihak yang sudah mendukung dan membantu baik waktu, tenaga dan biaya, dan
memberikan bimbingan, arahan dan petujuk, untuk itu pada kesempatan ini penulis
menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Bapak Walikota Bitung yang sudah mengalokasikan Dana untuk Diklat Pim IV Angkatan I
tahun 2018 Pemerintah Kota Bitung dan sudah memberikan motivasi dan mendukung
penulis selama mengikuti Diklat;
2. Kepala Badan Diklat Provinsi Sulawesi Utara yang sudah menjadi mitra kerja dengan
Pemerintah Kota Bitung dan menjadi motivator bagi peserta Diklat;
3. Kepala Inspektorat Kota Bitung, Bpk. Rayne H.J Suak, S.Sos, yang telah memberikan
bantuan, arahan dan saran serta mendukung kegiatan proyek perubahan;
4. Sekretaris Inspektorat Inspektorat Kota Bitung, Ibu Juliana V. Kemur, S.Pd. M.Si selaku
Mentor yang telah memberikan bantuan, arahan dan saran serta mendukung kegiatan
proyek perubahan;
5. Kepala Badan Kepegawaian Daerah, Pendidikan dan Pelatihan Kota Bitung, yang sudah
mengundang penulis untuk mengikuti Diklat ini dan sebagai nara sumber dalam Diklat Pim
IV;
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 3
6. Bapak Djuhardi Joroh, selaku coach kegiatan proyek perubahan yang membimbing dan
memberi arahan, saran dan koreksi hingga proyek perubahan ini selesai dilaksanakan;
7. Bapak/Ibu para Widyaiswara dan Narasumber yang telah memberi materi pelajaran
sebagai tambahan ilmu buat peserta Diklat Pim IV;
8. Bapak/Ibu Panitia yang telah banyak bantuan fasilitasi selama Diklat Pim IV;
9. Teman-teman Tim Kerja dan semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu,
atas segala bantuan dan dukungannya dalam pelaksanaan proyek perubahan ini.
Semoga tulisan tentang Laporan Proyek Perubahan ini dapat bermanfaat bagi kita
semua, Tuhan Memberkati.
Bitung, Oktober 2018
Project Leader/Penulis, FI NOLVI A. KUMESAN, SIP NIP. 19801101 200902 1 001
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 4
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Bahwa sesuai dengan ketentuan pasal 13 ayat (2) huruf c, Berdasarkan
Peraturan Walikota Bitung Nomor. 57 Tahun 2016, tentang Kedudukan, Sususnan
Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Inspektorat Kota Bitung, yang didalam
berkaitan erat dengan area perubahan yaitu menginventarisasi hasil pengawasan.
Inspektorat selaku Aparat Pengawas Internal Pemerintah mempunyai peranan
penting dalam mengendalikan munculnya Permasalahan dalam penyelenggaraan
segala urusan Pemerintahan dalam suatu instansi/Pemerintah Daerah. Menjadi lapis
kedua pengendalian setelah lapis pertama dari internal manajemen,menjadikan
Inspektorat berperan strategis agar jangan sampai permasalahan muncul kemudian
dan menjadi temuan oleh Aparatur Pengawas Internal seperti BPKP, Itjen Kementrian
bahkan lebih jauh dari Pemeriksa Eksternal yaitu BPK dan Aparat Penegak Hukum
(APH).
sesuai norma pengawasan besarnya manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan
kegiatan pemeriksaan tidak terletak pada jumlah temuan pemeriksaan yang dilaporkan
atau rekomendasi yang dibuat, tetapi terletak pada efektifitas penyelesaian tindak lanjut
hasil pemeriksaan oleh entitas yang diperiksa. paradigma pengawasan saat ini telah
berubah, fungsi pengawasan tidak lagi sebagai wacth dog, tetapi harus berperan lebih
besar lagi yaitu sebagai pemberi peringatan dini (early warning) system), penjamin
kualitas (quality assurance) dan wadah konsultasi (consulting). tindak lanjut hasil
pemeriksaan (tlhp) merupakan tolak ukur dari tatanan kegiatan pengawasan atau
pengendalian. pelaksanaan rekomendasi dalam penyelesaian tindak lanjut hasil
pemeriksaan merupakan langkah dari proses perbaikan yang harus menjadi prioritas
bagi auditi, kedisipilinan dan ketaatan dalam menyelesaikan tindak lanjut menjadi
indikator atas kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan. Dengan adanya
rapat pemutakhiran tindak lanjut hasil pemeriksaan diharapkan menjadi media
konsultasi bagi auditi Perangkat Daerah dalam upaya mempercepat penyelesaian
tindak lanjut hasil pengawasan BPK-RI, BPKP,Inspektorat Provinsi dan Inspektorat
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 5
Kota Bitung. tuntutan tersebut akan dipenuhi apabila setiap proses penyelenggaraan
pemerintahan mulai dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan sampai pengawasan
dapat diyakini melaui sistem pengendalian intern yang memadai.
Data laporan hasil pengawasan/pemeriksaan yang digunakan untuk melakukan
tindaklanjut hasil pemeriksaan oleh Perangkat Daerah selama ini adalah matriks/risalah
yang dibuat oleh BPK dan Inspektorat Kota Bitung.
Matriks/risalah rekomendasi hasil pemeriksaan adalah suatu kumpulan
rekomendasi seluruh hasil pemeriksaan, didalamnya mencatat semua bentuk temuan
dan rekomendasi yang harus ditindaklanjuti. Matriks/risalah yang diberikan oleh BPK RI
belum terinventarisir menurut Perangkat Daerah, artinya temuan tersebut masih
tercapur baur dengan temuan-temuan Perangkat Daerah lain, belum dipisahkan per
Perangkat Daerah. Dengan demikian temuan hasil pemeriksaan yang tertuang di
dalam matriks/risalah sulit untuk ditelusuri per Perangkat Daerah sehingga Perangkat
Daerah mengalami kesulitan untuk melakukan tindak lanjut sesuai rekomendasi hasil
pemeriksaan, makanya melalui masalah ini harus diberikan solusi terbaik dalam
mengatasitasi permasalahan tersebut yaitu membuat pengelompokkan
matriks/risalah rekomendasi hasil pemeriksaan agar Perangkat Daerah mudah
memahami rekomendasi yang harus ditindaklanjuti sehingga menghasilkan
peningkatan progres tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan.
B. TUJUAN
1. Jangka pendek:
Melakukan pengelompokkan matriks/risalah rekomendasi hasi pemeriksaan BPK
RI
2. Jangka menengah:
Pembuatan Aplikasi pemantauan laporan tindak lanjut hasil pemeriksaan.
3. Jangka Panjang:
Pembuatan Aplikasi pemantauan laporan tindaklanjut hasil pemeriksaan yang ter-
update secara on-line sehingga Perangkat Daerah melakukan tindaklanjut secara
on-line.
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 6
C. MANFAAT
a. Bagi peserta : Tersediannya data matriks/risalah rekomendasi hasi pemeriksaan BPK RI yang
sudah dikelompokkan berdasarkan temuan per Perangkat Daerah.
b. Bagi Perangkat Daerah :
- Mendapatkan pendampingan oleh Tim Inspektorat dalam penyelesaian tindak
lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan baik BPK-Ri dan APIP.
- Memberikan kemudahan kepada Perangkat Daerah untuk melakukan tindak
lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan dalam rapat pemutakhiran data.
c. Bagi Kota Bitung:
Terjadinya peningkatan prosentase tindaklanjut yang dilakukan oleh setiap
Perangkat Daerah ketika melakukan rekonsiliasi data TLRHP dengan BPK.
