kepatuhan petugas filing terhadap standar prosedur

i

KEPATUHAN PETUGAS FILING TERHADAP STANDAR PROSEDUR

OPERASIONAL MENJAGA KEAMANAN DAN KERAHASIAAN

DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT TK.II dr. SOEDJONO

MAGELANG TAHUN 2017

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Perekam Medis

dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun oleh:

SRI WAHYU LINDA LESTARI

1 3 1 4 0 6 0

PROGRAM STUDI

PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)

STIKES JENDERAL ACHMAD YANI

YOGYAKARTA

2017

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT atas

berkah dan rahmat-Nya-lah peneliti dapat menyelesaikan usulan penelitian ini.

Penulis ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah mendukung dan

membantu penulis, yaitu :

1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan

Jenderal Achmad Yani Yogyakarta;

2. Sis Wuryanto, A.Md.PerKes.,SKM., MPH selaku Ketua Prodi Diploma 3

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di Stikes Jenderal Achmad Yani

Yogyakarta sekaligus sebagai koordinator karya tulis ilmiah;

3. Ibnu Mardiyoko, SKM.,MM selaku penguji yang telah memberikan saran

serta masukan kepada peneliti;

4. dr. Rijantono Franciscus Maria, MPH selaku pembimbing yang telah

membimbing dan mengarahkan penulisan dalam pembuatan karya tulis

ilmiah;

5. dr. Rahmat Saptono, Sp.OG selaku Karumkit Rumah Sakit TK.II dr.Soedjono

Magelang.

6. Mayor CKM Mukti Wibowo, SKM selaku Kepala Unit Rekam Medis

Rumah Sakit TK.II dr.Soedjono Magelang telah memberikan izin untuk

melakukan penelitian;

7. Serka Stevanus S Riyadi, A.md Kep selaku pembimbing lapangan mahasiswa

Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta;

8. Ayah dan Ibu terhormat dan tersayang atas jasa-jasanya, kesabaran, doa dan

tidak pernah lelah untuk memberikan perhatian dan kasih sayang yang tulus

kepada peneliti;

9. Teman-teman prodi perekam medis dan informasi kesehatan, Sekolah Tinggi

Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta semua atas kebersamaan

dan support yang berarti bagi peneliti;

10. Serta semua pihak yang tidak bisa kami sebutkan satu persatu, yang telah

mendukung dan membantu dalam menyusun karya tulis ilmiah ini.

v

Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam karya tulis ilmiah ini. Namun

semoga bermanfaat bagi pembaca

Yogyakarta, 24 Juli 2017

Penulis

vi

Daftar Isi

Halaman Judul .................................................................................................. i

Halaman Pengesahan ....................................................................................... ii

Lembar Pernyataan........................................................................................... iii

Kata Pengantar ................................................................................................. iv

Daftar Isi........................................................................................................... v

Daftar Tabel ..................................................................................................... viii

Daftar Gambar .................................................................................................. ix

Daftar Singkatan............................................................................................... x

Intisari .............................................................................................................. xi

Abstract ............................................................................................................ xii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1

A. Latar Belakang ............................................................................................ 1

B. Rumusan Masalah ....................................................................................... 2

C. Tujuan .......................................................................................................... 3

D. Manfaat ........................................................................................................ 3

E. Keaslian Penelitian ...................................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................... 6

A. Landasan Teoritis ........................................................................................ 6

1. Pengertian Rumah Sakit ......................................................................... 6

2. Rekam Medis .......................................................................................... 6

3. Dokumen Rekam Medis ......................................................................... 8

4. Keamanan ............................................................................................... 9

5. Kerahasiaan Rekam Medis ..................................................................... 9

6. Pelepasan Informasi Rekam Medis ........................................................ 10

7. Kepatuhan ............................................................................................... 11

8. Petugas Filing ......................................................................................... 11

9. Standar Operasional Prosedur ................................................................ 12

10. Unsur-Unsur Manajemen........................................................................ 12

B. Kerangka Teori ............................................................................................ 14

C. Kerangka Konsep ........................................................................................ 15

BAB III METODE PENELITIAN................................................................... 16

A. Desain Penelitian ......................................................................................... 16

1. Jenis Penelitian ....................................................................................... 16

2. Rancangan Penelitian.............................................................................. 16

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ....................................................................... 17

1. Lokasi Penelitian .................................................................................... 17

2. Waktu Penelitian..................................................................................... 17

C. Subjek dan Objek Penelitian ....................................................................... 17

1. Subjek Penelitian .................................................................................... 17

2. Objek Penelitian...................................................................................... 17

D. Variabel Penelitian dan Definisi Operasional ............................................. 17

1. Variabel Penelitian.................................................................................. 17

2. Definisi Operasional ............................................................................... 18

vii

E. Alat dan Teknik Pengumpulan Data ........................................................... 19

1. Alat Pengumpulan Data .......................................................................... 19

2. Teknik Pengumpulan Data ..................................................................... 20

F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ......................................................... 20

G. Metode Pengolahan dan Analisis Data ........................................................ 21

1. Metode Pengolahan ................................................................................ 21

2. Analisis Data ........................................................................................... 21

H. Etika Penelitian ............................................................................................ 22

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ......................................................... 23

A. Gambaran Umum Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang .................. 23

1. Profil Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang ................................. 23

2. Sejarah Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang .............................. 23

3. Visi, Misi, Motto dan Tujuan ................................................................. 24

4. Fasilitas Pelayanan di Rumah Sakit TK.II dr.Soedjono Magelang ........ 25

5. Struktur Organisasi Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang ........... 26

B. Hasil ............................................................................................................. 27

1. Identifikasi Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Menjaga

Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah

Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang ........................................................ 27

a. Petugas Filing di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang ........... 27

b. Standar Prosedur Operasional Menjaga Keamanan dan

Kerahasiaan Rekam Medis ................................................................. 27

c. Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Menjaga Keamanan

dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit TK.II

dr. Soedjono Magelang ....................................................................... 28

2. Faktor Yang Mempengaruhi Ketidakpatuhan Petugas Filing

Terhadap Standar Prosedur Operasional Menjaga Keamanan dan

Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis ..................................................... 39

C. Pembahasan ................................................................................................. 44


Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah

Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang ........................................................ 44

2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Ketidakpatuhan Petugas Filing


Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit TK.II dr.

Soedjono Magelang ................................................................................. 48

D. Keterbatasan Penelitian ............................................................................... 49

BAB V Kesimpulan dan Saran ........................................................................ 50

A. Kesimpulan ................................................................................................ 50

B. Saran ........................................................................................................... 50

Daftar Pustaka

Lampiran

viii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Definisi Operasional .................................................................................. 18

Tabel 4.1 Data Petugas Filing .................................................................................... 27

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Teori ...................................................................................... 14

Gambar 2.2 Kerangka Konsep .................................................................................. 15

Gambar 4.1 Presentase Data Petugas Yang Masuk Ruang Filing ............................. 30

x

DAFTAR SINGKATAN

AC = Air Conditioner

CCTV = Closed Circuit Television

CT Scan = Computed Tomography Scanner

Depkes = Departemen Kesehatan

EKG = Electrokardiogram

EEG = Electroencephalograph

ICU = Intensive Care Unit

HD = Haemodialisa

ICCU = Intensive Coronary Care Unit

IGD = Instalasi Gawat Darurat

IT = Information and Technology

Karumkit = Kepala Rumah Sakit

Menkes = Menteri Kesehatan

Permenkes = Peraturan Menteri Kesehatan

PKU = Pusat Kesehatan Umum

PNS = Pegawai Negeri Sipil

RI = Republik Indonesia

RI = Rawat Inap

RJ = Rawat Jalan

RS = Rumah Sakit

RSI = Rumah Sakit Islam

RSUD = Rumah Sakit Umum Daerah

Rumkit = Rumah Sakit

SPO = Standar Prosedur Operasional

THT = Telinga Hidung Tenggorokan

TK = Tingkat

TNI-AD = Tentara Nasional Indonesia Angkatan Darat

USG = Ultrasonography

UU = Undang-Undang

VIP = Very Important Person

Yanmed = Pelayanan Medis

xi

KEPATUHAN PETUGAS FILING TERHADAP STANDAR PROSEDUR

OPERASIONAL MENJAGA KEAMANAN DAN KERAHASIAAN

DOKUMEN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT TK.II dr. SOEDJONO

MAGELANG TAHUN 2017

Sri Wahyu Linda Lestari1, Rijantono Franciscus Maria

2

INTISARI

Latar Belakang: Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha

melindungi rekam medis dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri.

