laporan pelaksanaan aktualisasi...4 bab ii gambaran unit kerja 2.1. deskripsi organisasi 2.1.1...

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

Penggunaan Aplikasi Google Calendar dan Form Agenda Pendampingan Dalam Optimasi Pendampingan Balai Pelaksana Pemilihan Jasa Konstruksi (BP2JK)

di Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi

DISUSUN OLEH :

NAMA : GRACE LOURENZA BR SEMBIRING, S.E. NIP : 199311302019032013 FORMASI JAFUNG : ANALIS KEBIJAKAN DAN STRATEGI PEMBIAYAAN UNIT ORGANISASI : DIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSI

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT TAHUN 2019

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, atas segala rahmat-Nya, sehingga penulis

dapat menyelesaikan Laporan Rancangan Aktualisasi pada Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri

Sipil (CPNS) Golongan III Batch III yang diselenggarakan di Balai Diklat Wilayah III Jakarta yang

berisi tentang “Penggunaan Aplikasi Google Calendar dan Form Agenda Pendampingan Dalam

Optimasi Pendampingan Balai Pelaksana Pemilihan Jasa Konstruksi (BP2JK) di Direktorat

Pengadaan Jasa Konstruksi”.

Penulisan laporan ini merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi dalam Pelatihan Dasar

CPNS. Selama menyelesaikan Laporan Rancangan Aktualisasi ini penulis banyak menerima petunjuk,

saran, bimbingan, motivasi dan bantuan dari berbagai pihak. Sehubungan dengan hal tersebut dengan

penuh kerendahan hati dan rasa hormat, penulis mengucapkan terimakasih kepada:

1. Bapak Henrico, S.T.,M.T. dan Bapak Susman Hadi, S.T., M.T., selaku mentor yang telah

memberikan bimbingan selama melakukan aktualisasi di tempat kerja;

2. Bapak Melly Septiani, S.E., M.T., selaku coach yang selalu memberikan arahan, masukan,

dan saran dalam bimbingan pengerjaan laporan ini;

3. Ibu Dra. Retno Triyanti Handayani, M.M., selaku penguji yang selalu memberikan arahan,

masukan, dan saran dalam bimbingan pengerjaan laporan ini;

4. Seluruh pengajar/widyaiswara di BPSDM Balai Diklat Wilayah III, yang telah memberikan

materi nilai-nilai dasar, kedudukan dan peran PNS dengan baik serta memberikan bekal ilmu

dan pengetahuan sehingga dapat digunakan di lingkungan kerja pemerintahan;

5. Seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan ini.

Dalam penulisan laporan ini, penulis menyadari bahwa masih jauh dari kata sempurna. Oleh

karena itu, penulis sangat terbuka pada saran dan masukan sebagai perbaikan dalam kegiatan

aktualisasi ini. Akhir kata, penulis berharap agar laporan ini dapat memberikan manfaat. Terima

kasih.

Jakarta, Oktober 2019

Penulis

iv

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................................................... iii

DAFTAR ISI .......................................................................................................................................... iv

DAFTAR TABEL .................................................................................................................................. vi

BAB I ...................................................................................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang .............................................................................................................................. 1

1.2 Tujuan ........................................................................................................................................... 3

1.3 Manfaat ......................................................................................................................................... 3

1.4 Ruang Lingkup .............................................................................................................................. 3

BAB II GAMBARAN UNIT KERJA .................................................................................................... 4

2.1. Deskripsi Organisasi ..................................................................................................................... 4

2.1.1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Pekerjaan Rakyat .................................................................. 4

2.1.2 Visi dan Misi Kementerian PUPR ................................................................................................ 4

2.2 Tugas Pokok, Fungsi, dan Struktur Organisasi Unit Kerja ........................................................... 5

2.2.1 Tugas dan Fungsi Direktorat Jenderal Bina Konstruksi ................................................................ 5

2.2.2 Tugas dan Fungsi Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi ............................................................. 6

BAB III ................................................................................................................................................... 8

3.1 Identifikasi Isu ............................................................................................................................... 8

3.2 Gagasan Pemecahan Isu ................................................................................................................ 8

3.3 Kegiatan ........................................................................................................................................ 9

3.4 Matriks Rancangan Aktualisasi ................................................................................................... 10

3.5 Jadwal Rancangan Aktualisasi .................................................................................................... 10

BAB IV PELAKSANAAN AKTUALISASI ....................................................................................... 11

4.1 Deskripsi Kegiatan Aktualisasi ................................................................................................... 11

4.1.1 Kondisi Eksisting ........................................................................................................................ 11

4.1.2 Kondisi yang Diharapkan ............................................................................................................ 12

4.2 Pelaksanaan Aktualisasi .............................................................................................................. 12

4.2.1 Realisasi Jadwal Pelaksanaan ..................................................................................................... 12

4.2.2 Realisasi Kegiatan ....................................................................................................................... 12

4.2.3 Kendala dan Upaya ..................................................................................................................... 24

4.2.4 Analisa Dampak .......................................................................................................................... 25

BAB V PENUTUP ............................................................................................................................... 26

5.1 Kesimpulan ................................................................................................................................. 26

5.2 Rekomendasi ............................................................................................................................... 26

LAMPIRAN .......................................................................................................................................... 27

v

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Bina Konstruksi 6

Gambar 4.1 Workshop Pengaturan dan Pengembangan Sistem Pengadaan Jasa Konstruksi 11

Gambar 4.2 Bimbingan Teknis Pengaturan dan Penyelesaian Permasalahan Pengadaan Jasa

Konstruksi

12

Gambar 4.3 Realisasi Kegiatan 1 dan 2 13

Gambar 4.4 Output Kegiatan 1 dan 2 - Surat Keputusan Direktur Pengadaan Jasa Konstruksi

No 46/KPTS/Kj/2019

14

Gambar 4.5 Output Kegiatan 1 dan 2 - Lampiran Surat Keputusan Direktur Pengadaan Jasa

Konstruksi No 46/KPTS/Kj/2019

14

Gambar 4.6 Realisasi Kegiatan 3 15


Gambar 4.8 Output Kegiatan 3 – Surat Permohonan Pendampingan Balai Pelaksanaan

Pemilihan Jasa Konstruksi (BP2JK)

16

Gambar 4.9 Output Kegiatan 3 – Alur Pembuatan Agenda Pendampingan Pada Google

Calendar DPJK untuk BP2JK hal 1 dan 2

17

Gambar 4.10 Output Kegiatan 4 – Akun Google Calendar Pendampingan BP2JK 18

Gambar 4.11 Realisasi Kegiatan 4 – Undangan penggunaan akun kalender Pendampingan

BP2JK untuk balai

18

Gambar 4.12 Output Kegiatan 4 – List Email Balai 19



Gambar 4.15 Realisasi Kegiatan 5 dan 6 – Surat Arahan Penggunaan Google Calendar

untuk Pendampingan BP2JK dan Lampiran

21

Gambar 4.16 Realisasi Kegiatan 5 dan 6 – Distribusi Surat Arahan Penggunaan Google

Calendar untuk Pendampingan BP2JK

21

Gambar 4.17 Output Kegiatan 5 dan 6 – Penambahan reminder sebelum agenda

pendampingan

22

Gambar 4.18 Output Kegiatan 5 dan 6 – Tampilan agenda pendampingan 22

Gambar 4.19 Output Kegiatan 5 dan 6 – Kegiatan Pendampingan oleh Subdit 3 22

Gambar 4.20 Output Kegiatan 5 dan 6 – Tampilan agenda pendampingan selanjutnya 23


Gambar 4.22 Output Kegiatan 7 – Laporan Pelaksanaan Aktualisasi 24

vi

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Matriks Rancangan Aktualisasi 28

Tabel 1.2 Jadwal Rancangan Aktualisasi 32

Tabel 4.2 Realisasi Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi 34

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sesuai dengan Undang-Undang No 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara

(ASN) dimana calon Pegawai Negeri Sipil (PNS) wajib menjalani masa percobaan. Masa

percobaan yang dimaksud dilaksanakan melalui proses pendidikan dan pelatihan

terintegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi

nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab,

dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Salah satu proses pendidikan

dan pelatihannya adalah melalui Pelatihan Dasar (Latsar). Dimana nantinya dalam

menjalankan tugas dan fungsi pada unit organisasi harus menerapkan nilai-nilai substansi

Mata Pelatihan Agenda II yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen

Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA), serta substansi Mata Pelatihan Agenda III yaitu

Manajemen ASN, Whole of Government (WoG), dan Pelayanan Publik.

