kode administrasi surat menyurat

3/5/2015 KodeAdministrasiSuratMenyurat|efull@ma

https://efullama.wordpress.com/2013/05/21/kodeadministrasisuratmenyurat/ 1/14

efull@maSebuahPENGABDIANQUtukmenggapaimimpi

KodeAdministrasiSuratMenyurat

Dipublikasipada21Mei2013olehSaepulROHMAN

(https://efullama.wordpress.com/2013/05/21/kodeadministrasisuratmenyurat/)

Urusansuratmenyurat(ketatausahaan)adalahsuatubagianyangpentingdaripekerjaanadministrasikesekretariatan.Suratpadahakekatnyaadalahbentukpenuanganideataukehendakseseorangdalambentuktulisan.Secaraterperinci,dikatakanpengertiansuratsebagaiberikut:

Bentukpernyataankehendakseseorangkepadaoranglainmelaluitulisan.Suatumediapencurahanperasaan,kehendak,pikiran,dantujuanseseoranguntukdapatdiketahuioranglain.Merupakansuatubentukgambarantentangsuatuperistiwaataukeadaanyangdituangkandalambentuktulisan.

Dengandemikiansuratmerupakanjembatanpengertiandanalatkomunikasibagiseseorangdenganoranglain.Karenasifatnyayangdemikian,makasuratsuratharusdisusunsecarasingkatdanpadattetapijelasdantegas.Bahasayangdipakaiharuslahmudahdimengerti,sederhana,danteratur.Penulissuratharusmemikirkanterlebihdahuludengansungguhsungguhapayangakanditulissertamenyadarikepadasiapatulisanituditujukan.Karenamelaluisuratituberartipenulistelahmengantarkandanmembawaidenyakepadaoranglain.Dalammenyelenggarakantatacarapenomoransuratmenyuratdimaksudkanterwujudnyakeseragamandantatatertibadministrasisuratmenyuratdankearsifandalamsuatuorganisasiatauinstansi.

BebarapahaltentangSurat

Kopsuratdankepalasurat

Kepalasuratdicetakditengahbagianataskop.



Kepalasuratdicetakditengahbagianataskop.Kepalasuratmemuat:

Gambar/lambang,dibagiankiriataskopsuratKepanjangandarinamainstansi/organisasi,NamadipalingatasdarikepalasuratdanseluruhnyamenggunakanhurufkapitaldanwarnahurufhitamtebalMemberikanketeranganZona,dicetakdibagianbawahZona,danseluruhnyamenggunakanhurufkapitaldenganmenggunakanhurufhitamtebalAlamatkesekertarian,memuat;namadanwilayahinstansi/organisasi,kodepos,nomorteleponatauemail,alamatdicetakdibawahzonadandenganukuranhuruflebihkecildanwarnahurufhitamtebal

.NOMORDANKODESURAT

1. Penomoranditulispadasatubarisyangmemuat:nomorsurat,kodesurat,kodeinstansi,kodebulandankodetahunkalender.

2. Nomorsuratmenggunakantigadigit,mulaidarinomorurut001,masaberlakunomorsuratadalahsatuperiode.Dihitungmulaidarimasabaktikepengurusanorganisasi/instansimasingmasing.

3. Kodesuratdapatberupasingkatandarikodeacarayangakandilaksanakanataukodesuratyangsesungguhnya.

.

KODESURAT

1.Kodesuratterdiridari:

a. SuratKeputusan =SKep

b. SuratKeterangan =SKet

c. SuratEdaran =SEd

d. SuratTugas =ST

e. SuratKuasa =SK

f. SuratPeringatan =SP

g. SuratIjinKegiatan =SIK

h. SuratPerjanjian =SPn

i. SuratUndangan =Und

j. Memorandum =Mem

k. NotaDinas =Nd

l. Pengumuman =Peng



m. SuratKetetapan =STap

n. SuratPerintah =SPer

o. SuratLainlain =L2.Kodesuratyangmerupakancontohsebagaisingkatandariacarayangakandilaksanakan

a. KonferensiZona =KZ

b. SeminarUmum =SU

c. SeminarTeknologi =ST3.KodeBulanditulisdenganmenggunakanhurupRomawidaribulanJanuarisampaidenganDesemberyaitudengankodeIXII

4.TahunKalenderditulislengkapdantidakbolehdisingkat

PENANDATANGANANSURATDANSTEMPELSURAT

1.Suratsuratpentingyangmenyangkutorganiasasi/instansiseperti:Pembentukankepanitiaan,laporankegiatan,permohonanizin,dansuratsuratharusditandatanganiolehPimpinanyangberwenang.DalamhalPimpinanberhalangan,penandatanganandapatdilakukanolehstrukturyangadadibawahnyatetapisudahadadibawahpersetujuandaripimpinanterlebihdahulu,denganpenambahansimbolAtasNamadiatastandatangan.