Mengingat pentingnya berkas rekam medis, maka harus disimpan dan dipelihara

dengan baik dan benar maka akan mendukung tercapainya tertib administrasi.

Berdasarkan hasil studi pendahuluan di minggu ke tiga bulan Mei tahun 2017 di

Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang ada yang masuk ke ruang filing selain

petugas rekam medis seperti perawat, petugas administrasi bangsal dan

mahasiswa perawat. Hal tersebut bertentangan dengan prosedur yang sudah

ditetapkan.

Tujuan Penelitian: Untuk mengidentifikasi pelaksanaan standar prosedur

operasional keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis dan mengetahui

faktor-faktor yang mempengaruhi ketidakpatuhan petugas filing terhadap standar

prosedur operasional menjaga keamanan dan kerahasian dokumen rekam medis di

Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang.

Metode Penelitian: Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan

pendekatan kuantitatif dan kualitatif (mix method) dan rancangan penelitian

menggunakan cross sectional. Subyek penelitian terdiri dari 6 orang petugas filing

dan 1 orang kepala rekam medis. Teknik pengumpulan data chek list, wawancara

dan observasi pada bulan Juni 2017.

Hasil: Identifikasi pelaksanaan standar prosedur operasional menjaga keamanan

dan kerahasiaan dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono

Magelang dari 8 variabel ada 1 variabel yang tidak patuh tentang selain petugas

rekam medis tidak diperbolehkan masuk ke ruangan penyimpanan tanpa seizin

dari kepala bagian rekam medis. Faktor yang mempengaruhi ketidakpatuhan

petugas filing ruangan yang masih jadi satu dengan ruang penyediaan formulir

dan pengambilan selain itu faktor sungkan sesama pegawai rumah sakit untuk

melarang selain petugas rekam medis masuk ke ruang filing.

Kata kunci: Kepatuhan Petugas Filing, Standar Prosedur Operasional, Menjaga

Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis 1Mahasiswa D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Jenderal

Achmad Yani Yogyakarta 2Dosen STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

xii

COMPETITION FILING TO OPERATIONAL PROCEDURES

STANDARDS KEEP SECURITY AND CONFIDENTIAL DOCUMENTS

OF MEDICAL RECORD IN HOSPITAL TK.II dr. SOEDJONO

MAGELANG 2017

Sri Wahyu Linda Lestari1, Rijantono Franciscus Maria

2

Abstract

Background: The activity of storing medical records is an attempt to protect the

medical record from the physical damage and contents of the medical record

itself. Given the importance of medical record files, it must be stored and

maintained properly and properly then it will support the achievement of orderly

administration. Based on preliminary study results in the third week of May 2017

at TK.II Hospital dr. Soedjono Magelang was the one who entered the filing room

besides medical records officers such as nurses, ward administration officers and

nursing students. This is contrary to established procedures.

Research purposes: To identify the implementation of standard operating

procedures for the security and confidentiality of medical record documents and

to know the factors affecting non-compliance filing officers against standard

operating procedures to maintain the security and confidentiality of medical

record documents at TK.II Hospital dr. Soedjono Magelang.

Research methods: This research use descriptive method with quantitative and

qualitative approach (mix method) and research design use cross sectional. The

subjects consisted of 6 filing officers and 1 head of medical record. Technique of

data collecting check list, interview and observation in June 2017.

Results: Identification of standard operational procedures to maintain the security

and confidentiality of medical record documents at TK.II Hospital dr. Soedjono

Magelang from 8 variables there is 1 variable that is not obedient about beside

medical record officer is not allowed into storage room without permission from

head of record medical part. Factors that affect non-compliance filing officer

room that still be one with the provision of the form and take the case other

factors hesitate fellow hospital employees to ban other than medical record

officers go into the filing room.

Keywords: Compliance Officer Filing, Standard Operating Procedures,

Maintaining the Security and Confidentiality of Medical Record Documents

1D3 students of medical records and health information STIKES Achmad

Generalas Yani Yogyakarta 2STIKES lecture Achmad Generals Yani Yogyakarta

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah Sakit sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan diharapkan

dapat memberikan pelayanan yang efektif, efisien, diperlukan tata kerja yang

tertib, rapi, dan teliti dalam pendaftaran pasien maupun pengolahan data. Oleh

karena itu diperlukan suatu sistem yang akan menghasilkan informasi, yang cepat,

akurat, dan tepat waktu sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen.Salah satu

upaya rumah sakit dalam meningkatkan dan menjaga mutu pelayanan adalah

dengan menyelenggarakan pelayanan yang sebaik- baiknya, ditunjang dengan

pelayanan rekam medis. Rekam medis akan mencerminkan baik buruknya suatu

rumah sakit (Umi, 2012).

Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi rekam medis

dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis harus

disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan harta benda rumah

sakit yang sangat berharga. Mengingat pentingnya berkas rekam medis, maka harus

disimpan dan dipelihara dengan baik dan benar maka akan mendukung

tercapainya tertib administrasi (Yeni, 2012).

Mengingat sangat pentingnya dokumen rekam medis, maka harus disimpan

dan dijaga kerahasiannya dengan baik dan benar, dengan begitu akan mendukung

tercapainya tertib administrasi. Penjagaan kerahasiaan dokumen rekam medis

kurang diperhatikan, hal ini dibuktikan dengan penelitian yang dilakukan oleh Lia

Evana di RSUD Wonosari tahun 2004, Widjayanti di RSUD Kota Yogyakarta

tahun 2008 dan Megawati di RSI Amal Sehat Sragen tahun 2008. Ketiga

penelitian ini menyatakan bahwa banyak pihak yang keluar masuk diruang

penyimpanan dokumen rekam medis, hal ini bertentangan dengan prosedur

keamanan, sumber daya manusia yang belum mengetahui tentang kepemilikan

dan kerahasiaan rekam medis dan kebijakan atau prosedur yang ada belum dapat

dilaksanakan sepenuhnya.

Berdasarkan hasil studi pendahuluan di minggu ke tiga bulan mei tahun 2017

di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang petugas filing mempunyai tanggung

2

jawab menjaa keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis yang disimpan di

ruang filing. Mengenai hal tersebut sudah terdapat larangan di depan pintu masuk

ruang filing “selain petugas rekam medis dilarang masuk ke ruang filing” namun

masih ada yang masuk ke ruang filing seperti perawat, petugas administrasi

bangsal dan mahasiswa perawat. Hal tersebut bertentangan dengan prosedur yang

sudah ditetapkan. Berdasarkan studi pendahuluan yang sudah dijelaskan maka

penulis tertarik untuk melakukan penelitian yang berjudul “Kepatuhan Petugas

Filing Terhadap Standar Prosedur Operasional Menjaga Keamanan dan

Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono

Magelang Tahun 2017”.

