MANAJEMEN PROYEKTEKNOLOGI INFORMASITriple Constrain, Area Project Management dan Project Live Cycle.

Disusun Oleh :Moch. Rian Pradana 004 1211 21011

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan KomputerERESHASchool of ITJl. Haji Samali Kalibata No.51 Jakarta Selatan, DKI JakartaTelp. 021-7989705 Kode Pos. 12740

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat-Nya yang telah dilimpahkan kepada kami sehingga dapat menyelesaikan karya ilmiah yang merupakan salah satu tugas Manajemen Proyek Teknologi Informasi.Dalam makalah ini saya membahas mengenai Triple Constrain, Area Project Manajemen, dan Project Live Cyrcle.Saya menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini tidak sedikit masalah yang dihadapi, namun berkat kerja keras serta bantuan dari berbagai pihak, semua masalah tadi bisa teratasi dengan baik. Oleh karena itu saya banyak mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan makalah ini.Akhir kata, semoga makalah ini dapat bermanfaat dan menambah khasanah cakrawala pemikiran bagi para pembaca.

Penulis

DAFTAR ISI

Kata PengantarDaftar IsiBAB I PENDAHULUANA. Latar Belakang 3B. Rumusan Masalah 4C. Tujuan 4D. Manfaat 4BAB II PEMBAHASANA. Definisi Proyek 5B. Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constrain) 7C. Project Management Body Of Knowledge 11D. Project Live Cyrcle 18BAB III PENUTUP 21DAFTAR PUSTAKA 22

BAB IPENDAHULUAN

A. Latar BelakangManajemen proyek merupakan suatu tata cara mengorganisir dan mengelola sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek dari awal sampai selesainya proyek tersebut. Manajemen proyek dapat diterapkan pada jenis proyek apapun, dan dipakai secara luas untuk dalam menyelesaikan proyek yang besar dan kompleks. Fokus utama manajemen proyek adalah pencapaian semua tujuan akhir proyek dengan segala batasan yang ada, waktu dan dana yang tersedia. Seiring berkembangnya teknologi informasi, manusia mulai menggunakan komputer dalam melakukan manajemen proyek, untuk membantu otomatisasi dan perhitungan. Peralihan manajemen proyek dengan menggunakan komputer membuat manajemen proyek menjadi lebih cepat, efektif dan efisien. Perkembangan perangkat lunak yang pesat juga mendorong transformasi manajemen proyek yang tradisional menjadi sebuah perangkat lunak manajemen proyek. Perangkat lunak manajemen proyek (project management software) adalah suatu kumpulan perangkat lunak yang mendukung perancangan dan pelaksanaan suatu proyek dengan menggunakan media komputer. Perangkat lunak manajemen proyek ini membantu kepala proyek dalam perancanaan, pengorganisasian, dan manajemen sumber daya dalam proses penyelesaian suatu proyek. Perangkat lunak manajemen proyek ini bertujuan untuk membantu mencapai tujuan dan hasil akhir proyek, dengan batasan-batasan yang ada. Tujuan ini dapat dicapai dengan cara mengoptimisasi alokasi sumberdaya yang ada, dengan batasan, waktu, dan biayaMenurut buku The Design of Everday Things, ketika sebuah alat yang sederhana memerlukan gambar, tulisan, ataupun instruksi, rancangan alat tersebut telah gagal (Don Norman, 2002). Agar sebuah perangkat lunak dapat diterima oleh pengguna secara luas dan berfungsi secara optimal, maka perangkat lunak tersebut harus dirancang dengan baik. Perangkat lunak tersebut harus disusun secara baik dengan berbagai pertimbangan sehingga dapat mengerti dan memenuhi kebutuhan pengguna secara spesifik. Pengguna seharusnya tidak perlu memikirkan bagaimana cara berinteraksi dengan komputer, tetapi yang penting justru bagaimana mengoptimalkan komputer untuk memenuhi kebutuhannya. Ada banyak syarat supaya suatu perangkat lunak dapat diterima oleh pengguna secara luas. Salah satu syarat penerimaan pengguna terhadap suatu perangkat lunak adalah usability. Usability adalah sebuah ukuran kualitas pengalaman pengguna pada saat berinteraksi dengan sebuah produk atau sistem. Pada hubungannya dengan interaksi manusia dan komputer dan ilmu komputer, usability mempelajari keunggulan dan kemudahan sebuah interaksi dengan desain sebuah perangkat lunak. Sebuah perangkat lunak yang mempunyai usability yang baik lebih efisien untuk digunakan, lebih mudah dipelajari, dan memuaskan untuk digunakan. Usability mencerminkan keberhasilan sebuah sistem diterima oleh penggunanya (Nielsen, 1994). Antarmuka sebuah perangkat lunak yang dirancang dengan prinsip usability yang baik dapat membuat pekerjaan menjadi lebih produktif, efektif, efisien, aman, dan fungsional. Pekerjaan menjadi lebih mudah diselesaikan dengan interaksi yang baik, sehingga menguntungkan pengguna. Senada dengan itu, rancangan antarmuka yang tidak sesuai dapat mengakibatkan masalah yang tidak diharapkan, dan pada akhirnya merugikan pengguna. Suatu perangkat lunak yang tidak memenuhi prinsip usability Nielsen tidak akan mudah untuk dipelajari, sehingga pengguna awam akan susah untuk memulai penggunaan perangkat lunak tersebut. Perangkat lunak tersebut juga tidak akan efisien dalam penggunaan, sehingga pengguna menghabiskan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Perintah-perintah pada perangkat lunak yang tidak memebuhi prinsip usability Nielsen juga tidak akan mudah diingat oleh pengguna, dan rawan akan kesalahan, baik yang dilakukan secara sengaja maupun tidak sengaja, oleh pengguna. Bila semua faktor-faktor diatas ditambahkan, maka pengguna tidak akan puas dengan perangkat lunak tersebutPrinsip-prinsip perancangan antarmuka pada interaksi manusia dan komputer juga berlaku pada perangkat lunak manajemen proyek. Sebuah perangkat lunak manajemen proyek harus dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan berbagai pengguna yang memiliki latar belakang yang beragam. Oleh sebab itu, penulis berkeinginan menganalisis prinsip usability sebagai salah satu prinsip-prinsip interaksi manusia dan komputer pada perancangan antarmuka perangkat lunak manajemen proyek.B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas maka rumusan masalahnya adalah bagaimana merancang sebuah perangkat lunak manajemen proyek yang mudah dipelajari, efisien, mudah diingat, tidak rawan kesalahan, dan memuaskan. C. Tujuan