D. AREA PROYEK PERUBAHAN
1. Deskripsi Singkat Tugas dan Fungsi Unit Kerja
Berdasarkan Peraturan Walikota Bitung Nomor. 57 Tahun 2016, tentang
Kedudukan, Sususnan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Inspektorat
Kota Bitung, dengan tugas dan fungsi :
(a). Mengkoordinasikan pelaksanaan evaluasi kegiatan pengawasan dan
penyusunan laporan kegiatan,
(b). Mengadministasikan dan menyampaikan laporan hasil pengawasan kepada
entitas dan pejabat instansi terkait sesuai kebutuhan,
(c). Menginventarisasi hasil pengawasan dan menyusun statistik hasil
pengawasan srta melaksanakan pemutakhiran/rekonsiliasi data tindak lanjut
hasil pengawasan/pemeriksaan maupun penanganan pengaduan
masyarakat; dan
(d). Membuat tugas kedinasan lainya Laporan Akuntabilitas Kerja Instansi
Pemerintah (LAKIP) Inspektorat.
2. Area Organisasi yang Bermasalah
(c). Menginventarisasi hasil pengawasan dan menyusun statistik hasil
pengawasan serta melaksanakan pemutakhiran/rekonsiliasi data tindak lanjut
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 7
hasil pengawasan/pemeriksaan maupun penanganan pengaduan
masyarakat.
3. Area Organisasi yang Menjadi Area Perubahan
Belum adanya inventarisasi hasil pengawasan per Perangkat Daerah yang dibuat
oleh Inspektorat Kota Bitung.
E. RUANG LINGKUP
a. Pengelompokkan matriks/risalah rekomendasi hasi pemeriksaan BPK RI.
b. Pendampingan pada Perangkat Daerah dalam melaksanakan penyelesaian tindak
lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP Lainnya.
b. Pembuatan Aplikasi pemantauan laporan tindaklanjut hasil pemeriksaan
c. Sistem penyelesaian tindak lanjut secara on-line.
F. KRITERIA KEBERHASILAN
a. Tersedianya matriks/risalah rekomendasi hasil pengeawasan untuk memudahkan
Perangkat Daerah melakukan inventarisasi rekomendasi untuk ditindaklanjuti.
b. Terlaksanannya pendampingan kepada Perangkat Daerah dalam penyelesaian
tindak lanjut hasil pemeriksaan.
c. Tersedianya aplikasi pemantauan laporan tindaklanjut hasil pemeriksaan sehingga
Perangkat Daerah diberikan kemudahan untuk mengakses/melihat setiap
perkembagan tindaklanjut secara on-line.
d. Tersedianya sistem tindak lanjut yang akan dilakukan oleh Perangkat Daerah
dilakukan secara on-line.
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 8
BAB II
DESKRIPSIPROYEK PERUBAHAN
A. ROADMAP PROYEK PERUBAHAN
Proyek perubahan ini dibuat dengan tahapan-tahapan sebagai berikut :
1. Koorniasi dan konsultasi dengan Stakeholder Eksternal dan Internal
a. Koordinasi dengan BPK-RI (Eksternal)
b. Koordinasi Vertikal dengan Inspektur dan Sekretaris (mentor) Inspektur
Pembantu Wilayah I,II,II, dan IV.
2. Pembentukan Tim Efektif
a. Pembuatan SK Tim Efektif.
b. Pembagian tugas Pokja I dan II.
c. Rapat dengan tim efektif
3. Pendampingan pada Perangkat Daerah dalam penyelesaian tindaklanjut
rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP.
a. Membuat Undangan.
b. Mendistribusikan undangan.
c. Membuat sambutan Walikota Kota Bitung
d. Pembukaan Kegiatan Rapat Pemutakhiran data rekomendasi hasil pemeriksaan
BPK-RI dan APIP lainnya.
e. Pendampingan kepada Perangkat Daerah untuk melakukan tindak lanjut
rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP lainnya.
4. Pengelompokkan hasil pemeriksaan/pengawasan oleh BPK RI dalam bentuk
Matriks/risalah dari tahun 2004 – 2017.
a. Pembuatan konsep dalam bentuk matriks/risalah.
b. Inventarisasi data tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan.
c. Pengelompokkan hasil pemeriksaan BPK RI dalam bentuk matriks/risalah
bedasarkan draft
5. Verifikasi akhir dan penyaluran matriks/risalah yang telah dikelompokkan per
Perangkat Daerah.
a. Finalisasi akhir
b. Melakuka born matriks/rislah dalam bentuk CD RW setiap Perangkat Daerah
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 9
c. Penyaluran/ekspedisi matrik/risalah hasil pengelompokkan per Perangkat
Daerah.
6. Evaluasi dan Pelaporan.
a. Evaluasi dan Pelaporan Project Perubahan
Milestone Proyek Perubahan
MILESTONE (PENTAHAPAN) PROYEK PERUBAHAN
MILESTONE/KEGIATAN PELAKSANAAN WAKTU TANGGAL
PELAKSANAAN OUTPUT
1. KOORNIASI DAN KONSULTASI DENGAN STAKEHOLDER EKSTERNAL
DAN INTERNAL
Terlaksanannya koordinasi
1. Koordinasi dengan
dengan BPK RI.(Eksternal)
2. Koordinasi Vertikal dengan Inspektur dan Sekretaris (mentor) Inspektur Pembantu Wilayah I,II,II, dan IV.
Pokja I Project leader
2 (dua) hari 1 hari 1 hari
18 Juli 2018 19 Juli 2018
Berita Acara
Rekonsiliasi Pernyataan
dukungan Inspektur, Sekretaris, Inspektur Pembantu Wilayah I,II,II, dan IV, P2UPD dan Tim Efektif.
2. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF Terbentuknya Tim Proyek Perubahan
1. Pembuatan SK Tim
Efektif.
2. Pembagian tugas Pokja I dan II.
3. Rapat dengan tim efektif
Project leader Project leader Project leader
2 (dua) hari
2 hari 1 hari 1 hari
20 dan 23 Juli 2018 20 Juli 2018 23 Juli 2018
SK Tim Efektif SK
Pembentukan dan Tugas Tim Pendamping
Daftar hadir Dokumentasi Notulen rapat
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 10
3. PENDAMPINGAN PADA PERANGKAT DAERAH DALAM PENYELESAIAN TINDAKLANJUT REKOMENDASI HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI DAN APIP
Pendampingan terlaksana
1. Membuat Undangan.
2. Mendistribusikan undangan.
3. Membuat sambutan Walikota Kota Bitung Pelaksanaan kegiatan Pembukaan Rapat Pemutakhiran data rekomendasi hasil pemeriksaan.
4. Pembuakaan
Kegiatan Rapat
Pemutakhiran data
rekomendasi hasil
pemeriksaan BPK-RI
dan APIP lainnya.
5. Pendampingan
kepada Perangkat Daerah untuk
melakukan tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP lainnya
Pokja 1 Pokja 1 Project Leader Project Leader Pokja 1 Pokja 2 Project Leader Pokja 1 Pokja 2
5 (lima) hari 1 hari 1 hari 1 hari 1 hari 3 hari
23 Juli 2018 24 Juli 2018 24 Juli 2018 25 Juli 2018 25 – 27 Juli 2018
Undangan
Ekspedisi Sambutan
Walikota
Dokumentasi/
foto Daftar hadir Dokumentasi/
foto Daftar hadir Laporan hasil
pelaksanaan
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 11
4. PENGELOMPOKKAN REKOMENDASI HASIL PEMERIKSAAN OLEH BPK-RI DALAM BENTUK MATRIKS/RISALAH PER PERANGKAT DAERAH DARI TAHUN 2004 – 2017.
Matriks/risalah terlaksana per
PD
1. Pembuatan konsep dalam bentuk matriks/risalah.
2. Inventarisasi data tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan.
3. Pengelompokkan
hasil pemeriksaan BPK RI dalam bentuk matriks/risalah bedasarkan format.
