BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman

modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain. Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar.

Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

B. Rumusan Masalah

Apa pengertian dari korespondensi? Bagaimana peranan korespondensi dalam bisnis? Siapa saja yang terlibat dalam korespondensi tersebut? Bagaimana fungsi surat tersebut? Bagaimana pengelompokan surat tersebut? Bagaimana bagian-bagian dari surat tersebut? Bagaimana bentuk-bentuk dari surat tersebut? Apakah jenis-jenis dari surat bisnis tersebut?

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Korespondensi

Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) atau correspondenti (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat.

Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat biasa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan. Informasi bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional) atau dapat pula berupa surat elektronik (e-mail). E-mail menggunakan alat bantu komputer yang dilengkapi modem dan melibatkan jasa layanan internet. Pengirim dan penerima mampu menyebar e-mail harus memiliki fasilitas yang sama apabila berkomunikasi menggunakan e-mail.

Penggunaan e-mail mengalami perkembangan yang cukup dramatis sebagai media komunikasi modern karena mampu menyebarkan informasi dalam waktu singkat ke berbagai wilayah yang berjauhan. Walaupun demikian, keberadaan e-mail ternyata belum mampu menggeser surat-surat konvensional yang terkenal murah. Jadi e-mail hanyalah alternatif komunikasi yang melengkapi kegiatan surat-menyurat.

Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:

i. Korespondensi EksterenKorespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar

ii. Korespondensi InterenKorespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang untuk menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

B. Peranan Korespondensi Dalam Bisnis

Korepondensi atau kegiatan surat-menyurat menjadi bagian dari kehidupan organisasi bisnis sehari-hari. Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:

1) Menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat. Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisan surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata

bahasa tidak teratur dan salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut disebabkan, yaitu: Tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis surat yang baik, baik

di lingkungan keluarga maupun organisasi. Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat. Surat

yang semraut bisa menimbulkan kesalahpahaman atau kekacauan yang justru akan menghalangi arus informasi. Kegiatan korespodensi secara tidak langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat.

2) Menciptakan kerja sama yang baik. Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain.  Agar bisa bekerja sama dengan baik, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung  terciptanya kerjasama yang baik.

3) Menyebarkan kegiatan. Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan atau kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan kegiatan perusahaan, baik kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan.

C. Dasar-Dasar Korespodensi Bisnis

Korespodensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk dalam surat, memo, agenda proposal, maupun laporan bisnis.

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang membedakan surat biasa dengan surat bisnis adalah tujuan penulisanya.

Surat berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa digunakanya. Dalam perkembangnya, seseorang dapat menulis dan mengirimkan surat dengan secarik kertas maupun elektronik(email).

D. Bahasa Korespondensi Bisnis

Korespondensi bisnis atau surat-menyurat bisnis memiliki bahasa tersendiri yaitu bahasa korespondensi bisnis. Ciri-ciri bahasa korespondensi bisnis adalah jelas, lugas dan menarik serta santun.

a) Jelas

Pengertian jelas disini adalah mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pilihan kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.

b) Lugas

Maksud lugas ialah hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.

c) Menarik Dan Santun

Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam syair. Bahasa menarik disini ialah bahasa yang hidup dan santu, menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.

E. Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Korespodensi Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespodensi adalah:

a) Koresponden, yaitu orang atau pihak yan berkirim surat dan atau yang menandatangani surat.

b) Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat. c) Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespodensi. d) Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat. e) Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-

surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).

f) Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.

F. Fungsi Surat Bisnis Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:

a) Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Oleh karena surat bisnis dapat berfungsi sebagi wakil dari pengirim surat, pengirim surat perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya: objektifitas, sistematika, kesederhanaan, dan kemudahan dipahami (kejelasan).

b) Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya: surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pangaduan (klaim).

c) Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis.

d) Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan, pada saat dibutuhkan surat-surat tersebut dapat dilihat dan di cek kembali.

e) Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat penggabungan usaha (merger).

f) Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.

