pengelolaan arsip di pelabuhan perikanan …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/pengelolaan... ·...

155
PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN NUSANTARA KARANGANTU KOTA SERANG SKRIPSI Diajukan sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Sosial pada Konsentrasi Manajemen Publik Program Studi Ilmu Administrasi Negara Oleh RIRIN NURHIDAYAH NIM. 6661100626 FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA SERANG, 2017

Upload: hoanglien

Post on 03-May-2019

247 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

PENGELOLAAN ARSIP

DI PELABUHAN PERIKANAN NUSANTARA

KARANGANTU KOTA SERANG

SKRIPSI

Diajukan sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Sosial pada Konsentrasi Manajemen Publik

Program Studi Ilmu Administrasi Negara

Oleh

RIRIN NURHIDAYAH

NIM. 6661100626

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA

SERANG, 2017

Page 2: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik
Page 3: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik
Page 4: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik
Page 5: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

“Cukuplah Allah bagiku, tidak ada Tuhan selain Dia.

Hanya kepada-Nya aku bertawakal” (At-Taubah : 129)

“Sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang beriman”

(Q.S Al-Anfal: 19).

Skripsi ini kupersembahkan

Untuk Ibu dan Bapak

dan orang-orang yang aku sayangi, yang telah memberikan

motivasi, inspirasi dan tiada henti memberikan dukungan,

dan doa serta kasih sayangnya.

Page 6: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

ABSTRAK

Ririn Nurhidayah. NIM. 6661100626. Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan

Nusantara Karangantu Kota Serang. Pembimbing I : Dr. Ipah Ema Jumiati, M.Si

dan Pembimbing II : Listyaningsih, M.Si

Penelitian ini dilakasanakan di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota

Serang karena dilatar belakangi oleh sulitnya mencari kembali arsip pada saat

diperlukan, hilangnya arsip yang penting, tidak ada tenaga fungsional kearsipan

dan tenaga teknis belum mencukupi, kurang adanya kesadaran para pegawai

terhadap peranan dan pentingnya arsip. Tujuan penelitian ini adalah untuk

mengetahui bagaimana pengelolaanarsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara

Karangantu Kota Serang. Metode penelitian yang digunakan adalah metode

deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan yang diambil dalam

pelaksanaan ini dibatasi pada pegawai yang mengelola arsip dan pengguna arsip

pada Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu. Teknik pengumpulan data yang

dilakukan adalah dengan cara observasi, wawancara dan dokumentasi. Teknik

analisis data yang digunakan adalah teknik analisis data menurut Miles and

Huberman. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa pengelolaan arsip di

Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu dapat dikatakan masih belum cukup

baik, hal ini dapat dilihat dari sistem penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan

penyusutan yang dilakukan belum maksimal dalam pelaksanaannya.

Kata Kunci : Pengelolaan Arsip, Pelabuhan Karangantu

Page 7: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

ABSTRACT

Ririn Nurhidayah. NIM. 6661100626. Archive Management at Fishery Harbour

of Karangantu City of Serang. The 1st

advisor: Dr. Ipah Ema Jumiati, M. Si. 2nd

advisor: Listyaningsih, M.Si

This research was conducted at Fishery Harbour of Nusantara Karangantu

Serang City due to the difficulty of recovering archives when needed, missing

important archives, no functional staff of archives and insufficient technical

personnel, lack of awareness of employees on the role and importance of the

archives. The purpose of this study is to find out how the management of archives

at the Harbour of Fisheries Nusantara Karangantu Serang City. The research

method used is descriptive method with qualitative approach. The informants

taken in this exercise are limited to employees who manage archives and archival

users at Fishery Harbour of Nusantara Karangantu. Data collection techniques

are done by way of observation, interview and documentation. Data analysis

techniques used are data analysis techniques according to Miles and Huberman.

The results of this study indicate that the management of archives in the Harbour

of Fisheries Nusantara Karangantu can be said is still not good enough, it can be

seen from the system creation, use, maintenance and depreciation is not

maximized in implementation.

Keywords: Archive Management, Karangantu Fishery Harbour

Page 8: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

i

KATA PENGANTAR

Bismillaahirrahmaanirrahiim

Assalaamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH Subhanahu wa

Ta’ala atas limpahan berkah, rahmat dan izin-nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan

Nusantara Karangantu Kota Serang” ini hingga selesai. Shalawat serta salam

semoga tetap tercurahkan kepada junjungan Nabi Besar Muhammad SAW, dan

para pengikutnya sampai akhir zaman.

Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

Sarjana Sosial pada Konsentrasi Manajemen Publik Program Studi Administrasi

Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dan masih jauh dari

kesempurnaan baik teknik penyusunan penulisan maupun isi dari materi yang

disajikan, hal ini disebabkan karena keterbatasan kemampuan dari penulis.

Penulisan skripsi ini tidak lepas dari peran berbagai pihak yang turut

memberikan kontribusi, bantuan, dan dukungan kepada penulis. Untuk itu, penulis

menguapkan terimakasih kepada:

1. Prof. Dr. H. Sholeh Hidayat, M.Pd., Rektor Universitas Sultan Ageng

Tirtayasa.

Page 9: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

ii

2. Dr. Agus Sjafari, M.Si., Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

3. Rahmawati, S.Sos., M.Si., Wakil Dekan I Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

4. Imam Mukromam, M.Si., Wakil Dekan II Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

5. Kandung Sapto Nugroho, S.Sos., M.Si., Wakil Dekan III Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

6. Listyaningsih, S.Sos., M.Si., Ketua Program Studi Ilmu Administrasi

Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng

Tirtayasa dan sekaligus Dosen Pembimbing II Skripsi yang telah berjasa

memberikan begitu banyak arahan, petunjuk, dan masukan yang sangat

berarti kepada penulis selama proses penyusunan skripsi ini berlangsung.

Sehingga skripsi ini menjadi suatu karya ilmiah yang utuh dan kredibel.

7. Riswanda, Ph.D., Sekretaris Program Studi Ilmu Administrasi Negara

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.

8. Dr. Ipah Ema Jumiati, S.IP., M.Si., Dosen Pembimbing I Skripsi yang

telah berjasa memberikan begitu banyak arahan, petunjuk, dan masukan

yang sangat berarti kepada penulis selama proses penyusunan skripsi ini

berlangsung. Sehingga skripsi ini menjadi suatu karya ilmiah yang utuh

dan kredibel.

Page 10: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

iii

9. Deden M. Haris, S.Sos., M.Si., Dosen Pembimbing Akademik yang telah

berjasa memberikan bimbingan, arahan, petunjuk, dan saran yang sangat

berarti kepada penulis selama menjalani perkuliahan.

10. Seluruh Dosen Akademik Program Studi Ilmu Administrasi Negara

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa,

yang telah berjasa begitu besar dalam memberikan ilmu pengetahuan yang

sangat bermanfaat kepada penulis.

11. Bapak Hari Bintoro dan Ibu Eti Umiyati untuk setiap do’a tulus, ikhlas,

kesabaran dan motivasi yang diberikan kepada penulis.

12. Pihak Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu yang telah memberikan

izin kepada penulis untuk melakukan penelitian mengenai Pengelolaan

Arsip di PPN Karangantu.

13. Keluarga Chan tersayang, Annisa Auliani, Amala Nursyamsi, Atiah, Dian

Prihandini, Lina Nuryanti Sari, dan Sri Wahananing Dyah untuk

kebersamaannya dalam menjalani hari-hari yang sangat indah, berkesan,

dan penuh makna di dalam perkuliahan.

14. Sahabat-sahabat Ilmu Administrasi Negara Angkatan Tahun 2010 yang

telah mencerahkan hari-hari di kelas.

15. Serta semua pihak yang telah banyak memberikan bantuan, dukungan, dan

motivasi kepada penulis dalam pelaksanaan penelitian dan penulisan

skripsi ini.

Page 11: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

iv

Semoga ALLAH Subhanahu wa Ta’ala membalas setiap kebaikan yang

telah diberikan Bapak/Ibu, Saudara/Saudari dengan sebaik-baiknya kepada

penulis. Penulis menyadari segala kekurangan dan ketidaksempurnaan di dalam

penulisan hasil karya ilmiah ini. Akhir kata, besar harapan penulis semoga hasil

karya ilmiah ini dapat memberikan manfaat bagi pengembangan ilmu

pengetahuan.

Aamiin ya Rabbal’alamin

Wassalamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh

Serang, Agustus 2017

Penulis

Ririn Nurhidayah

Page 12: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

v

DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN ORISINALITAS

LEMBAR PERSETUJUAN

LEMBAR PENGESAHAN

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

ABSTRAK

ABSTRACK

KATA PENGANTAR................................................................................. i

DAFTAR ISI................................................................................................ v

DAFTAR TABEL...................................................................................... .. viii

DAFTAR GAMBAR................................................................................... ix

DAFTAR SKEMA....................................................................................... x

DAFTAR LAMPIRAN................................................................................

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah.......................................................... 1

1.2 Identifiksi Masalah.................................................................. 11

1.3.Batasan Masalah...................................................................... 11

1.4 Rumusan Masalah.................................................................... 12

1.5 Tujuan Penelitian..................................................................... 12

1.6 Manfaat Penelitian................................................................... 12

BAB II TINJAUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN, DAN ASUMSI

DASAR

2.1 Tinjauan Pustaka

Page 13: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

vi

2.1.1 Konsep Manajemen

2.1.1.1 Definisi Manajemen.......................................... 14

2.1.1.2 Unsur-unsur Manajemen.................................. 16

2.1.1.3 Prinsip-prinsip Manajemen.............................. 16

2.1.1.4 Fungsi-fungsi Manajemen................................. 17

2.1.2 Konsep Arsip

2.1.2.1 Definisi Arsip.................................................... 19

2.1.2.2 Definisi Kearsipan............................................. 26

2.1.2.3 Peranan Kearsipan............................................. 32

2.1.2.4 Tujuan Kearsipan.............................................. 32

2.1.2.5 Sistem Penyimpanan Arsip............................... 34

2.1.2.6 Siklus Hidup Arsip............................................ 43

2.1.3 Konsep Manajemen Kearsipan

2.1.3.1 Definisi Manajemen Kearsipan......................... 47

2.1.3.2 Sistem Pengelolaan Kearsipan.......................... 47

2.1 Penelitian Terdahulu................................................................ 49

2.3 Kerangka Pemikiran................................................................ 50

2.4 Asumsi Dasar Penelitian.......................................................... 52

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Metode Penelitian.................................................................... 53

3.2 Ruang Lingkup dan Fokus Penelitian...................................... 53

3.3 Lokasi Penelitian...................................................................... 54

3.4 Variabel Penelitian dan Fenomena yang dihadapi

3.4.1 Definisi Konsep............................................................. 54

3.4.2 Definisi Operasional...................................................... 55

3.5 Instrumen Penelitian................................................................ 56

Page 14: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

vii

3.6 Informan Penelitian.................................................................. 56

3.7 Teknik Pengumpulan Data....................................................... 57

3.8 Teknik Pengolahan dan Analisis Data..................................... 59

3.9 Uji Keabsahan Data................................................................. 61

3.10 Jadwal Penelitian................................................................... 63

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Deskripsi Objek Penelitian...................................................... 64

4.2 Deskripsi Data Penelitian......................................................... 67

4.3 Deskripsi Hasil Penelitian........................................................ 69

4.4 Pembahasan hasil Penelitian.................................................... 94

BAB V PENUTUP

5.1Simpulan................................................................................... 100

5.2Saran......................................................................................... 101

DAFTAR PUSTAKA.................................................................................. 102

LAMPIRAN.................................................................................................

RIWAYAT HIDUP......................................................................................

Page 15: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

viii

DAFTAR TABEL

Halaman

1.1 Laporan Kondisi Barang................................................................ 10

3.1 Informan Penelitian........................................................................ 57

3.2 Pedoman Wawancara..................................................................... 58

3.3 Jadwal Penelitian........................................................................... 63

4.1 Daftar Informan............................................................................. 69

4.2 Daftar Arsip yang Dimusnahkan................................................... 84

Page 16: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

ix

DAFTAR GAMBAR

Halaman

1.1 Penyimpanan Arsip di Lemari Pegawai......................................... 5

1.2 Penyimpanan Arsif Inaktif............................................................. 6

1.3 Pengumuman Hilangnya Arsip...................................................... 7

1.4 Arsip diletakkan dilantai dan di atas lemari................................... 9

1.5 Gudang Arsip................................................................................. 10

2.1 Lingkaran hidup kearsipan............................................................. 45

2.2 Model Siklus hidup........................................................................ 46

3.1 Analisis Data Model Interaktif Miles & Huberman...................... 60

Page 17: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

x

DAFTAR SKEMA

Halaman

2.1 Kerangka Berpikir.......................................................................... 51

Page 18: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Indonesia sebagai suatu negara maritim dan kepulauan terbesar di dunia

dengan jumlah sekitar 17.504 pulau pada tahun 2003. Indonesia memiliki rentang

wilayah pantai yang membentang panjang, yaitu sekitar 81.000 km garis pantai

dan wilayah laut yang sangat luas, yaitu 5,8 km2 atau 3/4 dari total wilayah

Indonesia. Wilayah laut yang luas ini menyebabkan banyak kegiatan ekonomi

penduduk khususnya dalam sektor kelautan dan perikanan. Oleh karena itu, untuk

memanfaatkan berbagai potensi Sumber Daya Alam yang dimiliki tersebut, maka

diperlukan kesiapan sarana dan prasarana yang memadai serta kesiapan Sumber

Daya Manusia yang handal.

Salah satu instansi publik yang berwenang secara langsung untuk

menyelenggarakan urusan di bidang kelautan, dan perikanan dalam pemerintahan

adalah Kementerian Kelautan dan Perikanan. Pada hasil pengawasan kearsipan

yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada tahun

2016, Kementerian Kelautan dan Perikanan mendapat nilai „Cukup‟ dengan aspek

yang diaudit di bidang kearsipan meliputi kebijakan kearsipan program kearsipan,

pengelolaan arsip, kelembagaan, Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan dan

prasarana dan sarana. Sebagai instansi publik yang melakukan kegiatan

pemerintahan sudah pasti tidak akan lepas dari proses administrasi dan

bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas yang diberikan, dalam hal ini salah satu

Page 19: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

2

pertanggungjawaban yang wajib diberikan oleh instansi baik negeri maupun

swasta dengan memiliki bentuk fisik maupun output yang secara kasat mata dapat

dibuktikan. Dimana setiap kegiatan organisasi dikatakan berjalan dengan baik

apabila memiliki output yang efektif, karena output tersebut sangat berpengaruh

dalam terwujudnya Good Governance. Dimana akuntabilitas dan transparansi

merupakan prinsip-prinsip utama yang melandasi Good Governance, akuntabilitas

tersebut terdiri dari akuntabilitas keuangan, akuntabilitas administratif dan

akuntabilitas kebijakan publik. Oleh karena itu, diperlukan proses kegiatan

administrasi dalam perkantoran.yang salah satunya adalah penyimpanan arsip atau

biasa disebut dengan kearsipan. Dalam pasal 5 ayat (2) Undang-Undang tentang

kearsipan disebutkan penyelenggaraan kearsipan dilakukan oleh lembaga negara,

pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta lembaga kearsipan. Oleh

karena itu, kearsipan sangatlah penting karena arsip digunakan sebagai sumber

informasi dan pusat ingatan bagi organisasi dalam rangka melakukan kegiatan

organisasi serta membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan. Apabila

pengelolaan arsip yang dimiliki kurang baik, maka akan mempengaruhi

pengelolaan administrasi perkantoran. Sehingga akan menghambat pelaksanakan

pekerjaan organisasi di dalam mencapai tujuan yang efektif dan efesien.

Dalam manajemen perkantoran, kearsipan menjadi hal yang sangat

penting karena salah satu tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan,

komunikasi dan perekaman.

Page 20: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

3

Selain itu arsip juga merupakan bukti otentik yang perlu dijaga dan

disimpan dengan baik, agar ketika arsip tersebut dibutuhkan maka bukti tersebut

dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Terutama arsip yang berupa laporan, di

mana laporan tersebut memiliki beberapa fungsi yaitu sebagai salah satu bentuk

pertanggungjawaban terhadap tanggung jawab yang diberikan, memberikan

informasi penting dan sebagai bahan untung pengambilan keputusan oleh instansi

pemerintah maupun swasta. Meskipun kearsipan memiliki peran yang sangat

penting, ironisnya masih banyak yang tidak melakukan penataan dan pengelolaan

arsip dengan baik dan benar, salah satunya adalah yang terjadi di Kantor

Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu, Kota Serang. Karena berdasarkan

pasal 33 Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa, Arsip

yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan

sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara. Oleh karena itu,

menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip merupakan hal yang sangat

penting dilakukan sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada negara.

Daur hidup arsip dalam Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan terdiri dari empat komponen yaitu penciptaan, penggunaan,

pemeliharaan dan penyusutan. Dengan adanya pemeliharaan arsip mencegah

kerusakan arsip secara aktif dan efisien, memper koordinasi dalam pelaksanaan

tugas, memperkecil gangguan terhadap organisasi, mencegah terjadinya bencana,

mencegah kerugian bagi karyawan/pegawai, melindungi hak milik organisasi dsb.

Usaha pemeliharaan arsip merupakan usaha-usaha yang dilakukan untuk

menjaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat

Page 21: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

4

penggunaannya, karena kerusakan arsip selain disebabkan oleh faktor dari dalam

dan luar seperti udara, cahaya, mikroorganisme, juga disebabkan oleh manusia

atau petugas arsip karena kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam penanganan

maupun penyimpanannya. Kantor Pelabuhan Perikanan Nusantara (PPN)

Karangantu merupakan instansi pemerintahan yang berorientasi pada pelayanan

jasa dan terfokus pada masyarakat nelayan. Pelabuhan Perikanan yang

mempunyai fungsi sebagai Pemerintahan dan Pengusahaan berdasarkan pada

Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor

Per.08/Men/2012 tentang Kepelabuhan Perikanan Pasal 3 dan dalam Peraturan

Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 20/PERMEN-

KP/2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknik Pelabuhan

perikanan pasal 3 huruf i, pelabuhan perikanan memiliki fungsi pelaksanaan

fasilitasi penyuluhan, pengawasan dan pengendalian sumberdaya ikan,

perkarantinaan ikan, publikasi hasil penelitian, pemantauan wilayah pesisir,

wisata bahari, pembinaan mutu, serta pengolahan, pemasaran dan distribusi hasil

perikanan. Hal ini menjadikan pelabuhan perikanan nusantara karangantu sebagai

destinasi berbagai kalangan masyarakat melakukan kegiatan observasi, penelitian,

kuliah kerja magang, serta berbagai kunjungan yang bersifat wisata. pengelolaan

arsip sangat perlu dilakukan untuk memper proses pemberian informasi yang

dibutuhkan.

Menurut hasil pengamatan awal peneliti, terdapat beberapa permasalahan

dalam pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota

Serang. Berikut uraian permasalahan tersebut :

Page 22: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

5

Pertama, sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan, berdasarkan

hasil pengamatan peneliti sistem pemberkasan dan temu balik di PPN Karangantu

masih didasarkan pada nomor urut agenda dan belum sesuai dengan klasifikasi

jenis arsip dalam penyusunan berkas sesuai dengan pengelompokan subjek

dengan menggunakan kode klasifikasi seperti kode, indeks, dan tajuk silang yang

mengacu pada dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik

Indonesia Nomor 53/Permen-KP/2014 tentang Sistem Pemberkasan Arsip di

Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, sehingga dapat menciptakan

pengelolaan arsip yang baik dan rapi di lingkungan Kementerian Kelautan dan

Perikanan. Cara penyimpanan arsip yang ada di PPN Karangantu masih belum

baik dan rapi, dilihat dari arsip yang ada di ruangan masing-masing pegawai

sehingga dalam mencari arsip sulit untuk ditemukan, salah satu contoh

penyimpanan arsip dapat dilihat dari gambar dibawah ini :

GAMBAR 1.1 Penyimpanan Arsip di Lemari Pegawai

Di dalam website terdapat 9 program reformasi birokrasi Kementerian

Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia, di dalam program penguatan tata

laksana terdapat empat kegiatan diantaranya adalah penerapan sistem kearsipan

Page 23: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

6

yang handal. Akan tetapi, bentuk dari kegiatan penerapan sistem kearsipan yang

handal yang dimaksud seperti apa masih belum dapat dijelaskan oleh bagian

kehumasan.

Pengelolaan arsip aktif dan inaktif di PPN Karangantu masih belum

terlaksana dengan baik, dimana penyimpanan arsip masih tercampur - campur

karena tidak adanya identifikasi arsip dan daftar arsip yang dilakuan untuk arsip

aktif dan arsip inaktif yang sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan

Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di

Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan Pasal 11 mengenai arsip aktif

da n Pasal 12 mengenai penataan arsip inaktif.

GAMBAR 1.2 Penyimpanan Arsip inaktif

Page 24: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

7

Kedua, hilangnya arsip yang penting, dalam sistem pemeliharaan dan

pengamanan yang kurang sempurna,serta peminjaman atau pemakaian arsip

sehingga kehilangan arsip terjadi di PPN Karangantu yang dapat dilihat pada

gambar dibawah ini :

GAMBAR 1.3 Pengumuman Hilangnya Arsip

Ketiga, tidak ada tenaga fungsional kearsipan dan tenaga teknis belum

mencukupi, berdasarkan hasil pengamatan peneliti dilapangan belum adanya

petugas yang secara khusus menangani masalah arsip (Arsiparis) sehingga

berakibat pengelolaan arsip di PPN Karangantu tidak berjalan dengan lancar,

arsiparis di PPN Karangantu dilihat dari uraian tugas hanya melakukan

penatausahaan surat masuk dan surat keluar serta penatausahaan surat dinas. Hal

ini tidak sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik

Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan

Kementerian Kelautan dan Perikanan Pasal 31 mengenai sumber daya manusia

kearsipan. Arsip-arsip atau dokumen yang ada di PPN Karangantu diluar surat

masuk dan keluar di simpan dan dikelola oleh masing-masing bidang dengan tata

Page 25: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

8

cara penyimpanan yang berbeda-beda sesuai pemahaman masing-masing karena

menggunakan sitem desentralisasi.

Akan tetapi berdasarkan Surat Keputusan Kepala Pelabuhan Perikanan

Nusantara Karangantu Nomor :27/PPNK/RC.310/I/2017 tentang Atasan

Langsung, Penempatan dan Tugas Pegawai Negeri Sipil di Pelabuhan Perikanan

Nusanatra Karangantu dan Keputusan Kepala Pelabuhan Perikanan Nusantara

Karangantu Nomor :37/PPNK/RC.310/I/2017 tentang Atasan Langsung,

Penempatan dan Tugas Tenaga Kerja Kontrak di Pelabuhan Perikanan Nusanatra

Karangantu tidak ada petugas fungsional arsiparis, sedangkan dalam uraian tugas

PPN Karangantu terdapat tugas arsiparis.

Keempat , kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan

pentingnya arsip sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan, dan perawatan

arsip kurang mendapat perhatian, dilihat dari kurangnya inisiatif pegawai serta

kebiasaan menunda dalam menyimpan arsip sehingga pada saat di butuhkan arsip

tersebut sulit untuk ditemukan atau hilang dan terdapat dokumen yang tidak

tersimpan dengan baik jika dilihat dari masih banyaknya pegawai yang meletakan

arsip dilantai dan di atas lemari sehingga dapat menyebabkan arsip menjadi kotor,

rusak dan ruangan kerja pegawai penuh dengan arsip yang dapat dilihat pada

gambar berikut:

Page 26: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

9

Gambar 1.4 Arsip diletakkan di lantai dan di atas lemari

Kelima, sarana dan prasarana yang ada di PPN Karangantu belum sesuai

dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor

67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan

Perikanan Pasal 32 mengenai prasarana dan sarana dan Hal ini juga disebutkan

dalam pasal 32 Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 tahun 2009 tentang

kearsipan, bahwa pencipta arsip dan lembaga kearsipan harus menyediakan sarana

dan prasarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip

dan harus dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan

komunikasi. Karena keterbatasan sarana dan prasarana, gedung penyimpanan

arsip yang ada masih bercampur dengan BMN (barang milik negara) sehingga

arsip tercampur diantara barang-barang inventaris.

Page 27: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

10

GAMBAR 1.5 Gudang Arsip

Data alat penyimpanan arsip dapat dilihat pada tabel 1.6 berikut ini :

Tabel 1.1

Laporan Kondisi Barang

Per Saturday, December 31, 2016

NO Nama Barang Jumlah

Kondisi

Baik Rusak Ringan Rusak Berat

1 Lemari Penyimpan 1 1

2 Rak- rak Penyimpan 4 4

3 Lemari Penyimpan 3 3

4 Lemari Besi/metal 52 41 3 8

5 Lemari Kayu 15 10 5

6 Filing Cabinet besi 6 2 4

7 Brandkas 1 1

8 Kardex Besi 2 12

9 Rak Besi 4 1 3

10 Rak Kayu 7 2 5

Sumber : data diolah oleh peneliti

Page 28: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

11

Didasarkan atas berbagai pemaparan mengenai pengelolaan arsip. Maka,

peneliti merasa tertarik dan memutuskan untuk melakukan penelitian dalam

sebuah penelitian berjudul “Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara

Karangantu Kota Serang”.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelaskan sebelumnya,

maka identifikasi masalah dalam penelitian ini, yaitu:

1. Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan.

2. Hilangnya arsip yang penting

3. Tidak ada tenaga fungsional kearsipan dan tenaga teknis belum

mencukupi

4. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan

pentingnya arsip

5. Sarana dan prasarana yang ada di PPN Karangantu belum sesuai

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah yang telah dipaparkan sebelumnya dan

tema penelitian yang diangkat oleh peneliti, maka peneliti menetapkan batasan

masalah hanya pada permasalahan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip di

Kantor Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu (PPN) Karangantu.

Page 29: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

12

1.4 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah, identifikasi masalah, serta batasan

masalah yang telah dijelaskan sebelumnya, maka rumusan masalah dalam

penelitian ini adalah “Bagaimanakah Pengelolaan Arsip di Kantor Pelabuhan

Perikanana Nusantara Karangantu Kota Serang?”

1.5 Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis

bagaimana pengelolaan arsip di Kantor Pelabuhan Perikanana Nusantara

Karangantu Kota Serang.

1.6 Manfaat Penelitian

1.6.1 Manfaat Teoritis

a. Melalui penelitian ini, diharapkan dapat memberikan kontribusi

pemikiran serta menambah khazanah ilmu pengetahuan, khususnya

bagi pengembangan Ilmu Administrasi Negara.

b. Sebagai bahan pembelajaran dan referensi bagi mahasiswa atau

peneliti selanjutnya, di dalam melakukan penelitian sejenis secara

lebih mendalam dan spesifik terhadap kajian penelitian kearsipan.

1.6.2 Manfaat Praktis

a. Bagi instansi terkait, yaitu Pelabuhan Perikanan Nusantara

Karangantu, diharapkan hasil dari penelitian ini dapat memberikan

kontribusi positif terhadap masukan pemikiran untuk dapat lebih

Page 30: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

13

meningkatkan lagi dalam pengelolaan arsip, serta dapat

memberikan dampak positif terhadap peningkatan kinerja pegawai.

b. Bagi peneliti, penelitian ini dapat menambah pengetahuan dan

dimaksudkan sebagai bahan pembelajaran dan pengimplementasian

terhadap penerapan Ilmu Administrasi Negara yang telah di

dapatkan selama perkuliahan.

Page 31: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

14

BAB II

TINAJUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN, DAN ASUMSI

DASAR PENELITIAN

2.1. Tinjauan Pustaka

2.1.1 Konsep Manajemen

2.1.1.1 Definisi Manajemen

Terry dalam Effendi (2014:3) berpendapat bahwa manajemen adalah suatu

proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk

menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui

pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya. Sedangkan

menurut Robbins dalam Effendi (2014:4) mendefinisikan manajemen adalah suatu

proses melakukan koordinasi dan integrasi kegiatan-kegiatan kerja agar

disesuaikan secara efisien dan efektif dengan melalui orang lain.

Pengertian manajemen menurut Effendi (2014:5) adalah suatu proses kerja

sama dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan organisasi dengan melakukan

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian

untuk mencapai tujuan organisasi efektif dan efesien dengan menggunakan

sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. Brantas (2009:4) menjelaskan

bahwa manejemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan

bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan

organisasional atau maksud-maksud yang nyata.

14

Page 32: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

15

Menurut Hasibuan (2009:2) Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur

proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara

efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Manajemen menurut

Sikula dalam Hasibuan (2009:2) adalah :

“Management in general refers to planning, organizing, controlling,

staffing, leading, motivating, communicating, and decesion making

activities performed by and organization in order to coordinate the varied

resource of the enterprose so as to bring an efficent creation of some

product or service.”

“(manajemen pada umumnya dikaitkan dengan aktivitas-aktivitas

perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan, pengarahan,

pemotivasian, komunikasi, dan pengambilan keputusan yang dilakukan

oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai

sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan dihasilkan

suatu produk atau jasa secara efisien)”.

