kkp manajemen informatika

7/26/2019 KKP Manajemen Informatika

1/62

ANALISA SISTEM REKRUTMEN PERSONEL

DI PT. KWARSA HEXAGON BANDUNG

LAPORAN

KULIAH KERJA PRAKTIK

Diajukan untuk memenuhi Mata Kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)

ARIS BUDIANTO

NIM : 12130865

Program Studi Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika

Bandung

2015


2/62


3/62

ii

Kata Pengantar

KATA PENGANTAR

Dengan mengucap puji syukur ke hadirat Allah SWT, pada hari ini telah

terselesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) dengan judul : Analisa Sistem

Rekrutmen Personel di PT. Kwarsa Hexagon Bandung, yang merupakan salah satu

syarat kelulusan mata Kuliah Kerja Praktik Lapangan Program Studi Manajemen

Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan laporan

ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan saran, serta

fasilitas dari berbagai pihak yang membantu hingga akhir penulisan laporan ini. Untuk itu

penulis menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:

1. Direktur Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan

Komputer Bina Sarana Informatika.

3. Bapak Rangga Senjaya, ST, M.Kom selaku Dosen Penasehat Akademik yang telah

memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini.

4. Bapak Ir. Yoyok Sukari, MBA selaku Direktur PT. Kwarsa Hexagon

5. Ibu Dra. Susy Yulianti Lydiana selaku Kepala Unit Kerja PAC PT. Kwarsa Hexagon

6. Bapak Yudi Wachyudiana selaku Kepala Unit Kerja SEJ PT. Kwarsa Hexagon

7. Seluruh Staf dan Jajaran Karyawan PT. Kwarsa Hexagon.

Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak yang

membantu, meskipun dalam penyusunan laporan ini masih terdapat kekurangan. Oleh

karena itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.

Bandung, Januari 2016

Penulis

Aris Budianto


4/62

iii

Daftar Isi

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ...................................................................................................... ii

Daftar Isi ............................................................................................................... iii

Daftar Simbol .......................................................................................................... v

Daftar Gambar .................................................................................................... vii

Daftar Tabel ........................................................................................................ viii

Daftar Lampiran....................................................................................................ix

BAB 1 PENDAHULUAN...................................................................................... 1

1.1 Umum ................................................................................................ 1

1.2 Maksud dan Tujuan ..................................................... ....................... 2

1.3 Metode Penelitian ....................................................... ....................... 2

1.4 Ruang Lingkup ........................................................... ....................... 2

1.5 Sistematika Penulisan.................................................. ....................... 3

BAB 2 LANDASAN TEORI ................................................................................. 4

2.1 Konsep Dasar Sistem ..................... .................................................... 4

2.1.1

Pendekatan Sistem .................................................... .............. 4

2.1.2 Karakteristik Sistem ............................................................ ... 4

2.1.3 Klasifikasi Sistem ................................................................... 6

2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)................ ................................. 7

2.2.1 Diagram Alir Data (DAD) ...................................................... 7

2.2.2 Normalisasi ............. .................................................. ............. 8

2.2.3 Tahapan-Tahapan Dalam Normalisasi .................................... 9

2.2.4

Kamus Data ..................................................... ..................... 10

2.2.5 Pengkodean ..................................................... ..................... 12

BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN ........................................................... 16

3.1 Umum ...................................................... ........................................ 16

3.1.1 Tinjauan Perusahaan ............................................................. 16

3.1.2 Sejarah Perusahaan ............................................................. .. 16

3.1.3 Struktur Organisasi dan Fungsi ............................................. 19

3.2 Prosedur Sistem Berjalan ..... .......................................................... .. 20

3.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ...................................... 25

3.4 Kamus Data ................ ......................................................... ............ 28

3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan .............................. ................................ 30

3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ................................. 31


5/62

iv

3.5.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ................................. 31

3.6 Permasalahan Pokok ......................................... ............................... 32

3.7 Alternatif Pecahan Masalah .............................................................. 32

BAB 4

PENUTUP ............................................................................................... 33

4.1 Kesimpulan ................................................................. ..................... 33

4.2 Saran ......................................................... ....................................... 33

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 35

DAFTAR RIWAYAT HIDUP .............................................................................. 36

SURAT KETERANGAN PKL ............................................................................. 37

NILAI KULIAH KERJA PRAKTEK ................................................................. 38

LAMPIRAN-LAMPIRAN ................................................................................... 39


6/62

v

Daftar Simbol

DAFTAR SIMBOL

a. Simbol Data Flow Diagram (DFD)

External EntityDigunakan untuk menggambarkan suatu sumber

atau tujuan pada arus data.

ProcessDigunakan untuk menggambarkan suatu proses

yang sedang berlangsung.

Data Flow

Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.

Data StoreDigunakan untuk menggambarkan suatu tempat

untuk menyimpan atau mengambil data yangdiperlukan.

b. Simbol Konfigurasi Komputer

Display

Simbol yang menggambarkan kegiatanpengeluaran data CRT (Cathode RayTube).

Manual InputSimbol yang menggambarkan kegiatan pemasukan

data dengan menggunakan terminal atau keyboard.

Line PrinterSimbol yang menggambarkan pengeluaran data

pada mesin pencetak.

Floopy DiskSimbol yang menggambarkan pembacaan data

dengan media disket.

Process

Simbol yang digunakan untuk menggambarkanproses dalam komputer.


7/62

vi

FlowlineSimbol yang menggambarkan hubungan proses dari

satu ke proses lainnya.

HarddiskSimbol yang menggambarkan suatu tempat ntuk

Menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.


8/62

vii

Daftar Gambar

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Kwarsa Hexagon ............................................. 19

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ....................................................... 25

Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Berjalan ............................... ............................... 26

Gambar 3.4 Diagram Detail 2.0. Sistem Berjalan .................................................... 27

Gambar 3.5 Diagram Detail 1.0. Sistem Berjalan .................................................... 27


9/62

viii

Daftar Tabel

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Notasi Tipe Data ........................ ........................................................... .. 11

Tabel 2.2 Notasi Struktur Data ............................................................. ................... 12


10/62

ix

Daftar Lampiran

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Usulan Kebutuhan Personel ..................................................... ............ 40

Lampiran 2 Surat Panggilan Wawancara / Proses Seleksi ........................................ 41

Lampiran 3 Form Biodata Personel Pelamar ............................................... ............ 42

Lampiran 4 Hasil Pemeriksaan Kesehatan ................................................... ............ 46

Lampiran 5 Surat Kesepakatan Penugasan .............................................................. 47


11/62

1

BAB 1 PENDAHULUAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum

Tahun 2016 adalah tahun penentuan bagi negara-negara peserta anggota

ASEAN dengan adanya program Masyarakat Ekonomi ASEAN atau yang

disingkat MEA, menjadi sebuah tantangan tersendiri bagi anggota-anggota

negara di ASEAN. Diperkirakan perkembangan dunia usaha akan sangat pesat,

peluang usaha terbuka lebar begitu pula dengan persaingannya yang menjadi

lebih ketat. Sistem penunjang penggerak usaha menjadi tolak ukur apakah

kegiatan usaha akan berjalan atau malah tergilas persaingan. Para penggiat usaha

di Indonesia mau tidak mau harus mempersiapkan diri agar tidak kalah dalam

persaingan global. Maka untuk menunjang suatu kegiatan usaha yang sehat

sangat diperlukan sistem yang handal.