B. Rumusan Masalah

Bagaimana kepatuhan petugas filing terhadap stamdar prosedur operasional

menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II

dr. Soedjono Magelang Tahun 2017?

C. Tujuan

1. Tujuan Umum

Untuk mengetahui kepatuhan petugas filing terhadap standar prosedur

operasional menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis di

Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang tahun 2017.

2. Tujuan Khusus

a. Mengidentifikasi pelaksanaan standar prosedur operasional keamanan dan

kerahasiaan dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono

Magelang.

b. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi ketidakpatuhan petugas filing

terhadap standar prosedur operasional menjaga keamanan dan kerahasian

dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang.

3

D. Manfaat

1. Bagi Rumah Sakit

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan dan pengambilan

keputusan bagi rumah sakit mengenai, “kepatuhan petugas filing terhadap

standar prosedur operasional menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis di

Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang tahun 2017”.

2. Bagi Peneliti

Dapat meningkatkan wawasan dan pengetahuan bagi peneliti, tenaga rekam

medis maupun mahasiswa Program D3 Perekam Medis dan Informasi

Kesehatan tentang “kepatuhan petugas filing terhadap standar prosedur

operasional menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II

dr. Soedjono Magelang tahun 2017”.

3. Bagi Institusi Pendidikan

Sebagai bahan bacaan untuk menambah wawasan bagi mahasiswa khususnya

dan masyarakat umumnya juga sebagai bahan referensi serta sebagai bukti

bahwa penulis telah menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan

pendidikan Program D-3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.

4. Bagi Peneliti Lain

Dapat digunakan sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang akan

melakukan penelitian sejenis.

E. Keaslian Penelitian

Ada beberapa penelitian lain dengan tema yang berkaitan pernah dilakukan oleh

beberapa peneliti diantaranya adalah :

1. Hanna (2016) dengan penelitian berjudul “Keamanan Berkas Rekam Medis di

RSUD Dr. H. Ibnu Sutowo Baturaja Palembang”.

Tujuan penelitian ini mengetahui keamanan berkas rekam medis dilihat

dari segi fisik dan dilihat dari nilai segi non fisik. Hasil penelitian yaitu,

keamanan berkas rekam medis dinilai dari segi fisik di RSUD Dr. H. Ibnu

Sutowo Baturaja Palembang pada komponen yang aman adalah tinta, kertas.

Sedangkan komponen yang tidak aman adalah map dan rak terbuka. Untuk

4

keamanan berkas rekam medis dinilai dari segi non fisik pada komponen yang

aman adalah gempa.Sedangkan komponen yang tidak aman adalah bahaya

bencana kebakaran, pihak lain/tidak berwenang, debu, dan kecoa.

Persamaan dalam peneltian Hanna (2016) sama-sama meneliti keamanan

berkas rekam medis. Perbedaan dalam penelitian Hanna (2016) jenis

penelitian yang digunakan yaitu deskriptif pendekatan kualitatif sedangkan

dalam penelitian ini menggunakan deskriptif pendekatan kuantitatif dan

kualitatif(mix method) dan rancangan penelitian yang digunakan yaitu

fenomologi sedangkan dalam penelitian ini menggunakan cross sectional.

2. Yesi (2016) dengan penelitian berjudul “Tinjauan Kepatuhan Petugas Rekam

Medis Dalam Menjaga Kerahasiaan dan Keamanan Isi Rekam Medis di RSUD

Pasar Rebo”.

Tujuan penelitian ini mengidentifikasi pelaksanaan prosedur operasional

kerahasiaan dan keamanan isi rekam medis, menganalisa masalah kepatuhan

menjaga kerahasiaan dan keamanan isi rekam medis dan mengidentifikasi

faktor-faktor yang mempengaruhi kepatuhan menjaga kerahasiaan dan

keamanan isi rekam medis di RSUD Pasar Rebo.

Hasil penelitian yaitu kepatuhan standar prosedur operasional (SPO)

kerahasiaan dan keamanan isi rekam medis belum sepenuhnya berjalan dengan

baik. Faktor-faktor yang mempengaruhi kepatuhan dalam menjaga kerahasiaan

dan keamanan isi rekam medis yaitu faktor pendidikan, rata-rata di instalasi

rekam medis semua lulusan SMA dan hanya dua orang petugas rekam

medisyang lulusan D3 rekam medis, faktor sikap yang kurangnya rasa

tanggung jawab dan faktor sarana dan prasarananya yang tidak mendukung.

Persamaan dalam penelitian Yesi (2016), sama meneliti kepatuhan petugas

dalam menjaga kerahasiaan dan keamanan. Perbedaan dalam penelitian Yesi

(2016), jenis penelitian yang digunakan diskriptif sedangkan dalam penelitian

ini menggunakan deskriptif pendekatan kuantitatif dan kualitatif (mix method).

5

3. Umi (2012) dengan penelitian berjudul “Pelaksanaan Kerahasiaan Dokumen

Rekam Medis Pasien Rawat Inap di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah

Karanganyar”.

Tujuan penelitian ini mengetahui pelaksanaan kerahasiaan dokumen rekam

medis pasien rawat inap pada tahun 2012, kondisi lokasi, sarana, dan ruang

penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat inap, kerahasiaan

penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat inap, pelaksanaan kebijakan

kerahasiaan dokumen rekam medis pasien rawat inap di Rumah Sakit PKU

Muhammadiyah Karanganyar.

Hasil penelitian yaitu Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Karanganyar

diperoleh hasil penelitian yaitu pelaksanaan kerahasiaan dokumen rekam medis

pasien rawat inap di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Karanganyar belum

sesuai dengan Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 dan belum

sesuai dengan Kebijakan dan Protap yang digunakan di Rumah Sakit PKU

Muhammadiyah Karanganyar. Sistem penyimpanan dokumen rekam medis

pasien rawat inap dengan rawat jalan sebaiknya dijadikan satu ruang

penyimpanan, kebijakan dan protap di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah

Karanganyar di sosialisasikan kepada semua petugas rekam medis, dan jendela

di ruang penyimpanan sebaiknya selalu dalam keadaan tertutup, supaya

kerahasiaan dan keamanan dokumen lebih terjaga.

Persamaan dalam penelitian Umi (2012), rancangan penelitian

menggunakan cross sectional. Perbedaan dalam penelitian Umi (2012) jenis

penelitian yang digunakan deskriptif kualitatif sedangkan dalam penelitian ini

menggunakan deskriptif pendekatan kuantitatif dan kualitatif (mix method).

23

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono

Magelang

1. Profil Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang

Rumah Sakit Tk II 04.05.01 dr. Soedjono sebagai badan pelaksana Kesdam

IV/Diponegoro mempunyai tugas pokok melaksanakan dukungan kesehatan

disetiap kegiatan apabila diperlukan dan pelayanan kesehatan bagi Prajurit TNI

AD, PNS beserta keluarganya, serta sebagai Rumah Sakit Rujukan diwilayah

Kodam IV dan sekitarnya Rumah Sakit Tk II 04.05.01 dr. Soedjono tidak

hanya secara khusus melayani prajurit TNI AD, PNS beserta keluarganya,

namun juga melayani masyarakat umum di wilayah Magelang dan sekitarnya.

