kel 3_manajemen persediaan

8/11/2019 Kel 3_Manajemen Persediaan

1/40

anajemen

Persediaan


2/40

Definisi

Persediaan diterjemahkan dari kata inventory yangmerupakan timbunan barang (bahan baku, komponen,

produk setengah jadi, atau produk akhir, dll) yang secara

sengaja disimpan sebagai cadangan (safety atau buffer-

stock) untuk manghadapi kelangkaan pada saat prosesproduksi sedang berlangsung.

Manajemen persediaan adalah kegiatan pengelolaan

persediaan suatu perusahaan untuk memelihara dan

mengendalikan, juga suatu teknik pemesanan danpemantauan barang-barang persediaaan dalam kuantitas,

jumlah dan waktu sesuai dengan yang direncanakan.


3/40

FungsiPersediaan

FungsiDecoupling

FungsiEconomicLot Sizing

FungsiAntisipasi


4/40

Tujuan penyimpanan persediaan dalambidang kefarmasian :

1. Untuk menyeimbangkan biaya pemesananatau perencanaan dan biaya penyimpanan(carrying cost).

2. Untuk memuaskan permintaan pelanggan(misalnya, untuk memenuhi jatuh tempopengiriman).

3. Untuk mengambil keuntungan daridiskon-diskon

4. Untuk berjaga-jaga jika terjadikenaikan harga di masa mendatang.


5/40


6/40

Persediaan dalam pelayanan

pelayanan di rumah sakit

1. Berdasarkanpemanfaatannya

Persediaan Farmasi

a. Persediaan obat

b. Persediaan bahan kimiac. Persediaan gas medis

d. Peralatan kesehatan

Persediaan Makanan

Persiapan Logisti2. Berdasarkan tata cara

pengadaanya

Persediaan Medik

Persediaan Non-medik

3. Berdasarkan tingkatpengolahannya

Bahan baku

Bahan yang harus diolah

menjadi suatu produk.Misalnya: bahan antibiotikuntuk pembuatan salep.

Bahan pembantu

Bahan yang ditambahkan

kepada bahan baku dalamproses membuat suatuproduk. Misalnya: vaselinuntuk membuat salep.


7/40

Pencatatan persediaan

Tujuan: memonitor transaksi persediaan yang keluardan masuk di lingkungan IFRS

Prosedur yangdianjurkanpenggunaankartupersediaan/

kartu stok

Kartu stokdisimpan

bersamadengan barangdi atas rak


8/40

Kartu stok

Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau

kadaluwarsa)

Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data

mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari 1 (satu)sumber anggaran.

Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu)

kejadian mutasi obat.

Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan,perencanaan pengadaan distribusi dan sebagai

pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat

penyimpanannya.


9/40

Informasi

Jumlah obat yang tersedia

Jumlah obat yang diterima

Jumlah obat yang keluar

Jumlah obat yanghilang/rusak/kadaluwarsa

Jangka waktu kekosonganobat

Manfaat informasi

mengetahui dengan cepatjumlah persediaan obat

Penyusunan laporan

Perencanaan pengadaandan distribusi

Pengendalian persediaan

Alat bantu kontrol kepalaIFRS


10/40


11/40

Kartu stok induk

Sebagaipencerminanobat-obat yangada di gudang

Alat pembantubagi ordonaturuntukpengeluaran

obat

Alat pembantudalammenentukankebutuhan


12/40


13/40

Metode Pengendalian Persediaan


14/40

Metode ABC (PARETO)

metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkanperingkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah.

Untuk menetapkan prioritas pengawasan

Kriteria :

Kelas A : sekitar 70 % dari nilai total persediaan,jumlahnya sekitar 20 % dari seluruh itempengawasan ketat

Kelas B : sekitar 20 % dari nilai total persediaan,

jumlahnya sekitar 30 % dari seluruh item pengawasan sedang

Kelas C : sekitar 10 % dari nilai total persediaan,jumlahnya sekitar 50 % dari seluruh item pengawasan ringan


15/40

Tabel : Pengendalian Barang

berdasarkan analisis ABC

Kelompok A Kelompok B Kelompok C

Pengendalian Ketat Moderat Longgar

Laporan Ketat dan Rinci Ketat dan Rinci Biasa

Penyimpanan Rapat Baik Biasa

Monitoring Terus Menerus Kekurangan

Persediaan

Sedikit dilakukan

Pengecekan Ketat Dasar pada

perubahan

kebutuhan

Tak perlu atau

sedikit dilakukan


16/40

Gambar : Diagram Analisis ABC

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Category 1

Jumlah Barang

20 30 50

N

I

L

A

I


17/40

Metode VEN

pengelompokan obat berdasarkan kepadadampak tiap jenis obat terhadap kesehatan

1. VITAL

Kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital) Yang termasuk dalam kelompok ini antara lain :

obat penyelamat (life saving drug),

obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok

obat-obatan untuk mengatasi penyakitpenyebab kematian terbesar.

