laporan pertanggungjawaban peluncuran akbar … · 3. mempererat hubungan dengan melakukan...

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

PELUNCURAN AKBAR

IKATAN KELUARGA MAHASISWA

UNIVERSITAS INDONESIA

2020

DIVISI KOMUNIKASI DAN INFORMASI

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

UNIVERSITAS INDONESIA

2020

Narahubung : Achmad (0812-8826-3540

ii

LEMBAR PENGESAHAN

Wakil Ketua Divisi Bidang Humas

Divisi Kominfo DPM UI

Wakil Ketua Divisi Bidang Media

Divisi Kominfo DPM UI

Emir Faritzy Syahperdana Nugraha Yazid Alif Hanan

NPM. 1906363884 NPM. 1906396232

Ketua Divisi Komunikasi dan Informasi

Dewan Perwakilan Mahasiswa

Universitas Indonesia

Achmad Ramdhany Irdiansyah

NPM. 1906363650

Mengetahui

Ketua

Dewan Perwakilan Mahasiswan

Universitas Indonesia

Fawzi Muhtadi

NPM. 1606910172

iii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................................. ii

DAFTAR ISI ....................................................................................................................... ii

I. PENDAHULUAN ...................................................................................................... 1

II. NAMA KEGIATAN................................................................................................... 1

III. TUJUAN KEGIATAN ............................................................................................... 2

IV. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN ..................................................................... 2

V. SASARAN KEGIATAN ............................................................................................ 2

VI. LANDASAN HUKUM KERJASAMA ANTAR LEMBAGA .................................. 2

VII. STRUKTUR DAN BAGAN KEGIATAN ................................................................. 3

VIII. DESKRIPSI DAN EVALUASI KEGIATAN ............................................................ 5

IX. EVALUASI PARAMETER KEBERHASILAN ....................................................... 7

X. LAPORAN KEUANGAN .......................................................................................... 7

XI. SUSUNANA ACARA ................................................................................................. 9

XII. DOKUMENTASI KEGIATAN (lampiran 5) ........................................................... 9

XIII. PUBLIKASI KEGIATAN (lampiran 6) .................................................................... 9

XIV. PENUTUP .................................................................................................................. 9

LAMPIRAN I .................................................................................................................... 10

LAMPIRAN II .................................................................................................................. 13

LAMPIRAN III ................................................................................................................. 15

LAMPIRAN IV ................................................................................................................. 26

LAMPIRAN V................................................................................................................... 33

LAMPIRAN VI ................................................................................................................. 36

1

I. PENDAHULUAN

Mahasiswa merupakan agen perubahan yang memiliki ciri ingin selalu berkreasi

dan berinovasi. Untuk berproses mengembangkan karakter dan keterampilan, mahasiswa

memiliki wadah untuk menyalurkan itu semua melalui Lembaga Kemahasiswaan.

Mahasiswa yang terlibat aktif dalam Lembaga Kemahasiswaan pasti memiliki mimpi dan

cita-cita yang dituangkan dalam visi, misi, dan nilai dari setiap Lembaga

Kemahasiswaan. Universitas Indonesia sendiri memiliki Lembaga Kemahasiswaan yang

memiliki kegiatan rutin selama satu tahun kepengurusan. Setiap Lembaga

Kemahasiswaan memiliki visi, misi, nilai dan budaya yang dibawa selama menjalankan

kepenguruan untuk mencapai tujuan masing-masing lembaga. Oleh karena itu, kami

membuat sebuah acara bertajuk Peluncuran Akbar IKM UI 2020 untuk memperkenalkan

nilai, visi, dan misi serta fungsionaris dari tiga Lembaga Kemahasiswaan (BEM UI 2020,

BK MWA UI UM 2020, dan DPM UI 2020) kepada seluruh IKM UI sebagai pemangku

kepentingan utama dari tiga lembaga tersebut.

