1

Drs. SUMRAHYADI, MIMS

SEKRETARIS UTAMA

ARSIP NASIONAL RI

2 JUNI, 2016

KEBIJAKAN DAN

PENGAWASAN KEARSIPAN

PADA KEMENTERIAN

PERTANIAN

SEPINTAS PERKENALAN • SUMRAHYADI, MIMS

• KEBUMEN, 9 OKTOBER 1961;

• JL. TIRTA MULYA II NO. 36 SERAB, TIRTAJAYA DEPOK;

• sumrahyadi@yahoo.com

• HP. 08129638169

• PEKERJAAN :

* SEKRETARIS UTAMA ANRI, GOL IV D

* STAF PENGAJAR UI, STIA-LAN;

* STAF PENGAJAR PTS;

• PENDIDIKAN:

* MASTER INFORMATION MANAGEMENT, MONASH UNIV. MELBOURNE, AUSTRALIA;

* S 1 ADMINISTRASI NEGARA, UNIVERSITAS PADJADJARAN, BANDUNG;

* HUMAN RESOURCES MANAGEMENT, USA;

* STRATEGIC MANAGEMENT, WASHINGTON, DC;

* INTERNATIONAL MANAGEMENT, USDA, USA;

* RECORDS MANAGEMENT IN SERVICES OF

DEMOCRACY, STOCKHOLM, SWEDIA;

* STRATEGIC MANAGEMENT, MALAYSIA;

* MANAGING DIGITAL RECORDS, SINGAPORE

* ARCHIVES MANAGEMENT, BELANDA;

* DIKLAT PIM I

* LEMHANNAS, PPRA-51

• memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan

• menjadikan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja aparatur

• memberdayakan arsip sebagai alat bukti yang sah

• menjadikan arsip sebagai memori kolektif bangsa, warisan nasional dan bukti pertanggungjawaban nasional

• memberikan akses seluas-luasnya kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian, ilmu pengetahuan dan kemasyarakatan demi kemaslahatan bangsa

MISI

VISI PEMBANGUNAN NASIONAL

2015-2019

Terwujudnya Indonesia yang

berdaulat, mandiri dan

berkepribadian

berlandaskan gotong royong

MISI PEMBANGUNAN NASIONAL

2015-2019 • Menjadikan kamnas yang mampu menjaga kedaulatan wilayah,

menopang kemandirian ekonomi dengan mengamankan SD

maritim dan mencerminkan kepribadian Indonesia sebagai

negara kepulauan;

• Menjadikan masyarakat yang maju, berkesinambungan, dan

demokratis berlandaskan negara hukum;

• Mewujudkan politik LN yang bebas aktif dan memperkuat jati diri

sebagai negara maritim;

• Mewujudkan kualitas hidup manusia Indonesia yang tinggi, maju

dan sejahtera;

• Mewujudkan bangsa yang berdaya saing;

• Mewujudkan Indonesia menjadi negara maritim yang mandiri,

maju, kuat dan berbasis kepentingan nasional;

• Mewujudkan masyarakat yang berkepribadian dalam kebudayaan

Arsip sebagai pilar

pemerintahan yang baik (good

governance) dan integrasi

memori kolektif bangsa (Perka

ANRI nomor 40 tahun 2015)

VISI PERUBAHAN KEARSIPAN

2015-2019

9 AGENDA PRIORITAS

(NAWA CITA)

• Menghadirkan kembali negara untuk melindungi segenap bangsa dan

memberikan rasa aman pada seluruh WN;

• Membangun tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis

dan terpercaya;

• Membangun Indonesia dari pinggiran dengan memperkuat daerah-daerah

dan desa dalam kerangka NKRI;

• Memperkuat kehadiran negara dalam melaksanakan reformasi sistem

dan penegakan hukum yang bebas korupsi, bermartabat dan terpercaya;

• Meningkatkan kualitas hidup manusia Indonesia;

• Meningkatkan produktivitas rakyat dan daya saing di pasar internasional;