Tujuan dari makalah ini adalah untuk menganalisis dan mempelajari tentang manajemen proyek teknologi informasi, terutama pada masalah Triple Constrain, area project manajemen dan Project Live Cyrcle.

D. ManfaatManfaat makalah ini adalah sebagai berikut:1. Dapat memberikan informasi mengenai manajemen proyek teknologi informasi2. Membuat proyek dengan hasil yang baik serta tepat waktu dengan cost yang sesuai

BAB IIPEMBAHASANA. Definisi ProyekProyekProyek adalah suatu upaya atau usaha temporer atau sementara untuk menciptakan suatu produk atau jasa yang unik. Proyek biasanya termasuk beberapa orang yang melakukan kegiatan yang saling berhubungan atau terkait. Konsumen utama proyek tersebut akan tertarik pada penggunaan sumberdaya yang efektif guna penyelesaian proyek tersebut, bila dilakukan secara efisien dan tepat waktu.Contoh Proyek Pembangunan gedung, pengembangan produk, pendirian usaha, setup network computer, renovasi rumah, pelaksanaan pesta pernikahan, dsb. Dalam dunia IT: Pengembangan perangkat lunak administrasi nilai mahasiswa, upgrade network perusahaan, dsb.Persamaan antara dua kegiatan ini adalah: dilakukan oleh SDM; dibatasi oleh (pra)sarana/sumberdaya; direncanakan; dilaksanakan; dan terkontrol.Definisi Proyek ITSuatu proyek yang membutuhkan sumberdaya dan/ataupun produk teknologi informasi dalam penyelesaiannya. Contoh proyek IT: Pembangunan jaringan komputer di FST. Pembuatan software untuk administrasi akademik. Pembuatan perangkat e-commerce di suatu perusahaan eksport-import. Pembuatan infrastruktur kartu ATM (online banking).