Whole of Government (WoG) menjelaskan bagaimana instansi pelayanan publik

bekerja lintas batas atau lintas sektor guna mencapai tujuan bersama dan sebagai respon

terpadu pemerintah terhadap isu-isu tertentu.

Salah satu penerapan Whole of Government (WoG) adalah pengadaan barang/jasa

pemerintah di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) dengan

membentuk Balai Pelaksana Pemilihan Jasa Konstruksi (BP2JK) di 34 Provinsi di bawah

bimbingan dan supervisi dari Direktorat Jenderal Bina Konstruksi melalui Direktorat

Pengadaan Jasa Konstruksi menggantikan Unit Layanan Pengadaan (ULP) pusat yang

sebelumnya masih berada di bawah Sekretariat Jenderal Kementerian PUPR.

Pengintegrasian pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa (PBJ) yang dipusatkan pada

BP2JK sebagai salah satu upaya Kementerian PUPR yang bertujuan untuk meningkatkan

disiplin dan kualitas PBJ menjadi lebih efektif, efisien, transparan, bersaing, dan

akuntabel. BP2JK diharapkan dapat bekerja dengan integritas dan profesionalisme dalam

melaksanakan tender/seleksi seluruh paket pekerjaan dan ikut berkomitmen menghindari

intervensi dalam proses pemilihan. Setiap tahunnya Kementerian PUPR melaksanakan

10.000 hingga 11.000 paket pekerjaan, baik konstruksi maupun konsultansi (sesuai data

laman Kementerian PUPR). Diharapkan dalam melakukan proses PBJ ini sejalan dengan

nilai-nilai Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan juga Anti

Korupsi (ANEKA).

2

Penerapan Pelayanan Publik juga tercermin dalam tugas dan fungsi organisasi,

dimana Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi memberikan pelayanan berupa

pendampingan sebagai bentuk dari bimbingan dan supervisi proses pengadaan kepada

stakeholder yaitu, Balai unit organisasi, Satuan kerja unit organisasi, dan PPK unit

Organisasi yaitu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, Direktorat Jenderal Bina Marga,

Direktorat Jenderal Cipta Karya, dan Direktorat Jenderal Penyediaan Perumahan.

Dalam Mid Term Review Pengadaan Barang Jasa Tahun Anggaran 2019 dan 2020

pada tanggal 9 Juli 2019 dipaparkan masih terjadi permasalah dalam proses pemilihan

yaitu dikarenakan regulasi baru PBJ yaitu Peraturan Menteri Nomor 07 Tahun 2019,

reorganisasi kelembagaan, dan penyesuaian Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE).

Adapun penyebab kegagalan secara umum dalam paket yang telah ditetapkan oleh

Pengguna Anggaran (PA) dalam yaitu 50% dikarenakan kesalahan tata cara evaluasi, 47%

kesalahan dokumen, dan 3% kesalahan prosedur.

Dikarenakan tingginya kegagalan akibat kesalahan dalam tata cara evaluasi maupun

kesalahan dokumen, diperlukan adanya pendampingan bagi BP2JK melalui Direktorat

Pengadaan Jasa Konstruksi. Sesuai dengan Tusi Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi

yaitu pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang pengadaan barang/jasa, sistem

pelaksanaan pengadaan jasa konstruksi, dan advokasi dan fasilitasi pengelolaan pengadaan

jasa konstruksi. Terutama untuk paket pekerjaan konstruksi di atas Rp100 Miliar dan jasa

konsultansi di atas Rp 10 Miliar, sesuai surat arahan No. BK.0201-DK/605 dari Direktur

Jenderal Bina Konstruksi kepada Kepala BP2JK yang menyampaikan bahwa BP2JK harus

berkoordinasi dengan Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi terkait penyebab

tender/seleksi gagal yang paling sering muncul adalah kesalahan dalam dokumen

pemilihan atau dokumen yang tidak sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Per

September 2019, dari total 83 paket pekerjaan konstruksi dan jasa konsultansi, 40 paket

atau sebesar 49% gagal tender/seleksi.

Namun kurangnya koordinasi dikarenakan jumlah balai sebanyak 34 balai

dibandingkan dengan jumlah pendamping yang tersedia yaitu 3 orang tidak seimbang

sehingga perlu dilakukan optimasi pendampingan dalam hal ini pendampingan agar

masing-masing balai dapat berkoordinasi dengan baik dan mendapatkan pendampingan

yang mumpuni. Dalam pengoptimalan pendampingan tersebut agar dapat menerapkan

nilai – nilai Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi

(ANEKA) serta penguatan nilai iProVe (Integritas, Profesional, Orientasi Misi, Visioner,

Etika (Akhlakul Karimah) pada saat habituasi.

3

1.2 Tujuan

Adapun tujuan dari kegiatan aktualisasi ini adalah bagaimana penerapan nilai-nilai

substansi Mata Pelatihan Agenda II yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik,

Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA) dalam mewujudkan pengoptimalan

pendampingan bagi balai dalam memenuhi kebutuhan balai-balai untuk mendapatkan

pendampingan yang mumpuni dan mampu menyelesaikan permasalahan pada proses

pengadaan. Serta berkontribusi dalam visi dan misi serta penguatan nilai-nilai organisasi

Kementerian PUPR, iProVe, yaitu integritas, profesional, orientasi misi, visioner, dan

etika akhlakul karimah.

1.3 Manfaat

Manfaat dari kegiatan aktualisasi ini adalah :

1. Bagi organisasi, efektifitas dan efisiensi dalam pelaksanaan pendampingan bagi

BP2JK dan Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi sebagai pendamping.

2. Bagi peserta Pelatihan Dasar, mampu menginternalisasi nilai-nilai ASN yaitu

Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan juga Anti Korupsi

(ANEKA), Whole of Government (WoG), dan Pelayanan Publik.

1.4 Ruang Lingkup

Ruang lingkup kegiatan aktualisasi ini adalah di Direktorat Pengadaan Jasa

Konstruksi, Direktorat Jenderal Bina Konstruksi, Kementerian Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat. Fokus kegiatan aktualisasi adalah pengoptimalan pendampingan dan

form berupa isian agenda pendampingan terkait pengadaan terutama untuk paket pekerjaan

konstruksi di atas Rp100 Miliar dan jasa konsultansi di atas Rp 10 Miliar. Kegiatan ini

akan diaktualisasikan selama masa habituasi selama 30 hari kerja yang akan dimulai pada

tanggal 2 September 2019 – 11 Oktober 2019.

4

BAB II

GAMBARAN UNIT KERJA

2.1. Deskripsi Organisasi

2.1.1 Kementerian Pekerjaan Umum dan Pekerjaan Rakyat

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia adalah

kementerian dalam Pemerintah Indonesia yang membidangi urusan pekerjaan umum dan

perumahan rakyat. Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat mempunyai

tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pekerjaan umum dan

perumahan rakyat untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan

Negara.

