lampiran 1 : data colletion data collection nama...
TRANSCRIPT
Lampiran 1 : Data Colletion
DATA COLLECTION
Nama Responden : M. Erwin Pranowo ( Petugas Arsip)
Waktu wawancara : Rabu, 4 Juni 2014
1. Kalau boleh tau jenis arsip apasaja mas yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan
Dokumentasi Daerah Kota Temanggung?arsip yang kami simpan disini adalah arsip
tekstual ( arsip keuangan, arsip sospol dan umum) dan arsip non tekstual ( foto, video,
casset)
2. Bagaimana tempat penyimpan arsip yang terdapat di Kantor Perpustakaan dan
Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Tempat penyimpanan arsip ada dua.
Ruangnya tersendiri, tidak semua orang yang tidak berwenang dapat masuk.
3. Alat apasajakah yang digunakan untuk menyimpan arsip inaktif yang terletak di
Kantor Perpstakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Rak opact, boks
arsip dan rak arsip dan almari audio visual.
4. Apakah alat tersebut bisa menjamin keselamatan arsip yang disimpan dari bahaya?
Kalau iya, apa alasanya? Bisa, karena terbuat dari baja tahan api untuk roll opact.
5. Sistem apasajakah yang digunakan oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah Kota Temanggung untuk menyimpan arsip tersebut? ada dua sistem, Untuk
arsip aktif menggunakan sistem klasifikasi dan arsip inaktif menggunakan sistem
pokok masalah.
6. Mengapa mengunakan sistem tersebut, untuk menyimpan arsip? karena sesuai dengan
ketentuan dari Kemendagri dan ANRI.
7. Dengan menggunakan sistem tersebut, apakah arsip yang diselenggarakan sudah
efektif dan efiseien? Sudah, karena mudah dalam penemuan kembali
8. Apa kelemahan dan kelebihan menggunakan sistem tersebut? Untuk kelebihanya
sendiri adalah mudah dalam pencarian kembali dan penyusustanya.
9. Hal apasajakah yang menjadi hambatan dalam penggunaan sistem tersebut?
Pengetahuan user belum memadai. Karena tidak semua pengguna mengetahuinya.
10. Berapa lama waktu yang dugunakan untuk menyimpan arsip sesuai dengan hukum
administrasi? Jika tidak sesuai dengan hukum apa resikonya? Berbeda-beda jangka
waktu penyimpanan sesuai dengan JRA ( Jadwal Retesi Arsip) untuk resikonya
sendiri adalah dapat dituntut dengan undang-undang kearsipan karena menghilangkan
arsip Negara.
11. Dalam menyipan arsip, apakah Sudah sesuai dengan prosedur penyimpanan atau
belum? Jika beleum mengapa? Sudah sesuai dengan prosedur penyimpan arsip.
12. Azaz apa yang digunakan untuk menyipan arsip di Kantor Perpustakaan dan
Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Untuk azaznya sendiri kami menggunakan
Azaz sentralisasi atau terpusat.
13. Bagaimana prosedur pengendalian surat msuk dan surat keluar di Kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Dengan sistem kartu
kendali.
14. Hal apa yang dilakukan oleh pegawai untuk mengatur pengendalian surat masuk dan
surat keluar di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung?
Mencatat dalam kartu kendali
15. Apasajakah syarat yang diperlukan untuk melindungi arsip inaktif di Kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Syaratnya kami
sesuaikan dengan ketentuan Undang-undang.
16. Berapakali dalam seminggu arsip tersebut harus dibersihkan? 1 kali dalam satu
minggu.
17. Kendala apasajakah yang dihadapi petugas saat mengadakan pemeliharaan asrip
supaya tidak rusak? Suhu dan kelembaban selain itu juga ada serangga.
18. Bagaimana cara mengatasi kendala dalam proses pemeliharaan arsip? caranya dengan
pengadaan AC dan fumigasi.
19. Alat apasaja yang digunakan petugas kerasipan untuk membersihkan arsip? vacum
cleaner dan alcohol.
20. Bagaimana kondisi lingkungan sekitar yang digunakan untuk menyimpan arsip,
apakah sudah sesuai dengan prosedur atau belum? Jika belum mengapa? Belum,
karena dekat dengan jalan raya.
