Download - KKP Manajemen Informatika
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
1/62
ANALISA SISTEM REKRUTMEN PERSONEL
DI PT. KWARSA HEXAGON BANDUNG
LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTIK
Diajukan untuk memenuhi Mata Kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)
ARIS BUDIANTO
NIM : 12130865
Program Studi Manajemen Informatika
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Bandung
2015
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
2/62
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
3/62
ii
Kata Pengantar
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap puji syukur ke hadirat Allah SWT, pada hari ini telah
terselesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) dengan judul : Analisa Sistem
Rekrutmen Personel di PT. Kwarsa Hexagon Bandung, yang merupakan salah satu
syarat kelulusan mata Kuliah Kerja Praktik Lapangan Program Studi Manajemen
Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.
Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan laporan
ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan saran, serta
fasilitas dari berbagai pihak yang membantu hingga akhir penulisan laporan ini. Untuk itu
penulis menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:
1. Direktur Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.
2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan
Komputer Bina Sarana Informatika.
3. Bapak Rangga Senjaya, ST, M.Kom selaku Dosen Penasehat Akademik yang telah
memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini.
4. Bapak Ir. Yoyok Sukari, MBA selaku Direktur PT. Kwarsa Hexagon
5. Ibu Dra. Susy Yulianti Lydiana selaku Kepala Unit Kerja PAC PT. Kwarsa Hexagon
6. Bapak Yudi Wachyudiana selaku Kepala Unit Kerja SEJ PT. Kwarsa Hexagon
7. Seluruh Staf dan Jajaran Karyawan PT. Kwarsa Hexagon.
Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak yang
membantu, meskipun dalam penyusunan laporan ini masih terdapat kekurangan. Oleh
karena itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.
Bandung, Januari 2016
Penulis
Aris Budianto
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
4/62
iii
Daftar Isi
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ...................................................................................................... ii
Daftar Isi ............................................................................................................... iii
Daftar Simbol .......................................................................................................... v
Daftar Gambar .................................................................................................... vii
Daftar Tabel ........................................................................................................ viii
Daftar Lampiran....................................................................................................ix
BAB 1 PENDAHULUAN...................................................................................... 1
1.1 Umum ................................................................................................ 1
1.2 Maksud dan Tujuan ..................................................... ....................... 2
1.3 Metode Penelitian ....................................................... ....................... 2
1.4 Ruang Lingkup ........................................................... ....................... 2
1.5 Sistematika Penulisan.................................................. ....................... 3
BAB 2 LANDASAN TEORI ................................................................................. 4
2.1 Konsep Dasar Sistem ..................... .................................................... 4
2.1.1
Pendekatan Sistem .................................................... .............. 4
2.1.2 Karakteristik Sistem ............................................................ ... 4
2.1.3 Klasifikasi Sistem ................................................................... 6
2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)................ ................................. 7
2.2.1 Diagram Alir Data (DAD) ...................................................... 7
2.2.2 Normalisasi ............. .................................................. ............. 8
2.2.3 Tahapan-Tahapan Dalam Normalisasi .................................... 9
2.2.4
Kamus Data ..................................................... ..................... 10
2.2.5 Pengkodean ..................................................... ..................... 12
BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN ........................................................... 16
3.1 Umum ...................................................... ........................................ 16
3.1.1 Tinjauan Perusahaan ............................................................. 16
3.1.2 Sejarah Perusahaan ............................................................. .. 16
3.1.3 Struktur Organisasi dan Fungsi ............................................. 19
3.2 Prosedur Sistem Berjalan ..... .......................................................... .. 20
3.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ...................................... 25
3.4 Kamus Data ................ ......................................................... ............ 28
3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan .............................. ................................ 30
3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ................................. 31
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
5/62
iv
3.5.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ................................. 31
3.6 Permasalahan Pokok ......................................... ............................... 32
3.7 Alternatif Pecahan Masalah .............................................................. 32
BAB 4
PENUTUP ............................................................................................... 33
4.1 Kesimpulan ................................................................. ..................... 33
4.2 Saran ......................................................... ....................................... 33
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 35
DAFTAR RIWAYAT HIDUP .............................................................................. 36
SURAT KETERANGAN PKL ............................................................................. 37
NILAI KULIAH KERJA PRAKTEK ................................................................. 38
LAMPIRAN-LAMPIRAN ................................................................................... 39
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
6/62
v
Daftar Simbol
DAFTAR SIMBOL
a. Simbol Data Flow Diagram (DFD)
External EntityDigunakan untuk menggambarkan suatu sumber
atau tujuan pada arus data.
ProcessDigunakan untuk menggambarkan suatu proses
yang sedang berlangsung.
Data Flow
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.
Data StoreDigunakan untuk menggambarkan suatu tempat
untuk menyimpan atau mengambil data yangdiperlukan.
b. Simbol Konfigurasi Komputer
Display
Simbol yang menggambarkan kegiatanpengeluaran data CRT (Cathode RayTube).
Manual InputSimbol yang menggambarkan kegiatan pemasukan
data dengan menggunakan terminal atau keyboard.
Line PrinterSimbol yang menggambarkan pengeluaran data
pada mesin pencetak.
Floopy DiskSimbol yang menggambarkan pembacaan data
dengan media disket.
Process
Simbol yang digunakan untuk menggambarkanproses dalam komputer.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
7/62
vi
FlowlineSimbol yang menggambarkan hubungan proses dari
satu ke proses lainnya.
HarddiskSimbol yang menggambarkan suatu tempat ntuk
Menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
8/62
vii
Daftar Gambar
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Kwarsa Hexagon ............................................. 19
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ....................................................... 25
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Berjalan ............................... ............................... 26
Gambar 3.4 Diagram Detail 2.0. Sistem Berjalan .................................................... 27
Gambar 3.5 Diagram Detail 1.0. Sistem Berjalan .................................................... 27
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
9/62
viii
Daftar Tabel
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Notasi Tipe Data ........................ ........................................................... .. 11
Tabel 2.2 Notasi Struktur Data ............................................................. ................... 12
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
10/62
ix
Daftar Lampiran
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Usulan Kebutuhan Personel ..................................................... ............ 40
Lampiran 2 Surat Panggilan Wawancara / Proses Seleksi ........................................ 41
Lampiran 3 Form Biodata Personel Pelamar ............................................... ............ 42
Lampiran 4 Hasil Pemeriksaan Kesehatan ................................................... ............ 46
Lampiran 5 Surat Kesepakatan Penugasan .............................................................. 47
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
11/62
1
BAB 1 PENDAHULUAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Umum
Tahun 2016 adalah tahun penentuan bagi negara-negara peserta anggota
ASEAN dengan adanya program Masyarakat Ekonomi ASEAN atau yang
disingkat MEA, menjadi sebuah tantangan tersendiri bagi anggota-anggota
negara di ASEAN. Diperkirakan perkembangan dunia usaha akan sangat pesat,
peluang usaha terbuka lebar begitu pula dengan persaingannya yang menjadi
lebih ketat. Sistem penunjang penggerak usaha menjadi tolak ukur apakah
kegiatan usaha akan berjalan atau malah tergilas persaingan. Para penggiat usaha
di Indonesia mau tidak mau harus mempersiapkan diri agar tidak kalah dalam
persaingan global. Maka untuk menunjang suatu kegiatan usaha yang sehat
sangat diperlukan sistem yang handal.
