PENGANTAR MANAJEMEN

KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGIINFORMASI

YUNITA TRI ANDRA YANI

(13061/2009)

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2014

KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI

Apakah Komunikasi Itu?

Komunikasi adalah penyampaian dan pemahaman suatu maksud. Hal pertama yang harus

diperhatikan tentang defenisi itu adalah penekanan pada penyampaian maksud. Itu artinya bahwa

jika tidak ada infomasi atau ide yang disampaikan, komunikasi tidak terjadi. Pembicara yang

tidak didengar atau penulis yang tidak dibaca belumlah berkomunikasi. Akan tetapi, yang lebih

penting lagi, komunikasi mencakup pemahaman maksud. Agar komunikasi berhasil, maksud

harus ditanamkan dan dipahami.

Fungsi Komunikasi

Komunikasi terdiri dari empat fungsi utama yaitu: kontrol, motivasi, ekspresi emosional,

dan informasi. Komunikasi bertindak sebagai control perilaku anggota dalam berbagai cara

komunikasi mendorong motivasi dengan menjelaskan pada karyawan apa yang harus

diselesaikan, seberapa baik mereka melakukannya, dan apa yang dilakukan untuk meningkatkan

kinerja jika tidak sejajar.

Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok adalah mekanisme fundamental dimana

anggotanya berbagi rasa frustasi dan perasaan puas. Oleh karena itu, komunikasi memberikan

penyaluran perasaan bagi ekspresi emosional dan untuk mmenuhi kebutuhan social. Komunikasi

manajerial mencakup:

a) Komunikasi interpersonal

b) Komunikasi organisasi

KOMUNIKASI INTERPERSONAL

Komunikasi interpersonal (komunikasi antar pribadi) yaitu komunikasi antara dua orang

atau lebih. Metode yang digunakan meliputi tatap muka, telepon, rapat kelompok, presentasi

resmi, memo, surat tradisional, mesin faks, majalah karyawan, buletin board, terbitan perusahaan

lainnya, kaset dan video, hot lines, surat elektronik, konnferensi komputer, voice mail,

teleconference, dan video conference.

Proses Komunikasi Interpersonal

Sebelum komunikasi dapat dilakukan, maksud, yang dinyatakan sebagai pesan yang akan

disampaikan, harus ada.. pesan itu berlalu antara sumber (pengirim) dan penerima. Pesan itu

diubah menjadi bentuk symbol (disebut encording) dan disampaikan melalui beberapa media

(saluran) kepada penerima, yang menerjemahkan ulang pesan pengirimnya (disebut decoding)

atau penguraian kode atau penguraian sandi. Hasilnya adalah penyampaian maksud dari satu

orang ke orang lain. Selain itu, seluruh proses rentan terhadap kegaduhan (noise). Gangguan

yang terjadi pada penyampaian, penerima, atau umpan balik pesan.

Hambatan terhadap Komunikasi Interpersonal yang Efektif

• Penyaringan, yaitu manipulasi (pengubah-ubahan) informasi yang disengaja sehingga

membuat informasi tersebut tampak lebih menyenangkan bagi penerima.

• Emosi, bagaimana perasaan penerima ketika menerima pesan akan memengaruhi cara ia

menafsirkan pesan itu. Emosi yang ekstrem sangat cenderung merintangi keefektifan

komunikasi.

• Kebanjiran informasi, ketika informasi yang harus kita olah mlampaui kapasitas

pemrosesan kita.

Pesan Media Penerima

PesanPengirim

Umpan balik

KegaduhanEncording Decording

• Perilaku defentif, ketika seseorang merasa terancam, mereka cenderung akan bereaksi

dengan cara yang mengurangi kemampuan mereka untuk mencapai saling pengertian.

• Bahasa, walaupun kita mungkin berbicara bahasa yang sama, penggunaan kita akan

bahasa itu jauh dari seragam. Pengirim cenderung menganggap bahwa kata dan kalimat

yang mereka gunakan berarti sama bagi penerima.

• Budaya nasional, perbedaan budaya dapat memengaruhi cara yang dipilih manajer untuk

berkomunikasi.

Mengatasi hambatan

• Gunakan umpan balik, mencakup sejumlah metode yang tak kentara dari pada secara

langsung bertany atau menyuruh penerima merangkum pesan itu.

• Menyederhanakan bahasa, para manajer harus memilih kata dan menyusun pesannya

dengan cara yang akan membuat pesan itu menjadi jelas dan dipahami oleh penerima.

• Menyimak dengan aktif, menyimak untuk mendapatkan maksud yang lengkap tanpa

menbuat penilaian atau penafsiran dini.

• Kendala emosi, seorang manajer yg secara emosional marah atas suatu hal lebih

cenderung untuk salah mengartikan pesan. Untuk itu, para manajer sebaiknya menahan

diri untuk berkomunikasi sampai ia memperoleh ketenangan.