2.1.2 Visi dan Misi Kementerian PUPR

Visi Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat tahun 2015-2019

adalah "Terwujudnya infrastruktur pekerjaan umum dan perumahan rakyat yang handal

dalam mendukung indonesia yang berdaulat, mandiri dan berkepribadian berlandaskan

gotong royong".

Misi Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang merupakan

rumusan upaya yang akan dilaksanakan selama periode Renstra 2015 – 2019 dalam

rangka mencapai visi serta mendukung upaya pencapaian target pembangunan nasional,

berdasarkan mandat yang diemban oleh Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan

Rakyat sebagaimana yang tercantum di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 165 Tahun

2014 tentang Penataan Tugas dan Fungsi Kabinet Kerja, amanat RPJMN tahap ketiga

serta perubahan kondisi lingkungan strategis yang dinamis adalah sebagai berikut :

1. Mempercepat pembangunan infrastruktur sumberdaya air termasuk sumber

daya maritim untuk mendukung ketahanan air, kedaulatan pangan, dan

kedaulatan energi, guna menggerakkan sektor-sektor strategis ekonomi

domestik dalam rangka kemandirian ekonomi;

2. Mempercepat pembangunan infrastruktur jalan untuk mendukung konektivitas

guna meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan pelayanan sistem logistik

nasional bagi penguatan daya saing bangsa di lingkup global yang berfokus

pada keterpaduan konektivitas daratan dan maritim;

3. Mempercepat pembangunan infrastruktur permukiman dan perumahan rakyat

untuk mendukung layanan infrastruktur dasar yang layak dalam rangka

mewujudkan kualitas hidup manusia Indonesia sejalan dengan prinsip

infrastruktur untuk semua;

5

4. Mempercepat pembangunan infrastruktur pekerjaan umum dan perumahan

rakyat secara terpadu dari pinggiran didukung industri konstruksi yang

berkualitas untuk keseimbangan pembangunan antardaerah, terutama di

kawasan tertinggal, kawasan perbatasan, dan kawasan perdesaan, dalam

kerangka NKRI;

5. Meningkatkan tata kelola sumber daya organisasi bidang pekerjaan umum dan

perumahan rakyat yang meliputi sumber daya manusia, pengendalian dan

pengawasan, kesekertariatan serta penelitian dan pengembangan untuk

mendukung fungsi manajemen meliputi perencanaan yang terpadu,

pengorganisasian yang efisien, pelaksanaan yang tepat, dan pengawasan yang

ketat.

2.2 Tugas Pokok, Fungsi, dan Struktur Organisasi Unit Kerja

2.2.1 Tugas dan Fungsi Direktorat Jenderal Bina Konstruksi

Direktorat Jenderal Bina Konstruksi mempunyai tugas menyelenggarakan

perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pembinaan jasa konstruksi sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam melaksanakan tugas Direktorat Jenderal Bina Konstruksi

menyelenggarakan fungsi diantaranya:

1. Perumusan kebijakan di bidang pembinaan penyelenggaraan, kelembagaan, dan

sumber daya jasa konstruksi.

2. Pelaksanaan kebijakan di bidang pembinaan penyelenggaraan, kelembagaan, dan

sumber daya jasa konstruksi.

3. Pelaksanaan kebijakan di bidang pemberdayaan dan pengawasan penyelenggaraan

jasa konstruksi yang dilaksanakan oleh masyarakat dan pemerintah daerah

4. Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang pembinaan jasa

konstruksi;

5. Pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi di bidang pembinaan

penyelenggaraan, kelembagaan, dan sumber daya jasa konstruksi.

6. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang pembinaan penyelenggaraan,

kelembagaan, dan sumber daya jasa konstruksi.

7. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Bina Konstruksi.

8. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri.

6

Berikut ini adalah strutktur organisasi Direktorat Jenderal Bina Konstruksi.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Bina Konstruksi Kementerian PUPR

2.2.2 Tugas dan Fungsi Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi

a. Tugas

Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang penyelenggaraan

pengadaan barang/jasa konstruksi.

b. Fungsi

Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi menyelenggarakan fungsi, diantaranya:

1. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang penyelenggaraan pengadaan

barang/jasa, sistem pelaksanaan pengadaan jasa konstruksi;

2. Pelaksanaan kebijakan di bidang penyelenggaraan pengadaan barang/jasa,

sistem pelaksanaan pengadaan jasa konstruksi, dan advokasi dan fasilitasi

pengelolaan pengadaan jasa konstruksi;

3. Penyiapan penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang

penyelenggaraan pengadaan barang/jasa, sistem pelaksanaan pengadaan

jasa konstruksi, dan advokasi dan fasilitasi pengelolaan pengadaan jasa

konstruksi;

4. Advokasi dan fasilitasi pengelolaan pengadaan jasa konstruksi;

7

5. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang penyelenggaraan

pengadaan barang/jasa, sistem pelaksanaan pengadaan jasa konstruksi, dan

advokasi dan fasilitasi pengelolaan pengadaan jasa konstruksi;

6. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang penyelenggaraan

pengadaan barang/jasa, sistem pelaksanaan pengadaan jasa konstruksi, dan

advokasi dan fasilitasi pengelolaan pengadaan jasa konstruksi; dan

7. Pelaksanaan urusan tata usaha Direktorat.

2.2.3 Tugas dan Fungsi Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan Sistem

Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi

a. Tugas

Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan Sistem Pelaksanaan Pengadaan

Jasa Konstruksi memiliki tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan

kebijakan, pelaksanaan kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur, dan

kriteria, pemberian bimbingan teknis dan supervisi, serta pemantauan dan evaluasi

di bidang pengaturan dan pengembangan sistem pelaksanaan pengadaan jasa

konstruksi dan layanan informasi pengadaan jasa konstruksi.

b. Fungsi

Dalam melaksanakan tugasnya, Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan

Sistem Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi menyelenggarakan fungsi:

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang pengaturan dan

pengembangan sistem pelaksanaan pengadaan barang/jasa konstruksi;

2. Pelaksanaan kebijakan di bidang pengaturan dan pengembangan sistem

pelaksanaan pengadaan barang/jasa konstruksi;

3. Pelaksanaan layanan informasi pengadaan barang/jasa konstruksi;

4. Penyiapan bahan penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di

bidang pengaturan dan pengembangan sistem pelaksanaan pengadaan

barang/jasa konstruksi;

5. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang pengaturan dan

pengembangan sistem pelaksanaan pengadaan barang/jasa konstruksi; dan

6. Pemantauan dan evaluasi di bidang pengaturan dan pengembangan sistem

pelaksanaan pengadaan barang/jasa konstruksi.

7. Pemantauan dan evaluasi di bidang advokasi dan fasilitasi pengelolaan

pengadaan barang/jasa.

8

BAB III

DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI

3.1 Identifikasi Isu

Dalam surat arahan Direktur Jenderal Bina Konstruksi No. BK.0201-DK.605 dari

Direktur Jenderal Bina Konstruksi kepada Kepala BP2JK bahwa berdasarkan hasil

evaluasi penelitian penetapan pemenang oleh Tim Peneliti Pengadaan Barang/Jasa

(TPPBJ) untuk paket pekerjaan konstruksi di atas Rp 100 Miliar dan paket jasa konsultansi

di atas Rp 10 Miliar yaitu bahwa masih cukup banyak paket-paket yang direkomendasikan

sebagai tender/seleksi gagal. Salah satu sebab tender/seleksi gagal yang masih sering

muncul adalah terdapat kesalahan dalam dokumen pemilihan atau dokumen pemilihan

yang tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan. Bahkan paket-paket yang

sudah mengalami tender/seleksi gagal sebelumnya, saat dilakukan tender/seleksi ulang

masih ditemukan kesalahan yang sama. Sehingga melalui surat arahan per tanggal 26 Juli

2019 tersebut, agar dalam pelaksanaan reviu dokumen persiapan pengadaan dan reviu

dokumen pemilihan untuk paket pekerjaan pekerjaan konstruksi di atas Rp 100 Miliar dan

paket jasa konsultansi di atas Rp 10 Miliar, BP2JK harus berkoordinasi dengan Direktorat

Pengadaan Jasa Konstruksi.