Kepiawaian Sumber Daya Manusia (SDM) menjadi salah satu faktor yang
sangat mempengaruhi performance sebuah kegiatan usaha. Akan menjadi
sebuah mimpi buruk bagi perusahaan apabila SDM tidak mampu dalam
menjalankan sistem. Sebaik apapun sistem tanpa di jalankan dengan baik maka
akan sia-sia.
Dengan uraian di atas maka dipastikan sangat di perlukannya SDM yang baik
untuk menjalankan kegiatan usaha. Rekrutmen Personel merupakan proses awal
yang menentukan untuk mendapatkan sumber daya manusia (SDM) yang
berkualitas, yang digunakan untuk menunjang kinerja suatu perusahaan. Baik
buruknya kinerja perusahaan dipengaruhi oleh SDM. Karena SDM merupakan
penggerak sumber daya sumber daya lainnya yang dimiliki oleh perusahaan.
Oleh karena itu, kebutuhan SDM harus didukung dengan proses rekrutmen yang
sesuai denganjob descriptiondanjob specificationyang telah ditetapkan agar
SDM yang didapatkan sesuai dengan yang diharapkan oleh oleh para pelaku
usaha. Oleh sebab itu penulis tertarik untuk membahas rekrutmen personel dan
penulis memilih judul :
Analisa Sistem Rekrutmen Personel di PT. Kwarsa Hexagon Bandung
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
12/62
2
1.2 Maksud dan Tujuan
Maksud dari kegiatan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :
1. Untuk menambah pengalaman dan mengembangkan ilmu serta menerapkan
ilmu yang didapat selama perkuliahan berlangsung.
2. Mengetahui secara langsung kegiatan dunia kerja sehingga ke depan menjadi
tenaga profesional, disiplin, kreatif dan jujur.
Tujuan dari Kegiatan Kuliah Kerja Praktek ini adalah untuk memenuhi salah
satu mata kuliah di Semester V (Lima) Program Diploma Tiga (D.III) Akademik
Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI)
Jurusan Manajemen Informatika, yang dituangkan dalam Laporan Kuliah Kerja
Praktek ini.
1.3 Metode Penelitian
Dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan dalam penulisan Laporan
Kuliah Kerja Praktek ini penulis menggunakan beberapa metode, diantaranya
adalah:
1. Metode ObservasiMetode Observasi merupakan pengamatan dan penelitian secara langsung
terhadap objek yang diselidiki di lapangan.
2. Metode Wawancara
Metode Wawancara merupakan proses tanya jawab langsung dan sistematis
kepada orang yeng mengetahui tentang permasalahan yang sedang diamati
untuk meyakinkan hal-hal kegiatan observasi yang telah dilakukan.
3. Metode Studi Pustaka
Metode Studi Pustaka adalah pengamatan yang merujuk pada literatur-
literatur yang berisi teori-teori yang berkaitan dengan pembahasan tentang
rekrutmen Personel, yang diambil dari berbagai sumber baik dari luar
maupun dari dalam perusahaan.
1.4 Ruang Lingkup
Untuk lebih memusatkan permasalahan dan agar tidak menyimpang dari pokok
permasalahan, maka Penulis membuat batasan permasalahan yaitu mengenai
analisa sistem penerimaan Personel meliputi proses penerimaan lamaran, proses
seleksi sampai dengan pembuatan laporan penerimaan Personel baru yang
ditujukan kepada pimpinan.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
13/62
3
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan disusun untuk mengetahui secara ringkas permasalahan
dalam penulisan dan mempermudah pembaca menelusuri dan memahami isi
Laporan Kuliah Kerja Praktek. Berikut adalah Sistematika Penulisan dalam
Laporan Kuliah Kerja Praktek yang penulis susun :
BAB 1 Pendahuluan
Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang secara umum, maksud
dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup yang membatasi
permasalahan dan sistematika penulisan yang merupakan gambaran
dari keseluruhan bab.
BAB 2 Landasan Teori
Bab ini menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang dibahas
dalam ruang lingkup dan memberikan penjelasan secara teoritis tentang
peralatan rancangan sistem yang meliputi Diagram Alir Data
(DAD/DFD), normalisasi dan kamus data yang digunakan dalam
penulisan Laporan Kuiah Kerja Praktek.
BAB 3 Analisa Sistem Berjalan
Bab ini akan menjelaskan mengenai sejarah singkat berdirinya
perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya, prosedur sistem
berjalan, Diagram Alir Data (DAD), kamus data, spesifikasi sistem
berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen masukan (input) dan
keluaran (output), permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.
BAB 4 Penutup
Pada bab ini penulis mengemukan beberapa kesimpulan dan saran-
saran yang berkaitan dengan sistem berjalan pada penerimaan personel
baru di PT. KWARSA HEXAGON .
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
14/62
4
BAB 2 LANDASAN TEORI
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok dalam mendefinisikan sistem yaitu pendekatan yang
menekankan kepada prosedur dan pendekatan yang menekankan pada elemen
atau komponennya. Pendekatan yang lebih menekankan pada prosedur adalah
suatu jaringan kerja dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu sedangkan pendekatan yang lebih
menekankan pada elemen atau komponennya adalah kumpulan elemen-elemen
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.1 Pendekatan Sistem
Menurut Gordon B. Davis pendekatan sistem adalah seperangkat unsur-
unsur yang terdiri dari manusia, alat-alat, prosedur dan konsep yang di
himpun untuk maksud dan tujuan yang sama.
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen
tersebut antara lain :
a. Tujuan, maksud dan sasaran yang akan dicapai oleh sistem.
b. Batasan suatu daerah yang membatasi sistem yang satu dengan sistem yang
lain.
c. Kontrol, suatu pengendalian sistem yang bekerja pada batasan tertentu.
d. Masukan, energi yang di masukan kedalam sistem.
e. Proses (Process), bagian yang mengolah masukan (input)menjadi keluaran
(Output)
f. Keluaran, hasil yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran.
g. Umpan Balik, bagian elemen sistem yang berfungsi untuk melakukan
pengaturan terhadap sistem yang berjalan.
2.1.2
Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem adalah masukan, proses dan masukan, hal ini
merupakan konsep sebuah sistem yang angat sederhana, sebab sebuah sistem
dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu sebuah sistem
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
15/62
5
memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mencirikan bahwa hal
tersebut biasa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang
dimaksud adalah sebagai berikut :
a. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari jumlah komponen - komponen yang saling
berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.
Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem
setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi
tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem
dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut dengan Supra
system.
b. Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem
dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan
sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan
yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang
mempengaruhi operasi sistem tersebut, disebut dengan lingkungan luar
sistem. Dimana lingkungan luar ini dapat bersifat menguntungkan dan
dapat pula merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang
menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut, dengan demikian
lingkungan luar tersebut harus tetap terjaga dan dapat di pelihara.
Sedangkan lingkungan luar sistem yang merugikan harus dikendalikan,
kalau tidak akan menganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang
lainnya disebut dengan penghubung sistem atau interface melalui
penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu
subsistem ke subsistem lainnya. Bentuk keluaran dari suatu subsistem akan
menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui
penghubung tersebut.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
16/62
6
e. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukan kedalam sistem tersebut masukan sistem, yang
dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan signal masukan
(signal input).
f. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.
g. Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan
menjadi keluaran.
h. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat
determinan kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem
tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila menggunakan
sasaran atau tujuan yang direncanakan.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan menurut beberapa sudut pandang yaitu:
a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik, sedangkan Sistem Fisik merupakan sistem yang
ada secara fisik.
b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak
dibuat oleh manusia, sedangkan Sistem Buatan merupakan sistem yang
melibatkan interaksi manusia dengan mesin, atau yang disebut dengan
human machine system.
c. SistemDeterministicdan Sistem Probalistic
Sistem deterministic adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku
yang dapat di prediksi, sedangkan sistem probabisticadalah sistem yang
kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
17/62
7
d. Sistem Terbuka dan Tertutup
Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh
lingkungan luarnya, sedangkan sistem tertutup adalah sistem yang tidak
terpengaruh oleh lingkungan luarnya.
2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)
Sistem analis dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan
dalam bentuk logical model.Media tools system merupakan alat yang dapat
digunakan untuk menggambarkan bentuk logical model dari suatu sistem,
dimana simbol-simbol, lambang-lambang dan diagram-diagram menunjukan
secara tepat arti fisiknya. Adapun tools systemyang dimaksud untuk merancang
model sistem yang baru, contohnya seperti : Diagram Alir Data (DAD), Kamus
Data (KD).
2.2.1 Diagram Alir Data (DAD)
Dari istilah Diagram Alir Data, seakan-akan mencerminkan pendekatan pada
data, namun sebenarnya DAD lebih menekankan pada segi proses. Adapun
pengertian secara umum dari diagram alir data ini adalah suatu network yang
menggambarkan suatu sistim automat atau komputerisasi, manualisasi atau
gabungan dari keduanya. Yang penggambarannya disusun dalam bentuk
kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan
mainnya.
Keuntungan dari DAD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem
dari level yang paling tinggi menguraikan menjadi level yang lebih rendah
sedangkan kekurangan dari DAD adalah tidak menunjukan proses
pengulangan.
1. Simbol Diagram Alir Data
External EntityDigunakan untuk menggambarkan suatu sumber
atau tujuan pada arus data.
ProcessDigunakan untuk menggambarkan suatu proses
yang sedang berlangsung.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
18/62
8
Data Flow
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.
Data StoreDigunakan untuk menggambarkan suatu tempat
untuk menyimpan atau mengambil data yangdiperlukan.
2. Tahapan Diagram Alir Data (DAD)
a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang
akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut menggambarkansistem secara umum dan global dari keseluruhan sistem yang ada.
b. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap proses yang ada
didalam diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci.
c. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih
mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.
3. Aturan Main Data Flow Diagram
a. Di dalam Data Flow Diagram tidak boleh menghubungkan antara
external entity dengan external entitylainnya secara langsung.
b. Di dalam Data Flow Diagram tidak boleh menghubungkan data store
yang satu dengan data storeyang lainnya secara langsung.
c. Di dalam Data Flow Diagram tidak boleh menghubungkan data store
dengan external entitysecara langsung.
d. Setiap proses harus adaflowyang masuk dan yang keluar.
2.2.2 Normalisasi
Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi
table -tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses ini, selalu
diuji pada berapa kondisi, Ada beberapa macam kunci (key funcation)yang
digunkan untuk proses pencarian, penyaringan, hapus dan lain sebagainya
yang biasa digunakan didalam pengolahan database, yaitu sebagai berikut:
a. Kunci Utama (Primary Key)
Kunci Utama (Primary Key) adalah suatu atribut atau satu set minimal
atribut yang tidak hanya mendefinisikan secara unik suatu kejadian spesifik
tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu kejadian.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
19/62
9
b. Kunci Calon (Candidate Key)
Kunci calon (Candidate Key) adalah satu attribute atau satu set minimal
attribute yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang
spesifik dari suatu entity. Jika satu kunci kandidat berisi lebih dari satu
attribute, maka biasanya disebut sebagai composite key(kunci gabungan).
c. Kunci Alternatif (Alternatif Key)
Kunci Alternatif (Alternatif Key) adalah kunci kandidat yang tidak dipakai
sebagai primary key. Dimana kerap kali kunci alternatif ini dipakai sebagai
kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.
d. Kunci Tamu (Foreign Key)
Kunci Tamu(Foreign Key)adalah satu set atribut atau set atribut sebagai
key penghubung kedua tabel dan melengkapi satu relationship(hubungan)
terhadapprimary keyyang menunjukan keinduknya.
Jika sebuah primary key terhubungan ke tabel/entitas lain, maka
keberadaanprimary keypada entitas tersebut di sebut sebagaiforeign key.
2.2.3
Tahapan-Tahapan Dalam Normalisasi
Pada proses normalisasi ini perlu dikenal dahulu definisi dari tahap normalisasi
yaitu sebagai berikut:
a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada
keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap
atau terduplikasi.
b. Bentuk Normal (1stNF / Second Normal Form)
Bentuk Normal ke-satu mempunyai ciri yaitu, setiap data dibentuk dalam
flat file ( file datar atau rata ), data dibentuk dalam suatu recorddan dinilai
dari file berupa atau atometic value.
c. Bentuk Normal Kedua (2ndNF / Second Normal Form)
Bentuk Normal ke-dua mempunyai syarat yaitu, bentuk daftar telahmemenuhi kriteria bentuk normal ke-satu.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
20/62
10
d. Bentuk Normal Ketiga (3rdNF / Third Normal Form)
Untuk menjadi Bentuk Normal ke-tiga maka relasi haruslah dalam bentuk
normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang
transitif.
2.2.4 Kamus Data
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat dan digunakan pada
tahap analis dan pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analis kamus data
digunakan sebagai alat komunikasi antara sistem analis dengan user tentang
data yang mengalir pada sistem tersebut, sedangkan pada tahap perancangan
sistem kamus data digunakan untuk merancang input, outputatau laporan dan
database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada diagram arus data.