• Mewujudkan kemandirian enonomi dengan menggerakkansektor

strategis ekonomi domestik;

• Melakukan revolusi karakter bangsa;

• Memperteguh kebinekaan dan memperkuat restorasi sosial Indonesia

NAWA CITA KEDUA

Membangun tata kelola pemerintahan yang bersih,

efektif, demokratis dan terpercaya (terkait dengan arsip

sebagai pilar tata pemerintahan yang baik) untuk arsip

dinamis

NAWA CITA KEDELAPAN

Melakukan revolusi karakter bangsa

(Terkait dengan integrasi memori kolektif bangsa)

Untuk Arsip statis

NAWA CITA TERKAIT VISI

PERUBAHAN

Keseluruhan kegiatan meliputi

kebijakan, pembinaan kearsipan

dan pengelolaan arsip dalam

suatu sistem kearsipan nasional

yang didukung oleh sumber daya

manusia, prasarana dan sarana,

serta sumber daya lainnya

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

KEBIJAKAN NASIONAL KEARSIPAN UU NO 43 TAHUN 2009 PS. 7

• PEMBINAAN TERHADAP PENCIPTA ARSIP PUSAT DAN

DAERAH, LEMBAGA KEARSIPAN PROPINSI,

KABUPATEN/KOTA, DAN PERGURUAN TINGGI;

• PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS;

• PEMBANGUNAN SKN, SIKN DAN PEMBENTUKAN JIKN;

• ORGANISASI YANG TERDIRI DARI UNIT KEARSIPAN

PADA PENCIPTA ARSIP DAN LEMBAGA KEARSIPAN;

• PENGEMBANGAN SDM KEARSIPAN;

• PENGEMBANGAN PRASARANA DAN SARANA

KEARSIPAN;

• PENYELENGGARAAN PERLINDUNGAN DAN

PENYELAMATAN ARSIP;

• PELAKSANAAN SOSIALISASI KEARSIPAN;

• PELAKSANAAN KERJASAMA DAN PENDANAAN

• 1. Sasaran Pembinaan pada Lembaga Negara,Pemerintah

Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik

Organisasi Kemasyarakatan, Perseorangan, Lembaga

Kearsipan ;

• 2. Metode Pembinaan, bimbingan, supervisi, pengawasan,

fasilitasi, konsultasi implementasi penyelenggaraan kearsipan ,

sarana prasarana, dan persetujuan/pertimbangan JRA;

• 3. Materi Pembinaan, sistem kearsipan (manual, berbasis TIK-

SIKD/SIKS), Kelembagaan (UK, LKPT), SDM kearsipan

(arsiparis, pimpinan UK dan LK, fungsional umum pengelola

kearsipan), sarpras (persyaratan central file, records center,

Depot arsip statis/arsip berkelanjutan)

PEMBINAAN KEARSIPAN

PENGELOLAAN ARSIP

• PENGELOLAAN ARSIP MELIPUTI:

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN

STATIS;

• PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MELIPUTI

ARSIP VITAL, ARSIP AKTIF DAN ARSIP

INAKTIF;

• PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN

STATIS DAPAT DILAKUKAN SECARA

MANUAL MAUPUN DENGAN TIK YAITU SIKD

DAN SIKS

• MELIPUTI PENCIPTAAN, PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN DAN PENYUSUTAN;

• PENCIPTA ARSIP MEMBUAT TATA NASKAH DINAS, KLASIFIKASI, JRA, KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES;

PENGELOLAAN ARSIP

DINAMIS

• ARSIP YANG

KEBERADAANNYA

MERUPAKAN PERSYARATAN

DASAR BAGI KELANGSUNGAN

OPERASIONAL PENCIPTA

ARSIP;

• JIKA RUSAK ATAU HILANG

TIDAK DAPAT DIPERBAHARUI

DAN TIDAK TERGANTIKAN

ARSIP VITAL

• PRASYARAT KEBERADAAN INSTANSI, AKTE PENDIRIAN INSTANSI, BLUE PRINT, RANCANG BANGUN, STRUKTUR ORGANISASI;