Kepiawaian Sumber Daya Manusia (SDM) menjadi salah satu faktor yang

sangat mempengaruhi performance sebuah kegiatan usaha. Akan menjadi

sebuah mimpi buruk bagi perusahaan apabila SDM tidak mampu dalam

menjalankan sistem. Sebaik apapun sistem tanpa di jalankan dengan baik maka

akan sia-sia.

Dengan uraian di atas maka dipastikan sangat di perlukannya SDM yang baik

untuk menjalankan kegiatan usaha. Rekrutmen Personel merupakan proses awal

yang menentukan untuk mendapatkan sumber daya manusia (SDM) yang

berkualitas, yang digunakan untuk menunjang kinerja suatu perusahaan. Baik

buruknya kinerja perusahaan dipengaruhi oleh SDM. Karena SDM merupakan

penggerak sumber daya sumber daya lainnya yang dimiliki oleh perusahaan.

Oleh karena itu, kebutuhan SDM harus didukung dengan proses rekrutmen yang

sesuai denganjob descriptiondanjob specificationyang telah ditetapkan agar

SDM yang didapatkan sesuai dengan yang diharapkan oleh oleh para pelaku

usaha. Oleh sebab itu penulis tertarik untuk membahas rekrutmen personel dan

penulis memilih judul :

Analisa Sistem Rekrutmen Personel di PT. Kwarsa Hexagon Bandung


12/62

2

1.2 Maksud dan Tujuan

Maksud dari kegiatan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :

1. Untuk menambah pengalaman dan mengembangkan ilmu serta menerapkan

ilmu yang didapat selama perkuliahan berlangsung.

2. Mengetahui secara langsung kegiatan dunia kerja sehingga ke depan menjadi

tenaga profesional, disiplin, kreatif dan jujur.

Tujuan dari Kegiatan Kuliah Kerja Praktek ini adalah untuk memenuhi salah

satu mata kuliah di Semester V (Lima) Program Diploma Tiga (D.III) Akademik

Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI)

Jurusan Manajemen Informatika, yang dituangkan dalam Laporan Kuliah Kerja

Praktek ini.

1.3 Metode Penelitian

Dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan dalam penulisan Laporan

Kuliah Kerja Praktek ini penulis menggunakan beberapa metode, diantaranya

adalah:

1. Metode ObservasiMetode Observasi merupakan pengamatan dan penelitian secara langsung

terhadap objek yang diselidiki di lapangan.

2. Metode Wawancara

Metode Wawancara merupakan proses tanya jawab langsung dan sistematis

kepada orang yeng mengetahui tentang permasalahan yang sedang diamati

untuk meyakinkan hal-hal kegiatan observasi yang telah dilakukan.

3. Metode Studi Pustaka

Metode Studi Pustaka adalah pengamatan yang merujuk pada literatur-

literatur yang berisi teori-teori yang berkaitan dengan pembahasan tentang

rekrutmen Personel, yang diambil dari berbagai sumber baik dari luar

maupun dari dalam perusahaan.

1.4 Ruang Lingkup

Untuk lebih memusatkan permasalahan dan agar tidak menyimpang dari pokok

permasalahan, maka Penulis membuat batasan permasalahan yaitu mengenai

analisa sistem penerimaan Personel meliputi proses penerimaan lamaran, proses

seleksi sampai dengan pembuatan laporan penerimaan Personel baru yang

ditujukan kepada pimpinan.


13/62

3

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan disusun untuk mengetahui secara ringkas permasalahan

dalam penulisan dan mempermudah pembaca menelusuri dan memahami isi

Laporan Kuliah Kerja Praktek. Berikut adalah Sistematika Penulisan dalam

Laporan Kuliah Kerja Praktek yang penulis susun :

BAB 1 Pendahuluan

Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang secara umum, maksud

dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup yang membatasi

permasalahan dan sistematika penulisan yang merupakan gambaran

dari keseluruhan bab.

BAB 2 Landasan Teori

Bab ini menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang dibahas

dalam ruang lingkup dan memberikan penjelasan secara teoritis tentang

peralatan rancangan sistem yang meliputi Diagram Alir Data

(DAD/DFD), normalisasi dan kamus data yang digunakan dalam

penulisan Laporan Kuiah Kerja Praktek.

BAB 3 Analisa Sistem Berjalan

Bab ini akan menjelaskan mengenai sejarah singkat berdirinya

perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya, prosedur sistem

berjalan, Diagram Alir Data (DAD), kamus data, spesifikasi sistem

berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen masukan (input) dan

keluaran (output), permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.

BAB 4 Penutup

Pada bab ini penulis mengemukan beberapa kesimpulan dan saran-

saran yang berkaitan dengan sistem berjalan pada penerimaan personel

baru di PT. KWARSA HEXAGON .


14/62

4

BAB 2 LANDASAN TEORI

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Terdapat dua kelompok dalam mendefinisikan sistem yaitu pendekatan yang

menekankan kepada prosedur dan pendekatan yang menekankan pada elemen

atau komponennya. Pendekatan yang lebih menekankan pada prosedur adalah

suatu jaringan kerja dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran tertentu sedangkan pendekatan yang lebih

menekankan pada elemen atau komponennya adalah kumpulan elemen-elemen

yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.1 Pendekatan Sistem

Menurut Gordon B. Davis pendekatan sistem adalah seperangkat unsur-

unsur yang terdiri dari manusia, alat-alat, prosedur dan konsep yang di

himpun untuk maksud dan tujuan yang sama.

Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen

tersebut antara lain :

a. Tujuan, maksud dan sasaran yang akan dicapai oleh sistem.

b. Batasan suatu daerah yang membatasi sistem yang satu dengan sistem yang

lain.

c. Kontrol, suatu pengendalian sistem yang bekerja pada batasan tertentu.

d. Masukan, energi yang di masukan kedalam sistem.

e. Proses (Process), bagian yang mengolah masukan (input)menjadi keluaran

(Output)

f. Keluaran, hasil yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran.

g. Umpan Balik, bagian elemen sistem yang berfungsi untuk melakukan

pengaturan terhadap sistem yang berjalan.

2.1.2

Karakteristik Sistem

Model umum sebuah sistem adalah masukan, proses dan masukan, hal ini

merupakan konsep sebuah sistem yang angat sederhana, sebab sebuah sistem

dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu sebuah sistem


15/62

5

memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mencirikan bahwa hal

tersebut biasa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang

dimaksud adalah sebagai berikut :

a. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari jumlah komponen - komponen yang saling

berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.

Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem

setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi

tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem

dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut dengan Supra

system.

b. Batasan Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem

dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan

sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan

yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang

mempengaruhi operasi sistem tersebut, disebut dengan lingkungan luar

sistem. Dimana lingkungan luar ini dapat bersifat menguntungkan dan

dapat pula merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang

menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut, dengan demikian

lingkungan luar tersebut harus tetap terjaga dan dapat di pelihara.

Sedangkan lingkungan luar sistem yang merugikan harus dikendalikan,

kalau tidak akan menganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.

d. Penghubung Sistem (Interface)

Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang

lainnya disebut dengan penghubung sistem atau interface melalui

penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu

subsistem ke subsistem lainnya. Bentuk keluaran dari suatu subsistem akan

menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui

penghubung tersebut.


16/62

6

e. Masukan Sistem (Input)

Energi yang dimasukan kedalam sistem tersebut masukan sistem, yang

dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan signal masukan

(signal input).

f. Keluaran Sistem (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.

g. Pengolahan Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan

menjadi keluaran.

h. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat

determinan kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem

tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila menggunakan

sasaran atau tujuan yang direncanakan.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan menurut beberapa sudut pandang yaitu:

a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik, sedangkan Sistem Fisik merupakan sistem yang

ada secara fisik.

b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak

dibuat oleh manusia, sedangkan Sistem Buatan merupakan sistem yang

melibatkan interaksi manusia dengan mesin, atau yang disebut dengan

human machine system.

c. SistemDeterministicdan Sistem Probalistic

Sistem deterministic adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku

yang dapat di prediksi, sedangkan sistem probabisticadalah sistem yang

kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi.


17/62

7

d. Sistem Terbuka dan Tertutup

Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh

lingkungan luarnya, sedangkan sistem tertutup adalah sistem yang tidak

terpengaruh oleh lingkungan luarnya.

2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)

Sistem analis dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan

dalam bentuk logical model.Media tools system merupakan alat yang dapat

digunakan untuk menggambarkan bentuk logical model dari suatu sistem,

dimana simbol-simbol, lambang-lambang dan diagram-diagram menunjukan

secara tepat arti fisiknya. Adapun tools systemyang dimaksud untuk merancang

model sistem yang baru, contohnya seperti : Diagram Alir Data (DAD), Kamus

Data (KD).

2.2.1 Diagram Alir Data (DAD)

Dari istilah Diagram Alir Data, seakan-akan mencerminkan pendekatan pada

data, namun sebenarnya DAD lebih menekankan pada segi proses. Adapun

pengertian secara umum dari diagram alir data ini adalah suatu network yang

menggambarkan suatu sistim automat atau komputerisasi, manualisasi atau

gabungan dari keduanya. Yang penggambarannya disusun dalam bentuk

kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan

mainnya.

Keuntungan dari DAD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem

dari level yang paling tinggi menguraikan menjadi level yang lebih rendah

sedangkan kekurangan dari DAD adalah tidak menunjukan proses

pengulangan.

1. Simbol Diagram Alir Data

External EntityDigunakan untuk menggambarkan suatu sumber

atau tujuan pada arus data.

ProcessDigunakan untuk menggambarkan suatu proses

yang sedang berlangsung.


18/62

8

Data Flow

Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.

Data StoreDigunakan untuk menggambarkan suatu tempat

untuk menyimpan atau mengambil data yangdiperlukan.

2. Tahapan Diagram Alir Data (DAD)

a. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang

akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut menggambarkansistem secara umum dan global dari keseluruhan sistem yang ada.

b. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap proses yang ada

didalam diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci.

c. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih

mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.

3. Aturan Main Data Flow Diagram

a. Di dalam Data Flow Diagram tidak boleh menghubungkan antara

external entity dengan external entitylainnya secara langsung.

b. Di dalam Data Flow Diagram tidak boleh menghubungkan data store

yang satu dengan data storeyang lainnya secara langsung.

c. Di dalam Data Flow Diagram tidak boleh menghubungkan data store

dengan external entitysecara langsung.

d. Setiap proses harus adaflowyang masuk dan yang keluar.

2.2.2 Normalisasi

Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi

table -tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses ini, selalu

diuji pada berapa kondisi, Ada beberapa macam kunci (key funcation)yang

digunkan untuk proses pencarian, penyaringan, hapus dan lain sebagainya

yang biasa digunakan didalam pengolahan database, yaitu sebagai berikut:

a. Kunci Utama (Primary Key)

Kunci Utama (Primary Key) adalah suatu atribut atau satu set minimal

atribut yang tidak hanya mendefinisikan secara unik suatu kejadian spesifik

tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu kejadian.


19/62

9

b. Kunci Calon (Candidate Key)

Kunci calon (Candidate Key) adalah satu attribute atau satu set minimal

attribute yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang

spesifik dari suatu entity. Jika satu kunci kandidat berisi lebih dari satu

attribute, maka biasanya disebut sebagai composite key(kunci gabungan).

c. Kunci Alternatif (Alternatif Key)

Kunci Alternatif (Alternatif Key) adalah kunci kandidat yang tidak dipakai

sebagai primary key. Dimana kerap kali kunci alternatif ini dipakai sebagai

kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.

d. Kunci Tamu (Foreign Key)

Kunci Tamu(Foreign Key)adalah satu set atribut atau set atribut sebagai

key penghubung kedua tabel dan melengkapi satu relationship(hubungan)

terhadapprimary keyyang menunjukan keinduknya.

Jika sebuah primary key terhubungan ke tabel/entitas lain, maka

keberadaanprimary keypada entitas tersebut di sebut sebagaiforeign key.

2.2.3

Tahapan-Tahapan Dalam Normalisasi

Pada proses normalisasi ini perlu dikenal dahulu definisi dari tahap normalisasi

yaitu sebagai berikut:

a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada

keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap

atau terduplikasi.

b. Bentuk Normal (1stNF / Second Normal Form)

Bentuk Normal ke-satu mempunyai ciri yaitu, setiap data dibentuk dalam

flat file ( file datar atau rata ), data dibentuk dalam suatu recorddan dinilai

dari file berupa atau atometic value.

c. Bentuk Normal Kedua (2ndNF / Second Normal Form)

Bentuk Normal ke-dua mempunyai syarat yaitu, bentuk daftar telahmemenuhi kriteria bentuk normal ke-satu.


20/62

10

d. Bentuk Normal Ketiga (3rdNF / Third Normal Form)

Untuk menjadi Bentuk Normal ke-tiga maka relasi haruslah dalam bentuk

normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang

transitif.