G. Pengelompokan Surat 1. Menurut Wujud / Bentuknya

a. Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran.

b. Kartu Pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.

c. Warkat Pos / Wesel adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop.

d. Telegram dan teleks disebut juga sebagai surat kawat. Telegram adalah berita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh.

e. Memorandum (memo) dan Nota adalah surat yang digunakan oleh pimpina untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi.

f. Surat Tanda Bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain. Contoh: faktur, kuitansi, dan tanda terima.

2. Menurut Pemakainnya a. Surat Pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut

kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. Yang termasuk surat pribadi: surat perkenalan, surat cinta, surat undangan perkawinan, surat ucapan terimah kasih dll.

b. Surat Dinas adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah. Yang termasuk surat dinas:  surat undangan dinas, surat pengumuman, surat edaran, surat pengantar, dll.

c. Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yan menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi, perdagangan, dan usaha jasa.

d. Surat Sosial adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosialbagi masyarakat pada umumnya. Misalnya surat pemberitahuan kepada instansi terkait, surat permohonan bantuan dana kepada donatur, dll.

3. Menurut sasaran yang dituju

a. Surat Biasa adalah surat yang dibuat seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi/privasi. Misalnya: surat pemberitahuan tentang penyelenggaan lokakarya aplikasi komunikasi bisnis dalam suatu perusahaan.

b. Surat Edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh seorang/suatu lembaga yang yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam jumlah banyak. Misalnya: surat edaran tentang hari kerja dan hari libur, upacara bendera hari-hari besar nasional, dan jadwal penggunaan pakaian seragam kerja.

c. Surat Pengumuman adalah surat berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas. Misalnya: pengumuman perusahaan tentang dibukanya lowongan kerja untuk beberapa posisi penting (manajer pemasaran, manajer personalia, dan manajer produksi).

4. Menurut isi dan maksudnya jenisnya sangat bervariasi sesuai dengan maksud dan tujuan penulisan surat tersebut. Misalnya: surat pemesanan produk, surat keterangan, surat pemberitahuan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk, surat konfirmasi, surat tugas, dll.

5. Menurut urgensi penyelesainnya surat dikelompokkan menjadi tiga jenis yaitu: Surat Biasa, Surat Segera, Surat Kilat.

H. Bagian Surat Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai

kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi ( bisnis ), bagian-bagiannya, adalah sebagai berikut : 1) Kepala surat (kop surat)

Kepala surat surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi: Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi, Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.

Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan

2) Tanggal Surat Tanggal surat berfungsi memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis. Sebagaimana diketahui, pengiriman surat kadang-kadang cepat sampai ke tujuan, tetapi kadang-kadang juga lambat. Dengan tercantumnya tanggal surat, penerima akan mengetahui berapa lama surat itu dalam perjalanan.

3) Nomor, lampiran, dan hal atau perihal Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut

4) Nama dan alamat yang dituju Tulislah nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar akademis maupun nonakademis secara benar ejaannya. Contoh : Yth. Direktur PT.Adicipta Carakajaya

Jl. Sudirman No.14 Bandung

5) Salam pembuka dan paragraf pembuka Salam pembuka merupakan sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan kepada pihak lain sebelum menyampaikannya.

6) Isi surat Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal penting yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.

7) Salam penutup dan paragraf penutup Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap respek (hormat), sopan, atau etika berkirim surat.

8) Tanda tangan, nama jelas dan jabatan Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga atau organisasi. Setelah surat ditandatangani, nama pengirim dan jabatan perlu juga dicantumkan dalam surat tersebut.

9) Tembusan/tindasan atau c.c (carbon copy) Kata tembusan yang ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat.

10) Inisial Inisial, yang disebut juga sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membantu konsep dan yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat tersebut dapat dihubungi dengan mudah.

