KELOMPOK 4TERDIRI DARI : MUHAMMAD WAHYU RIDANI NOR WAHIDATUN ANNISA BUYUNG SUMAROZAN NATA SUHARTONO KHADIRIS SATAR INDRA KUNARA WULANDARI

ADMINISTRASI PERKANTORAN ASMI CITRA NUSANTARA BANJARMASIN

4. ORGANISASI PERKANTORAN

PENGERTIAN ORGANISASI PERKANTORAN Sedikitnya ada lima fakta dalam organisasi perkantoran yaitu: Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup sumber daya manusia (SDM)

yang dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh struktur formal maupun struktur informal.

Interaksi dengan sistem sosial tersusun dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan lapiran, baik yang berhubungan dengan arus pekerjaan maupun arus informasi.

Sebagai suatu sistem terbuka, setiap organisasi perkantoran memiliki hubungan timbal balik, baik dalam organisasi intern (organisasi dalam) maupun organisasi ekstren (organisasi luar).

Setiap orang di dalam organisasi perkantoran memmiliki tujuan individu, yang sebagian darinya merupakan alasan tindakannya, dan masing-masing orang mengharapkan organisasi dapat membantu mencapai tujuannya.

Interaksi sosial yang terjadi dalam manajemen perkantoran juga dapat membantu percapaian tujuan bersama dengan tujuan individu tersebut.

Berdasarkan kelima fakta diatas, dapat dijabarkan bahwa pengertian organisasi perkantoran adalah sebagai berikut:

1. Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor. Contohnya: adanya rapat yang dilakukan oleh atasan(direktur/manajer) bersama bawahan(karyawan) atau client maupun orang-orang penting.

2. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat

orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan , mengolah dan menyajikan informasi dan merawat aktiva. Contohnya: bertukar pikiran saat rapat misalnya bermusyawarah bertujuan untuk mencapai mufakat

3. Organisasi perkantoran mencakup susunan staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk pembuatan , dan merawat aktiva. Contohnya; menjalankan tugas sesuai dengan perintah dan bertanggung jawab atas pekerjaan yang dijalankannya

Sementara itu, dari bentuk komunikasi atau interaksi yang terjadi, di dapat dua jenis unsur yang umumnya terjadi dalam setiap organisasi perkantoran, yaitu unsur inti dan unsur kerja.

1. Unsur Inti Unsur inti adalah manusia, yaitu orang-orang tertentu yang komunikasi dan

interaksinya membentuk organisasi perkantoran. Lousiana State University, Baton Rauge, Los Angeles

Amerika Serikat (1993) mengatakan bahwa kondisi yang dibutuhkan organisasi adalah

interaksi antara dua orang atau lebih yang merasa bahwa kebutuhan individual mereka

dapat terpenuhi lebih baik melalui perpaduan kemampuan atau sumber daya yang dimiliki

secara pribadi. Setelah organisasi kantor terwujud, unsur inti mulai terpengaruh oleh unsur

kerja. Dapat dikatakan bahwa unsur kerja menentukan mutu interaksi. Para anggota yang

berinteraksi membentuk sebuah organisasi perkantoran, sedangkan unsur kerja

membuatnya efektif dan infektif.

2. Unsur Kerja Unsur kerja (working elements) yang muncul dalam organisasi perkantoran meliputi:

Sumber Daya Insani, yaitu kemampuan para karyawan dan pengaruh pribadi mereka

Sumber Daya Nirinsani, yaitu barang ekonomi, seperti mesin-mesin serta perlengkapan kantor dan komputer

Sumber Daya Konseptual dan kelompok khusus yaitu para manajer.

Tingkat pemanfaatan kemampuan dan pengaruh segenap karyawan dalam efektifitas penggunaan sumber daya sangat tergantung pada cara manajer organisasi perkantoran dan memahami serta melaksanakan tugas-tugas mereka. Perlu diketahui, membangun hubungan antara tujuan-tujuan pribadi dan tujuan-tujuan organisasi perkantoran merupakan tugas seorang manajer.

PRINSIP ORGANISASI PERKANTORAN Prinsip adalah landasan atau pijakan yang sering disebut sebagai refrensi

utama dalam memulai pelaksanaan kegiatan. Organisasi harus didasarkan pada prinsip-prinsip tertentu agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan tujuan. Prinsip, juga sering diartikan sebagai kaidah dan titik tolak kegiatan yang tidak dapat diubah.