Project Leader Pokja I Pokja II
10 (sepuluh) hari 2 hari 3 hari 5 hari
30 – 31 Juli 2018 1 - 3 Agustu 2018 6 – 10 Agustus 2018
Format
matriks Matriks/risalah
Hasil inventarisasi
Matriks/risalah
hasil pengelompokkan per PD
5. VERIFIKASI AKHIR DAN PENYALURAN MATRIKS/RISALAH YANG TELAH DIKELOMPOKKAN PER OPD
Verifikasi dan penyaluran terlaksana
1. Verifikasi akhir
2. Melakukan burn matriks/rislah dalam bentuk CD/RW
3. Penyaluran/ekspedisi
matrik/risalah hasil pengelompokkan per Perangkat Daerah
Project leader Pokja 1 Pokja 1
6 (enam) hari 2 hari 2 hari 2 hari
20 - 21 Agustus 2018 23 – 24 Agustus 2018 27 – 28 Agustus 2018
Matriks/risalah
Foto kegiatan CD/RW Surat
pengantar dan CD/RW
Foto kegiatan ekspedisi
Tanda terima/ekspedisi
6. Evaluasi dan Pelaporan Tersediannya
laporan Proyek Perubahan
1. Evaluasi pelaksanaan Implementasi Proyek Perubahan
Project leader
2 (dua) hari 2 hari
29 – 30 Agustus 2018
Laporan Evaluasi
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 12
B. STAKEHOLDER PROYEK PERUBAHAN
1. Internal
- Inspektur
- Sekretaris
- Inspektur Pembantu Wilayah I
- Inspektur Pembantu Wilayah II
- Inspektur Pembantu Wilayah III
- Inspektur Pembantu Wilayah IV
- Pejabat Pengawas Urusan Pemerintahan Daerah (P2UPD)
- Staf dan THL
2. Eksternal
- BPK-RI
- Organisasi Perangkat Daerah
C. STRATEGI KOMUNIKASI
Strategi komunikasi merupakan paduan dari perencanaan komunikasi dan
manajemen komunikasi untuk mencapai satu tujuan dalam proyek perubahan ini,
sehingga dibawah ini beberapa cara komunikasi yang diterapkan tim efektif dalam
implementasi proyek perubahan.
Bersemangat
Komunikasi yang dikemas dalam mengimplementasikan Proyek Perubahan ini
adalah dengan nuansa yang bersemangat untuk memastikan Stakeholder
selaku pendengar agar segera bertindak mendukung dan membantu
mengimplementasikan proyek perubahan setelah menerima pesan.
Terbuka
Untuk menciptakan komunikasi yang efektif adalah harus transparansi, artinya
adanya kejujuran informasi yang disampaikan dalam implementasi Proyek
Perubahan.
Terstruktur
Komunikasi yang secara terarah agar dapat dengan mudah dimengerti oleh
stakeholder sebagai pendengar.
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 13
Profesional
Komunukasi dikemas secara profesional. Artinya pesan dibuat dengan baik dan
tanpa kepentingan pribadi.
Secara umum strategi komunikasi yang dilaksanakan dalam implementasi
proyek perubahan ini adalah secara persuasif dalam rangka meyakinkan Stakeholder
baik internal maupin eksternal agar mereka memenuhi efek kognitif, afektif dan konatif
dalam membantu menyukseskan implementasi Proyek Perubahan.
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 14
D. PEMETAAN STAKEHOLDER DALAM NETMAP
INSPEKTUR
PROJECT
LEADER
STAF/THL
STAKEHOLDER:
INTERNAL PEMERINTAH:
- Inspektur
- Sekretaris Inspektur
- Inspektur Pembantu Wyh I
- Inspektur Pembantu Wyh II
- Inspektur Pembantu Wyh III
- Inspektur Pembantu Wyh IV
- P2UPD
- Kasubag Evlap
- Staf/THL
EKSTERNAL PEMERINTAH:
- BPK RI Perwaklan sulut
- Organisasi Perangkat Darah
JENIS HUBUNGAN:
Koordinasi
Perintah
Pelaporan
Konsultasi
Informasi
JENIS POSISI:
Mendukung (+)
Menentang ( - )
Netral (+/-)
NETMAP
LATENTS
- BPK RI
PROMOTORS
- Inspektur
- Sekretaris Inspektorat
- Irban I,II,III dan IV
- P2UPD
- Kasubag Evlap (PL)
- Staf/THL
APATHETICS
-
DEFENDERS
- Perangkat Daerah
(+/-)
(+)9
BPK
Perwakilan
Sulut
(+)
9
7
8
(+)
PERANGKAT
DAERAH9 (+)
PR OJECT LEA DER
D. PEMETAAN STAKEHOLDER DALAM NETMAP
IRBAN I,II,III,IV
9 (+)
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 15
BAB III
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN
Adapun pelaksanaan Proyek Perubahan ini dilaksanakan tidak lagi mengacu pada
Milestone dan Roadmap yang di diseminarkan pada tanggal 17 Juli 2018 yang lalu
karena dari hasil seminar Penguji memberikan saran atau masukan untuk
penambahan kegiatan khususnya perbanyak kegiatan Perangkat Daerah bukan
hanya penerima manfaat tapi memberikan peran atau kontribusi dari implementasi
proyek perubahan dan perlu adanya pendampingan dari Inspektorat. Dari masukan
tersebut Project Leader merubah Milestone dan Roadmap untuk di
implememtasikan Proyek Perubahan, dengan hasil capaian implementasi kagiatan
dalam setiap Milestone dapat diuraikan sebagai berikut :
1. KOORDINASI DAN KONSULTASI DENGAN STAKE HOLDER EKSTERNAL
DAN INTERNAL
1.1. Koordinasi dan Konsultasi dengan Stakeholder Eksternal
Koordinasi dengan BPK-RI
Koordinasi dengan Tim/dosir pembahas BPK-RI dalam pelaksanaan
rekonsiliasi data Tindak Lanjur Rekomendasi Hasil Pemeriksaan (TLRHP)
dan Pemantauan penyelesaian Kerugian Negara/daerah dilakukan oleh
Pokja I pada hari Rabu, 18 Juli 2018 di Aula Kantor BPK-RI Perwakilan
Sulawesi Utara di Manado untuk mendapatkan data perkembangan TLRHP
dan Pemantauan kerugian Negara/daerah.
Koordinasi dengan BPK-RI
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 16
1.2. Koordinasi dan Konsultasi dengan Stakeholder Internal
Koordinasi dengan Inspektur Kota Bitung
Pelaksanaan koordinasi vertikal dengan Inspektur Kota Bitung Bpk. Rayne
H. J. Suak, S.Sos pada hari Kamis, 19 Juli 2018 di ruang kerja, dari hasil
konsultasi Inspektur mendukung penuh kepada Project Leader untuk
segera mengimplementasikan Proyek Perubahan terkait Pengelompokkan
Matriks/risalah Hasil Pemeriksaan BPK-RI per Perangkat Daerah dari
Tahun 2004 – 2017 serta memberikan arahan untuk mempersiapkan
semua kebutuhan yang diperlukan.
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 17
Koordinasi dan Konsultasi dengan Sekretaris Inspektorat Kota Bitung Pelaksanaan koordinasi dengan Sekretaris Inspektorat Kota Bitung Ibu.
Juliana V. Kemur, S.Pd. M.Si selaku Mentor pada hari Kamis, 19 Juli 2018
di ruang kerja, dari hasil konsultasi Mentor memberikan dukungan dan
arahan kepada Project Leader untuk segera mengimplementasikan Proyek
Perubahan terkait Pengelompokkan Matriks/risalah Rekomendasi Hasil
Pemeriksaan BPK-RI Per Perangkat Daerah dari tahun 2004 – 2017, serta
mendapatkan arahan unuk segera membuat dan mempersiapkan data-data
antara lain :
1. Membuata SK Tim Evektif
2. Membuat SK Pendamping dalam penyelesaian tindak lanjut
rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI.
3. Rapat Internal dengan Stakeholder internal
4. Mempersiapkan semua data-data pendukung untuk kelancaran Proyek
Perubahan.
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 18
Koordinasi dan konsultasi dengan Inspektur Pembantu Wilayah I
Pelaksanaan Koordinasi dan konsultasi dengan Inspektur Pembantu
Wilayah I an. K.N.R. Gerungan, SIP selaku ketua pokja 2 pada hari Kamis
19 Juli 2018, dari hasil koordinasi Inspektur Pembantu Wilayah I
memberikan dukungan lewat pernyataan Dukungan kepada Project Leader
untuk mengimplementasikan Proyek Perubahan serta meminta kepada
Irban I untuk kiranya bersedia menjadi ketua pokja 2.