Arus data yang ada di DAD sifatnya global dan hanya ditujukan nama arus
datanya saja. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat
hal-hal sebagai berikut:
a. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju.
b. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di Data
Flow Diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data,
sehingga mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan yang
lebih lanjut tentang arus data tertentu di data flow diagramdapat langsung
mencarinya di kamus data.
c. Tipe Data
Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir,
dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar monitor
variable, parameter dan file-file.
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang
terdiri item-item atau elemen-elemen data.
d. Alias
Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda
untuk orang atau departemen yang satu dengan departemen yang lainnya.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
21/62
11
e. Volume
Volume perlu dicatat dalam kamus data tentang volume rata - rata dan
volume puncak dari arus data dalam satu periode tertentu.
f. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data.
g. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di
kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-
keterangan tentang arus data tersebut.
Selain hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk
mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut
Notasi.
Dimana Notasi kamus data lebih mudah menjelaskan data dibandingkan
dengan narasi. Notasi atau simbol yang digunakan dibagi menjadi dua macam
yaitu sebagai berikut :
a. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun
output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :
Tabel 2.1 Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
X
9
A
Z
.
,
-
/
Setiap karakter
Angka numerik
Karakter alphabet
Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
Titik, sebagai pemisah ribuan
Koma, sebagai pemisah pecahan
Hypen, sebagai tanda penghubung ( contoh : 021 7500 )
Slash, sebagai tanda pembagi ( contoh : 24 / 10 / 04 )
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
22/62
12
b. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana
notasi yang umum digunakan sebagai berikut:
Tabel 2.2 Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
=
+
()
{}
[]
|
*
@
Terdiri dari
And ( dan )
Pilihan ( boleh ya atau tidak )
Iterasi / pengulangan proses
Pilihan salah satu pilihan
Keterangan pilihan didalam tanda []
Keterangan atau catatan
Petunjuk ( Key field )
2.2.5 Pengkodean
Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasi data, memasukan data ke dalam
komputer dan mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan
dengannya.Kode dapat di bentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-
karakter khusus.
1. Petunjuk Pembuatan Kode
Beberapa kemungkinan susunan digit(angka), huruf dan karakter-karakter
khusus dapat dirancang ke dalam bentuk kode.Di dalam merancang suatukode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut:
a. Harus mudah di ingat
Supaya kode mudah di ingat, maka dapat di lakukan denga cara
menghubungkan kode dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.
b. Harus unik
Kode harus unik untuk masing - masing item yang diwakilinya, unik
berarti tidak ada yang kembar.
c. Harus fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan
atau pengambilan item baru dapat di wakili oleh kode.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
23/62
13
d. Harus efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah di ingat akan efisien bila
direkam di luar komputer.
e. Harus konsisten
Bilangan mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah di
pergunakan.
f. Harus di standarisasi
Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen
dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan
kebingungan, salah pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan
pemakaian bagi yang mengunakan kode tersebut.
g. Spasi di hindari
Spasi di dalam kode sebaiknya di hindari karena dapat menyebabkan
kesalahan dalam menggunakannya.
h. Hindari karakter yang mirip
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi
pengucapannya, sebaiknya tidak digunakan dalam kode.
i. Panjang kode harus sama
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang
sama.
2. Tipe Dari Kode
Ada beberapa tipe dari kode yang dapat digunakan sistem informasi, dan
tipe-tipe kode itu diantaranya sebagai berikut:
a. Kode Mnemonik
Kode mnemonik digunakan supaya mudah di ingat, kode ini di buat
dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item
yang akan di wakili dengan kode ini, umumnya kode mnemonik
menggunakan huruf, akan tetapi dapat juga mengguanakan huruf dan
angka. Kebaikan dari kode ini adalah mudah diingat dan
kelemahannya kode dapat menjadi panjang.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
24/62
14
b. Kode Urut (Sequential Code)
Kode Urut (Sequential Code) di sebut juga dengan kode seri (Serial
Code) Merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan
kode berikutnya. Adapun kebaikannya:
Sangat sederhana.
Mudah di ingat.
Kode dapat pendek tetapi tetap unik.
Mudah di cari bila kodenya sudah di ketahui.
Cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record
relatif, sehingga nomor record dapat sama dengan kodenya,
dengan demikian file tidak perlu di indeks. Baik untuk pengendalian, karena kode yang hilang dapat mudah di
ketahui.
Kelemahannya:
Menambahkan kode hanya dapat di tambahkan pada akhir urutan
dan tidak dapat di sisipkan.
Tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang di
wakilinya, kecuali hanya bedasarkan urutannya saja. Tidak fleksibel bila terjadi perubahan blok.
c. Kode Blok
Kode blok (Block Cod) mengklasifikasikan item kedalam kelompok
blok tertentu yang mencerminkan klasifikasi tertentu atas dasar
pemakaian maksimum yang di harapkan.
Kebaikannya: Nilai dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang
sudah tertentu.
Mudah diperluas.
Kode dapat ditambah atau di buang sebagian.
Proses pembuatan laporan keuangan dapat di lakukan dengan lebih
mudah, karena tiap-tiap kelompok rekening dapat di ketahui blok
kodenya.
Kelemahannya:
Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode
menjadi cukup panjang.
Kurang mudah di ingat.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
25/62
15
d. Kode Group (Group Code)
Merupakan kode-kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field
mempunyai arti.
Kelebihan:
Nilai dari kode mempunyai arti.
Mudah di perluas.
Dapat ditambah atau dibuang sebagian.
Dapat menunjukan jenjang dari data.
Kelemahannya:
Kode dapat menjadi panjang.
e. Kode Desimal
Kode desimal (Decimal Code )mengklasifikasikan kode atas dasar 10
unit angka desimal di mulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau
dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
26/62
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
27/62
17
Tenaga Ahli berdedikasi tinggi dari berbagai bidang keahlian, dan fasilitas
kantor yang dilengkapi peralatan penunjang modern, bisnis PT. Kwarsa
Hexagon dewasa ini telah berkembang menjadi 3 (tiga) layanan utama sesuai
sertifikasi ISO 9001 : 2008 yang dimiliki PT. Kwarsa Hexagon yakni :
Studi
Desain Teknis Rinci
Supervisi Konstruksi
Manajemen Konstruksi
Meliputi bidang-bidang kegiatan sebagai berikut :
Pengembangan Sumberdaya Air Sipil dan Manajemen Konstruksi
Pengembangan Energi
Studi Lingkungan
Permukiman dan Pengembangan Wilayah
Kelautan dan Perikanan
Pertanian dan Kehutanan
Sistem Teknologi Informasi
Survey dan Investigasi
Pengembangan layanan perusahaan di seluruh Indonesia disertai oleh
pengembangan organisasi dan personalia perusahaan secara
berkesinambungan dalam keahlian profesional dan dilengkapi oleh hubungan
sangat erat dengan pusat-pusat pengembangan teknologi, telah menghasilkan
kemampuan untuk menyediakan layanan terbaik dan efisiensi tertinggi.
