kebijakan penerapan strategi anti fraud - … · kejahatan perbankan, khususnya fraud yang dapat...
TRANSCRIPT
1
KEBIJAKAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD
Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional dan
kejahatan perbankan, khususnya Fraud yang dapat merugikan nasabah dan Bank
Bumi Arta, maka perlu disusun strategi anti Fraud yang komprehensif dan rinci
dalam Kebijakan Penerapan Strategi Anti Fraud sebagai upaya untuk
meningkatkan efektifitas pengendalian intern dan meminimalkan risiko Fraud.
Penerapan atas Kebijakan Penerapan Strategi Anti Fraud merupakan satu
kesatuan dengan penerapan Manajemen Risiko khususnya sistem pengendalian
intern, dan pelaksanaan tata kelola yang baik (Good Corporate Governance).
Penerapannya harus menjadi fokus perhatian dan budaya di seluruh aspek
organisasi Bank Bumi Arta, baik oleh manajemen maupun karyawan.
Tujuan Kebijakan Penerapan Strategi Anti Fraud adalah sebagai panduan bagi
Bank Bumi Arta dalam melakukan pengendalian Fraud melalui upaya-upaya yang
tidak hanya ditujukan untuk pencegahan namun juga untuk mendeteksi dan
melakukan investigasi serta memperbaiki sistem sebagai bagian dari strategi yang
bersifat integral dalam mengendalikan Fraud.
Untuk pemahaman yang tepat dan menyeluruh tentang penerapan atas Kebijakan
Penerapan Strategi Anti Fraud, manajemen dalam hal ini Direksi, Kepala Divisi
Kantor Pusat, Kepala Unit/Satuan Kerja Kantor Pusat, Kepala Bagian Kantor
Pusat, Pemimpin Cabang, Wakil Pemimpin Cabang, Pemimpin Capem, Authorized
Signer / Kuasa Tanda Tangan dan Kepala Bagian harus selalu memberikan
arahan dan menumbuhkan awareness untuk pengendalian risiko Fraud kepada
seluruh karyawan Bank Bumi Arta.
2
A. Pengertian Umum
1. Fraud adalah tindakan penyimpangan atau pembiaran yang sengaja
dilakukan untuk mengelabui, menipu, atau memanipulasi Bank, nasabah
atau pihak lain, yang terjadi di lingkungan Bank dan atau yang
menggunakan sarana Bank sehingga mengakibatkan Bank, nasabah, atau
pihak lain menderita kerugian dan atau pelaku Fraud memperoleh
keuntungan keuangan baik secara langsung maupun tidak langsung.
2. Internal Fraud adalah fraud yang dilakukan oleh karyawan dan atau
keluarga karyawan dan atau kerjasama antara karyawan / keluarga
karyawan dengan nasabah atau pihak ketiga lainnya.
3. Eksternal Fraud adalah fraud yang dilakukan oleh pihak lain yang tidak
melibatkan keluarga dan atau keluarga karyawan.
4. Strategi anti Fraud adalah strategi Bank dalam mengendalikan Fraud
yang dirancang dengan mengacu pada proses terjadinya Fraud dengan
memperhatikan karakteristik dan jangkauan dari potensi Fraud yang
tersusun secara komprehensif - integralistik dan diimplementasikan dalam
bentuk sistem pengendalian Fraud.
5. Pengungkap Aib / Pelapor Pelanggaran (Whistleblower) adalah
seseorang atau pegawai dalam suatu organisasi yang melaporkan,
menyaksikan, mengetahui adanya kejahatan ataupun adanya praktik yang
menyimpang dan mengancam kepentingan public di dalam organisasinya
dan yang memutuskan untuk mengungkap penyimpangan tersebut kepada
public atau instansi yang berwenang (Wikipedia, Columbia electronic
encyclopedia : 2005).
3
6. Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing) adalah pengungkapan
tindakan pelanggaran atau pengungkapan perbuatan yang melawan
hukum, perbuatan tidak etis / tidak bermoral atau perbuatan lain yang
dapat merugikan organisasi maupun pemangku kepentingan, yang
dilakukan oleh karyawan atau pimpinan organisasi kepada pimpinan
organisasi atau lembaga lain yang dapat mengambil tindakan atas
pelanggaran tersebut. Pengungkapan ini umumnya dilakukan secara
rahasia (confidential).
7. Investigasi adalah kegiatan untuk menemukan bukti-bukti terkait dengan
pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan atau perusahaan, yang telah
dilaporkan melalui sistem pelaporan pelanggaran (whistleblowing system)
8. Four Eyes Principle adalah pemisahan fungsi dengan tujuan agar setiap
orang dalam jabatannya tidak memiliki peluang untuk melakukan dan
menyembunyikan kesalahan atau penyimpangan dalam pelaksanaan
tugasnya pada seluruh jenjang organisasi dan seluruh langkah kegiatan
operasional.