Koordinasi dan konsultasi dengan Inspektur Pembantu Wilayah II
Pelaksanaan Koordinasi dan konsultasi dengan Inspektur Pembantu
Wilayah II an. Dra. Vonny Lazarus pada hari Kamis 19 Juli 2018, dari hasil
koordinasi Inspektur Pembantu Wilayah II memberikan dukungan lewat
pernyataan Dukungan kepada Project Leader untuk mengimplementasikan
Proyek Perubahan serta meminta kepada Irban II untuk kiranya bersedia
menjadi anggota pokja 2.
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 19
Koordinasi dan konsultasi dengan Inspektur Pembantu Wilayah III
Pelaksanaan Koordinasi dan konsultasi dengan Inspektur Pembantu
Wilayah III an. Ir. Robert Lumempouw pada hari Kamis 19 Juli 2018, dari
hasil koordinasi Inspektur Pembantu Wilayah III memberikan dukungan
lewat pernyataan Dukungan kepada Project Leader untuk
mengimplementasikan Proyek Perubahan serta meminta kepada Irban III
untuk kiranya bersedia menjadi anggota pokja 2.
Koordinasi dan konsultasi dengan Inspektur Pembantu Wilayah IV
Pelaksanaan Koordinasi dan konsultasi dengan Inspektur Pembantu
Wilayah III an. Daisy Ch. Lumatau, S.Pd pada hari Kamis 19 Juli 2018, dari
hasil koordinasi Inspektur Pembantu Wilayah IV memberikan dukungan
lewat pernyataan Dukungan kepada Project Leader untuk
mengimplementasikan Proyek Perubahan serta meminta kepada Irban IV
untuk kiranya bersedia menjadi anggota pokja 2.
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 20
2. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF
2.1. Pembentuka SK Tim Efektif
SK Tim Efektif dibuat Oleh Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan
sebagai Project Leader kemudian diusulkan kepada Sekretaris Inspektorat
Selaku Mentor pada hari Jumat, 20 Juli 2018 kemudian dikonsultasikan
kepada Inspektur untuk persetujuan melalui penandatangan SK Tim Efektif.
Hasil dari kegiatan ini yaitu adanya SK Tim Efektif yang ditandatangan oleh
Inspektur Kota Bitung.
2.1. Pembagian Tugas Pokja 1 dan Pokja 2
Pembagian tugas Pokja 1 dan Pokja 2 dikerjakan di ruang Bagian Evaluasi
dan Pelaporan pada hari Jumat, 20 Juli 2018 dalam bentuk Surat
Keputusan (SK) Penetapan dan Pembagian Tugas Tim Pendamping
kemudian di koordinasikan dengan Mentor kemudian diteruskan kepada
Inspektur untuk mendapatkan persetujuan dan disetujui. Hasil dari kegiatan
ini yaitu adanya SK Penetapan dan Pembagian Tugas Pendamping pokja
1 dan pokja 2.
2.2. Pelaksanaan Rapat Tim Efektif
Rapat Tim Efektif dipimpin langsung oleh Sekretaris Inspektorat selaku
Mentor pada hari Senin tanggal 23 Juli 2018 bertempat di Ruang Pojok
Baca Inspektorat Kota Bitung dan dihadiri oleh Tim Efektif yang telah
dibentuk dengan tujuannya untuk membantu Project Leader dalam meng
implementasikan proyek perubahan dalam kurang lebih 60 (enam pulh)
hari kedipan dengan hasil rapat sebagai berikut :
1. Sekretaris Inspektorat Kota Bitung selaku Mentor mempertegas tentang
nama-nama yang masuk dalam Tim Efektif yang telah ditanda tangani
oleh Inspektur.
2. Mengarahkan Tim Efektif untuk membantu Project Leader dalam
mengimplementasikan proyek perubahan.
3. Persiapan pelksanaan rapat pemutakhiran data rekomendasi hasil
pemeriksaan BPK-RI dan APIP pada tanggal 25 – 27 Agustus 2018.
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 21
4. Persiapan data tindak lanjut dan Tim Pendamping penyelesaian tindak
lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP. Hasil kegiatan
ini yaitu Dokumentasi/foto, daftar hadir dan notulen rapat.
3. PENDAMPINGAN KEPADA PERANGKAT DAERAH DALAM
PENYELESAIAN REKOMENDASI HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI DAN
APIP.
3.1. Membuat undangan
Membuat undangan kepada seluruh Perangkat Daerah yang masih
tertdapat temuan rekomendasi hasil pemeriksaan yang belum selesai di
tindak lanjuti untuk hadir Rapat Pemutakhiran Data Tindak Lanjut
Rekomendasi Hasil Pemeriksaan BPK-RI dan APIP pada tanggal 25 – 27
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 22
Juli 2018 di ruang Balai Pertemuan Umum (BPU) Kantor Walikota Bitung,
kegiatan ini dilaksanakan oleh pokja 1 pada hari Senin, 23 Juli 2018 di
ruang Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan. Hasil dari kegiatan ini
yaitu undangan pelaksanaan kegiatan yang ditandatangani oleh
Sekretaris Daerah Kota Bitung.
3.2. Mendistribusikan Undangan
Undangan yang sudah ditandatangani oleh Sekretaris Daerah Kota Bitung
di salurkan kepada Perangkat Daerah, kegiatan ini dilaksanakan oleh
pokja 1 pada hari Selasa, 24 Juli 2018, Hasil dari kegiatan ini yaitu Tanda
Terima/Ekspedisi.
3.3. Membuat Sambutan Walikota
Membuat sambutan Walikota Bitung pada kegiatan Pembuakaan Rapat
Pemutakhiran Data Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil Pemeriksaan BPK-
RI dan APIP, dikerjakan oleh Project Leader di ruang Kepala Sub Bagian
Evaluasi dan Pelaporan pada hari Selasa, 24 Juli 2018, Hasil kegiatan ini
yaitu Sambutan Walikota dan Laporan Pelaksanaan Kegiatan Inspektur
Kota Bitung.
3.4. Pembukaan Kegiatan Rapat Pemumutakhiran Data Tindak Lanjut
Rekomendasi Hasil Pemeriksaan BPK-RI dan APIP.
Pembukaan Kegiatan Rapat Pemumutakhiran Data Tindak Lanjut
Rekomendasi Hasil Pemeriksaan BPK-RI dan APIP sebenarnya akan
dibuka langsung oleh Wakil Walikota Bitung Bpk. Ir. Maurits mantiri, MM
namun beliau tidak bisa hadir karena ada urusan mendadak yang tidak
kalah pentingnya, sehingga acara dibuka oleh Asisten Administrasi Umum
(Asisten 3) Bpk Yoke F. Senduk, SH.MH yang bertempat di ruang Balai
Pertemuan Umum kantor Walikota Bitung, pelaksanaan kegiatan ini
berlansung selama 3 hari yakni dati tanggal 25 – 27 Juli 2018 dan
dilaksanaan pada 2 (dua) tempat yaitu acara pembukaan dilaksanakan di
BPU kantor Walikota dan pelaksanaan pemutahiran data dilaksanakan di
aula Inspektorat Kota Bitung. Kegoatan ini dihadiri oleh seluruh Perangkat
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 23
Daerah yang belum menyelesaikan semua rekomendasi hasil
pemeriksaan. Hasil kegiatan ini adalah Foto dokumendasi, daftar hadir
dan laporan kegiatan.
Kegiatan Rapat Pemumutakhiran Data Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil
Pemeriksaan BPK-RI dan APIP di ruang BPU Kantor Walikota Bitung.
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 24
3.5. Pendampingan kepada Perangkat Daerah dalam penyelesaian
rekomendasi hasil pemeriksaan.