2. Sejarah Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang

Rumkit Tk.II dr. Soedjono Magelang sebagai Rumah Sakit TNI-AD dan

pusat layanan rujukan kesehatan Angkatan Darat di wilayah Kodam IV/

Diponegoro dalam perjalanannya telah banyak mengalami perkembangan dan

pencapaian yang cukup pesat. Sejak saat didirikan sampai dengan tahun 1986

kondisi bangunan rumah sakit tidak banyak mengalami perubahan ataupun

penambahan bangunan. Kalaupun ada sifatnya hanya pemeliharaan/ perbaikan

bangunan yang ada. Namun sejak 20 tahun terakhir tepatnya era tahun 2000

hingga sekarang, Rumkit Tk II 04.05.01 dr. Soedjono telah mengalami

perkembangan dan pencapaian yang sangat pesat.

Tahun 2011 terdapat penambahan bangunan baru yaitu gedung ICU dengan

kapasitas 12 tempat tidur yang merupakan bantuan hibah dari Pemerintah

Provinsi Jawa Tengah yang pengoperasionalannya secara resmi digunakan

bulan April tahun 2012, serta perbaikan ruang rawat inap Taruna juga pada

tahun 2012. Tahun 2013 hingga tahun 2014 telah diperbaikinya sarana dan

prasarana pendukung pelayanan rumah sakit, diantaranya pemasangan paving

lap tenis, bangunan pagar lap tenis, pengeramikan ruang dan dinding luar

kantor staf, pengadaan pintu kamar mandi ruang Edelweis, IGD dan Dahlia,

24

pengecatan bertahap seluruh ruangan, pengeramikan dinding ruang HD,

pembangunan ruang tunggu poliklinik, pembangunan kantor PPBP-AD,

pembangunan tempat Loundry, penambahan AC (Air Conditioner), pembuatan

taman depan rumah sakit dll. Semuanya bertujuan agar pelayanan kesehatan

yang diberikan di Rumkit Tk II dr. Soedjono dapat dilaksanakan secara

maksimal.

3. Visi, Misi, Motto dan Tujuan

Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang mempunyai visi, misi, motto

dan tujuan sebagai berikut:

a. Visi

Menjadi Rumah Sakit kebanggaan setiap prajurit.

b. Misi

1) Melaksanakan fungsi rujukan rumah sakit di jajaran Kodam IV/

Diponegoro.

2) Meningkatkan mutu pelayanan spesialis sesuai dengan standar rumah

sakit tingkat II.

3) Memiliki sumber daya manusia, sarana dan prasarana yang cukup

memadai secara kualitas maupun kuantitas.

c. Motto

Senyum, Sapa, Sentuh, Sembuh (S4).

d. Tujuan

Terciptanya derajat kesehatan yang tinggi bagi prajurit TNI, PNS dan

keluarganya serta masyarakat pada umumnya.

4. Fasilitas Pelayanan di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang

Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang terdapat fasilitas pelayanan rawat

jalan, rawat inap dan fasilitas penunjang medik lainnya, dengan rincian sebagai

berikut:

a. Rawat Jalan

1) Klinik Umum

2) Klinik Gigi dan Mulut

3) Klinik Penyakit Dalam

25

4) Klinik Bedah Umum, Bedah Orthopedi dan Bedah Saraf

5) Klinik Anak

6) Klinik Kebidanan dan Penyakit Kandungan

7) Klinik Kulit dan Kelamin

8) Klinik Paru

9) Klinik Mata

10) Klinik THT

11) Klinik Saraf

12) Klinik Jiwa

13) Klinik Rehab Medik

14) Klinik Jantung

15) Klinik Psikologi

16) Klinik Khusus

17) Klinik Akupunktur

18) Klinik Gizi

b. Rawat Inap

1) Ruang Anggrek (Kebidanan)

2) Ruang Bougenville (Penyakit dalam)

3) Ruang Cempaka (Bedah kelas III)

4) Ruang Edelweis (Bedah kelas I, II dan VIP)

5) Ruang Dahlia (Kelas utama)

6) Ruang Nusa Indah (Kelas VIP)

7) Ruang Flamboyan (Anak)

8) Ruang Melati (Kelas I penyakit dalam)

9) Ruang Mawar (Jiwa)

10) Ruang Seruni (Penyakit dalam kelas III)

11) ICU/ ICCU

c. Penunjang Diagnostik

1) Laboratorium

2) Radiologi

3) Spirometry

26

4) USG

5) EKG

6) CT Scan

7) Tread mill

8) Endoscopi

9) Hemodialisa

10) Fisiotherapi

11) Instalasi Farmasi

12) Penunjang Umum (instalasi gizi, loundry, pemulasaraan jenazah);

13) IGD 24 jam

5. Struktur Organisasi Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang

27

B. Hasil

1. Identifikasi Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Keamanan dan

Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono

Magelang

Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang

sudah terdapat ruang penyimpanan atau ruang filing untuk tempat

penyimpanan dokumen rekam medis aktif maupun non aktif. Ruang filing

tersebut masih jadi satu dengan ruang penyediaan formulir dan pengambilan

formulir, sehingga akses jalan untuk pengambilan formulir harus melalui ruang

filing.

a. Petugas Filing di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang

Petugas filing di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang berjumlah 6

orang, berikut data petugas filing:

Tabel 4.1 Tabel Data Petugas Filing

No Nama Jabatan Umur Pendidikan Masa

Kerja

1 Responden A Petugas filing 38 Tahun D3 Rekam

Medis

9 Tahun

2 Responden B Petugas filing 25 Tahun D3 Rekam

Medis

4 Bulan

3 Responden C Petugas filing 28 Tahun D3 Manajemen

Perkantoran

4 Tahun

4 Responden D Petugas filing 24 Tahun D3 Rekam

Medis

4 Bulan

5 Responden E Kepala filing 51 Tahun SMA 5 Tahun

6 Responden F Petugas filing 43 Tahun SMA 7 Tahun

b. Standar Prosedur Operasional Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan

Rekam Medis

Standar prosedur operasional dengan nomor dokumen

/SPO/MKI/IV/2017 tentang menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen

rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang:

1. Petugas filing menyimpan rekam medis aktif dan non aktif pada ruangan

khusus di rak yang sudah disediakan.

28

2. Selain petugas rekam medis tidak diperbolehkan masuk ke ruangan

penyimpanan tanpa seizin dari kepala bagian rekam medis.

3. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-

badan atau perorangan kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan

perundang-undangan.

4. Petugas mengunci ruang penyimpanan rekam medis bila ruangan

ditinggal tanpa pengawasan.

5. Kunci ruangan selain dimiliki oleh petugas penyimpanan rekam medis,

juga diiliki oleh kepala bagian rekam medis.

6. Selama penderita berobat ke poliklinik atau dirawat, rekam medis

menjadi tanggung jawab perawat dan harus menjaga kerahasiaanya.

7. Petugas pelayanan pasien dokter/perawat/bidan/petugas penunjang

lainnya dilarang memberikan isi data rekam medis lainnya kepada

siapapun tanpa ijin.

8. Pelepasan informasi rekam medis harus sesuai dengan ketentuan yang

berlaku di Rumah Sakit.

c. Pelaksanaan Standar Prosedur Operasional Keamanan dan

Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit TK.II dr.