Contoh: bagian surat

KEPALA SURAT Tanggal NomorLampiranHal

Yth……………………. ………………………… …………………………

Salam pembuka,………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………paragraph pembuka…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………pargarapf isi……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………paragraph penutup

Salam Penutup,Tanda TanganNama PenandatanganNama Jabatan

Tembusan………………………………

Inisial

I. Bentuk-bentuk Surat

Adapun yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada Berbagai bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam penulisan/pengetikan sehari-hari, diantaranya adalah Block Style, Hanging Paragraph Style, Indented Style, Full Block Style, Official Style, Semi Block Style.

a) Bentuk Lurus (Block Style)

Surat bentuk lurus atau block style adalah bentuk surat dengan pengetikan secara lurus rata dari margin kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal dan salam penutup tidak diketik dari margin sebelah kiri.

b) Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style) Perbedaan surat bentuk ini terletak pada isi paragpraphnya, dimana baris kedua pada paragraph surat tersebut dimulai 5 baris (menggantung).

c) Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk surat ini dikenali pada alamat dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal paragraph selalu menjorok 5 baris kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada margin kiri.

d) Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Pada bentuk surat lurus penuh (Full Block Style) seluruh bagian surat kecuali kop surat, pengetikannya dimulai dari margin sebelah kiri.

e) Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk resmi ini sering digunakan dalam institusi pemerintahan, pada pengetikannya alamat dalam berada pada sisi sebelah kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok sedikit kedalam, setiap awal paragraf menjorok 5 spasi kedalam.

f) Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Yang membedakan bentuk Semi Block Style dengan Block Style maupun Full Block Style adalah pada awal paragraph yang menjorok 5 karakter ke dalam, kemudian tanda tangan berada di sebelah kanan surat.

J. Jenis-jenis Surat Bisnis 1. Surat Perkenalan Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi

tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli sehingga perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses berikutnya menurut transaksi. Informasi tentang perusahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah : a. nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya b. gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakaic. pekerjaan/projek yang pernah ditangani d. harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual e. khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri: Tanda Daftar

Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

2. Surat Permintaan Penawaran Adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran.

Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Surat permintaan penawaran bertujuan untuk meminta keterangan terinci yang meiliputi daftar harga, katalog, brosur, atau prospektus dan mengetahui harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli serta juga bisa untuk meminta agar penjual mengadakan demonstrasi pemakaian di tempat calon pembeli. Surat permintaan penawaran hendaknya isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti

keinginan calon pembeli dan surat permintaan penawaran tidak perlu disusun dengan gaya yang menarik. Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli menanyakan :

nama dan jenisbarang,  ciri-ciri khusus(spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-

lain, harga satuan, potongan, Brosur, cara pembayaran, cara penyerahan, kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti service gratis, garansi,  

danlain- lain yang merupakan layanan penjual (after sales service).3. Surat Penawaran

Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa yang member informasi tentang barang atau jasa dan menggugah minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang ditawarkan.

4. Surat Pesanan dan Balasannya Surat pesanan (order) adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu yang dilakukan setelah mengetahui informasi yang diperoleh melalui surat penawaran, melalui iklan, atau melalui petugas pemasaran(wiraniaga) dari perusaahaan penjual. Yang penting di dalarn surat pesanan harus disebut dengan jelas, singkat, dan sopan segala sesuau yang menyangkut pesanan akan menjadi pertimbangan bagi penjual untuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau tidak, yaitu :

Nama, jenis, tipe, danciri-ciri lain barang yang dipesan. Jurnlah atau banyaknya pesanan. Cara pembayann. Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan(kapan barang

diharapkan tiba). 5. Surat Penerimaan Pesanan

Ialah surat yang dikirim oleh penjual kepada pemesan karena penjual mendapat order dan semua persyaratan yang diusulkan atau yang dikehendaki pemesan di dalam order itu dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat pesanan itu. Isi surat penerimaan pesanan tidak lain dari pernyataan penjual bahwa ia dapat memenuhi pesanan, namun ia memerlukan waktu beberapa lama untuk persiapan, dan mamberikan estimasi kapan pengiriman barang akan dilakukan. Surat ini sangat perlu dikirim oleh penjual kepada pemesan karena manfaatnya sangatbesar, baik bagi penjual maupun bagi pemesan, yaitu :