9. Motif terjadinya Fraud :
a. Kebutuhan/desakan (kewajiban keuangan/hutang yang tinggi, gaya
hidup yang mahal, kehilangan pekerjaan dan lain-lain).
b. Kesempatan (kontrol yang lemah, perubahan organisasi,
ketergantungan pada sistem kontrol, dan lain-lain).
c. Rasionalisasi/pembenaran (penyalahgunaan kekuasaan/posisi - abuse
of power/position, dengan alasan melakukan untuk kepentingan
perusahaan).
10. Jenis / klasifikasi perbuatan yang tergolong Fraud :
4
a. Pemalsuan atau penyembunyian informasi, antara lain :
1). Pemalsuan tanda tangan nasabah.
2). Fake identity (identitas palsu).
3). Electronic Fraud – phising/scam emails-counterfeit website
4). Perubahan dokumen yang tidak sah.
5). Pemalsuan dokumen untuk memperoleh pinjaman.
6). Penggunaan nama Bank oleh pihak ketiga secara tidak sah.
7). Penyimpangan dana.
8). Manipulasi atas catatan atau rekonsililiasi untuk
menyembunyikan kerugian.
9). Manipulasi keuntungan atau kerugian untuk memenuhi target.
10). Manipulasi keuntungan/informasi untuk meningkatkan bonus
kinerja.
b. Manipulasi atau penyalahgunaan asset, antara lain :
1). Cek fraud.
2). Pemalsuan biaya dan data pengeluaran.
3). Pencurian/penggunaan secara tidak sah dari dokumen asli,
cek/bilyet giro dan barang berharga lainnya.
4). Pencurian property Bank termasuk hak kekayaan intelektual.
5). Pengalihan asset secara tidak sah.
c. Pelanggaran kepercayaan, antara lain :
1). Menerima suap dari pelanggan atau pemasok untuk penyediaan
pinjaman atau pemberian kontrak.
5
2). Transaksi dengan pihak internal (Seorang karyawan memiliki
kepentingan keuangan tidak diungkapkan dalam transaksi atau
pengaturan yang menyebabkan kerugian bagi bisnis, harga yang
didapat Bank bukan yang terbaik).
d. Pembocoran informasi
11. Penerapan strategi anti Fraud di Bank Bumi Arta merupakan bagian dari
penerapan Manajemen Risiko, khususnya yang terkait dengan aspek
sistem pengendalian intern.
12. Keberhasilan strategi anti Fraud dipengaruhi oleh lingkungan Bank Bumi
Arta yang mendukung terciptanya kondisi yang kondusif sehingga semua
pihak yang terkait harus berperan aktif dalam mengimplementasikan
sistem pengendalian Fraud.
13. Struktur strategi anti Fraud Bank Bumi Arta secara utuh menggabungkan
prinsip dasar dari Manajemen Risiko khususnya pengendalian intern dan
tata kelola yang baik.
14. Fraud tidak dapat diterima dan oleh karenanya seluruh kejadian
Fraud/tindakan yang dicurigai sebagai Fraud wajib ditangani secara serius
dan sesegera mungkin.
15. Setiap kejadian Fraud harus dilaporkan ke Direksi tanpa melihat nilai
kerugiannya, baik kerugian financial maupun non financial.
16. Tujuan penanganan Fraud di Bank Bumi Arta sebagai berikut :
6
a. Mengidentifikasikan tindakan yang diperlukan dalam meminimalkan
kerugian atau potensi kerugian serta mengoptimalkan recovery akibat
dari perbuatan Fraud.
b. Mengidentifikasi kelemahan pengendalian internal dan
merekomendasikan pengembangan pengendalian internal l/tindakan
mitigasi khususnya bagi unit bisnis dan bagi Bank pada umumnya.
c. Mengidentifikasi modus operandi Fraud.
d. Menentukan pelaku dan pihak-pihak lain yang terkait dengan kejadian
Fraud, sebagai dasar untuk pengenaan sanksi kepada yang
bersangkutan.
17. Anti Fraud Statement Bank Bumi Arta :
a. Fraud tidak dapat diterima (zero tolerance), dan oleh karenanya
seluruh kejadian Fraud/tindakan yang dicurigai sebagai Fraud wajib
ditangani secara serius dan sesegera mungkin.
b. Perbuatan Fraud akan dikenakan sanksi serius bagi masing-masing
pelakunya dan juga bagi seluruh pihak yang bekerjasama baik
langsung maupun tidak langsung dengan pelaku tersebut.
c. Bank Bumi Arta akan menerapkan tindakan-tindakan sebagaimana
dalam peraturan-peraturan yang mengatur terkait segala perbuatan
Fraud.