Suratsuratyangditandatanganiditempatkandisudutkananbawahsetelahkatapenutupsurat.

Suratsuratorganisasiyangsudahditandatanganibarudianggapsahapabiladibubuhistempelsurat.Stempelsuratadalahstempelresmiinstansi/organisasiyangbentuksertasusunantelahditentukan.SuratsuratyanghanyaditandatanganiolehPimpinandibubuhkanstempeldenganposisidisebelahkiritandatangandanharusmengenaitandatangantersebut,tetapitidakbolehmenutupinya.

AGENDASURATDANARSIPSURAT

Semuasuratmasukatausuratkeluar,harusdicatatdibukuagenda.Bukuagendasuratsetidaktidaknyaberisikolomcatatan:nomorurut,tanggalsurat,kodesurat,alamatdantujuansertaperihalsurat.

1.Klasifikasisuratdilihatdarisifatnya,terdiridari:

Sangatrahasia:artinyasuratyanghanyabolehdiketahuiolehpihakyangberkepentingandanjikadiketahuiolehpihaklainakanmengancamsuatuinstansi/organisasi.Rahasia/terbatas:artinyasuratyanghanyabolehdiketahuiolehpihakyangberkepentingandanjikadiketahuiolehpihaklaintidakakanmengancamsuatuinstansi/organisasi.Biasa:artinyasuratyangbolehdiketahuiolehpihakyangtidakberkepentingandantidakmengancamkelembagaan.



2.Klasifikasisuratdilihatdaripengirimannya,terdiridari:

Kilat,artinyasurattersebutdikirimseketikasetelahsuratselesaidibuatdanharussampaidialamathariitujuga.Segera,artinyasurattersebutharusdikirimmenuruturutanditerimasekretariatdandikirimmenurutjadwalkurir.Kilat/Pos,artinyasurattersebutharusdikirimperposdenganperangkokilat.KilatKhusus/Pos,artinyasurattersebutharusdikirimperposdenganperangkokilatkhusus.

Tandaklasifikasisuratharusdicantumkandenganmembutuhkanstempelsangatrahasiaataurahasiadanseterusnyapadaamplop,danlembarsuratpadasuratpengantarnya.Kodesuratmerupakanalatuntukmengenalimasalahyangdikandungdalamarsip,dandisampingitujugasebagaialatpenentu,dimanaletakarsipitudalamurutanhubunganmasalahnyapadasusunanseluruharsipdalamsimpanan.Kodeinijugamenunjukkanadanyaurutansistimatisdarimasalahmasalaharsipdankartukendalidalamfile.

Dibawahmerupakancontohbeberapakodesurat,dikarenakanpenomoransuratdimulaidari000s/d900makapenulisdisinimengkhususkankodenomorsuratuntukwilayahinstansiPendidikan.

000 UMUM

001 Lambang

002 TandaKehormatan/Penghargaanuntukpegawailihat861.1

003 HariRaya/Besar

004 Ucapan

005 Undangan

020 PERALATAN

040 PERPUSTAKAANDokumentasi/Kearsipan/Sandi

042 Dokumentasi

045 Kearsipan

060 ORGANISASI/KETATALAKSANAAN

090 PERJALANANDINAS

230 ORGANISASIPROFESIDANFUNGSIONAL

232 PersatuanGuruRepublikIndonesia

236 KorpsPegawaiRepublikIndonesia

239 OrganisasiProfesiDanFungsionalLainnya

240 ORGANISASIPEMUDA

410 PEMBANGUNANDESA



411 PembinaanUsahaGotongRoyong

.14 Pungutan

.2 LembagaSosialDesa(LSD)

.32 KuliahKerjaNyata(KKN)

.33 PusatLatihan

.34 KursusKursus

.35 Kurikulum/Sylabus

.36 Ketrampilan

.37 Pramuka

.4 PembinaanKesejahteraanKeluarga(PKK)

.25 Petunjuk/PembinaanPelaksanaan

.3 KoperasiDesa

.32 KoperasiUsahaDesa

420 PENDIDIKAN

.1 PendidikanKhususKlasifikasidisiniPendidikanPutra/IIrja

421 Sekolah

.1 PraSekolah

.2 SekolahDasar

.3 SekolahMenengah

.4 SekolahTinggi

.5 SekolahKejuruan

.6 KegiatanSekolah,DiesNatalisLustrum

.7 KegiatanPelajar

.71 ReuniDarmawisata

.72 PelajarTeladan

.73 ResimenMahasiswa

.8 SekolahPendidikanLuarBiasa

.9 PLS/PemberantasanButaHuruf

422 AdministrasiSekolah

.1 PersyaratanMasukSekolah,Testing,Ujian,Pendaftaran,Mapras,peloncoan

.2 TahunPelajaran

.3 HariLibur

.4 UangSekolah,KlasifikasiDisiniSPP



.5 Beasiswa

423 MetodeBelajar

.1 Kuliah

.2 Ceramah,Simposium

.3 Diskusi

.4 KuliahLapangan,Widyawisata,KKN,StudiTur

.5 Kurikulum

.6 KaryaTulis

.7 Ujian

424 TenagaPengajar,Guru,Dosen,Dekan,Rektor

KlasifikasiDisini:GuruTeladan

425 SaranaPendidikan

.1 Gedung

.11 GedungSekolah

.12 Kampus

.13 PusatKegiatanMahasiswa

.2 Buku

.3 PerlengkapanSekolah

426 Keolahragaan

.1 CabangOlahRaga

.2 Sarana

.21 GedungOlahRaga

.22 Stadion

.23 Lapangan

.24 Kolamrenang

.3 PestaOlahRaga,Klasifikasinya:PON,Porsade,Olimpiade,

.4 KONI

427 KepramukaanMeliputi:OrganisasidanKegiatanRemaja

KlasifikasiDisini:GelanggangRemaja

428 Kepramukaan

429 PendidikanKedinasanUntukDepdagri,Lihat890

430 KEBUDAYAAN



431 Kesenian

.1 CabangKesenian

.2 Sarana

.21 GedungKesenian

432 Kepurbakalaan

433 Sejarah

434 Bahasa

435 UsahaPertunjukan,Hiburan,Kesenangan

440 KESEHATAN

441 PembinaanKesehatan

442 Obatobatan

443 PenyakitMenular

444 Gizi

445 RumahSakit,BalaiKesehatan,PUSKESMAS,PUSKESMASKeliling,Poliklinik

446 TenagaMedis

448 PengobatanTadisional

450 AGAMA

451 Islam

.1 Peribadatan

.11 Sholat

.12 ZakatFitrah

.13 Puasa

.14 MTQ

.2 RumahIbadah

.3 TokohAgama

.4 Pendidikan

.41 Tinggi

42 Menengah

.43 Dasar

.44 PondokPesantren

.45 GedungSekolah

.46 TenagaPengajar

.47 Buku



.48 Dakwah

.49 Organisasi/LembagaPendidikan

.5 HartaAgamaWakaf,Baitulmal,dsb

.6 Peradilan

.7 OrganisasiKeagamaanBukanPolitikMajelisUlama

.8 Mazhab

456 UrusanHaji

.1 ONH

.2 Manasik

560 TENAGAKERJA

.1 Pengangguran

561 Upah

562 PenempatanTenakaKerja,TKI

563 LatihanKerja

564 TenagaKerja

800 KEPEGAWAIAN

810 PENGADAAN

820 MUTASI

822 KenaikanGajiBerkala

823 KenaikanPangkat/Pengangkatan

824 Pemindahan/Pelimpahan/Perbantuan

825 DataseringdanPenempatanKembali

826 PenunjukanTugasBelajar

828 MutasiDenganInstansiLain

830 KEDUDUKAN

Meliputi:PerhitunganMasaKerja,PenyesuaianPangkat/

Gaji,PenghargaanIjasah,DanJenjangPangkat

831 PerhitunganMasaKerja

832 PenyesuaianPangkat/Gaji

833 PenghargaanIjazah/Penyesuaian

834 JenjangPangkat/Eselonering

840 KESEJAHTERAANPEGAWAI



Meliputi:Tunjangan,Dana,PerawatanKesehatan,Koperasi,Distribusi,Permahan/Tanah,

BantuanSosial,RekreasiDanDispensasi.