Soedjono Magelang

Berikut hasil observasi dan wawancara dengan petugas filing dan

triangulasi terkait kepatuhan petugas filing terhadap SPO dengan nomor

dokumen /SPO/MKI/IV/2017 tentang menjaga keamanan dan kerahasiaan

dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono sebagai berikut:

1) Petugas filing menyimpan rekam medis aktif dan non aktif pada ruangan


Berdasarkan hasil observasi yang menyimpan dokumen rekam medis

adalah petugas filing. Sedangkan berdasarkan hasil wawancara ada

Responden yang berpendapat lain tentang penyimpanan dokumen rekam

aktif dan nonaktif adalah petugas analisa dengan petugas filing. Hal

tersebut didukung oleh hasil wawancara sebagai berikut.

29

Hasil wawancara dengan Responden A:

Petugas yang menyimpan dokumen aktif dan non aktif adalah petugas

analisa sama petugas filing…

Responden A

Hasil wawancara dengan Responden B:

Yang menyimpan petugas filing …

Responden B

Hasil wawancara dengan Responden C:

Petugas filing …

Responden C

Hasil wawancara dengan Responden D:

Ya petugas filing …

Responden D

Hasil wawancara dengan Responden E:

Anggota filing …

Responden E

Hasil wawancara dengan Responden F:

Petugas filing …

Responden F

Hasil wawancara dengan Triangulasi:

Itu ada di petugas filing ya …

Triangulasi

30

2) Selain petugas rekam medis tidak diperbolehkan masuk ke ruangan


Berdasarkan hasil observasi bahwa di dalam pelaksanaannya masih

ada selain petugas rekam medis masuk ke ruang filing padahal sudah

terdapat larangan “stop selain petugas rekam medis dilarang masuk ke

ruang filing” dan semua petugas filing masih mengizinkan selain petugas

rekam medis masuk ke ruang filing. Hal tersebut dapat didukung dengan

hasil observasi terkait petugas yang masuk ruang filing selama 5 hari

didapatkan dari pihak internal yaitu perawat berjumlah 29 orang dengan

presentase 46%, petugas administrasi bangsal berjumlah 21 orang dengan

presentase 33% dan untuk dari pihak eksternal mahasiswa perawat

berjumlah 13 dengan presentase 21%.

Berikut hasil presentase data petugas yang masuk ruang filing:

Gambar 4.1 Presentase Data Petugas yang Masuk Ruang Filing

Sumber: Hasil Observasi Penelitian, 2017

Sedangkan berdasarkan hasil wawancara semua Responden sudah

mengetahui bahwa selain petugas rekam medis dilarang masuk ruang

filing. Hal tersebut dapat didukung dengan hasil wawancara sebagai

berikut.

46%

33%

21%

Data Petugas yang Masuk Ruang

Filing

Perawat

Petugas Administrasi

Bangsal

Mahasiswa Perawat

31


Selain petugas rekam medis yang anu yang berkepentingan yang boleh

masuk ruang filing itu. Seperti tim akreditasi karena dia

berkepentingan…

Responden A


Hanya petugas rekam medis yang boleh masuk ruang filing…

Responden B


Tidak ada…

Responden C


Kepala rekam medis dan tim akreditasi…

Responden D


Ya hanya petugas filing yang boleh dengan anggota yanmed…

Responden E


Gak boleh selain petugas filing sebenarnya, petugas atau staf rekam

medis juga gak boleh …

Responden F


Hanya petugas rekam medis, petugas filing…

Triangulasi

32

3) Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-

badan atau perorangan kecuali yang telah dtentukan oleh peraturan

perundang-undangan.

Berdasarkan hasil observasi tidak dijumpai ada yang mengutip isi

rekam medis. Berdasarkan hasil wawancara ada 2 orang Responden yang

berpendapat jika isi rekam medis boleh dikutip karena dibutuhkan untuk

klaim asuransi dan selama tujuannya untuk penyelidikan, pengadilan

ataupun untuk pendidikan akan tetapi tidak boleh menyebutkan

identitasnya. Hal tersebut dapat didukung dengan hasil wawancara

sebagai berikut.


Boleh.… Karena dibutuhkan untuk klaim asuransi...

Responden A


Tidak boleh.… Karena rahasia...

Responden B


Tidak boleh.… Karena dokumen rahasia...

Responden C


Tidak boleh.… Karena bersifat rahasia...

Responden D


Enggak.… Karena rahasia...

Responden E

33


Gak boleh.… Karena bersifat rahasia...

Responden F

Hasil wawancara dengan triangulasi sebagai berikut:

Mengutip itu boleh ya to... Ya dengan tujuan untuk misalnya

penyelidikan pengandilan ataupun untuk pendidikan dokter tapi tidak

boleh untuk di foto ataupun di fotocopy dan tidak boleh sebutkan nama

dan identitasnya…

Triangulasi

4) Petugas mengunci ruang penyimpanan rekam medis bila ruangan

ditinggal tanpa pengawasan.

Berdasarkan hasil observasi ruang filing dikunci setelah jam kerja

atau disaat pulang kerja, dan ruang filing jika ditinggal selalu ada petugas

filing yang berada di ruang filing. Berdasarkan hasil wawancara semua

Responden berpendapat pintu dikunci ketika pulang kerja atau ketika

ruang filing ditinggal. Hal tersebut dapat didukung oleh hasil wawancara

sebagai berikut.


Ya ruang filing terkunci kan karena kantor yanmed juga terkunci...

dikunci pas jam pulang…

Responden A


Mengunci… pas pulang…

Responden B


Ya, Setiap saat pintu harus terkunci pada kenyataannya saat pulang

dinas..

Responden C

34


Ya benar … Ketika pulang kalo sudah jam kerjanya habis…

Responden D


Mengunci… saat ditinggal…

Responden E


Kalo disini yang mengunci pintu ruang filing ga ada kuncinya ini kan

ruangannya jadi satu ya jadi kuncinya jadi satu… Ketika pulang

dikunci…

Responden F

Hasil wawancara dengan triangulasi sebagai berikut:

Ya mengunci… Itu ketika diluar jam dinas atau pada saat jam dinas

pada saat istirahat…

Triangulasi

5) Kunci ruangan selain dimiliki oleh petugas penyimpanan rekam medis,

juga dimiliki oleh kepala bagian rekam medis.

Berdasarkan hasil wawancara ada 1 Responden yang berpendapat bahwa

kunci dimiliki oleh petugas TPPRI.


Dimiliki petugas filing, petugas yanmed …

Responden A


Petugas filing, kepala rekam medis …

Responden B

35


Yang punya ya TPPRI…

Responden C


Kepala ruangan yanmed, kepala rekam medis, piketan depan …

Responden D


Petugas filing saja…

Responden E


Kepala rekam medis dan petugas filing…

Responden F


Yang pertama petugas rekam medis dan saya sebagai kepala rekam

medis…

Triangulasi

6) Selama penderita berobat ke poliklinik atau dirawat, rekam medis

menjadi tanggung jawab perawat dan harus menjaga kerahasiannya.

Berdasarkan hasil wawancara ada 1 Responden yang berpendapat

bahwa dokumen rekam medis tersebut menjadi tanggung jawab semua

petugas pelayanan medis atau petugas rekam medis. Hal tersebut dapat

didukung oleh hasil wawancara sebagai berikut.


Ya semua petugas yanmed…

Responden A

36


Jadi tanggung jawab perawat…

Responden B


Ya perawat…

Responden C


Kalo berkas keluar itu jadi tanggung jawab perawat poli kalo dirawat

jadi tanggung jawab perawat bangsal…

Responden D


Perawat…

Responden E


Perawat…

Responden F


Selama dirawat menjadi tanggung jawab petugas yang menangani

pasien, perawat ataupun dokter ataupun yang di poliklinik yaitu

petugas poliklinik…

Triangulasi

7) Petugas pelayanan pasien dokter/perawat/bidan/petugas penunjang medis

lainnya dilarang memberikan isi data rekam medis kepada siapapun tanpa

ijin.