Pelaksanaan pendampingan dalam proses penyelesaian tindaklanjut
dilakukan oleh Pokja 2 dimana telah dibagi 4 (empat) Tim Pendamping
dimana masing-masing Tim Pendamping diberikan tanggung jawab untuk
mendampingi Perangkat Daerah sesuai dengan pembagian yang telah
ditanda tangani oleh Inspektur kota Bitung, Pokja 1 hanya melakukan
monitoring terhadap pelasanaan pendampingan kemudian data terakhir
atas tindak lanjut yang disampaikan oleh Perangkat Daerah di update
untuk diinventarisir kemudian di lakukan pengelompokkan rekomendasi
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 25
hasil pemeriksaan per Perangkat Daerah. Tugas Tim Pendamping yaitu
memberikan arahan dan petunjuk kepada Perangkat Daerah dalam
penyelesaian rekomendasi tindak lanjut sesuai rekomendasi hasil
pemeriksaan. Kegiatan ini dilaksanakan di aula Inspektorat Kota Bitung
selama 3 (tiga) hari yaitu dari tanggal 25 – 27 2018 . Hasil dari kegiatan ini
adalah Penetapan Tim Pendamping, daftar hadir dan dokumentasi/fota
kegiatan.
Kegiatan pendampingan pada tanggal 25 Juli 2016
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 26
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 27
Kegiatan pendampingan pada hari kamis tanggal 26 Juli 2018
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 28
Kegiatan pendampingan pada hari Jumat tanggal 27 Juli 2018
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 29
4. PENGELOMPOKKAN REKOMENDASI HASIL PEMERIKSAAN OLEH BPK-
RI DALAM BENTUK MATRIKS/RISALAH PER PERANGKAT DAERAH DARI
TAHUN 2004 – 2017.
4.1. Pembuatan format dalam bentuk matriks.
Pembuatan format dalam betuk matriks untuk pengelompokkan
sesuai dengan temuan hasil pemeriksaan per Perangkat Daerah
dilakukan oleh Project Leader di ruang Kepala Sub Bagian Evaluasi dan
Pelaporan pada tanggal 30 – 31 Juli 2018. Hasil dari kegiatan ini adalah
draf format matriks.
4.2. Inventarisasi data tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan
Inventarisasi data tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan
dilaksanakan oleh pokja 1 di ruang Kepala Sub Bagian Evaluasi dan
Pelaporan pada tanggal 1 – 3 Agustus 2018. Pelaksanaan kegiatan ini
dimana pokja melakukan inventarisasi rekomendasi hasil pemeriksaan
berdasarkan temuan per PD pada matriks/risalah hasil pemeriksaan BPK-
RI dari tahun 2004 – 2017 dengan cara memberikan tanda/warna pada
temuan setiap Prerangkat Daerah sehingga mudah untuk melakukan
pengelompokkan. Hasil dari kegiatan ini adalah matriks/risalah yang
sudah di beri tanda/warna. (data di burn/copu dalam CD/RW karena
dokumen rahasia yang tidak bisa di publikasikan)
4.3. Pengelompokkan rekomendasi hasil pemeriksaan berdasarkan temuan
Perangkat Daerah.
Pengelompokkan rekomendasi hasil pemeriksaan berdasarkan
temuan Perangkat Daerah ini dilaksanakan oleh Pokja 1 di ruangan
Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaopran pada selama 5 (lia) hari dari
tanggal 6 – 10 Agustus 2018. Hasil dari kegiatan ini adalah matriks/risalah
yang sudah dikelompokkan per Perangkat Daerah sesuai
temuan/rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI. (data di burn/copu
dalam CD/RW karena dokumen rahasia yang tidak bisa di publikasikan)
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 30
5. VERIFIKASI AKHIR DAN PENYALURAN MATRIKS/RISALAH YANG TELAH
DIKELOMPOKKAN PER PERANGKAT DAERAH.
5.1. Verifikasi Akhir
Setelah pengelompokkan matriks/risalah per Perangkat Daerah telah
selesai dilakukan oleh Pokja 1 maka Project Leader melakukan verifikasi
akhir atas data tersebut hal ini dilakukan untuk memastikan supaya data
tersebut telah sesuai dengan format dan rekomendasi hasil pemeriksaan
per PD. Hal ini dilakukan pada hari hari senin tanggal 20 Agustus 2018 di
ruang kerja Kepala Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan. Hasil dari
kegiatan ini adalah Matriks yang sudah diverifikasi dan telah siap untuk
diburn/copy ke CD/RW untuk di salurkan ke PD. (data di burn/copu dalam
CD/RW karena dokumen rahasia yang tidak bisa di publikasikan).
5.2. Melakukan Born/copy data Matriks/risalah ke dalam CD/RW.
Data matriks/risalah yang sudah dikelompokkan per PD oleh Pokja 1
kemudian di born/copy file ke dalam CD RW oleh Pokja 1 pada hari Kamis
23 Agustus 2018 di ruang kerja Kepala Sub Bagian Evaluasi dan
Pelaporan. Hasil dari kegiatan ini adalah CD/RW yang telah berisi data
matriks/risalah rekomendasi hasil pemeriksaan.
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 31
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 32
5.3. Penyaluran/ekspedisi matriks/risalah hasil pengelompokkan per
Perangkat Daerah.
Matriks/risalah yang sudah di burn/copy ke CD/RD per Perangkat Daerah
kemudian kemudian disalurkan oleh pokja 1 pada hari Senin dan Selasa
tanggal 27-28 Agustus 2018.
Persiapan untuk penyaluran/ekspedisi.
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 33
Foto dokumentasi pelaksanaan ekspedisi/penyaluran.
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 34
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 35
6. EVALUASI PELAKSANAAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN DAN
PELAPORAN.
6.1. Pelaksanaan Proyek Perubahan pada Inspektorat Kota Bitung dengan
Judul “Pengelompokkan Matriks/risalah Rekomendasi Hasil
Pemeriksaan Badana Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK-
RI) Per Perangkat Daerah Dari Tahun 2004 - 2017” merupakan suatu
inovasi dalam pelaksanaan tugas di bidang pengawasan dalam
mendukung setiap Program dan kegiatan pada Inspektorat dan
Pemerintah Kota Bitung pada umumnya. Namun dalam pelaksanaan
implemrntasi proyek perubahan tidaklah sesuai dengan apa yang
dibayangkan sebelumnya oleh Projeck Leader pada saat belum
pelaksanaan ujian seminar pada tanggal 17 Juli 2018 yang lalu, hal ini
dibuktikan pada saat pelaksanaan implementasi proyek perubahan sudah
tidak lagi sesuai dengan tahapan/milestone dan Netmap awal karena
menyesuaikan dengan petunjuk dan arahan dan penguji.
Project Lider tidak bisa menampilkan atau melampirkan Matriks/risalah
yang telah dikelompokkan oleh tim efektif mengingat data tersebut adalah
merupakan rahasia Pemerintah Kota Bitung karena menyangkut temuan
hasil pemeriksaan BPK-RI yang didalamnnya terdapat temua kerugian
Negara/daerah dan temuan bersifat administrasi yang tidak boleh di
publikasikan keluar. Tetapi Project Leader hanya bisa memperlihatkan
data matriks/risalah yang sudah dikelompokkan per Perangkat Daerah
dalam bentuk soft copy dalam CD/RW kepada penguji dan Coach saat
pelaksanaan ujian hasil pelaksanaan implementasi proyek perubahan
nanti.
B. KENDALA EKSTERNAL DAN INTERNAL
Kendala yang didapati Project Leader dalam implementasi Proyek Perubahan adalah
sebagai berikut :
1. Kendala Internal :
a. Banyaknya tugas rutin yang harus dikerjakan oleh Project Leader
Sebagai Kasubag Evaluasi dan Pelapuran;
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 36
b. Melaksanakan tugas tambahan yang diberikan oleh Inspektur dan
harus segera dilaksanakan oleh Karena kegiatan yang mendesak
merupakan petunjuk atasan sehingga implementasi Proyek Perubahan
tidak sesuai dengan Milestone Rancangan Proyek Perubahan yang
diseminarkan
2. Kendala eksternal:
a. Koordinasi dengan BPK-RI untuk pengambilan data hasil Rekonsiliasi
data tindak lanjut khususnya berita acara hasil rekon mengalami
kendala karena belum ditandatangan oleh pimpinan BPK-RI dan
dosir/tim yang yang menangani Pemerintah Kota Bitung karena sudah
mendapatkan tugas pemeriksaan di Kab/Kota lain.
