Edisi 3 No. 2, Apr Jun 2016, p.27-31

27

Ulasan / Review

Komite Penjamin Mutu Diklat: Audit Internal Kualitas

Pelayanan Kediklatan

Rahmat Suyatna

Widyaiswara of Education and Training Institutes of Banten Province, Jl. Raya Lintas Timur KM 4 Karangtanjung,

Pandeglang, Banten Province, Indonesia

(Diterima 10 Maret 2016; Diterbitkan 30 Mei 2016)

Abstract: Education and training have a significant effect in improving knowledge, attitudes

and skills of the civilian state apparatus. However, in practice, the committee guarantor of

the quality of education and training should carry out its role as well as possible so that its

intended purpose can be achieved optimally. Committee on training quality assurance is an

internal audit of the whole series of education and training ranging from planning,

implementation and monitoring and evaluation is supported by the standard of facilities and

adequate infrastructure. Quality training that will be realized when organizations implement

integrated quality management. A culture of quality should be implemented through the

implementation of systems and procedures are strict, one with the implementation of

standard operating procedures from planning and design of education and training, training

implementation to monitoring and evaluation. With a strong commitment to quality

education and training that can create Training Agency which is reliable and competitive,

insha'Allah.

Keywords: kualitas diklat, akreditasi, audit internal

Corresponding author: Rahmat Suyatna, E-mail: rahmat.suyatna@gmail.com, Tel. +62-812-9145-4124.

Pendahuluan

Isu kualitas telah menyeruak kedalam kehidupan organisasi sejak lama. Berbagai teori yang

menjelaskan tentang kualitas begitu banyaknya yang secara empirik dapat dibuktikan. Jika

dihubungkan dengan pelayanan public maka kualitas menjadi sangat mendesak untuk

diimplementasikan. Pelayanan public langsung dapat dirasakan oleh pelanggan. Kalau saja ada

kekurangan dari sisi kualitas, maka pelanggan akan sangat mudah merasakan kekurangan tersebut.

Terkait dengan kualitas dan pelayanan public, penulis ingin fokus pada pendidikan dan pelatihan

karena bidang ini merupakan pelayanan yang diberikan oleh penyelenggara termasuk widyaiswara di

dalamnya dan tentu saja harus berkualitas mulai dari hulu hingga hilir. Badan Pendidikan dan Pelatihan

memiliki tugas mendidik dan melatih aparatur sipil negara untuk memiliki pengetahuan, sikap dan

mailto:rahmat.suyatna@gmail.com

Jurnal Lingkar Widyaiswara (www.juliwi.com) Edisi 3 No. 2, Apr Jun 2016, p.27 31 ISSN: 2355-4118

28

keterampilan yang diikat erat oleh kompetensi. Dalam penyelenggaraan diklat yang begitu kompleks

ada tiga pilar yang harus diperhatikan yaitu: Penyelenggara, widyaiswara dan peserta diklat. Ketiganya

tidak bisa berdiri sendiri, ketiganya merupakan bagian integral. Ketiga bagian integral ini harus

menunjukkan kualitas tertentu sehingga sebuah diklat diharapkan outcomes (hasilnya) dapat memiliki

daya ungkit.

Layaknya Quality Control yang ada di perusahaan-perusahaan, komite penjamin mutu diklat yang

ada di sebuah instansi kediklatan menjadi auditor internal yang tugas menjamin kualitas pendidikan

dan pelatihan sebagaimana telah dinyatakan dalam tujuan perencanaannya. Dapat dibayangkan

sebuah penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan (diklat) diselenggarakan tanpa adanya

pengendalian mutu baik masukan, proses, keluaran, hasil, manfaat, sampai dengan dampaknya. Tentu

saja hal ini membutuhkan keseriusan semua pihak dalam menyelenggarakan diklat yang berkualitas.

Seperti apakah diklat yang berkualitas, tentu untuk menjawab pertanyaan ini diperlukan kajian yang

mendalam. Diklat yang baik akan diawali dengan perencanaan yang baik. Jika diklat teknis, maka diklat

ini harus dipastikan berasal dari kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat (AKD). Melalui AKD akan

dihasilkan jenis-jenis diklat yang betul-betul dibutuhkan oleh peserta diklat. Dengan demikian maka

akan ada kemistri yang baik antara peserta diklat, penyelenggara dan widyaiswara.

Diklat Berkualitas

Sebelum menjelaskan diklat berkualitas penulis membatasi dulu apa itu kualitas. Dalam

http://www.businessdictionary.com/definition/quality kualitas dibatasi sebagai ... a measure of

excellence or a state of being free from defects, deficiencies and significant variations. It is brought

about by strict and consistent commitment to certain standards that achieve uniformity of a product in

order to satisfy specific customer or user requirements. (anonym, 2016).