B. Penerapan Manajemen Risiko
Penerapan strategi anti Fraud sebagai bagian dari pelaksanaan penerapan
Manajemen Risiko dan tidak dapat dipisahkan dari cakupan penerapan
Manajemen Risiko secara umum. Oleh karena itu untuk mendukung efektifitas
penerapan strategi anti Fraud, maka Manajemen Bank Bumi Arta harus
7
melakukan penguatan pada aspek-aspek Manajemen Risiko yang fokus pada
pengendalian Fraud, sebagai berikut :
1. Pengawasan Aktif Dewan Komisaris dan Direksi
Dewan Komisaris dan Direksi wajib menumbuhkan budaya dan kepedulian
anti Fraud pada seluruh jajaran organisasi Bank Bumi Arta. Pengawasan
aktif manajemen terhadap Fraud mencakup hal-hal yang menjadi
kewenangan dan tanggung jawab pihak manajemen baik Dewan
Komisaris maupun Direksi. Kewenangan dan tanggung jawab tersebut
sebagai berikut :
a. Tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris
1). Mengembangkan budaya dan kepedulian terhadap anti Fraud
pada seluruh jenjang organisasi;
2). Melakukan pengawasan atas penerapan kode etik terkait dengan
pencegahan Fraud bagi seluruh jenjang organisasi;
3). Memberikan persetujuan atas kebijakan strategi anti Fraud yang
disusun oleh Direksi;
4). Melakukan pengawasan atas penerapan strategi anti Fraud
oleh Direksi secara menyeluruh;
5). Melakukan pemantauan dan evaluasi tindak lanjut Direksi atas
kejadian-kejadian Fraud.
b. Tugas dan tanggung jawab Direksi
1). Mengembangkan budaya dan kepedulian terhadap anti Fraud
pada seluruh jenjang organisasi, antara lain meliputi deklarasi
anti Fraud Statement dan komunikasi yang memadai kepada
8
seluruh jenjang organisasi tentang perilaku yang termasuk
tindakan Fraud.
2). Menyusun dan menerapan kode etik terkait dengan pencegahan
Fraud bagi seluruh jenjang organisasi.
3). Menyusun dan menerapan strategi anti Fraud secara
menyeluruh.
4). Mengembangkan kualitas sumber daya manusia (SDM),
khususnya yang terkait dengan peningkatan awareness dan
pengendalian Fraud.
5). Memantau dan mengevaluasi atas kejadian-kejadian Fraud serta
penetapan tindak lanjut.
6). Mengembangkan saluran komunikasi yang efektif di internal
Bank agar seluruh pejabat/pegawai Bank memahami dan
mematuhi kebijakan dan prosedur yang berlaku, termasuk
kebijakan dalam rangka pengendalian Fraud.
2. Struktur Organisasi
a. Dalam rangka mendukung pelaksanaan strategi anti Fraud serta
menyesuaikan dengan karakteristik dan kompleksitas kegiatan usaha
bank, maka Direksi membentuk fungsi yang menangani
implementasi strategi anti fraud yang dilekatkan pada Divisi
Pengawasan dan Pemeriksaan Intern (DPPI)
b. Divisi Pengawasan dan Pemeriksaan Intern sebagai fungsi yang
menangani koordinasi implementasi strategi anti Fraud, memberikan
laporan dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden Direktur.
Disamping itu juga dapat melakukan hubungan komunikasi dan
pelaporan secara langsung kepada Dewan Komisaris.
9
c. Struktur Organisasi Pelaksanaan Strategi Anti Fraud :
d. Tugas dan tanggung jawab DPPI sebagai fungsi koordinasi
implementasi strategi anti Fraud :
1). Melakukan interogasi modus operandi kejahatan fraud.
2). Menyelidiki penggunaan dan saldo tersisa dana hasil fraud
3). Menginterogasi nasabah-nasabah yang dananya
disalahgunakan.
4). Menyelidiki asset pelaku untuk mengganti dana yang
disalahgunakan (fraud).
5). Mengumpulkan dana kas milik pelaku untuk mengganti dana
yang disalahgunakan
6). Berkoordinasi dengan unit – unit yang lain dalam struktur
organisasi ad-hoc.
7). Membuat laporan hasil pemeriksaan dan investigasi atas
kejadian-kejadian Fraud dan menyampaikannya ke Presiden
Direktur dan Dewan Komisaris;
Dewan Komisaris
Presiden Direktur
D P P I
10
8). Memantau tindak lanjut penyelesaian kejadian-kejadian Fraud
dan melaporkannya ke Presiden Direktur dan Dewan Komisaris;
9). Membuat laporan penerapan strategi anti Fraud dan laporan
kejadian Fraud yang diperkirakan berdampak negatif secara
signifikan terhadap Bank dan menyampaikannya ke Bank
Indonesia sesuai dengan tenggat waktu yang ditetapkan;
e. Tugas dan tanggung jawab DPPI sebagai Internal Audit :
1). Melakukan audit untuk memastikan pelanggaran terhadap
kebijakan dan prosedur.
2). Memastikan kebenaran dana masing-masing nasabah betul-betul
disalahgunakan oleh pelaku.
3). Memastikan total keseluruhan dana nasabah yang
disalahgunakan.
4). Membuat laporan hasil Pemeriksaan (audit) terhadap kasus
fraud.
5). Mengusulkan kepada Direksi, nasabah – nasabah yang betul-
betul disalahgunakan oleh pelaku dilakukan pembayaran.