C. STRATEGI MENGATASI MASALAH
1. Strategi mengatasi masalah internal :
Mengoptimalkan Kelompok Kerja dalam Tim Efektif dengan memanfaatkan
media komunikasi yang ada selalu melakukan koordinasi dan kontrol ke
pokja-pokja dalam mengimplementasikan milestone Proyek Perubahan.
2. Strategi mengatasi kendala eksternal
Melakukan koordinasi lewat komunikasi melalui media WA dan telefon
untuk kesedian data atau berita acara hasil rekonsiliasi dan monitoring
tindak lanjut yang sudah ditandatangi oleh Pimpinan BPK-RI.
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 37
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pelaksanaan Proyek Perubahan pada Inspektorat Kota Bitung dengan Judul “
Pengelompokkan Matriks/risalah Rekomendasi Hasil Pemeriksaan Badana
Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK-RI) Per Perangkat Daerah Dari
Tahun 2004 - 2017” merupakan suatu inovasi dalam pelaksanaan tugas di bidang
pengawasan dalam mendukung setiap Program dan kegiatan pada Inspektorat dan
Pemerintah Kota Bitung pada umumnya.
Dari hasil Laboratorium Kepemimpinan yang dituangkan dalam laporan akhir
Proyek Perubahan Pendidikan dan pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV dapat
disimpulkan sebagai berikut :
1. Terlaksanannya Pengelompokkan Matriks/Risalah rekomendasi hasil pemeriksaan
Badana Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK-RI) per Perangkat Daerah
dari tahun 2004 - 2017”
2. Terlaksananya kegiatan pendampingan dalam penyelesaian semua tindak lanjut
rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP lainya kegiatan ini dilakukan
dalam rangka memberikan ruang konsultasi dan bersih-bersih temuan.
3. Menunjang tugas pokok dan fungsi Project Leader dalam Pelaksanaan pengawasan
maupun penanganan penyelesaian tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan
BPK-RI dan APIP.
B. Rekomendasi
Melalui pelaksanaan Proyek Perubahan ini Project Leader menyadari bahwa
banyak hal yang perlu dilakukan terkait penanganan dan penyelesaian semua
rekomendasi hasil pemeriksaan baik BPK-RI dan APIP lainnya, makanya melaui
proyek perubahan ini setidaknya telah membantu atau mempermudah Perangkat
Daerah mengetahui berapa banyak rekomendasi yang sudah dan belum di tindak lajuti.
maka Project Leader merekomendasikan kedepan agar :
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 38
1. Perangkat Daerah yang belum sepenuhnya menyelesaikan semua rekomendasi
baik BPK-RI dan APIP lainnya agar dapat memahami betul apa yang menjadi
rekomendasi hasil pemeriksaan untuk ditindaklanjuti.
2. Perangkat Daerah harus terus berkoordinasi dan konsultasi dengan Inspektorat
sebagai Instansi teknis dalam penyelesaian rekomendasi tindak lanjut hasil
Pemeriksaan.
3. Perangkat Daerah harus konsisten dan serius untuk menyelesaikan semua
rekomendasi yang di tindak lanjuti.
4. Adanya aplikasi untuk mempermudah pemamtauan penyeleaian tindak lanjut oleh
Perangkat Daerah sehingga penyelesaian tindak lanjut dapat di lakukan secara on-
line namun tetap menjaga kerahasian dokumen.
Project Leader,
NOLVI ALVONS KUMESAN, SIP
NIP. 19801101 200902 1 001
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 39
RENCANA AKSI PROYEK PERUBAHAN
1.0. IDENTITAS PROYEK
Judul Pengelompokan matriks/risalah rekomendasi hasil pemeriksaan Badan Pemeriksan
Keuangan Republik Indonesia per Perangkat Daerah dari tahun 2004 - 2017.
Deskripsi Memberikan kemudahan kepada Perangkat Daerah untuk mengetahui setiap
rekomendasi hasil pemeriksaan dalam bentuk matriks/risalah sehingga setiap Perangkat
Daerah yang mendapatkan catatan/temuan dapat menginventarisasikan sendiri
rekomendasi hasil pemeriksaan untuk ditindak lanjuti sehingga ketika dalam rapat
pemutakhiran data tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP
Lainya yang nantinya akan dilaksanakan oleh Inspektorat Kota Bitung mengalami
progres peningkatan untuk disampaikan pada rekonsiliasi tindaklanjut dan pemantauan
kerugian negara/daerah dengan BPK-RI.
Sponsor Juliana V. Kemur, S.Pd, M.Si (Sekretaris Inspektorat)
Project
Leader
Nolvi A. Kumesan, SIP
Sumber
daya Tim
- Inspektur
- Sekretaris
- Irban I,II,III,IV
- P2UPD, Staf dan
THL
Kepala Inspektorat Kota Bitung
- Memberi legitimasi dalam mendukung Proyek Perubahan Sekretaris Inspektorat:
- Dalam struktur organisasi, merupakan atasan langsung
project leader, sekaligus merupakan mentor dalam
menyusun PP.
Inspektur Pembantu Wilayah I, II, II, IV :
- Memberi legitimasi dalam mendukung Proyek Perubahan
P2UPD, Staf dan THL
- Memberi legitimasi dalam mendukung Proyek Perubahan
2.0. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Bahwa sesuai dengan ketentuan pasal 13 ayat (2) huruf c, Berdasarkan
Peraturan Walikota Bitung Nomor. 57 Tahun 2016, tentang Kedudukan, Sususnan
Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Inspektorat Kota Bitung, yang didalam
berkaitan erat dengan area perubahan yaitu menginventarisasi hasil pengawasan.
Inspektorat selaku Aparat Pengawas Internal Pemerintah mempunyai peranan
penting dalam mengendalikan munculnya Permasalahan dalam penyelenggaraan
segala urusan Pemerintahan dalam suatu instansi/Pemerintah Daerah. Menjadi lapis
kedua pengendalian setelah lapis pertama dari internal manajemen,menjadikan
Inspektorat berperan strategis agar jangan sampai permasalahan muncul kemudian dan
menjadi temuan oleh Aparatur Pengawas Internal seperti BPKP, Itjen Kementrian
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 40
bahkan lebih jauh dari Pemeriksa Eksternal yaitu BPK dan Aparat Penegak Hukum
(APH).
sesuai norma pengawasan besarnya manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan kegiatan
pemeriksaan tidak terletak pada jumlah temuan pemeriksaan yang dilaporkan atau
rekomendasi yang dibuat, tetapi terletak pada efektifitas penyelesaian tindak lanjut hasil
pemeriksaan oleh entitas yang diperiksa. paradikma pengawasan saat ini telah
berubah, fungsi pengawasan tidak lagi sebagai wacth dog, tetapi harus berperan lebih
besar lagi yaitu sebagai pemberi peringatan dini (early warning) system), penjamin
kualitas (quality assurance) dan wadah konsultasi (consulting). Tindak Lanjut Hasil
Pemeriksaan (TLRHP) merupakan tolak ukur dari tatanan kegiatan pengawasan atau
pengendalian. pelaksanaan rekomendasi dalam penyelesaian tindak lanjut hasil
pemeriksaan merupakan langkah dari proses perbaikan yang harus menjadi prioritas
bagi auditi, kedisipilinan dan ketaatan dalam menyelesaikan tindak lanjut menjadi
indikator atas kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan. Dengan adanya
rapat pemutakhiran tindak lanjut hasil pemeriksaan diharapkan menjadi media
konsultasi bagi auditi Perangkat Daerah dalam upaya mempercepat penyelesaian
tindak lanjut hasil pengawasan BPK-RI, BPKP,Inspektorat Provinsi dan Inspektorat Kota
Bitung. tuntutan tersebut akan dipenuhi apabila setiap proses penyelenggaraan
pemerintahan mulai dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan sampai pengawasan
dapat diyakini melaui sistem pengendalian intern yang memadai.
Data laporan hasil pengawasan/pemeriksaan yang digunakan untuk melakukan
tindaklanjut hasil pemeriksaan oleh Perangkat Daerah selama ini adalah matriks/risalah
yang dibuat oleh BPK dan Inspektorat Kota Bitung.