Prinsip organisasi merupakan hal yang penting bagi suatu perusahaan atau instansi dengan prinsip organisasi akan menghasilkan suatu keefesienan dalam menggunakan sumber daya manusia.

Adapun Prinsip Organisasi Sebagai Berikut : 1. Prinsip Tujuan Tujuan organisai perkantoran atau kelompok. Funsi suatu organisasi

perkantoran harus dirumuskan dan di mengerti oleh masing-masing personalisasi dalam kantor tersebut. Dengan adanya tujuan yang dimengerti maka dapat berubah menjadi motivasi untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Prinsip Kesatuan Fungsi Setiap organisasi terdiri dari beberapa fungsi yang harus bekerja sama demi

mencapai tuijuan utama sebuah organisasi perkantoran. 3. Prinsip Hubungan Individual Prinsip hubungan individual dalam prinsip tersebut melalui adanya pribadi-

pribadi yang melaksanakan pekerjaan dengan efektif meski organisasi perkantoran merupakan suatu sistem kelompok namun pada dasarnya individu lah yang menyelesaikan pekerjaannya

4. Prinsip Kesederhanaan Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan kesederhaan inilah

yang memudahkan para pelaksana untuk memahami. 5. Prinsip Wewenang dan Tanggung Jawab Setiap orang dalam organisasi perkantoran harius diberikan kewenangan yang

sesuai dengan tanggung jawabnya dengan demikian karyawan dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas tersebut.

6. Prinsip Pada Atasan Tunggal Agar masing-masing personalia dapat mengetahui dengan jelas kepada siapa dia

harus melapor maka setiap tugas dalam organisasi perkantoran dan tanggung jawabnya dari satu orang keatasan saja.

7. Prinsip Kepengawasan dan Kepemimpinan Kepemimipinan dan kepengawasan yang efektif dalam suatu organisasi

perkantoran haruslah ditegaskan sehingga tujuan pengawasan perkantoran efektif. 8. Jangkauan Pengawasan Agar pengawasan dan kepemimipinan berjalan secara efektif maka seyoginya

jangkauan pengawasan dibawah pengawasan langsung dari seorang manajer kantor.

Contoh Prinsip Organisasi 1. Pembagian Pekerjaan Pembagian pekerjaan secara merata sesuai dengan jabatan seseorang

harus dilakukan dalam sebuah perusahaan atau organisasi agar tujuan dari organisasi itu sendiri dapat dicapai karena terselesainya semua pekerjaan dan target-target yang dicanangkan akan terealisasi dengan baik dengan adanya pembagian pekerjaan secara merata.

2. Kesatuan Perintah Adanya kesatuan perintah dalam menjalankan suatu pekerjaan adalah

faktor penting agar pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik. Hal ini dapat diwujudkan dengan cara memilih seorang pemimipin yang memanajemen orang-orang untuk melakukan pekerjaan. Jika jumlah pemimipin lebih dari satu dikhawatirkan akan terjadi ketidak serasian dalam mengerjakan suatu pekerjaan misalnya saja pemimpin A menyuruh melakukan pekerjaan satu terlebih dahulu dengan berbagai pertimbangan yang bisa diterima, tetapi dilain pihak pemimpin B menyuruh melakukan pekerjaan B dengan alasan yang logis juga. Hal ini akan membingungkan para karyawan/staff yang melakukan pekerjaan dan pekerjaan tidak dapat selesai dengan baik.

3. Kewenangan Adanya sebuah kewenangan yang hanya dimiliki oleh seorang manajer

memang diperlukan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Hal ini berkaitan dengan kebijakan yang diambil untuk memajukan perusahaan/organisasi. Jika tidak ada kewenangan yang bisa membuat kebijakan maka perusahaan tersebut akan kesulitan dalam proses pencapaian tujuan karena tidak memperhatikan faktor-faktor menghambat dalam pencapaian tujuan serta tidak memperbaikinya dengan mengerlukan kebijakan-kebijakan.