Proyek memasukkan ketidakpastian. Karena suatu proyek itu unik, kadang-kadang sulit untuk secara jelas mendefinisikan: sasaran proyek, estimasi berapa lama proyek tersebut selesai, atau berapa biaya yang diperlukan. Ketidakpastian ini yang menjadi alasan utama dilakukan pengelolaan proyek dalam menghadapi tantangan, terutama proyek yang memasukkan teknologi baru. Program adalah sekelompok proyek yang dikelola dengan cara koordinasi untuk mendapatkan keuntungan yang tidak didapatkan dari pengelolaannya secara individu.Suatu proyek mempunyai maksud atau tujuan yang unik. Proyek dapat dipandang dari atributnya, yaitu: jangka waktu, maksud, kepemilikan (ownership), sumberdaya, peranan, resiko dan asumsi, tugas saling ketergantungan (interdependent tasks), perubahan organisasi, dan pengoperasian dalam lingkungan yang lebih besar dari proyek itu sendiri. Sekarang, proyek TI memerlukan individual yang berbeda-beda dengan berbagai rangkaian keterampilan. Meskipun keterampilan ini berbeda-beda pada proyek yang berbeda-beda, suatu proyek khusus seharusnya memasukkan hal-hal tersebut di bawah ini: Manajer Proyek Sponsor Proyek Pakar pada Materinya (Subject Matter Expert(s)- SME Pakar Teknis (Technical Expert(s)Manajer Proyek adalah pemimpin tim dan tanggung jawabnya adalah menjamin bahwa semua pengelolaan proyek dan proses pengembangan teknis berada di tempat dan sedang dikerjakan di dalam serangkaian kebutuhan spesifik, proses yang ditentukan dan standar mutu. Manajer Proyek yang baik selalu kritis terhadap kesuksesan proyek. Manajer proyek bekerja dengan sponsor proyek, tim proyek, dan lain orang yang terkait dalam proyek untuk mencapai tujuan.Setiap proyek menghadapi hambatan dalam berbagai cara, terutama dengan lingkup, waktu dan tujuan biayanya. Batasan tersebut kadang-kadang disebut dalam proyek sebagai tiga hambatan (triple constraints). Untuk mencapai proyek yang sukses, manajer proyek harus memperhatikan lingkup, waktu dan biaya serta keseimbangan dari ke tiga tujuan yang seringkali bersaing ini. Sponsor proyek adalah klien, konsumen atau manajer organsasi yang akan bertindak sebagai pejuang untuk proyek dan memberikan sumberdaya organisasi dan arahan apabila diperlukanSMESubject Matter Expert(s) - SME adalah user atau klien yang mempunyai knowledge khusus, kepakaran khusus, atau orang yang mempunyai wawasan terhadap area fungsional khusus yang diperlukan guna mendukung proyek, seperti, misalnya organisasi menginginkan membangun suatu sistem guna mendukung keputusan pajak, maka dengan mempunyai pakar pajak dalam tim proyek akan dapat berbagi (share) knowledge-nya dan akan lebih produktif daripada mempunyai orang-orang teknis yang mencoba belajar segalanya tentang akuntansi perpajakan sambil mengembangkan sistemnyaTechnical ExpertTechnical Expert (s) diperlukan untuk mendapatkan solusi teknis pada masalah organisasi. Pakar teknis termasuk system analysts, system designers, network specialists, programmers, graphic srtists, trainers dsb. Tanpa memperhatikan jabatannya, individu ini bertanggung jawab terhadap penentuan, penciptaan, pengimplementasian infrastruktur dan teknis organisasi guna mendukung produk dari proyek TI.B. Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constraint)Setiap Proyek memiliki tujuan khusus, didalam proses pencapaian tujuan tersebut ada 3 constraint yang harus dipenuhi, yang dikenal dengan Trade-off Triangle atau Triple Constraint :

Scopeadalah batasan dari sejauh mana project ini akan dijalankan, Time adalah batas dari waktu untuk melakukan dan harus menyelesaikanprojectitu sendiri Budgetmerupakan batasan dari seberapa besar sumberdaya yang dapat dialokasikan untuk mencapai tujuan tersebut