Komitmen manajemen mutu PT. Kwarsa Hexagon diwujudkan dalam visi,
misi, nilai dan kebijakan mutu perusahaan yang merupakan standar layanan
PT. Kwarsa Hexagon.
Visi
Menjadikan Perusahaan Layanan Solusi Pembangunan Unggulan Regional
Misi
Menjawab Tantangan Pembangunan di Bidang Energi, Infrastruktur,
Informatika dan Lingkungan Hidup secara Bermatabat
Nilai
o Menjadi manusia efisien, efektif dan konsekwen;
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
28/62
18
o Bersikap andal dan tuntas, berorientasi pada tugas dan
bertanggungjawab atas peningkatan mutu produk secara menerus;
o Jujur, Profesional dan Inovatif.
Kebijakan Mutu
o Peningkatan kepuasan dan loyalitas Klien secara berkelanjutan.
o Penyempurnaan secara terus menerus atas mutu produk, baik substansi,
tampilan maupun waktu penyerahan setiap hasil produk Perusahaan.
o Peningkatan mutu proses internal secara menerus, untuk mewujudkan
sistem manajemen Perusahaan yang ramping efisien efektif, didukung
oleh seluruh Personel Perusahaan terlatih dan kompeten, memiliki
kemampuan individu handal, profesional dan multi tasking.
o Peningkatan kompetensi, pendayagunaan penguasaan IPTEK,
peningkatan sarana, prasarana kerja dan kesejahteraan Personel
Perusahaan secara terprogram dan berkelanjutan.
o Pengambilan keputusan berdasarkan sistem informasi manajemen yang
terbarui melalui pemutakhiran sistem database Perusahaan secara
menerus.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
29/62
19
3.1.3 Struktur Organisasi dan Fungsi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Kwarsa Hexagon
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
30/62
20
3.2 Prosedur Sistem Berjalan
Suatu prosedur atau tahap-tahap yang dilakukan sebelum memulai suatu
kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut prosedur sistem. Sesuai
dengan ruang lingkup yang dibahas dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja
Praktek ini, maka prosedur sistem berjalan yang diambil yaitu Prosedur
Rekrutmen dan Seleksi Personel di PT. Kwarsa Hexagon yang selama ini telah
melewati beberapa proses sebagai berikut :
1. Kebutuhan Tambahan Personel pada U/K
U/K yang membutuhkan tambahan Personel menyampaikan pengajuan
kepada U/K PAC, untuk memenuhi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan,
meliputi kualifikasi yang dipersyaratkan dalam Pekerjaan dimaksud, melalui
Form No. H1/FFR/001, dan melampirkan kualifikasi Job Description pada
posisi penugasan yang dimaksud menggunakanForm No. H1/FFR/007B
2. Inventarisasi Kualifikasi dan Ketersediaan Personel
Sebagai langkah awal dari proses pengajuan seperti tercantum pada butir 1.
U/K yang membutuhkan tambahan Personel, melakukan assessment tentang
ketersediaan Calon Personel yang dibutuhkan, dari database U/K dan
database pada sub U/K DTA, mengenai latar belakang pendidikan,
pengalaman, jenis kelamin dan lain-lain, disesuaikan dengan kualifikasi
yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan/penugasan.
3. Ketersediaan Personel dari Sumber Internal
U/K PAC berkoordinasi dengan pihak terkait (butir 2) dengan melakukan
inventarisasi dari database Personel dan database Pelamar. Kemudian data
Calon Personel yang dianggap dapat memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan,
dituangkan dalam Form No. H1/FFR/001. Bila kebutuhan tambahan
Personel dapat dipenuhi melalui penugasan Personel Tetap, maka U/K
terkait segera mengusulkan penugasan Personel Tetap tersebut kepada
Direksi Perusahaan melalui U/K PAC dengan menggunakan Form No.
H1/FFR/008.
4. Mencari dari Sumber Eksternal
Apabila dari data sesuai yang tercantum dalam (butir 2 dan butir 3) tidak
tersedia calon personel dengan kualifikasi yang dibutuhkan maka U/K
terkait dan U/K PAC mencari dari Sumber Ekternal (Lembaga Pendidikan,
Masyarakat Asosiasi, Relasi dan Rekomendasi dari Personel Perusahaan)
dalam waktu 1 (satu) hari kerja.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
31/62
21
5. Proses Seleksi
Selanjutnya, dilakukan seleksi awal dan evaluasi terhadap Calon Personel
(Pendidikan, pengalaman dan keahlian yang mendukung) sesuai dengan
butir 3 dan butir 4, meliputi tahap sebagai berikut
a) Calon Personel mengisi Form Biodata PelamarFormNo. H1/FFR/006.
Dilanjutkan dengan wawancara oleh U/K Teknis atau user meliputi latar
belakang pendidikan, dan pengalaman kerja. Tahap selanjutnya adalah
Tes tertulis bidang keahlian (teori, tes ketrampilan, penguasaan aplikasi
komputer dan Bahasa Inggris) kemudian hasilnya dituangkan ke dalam
FormNo. H1/FFR/001.Hasil evaluasi disampaikan kepada U/K PACbeserta rekomendasi apakah proses seleksi dilanjutkan atau tidak.
b) Untuk Calon Personel dengan rekomendasi dilanjutkan, maka U/K
PAC menyampaikan Surat Panggilan untuk mengikuti proses
wawancara dan seleksi lebih lanjut. U/K PAC memeriksa kelengkapan
Data Administrasi (Surat lamaran, Curriculum Vitae, Ijazah dan Identitas
Diri) denganForm No. H1/FFR/001.
c) Proses selanjutnya adalah wawancara oleh U/K PAC meliputi
kesesuaian remunerasi, penjelasan Job Description secara umum dan
penjelasan mengenai Peraturan Tata Tertib Perusahaan, sekurang-
kurangnya tentang hal :
Kehadiran.
Jam Kerja.
Sistem Penggajian.
Hasil Wawancara dituangkan ke dalamFormNo. H1/FFR/001.
d) Jika Direksi menganggap perlu, Calon Personel menjalani tes Kesehatan
oleh U/K PAC melalui Klinik KWARSA, untuk mengetahui ada
tidaknya kelainan dan/atau penyakit yang diderita calon Personel
dimaksud, hasilnya dituangkan padaForm No. H1/FFR/006E.
e) Jika Calon Personel tidak memenuhi persyaratan, baik dalam aspek
teknis, perilaku maupun kesehatan, maka U/K PAC mengirimkan Surat
Pemberitahuan kepada Calon Personel bersangkutan selambat-
lambatnya 3 (tiga) hari kerja pasca pemanggilan terakhir Calon Personel.
6. Persetujuan Direksi
Pasca proses negosiasi dengan calon Personel terpilih, Manajer Proyek dan
atau Kepala Sub U/K serta Kepala U/K terkait mengajukan usulan
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
32/62
22
Penugasan calon Personel kepada Direksi Perusahaan (Form No.