841 Tunjangan

.1 Jabatan

.2 Kehormatan

.3 Kematian/UangDuka

.4 TunjanganHariRaya

.5 PerjalananDinasTetap/Cuti/Pindah

.6 Keluarga

.7 Sandang,Pangan,Papan(Bapertarum)

842 Dana

.1 Taspen

.2 Kesehatan

.3 Asuransi

843 PerawatanKesehatan

844 istribusi

845 Perumahan/Tanah

846 BantuanSosial

850 CUTIMeliputiCutiTahunan,CutiBesar,CutiSakit,CutiHamil,CutiNaikHaji,Cuti

DiluarTanggunganNegaraDanCutiAlasanLain

860 PENILAIAN

861 Penghargaan

.1 Bintang/Satyalencana

.2 KenaikanPangkatAnumerta

.3 KenaikanGajiIstimewa

.4 HadiahBerupaUang

.5 PegawaiTeladan

862 Hukuman

863 Konduite,DP3,DisiplinPegawai

864 UjianDinas

865 PenilaianKehidupanPegawaiNegeri

Meliputi:PetunjukPelaksanaanHidupSederhana,



PenilaianKekayaanPribadi(LP2P)

870 TATAUSAHAKEPEGAWAIAN

871 Formasi

872 Bezetting/DaftarUrutKepegawaian

873 Registrasi

.1 NIP

.2 KARPEG

.3 Legitiminasi/TandaPengenal

.4 DaftarKeluarga,Perkawinan,Perceraian,Karis,Karsu

874 DaftarRiwayatPekerjaan

875 KewenanganMutasiPegawai

876 Penggajian

.1 SKPP

877 Sumpah/Janji

878 KorpsPegawai

880 PEMBERHENTIANPEGAWAI

Pemberhentian,PermintaanSendiri,DenganHakPensiun,Karena

MeninggalDunia,AlasanLain,DenganDiberiUangPesangon,UangTungguUntuk

SementaraWaktuDanPemberhentianTidakDenganHormat

881 PermintaanSendiri

882 DenganHakPensiun

883 KarenaMeninggal

884 AlasanLain

885 UangPesangon

886 UangTunggu

887 UntukSementaraWaktu

888 TidakDenganHormat

890 PENDIDIKANPEGAWAI

Meliputi:Perencanaan,PendidikanReguler,PendidikanNonReguler,PendidikanKeLuarNegeri,

Metode,TenagaPengajar,Administrasi



Metode,TenagaPengajar,AdministrasiPendidikan,FasilitasSaranaPendidikan

891 Perencanaan

892 Pendidikan_Egular/Kader

893 PendidikandanPelatihan/NonReguler

894 PendidikanLuarNegeri

895 Metode

896 TenagaPengajar/Widyaiswara/Narasumber

897 AdministrasiPendidikan

898 FasilitasBelajar

899 Sarana

900 KEUANGAN

910 ANGGARAN

920 OTORISASI/SKO

930 VERIFIKASI

940 PEMBUKUAN

950 PERBENDAHARAAN

960 PEMBINAANKEBENDAHARAAN

961 PemeriksaanKasDanHasilPemeriksaanKas

970 PENDAPATAN

990 BENDAHARAWANDemikianrinciansingkattentangPenomoranSurat.Untukdaftarannomorsuratyanglebihlengkapdapatdiklikdisini.(http://sdnbalewangi01.wordpress.com/2013/05/21/kodesuratdanarsifkedinasan/)

.

Terimakasihuntukkunjungannya.

(https://efullama.wordpress.com/)

Categories:Arsif,Barangmilikasetdaerah,Kodedaftarinventaris,Kodelokasibarang,KodeSurat,Pendidikan,Sekolah|21Komentar

About these ads(http://wordpress.com/about-these-ads/)

kode administrasi surat menyurat

Documents