Manajemen Pelayanan ProyekBeberapa proyek pengembangan sistem manajemen pelayanan proyek, antara lain adalah sbb:A. Proyek Pengembangan sistem manajemen kinerja dan Key Performance Inditors untuk para pegawai pada salah satu perusahaan agro industri terbesar di Indonesia.B. Proyek Penyusunan Performance Appraisal System (sistem manajemene kinerja) pada salah satu perusahaan manufaktur di Indonesia.C. Proyek Workshop Penyusunan Key Performance Indicators.D. Proyek Monitoring penerapan sistem manajemen kinerja pada perusahaan energi terbesar di Indonesia.Ciri-ciri proyek Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir ayau hasil kerja akhir. Dalam proses mewujudkan lingkup diatas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu. Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas.Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas. non rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsungSasaran proyek dan tiga kendala (Triple Constraint) Batasan yang harus dipenuhi yakni: Besar Biaya (anggaran) yang dialokasikan. Jadwal. Mutu yang harus dipenuhi.Perbedaan Kegiatan Proyek Dan OperasionalProyek: Bercorak dinamis, nonrutin Siklus proyek relatif pendek Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek berubah-ubah (naik-turun) Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan Terdiri dari macam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya

Operasional: Berulang-ulang, rutin Berlangsung dalam jangka panjang Intensitas kegiatan relatif sama Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek Macam kegiatan tidak terlalu banyak Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstant.Manajemen ProyekProsesProyek aktivitas manajemenyang dilakukan dalam periode tertentu dan tidak bersifat rutin untuk mengelola sumber daya untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditetapkan sebelumnyaHal-hal yang menyebabkan timbulnya suatu proyek: Rencana Pemerintah Permintaan Pasar Dari dalam Perusahan yang bersangkutan Dari kegiatan Penelitian dan PengembanganTiga hal yang berpengaruh besar berkaitan erat dengan konsep manajemen proyek: Manajemen Klasik atu manajemen fungsional (General Management) Pemikiran Sistem Pendekatan ContigencyManajemen Klasik atau Manajemen FungsionalManajemen Klasik menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan.Pemikiran SistemPemikiran yang memandang segala sesuatu dari wawasan totalitas.

Pendekatan ContigencyPendekatan yang erat hubungannya dengan situasi dan kondisi yang berarti bahwa tidak ada satupun pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk mengelola setiap macam kegiatan.Macam-macam Proyek dari Segi Pekerjaan Proyek Engineering Konstruksi Proyek Engineering Manufaktur Proyek Penelitian dan Pengembangan Proyek Pelayanan Manajemen Proyek Kapital Proyek Radio Telekomunikasi Proyek Konservasi Bio DiversityTipe Organisasi Proyek: Fungsional Produk dan Area MatriksCiri organisasi proyek: Arus horizontal disamping vertikal Penanggung jawab tunggal atas berlangsungnya proyek Pendekatan sistem dalam perencanaan dan implementasi

C. PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK) PMBOK dikembangkan oleh Project Management Institute (PMI) sebuah organisasi di Amerika yang mengkhususkan diri pada pengembangan manajemen proyek. PMBOK merupakan panduan yang berisi mengenai pengetahuan dalam suatu manajemen proyek dan selalu diperbaharui dalam jangka waktu tertentu. PMBOK mengembangkan aktivitas pada manajemen proyek dan dikelompokkan pada 9 (sembilan) knowledge area sebagai berikut

