pengantar administrasi perkantoran · perkantoran, mengenai “membuat struktur organisasi” dan...

2014

Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen

Winda Zarina Maulida

PENGANTAR ADMINISTRASI

PERKANTORAN Untuk SMK dan MAK

1

| PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 1

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat

menyelesaikan modul PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN ini sesuai dengan waktu yang telah

diharapkan. Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah ikut

berpartisipasi dalam penyusunan modul ini, sehingga modul ini dapat diselesaikan dan difungsikan sesuai dengan

apa yang diharapkan sebelumnya yaitu sebagai salah satu media yang dapat membantu kelancaran proses belajar

mengajar oleh siswa.

Modul ini disusun berdasarkan kurikulum 2013, dimana di dalam modul ini berisi tentang Administrasi

Perkantoran, mengenai “Membuat Struktur Organisasi” dan “Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor”. Yang mana di

dalam modul ini akan di bahas mengenai aneka bentuk dan jenis organisasi kantor, serta jenis-jenis pekerjaan

kantor hingga hasl dari pekerjaan kantor, yang juga dilengkapi dengan soal-soal teori maupun praktek dengan

harapan dapat membantu siswa dalam melatih kemampuan siswa dalam hal surat menyurat.

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan dan penulisan modul ini, oleh

karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan modul ini

sehingga dapat memberikan manfaat khususnya penulisnya dan pembaca pada umumnya.

Kami mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu terbitnya modul ini yaitu

teman-teman dan dosen pembimbing.

Malang, 23 November 2014

Penulis

KATA

PENGANTAR


KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

A. Deskriptif Umum............................................................................................................................... 4

B. Prasyarat ....................................................................................................................................... 4

C. Kompetensi Inti.................................................................................................................................. 4

D. Kompetensi Dasar............................................................................................................................... 5

E. Indikator Pencapaian Modul............................................................................................................... 5

F. Petunjuk Penggunan Modul................................................................................................................ 5

G. Tujuan Akhir Pembelajaran................................................................................................................ 6

H. Cek Kemampuan................................................................................................................................. 7

BAB II PEMBAHASAN

Bagian I : Membuat Struktur Organisasi

A. Pengertian Organisasi......................................................................................................................... 8

B. Prinsip-Prinsip Organisasi.................................................................................................................. 9

C. Bentuk-Bentuk Organisasi................................................................................................................... 9

Tes Formatif............................................................................................................................................... 13

Bagian II : Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor

A. Pengertian Pekeraan Kantor.............................................................................................................. 16

B. Fungsi Pekerjaa Kantor..................................................................................................................... 16

C. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor............................................................................................................. 17

D. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor................................................................................................................ 18

E. Produk Pekerjaan Kantor................................................................................................................... 19

Tes Formatif.............................................................................................................................................. 26

DAFTAR ISI


PENILAIAN................................................................................................................................................. 29

GLOSARIUM................................................................................................................................................ 32

DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................................................... 33

KUNCI JAWABAN...................................................................................................................................... 34


Salah satu kompetensi yang harus dikuasai oleh peserta didik pada program keahlian Administrasi

Perkantoran adalah memahami pekerjaan kantor agar dapat melakukan tugas-tugas kantor dengan baik

sehingga dapat menghasilkan pekerjaan kantor dengan sempurna, sesuai dengan harapan. Kompetensi ini

memiliki dua kompetensi dasar (KD) yaitu :

1. Membuat struktur organisasi

2. Mengidentifikasi pekerjaan kantor

Modul ini disiapkan sebagai bahan pembelajaran untuk dapat mempelajari dan memahami lebih dalam

lagi mengenai organisasi kantor, dari mulai pekerjaan kantor hingga hasil pekerjaan kantor. Kompetensi ini

sangat penting dipelajari oleh siapa saja khusunya yang bergerak di bidang administrasi kantor, karena pada

dasarnya kegiatan administrasi ini terdapat di segala bidang kehidupan khusunya di kalangan industri/dunia

usaha.

Kemampuan awal yang diprasyaratkan untuk mempelajari modul ini adalah siswa sudah memahami dan

dapat medeskripsikan administrasi perkantoran yang meliputi pengertian administrasi, pengertian kantor,

pengertian adminiatrasi kantor, dan juga ruang lingkup dari administrasi kantor.

KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong

royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari

BAB I

PENDAHULUAN

DESKRIPTIF UMUM A

PRASYARAT B

KOMPETENSI INTI C


solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial

dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan,

teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan,

dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada

bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan

pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda

sesuai kaidah keilmuan.

1. Membuat struktur organisasi

2. Mengidentifikasi pekerjaan kantor

1. Peserta didik dapat memahami pengertian organisasi kantor

2. Peserta didik dapat mengetahui prinsip-prinsip dari organisasi kantor

3. Peserta didik dapat menyebutkan dan membedakan bentuk-bentuk dari organisasi kantor

4. Peserta didik dapat mengetahui fungsi pekerjaan kantor

5. Peserta didik dapat mengetahui jenis-jenis pekerjaan kantor

6. Peserta didik dapat mengetahui ciri-ciri pekerjaan kantor

7. Peserta didik mengetahui dan menyebutkan hasil atau produk dari pekerjaan kantor

Sebelum mempelajari modul ini, perhatikan dan ikuti petunjuk-petunjuk serta cara-cara mempelajarinya,

baik oleh siswa maupun oleh guru atau fasilitator agar pembelajaran dapat berjalan sesuai dengan prosedur

yang ada pada petunjuk penggunaan modul ini.

1. Penjelasan bagi siswa

a. Pelajari secara berurutan dari kegiatan belajar 1 sampai 2.

b. Persiapkan alat tulis dan bahan praktik yang diperlukan sesuai kompetensi yang dipelajari.

KOMPETENSI DASAR D

INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI E

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL F


c. Kerjakan tes formatifnya.

d. Cocokkan hasil jawaban dengan kunci jawaban (jangan melihat kunci jawaban sebelum seleai

mengerjakan tes formatif) karena tuuan tes foemastif ini umtuk menguji sejauh mana tingkat

pengiasaan sisea terhadap kompetensi tersebut.

e. Apabila telah kompeten dengan memperoleh nilai minimal 7.00 lanjutkan ke kegiatan belaar

berikutnya. Apabila belum memenuhi standar minimal 7.00 maka harus mengulangi kegiatan belajar

yang masih belum berhasil sampai memperoleh standar minamal yang ditentukan.

f. Setelah berakhir mempelajari subkompetensi ke-2 dan dinyatakan lulus dari semua subkompetensi

maka kerjakan evaluasinya. Tes evaluasi adalah tes untuk menguji kemampuan penguasaan sisea atas

kompetensi Memproses Perjalanan Bisnis secara keseluruhan.

g. Cocokkan hasil jawaban evaluasi dengan kunvi jawaban evaluasi.

h. Apabila ada hal yang kurang dimengerti, tanyakan kepada guru atau faslitator.

2. Penjelasan bagi fasilitator

a. Membantu siswa dalam merencanakan proses pembelajaran.

b. Membimbing siswa melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahap belajar.

c. Membantu siswa memahami konsep-konsep dan praktik-praktik baru serta menjawab pertanyaan

sisea mengenai proses pembelajaran.

d. Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang diperlukan untuk

belajar.

e. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan.

f. Merencanakan seorang ahli/pendamping guru dari tempat kerja untuk membantu jika diperlukan.

g. Merencanakan proses penilaian dan menyiapkan perangkatnya.

h. Melaksanakan penilaian.

i. Menjelaskan kepada siswa tentang sikap, pengetahuan dan keterampialn dari suatu kompetensi yang

perlu intuk dibenahi dan merundingkan rencana pembelajaran selanjutnya.

j. Mencatat pencapaian kemajuan siswa.

k. Mengadakan remedial bagi siswa yang belum kompeten.

o Kompetensi Dasar 1 : Mendeskripsikan fungsi pekerjaan kantor

1. Peserta didik dapat memahami pengertian organisasi

2. Peserta didik dapat mengetahui prinsip-prinsip dari organisasi

TUJUAN AKHIR PEMBELAJARAN G


3. Peserta didik dapat menyebutkan dan membedakan bentuk-bentuk dari organisasi

o Kompetensi Dasar 2 : Mengidentifikasi pekerjaan kantor

1. Peserta didik dapat mengetahui fungsi pekerjaan kantor

2. Peserta didik dapat mengetahui jenis-jenis pekerjaan kantor

3. Peserta didik dapat mengetahui ciri-ciri pekerjaan kantor

4. Peserta didik mengetahui dan menyebutkan hasil atau produk dari pekerjaan kantor

No. Pertanyaan Ya Tidak

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Dapatkah Anda menyebutkan prinsip-prinsip organisasi?

Dapatkah Anda menjelaskan tujuan organisasi?

Dapatkan Anda menjelaskan pentingnya organisasi?

Dapatkah Anda menjelaskan bentuk-bentuk organisasi?

Dapatkah Anda membedakan bentuk-bentuk organisasi?

Dapatkan Anda mnyebutkan fungsi pekerjaan kantor ?

Dapatkan Anda mnyebutkan fungsi pekerjaan kantor ?

Dapatkah Anda menyebutkan jenis-jenis pekerjaan kantor?

Dapatkah Anda menyebutkan ciri-ciri pekerjaan kantor?

Dapatkah Anda menyebutkan hasil dari pekerjaan kantor?

Dapatkah Anda menjelaskan hasil dari produk kantor?

Apabila Anda menjawab “TIDAK” pada salah satu pertanyaandi atas, maka pelajarilah materi tersebut

pada modul ini. Apabila Anda menjawab “YA” pada semua pertanyaan, maka lanjutkanlah dengan

mengerjakan tugas, tes formatif dan evaluasi yang ada pada modul ini.

CEK KEMAMPUAN H


BAGIAN 1

MEMBUAT

STRUKTUR ORGANISASI

1. Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya alat, bagian, anggota

atau badan

2. KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk

mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai

tujuan bersama.

3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan

manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha

kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

5. J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan,

ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur

dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

6. Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan

tertentu.

Pengertian Organisasi

BAB II

PEMBAHASAN

A


Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut:

1. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)

2. Ada kerja sama

3. Ada tujuan bersama

Terdapat 7 prinsip-prinsip dari organisasi, ialah :

1. Prinsip perumusan tujuan

2. Pembagian kerja

3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang

4. Tingkat pengawasan

5. Rentang manajemen

6. Kesatuan perintah

7. Koordinasi

Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3 macam :

Organisasi Garis/Lini

Ciri-ciri:

Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan

Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang

organisasi

Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh

Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit

Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal

1

Prinsip-Prinsip Organisasi B

Bentuk-Bentuk Organisasi C


Kelebihan:

Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan

Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

Kekurangan:

Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu

maka akan terancam jatuh organisasi tersebut.

Pimpinan lebih cenderung otoriter

Karyawan lebih sulit berkembang

Bagan Organisasi Garis/Lini :

Organisasi Garis dan Staf

Ciri-ciri:

Pimpinan mengangkat tenaga staff

Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus

Kepala

Seksi

PIMPINAN

Pimpinan

Pimpinan

Pimpinan

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

2


Kelebihan:

Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staff ahli

Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas

Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”

Kekurangan:

Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya

yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal

Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

Bagan Organisasi Garis Staf :

Organisasi Fungsional

Ciri-ciri:

Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas

Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah

Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

PIMPINAN

Akuntan

Publik

Penasihat

Hukum

Bagian

Pemasaran

Bagian

Keuangan

Bagian

SDM

Bagian

Produksi

Kepala

seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

3


Kelebihan:

Pembagian tugas lebih jelas

Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

Kekurangan:

Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)

Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya

Tidak ada kesatuan perintah

Bagan Organisasi Fungsional :

PIMPINAN

Kepala Bagian Kepala Bagian

Kepala Bagian

Kepala Bagian

Kepala Seksi

Kepala Seksi

Kepala Seksi


a. Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!

1. Suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu

yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu

tujuan yang diinginka, merupakan pengertian organisasi menurut...

a. KBBI c. Chester I. Barnard

b. J. Willian Schulze d. Kamus Administrasi

2. Yang bukan termasuk ciri-ciri organisasi ialah...

a. Ada ruangan kerja c. Terdapat sekelompok orang

b. Ada kerja sama d. Ada tujuan bersama

3. Bentuk-bentuk organisasi adalah..

a. Organsasi Struktural c. Organisasi Bersekat

b. Organisasi Fungsional d. Organisasi Implementasi

4. Kelebihan organisasi Garis/Lini, kecuali...

a. Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan

b. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

c. Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”

d. Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

5. Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya, organisasi dibagi menjadi 3

macam, kecuali..

a. Organisasi Garis/Lini c. Organisasi Garis dan Staff

b. Organisasi Struktural d. Organisasi Fungsional

6. Mengapa dalam organisasi garis dan staff kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina?

a. Karena memungkinkan karyawan yang berkhianat

b. Karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal

TES FORMATIF


c. Karena letak tempat kerja yang bersekat

d. Karena tugas dari masing-masing karyawan yang sangat banyak.

7. Yang merupakan kekurangan dari organisasi fungsional adalah..

a. Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)

b. Pimpinan lebih cenderung otoriter

c. Karyawan lebih sulit berkembang

d. Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

8. Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

a. Organisasi Garis/Lini c. Organisasi Fungsional

b. Organisasi Garis Staff d. Organisasi Struktural

9. Yang merupakan prinsip dari organisasi adalah..

a. Terdapat kerjasama c. Pendelegasian kekuasaan/wewenang

b. Terdapat tujuan bersama d. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)

10.

Bagan diatas merupakan bagan dari organisasi...

a. Garis Staff c. Fungsional

c. Struktural d. Garis/Lini

Kepala

Seksi

PIMPINAN

Pimpinan

Kepala

Seksi

Pimpinan Pimpinan

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi


b. Esai

1. Sebutkan 3 pengertian dari organisasi berdasarkan para ahli!

2. Sebutkan prinsip-prinsip organisasi!

3. Jelaskan mengenai Organisasi Garis/Lini mulai dari ciri-ciri, kekurangan, hingga kelebihannya! Gambarlah

bagannya!

4. Jelaskan mengenai Organisasi Garis dan Staff mulai dari ciri-ciri, kekurangan, hingga kelebihannya!

Gambarlah bagannya!

5. Jelaskan mengenai Organisasi Fungsional mulai dari ciri-ciri, kekurangan, hingga kelebihannya! Gambarlah

bagannya!


BAGIAN II

MENGIDENTIFIKASI

PEKERJAAN KANTOR

George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan

warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna

menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan

1. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari badan usaha,

pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari

2. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu

pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan

keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

Terdapat 3 fungsi pekerjaan kantor, ialah sebagai berikut :

1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan

organisasi

2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.

3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.

Pengertian Pekerjaan Kantor A

Fungsi Pekerjaan Kantor B


a) Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan

menyusunnya.

b) Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media.

c) Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph

d) Mengirim

Contoh: Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi

e) Menyimpan

Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di

perpustakaan

f) Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference.

g) Menghitung

Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana

h) Pekerjaan lainnya.

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

o Menurut George R. Terry, persentase pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah :

1. Typing : 24,6%

2. Calculating : 19,5%

3. Checking : 12,3%

4. Filling : 10,2%

5. Telephoning : 8,8%

6. Duplicating : 6,4%

7. Mailing : 5,5%

8. Other : 12,7%

TOTAL : 100%

Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor C


1. Bersifat pelayanan

Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama /

pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor tidak langsung

mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan, tetapi sangat membantu menunjang keberhasilan

perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.

Contoh :

Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai dengan

tingkatan siswa. Tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam menjalankan

tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaaan ketatausahaan., seperti mencatat kemajuan belajar

siswa, menyiapkan rapor, dan lain-lain.

2. Terbuka dan luas

Pekerjaan kantor bersifat terbuka karena pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu

organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat juga dilakukan diluar kantor sekalipun.

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Pekerjaan kantor dapata dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi hingga

karyawan yang paling bawah sekalipun.

Contoh :

Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerjasebaik mungkin, namun

manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya,

seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi, dan lain-lain.

Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor D


1. SURAT

Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada

pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

Contoh Surat :

Kegunaan surat:

- Sebagai alat komunikasi secara tertulis

- Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan

- Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

- Dapat menjadi nilai historis

- Sebagai duta organisasi

- Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan

Produk Pekerjaan Kantor E


Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat

- Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk

pemerintahan

- Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih

- Bahasa harus dibuat dengan baik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele

- Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

2. LAPORAN

Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis.

Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan

data.

Contoh Laporan :

Fungsi laporan:

- Sebagai bahan pertanggungjawaban

- Alat menyampaikan informasi

- Alat pengawasan

- Bahan penilaian

- Bahan pengambilan keputusan


Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

- Harus jelas dan cermat

- Mengandung kebenaran dan objektifitas

- Lengkap

- Tegas dan konsisten

- Langsung mengenai sasaran

- Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat

- Disertai dengan saran-saran

- Tepat waktu

Jenis-jenis laporan:

a) Laporan berdasarkan waktu

- Laporan berkala : laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu

(laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap

bulan.

- Laporan insidental : laporan yang dibuat apabila diperlukan.

b) Laporan berdasarkan bentuk

- Laporan berbentuk surat : laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara

satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah.

- Laporan berbentuk naskah : laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek

maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

- Laporan berbentuk memo : laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan

pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

c) Laporan berdasarkan penyampaian

- Laporan lisan : laporan yang disampaikan secara langsung.

- Laporan tertulis : contoh: surat, naskah dan memo.

- Laporan visual : laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: disampaikan melalui

media presentasi (power point).

d) Laporan berdasarkan sifat

- Laporan biasa : laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan

terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif.


- Laporan penting : laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang

tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

e) Laporan berdasarkan isinya.

- Laporan informatif : laporan yang isinya hanya berisi informasi saja

- Laporan rekomendasi : laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan

lebih lanjut.

- Laporan analisa : laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam.

- Laporan kelayakan : laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau

pemilihan mana yang terbaik.

- Laporan pertanggungjawaban : laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau

kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

KERANGKA

LAPORAN

PENDAHULUAN

BATANG TUBUH

PENUTUP

a. Maksud dan tujuan

penulisan laporan

b. Masalah pokok yang

dilaporkan

c. Sistematika laporan

a. Data dan fakta

pelaksanaan kegiatan

b. Kesesuaian

pelaksanaan dengan

perencanaan

c. Masalah yang terjadi

d. Pembahasan masalah

a. Kesimpulan, dan

b. Saran


3. FORMULIR

Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau

informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak

tetap.

Keuntungan membuat formulir

1) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan

kertas.

2) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3) Adanya keseragaman

4) Mengurangi kegiatan foto kopi

Fungsi formulir

1) Mencari suatu keterangan

2) Menghimpun data yang sama

3) Menyampaikan informasi yang sama

4) Sebagai bukti fisik

5) Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

1) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas.

2) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

3) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis.

5) Dibuat secara sederhana.

6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup.

7) Harus ada judul nama formulir.

8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan.

9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor.

10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang .


Contoh Formulir :

4. ARSIP

Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik

tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau

berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara

tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan

lebih baik dan lebih lama.


5. BERBAGAI MACAM DOKUMEN TERTULIS.

Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper

Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara langsung


a. Pilihan Ganda

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!

1. Jenis-jenis pekerjaan kantor adalah sebagai berikut, kecuali..

a. Menghimpun c. Menyimpan

b. Mencatat d. Menukarkan

2. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi merupakan salah satu poin dari..

a. Jenis-jenis pekerjaan kantor c. Fungsi pekerjaaan kantor

b. Ciri-ciri pekerjaan kantor d. Pengertian pekerjaan kantor

3. Hasil dari pekerjaan kantor adalah..

a. Amplop c. Formulir

b. Cek d. Kertas

4. Media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk

mendapatkan tanggapan adalah pengertian..

a. Laporan c. Arsip

b. Surat d. Peta

5. Suatu data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau

berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat

digunakan dengan lebih baik dan lebih lama, disebut..

a. Laporan c. Arsip

b. Surat.. d. Formulir

6. Laporan visual, tertulis, lisan, merupak jenis-jenis laporan berdasarkan..

a. Bentuknya c. Isinya

b. Penyampaiannya d. Sifatnya

TES FORMATIF


7. Yang termasuk dalam laporan berdasarkan sifat adalah..

a. Laporan Tertulis c. Laporan Biasa

b. Laporan Visual d. Laporan Informatif

8. Laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut disebut dengan laporan..

a. Analisa c. Rekomendasi

b. Informatif d. Pertanggungjawaban

9. Fungsi surat adalah..

a. Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

b. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

c. Bahan pengambilan keputusan

d. Adanya keseragaman

10. Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas. Adalah

keuntungan dari..

a. Surat c. Laporan

b. Formulir d. Peta

b. Esai

1. Apa saja kerangka dalam membuat laporan? Sebutkan!

2. Sebutkan 5 jenis pekejaan kantor. Beri masing-masing 3 contoh!

3. Sebutkan jenis-jenis laporan!

4. Sebutkan fungsi dari pekerjaan kantor!


5. Sebutkan mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir!


1.1 LEMBAR PENILAIAN HASIL BELAJAR

Penilaian dilakukan dengan prosedur:

- Penilaian Proses: kehadiran siswa, pengamatan selama proses pembelajaran dan diskusi kelompok.

- Penilaian Hasil: tugas individu, UTS, UAS.

Format Penilaian Hasil

A. PILIHAN GANDA

Setiap jawaban yang benar diberi skor 1, sedangkan jawaban yang salah diberi skor 1. Lalu

dimasukkan dalam rumus berikut ini :

Skor =

x 100 (skala 0-100)

Keterangan :

B = Jumlah jawaban benar

N = Jumlah soal

Contoh : Skor =

x 100

= 100

Jadi, pada latihan soal pilihan ganda siswa memperoleh nilai 100.

B. URAIAN

Bentuk Soal Jumlah Soal Nomor Soal Skor Makasimum

Uraian 5 1 20

2 20

3 20

4 20

5 20

Jumlah 100

PENILAIAN


Nilai = Jumlah Jawaban Benar x 100% = 100

100

Keterangan : Arti tingkat penguasaan/pemahaman yang dicapai :

90% – 100% = Baik Sekali

80% - 89% = Baik

70% - 79% = Cukup

< 69% = Kurang

Tingkat kelulusan bisa dicapai bila bisa menjawab 70% dari soal-soal diatas. Kurang dari standard diatas,

dianggap tidak lulus.


1.2 LEMBAR PENILAIAN SIKAP :

Siswa :

Kelas :

Tanggal :

Petunjuk:

1) Untuk setiap perilaku sikap berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala

berikut ini:

A = Sangat Baik C = Menunjukkan kemajuan

B = Memuaskan D = Memerlukan perbaikan

Format pengamatan perilaku berkarakter

No Rincian Tugas Kinerja

(RTK) (A) (B) (C) (D)

1 Teliti, tekun, cekatan

2 Jujur

3 Loyal

4 Disiplin

5 Dapat dipercaya

6 Dapat menyimpanan

rahasia

7 Kreatif-inovatif

8 Sopan Santun


KBBI

Perserikatan

Efektifitas

Efisiensi

Otoriter

Staff

The Right Man

The Right Place

Tour of Duty

Notula

Pelayanan prima

(service excellent)

Pelanggan

Chatting

Historis

Paper

Objektifitas

Kamus Benar Bahasa Indonesia

Suatu kumplan dalam organisasi

Berhasil guna

Kemampuan menjalankan tugas dengan baik dan tepat

Berkuasa sendiri, sewenang-wenangnya, suka mengatur

Seorang pegawai atau kayawan

Orang orang yang benar dan hebat

Tempat yang benar yang tepat

Perputaran pekerjaan

Hasil rapat yang dibuat oleh notulis (sekretaris dalam rapat )

Pemberian pelayanan barang/jasa dengan baik kepada konsumen atau

pelanggan

Instansi atau lembaga yang melakukan pembelian produk baik barang

maupun jasa secara berulang-ulang, karena barang atau jasa yang dibeli

mempunyai manfaat.

Melakukan komunikasi / bercakap-cakap ssecara online

Sejarah/bersejarah

Kertas, surat kabar,buku,lembar, naskah, karangan, koran.

Mengenai keadaan yang sebenarnya tanpa dipengaruhi pendapat atau

pandangan pribadi

GLOSARIUM


Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran.

Jakarta: Erlangga

Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta.

Ida Nuraida, SE. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

Serdamayanti. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan tentag Manajemen Perkantoran Suatu Pengantar. Bandung:

Mandar Maju.

DAFTAR

PUSTAKA


Tes Formatif Bagian I

Pilihan Ganda!

1. B 6. B

2. A 7. A

3. B 8. B

4. C 9. C

5. B 10. D

Esai!

1. Pengertian organisasi menurut para ahli :

1) James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan

manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

2) Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha

kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

3) J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan,

ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur

dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

2. Prinsip-prinsip organisasi

1. Prinsip perumusan tujuan

2. Pembagian kerja

3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang

4. Tingkat pengawasan

5. Rentang manajemen

6. Kesatuan perintah

7. Koordinasi

KUNCI

JAWABAN


3. Organisasi Garis/Lini

Ciri-ciri:

Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan

Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang

organisasi

Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh

Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit

Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal

Kelebihan:

Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan

Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

Kekurangan:

Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu

maka akan terancam jatuh organisasi tersebut.

Pimpinan lebih cenderung otoriter

Karyawan lebih sulit berkembang

Bagan Organisasi Garis/Lini :

4. Organisasi Garis dan Staf

Ciri-ciri:

Pimpinan mengangkat tenaga staff

Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus

Kepala

Seksi

PIMPINAN

Pimpinan

Kepala

Seksi

Pimpinan Pimpinan

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi

Kepala

Seksi


Kelebihan:

Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staff ahli

Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas

Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”

Kekurangan:

Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya

yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal

Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

agan Organisasi Garis Staf :

5. Organisasi Fungsional

Ciri-ciri:

Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas

Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah

Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

Kelebihan:

Pembagian tugas lebih jelas

Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

Kekurangan:

Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)

Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya

Tidak ada kesatuan perintah

PIMPINAN

Akuntan

Publik

Penasihat

Hukum

Bagian

Pemasaran

Bagian

Keuangan

Bagian SDM Bagian

Produksi

Kepala

seksi

Kepala

seksi

Kepala

seksi

Kepala

seksi

Kepala

seksi

Kepala

seksi

Kepala

seksi

Kepala

seksi


Bagan Organisasi Fungsional :

Tes Formatif Bagian II

Pilihan Ganda!

1. D 6. B

2. B 7. C

3. C 8. C

4. B 9. A

5. C 10. B

Esai

1. Kerangka laporan terdiri dari:

a. Pendahuluan

- Maksud dan tujuan penulisan laporan

- Masalah pokok yang dilaporkan

- Sistematika laporan

b. Batang tubuh

- Data dan fakta pelaksanaan kegiatan

- Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan

- Masalah yang terjadi

- Pembahasan masalah

c. Penutup

- Kesimpulan, dan

- Saran

PIMPINAN

Kepala

Bagian Kepala

Bagian

Kepala

Bagian

Kepala

Bagian

Kepala Seksi Kepala Seksi Kepala Seksi


2. Jenis-jenis pekerjaan kantor :

1) Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan

menyusunnya.

2) Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media.

3) Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph

4) Mengirim

Contoh: Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi

5) Menyimpan

Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di

perpustakaan

6) Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference.

7) Menghitung

Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana

8) Pekerjaan lainnya.

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

3. Jenis-jenis laporan:

a) Laporan berdasarkan waktu :

- Laporan berkala

- Laporan insidental

b) Laporan berdasarkan bentuk :

- Laporan berbentuk surat

- Laporan berbentuk naskah

- Laporan berbentuk memo

c) Laporan berdasarkan penyampaian :

- Laporan lisan

- Laporan tertulis

- Laporan visual

e) Laporan berdasarkan sifat :

- Laporan biasa


- Laporan penting

f) Laporan berdasarkan isinya.

- Laporan informatif

- Laporan rekomendasi

- Laporan analisa

- Laporan kelayakan

- Laporan pertanggungjawaban

4. Terdapat 3 fungsi pekerjaan kantor, ialah sebagai berikut :

1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan

organisasi

2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.

3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.

5. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

1) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas.

2) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

3) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis.

5) Dibuat secara sederhana.

6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup.

7) Harus ada judul nama formulir.

8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan.

9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor.

10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang

pengantar administrasi perkantoran · perkantoran, mengenai “membuat struktur organisasi” dan...

Documents