2.2.4 Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan kebutuhan

informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat dan digunakan pada

tahap analis dan pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analis kamus data

digunakan sebagai alat komunikasi antara sistem analis dengan user tentang

data yang mengalir pada sistem tersebut, sedangkan pada tahap perancangan

sistem kamus data digunakan untuk merancang input, outputatau laporan dan

database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada diagram arus data.

Arus data yang ada di DAD sifatnya global dan hanya ditujukan nama arus

datanya saja. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat

hal-hal sebagai berikut:

a. Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan

menuju.

b. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di Data

Flow Diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data,

sehingga mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan yang

lebih lanjut tentang arus data tertentu di data flow diagramdapat langsung

mencarinya di kamus data.

c. Tipe Data

Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir,

dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar monitor

variable, parameter dan file-file.

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang

terdiri item-item atau elemen-elemen data.

d. Alias

Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda

untuk orang atau departemen yang satu dengan departemen yang lainnya.


21/62

11

e. Volume

Volume perlu dicatat dalam kamus data tentang volume rata - rata dan

volume puncak dari arus data dalam satu periode tertentu.

f. Periode

Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data.

g. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di

kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-

keterangan tentang arus data tersebut.

Selain hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk

mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut

Notasi.

Dimana Notasi kamus data lebih mudah menjelaskan data dibandingkan

dengan narasi. Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam

yaitu sebagai berikut :

a. Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun

output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :

Tabel 2.1 Notasi Tipe Data

Notasi Keterangan

X

9

A

Z

.

,

-

/

Setiap karakter

Angka numerik

Karakter alphabet

Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong

Titik, sebagai pemisah ribuan

Koma, sebagai pemisah pecahan

Hypen, sebagai tanda penghubung ( contoh : 021 7500 )

Slash, sebagai tanda pembagi ( contoh : 24 / 10 / 04 )


22/62

12

b. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana

notasi yang umum digunakan sebagai berikut:

Tabel 2.2 Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

=

+

()

{}

[]

|

*

@

Terdiri dari

And ( dan )

Pilihan ( boleh ya atau tidak )

Iterasi / pengulangan proses

Pilihan salah satu pilihan

Keterangan pilihan didalam tanda []

Keterangan atau catatan

Petunjuk ( Key field )

2.2.5 Pengkodean

Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasi data, memasukan data ke dalam

komputer dan mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan

dengannya.Kode dapat di bentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-

karakter khusus.

1. Petunjuk Pembuatan Kode

Beberapa kemungkinan susunan digit(angka), huruf dan karakter-karakter

khusus dapat dirancang ke dalam bentuk kode.Di dalam merancang suatukode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut:

a. Harus mudah di ingat

Supaya kode mudah di ingat, maka dapat di lakukan denga cara

menghubungkan kode dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.

b. Harus unik

Kode harus unik untuk masing - masing item yang diwakilinya, unik

berarti tidak ada yang kembar.

c. Harus fleksibel

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan

atau pengambilan item baru dapat di wakili oleh kode.


23/62

13

d. Harus efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah di ingat akan efisien bila

direkam di luar komputer.

e. Harus konsisten

Bilangan mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah di

pergunakan.

f. Harus di standarisasi

Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen

dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan

kebingungan, salah pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan

pemakaian bagi yang mengunakan kode tersebut.

g. Spasi di hindari

Spasi di dalam kode sebaiknya di hindari karena dapat menyebabkan

kesalahan dalam menggunakannya.

h. Hindari karakter yang mirip

Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi

pengucapannya, sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

i. Panjang kode harus sama

Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang

sama.

2. Tipe Dari Kode

Ada beberapa tipe dari kode yang dapat digunakan sistem informasi, dan

tipe-tipe kode itu diantaranya sebagai berikut:

a. Kode Mnemonik

Kode mnemonik digunakan supaya mudah di ingat, kode ini di buat

dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item

yang akan di wakili dengan kode ini, umumnya kode mnemonik

menggunakan huruf, akan tetapi dapat juga mengguanakan huruf dan

angka. Kebaikan dari kode ini adalah mudah diingat dan

kelemahannya kode dapat menjadi panjang.


24/62

14

b. Kode Urut (Sequential Code)

Kode Urut (Sequential Code) di sebut juga dengan kode seri (Serial

Code) Merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan

kode berikutnya. Adapun kebaikannya:

Sangat sederhana.

Mudah di ingat.

Kode dapat pendek tetapi tetap unik.

Mudah di cari bila kodenya sudah di ketahui.

Cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record

relatif, sehingga nomor record dapat sama dengan kodenya,

dengan demikian file tidak perlu di indeks. Baik untuk pengendalian, karena kode yang hilang dapat mudah di

ketahui.

Kelemahannya:

Menambahkan kode hanya dapat di tambahkan pada akhir urutan

dan tidak dapat di sisipkan.

Tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang di

wakilinya, kecuali hanya bedasarkan urutannya saja. Tidak fleksibel bila terjadi perubahan blok.

c. Kode Blok

Kode blok (Block Cod) mengklasifikasikan item kedalam kelompok

blok tertentu yang mencerminkan klasifikasi tertentu atas dasar

pemakaian maksimum yang di harapkan.

Kebaikannya: Nilai dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang

sudah tertentu.

Mudah diperluas.

Kode dapat ditambah atau di buang sebagian.

Proses pembuatan laporan keuangan dapat di lakukan dengan lebih

mudah, karena tiap-tiap kelompok rekening dapat di ketahui blok

kodenya.

Kelemahannya:

Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode

menjadi cukup panjang.

Kurang mudah di ingat.


25/62

15

d. Kode Group (Group Code)

Merupakan kode-kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field

mempunyai arti.

Kelebihan:

Nilai dari kode mempunyai arti.

Mudah di perluas.

Dapat ditambah atau dibuang sebagian.

Dapat menunjukan jenjang dari data.

Kelemahannya:

Kode dapat menjadi panjang.

e. Kode Desimal

Kode desimal (Decimal Code )mengklasifikasikan kode atas dasar 10

unit angka desimal di mulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau

dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok.


26/62


27/62

17

Tenaga Ahli berdedikasi tinggi dari berbagai bidang keahlian, dan fasilitas

kantor yang dilengkapi peralatan penunjang modern, bisnis PT. Kwarsa

Hexagon dewasa ini telah berkembang menjadi 3 (tiga) layanan utama sesuai

sertifikasi ISO 9001 : 2008 yang dimiliki PT. Kwarsa Hexagon yakni :

Studi

Desain Teknis Rinci

Supervisi Konstruksi

Manajemen Konstruksi

Meliputi bidang-bidang kegiatan sebagai berikut :

Pengembangan Sumberdaya Air Sipil dan Manajemen Konstruksi

Pengembangan Energi

Studi Lingkungan

Permukiman dan Pengembangan Wilayah

Kelautan dan Perikanan

Pertanian dan Kehutanan

Sistem Teknologi Informasi

Survey dan Investigasi

Pengembangan layanan perusahaan di seluruh Indonesia disertai oleh

pengembangan organisasi dan personalia perusahaan secara

berkesinambungan dalam keahlian profesional dan dilengkapi oleh hubungan

sangat erat dengan pusat-pusat pengembangan teknologi, telah menghasilkan

kemampuan untuk menyediakan layanan terbaik dan efisiensi tertinggi.

