BAB IVLAPORAN KERJA DAN ANALISA PERMASALAHANNYA

A. Laporan Kerja1. Bagian Admissiona. Menyiapkan perlengkapan admisi rawat jalanb. Melayani pasien yang ingin mendaftar ataupun menanyakan informasic. Mengantar berkas rekam medis pasien baru ke poliklinik tujuan dan fisioterapi d. Mencatat jadwal kedatangan doktere. Merakit formulir pembebanan biaya dokter dan biaya rawat jalanf. Merakit formulir pembebanan biaya pelayanan pasien umum dan pasien asuransa.

2. Bagian Rekam Medisa. Assembling1) Menyusun dan menganalisis kelengkapan pengisian berkas rekam medis pasien rawat inap sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.2) Menyusun berkas rekam medis baru untuk poliklinik, poli umum, poli anak, poli bedah, dan poli obsgyn baik untuk pasien baru dan lama serta pasien umum dan pasien pengguna asuransi/ askes.3) Mencatat dari komputer ke dalam buku register rawat inap pasien yang dirawat inap. Data yang dicatat adalah nomor rekam medis, nama lengkap pasien, tanggal masuk rawat inap, ruang perawatan, dokter yang merawat, dan cara bayar.4) Mencatat ke dalam buku register rawat inap bila ada berkas rekam medis pasien rawat inap yang kembali ke bagian rekam medis yaitu dengan mencocokkan nomor rekam medis kemudian mencatat tanggal pulang, tanggal kontrol, keadaan pulang, dan cara bayar.5) Melayani permintaan formulir rekam medis baik dari poliklinik maupun bangsal pada hari-hari yang telah ditetapkan.

b. Coding dan Entry1) Petugas melakukan pengkodean terhadap diagnosa yang tertulis di berkas rekam medis pasien yang telah selesai menjalani pemeriksaan/ perawatan.2) Untuk pasien rawat inap, pengkodean dilakukan setelah berkas rekam medis selesai dari proses assembling.3) Untuk pasien rawat jalan, pengkodean dilakukan setelah berkas rekam medis kembali ke bagian rekam medis setelah pasien mendapatkan pemeriksaan dan perawatan (termasuk berkas rekam medis pasien UGD).4) Petugas melakukan pengkodean berdasarkan ICD-X dan ICOPIM.5) Petugas mencatat kode diagnosa pada form yang sudah disediakan di berkas rekam medis.6) Petugas melakukan entry data diagnosa dengan memasukkan kode diagnosa yang telah dibuat ke dalam sistem komputer.

c. Filing dan Distribusi1) Mencatat daftar pasien appointment dari komputer.2) Mencari dan mengambilkan berkas rekam medis pasien rawat jalan pasien lama yang akan periksa dan pasien yang sudah appointment.3) Mendistribusikan berkas rekam medis pasien rawat jalan ke poli, UGD, dan fisioterapi.4) Mencatat setiap berkas rekam medis yang keluar ke dalam buku register rawat jalan.5) Mencatat kembali setiap berkas rekam medis yang kembali ke bagian rekam medis setelah selesai dipergunakan.6) Memberikan kode warna pada berkas rekam medis berdasarkan dua digit terakhir pada nomor rekam medis pasien.7) Menyimpan kembali berkas rekam medis pasien yang sudah lengkap pada rak atau roll-O-pack.

d. Pelaporan1) Mengumpulkan dataa) Menerima seluruh rekapan data sensus harianb) Mengumpulkan data kegiatan dari seluruh bagian pelayananc) Menerima seluruh kode penyakitd) Menerima laporan jumlah pemeriksaan laboratorium dan radiologie) Menerima rekapan laporan dari departemen umumf) Menerima data-data dari departemen sumber daya manusia dan sekretariat2) Mengolah dataa) Memasukkan seluruh rekapan data sensus harianb) Memasukkan rekapan data penyakit pasien rawat jalanc) Memasukkan seluruh kode penyakit pasien rawat inap3) Menyajikan data sesuai permintaan manajemen dan Dinas.

3. Bagian IPAL Kegiatan di bagian IPAL dilaksanakan pada tanggal 2 April 2012. Kegiatan yang dilakukan antara lain:a. Mengamati petugas dalam menabur kaporit pada air limbah yang akan diukur PH, suhu, dan DOb. Mengamati mikroba yang ada di dalam air limbah c. Melihat petugas dalam menghancurkan limbah B3 yang berupa suntikan, kaca, kassa dan lain-lain yang terkontaminasi cairan pasien.