Matriks/risalah rekomendasi hasil pemeriksaan adalah suatu kumpulan
rekomendasi seluruh hasil pemeriksaan, didalamnya mencatat semua bentuk temuan
dan rekomendasi yang harus ditindaklanjuti. Matriks/risalah yang diberikan oleh BPK RI
belum terinventarisir menurut Perangkat Daerah, artinya temuan tersebut masih
tercapur baur dengan temuan-temuan Perangkat Daerah lain, belum dipisahkan per
Perangkat Daerah. Dengan demikian temuan hasil pemeriksaan yang tertuang di dalam
matriks/risalah sulit untuk ditelusuri per Perangkat Daerah sehingga Perangkat Daerah
mengalami kesulitan untuk melakukan tindak lanjut sesuai rekomendasi hasil
pemeriksaan, makanya melalui masalah ini harus diberikan solusi terbaik dalam
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 41
mengatasitasi permasalahan tersebut yaitu membuat pengelompokkan
matriks/risalah rekomendasi hasil pemeriksaan agar Perangkat Daerah mudah
memahami rekomendasi yang harus ditindaklanjuti sehingga menghasilkan peningkatan
progres tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan.
3.0. TUJUAN
Jangka pendek:
Melakukan pengelompokkan matriks/risalah rekomendasi hasi pemeriksaan BPK RI .
Jangka menengah:
Pembuatan Aplikasi pemantauan laporan tindaklanjut hasil pemeriksaan.
Jangka Panjang:
Pembuatan Aplikasi pemantauan laporan tindaklanjut hasil pemeriksaan yang ter-update secara
on-line sehingga Perangkat Daerah melakukan tindaklanjut secara on-line.
4.0. MANFAAT
a. Bagi peserta :
Tersediannya data matriks/risalah rekomendasi hasi pemeriksaan BPK RI yang sudah
dikelompokkan berdasarkan temuan per Perangkat Daerah.
b. Bagi PD :
- Mendapatkan pendampingan oleh Tim Inspektorat dalam penyelesaian tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan baik BPK-Ri dan APIP.
- Memberikan kemudahan kepada Perangkat Daerah untuk melakukan tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan dalam rapat pemutakhiran data.
c. Bagi Kota Bitung:
Terjadinya peningkatan prosentase tindaklanjut yang dilakukan oleh setiap Perangkat Daerah
ketika melakukan rekonsiliasi data TLRHP dengan BPK-RI.
5.0. RUANG LINGKUP
a. Pengelompokkan matriks/risalah rekomendasi hasi pemeriksaan BPK RI.
b. Pendampingan kepada Perangkat Daerah dalam penyelesaian tindak lanjut rekomendasi hasil
pemeriksaan baik BPK-RI maupun APIP.
c. Pembuatan Aplikasi pemantauan laporan tindaklanjut hasil pemeriksaan
d. Sistem penyelesaian tindak lanjut secara on-line
6.0. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES)
Nama Deskripsi
a. Matriks/risalah
rekomendasi hasi
pemeriksaan BPK RI
Tersedianya matriks/risalah rekomendasi hasil pengeawasan untuk
memudahkan Perangkat Daerah melakukan inventarisasi rekomendasi
untuk ditindaklanjuti.
b. Pendampingan pada
Perangkat Daerah
Terlaksanannya pendampingan kepada Perangkat Daerah untuk
melakukan tindak lanjut hasil pemeriksaan.
c. Aplikasi pemantauan
laporan tindaklanjut
Tersedianya aplikasi pemantauan laporan tindaklanjut hasil pemeriksaan
sehingga Perangkat Daerah diberikan kemudahan untuk
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 42
hasil pemeriksaan mengakses/melihat setiap perkembagan tindaklanjut secara on-line.
d. Sistem tindaklanjut
secara on-line
Tersedianya sistem tindaklanjut yang akan dilakukan oleh Perangkat
Daerah dilakukan secara on-line.
7.0. PENTAHAPAN (MILESTONES)
No TAHAP UTAMA Waktu
1 Koordinasi dan konsultasi dengan stakeholder Internal dan Eksternal 2 hari
2 Pembentukan Tim Efektif 2 hari
3 Pendampingan pada Perangkat daerah dalam penyelesaian tindak
lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan baik BPK maupun APIP.
5 hari
4 Pengelompokkan rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dalam
bentuk Matriks/risalah per Perangkat Daerah dari tahun 2004 – 2017.
10 hari
5 Verifikasi akhir dan penyaluran matriks/risalah yang telah
dikelompokkan per Perangkat Daerah
6 hari
6 Pembuatan laporan 2 hari
8.0. TATA KELOLA PROYEK
STRUKTUR Deskripsi
Peran:
Sekretaris Inspektorat
- Menyetujui dokumen proposal dan
dokumen pelaksanaan project perubahan
- Membimbing dan mendukung Proyek
Perubahan
- Memberikan motivasi untuk penyusunan
Proyek Perubahan
Kewenangan : Menyetujui Proyek
Perubahan
Project Leader
- Bertanggung jawab pada Proyek Perubahan
- Merencanakan Proyek Perubahan
- Menentukan tahapan Pelaksanaan Proyek
Perubahan
- Mengarahkan Pokja dalam pelaksanaan
Proyek Perubahan
- Mengawasi Pokja dalam pelaksanaan
Proyek Perubahan kepada pengarah dan
Mentor
Kewenangan : Penanggung jawab Proyek
Perubahan
Pokja 1 (Staf Sub Bagian Evaluasi dan
Pelaporan):
- Melaksanakan kemitraan dengan
Project Leader dalam melaksanakan
Sponsor SEKRETARIS INSPEKTORAT
JULIANA V KEMUR,S.Pd. Mm.sI
Coach DJAUHARI JOROH
Project Leader NOLVI KUMESAN,SIP
Pokja 1 Pokja 2
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 43
pengumpulan data
- Membuat laporan pendataan sebagai
laporan kepada Ketua Tim
- Melakukan rekonsiliasi data tindak
lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan
dengan BPK RI.
- Mengolah data untuk dikelompokkan
dalam matriks/risalah rekomendasi hasil
pemeriksaan per Perankat Daerah.
Pokja 2 (Irban I,II,III,IV, P2UPD, dan Staf)
- Melakukan pendampingan kepada
Perangkat Daerah untuk melakukan
tindak lanjut hasil pemeriksaan.
Coach
- Pemantau dan pendamping project
leader dalam semua tahap.
9.0. ANGGARAN
JUMLAH Deskripsi
Rp.250.000 - ATK: Flash disk (1 buah), Kertas, 60 keping CD = Rp. 250.000,-
10.0. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Nama stakeholder Uraian Potensi Hambatan/Dukungan
1. Internal:
- Inspektur Kota Bitung
- Sekretaris Inspektorat
Kota Bitung
- Irban I,II,II,IV
- P2UPD
- Staf dan THL Sub
Bagian Evlap dan
Fungsiuonal Umum
Lainnya
2. Eksternal:
- BPK
- Organisasi Perangkat
Daerah
- Inspektur Kota Bitung Mempunyai wewenang melegitimasi
perencanaan proyek perubahan untuk mendukung PP.
- Sekretaris Inspektorat Kota Bitung adalah atasan langsung/
merupakan pembimbing PL, Mempunyai wewenang melegitimasi
perencanaan proyek perubahan untuk mendukung PP.
- Inspektur Permbantu Wilayah I,II,II,IV Mempunyai wewenang
melegitimasi perencanaan proyek perubahan untuk mendukung PP
dalam kegiatan pendampingan kepada Perangkat Daerah
- P2UPD mempunyai wewenang melegitimasi perencanaan proyek
perubahan untuk mendukung PP dalam kegiatan pendampingan
kepada Perangkat Daerah
- Staf/THL sebagai bawahan langsung membantu dalam mengelolah
data
- Badan Pemeriksa Keuangan RI Perwakilan Sulawesi Utara sebagai
sumber data yang akan dikelolah.
- Perangkat Daerah (PD) sebgai penerima manfaat atas Proyek
Perubahan.
- Perangkat Daerah melakukan pemutakhiran data tindaklanjut
rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP
-
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 44
11.0 PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF
No Deskripsi
1 Tugas dan kewenangan tim:
Inspektur Kota Bitung bertugas memberikan dukungan PP secara penuh, dengan
wewenang menyetujui dokumen proposal dan dokumen pelaksanaan project perubahan.