Komitmen manajemen mutu PT. Kwarsa Hexagon diwujudkan dalam visi,

misi, nilai dan kebijakan mutu perusahaan yang merupakan standar layanan

PT. Kwarsa Hexagon.

Visi

Menjadikan Perusahaan Layanan Solusi Pembangunan Unggulan Regional

Misi

Menjawab Tantangan Pembangunan di Bidang Energi, Infrastruktur,

Informatika dan Lingkungan Hidup secara Bermatabat

Nilai

o Menjadi manusia efisien, efektif dan konsekwen;


28/62

18

o Bersikap andal dan tuntas, berorientasi pada tugas dan

bertanggungjawab atas peningkatan mutu produk secara menerus;

o Jujur, Profesional dan Inovatif.

Kebijakan Mutu

o Peningkatan kepuasan dan loyalitas Klien secara berkelanjutan.

o Penyempurnaan secara terus menerus atas mutu produk, baik substansi,

tampilan maupun waktu penyerahan setiap hasil produk Perusahaan.

o Peningkatan mutu proses internal secara menerus, untuk mewujudkan

sistem manajemen Perusahaan yang ramping efisien efektif, didukung

oleh seluruh Personel Perusahaan terlatih dan kompeten, memiliki

kemampuan individu handal, profesional dan multi tasking.

o Peningkatan kompetensi, pendayagunaan penguasaan IPTEK,

peningkatan sarana, prasarana kerja dan kesejahteraan Personel

Perusahaan secara terprogram dan berkelanjutan.

o Pengambilan keputusan berdasarkan sistem informasi manajemen yang

terbarui melalui pemutakhiran sistem database Perusahaan secara

menerus.


29/62

19

3.1.3 Struktur Organisasi dan Fungsi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Kwarsa Hexagon


30/62

20

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Suatu prosedur atau tahap-tahap yang dilakukan sebelum memulai suatu

kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut prosedur sistem. Sesuai

dengan ruang lingkup yang dibahas dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja

Praktek ini, maka prosedur sistem berjalan yang diambil yaitu Prosedur

Rekrutmen dan Seleksi Personel di PT. Kwarsa Hexagon yang selama ini telah

melewati beberapa proses sebagai berikut :

1. Kebutuhan Tambahan Personel pada U/K

U/K yang membutuhkan tambahan Personel menyampaikan pengajuan

kepada U/K PAC, untuk memenuhi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan,

meliputi kualifikasi yang dipersyaratkan dalam Pekerjaan dimaksud, melalui

Form No. H1/FFR/001, dan melampirkan kualifikasi Job Description pada

posisi penugasan yang dimaksud menggunakanForm No. H1/FFR/007B

2. Inventarisasi Kualifikasi dan Ketersediaan Personel

Sebagai langkah awal dari proses pengajuan seperti tercantum pada butir 1.

U/K yang membutuhkan tambahan Personel, melakukan assessment tentang

ketersediaan Calon Personel yang dibutuhkan, dari database U/K dan

database pada sub U/K DTA, mengenai latar belakang pendidikan,

pengalaman, jenis kelamin dan lain-lain, disesuaikan dengan kualifikasi

yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan/penugasan.

3. Ketersediaan Personel dari Sumber Internal

U/K PAC berkoordinasi dengan pihak terkait (butir 2) dengan melakukan

inventarisasi dari database Personel dan database Pelamar. Kemudian data

Calon Personel yang dianggap dapat memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan,

dituangkan dalam Form No. H1/FFR/001. Bila kebutuhan tambahan

Personel dapat dipenuhi melalui penugasan Personel Tetap, maka U/K

terkait segera mengusulkan penugasan Personel Tetap tersebut kepada

Direksi Perusahaan melalui U/K PAC dengan menggunakan Form No.

H1/FFR/008.

4. Mencari dari Sumber Eksternal

Apabila dari data sesuai yang tercantum dalam (butir 2 dan butir 3) tidak

tersedia calon personel dengan kualifikasi yang dibutuhkan maka U/K

terkait dan U/K PAC mencari dari Sumber Ekternal (Lembaga Pendidikan,

Masyarakat Asosiasi, Relasi dan Rekomendasi dari Personel Perusahaan)

dalam waktu 1 (satu) hari kerja.


31/62

21

5. Proses Seleksi

Selanjutnya, dilakukan seleksi awal dan evaluasi terhadap Calon Personel

(Pendidikan, pengalaman dan keahlian yang mendukung) sesuai dengan

butir 3 dan butir 4, meliputi tahap sebagai berikut

a) Calon Personel mengisi Form Biodata PelamarFormNo. H1/FFR/006.

Dilanjutkan dengan wawancara oleh U/K Teknis atau user meliputi latar

belakang pendidikan, dan pengalaman kerja. Tahap selanjutnya adalah

Tes tertulis bidang keahlian (teori, tes ketrampilan, penguasaan aplikasi

komputer dan Bahasa Inggris) kemudian hasilnya dituangkan ke dalam

FormNo. H1/FFR/001.Hasil evaluasi disampaikan kepada U/K PACbeserta rekomendasi apakah proses seleksi dilanjutkan atau tidak.

b) Untuk Calon Personel dengan rekomendasi dilanjutkan, maka U/K

PAC menyampaikan Surat Panggilan untuk mengikuti proses

wawancara dan seleksi lebih lanjut. U/K PAC memeriksa kelengkapan

Data Administrasi (Surat lamaran, Curriculum Vitae, Ijazah dan Identitas

Diri) denganForm No. H1/FFR/001.

c) Proses selanjutnya adalah wawancara oleh U/K PAC meliputi

kesesuaian remunerasi, penjelasan Job Description secara umum dan

penjelasan mengenai Peraturan Tata Tertib Perusahaan, sekurang-

kurangnya tentang hal :

Kehadiran.

Jam Kerja.

Sistem Penggajian.

Hasil Wawancara dituangkan ke dalamFormNo. H1/FFR/001.

d) Jika Direksi menganggap perlu, Calon Personel menjalani tes Kesehatan

oleh U/K PAC melalui Klinik KWARSA, untuk mengetahui ada

tidaknya kelainan dan/atau penyakit yang diderita calon Personel

dimaksud, hasilnya dituangkan padaForm No. H1/FFR/006E.

e) Jika Calon Personel tidak memenuhi persyaratan, baik dalam aspek

teknis, perilaku maupun kesehatan, maka U/K PAC mengirimkan Surat

Pemberitahuan kepada Calon Personel bersangkutan selambat-

lambatnya 3 (tiga) hari kerja pasca pemanggilan terakhir Calon Personel.