B. Analisa Permasalahan1. Pengertian MasalahMasalah dapat diartikan sebagai suatu kesenjangan antara yang ada atau yang ditemukan dengan yang diharapkan. Menurut George R. Terry, masalah adalah adanya deviasi atau ketidakseimbangan antara apa yang seharusnya terjadi dengan apa yang sesungguhnya terjadi.Masalah yang terjadi di rumah sakit tidak hanya berkaitan dengan masalah medis saja, akan tetapi masalah yang berkaitan dengan manajemen juga mungkin terjadi. Kesalahan dalam pelaksanaan fungsi manajemen seperti pelaksaan administrasi dan lain-lain. Sebagai rumah sakit yang bertaraf internasional sudah sewajarnya pelayanan yang diberikan JIH haruslah berkualitas yakni cepat, tepat, dan akurat.Bagian rekam medis adalah salah satu bagian dari pelayanan yang diberikan di JIH. Bagian ini dituntut untuk selalu memberikan pelayanan yang efektif dan efisien. Diantaranya menyediakan file-file pasien serta menyediakan sumber data dan informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Pada umumnya masalah-masalah yang terjadi di bagian ini berkaitan dengan pelaksanaan teknis operasional ketika di lapangan.

2. Metode Penentuan Prioritas Masalah Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menentukan prioritas masalah adalah metode Delbecq. Langkah-langkah metode Delbecq adalah sebagai berikut:a. Mengidentifikasi dan menginventarisasi kriteria Mengidentifikasi dan menginventarisasi kriteria berdasarkan serius-nya permasalahan menurut pendapat masing-masing.b. Mengkaji dan mengevaluasi kriteria Seluruh kriteria dituliskan kemudian dikaji ulang dan dikelompok-kelompokkan, kriteria yang sama (hampir sama maksudnya) digabung. Jumlah kriteria dapat ditambah atau dikurangi kalau dirasa perlu.

Tahap selanjutnya adalah menentukan skor permasalahan yang dihadapi atas dasar kriteria yang telah ditentukan. Dengan menjumlahkan skor dari setiap kriteria dapat diketahui nilai skor total bagi setiap masalah yang ada. Atas dasar nilai skor inilah diperoleh urutan atau prioritas masalah. Masing-masing masalah diberi nilai/ skor antara 1-10.

3. Inventarisasi Masalah Selama kegiatan Praktek Kerja Lapangan berlangsung, ditemukan beberapa masalah sebagai berikut:a. Penambahan jumlah pasien baru per harinya tidak sebanding dengan muatan roll-o-pack yang disediakan.b. Fasilitas printer tracer error sehingga tidak mencetak tracer.c. Keterlambatan permintaan dan keterlambatan pemenuhan permintaan kebutuhan logistik rekam medis.d. Petugas kurang menguasai bahasa Inggris aktif.e. Fasilitas printer antrian sering error sehingga nomor antrian tidak tercetak.f. Fasilitas komputer sering error sehingga menghambat pelayanan.g. Adanya pen-double-an nomor, yaitu 1 (satu) pasien memiliki 2 (dua) nomor rekam medis yang berbeda sehingga terjadi kesalahan identifikasi berkas rekam medis.

4. Prioritas Masalah Melalui proses identifikasi, inventarisasi, pengkajian, dan evaluasi kriteria, maka didapatkan kriteria-kriteria berikut :a. Besarnya masalah (Besar)b. Tingkat kegawatan masalah (Gawat)c. Kemudahan penanggulangan masalah (Mudah)d. Kebutuhan dana (Dana) Dengan demikian dapat ditentukan prioritas masalah seperti yang ditunjukkan pada tabel di bawah ini:Tabel 4.1

Prioritas Masalah metode Delbecq

MasalahKriteriaTotal SkorPrioritas Masalah

BesarGawatMudahDana

Penambahan jumlah pasien baru per harinya tidak sebanding dengan muatan roll-o-pack yang disediakan895729I

Fasilitas printer tracer error sehingga tidak mencetak tracer

568726IV

Keterlambatan permintaan dan keterlambatan pemenuhan permintaan kebutuhan logistik rekam medis676827III

Petugas kurang menguasai bahasa Inggris aktif787527III

Fasilitas printer antrian sering error sehingga nomor antrian tidak tercetak766726IV

Fasilitas komputer sering error sehingga menghambat pelayanan877628II

Adanya pen-double-an nomor, yaitu 1 (satu) pasien memiliki 2 (dua) nomor rekam medis yang berbeda sehingga terjadi kesalahan identifikasi berkas rekam medis785525V

Berdasarkan tabel di atas dapat dilihat bahwa masalah dengan skor tertinggi adalah penambahan jumlah pasien baru per harinya tidak sebanding dengan muatan roll-o-pack yang disediakan. Dengan demikian masalah inilah yang mendapatkan prioritas untuk dipecahkan terlebih dahulu.

5. Identifikasi Penyebab Masalah

Diagram 4.1Identifikasi Penyebab Masalah

ProsesMASALAH :Penambahan jumlah pasien baru per harinya tidak sebanding dengan muatan roll-o-pack yang disediakan ManPerencanaan pengadaan roll-o-pack kurangmatangMoneyAnggaran perbaikan tidak segera turunAnggaran diberikan bergiliran pada tiap bagianPenggunaan rekam medis elektronik dan rekam medis manual secara bersamaan Method MachinesJumlah roll-o-pack kurang

6. Pemecahan masalah Alternatif pemecahan masalah di atas antara lain:a. Lebih memantapkan sistem rekam medis yang akan digunakan.b. Menambah jumlah roll-o-pack.c. Membuat perencanaan kebutuhan roll-o-pack 5 tahun ke depan.d. Pemberian anggaran diprioritaskan untuk bagian yang paling membutuhkan. Pemilihan pemecahan masalah dapat dilakukan dengan pemberian skor pada tiap kriteria. Kriteria-kriteria tersebut adalah sebagai berikut :a. Kemudahan penerapan (Mudah)b. Kemungkinan berhasil (Berhasil)c. Efektivitas solusi (Efektiv)d. Resistensi yang relatif rendah (Resisten)

Skor dengan skala 1-10 diberikan untuk setiap kriteria di setiap solusi.

Tabel 4.2

Pemecahan masalah metode Delbecq

SolusiKriteriaTotal SkorPemecahan Masalah

MudahBerhasil EfektivResisten

Lebih memantapkan sistem rekam medis yang akan digunakan877729II

Menambah jumlah roll-o-pack788528III

Membuat perencanaan kebutuhan roll-o-pack 5 tahun ke depan

889631I

Pemberian anggaran diprioritaskan untuk bagian yang paling membutuhkan568625IV

Dari perhitungan di atas diketahui skor tertinggi adalah membuat perencanaan kebutuhan roll-o-pack 5 tahun ke depan, maka solusi inilah yang akan diterapkan.

7. Penerapan Solusia. Perencanaan (P1)1) Prioritas MasalahPenambahan jumlah pasien baru per harinya tidak sebanding dengan muatan roll-o-pack yang disediakan.2) Pemecahan masalahMembuat perencanaan kebutuhan roll-o-pack 5 tahun ke depan.3) Rencana Kegiatana) Bagian Rekam Medis mengadakan rapat intern untuk membahas kebutuhan roll-o-packb) Bagian Rekam Medis membuat perencanaan kebutuhan roll-o-pack 5 tahun ke depan berdasarkan jumlah berkas rekam medis saat inic) Bagian Rekam Medis mengutarakan perkiraan kebutuhan roll-o-pack 5 tahun ke depan pada rapat manajemend) Bagian Rekam Medis membuat rencana anggaran yang dibutuhkan untuk pembelian roll-o-packe) Pembelian roll-o-pack dilakukan secara bertahap

b. Pengorganisasian dan Penggerakan (P2)1) Mana) Penanggung jawab: Direktur Rumah Sakitb) Pelaksana: Bagian Rekam Medis2) Methoda) Rapat intern bagian rekam medisb) Pembuatan rancangan kebutuhan roll-o-pack 5 tahun ke depan(1) Data-data untuk menghitung kebutuhan roll-o-pack(a) Perkiraan jumlah RM rawat jalan: 49.886 berkas(b) Perkiraan jumlah RM rawat inap: 23.664 berkas(c) Tebal rata-rata berkas rawat jalan: 2,67 mm(d) Tebal rata-rata berkas rawat inap: 11,3 mm(e) Panjang roll-o-pack: 2 m(f) Jumlah shaft rak: 102(2) Penghitungan kebutuhan roll-o-pack 5 tahun ke depan(a) Banyaknya RM yang disimpan sepanjang 1 m RM rajal= = = 374,53 berkas rekam medis/meter= 375 berkas rekam medis/meter

RM ranap= = = 88,26 berkas rekam medis/meter= 89 berkas rekam medis/meter

(b) Panjang jajaran RM berdasarkan perencanaan waktu simpan Pjg jajaran rajal= = = 665,14 meter= 666 meter

Pjg jajaran ranap= = = 1329,44 meter= 1330 meter

Panjang jajaran roll-o-pack =666 meter+1330 meter =1996 meter

(c) Panjang roll-o-packPanjang roll-o-pack= panjang rak x shaft= 2 meter x 102= 204 meter

(d) Kebutuhan roll-o-pack = = = 9,78 unit roll-o-pack= 10 unit roll-o-pack

Jadi, banyaknya roll-o-pack yang dibutuhkan untuk 5 tahun ke depan sebanyak 10 unit roll-o-pack

c) Rapat manajemend) Pembuatan rancangan anggaran pembelian roll-o-packe) Pembelian roll-o-pack

c. Pengarahan, Pengawasan, dan Penilaian (P3)1) Pengarahan Kegiatan pengarahan dilakukan oleh koordinator rekam medis sebelum pengumpulan data-data yang diperlukan dalam pembuatan rancangan kebutuhan roll-o-pack 5 tahun ke depan.2) Pengawasan Kegiatan pengawasan dilakukan saat proses pengumpulan data berlangsung.3) Penilaian Kegiatan penilaian dilakukan saat semua rangkaian kegiatan telah terlaksana dan hasilnya dapat dirasakan.

C. Analisa SWOTTable 4.3 IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary)Faktor-faktor Internal321

Strength1. Bertaraf internasional2. Memiliki fasilitas rawat inap yang lebih baik3. Tarif terjangkau4. Tenaga medis spesialis lengkap5. SDM profesional6. Lokasi strategis7. Fasilitas memadai

Weakness1. Merupakan rumah sakit baru2. Belum banyak dikenal masyarakat

Total Strength= 3 x 3 + 2 x 4 + 1 x 0 = 17 = + 17

Total Weakness= 3 x 0 + 2 x 2 + 1 x 0= 4= - 4

Keterangan: Lambang (+) dan () pada total hasil menunjukkan sumbu dalam kuadran SWOT

Table 4.4EFAS (External Strategic Factors Analysis Summary)Faktor-faktor Eksternal321

Opportunity1. Rutin mengadakan promosi di radio2. Memiliki banyak SDM fresh graduate3. Memiliki kerja sama dengan berbagai perusahaan asuransi kesehatan4. Memiliki 17 macam poliklinik

Threatness1. Persaingan dengan rumah sakit besar yang sudah lebih dulu berdiri2. Tuntutan masyarakat yang tinggi

Total Opportunity= 3 x 2 + 2 x 2 + 1 x 0 = 10 = + 10

Total Threatness= 3 x 1 + 2 x 1 + 1 x 0= 5= - 5

Keterangan: Lambang (+) dan () pada total hasil menunjukkan sumbu dalam kuadran SWOT

Jadi : IFAS = S + W = (+17) + (-4) = +13EFAS= O + T = (+10) + (-5) = +5

Hasil tersebut digunakan untuk mencari titik dalam kuadran SWOT dan hasil yang diperoleh, sebagai berikut:Diagram 4.2Analisis SWOT

OKuadran III (WO) 5Kuadran I (SO)Turn AroundAgresif W S 13Kuadran IV (WT)Kuadran II (ST)Defensif DiversifikasiT

Dari diagram di atas dapat dilihat bahwa koordinat yang dihasilkan berada pada kuadran I, yang artinya rumah sakit JIH harus mengembangkan strategi agresif dan merancang perencanaan strategi dengan mempertimbangkan kekuatan (S) untuk meraih peluang (O).

Keterangan :1. Kuadran I : Strategi Agresif (SO), merupakan situasi yang menguntungkan.2. Kuadran II : Strategi Diversifikasi (ST), menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang.3. Kuadran III : Strategi Turn Around (WO), merupakan situasi saat peluang tersedia namun terjadi kelemahan internal.4. Kuadran IV: Strategi Defensif (WT), merupakan situasi yang tidak menguntungkan.

42