3. Pengendalian dan Pemantauan
Pengendalian dan pemantauan Fraud merupakan salah satu aspek
penting sistem pengendalian intern Bank dalam mendukung efektivitas
penerapan strategi anti Fraud. Dalam melakukan pengendalian dan
pemantauan, Bank Bumi Arta menetapkan langkah-langkah yang fokus
untuk meningkatkan efektifitas penerapan strategi anti Fraud. Langkah-
langkah tersebut sebagai berikut :
11
a. Menetapkan kebijakan dan prosedur pengendalian Fraud;
b. Melakukan pengendalian melalui kaji ulang baik oleh manajemen (top
level review) maupun kaji ulang operasional (functional review) oleh
DPPI atas pelaksanaan strategi anti Fraud;
c. Melakukan pengendalian di bidang SDM dengan meningkatkan
efektivitas pelaksanaan tugas dan pengendalian Fraud, seperti
kebijakan rotasi, kebijakan mutasi, cuti wajib, dan aktivitas sosial atau
gathering;
d. Menetapkan pemisahan fungsi dalam pelaksanaan aktivitas Bank
pada seluruh jenjang organisasi, seperti penerapan four eyes principle
dalam aktivitas perkreditan dengan tujuan agar setiap pihak yang
terkait dalam aktivitas tersebut tidak memiliki peluang untuk
melakukan dan menyembunyikan Fraud dalam pelaksanaan tugasnya;
e. Melakukan pengendalian sistem informasi yang mendukung
pengolahan, penyimpanan, dan pengamanan data secara elektronik
untuk mencegah potensi terjadinya Fraud;
f. Melakukan pengendalian aset fisik dan dokumentasi.
C. STRATEGI ANTI FRAUD
Strategi Anti Fraud menggunakan 4 (empat) pilar Sistem Pengendalian Fraud
sebagai berikut :
1. Pencegahan
Terdiri dari :
a. Anti Fraud Awareness
12
Anti Fraud Awareness adalah upaya untuk menumbuhkan kesadaran
mengenai pentingnya pencegahan Fraud oleh seluruh pihak terkait.
Upaya untuk menumbuhkan anti Fraud awareness dilakukan langkah-
langkah sebagai berikut :
1) Penyusunan kebijakan zero tolerance terhadap Fraud dan
sosialisasi Anti Fraud Statement ke seluruh karyawan Bank Bumi
Arta secara rutin.
2) Membuat program employee awareness, antara lain dengan
menyelenggarakan seminar atau diskusi terkait anti Fraud,
training dan publikasi mengenai pemahaman terhadap bentuk-
bentuk Fraud, transparansi hasil investigasi, dan tindak lanjut
terhadap Fraud yang dilakukan secara berkesinambungan.
3) Membuat program customer awareness, antara lain dengan
membuat brosur anti Fraud, memberikan penjelasan tertulis
maupun melalui sarana lainnya untuk meningkatkan kepedulian
dan kewaspadaan nasabah/deposan terhadap kemungkinan
terjadinya Fraud.
b. Identifikasi Kerawanan
1). Merupakan proses Manajemen Risiko untuk mengidentifikasi,
menganalisis, dan menilai potensi risiko terjadinya Fraud.
2). Identifikasi kerawanan ditujukan untuk mengidentifikasi risiko
terjadinya Fraud yang melekat pada setiap aktivitas yang
berpotensi merugikan Bank Bumi Arta.
3). Hasil identifikasi didokumentasikan dan diinformasikan kepada
Direksi dan selalu dikinikan terutama terhadap aktivitas yang
dinilai berisiko tinggi untuk terjadinya Fraud.
13
c. Know Your Employee
Bank harus memiliki kebijakan know your employee yang merupakan
salah satu upaya pengendalian risiko fraud dari aspek SDM, paling
kurang mencakup:
1). Menerapkan sistem dan prosedur rekruitmen karyawan secara
efektif, obyektif dan transparan. Seleksi awal karyawan
melibatkan juga jajaran manajemen Kantor Cabang sebagai end
user karyawan, sehingga dapat diperoleh gambaran mengenai
karakter dan rekam jejak calon karyawan (pre employee
screening) secara lengkap.
2). Melaksanakan seleksi karyawan bidang operasional dan layanan
dengan memprioritaskan calon karyawan yang berasal dari
lingkungan daerah masing – masing kantor karena lebih mudah
untuk mengenali latar belakang sosial-budaya dan
lingkungannya. Manajemen memperhatikan latar belakang
akademis sebagai faktor lain yang mendukung keberhasilan
karyawan pelaksana operasional dan layanan.
3). Melaksanakan promosi, rotasi maupun mutasi karyawan,
termasuk penempatan pada posisi yang memiliki risiko tinggi
terhadap Fraud harus berdasarkan pada penerapan prinsip Know
Your Employee yang dilakukan secara transparan agar sesuai
dengan kompetensi yang dibutuhkan untuk jabatan tujuan.