6. Persetujuan Direksi

Pasca proses negosiasi dengan calon Personel terpilih, Manajer Proyek dan

atau Kepala Sub U/K serta Kepala U/K terkait mengajukan usulan


32/62

22

Penugasan calon Personel kepada Direksi Perusahaan (Form No.

H1/FFR/007)meliputi remunerasi, tunjangan dan Perioda Penugasan.

7. Proses Kesepakatan Penugasan Personel

Setelah usulan dimaksud pada butir 6 mendapat persetujuan dari Direktur

Utama maka U/K PAC segera memproses Surat Kesepakatan Penugasan.

8. PenjelasanJob Description

Kepala U/K, Kepala Sub U/K, dan Atasan Langsung berkewajiban memberi

Job Description beserta penjelasan secara seksama tentang tugas-tugas

berikut tatacara pelaksanaannya kepada Personel dimaksud pada butir 7

yang dituangkan di dalamForm No. H1/FFR/007B.

9. Remunerasi Personel KontrakU/K PAC secara periodik memproses pembayaran remunerasi Personel

Kontrak melalui tahapan sebagai berikut :

a) U/K PAC menginformasikan kepada U/K terkait mengenai besaran

remunerasi Personel Kontrak per bulan sebelum tanggal 16 bulan

berjalan melalui Inter Office Communication (IOC), berdasarkan data

Surat Kesepakatan Penugasan.

b) Setelah U/K terkait memeriksa dan menyetujui besaran remunerasi

tersebut maka U/K PAC memproses pembayaran remunerasi melalui

BCA Link untuk rekening masing-masing yang efektif tanggal 25 setiap

bulannya, setelah mendapat persetujuan Dewan Direksi.

10.Pembimbingan, Pengawasan & Penilaian

Setiap Kepala Sub U/K dan Kepala U/K bersama-sama dengan Manajer

Proyek (M/P) melakukan pembimbingan dan pengawasan (sesuai Program

Perusahaan) melalui penilaian prestasi unjuk kinerja dan kompetensi

Personel Kontrak yang berada di bawah tanggungjawabnya sesuai Prosedur

Penilaian Kinerja Berbasis Kompetensi (No. H1-SPP/002) setiap 3 (tiga)

bulan sekali. Data dari M/P, Kepala Sub U/K dan Kepala U/K dimohonkan

persetujuan dari Direktur terkait untuk kemudian direkapitulasi oleh U/K

PAC selanjutnya dimohonkan persetujuan Direktur Utama.

Data hasil penilaian digunakan sebagai salah satu bahan pertimbangan untuk

menetapkan hal-hal yang dianggap perlu berkaitan dengan status Personel

Kontrak yang bersangkutan.

11.Monitoring Personel Kontrak

Unit Kerja PAC secara berkala melaksanakan monitoring terhadap Personel

Kontrak melalui tahapan sebagai berikut :


33/62

23

a) Monitoring terhadap jadwal penugasan Personel Kontrak dan melakukan

koordinasi dengan U/K terkait, selambat-lambatnya 2 (dua) minggu

sebelum masa kontrak berakhir, melalui Form IOC (Inter Office

Communication - Form No. H1/FFR/010B), untuk mendapatkan

penjelasan mengenai status dan usulan tindak lanjut atas penugasan

Personel tersebut, selanjutnya dimohonkan persetujuan Direktur terkait

dan Direktur Utama.

12.Rekrutmen Akuntan Proyek

Bagi Personel Kontrak untuk penugasan sebagai Akuntan Proyek, maka

proses rekrutmen diajukan oleh Kepala Sub U/K PKP (Pengendalian

Keuangan Proyek), diverifikasi oleh Manajer U/K KAP (Keuangan,Akuntansi dan Perpajakan), selanjutnya dimohonkan persetujuan Direktur

terkait dan Direktur Utama.

13.Pengangkatan Personel Tetap

Bagi Personel Kontrak yang diangkat menjadi Personel Tetap, maka tahapan

prosesnya sebagai berikut :

a) Kepala Sub U/K dan Kepala U/K menginventarisasi kebutuhan Personel

Tetap untuk perkuatan dan pengembangan di Unit Kerjanya, disesuaikan

dengan tingkat pendidikan dan keahlian yang diperlukan.

b) Selanjutnya, Kepala Sub U/K dan Kepala U/K melakukan seleksi

terhadap Personel Kontrak yang memenuhi kualifikasi dan kompetensi

yang dibutuhkan. Kemudian mengajukan usulan Pengangkatan Personel

Tetap bagi Personel Kontrak yang memenuhi kualifikasi melalui Form

IOC (Inter Office Communication - Form No. H1/FFR/010B), dengan

melampirkan :

a. Hasil Penilaian Kinerja Berbasis Kompetensi selama 3 (tiga) Perioda

penilaian.

b. Rencana Pengembangan Personel bersangkutan.

Untuk dimohonkan persetujuan dari Direktur terkait dan Direktur

Utama.

c) Setelah usulan dimaksud pada poin 13.b. disetujui oleh Direktur dan

Direktur Utama, maka U/K PAC membuat Surat Keputusan Direksi

untuk Pengangkatan Personel berstatus Personel Tetap.

d) U/K PAC berkewajiban menjelaskan tentang Hak dan Kewajiban

Personel Tetap yang tertuang dalam Peraturan Tata Tertib Perusahaan,

antara lain mengenai :

a. Golongan gaji, Eselon, dan Tunjangan bagi Personel Tetap


34/62

24

b. Sanksi terkait Pelanggaran Kedisiplinan

14.Dokumentasi (Database)

U/K PAC mendata semua Personel Perusahaan terkait biodata, masa kerja,

remunerasi, dan kinerja, baik Personel yang sedang dalam penugasan

maupun Personel yang pernah ditugaskan di lingkungan KWARSA

HEXAGON dengan status sebagai Personel Kontrak, meliputi :

a) Data Personel Kontrak yang sedang dalam masa penugasan dengan

menggunakanForm No. H1/FFR/010.

b) Rekaman Sumberdaya Terseleksi, yaitu data tentang Personel yang

pernah ditugaskan pada Pekerjaan di lingkungan KWARSA HEXAGON

dengan status sebagai Personel Kontrak dan dinilai berkinerja baik sertatidak tercela dengan menggunakan Form No. H1/FFR/010C,

berdasarkan penilaian kinerja Personel selama penugasan di lingkungan

KWARSA HEXAGON oleh Kepala U/K dan atau Kepala Sub U/K

terkait (Form No. H1/FFR/010D).

c) Daftar Hitam (Negative List) Personel Kontrak, yaitu data tentang

Personel yang pernah bekerja di lingkungan KWARSA HEXAGON

dengan status sebagai Personel Kontrak, tercatat memiliki Kinerja dan

Kompetensi di bawah Standar yang berlaku di Perusahaan sebagaimana

dimaksud pada butir 11. (Form No. H1/FFR/011).

d) Surat Keterangan Kerja, yaitu Surat Keterangan yang diberikan kepada

Personel yang telah habis masa penugasannya di lingkungan KWARSA

HEXAGON dengan menggunakanForm No. H1/FFR/016.


35/62

25

3.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan :

SPK = Surat Panggilan Kerja

SLK = Surat Lamaran Kerja

HSCK = Hasil Seleksi Calon Personel


36/62

26

Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Berjalan


37/62

27

Gambar 3.4 Diagram Detail 2.0. Sistem Berjalan

Gambar 3.5 Diagram Detail 1.0. Sistem Berjalan


38/62

28

3.4 Kamus Data

Kamus data sistem berjalan adalah katalog data dan kebutuhan-kabutuhan

informasi dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data sistem analis untuk

mengidentifikasi data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Adapun

kamus data sistem berjalan terdapat sebuah formulir input dan output dengan

berbagai tampilan. Pembentukan kamus data pada tahap analis dan perancangan:

a. Dokumen Masukan

1. Nama Arus Data : Usulan Kebutuhan Personel

Alias : Form Tenaga Kerja

Bentukl Data : Cetakan Manual

Arus Data : Arsip Permohonan Tenaga Kerja-Proses

Penjelasan : Sebagai data untuk permohonan kebutuhan

Personel baru

Periode : Setiap saat

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo + No. Dokumen + Berlaku Efektif + Revisi

+ Halaman + Judul

Keterangan : Logo * No. Dokumen * Berlaku Efektif form *Revisi * Halaman

Isi = 1 {No + Jabatan + Tugas-tugas yang akan

dilakukan + * kualikasi * + 1 {Umur + Jenis

Kelamin + Pendidikan + Pengalaman}20 +

Jumlah Orang + Waktu dibutuhkan}20

Keterangan : No * Nomor Urut * Jumlah Orang * Jumlah

Tenaga Kerja yang dibutuhkan *

Footer = Menyetujui + Mengetahui + Tanggal + Yang

Memohon

Keterangan : Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun

2. Nama Arus Data : Form Biodata Personel Pelamar

Alias : Form Pelamar

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Calon Personel U/K PAC

Penjelasan : Biodata Sebagai seleksi Personel

Volume : Rata rata pertahun 4 kali permintaan

Struktur Data : Header + Isi


39/62

29

Header = Logo + No. Dokumen + Berlaku Efektif + Revisi

+ Halaman + Judul

Keterangan : No. Dokumen * terdiri dari 10 digit * Berlaku

Efektif * = Tgl + Bulan + Tahun

Isi = Nama Lengkap + Nama Panggilan + Jenis

Kelamin + Golongan Darah + Agama + Tempat

/ Tgl Lahir + Anak ke + dari saudara + Alamat +

Kode pos + Alamat (surat menyurat) + Kode pos

+ No.Telp. + No.HP. + e-mail + NO. NPWP. +

No.KTP + No.SIM + {No. Rekening} + Status +Anggota Keluarga {Nama + Hubungan +

Pendidikan + Tanggal Lahir + Usia} +

Pendidikan {Pendidikan + Nama sekolah +

Tahun Ajaran + (tamat / Tidak) + Software

komputer yang dikuasai + Bahasa yang dikuasai

+ Referensi {nama + Jabatan + alamat kantor}

Keterangan : No.KTP * Terdiri dari 22 digit *

No.SIM * Terdiri dari 15 digit *

Tempat / Tgl Lahir = Tempat Kelahiran / Tgl +

Bulan + Tahun

Jenis Kelamin = [Pria | Wanita]

Status = [Belum Menikah | Menikah | Cerai] Tgl

Lahir = Tgl + Bulan + Tahun

3. Nama Arus Data : Evaluasi Hasil Wawancara

Alias : EHW

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : U/K Terkait Calon Personel

Penjelasan : Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan

berdasarkan wawancara.

Periode : Setiap terjadi penerimaan Personel baru

Volume : Rata-rata prtahun 4 kali permintaan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Judul + Nama + Pendidikan + Tanggal + Untuki

jabatan + Divisi / Biro + wawancara + Status


40/62

30

Keterangan = Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun Untuk

Jabatan * Calon Personel akan Dimasukan

dijabatan apa * Unit Kerja / U/K * Nama U/K

yang memerlukan * Status = [Bujangan |

Menikah]

Isi = 1{No. + Kualikasi + Skala Penilaian +

Komentar}6

Keterangan = Skala Penilaian = [Baik | Sedang | Buruk]

Footer = Judul + Rekomendasi + Lain-lain +

Pewawancara

Keterangan = [Dapat diterima | Cadangan | Ditolak]Pewawancara * Nama Pewawancara *

b. Dokumen Keluaran

1. Nama Arus Data : Surat Panggilan Interview

Alias : Interview


Penjelasan : Sebagai Surat Panggilan Kerja Untuk Seleksi

Wawancara

Arus Data : U/K PAC Calon Personel

Periode : Setiap Terjadi Penerimaan Personel Baru

2. Nama Arus Data : Surat Hasil Seleksi Calon Personel

Alias : HSCK


Arus Data : U/K PAC Calon Personel

Penjelasan : Sebagai Pemberitahuan Hasil Seleksi Calon

Personel

Periode : Setiap Terjadi Penerimaan Personel Baru

Struktur Data : -

3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi sistem berjalan ini sangat diperlukan suatu dokumen untukpemrosesan data. Adapun dokumen yang ada dalam sistem penerimaan Personel

baru pada Bagian Personalia U/K PAC PT. Kwarsa Hexagon adalah sebagai

berikut :


41/62

31

3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

a. Nama Dokumen : Usulan Kebutuhan Personel

Fungsi : Sebagai Data untuk diadakannya Penerimaan

Personel Baru

Sumber : Arsip Kebutuhan Tenaga Kerja

Tujuan : U/K PAC

Media : Kertas Cetakan

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap akan diadakannya Penyeleksian

Penerimaan Personel Baru

Bentuk : Lihat Lampiran 1

b. Nama Dokumen : Applikasi Form

Fungsi : Sebagai Data Calon Personel Baru

Sumber : Calon Personel

Tujuan : U/K PAC

Media : Kertas Cetakan

Jumlah : Empat Lembar

Frekuensi : Setiap akan menerima Personel Baru


3.5.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

a. Nama Dokumen : Surat Hasil Seleksi Calon Personel

Fungsi : Sebagai Pemberitahuan kepada Calon Personel

atas Hasil Wawancara

Sumber : U/K PAC

Tujuan : Calon Personel

Media : Kertas Cetakan Komputer


Frekuensi : Setiap Setelah Wawancara

Bentuk : -

b. Nama Dokumen : Surat Wawancara / Interview

Fungsi : Sebagai Pemberitahuan Tentang Waktu SeleksiCalon Personel

Sumber : U/K PAC

Tujuan : Calon Personel

Media : Kertas Cetakan Komputer


42/62

32


Frekuensi : Setiap Penerimaan Personel Baru


3.6 Permasalahan Pokok

Masih belum diaplikasikannya sistem komputerisasi online dalam

proses/tahap rekrutmen personel perusahaan, yang menjadikan:

a. Masih cukup banyaknya penggunaan kertas untuk keperluan administrasi

pada proses perekrutan personel.

b. Masih diperlukan tahap rekapitulasi dalam penyusunan database personel.

3.7 Alternatif Pecahan Masalah

a. Diaplikasikan sistem komputerisasi online dalam proses rekrutmen

personel agar kaidah penggunaan kertas yang sedikit (paperless)pada proses

rekrutmen personel.

b. Penerapan Aplikasi Sistem Kompuerisasi online dimaksudkan juga agar

mempercepat proses penyusunan database personel.

c. Dengan Sistem Komputerisasi online diharapkan dapat mempercepat

proses penyaringan / seleksi calon personel.


43/62

33

BAB 4 PENUTUP

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Dengan selesainya penulisan Kuliah Kerja Praktek ini yang membahas aspek

rekrutmen Personel di PT. Kwarsa Hexagon, dengan alternatif usulan

penyempurnaan yaitu dengan membangun sistem komputerisasi online.

Penulis menyimpulkan apa yang telah dijelaskan dari bab-bab terdahulu. Namun

demikian pada akhir penulisan ini diuraikan secara garis besar prihal yang telah

dibahas mulai dari sistem yang berjalan sampai dengan sistem usulan. Secara

umum dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Komputerisasi (sistem online) sebagai alternatif pemecahan kendala yang

dihadapi sistem berjalan, diharapkan dapat membantu dan merupakan salah

satu alternatif pemecahan masalah. Dengan komputerisasi onlinesistem

ini diharapkan pula dapat melakukan penyimpanan data secara tertib, aman

dan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan, selain itu dengan adanya

sistem komputerisasi onlinedapat memberikan informasi yang cepat serta

dapat melakukan perbaikan atau pengeditan apabila dianggap hal tersebut

perlu dilakukan.

2. Komputerisasi online ini merupakan sebagian kecil dari teknologi yang

dapat membantu meningkatkan produktivitas kerja. Komputerisasi online

dapat menyajikan data Personel, khususnya dalam hal penerimaan Personel

baru, proses penyusunan laporan prihal rekrutmen pun diharapkan akan

terdukung sehingga lebih efektif.

4.2 Saran

Seiring selesainya penulisan laporan KKP ini penulis memberikan sumbang

saran untuk semakin menunjang kemajuan perusahaan sesuai dengan

kemampuan penulis dari apa yang telah dipelajari selama penyelesaian Kuliah

Kerja Praktek ini. Saran-saran tersebut adalah :

1. Dalam era globalisasi ini media komputerisasi (sistem online) sangat

dibutuhkan untuk menunjang kemajuan PT. Kwarsa Hexagon, untuk itu

diharapkan dalam penyajian informasi dan penyimpanan data digunakan


44/62

34

sistem komputerisasi onlineagar dapat menyajikan informasi yang cepat

dan akurat.

2. Dalam penggunaan sistem komputerisasi harus dilakukan Back Up data

secara berkala untuk menjaga keamanan data apabila terjadi kerusakan pada

komputer sehingga data-data yang ada akan tetap aman.


45/62

35

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR PUSTAKA

HM, Jogiyanto. 2001. Analis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Trestruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. ANDI Offset. Yogyakarta.

Jr, Lucas dkk. 1993. Desain dan Implementasi Sistem Informasi. Erlangga, Jakarta.

Mcleod, Raymond Jr. 1998. Sistem Informasi Manajemen 1. PT. Prenhalindo. Jakarta.

Kewa Babina. 2008. Analisa Sistem Penerimaan Karyawan Baru Pada Bagian

KePersonelan Setjen DPR-RI Jakarta. Jakarta. Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika

Jakarta.

Nurlitasari Lili. 2010. Gambaran Proses Rekrutmen dan Seleksi Perawat di Rumah

Sakit Medika Permata Hijau. Jakarta. Kesehatan Masyarakat Universitas

Indonesia Esa Unggul Jakarta.

Khaerunisa Rahmatun N. 2014. Perancangan Sistem Informasi E-Recruitment

Karyawan Pada PT. Kalila Indonesia. Tangerang. Sistem Informasi Manajemen

STMIK RAHARJA.

Rizal Ahmad. 2012. Rancang Bangun Sistem Informasi Rekrutmen Personel Pada PT.

Mitra Jaya Abadi. Surabaya. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik

Komputer Surabaya.


46/62

36

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa

Nim : 12130865

Nama Lengkap : Aris Budianto

Tempat & Tanggal Lahir : Gombong, 23 Oktober 1987

Alamat Lengkap : Jl. Jatihurip Komplek Pasirjati Blok C No. 13 RT

04/06 Desa Jatiendah, Kecamatan Cilengkrang,

Kabupaten Bandung 40612

B. Riwayat Pendidikan Formal & Non Formal

1. SDN Ajitunggal (1993 1999)

2. SLTPN 50 Bandung (1999 2002)

3. SMK Informatika Bandung (2002 2005)

C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan

1. Perusahaan : PT. LEN Industri (Persero) Bandung (2004)

Posisi : Teknisi Komputer & Networking (Prakerin)

2. Perusahaan : CV. Picom & Co Purwakarta (2005 2006)

Posisi : Teknisi Komputer & Networking

3. Perusahaan : PT. SIMNET Digital Indonesia Karawang (2006 2007)


4. Perusahaan : PT. Raja Cipta Media Televisi Purwakarta (2007 2010)


5. Perusahaan : PT. Kwarsa Hexagon (2012 s/d sekarang)

Posisi : Operator Komputer & CAD

Bandung, Januari 2016

Aris Budianto


47/62

37

SURAT KETERANGAN PKL

SURAT KETERANGAN PKL / KKP


48/62


49/62

38

NILAI KULIAH KERJA PRAKTEK

NILAI KULIAH KERJA PRAKTEK


50/62


51/62

39

LAMPIRAN-LAMPIRAN

LAMPIRAN LAMPIRAN


52/62

40

Lampiran 1 Usulan Kebutuhan Personel


53/62

41

Lampiran 2 Surat Panggilan Wawancara / Proses Seleksi


54/62

42

Lampiran 3 Form Biodata Personel Pelamar


55/62

43


56/62

44


57/62

45


58/62

46

Lampiran 4 Hasil Pemeriksaan Kesehatan


59/62

47

Lampiran 5 Surat Kesepakatan Penugasan


60/62

48


61/62

49


62/62

kkp manajemen informatika

Documents