Sementara menurut Harold dan O‟Donnel dalam Hasibuan (2009:3) :

“Management is getting things done through people. In bringing about

this coordinating of group activity, the manager, as a manager plans,

organizes, staffs, direct, and control the activities other people”

“(Manajemen adalah usaha mencapai suatu tujuan tertentu melalui

kegiatan orang lain. Dengan demikian manajer mengadakan koordinasi

atas sejumlah aktivitas orang lain yang meliputi perencanaan,

pengorganisasian, penempatan, pengarahan, dan pengendalian)”.

Manajemen menurut Stoner dalam Amirullah, dkk (2004:7) adalah :

“management is the process of planning, organizing, leading, and

controlling the efforts of organization members and using all other

organizational resources to active stated organizational goals”.

“(manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan pengunaan

sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan

organisasi yang telah ditetapkan”.

Berdasarkan berbagai pengertian tentang menajemen di atas, maka peneliti

berpendapat bahwa dalam manajemen terdapat persamaan yang mendasar yaitu

terdapat aktifitas-aktifitas yang saling berhubungan dalam mencapai tujuan yang

telah ditetapkan sebelumnya.

Page 33: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

16

2.1.1.2 Unsur-unsur Manajemen

Brantas (2009:13) manajemen merupakan sebuah subjek yang sangat

penting karena ia mempersoalkan penerapan serta pencapaian tujuan-tujuan.

Manajemen tidak saja mengidentifikasikan, menganalisis dan mengkombinasikan

secara efektif bakat orang-orang dan mendayagunakan sumber-sumber tersebut

kadang-kadang dinyatakan enam M dari manajemen, yaitu:

1. Men, diartikan sebagai tenaga kerja manusia, baik tenaga kerja eksekutif

maupun operatif;

2. Money, uang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan;

3. Methods, cara-cara yang dipergunakan dalam usaha mencapai tujuan;

4. Materials, bahan-bahan yang dipergunakan untuk mencapai tujuan;

5. Machines, mesin-mesin atau alat-alat yang diperlukan/dipergunakan untuk

mencapai tujuan;

6. Markets, pasar untuk menjual output dan jasa-jasa yang dihasilkan.

Berdasarkan uraian di atas, maka peneliti menyimpulkan bahwa dalam

manajemen memiliki unsur yang saling berkaitan satu sama lain dalam mencapai

tujuan yang telah ditargetkan sebelumnya dengan ketentuan bahwa segala sesuatu

berlangsung dalam batas-batas waktu, usaha serta biaya yang ditetapkan.

2.1.1.3 Prinsip-prinsip Manajemen.

Athoillah (2010:43) prinsip merupakan pegangan utama dalam berpikir

dan bertindak, istilah prinsip sering dikaitkan dengan sesuatu yang tidak boleh

berubah oleh situasi dan kondisi apapun, artinya selalu berpegang pada landasan

utama yang dimaksudkan. Dalam manajemen terdapat prinsip-prinsip yang

merupakan pedoman umum atau pegangan utama pelaksanaan aktivitas

manajerial, yang tentu saja akan menentukan sukses-tidaknya suatu organisasi.

Page 34: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

17

Roda organisasi atau perusahaan dipacu dengan melaksanakan berbagai kegiatan

yang berprinsip pada prinsip-prinsip yang umum dalam manajemen. Prinsip-

prinsip umum yang dikemukan oleh Melayu S.P. Hasibuan dengan mengutip

pandangan Henry Fayol dalam Athoillah (2010:43-44) dalam bukunya berjudul

dasar-dasar menajemen, yaitu sebagai berikut :

1. Division of work (asas pembagian kerja).

2. Authority and responsibility (asas wewenang dan tanggung jawab).

3. Discipline (asas disiplin).

4. Unity of command ( asas kesatuan perintah).

5. Unity of direction ( asas kesatuan jurusan atau arah).

6. Subordination of individual interest into general interest (asas kepentingan

umum di atasi kepentingan pribadi).

7. Remuneration of personnel ( asas pembagian gaji yang wajar).

8. Centralization (asas pemusatan wewenang).

9. Scalar of chain ( asas hierarki atau asas rantai berkala).

10. Order (asas keteraturan).

11. Equity ( asas keadilan).

12. Initiative (asas inisiatif).

13. Esprit de corps ( asas kesatuan).

14. Stability of turn-over personnel (asas kestabilan masa jabatan).

Berdasarkan prinsip-prinsip manajemen di atas, maka peneliti berpendapat

bahwa prinsip-prinsip tersebut sangatlah penting dalam mengelola dan mengatur

sebuah organisasi agar dalam mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan

sebelumnya dapat berjalan dengan baik.

2.1.1.4 Fungsi-fungsi Manajemen

Menurut Athoillah (2010:98) menjelaskan fungsi-fungsi manajemen secara

garis besar dapat dipahami bahwa seluruh kegiatan manajemen tidak dapat

terlepas dari proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian,

Page 35: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

18

dan evaluasi. Sedangkan menurut Henry Fayol dalam Effendi (2014:18)

mengemukakan fungsi-fungsi manajemen ke dalam lima fungsi yaitu :

1. Planning (merancang)

2. Organizing (mengorganisasi)

3. Comanding (memerintah)

4. Coordinating (mengkoordinasi)

5. Controlling (mengendalikan)

Menurut Terry dalam Effendi (2014:18) fungsi-fungsi manajemen

memiliki empat fungsi, yaitu :

1. Planning

2. Organizing

3. Actuiting

4. Controlling

Koontz dan O‟Donnel membagi fungsi-fungsi manajemen ke dalam lima

fungsi, yaitu :

1. Planning

2. Organizing

3. Staffing

4. Directing

5. Controlling

Berdasarkan uraian di atas Effendy (2014:19-20) menjelaskan bahwa pada

prinsipnya fungsi-fungsi manajemen secara umum mengandung unsur-unsur

sebagai berikut :

1. Planning (perencanaan), merupakan suatu kegiatan membuat tujuan

organisasi dan diikuti dengan berbagai rencana untuk mencapai tujuan

yang telah ditentukan sebelumnya.

2. Organizing (pengorganisasian), merupakan suatu kegiatan pengaturan

pada sumber daya manusia yang tersedia dalam organisasi untuk

menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta mencapai tujuan

organisasi.

3. Leading or actuiting (kepemimpinan), berfungsi untuk neningkatkan

efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan

lingkungan kerja yang harmonis, dan dinamis.

Page 36: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

19

4. Controlling (pengendalian), merupakan suatu aktivitas menilai kinerja

berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan

atau perbaikan jika diperlukan.

Sedangkan Brantas (2009:28) membagi fungsi-fungsi manajemen ke

dalam lima fungsi utama, yaitu:

1. Planning : menentukan tujuan-tujuan yang hendak dicapai selama suatu

masa yang akan datang dan apa yang harus diperbuat agar dapat mencapai

tujuan-tujuan itu.

2. Organizing : mengelompokkan dan menentukan berbagai kegiatan penting

dan memberikan kekuasaan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan itu.

3. Staffing : menentukan keperluan-keperluan sumber daya manusia,

pengerahan, penyaringan, latihan dan pengembangan tenaga kerja.

4. Motivating : mengarahkan atau menyalurkan perilaku manusia kearah

tujuan-tujuan.

5. Controlling : mengukur pelaksanaan dengan tujuan-tujuan, menentukan

sebab-sebab penyimpangan-penyimpangan dan mengambil tindakan-

tindakan korektif dimana perlu.

Berdasarkan berbagai penjelasan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa

seluruh kegiatan manajemen tidak terlepas dari berbagai kegiatan perencanaan,

pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan.

2.1.2 Konsep Kearsipan

2.1.2.1 Definisi Arsip

Menurut Sukoco (2007:81) sebelum sebuah institusi memulai pengelolaan

arsip, harus dipahami terlebih dahulu apa yang harus dikelola dengan mengetahui

perbedaan antara arsip dan dokumen. Menurut The Georgia Archives (2004)

dalam Sukoco (2007:82) dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa

diakses serta digunakan. Adapun The International Standar Organization (ISO on

Records Management-ISO 15489) mendefinisasikan record (dokumen) sebagai

Page 37: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

20

informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi

yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban

hukum atau transaksi bisnis. Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat

berupa teks, data, peta digital, spreadshets, database, gambar, dan data suara.

Sedangkan Daserno dan Kynaston (2005) dalam Sukoco (2007:82) didefinisikan

arsip sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau

hukum sehingga disimpan secara permanen.

Berdasarkan Pasal 1 UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan

Pokok Kearsipan dalam Sutrisno dan Sanusi (2001:50) arsip ialah naskah-naskah

yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan

pemerintah, swasta maupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam

keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi

sehari-hari. Sedangkan Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

menerangkan bahwa :

“Arsip merupakan rekaman kegiatan/peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, orang politik, orang kemasyarakatan,

dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa

dan bernegara”.

Sedangkan Dalam Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik

Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan

Kementerian Kelautan dan Perikanan, menjelaskan bahwa arsip adalah rekaman

kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh

Page 38: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

21

Kementerian dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara

Dalam Endang, dkk (2009:8) kata arsip secara etimologi berasal dari

berbagai bahasa, yaitu :

1. Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu;

2. Bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang;

3. Bahasa Inggris, yaitu archieve artinya kumpulan warkat, record artinya

catatan dan file artinya sekumpulan informasi/warkat;

4. Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat;

5. Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat.

Dari pengertian tersebut di atasi, Endang, dkk (2009:8) menyimpulkan

bahwa arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau

ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan

tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas

film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga

apabila diperlukan dapat ditemukan dengan sudah.

Tujuan penyimpanan arsip menurut Sutrisno dan Sanusi (2001:50-51)

terbagi menjadi tiga tujuan, yaitu :

1. Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu;

2. Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang

mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil/

kinerja di masa yang lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil

keputusan untuk masa yang akan datang;

3. Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti sesuai

dengan ketentuan hukum.

Jenis-jenis arsip dalam Endang, dkk (2009:9-10) terdapat lima jenis, yaitu:

1. Jenis-jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya

Berdasarkan bentuk fisiknya, arsip dibagi menjadi dua, yaitu :

Page 39: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

22

a. Arsip yang berbentuk lembaran. Contoh: surat, kuitansi, faktur dan foto;

b. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Contoh: disket, flash disk, mikro

film, dan rekaman pada pita kaset;

2. Jenis-jenis arsip berdasarkan masalahnya

Berdasarkan masalahnya, arsip dibagi menjadi lima, yaitu :

a. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai

masalah keuangan. Contoh: kuitansi, giro, cek, dan kartu kendali;

b. Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan denga masalah

barang inventaris. Contoh: catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran,

dan harga;

c. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah

kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi

pegawai, dan surat keputusan;

d. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah

penjualan. Contoh: data penjualan dan daftar nama agen dan distributor;

e. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah

produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang

digunakan, dan jenis dan kualitas barang.

3. Jenis-jenis arsip berdasarkan pemiliknya

Berdasarkan pemiliknya, arsip dibagi menjadi dua, yaitu :

a. Lembaga pemerintahan

1). Arsip nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia)

Page 40: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

23

2). Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional

Daerah)

b. Instansi pemerintah/swasta

1). Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya,

sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau

karbon kopi;

2). Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpam

pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip

unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian

organisasi.

4. Jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya

Berdasarkan sifatnya, arsip dibagi menjadi lima, yaitu :

a. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan

informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan;

b. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi

pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran

kerja dan surat tagihan;

c. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan

masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama.

Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak

d. Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat

pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah

proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah;

Page 41: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

24

e. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang

tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai dan

strategi pemasaran.

5. Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya

Berdasarkan fungsinya, arsip dibagi menjadi dua, yaitu :

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,

atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi

negara.

Arsip dinamis dibedakan menjadi tiga, yaitu :

1). Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam

kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan

tertentu;

2). Arsip semi aktif, yaitu arsip arsip yang frekuensi penggunaannya sudah

menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan;

3). Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan.

Arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi

keterangan semata;

b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,

maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.

Nilai guna arsip dalam Endang, dkk (2009:10) memiliki lima nilai guna,

yaitu :

Page 42: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

25

1). Nilai penerangan, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan

sebagai bahan informasi, pemberitahuan. Contoh: surat pengumuman;

2). Nilai yuridis, yaitu arsip yang dapat dipergunakan sebagai bahan atau

alat pembuktian dalam peristiwa hukum. Contoh: akta kelahiran, surat

perjanjian, dan kuitansi;

3).Nilai historis, yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu

kejadian/peristiwa dari masa lampau. Contoh: teks proklamasi;

4). Nilai ilmiah, yaitu arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan

ilmu pengetahuan dan penyelidikan. Contoh: hasil karya tulis;

5). Nilai guna fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang

keuangan. Contoh: kuitansi dan bukti pembayaran pajak.

Menurut Vernon B. Santen dalam Endang, dkk (2009:11) arsip

mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED, yaitu :

A : Administrasi value (nilai administrasi)

L : Legal value (nilai hukum)

F : Fiscal value (nilai keuangan)

R : Research value (nilai penelitian)

E : Education value (nilai pendidikan)

D : Documentation value (nilai dokumentasi)

Untuk mengingat betapa pentingnya arsip, maka ingatlah singkatan dari

arsip yaitu amankan, rawat, semua, informasi, penting.

Berdasarkan berbagai penjelasan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa

arsip adalah segala sesuatu yang mengandung arti informasi yang diciptakan,

Page 43: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

26

diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi oleh organisasi atau

perorangan dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi sebagai bahan komunikasi dan informasi

yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan

dengan sudah.

2.1.2.2 Definisi Kearsipan

Menurut Endang, dkk (2009:11), kearsipan adalah suatu proses kegiatan

mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan

penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat

ditemukan dengan cepat dan .

Endang, dkk (2009:12), menerangkan bahwa yang dimaksud dengan

peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang

kearsipan. Peralatan yang digunakan pada umumnya memiliki ketahanan yang

lama karena bisa digunakan bertahun-tahun karena dibuat dengan bahan-bahan

yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, pelastik, dan sebagainya. Fungsi

peralatan kearsipan menurut Endang, dkk (2009:11) dibagi kedalam tiga fungsi,

yaitu :

1. Sebagai sarana penyimpanan arsip;

2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan memper

pekerjaan dibidang kearsipan;

3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan

lama.

Page 44: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

27

Selain memiliki berbagai fungsi, dalam penggunaannya, peralatan

kearsipan juga memiliki berbagai istilah penting yang berkaitan dengan

penyimpanan arsip. Endang, dkk (2009:11) menjelaskan tiga istilah tersebut yaitu:

1. Pegarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/

dokumen/ map dilakukan secara mendatar, dimana arsip atau dokumen

saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam;

2. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/ dokumen/

map dilakukan secara tetidak lurus dimana arsip disusun berderet ke

belakang;

3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/ dokumen/

map dilakukan secara berdiri dimana arsip disusun berderet menyamping.

Menurut Endang, dkk (2009:13-20) Peralatan kearsipan yang digunakan

dalam penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip), yaitu :

1. Filing cabinet

Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci antara

1-6 laci. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut

dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).

2. Rotary (alat penyimpanan berputar)

Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip

dilakukan secara berputar. Alat ini dapat dilakukan secara berputar, sehingga

dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan

tenaga.

3. Lemari arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai

bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang

Page 45: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

28

dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong,

ataupun menggunakan kaca.

4. Rak arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang

disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak

terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip.

5. Map arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari koran/ kertas tebal atau

plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/ surat-surat. Map arsip ada

beberapa macam, yaitu:

a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.

Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya

agar tidak jatuh.

b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map.

c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Maka map itu

fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke

dalam kotak arsip secara vertikal.

d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi

penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet.

6. Guide

Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai

petunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip.

Page 46: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

29

7. Ordner

Ordner adalam map besar dengan dengan ukuran punggung sekitar 5

cm yang didalamnya terdapat besi penjepit.

8. Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

9. Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/ kartu.

10. Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran

dokumen.

11. Kotak/ box

Kotak/ box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang

bersifat inaktif

12. Alat sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat, warkat

yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-

masing.

13. Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/

folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/ guide.

Page 47: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

30

14. Tickler file,

Tickler file, adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi

baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran

kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh

tempo.

15. Cardex (card index) cabinet

Cardex (card index) cabinet, adalah alat yang digunakan untuk

menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik

keluar memanjang.

16. Rak/ laci kartu

Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak,

untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal.

17. Alat penyimpanan khusus

Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk

menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD

(compact disk), kaset, dan sebagainya.

Dalam pengelolaan kearsipan selain menggunakan alat-alat juga

dibutuhkan perlengkapan dalam kearsipan. Endang, dkk (2009:20) menjelaskan

bahwa perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan

dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama

(penggunaannya relatif singkat), artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara

terus menerus.

Page 48: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

31

Beberapa perlengkapan kearsipan dalam Endang, dkk (2009:20-25) adalah

sebagai berikut :

1. Kartu indeks

Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang

disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks

dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat

informasi tentang judul/ nama surat, nomor surat, hal surat, tanggal surat,

kose surat, kode kartu indeks.

2. Kartu tunjuk silang

Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat

penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu

dokumen/ arsip yang dicari pada tempat yang di tunjukkan. Kartu tunjuk

silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

3. Lembar pinjam arsip (out slip)

Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/ formulir yang

digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

4. Map pengganti (out folder)

Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang

berisikan seluruh surat-surat maka perlu dibuat satu map pengganti (out

folder) dan menempatkannya ditempat map yang dipinjam tadi.

5. Buku arsip

Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan

arsip.

Page 49: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

32

Berdasarkan penjelasan di atas, peneliti berpendapat bahwa kearsipan

meupakan suatu proses kegiatan mulai dari penciptaan, penerimaan,

pengumpulan, penggunaan, pengaturan, penyimpanan dan pemeliharaan dengan

menggunakan sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan

cepat dan mudah.

2.1.2.3 Peranan Kearsipan

Menurut Chrisyanti (2011:77) kearsipan mempunyai peranan sebagai

pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat

diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,

penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan

keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian

setepat-tepatnya.

Berdasarkan penjelasan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa peran

kearsipan sangatlah penting dalam membantu daya ingat organisasi dan dalam

ragka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2.1.2.4 Tujuan Kearsipan

Menurut Sutrisno dan Sanusi (2001:51) Tujuan kearsipan ialah

menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,

pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Maka secara umum

suatu sistem kearsipan mempunyai sasaran dalam memberikan pelayanan dalam

penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap,

Page 50: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

33

akurat, relevan dan tetap waktu secara efisien. Sedangkan pada pasal 3 Undang-

Undang No.7 Tahun 1971 dalam Chrisyanti (2011:77) dirumuskan bahwa, tujuan

kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban

nasional tentang perencanaan, pelasanaan, dan penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi

kegiatan pemerintah.

Tujuan penyelenggaraan kearsipan dalam Endang, dkk (2009:11) antara

lain sebagai berikut:

1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman;

2. Agar sudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan

tepat;

3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip

yang dibutuhkan;

4. Untuk menghemat tempat penyimpanan;

5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip;

6. Untuk menjaga kelestarian arsip;

7. Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang

pertaggungjawaban, perencanaan, pelaksanaan, dan penyelanggaraan

kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Berdasarkan penjelasan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa tujuan

kearsipan dilakukan agar arsip terpelihara dengan baik, cepat dan mudah saat

arsip dibutuhkan, kerahasiaan arsip terjaga, menghemat tempat penyimpanan,

Page 51: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

34

menyelamatkan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan,

dan penyelenggaraan kehidupan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah.

2.1.2.5 Sistem Penyimpanan Arsip

Menurut Endang, dkk (2009:37) sistem penyimpanan arsip adalah sistem

pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih

untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga,

dan biaya. Adapun manfaat dari sistem penyimpanan arsip yang dikemukakan

oleh Endang, dkk (2009:37) adalah sebagai berikut :

1. Arsip dapat tertata dengan rapi;

2. Ruang kerja lebih rapih dan efisien karena tidak banyak tumpukan kertas

yang memenuhi ruangan;

3. Arsip tidak hilang sehingga informasinya dapat dipelihara;

4. Mudah dalam perawatan;

5. Mudah mencari bila sewaktu-waktu dibutuhkan;

6. Mudah dalam penyusutannya karena dapat diketahui mana arsip yang

mamang sudah layak untuk dibuang dan mana yang tidak.

Endang, dkk (2009:37-69) juga menyebutkan lima macam sistem

penyimpanan arsip yaitu:

1. Sistem abjad

Sitem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang

disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama

Page 52: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

35

orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan urutan abjad. Peralatan

yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder, dan alat sortir.

2. Sitem subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip

yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/ subjek pada isi

surat. Peralatan yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder, kartu

indeks, kartu tunjuk silang, rak sortir, dan cardex.

3. Sistem tanggal

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip

yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Peralatan

yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder, dan kartu indeks.

4. Sistem wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip

yang disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Nama

tempat bisa berupa nama kota, nama negara, nama wilayah khusus, dan

sebagainya. Peralatan yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder,

cardex, kartu indeks, dan rak sortir.

5. Sistem nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanana dan penemuan kembali arsip

yang disusun dengan menggunakan angka/ nomor. Peralatan yang digunakan

filing cabinet, guide, hanging folder, kartu indeks, dan rak sortir.

Page 53: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

36

Sistem kearsipan menurut Endang, dkk (2009:99-104) terdapat lima

sistem, yaitu:

1. Penciptaan arsip

Pada tahap awal penciptaan arsip, arsip tercipta melalui beberapa cara,

yaitu, sebagai berikut:

a. Secara intern artinya arsip dibuat sendiri oleh lingkungan dalam

perusahaan, meliputi standarisasi surat, bentuk surat, folmulir, naskah,

dan sebagainya serta pemprosesannya. Arsip intern dikendalikan oleh

perusahaan sendiri, sehingga dapat diatur baik dari isi maupun fisiknya,

dan dibuat sesuai dengan kebutuhan;

b. Secara ekstern artinya arsip diterima dari pihak lain, bisa perorangan atau

perusahaan. Pembuatan surat eksternal tidak dapat dikontrol dan

dikendalikan oleh perusahaan, sehingga surat yang diterima suatu

perusahaan berbeda satu dengan yang lainnya, terutama dari susunan atau

standarisasi surat.

2. Pengurusan dan pengendalian surat

Tujuan dari pengurusan dan pengendalian surat adalah agar arsip-arsip

tersebut dapat digunakan sebagai bahan informasi yang sangat bermanfaat

bagi banyak pihak. Selain itu, arsip dapat dipelihara, baik isi maupun

bentuk fisiknya. Adapun tahapan yang termasuk dalam pengurusan/

pengendalian surat adalah sebagai berikut:

Page 54: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

37

a. Tahap penerimaan surat.

Apabila yang digunakan adalah asas sentralisasi, maka semua surat

yang diterima harus melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan, tetapi jika

asas desentralisasi langsung kepada unit kerja, sedangkan gabungan

melalui sentralisasi terlebih dahulu, baru kemudian desentralisasi.

b. Tahap penyortiran

Penyortiran adalah mengelompokan surat, apakah surat yang

diterima merupakan surat dinas atau pribadi.

c. Tahap pencatatan/registrasi

Surat dicatat dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali,

tergantung dari sistem yang digunakan oleh perusahaan. Tujuan

pencatatan surat adalah sebagai berikut

1). Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan

setiap hari;

2). Untuk mengetahui perkiraan tentang jumlah surat yang diterima

setiap hari, setiap bulan, dan setiap tahun;

3). Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari

perusahaan lain maupun yang dibuat oleh perusahaan;

4). Agar tertib administrasi.

d. Tahap distribusi

Tahap distribusi adalah tahap penyampaian surat kepada orang

sesuai dengan tujuan surat. Misalnya, untuk pimpinan, unit kerja, atau

Page 55: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

38

yang mewakili. Penyampaian surat harus dilakukan secepatnya, tidak

ditunda-tunda

e. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali.

3. Pemanfaatan arsip

Arsip-arsip yang sudah disimpan, sering kali dicari karena akan digunakan

untuk keperluan tertentu. Jika arsip tidak disimpan dengan baik, arsip dapat

hilang, sehingga saat arsip tersebut dibutuhkan, tidak dapat ditemukan. Untuk

dapat mengetahui berapa banyak arsip yang diperlukan dapat ditemui, makan

digunakan rumus untuk mengetahui angka kecermatan, yaitu sebagai berikut.

Angka Kecermatan : jumlah arsip yang tidak ditemukan x 100%

jumlah arsip yang ditemukan

Sistem penyimpanan yang baik apabila angka kecermatan tidak melebihi dari

0,5 %. Apabila angka kecermatan mencapai 3& atau lebih, maka

mengisyaratkan agar mengadakan perbaikan pengelolaan arsip, yang

menyangkut sistem dan prosedur penyimpanan, peralatan yang digunakan,

keterampilan petugas/ personil, prosedur pemakaian arsip, dan kebijakan

pemindahan dan pemusnahan arsip.

4. Pemeliharaan arsip

Pemeliharaan arsip berarti memelihara, merawat, menjaga arsip dari

kerusakan, sehingga arsip dapat tahan lama dan masih dapat digunakan untuk

generasi mendatang. Karena arsip mempunyai nilai yang sangat beharga dan

sangat penting bagi kepentingan organisasi atau negara, maka pemeliharaan

arsip mutlak dilakukan. Karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban

Page 56: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

39

nasional, maka arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan

dari berbagai macam ancaman terhadap arsip, seperti kerusakan, kehilangan,

pemalsuan, dan keperluan spionase.

Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu

sebagai berikut:

a. Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari berbagai faktor perusak.

1). Faktor biologis, antara lain:

a). Jamur: penyebab tumbuhnya jamur adalah bakteri, jamur tumbuh

di tempat yang lembab dan gelap, kertas menjadi cokelat, kuning,

dan bintik-bintik cokelat (foxing), perekat kertas menjadi rusak,

melengketkan antara kertas yang satu dengan kertas yang lainnya.

b). Serangga: serangga sering ditemukan di berbagai tempat yang

gelap, membuat sarang diantara tumpukan arsip, rak dan tempat

lainnya, dapat merusak jilid dan buku, merusak kertas, foto, dan

label, jenis serangga contohnya rayap, ngengat dan kutu buku.

2). Faktor fisik, antara lain:

a). Cahaya : penyebabnya sinar ultraviolet, merusak kertas, tekstil, dan

lukisan, kertas menjadi luntur dan lemah.

b). Panas : panas yang tinggi membuat kertas menjadi kering, getas

(mudah patah), dan rapuh.

c). Air : uap air menyebabkan kertas menjadi lembab dan basah,

sehingga mendorong tumbuhnya jamur yang dapat merusak arsip.

Page 57: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

40

3). Faktor kimiawi, antara lain:

a). Zat-zat kimia yang ada di dalam ruang penyimpanan arsip dan di

arsipnya sendiri juga dapat menyebabkan kerusakan, contohnya

debu, CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon monoksida).

b). Kertas yang baik adalah yang mempunyai keasaman (pH) 7,

semakin rendah pH semakin banyak asamnya sehingga kertas

akan cepat rusak, tetapi sebaiknya juga tidak melebihi 7 karena

jika lebih dari 7 disebut alkali.

4). Faktor bencana

Bencana ada yang datang dari alam seperti gempa bumi, gunung

meletus, banjir namun ada pula yang terjadi karena perbuatan manusia

sendiri seperti kebakaran, ledakan, perang, kerusuhan, dan sebagainya.

b. Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan

arsip.

Cara-cara yang dapat dilakukan dalam melakukan kegiatan

perlindungan/pemeliharaan/pemgamanan terhadap arsip, yaitu sebagai

berikut:

1). Memencarkan salinan arsip

Manfaatnya adalah jika salah satu arsip terkena musibah, misalnya

kebakaran, masih dimungkinkan arsip yang disimpan di tempat lain

selamat.

2). Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan.

3). Menyimpan pada ruang khusus.

Page 58: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

41

Arsip-arsip yang sangat berharga dan biasanya bernilai keuangan,

sangat rentan terhadap bahaya pencurian. Oleh karena itu, arsip-arsip

ini dapat disimpan pada tempat yang khusus, yang mempersulit

pencurian. Misalnya, disimpan dilemari besi/brankas yang

menggunakan kode-kode tertentu.

4). Membangun ruang/gedung

Pembangunan ruangan dan gedung untuk menyimpan arsip juga

harus memperhatikan aspek-aspek tertentu sehingga arsip jauh dari

jangkauan yang dapat menyebabkan kerusakan. Misalnya, ruangan

diatur kelembaban udaranya, tiap ruang-ruang kearsipan disediakan

alat-alat pemadam kebakaran, atau arsip disimpan pada tempat yang

atidak tinggi, jika wilayah tempat penyimpanan merupakan wilayah

rawan banjir.

5). Melakukan fumigasi

Fumigasi adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk memelihara

arsip dari berbagai kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan

biologis, dengan menyemprotkan obat pembasmi hama.