4. Mendahulukan Kepentingan Umum Daripada Kepentingan Pribadi Sikap mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi harus

ditanamkan kepada setiap pengurus organisasi atau karyawan perusahaan. Hal ini sangat perlu dilakukan agar dalam proses pencapaian tujuan orgamnisasi tidak terhambat dikarenakan adanya seorang pengurus yang mementingkan kepentingan pribadinya.

5. Solidaritas Diantara Kawan Sekerja Solidaritas merupakan faktor penting dalam sebuah organisasi atau

perusahaan solidaritas bisa diwujudkan dengan kerja sama tim sebauah perusahaan atau organisasi tidak akan berjalan baik jika para karyawan atau pengurus bekerja secara individual. Walaupun seorang karyawan telah melakukan pekerjaan dengan baik ia juga harus memperhatikan karyawan yang lain dalam menyelesaikan pekerjaan karena ini berkaitan dengan pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi.

STRUKTUR ORGANISASI PERKANTORAN

Struktur organisasi perkantoran adalah pusat atau instansi pemerintah melaksanakan aktivitas perkantoran. Struktur organisasi dapat diartikan sebagai suatu kerangka dan tata perwujudan pola tetap hubungan antara tiap bagian. Ada 6 struktur organisasi biasa dijumpai dalam suatu organisasi yaitu:

1) Struktur Garis 2) Struktur Garis dan Staff 3) Struktur Fungsional 4) Struktur Produk 5) Struktur Komite 6) Struktur Matriks

BENTUK-BENTUK STRUKTUR ORGANISASI Bentuk-bentuk struktur organisasi yang sering digunakan dalam

organisasi pada umumnya terdiri dari 3 bentuk, yaitu Struktur Organisasi Fungsional, Struktur Organisasi Divisional (berdasarkan produk/pasar) , dan Struktur Matriks.

o Stuktur Organisasi Fungsional

Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization) merupakan struktur organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi. Pembagian kerja dalam bentuk struktur organisasi fungsional ini dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran, dan Sumber Daya Manusia. Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan(skill) dan tugas yang sama akan dikelompokkan bersama kedalam satu unit kerja. Struktur organisasi ini tepat untuk diterapkan pada organisasi atau perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk maupun layanan. Struktur organisasi bentuk ini dapat menekan biaya operasional namun mengalami kesulitan dalam berkomunikasi antar unit kerja.

Keunggulan Fungsional

Penggunaan sumberdaya yang efisien, skala ekonomis

Spesialisasi keterampilan yang mendalam dan pengembangan

Kemajuan karier dalam departemen fungsionalPanduan dan pengendalian dari manajemen PuncakKoordinasi yang luar biasa dalam fungsi-fungsiPemecahan masalah teknikal yang berkualitasMenciptakan efisiensi melalui spesialisasiMemusatkan keahlian organisasiMemudahkan manajer dalam melakukan monitoring dan mengevaluasi kinerja karyawanMeminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya

Sesuai untuk lingkungan yang stabil

· Kelemahan Fungsional

o Komunikasi lintas departemen fungsional yang buruko Tanggapan lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan, ketinggalan inovasio Keputusan terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaano Tanggung jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepato Pandangan terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada karyawano Pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi karyawano Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutano Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara keseluruhan· KELEBIHANo Profesionalisme atau keahlian yang lebiho Karena setiap management hanya menangani satu bidang saja, sehingga memunculkan orang-orang yang kompeten dibidangya masing-masing. hal ini menjadi salah satu faktor bagaimana masing-masing divisi berjalan sesuai dengan program yang telah direncanakan.o Perusahaan Lebih Produktifo Dengan struktur kerja yang baik menyebabkan para pekerja bekerja dengan giat guna mencapai hasil yang baik.o Memunculkan Inovasio Bagitu banyak orang-orang yang kompeten dibidang masing-masing, menimbulkan kreativitas, ide-ide serta inovasi sehingga perusahan tidak berjalan ditempat dan varietas kerja pun makin beragam.o Perusahaan lebih Berkembang dan maju o Dengan banyaknya inovasi yang muncul maka perusahaan pun akan cepat berkembang

dengan mengatur setiap tujuan-tujuan yang diharapkan dapat memajukan perusahaan

KELEMAHANo Karena banyak orang yang ahli dan kompeten dibidangnya maka muncul konflik-konflik baik secara vertikal maupun horizontal, Tidak jarang terjadi gesekan-gesekan opini dan ide dimasing-masing bidang yang dapat menganggu stabilitas perusahaan.o Sulit mengontrol perusahaan karena banyaknya bidang, divisi, serta ilmuwan-ilmuwan di masing-masing bidang. sehingga harus merekrut dewan pengawas ditiap bidang.o Penympangan-penympangan menjadi sulit terlacak dan lebih sering terjadi yang dapat merugikan perusahaan. banyaknya bidang yang harus dicontrol menyebabkan lemahnya pengawasan.o muncul persaingan yang tidak sehat karena

masing-masing individu merasa ahli dan berperan dalam perusahaan.