Yaitu suatu ukuran keunggulan atau keadaan yang bebas dari cacat , kekurangan dan variasi yang

signifikan . Hal ini disebabkan oleh komitmen yang ketat dan konsisten dengan standar tertentu yang

mencapai keseragaman produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan atau pengguna tertentu.

Sedangkan ISO 8402-1986 standard mendefinisikan kualitas sebagai "the totality of features and

characteristics of a product or service that bears its ability to satisfy stated or implied needs. (Howell,

2009) Yaitu totalitas fitur dan karakteristik dari produk atau jasa yang dikenakan kemampuannya untuk

memenuhi kebutuhan yang dinyatakan atau tersirat.

Dengan merujuk pada definisi di atas maka diklat yang berkualitas memang sangat dibutuhkan

bukan hanya oleh peserta diklat namun oleh semua komponen system. Sehingga diklat yang

berkualitas harus dirancang dari hulu secara ketat, dilaksanakan secara ketat dan dipantau oleh komite

penjamin mutu mulai dari hulu hingga hilir. Artinya hasil akhir diklat sebagaimana telah ditetapkan oleh

penyelenggara dapat dicapai secara efektif dan efisien.

Dalam Permendagri Nomor 2 Tahun 2013 secara tersurat menyatakan tentang diklat berbasis

kompetensi. Diklat berbasis kompetensi ini adalah diklat berkualitas karena hasil akhir diklat akan diuji

kompetensinya sehingga keluaran diklat akan berkualitas. Penyelenggaraan diklat berbasis kompetensi

tidak akan terwujud tanpa mengusung diklat berkualitas. Maka sejalan dengan itu, Analisis Kebutuhan

Diklat juga harus dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan berdasarkan Competency Gap yang

teranalisis. Bukan saatnya lagi, diklat terselenggara karena keinginan. Dengan merujuk pada

kebutuhan maka tindak lanjut dari kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat adalah penyusunan Kurikulum

http://www.juliwi.com/

Jurnal Lingkar Widyaiswara (www.juliwi.com) Edisi 3 No. 2, Apr Jun 2016, p.27 31 ISSN: 2355-4118

29

Diklat, Modul Diklat, Rancang Bangun Pembelajaran Mata Diklat, dan Bank Soal. Ini penting agar

perencanaan terkait bahan-bahan ajar betul-betul ideal.

Manajemen Mutu Terpadu

Untuk mewujudkan mutu diklat, tiga pilar diklat yaitu penyelenggara, widyaiswara dan peserta diklat

harus menyadari perannya masing-masing. Dibutuhkan keseriusan semua stakeholder untuk

mewujudkan diklat berkualitas. Keberadaan Komite Penjamin Mutu Diklat dan Badan Standar Nasional

(BSN) mutlak dibutuhkan untuk mengendalikan penyelenggaraan diklat secara menyeluruh. Tanpa

pengendalian tidak mustahil akan terjadi banyak penyimpangan dalam seluruh rangkaian

penyelenggaraan diklat mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai dengan monitoring dan

evaluasinya.

Manajemen Mutu Terpadu (MMT) merupakan suatu sistem nilai yang mendasar dan komperhensip

dalam mengelola organisai dengan tujuan meningkatkan kinerja secara berkelanjutan dalam jangka

panjang dengan memberikan perhatian secara khusus pada tercapainya kepuasan pelanggan dengan

tetap memperhatikan secara memadai terhadap terpenuhinya kebutuhan

seluruh stakeholders organisasi yang bersangkutan. Masalah kualitas dalam MMT menuntut adanya

keterlibatan dan tanggung jawab semua pihak dalam organisasi (Yulia, 2012). Dalam organisasi Badan

Diklat, penanggungjawab kegiatan adalah eselon II sedangkan secara langsung penanggungjawab

terjaminnya kualitas penyelenggaraan diklat berada di tangan Pejabat Pelaksana Teknik Kegiatan

(PPTK). PPTK yang bertanggungjawab akan memastikan terselenggaranya diklat yang berkualitas

mulai dari hulu sampai hilir.

Untuk memastikan apakah sebuah organisasi memiliki Manajemen Mutu Terpadu maka dapat

merujuk pada kriteria berikut:

Fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal.

Apakah penyelenggara betul-betul fokus pada kebutuhan peserta diklat mulai dari penginapan,

akomodasi, konsumsi, peralatan diklat, kesehatan, hiburan, olah raga, dan lain-lain.

Memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas

Penyelenggara memiliki standar acuan kualitas dan menjalankannya secara tegas dan konsisten

(tidak kompromi)

Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah;

Diklat terselenggara berdasarkan AKD, memiliki kurikulum dan modul yang merupakan Standar LAN

RI, memiliki pedoman penyelenggaraan yang jelas sehingga memudahkan pimpinan mengambil

keputusan.

Memiliki komitmen jangka penjang

Terselenggaranya evaluasi pasca diklat yang terjadwal, yang tergambar dari jangka pendek, jangka

menengah dan jangka panjang

Membutuhkan kerjasama tim

Tersedianya Tim Penjamin Mutu, Tim Evaluasi Pasca Diklat, Tim AKD.

http://www.juliwi.com/

Jurnal Lingkar Widyaiswara (www.juliwi.com) Edisi 3 No. 2, Apr Jun 2016, p.27 31 ISSN: 2355-4118

30

Memperbaiki proses secara berkesinambungan

Merevisi Sisdur, SOP Pelayanan, SOP Rutin, SOP Penugasan dan SOP Teknis secara rutin

tahunan

Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan

Penyelenggaraan diklat yang mengacu pada SOP Penyelenggaraan Diklat

Memberikan kebebasan yang terkendali

Keputusan tetap berada dipucuk pimpinan namun kreativitas sepenuhnya diserahkan kepada setiap

individu

Memiliki kesatuan tujuan

Perlu adanya sosialisasi visi, misi, dan strategi agar tetap konsisten dengan tujuan yang telah

ditetapkan.

Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan

Pelibatan semua pihak diperlukan demi lancarnya dan tercapainya tujuan yang tekah ditetapkan.

Meningkatkan kualitas sumber daya manusia aparatur tetap harus dilaksanakan secara

berkelanjutan agar lebih berdaya. (Yulia, 2012)

Manajemen Mutu Terpadu dalam pelaksanaannya memerlukan dukungan seluruh stakeholder diklat

baik di internal Badan Diklat Provinsi Banten, eksternal SKPD Provinsi Banten, dan eksternal badan

Pembina kepegawaian di kabupaten dan kota lingkup Provinsi Banten. Tanpa keseriusan dan

dukungan yang penuh, mustahil sebuah diklat berkualitas akan terwujud. Sejatinya, Komite Penjamin

Mutu Diklat akan melakukannya tugasnya dengan penuh tanggungjawab dalam rangka menjamin

penyelenggaraan diklat yang berkualitas. Namun untuk menjamin independensi diperlukan juga

penjamin mutu eksternal yang secara fair akan memberikan masukan positif terkait penjaminan mutu

diklat. Organisasi eksternal yang dapat melakukan pekerjaan ini adalah Badan Standar Nasional.

Penulis memiliki harapan besar terwujudnya Badan Diklat yang terpercaya dan berdaya saing melalui

pengendalian seluruh kegiatan kediklatan melalui badan eksternal ini. Melalui penataan system dan

prosedur yang kini sedang dilakukan Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Banten diharapkan satu

atau dua tahun ke depan bisa meraih standar pelayanan public terbaik, melalui ISO 9001:2015 (Admin,

2015).

Kesimpulan

Pendidikan dan pelatihan akan dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia jika tiga pilar

kediklatan menunjukkan keseriusannya. Penyelenggara, widyaiswara, dan peserta diklat harus secara

simultan memainkan peranannya masing-masing dengan sangat baik. Manajemen mutu terpadu

mamainkan peranan yang tidak kecil dalam rangka penyelenggaraan diklat yang berkualitas. Jika tiga

pilar tadi adalah driver dan penumpangnya maka MMT adalah kendaraannya. Keduanya harus

bersinergi dan taat pada aturan lalu lintas yang diatur oleh polisi lalu lintas yaitu Komite Penjamin Mutu

Diklat. Terwujudnya diklat yang berkualitas merupakan langkah positif lembaga penyelenggara

kediklatan dalam rangka mengoptimalkan penggunaan keuangan negara dan membantu komisi

pemberantasan korupsi dalam upaya pencegahannya, wallahu alam bissawab

http://www.juliwi.com/

Jurnal Lingkar Widyaiswara (www.juliwi.com) Edisi 3 No. 2, Apr Jun 2016, p.27 31 ISSN: 2355-4118

31

Daftar Pustaka

Admin. (2015, September 15). Quality management systems -- Requirements. Retrieved from http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=62085

anonym. (2016, June 22). Retrieved from BusinessDictionary.com: http://www.businessdictionary.com/definition/quality.html

Howell, R. S. (2009, December 15). A Whole New World of Quality Management. Retrieved from http://www.commerce.gov.lc/articles/view/13

Yulia, E. (2012, May 14). Retrieved from manajemen mutu terpadu dalam pendidikan: https://manajemenmututerpadudalampendidikan.wordpress.com/2012/05/14/

http://www.juliwi.com/