6). Melakukan deasidifikasi

Seadifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak

ketas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi

kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.

7). Memberikan pengetahuan kepada petugas mengenai pemeliharaan dan

pengawetan arsip.

Page 59: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

42

8). Pemasangan detektor.

9). Pengecekan arsip secara periodik.

10). Keamanan sepanjang waktu.

Pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah upaya yang dilakukan untuk

mencegah terjadinya kerusakan arsip. Adapun tujuan pemeliharaan dan

pengamanan arsip adalah sebagai berikut:

1). Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien;

2). Memper koordinasi dalam pelaksanaan tugas;

3). Memperkecil gangguan terhadap organisasi;

4). Mencegah terjadinya bencana;

5). Mencegah kerugian bagi karyawan dam masyarakat;

6). Melindungin hak milik organisasi/perusahaan.

Berdasarkan penjelasan di atas, peneliti berpendapat sistem penyimpanan

arsip adalah sistem yang digunakan dalam pengelolaan dan penemuan kembali

arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih dalam sebuah organisasai untuk

meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan

biaya.

Page 60: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

43

2.1.2.6 Siklus Hidup Arsip

Menurut Sutrisno dan Sanusi (2001:51) siklus hidup arsip terdiri dari lima

tahap yaitu:

1. Tahap penciptaan

Pada tahap ini, arsip diciptakan/ dibuat, kemudian digunakan sebagai

media penyampai informasi, sebagai dasar perencanaan, pengorganisasian,

pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya.

2. Tahap pemanfaatan arsip (filing)

Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu

arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaran

administrasi sehari-hari.

3. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali

Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu

dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find

4. Tahap pemindahan

Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip

dicari dan digunakan secara terus menerus. Dalam hal ini arsip dinamakan

„dinamis aktif‟. Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus-menerus

digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan. Perlu

dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif mnjadi

inaktif, tetapi dalam kurun ruang lingkup kantor.

5. Tahap pemusnahan.

Page 61: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

44

Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam

cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana

yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan kedalam tempat

sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin

yang mahal.

Sedangkan menurut Ricks at al dalam Chrisyanti (2011:107) daur hidup

arsip terdiri dari

„Creation and receipt (correspondence, forms, reports, drawings, copies,

microform, komputer input/ output), distribution internal and external),

use (decision making, documentation, response, reference, legal

requirements), maintenance (file, retrieve, transfer), disposition (inactive

storage, archive, discard, destroy).

Lingkaran hidup kearsipan menurut Sadarmayanti (2008:44) memiliki

tujuh tahap yaitu :

1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan

arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir, dan

sebagainya.

2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap dimana surat

masuk/keluar dicatat sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu

surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih

lanjut.

3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses

kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan

dan di indeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.

4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan arsip.

5. Tahap pemusnahan, pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai

nilai guna lagi dapat dilakukan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan

Swasta.

6. Tahap penyimpanan di Unit Kearsipan, arsip yang sudah menurun nilai

gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada

unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang

berlaku.

7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI/ Arsip Nasional Daerah. Tahap ini

merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.

Page 62: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

45

GAMBAR 2.1 Lingkaran Hidup Kearsipan

Sumber : Sadarmayanti (2008:44)

Selanjutnya Sukoco (2007:95-96) menggambarkan bahwa arsip atau

dokumen mempunyai siklus hidup yang terdiri atas lima tahap dan saling

mempengaruhi satu sama lain, yaitu:

1. Tahap penciptaan

Tahap ini merupakan tahap dasar guna mengontrol perkembangan

dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan

dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi.

2. Pemanfaatan sebuah dokumen

Tahapan ini merupakan tahap implementasi dari aturan main yang

telah disusun pada tahap sebelumnya, yaitu bagimana mengefisienkan

proses retrieval maupun mendistribusikan arsip kepada pihak yang

berkepentingan termasuk bagaimana pergerakan (flow of work) dokumen

yang sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya.

Page 63: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

46

3. Penyimpanan

Tahap ini terdiri dari bagaimana sebuah dokumen diperlakukan

setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi yang meliputi

bagaimana membuat prosedur penyimpanan, penggunaan peralatan filing

maupun tenaga penyimpanan menjadi efisien. Tahap ini juga berkaitan

dengan proteksi data dari kerusakan maupun penggunaan yang tidak

terotorisasi.

4. Retrieval

Tahap ini lebih menitikberatkan pada lokasi dokumen maupun arsip

yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu

tertentu.

5. Disposisi

Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke

lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan

dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan.

Gambar 2.2 Model Siklus Hidup Dokumen

Sumber : Sukoco (2007:95)

Page 64: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

47

Berdasarkan uraian di atas, maka peneliti berpendapat bahwa siklus hidup

arsip terdiri dari beberapa tahap yang dimulai dari penciptaan, penerimaan,

penggunaan, pemeliharaan, penyusutan sampai tahap penghapusan.

2.1.3 Konsep Manajemen Kearsipan

2.1.3.1 Definisi Manajemen Kearsipan

Dalam Chrisyanti (2011:105) menjelaskan bahwa manajemen kearsipan

merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari daur hidup

arsip (life cycle of a records). Daur hidup arsip meliputi penciptaan (creation and

receipt), pengurusan (distribution), penggunaan (use), peneliharaan (maintenance)

dan penentuan nasib akhir atau penyusutan (disposition).

Berdasarkan penjelasan di atas, peneliti berpendapat bahwa manajemen

kearsipan merupakan sistem yang terdiri dari penciptaan, penggunaan,

pemeliharaan dan penyusutan arsip.

2.1.3.2 Sistem Pengelolaan Kearsipan

Asas pengelolaan kearsipan menurut Endang, dkk (2009:33) adalah

penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengelolaan surat secara baku

pada suatu instansi. Untuk keperluan pengelolaan arsip terdapat beberapa asas

yang dapat diterapkan sesuai dengan tipe organisasi yang bersangkutan, yaitu :

1. Asas Sentralisasi

Menurut Endang, dkk (2009:33) menerangkan bahwa asas sentralisasi

adalah pengendalian kegiatan pengurusan surat/ arsip, baik surat masuk

Page 65: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

48

maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan

secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan. Unit

kearsipan adalah satuan kerja yang kegiatan pokoknya meliputi pengendalian

dan pengurusan surat/ arsip. Unit kerja adalah satuan kerja tertentu yang

menangani suatu bidang dalam suatu organisasi.

2. Asas Desentralisasi

Menurut Endang dkk (2009:34), menerangkan bahwa asas desentralisasi

adalah pengendalian kegiatan pengelolaan surat/ arsip, baik surat masuk

maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja

dalam suatu oraganisasi.

3. Asas Desentralisasi Terkendali (gabungan)

Menurut Endang, dkk (2009:35) menerangkan bahwa asas desentralisasi

terkendali adalah masing-masing unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan

suratnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat.

Asas ini bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan

meminimalkan kekurangannya.

Berdasarkan penjelasan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa dalam

pengelolaan arsip terdapat tiga asas yaitu asas sentralisasi, desentralisasi dan asas

desentralisasi terkendali (gabungan).

Page 66: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

49

2.2 Penelitian Terdahulu

Siti Kamilah yang berjudul Manajemen Kearsipan Personil Pendidikan di

SMK Harapan Bangsa Depok. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui

bagaimanakah pelaksanaan menajemen kearsipan personil pendidikan dan untuk

mengetahui seberapa efektif manajemen kearsipan personil pendidikan dalam

rangka proses menunjang pendidikan. Hasil penelitian ini adalah digambarkan

bahwa pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan di SMK Harapan

Bangsa Depok dikategorikan cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari fasilitas

kearsipan yang tersedia di SMK Harapan Bangsa Depok cukup lengkap sehingga

mekan pegawai kearsipan melaksanakan kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan

dan pendistribusian surat, penyimpanan arsip, penamuan kembali arsip,

pemeliharaan arsip, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Disamping

itu tenaga yang ada juga mendukung keterlaksanaan pengelolaan arsip dengan

baik. Metode penelitian yang dipergunakan dalam penalitian ini adalah analisis

deskriptif. Untuk memper penganalisaan data, fakta dan informasi yang akan

mengungkapkan dan menjelaskan permasalahan data penelitian ini penulis

menggunakan metode deskriptif melalui penelitian lapangan (field research).

Metode ini dimaksudkan agar dapat memberikan gambaran dan analisis secara

obyektif tentang pelaksanaan pengelolaan kearsipan personil pendidikan.

Responden sebagai sumber data dalam penelitian ini adalah Kepala Tata Usaha

SMK Harapan Bangsa Depok. Skripsi ini diakses melalui

http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/browse?type=author&order=ASC&rpp=20

&value=Siti+Kamilah.

Page 67: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

50

Weni Meilita (2012) Mahasiswa Universitas Indonesia melakukan penelitian

dengan judul Program Arsip Vital Studi Kasus Lembaga Pengembangan

Perbankan Indonesia. Tujuannya adalah untuk mengetahui jenis arsip vital yang

dimiliki oleh LPPI untuk kemudian dilakukan penilaian berdasarkan nilai hukum

dan nilai resikonya ssebagai upaya kesiapan lembaga tersebut dalam menghadapi

bencana (business Continuity Plan), serta usulan perencanaan program arsip vital

di LPPI berupa panduan singkat. Penalitian ini menggunakan pendekatan

kualitaif, sedangkan metode penelitian yang digunakan adalah metode studi kasus.

Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah dengan cara studi literatur,

observasi, dan wawancara mendalam. Hasil penelitian ini adalah jenis arsip vital

di LPPI tersebar pada hampir semua unit kerja.

Adapun perbedaan penelitian ini dengan penelitian terdahulu terletak pada

lokus penelitian yang berbeda dan temuan yang berbeda.

2.3 Kerangka Pemikiran Penelitian

Kerangka berpikir adalah alur berpikir peneliti dalam sebuah penelitian

untuk menjelaskan masalah-masalah dalam penelitian, oleh karena itu dalam

penelitian ini maka dibuatlah kerangka berpikir pada tabel berikut :

Page 68: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

51

Kerangka Berpikir

Tabel 2.1

Pengelolaan Arsip dalam Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia

Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan

Perikanan

1. Penciptaan

2. Penggunaan

3. Pemeliharaan, dan

4. Penyusutan.

Output :

Diperolehnya gambaran umum tentang pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan

Nusantara Karangantu Kota Serang

Outcome:

Terciptanya pengelolaan arsip dinamis yang efisien, efektif, dan sistematis di

Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota Serang

Identifikasi Masalah

1. Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan.

2. Hilangnya arsip yang penting

3. Tidak ada tenaga fungsional kearsipan dan tenaga teknis belum

mencukupi

4. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya

arsip

5. Sarana dan prasarana yang ada di PPN Karangantu belum sesuai

Bagaimana Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota

Serang ?

Page 69: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

52

2.4 Asumsi Dasar Penelitian

Berdasarkan kerangka pemikiran yang telah dijelaskan di atas, maka

asumsi dasar peneliti adalah bahwa pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan

Nusantara Karangantu belum dikatakan maksimal. Hal ini dikarenakan masih

terdapatnya permasalahan dalam pengelolaan arsip yang ada di PPN Karangantu.

Hambatan-hambatan yang terjadi di dalam pengelolaan arsip tersebut dapat

mengakibatkan tidak lancarnya kegiatan organisasi. Maka dari itu pengelolaan

kearsipan sangat diperlukan guna menunjang keberhasilan dalam pelaksanaan

kegiatan organisasi.

Page 70: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

53

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1. Metode Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian

kualitatif, dimana peneliti mencoba menjelaskan bagaimana pengelolaan arsip di

PPN Karangantu dengan apa yang dipelajari secara langsung dilapangan dan

menjelaskan kondisi yang ada dengan lebih banyak dituangkan kedalam bentuk

kata-kata tertulis atau lisan dan data dokumentasi. Penelitian kualitatif sendiri

sangat berbeda dengan penlitian kuantitatif karena penelitian kuantitatif lebih

berdasarkan pada angka. Dengan metode penelitian dengan pendekatan kualitatif

maka data yang didapat akan lebih lengkap, lebih mendalam dan bermakna

sehingga tujuan penelitian dapat tercapai.

Metode deskriptif menurut Nawawi (1992:67) dalam Fuad dan Nugroho

(2014:54) diartikan sebagai prosedur/cara memecahkan masalah penelitian dengan

memaparkan keadaan obyek yang diselidiki (seseorang, lembaga, masyarakat, dan

lain-lain) sebagaimana adanya berdasarkan fakta faktual yang ada sekarang.

3.2. Ruang Lingkup dan Fokus Penelitian

Ruang lingkup penelitian ini adalah pengelolaan arsip di PPN Karangantu

Kota Serang. Adapun fokus pada penelitian ini adalah Pengelolaan Arsip di PPN

Karangantu Kota Serang.

53

Page 71: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

54

3.3. Lokasi Penelitian

Penelitian dilakukan di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu

Kecamatan Kasemen Kota Serang Provinsi Banten.

3.4. Variabel Penelitian dan Fenomena Yang Diamati

Variabel Menurut Y.W, Best disunting oleh sanpiah faisal dalam Narbuko

dan Achmadi (2005:118) yang disebut variabel penelitian adalah kondisi-kondisi

atau serenteristik-serenteristik yang oleh peneliti dimanipulasikan, dikontrol atau

diobservasi dalam suatu penelitian. Sedangkan, Direktorat Pendidikan Tinggi

Depdikbud dalam Narbuko dan Achmadi (2005:118) menjelaskan bahwa yang

dimaksud veriabel penelitian adalah segala sesuatu yang akan menjadi objek

pengamatan penelitian. Variabel dalam penelitian ini adalah pengelolaan arsip.

3.4.1. Definisi Konsep

Definisi konsep berfungsi untuk memberikan penjelasan tentang variabel

yang akan diteliti menurut pendapat peneliti berdasarkan teori yang digunakan.

Dalam penelitian Pengelolaan Arsip di PPN Karangantu untuk memecahkan

permasalahan dalam penelitian ini menggunakan Peraturan Menteri Kelautan dan

Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di

Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, dalam pengelolaan arsip dibagi

menjadi empat tahap, yaitu :

1. Penciptaan

2. Penggunaan

Page 72: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

55

3. Pemeliharaan, dan

4. Penyusutan.

3.4.2. Definisi Operasional

Definisi operasional dalam penelitian ini adalah pengelolaan arsip karena

peneliti menggunakan metode penelitian kualitatif, maka dalam penjelasan

definisi operasional ini akan ditemukan fenomena-fenomena penelitian yang

dikaitkan dengan konsep yang digunakan, yaitu :

1. Penciptaan

a. Penciptaan

1. menciptakan arsip yang baik dan benar

2. mendistribusikan arsip kepada yang berhak secara tepat waktu

lengkap dan aman

b. Penerimaan

1) Proses penciptaan arsip dinamis yang diterima

2) merespon dengan cepat dan teliti mengenai arsip yang diterima

dari eksternal organisasi

2. Penggunaan

a. menggunakan akses penyimpanan sesuai dengan lingkup kantor

b. menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan lingkup

organisasi

c. menyimpan arsip sesuai prosedur

d. menemukan arsip dengan cepat

Page 73: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

56

e. menggunakan peralatan dan perlengkapan yang sesuai prosedur

3. Pemeliharaan

a. memelihara arsip dengan baik dan benar

b. menggunakan ruang penyimpanan sesuai dengan standar

c. dapat menentukan arsip yang harus dipelihara

d. pembiayaan arsip

4. Penyusutan.

a. melakukan penilaian arsip

b. penyusutan arsip berdasarkan JRA

3.5. Instrumen Penelitian

Adapun instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah peneliti

sendiri. Adapun jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder.

Peneliti sebagai alat utama penelitian kualitatif karena peneliti dapat merasakan

langsung mengalami melihat sendiri objek atau subjek yang sedang diteliti. Selain

itu peneliti juga mampu menentukan kapan penyimpulan data telah mencukupi,

data telah jenuh dan kapan peneltian dapat dihentikan dan peneliti juga dapat

langsung melakukan pengumpulan data, melakukan refleksi secara terus-menerus

dan secara gradual membagun pemahaman yang tuntas mengenai suatu hal.

3.6. Informan Penelitian

Informan penelitian adalah orang-orang dalam latar penelitian, fungsinya

untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian.

Page 74: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

57

Penentuan informan dalam penelitian ini menggunakan teknik Purposive

(bertujuan), dengan pertimbangan bahwa peneliti mengambil sumber di beberapa

orang yang dianggap mempunyai informasi yang tepat dan relevan mengenai

masalah penelitian yaitu Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara

Karangantu Kota Serang. Adapun dalam penelitian ini, yang menjadi informan

dalam pengumpulan data ditunjukkan oleh tabel 3.1 yaitu sebagai berikut:

TABEL 3.1 Informan Penelitian

No Nama Informan Jabatan Informan Kode

Informan

Fungsi dan peran

informan Status

1 Nofa Septayani, SE Staf Bagian Tata Usaha I1 Petugas administrasi

persuratan

Key Informan

2 Rae Yuka Tantri, S.

Kom, MOS

Staf Bagian Tata Usaha I2 Pembantu petugas

pengadministrasian barang

Key Informan

3 Asep Saepulloh,SP, M.Si Kepala Sub Bagian

Tata Usaha

I3 Memimpin,merencanakan,

mengatur, melaksanakan

dan mengawasi

penyelenggaraan tugas

Pemerintah di bagian Tata

Usaha

Secondary Informan

4 Kurnaengsih, A.Md Staf Bagian Tata Usaha I4 Bendahara Pengeluaran Secondary Informan

5 Siti Yunipa Staf Operasional

Pelabuhan

I5 Operator Fingerptint Secondary Informan

6 Safii Pasaribu Staf Bagian Tata Usaha I6 Pengadministrasi keuangan

verifikator pajak

Secondary Informan

7 Farah siswa PKL I7 Pengguna layanan

persuratan

Secondary Informan

(Sumber : Peneliti, 2017)

3.7. Teknik Pengumpulan Data

Jenis data yang dikumpulkan pada penelitian ini adalah data kualitatif,

berupa data primer (data utama) dan data sekunder (data pendukung). Teknik

pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini, yaitu:

Page 75: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

58

1. Wawancara

Menurut Narbuko dan Achmadi (2005:83) wawancara adalah proses

tanya jawab dalam penelitian yang berlangsung secara lisan dalam mana dua

orang atau lebih bertatap muka mendengarkan secara langsung informasi-

informasi atau keterangan-keterangan.

Teknik wawancara yang digunakan penelitian ini adalah wawancara

semistruktur. Alat-alat yang digunakan untuk wawancara pada penelitian ini

adalah daftar informan penelitian, daftar pedoman wawancara, buku catatan,

dan alat perekam (tape recorder). Berikut pedoman wawancara penelitian:

TABEL 3.2 Pedoman Wawancara

(Sumber : Peneliti, 2017)

No Dimensi Sub Dimensi

1 Penciptaan 1) penciptaan :

a. proses penciptaan arsip

b. mendistribusikan arsip

2) penerimaan :

a. proses penerimaan dan pencatatan arsip

c.. merespon dengan cepat dan teliti mengenai arsip

yang diterima dari eksternal organisasi

2 Penggunaan 1) akses penyimpanan sesuai dengan lingkup kantor

2) sistem penyimpanan arsip

3) prosedur penyimpanan arsip

4)

5)

Peminjaman dan penemuan arsip

peralatan dan perlengkapan

3 Pemeliharaan 1) pemeliharaan/perawatan arsip

2) ruang penyimpanan sesuai dengan standar

3)

4)

menentukan arsip yang harus dipelihara

pembiayaan arsip

4 Penyusutan 1) prosedur penilaian arsip

2) penyusutan arsip berdasarkan JRA

Page 76: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

59

2. Metode Observasi

Metode Observasi (pengamatan) menurut Narbuko dan Achmadi

(2005:70) pengamatan adalah alat pengumpulan data yang dilakukan cara

mengamati dan mencatat secara sistematik gejala-gejala yang diselidiki.

Dalam penelitian ini peneliti melakukan observasi secara langsung,

yang artinya peneliti dalam melakukan pengumpulan data menyatakan

keterusterangan kepada sumber data bahwa sedang melakukan penelitian, jadi

mereka yang diteliti mengetahui sejak awal sampai akhir tentang aktivitas

peneliti.

3. Studi Dokumentasi

Dokumentasi yang diperlukan pada penelitian ini berupa dokumentasi

tertulis seperti transkip wawancara, surat menyurat dan lain sebagainya;

dokumentasi lisan seperti rekaman wawancara; dan dokumentasi audio visual

seperti video rekaman dan foto-toto pelaksanaan kegiatan. Adapun alat yang

digunakan untuk mendokumentasikan data-data tersebut adalah buku catatan,

camera digital, video camera, dan alat perekam suara (voice recorder).

ad dan Nugr

3.8. Teknik Pengolahan dan Analisis Data

Analisis data menurut Patton (1990:268) dalam Moleong (2011:280) adalah

proses mengatur urutan data, mengorganisasikannya ke dalam suatu pola, kategori

dan satuan uraian dasar. Moleong (2011:280) mendefinisikan analisis data sebagai

proses pengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori dan

satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan dapat dirumuskan

Page 77: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

60

hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data. Model analisis data yang

digunakan pada penelitian ini adalah model interaktif Miles dan Huberman, dapat

dilihat pada berikut ini:

Gambar 3.1 Analisis data model interaktif Miles dan Huberman dalam Fuad dan

Nugroho (2014:16)

Proses analisis data menurut model interaktif Miles dan Huberman (1984)

dalam Fuad dan Nugroho (2014:16-17) terdiri dari tiga alur kegiatan yang

berlangsung secara bersamaan, yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan

kesimpulan atau verifikasi.

1. Reduksi data

Reduksi data (data reduction) dimaknai sebagai proses memilah dan

memilih, menyederhanakan data yang terkait dengan kepentingan penelitian

saja, abstraksi dan transformasi data-data kasar dari field note (catatan

lapangan). Tahap dari reduksi adalah memilah dan memilih daya yang pokok,

fokus pada hal-hal yang penting, mengelompokan data sesuai dengan tema,

membuat ringkasan, memberi kode, membagi data dalam partisi-partisi dan di

analisis sehingga terlihat pola-pola tertentu.

Data Collection

Data Display

Data Reduction

Conclusions :

drawing/verifying

Page 78: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

61

2. Penyajian data

Penyajian data dalam penelitian kualitatif adalah menyajikan data

dalam bentuk teks yang bersifat naratif. Penyajian data dapat membantu

peneliti dalam memahami apa yang terjadi, merencanakan analisis

selanjutnya berdasarkan apa yang sudah dipahami sebelumnya

3. Verifikasi data

Analisis terakhir dalam analisis ini adalah melakukan penarikan

kesimpulan atau verifikasi. Berdasarkan pola-pola yang sudah tergambarkan

dalam penyajian data, terdapat hubungan kausal atau interaktif antara data

dan didukung dengan teori-teori yang sesuai, peneliti kemudian mendapatkan

sebuah gambaran utuh tentang fenomena yang di teliti dan kemudian dapat

menyimpulkan fenomen tersebut sebagai temuan baru, maka peneliti sudah

dianggap selesai. Namun jika sebaliknya terdapat kesalahan dalam melakukan

reduksi data maka dapat dikatakan peneliti belum mendapatkan kesimpulan.

3.9. Uji Keabsahan Data

Untuk menguji apakah daya yang diperoleh dalam penelitian itu akurat dan

kredibel, maka perlu dilakukan uji keabsahan data.. Uji keabsahan data yang

digunakan pada penelitian ini adalah uji kredibilitas data, yaitu :

1. Triangulasi data

Menurut Moleong (2011:332) triangulasi adalah teknik pemeriksaan

keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain. Diluar data itu untuk

Page 79: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

62

keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu. Jenis

triangulasi data yang digunakan pada penelitian ini, yaitu:

a. Triangulasi Sumber

Triangulasi sumber menurut Patton (1987:331) dalam Moleong

(2011:330) adalah membandingkan dan mengecek balik derajat

kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang

berbeda dalam penelitian kualitatif.

Berdasarkan uraian di atasi, maka triangulasi sumber pada

penelitian ini dilakukan dengan cara mengecek data dari berbagai sumber

dan lain-lain.

b. Triangulasi teknik

Menurut Satori dan Komariah (2010:171) triangulasi teknik adalah

penggunaan beragam teknik pengungkapan data yang dilakukan kepada

sumber data. Menguji kredibilitas data dengan triangulasi teknik yaitu

mengecek data kepada sumber data yang sama dengan teknik yang

berbeda.

2. Member check

Member check menurut Satori dan Komariah (2009:172) adalah

proses pengecekan data yang diperoleh peneliti kepada informan.

Tujuannya adalah untuk mengetahui kesesuaian data yang diberikan oleh

pemberi data. Apabila para pemberi data sudah menyepakati data yang

diberikan berarti data tersebut valid, sehingga semakin kredibel.

Page 80: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

63

3.10. Jadwal Penelitian

Tempat dan waktu penelitian ditunjukan untuk membatasi waktu dan

jadwal penelitian, berikut jadwal penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah

sebagai berikut:

TABEL 3.3 Jadwal Penelitian

Sumber : Peneliti, 2017

No Kegiatan

Waktu Pelaksanaan

2016 2017

Des Jan Feb Mar April Mei Juni Juli Agt

1. Observasi Awal

2. Pengajuan

Proposal

3. Seminar

Proposal

4. Revisi Seminar

Proposal

5. Pengolahan dan

Analisis Data

6. Sidang Skripsi

Page 81: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

64

BAB IV

HASIL PENELITIAN

4.1 Deskripsi Objek Penelitian

4.1.1 Gambaran Umum Kota Serang

Kota Serang adalah salah satu dari delapan Kabupaten/ Kota yang ada di

Provinsi Banten yang mempunyai kedudukan sebagai pusat Pemerintahan

Provinsi Banten, sedangkan batas-batas wilayah Kota Serang adalah sebagai

Berikut :

a. Sebelah Utara berbatasan dengan laut Jawa

b. Sebelah Timur berbatasan dengan Kecamatan Pontang, Kecamatan

Ciruas, Kecamatan Kragilan Kabupaten Serang

c. Sebelah Selatan berbatasan dengan Kecamatan Cikeusal, Kecamatan

Petir, Kecamatan Baros Kabupaten Serang; dan

d. Sebelah Barat berbatasan dengan Kecamatan Pabuaran, Kecamatan

Waringin Kurung, Kecamatan Kramatwatu Kabupaten Serang

Posisi Kota Serang secara geologis terletak diantara 5°99‟ – 6°22‟ Lintang

Selatan dan 106°07‟ – 106°25‟ Bujur Timur. Dengan menggunakan koordinat

System Universal Transfer Mercator (UTM) Zone 48E, wilayah Kota Serang

terletak pada koordinat 618.000 M sampai dengan 638.600 dari Barat ke Timur

dan 9.337.725 M sampai dengan 9.312.475 M dari Utara ke Selatan adalah sekitar

21,7 KM dan jarak terpanjang dari Barat ke Timur adalah 20 KM. kondisi

Geografis Kota Serang menunjukan bahwa karakteristik wilayah di Kota Serang

sebagian besar adalah dataran sedang dengan ketinggian kurang dari 500 mdpl

64

Page 82: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

65

serta memiliki iklim tropis. Dengan keadaan ini maka rata-rata suhu di Kota

Serang setiap bulannya berisar 27,07°C, suhu terendah 23,3°C dan tertinggi

33,2°C dengan kelembaban udara 84% rata-rata curah hujan 1500-2000 MM/

tahun dengan curah hujan terbesar pada bulan Januari dan Desember.

Kota Serang merupakan wilayah baru hasil pemekaran Kabupaten Serang

Provinsi Banten dengan berdasarkan pada Undang-undang Nomor 32 Tahun 2007

tentang pembentukan Kota Serang di Provinsi Banten. Kota Serang memiliki

wilayah seluas 266,74 Km2

yang terdiri dari 6 Kecamatan Yaitu Kecamatan

Serang, Kecamatan Kasemen, Kecamatan Cipocok Jaya, Kecamatan Curug,

Kecamatan Walantaka dan Kecamatan Taktakan. Jika diperbandinkan, luas

wilayah Kota Serang tersebut diatas maka hanya sekitar 3,08% dari luas wilayah

Provinsi Banten.

Pada awal pembentukan Kota Serang terdiri dari 6 Kecamatan, 46 Desa

dan 20 Kelurahan, pada tahun 2011, telah terjadi perubahan dari desa menjadi

Kelurahan melalui Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2011 tentang pembentukan

dan perubahan starus desa menjadi kelurahan, sehingga berubah menjadi 30 desa

dan 36 kelurahan. Pada tahun 2012 dengan peraturan daerah nomor 8 tahun 2012

tentang pembentukan dan perubahan status 15 (limabelas) desa menjadi

kelurahan, telah berubah lagi menjadi 15 desa dan 51 kelurahan, dan terakhir

dengan peraturan daerah nomor 5 tahun 2013 tentang perubahan status 15 desa

menjadi kelurahan di 4 Kecamatan, maka seluruh desa telah menjadi kelurahan,

sehingga jumlah Kelurahan menjadi 66 Kelurahan. Berikut adalah daftar

Kecamatan beserta luas wilayahnya.