• Perhatikan isyarat nonverbal, mengawasi isyarat nonverbalnya untuk memastikan bahwa

mereka dapat menyampaikan pesan yang diinginkan.

KOMUNIKASI ORGANISASI

Komunikasi organisasi merupakan semua pola, jaringan, sistem komunikasi dalam suatu

organisasi. Komunikasi organisasi mencakup komunikasi formal dan informal, pola arus

komunikasi, serta jaringan komunikasi formal dan informal.

Komunikasi Formal Versus Informal

Komunikasi formal:

komunikasi yang mengikuti rantai komando resmi atau bagian dari komunikasi yang

dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan. Sebagai contoh, ketika seorang manajer meminta

karyawannya untuk menyelesaikan suatu tugas, ia berkomunikasi secara formal. Demikian pula

karyawan yang menyampaikan masalah ke manajernya.

Komunikasi informal:

komunikasi yang tidak didefenisikan oleh hierarki struktur organisasi. Ketika karyawan

berbicara satu sama lain dirunag makan, ketika mereka berpapasan di lorong, atau ketika mereka

bersenam di fasilitas olah raga perusahaan, itu adalah komunikasi informal. Para karyawan

membentuk persahabatan dan berkomunikasi satu sama lain. System komunikasi informal

tersebut memenuhi dua tujuan dalam organisasi:

1) Komunikasi itu member kesempatan para karyawan untuk memuaskan kebutuhan mereka

akan intraksi social.

2) Dapat meningkatkan kinerja organisasi dengan menciptakan saluran komunikasi

alternative yang sering lebih cepat dan efisien.

Arah Arus Komunikasi

a. Komunikasi ke bawah

komunikasi yang mengalir ke bawah dari manajer ke para karyawan. Komunikasi ke

bawah digunakan untuk memberitahu, mengarahkan, mengoordinasikan, dan mengevaluasi

karyawan. Ketika para manajer membebankan sasaran kepada para karywannya, mereka

menggunakan komunikasi ke bawah. Para manajer juga menggunakan komunikasi kebawah

dengan memberikan kepada karyawannya deskripsi pekerjaan, memberitahu mereka tentang

kebijakan dan prosedur organisasi, menekankan masalah yang paling memerlukan perhatian,

atau menevaluasi kinerja meraka.

b. Komunikasi ke atas

komunikasi yang mengalir ke atas dari karyawan ke manajer. Para manajer juga

bergantung pada komunikasi cara memperbaiki sesuatu. Beberapa contoh komunikasi ke atas

mencakup laporan kinerja yang disiapkan oleh karyawan, kotak saran, survey sikap karyawan,

prosedur keluhan, diskusi manajer-karyawan, dan sesi grup informal di mana karyawan

mempunyai peluang untuk mengindentifikasi dan membahas masalah dengan manajernya atau

bahkan perwakilan dari manajemen tingkat atas.

c. Komunikasi lateral

komunikasi yang terjadi antara semua karyawan ditingkatan organisasi yang sama.

Dalam lingkungan sekarang yang kacau dan cepar berubah, komunikasi horizontal sering

diperlukan untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi.

d. Komunikasi diagonal

komunikasi yang memotong bidang kerja dan tingkatan organisasi. Untuk kepentingan

efisiensi dan kecepatan, komunikasi diagonal dapat menguntungkan. Dan peningkatan

penggunaan e-mail memudahkan komunikasi diagonal. Dalam banyak organisasi, semua

karyawan dapat berkomunikasi melalui e-mail dengan semua karyawan lainnya, tanpa melihat

bidang kerja atau tingkatan organisasi.

Jaringan Komunikasi Organisasi

Jenis jaringan komunikasi:

Jaringan rantai, komunikasi mengalir sesuai dengan rantai komando formal, baik ke

bawah maupun ke atas.

Jaringan roda, mencerminkan komunikasi yang mengalir antara pemimpin yang kuat dan

mudah dikenal dengan orang lain dalam kelompok atau tim kerja. Pemimpin tersebut

berlaku sebagai pusat jaringan yang semua komunikasi akan melalui dia.

Jaringan semua saluran, komunikasi mengalir dengan bebas di antara semua anggota tim

kerja.

Grapevine

Merupakan jaringan informal komunikasi organisasi. Dengan berkomunikasi secara

terbuka, sepenuhnya, dan sejujurnya dengan para kryawan, khususnya dalam situasi di mana

para karyawan tidak menyukai keputusan atau tindakan manajerial yang aktual atau diusulkan.

TEKNOLOGI INFORMASI

Para manajer tertantang untuk membuat organisasi mereka berfungsi dengan lancer

sambil secara terus menerus mengembangkan operasi kerja dan tetap bersaing walaupun

organisasi dan lingkungan beruabah dengan cepatnya. Perubahan teknologi membuat manajer

mampu mengoordinasikan usaha kerja karyawan melalui cara yang dapat menghasilkan

peningkatan efisiensi dan efektifitas. Dua perkembangan teknologi informasi yang akan

berdampak paling berarti dalam komunikasi manajerial terkini:

a. Sistem komputer jaringan

b. Kemampuan nirkabel

Sistem Komputer Jaringan

Dalam sistem komputer jaringan, organisasi menghubungkan sejumlah komputernya

menjadi satu melalui hardware dan software yang kompatibel, sehingga menciptakan jaringan

organisasi. Sehingga anggota arganisasi dapat berkomunikasi dimanapun mereka berada.

Beberapa aplikasi di bidang komunikasi:

• e-mail: pengiriman pesan tertulis secara instan di sejumlah computer yang terhubung

bersama.

• Instant messaging (IM): komunikasi interaktif seketika ynag terjadi di antara pengguna

computer yang me-login di jaringan computer pada waktu yang sama.

• Voice mail: system komunikasi yang mendigitalkan pesan lisan, mengirimkannya melalui

jaringan, dan menyimpan pesan itu ke dalam disket sehingga penerima dapat membuka

pesan itu.

• Faks: komunikasi melalui mesin yang memampukan pengirim dokumen yang

mengandung baik teks maupun grafik melalui saluran telepon biasa.

• Electronic data interchange (EDI): cara organisasi untuk bertukar dokumen transaksi

bisnis standar, seperti faktur atau pesanan pembelian, dengan menggunakan jaringan

computer ke computer secara langsung.

• Teleconferencing: system komunikasi yang member kesempatan sekelompok orang

untuk bertukar pikiran secara simultan dengan menggunakan tlepon atau software

komunikasi e-mail.

• Videoconferencing: konferensi komunikasi yang simultan di mana para peserta dapat

melihat satu sama lain.

• Intranet: jaringan komunikasi organisasi yang menggunakan teknologi internet dan dapat

diakses hanya oleh para karyawan organisasi

• Ekstranet: jaringan komunikasi organisasi yang menggunakan teknologi internet dan

member kesempatan para pengguna yang berwenang di dalam organisasi untuk

berkomunikasi dengan pihak luar tertentu.

Kemampuan Nirkabel

Komunikasi nirkabel tergantung pada sinyal yang dikirim melalui udaran dan ruang tanpa

penghubung fisik apapun yang menggunakan hal, seperti sinyal mocrowave, satelit, gelombang

radio dan antena radio, atau sinar infra merah. Penemuan terbaru dalam kemapuan nirkabel

adalah akses internet yang dimungkinkan oleh “titik panas” yg merupakan lokasi dimana

pengguna memperoleh akses nirkabel pada internet.

Bagaimana teknologi informasi memengaruhi organisasi

Dengan teknologi komunikasi dan pertukaran informasi di antara anggota organisasi

tidak lagi terkendala oleh waktu dan kendala geografi. Usaha kerja yang bekerja sama untuk

menyelesaikan tugas tertentu di antara individu dan tim yang tersebar luas, berbagai informasi,

dan integrasi keputusan dan pekerjaan di seluruh organisasi mempunyai potensi meningkatkan

efisiensi dan keefektifan organisasi.

Hal-hal mengenai komunikasi dalam organisasi kini

• Mengelola situs keluhan di internet

• Mengelola sumber daya pengetahuan organisasi

• Peran komunikasi dalam layanan konsumen

• Komunikasi “yang benar secara politik”

Mengelola situs keluhan di internet

Ketika karyawan meluapkan rasa frustasi mereka atas ketidak adilan yang diterima,

manajer mempunyai peluang untuk masuk ke dalam apa yang mereka rasakan, bahkan jika

interprestasi karyawan akan situasi mungkin tidak akuran atau tidak lengkap. Selain itu ini juga

cara manajer untuk menilai suasana kerjanya.

Mengelola sumber daya pengetahuan organisasi

Menciptakan suatu komunitas praktik, sekelompok orang yang berbagi perhatian,

sejumlah masalah, atau gairah tentang suatu topik, dan ynag memperdalam pengetahuan mereka

dan keahlian dalam bidang itu dengan berinteraksi secara terus menerus.

Peran komunikasi dalam layanan konsumen

Suatu organisasi dengan budaya layanan yang kuat telah menghargai dalam

memerhatikan konsumen. Mencari apakah kebutuhan mereka, memenuhi kebutuhan itu, dan

mengarahkan untuk memastikan kebbutuhan mereka terpenuhi secara memuaskan. Tiap kegiatan

ini meliputi komunikasi, apakah itu secara langsung, dengan telepon atau e-mail, atau melalui

saluran lain.

Komunikasi “yang benar secara politik”

Kita harus sensitif tentang bagaimana pilihan kata kita dapat mengganggu orang lain. Tpi

kita perlu mengetahui bahwa bahasa yang benar secara politik membatasi kejelasan komunikasi.