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, isu yang diangkat

dalam rancangan aktualisasi ini adalah jumlah balai yang harus didampingi tidak seimbang

yaitu sebanyak 34 BP2JK dengan jumlah pendamping yang tersedia saat ini sebanyak 3

orang. Keadaan yang terjadi saat ini sering kali beberapa balai melakukan pendampingan

di hari dan waktu yang sama dan/atau tidak tersedianya pendamping dikarenakan adanya

agenda kegiatan lainnya. Selain tidak tersedianya jadwal yang sinkron dikarenakan

kurangnya koordinasi, diperlukannya sebuah gambaran terkait permasalahan apa yang

akan didampingkan kepada pendamping sehingga pendamping dapat menyiapkan jawaban

yang mumpuni terhadap permasalah yang dihadapi oleh balai.

3.2 Gagasan Pemecahan Isu

Untuk menyelesaikan isu yang muncul sebelumnya, maka dibutuhkan sebuah

jadwal pendampingan yang akan disusun menggunakan Aplikasi Google Calendar

sehingga masing-masing balai memiliki hari dan waktu pendampingan yang merata tanpa

adanya balai yang lebih diprioritaskan dan untuk mempertajam masalah apa yang dihadapi

balai disampaikan melalui sebuah form berupa Form Isian Agenda pendampingan yang

akan digunakan oleh balai dengan standar yang sama, mudah digunakan, dan mudah

9

dimengerti, serta bagi pendamping dapat memberikan jawaban terkait permasalahan yang

lebih mumpuni. Dengan adanya pengoptimalan ini diharapkan terciptanya koordinasi yang

efektifitas dan efisiensi dalam pendampingan.

3.3 Kegiatan

Kegiatan-kegiatan serta tahapan yang akan dilakukan untuk mengatasi

permasalahan isu yang disampaikan adalah sebagai berikut :

1. Penyusunan ketersediaan waktu pendampingan

a. Koordinasi dengan Kasubdit Pengaturan dan Pengembangan Sistem

Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi, Kasi Pengaturan Pengadaan, serta

Kasi Pengembangan Sistem Pelaksanaan Pengadaan sebagai penentuan

jadwal pendampingan

b. Menentukan hari dan waktu pelaksanaan pendampingan

2. Penyusunan jadwal pendampingan 34 balai

a. Membagi 34 balai menjadi 3 yaitu wilayah I, II, dan III

b. Menentukan hari dan waktu pelaksanaan pendampingan yang tersedia untuk

masing-masing balai

3. Pembuatan format isian agenda pendampingan

a. Membuat format pengisian agenda pendampingan untuk balai

b. Memberikan dan menjelaskan format pengisian agenda pendampingan untuk

balai

4. Pembuatan akun Aplikasi Google Calendar dan list email masing-masing balai

yang sudah dibagi menjadi 3 wilayah

a. Membuat akun Google Calendar menggunakan akun email milik DPJK

b. Koordinasi dengan balai untuk membuat list email masing-masing balai

untuk selanjutnya diundang dalam jadwal pendampingan

5. Penjadwalan dan penyesuaian pendampingan pada Google Calendar

a. Penginputan jadwal pendamping dan balai serta agenda pendampingan pada

Google Calendar

b. Penyesuaian jadwal pendamping yang tersedia dengan jadwal balai dan

pengaktifan fitur reminder pada Google Calendar

6. Penambahan jadwal pendampingan selanjutnya dan perbaikan penjadwalan dan

pengisian agenda pendampingan

a. Penginputan jadwal pendampingan yang akan tersedia selanjutnya

b. Perbaikan penjadwalan dan pengisian form agenda pendampingan

10

7. Laporan akhir

a. Pendokumentasian kegiatan

b. Pembuatan laporan akhir

3.4 Matriks Rancangan Aktualisasi

Terlampir.

3.5 Jadwal Rancangan Aktualisasi

Terlampir.

11

BAB IV

PELAKSANAAN AKTUALISASI

4.1 Deskripsi Kegiatan Aktualisasi

Pelaksanaan tahapan kegiatan-kegiatan aktualisasi sebagai bentuk penyelesaian isu

yang sedang terjadi di unit organisasi terkait Whole of Government (WoG) dan Pelayanan

Publik, dimana dalam menjalankan tahapan kegiatan tersebut diharapkan dapat

menerapkan nilai-nilai ASN yaitu nilai Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik,

Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA) serta penguatan nilai iProVe (Integritas,

Profesional, Orientasi Misi, Visioner, Etika (Akhlakul Karimah) pada habituasi.

4.1.1 Kondisi Eksisting

Sesuai Tusi Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi yaitu pemberian pendampingan

teknis dan supervisi di bidang penyelenggaraan pengadaan barang/jasa, sistem

pelaksanaan pengadaan jasa konstruksi, dan advokasi dan fasilitasi pengelolaan

pengadaan jasa konstruksi, bimbingan maupun supervisi sudah sering dilakukan kepada

balai-balai. Pembimbingan dilakukan dalam bentuk bimbingan teknis, workshop, focus

grup discussion, dan pendampingan. Dalam melakukan bimbingan tersebut, narasumber

yang dihadirkan juga merupakan parkar praktisi dalam bidang pengadaan barang/jasa

pemerintah juga dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).

Namun dalam pelaksanaanya, pembahasan yang dilakukan masih terkait regulasi secara

umum yaitu terkait Peraturan Presiden No 16 Tahun 2018, Peraturan Menteri Nomor 07

Tahun 2019, dan permasalahan pengadaan barang/jasa pada umumnya.

Gambar 4.1 Workshop Pengaturan dan Pengembangan Sistem Pengadaan Jasa Konstruksi

12

Gambar 4.2 Bimbingan Teknis Pengaturan dan Penyelesaian Permasalahan Pengadaan

Jasa Konstruksi

Dalam pelaksanaan bimbingan seperti workshop atau focus group discussion, tim

pokja, tim peneliti, maupun tim pelaksana BP2JK dapat bertanya langsung kepada

narasumber terkait regulasi maupun permasalahan yang dihadapi di lapangan. Namun

terbatasnya waktu berdiskusi selama kegiatan masih menjadi kendala untuk mempertajam

pembahasan yang diberikan juga permasalahan yang dihadapi terkadang bersifat rahasia

sehingga tidak dapat didiskusikan secara umum atau pembahasan yang teknis dan spesifik.

Karena keterbatasan ini balai-balai memilih untuk langsung dapat berdiskusi tatap

muka dengan pendamping. Namun jumlah balai yang harus didampingi dan jumlah

pendamping kembali menjadi kendala. Sehingga dibutuhkan koordinasi dalam bentuk

jadwal pendampingan yang terbuka dan dapat diakses bagi balai dan pendamping yang

akan memberikan pendampingan.

4.1.2 Kondisi yang Diharapkan

Setelah pelaksanaan aktualisasi ini, diharapkan dengan adanya Aplikasi Google

Calendar dan Form Agenda Pendampingan dapat mengoptimasi kebutuhan balai untuk

mendapatkan pelayanan dalam bentuk pendampingan yang mumpuni sehingga dapat

mengurangi kegagalan paket tender/seleksi yang dilakukan oleh masing-masing balai.