Berdasarkan hasil wawancara semua Responden mengetahui bahwa

dilarang memberikan isi data rekam medis kepada siapapun tanpa ijin.

Hal tersebut dapat didukung dengan hasil wawancara sebagai berikut.

37


Gak boleh … Karena dokumen rahasia…

Responden A


Gak boleh … Karena milik pasien dan rahasia …

Responden B


Tidak boleh … dokumen rahasia…

Responden C


Tidak boleh … Karena dokumen rekam medis rahasia…

Responden D


Hanya dokter yang boleh sesuai permintaan pasien… Kalau pasien

mau minta rujukan atau keperluan jasa raharja kaya gitu baru dokter

ngasih izin…

Responden E


Tidak boleh … Karena dokumen rekam medis rahasia…

Responden F


Tidak boleh … Karena sesuai SPO kita data itu hanya diberikana

kepada pasiennya yang berhak mengetahui atau keluarga langsung bisa

anak istri ataupun orang tua …

Triangulasi

38

8) Pelepasan informasi rekam medis harus sesuai dengan ketentuan yang


Berdasarkan hasil observasi terkait pelepasan informasi yang

melaksanakan ada di petugas SKM (Surat Keterangan Medis). Sehingga

petugas filing tidak menguasai tentang pelepasan informasi rekam medis.

Hal tersebut dapat didukung dengan hasil wawancara sebagai berikut.


Pelepasan informasi ya saat dokumen rekam medisnya dipinjam, terus

saat pelaporan…

Responden A


Pelepasan informasi izin dulu sama kepala rekam medis, udah dapat

izin to dari kepala rekam medis data apa yang dibutuhkan nanti

dikasih…

Responden B


Melalui infokes …

Responden C

Hasil wawancara dengan responden D:

Ya pake prosedur yang udah ada. Ya setau saya pake surat itu kalo

mau ngajuin pake surat kalo misal kecelakaan dari jasa raharja …

Responden D


Pelepasan informasi harus izin kepala rumah sakit dengan dokter,

kalau kita tidak berhak mengeluarkan informasi itu karena sesuai

kebutuhan pasien…

Responden E

39


Pelepasan informasi rekam medis ya satu harus ada surat tembusan

dari pihak yang meminta rekam medis seperti visum itu harus ada surat

visum yang ditujukan ke rumah sakit untuk permintaan visum et

refertum, yang kedua untuk asuransi swasta dari prudential atau jasa

raharja itu juga sama harus ada surat permintaan pengisian blangko…

Responden F


Pelepasan informasi itu harus izin kepala rumah sakit terus yang

bersangkutan kepala rekam medis untuk memberikan itupun tidak bisa

langsung di fotocopy itu harus memberikan secara tertulis saja tapi

kalo untuk resume ringkasan pasien keluar pasien diberikan saat

pulang …

Triangulasi

Berdasarkan hasil observasi tentang identifikasi pelaksanaan standar

prosedur operasional menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam

medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang dari 8 variabel ada 1

variabel yang tidak patuh tentang selain petugas rekam medis tidak

diperbolehkan masuk ke ruangan penyimpanan tanpa seizin dari kepala

bagian rekam medis. Sehingga secara umum dikatakan belum patuh

terhadap standar prosedur operasional menjaga keamanan dan kerahasiaan

dokumen rekam medis.

2. Faktor Yang Mempengaruhi Ketidakpatuhan Petugas Filing Terhadap

Standar Prosedur Operasional Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan

Dokumen Rekam Medis

Dari hasil wawancara didapatkan faktor-faktor yang mempengaruhi

ketidakpatuhan petugas filing terhadap standar prosedur operasional menjaga

keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis sebagai berikut.

a. SDM

Kualifikasi pendidikan petugas filing di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono

Magelang yang berlatar belakang pendidikan D3 Rekam Medis berjumlah 3

40

orang, 1 orang berlatar belakang pendidikan D3 Manajemen Perkantoran

dan 2 orang berlatar belakang pendidikan SMA.

b. Sistem

Setiap unit kerja mempunyai Standar Proedur Operasional (SPO) yang

akan dijadikan landasan untuk bekerja. Dari hasil penelitian di Rumah Sakit

TK.II dr. Soedjono Magelang sudah ada SPO yang mengatur tentang

menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis.

Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan dengan Responden dan

Triangulasi bahwa SPO benar adanya dan yang sudah mendapatkan

sosialisasi terkait SPO menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam

medis berjumlah 4 Responden sedangkan 2 Responden belum mendapatkan

sosialisasi dikarenakan pegawai baru. Namun triangulsi mengatakan bahwa

SPO tersebut sudah disosialisasikan. Hal tersebut dapat didukung dengan

hasil wawancara sebagai berikut.


SPOnya itu ada... SPOnya sudah disosialisasikan...

Responden A


SPOnya sudah ada… aku pegawai baru sih dek belum disosialisasikan…

Responden B


SPOnya ada… Sudah disosialisasikan…

Responden C


SPO ada… aku pegawai baru belum…

Responden D

41


SPOny ada… Sudah…

Responden E


Ada untuk SPO… Sudah…

Responden F


SPO ya ada … Sosialisasi sudah dilakukan …

Triangulasi

c. Sarana Prasarana

1) Ruang Filing

Ruang filing menjadi faktor utama dalam menjaga keamanan dan


Magelang. Berdasarkan hasil observasi masih dijumpai seperti perawat,

petugas admin, mahasiswa perawat masuk ke ruang filing untuk

peminjaman dokumen rekam medis dan pengambilan dokumen rekam

medis selain itu untuk pengambilan formulir karena ruang penyediaan

formulir masih jadi satu dengan ruang filing. Sedangkan berdasarkan

hasil wawancara hal tersebut dikarenakan faktor tidak enak teman satu

rumah sakit jadi sudah biasa masuk ke ruang filing dan akses jalannya

juga harus melewati ruang filing untuk pengambilan formulir. Hal ini

dapat didukung dengan hasil wawancara oleh Responden sebagai

berikut.


Kalo perawat disini sebenernya gak boleh tapi karena jalan masuknya

itu, terus karena penataan gedungnya gak sessuai maka jalan masuk

anu masuknya harus lewat gudang filing selain itu untuk pengambilan

formulir…

Responden A

42


Ya karena ini gedungnya jadi satu to dek, mau ga mau lewatnya harus

ke ruang filing. Biasanya keperluan ambil formulir…

Responden B


Itu harus seizin kepala ruangan. Perawat masuk lha piye meneh ro

konco ra kepenak soalnya biasanya perawat masuk minta racikan lha

jalane itu ada satu harus melalui ruang filing…

Responden C


Karena itu mau minta lembar apa namanya lembar racikan karena

ruangannya belum terpisah jadi lewatnya ruang filing seperti itu…

Responden D


Kalau perawat itu hanya meminjam dokumen, sama blangko…

Responden E


Biasanya kalo udah kenal biasa to masuk tapi kalo orang lain gak bisa.