Sekretaris Inspektorat Kota Bitung bertugas membimbing dan mendukung Proyek
Perubahan, memberikan motivasi untuk menyusun serta menyetujui Proyek Perubahan.
Irban I,II,III IV melakukan pendampingan kepada Perangkat Daerah dalam melakukan
tindak lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP
P2UPD melakukan pendampingan kepada Perangkat Daerah dalam melakukan tindak
lanjut rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP
Project Leader bertugas memimpin PP secara keseluruhan
Staf/THL Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan bertugas Melaksanakan kemitraan dengan
Project Leader dalam melaksanakan pengumpulan data,mengolah data dan membuat
laporan pengelompokkan sebagai laporan kepada Ketua Tim
2 a. Masa berlaku tim selama 27 hari
b. Etika kerja tim: Saling menghormati, menjaga kekompakan, membangun komunikasi
yang baik, memberikan saran diminta.
12.0 IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH
1 Masalah: Matriks/risalah yang telah dibuat dirusak/hancur oleh virus
2 Resiko: Jika Matriks/risalah yang telah dibuat dirusak/hancur oleh virus maka data tersebut
akan dioleh/buat kembali sehingga sehingga beresiko Proyek Perubahan tidak akan selesai
tepat waktu.
3 Antisipasi: Dilakukan update anti virus yang dapat melindungan data dan back up pada flash
disk dan CD/RW.
13.0 KRITERIA DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
d. Ketersediaan data yang update dari laporan tindaklanjut rekomendasi hasil pemeriksaan.
e. Terlaksananya pendampingan penyelesaian tindak lanjut hasil pemeriksaan BPK-RI kepada PD
yang mendapatkan temuan.
f. Tersedianya jaringan internet yang memadai.
Penjelasan:
Jika Ketersediaan data yang update dari laporan tindaklanjut rekomendasi hasil pemeriksaan telah disediakan 100%, maka data tersebut mudah untuk dilakukan pengelompokkan dalam
bentuk matriks/risalah per Perangkat daerah.
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 45
14. DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK
PERUBAHAN
Kegiatan Pelaksana Waktu/ Mulai Out put
1. Koorniasi dan konsultasi dengan Stakeholder Eksternal dan
Internal:
Terlaksananya
koordinasi
1. Koordinasi dengan dengan BPK
RI.(Eksternal)
2. Koordinasi Vertikal dengan Inspektur dan
Sekretaris (mentor)
Inspektur Pembantu
Wilayah I,II,II, dan IV.
Pokja I
Project leader
18 Juli 2018
19 Juli 2018
Berita Acara hasil
Rekonsiliasi
Pernyataan
dukungan
Inspektur,
Sekretaris,
Inspektur
Pembantu Wilayah
I,II,II, dan IV,
P2UP dan Tim
Efektif.
2. Pembentukan Tim Efektif Terbentuknya Tim
Efektif
1. Pembuatan SK Tim
Efektif.
2. Pembagian Tugas Tim
Efektif
3. Rapat dengan Tim
Efektif.
Project leader
Project leader
Project leader
20 -23 Juli 2018
20 Juli 2018
23 Juli 2018
Draf SK Tim Efektif
SK Tim Efektif
Penetapan tugas
pokja
Foto,Notulen, daftar
hadir
3. Pendampingan pada Perangkat Daerah dalam penyelesaian
tindaklanjut rekomendasi hasil pemeriksaan BPK-RI dan APIP : Pendampingan
terlaksana
1. Membuat Undangan.
2. Mendistribusikan undangan.
3. Membuat sambutan walikota Kota Bitung
Membuat matri kegiatan
pemutakhiran data.
4. Pembukaan kegiatan Pemutakhiran Data
Tindak lajut
Rekomendasi hasil
pemeriksaan BPK-RI
dan APIP.
5. Pendampingan kepada Perangkat Daerah untuk
Pokja 1
Pokja 1
Project Leader
Pokja 1 dan 2
Pokja 1 dan 2
23 Juli 2018
24 Juli 2018
24 Juli 2018
25 Juli 2018
25 – 27 Juli 2018
Undangan
Ekspedisi
Sambuta Walikota
Dokumentasi/foto
Daftar hadir
Dokumentasi/foto
Daftar hadir
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 46
melakukan tindak lanjut
rekomendasi hasil
pemeriksaan BPK-RI
dan APIP lainnya.
Laporan Kegiatan
4. Pengelompokkan hasil pemeriksaan/pengawasan oleh BPK RI
dalam bentuk Matriks/risalah dari tahun 2004 - 2017:
Matriks/risalah
terlaksana
1. Pembuatan konsep dalam bentuk matriks/risalah.
2. Inventarisasi data tindak lanjut rekomendasi hasil
pemeriksaan.
3. Pengelompokkan hasil pemeriksaan BPK RI
dalam bentuk
matriks/risalah
bedasarkan draft
Project Leader
Pokja I
Pokja II
30 – 31 Juli 2018
1 - 3 Agustu 2018
6 – 10 Agustus
2018
Draf/konsep matriks
Hasil inventarisasi
Matriks/risalah hasil
pengelompokkan per
Perangkat Daerah.
5. Verifikasi akhir dan penyaluran matriks/risalah yang telah
dikelompokkan per Perangkat Daerah:
Verifikasi dan
penyaluran
matriks/risalah
terlaksana
1. Verifikasi akhir
2. Melakuka burn/copy
matriks/rislah ke dalam
CD/RW
3. Penyaluran/ekspedisi
matrik/risalah hasil
pengelompokkan per
Perangkat Daerah.
Project leader
Pokja 1
Pokja 1
20 - 21 Agustus
2018
23 – 24 Agustus
2018
27 – 28 Agustus
2018
Matriks/risalah hasil
pengelompokkan per
Perangkat Daerah
yang sudah difinal.
CD/RW
Surat Pengantar
Foto kegiatan
ekspedisi
Tanda
terima/ekspedisi
6. Evaluasi pelaksanaan implementasi proyek perubahan: Laporan Proyek
Perubahan
Terlaksana
1. Evaluasi pelaksanaan Implementasi Proyek Perubahan
Project leader
2 (dua) hari 2 hari
29 – 30 Agustus 2018
Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2018 47
Jangka menengah Aplikasi pemantauan laporan tindaklanjut hasil pemeriksaan
Jangka panjang Sistem tindaklanjut secara on-line
Penjelasan tentang rencana monitoring dan evaluasi kegiatan:
- Seluruh kegiatan 1 sampai dengan 6 akan dimonitor oleh project leader terhadap pelaksana
sesuai waktu pelaksanaan, baik terhadap proses, maupun terhadap hasil akhir sehingga
dihasilkan output.
- Output yang dihasilkan agar segera diinformasikan oleh pelaksana kepada project leader.
- Seluruh kegiatan a sampai f dan perkembangan outputnya akan dilaporkan kepada coach oleh
project leader pada tiap minggu sesuai dengan formulir kegiatan dengan menggunakan IT.
Penjelasan tentang sistem dan format pelaporan yang dipakai oleh tim:
- Masing-masing pelaksana akan mengembangkan sistem Akuntabilitas (pelaporan &
pertanggung jawaban): Apa yang dikerjakan, kapan dikerjakan, bagaimana perkembangan
output, serta jika ada, apa permasalahan yang dijumpai, dengan format sebagai berikut:
Nama kegiatan : ……………………………………….…….(milestone......)
Hari/tanggal : ……………………………………….…….
Sarana/prasarana:
Nama/jenis : …………
Jumlah (satuan/unit): ..……….
Nama Output : ……………………………………….…….
Target : ……………………………………….…….
Hasil yang dicapai : ……………………………………….…….
Permasalahan : ……………………………………….…….
Pelaksana : ……………………………………….…….
15.0 PERSETUJUAN
Bitung, Oktober 2018
MENYETUJUI ;
SEKRETARIS INSPEKTORAT
JULIANA V. KEMUR, S.Pd, M.Si
NIP. 19670722 199003 2 008