1. Manajemen integrasi proyek (Project Integration Management) Bertujuan untuk mengkoordinasi seluruh knowledge area pada manajemen proyek melalui Proses proyek. Manajemen integrasi memastikan seluruh elemen bersama menyelesaikan proyek dengan sukses pada waktu yang tepat. Berikut ini adalah aktivitas utama pada manajemen integrasi : a) Pengembangan rencana proyek, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh rencana proyek sehingga terbentuk dokumen yang sesuai dan konsisten.b) Pelaksanaan rencana proyek, menyelesaikan rencana proyek dengan melaksanakan aktivitas aktivitas yang ada di dalam rencana tersebut.c) Pengendalian perubahan yang terintegrasi, mengkoordinasikan perubahan perubahan keseluruhan proyek Tujuan utama dari rencana proyek adalah menfasilitasi tindakan. Rencana proyek akan memberikan pengenalan atau sedikit ulasan mengenai proyek, deskripsi mengenai bagaimana proyek diorganisir, manajemen dan proses proses teknis yang digunakan pada proyek, serta bagian bagian yang menjelaskan pekerjaan apa saja yang akan dilakukan, informasi jadwal, dan informasi anggaran. 2. Manajemen ruang lingkup proyek (Project Scope Management) Lingkup mengacu pada seluruh pekerjaan yang terlibat dalam pembuatan produk suatu proyek dan aktivitas aktivitas yang digunakan dalam pembuatan produk tersebut. Manajemen ruang lingkup proyek terlibat dalam pendefinisian dan pengendalian mengenai apa yang harus ada dan tidak ada dalam proyek selain itu memastikan bahwa tim proyek dan para Stakeholder memiliki pemahaman yang sama mengenai produk yang dihasilkan oleh proyek serta aktivitas - aktivitas yang dilakukan pd proses nanti. Aktivitas yg termasuk dlm manajemen ruang lingkup proyek adalah : a) Inisiasi, melakukan otorisasi pada organisasi untuk memulai proyek atau beralih pada fase proyek selanjutnya. Output dari proses inisiasi adalah perjanjian kontrak yg merupakan dokumen kunci yang secara formal mengakui keberadaan dan menyediakan ulasan luas mengenai sebuah proyekb) Perencanaan ruang lingkup, mengembangkan dokumen yang berguna sebagai basis pengambilan keputusan di masa mendatang, termasuk kriteria dalam menentukan apakah suatu proyek atau fase telah lengkap. Tim proyek akan membuat pernyataan mengenai ruang lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup sebagai hasil aktivitas perencanaan ruang lingkup. c) Definisi ruang lingkup, pembagaian deliverables (produk yang dibuat sebagai bagian dari proyek) proyek utama menjadi komponen komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola d) Verifikasi ruang lingkup, menyusun penerimaan dari ruang lingkup proyek. Para Stakeholder kunci sebuah proyek, seperti customer dan sponsor, secara formal menerima deliverables proyek selama aktivitas ini. e) Pengendalian perubahan ruang lingkup, mengendalikan perubahan yang terjadi pada ruang lingkup. Perubahan ruang lingkup, tindakan koreksi, dan refleksi atau pelejaran yang dipelajari merupakan output dari aktivitas ini. 3. Manajemen jadwal proyek (Project Time Management) Tidak jarang ditemui proyek teknologi informasi yang gagal dalam menyatukan rencana mengenai ruang lingkup, waktu dan biaya. Para manajer menyebutkan bahwa menyelesaikan proyek tepat waktu merupakan tantangan besar bagi mereka. Para manajer juga menyebutkan isu mengenai jadwal yang merupakan alas an utama sehingga terjadi konflik dalam proyek pada keseluruhan Proses. Tim proyek sering membandingkan waktu penyelesaian yang terencana dengan yang nyata terjadi tanpa meminta persetujuan perubahan rencana proyek padahal waktu merupakan satu variable yang memiliki fleksibilitas paling sedikit. Karena waktu terus berlalu tanpa memperdulikan apa yang terjadi pada proyek. Berdasarkan penjelasan tersebut, hal apakah yang harus ada pada manajemen jadwal proyek, dan bagaimana manajer proyek meningkatkan performa pada area ini? Manajemen waktu proyek, meliputi aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian proyek tepat pada waktunya. Aktivitas-aktivitas utama yang merupakan bagian dari manajemen jadwal proyek adalah : a) Pendefinisian aktivitas, mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas secara spesifik yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan para Stakeholder sehingga menghasilkan produk-produk proyek. b) Rangkaian aktivitas, mengidentifikasikan dan mendokumentasikan hubungan antara aktivitas-aktivitas proyek. c) Perkiraan durasi aktivitas, memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas individu atau tunggal.d) Pengembangan jadwal, menganalisis rangkaian aktivitas, memperkirakan durasi aktivitas, dan kebutuhan-kebutuhan sumber daya untuk membentuk jadwal proyek. e) Pengendalian jadwal, mengendalikan dan mengatur perubahan-perubahan pada jadwal proyek.