Misalnya untuk posisi frontliner, manajemen memilih pekerja
yang ramah, komunikatif, akurat, cekatan, berpenampilan baik
dan memiliki karakteristik lain yang dibutuhkan untuk posisi
14
tersebut, mewajibkan kepada seluruh karyawan untuk mengambil
Hak Cuti tahunan minimal selama 5 hari kerja berturut-turut.
4). Melakukan pengenalan karyawan dengan baik oleh manajemen,
antara lain mencakup pengenalan dan pemantauan karakter,
perilaku, lingkungan pekerja dan gaya hidup.
5). Menerapkan sistem manajemen terbuka yang memungkinkan
komunikasi antara manajemen dengan karyawan dapat terjalin
dengan baik, sehingga karyawan dapat lebih terbuka terhadap
permasalahan yang dihadapi, baik berupa beban pekerjaan
berlebih, permasalahan keuangan pribadi dan lainnya. Hal ini
dapat dilakukan dalam bentuk Briefing secara berkala oleh
Pemimpin/Kepala Bagian masing – masing sehingga dapat
mendorong efektivitas kerja karyawan dan mencari jalan keluar
atas permasalahan/kendala yang dihadapi karyawan dalam
pekerjaannya.
6). Manajemen mendukung implementasi sistem whistleblowing agar
berjalan dengan baik sehingga dapat menjadi kontrol lingkungan
yang efektif, sekaligus memberikan dorongan dan kesadaran
kepada pekerja untuk melaporkan Fraud yang terjadi.
7). Pemberian reward dan punishment oleh manajemen kepada
karyawan terkait dengan kualitas pelayanan harus berdasarkan
pada prinsip know your employee sehingga dapat dipilih
pendekatan yang paling optimal dan efektif sesuai dengan
kebutuhan dan harapan pekerja.
15
8). Membuat Struktur Penggajian Yang Wajar dan Pantas yaitu
pemberian Upah/Gaji sesuai ketentuan minimal, kesesuaian
pangkat dan penghasilan.
2. Deteksi
Pilar deteksi memuat perangkat-perangkat yang ditujukan untuk
mengidentifikasikan dan menemukan kejadian Fraud, yang mencakup
sebagai berikut :
a. Kebijakan dan Mekanisme Whistleblowing
Kebijakan ini ditujukan untuk meningkatkan efektifitas penerapan
sistem pengendalian dengan menitikberatkan pada pengungkapan
dari pengaduan. Kebijakan ini juga dirumuskan untuk memberikan
dorongan serta kesadaran kepada karyawan dan pejabat Bank Bumi
Arta untuk melaporkan Fraud yang terjadi.
1) Bank Bumi Arta berkomitmen untuk memberikan dukungan dan
perlindungan kepada setiap pelapor Fraud yang beritikad baik
serta menjamin kerahasiaan identitas pelapor Fraud dan laporan
Fraud yang disampaikan berdasarkan peraturan perundangan
yang terkait serta best practices yang berlaku dalam
penyelenggaraan sistem penyelenggaraan perlindungan pelapor.
2) Pelapor dapat mengadukan bila mendapatkan balasan berupa
tekanan atau ancaman atau tindakan pembalasan lain yang
dialaminya. Pengaduan harus disampaikan kepada Divisi
Pengawasan dan Pemeriksaan Intern. Dalam hal masalah ini
16
tidak dapat dipecahkan secara internal, pelapor dijamin haknya
untuk membawa ke lembaga independen di luar perusahaan,
seperti misalnya mediator, lembaga perlindungan saksi dan
korban atas biaya Bank.
3) Bank memberikan perlindungan kepada pelapor terhadap
perlakuan yang merugikan seperti sebagai berikut :
Pemecatan yang tidak adil.
Penurunan jabatan atau pangkat.
Pelecehan atau diskriminasi dalam segala bentuknya.
Catatan yang merugikan dalam file data pribadinya (personal
file record).
4) Selain perlindungan di atas, untuk pelapor yang beriktikad baik,
Bank juga akan menyediakan perlindungan hukum, sejalan
dengan yang diatur pada pasal 43 UU No.15 tahun 2002 jo UU
No.25 tahun 2003 tentang Tindak Pidana Pencucian Uang dan
pasal 13 UU No.13 tahun 2006 tentang Perlindungan Saksi dan
Korban, dan pasal 5 PP No.57 tahun 2003 tentang Tata Cara
Perlindungan Khusus bagi Pelapor dan Saksi dalam Tindak
Pidana Pencucian Uang yaitu :
Perlindungan dari tuntutan pidana dan/atau perdata.
Perlindungan atas keamanan pribadi, dan/atau keluarga
Pelapor dari ancaman fisik dan/atau mental.
Perlindungan terhadap harta Pelapor
Perahasiaan dan penyamaran identitas Pelapor; dan/atau
Pemberian keterangan tanpa bertatap muka dengan terlapor,
pada setiap tingkat pemeriksaan perkara dalam hal
pelanggaran tersebut masuk pada sengketa pengadilan.
17
5) Dalam hal pelapor merasa perlu, juga dapat meminta bantuan
pada Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban (LPSK), sesuai
UU No.13 tahun 2006.