Contoh obat yang termasuk jenis obat Vitaladalah adrenalin, antitoksin, insulin, obat jantung


18/40

2. ESENSIAL

Perbekalan yang banyak diminta untukdigunakan dalam tindakan

Obat yang sering diresepkan

antibiotic, obat gastrointestinal, NSAID

3. NON ESENSIAL

Perbekalan pelengkap agar tindakanatau pengobatan menjadi lebih baik.

Obat untuk penyakit ringan


19/40

Metode Kombinasi

Analisis ini menggabungkan keduakelompok di atas dalam satu matrikssehingga analisis menjadi lebihtajam.

V E N

A VA EA NA

B VB EB NB

C VC EC NC


20/40

Cont

Analisis VEN ABC digunakan untuk menetapkan prioritas

untuk pengadaan obat dimana anggaran yang ada tidak

sesuai dengan kebutuhan

Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan

pengurangan obat. Mekanismenya adalah:

a. Obat yang masuk kategori NCmenjadi prioritas pertama

untuk dikurangi atau dihilangkan dari rencana kebutuhan.Bila dana masih kurang, maka obat kategori NBmenjadi

prioritas selanjutnya dan obat yang masuk kategori NA

menjadi prioritas berikutnya. Jika setelah dilakukan dengan

pendekatan ini dana yang tersedia masih juga kuranglakukan langkah selanjutnya.

b. Pendekatan yang sama dengan pada saat pengurangan

obat pada kriteria NC, NB, NAdimulai dengan pengurangan

obat kategori EC, EB, dan EA.


21/40

Pengendalian Persediaan

Model sistem pengendalian yang umum adalah:

a. Annual Purchasing: Periode 1 levelinterval 1x

pertahun

b. Scheduled Purchasing : model periodic review. Berisi

variasi 1 level-2 levelpemesanan tergantung jadwal(interval mingguan, bulanan, 4 bulanan, 6 bulanan)

c. Pepertual Purchasing: model 2 levellevel stock di

review setiap waktuorder dilakukan jika stock berada

pada level minimum.


22/40

Annual Purchasing

(Pembelian Tahunan)

Usaha mendapatkan supply terlaksana 1 tahun sekaliuntuk semua barang dalam skala besar.

Kontrak dengan supplier dapat melayani pengiriman

barang yang di jeda selama setahun itu jika ada masalah

dengan ruang penyimpanan, kondisi kondisipenyimpanan, atau keamanan.

Cocok untuk program-program baru dimana belum ada

manajemen persediaan.


23/40

Alasan Penggunaan Annual

Purchasing

1x pengadaan lebih mudah diatur daripada pembelianyang berkali-kali (tetapi tergantung juga dengan kapasitas

staf dan ketersediaan informasi)

Tradisi dan inertia mungkin menjadi alasan kelanjutan

annual purchasing karena sudah terbiasa selesai dengancara ini


24/40

Kerugian Annual Purchasing

Konsumsi sesungguhnya seringnya berbeda dari ramalantahunan, bisa menyebabkan kekurangan atau kelebihan.

Jika kekuranga: pemesanan darurat mahal. Jika

kelebihan: bisa rusak atau kadaluarsa.

Dibutuhkan tempat penyimpanan yang lebih, kecualipengiriman dari supplier bisa dijeda (dicicil) dalam kurun

tahun tersebut.

Beban kerja tim pengadaan dan penerimaan tidak

seimbang.


25/40

Scheduled Purchasing

(Pembelian Terjadwal)

Pemesanan regular yang terjadwalMisal: setiap 1 bulan, 4 bulan, 6 bulan atau interval yang lain.

Pekerjaan bagian pengadaan dan bagian keuangan dalam

pembelian obat menyebar dalam kurun waktu tersebut.


26/40

Keuntungan dan Kekurangan

Keuntungan Lebih sedikit tempat yang

dibutuhkan dibanding denganannual purchasing.

Barang dengan kebutuhan tidak

tetap dapat dibeli lebih seringdalam jumlah yang sedikit,menurunkan penimbunanbarang (kelebihan) jugapemesanan darurat yang mahal.

unitpengadaan dapat

merespon dengan cepat danlebih baik dalam menggunakananggaran obat yang terbatas.

Beban kerja pengadaan meratasepanjang tahun.

Kekurangan

Ketika pesanan berada di

akhir tahun, siklus

pembelian tidak akanselesai sebelum akhir

tahun. Dapat

menyebabkan konflik

dengan peraturan

mengenai batas waktu.


27/40

PERPETUAL PURCHASING

Pengadaan rutin untuk tiap barang yang dilakukansetidaknya setiap minggu untuk transaksi/pembayarannya.

Kapanpun stok menipis maka akan dilakukan pemesanan

Jumlah pemesanan dapat bervariasi.


28/40

Kelebihan kemampuan utk memberikan respon ygcepat apabila ada perubahan dalam konsumsi barang

karena inventory position ditinjau secara

berkesinambungan dan pemesanan dilakukan secara rutin

Kerugian tidak cocok utk diterapkan disemua sistemsuplai obat sektor publik.


29/40

Hal-hal yang dibutuhkan utk melaks.modelperpetual

purchasing:

Stock recordslangsung dan akurat

Komputer yang mampu mengelola inventori lebih dari

beberapa jenis item

Akses yg mudah dan komunikasi yg baik thdp supplier

dan pengguna dengan lead time 1 bulan

Selalu siap membayar, kec.supplier mau menunggu

untuk pembayaran

Kontrak yg sudah diperkirakan kuantitasnya

Kombinasi


30/40

Kombinasi

Annual , Schedu led dan

Perpetual Purchasing

Kombinasi dapat meningkatkan cost-effectiveness

Penggunaan model ini terutama pada item fast-moving

dan mahal yang akan berdampak pada inventory cost


31/40

RUMUS STANDAR

PEMESANAN

1. Level stok minimum-maksimum Kontrol persediaan yang baik diperoleh dengan

perhitungan yang fleksibel untuk setiap item, berikut

adalah parameter standar pemesanan:

Rata-rata konsumsi bulanan (CA) Supplier lead time (LT)

Periode pembelian (PP)

Safety stock (SS)

Stok penyimpanan (SI)

Stok yang dipesan, namun belum diterima (So)

Jumlah pemesanan stok untuk tingkat lebih rendah (SB)


32/40

Rumus dasar untuk menentukan level stok minimum ialahsebagai berikut:

Minimum stock = (LT x CA) + SS

Sedangkan level stok maksimum (target) dikalkulasikan

dengan:Smax= Smin+ (PP x CA)

Ketika level stok ditemukan pada keadaan level minimum,

jumlah pemesanan dihitung sebagai berikut:

Qo = (Smax+ SB)(SI+ So)


33/40

2. Pemesanan berdasarkan konsumsi Dengan rumus ini pemesanan dapat dilakukan kapan pun

tanpa menunggu level safety stock. Metode ini cocok

untuk perpetual purchasing. Keuntungan dari rumus ini

dapat digunakan saat terjadi pemesanan darurat.Qo = CAx (LT + PP) + SS(SI + So)


34/40

Model matematika

pemesanan

Keterangan:U = penggunaan tahunan (unit)

O = biaya pemesanantambahan

H = persentase rata-rata nilaipersediaan

C = proyeksi perolehan bersih


35/40

Exponential Smoothing

= + [ ]

Dimana :

D = demand (permintaan)

CL = konsumsi lead timeCA = konsumsi bulan lalu

= faktor alpha


36/40


37/40

Bufer Stock ( Safety Stock )/ PersediaanPengaman

Merupakan persediaan barang yang harus ada untuk

menghadapi suatu keadaan tertentu yang diakibatkan

karena perubahan pada permintaan, misalkan karenaadanya permintaan barang yang meningkat secara tiba-

tiba (karena adanya wabah penyakit) atau untuk

mengatasi pemesanan barang yang terlambat datang

Buffer stock dapat dihitung dengan rumus :SS = LT x AU

SS = Safety stock

LT = Lead Time

AU = Konsumsi Rata-rata


38/40

Reorder Poin t ( ROP/ Tit ik Pemesanan) Merupakan suatu titik dimana harus dilakukan pemesanan

lagi sehingga penerimaan barang yang dipesan tepat

waktunya. Dengan demikian waktu datangnya barang

yang telah dipesan tidak akan melewati waktu danmelanggar buffer stock yang telah ditentukan

Cara menentukan ROP adalah :

ROP = SS + LT

Keterangan :

ROP = Reorder Point

SS = Safety Stock

LT = Lead Time


39/40

Daftar Pustaka

Departemen Kesehatan RI. 2008. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasidi Rumah Sakit. Jakarta: Depkes RI

Departemen Kesehatan RI. 2007. Pedoman Pengelolaan Obat dan

Perbekalan Kesehatan di Daerah Kepulauan. Jakarta : Depkes RI.

Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Depkes RI. 2008. Pedoman

Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit JICA. Jakarta: Depkes

RI.

Freddy, Rangkuti. 2007. Manajemen Persediaan. Jakarta : PT. Raja Grafindo

Persada.

Maimun, Ali. 2008. Perencanaan Obat Antibiotik Berdasarkan Kombinasi

Metode Konsumsi dengan Analisa ABC dan Reorder Point terhadap

Nilai Persediaan dan Turn Over Ratio di Instalasi Farmasi DarulIstiqomah. Tesis UNDIP Semarang.

Quick, Jonathan D, et. al. 1997. Managing Drug Supply. USA : Kumarin Press.


40/40

kel 3_manajemen persediaan

Documents