4.2 Pelaksanaan Aktualisasi

4.2.1 Realisasi Jadwal Pelaksanaan

Realisasi jadwal pelaksanaan kegiatan aktualisasi terlampir.

4.2.2 Realisasi Kegiatan

1. Penyusunan ketersediaan waktu pendampingan

13

a. Koordinasi dengan Kasubdit Pengaturan dan Pengembangan Sistem

Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konstruksi, Kasi Pengaturan Pengadaan, serta

Kasi Pengembangan Sistem Pelaksanaan Pengadaan sebagai penentuan

jadwal pendampingan

b. Menentukan hari dan waktu pelaksanaan pendampingan

2. Penyusunan jadwal pendampingan 34 balai

a. Membagi 34 balai menjadi 3 yaitu wilayah I, II, dan III

b. Menentukan hari dan waktu pelaksanaan pendampingan yang tersedia untuk

masing-masing balai

Gambar 4.3 Realisasi Kegiatan 1 dan 2

Penggabungan Kegiatan 1 dan 2 dimana sebelumnya penentuan jadwal

pendampingan dimulai dari pembagian ketersediaan jadwal dan waktu oleh para

pendamping yaitu Kasubdit Pengaturan dan Pengembangan Sistem Pelaksanaan

Pengadaan Jasa Konstruksi, Kasi Pengaturan Pengadaan, serta Kasi Pengembangan Sistem

Pelaksanaan Pengadaan setelah berdiskusi kembali dengan mentor diubah menjadi

ketersediaan jadwal dan waktu oleh balai terlebih dahulu yang kemudian akan diisi oleh

ketersediaan jadwal dan waktu masing-masing pendamping.

Perubahan ini disesuaikan dengan terbitnya Surat Keputusan Direktur Pengadaan

Jasa Konstruksi No 46/KPTS/Kj/2019 tentang Tim Pendamping Proses Pemilihan Paket

Pekerjaan yang Pemenetapan Pemenangnya Dilakukan oleh Pengguna Anggaran per

tanggal 4 September 2019 dimana pendampingan tidak hanya akan dilakukan oleh

Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan Sistem Pengadaan Jasa Konstruksi (Subdit

1), Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi, namun juga beserta Subdirektorat Advokasi dan

14

Gambar 4.4 Output Kegiatan 1 dan 2

Surat Keputusan Direktur Pengadaan Jasa Konstruksi No 46/KPTS/Kj/2019

Gambar 4.5 Output Kegiatan 1 dan 2

Lampiran Surat Keputusan Direktur Pengadaan Jasa Konstruksi No 46/KPTS/Kj/2019

Fasilitasi Pengelolaan Pengadaan Jasa Konstruksi (Subdit 2) dan Subdirektorat Evaluasi

(Subdit 3), Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi, serta Subdirektorat Sistem

Penyelenggaraan, Direktorat Bina Penyelenggaraan Jasa Konstuksi. Sehingga dalam

pembagian wilayah pendampingan harus sesuai SK dan menunggu penambahan

ketersediaan jadwal dan waktu masing-masing balai.

15

Sesuai SK tersebut, untuk pendampingan kepada 34 balai dibagi menjadi 3 wilayah

yaitu Wilayah I, Wilayah II, dan Wilayah III.

a. Wilayah I : Pulau Sumatera, Pulau Bali, Kepulauan Nusa Tenggara;

b. Wilayah II : Pulau Jawa, Pulau Kalimantan;

c. Wilayah III : Pulau Sulawesi, Kepulauan Maluku, Pulau Papua.

Pendampingan Wilayah I dilakukan oleh Subdit 2 yang dibantu oleh Kasi Standar dan

Pedoman, Direktorat Bina Penyelenggaraan Jasa Konstruksi. Pendampingan Wilayah II

oleh Subdit 1 yang dibantu oleh Kasi Pemantauan dan Evaluasi, Direktorat Bina

Penyelenggaraan Jasa Konstruksi. Pendampingan Wilayah III akan dilakukan oleh Subdit

III sera dibantu oleh Kasubdit Sistem Penyelenggaraan, Direktorat Bina Penyelenggaraan

Jasa Konstruksi.

Nilai – nilai substansi Mata Pelatihan Agenda II yaitu penerapan nilai Akuntabilitas

dalam koordinasi ketersediaan jadwal dengan atasan untuk mentoring dan berdiskusi

maupun berdiskusi dengan staf senior terkait bagaimana penjadwalan pendampingan yang

optimal. Nilai Nasionalisme dan Etika Publik dalam penggunaan Bahasa Indonesia yang

baik dan benar serta sopan santun. Nilai Komitmen Mutu untuk memastikan alur proses

pendampingan yang efektif dan efisien serta sesuai dengan peraturan yang telah

diterbitkan.

3. Pembuatan format isian agenda pendampingan

a. Membuat format pengisian agenda pendampingan untuk balai

b. Memberikan dan menjelaskan format pengisian agenda pendampingan untuk

balai

Gambar 4.6 Realisasi Kegiatan 3

16

Gambar 4.8 Output Kegiatan 3

Surat Permohonan Pendampingan Balai Pelaksanaan Pemilihan Jasa Konstruksi (BP2JK)


Pembuatan alur pengisian agenda pendampingan bagi balai untuk menambahkan

agenda pendampingan sesuai dengan kebutuhan, dan Direktorat Pengadaan Jasa

Konstruksi akan menambahkan pendamping yang tersedia sesuai dengan ketersediaan

jadwal dan waktu balai untuk pendampingan pada akun Google Calendar. Form isian

agenda pendampingan yang disusun sebagai lampiran pada saat penambahan jadwal

pendampingan bagi balai yaitu Surat Permohonan Pendampingan Balai Pelaksanaan

Pemilihan Jasa Konstruksi (BP2JK).

17

Gambar 4.9 Output Kegiatan 3

Alur Pembuatan Agenda Pendampingan Pada Google Calendar DPJK untuk BP2JK hal 3 dan 4

Surat Permohonan Pendampingan BP2JK ini sebagai standarisasi infomasi singkat

mengenai paket pekerjaan apa yang akan didampingi dan merupakan dasar dari pemberian

disposisi dari Direktur Pengadaan Jasa Konstruksi kepada pendamping sesuai dengan

pembagian wilayah sebelumnya. Pelampiran surat permohonan agenda pendampingan ini

dijelaskan dalam Alur Pembuatan Agenda Pendampingan Pada Google Calendar

Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi untuk BP2JK.

18

Gambar 4.10 Output Kegiatan 4 – Akun Google Calendar Pendampingan BP2JK

Gambar 4.11 Realisasi Kegiatan 4 – Undangan penggunaan akun kalender Pendampingan BP2JK untuk balai

Nilai – nilai substansi Mata Pelatihan Agenda II yaitu penerapan nilai Akuntabilitas

dalam keterbukaan lampiran surat permohonan pendampingan. Nilai Nasionalisme dalam

penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar. Nilai Etika Publik dalam bersikap

sopan santun saat berkoordinasi dan berdiskusi dengan atasan dalam penyusunan lampiran

surat dan alur agenda pendampingan. Nilai Komitmen Mutu dalam memastikan setiap

balai menginput data yang sama dengan adanya format standar yang sama serta alur

pendampingan yang mudah dimengerti.