Kalo disini kan pintunya untuk masuk keluar gampang jadi ruangannya

itu belum representative…

Responden F


Kalo perawat itu gak boleh itu menyalahi seharusnya dia melapor ke

saya atas perintah siapa kalo dari perintah pimpinan yang memang di

bolehkan.... Biasanya juga untuk mengambil formulir…

Ruang formulir letaknya sebenarnya ada diruangan khusus terpisah

dari ruang rekam medis atau ruang filing tapi karena ruangan itu dipake

untuk penyimpanan arsip rekam medis BPJS sehingga ruangan itu

tidak bisa digunakan. Jadi mau tidak mau campur dengan ruang filing.

Yang paling minim akhirnya lewat pintu samping sebelah timur.

Triangulasi

43

2) Keamanan

Dalam mendukung keamanan di ruang filing Rumah Sakit TK.II dr.

Soedjono Magelang berdasarkan hasil observasi sudah terdapat CCTV di

ruang filing yang memang berfungsi dan monitor terdapat di ruang jaga

piket depan. Sedangkan berdasarkan hasil wawancara memang benar

adanya dua CCTV di ruang filing yang memang berfungsi. Hal tersebut

dapat didukung dengan hasil wawancara sebagai berikut.


Iya ada CCTV, dua di ruang filing. Itu hidup bisa dilihat di piketan

depan..

Responden A


Ada ada CCTV di ruang filing. Ya hidup itu masa mati monitornya ada

di piketan depan…

Responden B

Hasil wawancara dengan responden C:

CCTV… ada itu dua. Ya hidup donk…

Responden C

Hasil wawancara dengan responden D:

Ada kok CCTV di ruang filing, ya hiduplah bisa dilihat di bagian

depan piketan…

Responden D


CCTV ada, ya hidup itu..

Responden F


CCTV ada dua , hidup…

Responden E

44


CCTV diruang filing itu ada terdapat dua CCTV, dalam keadaan hidup

bisa dan itu dapat dilihat di bagian piket depan…

Triangulasi

C. Pembahasan


Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit

TK.II dr. Soedjono Magelang

Berdasarkan hasil penelitian terkait pelaksanaan SPO menjaga keamanan

dan kerahasiaan dokumen rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono

Magelang tahun 2017 didapatkan hasil sebagai berikut.

a. Petugas filing menyimpan rekam medis aktif dan non aktif pada ruangan


Petugas filing adalah orang yang melakukan kegiatan menyimpan,

penataan atau penyimpanan dokumen rekam medis untuk mempermudah

pengambilan kembali (Rustiyanto, 2011). Sedangkan menurut

/SPO/MKI/IV/2017 tentang menjaga keamanan dan kerahasiaan rekam

medis petugas filing menyimpan rekam medis aktif dan non aktif pada

ruangan khusus di rak yang sudah disediakan.

Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono

Magelang dalam pelaksanaan kegiatan menyimpan, penataan atau

penyimpanan dokumen rekam medis ialah petugas filing. Hal tersebut sudah

sesuai dengan SPO/MKI/IV/2017 namun berdasarkan wawancara 1

Responden berpendapat bahwa kegiatan menyimpan, penataan atau

penyimpanan dokumen rekam medis ialah petugas analisa dan petugas

filing.

b. Selain petugas rekam medis tidak diperbolehkan masuk ke ruangan


Menurut /SPO/MKI/IV/2017 tentang menjaga keamanan dan

kerahasiaan rekam medis selain petugas rekam medis tidak diperbolehkan

45

masuk ke ruangan penyimpanan tanpa seizin dari kepala bagian rekam

medis.

Tidak memberikan ijin kepada pihak tertentu yang tidak berkepentingan

untuk memasuki ruang penyimpanan dokumen (Wewenang petugas filing di

Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang).


Magelang masih ada selain petugas rekam medis masuk ke ruang filing

padahal sudah terdapat larangan “stop selain petugas rekam medis dilarang

masuk ruang filing” dan semua petugas filing masih mengizinkan selain

petugas rekam medis masuk ke ruang filing. Yang masuk ke ruang filing

selain petugas rekam medis yaitu dari pihak internal perawat 46%, petugas

administrasi bangsal 33% sedangkan dari pihak eksternal mahasiswa

perawat 21%. Berdasarkan hasil wawancara petugas filing sudah

mengetahui bahwa selain petugas rekam medis tidak boleh masuk ruang

filing. Hal tersebut belum sesuai dengan SPO/MKI/IV/2017.

c. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-

badan atau perorangan kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan

perundang-undangan.


kerahasiaan rekam medis dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam

medis untuk badan-badan atau perorangan kecuali yang telah ditentukan

oleh peraturan perundang-undangan.

Permenkes RI Nomor 36 Tahun 2012 tentang Rahasia Kedokteran Bab

IV Pasal 6 tentang pembukaan rahasia kedokteran untuk kepentingan

kesehatan pasien sebagaimana dimaksud pasal 5 meliputi:

1) Kepentingan pemeliharaan kesehatan, pengobatan, penyembuhan dan

perawatan pasien; dan

2) Keperluan admnistrasi, pembayaran asuransi atau jaminan pembiayaan

kesehatan

Permenkes RI Nomor 269/Menkes/III/2008 Bab IV Pasal 10 ayat 2

tentang kerahasiaan rekam medis Informasi tentang identitas, diagnosis,

46

riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan dapat dibuka

dalam hal:

1) Untuk kepentingan kesehatan pasien;

2) Memenuhi permintaan aparatur penegak hukum dalam rangka penegakan

hukum atas perintah pengadilan;

3) Permintaan institusi/lembaga berdasarkan ketentuan perundang-

undangan; dan

4) Untuk kepentingan penelitian, pendidikan, dan audit medis, sepanjang

tidak menyebutkan identitas pasien.


Magelang tidak dijumpai ada yang mengutip isi rekam medis. Sedangkan

berdasarkan wawancara Responden mengatakan boleh dikutip selama

tujuannya untuk penyelidikan, pengadilan ataupun untuk pendidikan akan

tetapi tidak boleh menyebutkan identitasnya. Hal tersebut sudah sesuai

dengan SPO/MKI/IV/2017 dan teori Permenkes RI Nomor 269/Menkes

/III/2008 Bab IV Pasal 10 ayat 2.

d. Petugas mengunci ruang penyimpanan rekam medis bila ruangan ditinggal

tanpa pengawasan.


kerahasiaan rekam medis Petugas mengunci ruang penyimpanan rekam

medis bila ruangan ditinggal tanpa pengawasan.

Berdasarkan hasil observasi ruang filing dikunci setelah jam kerja atau

disaat pulang kerja, dan ruang filing jika ditinggal selalu ada petugas filing

yang berada di ruang filing. Berdasarkan hasil wawancara semua Responden

mengatakan pintu dikunci ketika pulang kerja atau ketika ruang filing

ditinggal. Hal tersebut sudah sesuai SPO/MKI/IV/2017.

e. Kunci ruangan selain dimiliki oleh petugas penyimpanan rekam medis, juga

dimiliki oleh kepala bagian rekam medis.


kerahasiaan rekam medis kunci ruangan selain dimiliki oleh petugas

penyimpanan rekam medis, juga diiliki oleh kepala bagian rekam medis.

47

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing tidak semua

menjawab bahwa kunci dimiliki oleh kepala rekam medis dan petugas filing.

Ada Responden yang mengatakan bahwa kunci dimiliki oleh petugas

TPPRI.

f. Selama penderita berobat ke poliklinik atau dirawat, rekam medis menjadi

tanggung jawab perawat dan harus menjaga kerahasiaanya.


kerahasiaan rekam medis selama penderita berobat ke poliklinik atau

dirawat, rekam medis menjadi tanggung jawab perawat dan harus menjaga

kerahasiaanya.