o Struktur Organisasi Divisional

Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization) adalah Struktur Organisasi yang dikelompokkan berdasrkan kesamaan Produk, Layanan, Pasar, dan Letak Geografis.

Organisasi bentuk Divisional ini biasanya diterapkan di perusahaan yang berskala menengah keatas, hal ini dikarenakan biaya operasional akan lebih tinggi jika dibandingkan dengan bentuk organisasi Fungsional.

Keunggulan Divisional

o Cepat tanggap, fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabilo Memperhatikan kebutuhan konsumeno Koordinasi yang luar biasa lintas departemen fungsionalo Pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan produko Penekanan terhadap keseluruhan produk dan tujuan divisionalo Pengembangan keterampilan manajemen umumo Lebih mudah dalam pengelolaannya karena memecah organisasi menjadi divisi yang lebih kecil.o Memungkinkan pembuatan keputusan strategis yang lebih luas dan konsentrasi penuh pada tugas-tugas.o Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.o Manajer dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang paling sesuai dengan divisinya.o Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah, tanggapan yang cepat pada perubahan karena adanya koordinasi dan wewenang pada tingkat yang sesuai.o Divisi lebih banyak pertanggungnjawaban dan lebih fokus pada hasil.o Kantor pusat bebas dari perhatian terhadap rincian kegiatan sehingga lebih memikirkan masalah jangka panjang.o Unit-unit otonomnya dapat dipotong dengan dampak minimal terhadap seluruh organisasio Koordinasi antarfungsi menjadi lebih mudah dan cepato Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaano Spesialisasi pada setiap divisi dapat dipertahankano Kesempatan karir lebih terbukao Menimbulkan kompetisi di dalam organisasi o Beban rutin CEO berkurang sehingga mempunyai waktu untuk keputusan strategis

Kelemahan Divisional

o Duplikasi sumberdaya lintas divisio Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisio Koordinasi yang buruk lintas divisio Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncako Kompetesi untuk sumberdaya perusahaano Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.o Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhano Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.o Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaano Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perluo Mengakibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi funsionalo Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar devisio Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

o Stuktur Organisasi Matriks

Stuktur Organisasi Matriks (Matrix Structure Organization) merupakan kombinasi dari Struktur Organisasi Funsional dan Struktur Organisasi Divisional dengan tujuan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada kedua bentuk Struktur Organisasi tersebut. Struktur Organisasi Matriks ini sering juga disebut Struktur Organisasi Proyek karena karyawan yang berada di unit kerja fungsional juga harus mengerjakan kegiatan atau tugas proyek-proyek organisasi yang ditugaskan kepadanya. Stuktur Organisasi Matriks ini mengakibatkan terjadinya multi komando dimana seorang karyawan diharuskan untuk melapor kepada dua pimpinan yaitu di unit kerja Fungsional dan pimpinan proyek. Struktur Organisasi ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang berskala atau perusahaan-perusahaan muiltisional.

- Kelebihan• Mendorong penggunaan orang secara fleksibel• Mengoptimalkan penggunaan sumber daya keahlian yang dimiliki• Menumbuhkan koordinasi dan integrasi yang kohesif

-Relevan untuk Situasi:• Dorongan untuk mendistribusikan dan membagi sumber daya/kapabilitas• Fokus pada dual perspectives : keahlian fungsional dan keandalan output

-Kekurangan• Berpeluang menumbuhkan role ambiguity• Tanpa keseimbangan wewenang antara manajer fungsional dengan output-based coordinator, kinerja akan terganggu• Memberi kesempatan bagi inkonsistensi permintaan antara fungsional dan output-based people.

THANKS FOR ATTENTION

WASALAMMULAIKUM WR.WB