Melaui acara Peluncuran Akbar IKM UI 2020, tiga Lembaga Kemahasiswaan

tersebut diharapkan dapat membangun jaringan komunikasi yang efektif dan harmonis

dengan seluruh Lembaga Kemahasiswaan di 14 Fakultas dan Program Pendidikan

Vokasi. Acara ini merupakan langkah awal bagi setiap lembaga untuk memacu semangat

dan motivasi, serta menjadi penanda secara resmi dimulainya kepengurusan Lembaga

Kemahasiswaan pada tahun 2020.

II. NAMA KEGIATAN

Nama Kegiatan : “Peluncuran Akbar IKM UI 2020”

Tema : “Mimpi”

Setiap insan pasti memiliki mimpinya tersendiri. Mimpi tersebut yang akan melahirkan

suatu tujuan. Untuk mewujudkan mimpi tersebut perlu adanya motivasi dan semangat

untuk berjuang. Mimpi hanyalah mimpi jika tidak diaktualisasikan dalam bentuk nyata,

yaitu sebuah karya yang bermanfaat bagi diri sendiri dan juga sesama.

2

III. TUJUAN KEGIATAN

Kegiatan ini bertujuan untuk:

1. Memperkenalkan tiga Lembaga Kemahasiswaan UI (BEM UI, BK MWA UI UM,

dan DPM UI) kepada publik;

2. Memperkenalkan visi, misi, nilai, budaya, dan fungsionaris dari tiga Lembaga

Kemahasiswaan UI secara resmi;

3. Mempererat hubungan dengan melakukan kolaborasi bersama BK MWA UI UM

dan DPM UI; dan

4. Menjadi pemicu semangat bagi tiga Lembaga Kemahasiswaan UI untuk

mengawali tahun kepengurusan 2020.

IV. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN

waktu : Jumat, 13 Maret 2020

tempat : Auditorium Pusgiwa Baru

V. SASARAN KEGIATAN

Seluruh fungsionaris BEM UI 2020, BK MWA UI UM 2020, DPM UI 2020, BEM

se-UI, Lembaga Legislatif Fakultas se-UI, seluruh mahasiswa Universitas Indonesia dari

14 Fakultas dan Program Pendidikan Vokasi, dan pihak Rektorat UI.

VI. LANDASAN HUKUM KERJASAMA ANTAR LEMBAGA

1. Surat Perjanjian Kerjasama Antara BK MWA UI UM, BEM UI, dan DPM UI

tentang Peluncuran Akbar IKM UI 2020.

2. Surat Perjanjian Kerjasama Antara BK MWA UI UM, BEM UI, dan DPM UI

dengan Tim Pelaksana Program Kerja Peluncuran Akbar IKM UI 2020 tentang

Peluncuran Akbar IKM UI 2020.

3

VII. STRUKTUR DAN BAGAN KEGIATAN

1 Susunan kepanitiaan kegiatan

Ketua Pelaksana : Tegas Ananda Affair FIA/2018

Sekretaris : Oktivani Budi Nur F. FIK/2018

Bendahara : Achmad Ramdhany I. FISIP/2019

Acara : Bunga Atqiya Q. FF/2018

: Yehezkiel

Asih Nurcahyani

Savina Khairunnisa

Grace Viona

Justin Amudra P.

Thasya Adillah

Puspita Buana A.

Berliana Dewi R.

Syifa Syahputri S.

Jilan Fauziyah

Kirei Litvia

FIA/2018

FIA/2019

FF/2019

FIB/2019

FISIP/2019

FISIP/2018

FPsi/2018

FH/2019

FH/2019

FISIP/2019

FH/2019

PDD : Jihan Nadira Al-Hadad FKM/2017

: Yazid Alif Hanan

M. Abdel Haq

Anindya Putra Julianno

Hafiz Savero

Aura Fallona M.

Nurunnadriyah Adya

FISIP/2019

FMIPA/2019

FK/2019

FIA/2019

Vokasi/2019

FMIPA/2018

Operasional : Emir Faritzy FISIP/2019

: Ihwan Alfiansyah

Hanif Edma Fauz

Geysa Pratama Eriat

Amjad Iglezhuqa W.

Luthfan Haqi

FIA/2018

FT/2019

FIA/2019

FIA/2019

FIB/2019

4

Bagus Dwianandra P.

Favian Adiyatama

Azzahra Nilam Y.

FT/2019

FT/2018

FISIP/2018

2. Bagan organisasi kepanitiaan

5

VIII. DESKRIPSI DAN EVALUASI KEGIATAN

1. Pra acara

Pra acara merupakan bagian dari rangkaian kegiatan Peluncuran Akbar IKM

UI 2020 yang berbentuk penuansaan. Kegiatan ini akan dilakukan dengan

menyebarkan informasi terkait adanya Peluncuran Akbar IKM UI 2020. Berikut

dijabarkan mengenai rangkaian pre acara dan evaluasinya.

No Waktu

pelaksanaan

Kegiatan Evaluasi

1. Senin, 9 Maret

2020

Penuansaan fisik berupa

pembagian flyer dan

kunjungan ke FMIPA,

RIK, FIA, FISIP, dan

Stasiun UI. Penuansaan

poster di sosial media.

Penuansaan berjalan

dengan baik, namun

kurangnya koordinasi

dengan Humas LK

Fakultas sehingga tidak

berjalan dengan

maksimal. Penuansaan di

Stasiun UI belum

berkoordinasi dengan

PLK Stasiun UI, namun

penuansaan masih dapat

berjalan dengan baik.

2. Selasa, 10 Maret

2020


pembagian flyer dan

kunjungan ke FT, FEB,

dan Perpustakaan Pusat.

Penuansaan poster di

sosial media.

Penuansaan berjalan

dengan baik, namun


dengan Humas LK


berjalan dengan

maksimal. Penuansaan

yang awalnya

diagendakan di Stasiun

Pondok Cina

dipindahkan ke

Perpustakaan Pusat

karena kondisi yang tidak

memungkinkan.

3. Rabu, 11 Maret

2020


pemasangan poster pada

mading setiap halte

Universitas Indonesia,

pembagian flyer, dan

kunjungan ke FIB, Vokasi,

dan Kukel. Penuansaan

poster di sosial media.

Penuansaan berjalan

dengan baik, namun


dengan Humas LK


berjalan dengan

maksimal. Penuansaan

yang awalnya

6

diagendakan di Kukel

dipindahkan ke Halte

Vokasi dan Stadion UI

karena kondisi yang tidak

memungkinkan.

4. Kamis, 12 Maret

2020


pembagian flyer dan

kunjungan ke

FASILKOM, FH, FPsi,

dan Kutek. Penuansaan

poster dan twibbon di

sosial media.

Penuansaan tetap

berjalan dengan baik

namun ada panitia yang

tidak ikut melakukan

penuansaan karena

agenda yang terlalu

padat. Adanya anggota

BEM UI 2020, BK

MWA UI UM 2020, dan

DPM UI 2020 yang tidak

mengunggah twibbon

pada media sosialnya.

5. Jumat, 13 Maret

2020

Penuansaan poster di

sosial media.

Sudah baik.

2. Acara puncak

Peluncuran Akbar IKM UI 2020 telah diselenggarakan pada hari Jumat

tanggal 13 Maret 2020. Pada acara puncak Peluncuran Akbar IKM UI 2020 diisi

dengan perkenalan dari tiga Lembaga Kemahasiswaan UI 2020 (BEM UI 2020,

BK MWA UI UM 2020, DPM UI 2020). Acara ini diawali dengan menyanyikan

lagu Indonesia Raya kemudian sambutan dari Ketua Pelaksana dan Direktur

Kemahasiswaan Universitas Indonesia.

Kemudian dihadirkan penampilan deklamasi puisi oleh Komunitas Puisi

Aksara Jingga (FISIP), lalu penayangan video singkat tentang harapan dan mimpi

ketua ketiga lembaga (BEM UI 2020, BK MWA UI UM 2020, dan DPM UI 2020).

Selanjutnya perkenalan tiga lembaga (BK MWA UI UM 2020, DPM UI, dan BEM

UI 2020) yang diselingi dengan penampilan Seniman Kutek dan stand up comedy

oleh Rafli FISIP angkatan 2019 Juara stand up comedy UI Art War 2019.

Pada puncak acara dilakukan orasi dan simbolisasi kolaborasi oleh Ketua dan

Wakil Ketua tiga lembaga (BEM UI 2020, BK MWA UI UM 2020, dan DPM UI

2020) dan ditutup oleh penampilan band Groofia (FIA) Juara 2 Band UI Art War

2019.

Pada pelaksanaan acara puncak terdapat kurangnya persiapan dari panitia,

sehingga adanya keterlambatan acara selama 30 menit dan banyak mata acara yang

melebihi batas waktu yang telah ditentukan.

7

IX. EVALUASI PARAMETER KEBERHASILAN

Parameter Pencapaian

Kuanitatif

Peluncuran Akbar dihadiri minimal 40 orang

fungsionaris DPM UI 2020

Tercapai (lampiran 1)

Peluncuran Akbar dihadiri minimal 30 orang

undangan lembaga legislatif fakultas se-UI


Peluncuran Akbar dihadiri minimal 320

undangan di luar lembaga legislatif

mahasiswa se-UI


X. LAPORAN KEUANGAN

1. Pemasukan

No. Sumber Dana Jumlah

1 Kontribusi BK MWA UI UM Rp 3.800.000

2 Kontribusi BEM UI Rp 3.800.000

3 Kontribusi DPM UI Rp 3.800.000

Total Pemasukan Rp 11.400.000

2. Pengeluaran (lampiran 4)

No. Tanggal Barang Harga Satuan Banyak Total Harga

1 08/03/2020 TOP Rp 19.000 5 Rp 95.000

2 08/03/2020 Flyer Rp 1.050 200 Rp 210.000

3 08/03/2020 Xbanner Rp 20.000 2 Rp 40.000

4 09/03/2020 TOP Rp 19.000 9 Rp 171.000

5 10/03/2020 Kesekretariatan 1 Rp 215.000

6 11/03/2020 Poster A4 Rp 1.750 20 Rp 35.000

7 11/03/2020 Lilin LED Rp 2.350 30 Rp 70.500

8 11/03/2020 Balon Foil bintang 18

inch Rp 2.600 6 Rp 15.600

9 11/03/2020 Balon foil bintang

mini 25cm Rp 1.500 15 Rp 22.500

10 11/03/2020 Lem Balon Rp 4.500 1 Rp 4.500

11 11/03/2020 Reliza wall sticker

bintang star Rp 20.500 2 Rp 41.000

8

12 11/03/2020 Double tape Rp 10.500 1 Rp 10.500

13 11/03/2020 Permen Kaca Mata /

Smiling Eyeglass Rp 18.880 10 Rp 188.800

14 11/03/2020 Gelas Kertas Rp 20.000 4 Rp 80.000

15 12/03/2020 Lampu led tumblr

lamp Rp 41.000 2 Rp 82.000

16 12/03/2020 Paket box snack Rp 29.050 4 Rp 116.200

17 12/03/2020 Gelas kertas Rp 400 50 Rp 20.000

18 12/03/2020 Paket ayam nelongso Rp 11.500 16 Rp 184.000

19 12/03/2020 Spanduk & Vertical

Banner Rp 20.000 14,4 Rp 288.000

20 12/03/2020 Souvenir Rp 4.000 51 Rp 204.000

21 12/03/2020 Sirup marjan jeruk

450 ml Rp 11.500 4 Rp 46.000

22 12/03/2020 Sirup marjan rasa

melon 460ml Rp 20.200 4 Rp 80.800

23 12/03/2020 Balon putih Rp 1.500 60 Rp 90.000

24 12/03/2020 Balon biru Rp 1.500 60 Rp 90.000

25 13/03/2020 Galon Air Rp 4.000 5 Rp 20.000

26 13/03/2020 Photobooth Rp 875.000 2 Rp 1.750.000

27 13/03/2020 Bonang Rp 300.000 1 Rp 300.000

28 13/03/2020 Arum Manis Rp 2.000 400 Rp 800.000

29 13/03/2020 Kabel VGA Rp 45.000 1 Rp 45.000

30 13/03/2020 MC Rp 250.000 2 Rp 500.000

31 13/03/2020 Aksara Jingga (Puisi) Rp 100.000 2 Rp 200.000

32 13/03/2020 Stand Up Comedy Rp 250.000 1 Rp 250.000

33 13/03/2020 Band Rp 334.600 1 Rp 334.600

34 13/03/2020 Sound System Rp 2.700.000 1 Rp 2.700.000

35 13/03/2020 Lighting Rp 1.700.000 1 Rp 1.700.000

36 13/03/2020 Uang Kebersihan Rp 400.000 1 Rp 400.000

Total Pengeluaran Rp 11.400.000

3. Saldo Rp. 0 ,-

9

XI. SUSUNAN ACARA

Waktu Kegiatan Keterangan

17.45-18.30 Registrasi Acara

18.31-18.35 Pembukaan MC Acara

18.36- 18.40 Menyanyikan Lagu Indonesia Raya Acara

18.41-18.45 Sambutan Ketua Pelaksana Agas

18.46-18.50 Sambutan Direktur Kemahasiwaan Dr. Devie Rahmawati S.Sos., M.

Hum.

18.51-18.55 Sambutan Rektor UI Prof. Ari Kuncoro, S.E., M.A.,

Ph.D

18.55-19.05 Puisi Aksara Jingga

19.06-19.10 Penayangan video 3 lembaga Acara

19.11-19.30 Perkenalan BK MWA UI UM BK MWA UI UM

19.31-19.40 Penampilan Seniman Kutek Bonar

19.41-20.00 Perkenalan DPM UI DPM UI

20.00-20.10 Penampilan SUC Rafli

20.11-20.30 Perkenalan BEM UI BEM UI

20.31-20.50 Orasi ketua lembaga dan simbolik BK MWA, BEM, DPM

20.51-21.10 Band Groofia

21.11-21.30 Penutupan dan Foto Bersama MC

XII. DOKUMENTASI KEGIATAN (lampiran 5)

XIII. PUBLIKASI KEGIATAN (lampiran 6)

XIV. PENUTUP

Demikian laporan pertanggungjawaban ini kami buat dengan detail dan

sebaikbaiknya. Kami berharap, semoga kegiatan ini dapat memberikan suatu hal yang

positif bagi 3 (tiga) Lembaga Kemahasiswaan Universitas Indonesia (BEM UI 2020, BK

MWA UI UM 2020, DPM UI 2020) dan mahasiswa Universitas Indonesia secara umum.

Atas perhatian dan bantuan Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

10

LAMPIRAN I. DAFTAR HADIR FUNGSIONARIS DPM UI 2020

12

LAMPIRAN II. DAFTAR HADIR LEMBAGA LEGISLATIF FAKULTAS

13

LAMPIRAN III. DAFTAR HADIR UNDANGAN DI LUAR LEMBAGA

LEGISLATIF

24

LAMPIRAN IV. BUKTI PENGELUARAN

Item

Bukti

Item

Bukti

Balon

putih &

balon biru

Double

tape

Flyer

DP

Konsumsi

pengisi

acara

25

Top

Top (2)

Arum

Manis

Kesekre-

tariatan

26

Kesekre-

tariatan

Kesekre-

tariatan

Kesekre-

tariatan

Pelunasan

Konsumsi

pengisi

acara

27

Kesekre-

tariatan

Konsumsi

VIP

Permen

Kacamata

Sirup

Kabel

VGA

Gelas

kertas

28

Gelas

kertas

Poster A4

Spanduk,

Banner,

&

Souvenir

Flexy

29

Photobooth

30

Balon foil

bintang, lem

balon, & lilin

LED

31

Stiker

bintang glow

in the dark

Lampu LED

tumblr

32

Sound

System &

Lighting

Sound

System &

Lighting

33

LAMPIRAN V. DOKUMENTASI KEGIATAN

1. Pra acara

35

4. Acara puncak

36

LAMPIRAN VI. PUBLIKASI KEGIATAN

laporan pertanggungjawaban peluncuran akbar … · 3. mempererat hubungan dengan melakukan...

Documents