• YANG MENJAMIN KELANGSUNGAN OPERASIONAL KEGIATAN INSTANSI, SEPERTI MOU, KONTRAK KERJA

• BUKTI KEPEMILIKAN INSTANSI, SEPERTI ASSET, SERTIFIKAT TANAH;

• KEBIJAKAN INSTANSI YANG STRATEGIS, SEPERTI HAK CIPTA, COPY RIGHT, LISENSI;

KRITERIA ARSIP VITAL

• PERBANKAN, ARSIP NASABAH, KREDITOR;

• ASURANSI, ARSIP PEMEGANG POLIS;

• PABRIK, ARSIP GAMBAR TEKNIK, FORMULA, DESIGN, RESEP;

• RUMAH SAKIT, ARSIP REKAM MEDIS;

• LEMBAGA PENDIDIKAN, ARSIP MAHASISWA

CONTOH ARSIP VITAL

• ALIH MEDIA KE BENTUK LAIN SEPERTI MICROFILM, CD-ROM;

• MENYIMPAN SALINAN PADA BEBERAPA TEMPAT (DISPERSAL/PEMENCARAN);

• MEMBUAT DUPLIKAT;

• MENYIMPAN PADA RUANGAN DAN PERALATAN KHUSUS (VAULTING), SEPERTI LEMARI BESI, LEMARI TAHAN API, BUNKER;

• MENYIMPAN ASLINYA PADA PUSAT PENYIMPANAN ARSIP VITAL;

PERLINDUNGAN ARSIP VITAL

• ARSIP YANG MEMPUNYAI NILAI INFORMASI MENGENAI KESEJARAHAN TENTANG SUATU PERISTIWA ATAU KEGIATAN;

• ARSIP YANG MEMPUNYAI NILAI INFORMASI YANG TINGGI, MENGENAI IPTEK SEBAGAI AKIBAT PENELITIAN MURNI/TERAPAN, MENGENAI ORANG, TEMPAT, BENDA, FENOMENA DAN MASALAH;

• ARSIP MENGENAI PERUMUSAN DAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN;

• ARSIP MENGENAI FAKTA DAN KETERANGAN TENTANG BAGAIMANA LEMBAGA DICIPTAKAN, TUGAS DAN FUNGSI;

• ARSIP MENGENAI BUKTI KEKUATAN HUKUM, HAK DAN KEWAJIBAN WARGA NEGARA DAN PEMERINTAH TERMASUK BAHAN BUKTI PERADILAN.

KRITERIA ARSIP STATIS

JENIS ARSIP YANG DIPERTIMBANGKAN statis

1. Arsip Tentang Kebijakan Organisasi;

2. Arsip Tentang Bukti Keberadaan Suatu Instansi

(Struktur, Tugas Fungsi, Job Des, Pendirian

Organisasi)

3. Arsip Hasil Penelitian Atau Prestasi Kerja

(Pesawat CN-235, Sosro Bahu, Cakar Ayam;

4. Arsip Tentang Bangunan Monumental;

5. Arsip Tentang Batas Wilayah

6. Arsip Tentang Hak Patent, Formula, Resep Dan

Copy Right

7. Arsip Tentang Tokoh Atau Perorangan Yang

Melekat Dari Suatu Peristiwa (Suharto, Harmoko,

Marsinah, Tempat Gempa Liwa, Org.Golkar, LPU,

Fenomena Kejahatan, Peristiwa Malari, Dll.