Agar pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual

Agar pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual yang lain Agar pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum

barang yang dipesannya tiba, misalnya uang, alat angkut, gudang, dan lain-lain. Agar pemesan dapat menawarkan barang pesanannya kepada pihak lain, walaupun

barangnya belum tiba (bila barang yang dipesan itu untuk dijual lagi) 6. Surat Konfirmasi Pesanan

Berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai media selain dengan perantaraan surat, pemesanan juga dapat dilakukan dengan perantaraan telepon, telegam, teleks, danfaksimili. Pemesanan melalui telepon, telegram, dan teleks masih lemah dasar hukumnya karena tidak mempunyai bukti otentik seperti tidak terdapat tandatangan pemesan.

OIeh karena itu, setelah menerima pesanan via telepon atau via teleks, penjual perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut dengan membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan. Surat konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri atas nama batang, jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya seperti tempat penyerahan, waktu penyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain. Surat konfirmasi pesanan bertujuan untuk memperoleh kepastian tentang pesanan berikut syarat jual beli yang dikehendaki penjual. Apabila si pemesan setuju maka lembar aslinya harus dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan.

7. Surat Penolakan Pesanan Penjual yang terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan penolakan

itu kepada pemesan secepatnya. Surat penolakan pesanan harus berisi alasan yang logis. Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin.

Ada beberapa hal yang menyebabkan pihak penjual terpaksa menolak pesanan, karena barang yang dipesan tidak ada atau sudah habis, tidak tercapainya persesuaian mengenai cara penyerahan atau pengiriman barang, atau tidak disetujuinya cara pembayaran yang diusulkan oleh pemesan(misalnya pemesan menghendaki pembayaran secara kredit, sedangkan penjual menghendaki secara tunai). Dalam surat penolakan pesanan terkadang penjual dapat menyampaikan dua maksud di dalam satu surat serta dapat terjadi adanya penawaran baru. Sambil menolak satu pesanan, penjual dapat menawarkan barang baru, asalkan barangnya sejenis dengan barang yang dipesan.

8. Surat Referensi Bank dan Referensi Dagang Referensi yang dikeluarkan oleh bank disebut

referensi bank, sedangkan referensi dari perusahaan disebut referensi dagang. Surat referensi diberikan rahasia oleh pihak yang memberi kepada pihak yang meminta. Surat referensi diperlukan oleh bank atau perusahaan bila berhadapan dengan nasabah atau pelanggan yang masih baru. Jika pembeli (pihak kesatu), misalnya, berhubungan dagang dengan sebuah perusahaan (pihak kedua) untuk pertama kalinya dan ia ingin membeli barang secara kredit maka perusahaan/pihakkedua memerlukan referensi dari bank atau

perusahaan lain(pihakketiga untuk rnengetahui kredibilitas atau creditworthiness calon pembeli apakah memenuhi syarat untuk diberi kredit atau tidak.

BAB IIIPENUTUP

A. Kesimpulan Ilmu korespondensi memiliki peran vital dalam kelancaran suatu bisnis. Dengan ilmu

korespondensi yang memadai akan menjamin proses surat-menyurat secara lancar sehingga

perkembangan bisnis dapat melaju cepat dan siap meraup profit secara maksimal. Dalam menjalankan kegiatan sehari-hari sebuah perusahaan tidak akan terlepas dari kegiatan surat menyurat. Bahkan boleh dikatakan bahwa kegiatan surat menyurat ini adalah merupakan urat nadi dari suatu perusahaan. Dari arus keluar masuk surat ini kita bisa mengukur frekuensi dan intensitas komunikasi yang berlangsung di suatu perusahaan.

B. Saran Dalam sebuah perusahaan tentuya tidak akan terlepas dari kegiatan korespondensi (surat

menyurat), semoga setelah membaca makalah ini teman-teman dapat mengetahui berbagai macam bentuk surat yang ada dan manfaatnya bagi sebuah perusahaan Copy the BEST Traders and Make Money : http://bit.ly/fxzulu Copy the BEST Traders and Make Money : http://bit.ly/fxzulu