21. Bagaimana dengan pengaturan ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip
dinamis inaktif? apakah sudah sesuai dengan prosedur penyimpana atau belum? Jika
belum mengapa? Kalau saoal ruangnya masih belum sesuai dengan prosedur karena
ruangan nya sempit dan arsip yang disimpan banyak sehingga terjadi ooverload,
selain itu juga masih sering bocor.
22. Siapa saja yang sering meminjam arsip dinamis inaktif , dan arsip apasajakah yang
dipinjam oleh pihak terkait? Ada instasi Pemerintah , mahasiswa, Umum.
23. Mengetahui jumlah arsip yang semakin lama semakin bertambah, setrategi apa yang
dilakukan oleh pihak pengelola arsip untuk mengatasi hal tersebut? Melakukan
penyusutan arsip.
24. Bagaimana dengan proses penemuan kembali arsip atau dokumen yang telah
disimpan? Apakah mengalami kendala atau tidak? Jika iya apa sebabnya? Tidak
25. Bagaimana cara mengatasi kendala atau masalah pada saat proses penemuan kembali
arsip dinamis inaktif yang telah disimpan? Arsip harus disimpan sesuai dengan kode
klasifikasi agar mudah dalam mencarinya.
26. Pada saat melakukan pemusnahan arsip yang sudah jatuh tempo, alat apa saja yang
digunakan untuk memusnahkan arsip tersebut? Menggunakan alat pencacah kertas.
27. Pada saat proses pemusnahan arsip hal apasajakah yang harus dilakukan oleh
pengawai arsip? melakukan pengecekan arsip yang akan dimusnahkan, sedah sesuai
dengan daftar pemusnahan atau tidak.
28. Syarat apasajakah yang haru dipenuhi untuk menjadi seorang pegawai kerasipan?
Memiliki pengetahuan dan kopetensi di bidang arsip selain itu jujur dan teliti.
29. Berapa hari dalam satu minggu petugas kearsipan berada di kantor untuk melayani
pihak yang membutuhkan arsip? 1 minggu 5 hari kerja.
30. Berapa hari dalam satu minggu, jam kerja pegawai kerasipan di Kantor Perpustakaan
dan Dokumetasi daerah Kota Temanggung? 37 jam dalam satu minggu.
Nama Responden : Arupi Nuryani ( Petugas Arsip)
Waktu wawancara : Rabu, 4 Juni 2014
1. Jenis arsip apasajakah yang disimpan di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah Kota Temanggung? Arsip tekstual dan arsip non tekstual ( foto, video dan
kaset)
2. Bagaimana tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terdapat di
Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Ada dua
tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip. di unit pengelolaan dan depo
arsip
3. Alat apasajakah yang digunakan untuk menyimpan arsip inaktif yang terletak di
Kantor Perpstakaan dan Dokumentasi Daerah Kota Temanggung? Kami
menggunakan rak kayu, rak besi, roll opact dan lemari audio visual.
4. Apakah alat tersebut bisa menjamin keselamatan arsip yang disimpan dari
bahaya? Kalu iya, apa alasanya? Bisa iya dan juga bisa tidak, untuk roll opact bisa
karena lemari baja bisa menjamin dari bahaya api dan hewan tetapi tidak untuk air
karena masih bisa masuk.
5. Sistem apasajakah yang digunakan oleh Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah Kota Temanggung untuk menyimpan arsip tersebut? Menurut kode
klasifikasi
6. Mengapa mengunakan sistem tersebut, untuk menyimpan arsip? lebih mudah
untuk mencari arsip yang diperlukan.
7. Dengan menggunakan sistem tersebut, apakah arsip yang diselenggarakan sudah
efektif dan efiseien? Sudah.
8. Apa kelemahan dan kelebihan menggunakan sistem tersebut? Mudah dalam
pencarian kembali arsip karena berdasar pokok masalah.
9. Dalam menyimpan arsip, apakah Sudah sesuai dengan prosedur penyimpanan
atau belum? Jika beleum mengapa? Sudah sesuai dengan prosedur.
10. Alat apasaja yang digunakan petugas kerasipan untuk membersihkan arsip?
menggunakan vacuum cleaner dan kemoceng.
11. Bagaimana kondisi lingkungan sekitar yang digunakan untuk menyimpan arsip,
apakah sudah sesuai dengan prosedur atau belum? Belum, lembab, terletak
dipinggir jalan utama sehingga banyak debu dan kotoran ( asap kendaraan
bermotor)
12. Bagaimana dengan pengaturan ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip
dinamis inaktif? apakah sudah sesuai dengan prosedur penyimpana atau belum?
Jika belum mengapa? Belum sesuai, depo yang digunakan untuk menyimpan arsip
belum sesuai dengan standar. Tempatnya berjauhan dengan pengolahan arsip,
bangunanya tidak standar masih sering bocor dan bocor dan lembab.
13. Siapa saja yang sering meminjam arsip dinamis inaktif , dan arsip apasajakah
yang dipinjam oleh pihak terkait? Mahasiswa untuk penelitian, masyarakat umum,
instasi terkait yang menyimpan arsip.
14. Bagaimana dengan proses penemuan kembali arsip atau dokumen yang telah
disimpan? Apakah mengalami kendala atau tidak? Jika iya apa sebabnya? Tidak
ada masalah
15. Berapa hari dalam satu minggu petugas kearsipan berada di kantor untuk
melayani pihak yang membutuhkan arsip? 5 hari kerja dalam satu minggu.
16. Berapa hari dalam satu minggu, jam kerja pegawai kerasipan di Kantor
Perpustakaan dan Dokumetasi daerah Kota Temanggung? 5 hari kerja. Untuk
senin sampai kamis jam 07.30 – 15.00 untuk hari jumat jam 07.30 -11.30.
Nama Responden : Rosid, Mahasiswa UNDIP ( Peminjam Arsip)
Waktu wawancara : jumat, 29 Agustus 2014
1. Jenis arsip apa yang dipinjam di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung? Jenis arsip yang saya pinjam disana adalah arsip umum, seperti peta
dan foto-foto;
2. Bagaimana prosedur peminjaman arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah Kota Temanggung sudah sesuai dengan prosedur atau belum, jika belum
mengapa? Sudah sesui dengan prosedur yang berlaku, peminjam arsip menemui
petugas arsip di unit kerja, kemudian piminjam arsip megajukan permohonan untuk
meminjam arsip, kemudian petugas kearsipan memberikan kartu peminjam arsip.
3. Untuk prosedur peminjamanya, petugas mengalami hambatan apa tidak? Jika iya, apa
hambatanya? Hambatanya tidak ada, melainkan lama waktu penemuan arsip tersebut.
Terkadang arsip yang kita butuhkan tidak ada di dalam Kantor tersebut.
4. Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh petugas kearsipan dalam proses penemuan
kembali arsip? Sekitar 20 sampai 25 menit, karena jarak yang digunakan untuk
menyimpan arsip jauh dengan unit kerja.
5. Dengan waktu tersebut menurut anda sudah efektif dan efisien belum, jika belum
mengapa? Menurut saya kurang, karena biasanya waktu yang digunakan utuk proses
penemuan kemnali arsip sekitar 5 sampai dengan 10 menit.
6. Bagaimana pelayanan yang diberikan petugas kepada pinjam arsip ? untuk
pelayananya sendiri bagus, sudah sesuai dengan prosedur yang berlaku di Kantor.
Untuk pelayanan peminjaman arsip akan dilayani setiap hari senin sampai dengan hari
jumaat.
7. Apakah ada pembatasan waktu untuk peminjaman arsip tersebut? ada pembatasannya
maksimal 5 hari. Kerja
8. Untuk jumlahnya sendiri, ada atau tidak tentang kententuan jumlah peminjaman
arsip? Sepertinya disesuaikan dengan kebutuhan.
9. Apakah ada sanksi dari petugas jika arsip yang di pinjam hilang , dan sanksi apa yang
diberikan? Ada, karean kita diangap menghilangkan dokumen. Sanksi yang diberikan
bias berupa denda dan kurungan.
10. Untuk kegiatan apasaja arsip tersebut dipinjam? Saya meminjam arsip untuk
menyusun sekripsi yang berkaitan dengan topik sekripsi saya
Nama Responden : Pantes Anita Sari, Mahasiwa ( Peminjam Arsip)
Waktu Wawancara : Sabtu, 30 Agustus 2014
1. Jenis arsip apa yang dipinjam di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung? Jenis arsip yang saya pinjam di kantor Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah Kota Temanggung adalah arsip umum
2. Bagaimana prosedur peminjaman arsip di Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah Kota Temanggung sudah sesuai dengan prosedur atau belum, jika belum
mengapa? Sudah sesuai dengan prosedur. Peminjam arsip harus mengajukan
permohonan kepada petugas kearsipan, kemudian petugas arsip memberikan kartu
peminjam.
3. Untuk prosedur peminjamanya, petugas mengalami hambatan apa tidak? Hambatanya
seperti proses penemuan kembali arsip yang lama karena arsip tersebut disimpan di
dua tempat, di unit kerja dan di depo arsip.
4. Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh petugas kearsipan dalam proses penemuan
kembali arsip? sekitar 25menitan, karena petugas arsip harus pergi ke depo arsip jika
arsip yang dibutuhkan tidak ada di unit kerja.
5. Dengan waktu tersebut menurut anda sudah efektif dan efisien belum, jika belum
mengapa? Menurut saya belum, apabila arsip tersebut akan segera dibutuhkan atau
bersifat darurat maka waktu yang digunakan untuk mencari arsip tidak efektif.
Petugas harus pergi ke depo arsip jika arsip tersebut tidak terdapat di unit kerja.
6. Bagaimana pelayanan yang diberikan petugas kepada pinjam arsip ? pelayananya
bagus, peminjam arsip bisa dilayani di hari jam kerja, setiap hari senin sampai dengan
hari jumat, dari pukul 08.00 sampai dengan pukul 15.00.
7. Apakah ada pembatasan waktu untuk peminjaman arsip tersebut? untuk
pembatasanya sendiri ada, maksimal sesuai dengan jam kerja atau 5 hari.
8. Untuk jumlahnya sendiri, ada atau tidak tentang kententuan jumlah peminjaman
arsip? tidak ada, biasanya diseuaikan dengan kebutuhan.
9. Apakah ada sanksi dari petugas jika arsip yang di pinjam hilang , dan sanksi apa yang
diberikan? Ada, sanksi tersebut tergantung dengan nilai arsip. sanksi tersebut bisa
berupa teguran, denda bahkan dengan kurungan.
10. Untuk kegiatan apasaja arsip tersebut dipinjam? Untuk kegiatan pembelajaran.
Lampiran 2
DATA REDUKSI
Waktu
Wawancara
Hasil wawancara Kata kunci
Rabu,
4 Juni 2014
Penciptaan
arsip
Pemeliharaan
arsip
Penataan
arsip
1. Jenis arsip yang disimpan di Kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi daerah Kota
Temanggung arsip tekstual ( arsip Keuangan,
arsip sosial pilitik dan arsip umum) arsip non
tekstual. ( Erwin)
- Jenis arsip yang disimpan arsip tekstual ( arsip
umum, arsip keuangan) dan arsip nontekstual
( Arupi)
1. Tempat penyimpanan arsip di Kantor
Perpustakaan dan Dokumentaso Daerah Kota
Temanggung ada dua tempat. Tempat tersebut
merupakan tempat khusus dan hanya orang
tertentu saja yang bisa masuk keruangan
tersebut. ( Erwin)
- Ada dua tempat yang dugunakan untuk
menyimpan arsip. Di unit pengelolaan arsip dan
Depo arsip. ( Arupi)
2. Pengaturan ruangan yang digunakan untuk
menyimpan arsip masih belum sesuai dengan
prosedur, tempat yang tidak memadai,
ruangannya sempit sehingga arsip tidak
tersimpan semuanya. ( Erwin)
- Untuk penyimpanan di depo arsip, belum sesuai
dengan stndar, atap masih serin bocor dan
lembab. ( Arupi)
1. Ada dua sitem penyipanan untuk arsip aktif
menggunakan sistem klasifikasi sedangkan
untuk arsip inaktif menggunakan sistem
pokok masalah ( Erwin)
Jenis arsip yang disimpan
di Kantor Perpustakaan
dan Dokumentasi daerah
Kota Temanggung, arsip
keuangan, arsip sosial
politik dan arsip umum
Arsip non tekstual
Tempat yang digunakan
untuk menyimpan arsip di
Kantor Perpustakaan dan
Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung memiliki 2
tempat.
Ruangan yang digunakan
untuk menyimpan arsip
masih belum sesuai dengan
prosedur penyimpanan yang
berlaku.
Terdapat 2 sistem
penyimpanan di Kantor
Perpustakaan dan
Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung yaitu, sistem
Peralatan
kearsipan
Perlindungan
arsip
Penyusutan
arsip
- ada dua sistem penyimpanan yaitu: sistem
klasifikasi dan sistem pokok masalah. ( Arupi)
1. Alat yang kami gunakan ada almari, rak arsip
dan roll opact. ( Erwin)
- Ada roll opact, rak kayu, rak besi, alamari audio
visual. ( Arupi)
2. peralatan yang kami miliki ada 82 pealatan yang
terdiri dari : 11 roll opact, 50 rak kayu, 20 rak
besi dan 1 almari audio visual ( Erwin)
- 82 peralatan : 11 roll opact, 50 rak kayu, 20 rak
besi dan 1 almari audio visual. ( Arupi)
1. Untuk perawatan kami membersihkan arsip
1kali dalam satu minggu dengan menggunakan
alkohol dan vacum cleaner. Untuk serangga
kami melakukan fumigasi 1 tahun setiap 3 bulan
1 kali ( Erwin)
- Untuk perawatanya kami lakukan 1 minggu 1
kali, menggunakan kemoceng dan vacumm
cleaner untuk membersihkan debu.( Arupi)
1. proses pemusnahan arsip dari arsip aktif ke arsip
inaktif disesuaikan dengan JRA berapa tahun
masanya. Setelah habis masanya maka
dilakukanya pemusnahan. Akan tetapi Kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung belum sama sekali melakukan
pemusnahan arsip. ( Erwin)
- petugas kearsipan mencari deskripsi arsip yang
akan dimusnahkan di daftar pertelaan arsip,
setelah itu dicari masa aktifnya sesuai dengan
JRA jika arsip tersebut telah habis masanya
klasifikasi dan sistem pokok
masalah.
Pealatam yang digunakan,
roll opact, rak kayu, rak besi
dan alamari audio visual.
Jumlah peralatan yang
digunakan 82. Terdiri dari 11
roll opact, 50 rak kayu, 20
rak besi dan 1 almari audio
visual
Perawatan dilakukan 1 kali
dalam satu minggu, untuk
fumigasi 1 tahun dengan
intensistas 3 bulan sekali.
Arsip yang sudah ajtuh
tempo akan dilakukanya
pemusnahan. Pemusnahan
tersebut sesuai dengan
jadwal retesi arsip.
Jumat-sabtu,
29-30 Agustus
2014
Pengunaan
arsip
maka petugas melakukan pemusnahan.
1. Jenis arsip yang saya pinjam disana adalah arsip
umum, seperti peta dan foto-foto ( Rosid)
- Jenis arsip yang saya pinjam di kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung adalah arsip umum ( Anita )
2. Sudah sesui dengan prosedur yang berlaku,
peminjam arsip menemui petugas arsip di unit
kerja, kemudian piminjam arsip megajukan
permohonan untuk meminjam arsip, kemudian
petugas kearsipan memberikan kartu peminjam
arsip. ( Rosid)
- Sudah sesuai dengan prosedur. Peminjam arsip
harus mengajukan permohonan kepada petugas
kearsipan, kemudian petugas arsip memberikan
kartu peminjam. ( Anita )
3. Hambatanya tidak ada, melainkan lama waktu
penemuan arsip tersebut. Terkadang arsip yang
kita butuhkan tidak ada di dalam Kantor
tersebut. ( Rosid)
- Hambatanya seperti proses penemuan kembali
arsip yang lama karena arsip tersebut disimpan
di dua tempat, di unit kerja dan di depo arsip. ?
( Anita)
4. Sekitar 20 sampai 25 menit, karena jarak yang
digunakan untuk menyimpan arsip jauh dengan
unit kerja ( Rosid)
- sekitar 25menitan, karena petugas arsip harus
pergi ke depo arsip jika arsip yang dibutuhkan
tidak ada di unit kerja. ( Anita )
Prosedur peminjaman arsip
sudah sesuai.
Lama waktu yang digunakan
untuk menemukan kembali
arsip menjadi salah satu
hambatan petugas kearsipan.
Waktu yang digunakan
untuk menemukan kembali
arsip lama, karena faktor
jarak penyimpanan arsip.
5. ada pembatasannya maksimal 5 hari. Kerja
( Rosid)
- untuk pembatasanya sendiri ada, maksimal
sesuai dengan jam kerja atau 5 hari. ( Anita)
6. Ada, karean kita diangap menghilangkan
dokumen. Sanksi yang diberikan bias berupa
denda dan kurungan ( Rosid)
- Ada, sanksi tersebut tergantung dengan nilai
arsip. sanksi tersebut bisa berupa teguran, denda
bahkan dengan kurungan. ( Anita )
Batasan waktu yang
diberikan petugas kepada
pengguna arsip yaitu
maksimal 5 hari kerja.
Sanksi yang diberikan
kepada peminjam yang
menghilangkan arsip berupa
teguran denda dan kurungan
Keterangan :
1. Erwin ( Petugas kearsipan)
2. Arupi ( Petugas kearsipan)
3. Rosid ( Pengguna arsip)
4. Anita ( Pengguna arsip)
Lampiran 3
DATA DISPLAY
Sistem pengelolaan arsip
dinamis
Penciptaan
arsip Penggunaan Arsip
Pemeliharaan
arsip
Penyusutan
arsip
Pebuatan
arsip
Penerimaan
arsip
Penataan arsip Penyimpanan
arsip
Pemindahan
arsip
Pemusnahan
arsip
Penyerahaan
arsip
Sistem
klasifikasi
Sistem pokok
masalah
KETERANGAN DATA DISPLAY
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
Penciptaan arsip
Pelaksanaan tugas, fungsi dan tanggung jawab
Arsip dibuat untuk kegiatan perkantoran
Arsip diserahkan untuk dijaga
Makna :
Arsip diciptakan guna untuk melaksanakan tugas dan fungsi dalam kegiatan perkantoran
seperti perencanaan.
Arsip diciptakan guna untuk memenuhi tanggung jawab dan pengambilan keputusan
dalam kegiatan perkantoran.
Arsip diserahkan kepada pihak intasi yang mengelola arsip untuk disimpan dan dijaga
kelangsungan hidupnya.
Penggunaan Arsip
Tata cara yang digunakan untuk meminjam arsip
Proses penemuan kembali arsip
Jangka waktu peminjaman arsip
Makna :
Peminjam arsip yang igin menggunakan arsip untuk keperluanya wajib untuk mengikuti
prosedur yang telah ditetapkan.
Cepat dan tidaknya proses penemuan kembali arsip tergantung dengan sewaktu
melakukan proses penyimpan arsip.
Waktu yang telah ditentukan oleh pihak terkait, selama peminjaman arsip tersebut
berlangsung.
Pemeliharaan arsip
Penataan arsip
Tata cara yang digunakan untuk masalah kearsipan
Kegiatan dalam penyelenggaraan kearsipan
Makna :
Sususan yang digunakan untuk proses penerimaan, pengawasan dan penyimpanan arsip.
Kegiatan yang dilakukan dalam menyelenggarakan kegiatan perkantoran baik secara
langsung dan tidak secara langsung.
Penyimpanan Arsip
Penataan berkas arsip sesuai dengan sistem penyimpanan
Peralatan dan perlengkapan kearsipan
Makna :
Tata cara yang digunakan oleh petugas kearsipan sewaktu melakukan penyimpanan arsip.
sistem yang digunakan adalah sistem klasifikasi, sistem nomor, sistem abjad, sistem
pokok masalah dan sistem wilayah.
Sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip. Peralatan yang digunakan
untuk menyipan arsip yaitu, almari, rak dan lain-lain.
Penyusutan Arsip
Pemindahan arsip inaktif ke unit arsip
Kegiatan menghancurkan arsip
Makna :
Arsip inaktif dipindahkan dari unit kerja, unit pengelola ke dopo arsip atau pusat
penyimpanan arsip.
Informasi yang terkandung didalam arsip akan dimusnahkan dengan alat pemusnah arsip.
Lampiran 4
Dokumentasi peneliti tanggal 4 juni sampai dengan 30 Agustus 2014
Hasil wawancara dan observasi
No Tanggal
wawancara
Hasil Wawancara Open coding
( pengkodean terbuka)
Coding
1.