• Kebijakan peternakan, kesehatan hewan, perkebunan, hortikultura, dan tanaman pangan;

• Penilaian, mutu dan pengembangan bibit ternak;

• Perlindungan penyakit hewan, sertifikasi produk hewan;

• Pemberdayaan sumber daya tanaman semusim, tahunan, tanaman rempah/penyegar;

• Perlindungan hortikultura, tanaman buah, sayuran dan obat dan florikultura;

• Perluasan dan pengelolaan lahan;

• Pengembangan alat dan mesin pertanian;

• Pembenihan, budidaya, perlindungan dan pasca panen tanaman pangan;

• Mutu dan standarisasi tanaman pangan;

• Pemantauan dan stabilisasi harga, pemasaran internasional;

• HAKI tanaman; Ketahanan pangan;

• Data karantina hewan dan tumbuhan;

• Pelayanan perlindungan varietas tanaman (Perka ANRI 2 tahun 2013)

JENIS ARSIP STATIS PERTANIAN

SIFAT ARSIP STATIS

1. PADA PRINSIPNYA ARSIP STATIS BERSIFAT

TERBUKA UNTUK UMUM (OPEN TO PUBLIC);

2. SEBAGIAN ARSIP DIPERTIMBANGKAN TERTUTUP

DENGAN ALASAN KEAMANAN NASIONAL,

SENSITIVITAS PERORANGAN, ALASAN PERUDANGAN,

DLL; PENETAPAN TERTUTUP OLEH KEPALA LK

DILAPORKAN KEPADA DPR/D

3. PERLU ADANYA PEMBATASAN BERAPA LAMA

ARSIP TERSEBUT DAPAT DIBUKA UNTUK UMUM, DI

BEBERAPA NEGARA PEMBATASAN TERSEBUT 3O

TAHUN,

4. WALAUPUN TERTUTUP TETAPI UNTUK

KEPENTINGAN PENELITIAN, PENYIDIKAN DAN

PENYELIDIKAN ARSIP TERSEBUT DAPAT DIBUKA

CONTOH ARSIP YANG DAPAT DIBUKA SETELAH 30 TAHUN

• ARSIP TERTEMBAKNYA KENNEDY TAHUN 1963,

SUDAH DIBUKA TAHUN 1993;

• ARSIP PERISTIWA PKI TAHUN 1965, DIBUKAN DI ARSIP

NASIONAL AS TAHUN 1995, TAPI KEMUDIAN

DINYATAKAN CLOSE KEMBALI;

• TAPI SEBAGIAN ARSIP/DOKUMEN PD I TAHUN 1917-

1918 BARU DIBUKA CIA 20 APRIL 2011, KEGIATAN

MATA2/INTELIJEN SEPERTI TINTA RAHASIA YANG

TULISANNYA TIDAK TERLIHAT, TEKNIK MEMBUKA

DAN MEMBACA SURAT TANPA DIKETAHUI PEMILIK,

PEMBUATAN TINTA DARURAT YANG HANYA BISA

DIBACA KETIKA BAHAN DIRENDAM DENGAN CAIRAN

NITRAT,SODA DAN KANJI

24

PENGAWASAN

KEARSIPAN

PENGAWASAN KEARSIPAN

• Proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara

prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan

penyelenggaraan kearsipan/implementasi kegiatan

kearsipan pada lembaga pencipta atau lembaga

kearsipan;

• Pengawasan kearsipan meliputi pengawasan atas

pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan dan

penegakan peraturan perudangan kearsipan;

• Pengawasan kearsipan tanggung jawab pimpinan

pencipta arsip dan lembaga kearsipan sesuai

wilayah kewenangannya

• Memberikan penilaian terhadap kegiatan penyelenggaraan kearsipan dan implementasi kearsipan;

• Memberikan stimulan dan motivasi bagi pencipta arsip dalam melakukan pembinaan kearsipan;

• Untuk mengetahui tingkat perkembangan dan penerapan kearsipan secara nasional;

• Sebagai bahan masukan dan evaluasi untuk menentukan strategi pembinaan kearsipan secara nasional.

TUJUAN PENGAWASAN

• bersifat fact finding;

• preventif/pencegahan;

• alat untuk mencapai efisiensi;

• mempermudah tercapainya tujuan;

• mencari apa yang tidak benar bukan siapa yang tidak benar;

• bersifat membimbing;

SIFAT PENGAWASAN

1. Tim pengawas eksternal, terdiri: a. tim pengawas

pusat dibentuk Ka ANRI bertanggung jawab

pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan

nasional. Tim terdiri atas pengarah (eselon II),

penanggung jawab (eselon III), ketua (arsiparis

madya) dan anggota (arsiparis ahli dan

auditor/JPT/pejabat pengawas). b. Pengawas daerah

dibentuk Gubernur, untuk pengawasan pada

pencipta arsip propinsi dan kabupaten/kota dan

LKD kab/kota, terdiri pengarah (setda prop),

penangungjawab (LKD Prop), ketua tim (eselon III

bidang kearsipan/arsiparis madya), sek tim (eselon

IV/arsiparis muda), anggota (arsiparis/auditor/JFT)

KEANGGOTAAN TIM PENGAWAS

2. Tim pengawas internal, dibentuk oleh

Menteri/Gub/Bupati/Walikota/Rektor/Pimpinan

BUMN/D, ormas/orpol, terdiri atas pengarah (sekda

prop/kab/kota, warek bid adm, sekper), penanggung

jawab (kepala LKD Prop/Kab/Kota, kepala Arsip

Universitas, pimpinan devisi perusahaan urusan

adm), ketua (kabid/kasi bidang kearsipan, kepala

UK, minimal arsiparis muda ) dan anggota

(arsiparis dan auditor/JPT/pejabat pengawas).

KEANGGOTAAN TIM PENGAWAS

• Dilakukan ANRI terhadap UK Pusat, LKD Prop dan LKPTN:

- Ketaatan terhadap peraturan perundangan

- Program kearsipan;

- Pengelolaan arsip dinamis

- Pengolahan arsip inaktif;

- Penyusutan arsip;

- SDM kearsipan, kelembagaan dan sarpras

• LKD Propinsi terhadap pencipta arsip Propinsi, pencipta arsip Kab/Kota dan LKD Kab/Kota dalam hal:

- Ketaatan terhadap peraturan perundangan

- Program kearsipan;

- Pengolahan arsip inaktif dgn retensi sekurangnya 10 thn

- Penyusutan arsip;

- Pengelolaan arsip statis;

- SDM kearsipan, kelembagaan, sarpras

KEWENANGAN PENGAWASAN

EKSTERNAL

• LKD Prop terhadap SKPD Prop;

• LKD Kab/Kota terhadap SKPD Kab/Kota;

• LKPT terhadap satuan kerja rektorat, fakultas, civitas academika;

• Unit Kearsipan pada lembaga negara, BUMN/D, Ormas/Orpol dan UK pada jenjang sesuai wilayah kewenangannya

PELAKSANAAN PENGAWASAN

INTERNAL

• Pengelolaan arsip dinamis: penciptaan,

pemberkasan/penataan arsip aktif,

program arsip vital, pengolahan dan

pelaporan arsip terjaga, layanan dan

akses, pemindahan arsip inaktif;

• SDM kearsipan: kedudukan hukum dan

kewenangan arsiparis, kompetensi,

pengangkatan dan pembinaan karier;

• Sarpras: gedung, ruangan, peralatan

ASPEK YANG DIAWASI

• Perencanaan Program Pengawasan: disusun secara nasional oleh ANRI dan pencipta serta lembaga kearsipan (PKPKT)

• Audit kearsipan : menggunakan instrumen, yaitu formulir isian, wawancara dan verifikasi lapangan, hasil akhir Audit Kearsipan Eksternal dan Internal;

• Penilaian hasil pengawasan kearsipan yang dituangkan dalam LAKE (Laporan Audit Kearsipan Eksternal) dan Internal (LAKI), dengan penilaian sangat baik (91-100), baik (76-90), cukup (61-75), kurang (51-60) dan buruk (50 ke bawah), hasil diumumkan secara nasional oleh ANRI

• Monitoring hasil pengawasan kearsipan, ANRI dan Gubernur melaksanakan monitoring

TAHAPAN PENGAWASAN

SEKIAN

TERIMA KASIH