6) Bank akan memberikan sanksi bagi pelaporan pelanggaran yang
tidak sesuai dengan maksud dan tujuan kebijakan ini; misalnya
fitnah atau pelaporan palsu.
7) Bank membentuk fungsi koordinasi implementasi strategi anti
Fraud yang dimasukkan ke dalam Divisi Pengawasan dan
Pemeriksaan Intern sebagai penanggung jawab atas setiap
pelaporan Fraud.
8) Dalam sistem laporan dugaan pelanggaran ini, Divisi
Pengawasan dan Pemeriksaan Intern bertugas untuk :
Menerima pelaporan dugaan pelanggaran.
Menilai dan menyeleksi laporan dugaan pelanggaran untuk
diproses lebih lanjut oleh Investigator.
Menjaga kerahasiaan identitas pelapor.
Menangani keluhan ataupun pengaduan dari pelapor yang
mendapat tekanan atau perlakuan ancaman dari terlapor.
Melakukan komunikasi dengan pelapor.
Menyampaikan laporan kepada Direksi dan Dewan Komisaris
atas setiap laporan dugaan pelanggaran yang diterima.
Mendokumentasikan setiap laporan dugaan pelanggaran
yang diterima.
18
b. Surprise Audit
Pelaksanaan surprise audit ditujukan untuk meningkatkan
kewaspadaan karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Surprise
audit dilakukan terutama pada unit bisnis yang berisiko tinggi atau
rawan terhadap terjadinya Fraud. Pelaksanaan surprise audit
dilakukan oleh Divisi Pengawasan dan Pemeriksaan Intern.
c. Surveillance System
Surveillance system merupakan suatu tindakan pengujian atau
pemeriksaan yang dilakukan tanpa diketahui atau disadari oleh pihak
yang diuji atau diperiksa dalam rangka memantau dan menguji
efektifitas kebijakan anti Fraud. Surveillance system dapat dilakukan
oleh pihak independen dan/atau pihak internal Bank, contoh :
Pemantauan melalui CCTV
3. Investigasi, Pelaporan dan Sanksi
Pilar investigasi, pelaporan, dan sanksi memuat perangkat-perangkat yang
ditujukan untuk menggali informasi, sistem pelaporan termasuk
pengenaan sanksi atas kejadian Fraud, yang mencakup sebagai berikut :
a. Investigasi
1) Audit Investigasi adalah Audit yang dilaksanakan jika terjadi
penggelapan, penyimpangan dan/atau penyalahgunaan
wewenang dalam satu unit kerja yang menyebabkan timbulnya
kerugian. Investigasi dilakukan jika terdapat indikasi adanya
tindak pidana atau perdata, dan untuk mengumpulkan bukti-bukti
19
yang terkait dengan kejadian yang patut diduga merupakan
tindakan Fraud.
2) Investigasi merupakan serangkaian kegiatan mengenali,
mengidentifikasi dan menguji secara detail informasi dan fakta –
fakta yang ada untuk mengungkap kejadian yang sebenarnya
dalam rangka pembuktian untuk mendukung proses hukum atas
dugaan penyimpangan yang dapat merugikan keuangan Bank
Bumi Arta
3) Investigasi merupakan bagian penting dalam sistem
pengendalian Fraud yang memberikan pesan kepada setiap
pihak terkait bahwa setiap indikasi tindakan Fraud yang
terdeteksi akan selalu diproses sesuai standar investigasi yang
berlaku dan pelakunya akan diproses sesuai ketentuan yang
berlaku.
4) Semua laporan mengenai pelanggaran yang masuk akan
dilakukan verifikasi, dengan tujuan untuk sedapat mungkin
mengumpulkan bukti awal yang cukup memadai, sehingga dapat
ditarik suatu kesimpulan apakah laporan pelanggaran tersebut
benar adanya atau bahkan sebaliknya ditemukan tidak cukup
bukti untuk diteruskan pada tahap investigasi.
5) Proses investigasi atas suatu laporan harus dilakukan dengan
tetap memegang azas praduga tidak bersalah dan objektifitas,
dan informasi yang diperoleh akan tetap dijaga kerahasiaannya.
20
6) Hasil dari proses investigasi berupa laporan hasil investigasi
yang disertai beberapa bukti pendukung yang merupakan bukti
fisik serta bukti non fisik.
7) Hasil laporan investigasi tidak berupa opini atau pendapat tapi
berupa kesimpulan akhir mengenai hasil investigasi yang akan
digunakan sebagai dasar putusan pengambilan tindakan.
8) Investigasi dilakukan oleh tim investigasi internal atau bila perlu
oleh independent Investigator (eksternal).
9) Bank memilih Auditor/investigator yang berintegritas untuk
menjaga objektifitas hasil investigasi.
10) Proses investigasi harus bebas dari bias dan dilakukan tidak
tergantung dari siapa yang melaporkan ataupun siapa yang
terlapor.
11) Terlapor harus diberi kesempatan penuh untuk memberikan
penjelasan atas bukti – bukti yang ditemui, termasuk pembelaan
bila diperlukan.
12) Mekanisme pelaksanaan investigasi dalam rangka
menindaklanjuti hasil deteksi di Bank Bumi Arta dilakukan
dengan langkah – langkah investigasi sebagai berikut :
Memeriksa, mengumpulkan dan menilai cukupnya dan
relevannya bukti yang dapat diterima pengadilan.
Menemukan dan mengamankan dokumen yang relevan
untuk investigasi.
Menemukan aset hasil kekayaan dan mengupayakan
pemulihan kerugian yang terjadi.
21
Memastikan bahwa pelaku kejahatan tidak bisa lolos dari
perbuatannya.
Menemukan siapa pelaku dan mengumpulkan bukti
mengenai niatnya.
Mengidentifikasi saksi yang terlibat atau mengetahui
terjadinya fraud dan memastikan bahwa mereka memberikan
bukti yang mendukung dakwaan terhadap pelaku.
13) Teknik – teknik Audit dalam melakukan Investigasi :
Memeriksa fisik (Physical Examination)
Meminta konfirmasi (Confirmation)
Memeriksa dokumen (Documentation), baik secara Tracing
maupun Vouching
Review analitikal (Analytical Review)
Meminta informasi lisan atau tertulis dari auditee (Inquiries of
audities)
Menghitung kembali (reperformance)
Mengamati (Observation)
b. Pelaporan
Dalam rangka memantau penerapan kebijakan anti Fraud, maka
ditetapkan mekanisme pelaporan sebagai berikut :
1) Setiap kejadian Fraud pada prinsipnya harus dilaporkan
sesegera mungkin kepada Direksi dan Dewan Komisaris atau
paling lambat pada hari kerja berikutnya setelah kejadian Fraud.
22
2) Laporan investigasi kejadian Fraud harus disampaikan kepada
Direksi dan Dewan Komisaris paling lambat 5 (lima) hari kerja
setelah investigasi kejadian Fraud selesai dilakukan.
c. Pengenaan Sanksi
Untuk menindaklanjuti hasil investigasi dan agar menimbulkan efek
jera bagi para pelaku Fraud, maka pelaku Fraud yang nyata-nyata
terbukti melakukan tindakan Fraud berdasarkan hasil investigasi akan
dikenakan sanksi sesuai dengan Peraturan Perusahaan Bank Bumi
Arta Pasal 6 point 4.c.4 yaitu berupa Pemutusan Hubungan Kerja
(PHK) dan apabila tindakan Fraudnya mengakibatkan kerugian bagi
Bank dan/atau nasabah Bank baik financial maupun non financial
(seperti nama baik), maka Bank akan melaporkan pelaku Fraud
tersebut ke pihak berwajib dan memprosesnya sesuai dengan
ketentuan Hukum yang berlaku. Pengenaan sanksi diputuskan oleh
Direksi dan dilaksanakan oleh Pejabat Bank yang terkait dengan SDM.
4. Pemantauan, Evaluasi dan Tindak Lanjut
Pilar pemantauan, evaluasi, dan tindak lanjut memuat perangkat-
perangkat yang ditujukan untuk memantau dan mengevaluasi kejadian
Fraud serta tindak lanjut yang diperlukan berdasarkan hasil evaluasi, yaitu
:
a. Pemantauan
Dalam rangka implementasi sistem pengendalian Fraud, maka
terhadap kejadian-kejadian Fraud harus dilakukan pemantauan atas
tindaklanjut penyelesaiannya. Pemantauan dilakukan oleh fungsi
23
koordinasi implementasi strategi anti Fraud dan melaporkan hasil
pemantauan tindaklanjut kejadian-kejadian Fraud kepada Direksi dan
Dewan Komisaris.
b. Evaluasi
Untuk mendukung pelaksanaan evaluasi Bank Bumi Arta akan
memelihara data kejadian Fraud (Fraud profiling). Data kejadian
tersebut digunakan sebagai alat bantu evaluasi. Berdasarkan data
kejadian Fraud dan hasil evaluasi tersebut dapat diidentifikasi
kelemahan dan penyebab terjadinya Fraud serta ditentukan langkah-
langkah perbaikan yang diperlukan, termasuk memperkuat sistem
pengendalian intern. Evaluasi menyeluruh terhadap sistem
pengendalian Fraud akan dilakukan oleh manajemen secara berkala.
c. Tindak Lanjut
Berdasarkan hasil evaluasi atas kejadian Fraud untuk memperbaiki
kelemahan-kelemahan dan memperkuat sistem pengendalian intern
agar dapat mencegah terulangnya kembali Fraud karena kelemahan
yang serupa, maka dapat dilakukan tindak lanjut antara lain sebagai
berikut :
1) Memperbaiki sistem dan prosedur yang ada;
2) Melakukan reorganisasi di kantor cabang, bagian dan unit yang
terkait dengan kejadian Fraud;
3) Melakukan training dan sosialisasi sistem dan prosedur terkait
dengan pengendalian internal serta penerapan strategi anti
Fraud;
4) Melakukan surprise audit dan Surveillance system.
24
D. Pelaporan dan Sanksi Bank Indonesia
1. Laporan penerapan strategi anti Fraud harus dilaporkan setiap semester
untuk posisi akhir bulan Juni dan Desember, paling lambat 10 (sepuluh)
hari kerja setelah akhir bulan laporan (terlampir)
2. Setiap Fraud yang diperkirakan berdampak negative secara signifikan
terhadap Bank dan/atau nasabah, termasuk yang berpotensi menjadi
perhatian public, paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah Bank mengetahui
terjadinya Fraud. Laporan paling kurang memuat nama pelaku, bentuk
penyimpangan / jenis Fraud, tempat kejadian, informasi singkat mengenai
modus, dan indikasi kerugian.
3. Laporan disampaikan ke Bank Indonesia dengan alamat :
Direktorat Pengawasan Bank terkait, Jl. MH Thamrin No. 2, Jakarta 10350
4. Sanksi
a. Sanksi Administratif
Berupa teguran tertulis dan/atau Pembekuan kegiatan usaha
b. Sanksi kewajiban membayar
1). Terlambat menyampaikan laporan dikenakan sanksi kewajiban
membayar sebesar Rp. 1.000.000,- (satu juta rupiah) per hari
keterlambatan.
2). Belum menyampaikan laporan setelah 1 bulan sejak batas akhir
waktu penyampaian laporan dikenakan sanksi kewajiban
membayar sebesar Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah)
serta diberikan teguran tertulis oleh Bank Indonesia.
25
3). Bank yang menyampaikan laporan setelah 1 bulan sejak batas
akhir waktu penyampaian laporan dikenakan sanksi kewajiban
membayar sebesar Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah)
4). Laporan yang disampaikan dinilai tidak lengkap secara signifikan
atau tidak sesuai dengan format yang diatur oleh Peraturan Bank
Indonesia dikenakan sanksi kewajiban membayar sebesar Rp.
50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) setelah Bank diberikan 2
(dua) kali surat teguran oleh Bank Indonesia dengan tenggang
waktu 7 (tujuh) hari kerja untuk setiap teguran dan bank tidak
memperbaiki laporan dalam jangka waktu 7 (tujuh) hari kerja
setelah surat teguran terakhir.
Surat Edaran ini berlaku mulai tanggal 9 Juni 2012.
Harap Kebijakan ini disosialisasikan kepada bagian-bagian yang terkait untuk
dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Selamat Bekerja !
Wikan Aryono S. Hendrik Atmaja
Presiden Direktur Direktur
26
PT BANK BUMI ARTA
LAPORAN PENERAPAN STRATEGI ANTI FRAUD
SEMESTER I/II – TAHUN ………..
I. Perkembangan Pelaksanaan Penerapan Strategi Anti Fraud a)
II. Inventarisasi Kejadian Fraud dan Tindak Lanjut
Kejadian Fraud Tindak Lanjut
Jenis
Fraud
b)
Tanggal
terjadiny
a Fraud
Divisi /
Bagian
terjadiny
a Fraud
Pihak
yang
terlibat
c)
Jabatan Kerugia
n d)
(jutaan
rupiah)
Tindakan
Bank e)
Kelemahan /
penyebab
terjadinya
Fraud f)
Tindak lanjut /
perbaikan g)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
………………….., …………………….
( ………………………………)
lampiran
27
Penjelasan :
a) Menjelaskan secara singkat mengenai hasil evaluasi dan langkah-langkah tindak lanjut penerapan strategi anti
Fraud pada periode laporan
b) Jenis Fraud antara lain, kecurangan, penipuan, penggelapan aset, pembocoran informasi, tindak pidana bank,
atau lainnya
c) Pihak yang terlibat meliputi seluruh pihak yang diindikasikan terlibat / ikut serta dalam Fraud. Jika pihak yang
terlibat lebih dari 1 (satu) orang, dijelaskan peran masing-masing pihak.
d) Kerugian diisi dengan kerugian yang telah terjadi ataupun perkiraan kerugian.
e) Tindakan Bank merupakan respon Bank atas kejadian Fraud baik berupa tindakan kepada pelaku, pihak yang
dirugikan ataupun tindakan lainnya. Tindakan kepada pelaku Fraud antara lain berupa sanksi administrative
kepeawaian dan/atau kewajiban ganti rugi. Tindakan kepada pihak yang dirugikan antara lain berupa
penggantian kerugian dan/atau upaya pemulihan nama baik. Tindakan lain misalnya laporan kepada pihak yang
berwenang dan/atau upaya hukum yang dilakukan.
f) Kelembahan / penyebab terjadinya Fraud merupakan identifikasi kelemahan pada Bank yang menimbulkan
Fraud, dapat berupa kelemahan kebijakan, sistem dan prosedur, atau sumber daya manusia, maupun penyebab
lainnya yang tidak berasal dari Bank.
g) Tindak lanjut / perbaikan merupakan upaya yang telah atau akan dilakukan Bank terkait kelemahan yang
menimbulkan Fraud.