H1/FFR/007)meliputi remunerasi, tunjangan dan Perioda Penugasan.
7. Proses Kesepakatan Penugasan Personel
Setelah usulan dimaksud pada butir 6 mendapat persetujuan dari Direktur
Utama maka U/K PAC segera memproses Surat Kesepakatan Penugasan.
8. PenjelasanJob Description
Kepala U/K, Kepala Sub U/K, dan Atasan Langsung berkewajiban memberi
Job Description beserta penjelasan secara seksama tentang tugas-tugas
berikut tatacara pelaksanaannya kepada Personel dimaksud pada butir 7
yang dituangkan di dalamForm No. H1/FFR/007B.
9. Remunerasi Personel KontrakU/K PAC secara periodik memproses pembayaran remunerasi Personel
Kontrak melalui tahapan sebagai berikut :
a) U/K PAC menginformasikan kepada U/K terkait mengenai besaran
remunerasi Personel Kontrak per bulan sebelum tanggal 16 bulan
berjalan melalui Inter Office Communication (IOC), berdasarkan data
Surat Kesepakatan Penugasan.
b) Setelah U/K terkait memeriksa dan menyetujui besaran remunerasi
tersebut maka U/K PAC memproses pembayaran remunerasi melalui
BCA Link untuk rekening masing-masing yang efektif tanggal 25 setiap
bulannya, setelah mendapat persetujuan Dewan Direksi.
10.Pembimbingan, Pengawasan & Penilaian
Setiap Kepala Sub U/K dan Kepala U/K bersama-sama dengan Manajer
Proyek (M/P) melakukan pembimbingan dan pengawasan (sesuai Program
Perusahaan) melalui penilaian prestasi unjuk kinerja dan kompetensi
Personel Kontrak yang berada di bawah tanggungjawabnya sesuai Prosedur
Penilaian Kinerja Berbasis Kompetensi (No. H1-SPP/002) setiap 3 (tiga)
bulan sekali. Data dari M/P, Kepala Sub U/K dan Kepala U/K dimohonkan
persetujuan dari Direktur terkait untuk kemudian direkapitulasi oleh U/K
PAC selanjutnya dimohonkan persetujuan Direktur Utama.
Data hasil penilaian digunakan sebagai salah satu bahan pertimbangan untuk
menetapkan hal-hal yang dianggap perlu berkaitan dengan status Personel
Kontrak yang bersangkutan.
11.Monitoring Personel Kontrak
Unit Kerja PAC secara berkala melaksanakan monitoring terhadap Personel
Kontrak melalui tahapan sebagai berikut :
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
33/62
23
a) Monitoring terhadap jadwal penugasan Personel Kontrak dan melakukan
koordinasi dengan U/K terkait, selambat-lambatnya 2 (dua) minggu
sebelum masa kontrak berakhir, melalui Form IOC (Inter Office
Communication - Form No. H1/FFR/010B), untuk mendapatkan
penjelasan mengenai status dan usulan tindak lanjut atas penugasan
Personel tersebut, selanjutnya dimohonkan persetujuan Direktur terkait
dan Direktur Utama.
12.Rekrutmen Akuntan Proyek
Bagi Personel Kontrak untuk penugasan sebagai Akuntan Proyek, maka
proses rekrutmen diajukan oleh Kepala Sub U/K PKP (Pengendalian
Keuangan Proyek), diverifikasi oleh Manajer U/K KAP (Keuangan,Akuntansi dan Perpajakan), selanjutnya dimohonkan persetujuan Direktur
terkait dan Direktur Utama.
13.Pengangkatan Personel Tetap
Bagi Personel Kontrak yang diangkat menjadi Personel Tetap, maka tahapan
prosesnya sebagai berikut :
a) Kepala Sub U/K dan Kepala U/K menginventarisasi kebutuhan Personel
Tetap untuk perkuatan dan pengembangan di Unit Kerjanya, disesuaikan
dengan tingkat pendidikan dan keahlian yang diperlukan.
b) Selanjutnya, Kepala Sub U/K dan Kepala U/K melakukan seleksi
terhadap Personel Kontrak yang memenuhi kualifikasi dan kompetensi
yang dibutuhkan. Kemudian mengajukan usulan Pengangkatan Personel
Tetap bagi Personel Kontrak yang memenuhi kualifikasi melalui Form
IOC (Inter Office Communication - Form No. H1/FFR/010B), dengan
melampirkan :
a. Hasil Penilaian Kinerja Berbasis Kompetensi selama 3 (tiga) Perioda
penilaian.
b. Rencana Pengembangan Personel bersangkutan.
Untuk dimohonkan persetujuan dari Direktur terkait dan Direktur
Utama.
c) Setelah usulan dimaksud pada poin 13.b. disetujui oleh Direktur dan
Direktur Utama, maka U/K PAC membuat Surat Keputusan Direksi
untuk Pengangkatan Personel berstatus Personel Tetap.
d) U/K PAC berkewajiban menjelaskan tentang Hak dan Kewajiban
Personel Tetap yang tertuang dalam Peraturan Tata Tertib Perusahaan,
antara lain mengenai :
a. Golongan gaji, Eselon, dan Tunjangan bagi Personel Tetap
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
34/62
24
b. Sanksi terkait Pelanggaran Kedisiplinan
14.Dokumentasi (Database)
U/K PAC mendata semua Personel Perusahaan terkait biodata, masa kerja,
remunerasi, dan kinerja, baik Personel yang sedang dalam penugasan
maupun Personel yang pernah ditugaskan di lingkungan KWARSA
HEXAGON dengan status sebagai Personel Kontrak, meliputi :
a) Data Personel Kontrak yang sedang dalam masa penugasan dengan
menggunakanForm No. H1/FFR/010.
b) Rekaman Sumberdaya Terseleksi, yaitu data tentang Personel yang
pernah ditugaskan pada Pekerjaan di lingkungan KWARSA HEXAGON
dengan status sebagai Personel Kontrak dan dinilai berkinerja baik sertatidak tercela dengan menggunakan Form No. H1/FFR/010C,
berdasarkan penilaian kinerja Personel selama penugasan di lingkungan
KWARSA HEXAGON oleh Kepala U/K dan atau Kepala Sub U/K
terkait (Form No. H1/FFR/010D).
c) Daftar Hitam (Negative List) Personel Kontrak, yaitu data tentang
Personel yang pernah bekerja di lingkungan KWARSA HEXAGON
dengan status sebagai Personel Kontrak, tercatat memiliki Kinerja dan
Kompetensi di bawah Standar yang berlaku di Perusahaan sebagaimana
dimaksud pada butir 11. (Form No. H1/FFR/011).