Page 83: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

66

4.1.2 Gambaran Umum Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota

Serang

Pelabuhan Perikanan Nusantara (PPN) Karangantu terletak pada posisi

koordinat 06º 02' LS - 106º 09' BT pada awal perkembangannya adalah suatu desa

pantai yang secara tradisional berkembang dari suatu kelompok pemukiman yang

mendiami daerah dari lahan di muara kali Cibanten. Sejalan dengan

perkembangan sejarah pemukiman nelayan, karangantu tumbuh dan berkembang

menjadi suatu pelabuhan nelayan yang cukup besar, dan berperan penting sebagai

pusat kegiatan perikanan yang memasok sebagian besar kebutuhan ikan wilayah

Propinsi Banten. Pada Tahun 1975/1976 Pelabuhan Perikanan Karangantu mulai

dibangun diatas tanah seluas 2,5 Ha bertempat di Desa Banten Kecamatan

Kasemen.

Menurut Surat Keputusan Menteri Pertanian Nomor 311/Kpts/Org/5/1978

tanggal 25 Mei 1978 secara resmi beroperasional dan menjadi Unit Pelaksana

Teknis (UPT) di bawah Direktorat Jenderal Perikanan Tangkap dengan nama

Pelabuhan Perikanan Pantai (PPP) Karangantu bertipe C. Seiring dengan semakin

berkembang dan meningkatnya kegiatan operasional pelabuhan maka pada

tanggal 30 Desember 2010 melalui Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan

Republik Indonesia Nomor : PER.29/MEN/2010 tanggal 30 Desember 2010

tentang perubahan kedua atas Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor

PER.06/MEN/2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pelabuhan Perikanan yang

didahului dengan dikeluarkannya Surat Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia tanggal 2 desember 2010

Page 84: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

67

Nomor: B.3677/M.PAN-RB/12/2010 tentang Usulan Penataan UPT di lingkungan

Kementerian Kelautan dan Perikanan sehingga pada tanggal 30 Desember 2010

tersebut, Pelabuhan Perikanan Pantai Karangantu resmi berganti nama dan

meningkat kelasnya menjadi Pelabuhan Perikanan Nusantara (PPN) Karangantu

bertipe B.

4.2. Deskripsi Data Penelitian

Deskripsi data merupakan penjelasan mengenai data yang didapat dari

hasil penelitian lapangan. Dalam penelitian pengelolaan arsip di Pelabuhan

Perikanan Nusantara Karangantu ini, peneliti menggunakan Peraturan Menteri

Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang

Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan. Peraturan

tersebut menjelaskan ada empat point penting dalam pengelolaan kearsipan yaitu

penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan dan penyusutan.

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode

penelitian kualitatif sehingga data yang diperoleh bersifat deskriptif berbentuk

kata dan kalimat dari hasil wawancara, hasil observasi lapangan dan juga

dokumentasi. Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan

model interaktif yang telah dikembangkan oleh Miles dan Huberman yaitu selama

proses pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan empat komponen

penting, diantaranya yaitu pengumpulan data (data collecting), reduksi data (data

reduction), penyajian daa (data display), dan penarikan kesimpulan (verification).

Kegiatan pertama yang dilakukan adalah pengumpulan data yang merupakan

Page 85: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

68

proses mengumpulkan informasi atau data yang diperlukan dalam penelitian.

Kegiatan kedua yaitu mereduksi dengan merangkum, memilih hal-hal yang

pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting. Untuk memper dalam mereduksi

data Peneliti memberikan kode pada aspek tertentu, yaitu :

1) Kode Q1,2,3 dan seterusnya menandakan daftar urutan pertanyaan.

2) Kode I1,2,3 dan seterusnya menandakan urutan informan.

Langkah selanjutnya adalah melakukan penyajian data (data display),

dalam penelitian kualitatif penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk uraian

singkat atau teks naratif, bagan, matriks, hubungan antar kategori, network,

flowcart, dan sejenisnya. Namun dalam penelitian ini, peneliti menyajikan data

dalam bentuk teks narasi. Selanjutnya adalah verifikasi data atau penarikan

kesimpulan, setelah data bersifat jenuh, artinya telah ada pengulangan informasi,

maka kesimpulan tersebut dapat dijadikan jawaban atas masalah penelitian.

4.2.2. Daftar Informan

Penelitian mengenai Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara

Karangantu Kota Serang ini, dalam pemilihan informan penelitiannya peneliti

menggunakan teknik purposive. Teknik purposive yaitu pengambilan sumber data

dengan pertimbangan bahwa orang yang dijadikan informan peneliti merupakan

orang yang mengetahui dan berkompeten tentang fokus yang dilakukan dalam

penelitian sehingga dapat mekan peneliti untuk mendapatkan data yang

diharapkan. Adapun informan-informan yag peneliti tentukan merupakan orang-

orang yang menurut penaliti memiliki informasi relevan yang dibutuhkan dalam

Page 86: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

69

penelitian ini, karena informan itu sendiri berhubungan langsung dengan masalah

yang sedang diteliti oleh peneliti. Adapun informan dalam penelitian ini

diantaranya, yaitu :

TABEL 4.1 Daftar Informan

No Kode

Informan

Nama Informan Keterangan Jenis

Kelamin

Umur Status

1 I1 Nofa Septayani,

SE

Petugas

Administrasi

Persuratan

Perempuan 26 Key Informan

2 I2 Rae Yuka

Tantri, S.Kom

Pembantu Petugas

Pengadministrasi

Persediaan Barang

Perempuan 30 Key Informan

3 I3 Asep Saepulloh,

Sp., M.Si

Kepala Sub Bagian

Tata Usaha

Laki-laki 51 Secondary Informan

4 I4 Kurnaengsih,

A.Md

Bendahara

Pengeluaran

Perempuan 35 Secondary Informan

5 I5 Siti Yunipa Operator Fingerprint Perempuan 29 Secondary Informan

6 I6 Safii Pasaribu Pengadministrasi

keuangan verifikator

pajak

Laki-laki 57 Secondary Informan

7 I7 Farah Siswa PKL Perempuan 17 Secondary Informan

Sumber : Peneliti, 2017

4.3 Deskripsi Hasil Penelitian

4.3.1 Penciptaan Arsip

Sebuah institusi memulai pengelolaan arsip, harus dipahami terlebih

dahulu apa yang harus dikelola dan dokumen adalah informasi yang dikumpulkan

yang bisa diakses serta digunakan sebagai informasi yang diciptakan, diterima dan

dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan

Page 87: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

70

digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Dokumen ini

mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data, peta digital, spreadshets,

database, gambar, dan data suara. Pada tahap awal penciptaan arsip, arsip tercipta

melalui beberapa cara yaitu secara intern artinya arsip dibuat sendiri oleh

lingkungan dalam perusahaan, meliputi standarisasi surat, bentuk surat, formulir,

naskah, dan sebagainya serta pemprosesannya dan secara ekstern, artinya arsip

diterima dari pihak lain, bisa perorangan atau perusahaan.

Mengenai jenis arsip yang diciptakan di PPN Karangantu, informan I1 saat

wawancara tanggal 19 juni 2017 menjelaskan bahwa:

“arsip yang ada di PPN Karangantu berupa gambar, surat-surat, ada surat

undangan, surat tugas, surat perjalanan dinas, pengumuman serta surat

pemberitahuan. Jenis-jenis surat yang menyangkut dengan kedinasan

begitu.”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa jenis arsip dapat berupa gambar atau surat seperti surat undangan, surat

tugas dan surat perjalanan dinas. Dalam penciptaan arsip sudah tentu memiliki

prosedur atau proses yang dilalui dalam penciptaan arsip. Pada tahap ini, arsip

yang diciptakan/dibuat digunakan sebagai media penyampai informasi untuk

dasar perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan

lain sebagainya. Dalam proses penciptaan arsip informan I1 saat wawancara

tanggal 19 Juni 2017 menyebutkan bahwa :

“Proses Penciptaannya dari awal dengan menggunakan konsep kalau

pertama kan kalau surat undangan ya di konsep dulu konsep surat

undanganya setelah konsep kita ketik, dituangkan ke dalam kertas sudah

begitu acc sama pimpinan kalau misalnya ada koreksi atau perbaikan nanti

kita rubah lagi”

Page 88: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

71

Berdasarkan pernyataan di atas, maka dalam hal ini peneliti berpendapat

bahwa penciptaan surat diawali dengan konsep surat yang sudah ada dan apabila

terjadi perubahan atau terdapat koreksi dari pimpinan maka bagian pembuat surat

akan merubah surat tersebut sehingga sesuai dengan konsep yang diinginkan. Hal

ini di ungkapkan juga oleh Informan I2 saat wawancara tanggal 7 Juli 2017

menyebutkan bahwa:

“Dari surat masuk itu kan dilihat nomor suratnya nih kayak begini

berdasarkan nomor surat diambil dari surat masuk, sama tanggalnya sama

perihalnya di ambil dari surat masuk kan. Surat keluar itu abis dari dasar

surat masuk itu dibikin surat keluar sudah selesai bikin konsep surat keluar

nya baru minta paraf Kasubag Tata Usaha sama tandatangan kepala

pelabuhan begitu, sudah selesai di tandatangani dikasih cap amplop

langsung dikirim langsung ke orang yang bersangkutan kalau ada alamat

e-mail paling di scan langsung dikirim ke alamat emailnya kalau misalnya

sudah dikirim ke alamat emailnya dikonfirmasi kalau ada nomor

kontaknya kalau surat sudah di kirim”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa proses penciptaan arsip selain diawali dengan pembuatan konsep juga

dilanjutkan dengan pendistribusian surat tetapi juga harus sesuai dengan standar

pembuatan surat yang benar yang sudah di atur tata naskah dinas. Akan tertapi

dalam pembuatan surat masih terdapat masalah yang di hadapi bila di lihat dari

keterangan informan I1 saat wawancara tanggal 19 Juni 2017 mengatakan bahwa:

“Paling kalau misalnya kendalanya kadang itu kalau misalnya apa surat

dari perorangan begitu ya misalnya dari kasi ini misalnya dari salah satu

kasi itu sudah kasih konsep surat pas giliran yang kita koreksi kan kita

yang tahu konsep surat nya kadang suka ada yang ngeyel dikasih tahunya”

Berdasarkan pernyataan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa terdapat

masalah yang dihadapi dalam pemprosesan surat yang dibuat oleh peroranagn

atau dilain bidang bagian persuratan yang belum mengetahui bagaimana standar

Page 89: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

72

pembuatan konsep surat dan mengenai masalah yang timbul dalam proses

pembuatan surat, hal lain juga diungkapkan oleh Informan I2 saat wawancara

tanggal 7 Juli 2017 menjelaskan bahwa :

“Kalau misalnya di buru-buru begitu kan paling kan liat dari contoh surat

yang sudah ada sebelumnya kan ternyata contoh suratnya tidak rapih, jadi

otomastiskan kita bikin ulang gimana caranya biar surat rapih karena dari

jaman dulunya sudah seperti itu, harusnya kan rapih tata cara pengetikan

harusnya rapih cuma karena berhubung biasanya dari yang sebelum-

sebelumnya mencontoh dari surat yang ada jadi yasudah begitu seada-

adanya itu yang berantakan ya sudah itu harusnya kan untuk buat surat apa

lagi surat resmi harusnya kan rapih ya, titik koma nya juga harus rapih,

besar kecilnya huruf juga harus rapat, trus titik dua harus sejajar,

paragrafnya juga harus rapih. Kode-kode nya masih blum tau karena cuma

pengganti tapi tidak ada pemberitahuan kalau surat ini perihalnya untuk

apa”

Berdasarkan pernyataan di atas, maka dalam hal ini peneliti berpendapat

bahwa proses penciptaan arsip atau surat masih ditemui arsip yang belum sesuai

dengan standar pembuatan surat yang benar yang sudah diatur dalam tata naskah

dinas bila dilihat dari kendala-kendala yang muncul dalam pembuatan surat dan

juga terdapat miss communication antar pembuat surat. Mengenai pendistribusian

arsip informan I1 saat wawancara tanggal 19 Juni 2017 menyebutkan bahwa :

“Biasanya di coppy dulu, disimpan sih ya pastinya kan kalau bikin surat

kan tidak cuma satu lembar jadi ada lembaran buat arsip sama lembar buat

yang apa namanya yang pegang suratnya itu, nah biasanya distribusinya

nanti surat itu di fotokopi kalau surat tugas paling cuma untuk 5 orang,

orang yang bersangkutan, bendahara, petugas pelaporan sama arsip”

Berdasarkan pernyataan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa

pendistrian surat diawali dengan penggandaan surat untuk disimpan sebagai arsip

dan sisanya didistribusikan kepada bagian-bagian yang bersangkutan dengan surat

Page 90: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

73

tersebut. Hal lain juga diungkapkan mengenai pendistribusian arsip surat keluar

informan I5 saat wawancara tanggal 10 Juli 2017 mengatakan bahwa :

“Kalau surat tugas itu tergantung dari yang persuratan karena namanya

surat tugas itu kan suka belum tentu orang ini, sudah terbit suratnya tapi

orang nya ternyata tidak bisa atau berhalangan jadi terkadang harus di

ganti biasanya sih 2 sampai 3 hari baru bisa di terima sesuai staf deal yang

berangkat”

Dari pernyataan di atas dalam pendistribusian surat keluar masih

mendapatkan kendala karena surat yang sudah dibuat masih bisa berubah

sehingga dalam proses pendistribusiaan nya menjadi terlambat dan mengganggu

kinerja pegawai dibagian fingerprint dengan mengatakan bahwa :

“Ya otomatis pasti, ya mengganggu yang aturannya sudah update tidak

bisa update pada hari tersebut “

Berdasarkan pernyataan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa

keterlambatan pendistribusian surat mengganggu perkerjaan yang seharusnya bisa

dikerjakan tepat waktu menjadi terulur-ulur. Sedangkan dalam proses penerimaan

surat masuk yaitu surat atau arsip yang diterima dari pihak lain informan I1 saat

wawancara tanggal 19 Juni 2017 menjelaskan bahwa :

“Pertama sih diagendain dulu, diagenda surat masuk abis diagendain itu

nanti minta paraf kekasubag tata usaha karena kasubag tata usaha yang

lebih tahu. Pokoknya yang menangani semuanya hampir semuanya kan

masalah persuratan dan lain-lainnya setelah paraf baru nanti dikasih

kepimpinan habis itu nanti didisposisi, nah disposisinya itu nanti kita lihat

kesiapa misalnya ketahuan ke kepala seksi ini, surat masuk itu kita

fotokopi terus kita kasih kopiannya itu ke kepala seksi yang di tuju, kalau

misalnya mesti tidaklanjut sehari berikutnya kita tanya lagi”

Berdasarkan pernyataan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa dalam

penerimaan surat diawali dengan pencataan dibuku agenda kemudian didisposisi

Page 91: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

74

dan diserahkan ke pimpinan untuk ditindaklanjuti. Hal lain juga diungkapkan oleh

Informan I2 saat wawancara tanggal 7 Juli 2017 menjelaskan bahwa :

“Alurnya paling misalnya dari surat masuk nerima sudah nerima kasih

disposisi sudah kasih disposisi kayak begini, terus kan nanti dari pak asep

di kasih paraf ke kepala pelabuhan, dari kepala pelabuhan disposisi lagi

ceklis misalnya ke kepala seksi siapa misal ke kasubag TU sama misalnya

tata kelola ceklis, biasanya di fotokopi, misalnya dilihat ada berapa nih di

ceklis nya misalnya ada 2 sudah kayak begitu fotokopi itu biasanya 3, satu

buat kasi tata usaha, satu buat tata kelola, yang satu lagi kalau misalnya

memang itu surat undangan pasti kan di bikinin untuk surat tugas, nah

satunya itu untuk lampiran surat tugas untuk di kasihin ke bagian

keuangan buat dasar untuk pencairan kayak uang transport, jadi kalau surat

undangan biasanya disatuin sama surat tugas sebagai dasar untuk

pencairan uang dari keuangannya itu. Jadi tata kelola dapat, tata usaha juga

dapat, keuangan juga dapat buat pencairan data terus yang aslinya itu buat

arsip kita”

Berdasarkan pernyataan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa alur

pemprosesan surat masuk dilakukan dengan mendisposisi surat dengan paraf

kasubag tata usaha sebelum diberikan ke pimpinan langsung untuk ditindaklanjuti

dan membuat salinan dari lembar disposisi sesuai dengan keterangan yang ada

dilembar disposisi yang sudah didisposisi oleh atasan untuk didistribusikan

kepada yang bersangkutan sesuai isi dari disposisi. Waktu yang dibutuhkan dalam

proses penerimaan surat masuk informan I1 saat wawancara tanggal 19 Juni 2017

mengatakan bahwa :

“Kalau ada pimpinan ada di ruangannya sih biasanya paling setengah jam,

kalau lagi keluar harus menunggu”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa dalam proses penerimaan surat masuk jika pimpinan berada ditempat maka

proses tersebut memakan waktu setengah jam. Sedangkan waktu yang dibutuhkan

Page 92: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

75

untuk membalas surat yang diterima dari pihak lain informan I1 juga saat

wawancara tanggal 19 Juni 2017 mengatakan bahwa :

“Biasanya waktunya biasa 1 minggu kalau untuk mahasiswa, soalnya kan

mahasiswa itu biasanya tidak mungkin kepala pelabuhan yang nanganin

jadi harus ke kepala seksi, kepala seksi juga kan kadang ada kerjaan lain

jadi proses dari kasinya yang lama, misalnya untuk praktek kerja lapangan

tanggal berapanya kepala seksi yang nentuin paling cepat 3 hari”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa balasan surat untuk mahasiswa yang ingin melakukan penelitian

membutuhkan waktu tiga hari sampai satu minggu untuk memperoleh balasan

surat dari bagian persuratan. Sedangkan Informan I2 saat wawancara tanggal 7 Juli

2017 mengungkapkan bahwa :

“Tergantung dari atasan, kalau kayak kemarin bisa cepat bisa lambat

karena kan kalau misalnya pak bambang ada pak asep ada ya bisa cepat,

paling cepat sehari juga jadi, tapi kalau itu misalnya bisa 2-3 hari kayak

kan suka dinas begitu”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti berpendapat bahwa balasan

surat dapat dilakukan dengan cepat apabila pimpinan berada ditempat dan akan

lebih lama jika pimpinana sedang dinas luar dan balasan surat dilakukan dua atau

tiga hari sejak surat diterima. Hal ini di perkuat oleh pernyataan oleh Informan I6

saat wawancara 14 Juli 2017 mengatakan bahwa :

“Kalau disini mah cepat, kita kan ngirimin surat ini pas hari senin nah di

kasih nomor telepon tuh di mintain nomor telepon sama satpam, besok

pagi nya di telepon suruh datang kesini buat ngambil surat acc dari sini

kalau bahwa di sini itu sudah di terima praktek kerja lapangannya nanti

minta kepastian dari PPN Karangantu mulainya bisa kapan terus seninnya

langsung ikut apel”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa dalam membalas surat tergantung dari ada tidaknya atasaan apabila atasan

Page 93: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

76

ada di tempat maka proses balasan cepat dan bila atasan tidak ada di tempat maka

di butuhkan waktu antara dua atau tiga hari hingga seminggu dalam membalas

surat.

Berdasarkan hasil seluruh wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini

berpendapat bahwa arsip yang diciptakan berupa gambar dan surat-menyurat, dan

tidak ada terget yang ditetapkan dalam pembuatan surat hanya terakumulasi saat

di akhir tahun. Penciptaan arsip dilakukan dengan menggunakan konsep yang

sudah ada dan dalam konsep surat dapat dibuat oleh siapa saja oleh karena itu

masih ditemukan perbedaan dalam tata cara pembuatan surat sehingga

memerlukan waktu lagi dalam pengkoreksian. Pengkoreksian cara penulisan surat

dikoreksi oleh pimpinan dan proses pendistribusian surat dilakukan dengan

menggandakan surat terlebih dahulu sebelum diserahkan kepada yang

bersangkutan. Tidak ada catatan pendistribusian yang dilakukan kecuali arsip

yang berupa laporan dengan ekspedisi. Alur prosesan surat masuk dilakukan

berdasarkan SOP, Surat masuk diproses dengan waktu perkiraan setengah jam dan

sudah memiliki SOP surat masuk dan surat balasan memakan waktu sekitar 2-3

hari. Penciptaan arsip dilakukan oleh bagian persuratan, pendistribusian arsip

dilakukan secara langsung dan email, dalam proses penerimaan surat masuk

melalui beberapa tahap respon bisa cepat dan lambat tergantung dari isi surat.

Dalam penciptaan arsip sudah memiliki prosedur tetapi dalam pembuatan surat di

PPN Karangantu masih ditemukan masalah dalam tata cara penulisan dan

pendistribusian surat yang terlambat dapat mengganggu kinerja pegawai terutama

pada bagian fingerprint. Berdasarkan observasi dilapangan dikarenakan bagian

Page 94: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

77

persuratan terkadang menunda dalam pendistribusian dengan alasan antisipasi

apabila masih ada perubahan mengganggu proses penginputan data di aplikasi

presensi elektronik pegawai. Sedangkan dalam membalas surat masuk tergantung

dari ada tidaknya atasaan yang ada. Apabila atasan ada di tempat maka proses

balasan cepat dan bila atasan tidak ada di tempat maka di butuhkan waktu 2-3 hari

dalam membalas surat. Berdasarkan observasi peneliti dilapangan proses

pembalasan surat masih suka terlambat dalam pemprosesannya.

4.3.2 Penggunaan Arsip

Sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan

kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan

efektifitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Sedangkan

manfaat dari sistem penyimpanan arsip agar arsip dapat tertata dengan rapi, ruang

kerja lebih rapih dan efisien karena tidak banyak tumpukan kertas yang memenuhi

ruangan, arsip tidak hilang sehingga informasinya dapat dipelihara. Dalam

penyimpanan arsip dapat disimpan secara horizontal penempatan atau

penyimpanannya dilakukan secara mendatar, dimana arsip atau dokumen saling

bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam sedangkan penyimpanan

vertikal dalam penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan

secara tegak lurus dimana arsip disusun berderet ke belakang, sedangkan

penyimpanan arsip secara lateral penempatan atau penyimpananya dilakukan

secara berdiri dimana arsip disusun berderet menyamping.

Page 95: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

78

Mengenai sistem penyimpanan di PPN Karangantu, informan I1 saat

wawancara tanggal 19 juni 2017 mengatakan bahwa:

“Kalau kepegawaian yang terkait kepegawaian kodenya KP, kepegawaian

juga kan ada macam-macam kan kode klasifikasinya trus kalau tata usaha

TU kayak begitu nanti diarsipinnya TU misalnya TU 330 itu kan undangan

nanti segala sesuatu yang masuk surat masuk ataupun keluar itu yang

terkait dengan undangan disimpan nya di TU 330”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti berpendapat bahwa arsip

kepegawaian dalam penyimpanananya menggunakan kode klasifikasi sesuai

dengan kode yang ada diperaturan mengenai cara pemberian kode klasifikasi. Hal

yang sama juga diungkapkan oleh Informan I4 saat wawancara tanggal 10 Juli

2017 menjelaskan bahwa :

“arsip saya kan digolongkan itu sesuai dengan ini nya kan jenisnya

misalkan SPJ perjalanan ya SPJ perjalanaan semua dari tanggal awal

sampai tanggal akhir setiap bulan itu kan beda-beda, satu bulan tutup ganti

lagi satu bulan tutup satu bulan tutup, trus kalau dia SPJ uang persediaan

itu tersendiri jadi gampang nyari sudah klasifikasinya sudah sesuai”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa dalam sistem penyimpanan arsip yang berkaitan dengan keuangan

disimpan berdasarkan bulan dan jenisnya.

Dalam sistem klasifikasi dalam penyimpanan arsip informan I1 saat

wawancara tanggal 19 juni 2017 menjelaskan bahwa:

“Harusnya sih kaya begitu di klasifikasikan cuma disini tidak, disini masih

surat masuk ya surat masuk, surat keluar ya surat keluar berdasarkan

nomor aja tidak sesuai klasifikasi karena kalau lebih enak kan kalau

klasifikasi itu kan pake filling cabinet tapi kan tidak ada filling kabinet

yang disediainnya tuh lemari terus bukan filling kabinet makanya pake itu,

makanya di bolongin pake ordner pake lemari bukan pake filling kabinet”

Page 96: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

79

Berdasarkan pernyataan diatas maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa dalam penyimpanan arsip masih menggunakan nomor agenda surat masuk

dan surat keluar karena terbatasnya peralatan kearsipan yang ada sehingga belum

bisa menggunakan kode klasifikasi sesuai dengan peraturan yang berlalu.

Informan I1 juga menambahkan saat wawancara tanggal 19 juni 2017 menjelaskan

bahwa :

“Kalau tentang arsip kan pertama habis nyiptain arsip itu nanti kan ada

arsip untuk kita, arsip yang harus kita simpan itu biasanya dari nomornya

itu kan sudah ada klasifikasinya sendiri sampai sekarang masih sesuai ini

aja nyimpannya, jadi sesuai nomornya aja surat masuk ya surat masuk

surat keluar ya surat keluar jadi tidak sesuai dengan kode klasifiaksi”

Berdasarkan pernyataan di atas maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa penyimpanan surat masuk dan surat keluar menggunakan nomor agenda

dalam penyimpanannya. Sedangkan Informan I4 menanggapi mengenai cara

penyimpanan tersebut wawancara tanggal 10 Juli 2017 menjelaskan bahwa :

“Kalau yang dipersuratan itu kadang kita cari satu surat pun masih susah,

surat masuk surat keluar juga tetap susah nyarinya, mungkin karena

menyimpan arsip itu tidak sesuai dengan nomor agenda jadi tidak berurut

sesuai nomor agenda kan kalau sesuai nomor agenda kan ada bukunya tuh

misal surat masuk atau keluar kita liat oh ini nomor sekian jadi ketika

nyari ke odner mestinya harus langsung ketemu, kadang tidak ada di situ

menyusunnya itu tidak sesuai nomor agenda dan susah nyarinya. Kalau

nyari sendiri susah tapi kalau yang nyari orang yang ngarsip itu bisa cepat

tapi kalau yang ngarsip tidak ada ya tidak kan ada yang bisa nyari karena

susunannya tidak sesuai sama itu kan. Kalau dicari sama orangnya sih

cepat sekitar 10 menit tapi kadang sampai seharian pun pernah ada tidak

ketemu, ketemu besoknya mungkin karena nyelip atau karena nyarinya

buru-buru. pernah nyari SK juga susah, karena kan waktu pas nyari juga

kan orangnya tidak ada yang megang arsip itu tidak ketemu, pas besoknya

dia ada nyari ketemu tapi lama juga sih sekitar 15 menit. Kalau bagusnya

sih arsip sesuai nomor agenda kalau mau, sesuai klasifikasi begitu kan

sesuai kode lebih enak lagi”

Page 97: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

80

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa dalam sistem penyimpanan arsip di PPN Karangantu masih belum sesuai

dengan kode klasifikasi arsip karena dalam penyimpanananya masih berdasarkan

pada nomor agenda dan peletakan surat tersebut masih tidak berurut berdasarkan

nomor agenda sehingga menimbulkan masalah dalam penemuan arsip saat arsip

dibutuhkan dengan cepat dan membutuhkan waktu yang lebih lama dalam

pencarian arsip.

Mengenai prosedur sistem penyimpanan di PPN Karangantu, informan I1

saat wawancara tanggal 19 juni 2017 mengatakan bahwa:

“Kalau pake filling kabinet sih ada, pake folder lagi, pake map gantung

nanti ditulis ujung-ujung nya begitu tapi kan yang di karangantu masih

pakai lemari bukan filling kabinet, jadi ya biasa kalau pake ordner yah

harus di bantek mau tidak mau kalau sebenarnya sih kalau untuk arsip

sendiri sekarang sudah tidak boleh pake ordner dibolongin itu, karena itu

tidak disediain filling kabinet minta filling kabinet dikasihnya lemari lagi

dari 2015”

Berdasarkan pernyataan di atas maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa penyimpanan arsip masih menggunakan ordner yang diletakkan dilemari

sehingga arsip yang disimpan harus dilubangi agar bisa disimpan di ordner

sedangkan peraturan yang berlaku tidak membolehkan arsip untuk dilubangi.

Sedangkan Informan I4 menanggapi prosedur sistem penyimpanan di PPN

Karangantu ketika wawancara tanggal 10 Juli 2017 mengatakan bahwa :

“Kalau peraturan pasti ada”

Berdasarkan pernyataan di atas maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa terdapat peraturan mengenai proses penyimpanan arsip yang berlaku, akan

Page 98: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

81

tetapi prosedur yang dilakukan dalam menyimpan arsip masih belum sesuai

dengan peraturan yang berlaku dalam tata cara penyimpanan yang benar.

Mengenai peminjaman arsip, informan I1 saat wawancara tanggal 19 juni

2017 mengatakan bahwa:

“Yang meminjam banyak, kadang ada yang pinjam arsip surat keluar,

kayak misalnya yang lebih sering pinjam sih kayak pak siswanto terkait

BMN, kalau BMN Kasubag Tata Usaha nyuruh nyimpan, cuma BMN

doang kalau kayak laporan statistik dan pipp itu orangnya”

Sedangkan yang disampaikan oleh Informan I3 saat wawancara tanggal 20

Juni 2017 mengatakan bahwa :

“Ya biasanya yang sering di pinjam itu adalah yang pertama surat masuk

terkait dengan kegiatan yang kedua arsip-arsip keuangan terkait dengan

adanya pemeriksa misalnya dari Badan Pengawas Keuangan dari

inspektorat kalau memang mereka nanya 5 tahun ke belakang atau 10

tahun kebelakang”

Hal lain juga disampaikan oleh Informan I2 saat mengomentari mengenai

arsip yang di pinjam pada wawacara tanggal 7 Juli 2017 mengatakan bahwa “

“Pernah, biasanya ada dari kepegawaian pak prijambodo”

Berdasarkan pernyataan di atas maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa sering dilakukan peminjaman arsip di Pelabuhan Perikanana Nusantara

Karangantu. Peminjaman arsip bisa terjadi bila arsip di simpan, arsip yang sudah

disimpan sering kali dicari karena akan digunakan untuk keperluan tertentu dan

jika arsip tidak disimpan dengan baik, arsip dapat hilang sehingga saat arsip

tersebut dibutuhkan tidak dapat ditemukan. Mengenai arsip yang tidak ditemukan

dalam proses penemuan arsip informan I1 mengungkapkan saat wawancara

tanggal 19 juni 2017 mengatakan bahwa :

Page 99: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

82

“Pernah sih, sejauh ini sih pernah karena memang tadinya disangkanya

hilang tapi ternyata setelah diobrak-abrik terselip jadi sebelumnya pernah

ada yang pinjam terus sayanya lupa balikin ke tempat semula nya itu‟

Hal lain juga diungkapkan oleh Informan I2 saat wawancara tanggal 7 Juli

2017 menjelaskan bahwa :

“Yang wartu itu, SK-SK mba nengsih yang sebundel ilang, ya makanya itu

padahalkan istilahnya sudah di letakkan di dalam lemari tapi kok masih

bisa hilang dan makanya itu fungsinya kenapa tidak boleh pake lemari

yang berkaca karena orang tau kan sk itu penting”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa terdapat arsip yang hilang dikarenakan proses penyimpanan yang belum

dilakukan sesuai dengan peraturan tentang proses penyimpanan arsip yang baik

dan benar. Hal ini diperkuat dengan pernyataan Informan I4 saat wawancara

tanggal 10 Juli 2017 menjelaskan bahwa :

“Pasti adalah tapi hanya nyelip doang atau nyarinya terburu-buru, oh itu

mah yang arsip kepegawaian itu mah satu ordner hilang kayaknya ada

yang minjam tidak ngomong dan tidak dibalikin karena itukan posisinya

sedang di luar lemari baru ngambil sesuatu belum dimasukin ke lemari”

Informan I2 menambahkan saat wawancara tanggal 7 Juli 2017

menjelaskan bahwa :

“Pernah, Karena ini acak-acakan tidak teratur si SK nya ditaruh dimana

surat masuk ditaruh dimana belum apa yah belum terstruktur biasanya sih.

bisa 2 hari nyari SKGB (surat keterangan gaji berkala)”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu dalam penemuan kembali

arsip masih memiliki kendala karena arsip masih tidak dapat ditemukan dan

hilang pada saat arsip dibutuhkan disebabkan oleh kelalaian pegawai sehingga

Page 100: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

83

arsip sering terselip karena sering menunda-nunda dalam penyimpanan saat

pengembalian arsip yang dipinjam sehingga arsip tersebut terlupakan.

Perlengkapan dan Peralatan digunakan dalam bidang kearsipan pada

umumnya adalah peralatan yang digunakan memiliki ketahanan yang lama karena

bisa digunakan bertahun-tahun karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat

seperti logam, kayu, aluminium, besi, pelastik, dan sebagainya. Sedangkan

perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam

kegiatan kearsipan yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama

(penggunaannya relatif singkat), artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara

terus menerus. Mengenai peralatan dan perlengkapan yang digunakan Pelabuhan

Perikanan Nusantara Karangantu informan I1 saat wawancara tanggal 19 juni

2017 mengatakan bahwa:

“Ya paling kalau misalnya buku agenda harus ada pulpen alat tulis kayak

begitu, scanner, printer, lemari”

Hal yang sama juga diungkapkan oleh Informan I2 saat wawancara tanggal

7 Juli 2017 menjelaskan bahwa :

“Biasanya scan, biasanya scanan itu kalau ada surat masuk itu di scan

untuk istilahnya soft copy, lemari”

Sedangkan yang disampaikan oleh Informan I4 saat wawancara tanggal 10

Juli 2017 mengatakan bahwa :

“Lemari pake ordner ada yang di bolongin ada yang tidak, map plastik”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa peralatan dan perlengkapan yang digunakan di Pelabuhan Perikanan

Page 101: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

84

Nusantara Karangantu terdiri dari buku agenda, alat tulis, scanner, printer, lemari,

ordner dan map plastik.

Berdasarkan hasil wawancara tersebut, maka peneliti dalam hal ini

berpendapat bahwa dalam penyimpananan arsip masih belum semua

menggunakan kode klasifikasi arsip, arsip surat msuk dan surat keluar tidak ada

pengklasifikasian. Asas yang dugunakan asas sentralisasi dan desentralisasi

sedangkan yang bertanggungjawab dalam pengarsipan dilimpahkan pada pembuat

arsip kecuali surat masuk dan keluar disimpan oleh petugas persuratan.

Penyimpanan surat masuk dan surat keluar belum menggunakan kode

pengklasifikasian sedangkan laporan disimpan per kegiatan di beberapa ruangan

dan prosedur penyimpanan disesuai kan dengan peralatan yang digunakan. Arsip

yang sering dipinjam terdiri dari arsip BMN, surat masuk dan arsip keuangan.

Arsip yang tidak ditemukan disebabkan karena arsip terselip dan hilang.

Pencegahan dari kehilangan dengan menggandakan arsip, Arsip yang disimpan

adalah arsip aktif dan inaktif sesedangkan perlengkapan dan peralatan yang

digunakan Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu berdasarkan hasil

wawancara yaitu alat tulis, lemari, rak besi, kardus khusus arsip, ordner dan map

pelastik. Sistem penyimpanan arsip di PPN Karangantu masih belum sesuai

dengan kode klasifikasi arsip karena masih berdasarkan pada nomor agenda dan

dalam penyimpanan nya masih tidak berurut berdasarkan nomor agenda sehingga

menimbulkan masalah dalam penemuan arsip saat arsip dibutuhkan. Arsip masih

tidak dapat ditemukan dan hilang pada saat arsip dibutuhkan karena sitem

penyimpanan arsip tidak sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan

Page 102: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

85

No.53/PERMEN-KP/2014 tentang Sistem Pemberkasan Di Lingkungan

Kementerian dan Kelautan karena. Perlengkapan dan peralatan masih belum

lengkap jika dilihat dari peralatan dan perlengkapan yang digunakan oleh

Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu yaitu buku agenda, alat tulis, scanner,

printer, lemari, ordner dan map.

4.3.3 Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip berarti memelihara, merawat, menjaga arsip dari

kerusakan, sehingga arsip dapat tahan lama dan masih dapat digunakan untuk

generasi mendatang karena arsip mempunyai nilai yang sangat beharga dan sangat

penting bagi kepentingan organisasi atau negara, maka pemeliharaan arsip harus

dilakukan karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban nasional, maka

arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam

ancaman terhadap arsip seperti kerusakan, kehilangan dan pemalsuan. Mengenai

hal ini diungkapkan Informan I1 saat wawancara tanggal 19 Juni 2017

menjelaskan bahwa :

“Waktu pas penyusutan 2015 kemarin beberapa asrip itu rusak dimakan

rayap taruhnya di lemari kayu arsip surat masuk dan keluar tahun 2010

kebawah kalau tidak salah karena nyimpannya di lemari kayu”

Hal ini diperkuat dengan pernyataan Informan I2 saat wawancara tanggal 7

Juli 2017 menjelaskan bahwa :

“Waktu itu yang di ruangan sebelah sana, gara-gara ditaruh di lemari

kayu sedangkan lemari kayu itu kan rayap apa”

Page 103: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

86

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa pada tahun 2015 saat penyusutan arsip terdapat beberapa arsip yang rusak

dimakan rayap karena alat yang digunakan untuk menyimpan arsip terbuat dari

kayu. Berikut daftar penghapusan yang dilakukan oleh Pelabuhan Perikanan

Nusantara Karangantu berdasarkan keterangan Informan I1 sebagai berikut :

TABEL 4.2 Daftar Arsip Yang Dimusnahkan

No Uraian

Tahun

Arsip

Jenis Fisik Jumlah Kondisi Fisik

1 Buku kas umum 1985 Kertas 1 Buku Rusak,

kuning

2 Buku laporan kapal 1999 Kertas 1 Berkas Kuning

3 Surat perintah tugas 2010 Kertas 1Bundel Baik

4 Lampiran SPM 2003 Kertas 1 Berkas Baik

5 Laporan perjalanan

dinas

2009,

2012

Kertas 1 Bundel Baik

6 Surat masuk 2008

s.d

2011

Kertas 1 Bundel Baik

7 Surat keterangan

mendapatkan tunjangan

keluarga

2008

s.d

2012

Kertas 1 Bundel Baik

8 Surat pertanggung

jawaban belanja

2008 Kertas 1 Berkas Rusak

9 Laporan produksi ikan 2008 Kertas 1 Bundel Rusak

10 Surat keterangan izin 1983, Kertas 1 Bundel Rusak

Page 104: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

87

pegawai 1990,

1997

11 DP3

2004

s.d

2006

Kertas 3 Bundel Baik

12 Surat keluar 1998

s.d

2011

Kertas 3 Bundel Kuning

13 Berkas pegawai a.n

Effendi,Agus Sridadi,

Sukut, Dade Sohandi,

Sutrisno, karman,

Wasrip, Umari, Bardji

Kertas 9 Bundel Baik

14 Laporan syahbandar 2007

s.d

2009

Kertas 3 Bundel Baik

15 Surat edaran 2007 Kertas 1 Bundel Baik

16 Usulan penataan UPT

di lingkungan KKP

2010 Kertas 1 Bundel Baik

17 Impassing pegawai 2006 Kertas 1 Bundel Baik

18 LampiranSPM 2003 Kertas 1 Bundel Baik

19 SK Penghuni rumah

dinas

2004 Kertas 1 Bundel Baik

20 Rekap BMN 1997,

1998

Kertas 1 Bundel Baik

21 Laporan opname fisik

barang inventaris

2006 Kertas 2 Bundel Baik

22 Laporan tahunan

barang inventaris

2006 Kertas 1 Bundel Baik

Page 105: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

88

23 Buku inventaris 2006 Kertas 1 Bundel Baik

24 SK Penunjukan

personil Operasional

2011 Kertas 1 Berkas Baik

25 Cuti Pegawai 1983

s.d

1998

Kertas 1Berkas Baik

26 Berita acara

inventarisasi

2010 Kertas 1 Berkas Baik

27 Dokumen

Kepegawaian

2007

s.d

2010

Kertas 1 Bundel Baik

28 Laporan SL3 2008 Kertas 1 Bundel Baik

29 Surat Kepegawaian 2003,

2005

Kertas 1 Bundel Baik

Sumber : Berita Acara Pemusnahan Arsip Inaktif

Berdasarkan data di atas memperlihatkan bahwa data yang dihapuskan

merupakan data-data dari tahun 1983 – 2012 data ini menunjukan selama ini

Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu menyimpan arsip yang seharusnya

dimusnahkan akan tetapi baru melaksanakan penghapusan pada tahun 2015.

Mengenai perlindungan dan pengamanan Informan I1 saat wawancara tanggal 19

Juni 2017 menjelaskan bahwa :

“Ya seharusnya sih sekarang kan arsip penting yang untuk suatu organisasi

itu penting, jadi mau tidak mau kalau nyimpan arsip itu harus diruangan

yang khusus memang untuk arsip, lemarinya juga kalau pun memang mau

ditaruhnya di lemari, lemarinya yang besi terus ruanganya juga khusus

sudah begitu ruangannya juga pake pendingin ruangan jadi tidak cuma

orang saja yang butuh ac arsip juga butuh”

Page 106: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

89

Informan I3 juga menambahkan tentang pengamanan arsip saat wawancara

tanggal 20 Juni 2017 bahwa :

“Ruangan arsip itu di taruh ada yang di lemari ada yang di rak ada juga

yang di kardus-kardus khusus arsip sehingga kita yang pertama untuk

kemanan yang kedua untuk mempermudah mencari arsip itu ketika

dibutuhkan”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa pengamanan arsip yang dilakukan Pelabuhan Perikanan Nusantara

Karangantu yaitu arsip disimpan di ruangan khusus arsip, lemari dan kardus

khusus arsip.

Sedangkan, Informan I1 memberikan pernyataan mengenai perawatan arsip

saat wawancara tanggal 19 Juni 2017 menjelaskan bahwa :

“Dirapihkan, kemarin sih di fogging takut ada nyamuk”

Sedangkan yang disampaikan oleh Informan I4 saat wawancara tanggal 10

Juli 2017 mengatakan bahwa :

“Tidak yah pak, lemari kan bersih di kunci kasih kamper kalau pake

kamper itu kuat tidak rusak, tidak ada apa namanya serangga, kalau ada

serangga kan habis itu dimakanin serangga”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa dalam perawatan arsip pada Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu

dalam pemeliharaan arsip fogging dan kamper untuk mencegah dari serangga.

Sedangkan, mengenai ruang penyimpanan arsip Informan I3 saat wawancara

tanggal 20 Juni 2017 menjelaskan bahwa :

“Yang namanya arsip itu harus nya di petugas arsip di gedung arsip

idealnya seperti itu adapun ada di beberapa ruangan atau pegawai mau

taruh itu sebatas fotokopian nya aja”

Page 107: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

90

Hal lain juga diungkapkan oleh Informan Informan I1 saat wawancara

tanggal 19 Juni 2017 menjelaskan bahwa :

“Cuma belakang nya memang barang-barang yang tidak terpakai BMN itu

kan Ada 3 ruangan yang tengah itu arsip harusnya sih tidak boleh

dicampur karena belum punya ini nya sendiri jadi masih gabung sejauh ini

setiap orang bisa masuk, lemari kan di kunci”

Hal ini diperkuat dengan pernyataan Informan I2 saat wawancara tanggal 7

Juli 2017 menjelaskan bahwa :

“Karena kita lahannya terbatas jadi ruangan kosong aja di pake buat

ruangan arsip. Jangan yang lembab harus selalu ber ac mungkin

keterbatasan lahan untuk bikin ruang arsip terus lemarinya juga, terus

harusnya orang yang nanganin arsip itu berdiri sendiri maksudnya ada

petugasnya sendiri yang terfokus sama kearsipan beda sama sekertaris

seharusnya katanya seperti itu tapi karena keterbatas sumber daya

manusia dan ya itu tempat”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa ruang penyimpanan arsip pada Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu

tidak terdapat gedung khusus arsip yang ada hanya ruangan khusus arsip dimana

arsip masih tercampur karena keterbatasan lahan dan dalam ruang penyimpanan

tidak ada petugas yang menjaga ruangan tersebut dan setiap orang masih bisa

masuk. Dalam penentuan arsip yang harus dipelihara Informan I3 saat wawancara

tanggal 20 Juni 2017 menjelaskan bahwa :

“Kalau yang harusnya yang namanya arsip itu dipelihara semuanya

seharusnya jadi kepada yang masing-masng ruangan yang mempunyai

arsip ya harus dipelihara dimasukin ke lemari, dikasih ordner dan dikasih

map begitu kan kayak begitu kecuali yang sifatnya bukan arsip hanya

tulisan-tulisan biasa itu kan mungkin untuk mengingatkan sehari dua hari

bisa di buang yang namanya harus di amankan”

Page 108: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

91

Pendapat ini berbeda dengan keterangan Informan I1 saat wawancara

tanggal 19 Juni 2017 menjelaskan bahwa :

“Yang aktif, yang inaktif tidak cuma ditaruh di ruang arsip aja”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa semua arsip harus dipelihara kecuali yang sifatnya bukan arsip seperti

tulisan-tulisan biasa. Dalam pembiayaan arsip untuk pengadaan peralatan dan

perlengkapan Informan I3 saat wawancara tanggal 20 Juni 2017 mengatakan

bahwa :

“Ada, tapi tidak maksimal angaran tetap masih terbatas”

Hal lain juga diungkapkan oleh Informan I4 saat wawancara tanggal 10

Juli 2017 menjelaskan bahwa :

“Setiap tahun ada, iya lemari itu mah dari pejabat pengadaan yang

mengusulkan”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa untuk anggaran pengadaan peralatan dan perlengkapan ada setiap tahun.

Berdasarkan hasil wawancara di atas tahun 2015 di Pelabuhan Perikanan

Nusantara Karangantu saat penyusutan arsip terdapat beberapa arsip yang rusak

dimakan rayap karena alat yang digunakan untuk menyimpan arsip terbuat dari

kayu. Pengamanan arsip yang dilakukan PPN Karangantu saat ini arsip disimpan

menggunakan lemari, kardus khusus arsip serta melakukan fogging dan kamper

untuk mencegah arsip dari serangan serangga. Akan tetapi, ruang penyimpanan

arsip pada Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu masih belum terdapat

gedung khusus arsip yang ada hanya ruangan khusus arsip dimana arsip masih

Page 109: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

92

tercampur karena keterbatasan lahan dan dalam ruang penyimpanan tidak ada

petugas yang menjaga ruangan tersebut setiap dan setiap orang masih bisa masuk.

Dalam pembiayaan arsip untuk pengadaan peralatan dan perlengkapan terdapat

anggaran pengadaan peralatan dan perlengkapan setiap tahun akan tetapi terbatas.

4.3.4 Penyusutan Arsip

Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dicari

dan digunakan secara terus-menerus, dalam hal ini arsip dinamakan arsip aktif dan

bila arsip tidak secara terus-menerus digunakan maka perlu dipindahkan atau

dimusnahkan. Arsip dapat dipindahkan dari status aktif mnjadi inaktif tetapi

dalam kurun waktu tertentu dengan penilaian arsip yang sesuai JRA, setelah itu

arsip dapat di susutkan. Penyusutan arsip sendiri bertujuan untuk efisiensi sarana

dan prasarana kearsipan, pendayagunaan arsip aktif, memudahkan pengawasan,

pemeliharaan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan untuk penyelamatan

bahan bukti kegiatan organisasi dan pertanggungjawaban nasional. Penyusutan

arsip dilakukan dengan pemindahan arsip inaktif dan pemusnahan arsip,

pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara menghancurkan arsip dengan

menggunakan mesin penghancur kertas, proses pembakaran dan melemparkan

kedalam tempat sampah. Mengenai penilaian arsip Informan I1 saat wawancara

tanggal 19 Juni 2017 menjelaskan bahwa :

“Ya itu kan ini pas mau penyusutan “

Hal lain juga diungkapkan oleh Informan I3 saat wawancara tanggal 20

Juni 2017 menjelaskan bahwa :

Page 110: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

93

“Mungkin untuk awal kita kasih masukan dari petugas dari sini baru nanti

akan dicek lagi dari jakarta dilihat lagi apa betul sudah sesuai dengan SOP

untuk prosedur penyusutannya mana-mana arsip yang harus disusutkan”

Informan I1 juga menambahkan saat wawancara tanggal 19 Juni 2017

menjelaskan bahwa:

“Kalau itu dari kita petugas persuratan terus ada arsiparis yang memang

arsiparis dari pusat jadi dari mereka sudah bersedia cuma tinggal kita aja

kasih aja jadwal kapan bisa, mereka sudah kasih surat pemberitahuan

kalau memang ada penyusutan bisanya kapan tergantung kita, di dampingi

begitu kita nilainya pertahun”

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa penilaian arsip dilakukan oleh petugas dari Pelabuhan Perikanan Nusantara

Karangantu lalu berkirim surat ke pusat untuk di dampingi untuk proses

penyusutan arsip. Dalam penyusutan arsip sudah tentu melalui proses dalam hal

ini Informan I1 juga mengatakan saat wawancara tanggal 19 Juni 2017

menjelaskan bahwa:

“Prosesnya ya itu, dikeluar-keluarin dari lemari yang mana aja nanti di cek

lagi, dimusnahin dibakar habis itu nanti kita bikin daftar apa aja yang

musnah”

Hal lain juga diungkapkan oleh Informan I3 saat wawancara tanggal 20

Juni 2017 menjelaskan bahwa :

“Kita yang ngajuin karena yang tau kondisi arsip itu kan instansi setempat

kita kan sudah bisa diklasifikasikan mana yang arsip yang sudah waktunya

dipenyusutan mana yang tidak baru kita berkirim surat ke DJPT untuk

dibentuk tim penyusutan nanti baru tim dari jakarta gabung dengan dari

petugas arsiparis ppn karangantu diadakan penyusutan dan dibikinkan

berita acaranya”

Hal ini diperkuat dengan pernyataan oleh Informan I2 saat wawancara

tanggal 7 Juli 2017 menjelaskan bahwa :

Page 111: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

94

“Pernah katanya waktu itu ada orang pusat kesini nyusutin periksa

maksudnya kearsipan arsip-arsip mana surat-surat mana aja biasanya sih

minta ngajuin dan minta tolong orang pusat untuk bantuin.

Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat

bahwa proses penyusutan arsip di awali dengan penilaian arsip dan dilanjutkan

dengan penghapusan/ pemusnahan dengan cara berkirim surat ke DJPT untuk

didampingi dalam proses penyusutan arsip yang ada di Pelabuhan Perikanan

Nusantara Karangantu.

Berdasarkan hasil wawancara tersebut diatas, penilaian arsip Pelabuhan

Perikanan Nusantara Karangantu dilakukan oleh petugas dari Pelabuhan

Perikanan Nusantara Karangantu diawali dengan penilaian arsip dan dilanjutkan

dengan penghapusan/ pemusnahan dengan cara berkirim surat ke DJPT untuk

didampingi dalam proses penyusutan arsip yang ada di Pelabuhan Perikanan

Nusantara Karangantu. Di PPN karangantu penilaian arsip dilakukan pada saat

akan melakukan penyusutan karena tidak adanya proses penilaian arsip yang

dilakukan sebelum menuju proses penyusutan.

4.4 Pembahasan Hasil Penelitian

Dalam penelitian “Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara

Karangantu” ini peneliti menggunakan siklus hidup arsip dalam Peraturan Menteri

Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang

Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, dalam peraturan

tersebut terdapat empat point penting dalam pengelolaan arsip yaitu: penciptaan,

penggunaan, pemeliharaan dan penghapusan.

Page 112: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

95

1. Penciptaan,

Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data,

peta digital, spreadshets, database, gambar, dan data suara. Pada tahap

awal penciptaan arsip, arsip tercipta melalui beberapa cara yaitu secara

intern artinya arsip dibuat sendiri oleh lingkungan dalam perusahaan,

meliputi standarisasi surat, bentuk surat, formulir, naskah, dan sebagainya

serta pemprosesannya dan secara ekstern, artinya arsip diterima dari pihak

lain, bisa perorangan atau perusahaan. jenis arsip dapat berupa gambar

atau surat seperti surat undangan, surat tugas dan surat perjalanan dinas.

Dalam penciptaan arsip sudah tentu memiliki prosedur atau proses yang

dilalui dalam penciptaan arsip. Pada tahap ini, arsip yang diciptakan/dibuat

digunakan sebagai media penyampai informasi untuk dasar perencanaan,

pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain

sebagainya. Di PPN Karangantu proses penciptaan arsip diawali dengan

pembuatan konsep yang dilanjutkan dengan pendistribusian surat tetapi

juga harus sesuai dengan standar pembuatan surat yang benar yang sudah

di atur tata naskah dinas. Proses penciptaan arsip yang tercipta masih

belum sesuai dengan standar pembuatan surat yang benar yang sudah di

atur tata naskah dinas bila dilihat dari kendala-kendala yang muncul dalam

pembuatan surat salah satunya dalam pembuatan surat pengumuman tidak

mencantumkan nomor surat dan huruf yang digunakan tidak sesuai dengan

Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor. 45/PERMEN-KP/2016

tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian

Page 113: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

96

Kelautan dan Perikanan. Dalam pendistribusian surat keluar masih

ditemukan keterlambatan dalam penyalurannya sedangkan proses

penerimaan surat masuk yaitu surat atau arsip yang diterima dari pihak

lain tidak mengalami masalah dalam penerimaan nya. Akan tetapi, dalam

membalas surat dari pihak lain itu tergantung dari ada tidaknya atasaan

apabila atasan ada di tempat maka proses balasan cepat dan bila atasan

tidak ada di tempat maka di butuhkan waktu 2-3 hari dalam membalas

surat.

2. Penggunaan Arsip

Sistem penyimpanan arsip yang digunakan menggunakan sistem kode

klasifikasi bila berdasarkan peraturan yang berlaku Peraturan Menteri

Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 53/PERMEN-

KP/2016 tentang Sistem Pemberkasan Arsip di Lingkungan Kementerian

Kelautan dan Perikanan tetapi sistem penyimpanan arsip di PPN

Karangantu masih belum sesuai dengan kode klasifikasi arsip karena

masih berdasarkan pada nomor agenda dan dalam penyimpanan nya masih

tidak berurut berdasarkan nomor agenda sehingga menimbulkan masalah

dalam penemuan arsip saat arsip dibutuhkan dan prosedur yang dilakukan

dalam menyimpan arsip masih belum sesuai dengan peraturan yang

berlaku dalam tata cara penyimpanan yang benar.

Dalam penggunaan nya arsip lebih sering digunakan dan dipinjam

oleh pegawai Pelabuhan Perikanana Nusantara Karangantu. Peminjaman

arsip bisa terjadi bila arsip di simpan, arsip yang sudah disimpan sering

Page 114: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

97

kali dicari karena akan digunakan untuk keperluan tertentu dan jika arsip

tidak disimpan dengan baik, arsip dapat hilang, sehingga saat arsip tersebut

dibutuhkan dan tidak dapat ditemukan. Pelabuhan Perikanan Nusantara

Karangantu dalam penemuan kembali arsip masih memiliki kendala

karena arsip masih tidak dapat ditemukan dan hilang pada saat arsip

dibutuhkan karena sitem penyimpanan arsip tidak sesuai dengan sistem

pemberkasan dan kelalaian pegawai yang terkadang masih menunda-

nunda dalam menyimpan arsip saat pengembalian arsip yang telah

dipinjam sehingga arsip tersebut terlupakan.

Perlengkapan dan Peralatan digunakan dalam bidang kearsipan

pada umumnya peralatan yang digunakan memiliki ketahanan yang lama

karena bisa digunakan bertahun-tahun karena dibuat dengan bahan-bahan

yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, pelastik, dan sebagainya.

Sedangkan perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang

digunakan dalam kegiatan kearsipan yang biasanya merupakan bahan yang

tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat) artinya bahan-bahan ini

selalu disediakan secara terus menerus. Mengenai peralatan dan

perlengkapan yang di gunakan Pelabuhan Perikanan Nusantara

Karangantu dengan menggunakan buku agenda, alat tulis, scanner, printer,

lemari, ordner dan map. Perlengkapan dan peralatan yang ada belum

memenuhi atau sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan

Republik Indonesia Nomor 53/Permen-KP/2014 tentang Sistem

Pemberkasan Arsip di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan.

Page 115: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

98

3. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip berarti memelihara, merawat, menjaga arsip dari

kerusakan, sehingga arsip dapat tahan lama dan masih dapat digunakan

untuk generasi mendatang. Karena arsip mempunyai nilai yang sangat

beharga dan sangat penting bagi kepentingan organisasi atau negara maka

pemeliharaan arsip harus dilakukan karena arsip merupakan bahan

pertanggungjawaban nasional, oleh karena itu arsip-arsip harus mendapat

perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap

arsip seperti kerusakan, kehilangan dan pemalsuan. Pada tahun 2015 di

Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu saat penyusutan arsip terdapat

beberapa arsip yang rusak dimakan rayap karena alat yang digunakan

untuk menyimpan arsip terbuat dari kayu. Pengamanan arsip yang

dilakukan PPN Karangantu arsip disimpan di ruangan khusus arsip, lemari

dan kardus khusus arsip. perawatan arsip yang dilakukan Pelabuhan

Perikanan Nusantara Karangantu dalam pemeliharaan arsip melakukan

fogging dan kamper untuk mencegah dari serangga. Akan tetapi, ruang

penyimpanan arsip pada Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu tidak

terdapat gedung khusus arsip yang ada hanya ruangan khusus arsip dimana

arsip masih tercampur dengan barang-barang BMN karena keterbatasan

tempat dan dalam ruang penyimpanan tidak ada petugas yang menjaga

ruangan tersebut dan setiap orang masih bisa masuk. Semua arsip harus

dipelihara kecuali yang sifatnya bukan arsip seperti tulisan-tulisan biasa

yang tidak berisi informasi. Dalam pembiayaan arsip untuk pengadaan

Page 116: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

99

peralatan dan perlengkapan terdapat anggaran pengadaan peralatan dan

perlengkapan setiap tahun akan tetapi terbatas.

4. Penyusutan Arsip

Arsip dapat dipindahkan dari status aktif mnjadi inaktif, tetapi dalam

kurun waktu tertentu dengan penilaian arsip yang sesuai JRA. Setelah itu

arsip dapat di susutkan. Penyusutan Arsip bertujuan untuk efisiensi

sarana dan prasarana kearsipan, pendayagunaan arsip aktif, mekan

pengawasan, pemeliharaan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan

untuk penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi dan

pertanggungjawaban nasional. Penyusutan arsip dilakukan dengan

pemindahan arsip inaktif dan pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip dapat

dilakukan dengan cara menghancurkan arsip dengan menggunakan mesin

penghancur kertas, proses pembakaran dan melemparkan kedalam tempat

sampah. Penilaian arsip dilakukan oleh petugas dari Pelabuhan Perikanan

Nusantara Karangantu diawali dengan penilaian arsip dan dilanjutkan

dengan penghapusan/ pemusnahan dengan cara berkirim surat ke DJPT

untuk didampingi dalam proses penyusutan arsip yang ada di Pelabuhan

Perikanan Nusantara Karangantu.

Page 117: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

100

BAB V

PENUTUP

5.1 Simpulan

Pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota

Serang belum maksimal dan masih perlu pembenahan dalam berbagai aspek.

Hasil analisis mengenai pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara

Karangantu Kota Serang berdasarkan daur siklus arsip dalam Peraturan Menteri

Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang

Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan adalah sebagai

berikut :

a. Penciptaan, dalam proses penciptaan arsip dalam tata cara penulisan masih

belum sepenuhnya sesuai Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan

Nomor. 45/PERMEN-KP/2016 tentang Pedoman Umum Tata Naskah

Dinas di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan.

b. Penggunaan, masih mengalami masalah saat arsip ingin digunakan karena

sistem pemberkasan yang belum sesuai dengan Peraturan Menteri

Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 53/Permen-KP/2014

tentang Sistem Pemberkasan Arsip di Lingkungan Kementerian Kelautan

dan Perikanan sehingga penemuan arsip memakan waktu lebih lama.

c. Pemeliharaan, perawatan yang di lakukan PPN Karangantu masih belum

cukup baik bila dilihat dari cara perawatan arsip yang dilakukan dan

menyimpan arsip inaktif di ruang khusus arsip yang bercampur dengan

gedung BMN.

100

Page 118: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

101

d. Penyusutan, tidak ada proses penilaian arsip yang dilakukan dan JRA tidak

terjadwalkan

5.2 Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka saran yang peneliti ajukan berupa

rekomendasi, yaitu :

1. Melakukan peningkatan sumber daya manusia baik dari segi kualitas

maupun kuantitas dengan penambahan pegawai yang secara khusus

menangani arsip dan diadakannya pelatihan-pelatihan baik bimtek maupun

sosialisasi intern organisasi.

2. Melakukan penambahan sarana kearsipan untuk penyimpanan arsip dan

prasarana kearsipan sehingga terjaminnya keamanan arsip dari kerusakan

dan mudah saat ditemukan.

3. Sebaiknya pihak PPN Karangantu sering melakukan evaluasi terkait

penyelenggaraan kegiatan pengelolaan arsip yang ada.

4. Perlu ditingkatkan lagi disiplin para pegawai untuk mengikuti SOP dan

peraturan tentang sistem pengarsipan.

Page 119: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

102

DAFTAR PUSTAKA

Sumber Buku :

Athoillah, Anton. 2010. Dasar-dasar Manajemen. Bandung: Pustaka Setia

Brantas, 2009. Dasar-dasar Manajemen. Bandung: Alfabeta Dewi, Irra

Chrisyanti. 2011. Manajemen Perkantoran. Jakarta: Prestasi Pustakaraya

Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Perkantoran. Jakarta: Prestasi

Pustakaraya

Effendi, Usman. 2014. Asas Manajemen. Jakarta: Rajagrafindo Persada

Endang, Sri, dkk. 2006. Modul mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk

SMK dan SMA. Jakarta: Erlangga

Fuad, Anis & Kandung Sapto Nugroho. 2014. Panduan Praktis Penelitian

Kualitatif. Yogyakarta: Graha Ilmu

Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty

Herdiansyah, Haris. 2013. Wawancara, Observasi, dan Focus Groups sebagai

Instrumen Penggalian Data Kualitatif. Jakarta: Rajagrafindo Persada

Moleong, Lexy J. 2011. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja

Rosdakarya

Narbuko, Cholid & H.Abu Achmadi. 2005. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi

Aksara

Nazir, Moh. 2013. Metode Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia

Sadarmayanti. 2008. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.

Bandung: Mandar Maju

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern

Jakarta: Erlangga

Sutrisno & Anwar Sanusi. 2001. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta:

Lembaga Administrasi Negara

Wursanto, Ig. 2007. Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius

102

Page 120: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

103

Dokumen :

Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor

67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian

Kelautan dan Perikanan

Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor

53/Permen-KP/2014 tentang Sistem Pemberkasan Arsip di Lingkungan

Kementerian Kelautan dan Perikanan

Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor

52/Permen-KP/2014 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas di

Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan

Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor

50/Permen-KP/2014 tentang Penyusutan Arsip di Lingkungan

Kementerian Kelautan dan Perikanan

Buku Tahunan PPN Karangantu Tahun 2016

Sumber Lain:

Website: http://www.anri.go.id/detail/1099-HASIL-AUDIT-KEARSIPAN-ANRI-

EMPAT-INSTANSI-BERKATEGORI-BAIK

Website: http://reformasi-birokrasi.kkp.go.id/#5

Kamilah, Siti. 2007. Skripsi Manajemen Kearsipan Personil Pendidikan di SMK

Harapan Bangsa Depok

Website:http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/browse?type=author&order=ASC&

rpp=20&value=Siti+Kamilah.

Meilita, Weni. 2012. Skripsi Program Arsip Vital Studi Kasus Lembaga

Pengembangan Perbankan Indonesia

Website:https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=

1&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjbk8rcgpTSAhXLwI8KHQkDBNQ

QFggbMAA&url=http%3A%2F%2Flib.ui.ac.id%2Ffile%3Ffile%3Ddigi

tal%2F20309673-S42696-

Page 121: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

104

Weni%2520Meilita.pdf&usg=AFQjCNG8kafTX-

XyK6EABQBxlUtPvJ5FDQ

website: http://www.bkipm.kkp.go.id/bkipmnew/public/files/regulasi/67-permen-

kp-2016-ttg-kearsipan.....pdf diakses pada22/02/2017 11:08 wib

website http://www.anri.go.id/detail/1099-HASIL-AUDIT-KEARSIPAN-ANRI-

EMPAT-INSTANSI-BERKATEGORI-BAIK

website http://dprd-serangkota.go.id/gambaran-umum-daerah-kota-serang/

25/07/2017 00:58:00

Page 122: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

105

LAMPIRAN

Page 123: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

CATATAN KEGIATAN

No Tanggal Waktu Tempat Hasil Informan

1 15-12-2016

09:00 PPN Karangantu - Wawancara

- Observasi

- Kasubag Tata

Usaha

- Petugas

Administrasi

Persuratan

2 12-01-2017

09:00 PPN Karangantu - Wawancara

- Observasi

- Data Tentang Sistem

Pemberkasan Arsip

- Petugas

Administrasi

Persuratan

3 26-01-2017 09:00 PPN Karangantu - Observasi - Petugas

Administrasi

Persuratan

4 27-01-2017 09:00 PPN Karangantu - Observasi - Petugas

Administrasi

Persuratan

-

5 08-02-2017

14:00 PPN Karangantu - Data Tentang Uraian

Tugas

- Observasi

- Staf Bagian

Kepegawaian

6 10-02-2017

09:00 PPN Karangantu - Data Tentang Sarana

da Prasarana

Kearsipan

- Observasi

- Staf Bagian BMN

7 19-06-2017

09:30 PPN Karangantu - Wawancara dan

Observasi

- Petugas

Administrasi

Persuratan

8 19-06-2017

09:00 PPN Karangantu - Wawancara

- Data Berita

Acara

Pemusnahan

Arsip Inaktif di

PPN Karangantu

- Petugas

Administrasi

Persuratan

9 20-06-2017 07:40 PPN Karangantu - Wawancara - Kasubag Tata

Usaha

Page 124: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

10 4-07-2017 11:00 PPN Karangantu - Wawancara PKL

11 7-07-2017

14.00 PPN Karangantu - Wawancara dan

Observasi

Pembantu Petugas

Pengadministrasi

Persediaan Barang

11 7-07-2017

15.30 PPN Karangantu - Wawancara

- Observasi

Staf Bagian

Kepegawaian

12 10-07-2017 14:00 PPN Karangantu - Wawancara dan

Observasi

-

Operator Fingerprint

13 10-07-2017

15:00 PPN Karangantu - Wawancara

- Observasi

- Bendahara

Pengeluaran

Page 125: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

http://dprd-serangkota.go.id/gambaran-umum-daerah-kota-serang/ 25/07/2017 00:58:00

http://repository.ipb.ac.id/jspui/bitstream/123456789/54834/5/BAB%20IV%20Keadaan%20

Umum%20Lokasi%20Penelitian.pdf

Page 126: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

CATATAN LAPANGAN

Nama : NofaSeptayani, SE

Pekerjaan /Jabatan : Petugas Administrasi Persuratan

Q

I

Pertanyaan/Jawaban

Q1 Jenis arsip apa yang ada dan diciptakan di PPN Karagantu ?

Ada arsip hmm ini ya kayak gambar, ya kayak surat kayak gitu-gitu kalau yang

diciptain kan? bukan yang udah ada gitu? Nah, berarti kita yang iniin kan? Itu

tuh biasaya surat-surat, entah itu surat-surat undangan, surat tugas, kan

kadang ada yang perjalanan dinas, pengumuman terus surat pemberitahuan, ya

kayak gitu-gitu. Yah pokoknyajenis-jenis surat yang ini sajasaja yang

menyangkut dengan kedinasan gitu

Q2 Adakah target atau capaian dalam pembuatan arsip?

Tidak sih kalau target itu etidak kalau itu mah mengalir saja maksudnya ee

seadanya berapa. Tidak ditarget emang, tidak ada paling nanti kalau udah

setahun itu diakumulasi di akhir tahun itu buat dimasukkin ke laporan tahunan

Q3 Bagaimana proses penciptaan arsip yang ada di PPN karanagntu?

Proses Penciptaannya dari awal ya konsep kalau pertama kan kalau surat

undangan ya konsep dulu konsep surat undanganya terus apa namanya ee ya

baru ini apa namaya setelah konsep kan kita ini kita ketik apa ya namanya ya

diketik gitu dituangkan ke dalam kertas gitu udah gitu acc sama pimpinan kalau

misalnya ada koreksi nanti kitarubah lagi yang kayak gitu

Q4 Siapa saya bisa membuat konsep surat?

Kalau surat kalauu untuk konsep siapa saja bisa bikin tapi kalau untuk kayak

macem undangan atau surat tugas tergantung jenis suratnya kalau

konsepnyasih semua orang bisa bikin tapi cuma nanti kan kalau sama petugas

persuratan itu dirubah lagi dikoreksi lagi takutnya ada yang tidak sesuai kan

banyak ada kode klasifikasinya, terus ada apa namanya penulisan tata

naskahnya

Q5 Adakah kendala dalam proses penciptaan arsip?

Paling kalau misalnya kendalanya kadang itu kalau misalnya apa surat dari

perorangan gitu ya misanya dari kasi ini misalnya dari salah satu kasi itu

sudah kasih konsep surat pas giliran yang kita koreksi kan kita yang tau konsep

surat nya kadang suka ada yang ngeyel dikasih tahunya

Q6 Bagaimana cara mengatasinay?

Ya paling di masukin dulu ke pimpinan nanti ujung-ujungnya dari pimpinan

juga di koreksi

Q7 Bagaimana pendistribusian arsip di sini?

Page 127: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

Biasanya di copy dulu, disimpen sih ya pastinya kan kalau bikin surat kan gak

cuma satu lembar jadi ada lembar buat arsip sama lembar buat yang apa

namanya yang megang suratnya itu, nah biasanya distribusinya nanti surat

itunya di fotokopi kalau surat tugas paling cuma untuk 5 orang, orang yang

bersangkutan, untul bendahara, petugas pelaporan sama arsip

Q8 Adakah pencatatan pendistribusian arsip?

Kalau itu sih apa namanya gak ini gak ada sih, jadi cuma ini doang apa kalau

misalnya surat itu buat siapa kaya misalnya surat undangan ya paling kan di

undangan nya itu ada lampirannya buat siapa-siapanya jadi gak ini2in lagi,

kecuali laporan ada ekspedisiny

Q9 Bagaimana alur proses penerimaan surat masuk?

Petama sih di agendain dulu, diagenda surat masuk habis di agendain itu nanti

dimintain paraf kekasubag TU karena kasubag TU kan yang lebih tau eh apa

pokoknya yang menangani semuanya hampirsemuanya kan masalah persuratan

dan lain-lainnya habis paraf baru nanti dikasih kepimpinan habis itu nanti kan di

disposisi, nah disposisinya itu kan nantikita lihat ke siapa misalnya ketahuan ke

kasi ini kasi ini surat masuk itu kitafotokopi terus kita kasih kopiannya itu ke

kasi yang di tuju, kalau misalnya mesti tidaklanjut sehari berikutnya kita tanya

lagi

Q10 Berapa lama sih pemprosesan surat masuk?

Kalau ada pimpinan ada di ruangannya sih biasanya paling stengah jam, kalau

lagi keluar harus menunggu

Q11 Adakah SOP mengenai SOP tentang surat masuk?

ada, dedepan juga ada banner alur surat masuk

Q12 Kapan surat balasan dapat di ambil?

Biasanya waktunya sih biasa 1 minggu kalauuntuk mahasiswa,soalnya kan

mahasiswa itu biasanya gak mungkin kepala pelabuhan yang nanganin jadi

harus ke kasi, kasi juga kan kadang ada kerjaan lain jadi proses dari kasinya

yang lama, misalnya untuk pkl tatidakl berapanya kasi yng nentuin paling cepat

3 hari

Q13 Sistem penyimpanan arsip apa yang digunakan di sini?

Kalau kepegawaian yang terkait kepegawaian kodenya KP, kepegawaian juga

kan ada macm-macem kan kode klasifikasinya teruskalau tata Usaha TU kaya

gitu nanti diarsipinnya eh TU TU misalnya TU 330 itu kan undangan nanti

segala sesuatu yang masuk surat masuk ataupun keluar ituyang terkait dengan

undangan disimpen nya di TU 330.

Q14 1. Apakah arsip yang ada harus di klasifikasikan?

2.

Harusnya sih kaya gitu di klasifikasikan,Cuma di kita gak,di kita masih surat

masuk ya surat masuk, surat keluar ya surat keluar berdasarkan nomor saja

gak sesuai klasifikasi karena kalau lebih enak kan kalau klasifikasi itu kan pake

filling cabinet tapi kan gak ada filling kabinet yag disediainnya tuh lemari terus

bukan filling kabinet makanya pake itu, makanya di bolongin pake ordner pake

lemari bukan pake filling kabinet

Page 128: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

Q15 3. Apa sitem yang digunakan? Sentralisasi atau desentralisasi? 4.

Kalauuntuk surat masuk itu sentralisasi, tapi kalau untuksurat keluar kadang

yang terkait laporan itu laporanjuga kan termasuk surat keluar itu

desentralisai, yang nyimpen laporan itu ya yang buat laporan saya gak

nyimpen gitu saya cuma ngasih nomor saja.

Q16 5. Siapa yang bertanggung jawab dalam pengarsipan?

6.

Kecuali laporan yah, kalau laporan itu tadi, laporankan nyimpen sendiri

kecuali untuk kaya surat undangan, surat keluar,surat tugas, atau surat

pentinglainnya ya itu cuma 1 orang yang nyimpen sipetugas persuratan sama

arsip itu

Q17 7. Bagaimana proses penyimpanan arsip?

8.

Kalau tentang arsip kan pertama habis nyiptain arsip itu nanti kan ada arsip

untuk kita nah arsip yang harus kita simpen itu biasanya dari nomornya itu

kan udah ada klasifikasinya sendiri sampe sekarang sih masih sesuai ini saja

nyimpennya, jadi sesuai nomornya saja surat masuk ya surat masuk surat

keluar ya surat keluar jadi gak sesuai dengn kode klasifiaksi

Q18 9. Ada tidak prosedur penyimpanan arsip?

10. Kalau pake filling kabinet sih ada, pake folder lagi, pake map gantung nanti

ditulis ujung-ujung nya gitu tapi kan yang di karangantukan masih pake lemari

bukan filling kabinet, jadi ya biasa kalau pake ordner yah harus di bantek mau

gak mau kalau sebenernya sih kalauuntuk arsip sendiri sekarang udah gak

boleh pake ordner dibolongin itu, karena itu gak disediain filling kabinetminta

fillingkabinet dikasihnya lemari lagi dari 2015.

Q19 11. Adakah arsip yang telah disimpan di pinjam?

12. Yang minjem ya banyak, kadang ada yang pinjem arsip surat keluar, kaya

misalnya yang lebih sering pinjem sih kaya pak siswanto terkait BMN, kalau

BMN KTU nyuruh nyimpen, Cuma BMN doang kalau kaya laporan statistik,

pipp itu orangnya

Q20 13. Arsip sajayang seringdi pinjem?

14. Yang lebih sering sih BMN,

Q21 15. Pernahkan arsip tidak ditemukan ketika arsip di cari?

16. Pernah sih, sejauh ini sih pernah karena memang tadinya disangkanya hilang

tapi ternyata setelah diobrak-abrik keselip, jadi sebelumnya pernah ada

yangpinjem terus sayanya lupa balikin ke tempat semula nya itu

Q22 17. Bagaimana upaya menanganinya?

18. Kalau sekarang sih kan udah ada ininya, saya bikin di exel kalau ada yang

pinjem

Q23 19. jenis arsip apa sajayang di simpandi sini?

20. Aktif sama inaktif

Q24 21. Jenis peralatan dan perlengkapan apa saja yang digunakan?

22. Ya paing kalau misalnya buku agenda harus ada pulpen alat tulis kaya

Page 129: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

gitu,scanner, printer, lemari

Q25 23. Apakah sudah sesuai dengan sistem penyimpana arsip?

24. Harusnya pake filling kabinet sih,

Q26 25. Apakah alat yang digunakan sudah lengkap?

26. Karena kita gak punya filling kabinet sih jadi pake lemari, lengkap mah

lengkap kalau untuk penyimpanan yang sekarang itukarena posisi filling

kabinet yang seharusnya ada diganti dengan lemari, jadi lengkap mah lengkap

saja, kecuali filing kabinet gak ada lemari gak ada, map gantung itukan khusus

untuk filling kabinet, filling kabinet saja kita gak punya

Q27 1. Adakah arsip yang disimpan ada yang rusak?

2.

Waktu pas penyusutan 2015 kemaren beberapa asrip itu rusak dimakan rayap

naronya dilemari kayu arsip surat masuk dan keluar tahun 2010 kebawah kalau

gak salah karena nyimpennya di lemari kayu

Q28 3. Bagaimana cara mengatasinya?

4.

Ya harusnya sih sekarang kan arsip penting yang untuk suatu organisasi itu

penting, jadi mau gak maukalau nyimpen arsip itu harus diruangan yang

khusus memang untuk arsip, lemarinya juga kalau pun memang mau

ditaruhnya di lemari, lemarinya yang besi. Terus ruanganya juga khusus udah

gitu ruangannya juga pake pendingin ruangan, jadi gak cuma orang sajayang

butuh ac arsip juga butuh

Q29 5. Upaya yang dilakukan untuk mencegah?

6.

Sekarang udah pake besi semua sih

Q30 7. Bagaimana pengamanan arsip?

8.

Sekarang udah, ruangannya udah khusus sendiri, ada Acnya,

Q31 9. Bagaimana perawatan arsip yang ada di PPNK?

10. Dirapiin, kemaren sih di fogging takut ada nyamuk

Q32 11. Dimana arsip-arsip itu disimpan?

12. Ada ruanngannya, ada ruagan arsip, kalau normalnya sih semua yang tadi

saya bilang yang desentralisasi sama sentralisasi itu mereka bisa simpen

laporan-laporannya misal laporan itukan desentralisasi itu bisa nyimpen juga

di situ tapi tanggung jawab sendiri. Kalau diruangan saya itu yang aktif saja

Q33 13. Bagaimana keadaan ruang dan tempat penyimpanan arsip? Harusnya tempat

yang bagaimana untuk menyimpan arsip?

cuma belakang nya memang barang-barang yang gak kepake BMN itu kan Ada

3 ruangan, yang tengah itu arsip, harusnya sih gak boleh di campur karna blum

punya ininya sendiri jadi masih gabung sejauh ini setiap orang bisa masuk,

lemari kan di kunci.

Q34 14. Kenapa ditaruh di ruangan tersebut?

15. Gak ada tempat lagi kan kalau misalnya ditaruh di ruangan ya menuh-menuhin

juga kan, jadiditaruh di situ, sebenernya harusnya ruangannya sendiri jadi gak

bisa semua orang bisa akses ke situ, karena terkendala ruanganya gak ada lagi

Q35 16. Apa yang sudah dilakukan untuk memelihara arsip?

Page 130: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

Sejauh ini sih ya paling itu doang ruangannya udah punya ruangan sendiri, kalau dulu kan masih diruang tamu itu kan masih numpuk lemari-lemari

sekarang sih udah punya ruang sendiri pake ac, pemeliharann arsip aktif

disimpen diruangan pake ac.

Q36 17. Apakah semua arsip harus dipelihara?

18. Seharusnya sih semuannya, yang aktif

Q37 19. Cara penentuan arsip yang di pelihara itu gmana?

20. Yang aktif, yang inaktif gak cuma ditaruh di ruang arsip saja

1. Kegiatan penilaian arsip pernah tidak dilakukan di PPNK?

Ya itu kan ini pas mau penyusutan

Q38 2. Siapa yangg melakukan penilaian arsip?

3.

Kalau itu dari kita petugas persuratan terus ada arsiparis yang memang

arsiparis dari pusat, jadi dari mereka sudah beredia cuman titidakl kita saja

kasih saja jadwal kapan bisa, mereka udah ngasih surat pemberitahuan kalau

memang ada penyusutan bisanya kapan tergantung kita, di dampingi gitu

kita nilainya pertahun

Q39 4. Apakah penyusutan arsip perlu dilakukan?

Iya perlu biasanya tergantung kitanya ngajuinnya, terakhir tahun 2015

Q4 5. Bagaimana proses penyusutan arsip?

6.

Prosesnya ya itu, di keluar-keluar in dari lemari yang mana saja yang udah gak

ini, nanti di cek lagi, dimusnahin dibakar habis itu nanti kita bikin daftar apa

saja yang musnah.

Q41 7. Apa yang menjadi dasar hukum prosedur pengelolaan arsip?

8.

Itu sih selama ini pake permenkp, ada pemberkasan ada taat naskah , ada

penyusutan nah itu.

Q42 9. Apakah ppn karangantu memiliki prosedur tetap dalam pengelolaan arsip?

10. kalau kita ngikutin permen kp saja yang pemberkasan

Q43 11. Siapa yang melaksanakan pekerjaan sebagai pengelola kearsipan?

12. Sebenernya semuanya kan ini yah penciptaan arsip kayak laporan masing-

masing, sebenrnya sih semuanya juga harus tapi kan selama ini saya sama pak

pri untuk surat keluar kalau untuk laporan sih harusnya semuanya

Q44 13. Apa ssaja kendala dalam pengelolaan arsip?

14. Penyimpanan yang belum sesuai kode klasifikasi, masih pake lemari, ordner

harusnya kan udah pake filling kabinet, ruang arsip juga belum tersendiri

Q45 15. Siapa yang bertanggung jawab atas arsip?

16. Selama ini sih ya satu orang itu bagian persuratan, kalau laporan yang bikin

iya ke bagian persuratan juga.

Q46 17. Apakah SDM sudah memadai atau cukup antara jumlah tenaga kerja dengan

jumlah arsip?

18. Gak gak

Q47 Berapa banyak arsip nya?

Page 131: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

Sebulan itu nyampe 50an surat keluar sebulan bisa lebih kadang kalau surat

masuk sih paling 30

Q48 Apakah pelaksanaan arsip sudah sesuai dengan dasar hukum?

Kalau sejauh ini sih belum semuanya, tata naskah udah, untuk khusus

pemberkasan saja

Q49 Cara mengatasinya?

Ada SDM tambahan untuk bantuin.

Q50 Adakah ada evaluasi untuk pengelolaan arsip?

Selama ini kan arsip dipandangnya apa sih arsip, gak penting gitu

perlakuannya juga yang masih gitu, sampe sekarang saja kan belum punya

ruangan khusus sendiri, gak setiap tahun sih paling spontanitas saja, dari

atasan sih belum paling kita nya saja minta

Page 132: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

CATATAN LAPANGAN

Nama : Rae Yuka Tantri, S. Kom, MOS

Pekerjaan /Jabatan : Pembantu Petugas Pengadministrasi Persediaan Barang

No Pertanyaan/Jawaban

Q1 Bagaimana proses penciptaan arsip yangg ada di PPN karangantu?

Dari surat masuk itu kan dilihat nomor suratnya, nih kayak gini berdasarkan

nomor surat di ambil dari surat masuk, sama tatidaklnya sama perihalnya di

ambil dari surat masuk kan? surat keluar itu habis dari dasar surat masuk itu

dibikin surat keluar udah selese bikin konsep surat keluar nyabaru minta paraf

ktu sama ttd kepala pelabuhan gitu, udah selese ttd di kasih cap amplop

langsung dikirim langsung ke orang yng bersangkutan kalau ada alamat email

paling di scan langsung dikirim ke alamat emailnya kalau misalnya udah

dikirim ke alamat emailnya di konfirmasi kalau ada nomor kontaknya kalau

surat udah di kirim

Q2 Adakah kendala dalam proses penciptaan arsip

Kalau misalnya di buru2 gitu kan paling kan liat dari contoh surat yang udah

adasebelumnya kan ternyata contoh suratnya gak rapih, jadi otomastiskan kita

bikin ulang dong gimana caranya biar surat rapih karna dari jaman dulunya

udah seperti itu kan, harusnya kan rapih tata cara pengetikan harusnya rapih

cuma karna berhubung biasanya dari yang sebelum2nya mencontoh dari surat

yang ada jadi yaudah gitu seada-adanya itu yangg berantakan yawdah itu

harusnya kan untuk buat surat apalagi surat resmi harusnya kan rapih ya, titik

koma nya jugaharus rapih, besar kecilnya huruf jugaharus rapet, terus titik dua

harus sejsajar, paragrafnya juga harus rapih. Kode2 nya masih blum tau karna

cuma petidaknti tapi gak ada pemberitahuan kalau surat ini perihalnya untuk

apa.

Q3 bagaimana alur proses penerimaan surat masuk?

Alurnya paling misalnya dari surat masuk nerima udah nerima kasih disposisi

udah kasih disposisi kayak gini, terus kan nanti dri pak asep di kasih paraf

donk ke kepala pelabuhan , dari kalabuh disposisi lagi ceklis misalnya ke kasi siapa misal ke kasubag TU sama misalnya tata kelola contreng, biasanay di

fotokopi, misalnya dilihat ada berapa nih di contreng nya misalnya ada 2 udah

kayak gitu fotokopi itu biasanya 3, satu buat kasi tata usaha, satu buat tata

kelola, yang satu lagi kalau misalnya memang itu surat undangan pasti kan di

bikinin buat surat tugas, nah satunya itu buat lampiran surat tugas buat di

kasihi ke bagian keuangan buat dasar untukk pencairan kayak uang transport ,

jadi kalau surat undangan biasanyadi satuin sama surat tugas sebagai dasar

untuk pencairan uang dari keuanagannya itu loh. Jadi tata kelola dapet, tata

usaha juga dapet, keuangan juga dapet buat pencairan data terusyang aslinya

itu buat arsipkita.

Q4 kapan surat balasan dapat di ambil?

Tergantung dari atasan, kalau kaaya kemaren bisa cepet bisa lambat

Page 133: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

karenakan kayakkalau misalnya pak bambang ada pak asep ada ya bisa cepet, paling cepet sehari juga jadi, tapi kalau itu misalnya bisa 2-3 hari kayak kan

suka dinas gitu

Q5 Adakah arsip yang telah disimpan di pinjam?

Pernah, biasanya ada dari kepegawaian pak prijambodo

Q6 arsip sajayang seringdi pinjem?

Biasanya surat masuk

Q7 pernahkan arsip tidak ditemukan ketika arsip di cari?

yang wartu itu, SK-SK mba negsihyangsebundel ilang, ya makanya itu

padahalkan istilahnya udahditaruh di dalam lemari tapi kok masih bisa ilang,

dan makanya itu fungsinya kenapa gakboleh ake lemari yang berkaca karena

orang tau kan sk itu penting

Q8 dalam proses penemuan arsip adakah arsip yang tidak ditemukan?

Pernah, Karena ini acak-acakan gak teratur si SK nya ditaruh dimana surat

masuk ditaruh dimana belum apayah belum terstruktur biasanay sih bisa 2 hari

,nyari SKGB (surat keterangan gaji berkala).

Q9 Bagaimana upaya menanganinya?

Untungnya kan kalau untuk kayak yang penting-penting gitu punya arsip

masing-masing yang bersangkutannya juga megang kepegawaian juga megang,

sekertaris juga katanya megang gitu

Q10 Jenis peralatan dan perlengkapan apa saja yang digunakan?

Biasanya scan, biasanya scanan itu kalau ada surat masuk itu di scan untuk

istilahnya soft copy, lemari

Q11 apakah sudah sesuai dengan sistem penyimpana arsip?

Yang saya tau kan dari waktu itu pernah ikut diklat kearsipan itu yang

namanya arsip penting gakboleh yang berkaca kayak SK-SK, teruskayak buat

dokumen-dokumenuntuk kontrak. Kalau dari diklat sih gitu

Q12 Apakah alat yang digunakan sudah lengkap?

Kayaknya udah cukup karena dilihat dari lemari yang ada sih bayak yang

kosong, masih baru karna yang lama sih udah di pindahkan ke ruang arsip

sana ruangarsip, jadi kalau mau nyari ya lama sih kesana di ruang arsip

Q13 Adakah arsip yang disimpan ada yang rusak?

waktu itu yang di ruangan sebelah sana, gara ditaruh di lemari kayu sedangkan

lemari kayu itu kan rayap apa

Q14 Upaya yang dilakukan untuk mencegah?

Dibersihin saja kan kotor pastiya

Q15 Dimana arsip-arsip itu disimpan?

Setiap itu masing-masing megang pasti itu sekertaris megang, orang

Page 134: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

kepegawaian megang, kalau bersangkutan dengan keuangan keuangan juga megang, masing-masing tempat

Q16 Bagaimana keadaan ruang dan tempat penyimpanan arsip? Harusnya tempat

yang seperti apa?

Karna kita lahannya terbatas jadi ruangan kosong saja di pake buat ruangan

arsip. Jangan yang lembab harus selalu ber ac mungkin keterbatasan lahan

untuk bikin ruang arsip terus lemarinya juga, terus harusnya orang yang

nanganin arsip itu berdiri sendiri maksudnya ada petugasnya sendiri yang

terfokus samakearsipan beda sama sekertaris seharusnya, katanya seperti itu

tapi karna keterbatas SDM dan ya itu tempat

Q17 Kenapa ditaruh di ruangan tersebut?

Ya jadi itu, untuk mengatasi kalau misalnya di satu tepat hilang kita masih

punya arsipnya gitu

Q18 Apakah arsip perlu disusutkan?

Ya itu pasti selalu ada penyusutan arsip, perlu lah masa arsip istilahnya yang

gak begitu penting, dan mungkin apasih namanya untuk keperluannya juga

maksunya kayak undangan itu kan ada yang undangan hari itu juga

udahmaksudnya udah di tugasin dah gak ada kepentingan paling juga jangka

waktu berapa tahun dan udah gak penah diliat-liat lagi udah gak di butuhkan

lagi untuk apa disimpan lagi

Q19 Pernahkah ada penyusutan arsip dan bagaimana prosesnya?

pernah katanya waktu itu ada orang pusat kesini nyusutinperiksa maksudnya

keasripan arsip-arsip mana surat-surat mana saja, biasanya sih minta ngajuin

dan minta tolong orang pusat untuk bantuin.

Q20 Apakah ppn karangantu memiliki prosedur tetap dalam pengelolaan arsip?

Seharusnya sih ada tapi sampai detik ini kalauuntuk itu cuma hanya

diberitahkan secara lisan ssaja, tapi maksudnya sop yang disampaikan itu

sudah benar apa tidak gak tau karna yang biasanya pada saat metidakntikan

itu hanya di kasih tau secara lisan saja gak di liatin harus seperti itu

Q21 Apakah pelaksanaan arsip sudah sesuai dengan dasar hukum?

Humn, belum

Q22 Cara mengatasinya?

Ya biasanya kan karena ada kesalahan makanya kita belsajar kan, makanya itu

waktu dulu-dulukalau itu kalaumisalnya ada surat undangan ya udah surat

undanagn di masukkan di arsipkan udah, bikin surat tugas ya bikin surat tugas

nya saja kasih ke keuangan, ternyata itu salah, ternyata untuk kasih ke keuangan

itu harus ada surat undangan dan surat tugasnya sebagai dasar untuk pembuatan

tugas itu dari surat undangan itu

Q23 Adakah ada evaluasi untuk pengelolaan arsip?

Gak ada

Page 135: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik
Page 136: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

CATATAN LAPANGAN

Nama : Asep Saepulloh, Sp., M.Si

Pekerjaan /Jabatan : Kepala Sub Bagian Tata Usaha

No Pertanyaan/Jawaban

Q1 1. Adakah target atau capaian dalam pembuatan arsip?

2.

Kalau untuk target itu tidak ada yang ada itu adalah bagaimana penyimpanan

arsip yang baik bagaimana penyimpanana arsip yang aman,karena kalau

target itu kan tergantung dari kebutuhan surat keluar dalam setahun ada

berapa nanti untuk surat masuk juga kita gak bisa menargetkan karna orang

yang luar yang masuk ke kantor kita.

Q2 1. adakah SOP mengenai SOP tentang surat masuk?

2.

Oh ada, jelas di PPN karangantu saya kira sudah lama berlaku itu, kalau untuk

sop penyimpanan itu tadi kelemahan kita kita belum punya gedung arsip.

Q3 1. Arsip sajayang sering di pinjam?

2.

Ya biasanya yang sering di pinjem itu adalah yang pertama surat masuk terkait

dengan kegiatan yang kedua arsip-arsip keuangan terkait dengan adanya

pemeriksa misalnya dari BPK dari inspektorat kalau memang mereka nanya 5

tahun ke belakanng atau 10 tahun yang kebelakang.

Q4 1. Jenis peralatan dan perlengkapan apa saja yang digunakan?

2.

Disini penyimpanan arsip pertama kita punya gedung walopun belum dijadikan

bahwa itu gedung arsip paling tidak kita punya ruangan yang di khususkan

untuk arsip yang kedua ketika sudah ada di ruangan arsip itu ditaruh ada yang

di lemari ada yang di rak ada juga yang di kardus kardus khusus arsip

sehitidak kita yang pertama untuk kemanan yang kedua untuk mempermudah

mencari arsip itu ketika dibutuhkan.

Q5 1. Apakah alat yang digunakan sudah lengkap?

2.

Mayoritas sudah lengkap cuma kita itu belum punya gedung arsip sendiri,

sudah lengkap hanya keterbatasan gedung

Q6 1. Sudahkah arsip yang disimpan ada yang rusak?

2.

Untuk sampe saat ini di PPN Karagantu 10 tahun kesini tidak ada ditemukan

arsip yang kemakan rayap karena kita sudah amankan dalam lemari besi dan

rak dan pake dus lagi.

Q7 1. Upaya yang dilakukan untuk mencegah?

2.

Ya salah satu upayanya yang sifatnya misalkan dokumen itu tebel besar dan

tidak bisa dimasukin ke dus dan ini lebih penting kita masukin ke lemari besi

tapi di situ sudah kita merekin di dalam lemari besi itu ini dokumen apa sudah

dikelompok-kelompokkan.

Page 137: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

Q8 Bagaimana pengamanan arsip? 1.

ruangan arsip itu ditaruh ada yang di lemari ada yang di rak ada juga yang di

kardus kardus khusus arsip sehitidak kita yang pertama untuk kemanan yang

kedua untuk mempermudah mencari arsip itu ketika dibutuhkan

Q9 1. Bagaimana perawatan arsip yang ada di PPNK? 2.

Ya paling kita kan di kantor ini suka mengadakan kerja bakti 2 minggu sekali

kadang kita suka intruksikan kerja bakti dilingkungan kerjanya di lingkungan

ruangan masing-masing salah satunya itu upaya kita.

Q10 1. Dimana arsip-arsip itu disimpan?

2.

Yang namanya arsip itu harus nya di petugas arsip di gedung arsip idealnya

seperti itu adapun ada di beberapa ruangan atau pegawaimau naro itu sebates

fotokopian nya saja .

Q11 1. Apakah semua arsip harus dipelihara?

2.

Kalau yang harusnya yang namanya arsip itu dipelihara semuanya harusnya

jadi kepadayang masing-masing ruangan yang mempunyai arsip ya harus

dipelihara, dimasukin ke lemari, dikasih ordner, dikasih map gitu kan kayak

gitu kecuali yang sifatnya bukan arsip hanya tulisan-tulisan biasa itu kan

mungkin untuk mengingatkan sehari dua hari bisa di buang yang namanya

harus di amankan.

Page 138: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

CATATAN LAPANGAN

Nama : Kurnaengsih A, Md

Pekerjaan /Jabatan : Bendahara Pengeluaran

No Pertanyaan/Jawaban

Q1 Sistem penyimpanan arsip apa yng digunakan di sini? Yang baik yang seperti

apa?

arsip saya kan digolongkan itu sesuai dengan ininyakan jenisnya misalkan spj

perjalanan ya spj perjalanaan semua dari tatidakl awal sampe tatidakl akhir

setiap bulan itukan beda-beda, satu bulan tutup ganti lagi satubulan tutup satu

bulan tutup, teruskalau dia spj uang persediaan itu tersendiri jadi gampang

nyari sudah klasifikasinya sudah sesuai. kalau yang dipersuratan itu kadang

kitacari satu surat pun masih agak susah, surat masuk surat keluar juga tetep

susah nyarinya, mungkin karena menyimpan arsip itu tidak sesuai dengan

nomor agenda jadi tidak berurut sesuai nomor agenda kan kalau sesuai nomor

agenda kan ada bukunya tuh misal surat masuk atau keluar kita liat oh ini

nomor sekian jadi ketikanyari ke odner mestinya harus langsung ketemu,

kadang gak ada di situ menyusunnya itu tidak sesuai nomor agenda dan susah

nyarinya. Kalau nyari sendiri susah tapi kalau yang nyari orang yang ngarsip

itu bisa cepet tapi kalauyang ngarsip gak ada ya gak kan ada yang bisa nyari

karena susunannya tidaksesuai sama itu kan. Kalau di cari sama orangnya sih

cepet sekitar 10 menit tapi kadang sampe seharian pun pernah ada gak ketemu,

ketemu besoknya mungkin karna nyelip atau karna nyarinya buru-buru. pernah

nyari SK juga susah, karena kan waktu pas nyari juga kan orangnya gak ada

yangg megang arsip itu gak ketemu, pas besoknya dia ada nyari ketemu tapi

lama juga sih sekitar 15 menitan. Kalau bagusnya sih arsip sesuai nomor

agenda kalau mau, sesuai klasifikasi begitu kan sesuai kode lebih enak lagi

Q2 Apakah arsip yang ada harus di klasifikasikan?

Pake ini saja pengelompokan sesuai itunya subjeknya perbulan

Q3 Bagaimana proses penyimpanan arsip?

Sesuai klasifikasinya

Q4 Ada tidak prosedur penyimpanan arsip?

Kalau peraturan pasti ada

Q5 Adakah arsip yang telah disimpan di pinjam?

Iya pernah,

Q6 Pernahkan arsip tidak ditemukan ketika arsip di cari?

Pasti adalah tapi hanya nyelip doang atau nyarinya terburu-buru, oh itu mah

yang arsip kepegawaian itu mah satu ordner hilang kayaknya ada yang minjem

gak ngomong dan gak dibalikin karena itukan posisinya sedang di luar lemari

baru ngambil sesuatu belum dimasukin ke lemari

Q7 Bbagaimana upaya menanganinya?

Page 139: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

Arsip itu kan bukan disitu doang, ada yang di persuratan kalau kearsipan

pasti ngarsip kan ya jadi minta lagi ke situ yang ada di istu, yang gak ada di

situ ya misal ada di kepegawaian ya ke kepegawaiandan untuk

menceganya?Arsipkan ya pastinya kan kalau nyimpen arsip itu harus hati-hati

apalagi yang penting taruh dalem lemari dikunci kalau keluar sebentar mah di

kunci

Q8 Jenis arsip apa sajayang di simpandi sini?

Arsip keuangan

Q9 Jenis peralatan dan perlengkapan apa saja yang digunakan?

Lemari pake ordner ada yang di bolongin ada yang gak, map plastik

Q10 Apakah alat yang digunakan sudah lengkap?

Kan setiap tahun nambah aset nambah lemari

Q11 Bagaimana perawatan arsip yang ada di PPNK, Adakah perawatan arsip khusus

untuk arsip keuangan? kayak dibersihin?

Gak yah pak, lemari kan bersih di kunci kasih kamper kalau pake kamper itu

kuat gak rusak, gak ada apa namanya kecoa, kalau ada kecoa kan habis itu

dimakanin kecoa

Q12 Dimana arsip-arsip itu disimpan?

Di ruangan sini, itu mah kan kalau udah penuh baru di pindahin setahun

pindahin setahun pindahin

Q13 Bagaimana keadaan ruang dan tempat penyimpanan arsip? Harusnya tempat

Humn, kalau saat ini sih masih cukup ya mungkin kalau udah diatas 6 bulan

itu yah harus nambah tempat lagi, tapi karna ruangannya kecil juga di

sesuaikan

Q14 Siapa yang melakukan penilaian arsip?

Ya kan itu kan melalui proses kalau mau di hapus itu kan, dari pusat

memerintahkan terus bikin berita acara kalau arsip biasa mah cuma beberapa

tahun, kita yang ngusulin mungkin mulai dari yang bawah dulu yah mulai

bagian surat menginformasikan ke atasannya atasan disini kan kasubag tu,

kasubag tata usaha koordinasi dengan kepala mungkin atau dengan seksi

lainbaru itu dibuat surat usulan ke pusat

Q15 Apakah arsip perlu disusutkan? Khusus keuangan

Kalau gak salah 25 tahun yahh?? 25 tahun baru dimusnahkan, kalau keuangan

mah belum ada

Q16 Bagaimana proses penyusutan arsip?

kalau arsip biasa mah cuma beberapa tahun, kita yang ngusulin mungkin mulai

dari yang bawah dulu yah mulai bagian surat menginformasikan ke atasannya

atasan disini kan kasubag tu, kasubag tata usaha koordinasi dengan kepala

mungkin atau dengan seksi lainbaru itu dibuat surat usulan ke pusat

Q17 Siapa yang melaksanakan pekerjaan sebagai pengelola kearsipan?

Ada nofa kearsipan kan persuratan itu kearsipan itukan djadiin satu

Page 140: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

Q18 Siapa yang bertanggung jawab atas arsip? Khusus keuangan

Ya yang ada diruangan disitulah, yang punya arsip yang ngerjain itu kalau

arsip yang di ruangan, kalau bagian persuratan ya dia bertanggung jawabnya

di arsip dia persuratan

Q19 Apakah SDM sudah memadai atau cukup antara jumlah tenaga kerja dengan

jumlah arsip?

Gak, kurang menurut saya

Q20 Adakah atidakran untuk pengadaan peralatan dan perlengkapan untuk

penyimpanan arsip?

setiap tahun ada, iya lemari, itu mah dari pejabat pengadaan yang

mengusulkan

Page 141: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

CATATAN LAPANGAN

Nama : Siti Yunipa

Pekerjaan /Jabatan : Operator Fingerprint

No Pertanyaan/Jawaban

Q1 Bagaimana pendistribusian arsip di sini?

Kalau surat tugas itu tergantung dari yang persuratankarena namanya surat

tugas itu kan suka belum tentu orang ini, udah terbit suratnya tapi orang nya

ternyata gak bisa atau berhalangan jadi kadang tuh harus di ganti biasanya sih

2 sampe 3 hari baru bisa di terima sesuai staf deal yang berangkat

Q2 Pernahkah telat pendistribusiannya?

Pernah, itu gakbisa di pastiin berapa orangnya, seminggu paling lama, humn

baru-baru kalau kemaren sih setelah itu si nofa doang itu yang terakhir miss

komunikasi sajasih sebenernya

Q3 Itu kenapa yah mba?

Jadi itu alasannya dia kenapa di tumpuk karena dia alasannya dia takutnya

masih berubah namanya

Q4 Apakah itu metidaknggu pekerjaan fingerprint?

Ya otomatis pasti, ya metidaknggu yang aturannya udah update gak bisa

update pada hari tersebut

Q5 Apakah ada data yang terlewat?

Ada, ya mungkin karena pada hari yang bersangkutan bukan cuma satu orang

yang DL tapi banyak dan itu terlewat.

Q6 Cara mengatasinya?

Saya sendiri kesana karena dia kan gak kan tau yang tau kan kita karna liat

presensinya kosong. Sekarang udah gak semenjak itu saya langsung ngomong

sama KTU minta tolong sama TU kalau bisa jangan seminggu langsung,

semenjak itu langsung setiap hari begitu ada DL surat selesei langsung kasih

langsung kasih

Q7 Bagaimana proses penyimpanan arsip?

Disusun setiap kegiatan sendiri, kalau udah selese kayak gitu kansetahun

laporan setaun-setaun gitu jadi gampang nyarinya

Page 142: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

KATEGORISASI DATA

Penciptaan

Q

I

Pertanyaan/Jawaban Kesimpulan

1 Jenis arsip apa yang ada dan diciptakan di PPN Karagantu Arsip yang diciptakan berupa

gambar dan surat-menyurat I1 Ada arsip hmm ini ya kayak gambar, ya kayak surat kayak gitu-

gitu kalau yang diciptain kan? bukan yang udah ada gitu? Nah,

berarti kita yang iniin kan? Itu tuh biasaya surat-surat, entah itu

surat-surat undangan, surat tugas, kan kadang ada yang

perjalanan dinas, pengumuman terus surat pemberitahuan, ya

kayak gitu-gitu. Yah pokoknyajenis-jenis surat yang ini aja aja

yang menyangkut dengan kedinasan gitu

2 Adakah target atau capaian dalam pembuatan arsip? Tidak ada terget yang ditetapkan

dalam pembuatan surat, hanya

terakumulasi saat di akhir tahun I1 Ngga sih kalau target itu engga kalau itu mah mengalir aja

maksudnya ee seadanya berapa. Ngga ditarget emang, ngga ada

paling nanti kalau udah setahun itu diakumulasi di akhir tahun

itu buat dimasukkin ke laporan tahunan

I3 Kalau unk target itu tidak ada yang ada itu adalah bagaimana

penyimpanan arsip yang baik bagaimana penyimpanana arsip

yang aman,karena kalau target itu kan tergantung dari

kebutuhan surat keluar dalam setahun ada berapa nanti untuk

surat masuk juga kita gak bisa menargetkan karna orang yang

luar yang masuk ke kantor kita.

3 Bagaimana proses penciptaan arsip yang ada di PPN

karanagantu?

Penciptaan arsip dilakukan

dengan menggunakan konsep

I1 Proses Penciptaannya dari awal ya konsep kalau pertama kan

kalau surat undangan ya konsep dulu konsep surat undanganya

terus apa namanya ya baru ini apa namaya setelah konsep kan

kita ini kita ketik apa ya namanya ya diketik gitu dituangkan ke

dalam kertas gitu udah gitu acc sama pimpinan kalau misalnya

ada koreksi nanti kitarubah lagi yang kayak gitu

I2 Dari surat masuk itu kan dilihat nomor suratnya, nih kaya gini

berdasarkan nomor surat di ambil dari surat masuk, sama

tanggalnya sama perihalnya di ambil dari surat masuk kan?

surat keluar itu abis dari dasar surat masuk itu dibikin surat

keluar udah selese bikin konsep surat keluar nyabaru minta

paraf ktu sama ttd kepala pelabuhan gitu, udah selese ttd di

kasih cap amplop langsung dikirim langsung ke orang yng

bersangkutan kalau ada alamat email paling di scan langsung

dikirim ke alamat emailnya kalau misalnya udah dikirim ke

alamat emailnya di konfirmasi kalau ada nomor kontaknya

kalau surat udah di kirim

4 Siapa saya bisa membuat konsep surat? Konsep surat dapat dibuat oleh

siapa saja I1 Kalau surat kalauu untuk konsep siapa aja bisa bikin tapi kalau

untuk kayak macem undangan atau surat tugas tergantung jenis

suratnya kalau konsepnyasih semua orang bisa bikin tapi cuma

nanti kan kalau sama petugas persuratan itu dirubah lagi

dikoreksi lagi takutnya ada yang tidak sesuai kan banyak ada

kode klasifikasinya, trus ada apa namanya penulisan tata

Page 143: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

naskahnya

5 Adakah kendala dalam proses penciptaan arsip? Masih terdapat perbedaan dalam

tata cara pembuatan surat

sehingga memerlukan waktu lagi

dalam pengkoreksian

I1 Paling kalau misalnya kendalanya kadang itu kalau misalnya

apa surat dari perorangan gitu ya misanya dari kasi ini misalnya

dari salah satu kasi itu sudah kasih konsep surat pas giliran

yang kita koreksi kan kita yang tau konsep surat nya kadang

suka ada yang ngeyel dikasih tahunya

I2 Kalau misalnya di buru2 gitu kan paling kan liat dari contoh

surat yang udah adasebelumnya kan ternyata contoh suratnya

gak rapih, jadi otomastiskan kita bikin ulang dong gimana

caranya biar surat rapih karna dari jaman dulunya udah seperti

itu kan, harusnya kan rapih tata cara pengetikan harusnya rapih

cuma karna berhubung biasanya dari yang sebelum2nya

mencontoh dari surat yang ada jadi yaudah gitu seada-adanya

itu yangg berantakan yawdah itu harusnya kan untuk buat surat

apalagi surat resmi harusnya kan rapih ya, titik koma nya

jugaharus rapih, besar kecilnya huruf jugaharus rapet, trus titik

dua harus sejajar, paragrafnya juga harus rapih. Kode2 nya

masih blum tau karna cuma pengganti tapi gak ada

pemberitahuan kalau surat ini perihalnya untuk apa.

6 Bagaimana cara mengatasinaya Pengkoreksian cara penulisan

surat dikoreksi oleh pimpinan I1 Ya paling di masukin dulu ke pimpinan nanti ujung-ujungnya

dari pimpinan juga di koreksi 7 Bagaimana pendistribusian arsip di sini? Proses pendistribusian surat

dilakukan dengan

menggandakan surat terlebih

dahulu sebelum diserahkan

kepada yang bersangkutan

I1 Biasanya di copy dulu, disimpen sih ya pastinya kan kalau

bikin surat kan gak cuma satu lembar jadi ada lembar buat arsip

sama lembar buat yang apa namanya yang megang suratnya itu,

nah biasanya distribusinya nanti surat itunya di fotokopi kalau

surat tugas paling cuma untuk 5 orang, orang yang

bersangkutan, untul bendahara, petugas pelaporan sama arsip

I5 Kalau surat tugas itu tergantung dari yang persuratankarena

namanya surat tugas itu kan suka belum tentu orang ini, udah

terbit suratnya tapi orang nya ternyata gak bisa atau

berhalangan jadi kadang tuh harus di ganti biasanya sih 2

sampe 3 hari baru bisa di terima sesuai staf deal yang berangkat

8 Adakah pencatatan pendistribusian arsip? Tidak ada catatan

pendistribusian yang dilakukan

keculai arsip yang berupa

laporan dengan ekspedisi

I1 Kalau itu sih apa namanya gak ini gak ada sih, jadi cuma ini

doang apa kalau misalnya surat itu buat siapa kaya misalnya

surat undangan ya paling kan di undagan nya itu ada

lampirannya buat siapa-siapanya jadi gak ini2in lagi, kecuali

laporan ada ekspedisinya 9 Bagaimana alur proses penerimaan surat masuk? Alur prosesan surat masuk

dilakukan berdasarkan SOP I1 Petama sih di agendain dulu, diagenda surat masuk abis di

agendain itu nanti dimintain paraf kekasubag TU karena

kasubag TU kan yang lebih tau eh apa pokoknya yang

menangani semuanya hampirsemuanya kan masalah persuratan

dan lain-lainnya abis paraf baru nanti dikasih kepimpinan abis

itu nanti kan di disposisi, nah disposisinya itu kan nantikita

lihat ke siapa misalnya ketahuan ke kasi ini kasi ini surat masuk

itu kitafotokopi trus kita kasih kopiannya itu ke kasi yang di

tuju, kalau misalnya mesti tidaklanjut sehari berikutnya kita

tanya lagi

Page 144: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

I2 Alurnya paling misalnya dari surat masuk nerima udah nerima kasih disposisi udah kasih disposisi kaya gini, trus kan nanti dri

pak asep di kasih paraf dongke kepala pelabuhan , dari kalabuh

disposisi lagi ceklis misalnya ke kasi siapa misal ke kasubag

TU sama misalnya tata kelola contreng, biasanay di fotokopi,

misalnya dilihat ada berapa nih di contreng nya misalnya ada 2

udah kaya gitu fotokopi itu biasanya 3, satu buat kasi tata

usaha, satu buat tata kelola, yang satu lagi kalau misalnya

memang itu surat undangan pasti kan di bikinin buat surat

tugas, nah satunya itu buat lampiran surat tugas buat di kasihi

ke bagian keuangan buat dasar untukk pencairan kaya uang

transport , jadi kalau surat undangan biasanyadi satuin sama

surat tugas sebagai dasar unk pencairan uang dari

keuanagannya itu loh. Jadi tata kelola dapet, tata usaha juga

dapet, keuangan juga dapet buat pencairan data trus yang

aslinya itu buat arsip kita. 10 Berapa lama sih pemprosesan surat masuk? Surat masuk diproses dengan

waktu perkiraan setengah jam I1 Kalau ada pimpinan ada di ruangannya sih biasanya paling

stengah jam, kalau lagi keluar harus menunggu 11 Adakah SOP mengenai SOP tentang surat masuk? Sudah memiliki SOP Surat

Masuk I1 ada, dedepan juga ada banner alur surat masuk

I3 Oh ada, jelas di PPN karangantu saya kira sudah lama berlaku

itu, kalau unk sop penyimpanan itu tadi kelemahan kita kita

belum punya gedung arsip. 12 Kapan surat balasan dapat di ambil? Surat balasan memakan waktu

sekitar 2-3 hari

I1

Biasanya waktunya sih biasa 1 minggu kalau unk

mahasiswa,soalnya kan mahasiswa itu biasanya gak mungkin

kepala pelabuhan yang nanganin jadi harus ke kasi, kasi juga

kan kadang ada kerjaan lain jadi proses dari kasinya yang lama,

misalnya untuk pkl tanggal berapanya kasi yng nentuin paling

cepat 3 hari I2 Tergantung dari atasan, kalau kaaya kemaren bisa cepet bisa

lambat karenakan kaya kalau misalnya pak bambang ada pak

asep ada ya bisa cepet, paling cepet sehari juga jadi, tapi kalau

itu misalnya bisa 2-3 hari kaya kan suka dinas gitu I7 Kalau disini mah cepet, kita kan ngirimin surat ini pas hari

senin nah di kasih nomor telepon tuh di mintain nomor telefon

sama satpam, besok pagi nya di telpon suruh dateng kesini buat

ngambil surat acc dari sini kalau bahwa di sini itu udah di

terima PKLnya nanti minta kepastian dri PPN Karangantu

mulainya bisa kapan trus seninnya langsung ikut apel

Page 145: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

KATEGORISASI DATA

Penggunaan

Q

I

Pertanyaan/Jawaban Kesimpulan

1 Sistem penyimpanan arsip apa yang digunakan di sini? Penyimpananan arsip belum

semua menggunakan kode

klasifikasi arsip I1 Kalau kepegawaian yang terkait kepegawaian kodenya KP,

kepegawaian juga kan ada macm-macem kan kode

klasifikasinya trus kalau tata Usaha TU kaya gitu nanti

diarsipinnya eh TU TU misalnya TU 330 itu kan undagan nanti

segala sesuatu yang masuk surat masuk ataupun keluar ituyang

terkait dengan undagan disimpen nya di TU 330.

I4 arsip saya kan digolongkan itu sesuai dengan ininyakan

jenisnya misalkan spj perjalanan ya spj perjalanaan semua dari

tanggal awal sampe tanggal akhir setiap bulan itukan beda-

beda, satu bulan tutup ganti lagi satubulan tutup satu bulan

tutup, trus kalau dia spj uang persediaan itu tersendiri jadi

gampang nyari sudah klasifikasinya sudah sesuai. kalau yang

dipersuratan itu kadang kitacari satu surat pun masih agak

susah, surat masuk surat keluar juga tetep susah nyarinya,

mungkin karena menyimpan arsip itu tidak sesuai dengan

nomor agenda jadi tidak berurut sesuai nomor agenda kan kalau

sesuai nomor agenda kan ada bukunya tuh misal surat masuk

atau keluar kita liat oh ini nomor sekian jadi ketikanyari ke

odner mestinya harus langsung ketemu, kadang gak ada di situ

menyusunnya itu tidak sesuai nomor agenda dan susah

nyarinya. Kalau nyari sendiri susah tapi kalau yang nyari orang

yang ngarsip itu bisa cepet tapi kalauyang ngarsip gak ada ya

gak kan ada yang bisa nyari karena susunannya tidaksesuai

sama itu kan. Kalau di cari sama orangnya sih cepet sekitar 10

menit tapi kadang sampe seharian pun pernah ada gak ketemu,

ketemu besoknya mungkin karna nyelip atau karna nyarinya

buru-buru. pernah nyari SK juga susah, karena kan waktu pas

nyari juga kan orangnya gak ada yangg megang arsip itu gak ketemu, pas besoknya dia ada nyari ketemu tapi lama juga sih

sekitar 15 menitan. Kalau bagusnya sih arsip sesuai nomor

agenda kalau mau, sesuai klasifikasi begitu kan sesuai kode

lebih enak lagi

2 Apakah arsip yang ada harus di klasifikasikan? Arsip surat msuk dan surat

keluar tidak ada

pengklasifikasian I1 Harusnya sih kaya gitu di klasifikasikan,Cuma di kita gak,di

kita masih surat masuk ya surat masuk, surat keluar ya surat

keluar berdasarkan nomor aja gak sesuai klasifikasi karena

kalau lebih enak kan kalau klasifikasi itu kan pake filling

cabinet tapi kan gak ada filling kabinet yag disediainnya tuh

lemari terus bukan filling kabinet makanya pake itu, makanya

di bolongin pake ordner pake lemari bukan pake filling kabinet

3 Apa sitem yang digunakan? Sentralisasi atau desentralisasi? Menggunakan asas sentralisasi

dan desentralisasi I1 Kalau unk surat masuk itu sentralisasi, tapi kalau untuksurat

keluar kadang yang terkait laporan itu laporanjuga kan

Page 146: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

termasuk surat keluar itu desentralisai, yang nyimpen laporan itu ya yang buat laporan saya gak nyimpen gitu saya cuma

ngasih nomor aja.

4 Siapa yang bertanggung jawab dalam pengarsipan? Yang bertanggungjawab dalam

pengarsipan dilimpahkan pada

pembuat rsip kecuali surat

masuk dan keluar disimpat oleh

petugas persuratan

I1 Kecuali laporan yah, kalau laporan itu tadi, laporankan

nyimpen sendiri kecuali unk kaya surat undagan, surat

keluar,surat tugas, atau surat pentinglainnya ya itu cuma 1

orang yang nyimpen sipetugas persuratan sama arsip itu

5 Bagaimana proses penyimpanan arsip? Penyimpanan surat masuk dan

surat keluar belum

menggunakan kode

pengklasifikasian sedangkan

laporan disimpan per kegiatan

I1 Kalau tentang arsip kan pertama abis nyiptain arsip itu nanti

kan ada arsip untuk kita nah arsip yang harus kita simpen itu

biasanya dari nomornya itu kan udah ada klasifikasinya sendiri

sampe sekarang sih masih sesuai ini aja nyimpennya, jadi

sesuai nomornya aja surat masuk ya surat masuk surat keluar ya

surat keluar jadi gak sesuai dengan kode klasifiaksi

I4 Sesuai klasifikasinya

I5 Disusun setiap kegiatan sendiri, kalau udah selese kaya gitu

kansetahun laporan setaun-setaun gitu jadi gampang nyarinya

6 Ada tidak prosedur penyimpanan arsip? Prosedur penyimpanan disesuai

kan dengan peralatan yang

digunakan I1 Kalau pake filling kabinet sih ada, pake folder lagi, pake map

gantung nanti ditulis ujung-ujung nya gitu tapi kan yang di

karangantukan masih pake lemari bukan filling kabinet, jadi ya

biasa kalau pake ordner yah harus di bantek mau gak mau

kalau sebenernya sih kalau unk arsip sendiri sekarang udah gak

boleh pake ordner dibolongin itu, karena itu gak disediain

filling kabinetminta fillingkabinet dikasihnya lemari lagi dari

2015.

I4 Kalau peraturan pasti ada

7 Adakah arsip yang telah disimpan di pinjam? Arsip yang sering dipinjam

terdiri dari arsip BMN, Surat

masuk dan arsip keuangan I1 Yang minjem ya banyak, kadang ada yang pinjem arsip surat

keluar, kaya misalnya yang lebih sering pinjem sih kaya pak

siswanto terkait BMN, kalau BMN KTU nyuruh nyimpen,

Cuma BMN doang kalau kaya laporan statistik, pipp itu

orangnya

I2 Pernah, biasanya ada dari kepegawaian pak prijambodo

I3 Ya biasanya yang sering di pinjem itu adalah yang pertama

surat masuk terkait dengan kegiatan yang kedua arsip-arsip

keuangan terkait dengan adanya pemeriksa misalnya dari BPK

dari inspektorat kalau memang mereka nanya 5 tahun ke

belakanng atau 10 tahun yang kebelakang.

I4 Iya pernah,

8 Arsip aja yang seringdi pinjem?

I1 Yang lebih sering sih BMN,

I2 Biasanya surat masuk 9 Pernahkan arsip tidak ditemukan ketika arsip di cari? arsip yang tidak ditemukan

disebabkan karena arsip terselip

dan hilang I1 Pernah sih, sejauh ini sih pernah karena memang tadinya

disangkanya hilang tapi ternyata setelah diobrak-abrik keselip,

jadi sebelumnya pernah ada yangpinjem trus sayanya lupa

balikin ke tempat semula nya itu

I2 yang wartu itu, SK-SK mba negsihyangsebundel ilang, ya

makanya itu padahalkan istilahnya udahdi taruh di dalam lemari

tapi kok masih bisa ilang, dan makanya itu fungsinya kenapa

Page 147: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

gakboleh pake lemari yang berkaca karena orang tau kan sk itu penting

I4 Pasti adalah tapi hanya nyelip doang atau nyarinya terburu-

buru, oh itu mah yang arsip kepegawaian itu mah satu ordner

hilang kayanya ada yang minjem gak ngomong dan gak

dibalikin karena itukan posisinya sedang di luar lemari baru

ngambil sesuatu belum dimasukin ke lemari

10 Bagaimana upaya menanganinya? Pencegahan dari kehilangan

dengan menggandakan arsip. I1 Kalau sekarang sih kan udah ada ininya, saya bikin di exel

kalau ada yang pinjem

I2 Untungnya kan kalau untuk kaya yang penting-penting gitu

punya arsip masing-masing yang bersangkutannya juga megang

kepegawaian juga megang, sekertaris juga katanya megang gitu

I4 Arsip itu kan bukan disitu doang, ada yang di persuratan kalau

kearsipan pasti ngarsip kan ya jadi minta lagi ke situ yang ada

di istu, yang gak ada di situ ya misal ada di kepegawaian ya ke

kepegawaiandan untuk mencegahnya?Arsipkan ya pastinya kan

kalau nyimpen arsip itu harus hati-hati apalagi yang penting

taruh dalem lemari dikunci kalau keluar sebentar mah di kunci 11 jenis arsip apa aja yang di simpandi sini? Arsip yang disimpan arsip aktif

adan inaktif I1 Aktif sama inaktif 12 Jenis peralatan dan perlengkapan apa aja yang digunakan? perlengkapan dan peralatan yang

digunakan alat tulis, lemari, rak

besi, kardus khusus arsip, ordner

dan map pelastik

I1 Ya paing kalau misalnya buku agenda harus ada pulpen alat

tulis kaya gitu,scanner, printer, lemari

I2 Biasanya scan, biasanya scanan itu kalau ada surat masuk itu di

scan unk istilahnya soft copy, lemari

I3 Disini penyimpanan arsip pertama kita punya gedung walopun

belum dijadikan bahwa itu gedung arsip paling tidak kita

punya ruangan yang di khususkan untuk arsip yang kedua

ketika sudah ada di ruangan arsip itu di taruh ada yang di lemari

ada yang di rak ada juga yang di kardus kardus khusus arsip

sehingga kita yang pertama untuk kemanan yang kedua untuk

mempermudah mencari arsip itu ketika dibutuhkan.

I4 Lemari pake ordner ada yang di bolongin ada yang gak, map

plastik 13 Apakah sudah sesuai dengan sistem penyimpana arsip? Arsip yang di simpan belum

sesuai dengan sistem

penyimpanan arsip I1 Harusnya pake filling kabinet sih

I2 Yangg saya tau kan dari waktu itu pernah ikut diklat kearsipan

itu yang namanya arsip penting gakboleh yang berkaca kaya

SK-SK, trus kaya buat dokumen-dokumen unk kontrak. Kalau

dari diklat sih gitu

14 Apakah alat yang digunakan sudah lengkap? Alat yang digunakan sudah

lengkap I1 Karena kita gak punya filling kabinet sih jadi pake lemari,

lengkap mah lengkap kalau untuk penyimpanan yang sekarang

itukarena posisi filling kabinet yang seharusnya ada diganti

dengan lemari, jadi lengkap mah lengkap aja, kecuali filing

kabinet gak ada lemari gak ada, map gantung itukan khusus

untuk filling kabinet, filling kabinet aja kita gak punya

I2 Kayanya udah cukup karena dilihat dari lemari yang ada sih

bayak yang kosong, masih baru karna yang lama sih udah di

pindahkan ke ruang arsip sana ruangarsip, jadi kalau mau nyari

ya lama sih kesana di ruang arsip

Page 148: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

I3 Mayoritas sudah lengkap cuma kita itu belum punya gedung arsip sendiri, sudah lengkap hanya keterbatasan gedung.

I4 Kan setiap tahun nambah aset nambah lemari

Page 149: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

KATEGORISASI DATA

Pemeliharaan

Q

I

Pertanyaan/Jawaban Kesimpulan

1 Adakah arsip yang disimpan ada yang rusak? Pernah ditemukan arsip rusak

karena rayap saat proses

penghapusan I1 Waktu pas penyusutan 2015 kemaren beberapa asrip itu rusak

dimakan rayap naronya dilemari kayu arsip surat masuk dan

keluar tahun 2010 kebawah kalau gak salah karena nyimpennya

di lemari kayu

I2 waktu itu yang di ruangan sebelah sana, gara di taruh di lemari

kayu sedangkan lemari kayu itu kan rayap apa

2 Bagaimana cara mengatasinya? Pemeliharaan yang dilakukan

dengan menyimpan arsip

dilemari besi, I1 Ya harusnya sih sekarang kan arsip penting yang untuk suatu

organisasi itu penting, jadi mau gak maukalau nyimpen arsip itu

harus diruangan yang khusus memang untuk arsip, lemarinya

juga kalau pun memang mau ditaruhnya di lemari, lemarinya

yang besi. Trus ruanganya juga khusus udah gitu ruangannya

juga pake pendingin ruangan, jadi gak cuma orang aja yang

butuh ac arsip juga butuh

3 Upaya yang dilakukan untuk mencegah?

I1 Sekarang udah pake besi semua sih

I2 Dibersihin aja kan kotor pastiya

I3 Ya salah satu upayanya yang sifatnya misalkan dokumen itu

tebel besar dan tidak bisa dimasukin ke dus dan ini lebih

penting kita masukin ke lemari besi tapi di situ sudah kita

merekin di dalam lemari besi itu ini dokumen apa sudah

dikelompok-kelompokkan.

4 Bagaimana pengamanan arsip? Pengamaan arsip dilakukan

dengan menggunakan kardus

khusus arsip, disimpan di

ruang arsip

I1 Sekarang udah, ruangannya udah khusus sendiri, ada Acnya,

I3 ruangan arsip itu di taruh ada yang di lemari ada yang di rak

ada juga yang di kardus kardus khusus arsip sehingga kita yang

pertama untuk kemanan yang kedua untuk mempermudah

mencari arsip itu ketika dibutuhkan.

5 Bagaimana perawatan arsip yang ada di PPNK? perawatan yang dilakukan dengan memfogging dan

kamper I1 Dirapiin, kemaren sih di fogging takut ada nyamuk,,,

I3 Ya paling kita kan di kantor ini suka mengadakan kerja bakti 2

minggu sekali kadang kita suka intruksikan kerja bakti

dilingkungan kerjanya di lingkungan ruangan masing-masing

salah satunya itu upaya kita.

I4 Gak yah pak, lemari kan bersih di kunci kasih kamper kalau

pake kamper itu kuat gak rusak, gak ada apa namanya kecoa,

kalau ada kecoa kan abis itu dimakanin kecoa

6 Dimana arsip-arsip itu disimpan? Arsip disimpan diruangn

pegawai dan diruang arsip I1 Ada ruanngannya, ada ruagan arsip, kalau normalnya sih semua

yang tadi saya bilang yang desentralisasi sama sentralisasi itu

mereka bisa simpen laporan-laporannya misal laporan itukan

desentralisasi itu bisa nyimpen juga di situ tapi tanggung jawab

sendiri. Kalau diruangan saya itu yang aktif aja

Page 150: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

I2 Setiap itu masing-masing megang pasti itu sekertaris megang, orang kepegawaian megang, kalau bersangkutan dengan

keuangan keuangan juga megang,masing-masing tempat

I3 Yang namanya arsip itu harus nya di petugas arsip di gedung

arsip idealnya seperti itu adapun ada di beberapa ruangan atau

pegawaimau naro itu sebates fotokopian nya aja .

I4 Di ruangan sini, itu mah kan kalau udah penuh baru di pindahin

setahun pindahin setahun pindahin 7 Bagaimana keadaan ruang dan tempat penyimpanan arsip?

Harusnya tempat yang bagaimana untuk menyimpan arsip?

Keadaan tempat

penyimpanan arsip masih

bercampur dengan BMN

karena lahan yang terbatas I1 cuma belakang nya memang barang-barang yang gak kepake

BMN itu kan Ada 3 ruangan, yang tengah itu arsip, harusnya

sih gak boleh di campur karna blum punya ininya sendiri jadi

masih gabung sejauh ini setiap orang bisa masuk, lemari kan di

kunci.

I2 Karna kita lahannya terbatas jadi ruangan kosong aja di pake

buat ruangan arsip. Jangan yang lembab harus selalu ber ac

mungkin keterbatasan lahan untuk bikin ruang arsip terus

lemarinya juga, terus harusnya orang yang nanganin arsip itu

berdiri sendiri maksudnya ada petugasnya sendiri yang terfokus

samakearsipan beda sama sekertaris seharusnya, katanya seperti

itu tpi karna keterbatas SDM dan ya itu tempat

I4 Humn, kalau saat ini sih masih cukup ya mungkin kalau udah

diatas 6 bulan itu yah harus nambah tempat lagi, tapi karna

ruangannya kecil juga di sesuaikan

8 Kenapa ditaruh di ruangan tersebut? Penyimpanan arsip di campur

karena tidak ada ruangan lain

unk menyimpan I1 Gak ada tempat lagi kan kalau misalnya di taruh di ruangan ya

menuh-menuhin juga kan, jadi di taruh di situ, sebenernya

harusnya ruangannya sendiri jadi gak bisa semua orang bisa

akses ke situ, karena terkendala ruanganya gak ada lagi

I2 Ya jadi itu, unk mengatasi kalau misalnya di satu tepat hilang

kita masih punya arsipnya gitu 9 Apa yang sudah dilakukan untuk memelihara arsip? Pemeliharaan nya dengan

menggunakan ac dan disimpan

di ruangan khusus I1 Sejauh ini sih ya paling itu doang ruangannya udah punya

ruangan sendiri, kalau dulu kan masih diruang tamu itu kan

masih numpuk lemari-lemari sekarang sih udah punya ruang

sendiri pake ac, pemeliharann arsip aktif disimpen diruangan

pake ac. 10 Apakah semua arsip harus dipelihara?

I1 Seharusnya sih semuannya, yang aktif

I3 Kalau yang harusnya yang namanya arsip itu dipelihara

semuanya harusnya jadi kepadayang masing-masing ruangan

yang mempunyai arsip ya harus dipelihara, dimasukin ke

lemari, dikasih ordner, dikasih map gitu kan kaya gitu kecuali

yang sifatnya bukan arsip hanya tulisan-tulisan biasa itu kan

mungkin untuk mengingatkan sehari dua hari bisa di buang

yang namanya harus di amankan. 11 Cara penentuan arsip yang di pelihara itu gmana?

I1 Yang aktif, yang inaktif gak cuma di taruh di ruang arsip aja

Page 151: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

KATEGORISASI DATA

Penyusutan

Q

I

Pertanyaan/Jawaban Kesimpulan

1 Kegiatan penilaian arsip pernah tidak dilakukan di PPNK? Kegiatan penilaian arsip

dilakukan saat penyusutan I1 Ya itu kan ini pas mau penyusutan

2 Siapa yangg melakukan penilaian arsip? Penilaian arsip dilakukan oleh

bagian persuratan dengan

didampingi oleh arsiparis dari

kantor pusat

I1 Kalau itu dari kita petugas persuratan trus ada arsiparis yang

memang arsiparis dari pusat, jadi dari mereka sudah beredia

cuman tinggal kita aja kasih aja jadwal kapan bisa, mereka udah

ngasih surat pemberitahuan kalau memang ada penyusutan

bisanya kapan tergantung kita, di dampingi gitu kita nilainya

pertahun

I3 Mungkin untuk awal kita kasih masukan dari petugas dari sini,

baru nanti akan dicek lagi dari jakarta dilihat lagi apa betul sudah

sesuai dengan SOP untuk prosedur penyusutannya mana-mana

arsip yang harus disusutkan.

I4 Ya kan itu kan melalui proses kalau mau di hapus itu kan, dari

pusat memerintahkan trus bikin berita acara kalau arsip biasa

mah cuma beberapa tahun, kita yang ngusulin mungkin mulai

dari yang bawah dulu yah mulai bagian surat menginformasikan

ke atasannya atasan disini kan kasubag tu, kasubag tata usaha

koordinasi dengan kepala mungkin atau dengan seksi lainbaru itu

dibuat surat usulan ke pusat

3 Apakah penyusutan arsip perlu dilakukan? proses penyusutanan arsip

dilakukan tahun 2015 I1 Iya perlu biasanya tergantung kitanya ngajuinnya, trakhir tahun

2015

I2 Ya itu pasti selalu ada penyusutan arsip, perlu lah masa arsip

istilahnya yang gak begitu penting, dan mungkin apasih namanya

untuk keperluannya juga maksunya kaya undangan itu kan ada

yang undangan hari itu juga udahmaksudnya udah di tugasin dah

gak ada kepentingan paling juga jangka waktu berapa tahun dan

udah gak penah diliat-liat lagi udah gak di butuhkan lagi untuk

apa disimpan lagi

4 Bagaimana proses penyusutan arsip? Proses penyusutan arsip

diawali dengan penilaian arsip I1 Prosesnya ya itu, di keluar-keluar in dari lemari yang mana aja

yang udah gak ini, nanti di cek lagi, dimusnahin dibakar abis itu

nanti kita bikin daftar apa aja yang musnah.

I3 Kita yang ngajuin karna yang tau kondisi arsip itukan instansi

setempat kita kan sudah bisa diklasifikasikan mana yang arsip

yang sudah waktunya di penyusutan mana yangg tidak baru kita

berkirim surat ke DJPT untuk dibentuk tim penyusutan, nanti

baru tim dari jakarta gabung dengan dari petugas arsiparis ppn

karangantu diadakan penyusutan dan dibikinkan berita acaranya.

I4 kalau arsip biasa mah cuma beberapa tahun, kita yang ngusulin

mungkin mulai dari yang bawah dulu yah mulai bagian surat

menginformasikan ke atasannya atasan disini kan kasubag tu,

kasubag tata usaha koordinasi dengan kepala mungkin atau

dengan seksi lainbaru itu dibuat surat usulan ke pusat

Page 152: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

KATEGORISASI DATA

Q

I

Pertanyaan/Jawaban Kesimpulan

1 Apa yang menjadi dasar hukum prosedur pengelolaan arsip? Dasar hukum yang digunakan

dalam pengelolaan arsip

dengan peraturan menteri

kealuatn perikanan dan menteri

keuangan

I1 Itu sih selama ini pake permenkp, ada pemberkasan ada taat

naskah , ada penyusutan nah itu.

I3 Kita masih menginduk kepada peraturan yang ada di

kementerian kelautan perikaann dan kementerian keuangan.

2 Apakah ppn karangantu memiliki prosedur tetap dalam

pengelolaan arsip?

Prosedur tetap dalm

pengelolaan arsip

menggunakan peraturan

menteri kelautan dan perikanan I1 kalau kita ngikutin permen kp aja yang pemberkasan

I2 Seharusnya sih ada tapi sampai detik ini kalau unk itu cuma

hanya diberitahkan secara lisan saja, tpi maksudnya sop yang

disampaikan itu sudah benar apa tidak gak tau karna yang

biasanya pada saat menggantikan itu hanya di kasih tau secara

lisan aja gak di liatin harus seperti itu

3 Siapa yang melaksanakan pekerjaan sebagai pengelola

kearsipan?

Pekerjaan kearsipan dilakuakn

oleh satu orang

I1 Sebenernya semuanya kan ini yah penciptaan arsip kaya

laporan masing-masing, sebenrnya sih semuanya juga harus

tapi kan selama ini saya sama pak pri untuk surat keluar kalau

untuk laporan sih harusnya semuanya

I3 Kalau disini petugas arsip dengan keterbatasan sdm baru satu

orang itu nofa septayani sarjana ekonomi, hanya sifatnya arsip

temporer arsip temporar itu adanya di pak pri tapi yang

namanya arsip yang sudah memang harus disimpan kita taruh

di bagian arsiparis,

I4 Ada nofa kearsipan kan persuratan itu kearsipan itukan djadiin

satu

4 Apa saja kendala dalam pengelolaan arsip? Munculnya permasalahan

dalam penyimpanan arsip

dikarenakan belum sesuai

dengan kode pengklasifikasian

I1 Penyimpanan yang belum sesuai kode klasifikasi, masih pake

lemari, ordner harusnya kan udah pake filling kabinet, ruang

arsip juga belum tersendiri

I3 Ya sekarang ini lagi proses pembenahan sudah meminimalisir

untuk hal itu terjadi jadi sekarang sudah memang mulai bagus

karna petugasnya yang ditunjukpun dia sudah sering kali

diikutsertakan dalam acara diklat walopun dia belum pns latar

pendidikannya bukan arsiparis gitu kan tapi dengan

pengalaman sering ikut sosialisasi dia sekarang sudah

memahami. 5 Siapa yang bertanggung jawab atas arsip? Yang pertanggung jawab atas

arsip bagian persuratan dan

yang punya arsip tersebut I1 Selama ini sih ya satu orang itu bagian persuratan, kalau

laporan yang bikin iya ke bagian persuratan juga.

I4 Ya yang ada diruangan disitulah, yang punya arsip yang

ngerjain itu kalau arsip yang di ruangan, kalau bagian

persuratan ya dia bertanggung jawabnya di arsip dia persuratan 6 Apakah SDM sudah memadai atau cukup antara jumlah tenaga

Page 153: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

kerja dengan jumlah arsip? Jumlah sumberdaya manusia

yang menangani masalah

kearsipan belum cukup bila

dilihat dari volume arsip ayng

terus bertambah

I1 Tidak

I3 Belum, karena petugas arsip yang ada di PPN masih ada tugas-

tugas tambahannya malah jadi bukan ditangani satu orang

arsip itu jadi misalkan arsip ditangani oleh sodara nofa, nofa itu

bukan hanya itu tupoksinya dia juga sebagai petugas

persuratan dia juga sebagai sekertaris pimpinan, harusnya lebih

konsentrasi.

I4 Gak, kurang menurut saya

7 Berapa banyak arsip nya?

Surat keluar dalam sebulan

diperkirakan sekitar 50an,

surat masuk sekitar 30an I1 Sebulan itu nyampe 50an surat keluar sebulan bisa lebih kadang

kalau surat masuk sih paling 30

8 Apakah pelaksanaan arsip sudah sesuai dengan dasar hukum? Pelaksanaan sistem kearsipan

belum sepenuhnya berdasarkan

dengan dasar hukum tentang

kearsipan yang berlaku

I1 Kalau sejauh ini sih belum semuanya, tata naskah udah, unk

khusus pemberkasan aja

I3 sudah

9 Cara mengatasinya? Butuh penambahan SDM

penelola kearsipan I1 Ada SDM tambahan untuk bantuin.

10 Adakah ada evaluasi unk pengelolaan arsip? Evaluasi mengenai pengelolaan

kearsipan masih jarang

dilakukan. I1 Selama ini kan arsip dipandangnya apa sih arsip, gak penting

gitu perlakuannya juga yang masih gitu, sampe sekarang aja

kan belum punya ruangan khusus sendiri, gak setiap tahun sih

paling spontanitas aja, dari atasan sih belum paling kita nya aja

minta

I3 Ya paling evaluasi kita 6 bulan sekali, kadang petugas itu kan

ada keterbatasan petugas yang ada satu orang yang menangani

arsip tapi petugas arsip juga ada tugas-tugas tambahan yang

lain yang akhirnya kadang dia lupa kaya gitu kan seharusnya

cepet di arsipkan dia masih ada di mejanya kaya git-gitu aja dan

untuk peralatan diadakan menginventalisir kebutuhan

Page 154: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik

KATEGORISASI DATA

No Dimensi Kesimpulan

1 Penciptaan Arsip yang diciptakan berupa gambar dan surat-menyurat, Tidak ada terget

yang ditetapkan dalam pembuatan surat, hanya terakumulasi saat di akhir tahun,

Penciptaan arsip dilakukan dengan menggunakan konsep, Konsep surat dapat

dibuat oleh siapa saja, Masih terdapat perbedaan dalam tata cara pembuatan

surat sehingga memerlukan waktu lagi dalam pengkoreksian, Pengkoreksian

cara penulisan surat dikoreksi oleh pimpinan Proses pendistribusian surat

dilakukan dengan menggandakan surat terlebih dahulu sebelum diserahkan

kepada yang bersangkutan, Tidak ada catatan pendistribusian yang dilakukan

keculai arsip yang berupa laporan dengan ekspedisi, Alur prosesan surat masuk

dilakukan berdasarkan SOP, Surat masuk diproses dengan waktu perkiraan

setengah jam, Sudah memiliki SOP Surat Masuk, Surat balasan memakan

waktu sekitar 2-3 hari

2 Penggunaan Penyimpananan arsip belum semua menggunakan kode klasifikasi arsip, Arsip

surat msuk dan surat keluar tidak ada pengklasifikasian, Menggunakan asas

sentralisasi dan desentralisasi, Yang bertanggungjawab dalam pengarsipan

dilimpahkan pada pembuat rsip kecuali surat masuk dan keluar disimpat oleh

petugas persuratan, Penyimpanan surat masuk dan surat keluar belum

menggunakan kode pengklasifikasian sedangkan laporan disimpan per kegiatan,

Prosedur penyimpanan disesuai kan dengan peralatan yang digunakan, Arsip

yang sering dipinjam terdiri dari arsip BMN, Surat masuk dan arsip keuangan,

arsip yang tidak ditemukan disebabkan karena arsip terselip dan hilang,

Pencegahan dari kehilangan dengan menggandakan arsip, Arsip yang disimpan

arsip aktif adan inaktif, perlengkapan dan peralatan yang digunakan alat tulis,

lemari, rak besi, kardus khusus arsip, ordner dan map pelastik, Arsip yang di

simpan belum sesuai dengan sistem penyimpanan arsip, Alat yang digunakan

sudah lengkap

3 Pemeliharaan Pernah ditemukan arsip rusak karena rayap saat proses penghapusan,

Pemeliharaan yang dilakukan dengan menyimpan arsip dilemari besi,

Pengamaan arsip dilakukan dengan menggunakan kardus khusus arsip,

disimpan di ruang arsip, perawatan yang dilakukan dengan memfogging dan

kamper, Arsip disimpan diruangn pegawai dan diruang arsip, Keadaan tempat

penyimpanan arsip masih bercampur dengan BMN karena lahan yang terbatas,

Penyimpanan arsip di campur karena tidak ada ruangan lain unk menyimpan,

Pemeliharaan nya dengan menggunakan ac dan disimpan di ruangan khusus

4 Penyusutan Kegiatan penilaian arsip dilakukan saat penyusutan, Penilaian arsip dilakukan

oleh bagian persuratan dengan didampingi oleh arsiparis dari kantor pusat,

proses penyusutanan arsip dilakukan tahun 2015, Proses penyusutan arsip

diawali dengan penilaian arsip

Page 155: PENGELOLAAN ARSIP DI PELABUHAN PERIKANAN …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/PENGELOLAAN... · Pada hasil pengawasan kearsipan yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik