KUNJUNGAN KERJA PRESIDEN RI

MATERI PADA BIMBINGAN TEKNIS KEPROTOKOLAN DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN PUOleh : DJOKO TRIWIDAYANTO

ETIMOLOGYPROTOS & KOLLAPerekat yg pertama

APLICATION

ETIQUETTE

PROTOCOLEDraft a document

PERAN STRATEGIS PROTOKOLMANAJER

PEREKAT

MEDIATOR

DIPLOMAT

POAC

PARADIGMA KEPROTOKOLAN

PENGHORMATAN DAN PERLAKUAN TERHADAP SESEORANG PERLAKUAN TERHADAP LAMBANG-LAMBANG KEHORMATAN NKRI EKSPRESI PENGHORMATAN BANGSA TERHADAP KEDAULATAN NEGARA KESATUAN RI. PENGATURAN KEPROTOKOLAN BERIMPLIKASI TERHADAP CITRA PIMPINAN DAN INSTITUSI. ACARA / KEGIATAN BERJALAN DENGAN TERTIB, AMAN DAN LANCAR

BENTUK ACARA / KEGIATAN PRESIDEN RI

ACARA HARIAN

KUNJUNGAN KERJA KE DAERAH

ACARA NON HARIAN

KUNJUNGAN KE LUAR NEGERI

KUNJUNGAN TAMU NEGARA

ACARA INCIGNITO/INTERN

Dasar Kunjungan

Koordinasi

Survey

RakorDetil acara Lay out acara Undangan Pers & media

Juk tertulis/lisan Presiden RI atas Surat Permohonan menghadiri suatu kegiatan

Cek konodisi Panitia Tempat acara Instansi terkait Proyek yg diresmikan Sarana & prasarana

DampakBerdampak positif thd citra / program Presiden RI

Pelaksanaan*Acr lancar, tertib & aman Cek ricek acr, dinamika Perlengkapan & kelengkapan acr

AdvanceCek Kesiapan detail acr Gladi acara Sarana & prasarana

PROTOCOL ARRANGEMENTS

PREPARATION ARRANGEMENTS ARRIVAL ARRANGEMENTS

PROTOCOL ARRANGEMENTSPROGRAM ARRANGEMENTS

DEPARTURE ARRANGEMENTS

1. INVENTARISASI SEGALA HAL

TTG ACARA - MAKSUD & TUJUAN ACARA - DATA & INFORMASI TTG LOKASI, ACARA, LAY OUT, JARAK, SUSUNAN PANITIA, KELENGKAPAN & PERLENGKAPAN ACARA 2. PEMBAGIAN TUGAS - SURVEY, ADVANCE, MAIN GROUP 3. SUSUN JADWAL KEGIATAN - SURVEY, ADVANCE, MAIN GROUP 4. SESUAIKAN DRAFT ACARA DG HASIL SURVEI 5. RAPAT KOORDINASI 6. CEK KEBUTUHAN PELAKS PERJL -JENIS & JML TRANSPORTASI - PEMBERITAHUAN KPD ANGG ROMB - DATA AKOMODASI DI

PREPARATION ARRANGEMENTS

ARRIVAL ARRANGEMENTS

ALUR KEDATANGAN

PROSESI KEDATANG AN

PEJABAT PENYAMBUT

HOLDING ROOM

TRANSP MENUJU TMP ACARA

RUN DOWN ARRANGEMENTS -URUTAN ACARA -ALUR ACARA

PROGRAM ARRANGEMENTS

SEATING ARRANGEMENTS -KONFIRMASI UNDANGAN -PEMBERIAN TANDA TEMPAT -TATA TEMPAT -TATA BENDERA, LAGU KEBANGSAAN

EQUIPMENT ARRANGEMENTS -KELENGKAPAN ACARA -PERLENGKAPAN ACARA

TATA TEMPAT (PRESEANCE)1. Siapa yg berhak lebih didahulukanUNSUR

2. Siapa yg mendapat hak menerima prioritas dlm urutan tata tempat 3. Orang yg mendapat tempat untuk didahulukan adalah seseorang krn jabatan, pangkat atatu derajat di dalam pemerintahan atau masy.

ATURAN DASAR TATA TEMPAT1. Orang yg berhak mendapat tata urutan yg pertama adalah mereka yg mempunyai urutan paling depan / paling mendahului 2. Jika mereka berjajar, maka yg berada di sebelah kanan dari orang yg mendapat urutan tata tempat paling utama & yg paling tinggi /mendahului orang yg duduk disebelah kirinya 3. Jika menghadap meja, maka tempat utama adl yg menghadap ke pintu keluar & tempat terakhir adl tempat yg paling dekat dg pintu keluar 4. Jika berjajar pd garis yg sama: Tempat yg paling utama - sebelah kanan luar atau - tempat paling tengah rumusnya: genap= 2 1 - ganjil = 3 1 - 2 5. Kedatangan dan pulang: Orang yg paling dihormati, selalu datang paling akhir dan pulang paling dahulu 6. Jajar Kehormatan (receiving line): - Orang yg paling dihormati, hrs datang dari sebelah kanan pejabat yg menyambut - Bila orang yg paling dihormati yg menyambut tamu, maka tamu akan datang dari arah sebelah kirinya

1. Orang yg berhak mendapat tata urutan yang pertama adalah mereka yg mempunyai urutan paling depan / paling mendahului

CLASS STYLE

1Menteri Podium

12

1Muspida Meja Prasasti

Jika mereka berjajar, maka yg berada di sebelah kanan dari orang yg mendapat urutan tata tempat paling utama dianggap lebih tinggi/mendahului orang yg duduk disebelah kirinya

THEATER STYLEMeja Prasasti Podium

Menteri

21

Dubesi

Jika mereka berjajar, maka yg berada di sebelah kanan dari orang yg mendapat urutan tata tempat paling utama dianggap lebih tinggi/mendahului orang yg duduk disebelah kirinya

Jika menghadap meja, maka tempat utama adl yg menghadap ke pintu keluar & tempat terakhir adl tempat yg paling dekat dg pintu keluar

Jika berjajar pd garis yg sama: Tempat yg paling utama - sebelah kanan luar atau - tempat paling tengah rumusnya: genap= 2 1 - ganjil = 3 1 - 2

Jajar Kehormatan (receiving line): Orang yg paling dihormati, hrs datang dari sebelah kanan pejabat yg menyambut Bila orang yg paling dihormati yg menyambut tamu, maka tamu akan datang dari arah sebelah kirinya

a. Dalam rapat/konferensi pada meja 8 6 4 2 1 3 5 7 9 1 = Yang memimpin 2 9 = menurut jabatan

14

b. Berhadapan dg pemimpin/podium 1) Tdk terbagi dalam golonganPIMPINAN/PODIUM

5

3

1

2

4

2) Terbagi dlm macam-macam golonganPIMPINAN/PODIUM

5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 514

c. Duduk pada meja makan 1) Meja panjang melintang 7 3 1 5 9 10 6 2 4 8 2) Meja panjang membujur 2 4 6 8 10

1

12

3 5 7 9 11

3 7 12 10 6

1

2

5 9 11 8 414

3) Meja Bulat 2 4

1

3 5

68

710 1 9

4) Meja Oval3

7 10

5

9 814

6

2

4

Meja Jamuan Santap Malam Kenegaraan19 21 23 25 27 29 17 15 13 11 9 7 5 3 * * 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30

5 11 17 23 29 35

3 9 15 21 27 33

1 7 13 19 25 31

2 8 14 20 26 32

4 10 16 22 28 34

6 12 18 24 30 36

BEBERAPA KETENTUAN TATA TEMPAT

URUTAN TEMPAT MENTERI DIATUR MENURUT URUTAN MENTERI YG DITETAPKAN DLM KEPRES TENTANG PEMBENTUKAN KABINET DLM HUB YG BERKENAAN DG PERWAKILAN ASING, MENLU DIBERI TATA URUTAN MENDAHULUI ANGGOTA KABINET LAINNYA URUTAN TATA TEMPAT ANTAR PEGAWAI NEGERI DIATUR MENURUT SENIORITAS DG MEMBERIKAN TATA URUTAN SESUAI JABATAN MANTAN PEJABAT NEGARA/PEJABAT PEMERINTAH MENDAPAT TEMPAT SETINGKAT LEBIH RENDAH DARI PADA YG MASIH BERDINAS KTIF, TETAPI MENDAPAT TEMPAT PERTAMA DLM GOLONGAN YG SETINGKAT LEBIH RENDAH ITU ISTRI PEJABAT NEGARA & PEJBAT ASING MENDAPAT TEMPAT SETINGKAT SUAMINYA PARA DUBES/KEPALA PERWAKILAN ASING MENDAPAT KEHORMATAN YG UTAMA DIANTARA PEJABAT NEGARA & TATA TEMPATNYA DITETAPKAN BERDASARKAN TGL PENYERAHAN SURAT-SURAT KEPERCAYAANNYA KPD PRESIDEN PARA DUBES RI DIBERI TATA URUTAN SETINGKAT MENTERI, TETAPI DIATUR SETELAH MENTERI-MENTERI NEGARA

PRESEANCE NEGARA(Psl 4 (2) UU No.8 Th 1987 dan Psl 7-8 PP No. 62 Th 19901. 2. 3. 4.

5.6. 7.

8. 9. 10.

11.

12.

13.

14. 15.

PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA; WAKIL PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA; MANTAN PRESIDEN & MANTAN WK PRESIDEN R.I; KETUA & WAKA LEMBAGA-LEMBAGA NEGARA; PERINTIS PERGERAKAN KEBANGSAAN / KEMERDEKAAN; DUTA BESAR ASING UNTUK REPUBLIK INDONESIA; MENTERI NEGARA/PEJABAT YG DIBERI KEDUDUKAN SETINGKAT MENTERI NEGARA (PANGLIMA TNI, KAPOLRI, GUBERNUR BI, JAKSA AGUNG), DUTA BESAR LBBP KETUA UMUM DPP PARTAI POLITIK YANG MEMILIKI WAKIL WAKIL DI LEMBAGA LEGISLATIF PUSAT / DAERAH; GUBERNUR KETUA MUDA MA, ANGGOTA LEMBAGA NEGARA, HAKIM AGUNG MAHKAMAH AGUNG, WAKIL GUBERNUR; PEMILIK TANDA KEHORMATAN R.I. BERBENTUK BINTANG (ADIPURA, ADIPRADANA, UTAMA, PATAMA, NARARYA). PIMPINAN LPND DAN PEJABAT ESELON I.a, DIRUT BUMN, KETUA DPRD PROVINSI; KETUA UMUM MUI, KETUA PRESIDIUM KONPERENSI WGI, KETUA PERSEKUTUAN GGI, KETUA PARISADA HINDU DHARMA, KETUA WALUBI; STAF AHLI MENTERI, SEKDA PROVINSI, DAN PEJABAT SETINGKAT ESELON I.b; BUPATI / WALIKOTA, KETUA DPRD KABUPATEN/KOTA.

BENTUK UPACARA UPACARA BENDERA PERINGATAN HARI HARI BESAR NASIONAL UPACARA BUKAN UPACARA BENDERA

PERESMIAN PROYEK PEMBANGUNAN PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN KEGIATAN PENGANUGERAHAN TANDA KEHORMATAN CREDENTIAL LETTERS PELANTIKAN PEJABAT PERINGATAN HARI JADI / HARI ULANG TAHUN SIGNING MOU / LOI PIDATO KENEGARAAN STATE BANQUETTEE

PENGATURAN SIDANG / KONPERENSI DAN CEREMONIAL LAINNYA.

URUTAN ACARA DALAM ACARA RESMI TERDIRI DARI :

1. Pembukaan / sambutan2. Acara pokok 3. penutup- Persembahan tarian selamat datang 1. Laporan/Sambutan Selamat Datang Gubernur 2. Sambutan Menteri 3.Sambutan Presiden Republik Indonesia dilanjutkan dengan Penandatangan Prasasti dan Penekanan tombol sirine sebagai tanda Peresmian Proyek-Proyek Catatan : Pada saat penekanan tombol sirine dan penandatangan prasasti, Presiden RI didampingi oleh Menteri, Gubernur, dan yang terkait.

5. Doa bersama- Peninjauan

SEATING ARRANGEMENTS Model Kelas Model Theater

TATA PENGHORMATAN

PENGHORMATAN PRESEANCE PEMBERIAN TANDA TEMPAT PENGHORMATAN ROTATION MELIPUTI URUTAN SAMBUTAN, KEDATANGAN DAN KEPULANGAN PD UPACARA, NAIK/TURUN DARI KENDARAAN, PENYAMBUTAN DAN PENGLEPASAN. PENGHORMATAN PERLAKUAN BERUPA PEMBERIAN DUKUNGAN KEAMANAN, SARANA & FASILITAS. PENGHORMATAN LAMBANG NEGARA RI PENGHORMATAN BENDERA KEBANGSAAN DAN LAGU KEBANGSAAN. PENGHORMATAN JENAZAH BILA MENINGGAL(PENJELASAN UMUM UU NOMOR 8 TAHUN 1987)

CONTOH PEMBERIAN TANDA TEMPAT

LAMBANG NEGARA RI (PP No. 66 Th 1951, PP No. 43 Th 1958)

LN jika dibuat dalam satu warna gunakan warna sawo matang, perunggu, kuningan. LN digunakan di dalam semua gedung negeri, ditempat peristiwa resmi yang diadakan Pemerintah, pada gapura, bangunan yang pantas. Ukuran LN pada gedung dan ruangan harus pantas. Dilarang menggunakan LN sbg cap dagang & reklame perdagangan Pada LN dilarang menaruh huruf, kalimat, angka, gambar atatu tanda-tanda lain Tata letak Lambang Negara bersama-sama gambar resmi Presiden dan Wakil Presiden di dalam ruangan, maka LN diberi tempat paling sedikit sama utamanya.

BENDERA KEBANGSAAN RI (PP No. 40 Tahun 1958).

Berbentuk segi empat panjang, lebarnya 2/3 dari panjangnya, bagian atas berwarna merah & bagian bawah berwarna putih sedang kedua bagian itu sama lebarnya. Tidak boleh digunakan untuk memberi hormat dengan cara menundukkannya kpd seseorang. Dikibarkan pd waktu peringatan nasional, kunjungan Presiden, Wakil Presiden dan Tamu Negara RI, atau jika Daerah merayakan hal penting. Di dlm ruangan BK RI dipasang pd tiang bendera dan diletakkan di sebelah kanan mimbar. (Psl 20 ayat (2) PP No.62 Th 1990). BK RI dikibarkan sampai matahari terbenam, dan tiang bendera didirikan di atas tanah di lapangan atau di halaman gedung. Jika suatu acara/kegiatan dikibarkan bendera organisasi, maka BK hrs dikibarkan pula BK tdk boleh dipakai sbg langit-langit, atap, pembungkusbarang, tutup barang, reklame perdagangan dg cara apapun juga dan digambar, dicetak atau disulam pd barang-barang pemakinya. Penggunaan bersama-sama Bendera negara lain: - Jika hanya ada sebuah bendera asing, maka BK dipasang di sebelah kanan & Jika ada bendera dari beberapa negara asing, maka semua bendera itu dipasang pada satu baris. BK ditempatkan di tengah jika jumlah bendera itu ganjil atau dipasang di tengah sebelah kanan jika jumlah itu genap

LAGU KEBANGSAAN RIDiperdengarkan/dinyanyikan untuk menghormat Kepala Negara/Wakil Kepala Negara, Penaikan dan penurunan BK RI yang diadakan dalam upacara untuk menghormat BK RI, menghormat Negara Asing, serta dlm rangkaian pendidikan dan pengajaran. (Psl 4 PP No. 44/1958).

Diperdengarkan oleh korsik, dan / atau dinyanyikan paduan suara/bersama. (Psl 16 ayat (2) (3), Psl 21.e PP No. 62 Th 1990). Pada saat Lagu Kebangsaan RI diperdengarkan, mk orang yg hadir, mengambil sikap sempurna dan memberikan penghormatan menurut keadaan setempat. (Psl 21 hurup c PP No. 62 Tahun 1990). Pada upacara pengibaran BK RI yang diiringi dengan LK RI tidak dibenarkan mengunakan musik dari tape recorder, atau piringan. (Psl 21.d PP 62/1990). Dalam suatu pertemuan, baik umum maupun tertutup, yg dihadiri oleh pejabat-pejabat negara RI yg diundang sbg pejabat negara, lagu kebangsaan negara asing tdk boleh diperdengarkan sendiri melainkan harus diperdengarkan pula LK Indonesia Raya. Dilarang menggunakan LK untuk reklame dlm bentuk apapun. Dilarang menggunakan bagian daripada lagu Kebangsaan dlm gubahan yg tidak sesuai dg kedudukan Lagu Indonesia Raya sebagai Lagu Kebangsaan

PRESIDEN DAN WAKIL PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA

Gambar resminya sebagai Tanda Kehormatan dan Kedaulatan Negara. Memperoleh penghormatan dgn pengibaran BK RI dalam acara kunjungan ke daerah. (Psl 7 ayat (3) PP No.40 Th 1958). Memperoleh penghormatan dgn diperdengarkan/dinyanyikan Lagu Kebangsaan Indonesia Raya. (Psl 4 (1) PP 44 Th 1958). Pemasangan bersama LN RI diberi tempat sedikit sama utamanya (Psl 5 PP No.43/1958)

PENEMPATAN BENDERA KEBANGSAAN

KELENGKAPAN & PERLENGKAPAN ACARA

-SOUND SYSTEM -GONG/BEDUK DLL SBG TANDA PERESMIAN -KURSI ARM CHAIR DAN MEJA DG FRESH FLOWER UNTUK MAIN SEAT -SIMULTANEUS INTERPRETER BILA ADA DUBES ASING -PRASASTI, SPIDOL WARNA EMAS -EMBER.GAYUNG, SEKOP, CANGKUL, HANDUK, PLANG NAMA POHON, BILA ADA PENANAMAN POHON -PELAKU: MC, PEMBACA LAPORAN, PENERIMA BANTUAN/PENGHARGAAN, PEMBACA DOA

CONTOH JUKLAK PELAKSANAAN ACARANO JAM ACARA1 08.30 Persiapan

URAIAN MC-

KEGIATAN

KET. PELAKSANAANKetua Panitia

Pengecekan kelengkapan & perlengkapan acara : Listrik, AC, kebersihan Sound system, podium

2.

09.00 Kedatangan para undangan

Para undangan tiba di di tempat acara

3.

10.00 Presiden RItiba di tempat acara

Mohon perhatianPresiden RI tiba di tempat acara hadirin dimohon berdiri

Presiden RI memasukitempat acara didampingi Menteri PU dan Gubernur

Pembawa acara

4

10.00 Presiden RI tiba di tempat duduk

Hadirin disilakan duduk kembali

Presiden RI duduk di tempat yg telah ditentukan

Pembawa acara

CONTOH PRASASTI

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

DERMAGA NUSA PENIDA KABUPATEN KLUNGKUNGDIRESMIKAN OLEH

PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA

DR. H. SUSILO BAMBANG YUDHOYONONusa Penida, 28 April 2007Keterangan: 1. Panjang 90 cm dan Lebar 60 cm 2. Prasasti terbuat dari Marmer atau Granit berwarna Hitam 3. Nama Presiden Republik Indonesia dan nama proyek yang diresmikan hurufnya lebih besar daripada huruf yang lain. 4. Logo Garuda dan Huruf berwarna emas

CONTOH UNDANGAN

DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUMMengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada acara

PERESMIAN JEMBATAN GAYAMSARIoleh

PRESIDEN REPUBLIK INDONESIAhari Jumat, 20 Juli 2007, pukul 11.00 WIB Bertempat di Semarang, Provinsi Jawa Tengah- Harap hadir 30 menit sebelum acara dimulai dan undangan dibawa serta - Harap jawaban telepon : 024-56439 & 021-384567 Pakaian Pria Wanita TNI & Polri : Batik lengan panjang : Bebas rapi : PDH

PENINJAUAN PAMERAN

-PETUGAS GUIDE PAMERAN -TDK ADA PNGISIAN BUKU TAMU -ALUR PENINJAUAN SATU ARAH -UNTUK KETERTIBAN MINIMALKAN JUMLAH PENJAGA STAND & PENGUNJUNG PADA SAAT PENINJAUAN -PENINJAUAN PAMERAN DIIKUTI OLEH ROMBONGAN TERBATAS

DEPARTURE ARRANGEMENTS

ALUR KEPULANGAN

PROSESI KEPULANG AN

PEJABAT PELEPAS

HOLDING ROOM

TRANSP KEPULANGAN

PENUTUPSuatu kegiatan agar dapat terlaksana dengan baik, tertib dan lancar memerlukan pengaturan (manage). Protokol sebagai perekat untuk mengatur hubungan pimpinan/organisasi dengan masyarakat dan negara lain harus mampu menjabarkan dan menjembatani keinginan pihak tersebut untuk mencapai suatu tujuan bersama (goal) guna terselenggaranya acara/kegiatan secara baik, lancar dan hikmat. Pentingnya peranan keprotokolan dalam menyiapkan dan melaksanakan suatu kegiatan acara/upacara guna mencapai hasil akhir yang diinginkan, perlu adanya: Perencanaan yang matang Koordinasi yang baik Pelaksanaan yang mantap dan bertanggung jawab Pengawasan yang ketat

TERIMA KASIHBIRO PROTOKOL KEPRESIDENAN