4 juni sampai
dengan 30
Agustus 2014
Penciptaan
arsip
Peneliti melakukan wawancara kepada
seorang pegawai kearsipan yang
bekerja di bagian pengelolaan arsip di
Kantor Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah Kota Temanggung mengenai
pengelolaan arsip dari proses
penyerahan arsip sampai dengan
pemusnahan arsip.
Peneliti menemukan beberapa
fenomena mengenai pengelolan arsip
di Kantor Perpustakaan dan
Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung diantaranya adalah :
a. Pegawai kearsipan di Kantor
Perpustakaan dan
Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung mendapatkan
arsip yang masih kacau balau
dari pihak penyerah arsip,
sehingga petugas perlu
melakukan pemilahan.
b. Peralatan yang digunakan
untuk menyimpan arsip masih
kurang sehingga di perlukan
pengadaan peralatan.
c. Jumlah arsip yang semakin
banyak, sehingga tempat
penyimpanan arsip
memungkinkan arsip tidak
tersimpan semua.
d. Untuk mengurangi jumlah
arsip, perlu diadakanya
pemusnahan, akan tetapi
pegawai masih belum berani
melakukan pemusnahan.
Peneliti melakukan wawancara kepada
peminjaman arsip.
Arsip dipijamkan kepada pengguna
arsip berdasarkan prosedur yang
Penyampaian informasi
( informasi passing)
Arsip yang diterima
oleh kantor
Perpustakaan dan
Dokumentasi daerah
kota Temanggung
berupa arsip kacau
sehingga perlu
diadakan pengolahan
Penyerahan arsip
( PA)
2.
3.
4.
Penggunaan
arsip
Pemeliharaan
Arsip
Peralatan
Penyimpanan
Penyusutan
arsip
berlaku di Kantor Perpustakaan dan
Dokumentasi Daerah Kota
Temanggung.
Proses penggunaan arsip harus sesuai
dengan prosedur yang berlaku disetiap
pihak instasi yang terkait.
Peminjam mengajukan permohonan
kepada petugas kearsipan untuk
meminjam arsip. Jumlah arsip yang
dipinjam dapat disesuaikan dengan
kebutuhan peminjam arsip. Batas
waktu peminjaman arsip paling lama 5
hari kerja.
Pemeliharaan arsip merupakan usaha
yang dilakukan oleh petugas kearsipan
guna menjaga kelangsungan hidup
arsip.
Peralatan merupakan sarana dan
prasarana yang menunjang guna
terciptanya penyimpanan arsip yang
jauh dari bahaya yang dapat
menyebabkan rusaknya arsip.
Penyimpanan arsip merupakan tindak
lanjut dari pemeliharaan arsip, supaya
arsip yang disimpan terjaga
kelangsungan hidupnya. Penyimpanan
arsip dilakukan menggunakan sistem
penyimpanan, supaya sewaktu
melakukan proses pencarian kembali
arsip, petugas tidak mengalami
hambatan.
Penyusutan merupakan kegiatan yang
dilakukan oleh petugas kearsipan guna
mengurai jumlah arsip yang disimpan.
Prosedur yang
dibelakukan untuk
pengguna arsip, supaya
arsip yang dipinjamkan
terjaga dan terhindar
dari kehilangan.
Usaha ini dilakukan
supaya informasi yang
terkandung didalam
arsip tersebut terjaga
dari faktor-faktor yang
menyebabkan
hilangnya arsip.
Peralatan diadakan
untuk mengaja arsip
yang disimpan
terhindar dari bahaya.
Selain itu juga
merupakan sarana dan
prasarana yang
mendukung
terselenggaranya
kearsipan.
Penyimpanan ini
dilakukan guna
mendapatkan
kemudahan pencarian
kembali arsip, apabila
arsip tersebut akan
dipergunakan.
Hal ini dikarenakan
jumlah arsip yang
semakin lama semakin
Prosedur
peminjaman
( PP)
Sarana dan
prasarana
( SDP)
Sistem
penyimpanan
( SP)
Volume arsip
yang semakin
Pemusnahan
arsip
Pemindahan
arsip
Kegiatan yang diselenggarakan oleh
pihak instansi terkait untuk
menghncurkan informasi yang
terkandung didalam arsip tersebut.
Pemindahan arsip merupakan kegiatan
yang dilakukan oleh petugas kearsipan
untuk meindahkan arsip inaktif dari
unit kerja ke depo arsip.
berkembang sehingga
tempat dan peralatan
tidak cukup untuk
menyimpan arsip
Kegiatan ini dilakukan
guna untuk mengurangi
jumlah arsip yang
tersimpan, karena retesi
arsip dudah jatuh
tempo dan arsip
tersebut tidak memiliki
nilai guna arsip lagi.
Kegiatan ini dilakukan
supaya arsip inaktif
yang terletak di unit
kerja tidak tercampur
dengan arsip aktif,
sehingga perlu
dilakukanya
pemindahan arsip.
bertambah
( VASB)
Jadwal retesi
arsip.
( JRA)
Pencampuran
arsip aktif dan
inaktif
(
Axial coding ( Pengodean Berporos), model hubungan kategori.
Penyebab ketidak efektifan sistem penyimpanan yang diselenggarakan merupakan
penyebab sistem pengelolaan arsip belum terselenggara dengan baik dan benar.
Penyebab ketidak efektif sistem
penyimpanan
Arsip yang diterima oleh Kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah Kota Temanggung
merupakan arsip kacau
Sistem penyimpanan arsip yang
diselenggarakan di Kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi
Daerah kota Temanggung
mempengaruhi pengelolaaan
arsip yang meliputi : penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan dan
penyusutan arsip
Penataan dan penyimpanan arsip
disesuaikan dengan prosedur
yang berlaku
Usaha untuk menjaga
kelangsungan hidup arsip
dengan mengadakan perawatan
dan pemeliharan arsip
Pemeliharaan arsip yang terdiri
dari penataan arsip dan
penyimpanaan arsip belum
terselenggara dengan baik
karena faktor jarak dan tempat
Lama waktu penemuan kembali
arsip merupakan hambatan yang
dialami oleh petugas kearsipan
Selective coding ( pengkodean selktif)
Urutan kategori khusus
Arsip yang diterima oleh Kantor
Perpustakaan dan Dokumentasi
daerah kota Temanggung
Merupakan arsip kacau
Arsip kacau merupakan arsip yang
masih bercampur antara arsip aktif
dan arsip yang ingin diaktifkan
sehingga perlu dilakukanya proses
pemilahan
Sistem pengelolaan arsip yang
meliputi : penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan dan
penyusutan arsip merupakan
serangkaian kegiatan agar
terselenggaranya sistem
pengelolaan yang baik dan benar
Kegiatan ini dilakukan guna
menyelenggarakan sistem
kearsipan yang baik dan benar
sesuai dengan tujuan
pengelolaanya adalah kemudahan
dalam penemuan kembali arsip
Pemeliharaan dan perawatan
arsip dilakukan guna
memberikan kemudahan
pencarian serta menjaga isi dan
nilai yang terkandung didalam
arsip
Usaha yang dilakukan oleh
petugas kearsipan guna
memelihara arsip dilakukan
dengan cara melakukan kegiatan
penyimpanan yang sesuai dengan
prosedur
Sistem penyimpanan yang
dilakukan harus memperhatikan
tempat yang digunakan untuk
menyimpan arsip
Tempat yang digunakan untuk
menyimpan arsip belum sesuai
dengan prosedur yang telah
ditentukan sehingga tidak
efektif
Lampiran 5
Strategi Pengawasan Resiko
Ruangan yang digunakan
untuk menyimpan arsip
belum sesuai dengan
prosedur penyimpanan
Pealatan dan perlengkapan
yang digunakan untuk
menyimpan arsip masih
perlu diadakanya perbaikan
secara kualitas dan
kuantitas
Jangka waktu yang digunakan untuk
menemukan kembali arsip lama,
karena faktor tempat penyimpanan
arsip yang jauh dati unit kerja
Fonemona yang menyebabkan
sistem pengelolaan arsip belum
terselenggara dengan baik
Kemudahan dalam penemuan
kembali arsip merupakan
tujuan dari sistem
pengelolaan arsip dan tujuan
tersebut belum tercapai.
Sesuai prosedur
Belum sesuai
dengan prosedur
Sistem penyimpanan arsip yang
diselenggarakan sesuai dengan
prosedur akan memberikan
kemudahan dalam proses
penemuan kembali arsip
Teori penyimpanan yang
dikemukan oleh Zulkifli
Amsyah
Tidak sesuai dengan prosedur