Berdasarkan hasil wawancara ada Responden mengatakan bahwa

dokumen rekam medis tersebut menjadi tanggung jawab semua petugas

pelayanan medis atau petugas rekam medis. Hal tersebut belum sesuai

dengan SPO/MKI/IV/2017.

g. Petugas pelayanan pasien dokter/perawat/bidan/petugas penunjang lainnya

dilarang memberikan isi data rekam medis lainnya dilarang memberikan isi

data rekam medis kepada siapapun tanpa ijin.


kerahasiaan rekam medis petugas pelayanan pasien dokter/ perawat/ bidan/

petugas penunjang lainnya dilarang memberikan isi data rekam medis

lainnya dilarang memberikan isi data rekam medis kepada siapapun tanpa

ijin.

Berdasarkan hasil wawancara semua Responden mengetahui bahwa

dilarang memberikan isi data rekam medis kepada siapapun tanpa ijin. Hal

tersebut sudah sesuai dengan SPO/MKI/IV/2017.

h. Pelepasan informasi rekam medis harus sesuai dengan ketentuan yang



kerahasiaan rekam medis pelepasan informasi rekam medis harus sesuai

dengan ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit. Sedangakn menurut

Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 BAB IV Pasal 10 Ayat 3:

48

“Permintaan rekam medis untuk tujuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2)

harus dilakukan secara tertulis kepada pimpinan sarana pelayanan

kesehatan”.

Berdasarkan hasil observasi yang melakukan pelepasan informasi di

Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang ialah petugas SKM (Surat

Keterangan Medis) sehingga petugas filing tidak begitu mengusai tentang

pelepasan informasi tersebut.

2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Ketidakpatuhan Petugas Filing


Kerahasian Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono

Magelang

a. Sistem

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

512/Menkes/Per/IV/2007 tentang izin praktik kedokteran, standar

operasional prosedur memberikan langkah-langkah yang benar dan terbaik

berdasarkan consensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan

fungsi pelayanan kesehatan.

Setiap unit kerja mempunyai Standar Proedur Operasional (SPO) yang

akan dijadikan landasan untuk bekerja di Rumah sakit TK.II dr. Soedjono

Magelang. Berdasarkan hasil wawancara dengan Responden belum semua

petugas filing mendapatkan sosialisasi terkait SPO menjaga keamanan dan

kerahasiaan dokumen rekam medis.

b. Sarana Prasarana

1) Ruang Filing

Ruang filing menjadi tempat untuk penyimpanan dokumen rekam

medis agar terjaga keamanan dan kerahsaiaannya di Rumah Sakit TK.II

dr. Soedjono Magelang. Berdasarkan hasil wawancara dengan

Triangulasi ruang penyediaan formulir sebenarnya letaknya terpisah dari

ruang rekam medis maupun ruang filing. Akan tetapi karena ruang

tempat pengambilan maupun pembuatan formulir tersebut dipakai untuk

49

penyimpanan arsip rekam medis BPJS sehingga ruangan tersebut tidak

bisa digunakan, dan biasanya yang akan mengambil formulir juga bisa

lewat pintu sebelah timur.

2) Keamanan

Keamanan (security) adalah perlindungan terhadap privasi seseorang

dan kerahasiaan rekam medis. Dengan kata lain hanya memperbolehkan

pengguna yang berhak untuk membuka rekam medis. Dalam pengertian

yang luas, keamanan juga termasuk hilang atau pengubahan data akibat

ulah pihak yang tidak berhak (SPO RS TK.II dr. Soedjono Magelang,

2014). Dalam hal keamanan di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono

Magelang di ruang filing sudah terdapat CCTV yang memang berfungsi,

namun belum dilakukan evaluasi terkait dengan selain petugas rekam

medis tidak diperbolehkan masuk ke ruangan penyimpanan tanpa seizin

dari kepala bagian rekam medis.

D. Keterbatasan Penelitian

1. Keterbatasan waktu dari Responden untuk wawancara.

2. Ada gangguan saat melakukan wawancara.

50

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Identifikasi pelaksanaan standar prosedur operasional keamanan dan


Magelang sudah berjalan dengan baik hanya keamanan tidak terjaga terkait

selain petugas rekam medis masuk ke ruang filing.

2. Faktor-faktor yang mempengaruhi ketidakpatuhan petugas filing terhadap

standar prosedur operasional menjaga keamanan dan kerahasian dokumen

rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang

a. SDM

Belum semua petugas filing berlatar belakang pendidikan rekam medis.

b. Sistem

Pelaksanaan standar prosedur operasional tentang keamanan dan

kerahasiaan dokumen rekam medis belum patuh dengan standar prosedur

operasional yang sudah ada dan belum semua petugas filing mendapatkan

sosialisasi.

c. Sarana Prasarana

1) Ruang Filing

Ruang filing masih jadi satu dengan ruang penyediaan formulir dan

pengambilan formulir.

2) Keamanan

Pengolahan data-data CCTV belum di evaluasi dan digunakan secara

maksimal.

B. Saran

1. Identifikasi pelaksanaan standar prosedur operasional keamanan dan


Magelang sebaiknya dilakukan sosialisasi dan evaluasi terkait larangan selain

petugas rekam medis tidak boleh masuk ke ruang penyimpanan tanpa seizin

kepala bagian rekam medis.

51

2. Faktor-faktor yang mempengaruhi ketidakpatuhan petugas filing terhadap

standar prosedur operasional menjaga keamanan dan kerahasian dokumen

rekam medis di Rumah Sakit TK.II dr. Soedjono Magelang

a. SDM

Sebaiknya dilakukan pengembangan pendidikan untuk meningkatkan

kompetensi Sumber Daya Manusia di bagian filing.

b. Sistem

Sebaiknya dilakukan sosialisasi dan evaluasi terkait SPO menjaga

keamanan dan kerahasiaan rekam medis.

c. Sarana Prasarana

1) Ruang Filing

Sebaiknya ruang filing tidak jadi satu dengan ruang penyediaan dan

pengambilan formulir.

2) Keamanan

Penggunaan sistem CCTV sebaiknya dilakukan evaluasi terkait selain

petugas rekam medis masuk ke ruang filing.

Daftar Pustaka

Arikunto, S. (2010). Prosedur Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta

Azwar, S. (2010).Metode Penelitian.Yogyakarta: Pustaka Pelajar

Bungin, B. (2007). Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: PT Raja Grafindo

Persada.

-----------------.(2009). Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana.

Hatta, Gemala. (2010). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan.Jakarta: Universitas Indonesia

M. Harujito, Yayat. 2001. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: PT. Grasindo

Notoadmodjo, S. (2010). Metodologi Penelitian Kesehatan.Jakarta :Rineka Cipta

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang

Rekam Medis.

Peraturan Menteri Kesehatan No 512/Menkes/Per/IV/2007 tentang Izin Praktik

dan Pelaksanaan Praktik Kedokteran

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2012 Tentang

Rahasia Kedokteran.

PERMENKES Nomor 290/MENKES/PER/III/2008 Tentang Persetujuan

Tindakan Kedokteran.

Pranoto. (2007). Ilmu Kebidanan. Yogyakarta: Yayasan Bina Pustaka Sarwono

Prawiroharjo

Rustiyanto.E. (2009). Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan.

Yogyakarta: Graha Ilmu.

----------------- (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi

Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia.

Sarwono, S. (2005). Sosiologi Kesehatan. Yogyakarta: Gajah Mada University

Press.

Sugiyono. (2015). Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta.

Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran.

Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.

LAMPIRAN