4. Pembuatan akun Aplikasi Google Calendar dan list email masing-masing balai

yang sudah dibagi menjadi 3 wilayah

a. Membuat akun Google Calendar menggunakan akun email milik DPJK

b. Koordinasi dengan balai untuk membuat list email masing-masing balai untuk

selanjutnya diundang dalam jadwal pendampingan

19

Gambar 4.12 Output Kegiatan 4 – List Email Balai

Pembuatan akun Google Calendar milik Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi

dengan nama kalender Pendampingan BP2JK serta mengundang email ke-34 balai untuk

dapat menggunakan akun kalender yang telah dibuat. Balai diberikan akses untuk

menambahkan agenda pendampingan, membuat perubahan apabila diperlukan, dan

membagi agenda pendampingan yang telah ditambahkan.

Kalender yang telah ditambahan hanya dapat diakses apabila sudah diundang dan

diberikan akses. Direktorat Pengadaan Jasa Kontruksi memiliki otoritas untuk

menambahkan pendampingan yang akan mendampingi sesuai dengan disposisi dari Surat

Permohonan Pendampingan BP2JK sebelumnya, merubah tanggal atau waktu

pendampingan apabila tanggal dan waktu yang diajukan balai tidak tersedia dan akan

dilakukan koordinasi kembali.

Nilai – nilai substansi Mata Pelatihan Agenda II yaitu penerapan nilai

Akuntabilitas dalam membuat akun Google Calendar yang dapat dengan mudah diakses

sesuai dengan otoritas yang diberikan dan sinkronisasi jadwal pendamping dan balai dalam

menjadwalkan pendampingan. Nilai Komitmen Mutu dalam peningkatan mutu

menggunakan teknologi dan pengurangan waktu tunggu untuk pendampingan sehingga

lebih efektif dan efisien.

5. Penjadwalan dan penyesuaian pendampingan pada Google Calendar

20



a. Penginputan jadwal pendamping dan balai serta agenda pendampingan pada

Google Calendar

b. Penyesuaian jadwal pendampingan yang tersedia dengan jadwal balai dan

pengaktifan fitur reminder pada Google Calendar

6. Penambahan jadwal pendampingan selanjutnya dan perbaikan penjadwalan dan

pengisian agenda pendampingan

a. Penginputan jadwal pendampingan yang akan tersedia selanjutnya

b. Perbaikan penjadwalan dan pengisian form agenda pendampingan

Kegiatan 5 dan 6 merupakan perbaikan terhadap lampiran Surat Permohonan

Pendampingan dan Alur Pembuatan Agenda Pendampingan Pada Google Calendar

Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi untuk BP2JK sebagai lampiran Surat Arahan

21

Gambar 4.16 Realisasi Kegiatan 5 dan 6 – Distribusi Surat Arahan Penggunaan

Google Calendar untuk Pendampingan BP2JK

Gambar 4.15 Realisasi Kegiatan 5 dan 6 – Surat Arahan Penggunaan Google Calendar

Untuk Pendampingan BP2JK dan Lampiran

Penggunaan Google Calendar untuk Penjadwalan Pendampingan bagi BP2JK. Surat ini

ditujukan kepada ke-34 Kepala Balai P2JK. Penyampaian surat tersebut melalui media

Aplikasi “WhatsApp” kepada masing-masing Kepala Balai.

22

Gambar 4.17 Output Kegiatan 5 dan 6 – Penambahan Reminder sebelum agenda pendampingan

Gambar 4.18 Output Kegiatan 5 dan 6 – Tampilan agenda pendampingan

Gambar 4.19 Output Kegiatan 5 dan 6 – Kegiatan Pendampingan oleh Subdit 3

23

Gambar 4.20 Output Kegiatan 5 dan 6 – Tampilan agenda pendampingan selanjutnya

Tampilan agenda pendampingan pada Google Calendar dan lampiran Surat

Permohonan Pendampingan BP2JK setelah diinput serta penggunaan fitur reminder

sebagai pengingat adanya agenda. Interval reminder dapat disesuaikan dengan kebutuhan

masing-masing balai atau DPJK.

Nilai – nilai substansi Mata Pelatihan Agenda II yaitu penerapan nilai

Akuntabilitas dalam terbukanya akses terhadap jadwal pendampingan dan agenda apa

yang ingin didampingkan oleh balai sehingga pendamping dapat menyiapkan materi

seputar yang akan didampingkan. Penerapan nilai Etika Publik dalam berkomunikasi

dengan atasan dan berkoodinasi dengan rekan kerja secara tatap muka maupun

menggunakan teknologi berupa aplikasi pesan. Nilai Komitmen Mutu dalam pengurangan

waktu tunggu dan pengingat untuk pendampingan sehingga lebih efektif dan efisien serta

perbaikan yang berkelanjutan dengan adanya perbaikan-perbaikan pada lampiran dan alur.

7. Laporan akhir

a. Pendokumentasian kegiatan


Penyusunan laporan pelaksanaan aktualisasi sesuai dengan tahapan-tahapan

kegiatan. Nilai – nilai substansi Mata Pelatihan Agenda II yaitu penerapan nilai

Akuntabilitas dalam bertanggung jawab dan konsisten sesuai dengan tujuan dalam

pengerjaan laporan pelaksanaan aktualisasi. Nilai Komitmen Mutu dalam memberikan

kualitas dokumentasi dan laporan yang mumpuni. Serta nilai Anti Korupsi dalam

memberikan dokumentasi kegiatan dan penyusunan laporan pelaksanaan aktualisasi

dengan jujur dan sesuai prosedur.

24


Gambar 4.22 Output Kegiatan 7 – Laporan Pelaksanaan Aktualisasi

4.2.3 Kendala dan Upaya

Kendala yang dihadapi saat pelaksanaan aktualisasi adalah bagaimana menyajikan

panduan penggunaan Google Calendar yang mudah dimengerti dan diterapkan serta

komitmen untuk tetap melaksanakan kegiatan sesuai dengan timeline di tengah kesibukan

bekerja di unit organisasi atau tidak sesuai tahapan karena menyesuaikan kebijakan.

Belajar menerapkan profesionalitas dan prioritas dalam menjalankan setiap tahapan

kegiatan walaupun terjadi keterlambatan. Penerapan nilai-nilai Akuntabilitas,

Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA) pada unit

organisasi yang bertujuan sebagai penguatan nilai iProVe (Integritas, Profesional,

25

Orientasi Misi, Visioner, Etika (Akhlakul Karimah). Pendampingan yang sudah berjalan

tanpa penginputan jadwal terlebih dahulu pada calendar sehingga harus dilakukan secara

manual dari pendamping maupun penambahan agenda yang dilakukan balai masih belum

sesuai prosedur sehingga perlu dilakukan sosialisasi kembali.

4.2.4 Analisa Dampak

Dalam pelaksanaan kegiatan aktualisasi, pengaplikasian nilai-nilai Akuntabilitas,

Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA) tercermin

dalam kegiatan sehari-hari selama bertugas di unit organisasi. Melaksanakan tugas sesuai

dengan arahan atasan dan bertanggung jawab dalam penyelesaiannya. Bersikap sopan

santun dengan atasan dan rekan kerja. Berfikir kritis dan sistematis, disiplin, serta mampu

memberikan masukan-masukan terkait tugas-tugas substansi.

Memberikan solusi terkait penjadwalan pendampingan kepada balai-balai

sehingga dapat memberikan pendampingan sesuai kebutuhan agar mengurangi tingginya

tingkat kegagalan tender/seleksi terutama perihal penyusunan dokumen dan pengusulan

dan penetapan pemenang tender/seleksi serta berkurangnya waktu tunggu untuk

pendampingan dikarenakan sudah terdapat alur dan penjadwalan pendampingan yang

terbuka (open access) sesuai dengan otoritasnya.

26

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan dari kegiatan aktualisasi ini adalah gagasan pemecahan isu berupa aplikasi Google

Calendar sebagai sarana optimasi koordinasi jadwal pendampingan dan Form Isian Agenda

Pendampingan berupa Surat Permohonan Pendampingan BP2JK dalam melakukan proses pengadaan

khususnya untuk paket pekerjaan konstruksi di atas Rp 100 M dan jasa konsultansi di atas Rp 10 M.

Kegiatan aktualisasi ini merupakan bagian dari kegiatan Pelatihan Dasar CPNS Kementerian PUPR

dengan lokasi On Job Training pada unit kerja Subdirektorat Pengaturan dan Pengembangan Sistem

Pengadaan Jasa Konstruksi, Direktorat Jenderal Bina Konstruksi.

Nilai-nilai Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi

(ANEKA) serta peran dan kedudukan ASN diaktualisasikan dalam tahapan kegiatan gagasan

pemecahan isu sebagai proses internalisasi nilai-nilai tersebut. Memberikan kontribusi dalam

perwujudan tugas dan fungsi unit kerja dalam melaksanakan misi untuk mencapai visi serta,

penguatan nilai organisasi yaitu iProVe (Integritas, Profesional, Orientasi Misi, Visioner, Etika

(Akhlakul Karimah).

5.2 Rekomendasi

Hasil akhir dari kegiatan aktualisasi ini penjadwalan agenda pendampingan bagi Balai

Pelaksanaan Pemilihan Jasa Konstruksi (BP2JK). Rekomendasi untuk hasil tersebut adalah sebagai

berikut:

1. Memastikan balai untuk konsisten dan memastikan penambahan pendampingan pada calendar

sesuai prosedur.

2. Mengoptimalkan penggunaan calendar untuk agenda lainnya selain pendampingan untuk

mempermudah koordinasi dengan balai.

27

LAMPIRAN

28

Matriks Rancangan Aktualisasi

Unit Kerja : Direktorat Pengadaan Jasa Konstruksi, Direktorat Jenderal Bina Konstruksi

Identifikasi Isu : Pengoptimalan pelaksanaan pendampingan bagi BP2JK dikarenakan sering kali beberapa balai melakukan pendampingan di

hari dan waktu yang sama dan/atau tidak tersedianya pendampingan

Gagasan Pemecahan Isu : Penyusunan jadwal pendampingan pada Google Calendar dan Form Isian Agenda Pendampingan untuk pengoptimalan

waktu pendampingan

Tabel 1.1 Matriks Rancangan Aktualisasi

No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output / Hasil Rancangan Keterkaitan Substansi dengan

Mata Pelatihan

Kontribusi Terhadap

Visi / Misi Organisasi Penguatan Nilai Organisasi

1 2 3 4 5 6 7

1 Penyusunan

ketersediaan waktu

pendampingan

a. Koordinasi dengan

Kasubdit Pengaturan dan

Pengembangan Sistem

Pelaksanaan Pengadaan

Jasa Konstruksi, Kasi

Pengaturan Pengadaan,

serta Kasi

Pengembangan Sistem

Pelaksanaan Pengadaan

sebagai penentuan

jadwal pendampingan

b. Menentukan hari dan

waktu pelaksanaan

pendampingan

Notulensi hasil

koordinasi dan diskusi

berupa jadwal

pendampingan yang

tersedia

a. Penerapan nilai Akuntabilitas

dalam koordinasi ketersediaan

jadwal dengan atasan

b. Penerapan nilai Nasionalisme dalam

menggunakan Bahasa Indonesia

yang baik dan benar

c. Penerapan nilai Etika Publik dalam

berkomunikasi dengan atasan

d. Penerapan nilai Komitmen Mutu

dalam jadwal pendampingan yang

jelas sehingga dapat memberikan

pendampingan yang memuaskan

Berkontribusi pada

tugas dan fungsi

direktorat yaitu

pemberian bimbingan

teknis dan supervisi

di bidang

penyelenggaraan

pengadaan

barang/jasa, sistem

pelaksanaan

pengadaan jasa

konstruksi, dan

advokasi

dan fasilitasi

pengelolaan

pengadaan jasa

konstruksi

Penguatan Nilai Organisasi

terkait dengan nilai iProVe

Profesionalisme:

bagaimana memposisikan

diri sebagai bawahan yang

memerlukan arahan dari

atasan

Orientasi Mutu:

memastikan ketersediaan

hari dan waktu untuk

pendampingan

Visioner: mampu berfikir

secara sistematis

Etika: memiliki etika dalam

berdiskusi dengan atasan


dalam pengumpulan jadwal

pendampingan yang tersedia

b. Penerapan nilai Anti Korupsi dalam

ketepatan waktu bertemu dengan

atasan

29

2 Penyusunan

jadwal

pendampingan 34

balai

a. Membagi 34 balai

menjadi 2 yaitu wilayah

I dan II


waktu pelaksanaan

pendampingan yang

tersedia untuk masing-

masing balai

Jadwal slot

pendampingan yang

tersedia


dalam membuat ketersediaan jadwal

pendampingan

b. Penerapan nilai Komitmen Mutu

dalam membuat slot jadwal

pendampingan yang merata



Integritas: memberikan

pembagian jadwal yang

merata

Orientasi Mutu:

memastikan ketersediaan

hari dan waktu untuk

pendmapingan


secara sistematis


dalam membuat jadwal yang merata

dan sesuai



jelas sehingga mengurangi waktu

tunggu untuk menunggu jadwal

pendampingan tersedia

3 Pembuatan format

isian agenda

pendampingan

a. Membuat format

pengisian agenda

pendampingan untuk

balai

b. Memberikan dan

menjelaskan format

pengisian agenda

pendampingan untuk

balai

Format pengisian agenda

pendampingan untuk

balai


dalam membuat format isian agenda

pendampingan

a. Penerapan nilai Komitmen Mutu

dalam membuat format isian yang

berstandar sama



Profesionalisme: mampu

membuat format isian

agenda sesuai kebutuhan

Orientasi Mutu:

memastikan format isian

agenda yang diberikan

mudah dipahami dan diisi


dalam keterbukaan format isian

agenda yang sama


dalam memastikan setiap balai

menginput data yang sama dengan

adanya format standar yang sama

4 Pembuatan akun

Aplikasi Google

Calendar dan list

a. Membuat akun Google

Calendar menggunakan

akun email milik DPJK

b. Koordinasi dengan balai

Akun Google Calendar

dan List email masing-

masing balai


dalam membuat akun Google

Calendar yang dengan mudah dapat

diakses



Orientasi Mutu:

30

email masing-

masing balai yang

sudah dibagi

menjadi 2 wilayah

untuk membuat list

email masing-masing

balai untuk selanjutnya

diundang dalam jadwal

pendampingan

b. Penerapan nilai Nasionalisme dalam

menggunakan Bahasa Indonesia yang

baik dan benar

c. Penerapan nilai Etika Publik dalam

berkomunikasi dengan rekan kerja

d. Penerapan nilai Komitmen Mutu

dalam peningkatan mutu

menggunakan teknologi

memastikan komponen-

komponen yang diperlukan

dalam pembuatan akun

dipenuhi

Visioner: mampu

memberikan inovasi

teknologi untuk

mempermudah penjadwalan

Etika: memiliki etika dalam

berdiskusi dengan atasan

dan rekan


dalam sinkronisasi jadwal

pendampingan dan balai


dalam pengurangan waktu tunggu

untuk pendampingan sehingga lebih

efektif dan efisien

5 Penjadwalan dan

penyesuaian

pendampingan

pada Google

Calendar

a. Penginputan jadwal

pendamping dan balai

serta agenda

pendampingan pada

Google Calendar

b. Penyesuaian jadwal

pendampingan yang

tersedia dengan jadwal

balai dan pengaktifan

fitur reminder pada

Google Calendar

Jadwal pendampingan

dan balai yang sudah

sinkron


dalam terbukanya jadwal

pendampingan yang tersedia dan

agenda apa yang ingin

didampingkan oleh balai sehingga

pendampingan dapat menyiapkan

materi seputar yang akan

didampingkan



jelas dan terarah sehingga dapat

memberikan pendampingan yang

memuaskan



Integritas: penginputan

jadwal sesuai dengan yang

tersedia

Profesionalisme:

menyesuaikan waktu

pendampingan dengan

reminder

Orientasi Mutu:

memastikan pengisian

jadwal sudah benar a. Penerapan nilai Akuntabilitas

dalam pemberian pendampingan

yang sesuai kebutuhan

b. Penerapan nilai Etika Publik dalam

berkomunikasi dengan atasan

c. Penerapan nilai Komitmen Mutu

dalam pengurangan waktu tunggu

dan pengingat untuk pendampingan

sehingga lebih efektif dan efisien

31

6 Penambahan

jadwal

pendampingan

selanjutnya dan

perbaikan

penjadwalan dan

pengisian agenda

pendampingan


pendampingan yang

akan tersedia

selanjutnya

b. Perbaikan penjadwalan

dan pengisian form

agenda pendampingan

Jadwal pendampingan

yang akan tersedia

selanjutnya


dalam terbukanya jadwal

pendampingan selanjutnya


dalam penjadwalan yang berkala

sesuai kebutuhan



Integritas: penginputan

jadwal sesuai dengan yang

tersedia

Orientasi Mutu:

memastikan perubahan

jadwal yang sudah

disesuaikan

Visioner: melakukan

perbaikan-perbaikan yang

dibutuhkan


dalam pengisian jadwal dan form

agenda pendampingan yang sesuai

kebutuhan


dalam perbaikan yang berkelanjutan

7 Laporan akhir a. Pendokumentasian

kegiatan


Dokumentasi dan

laporan hasil aktualisasi

selama habituasi


dalam memberikan dokumentasi

kegiatan


dalam memberikan kualitas

dokumentasi yang mumpuni

c. Penerapan nilai Anti Korupsi dalam

memberikan dokumentasi kegiatan

tanpa rekayasa



Integritas: memberikan

laporan secara aktual

Profesionalisme: mampu

menyelesaikan laporan

dengan baik

Orientasi Mutu:

memastikan laporan yang

diberikan berkualitas


secara sistematis dalam

penyusunan laporan


dalam penyusunan laporan kegiatan

yang sesuai tujuan


dalam penyusunan laporan yang

berkualitas

c. Penerapan nilai Anti Korupsi dalam

penyusunan laporan tanpa rekayasa

32

Tabel 1.2 Jadwal Rancangan Aktualisasi

No Kegiatan Tahapan Kegiatan

Hari Ket

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1

0

1

1

1

2

1

3

1

4

1

5

1

6

1

7

1

8

1

9

2

0

2

1

2

2

2

3

2

4

2

5

2

6

2

7

2

8

2

9

3

0

1 Penyusunan

ketersediaan

waktu

pendampingan

a. Koordinasi dengan

Kasubdit Pengaturan

dan Pengembangan Sistem Pelaksanaan

Pengadaan Jasa

Konstruksi dan Kasi Pengaturan

Pengadaan sebagai

penentuan jadwal pendampingan


waktu pelaksanaan pendampingan

2 Penyusunan

jadwal

pendampingan

34 balai

a. Membagi 34 balai

menjadi 2 yaitu wilayah I dan II


waktu pelaksanaan

pendampingan yang

tersedia untuk

masing-masing balai

3 Pembuatan

format isian

agenda

pendampingan

a. Membuat format pengisian agenda

pendampingan untuk

balai

b. Memberikan dan menjelaskan format

pengisian agenda

pendampingan untuk balai

4 Pembuatan

akun Aplikasi

Google

a. Membuat akun

Google Calendar

menggunakan akun

email milik DPJK

33


Hari Ket

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1

0

1

1

1

2

1

3

1

4

1

5

1

6

1

7

1

8

1

9

2

0

2

1

2

2

2

3

2

4

2

5

2

6

2

7

2

8

2

9

3

0

Calendar dan

list email

masing-

masing balai

yang sudah

dibagi

menjadi 2

wilayah

b. Koordinasi dengan

balai untuk membuat

list email masing-masing balai untuk

selanjutnya diundang

dalam jadwal pendampingan

5 Penjadwalan

pendampingan

pada Google

Calendar


pendamping dan balai serta agenda

pendampingan pada

Google Calendar

b. Penyesuaian jadwal pendamping yang

tersedia dengan

jadwal balai dan pengaktifan fitur

reminder pada

Google Calendar

6 Penambahan

jadwal

pendampingan

selanjutnya

dan perbaikan

penjadwalan

dan pengisian

agenda

pendampingan


pendampingan yang

akan tersedia selanjutnya

b. Perbaikan

penjadwalan dan

pengisian form agenda

pendampingan

7 Laporan akhir a. Pendokumentasian kegiatan

b. Pembuatan laporan

akhir

34

Tabel 4.2 Realisasi Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi


Hari Ket

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1

0

1

1

1

2

1

3

1

4

1

5

1

6

1

7

1

8

1

9

2

0

2

1

2

2

2

3

2

4

2

5

2

6

2

7

2

8

2

9

3

0

1 Penyusunan

ketersediaan

waktu

penampingan

a. Koordinasi dengan Kasubdit Pengaturan

dan Pengembangan

Sistem Pelaksanaan Pengadaan Jasa

Konstruksi dan Kasi

Pengaturan Pengadaan sebagai

penentuan jadwal

pendampingan


waktu pelaksanaan

pendampingan

Realisasi

2 Penyusunan

jadwal

pendampingan

34 balai

a. Membagi 34 balai

menjadi 2 yaitu wilayah I dan II


waktu pelaksanaan

pendampingan yang tersedia untuk

masing-masing balai

Realisasi

3 Pembuatan

format isian

agenda

pendampingan

a. Membuat format

pengisian agenda

pendampingan untuk balai

b. Memberikan dan

menjelaskan format pengisian agenda

pendampingan untuk

balai

Realisasi

4 Pembuatan

akun Aplikasi

Google

a. Membuat akun

Google Calendar menggunakan akun

email milik DPJK

35


Hari Ket

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1

0

1

1

1

2

1

3

1

4

1

5

1

6

1

7

1

8

1

9

2

0

2

1

2

2

2

3

2

4

2

5

2

6

2

7

2

8

2

9

3

0

Calendar dan

list email

masing-

masing balai

yang sudah

dibagi

menjadi 2

wilayah

b. Koordinasi dengan

balai untuk membuat

list email masing-masing balai untuk

selanjutnya diundang

dalam jadwal pendampingan

Realisasi

5 Penjadwalan

pendampingan

pada Google

Calendar


pendamping dan balai serta agenda

pendampingan pada

Google Calendar

b. Penyesuaian jadwal pendamping yang

tersedia dengan

jadwal balai dan pengaktifan fitur

reminder pada

Google Calendar

Realisasi

6 Penambahan

jadwal

pendampingan

selanjutnya

dan perbaikan

penjadwalan

dan pengisian

agenda

pendampingan


pendampingan yang akan tersedia

selanjutnya

b. Perbaikan penjadwalan dan

pengisian form

agenda pendampingan

Realisasi

7 Laporan akhir a. Pendokumentasian kegiatan

b. Pembuatan laporan

akhir

Realisasi

laporan pelaksanaan aktualisasi...4 bab ii gambaran unit kerja 2.1. deskripsi organisasi 2.1.1...

Documents