4. Manajemen biaya proyek (Project Cost Management) Seperti halnya pengaturan jadwal proyek, proyek teknologi informasi juga memiliki kesulitan dalam manajemen biaya karena proyek ini dikenal sebagai proyek yang mahal dan sering melampaui batas anggaran ketika proyek berakhir. Para professional teknologi informasi paham bahwa kebanyakan perkiraan biaya awal untuk proyek dirasa rendah berdasarkan kebutuhan-kebutuhan proyek, sehingga diakhir proyek pastilah terjadi pembengkakan biaya. Perkiraan lain terjadinya pembengkakan biaya adalah kebanyakan proyek teknologi informasi menggunakan teknologi atau proses bisnis baru. Teknologi maupun proses bisnis yang masih baru kebanyakan belum teruji dan beresiko. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan sebuah manajemen biaya proyek yang lebih baik. Manajemen biaya proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk memastikan proyek diselesaikan sesuai dengan anggaran yang disetujui. Manajer proyek harus memastikan bahwa proyek didefinisikan dengan baik, memiliki perkiraan waktu dan biaya yang akurat, memiliki biaya yang realistis pada saat persetujuan dibuat. Terdapat 4 (empat) aktivitas utama dalam manajemen biaya proyek: a) Perencanaan sumber daya, memperkirakan sumber daya (manusia, perlengkapan, atau material) serta jumlah setiap sumber daya yang harus digunakan untuk melakukan aktivitas proyek. b) Perkiraan biaya, mengembangkan pendekatan atau perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.c) Anggaran biaya, mengalokasikan keseluruhan perkiraan biaya pada satuan kerja untuk membangun dasar (baseline) untuk mengatur performa. d) Pengendalian biaya, mengendalikan perubahan-perubahan pada anggaran proyek.

5. Manajemen kualitas proyek (Project Quality Management) Manajemen kualitas proyek merupakan knowledge area yang sulit untuk didefinisikan. ISO mendefinisikan kualitas sebagai totalitas karakteristik dari sebuah kesatuan yang berhubungan dengan kemampuanya untuk kebutuhan kepuasan. Para ahli lainnya mendefinisikan kualitas berdasarkan keselarasan terhadap kebutuhan dan kesesuaian untuk digunakan. Keselarasan terhadap kebutuhan berarti proses-proses dan produk proyek tersebut sesuai dengan spesifikasi tertulis. Sedangkan kesesuaian untuk digunakan berarti produk dapat digunakan sebagiamana mestinya. Tujuan utama dari manajemen kualitas proyek adalah memastikan bahwa proyek akan memuaskan kebutuhan. Kualitas hendaknya dipandang sejajar dengan ruang lingkup, waktu dan biaya proyek. Jika para Stakeholder tidak puas dengan kualitas manajemen proyek atau produk yang dihasilkan, tim proyek akan melakukan penyesuaian pada ruang lingkup, waktu dan biaya untuk memuaskan kebutuhan dan harapan Stakeholder. Untuk meraih kepuasan Stakeholder, tim proyek harus mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan seluruh Stakeholder dan memahami kebutuhan mereka baik yang diungkapkan maupun tertulis. Terdapat tiga aktivitas utama dari manajemen kualitas proyek: a) Perencanaan kualitas, mengidentifikasikan standard kualitas yang sesuai dengan disain proyek dan bagaimana memuaskannya. b) Jaminan kualitas, evaluasi periodic terhadap keseluruhan performa proyek untuk memastikan proyek akan memuaskan standard kualitas yang relevan. c) Pengendalian kualitas, memonitor hasil proyek tertentu untuk memastikan hasil tersebut sesuai denga standard kualitas relevan serta mengidentifikasikan cara untuk meningkatkan kualitas keseluruhan. 6. Manajemen sumber daya manusia proyek (Project Human Resource Management) Organisasi yang proaktif berusaha memenuhi kebutuhan sumber daya manusia saat ini dan mendatang, misalnya, meningkatkan bonus, mengatur ulang jumlah jam kerja dan insentif, serta mencari pekerja untuk masa depan. Manajemen sumber daya manusia sebuah proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk meningkatkan efektivitas pekerja yang terlibat dalam proyek. Manajemen sumber daya manusia meliputi seluruh Stakeholder proyek : sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung, pemasok(supplier) yang mendukung proyek, dan sebagainya. Terdapat tiga aktivitas utama dalam manajemen sumber daya manusia suatu proyek: a) Perencanaan organisasi, pengidentifikasian, penugasan, dan pendokumentasian peran, tanggung jawab, serta hubungan pelaporan suatu proyek. b) Akusisi staf, mendapatkan personil yang akan ditempatkan dan bekerja dalam proyek. c) Pengembangan tim, membangun keahlian individu maupun kelompokn untuk memantapkan performa proyek. 7. Manajemen komunikasi proyek (Project Communications Management) Para ahli setuju bahwa ancaman kesuksesan proyek, terutama pada proyek teknologi informasi, adalah kegagalan komunikasi. Faktor-faktor seperti keterlibatan pelanggan, dukungan manajemen eksekutif, dan pernyataan kebutuhan yang jelas, sangat tergantung pada keahlian komunikasi terutama dengan personil pada bidang selain teknologi informasi. Tujuan manajemen komunikasi sebuah proyek sebenarnya adalah untuk memastikan ketepatan waktu dan kelayakan dalam melakukan pembuatan, koleksi, penyebaran, penyimpanan, dan penyusunan informasi proyek.

Aktivitas-aktivitas dalam manajemen komunikasi sebagai berikut : a) Perencanaan komunikasi, memperkirakan kebutuhan informasi dan komunikasi Stakeholder : siapa membutuhkan informasi apa, kapan mereka membutuhkannya, dan bagaimana informasi diberikan. b) Distribusi informasi, menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi Stakeholder proyek pada waktu tertentu. c) Pelaporan performa, mengumpulkan dan menyebarkan informasi performa, termasuk laporan status, pengukuran kemajuan dan peramalan.d) Penutupan administrative, yaitu membuat, menyatukan, dan menyebarkan informasi untuk menyusun fase atau kelengkapan proyek. 8. Manajemen resiko proyek (Project Risk Management) Manajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu dalam melakukan identifikasi, analisis, dan penanganan terhadap resiko melalui Proses proyek dengan tujuan utama memenuhi tujuan proyek. Manajemen resiko berdampak positif pada pemilihan proyek, menetapkan ruang lingkup proyek, dan mengembangkan jadwal realistis serta memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan. Selain itu juga membantu Stakeholder proyek memahami sifat proyek, membantu anggota tim dalam mengungkapkan kelemahan dan kekuatan yang ada, serta membantu mengintegrasikan knowledge area lain pada manajemen proyek. Resiko menurut definisi kamus berarti kemungkinan mengalami kekalahan atau kerugian. Definisi ini menggaris bawahi sisi negatif yang sering kali dikaitkan dengan resiko. Resiko proyek sendiri merupakan pemahaman permasalahan potensial yang mungkin terjadi pada proyek dan bagaimana permasalahan tersebut menghalangi kesuksesan proyek. Sasaran manajemen resiko proyek dapat dipandang sebagai tindakan meminimalkan resiko-resiko yang potensial selagi memaksimalkan kesempatan-kesempatan yang mungkin bias diraih. Aktivitas-aktivitas utama yang ada pada manajemen resiko adalah: a) Perencanaan manajemen resiko, memilih pendekatan dan rencana aktivitas-aktivitas manajemen resiko bagi proyek. b) Identifikasi resiko, memutuskan resiko mana yang akan mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristik setiap resiko.c) Analisis resiko secara kualitatif, melakukan karakteristik dan menganalisis resiko serta memprioritaskan dampak mereka terhadap tujuan proyek. d) Analisis resiko secara kuantitatif, mengukur kemungkinan dan konsekuensi resiko serta memperkirakan dampaknya terhadap tujuan proyek. e) Perencanaan penanganan resiko, pengambilan langkah untuk menambah peluang dan mengurangi ancaman untuk memenuhi tujuan proyek. f) Pemantauan dan pengendalian resiko, yaitu memantau resiko yang diketahui, mengidentifikasi resiko baru, mengurangi resiko, dan mengevaluasi efektifitas pengurangan resiko pada keseluruhan hidup proyek. 9. Manajemen pengadaan proyek (Project Procurement Management) Pengadaan adalah usaha mendapatkan barang-barang dan/atau jasa dari sumber luar. Istilah pengadaan lebih sering digunakan pada pemerintahan; kebanyakan perusahaan swasta menggunakan istilah pembelian atau purchasing; dan para profesional teknologi informasi menyebutnya Outsourcing. Kesuksesan proyek teknologi informasi yang menggunakan sumber daya dari luar biasanya dikarenakan manajemen pengadaan yang baik pada sebuah proyek. Manajemen pengadaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang dan jasa bagi proyek dari luar organisasi terkait. Aktivitas-aktivitas utama pada manajemen pengadaan tersebut adalah : a) Perencanaan pengadaan, memutuskan apa yang akan diadakan dan kapan b) Perencanaan permohonan, mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan produk dan mengidentifikasikan sumber daya yang potensial. c) Permohonan, memilih pemasok-pemasok potensial yang ada d) Administrasi kontrak, mengatur hubungan dengan pemasok e) Pengakhiran kontrak, penyempurnaan dan penyelesaian kontrak.