d) Surat Keterangan Kerja, yaitu Surat Keterangan yang diberikan kepada
Personel yang telah habis masa penugasannya di lingkungan KWARSA
HEXAGON dengan menggunakanForm No. H1/FFR/016.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
35/62
25
3.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Keterangan :
SPK = Surat Panggilan Kerja
SLK = Surat Lamaran Kerja
HSCK = Hasil Seleksi Calon Personel
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
36/62
26
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
37/62
27
Gambar 3.4 Diagram Detail 2.0. Sistem Berjalan
Gambar 3.5 Diagram Detail 1.0. Sistem Berjalan
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
38/62
28
3.4 Kamus Data
Kamus data sistem berjalan adalah katalog data dan kebutuhan-kabutuhan
informasi dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data sistem analis untuk
mengidentifikasi data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Adapun
kamus data sistem berjalan terdapat sebuah formulir input dan output dengan
berbagai tampilan. Pembentukan kamus data pada tahap analis dan perancangan:
a. Dokumen Masukan
1. Nama Arus Data : Usulan Kebutuhan Personel
Alias : Form Tenaga Kerja
Bentukl Data : Cetakan Manual
Arus Data : Arsip Permohonan Tenaga Kerja-Proses
Penjelasan : Sebagai data untuk permohonan kebutuhan
Personel baru
Periode : Setiap saat
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Logo + No. Dokumen + Berlaku Efektif + Revisi
+ Halaman + Judul
Keterangan : Logo * No. Dokumen * Berlaku Efektif form *Revisi * Halaman
Isi = 1 {No + Jabatan + Tugas-tugas yang akan
dilakukan + * kualikasi * + 1 {Umur + Jenis
Kelamin + Pendidikan + Pengalaman}20 +
Jumlah Orang + Waktu dibutuhkan}20
Keterangan : No * Nomor Urut * Jumlah Orang * Jumlah
Tenaga Kerja yang dibutuhkan *
Footer = Menyetujui + Mengetahui + Tanggal + Yang
Memohon
Keterangan : Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun
2. Nama Arus Data : Form Biodata Personel Pelamar
Alias : Form Pelamar
Bentuk Data : Cetakan Manual
Arus Data : Calon Personel U/K PAC
Penjelasan : Biodata Sebagai seleksi Personel
Volume : Rata rata pertahun 4 kali permintaan
Struktur Data : Header + Isi
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
39/62
29
Header = Logo + No. Dokumen + Berlaku Efektif + Revisi
+ Halaman + Judul
Keterangan : No. Dokumen * terdiri dari 10 digit * Berlaku
Efektif * = Tgl + Bulan + Tahun
Isi = Nama Lengkap + Nama Panggilan + Jenis
Kelamin + Golongan Darah + Agama + Tempat
/ Tgl Lahir + Anak ke + dari saudara + Alamat +
Kode pos + Alamat (surat menyurat) + Kode pos
+ No.Telp. + No.HP. + e-mail + NO. NPWP. +
No.KTP + No.SIM + {No. Rekening} + Status +Anggota Keluarga {Nama + Hubungan +
Pendidikan + Tanggal Lahir + Usia} +
Pendidikan {Pendidikan + Nama sekolah +
Tahun Ajaran + (tamat / Tidak) + Software
komputer yang dikuasai + Bahasa yang dikuasai
+ Referensi {nama + Jabatan + alamat kantor}
Keterangan : No.KTP * Terdiri dari 22 digit *
No.SIM * Terdiri dari 15 digit *
Tempat / Tgl Lahir = Tempat Kelahiran / Tgl +
Bulan + Tahun
Jenis Kelamin = [Pria | Wanita]
Status = [Belum Menikah | Menikah | Cerai] Tgl
Lahir = Tgl + Bulan + Tahun
3. Nama Arus Data : Evaluasi Hasil Wawancara
Alias : EHW
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : U/K Terkait Calon Personel
Penjelasan : Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan
berdasarkan wawancara.
Periode : Setiap terjadi penerimaan Personel baru
Volume : Rata-rata prtahun 4 kali permintaan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Judul + Nama + Pendidikan + Tanggal + Untuki
jabatan + Divisi / Biro + wawancara + Status
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
40/62
30
Keterangan = Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun Untuk
Jabatan * Calon Personel akan Dimasukan
dijabatan apa * Unit Kerja / U/K * Nama U/K
yang memerlukan * Status = [Bujangan |
Menikah]
Isi = 1{No. + Kualikasi + Skala Penilaian +
Komentar}6
Keterangan = Skala Penilaian = [Baik | Sedang | Buruk]
Footer = Judul + Rekomendasi + Lain-lain +
Pewawancara
Keterangan = [Dapat diterima | Cadangan | Ditolak]Pewawancara * Nama Pewawancara *
b. Dokumen Keluaran
1. Nama Arus Data : Surat Panggilan Interview
Alias : Interview
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Penjelasan : Sebagai Surat Panggilan Kerja Untuk Seleksi
Wawancara
Arus Data : U/K PAC Calon Personel
Periode : Setiap Terjadi Penerimaan Personel Baru
2. Nama Arus Data : Surat Hasil Seleksi Calon Personel
Alias : HSCK
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : U/K PAC Calon Personel
Penjelasan : Sebagai Pemberitahuan Hasil Seleksi Calon
Personel
Periode : Setiap Terjadi Penerimaan Personel Baru
Struktur Data : -
3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi sistem berjalan ini sangat diperlukan suatu dokumen untukpemrosesan data. Adapun dokumen yang ada dalam sistem penerimaan Personel
baru pada Bagian Personalia U/K PAC PT. Kwarsa Hexagon adalah sebagai
berikut :
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
41/62
31
3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
a. Nama Dokumen : Usulan Kebutuhan Personel
Fungsi : Sebagai Data untuk diadakannya Penerimaan
Personel Baru
Sumber : Arsip Kebutuhan Tenaga Kerja
Tujuan : U/K PAC
Media : Kertas Cetakan
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap akan diadakannya Penyeleksian
Penerimaan Personel Baru
Bentuk : Lihat Lampiran 1
b. Nama Dokumen : Applikasi Form
Fungsi : Sebagai Data Calon Personel Baru
Sumber : Calon Personel
Tujuan : U/K PAC
Media : Kertas Cetakan
Jumlah : Empat Lembar
Frekuensi : Setiap akan menerima Personel Baru
Bentuk : Lihat Lampiran 3
3.5.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
a. Nama Dokumen : Surat Hasil Seleksi Calon Personel
Fungsi : Sebagai Pemberitahuan kepada Calon Personel
atas Hasil Wawancara
Sumber : U/K PAC
Tujuan : Calon Personel
Media : Kertas Cetakan Komputer
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap Setelah Wawancara
Bentuk : -
b. Nama Dokumen : Surat Wawancara / Interview
Fungsi : Sebagai Pemberitahuan Tentang Waktu SeleksiCalon Personel
Sumber : U/K PAC
Tujuan : Calon Personel
Media : Kertas Cetakan Komputer
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
42/62
32
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap Penerimaan Personel Baru
Bentuk : Lihat Lampiran 2
3.6 Permasalahan Pokok
Masih belum diaplikasikannya sistem komputerisasi online dalam
proses/tahap rekrutmen personel perusahaan, yang menjadikan:
a. Masih cukup banyaknya penggunaan kertas untuk keperluan administrasi
pada proses perekrutan personel.
b. Masih diperlukan tahap rekapitulasi dalam penyusunan database personel.
3.7 Alternatif Pecahan Masalah
a. Diaplikasikan sistem komputerisasi online dalam proses rekrutmen
personel agar kaidah penggunaan kertas yang sedikit (paperless)pada proses
rekrutmen personel.
b. Penerapan Aplikasi Sistem Kompuerisasi online dimaksudkan juga agar
mempercepat proses penyusunan database personel.
c. Dengan Sistem Komputerisasi online diharapkan dapat mempercepat
proses penyaringan / seleksi calon personel.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
43/62
33
BAB 4 PENUTUP
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Dengan selesainya penulisan Kuliah Kerja Praktek ini yang membahas aspek
rekrutmen Personel di PT. Kwarsa Hexagon, dengan alternatif usulan
penyempurnaan yaitu dengan membangun sistem komputerisasi online.
Penulis menyimpulkan apa yang telah dijelaskan dari bab-bab terdahulu. Namun
demikian pada akhir penulisan ini diuraikan secara garis besar prihal yang telah
dibahas mulai dari sistem yang berjalan sampai dengan sistem usulan. Secara
umum dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Komputerisasi (sistem online) sebagai alternatif pemecahan kendala yang
dihadapi sistem berjalan, diharapkan dapat membantu dan merupakan salah
satu alternatif pemecahan masalah. Dengan komputerisasi onlinesistem
ini diharapkan pula dapat melakukan penyimpanan data secara tertib, aman
dan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan, selain itu dengan adanya
sistem komputerisasi onlinedapat memberikan informasi yang cepat serta
dapat melakukan perbaikan atau pengeditan apabila dianggap hal tersebut
perlu dilakukan.
2. Komputerisasi online ini merupakan sebagian kecil dari teknologi yang
dapat membantu meningkatkan produktivitas kerja. Komputerisasi online
dapat menyajikan data Personel, khususnya dalam hal penerimaan Personel
baru, proses penyusunan laporan prihal rekrutmen pun diharapkan akan
terdukung sehingga lebih efektif.
4.2 Saran
Seiring selesainya penulisan laporan KKP ini penulis memberikan sumbang
saran untuk semakin menunjang kemajuan perusahaan sesuai dengan
kemampuan penulis dari apa yang telah dipelajari selama penyelesaian Kuliah
Kerja Praktek ini. Saran-saran tersebut adalah :
1. Dalam era globalisasi ini media komputerisasi (sistem online) sangat
dibutuhkan untuk menunjang kemajuan PT. Kwarsa Hexagon, untuk itu
diharapkan dalam penyajian informasi dan penyimpanan data digunakan
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
44/62
34
sistem komputerisasi onlineagar dapat menyajikan informasi yang cepat
dan akurat.
2. Dalam penggunaan sistem komputerisasi harus dilakukan Back Up data
secara berkala untuk menjaga keamanan data apabila terjadi kerusakan pada
komputer sehingga data-data yang ada akan tetap aman.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
45/62
35
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR PUSTAKA
HM, Jogiyanto. 2001. Analis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Trestruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. ANDI Offset. Yogyakarta.
Jr, Lucas dkk. 1993. Desain dan Implementasi Sistem Informasi. Erlangga, Jakarta.
Mcleod, Raymond Jr. 1998. Sistem Informasi Manajemen 1. PT. Prenhalindo. Jakarta.
Kewa Babina. 2008. Analisa Sistem Penerimaan Karyawan Baru Pada Bagian
KePersonelan Setjen DPR-RI Jakarta. Jakarta. Manajemen Informatika
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Jakarta.
Nurlitasari Lili. 2010. Gambaran Proses Rekrutmen dan Seleksi Perawat di Rumah
Sakit Medika Permata Hijau. Jakarta. Kesehatan Masyarakat Universitas
Indonesia Esa Unggul Jakarta.
Khaerunisa Rahmatun N. 2014. Perancangan Sistem Informasi E-Recruitment
Karyawan Pada PT. Kalila Indonesia. Tangerang. Sistem Informasi Manajemen
STMIK RAHARJA.
Rizal Ahmad. 2012. Rancang Bangun Sistem Informasi Rekrutmen Personel Pada PT.
Mitra Jaya Abadi. Surabaya. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik
Komputer Surabaya.
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
46/62
36
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
Nim : 12130865
Nama Lengkap : Aris Budianto
Tempat & Tanggal Lahir : Gombong, 23 Oktober 1987
Alamat Lengkap : Jl. Jatihurip Komplek Pasirjati Blok C No. 13 RT
04/06 Desa Jatiendah, Kecamatan Cilengkrang,
Kabupaten Bandung 40612
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non Formal
1. SDN Ajitunggal (1993 1999)
2. SLTPN 50 Bandung (1999 2002)
3. SMK Informatika Bandung (2002 2005)
C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan
1. Perusahaan : PT. LEN Industri (Persero) Bandung (2004)
Posisi : Teknisi Komputer & Networking (Prakerin)
2. Perusahaan : CV. Picom & Co Purwakarta (2005 2006)
Posisi : Teknisi Komputer & Networking
3. Perusahaan : PT. SIMNET Digital Indonesia Karawang (2006 2007)
Posisi : Teknisi Komputer & Networking
4. Perusahaan : PT. Raja Cipta Media Televisi Purwakarta (2007 2010)
Posisi : Teknisi Komputer & Networking
5. Perusahaan : PT. Kwarsa Hexagon (2012 s/d sekarang)
Posisi : Operator Komputer & CAD
Bandung, Januari 2016
Aris Budianto
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
47/62
37
SURAT KETERANGAN PKL
SURAT KETERANGAN PKL / KKP
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
48/62
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
49/62
38
NILAI KULIAH KERJA PRAKTEK
NILAI KULIAH KERJA PRAKTEK
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
50/62
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
51/62
39
LAMPIRAN-LAMPIRAN
LAMPIRAN LAMPIRAN
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
52/62
40
Lampiran 1 Usulan Kebutuhan Personel
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
53/62
41
Lampiran 2 Surat Panggilan Wawancara / Proses Seleksi
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
54/62
42
Lampiran 3 Form Biodata Personel Pelamar
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
55/62
43
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
56/62
44
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
57/62
45
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
58/62
46
Lampiran 4 Hasil Pemeriksaan Kesehatan
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
59/62
47
Lampiran 5 Surat Kesepakatan Penugasan
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
60/62
48
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
61/62
49
-
7/26/2019 KKP Manajemen Informatika
62/62