Kode Administrasi Surat MenyuratUrusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:

Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan. Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran,dan tujuan seseorang untuk

dapat diketahui orang lain. Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang

dituangkan dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan teratur.

Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat itu berarti penulis telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.

Dalam menyelenggarakan tata cara penomoran surat menyurat dimaksudkan terwujudnya keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat dan kearsifan dalam suatu organisasi atau instansi.

Bebarapa hal tentang Surat

Kop surat dan kepala surat

Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop.

Kepala surat memuat :

Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan

seluruhnya menggunakan huruf kapital dan  warna huruf hitam tebal Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya

menggunakan huruf kapital   dengan menggunakan huruf hitam tebal Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos,

nomor telepon atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf hitam tebal

 .

NOMOR DAN KODE SURAT

1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi, kode bulan dan kode tahun kalender.

2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi/instansi masing-masing.

3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang  sesungguhnya.

.

KODE SURAT

1.      Kode surat terdiri dari :

a. Surat Keputusan = SKepb. Surat Keterangan = SKetc. Surat Edaran = SEdd. Surat Tugas = STe. Surat Kuasa = SKf. Surat Peringatan = SPg. Surat Ijin Kegiatan = SIKh. Surat Perjanjian = SPni. Surat Undangan = Undj. Memorandum = Memk. Nota Dinas = Ndl. Pengumuman = Pengm. Surat Ketetapan = STapn. Surat Perintah = SPero. Surat Lain – lain = L

2.      Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan dilaksanakan

a. Konferensi Zona = KZb. Seminar Umum = SUc. Seminar Teknologi = ST

3.      Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan Desember yaitu dengan kode I – XII

4.      Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

 

PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT

1.      Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti:

Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda tangani   oleh Pimpinan yang berwenang.

Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan.

Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

 Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi  stempel surat.

Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan  telah ditentukan.

Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya.

AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT

Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.

Buku agenda surat setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat, alamat dan tujuan serta perihal surat.

1.      Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :

Sangat rahasia  : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan  jika  di ketahui  oleh  pihak  lain  akan mengancam suatu instansi/organisasi.

Rahasia/terbatas  : artinya  surat  yang  hanya  boleh  diketahui  oleh pihak yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu instansi/organisasi.

Biasa   : artinya  surat  yang  boleh  diketahui  oleh  pihak  yang tidak berkepentingan dan tidak mengancam kelembagaan.

   2.      Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :

Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai dialamat hari itu juga.

Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan dikirim menurut jadwal kurir.

Kilat/Pos,  artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat. Kilat Khusus/Pos,  artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat

khusus.

Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia ataurahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.

Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan.

Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.

Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000 s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi Pendidikan.

000  UMUM 001  Lambang

002  Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat 861.1

003  Hari Raya/Besar004  Ucapan005  Undangan020  PERALATAN040  PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi042  Dokumentasi045  Kearsipan060  ORGANISASI / KETATALAKSANAAN090  PERJALANAN DINAS230  ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL232  Persatuan Guru Republik Indonesia236  Korps Pegawai Republik Indonesia239  Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya 240  ORGANISASI PEMUDA 410  PEMBANGUNAN DESA411  Pembinaan Usaha Gotong Royong.14  Pungutan   .2  Lembaga Sosial Desa (LSD).32  Kuliah Kerja Nyata (KKN).33  Pusat Latihan.34  Kursus-Kursus.35  Kurikulum / Sylabus.36  Ketrampilan.37  Pramuka   .4  Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK).25  Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan  .3  Koperasi Desa.32  Koperasi Usaha Desa

 420  PENDIDIKAN

    .1  Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan Putra/I Irja

421  Sekolah   .1  Pra Sekolah   .2  Sekolah Dasar   .3  Sekolah Menengah

   .4  Sekolah Tinggi   .5  Sekolah Kejuruan   .6  Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum   .7  Kegiatan Pelajar  .71  Reuni Darmawisata .72  Pelajar Teladan .73  Resimen Mahasiswa   .8  Sekolah Pendidikan Luar Biasa   .9  PLS / Pemberantasan Buta Huruf422  Administrasi Sekolah

.1  Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian,Pendaftaran, Mapras, peloncoan

  .2  Tahun Pelajaran  .3  Hari Libur  .4  Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP  .5  Beasiswa423  Metode Belajar  .1  Kuliah  .2  Ceramah, Simposium  .3  Diskusi  .4  Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur  .5  Kurikulum  .6  Karya Tulis  .7  Ujian424  Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor

  Klasifikasi Disini: Guru Teladan425  Sarana Pendidikan  .1  Gedung

  .11  Gedung Sekolah  .12  Kampus  .13  Pusat Kegiatan Mahasiswa  .2  Buku  .3  Perlengkapan Sekolah426  Keolahragaan  .1  Cabang Olah Raga  .2  Sarana .21  Gedung Olah Raga .22  Stadion .23  Lapangan .24  Kolam renang

  .3  Pesta Olah Raga, Klasifikasi nya: PON, Porsade, Olimpiade,

  .4  KONI

427  Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan Remaja  Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja

428  Kepramukaan429  Pendidikan  Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890430  KEBUDAYAAN431  Kesenian

    .1  Cabang Kesenian    .2  Sarana  .21  Gedung Kesenian432  Kepurbakalaan433  Sejarah434  Bahasa435  Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan440  KESEHATAN441  Pembinaan Kesehatan442  Obat-obatan443  Penyakit Menular444  Gizi

445  Rumah Sakit, Balai Kesehatan, PUSKESMAS,PUSKESMAS Keliling,  Poliklinik

446  Tenaga Medis448  Pengobatan Tadisional450  AGAMA451  Islam  .1  Peribadatan

  .11  Sholat  .12  Zakat Fitrah  .13  Puasa  .14  MTQ

 .2  Rumah Ibadah .3  Tokoh Agama .4  Pendidikan

 .41  Tinggi  42  Menengah .43  Dasar .44  Pondok Pesantren .45  Gedung Sekolah .46  Tenaga Pengajar .47  Buku .48  Dakwah .49  Organisasi / Lembaga Pendidikan .5  Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb .6  Peradilan .7  Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama .8  Mazhab

456  Urusan Haji  .1  ONH  .2  Manasik860  PENILAIAN861  Penghargaan  .1  Bintang/Satyalencana  .2  Kenaikan Pangkat Anumerta.3  Kenaikan Gaji Istimewa.4  Hadiah Berupa Uang.5  Pegawai Teladan