D. Project Life Cycle

Manajemen Proyek MPMM Life Cycle terdiri dari lima fase yaitu :

Inisiasi adalah tahap awal dalam memulai proyek, dengan mendokumentasikan kasus bisnis, studi kelayakan, kerangka acuan, menunjuk tim dan mendirikan Kantor Proyek.Perencanaan melibatkan menetapkan peta jalan untuk proyek dengan menciptakan rencana berikut: rencana proyek, rencana sumber daya, rencana keuangan, rencana mutu, rencana penerimaan dan rencana komunikasi. Eksekusi melibatkan membangun kiriman dan mengendalikan pengiriman proyek, ruang lingkup, biaya, kualitas, resiko dan isu-isu. Penutupan melibatkan berliku-down proyek dengan melepaskan staf, menyerahkan kiriman kepada pelanggan dan menyelesaikan review post implementasi.Penjelasan lebih rinci dari Manajemen Metodologi MPMM Proyek dan Life Cycle berikut:1. Project Initiation Proyek Inisiasi adalah tahap pertama dalam Siklus Proyek Hidup dan pada dasarnya dalam memulai sebuah proyek. Anda memulai sebuah proyek dengan mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup, pembenaran untuk memulai dan solusi untuk diimplementasikan. Anda juga membutuhkan untuk merekrut tim proyek yang sesuai dan terampil, mendirikan Kantor Proyek dan melakukan akhir Tahap Ulasan. Proyek Inisiasi melibatkan enam langkah utama yakni sebagai berikut2. Project PlanningPlanning and Design atau Perencanaan dan Desain, ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review.3. Project ExecutionExecuting atau Pelaksanaan, dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara setiap deliverable sedang dibangun, suite proses manajemen yang dilakukan untuk emantau dan mengontrol kiriman menjadi output dengan proyek. Proses ini meliputi pengelolaan waktu, biaya, kualitas, perubahan, risiko, isu, pemasok, pelanggan dan komunikasi.Setelah semua kiriman telah diproduksi dan pelanggan telah menerima solusi akhir, proyek ini siap untuk penutupan.4. Monitoring and ControllingPemantauan dan Pengendalian, sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.5. Project ClosureClosing atau Penutupan, tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang.

BAB IIPENUTUP

Demikian yang dapat saya paparkan mengenai materi Manajemen Proyek dalam makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahannya, karena terbatasnya pengetahuan dan kurangnya rujukan atau referensi yang ada hubungannya dengan judul makah ini. Terimakasih kepada semua pihak yang membantu termasuk dosen pembimbing Manajemen Proyek yang telah membantu dalam melengkapi makalah ini.Saya banyak berharap para pembaca yang budiman sudi memberikan kritik dan saran yang membangun demi sempurnanya makalah ini dan penulisan makalah ini di kesempatan berikutnya. Semoga makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya juga para pembaca.

DAFTAR PUSTAKA

http://ana-mpti.blogspot.com/2012/03/project-planning-life-cycle.html

http://ocw.stikom.edu/course/download/2012/10/Manajemen-PSI-02-Proyek-dan-Manajemen-Proyek.pdf

http://ocw.stikom.edu/course/download/2012/10/Manajemen-PSI-03-PROJECT-MANAGEMENT-BODY-OF-KNOWLEDGE.pdf

unriyo.files.wordpress.com/2012/04/project-triangle.ppt

2 | MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI