pengelolaan arsip di pelabuhan perikanan …repository.fisip-untirta.ac.id/997/1/pengelolaan... ·...
TRANSCRIPT
PENGELOLAAN ARSIP
DI PELABUHAN PERIKANAN NUSANTARA
KARANGANTU KOTA SERANG
SKRIPSI
Diajukan sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Sosial pada Konsentrasi Manajemen Publik
Program Studi Ilmu Administrasi Negara
Oleh
RIRIN NURHIDAYAH
NIM. 6661100626
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA
SERANG, 2017
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
“Cukuplah Allah bagiku, tidak ada Tuhan selain Dia.
Hanya kepada-Nya aku bertawakal” (At-Taubah : 129)
“Sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang beriman”
(Q.S Al-Anfal: 19).
Skripsi ini kupersembahkan
Untuk Ibu dan Bapak
dan orang-orang yang aku sayangi, yang telah memberikan
motivasi, inspirasi dan tiada henti memberikan dukungan,
dan doa serta kasih sayangnya.
ABSTRAK
Ririn Nurhidayah. NIM. 6661100626. Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan
Nusantara Karangantu Kota Serang. Pembimbing I : Dr. Ipah Ema Jumiati, M.Si
dan Pembimbing II : Listyaningsih, M.Si
Penelitian ini dilakasanakan di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota
Serang karena dilatar belakangi oleh sulitnya mencari kembali arsip pada saat
diperlukan, hilangnya arsip yang penting, tidak ada tenaga fungsional kearsipan
dan tenaga teknis belum mencukupi, kurang adanya kesadaran para pegawai
terhadap peranan dan pentingnya arsip. Tujuan penelitian ini adalah untuk
mengetahui bagaimana pengelolaanarsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara
Karangantu Kota Serang. Metode penelitian yang digunakan adalah metode
deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan yang diambil dalam
pelaksanaan ini dibatasi pada pegawai yang mengelola arsip dan pengguna arsip
pada Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu. Teknik pengumpulan data yang
dilakukan adalah dengan cara observasi, wawancara dan dokumentasi. Teknik
analisis data yang digunakan adalah teknik analisis data menurut Miles and
Huberman. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa pengelolaan arsip di
Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu dapat dikatakan masih belum cukup
baik, hal ini dapat dilihat dari sistem penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan
penyusutan yang dilakukan belum maksimal dalam pelaksanaannya.
Kata Kunci : Pengelolaan Arsip, Pelabuhan Karangantu
ABSTRACT
Ririn Nurhidayah. NIM. 6661100626. Archive Management at Fishery Harbour
of Karangantu City of Serang. The 1st
advisor: Dr. Ipah Ema Jumiati, M. Si. 2nd
advisor: Listyaningsih, M.Si
This research was conducted at Fishery Harbour of Nusantara Karangantu
Serang City due to the difficulty of recovering archives when needed, missing
important archives, no functional staff of archives and insufficient technical
personnel, lack of awareness of employees on the role and importance of the
archives. The purpose of this study is to find out how the management of archives
at the Harbour of Fisheries Nusantara Karangantu Serang City. The research
method used is descriptive method with qualitative approach. The informants
taken in this exercise are limited to employees who manage archives and archival
users at Fishery Harbour of Nusantara Karangantu. Data collection techniques
are done by way of observation, interview and documentation. Data analysis
techniques used are data analysis techniques according to Miles and Huberman.
The results of this study indicate that the management of archives in the Harbour
of Fisheries Nusantara Karangantu can be said is still not good enough, it can be
seen from the system creation, use, maintenance and depreciation is not
maximized in implementation.
Keywords: Archive Management, Karangantu Fishery Harbour
i
KATA PENGANTAR
Bismillaahirrahmaanirrahiim
Assalaamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH Subhanahu wa
Ta’ala atas limpahan berkah, rahmat dan izin-nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan
Nusantara Karangantu Kota Serang” ini hingga selesai. Shalawat serta salam
semoga tetap tercurahkan kepada junjungan Nabi Besar Muhammad SAW, dan
para pengikutnya sampai akhir zaman.
Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Sosial pada Konsentrasi Manajemen Publik Program Studi Administrasi
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dan masih jauh dari
kesempurnaan baik teknik penyusunan penulisan maupun isi dari materi yang
disajikan, hal ini disebabkan karena keterbatasan kemampuan dari penulis.
Penulisan skripsi ini tidak lepas dari peran berbagai pihak yang turut
memberikan kontribusi, bantuan, dan dukungan kepada penulis. Untuk itu, penulis
menguapkan terimakasih kepada:
1. Prof. Dr. H. Sholeh Hidayat, M.Pd., Rektor Universitas Sultan Ageng
Tirtayasa.
ii
2. Dr. Agus Sjafari, M.Si., Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
3. Rahmawati, S.Sos., M.Si., Wakil Dekan I Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
4. Imam Mukromam, M.Si., Wakil Dekan II Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
5. Kandung Sapto Nugroho, S.Sos., M.Si., Wakil Dekan III Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
6. Listyaningsih, S.Sos., M.Si., Ketua Program Studi Ilmu Administrasi
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng
Tirtayasa dan sekaligus Dosen Pembimbing II Skripsi yang telah berjasa
memberikan begitu banyak arahan, petunjuk, dan masukan yang sangat
berarti kepada penulis selama proses penyusunan skripsi ini berlangsung.
Sehingga skripsi ini menjadi suatu karya ilmiah yang utuh dan kredibel.
7. Riswanda, Ph.D., Sekretaris Program Studi Ilmu Administrasi Negara
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
8. Dr. Ipah Ema Jumiati, S.IP., M.Si., Dosen Pembimbing I Skripsi yang
telah berjasa memberikan begitu banyak arahan, petunjuk, dan masukan
yang sangat berarti kepada penulis selama proses penyusunan skripsi ini
berlangsung. Sehingga skripsi ini menjadi suatu karya ilmiah yang utuh
dan kredibel.
iii
9. Deden M. Haris, S.Sos., M.Si., Dosen Pembimbing Akademik yang telah
berjasa memberikan bimbingan, arahan, petunjuk, dan saran yang sangat
berarti kepada penulis selama menjalani perkuliahan.
10. Seluruh Dosen Akademik Program Studi Ilmu Administrasi Negara
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa,
yang telah berjasa begitu besar dalam memberikan ilmu pengetahuan yang
sangat bermanfaat kepada penulis.
11. Bapak Hari Bintoro dan Ibu Eti Umiyati untuk setiap do’a tulus, ikhlas,
kesabaran dan motivasi yang diberikan kepada penulis.
12. Pihak Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu yang telah memberikan
izin kepada penulis untuk melakukan penelitian mengenai Pengelolaan
Arsip di PPN Karangantu.
13. Keluarga Chan tersayang, Annisa Auliani, Amala Nursyamsi, Atiah, Dian
Prihandini, Lina Nuryanti Sari, dan Sri Wahananing Dyah untuk
kebersamaannya dalam menjalani hari-hari yang sangat indah, berkesan,
dan penuh makna di dalam perkuliahan.
14. Sahabat-sahabat Ilmu Administrasi Negara Angkatan Tahun 2010 yang
telah mencerahkan hari-hari di kelas.
15. Serta semua pihak yang telah banyak memberikan bantuan, dukungan, dan
motivasi kepada penulis dalam pelaksanaan penelitian dan penulisan
skripsi ini.
iv
Semoga ALLAH Subhanahu wa Ta’ala membalas setiap kebaikan yang
telah diberikan Bapak/Ibu, Saudara/Saudari dengan sebaik-baiknya kepada
penulis. Penulis menyadari segala kekurangan dan ketidaksempurnaan di dalam
penulisan hasil karya ilmiah ini. Akhir kata, besar harapan penulis semoga hasil
karya ilmiah ini dapat memberikan manfaat bagi pengembangan ilmu
pengetahuan.
Aamiin ya Rabbal’alamin
Wassalamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh
Serang, Agustus 2017
Penulis
Ririn Nurhidayah
v
DAFTAR ISI
Halaman
PERNYATAAN ORISINALITAS
LEMBAR PERSETUJUAN
LEMBAR PENGESAHAN
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
ABSTRAK
ABSTRACK
KATA PENGANTAR................................................................................. i
DAFTAR ISI................................................................................................ v
DAFTAR TABEL...................................................................................... .. viii
DAFTAR GAMBAR................................................................................... ix
DAFTAR SKEMA....................................................................................... x
DAFTAR LAMPIRAN................................................................................
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah.......................................................... 1
1.2 Identifiksi Masalah.................................................................. 11
1.3.Batasan Masalah...................................................................... 11
1.4 Rumusan Masalah.................................................................... 12
1.5 Tujuan Penelitian..................................................................... 12
1.6 Manfaat Penelitian................................................................... 12
BAB II TINJAUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN, DAN ASUMSI
DASAR
2.1 Tinjauan Pustaka
vi
2.1.1 Konsep Manajemen
2.1.1.1 Definisi Manajemen.......................................... 14
2.1.1.2 Unsur-unsur Manajemen.................................. 16
2.1.1.3 Prinsip-prinsip Manajemen.............................. 16
2.1.1.4 Fungsi-fungsi Manajemen................................. 17
2.1.2 Konsep Arsip
2.1.2.1 Definisi Arsip.................................................... 19
2.1.2.2 Definisi Kearsipan............................................. 26
2.1.2.3 Peranan Kearsipan............................................. 32
2.1.2.4 Tujuan Kearsipan.............................................. 32
2.1.2.5 Sistem Penyimpanan Arsip............................... 34
2.1.2.6 Siklus Hidup Arsip............................................ 43
2.1.3 Konsep Manajemen Kearsipan
2.1.3.1 Definisi Manajemen Kearsipan......................... 47
2.1.3.2 Sistem Pengelolaan Kearsipan.......................... 47
2.1 Penelitian Terdahulu................................................................ 49
2.3 Kerangka Pemikiran................................................................ 50
2.4 Asumsi Dasar Penelitian.......................................................... 52
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Metode Penelitian.................................................................... 53
3.2 Ruang Lingkup dan Fokus Penelitian...................................... 53
3.3 Lokasi Penelitian...................................................................... 54
3.4 Variabel Penelitian dan Fenomena yang dihadapi
3.4.1 Definisi Konsep............................................................. 54
3.4.2 Definisi Operasional...................................................... 55
3.5 Instrumen Penelitian................................................................ 56
vii
3.6 Informan Penelitian.................................................................. 56
3.7 Teknik Pengumpulan Data....................................................... 57
3.8 Teknik Pengolahan dan Analisis Data..................................... 59
3.9 Uji Keabsahan Data................................................................. 61
3.10 Jadwal Penelitian................................................................... 63
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Deskripsi Objek Penelitian...................................................... 64
4.2 Deskripsi Data Penelitian......................................................... 67
4.3 Deskripsi Hasil Penelitian........................................................ 69
4.4 Pembahasan hasil Penelitian.................................................... 94
BAB V PENUTUP
5.1Simpulan................................................................................... 100
5.2Saran......................................................................................... 101
DAFTAR PUSTAKA.................................................................................. 102
LAMPIRAN.................................................................................................
RIWAYAT HIDUP......................................................................................
viii
DAFTAR TABEL
Halaman
1.1 Laporan Kondisi Barang................................................................ 10
3.1 Informan Penelitian........................................................................ 57
3.2 Pedoman Wawancara..................................................................... 58
3.3 Jadwal Penelitian........................................................................... 63
4.1 Daftar Informan............................................................................. 69
4.2 Daftar Arsip yang Dimusnahkan................................................... 84
ix
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1.1 Penyimpanan Arsip di Lemari Pegawai......................................... 5
1.2 Penyimpanan Arsif Inaktif............................................................. 6
1.3 Pengumuman Hilangnya Arsip...................................................... 7
1.4 Arsip diletakkan dilantai dan di atas lemari................................... 9
1.5 Gudang Arsip................................................................................. 10
2.1 Lingkaran hidup kearsipan............................................................. 45
2.2 Model Siklus hidup........................................................................ 46
3.1 Analisis Data Model Interaktif Miles & Huberman...................... 60
x
DAFTAR SKEMA
Halaman
2.1 Kerangka Berpikir.......................................................................... 51
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Indonesia sebagai suatu negara maritim dan kepulauan terbesar di dunia
dengan jumlah sekitar 17.504 pulau pada tahun 2003. Indonesia memiliki rentang
wilayah pantai yang membentang panjang, yaitu sekitar 81.000 km garis pantai
dan wilayah laut yang sangat luas, yaitu 5,8 km2 atau 3/4 dari total wilayah
Indonesia. Wilayah laut yang luas ini menyebabkan banyak kegiatan ekonomi
penduduk khususnya dalam sektor kelautan dan perikanan. Oleh karena itu, untuk
memanfaatkan berbagai potensi Sumber Daya Alam yang dimiliki tersebut, maka
diperlukan kesiapan sarana dan prasarana yang memadai serta kesiapan Sumber
Daya Manusia yang handal.
Salah satu instansi publik yang berwenang secara langsung untuk
menyelenggarakan urusan di bidang kelautan, dan perikanan dalam pemerintahan
adalah Kementerian Kelautan dan Perikanan. Pada hasil pengawasan kearsipan
yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada tahun
2016, Kementerian Kelautan dan Perikanan mendapat nilai „Cukup‟ dengan aspek
yang diaudit di bidang kearsipan meliputi kebijakan kearsipan program kearsipan,
pengelolaan arsip, kelembagaan, Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan dan
prasarana dan sarana. Sebagai instansi publik yang melakukan kegiatan
pemerintahan sudah pasti tidak akan lepas dari proses administrasi dan
bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas yang diberikan, dalam hal ini salah satu
2
pertanggungjawaban yang wajib diberikan oleh instansi baik negeri maupun
swasta dengan memiliki bentuk fisik maupun output yang secara kasat mata dapat
dibuktikan. Dimana setiap kegiatan organisasi dikatakan berjalan dengan baik
apabila memiliki output yang efektif, karena output tersebut sangat berpengaruh
dalam terwujudnya Good Governance. Dimana akuntabilitas dan transparansi
merupakan prinsip-prinsip utama yang melandasi Good Governance, akuntabilitas
tersebut terdiri dari akuntabilitas keuangan, akuntabilitas administratif dan
akuntabilitas kebijakan publik. Oleh karena itu, diperlukan proses kegiatan
administrasi dalam perkantoran.yang salah satunya adalah penyimpanan arsip atau
biasa disebut dengan kearsipan. Dalam pasal 5 ayat (2) Undang-Undang tentang
kearsipan disebutkan penyelenggaraan kearsipan dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta lembaga kearsipan. Oleh
karena itu, kearsipan sangatlah penting karena arsip digunakan sebagai sumber
informasi dan pusat ingatan bagi organisasi dalam rangka melakukan kegiatan
organisasi serta membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan. Apabila
pengelolaan arsip yang dimiliki kurang baik, maka akan mempengaruhi
pengelolaan administrasi perkantoran. Sehingga akan menghambat pelaksanakan
pekerjaan organisasi di dalam mencapai tujuan yang efektif dan efesien.
Dalam manajemen perkantoran, kearsipan menjadi hal yang sangat
penting karena salah satu tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan,
komunikasi dan perekaman.
3
Selain itu arsip juga merupakan bukti otentik yang perlu dijaga dan
disimpan dengan baik, agar ketika arsip tersebut dibutuhkan maka bukti tersebut
dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Terutama arsip yang berupa laporan, di
mana laporan tersebut memiliki beberapa fungsi yaitu sebagai salah satu bentuk
pertanggungjawaban terhadap tanggung jawab yang diberikan, memberikan
informasi penting dan sebagai bahan untung pengambilan keputusan oleh instansi
pemerintah maupun swasta. Meskipun kearsipan memiliki peran yang sangat
penting, ironisnya masih banyak yang tidak melakukan penataan dan pengelolaan
arsip dengan baik dan benar, salah satunya adalah yang terjadi di Kantor
Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu, Kota Serang. Karena berdasarkan
pasal 33 Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa, Arsip
yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan
sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara. Oleh karena itu,
menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip merupakan hal yang sangat
penting dilakukan sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada negara.
Daur hidup arsip dalam Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan terdiri dari empat komponen yaitu penciptaan, penggunaan,
pemeliharaan dan penyusutan. Dengan adanya pemeliharaan arsip mencegah
kerusakan arsip secara aktif dan efisien, memper koordinasi dalam pelaksanaan
tugas, memperkecil gangguan terhadap organisasi, mencegah terjadinya bencana,
mencegah kerugian bagi karyawan/pegawai, melindungi hak milik organisasi dsb.
Usaha pemeliharaan arsip merupakan usaha-usaha yang dilakukan untuk
menjaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat
4
penggunaannya, karena kerusakan arsip selain disebabkan oleh faktor dari dalam
dan luar seperti udara, cahaya, mikroorganisme, juga disebabkan oleh manusia
atau petugas arsip karena kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam penanganan
maupun penyimpanannya. Kantor Pelabuhan Perikanan Nusantara (PPN)
Karangantu merupakan instansi pemerintahan yang berorientasi pada pelayanan
jasa dan terfokus pada masyarakat nelayan. Pelabuhan Perikanan yang
mempunyai fungsi sebagai Pemerintahan dan Pengusahaan berdasarkan pada
Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor
Per.08/Men/2012 tentang Kepelabuhan Perikanan Pasal 3 dan dalam Peraturan
Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 20/PERMEN-
KP/2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknik Pelabuhan
perikanan pasal 3 huruf i, pelabuhan perikanan memiliki fungsi pelaksanaan
fasilitasi penyuluhan, pengawasan dan pengendalian sumberdaya ikan,
perkarantinaan ikan, publikasi hasil penelitian, pemantauan wilayah pesisir,
wisata bahari, pembinaan mutu, serta pengolahan, pemasaran dan distribusi hasil
perikanan. Hal ini menjadikan pelabuhan perikanan nusantara karangantu sebagai
destinasi berbagai kalangan masyarakat melakukan kegiatan observasi, penelitian,
kuliah kerja magang, serta berbagai kunjungan yang bersifat wisata. pengelolaan
arsip sangat perlu dilakukan untuk memper proses pemberian informasi yang
dibutuhkan.
Menurut hasil pengamatan awal peneliti, terdapat beberapa permasalahan
dalam pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota
Serang. Berikut uraian permasalahan tersebut :
5
Pertama, sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan, berdasarkan
hasil pengamatan peneliti sistem pemberkasan dan temu balik di PPN Karangantu
masih didasarkan pada nomor urut agenda dan belum sesuai dengan klasifikasi
jenis arsip dalam penyusunan berkas sesuai dengan pengelompokan subjek
dengan menggunakan kode klasifikasi seperti kode, indeks, dan tajuk silang yang
mengacu pada dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik
Indonesia Nomor 53/Permen-KP/2014 tentang Sistem Pemberkasan Arsip di
Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, sehingga dapat menciptakan
pengelolaan arsip yang baik dan rapi di lingkungan Kementerian Kelautan dan
Perikanan. Cara penyimpanan arsip yang ada di PPN Karangantu masih belum
baik dan rapi, dilihat dari arsip yang ada di ruangan masing-masing pegawai
sehingga dalam mencari arsip sulit untuk ditemukan, salah satu contoh
penyimpanan arsip dapat dilihat dari gambar dibawah ini :
GAMBAR 1.1 Penyimpanan Arsip di Lemari Pegawai
Di dalam website terdapat 9 program reformasi birokrasi Kementerian
Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia, di dalam program penguatan tata
laksana terdapat empat kegiatan diantaranya adalah penerapan sistem kearsipan
6
yang handal. Akan tetapi, bentuk dari kegiatan penerapan sistem kearsipan yang
handal yang dimaksud seperti apa masih belum dapat dijelaskan oleh bagian
kehumasan.
Pengelolaan arsip aktif dan inaktif di PPN Karangantu masih belum
terlaksana dengan baik, dimana penyimpanan arsip masih tercampur - campur
karena tidak adanya identifikasi arsip dan daftar arsip yang dilakuan untuk arsip
aktif dan arsip inaktif yang sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan
Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di
Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan Pasal 11 mengenai arsip aktif
da n Pasal 12 mengenai penataan arsip inaktif.
GAMBAR 1.2 Penyimpanan Arsip inaktif
7
Kedua, hilangnya arsip yang penting, dalam sistem pemeliharaan dan
pengamanan yang kurang sempurna,serta peminjaman atau pemakaian arsip
sehingga kehilangan arsip terjadi di PPN Karangantu yang dapat dilihat pada
gambar dibawah ini :
GAMBAR 1.3 Pengumuman Hilangnya Arsip
Ketiga, tidak ada tenaga fungsional kearsipan dan tenaga teknis belum
mencukupi, berdasarkan hasil pengamatan peneliti dilapangan belum adanya
petugas yang secara khusus menangani masalah arsip (Arsiparis) sehingga
berakibat pengelolaan arsip di PPN Karangantu tidak berjalan dengan lancar,
arsiparis di PPN Karangantu dilihat dari uraian tugas hanya melakukan
penatausahaan surat masuk dan surat keluar serta penatausahaan surat dinas. Hal
ini tidak sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik
Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan
Kementerian Kelautan dan Perikanan Pasal 31 mengenai sumber daya manusia
kearsipan. Arsip-arsip atau dokumen yang ada di PPN Karangantu diluar surat
masuk dan keluar di simpan dan dikelola oleh masing-masing bidang dengan tata
8
cara penyimpanan yang berbeda-beda sesuai pemahaman masing-masing karena
menggunakan sitem desentralisasi.
Akan tetapi berdasarkan Surat Keputusan Kepala Pelabuhan Perikanan
Nusantara Karangantu Nomor :27/PPNK/RC.310/I/2017 tentang Atasan
Langsung, Penempatan dan Tugas Pegawai Negeri Sipil di Pelabuhan Perikanan
Nusanatra Karangantu dan Keputusan Kepala Pelabuhan Perikanan Nusantara
Karangantu Nomor :37/PPNK/RC.310/I/2017 tentang Atasan Langsung,
Penempatan dan Tugas Tenaga Kerja Kontrak di Pelabuhan Perikanan Nusanatra
Karangantu tidak ada petugas fungsional arsiparis, sedangkan dalam uraian tugas
PPN Karangantu terdapat tugas arsiparis.
Keempat , kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan
pentingnya arsip sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan, dan perawatan
arsip kurang mendapat perhatian, dilihat dari kurangnya inisiatif pegawai serta
kebiasaan menunda dalam menyimpan arsip sehingga pada saat di butuhkan arsip
tersebut sulit untuk ditemukan atau hilang dan terdapat dokumen yang tidak
tersimpan dengan baik jika dilihat dari masih banyaknya pegawai yang meletakan
arsip dilantai dan di atas lemari sehingga dapat menyebabkan arsip menjadi kotor,
rusak dan ruangan kerja pegawai penuh dengan arsip yang dapat dilihat pada
gambar berikut:
9
Gambar 1.4 Arsip diletakkan di lantai dan di atas lemari
Kelima, sarana dan prasarana yang ada di PPN Karangantu belum sesuai
dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor
67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan
Perikanan Pasal 32 mengenai prasarana dan sarana dan Hal ini juga disebutkan
dalam pasal 32 Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 tahun 2009 tentang
kearsipan, bahwa pencipta arsip dan lembaga kearsipan harus menyediakan sarana
dan prasarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip
dan harus dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan
komunikasi. Karena keterbatasan sarana dan prasarana, gedung penyimpanan
arsip yang ada masih bercampur dengan BMN (barang milik negara) sehingga
arsip tercampur diantara barang-barang inventaris.
10
GAMBAR 1.5 Gudang Arsip
Data alat penyimpanan arsip dapat dilihat pada tabel 1.6 berikut ini :
Tabel 1.1
Laporan Kondisi Barang
Per Saturday, December 31, 2016
NO Nama Barang Jumlah
Kondisi
Baik Rusak Ringan Rusak Berat
1 Lemari Penyimpan 1 1
2 Rak- rak Penyimpan 4 4
3 Lemari Penyimpan 3 3
4 Lemari Besi/metal 52 41 3 8
5 Lemari Kayu 15 10 5
6 Filing Cabinet besi 6 2 4
7 Brandkas 1 1
8 Kardex Besi 2 12
9 Rak Besi 4 1 3
10 Rak Kayu 7 2 5
Sumber : data diolah oleh peneliti
11
Didasarkan atas berbagai pemaparan mengenai pengelolaan arsip. Maka,
peneliti merasa tertarik dan memutuskan untuk melakukan penelitian dalam
sebuah penelitian berjudul “Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara
Karangantu Kota Serang”.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelaskan sebelumnya,
maka identifikasi masalah dalam penelitian ini, yaitu:
1. Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan.
2. Hilangnya arsip yang penting
3. Tidak ada tenaga fungsional kearsipan dan tenaga teknis belum
mencukupi
4. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan
pentingnya arsip
5. Sarana dan prasarana yang ada di PPN Karangantu belum sesuai
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah yang telah dipaparkan sebelumnya dan
tema penelitian yang diangkat oleh peneliti, maka peneliti menetapkan batasan
masalah hanya pada permasalahan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip di
Kantor Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu (PPN) Karangantu.
12
1.4 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, identifikasi masalah, serta batasan
masalah yang telah dijelaskan sebelumnya, maka rumusan masalah dalam
penelitian ini adalah “Bagaimanakah Pengelolaan Arsip di Kantor Pelabuhan
Perikanana Nusantara Karangantu Kota Serang?”
1.5 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis
bagaimana pengelolaan arsip di Kantor Pelabuhan Perikanana Nusantara
Karangantu Kota Serang.
1.6 Manfaat Penelitian
1.6.1 Manfaat Teoritis
a. Melalui penelitian ini, diharapkan dapat memberikan kontribusi
pemikiran serta menambah khazanah ilmu pengetahuan, khususnya
bagi pengembangan Ilmu Administrasi Negara.
b. Sebagai bahan pembelajaran dan referensi bagi mahasiswa atau
peneliti selanjutnya, di dalam melakukan penelitian sejenis secara
lebih mendalam dan spesifik terhadap kajian penelitian kearsipan.
1.6.2 Manfaat Praktis
a. Bagi instansi terkait, yaitu Pelabuhan Perikanan Nusantara
Karangantu, diharapkan hasil dari penelitian ini dapat memberikan
kontribusi positif terhadap masukan pemikiran untuk dapat lebih
13
meningkatkan lagi dalam pengelolaan arsip, serta dapat
memberikan dampak positif terhadap peningkatan kinerja pegawai.
b. Bagi peneliti, penelitian ini dapat menambah pengetahuan dan
dimaksudkan sebagai bahan pembelajaran dan pengimplementasian
terhadap penerapan Ilmu Administrasi Negara yang telah di
dapatkan selama perkuliahan.
14
BAB II
TINAJUAN PUSTAKA, KERANGKA PEMIKIRAN, DAN ASUMSI
DASAR PENELITIAN
2.1. Tinjauan Pustaka
2.1.1 Konsep Manajemen
2.1.1.1 Definisi Manajemen
Terry dalam Effendi (2014:3) berpendapat bahwa manajemen adalah suatu
proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk
menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui
pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya. Sedangkan
menurut Robbins dalam Effendi (2014:4) mendefinisikan manajemen adalah suatu
proses melakukan koordinasi dan integrasi kegiatan-kegiatan kerja agar
disesuaikan secara efisien dan efektif dengan melalui orang lain.
Pengertian manajemen menurut Effendi (2014:5) adalah suatu proses kerja
sama dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan organisasi dengan melakukan
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian
untuk mencapai tujuan organisasi efektif dan efesien dengan menggunakan
sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. Brantas (2009:4) menjelaskan
bahwa manejemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan
bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan
organisasional atau maksud-maksud yang nyata.
14
15
Menurut Hasibuan (2009:2) Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur
proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara
efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Manajemen menurut
Sikula dalam Hasibuan (2009:2) adalah :
“Management in general refers to planning, organizing, controlling,
staffing, leading, motivating, communicating, and decesion making
activities performed by and organization in order to coordinate the varied
resource of the enterprose so as to bring an efficent creation of some
product or service.”
“(manajemen pada umumnya dikaitkan dengan aktivitas-aktivitas
perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan, pengarahan,
pemotivasian, komunikasi, dan pengambilan keputusan yang dilakukan
oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai
sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan dihasilkan
suatu produk atau jasa secara efisien)”.
Sementara menurut Harold dan O‟Donnel dalam Hasibuan (2009:3) :
“Management is getting things done through people. In bringing about
this coordinating of group activity, the manager, as a manager plans,
organizes, staffs, direct, and control the activities other people”
“(Manajemen adalah usaha mencapai suatu tujuan tertentu melalui
kegiatan orang lain. Dengan demikian manajer mengadakan koordinasi
atas sejumlah aktivitas orang lain yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian, penempatan, pengarahan, dan pengendalian)”.
Manajemen menurut Stoner dalam Amirullah, dkk (2004:7) adalah :
“management is the process of planning, organizing, leading, and
controlling the efforts of organization members and using all other
organizational resources to active stated organizational goals”.
“(manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan pengunaan
sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan
organisasi yang telah ditetapkan”.
Berdasarkan berbagai pengertian tentang menajemen di atas, maka peneliti
berpendapat bahwa dalam manajemen terdapat persamaan yang mendasar yaitu
terdapat aktifitas-aktifitas yang saling berhubungan dalam mencapai tujuan yang
telah ditetapkan sebelumnya.
16
2.1.1.2 Unsur-unsur Manajemen
Brantas (2009:13) manajemen merupakan sebuah subjek yang sangat
penting karena ia mempersoalkan penerapan serta pencapaian tujuan-tujuan.
Manajemen tidak saja mengidentifikasikan, menganalisis dan mengkombinasikan
secara efektif bakat orang-orang dan mendayagunakan sumber-sumber tersebut
kadang-kadang dinyatakan enam M dari manajemen, yaitu:
1. Men, diartikan sebagai tenaga kerja manusia, baik tenaga kerja eksekutif
maupun operatif;
2. Money, uang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan;
3. Methods, cara-cara yang dipergunakan dalam usaha mencapai tujuan;
4. Materials, bahan-bahan yang dipergunakan untuk mencapai tujuan;
5. Machines, mesin-mesin atau alat-alat yang diperlukan/dipergunakan untuk
mencapai tujuan;
6. Markets, pasar untuk menjual output dan jasa-jasa yang dihasilkan.
Berdasarkan uraian di atas, maka peneliti menyimpulkan bahwa dalam
manajemen memiliki unsur yang saling berkaitan satu sama lain dalam mencapai
tujuan yang telah ditargetkan sebelumnya dengan ketentuan bahwa segala sesuatu
berlangsung dalam batas-batas waktu, usaha serta biaya yang ditetapkan.
2.1.1.3 Prinsip-prinsip Manajemen.
Athoillah (2010:43) prinsip merupakan pegangan utama dalam berpikir
dan bertindak, istilah prinsip sering dikaitkan dengan sesuatu yang tidak boleh
berubah oleh situasi dan kondisi apapun, artinya selalu berpegang pada landasan
utama yang dimaksudkan. Dalam manajemen terdapat prinsip-prinsip yang
merupakan pedoman umum atau pegangan utama pelaksanaan aktivitas
manajerial, yang tentu saja akan menentukan sukses-tidaknya suatu organisasi.
17
Roda organisasi atau perusahaan dipacu dengan melaksanakan berbagai kegiatan
yang berprinsip pada prinsip-prinsip yang umum dalam manajemen. Prinsip-
prinsip umum yang dikemukan oleh Melayu S.P. Hasibuan dengan mengutip
pandangan Henry Fayol dalam Athoillah (2010:43-44) dalam bukunya berjudul
dasar-dasar menajemen, yaitu sebagai berikut :
1. Division of work (asas pembagian kerja).
2. Authority and responsibility (asas wewenang dan tanggung jawab).
3. Discipline (asas disiplin).
4. Unity of command ( asas kesatuan perintah).
5. Unity of direction ( asas kesatuan jurusan atau arah).
6. Subordination of individual interest into general interest (asas kepentingan
umum di atasi kepentingan pribadi).
7. Remuneration of personnel ( asas pembagian gaji yang wajar).
8. Centralization (asas pemusatan wewenang).
9. Scalar of chain ( asas hierarki atau asas rantai berkala).
10. Order (asas keteraturan).
11. Equity ( asas keadilan).
12. Initiative (asas inisiatif).
13. Esprit de corps ( asas kesatuan).
14. Stability of turn-over personnel (asas kestabilan masa jabatan).
Berdasarkan prinsip-prinsip manajemen di atas, maka peneliti berpendapat
bahwa prinsip-prinsip tersebut sangatlah penting dalam mengelola dan mengatur
sebuah organisasi agar dalam mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya dapat berjalan dengan baik.
2.1.1.4 Fungsi-fungsi Manajemen
Menurut Athoillah (2010:98) menjelaskan fungsi-fungsi manajemen secara
garis besar dapat dipahami bahwa seluruh kegiatan manajemen tidak dapat
terlepas dari proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian,
18
dan evaluasi. Sedangkan menurut Henry Fayol dalam Effendi (2014:18)
mengemukakan fungsi-fungsi manajemen ke dalam lima fungsi yaitu :
1. Planning (merancang)
2. Organizing (mengorganisasi)
3. Comanding (memerintah)
4. Coordinating (mengkoordinasi)
5. Controlling (mengendalikan)
Menurut Terry dalam Effendi (2014:18) fungsi-fungsi manajemen
memiliki empat fungsi, yaitu :
1. Planning
2. Organizing
3. Actuiting
4. Controlling
Koontz dan O‟Donnel membagi fungsi-fungsi manajemen ke dalam lima
fungsi, yaitu :
1. Planning
2. Organizing
3. Staffing
4. Directing
5. Controlling
Berdasarkan uraian di atas Effendy (2014:19-20) menjelaskan bahwa pada
prinsipnya fungsi-fungsi manajemen secara umum mengandung unsur-unsur
sebagai berikut :
1. Planning (perencanaan), merupakan suatu kegiatan membuat tujuan
organisasi dan diikuti dengan berbagai rencana untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan sebelumnya.
2. Organizing (pengorganisasian), merupakan suatu kegiatan pengaturan
pada sumber daya manusia yang tersedia dalam organisasi untuk
menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta mencapai tujuan
organisasi.
3. Leading or actuiting (kepemimpinan), berfungsi untuk neningkatkan
efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan
lingkungan kerja yang harmonis, dan dinamis.
19
4. Controlling (pengendalian), merupakan suatu aktivitas menilai kinerja
berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan
atau perbaikan jika diperlukan.
Sedangkan Brantas (2009:28) membagi fungsi-fungsi manajemen ke
dalam lima fungsi utama, yaitu:
1. Planning : menentukan tujuan-tujuan yang hendak dicapai selama suatu
masa yang akan datang dan apa yang harus diperbuat agar dapat mencapai
tujuan-tujuan itu.
2. Organizing : mengelompokkan dan menentukan berbagai kegiatan penting
dan memberikan kekuasaan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan itu.
3. Staffing : menentukan keperluan-keperluan sumber daya manusia,
pengerahan, penyaringan, latihan dan pengembangan tenaga kerja.
4. Motivating : mengarahkan atau menyalurkan perilaku manusia kearah
tujuan-tujuan.
5. Controlling : mengukur pelaksanaan dengan tujuan-tujuan, menentukan
sebab-sebab penyimpangan-penyimpangan dan mengambil tindakan-
tindakan korektif dimana perlu.
Berdasarkan berbagai penjelasan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa
seluruh kegiatan manajemen tidak terlepas dari berbagai kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan.
2.1.2 Konsep Kearsipan
2.1.2.1 Definisi Arsip
Menurut Sukoco (2007:81) sebelum sebuah institusi memulai pengelolaan
arsip, harus dipahami terlebih dahulu apa yang harus dikelola dengan mengetahui
perbedaan antara arsip dan dokumen. Menurut The Georgia Archives (2004)
dalam Sukoco (2007:82) dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa
diakses serta digunakan. Adapun The International Standar Organization (ISO on
Records Management-ISO 15489) mendefinisasikan record (dokumen) sebagai
20
informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi
yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban
hukum atau transaksi bisnis. Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat
berupa teks, data, peta digital, spreadshets, database, gambar, dan data suara.
Sedangkan Daserno dan Kynaston (2005) dalam Sukoco (2007:82) didefinisikan
arsip sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau
hukum sehingga disimpan secara permanen.
Berdasarkan Pasal 1 UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan
Pokok Kearsipan dalam Sutrisno dan Sanusi (2001:50) arsip ialah naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan
pemerintah, swasta maupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam
keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi
sehari-hari. Sedangkan Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
menerangkan bahwa :
“Arsip merupakan rekaman kegiatan/peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, orang politik, orang kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa
dan bernegara”.
Sedangkan Dalam Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik
Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan
Kementerian Kelautan dan Perikanan, menjelaskan bahwa arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
21
Kementerian dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara
Dalam Endang, dkk (2009:8) kata arsip secara etimologi berasal dari
berbagai bahasa, yaitu :
1. Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu;
2. Bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang;
3. Bahasa Inggris, yaitu archieve artinya kumpulan warkat, record artinya
catatan dan file artinya sekumpulan informasi/warkat;
4. Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat;
5. Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat.
Dari pengertian tersebut di atasi, Endang, dkk (2009:8) menyimpulkan
bahwa arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau
ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan
tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas
film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga
apabila diperlukan dapat ditemukan dengan sudah.
Tujuan penyimpanan arsip menurut Sutrisno dan Sanusi (2001:50-51)
terbagi menjadi tiga tujuan, yaitu :
1. Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu;
2. Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang
mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil/
kinerja di masa yang lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil
keputusan untuk masa yang akan datang;
3. Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti sesuai
dengan ketentuan hukum.
Jenis-jenis arsip dalam Endang, dkk (2009:9-10) terdapat lima jenis, yaitu:
1. Jenis-jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya
Berdasarkan bentuk fisiknya, arsip dibagi menjadi dua, yaitu :
22
a. Arsip yang berbentuk lembaran. Contoh: surat, kuitansi, faktur dan foto;
b. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Contoh: disket, flash disk, mikro
film, dan rekaman pada pita kaset;
2. Jenis-jenis arsip berdasarkan masalahnya
Berdasarkan masalahnya, arsip dibagi menjadi lima, yaitu :
a. Financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai
masalah keuangan. Contoh: kuitansi, giro, cek, dan kartu kendali;
b. Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan denga masalah
barang inventaris. Contoh: catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran,
dan harga;
c. Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi
pegawai, dan surat keputusan;
d. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
penjualan. Contoh: data penjualan dan daftar nama agen dan distributor;
e. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang
digunakan, dan jenis dan kualitas barang.
3. Jenis-jenis arsip berdasarkan pemiliknya
Berdasarkan pemiliknya, arsip dibagi menjadi dua, yaitu :
a. Lembaga pemerintahan
1). Arsip nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia)
23
2). Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional
Daerah)
b. Instansi pemerintah/swasta
1). Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya,
sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau
karbon kopi;
2). Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpam
pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip
unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian
organisasi.
4. Jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya
Berdasarkan sifatnya, arsip dibagi menjadi lima, yaitu :
a. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan
informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan;
b. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi
pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran
kerja dan surat tagihan;
c. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan
masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama.
Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak
d. Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat
pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah
proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah;
24
e. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang
tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai dan
strategi pemasaran.
5. Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya
Berdasarkan fungsinya, arsip dibagi menjadi dua, yaitu :
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara.
Arsip dinamis dibedakan menjadi tiga, yaitu :
1). Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam
kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan
tertentu;
2). Arsip semi aktif, yaitu arsip arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan;
3). Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan.
Arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi
keterangan semata;
b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.
Nilai guna arsip dalam Endang, dkk (2009:10) memiliki lima nilai guna,
yaitu :
25
1). Nilai penerangan, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan
sebagai bahan informasi, pemberitahuan. Contoh: surat pengumuman;
2). Nilai yuridis, yaitu arsip yang dapat dipergunakan sebagai bahan atau
alat pembuktian dalam peristiwa hukum. Contoh: akta kelahiran, surat
perjanjian, dan kuitansi;
3).Nilai historis, yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu
kejadian/peristiwa dari masa lampau. Contoh: teks proklamasi;
4). Nilai ilmiah, yaitu arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan
ilmu pengetahuan dan penyelidikan. Contoh: hasil karya tulis;
5). Nilai guna fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang
keuangan. Contoh: kuitansi dan bukti pembayaran pajak.
Menurut Vernon B. Santen dalam Endang, dkk (2009:11) arsip
mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED, yaitu :
A : Administrasi value (nilai administrasi)
L : Legal value (nilai hukum)
F : Fiscal value (nilai keuangan)
R : Research value (nilai penelitian)
E : Education value (nilai pendidikan)
D : Documentation value (nilai dokumentasi)
Untuk mengingat betapa pentingnya arsip, maka ingatlah singkatan dari
arsip yaitu amankan, rawat, semua, informasi, penting.
Berdasarkan berbagai penjelasan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa
arsip adalah segala sesuatu yang mengandung arti informasi yang diciptakan,
26
diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi oleh organisasi atau
perorangan dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi sebagai bahan komunikasi dan informasi
yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan
dengan sudah.
2.1.2.2 Definisi Kearsipan
Menurut Endang, dkk (2009:11), kearsipan adalah suatu proses kegiatan
mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan
penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat
ditemukan dengan cepat dan .
Endang, dkk (2009:12), menerangkan bahwa yang dimaksud dengan
peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang
kearsipan. Peralatan yang digunakan pada umumnya memiliki ketahanan yang
lama karena bisa digunakan bertahun-tahun karena dibuat dengan bahan-bahan
yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, pelastik, dan sebagainya. Fungsi
peralatan kearsipan menurut Endang, dkk (2009:11) dibagi kedalam tiga fungsi,
yaitu :
1. Sebagai sarana penyimpanan arsip;
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan memper
pekerjaan dibidang kearsipan;
3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan
lama.
27
Selain memiliki berbagai fungsi, dalam penggunaannya, peralatan
kearsipan juga memiliki berbagai istilah penting yang berkaitan dengan
penyimpanan arsip. Endang, dkk (2009:11) menjelaskan tiga istilah tersebut yaitu:
1. Pegarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/
dokumen/ map dilakukan secara mendatar, dimana arsip atau dokumen
saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam;
2. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/ dokumen/
map dilakukan secara tetidak lurus dimana arsip disusun berderet ke
belakang;
3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/ dokumen/
map dilakukan secara berdiri dimana arsip disusun berderet menyamping.
Menurut Endang, dkk (2009:13-20) Peralatan kearsipan yang digunakan
dalam penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip), yaitu :
1. Filing cabinet
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci antara
1-6 laci. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut
dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).
2. Rotary (alat penyimpanan berputar)
Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip
dilakukan secara berputar. Alat ini dapat dilakukan secara berputar, sehingga
dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan
tenaga.
3. Lemari arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai
bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang
28
dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong,
ataupun menggunakan kaca.
4. Rak arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang
disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak
terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip.
5. Map arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari koran/ kertas tebal atau
plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/ surat-surat. Map arsip ada
beberapa macam, yaitu:
a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.
Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya
agar tidak jatuh.
b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map.
c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Maka map itu
fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke
dalam kotak arsip secara vertikal.
d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi
penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet.
6. Guide
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
petunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip.
29
7. Ordner
Ordner adalam map besar dengan dengan ukuran punggung sekitar 5
cm yang didalamnya terdapat besi penjepit.
8. Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.
9. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/ kartu.
10. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen.
11. Kotak/ box
Kotak/ box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang
bersifat inaktif
12. Alat sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat, warkat
yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-
masing.
13. Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/
folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/ guide.
30
14. Tickler file,
Tickler file, adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi
baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran
kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh
tempo.
15. Cardex (card index) cabinet
Cardex (card index) cabinet, adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik
keluar memanjang.
16. Rak/ laci kartu
Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak,
untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal.
17. Alat penyimpanan khusus
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD
(compact disk), kaset, dan sebagainya.
Dalam pengelolaan kearsipan selain menggunakan alat-alat juga
dibutuhkan perlengkapan dalam kearsipan. Endang, dkk (2009:20) menjelaskan
bahwa perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan
dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama
(penggunaannya relatif singkat), artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara
terus menerus.
31
Beberapa perlengkapan kearsipan dalam Endang, dkk (2009:20-25) adalah
sebagai berikut :
1. Kartu indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang
disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks
dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat
informasi tentang judul/ nama surat, nomor surat, hal surat, tanggal surat,
kose surat, kode kartu indeks.
2. Kartu tunjuk silang
Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat
penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu
dokumen/ arsip yang dicari pada tempat yang di tunjukkan. Kartu tunjuk
silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
3. Lembar pinjam arsip (out slip)
Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/ formulir yang
digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
4. Map pengganti (out folder)
Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang
berisikan seluruh surat-surat maka perlu dibuat satu map pengganti (out
folder) dan menempatkannya ditempat map yang dipinjam tadi.
5. Buku arsip
Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan
arsip.
32
Berdasarkan penjelasan di atas, peneliti berpendapat bahwa kearsipan
meupakan suatu proses kegiatan mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, penggunaan, pengaturan, penyimpanan dan pemeliharaan dengan
menggunakan sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan
cepat dan mudah.
2.1.2.3 Peranan Kearsipan
Menurut Chrisyanti (2011:77) kearsipan mempunyai peranan sebagai
pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat
diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,
penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian
setepat-tepatnya.
Berdasarkan penjelasan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa peran
kearsipan sangatlah penting dalam membantu daya ingat organisasi dan dalam
ragka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2.1.2.4 Tujuan Kearsipan
Menurut Sutrisno dan Sanusi (2001:51) Tujuan kearsipan ialah
menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Maka secara umum
suatu sistem kearsipan mempunyai sasaran dalam memberikan pelayanan dalam
penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap,
33
akurat, relevan dan tetap waktu secara efisien. Sedangkan pada pasal 3 Undang-
Undang No.7 Tahun 1971 dalam Chrisyanti (2011:77) dirumuskan bahwa, tujuan
kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelasanaan, dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan pemerintah.
Tujuan penyelenggaraan kearsipan dalam Endang, dkk (2009:11) antara
lain sebagai berikut:
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman;
2. Agar sudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan
tepat;
3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip
yang dibutuhkan;
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan;
5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip;
6. Untuk menjaga kelestarian arsip;
7. Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang
pertaggungjawaban, perencanaan, pelaksanaan, dan penyelanggaraan
kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
Berdasarkan penjelasan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa tujuan
kearsipan dilakukan agar arsip terpelihara dengan baik, cepat dan mudah saat
arsip dibutuhkan, kerahasiaan arsip terjaga, menghemat tempat penyimpanan,
34
menyelamatkan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan,
dan penyelenggaraan kehidupan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah.
2.1.2.5 Sistem Penyimpanan Arsip
Menurut Endang, dkk (2009:37) sistem penyimpanan arsip adalah sistem
pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih
untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga,
dan biaya. Adapun manfaat dari sistem penyimpanan arsip yang dikemukakan
oleh Endang, dkk (2009:37) adalah sebagai berikut :
1. Arsip dapat tertata dengan rapi;
2. Ruang kerja lebih rapih dan efisien karena tidak banyak tumpukan kertas
yang memenuhi ruangan;
3. Arsip tidak hilang sehingga informasinya dapat dipelihara;
4. Mudah dalam perawatan;
5. Mudah mencari bila sewaktu-waktu dibutuhkan;
6. Mudah dalam penyusutannya karena dapat diketahui mana arsip yang
mamang sudah layak untuk dibuang dan mana yang tidak.
Endang, dkk (2009:37-69) juga menyebutkan lima macam sistem
penyimpanan arsip yaitu:
1. Sistem abjad
Sitem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama
35
orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan urutan abjad. Peralatan
yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder, dan alat sortir.
2. Sitem subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/ subjek pada isi
surat. Peralatan yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder, kartu
indeks, kartu tunjuk silang, rak sortir, dan cardex.
3. Sistem tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Peralatan
yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder, dan kartu indeks.
4. Sistem wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
yang disusun berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Nama
tempat bisa berupa nama kota, nama negara, nama wilayah khusus, dan
sebagainya. Peralatan yang digunakan filing cabinet, guide, hanging folder,
cardex, kartu indeks, dan rak sortir.
5. Sistem nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanana dan penemuan kembali arsip
yang disusun dengan menggunakan angka/ nomor. Peralatan yang digunakan
filing cabinet, guide, hanging folder, kartu indeks, dan rak sortir.
36
Sistem kearsipan menurut Endang, dkk (2009:99-104) terdapat lima
sistem, yaitu:
1. Penciptaan arsip
Pada tahap awal penciptaan arsip, arsip tercipta melalui beberapa cara,
yaitu, sebagai berikut:
a. Secara intern artinya arsip dibuat sendiri oleh lingkungan dalam
perusahaan, meliputi standarisasi surat, bentuk surat, folmulir, naskah,
dan sebagainya serta pemprosesannya. Arsip intern dikendalikan oleh
perusahaan sendiri, sehingga dapat diatur baik dari isi maupun fisiknya,
dan dibuat sesuai dengan kebutuhan;
b. Secara ekstern artinya arsip diterima dari pihak lain, bisa perorangan atau
perusahaan. Pembuatan surat eksternal tidak dapat dikontrol dan
dikendalikan oleh perusahaan, sehingga surat yang diterima suatu
perusahaan berbeda satu dengan yang lainnya, terutama dari susunan atau
standarisasi surat.
2. Pengurusan dan pengendalian surat
Tujuan dari pengurusan dan pengendalian surat adalah agar arsip-arsip
tersebut dapat digunakan sebagai bahan informasi yang sangat bermanfaat
bagi banyak pihak. Selain itu, arsip dapat dipelihara, baik isi maupun
bentuk fisiknya. Adapun tahapan yang termasuk dalam pengurusan/
pengendalian surat adalah sebagai berikut:
37
a. Tahap penerimaan surat.
Apabila yang digunakan adalah asas sentralisasi, maka semua surat
yang diterima harus melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan, tetapi jika
asas desentralisasi langsung kepada unit kerja, sedangkan gabungan
melalui sentralisasi terlebih dahulu, baru kemudian desentralisasi.
b. Tahap penyortiran
Penyortiran adalah mengelompokan surat, apakah surat yang
diterima merupakan surat dinas atau pribadi.
c. Tahap pencatatan/registrasi
Surat dicatat dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali,
tergantung dari sistem yang digunakan oleh perusahaan. Tujuan
pencatatan surat adalah sebagai berikut
1). Untuk mengetahui surat apa saja yang diterima oleh perusahaan
setiap hari;
2). Untuk mengetahui perkiraan tentang jumlah surat yang diterima
setiap hari, setiap bulan, dan setiap tahun;
3). Sebagai bukti tertulis tentang adanya surat yang diterima dari
perusahaan lain maupun yang dibuat oleh perusahaan;
4). Agar tertib administrasi.
d. Tahap distribusi
Tahap distribusi adalah tahap penyampaian surat kepada orang
sesuai dengan tujuan surat. Misalnya, untuk pimpinan, unit kerja, atau
38
yang mewakili. Penyampaian surat harus dilakukan secepatnya, tidak
ditunda-tunda
e. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali.
3. Pemanfaatan arsip
Arsip-arsip yang sudah disimpan, sering kali dicari karena akan digunakan
untuk keperluan tertentu. Jika arsip tidak disimpan dengan baik, arsip dapat
hilang, sehingga saat arsip tersebut dibutuhkan, tidak dapat ditemukan. Untuk
dapat mengetahui berapa banyak arsip yang diperlukan dapat ditemui, makan
digunakan rumus untuk mengetahui angka kecermatan, yaitu sebagai berikut.
Angka Kecermatan : jumlah arsip yang tidak ditemukan x 100%
jumlah arsip yang ditemukan
Sistem penyimpanan yang baik apabila angka kecermatan tidak melebihi dari
0,5 %. Apabila angka kecermatan mencapai 3& atau lebih, maka
mengisyaratkan agar mengadakan perbaikan pengelolaan arsip, yang
menyangkut sistem dan prosedur penyimpanan, peralatan yang digunakan,
keterampilan petugas/ personil, prosedur pemakaian arsip, dan kebijakan
pemindahan dan pemusnahan arsip.
4. Pemeliharaan arsip
Pemeliharaan arsip berarti memelihara, merawat, menjaga arsip dari
kerusakan, sehingga arsip dapat tahan lama dan masih dapat digunakan untuk
generasi mendatang. Karena arsip mempunyai nilai yang sangat beharga dan
sangat penting bagi kepentingan organisasi atau negara, maka pemeliharaan
arsip mutlak dilakukan. Karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban
39
nasional, maka arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan
dari berbagai macam ancaman terhadap arsip, seperti kerusakan, kehilangan,
pemalsuan, dan keperluan spionase.
Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu
sebagai berikut:
a. Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari berbagai faktor perusak.
1). Faktor biologis, antara lain:
a). Jamur: penyebab tumbuhnya jamur adalah bakteri, jamur tumbuh
di tempat yang lembab dan gelap, kertas menjadi cokelat, kuning,
dan bintik-bintik cokelat (foxing), perekat kertas menjadi rusak,
melengketkan antara kertas yang satu dengan kertas yang lainnya.
b). Serangga: serangga sering ditemukan di berbagai tempat yang
gelap, membuat sarang diantara tumpukan arsip, rak dan tempat
lainnya, dapat merusak jilid dan buku, merusak kertas, foto, dan
label, jenis serangga contohnya rayap, ngengat dan kutu buku.
2). Faktor fisik, antara lain:
a). Cahaya : penyebabnya sinar ultraviolet, merusak kertas, tekstil, dan
lukisan, kertas menjadi luntur dan lemah.
b). Panas : panas yang tinggi membuat kertas menjadi kering, getas
(mudah patah), dan rapuh.
c). Air : uap air menyebabkan kertas menjadi lembab dan basah,
sehingga mendorong tumbuhnya jamur yang dapat merusak arsip.
40
3). Faktor kimiawi, antara lain:
a). Zat-zat kimia yang ada di dalam ruang penyimpanan arsip dan di
arsipnya sendiri juga dapat menyebabkan kerusakan, contohnya
debu, CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon monoksida).
b). Kertas yang baik adalah yang mempunyai keasaman (pH) 7,
semakin rendah pH semakin banyak asamnya sehingga kertas
akan cepat rusak, tetapi sebaiknya juga tidak melebihi 7 karena
jika lebih dari 7 disebut alkali.
4). Faktor bencana
Bencana ada yang datang dari alam seperti gempa bumi, gunung
meletus, banjir namun ada pula yang terjadi karena perbuatan manusia
sendiri seperti kebakaran, ledakan, perang, kerusuhan, dan sebagainya.
b. Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan
arsip.
Cara-cara yang dapat dilakukan dalam melakukan kegiatan
perlindungan/pemeliharaan/pemgamanan terhadap arsip, yaitu sebagai
berikut:
1). Memencarkan salinan arsip
Manfaatnya adalah jika salah satu arsip terkena musibah, misalnya
kebakaran, masih dimungkinkan arsip yang disimpan di tempat lain
selamat.
2). Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan.
3). Menyimpan pada ruang khusus.
41
Arsip-arsip yang sangat berharga dan biasanya bernilai keuangan,
sangat rentan terhadap bahaya pencurian. Oleh karena itu, arsip-arsip
ini dapat disimpan pada tempat yang khusus, yang mempersulit
pencurian. Misalnya, disimpan dilemari besi/brankas yang
menggunakan kode-kode tertentu.
4). Membangun ruang/gedung
Pembangunan ruangan dan gedung untuk menyimpan arsip juga
harus memperhatikan aspek-aspek tertentu sehingga arsip jauh dari
jangkauan yang dapat menyebabkan kerusakan. Misalnya, ruangan
diatur kelembaban udaranya, tiap ruang-ruang kearsipan disediakan
alat-alat pemadam kebakaran, atau arsip disimpan pada tempat yang
atidak tinggi, jika wilayah tempat penyimpanan merupakan wilayah
rawan banjir.
5). Melakukan fumigasi
Fumigasi adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk memelihara
arsip dari berbagai kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan
biologis, dengan menyemprotkan obat pembasmi hama.
6). Melakukan deasidifikasi
Seadifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak
ketas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi
kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
7). Memberikan pengetahuan kepada petugas mengenai pemeliharaan dan
pengawetan arsip.
42
8). Pemasangan detektor.
9). Pengecekan arsip secara periodik.
10). Keamanan sepanjang waktu.
Pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah upaya yang dilakukan untuk
mencegah terjadinya kerusakan arsip. Adapun tujuan pemeliharaan dan
pengamanan arsip adalah sebagai berikut:
1). Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien;
2). Memper koordinasi dalam pelaksanaan tugas;
3). Memperkecil gangguan terhadap organisasi;
4). Mencegah terjadinya bencana;
5). Mencegah kerugian bagi karyawan dam masyarakat;
6). Melindungin hak milik organisasi/perusahaan.
Berdasarkan penjelasan di atas, peneliti berpendapat sistem penyimpanan
arsip adalah sistem yang digunakan dalam pengelolaan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih dalam sebuah organisasai untuk
meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan
biaya.
43
2.1.2.6 Siklus Hidup Arsip
Menurut Sutrisno dan Sanusi (2001:51) siklus hidup arsip terdiri dari lima
tahap yaitu:
1. Tahap penciptaan
Pada tahap ini, arsip diciptakan/ dibuat, kemudian digunakan sebagai
media penyampai informasi, sebagai dasar perencanaan, pengorganisasian,
pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya.
2. Tahap pemanfaatan arsip (filing)
Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu
arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaran
administrasi sehari-hari.
3. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali
Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu
dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find
4. Tahap pemindahan
Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip
dicari dan digunakan secara terus menerus. Dalam hal ini arsip dinamakan
„dinamis aktif‟. Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus-menerus
digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan. Perlu
dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif mnjadi
inaktif, tetapi dalam kurun ruang lingkup kantor.
5. Tahap pemusnahan.
44
Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam
cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana
yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan kedalam tempat
sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin
yang mahal.
Sedangkan menurut Ricks at al dalam Chrisyanti (2011:107) daur hidup
arsip terdiri dari
„Creation and receipt (correspondence, forms, reports, drawings, copies,
microform, komputer input/ output), distribution internal and external),
use (decision making, documentation, response, reference, legal
requirements), maintenance (file, retrieve, transfer), disposition (inactive
storage, archive, discard, destroy).
Lingkaran hidup kearsipan menurut Sadarmayanti (2008:44) memiliki
tujuh tahap yaitu :
1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan
arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir, dan
sebagainya.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap dimana surat
masuk/keluar dicatat sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu
surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih
lanjut.
3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses
kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan
dan di indeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan arsip.
5. Tahap pemusnahan, pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai
nilai guna lagi dapat dilakukan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan
Swasta.
6. Tahap penyimpanan di Unit Kearsipan, arsip yang sudah menurun nilai
gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada
unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang
berlaku.
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI/ Arsip Nasional Daerah. Tahap ini
merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.
45
GAMBAR 2.1 Lingkaran Hidup Kearsipan
Sumber : Sadarmayanti (2008:44)
Selanjutnya Sukoco (2007:95-96) menggambarkan bahwa arsip atau
dokumen mempunyai siklus hidup yang terdiri atas lima tahap dan saling
mempengaruhi satu sama lain, yaitu:
1. Tahap penciptaan
Tahap ini merupakan tahap dasar guna mengontrol perkembangan
dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan
dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi.
2. Pemanfaatan sebuah dokumen
Tahapan ini merupakan tahap implementasi dari aturan main yang
telah disusun pada tahap sebelumnya, yaitu bagimana mengefisienkan
proses retrieval maupun mendistribusikan arsip kepada pihak yang
berkepentingan termasuk bagaimana pergerakan (flow of work) dokumen
yang sangat mempengaruhi kualitas informasi yang dikandungnya.
46
3. Penyimpanan
Tahap ini terdiri dari bagaimana sebuah dokumen diperlakukan
setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi yang meliputi
bagaimana membuat prosedur penyimpanan, penggunaan peralatan filing
maupun tenaga penyimpanan menjadi efisien. Tahap ini juga berkaitan
dengan proteksi data dari kerusakan maupun penggunaan yang tidak
terotorisasi.
4. Retrieval
Tahap ini lebih menitikberatkan pada lokasi dokumen maupun arsip
yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu
tertentu.
5. Disposisi
Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke
lokasi yang dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan
dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan.
Gambar 2.2 Model Siklus Hidup Dokumen
Sumber : Sukoco (2007:95)
47
Berdasarkan uraian di atas, maka peneliti berpendapat bahwa siklus hidup
arsip terdiri dari beberapa tahap yang dimulai dari penciptaan, penerimaan,
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan sampai tahap penghapusan.
2.1.3 Konsep Manajemen Kearsipan
2.1.3.1 Definisi Manajemen Kearsipan
Dalam Chrisyanti (2011:105) menjelaskan bahwa manajemen kearsipan
merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari daur hidup
arsip (life cycle of a records). Daur hidup arsip meliputi penciptaan (creation and
receipt), pengurusan (distribution), penggunaan (use), peneliharaan (maintenance)
dan penentuan nasib akhir atau penyusutan (disposition).
Berdasarkan penjelasan di atas, peneliti berpendapat bahwa manajemen
kearsipan merupakan sistem yang terdiri dari penciptaan, penggunaan,
pemeliharaan dan penyusutan arsip.
2.1.3.2 Sistem Pengelolaan Kearsipan
Asas pengelolaan kearsipan menurut Endang, dkk (2009:33) adalah
penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengelolaan surat secara baku
pada suatu instansi. Untuk keperluan pengelolaan arsip terdapat beberapa asas
yang dapat diterapkan sesuai dengan tipe organisasi yang bersangkutan, yaitu :
1. Asas Sentralisasi
Menurut Endang, dkk (2009:33) menerangkan bahwa asas sentralisasi
adalah pengendalian kegiatan pengurusan surat/ arsip, baik surat masuk
48
maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan
secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan. Unit
kearsipan adalah satuan kerja yang kegiatan pokoknya meliputi pengendalian
dan pengurusan surat/ arsip. Unit kerja adalah satuan kerja tertentu yang
menangani suatu bidang dalam suatu organisasi.
2. Asas Desentralisasi
Menurut Endang dkk (2009:34), menerangkan bahwa asas desentralisasi
adalah pengendalian kegiatan pengelolaan surat/ arsip, baik surat masuk
maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja
dalam suatu oraganisasi.
3. Asas Desentralisasi Terkendali (gabungan)
Menurut Endang, dkk (2009:35) menerangkan bahwa asas desentralisasi
terkendali adalah masing-masing unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan
suratnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat.
Asas ini bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan
meminimalkan kekurangannya.
Berdasarkan penjelasan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa dalam
pengelolaan arsip terdapat tiga asas yaitu asas sentralisasi, desentralisasi dan asas
desentralisasi terkendali (gabungan).
49
2.2 Penelitian Terdahulu
Siti Kamilah yang berjudul Manajemen Kearsipan Personil Pendidikan di
SMK Harapan Bangsa Depok. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui
bagaimanakah pelaksanaan menajemen kearsipan personil pendidikan dan untuk
mengetahui seberapa efektif manajemen kearsipan personil pendidikan dalam
rangka proses menunjang pendidikan. Hasil penelitian ini adalah digambarkan
bahwa pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan di SMK Harapan
Bangsa Depok dikategorikan cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari fasilitas
kearsipan yang tersedia di SMK Harapan Bangsa Depok cukup lengkap sehingga
mekan pegawai kearsipan melaksanakan kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan
dan pendistribusian surat, penyimpanan arsip, penamuan kembali arsip,
pemeliharaan arsip, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Disamping
itu tenaga yang ada juga mendukung keterlaksanaan pengelolaan arsip dengan
baik. Metode penelitian yang dipergunakan dalam penalitian ini adalah analisis
deskriptif. Untuk memper penganalisaan data, fakta dan informasi yang akan
mengungkapkan dan menjelaskan permasalahan data penelitian ini penulis
menggunakan metode deskriptif melalui penelitian lapangan (field research).
Metode ini dimaksudkan agar dapat memberikan gambaran dan analisis secara
obyektif tentang pelaksanaan pengelolaan kearsipan personil pendidikan.
Responden sebagai sumber data dalam penelitian ini adalah Kepala Tata Usaha
SMK Harapan Bangsa Depok. Skripsi ini diakses melalui
http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/browse?type=author&order=ASC&rpp=20
&value=Siti+Kamilah.
50
Weni Meilita (2012) Mahasiswa Universitas Indonesia melakukan penelitian
dengan judul Program Arsip Vital Studi Kasus Lembaga Pengembangan
Perbankan Indonesia. Tujuannya adalah untuk mengetahui jenis arsip vital yang
dimiliki oleh LPPI untuk kemudian dilakukan penilaian berdasarkan nilai hukum
dan nilai resikonya ssebagai upaya kesiapan lembaga tersebut dalam menghadapi
bencana (business Continuity Plan), serta usulan perencanaan program arsip vital
di LPPI berupa panduan singkat. Penalitian ini menggunakan pendekatan
kualitaif, sedangkan metode penelitian yang digunakan adalah metode studi kasus.
Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah dengan cara studi literatur,
observasi, dan wawancara mendalam. Hasil penelitian ini adalah jenis arsip vital
di LPPI tersebar pada hampir semua unit kerja.
Adapun perbedaan penelitian ini dengan penelitian terdahulu terletak pada
lokus penelitian yang berbeda dan temuan yang berbeda.
2.3 Kerangka Pemikiran Penelitian
Kerangka berpikir adalah alur berpikir peneliti dalam sebuah penelitian
untuk menjelaskan masalah-masalah dalam penelitian, oleh karena itu dalam
penelitian ini maka dibuatlah kerangka berpikir pada tabel berikut :
51
Kerangka Berpikir
Tabel 2.1
Pengelolaan Arsip dalam Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia
Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan
Perikanan
1. Penciptaan
2. Penggunaan
3. Pemeliharaan, dan
4. Penyusutan.
Output :
Diperolehnya gambaran umum tentang pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan
Nusantara Karangantu Kota Serang
Outcome:
Terciptanya pengelolaan arsip dinamis yang efisien, efektif, dan sistematis di
Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota Serang
Identifikasi Masalah
1. Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan.
2. Hilangnya arsip yang penting
3. Tidak ada tenaga fungsional kearsipan dan tenaga teknis belum
mencukupi
4. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya
arsip
5. Sarana dan prasarana yang ada di PPN Karangantu belum sesuai
Bagaimana Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota
Serang ?
52
2.4 Asumsi Dasar Penelitian
Berdasarkan kerangka pemikiran yang telah dijelaskan di atas, maka
asumsi dasar peneliti adalah bahwa pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan
Nusantara Karangantu belum dikatakan maksimal. Hal ini dikarenakan masih
terdapatnya permasalahan dalam pengelolaan arsip yang ada di PPN Karangantu.
Hambatan-hambatan yang terjadi di dalam pengelolaan arsip tersebut dapat
mengakibatkan tidak lancarnya kegiatan organisasi. Maka dari itu pengelolaan
kearsipan sangat diperlukan guna menunjang keberhasilan dalam pelaksanaan
kegiatan organisasi.
53
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian
kualitatif, dimana peneliti mencoba menjelaskan bagaimana pengelolaan arsip di
PPN Karangantu dengan apa yang dipelajari secara langsung dilapangan dan
menjelaskan kondisi yang ada dengan lebih banyak dituangkan kedalam bentuk
kata-kata tertulis atau lisan dan data dokumentasi. Penelitian kualitatif sendiri
sangat berbeda dengan penlitian kuantitatif karena penelitian kuantitatif lebih
berdasarkan pada angka. Dengan metode penelitian dengan pendekatan kualitatif
maka data yang didapat akan lebih lengkap, lebih mendalam dan bermakna
sehingga tujuan penelitian dapat tercapai.
Metode deskriptif menurut Nawawi (1992:67) dalam Fuad dan Nugroho
(2014:54) diartikan sebagai prosedur/cara memecahkan masalah penelitian dengan
memaparkan keadaan obyek yang diselidiki (seseorang, lembaga, masyarakat, dan
lain-lain) sebagaimana adanya berdasarkan fakta faktual yang ada sekarang.
3.2. Ruang Lingkup dan Fokus Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini adalah pengelolaan arsip di PPN Karangantu
Kota Serang. Adapun fokus pada penelitian ini adalah Pengelolaan Arsip di PPN
Karangantu Kota Serang.
53
54
3.3. Lokasi Penelitian
Penelitian dilakukan di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu
Kecamatan Kasemen Kota Serang Provinsi Banten.
3.4. Variabel Penelitian dan Fenomena Yang Diamati
Variabel Menurut Y.W, Best disunting oleh sanpiah faisal dalam Narbuko
dan Achmadi (2005:118) yang disebut variabel penelitian adalah kondisi-kondisi
atau serenteristik-serenteristik yang oleh peneliti dimanipulasikan, dikontrol atau
diobservasi dalam suatu penelitian. Sedangkan, Direktorat Pendidikan Tinggi
Depdikbud dalam Narbuko dan Achmadi (2005:118) menjelaskan bahwa yang
dimaksud veriabel penelitian adalah segala sesuatu yang akan menjadi objek
pengamatan penelitian. Variabel dalam penelitian ini adalah pengelolaan arsip.
3.4.1. Definisi Konsep
Definisi konsep berfungsi untuk memberikan penjelasan tentang variabel
yang akan diteliti menurut pendapat peneliti berdasarkan teori yang digunakan.
Dalam penelitian Pengelolaan Arsip di PPN Karangantu untuk memecahkan
permasalahan dalam penelitian ini menggunakan Peraturan Menteri Kelautan dan
Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di
Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, dalam pengelolaan arsip dibagi
menjadi empat tahap, yaitu :
1. Penciptaan
2. Penggunaan
55
3. Pemeliharaan, dan
4. Penyusutan.
3.4.2. Definisi Operasional
Definisi operasional dalam penelitian ini adalah pengelolaan arsip karena
peneliti menggunakan metode penelitian kualitatif, maka dalam penjelasan
definisi operasional ini akan ditemukan fenomena-fenomena penelitian yang
dikaitkan dengan konsep yang digunakan, yaitu :
1. Penciptaan
a. Penciptaan
1. menciptakan arsip yang baik dan benar
2. mendistribusikan arsip kepada yang berhak secara tepat waktu
lengkap dan aman
b. Penerimaan
1) Proses penciptaan arsip dinamis yang diterima
2) merespon dengan cepat dan teliti mengenai arsip yang diterima
dari eksternal organisasi
2. Penggunaan
a. menggunakan akses penyimpanan sesuai dengan lingkup kantor
b. menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan lingkup
organisasi
c. menyimpan arsip sesuai prosedur
d. menemukan arsip dengan cepat
56
e. menggunakan peralatan dan perlengkapan yang sesuai prosedur
3. Pemeliharaan
a. memelihara arsip dengan baik dan benar
b. menggunakan ruang penyimpanan sesuai dengan standar
c. dapat menentukan arsip yang harus dipelihara
d. pembiayaan arsip
4. Penyusutan.
a. melakukan penilaian arsip
b. penyusutan arsip berdasarkan JRA
3.5. Instrumen Penelitian
Adapun instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah peneliti
sendiri. Adapun jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder.
Peneliti sebagai alat utama penelitian kualitatif karena peneliti dapat merasakan
langsung mengalami melihat sendiri objek atau subjek yang sedang diteliti. Selain
itu peneliti juga mampu menentukan kapan penyimpulan data telah mencukupi,
data telah jenuh dan kapan peneltian dapat dihentikan dan peneliti juga dapat
langsung melakukan pengumpulan data, melakukan refleksi secara terus-menerus
dan secara gradual membagun pemahaman yang tuntas mengenai suatu hal.
3.6. Informan Penelitian
Informan penelitian adalah orang-orang dalam latar penelitian, fungsinya
untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian.
57
Penentuan informan dalam penelitian ini menggunakan teknik Purposive
(bertujuan), dengan pertimbangan bahwa peneliti mengambil sumber di beberapa
orang yang dianggap mempunyai informasi yang tepat dan relevan mengenai
masalah penelitian yaitu Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara
Karangantu Kota Serang. Adapun dalam penelitian ini, yang menjadi informan
dalam pengumpulan data ditunjukkan oleh tabel 3.1 yaitu sebagai berikut:
TABEL 3.1 Informan Penelitian
No Nama Informan Jabatan Informan Kode
Informan
Fungsi dan peran
informan Status
1 Nofa Septayani, SE Staf Bagian Tata Usaha I1 Petugas administrasi
persuratan
Key Informan
2 Rae Yuka Tantri, S.
Kom, MOS
Staf Bagian Tata Usaha I2 Pembantu petugas
pengadministrasian barang
Key Informan
3 Asep Saepulloh,SP, M.Si Kepala Sub Bagian
Tata Usaha
I3 Memimpin,merencanakan,
mengatur, melaksanakan
dan mengawasi
penyelenggaraan tugas
Pemerintah di bagian Tata
Usaha
Secondary Informan
4 Kurnaengsih, A.Md Staf Bagian Tata Usaha I4 Bendahara Pengeluaran Secondary Informan
5 Siti Yunipa Staf Operasional
Pelabuhan
I5 Operator Fingerptint Secondary Informan
6 Safii Pasaribu Staf Bagian Tata Usaha I6 Pengadministrasi keuangan
verifikator pajak
Secondary Informan
7 Farah siswa PKL I7 Pengguna layanan
persuratan
Secondary Informan
(Sumber : Peneliti, 2017)
3.7. Teknik Pengumpulan Data
Jenis data yang dikumpulkan pada penelitian ini adalah data kualitatif,
berupa data primer (data utama) dan data sekunder (data pendukung). Teknik
pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini, yaitu:
58
1. Wawancara
Menurut Narbuko dan Achmadi (2005:83) wawancara adalah proses
tanya jawab dalam penelitian yang berlangsung secara lisan dalam mana dua
orang atau lebih bertatap muka mendengarkan secara langsung informasi-
informasi atau keterangan-keterangan.
Teknik wawancara yang digunakan penelitian ini adalah wawancara
semistruktur. Alat-alat yang digunakan untuk wawancara pada penelitian ini
adalah daftar informan penelitian, daftar pedoman wawancara, buku catatan,
dan alat perekam (tape recorder). Berikut pedoman wawancara penelitian:
TABEL 3.2 Pedoman Wawancara
(Sumber : Peneliti, 2017)
No Dimensi Sub Dimensi
1 Penciptaan 1) penciptaan :
a. proses penciptaan arsip
b. mendistribusikan arsip
2) penerimaan :
a. proses penerimaan dan pencatatan arsip
c.. merespon dengan cepat dan teliti mengenai arsip
yang diterima dari eksternal organisasi
2 Penggunaan 1) akses penyimpanan sesuai dengan lingkup kantor
2) sistem penyimpanan arsip
3) prosedur penyimpanan arsip
4)
5)
Peminjaman dan penemuan arsip
peralatan dan perlengkapan
3 Pemeliharaan 1) pemeliharaan/perawatan arsip
2) ruang penyimpanan sesuai dengan standar
3)
4)
menentukan arsip yang harus dipelihara
pembiayaan arsip
4 Penyusutan 1) prosedur penilaian arsip
2) penyusutan arsip berdasarkan JRA
59
2. Metode Observasi
Metode Observasi (pengamatan) menurut Narbuko dan Achmadi
(2005:70) pengamatan adalah alat pengumpulan data yang dilakukan cara
mengamati dan mencatat secara sistematik gejala-gejala yang diselidiki.
Dalam penelitian ini peneliti melakukan observasi secara langsung,
yang artinya peneliti dalam melakukan pengumpulan data menyatakan
keterusterangan kepada sumber data bahwa sedang melakukan penelitian, jadi
mereka yang diteliti mengetahui sejak awal sampai akhir tentang aktivitas
peneliti.
3. Studi Dokumentasi
Dokumentasi yang diperlukan pada penelitian ini berupa dokumentasi
tertulis seperti transkip wawancara, surat menyurat dan lain sebagainya;
dokumentasi lisan seperti rekaman wawancara; dan dokumentasi audio visual
seperti video rekaman dan foto-toto pelaksanaan kegiatan. Adapun alat yang
digunakan untuk mendokumentasikan data-data tersebut adalah buku catatan,
camera digital, video camera, dan alat perekam suara (voice recorder).
ad dan Nugr
3.8. Teknik Pengolahan dan Analisis Data
Analisis data menurut Patton (1990:268) dalam Moleong (2011:280) adalah
proses mengatur urutan data, mengorganisasikannya ke dalam suatu pola, kategori
dan satuan uraian dasar. Moleong (2011:280) mendefinisikan analisis data sebagai
proses pengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori dan
satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan dapat dirumuskan
60
hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data. Model analisis data yang
digunakan pada penelitian ini adalah model interaktif Miles dan Huberman, dapat
dilihat pada berikut ini:
Gambar 3.1 Analisis data model interaktif Miles dan Huberman dalam Fuad dan
Nugroho (2014:16)
Proses analisis data menurut model interaktif Miles dan Huberman (1984)
dalam Fuad dan Nugroho (2014:16-17) terdiri dari tiga alur kegiatan yang
berlangsung secara bersamaan, yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan
kesimpulan atau verifikasi.
1. Reduksi data
Reduksi data (data reduction) dimaknai sebagai proses memilah dan
memilih, menyederhanakan data yang terkait dengan kepentingan penelitian
saja, abstraksi dan transformasi data-data kasar dari field note (catatan
lapangan). Tahap dari reduksi adalah memilah dan memilih daya yang pokok,
fokus pada hal-hal yang penting, mengelompokan data sesuai dengan tema,
membuat ringkasan, memberi kode, membagi data dalam partisi-partisi dan di
analisis sehingga terlihat pola-pola tertentu.
Data Collection
Data Display
Data Reduction
Conclusions :
drawing/verifying
61
2. Penyajian data
Penyajian data dalam penelitian kualitatif adalah menyajikan data
dalam bentuk teks yang bersifat naratif. Penyajian data dapat membantu
peneliti dalam memahami apa yang terjadi, merencanakan analisis
selanjutnya berdasarkan apa yang sudah dipahami sebelumnya
3. Verifikasi data
Analisis terakhir dalam analisis ini adalah melakukan penarikan
kesimpulan atau verifikasi. Berdasarkan pola-pola yang sudah tergambarkan
dalam penyajian data, terdapat hubungan kausal atau interaktif antara data
dan didukung dengan teori-teori yang sesuai, peneliti kemudian mendapatkan
sebuah gambaran utuh tentang fenomena yang di teliti dan kemudian dapat
menyimpulkan fenomen tersebut sebagai temuan baru, maka peneliti sudah
dianggap selesai. Namun jika sebaliknya terdapat kesalahan dalam melakukan
reduksi data maka dapat dikatakan peneliti belum mendapatkan kesimpulan.
3.9. Uji Keabsahan Data
Untuk menguji apakah daya yang diperoleh dalam penelitian itu akurat dan
kredibel, maka perlu dilakukan uji keabsahan data.. Uji keabsahan data yang
digunakan pada penelitian ini adalah uji kredibilitas data, yaitu :
1. Triangulasi data
Menurut Moleong (2011:332) triangulasi adalah teknik pemeriksaan
keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain. Diluar data itu untuk
62
keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu. Jenis
triangulasi data yang digunakan pada penelitian ini, yaitu:
a. Triangulasi Sumber
Triangulasi sumber menurut Patton (1987:331) dalam Moleong
(2011:330) adalah membandingkan dan mengecek balik derajat
kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang
berbeda dalam penelitian kualitatif.
Berdasarkan uraian di atasi, maka triangulasi sumber pada
penelitian ini dilakukan dengan cara mengecek data dari berbagai sumber
dan lain-lain.
b. Triangulasi teknik
Menurut Satori dan Komariah (2010:171) triangulasi teknik adalah
penggunaan beragam teknik pengungkapan data yang dilakukan kepada
sumber data. Menguji kredibilitas data dengan triangulasi teknik yaitu
mengecek data kepada sumber data yang sama dengan teknik yang
berbeda.
2. Member check
Member check menurut Satori dan Komariah (2009:172) adalah
proses pengecekan data yang diperoleh peneliti kepada informan.
Tujuannya adalah untuk mengetahui kesesuaian data yang diberikan oleh
pemberi data. Apabila para pemberi data sudah menyepakati data yang
diberikan berarti data tersebut valid, sehingga semakin kredibel.
63
3.10. Jadwal Penelitian
Tempat dan waktu penelitian ditunjukan untuk membatasi waktu dan
jadwal penelitian, berikut jadwal penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah
sebagai berikut:
TABEL 3.3 Jadwal Penelitian
Sumber : Peneliti, 2017
No Kegiatan
Waktu Pelaksanaan
2016 2017
Des Jan Feb Mar April Mei Juni Juli Agt
1. Observasi Awal
2. Pengajuan
Proposal
3. Seminar
Proposal
4. Revisi Seminar
Proposal
5. Pengolahan dan
Analisis Data
6. Sidang Skripsi
64
BAB IV
HASIL PENELITIAN
4.1 Deskripsi Objek Penelitian
4.1.1 Gambaran Umum Kota Serang
Kota Serang adalah salah satu dari delapan Kabupaten/ Kota yang ada di
Provinsi Banten yang mempunyai kedudukan sebagai pusat Pemerintahan
Provinsi Banten, sedangkan batas-batas wilayah Kota Serang adalah sebagai
Berikut :
a. Sebelah Utara berbatasan dengan laut Jawa
b. Sebelah Timur berbatasan dengan Kecamatan Pontang, Kecamatan
Ciruas, Kecamatan Kragilan Kabupaten Serang
c. Sebelah Selatan berbatasan dengan Kecamatan Cikeusal, Kecamatan
Petir, Kecamatan Baros Kabupaten Serang; dan
d. Sebelah Barat berbatasan dengan Kecamatan Pabuaran, Kecamatan
Waringin Kurung, Kecamatan Kramatwatu Kabupaten Serang
Posisi Kota Serang secara geologis terletak diantara 5°99‟ – 6°22‟ Lintang
Selatan dan 106°07‟ – 106°25‟ Bujur Timur. Dengan menggunakan koordinat
System Universal Transfer Mercator (UTM) Zone 48E, wilayah Kota Serang
terletak pada koordinat 618.000 M sampai dengan 638.600 dari Barat ke Timur
dan 9.337.725 M sampai dengan 9.312.475 M dari Utara ke Selatan adalah sekitar
21,7 KM dan jarak terpanjang dari Barat ke Timur adalah 20 KM. kondisi
Geografis Kota Serang menunjukan bahwa karakteristik wilayah di Kota Serang
sebagian besar adalah dataran sedang dengan ketinggian kurang dari 500 mdpl
64
65
serta memiliki iklim tropis. Dengan keadaan ini maka rata-rata suhu di Kota
Serang setiap bulannya berisar 27,07°C, suhu terendah 23,3°C dan tertinggi
33,2°C dengan kelembaban udara 84% rata-rata curah hujan 1500-2000 MM/
tahun dengan curah hujan terbesar pada bulan Januari dan Desember.
Kota Serang merupakan wilayah baru hasil pemekaran Kabupaten Serang
Provinsi Banten dengan berdasarkan pada Undang-undang Nomor 32 Tahun 2007
tentang pembentukan Kota Serang di Provinsi Banten. Kota Serang memiliki
wilayah seluas 266,74 Km2
yang terdiri dari 6 Kecamatan Yaitu Kecamatan
Serang, Kecamatan Kasemen, Kecamatan Cipocok Jaya, Kecamatan Curug,
Kecamatan Walantaka dan Kecamatan Taktakan. Jika diperbandinkan, luas
wilayah Kota Serang tersebut diatas maka hanya sekitar 3,08% dari luas wilayah
Provinsi Banten.
Pada awal pembentukan Kota Serang terdiri dari 6 Kecamatan, 46 Desa
dan 20 Kelurahan, pada tahun 2011, telah terjadi perubahan dari desa menjadi
Kelurahan melalui Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2011 tentang pembentukan
dan perubahan starus desa menjadi kelurahan, sehingga berubah menjadi 30 desa
dan 36 kelurahan. Pada tahun 2012 dengan peraturan daerah nomor 8 tahun 2012
tentang pembentukan dan perubahan status 15 (limabelas) desa menjadi
kelurahan, telah berubah lagi menjadi 15 desa dan 51 kelurahan, dan terakhir
dengan peraturan daerah nomor 5 tahun 2013 tentang perubahan status 15 desa
menjadi kelurahan di 4 Kecamatan, maka seluruh desa telah menjadi kelurahan,
sehingga jumlah Kelurahan menjadi 66 Kelurahan. Berikut adalah daftar
Kecamatan beserta luas wilayahnya.
66
4.1.2 Gambaran Umum Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota
Serang
Pelabuhan Perikanan Nusantara (PPN) Karangantu terletak pada posisi
koordinat 06º 02' LS - 106º 09' BT pada awal perkembangannya adalah suatu desa
pantai yang secara tradisional berkembang dari suatu kelompok pemukiman yang
mendiami daerah dari lahan di muara kali Cibanten. Sejalan dengan
perkembangan sejarah pemukiman nelayan, karangantu tumbuh dan berkembang
menjadi suatu pelabuhan nelayan yang cukup besar, dan berperan penting sebagai
pusat kegiatan perikanan yang memasok sebagian besar kebutuhan ikan wilayah
Propinsi Banten. Pada Tahun 1975/1976 Pelabuhan Perikanan Karangantu mulai
dibangun diatas tanah seluas 2,5 Ha bertempat di Desa Banten Kecamatan
Kasemen.
Menurut Surat Keputusan Menteri Pertanian Nomor 311/Kpts/Org/5/1978
tanggal 25 Mei 1978 secara resmi beroperasional dan menjadi Unit Pelaksana
Teknis (UPT) di bawah Direktorat Jenderal Perikanan Tangkap dengan nama
Pelabuhan Perikanan Pantai (PPP) Karangantu bertipe C. Seiring dengan semakin
berkembang dan meningkatnya kegiatan operasional pelabuhan maka pada
tanggal 30 Desember 2010 melalui Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan
Republik Indonesia Nomor : PER.29/MEN/2010 tanggal 30 Desember 2010
tentang perubahan kedua atas Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor
PER.06/MEN/2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pelabuhan Perikanan yang
didahului dengan dikeluarkannya Surat Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia tanggal 2 desember 2010
67
Nomor: B.3677/M.PAN-RB/12/2010 tentang Usulan Penataan UPT di lingkungan
Kementerian Kelautan dan Perikanan sehingga pada tanggal 30 Desember 2010
tersebut, Pelabuhan Perikanan Pantai Karangantu resmi berganti nama dan
meningkat kelasnya menjadi Pelabuhan Perikanan Nusantara (PPN) Karangantu
bertipe B.
4.2. Deskripsi Data Penelitian
Deskripsi data merupakan penjelasan mengenai data yang didapat dari
hasil penelitian lapangan. Dalam penelitian pengelolaan arsip di Pelabuhan
Perikanan Nusantara Karangantu ini, peneliti menggunakan Peraturan Menteri
Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang
Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan. Peraturan
tersebut menjelaskan ada empat point penting dalam pengelolaan kearsipan yaitu
penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan dan penyusutan.
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode
penelitian kualitatif sehingga data yang diperoleh bersifat deskriptif berbentuk
kata dan kalimat dari hasil wawancara, hasil observasi lapangan dan juga
dokumentasi. Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan
model interaktif yang telah dikembangkan oleh Miles dan Huberman yaitu selama
proses pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan empat komponen
penting, diantaranya yaitu pengumpulan data (data collecting), reduksi data (data
reduction), penyajian daa (data display), dan penarikan kesimpulan (verification).
Kegiatan pertama yang dilakukan adalah pengumpulan data yang merupakan
68
proses mengumpulkan informasi atau data yang diperlukan dalam penelitian.
Kegiatan kedua yaitu mereduksi dengan merangkum, memilih hal-hal yang
pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting. Untuk memper dalam mereduksi
data Peneliti memberikan kode pada aspek tertentu, yaitu :
1) Kode Q1,2,3 dan seterusnya menandakan daftar urutan pertanyaan.
2) Kode I1,2,3 dan seterusnya menandakan urutan informan.
Langkah selanjutnya adalah melakukan penyajian data (data display),
dalam penelitian kualitatif penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk uraian
singkat atau teks naratif, bagan, matriks, hubungan antar kategori, network,
flowcart, dan sejenisnya. Namun dalam penelitian ini, peneliti menyajikan data
dalam bentuk teks narasi. Selanjutnya adalah verifikasi data atau penarikan
kesimpulan, setelah data bersifat jenuh, artinya telah ada pengulangan informasi,
maka kesimpulan tersebut dapat dijadikan jawaban atas masalah penelitian.
4.2.2. Daftar Informan
Penelitian mengenai Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara
Karangantu Kota Serang ini, dalam pemilihan informan penelitiannya peneliti
menggunakan teknik purposive. Teknik purposive yaitu pengambilan sumber data
dengan pertimbangan bahwa orang yang dijadikan informan peneliti merupakan
orang yang mengetahui dan berkompeten tentang fokus yang dilakukan dalam
penelitian sehingga dapat mekan peneliti untuk mendapatkan data yang
diharapkan. Adapun informan-informan yag peneliti tentukan merupakan orang-
orang yang menurut penaliti memiliki informasi relevan yang dibutuhkan dalam
69
penelitian ini, karena informan itu sendiri berhubungan langsung dengan masalah
yang sedang diteliti oleh peneliti. Adapun informan dalam penelitian ini
diantaranya, yaitu :
TABEL 4.1 Daftar Informan
No Kode
Informan
Nama Informan Keterangan Jenis
Kelamin
Umur Status
1 I1 Nofa Septayani,
SE
Petugas
Administrasi
Persuratan
Perempuan 26 Key Informan
2 I2 Rae Yuka
Tantri, S.Kom
Pembantu Petugas
Pengadministrasi
Persediaan Barang
Perempuan 30 Key Informan
3 I3 Asep Saepulloh,
Sp., M.Si
Kepala Sub Bagian
Tata Usaha
Laki-laki 51 Secondary Informan
4 I4 Kurnaengsih,
A.Md
Bendahara
Pengeluaran
Perempuan 35 Secondary Informan
5 I5 Siti Yunipa Operator Fingerprint Perempuan 29 Secondary Informan
6 I6 Safii Pasaribu Pengadministrasi
keuangan verifikator
pajak
Laki-laki 57 Secondary Informan
7 I7 Farah Siswa PKL Perempuan 17 Secondary Informan
Sumber : Peneliti, 2017
4.3 Deskripsi Hasil Penelitian
4.3.1 Penciptaan Arsip
Sebuah institusi memulai pengelolaan arsip, harus dipahami terlebih
dahulu apa yang harus dikelola dan dokumen adalah informasi yang dikumpulkan
yang bisa diakses serta digunakan sebagai informasi yang diciptakan, diterima dan
dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan
70
digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Dokumen ini
mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data, peta digital, spreadshets,
database, gambar, dan data suara. Pada tahap awal penciptaan arsip, arsip tercipta
melalui beberapa cara yaitu secara intern artinya arsip dibuat sendiri oleh
lingkungan dalam perusahaan, meliputi standarisasi surat, bentuk surat, formulir,
naskah, dan sebagainya serta pemprosesannya dan secara ekstern, artinya arsip
diterima dari pihak lain, bisa perorangan atau perusahaan.
Mengenai jenis arsip yang diciptakan di PPN Karangantu, informan I1 saat
wawancara tanggal 19 juni 2017 menjelaskan bahwa:
“arsip yang ada di PPN Karangantu berupa gambar, surat-surat, ada surat
undangan, surat tugas, surat perjalanan dinas, pengumuman serta surat
pemberitahuan. Jenis-jenis surat yang menyangkut dengan kedinasan
begitu.”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa jenis arsip dapat berupa gambar atau surat seperti surat undangan, surat
tugas dan surat perjalanan dinas. Dalam penciptaan arsip sudah tentu memiliki
prosedur atau proses yang dilalui dalam penciptaan arsip. Pada tahap ini, arsip
yang diciptakan/dibuat digunakan sebagai media penyampai informasi untuk
dasar perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan
lain sebagainya. Dalam proses penciptaan arsip informan I1 saat wawancara
tanggal 19 Juni 2017 menyebutkan bahwa :
“Proses Penciptaannya dari awal dengan menggunakan konsep kalau
pertama kan kalau surat undangan ya di konsep dulu konsep surat
undanganya setelah konsep kita ketik, dituangkan ke dalam kertas sudah
begitu acc sama pimpinan kalau misalnya ada koreksi atau perbaikan nanti
kita rubah lagi”
71
Berdasarkan pernyataan di atas, maka dalam hal ini peneliti berpendapat
bahwa penciptaan surat diawali dengan konsep surat yang sudah ada dan apabila
terjadi perubahan atau terdapat koreksi dari pimpinan maka bagian pembuat surat
akan merubah surat tersebut sehingga sesuai dengan konsep yang diinginkan. Hal
ini di ungkapkan juga oleh Informan I2 saat wawancara tanggal 7 Juli 2017
menyebutkan bahwa:
“Dari surat masuk itu kan dilihat nomor suratnya nih kayak begini
berdasarkan nomor surat diambil dari surat masuk, sama tanggalnya sama
perihalnya di ambil dari surat masuk kan. Surat keluar itu abis dari dasar
surat masuk itu dibikin surat keluar sudah selesai bikin konsep surat keluar
nya baru minta paraf Kasubag Tata Usaha sama tandatangan kepala
pelabuhan begitu, sudah selesai di tandatangani dikasih cap amplop
langsung dikirim langsung ke orang yang bersangkutan kalau ada alamat
e-mail paling di scan langsung dikirim ke alamat emailnya kalau misalnya
sudah dikirim ke alamat emailnya dikonfirmasi kalau ada nomor
kontaknya kalau surat sudah di kirim”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa proses penciptaan arsip selain diawali dengan pembuatan konsep juga
dilanjutkan dengan pendistribusian surat tetapi juga harus sesuai dengan standar
pembuatan surat yang benar yang sudah di atur tata naskah dinas. Akan tertapi
dalam pembuatan surat masih terdapat masalah yang di hadapi bila di lihat dari
keterangan informan I1 saat wawancara tanggal 19 Juni 2017 mengatakan bahwa:
“Paling kalau misalnya kendalanya kadang itu kalau misalnya apa surat
dari perorangan begitu ya misalnya dari kasi ini misalnya dari salah satu
kasi itu sudah kasih konsep surat pas giliran yang kita koreksi kan kita
yang tahu konsep surat nya kadang suka ada yang ngeyel dikasih tahunya”
Berdasarkan pernyataan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa terdapat
masalah yang dihadapi dalam pemprosesan surat yang dibuat oleh peroranagn
atau dilain bidang bagian persuratan yang belum mengetahui bagaimana standar
72
pembuatan konsep surat dan mengenai masalah yang timbul dalam proses
pembuatan surat, hal lain juga diungkapkan oleh Informan I2 saat wawancara
tanggal 7 Juli 2017 menjelaskan bahwa :
“Kalau misalnya di buru-buru begitu kan paling kan liat dari contoh surat
yang sudah ada sebelumnya kan ternyata contoh suratnya tidak rapih, jadi
otomastiskan kita bikin ulang gimana caranya biar surat rapih karena dari
jaman dulunya sudah seperti itu, harusnya kan rapih tata cara pengetikan
harusnya rapih cuma karena berhubung biasanya dari yang sebelum-
sebelumnya mencontoh dari surat yang ada jadi yasudah begitu seada-
adanya itu yang berantakan ya sudah itu harusnya kan untuk buat surat apa
lagi surat resmi harusnya kan rapih ya, titik koma nya juga harus rapih,
besar kecilnya huruf juga harus rapat, trus titik dua harus sejajar,
paragrafnya juga harus rapih. Kode-kode nya masih blum tau karena cuma
pengganti tapi tidak ada pemberitahuan kalau surat ini perihalnya untuk
apa”
Berdasarkan pernyataan di atas, maka dalam hal ini peneliti berpendapat
bahwa proses penciptaan arsip atau surat masih ditemui arsip yang belum sesuai
dengan standar pembuatan surat yang benar yang sudah diatur dalam tata naskah
dinas bila dilihat dari kendala-kendala yang muncul dalam pembuatan surat dan
juga terdapat miss communication antar pembuat surat. Mengenai pendistribusian
arsip informan I1 saat wawancara tanggal 19 Juni 2017 menyebutkan bahwa :
“Biasanya di coppy dulu, disimpan sih ya pastinya kan kalau bikin surat
kan tidak cuma satu lembar jadi ada lembaran buat arsip sama lembar buat
yang apa namanya yang pegang suratnya itu, nah biasanya distribusinya
nanti surat itu di fotokopi kalau surat tugas paling cuma untuk 5 orang,
orang yang bersangkutan, bendahara, petugas pelaporan sama arsip”
Berdasarkan pernyataan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa
pendistrian surat diawali dengan penggandaan surat untuk disimpan sebagai arsip
dan sisanya didistribusikan kepada bagian-bagian yang bersangkutan dengan surat
73
tersebut. Hal lain juga diungkapkan mengenai pendistribusian arsip surat keluar
informan I5 saat wawancara tanggal 10 Juli 2017 mengatakan bahwa :
“Kalau surat tugas itu tergantung dari yang persuratan karena namanya
surat tugas itu kan suka belum tentu orang ini, sudah terbit suratnya tapi
orang nya ternyata tidak bisa atau berhalangan jadi terkadang harus di
ganti biasanya sih 2 sampai 3 hari baru bisa di terima sesuai staf deal yang
berangkat”
Dari pernyataan di atas dalam pendistribusian surat keluar masih
mendapatkan kendala karena surat yang sudah dibuat masih bisa berubah
sehingga dalam proses pendistribusiaan nya menjadi terlambat dan mengganggu
kinerja pegawai dibagian fingerprint dengan mengatakan bahwa :
“Ya otomatis pasti, ya mengganggu yang aturannya sudah update tidak
bisa update pada hari tersebut “
Berdasarkan pernyataan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa
keterlambatan pendistribusian surat mengganggu perkerjaan yang seharusnya bisa
dikerjakan tepat waktu menjadi terulur-ulur. Sedangkan dalam proses penerimaan
surat masuk yaitu surat atau arsip yang diterima dari pihak lain informan I1 saat
wawancara tanggal 19 Juni 2017 menjelaskan bahwa :
“Pertama sih diagendain dulu, diagenda surat masuk abis diagendain itu
nanti minta paraf kekasubag tata usaha karena kasubag tata usaha yang
lebih tahu. Pokoknya yang menangani semuanya hampir semuanya kan
masalah persuratan dan lain-lainnya setelah paraf baru nanti dikasih
kepimpinan habis itu nanti didisposisi, nah disposisinya itu nanti kita lihat
kesiapa misalnya ketahuan ke kepala seksi ini, surat masuk itu kita
fotokopi terus kita kasih kopiannya itu ke kepala seksi yang di tuju, kalau
misalnya mesti tidaklanjut sehari berikutnya kita tanya lagi”
Berdasarkan pernyataan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa dalam
penerimaan surat diawali dengan pencataan dibuku agenda kemudian didisposisi
74
dan diserahkan ke pimpinan untuk ditindaklanjuti. Hal lain juga diungkapkan oleh
Informan I2 saat wawancara tanggal 7 Juli 2017 menjelaskan bahwa :
“Alurnya paling misalnya dari surat masuk nerima sudah nerima kasih
disposisi sudah kasih disposisi kayak begini, terus kan nanti dari pak asep
di kasih paraf ke kepala pelabuhan, dari kepala pelabuhan disposisi lagi
ceklis misalnya ke kepala seksi siapa misal ke kasubag TU sama misalnya
tata kelola ceklis, biasanya di fotokopi, misalnya dilihat ada berapa nih di
ceklis nya misalnya ada 2 sudah kayak begitu fotokopi itu biasanya 3, satu
buat kasi tata usaha, satu buat tata kelola, yang satu lagi kalau misalnya
memang itu surat undangan pasti kan di bikinin untuk surat tugas, nah
satunya itu untuk lampiran surat tugas untuk di kasihin ke bagian
keuangan buat dasar untuk pencairan kayak uang transport, jadi kalau surat
undangan biasanya disatuin sama surat tugas sebagai dasar untuk
pencairan uang dari keuangannya itu. Jadi tata kelola dapat, tata usaha juga
dapat, keuangan juga dapat buat pencairan data terus yang aslinya itu buat
arsip kita”
Berdasarkan pernyataan di atas, maka peneliti berpendapat bahwa alur
pemprosesan surat masuk dilakukan dengan mendisposisi surat dengan paraf
kasubag tata usaha sebelum diberikan ke pimpinan langsung untuk ditindaklanjuti
dan membuat salinan dari lembar disposisi sesuai dengan keterangan yang ada
dilembar disposisi yang sudah didisposisi oleh atasan untuk didistribusikan
kepada yang bersangkutan sesuai isi dari disposisi. Waktu yang dibutuhkan dalam
proses penerimaan surat masuk informan I1 saat wawancara tanggal 19 Juni 2017
mengatakan bahwa :
“Kalau ada pimpinan ada di ruangannya sih biasanya paling setengah jam,
kalau lagi keluar harus menunggu”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa dalam proses penerimaan surat masuk jika pimpinan berada ditempat maka
proses tersebut memakan waktu setengah jam. Sedangkan waktu yang dibutuhkan
75
untuk membalas surat yang diterima dari pihak lain informan I1 juga saat
wawancara tanggal 19 Juni 2017 mengatakan bahwa :
“Biasanya waktunya biasa 1 minggu kalau untuk mahasiswa, soalnya kan
mahasiswa itu biasanya tidak mungkin kepala pelabuhan yang nanganin
jadi harus ke kepala seksi, kepala seksi juga kan kadang ada kerjaan lain
jadi proses dari kasinya yang lama, misalnya untuk praktek kerja lapangan
tanggal berapanya kepala seksi yang nentuin paling cepat 3 hari”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa balasan surat untuk mahasiswa yang ingin melakukan penelitian
membutuhkan waktu tiga hari sampai satu minggu untuk memperoleh balasan
surat dari bagian persuratan. Sedangkan Informan I2 saat wawancara tanggal 7 Juli
2017 mengungkapkan bahwa :
“Tergantung dari atasan, kalau kayak kemarin bisa cepat bisa lambat
karena kan kalau misalnya pak bambang ada pak asep ada ya bisa cepat,
paling cepat sehari juga jadi, tapi kalau itu misalnya bisa 2-3 hari kayak
kan suka dinas begitu”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti berpendapat bahwa balasan
surat dapat dilakukan dengan cepat apabila pimpinan berada ditempat dan akan
lebih lama jika pimpinana sedang dinas luar dan balasan surat dilakukan dua atau
tiga hari sejak surat diterima. Hal ini di perkuat oleh pernyataan oleh Informan I6
saat wawancara 14 Juli 2017 mengatakan bahwa :
“Kalau disini mah cepat, kita kan ngirimin surat ini pas hari senin nah di
kasih nomor telepon tuh di mintain nomor telepon sama satpam, besok
pagi nya di telepon suruh datang kesini buat ngambil surat acc dari sini
kalau bahwa di sini itu sudah di terima praktek kerja lapangannya nanti
minta kepastian dari PPN Karangantu mulainya bisa kapan terus seninnya
langsung ikut apel”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa dalam membalas surat tergantung dari ada tidaknya atasaan apabila atasan
76
ada di tempat maka proses balasan cepat dan bila atasan tidak ada di tempat maka
di butuhkan waktu antara dua atau tiga hari hingga seminggu dalam membalas
surat.
Berdasarkan hasil seluruh wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini
berpendapat bahwa arsip yang diciptakan berupa gambar dan surat-menyurat, dan
tidak ada terget yang ditetapkan dalam pembuatan surat hanya terakumulasi saat
di akhir tahun. Penciptaan arsip dilakukan dengan menggunakan konsep yang
sudah ada dan dalam konsep surat dapat dibuat oleh siapa saja oleh karena itu
masih ditemukan perbedaan dalam tata cara pembuatan surat sehingga
memerlukan waktu lagi dalam pengkoreksian. Pengkoreksian cara penulisan surat
dikoreksi oleh pimpinan dan proses pendistribusian surat dilakukan dengan
menggandakan surat terlebih dahulu sebelum diserahkan kepada yang
bersangkutan. Tidak ada catatan pendistribusian yang dilakukan kecuali arsip
yang berupa laporan dengan ekspedisi. Alur prosesan surat masuk dilakukan
berdasarkan SOP, Surat masuk diproses dengan waktu perkiraan setengah jam dan
sudah memiliki SOP surat masuk dan surat balasan memakan waktu sekitar 2-3
hari. Penciptaan arsip dilakukan oleh bagian persuratan, pendistribusian arsip
dilakukan secara langsung dan email, dalam proses penerimaan surat masuk
melalui beberapa tahap respon bisa cepat dan lambat tergantung dari isi surat.
Dalam penciptaan arsip sudah memiliki prosedur tetapi dalam pembuatan surat di
PPN Karangantu masih ditemukan masalah dalam tata cara penulisan dan
pendistribusian surat yang terlambat dapat mengganggu kinerja pegawai terutama
pada bagian fingerprint. Berdasarkan observasi dilapangan dikarenakan bagian
77
persuratan terkadang menunda dalam pendistribusian dengan alasan antisipasi
apabila masih ada perubahan mengganggu proses penginputan data di aplikasi
presensi elektronik pegawai. Sedangkan dalam membalas surat masuk tergantung
dari ada tidaknya atasaan yang ada. Apabila atasan ada di tempat maka proses
balasan cepat dan bila atasan tidak ada di tempat maka di butuhkan waktu 2-3 hari
dalam membalas surat. Berdasarkan observasi peneliti dilapangan proses
pembalasan surat masih suka terlambat dalam pemprosesannya.
4.3.2 Penggunaan Arsip
Sistem penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan
efektifitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Sedangkan
manfaat dari sistem penyimpanan arsip agar arsip dapat tertata dengan rapi, ruang
kerja lebih rapih dan efisien karena tidak banyak tumpukan kertas yang memenuhi
ruangan, arsip tidak hilang sehingga informasinya dapat dipelihara. Dalam
penyimpanan arsip dapat disimpan secara horizontal penempatan atau
penyimpanannya dilakukan secara mendatar, dimana arsip atau dokumen saling
bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam sedangkan penyimpanan
vertikal dalam penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan
secara tegak lurus dimana arsip disusun berderet ke belakang, sedangkan
penyimpanan arsip secara lateral penempatan atau penyimpananya dilakukan
secara berdiri dimana arsip disusun berderet menyamping.
78
Mengenai sistem penyimpanan di PPN Karangantu, informan I1 saat
wawancara tanggal 19 juni 2017 mengatakan bahwa:
“Kalau kepegawaian yang terkait kepegawaian kodenya KP, kepegawaian
juga kan ada macam-macam kan kode klasifikasinya trus kalau tata usaha
TU kayak begitu nanti diarsipinnya TU misalnya TU 330 itu kan undangan
nanti segala sesuatu yang masuk surat masuk ataupun keluar itu yang
terkait dengan undangan disimpan nya di TU 330”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti berpendapat bahwa arsip
kepegawaian dalam penyimpanananya menggunakan kode klasifikasi sesuai
dengan kode yang ada diperaturan mengenai cara pemberian kode klasifikasi. Hal
yang sama juga diungkapkan oleh Informan I4 saat wawancara tanggal 10 Juli
2017 menjelaskan bahwa :
“arsip saya kan digolongkan itu sesuai dengan ini nya kan jenisnya
misalkan SPJ perjalanan ya SPJ perjalanaan semua dari tanggal awal
sampai tanggal akhir setiap bulan itu kan beda-beda, satu bulan tutup ganti
lagi satu bulan tutup satu bulan tutup, trus kalau dia SPJ uang persediaan
itu tersendiri jadi gampang nyari sudah klasifikasinya sudah sesuai”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa dalam sistem penyimpanan arsip yang berkaitan dengan keuangan
disimpan berdasarkan bulan dan jenisnya.
Dalam sistem klasifikasi dalam penyimpanan arsip informan I1 saat
wawancara tanggal 19 juni 2017 menjelaskan bahwa:
“Harusnya sih kaya begitu di klasifikasikan cuma disini tidak, disini masih
surat masuk ya surat masuk, surat keluar ya surat keluar berdasarkan
nomor aja tidak sesuai klasifikasi karena kalau lebih enak kan kalau
klasifikasi itu kan pake filling cabinet tapi kan tidak ada filling kabinet
yang disediainnya tuh lemari terus bukan filling kabinet makanya pake itu,
makanya di bolongin pake ordner pake lemari bukan pake filling kabinet”
79
Berdasarkan pernyataan diatas maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa dalam penyimpanan arsip masih menggunakan nomor agenda surat masuk
dan surat keluar karena terbatasnya peralatan kearsipan yang ada sehingga belum
bisa menggunakan kode klasifikasi sesuai dengan peraturan yang berlalu.
Informan I1 juga menambahkan saat wawancara tanggal 19 juni 2017 menjelaskan
bahwa :
“Kalau tentang arsip kan pertama habis nyiptain arsip itu nanti kan ada
arsip untuk kita, arsip yang harus kita simpan itu biasanya dari nomornya
itu kan sudah ada klasifikasinya sendiri sampai sekarang masih sesuai ini
aja nyimpannya, jadi sesuai nomornya aja surat masuk ya surat masuk
surat keluar ya surat keluar jadi tidak sesuai dengan kode klasifiaksi”
Berdasarkan pernyataan di atas maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa penyimpanan surat masuk dan surat keluar menggunakan nomor agenda
dalam penyimpanannya. Sedangkan Informan I4 menanggapi mengenai cara
penyimpanan tersebut wawancara tanggal 10 Juli 2017 menjelaskan bahwa :
“Kalau yang dipersuratan itu kadang kita cari satu surat pun masih susah,
surat masuk surat keluar juga tetap susah nyarinya, mungkin karena
menyimpan arsip itu tidak sesuai dengan nomor agenda jadi tidak berurut
sesuai nomor agenda kan kalau sesuai nomor agenda kan ada bukunya tuh
misal surat masuk atau keluar kita liat oh ini nomor sekian jadi ketika
nyari ke odner mestinya harus langsung ketemu, kadang tidak ada di situ
menyusunnya itu tidak sesuai nomor agenda dan susah nyarinya. Kalau
nyari sendiri susah tapi kalau yang nyari orang yang ngarsip itu bisa cepat
tapi kalau yang ngarsip tidak ada ya tidak kan ada yang bisa nyari karena
susunannya tidak sesuai sama itu kan. Kalau dicari sama orangnya sih
cepat sekitar 10 menit tapi kadang sampai seharian pun pernah ada tidak
ketemu, ketemu besoknya mungkin karena nyelip atau karena nyarinya
buru-buru. pernah nyari SK juga susah, karena kan waktu pas nyari juga
kan orangnya tidak ada yang megang arsip itu tidak ketemu, pas besoknya
dia ada nyari ketemu tapi lama juga sih sekitar 15 menit. Kalau bagusnya
sih arsip sesuai nomor agenda kalau mau, sesuai klasifikasi begitu kan
sesuai kode lebih enak lagi”
80
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa dalam sistem penyimpanan arsip di PPN Karangantu masih belum sesuai
dengan kode klasifikasi arsip karena dalam penyimpanananya masih berdasarkan
pada nomor agenda dan peletakan surat tersebut masih tidak berurut berdasarkan
nomor agenda sehingga menimbulkan masalah dalam penemuan arsip saat arsip
dibutuhkan dengan cepat dan membutuhkan waktu yang lebih lama dalam
pencarian arsip.
Mengenai prosedur sistem penyimpanan di PPN Karangantu, informan I1
saat wawancara tanggal 19 juni 2017 mengatakan bahwa:
“Kalau pake filling kabinet sih ada, pake folder lagi, pake map gantung
nanti ditulis ujung-ujung nya begitu tapi kan yang di karangantu masih
pakai lemari bukan filling kabinet, jadi ya biasa kalau pake ordner yah
harus di bantek mau tidak mau kalau sebenarnya sih kalau untuk arsip
sendiri sekarang sudah tidak boleh pake ordner dibolongin itu, karena itu
tidak disediain filling kabinet minta filling kabinet dikasihnya lemari lagi
dari 2015”
Berdasarkan pernyataan di atas maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa penyimpanan arsip masih menggunakan ordner yang diletakkan dilemari
sehingga arsip yang disimpan harus dilubangi agar bisa disimpan di ordner
sedangkan peraturan yang berlaku tidak membolehkan arsip untuk dilubangi.
Sedangkan Informan I4 menanggapi prosedur sistem penyimpanan di PPN
Karangantu ketika wawancara tanggal 10 Juli 2017 mengatakan bahwa :
“Kalau peraturan pasti ada”
Berdasarkan pernyataan di atas maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa terdapat peraturan mengenai proses penyimpanan arsip yang berlaku, akan
81
tetapi prosedur yang dilakukan dalam menyimpan arsip masih belum sesuai
dengan peraturan yang berlaku dalam tata cara penyimpanan yang benar.
Mengenai peminjaman arsip, informan I1 saat wawancara tanggal 19 juni
2017 mengatakan bahwa:
“Yang meminjam banyak, kadang ada yang pinjam arsip surat keluar,
kayak misalnya yang lebih sering pinjam sih kayak pak siswanto terkait
BMN, kalau BMN Kasubag Tata Usaha nyuruh nyimpan, cuma BMN
doang kalau kayak laporan statistik dan pipp itu orangnya”
Sedangkan yang disampaikan oleh Informan I3 saat wawancara tanggal 20
Juni 2017 mengatakan bahwa :
“Ya biasanya yang sering di pinjam itu adalah yang pertama surat masuk
terkait dengan kegiatan yang kedua arsip-arsip keuangan terkait dengan
adanya pemeriksa misalnya dari Badan Pengawas Keuangan dari
inspektorat kalau memang mereka nanya 5 tahun ke belakang atau 10
tahun kebelakang”
Hal lain juga disampaikan oleh Informan I2 saat mengomentari mengenai
arsip yang di pinjam pada wawacara tanggal 7 Juli 2017 mengatakan bahwa “
“Pernah, biasanya ada dari kepegawaian pak prijambodo”
Berdasarkan pernyataan di atas maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa sering dilakukan peminjaman arsip di Pelabuhan Perikanana Nusantara
Karangantu. Peminjaman arsip bisa terjadi bila arsip di simpan, arsip yang sudah
disimpan sering kali dicari karena akan digunakan untuk keperluan tertentu dan
jika arsip tidak disimpan dengan baik, arsip dapat hilang sehingga saat arsip
tersebut dibutuhkan tidak dapat ditemukan. Mengenai arsip yang tidak ditemukan
dalam proses penemuan arsip informan I1 mengungkapkan saat wawancara
tanggal 19 juni 2017 mengatakan bahwa :
82
“Pernah sih, sejauh ini sih pernah karena memang tadinya disangkanya
hilang tapi ternyata setelah diobrak-abrik terselip jadi sebelumnya pernah
ada yang pinjam terus sayanya lupa balikin ke tempat semula nya itu‟
Hal lain juga diungkapkan oleh Informan I2 saat wawancara tanggal 7 Juli
2017 menjelaskan bahwa :
“Yang wartu itu, SK-SK mba nengsih yang sebundel ilang, ya makanya itu
padahalkan istilahnya sudah di letakkan di dalam lemari tapi kok masih
bisa hilang dan makanya itu fungsinya kenapa tidak boleh pake lemari
yang berkaca karena orang tau kan sk itu penting”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa terdapat arsip yang hilang dikarenakan proses penyimpanan yang belum
dilakukan sesuai dengan peraturan tentang proses penyimpanan arsip yang baik
dan benar. Hal ini diperkuat dengan pernyataan Informan I4 saat wawancara
tanggal 10 Juli 2017 menjelaskan bahwa :
“Pasti adalah tapi hanya nyelip doang atau nyarinya terburu-buru, oh itu
mah yang arsip kepegawaian itu mah satu ordner hilang kayaknya ada
yang minjam tidak ngomong dan tidak dibalikin karena itukan posisinya
sedang di luar lemari baru ngambil sesuatu belum dimasukin ke lemari”
Informan I2 menambahkan saat wawancara tanggal 7 Juli 2017
menjelaskan bahwa :
“Pernah, Karena ini acak-acakan tidak teratur si SK nya ditaruh dimana
surat masuk ditaruh dimana belum apa yah belum terstruktur biasanya sih.
bisa 2 hari nyari SKGB (surat keterangan gaji berkala)”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu dalam penemuan kembali
arsip masih memiliki kendala karena arsip masih tidak dapat ditemukan dan
hilang pada saat arsip dibutuhkan disebabkan oleh kelalaian pegawai sehingga
83
arsip sering terselip karena sering menunda-nunda dalam penyimpanan saat
pengembalian arsip yang dipinjam sehingga arsip tersebut terlupakan.
Perlengkapan dan Peralatan digunakan dalam bidang kearsipan pada
umumnya adalah peralatan yang digunakan memiliki ketahanan yang lama karena
bisa digunakan bertahun-tahun karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat
seperti logam, kayu, aluminium, besi, pelastik, dan sebagainya. Sedangkan
perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam
kegiatan kearsipan yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama
(penggunaannya relatif singkat), artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara
terus menerus. Mengenai peralatan dan perlengkapan yang digunakan Pelabuhan
Perikanan Nusantara Karangantu informan I1 saat wawancara tanggal 19 juni
2017 mengatakan bahwa:
“Ya paling kalau misalnya buku agenda harus ada pulpen alat tulis kayak
begitu, scanner, printer, lemari”
Hal yang sama juga diungkapkan oleh Informan I2 saat wawancara tanggal
7 Juli 2017 menjelaskan bahwa :
“Biasanya scan, biasanya scanan itu kalau ada surat masuk itu di scan
untuk istilahnya soft copy, lemari”
Sedangkan yang disampaikan oleh Informan I4 saat wawancara tanggal 10
Juli 2017 mengatakan bahwa :
“Lemari pake ordner ada yang di bolongin ada yang tidak, map plastik”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa peralatan dan perlengkapan yang digunakan di Pelabuhan Perikanan
84
Nusantara Karangantu terdiri dari buku agenda, alat tulis, scanner, printer, lemari,
ordner dan map plastik.
Berdasarkan hasil wawancara tersebut, maka peneliti dalam hal ini
berpendapat bahwa dalam penyimpananan arsip masih belum semua
menggunakan kode klasifikasi arsip, arsip surat msuk dan surat keluar tidak ada
pengklasifikasian. Asas yang dugunakan asas sentralisasi dan desentralisasi
sedangkan yang bertanggungjawab dalam pengarsipan dilimpahkan pada pembuat
arsip kecuali surat masuk dan keluar disimpan oleh petugas persuratan.
Penyimpanan surat masuk dan surat keluar belum menggunakan kode
pengklasifikasian sedangkan laporan disimpan per kegiatan di beberapa ruangan
dan prosedur penyimpanan disesuai kan dengan peralatan yang digunakan. Arsip
yang sering dipinjam terdiri dari arsip BMN, surat masuk dan arsip keuangan.
Arsip yang tidak ditemukan disebabkan karena arsip terselip dan hilang.
Pencegahan dari kehilangan dengan menggandakan arsip, Arsip yang disimpan
adalah arsip aktif dan inaktif sesedangkan perlengkapan dan peralatan yang
digunakan Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu berdasarkan hasil
wawancara yaitu alat tulis, lemari, rak besi, kardus khusus arsip, ordner dan map
pelastik. Sistem penyimpanan arsip di PPN Karangantu masih belum sesuai
dengan kode klasifikasi arsip karena masih berdasarkan pada nomor agenda dan
dalam penyimpanan nya masih tidak berurut berdasarkan nomor agenda sehingga
menimbulkan masalah dalam penemuan arsip saat arsip dibutuhkan. Arsip masih
tidak dapat ditemukan dan hilang pada saat arsip dibutuhkan karena sitem
penyimpanan arsip tidak sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan
85
No.53/PERMEN-KP/2014 tentang Sistem Pemberkasan Di Lingkungan
Kementerian dan Kelautan karena. Perlengkapan dan peralatan masih belum
lengkap jika dilihat dari peralatan dan perlengkapan yang digunakan oleh
Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu yaitu buku agenda, alat tulis, scanner,
printer, lemari, ordner dan map.
4.3.3 Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip berarti memelihara, merawat, menjaga arsip dari
kerusakan, sehingga arsip dapat tahan lama dan masih dapat digunakan untuk
generasi mendatang karena arsip mempunyai nilai yang sangat beharga dan sangat
penting bagi kepentingan organisasi atau negara, maka pemeliharaan arsip harus
dilakukan karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban nasional, maka
arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam
ancaman terhadap arsip seperti kerusakan, kehilangan dan pemalsuan. Mengenai
hal ini diungkapkan Informan I1 saat wawancara tanggal 19 Juni 2017
menjelaskan bahwa :
“Waktu pas penyusutan 2015 kemarin beberapa asrip itu rusak dimakan
rayap taruhnya di lemari kayu arsip surat masuk dan keluar tahun 2010
kebawah kalau tidak salah karena nyimpannya di lemari kayu”
Hal ini diperkuat dengan pernyataan Informan I2 saat wawancara tanggal 7
Juli 2017 menjelaskan bahwa :
“Waktu itu yang di ruangan sebelah sana, gara-gara ditaruh di lemari
kayu sedangkan lemari kayu itu kan rayap apa”
86
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa pada tahun 2015 saat penyusutan arsip terdapat beberapa arsip yang rusak
dimakan rayap karena alat yang digunakan untuk menyimpan arsip terbuat dari
kayu. Berikut daftar penghapusan yang dilakukan oleh Pelabuhan Perikanan
Nusantara Karangantu berdasarkan keterangan Informan I1 sebagai berikut :
TABEL 4.2 Daftar Arsip Yang Dimusnahkan
No Uraian
Tahun
Arsip
Jenis Fisik Jumlah Kondisi Fisik
1 Buku kas umum 1985 Kertas 1 Buku Rusak,
kuning
2 Buku laporan kapal 1999 Kertas 1 Berkas Kuning
3 Surat perintah tugas 2010 Kertas 1Bundel Baik
4 Lampiran SPM 2003 Kertas 1 Berkas Baik
5 Laporan perjalanan
dinas
2009,
2012
Kertas 1 Bundel Baik
6 Surat masuk 2008
s.d
2011
Kertas 1 Bundel Baik
7 Surat keterangan
mendapatkan tunjangan
keluarga
2008
s.d
2012
Kertas 1 Bundel Baik
8 Surat pertanggung
jawaban belanja
2008 Kertas 1 Berkas Rusak
9 Laporan produksi ikan 2008 Kertas 1 Bundel Rusak
10 Surat keterangan izin 1983, Kertas 1 Bundel Rusak
87
pegawai 1990,
1997
11 DP3
2004
s.d
2006
Kertas 3 Bundel Baik
12 Surat keluar 1998
s.d
2011
Kertas 3 Bundel Kuning
13 Berkas pegawai a.n
Effendi,Agus Sridadi,
Sukut, Dade Sohandi,
Sutrisno, karman,
Wasrip, Umari, Bardji
Kertas 9 Bundel Baik
14 Laporan syahbandar 2007
s.d
2009
Kertas 3 Bundel Baik
15 Surat edaran 2007 Kertas 1 Bundel Baik
16 Usulan penataan UPT
di lingkungan KKP
2010 Kertas 1 Bundel Baik
17 Impassing pegawai 2006 Kertas 1 Bundel Baik
18 LampiranSPM 2003 Kertas 1 Bundel Baik
19 SK Penghuni rumah
dinas
2004 Kertas 1 Bundel Baik
20 Rekap BMN 1997,
1998
Kertas 1 Bundel Baik
21 Laporan opname fisik
barang inventaris
2006 Kertas 2 Bundel Baik
22 Laporan tahunan
barang inventaris
2006 Kertas 1 Bundel Baik
88
23 Buku inventaris 2006 Kertas 1 Bundel Baik
24 SK Penunjukan
personil Operasional
2011 Kertas 1 Berkas Baik
25 Cuti Pegawai 1983
s.d
1998
Kertas 1Berkas Baik
26 Berita acara
inventarisasi
2010 Kertas 1 Berkas Baik
27 Dokumen
Kepegawaian
2007
s.d
2010
Kertas 1 Bundel Baik
28 Laporan SL3 2008 Kertas 1 Bundel Baik
29 Surat Kepegawaian 2003,
2005
Kertas 1 Bundel Baik
Sumber : Berita Acara Pemusnahan Arsip Inaktif
Berdasarkan data di atas memperlihatkan bahwa data yang dihapuskan
merupakan data-data dari tahun 1983 – 2012 data ini menunjukan selama ini
Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu menyimpan arsip yang seharusnya
dimusnahkan akan tetapi baru melaksanakan penghapusan pada tahun 2015.
Mengenai perlindungan dan pengamanan Informan I1 saat wawancara tanggal 19
Juni 2017 menjelaskan bahwa :
“Ya seharusnya sih sekarang kan arsip penting yang untuk suatu organisasi
itu penting, jadi mau tidak mau kalau nyimpan arsip itu harus diruangan
yang khusus memang untuk arsip, lemarinya juga kalau pun memang mau
ditaruhnya di lemari, lemarinya yang besi terus ruanganya juga khusus
sudah begitu ruangannya juga pake pendingin ruangan jadi tidak cuma
orang saja yang butuh ac arsip juga butuh”
89
Informan I3 juga menambahkan tentang pengamanan arsip saat wawancara
tanggal 20 Juni 2017 bahwa :
“Ruangan arsip itu di taruh ada yang di lemari ada yang di rak ada juga
yang di kardus-kardus khusus arsip sehingga kita yang pertama untuk
kemanan yang kedua untuk mempermudah mencari arsip itu ketika
dibutuhkan”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa pengamanan arsip yang dilakukan Pelabuhan Perikanan Nusantara
Karangantu yaitu arsip disimpan di ruangan khusus arsip, lemari dan kardus
khusus arsip.
Sedangkan, Informan I1 memberikan pernyataan mengenai perawatan arsip
saat wawancara tanggal 19 Juni 2017 menjelaskan bahwa :
“Dirapihkan, kemarin sih di fogging takut ada nyamuk”
Sedangkan yang disampaikan oleh Informan I4 saat wawancara tanggal 10
Juli 2017 mengatakan bahwa :
“Tidak yah pak, lemari kan bersih di kunci kasih kamper kalau pake
kamper itu kuat tidak rusak, tidak ada apa namanya serangga, kalau ada
serangga kan habis itu dimakanin serangga”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa dalam perawatan arsip pada Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu
dalam pemeliharaan arsip fogging dan kamper untuk mencegah dari serangga.
Sedangkan, mengenai ruang penyimpanan arsip Informan I3 saat wawancara
tanggal 20 Juni 2017 menjelaskan bahwa :
“Yang namanya arsip itu harus nya di petugas arsip di gedung arsip
idealnya seperti itu adapun ada di beberapa ruangan atau pegawai mau
taruh itu sebatas fotokopian nya aja”
90
Hal lain juga diungkapkan oleh Informan Informan I1 saat wawancara
tanggal 19 Juni 2017 menjelaskan bahwa :
“Cuma belakang nya memang barang-barang yang tidak terpakai BMN itu
kan Ada 3 ruangan yang tengah itu arsip harusnya sih tidak boleh
dicampur karena belum punya ini nya sendiri jadi masih gabung sejauh ini
setiap orang bisa masuk, lemari kan di kunci”
Hal ini diperkuat dengan pernyataan Informan I2 saat wawancara tanggal 7
Juli 2017 menjelaskan bahwa :
“Karena kita lahannya terbatas jadi ruangan kosong aja di pake buat
ruangan arsip. Jangan yang lembab harus selalu ber ac mungkin
keterbatasan lahan untuk bikin ruang arsip terus lemarinya juga, terus
harusnya orang yang nanganin arsip itu berdiri sendiri maksudnya ada
petugasnya sendiri yang terfokus sama kearsipan beda sama sekertaris
seharusnya katanya seperti itu tapi karena keterbatas sumber daya
manusia dan ya itu tempat”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa ruang penyimpanan arsip pada Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu
tidak terdapat gedung khusus arsip yang ada hanya ruangan khusus arsip dimana
arsip masih tercampur karena keterbatasan lahan dan dalam ruang penyimpanan
tidak ada petugas yang menjaga ruangan tersebut dan setiap orang masih bisa
masuk. Dalam penentuan arsip yang harus dipelihara Informan I3 saat wawancara
tanggal 20 Juni 2017 menjelaskan bahwa :
“Kalau yang harusnya yang namanya arsip itu dipelihara semuanya
seharusnya jadi kepada yang masing-masng ruangan yang mempunyai
arsip ya harus dipelihara dimasukin ke lemari, dikasih ordner dan dikasih
map begitu kan kayak begitu kecuali yang sifatnya bukan arsip hanya
tulisan-tulisan biasa itu kan mungkin untuk mengingatkan sehari dua hari
bisa di buang yang namanya harus di amankan”
91
Pendapat ini berbeda dengan keterangan Informan I1 saat wawancara
tanggal 19 Juni 2017 menjelaskan bahwa :
“Yang aktif, yang inaktif tidak cuma ditaruh di ruang arsip aja”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa semua arsip harus dipelihara kecuali yang sifatnya bukan arsip seperti
tulisan-tulisan biasa. Dalam pembiayaan arsip untuk pengadaan peralatan dan
perlengkapan Informan I3 saat wawancara tanggal 20 Juni 2017 mengatakan
bahwa :
“Ada, tapi tidak maksimal angaran tetap masih terbatas”
Hal lain juga diungkapkan oleh Informan I4 saat wawancara tanggal 10
Juli 2017 menjelaskan bahwa :
“Setiap tahun ada, iya lemari itu mah dari pejabat pengadaan yang
mengusulkan”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa untuk anggaran pengadaan peralatan dan perlengkapan ada setiap tahun.
Berdasarkan hasil wawancara di atas tahun 2015 di Pelabuhan Perikanan
Nusantara Karangantu saat penyusutan arsip terdapat beberapa arsip yang rusak
dimakan rayap karena alat yang digunakan untuk menyimpan arsip terbuat dari
kayu. Pengamanan arsip yang dilakukan PPN Karangantu saat ini arsip disimpan
menggunakan lemari, kardus khusus arsip serta melakukan fogging dan kamper
untuk mencegah arsip dari serangan serangga. Akan tetapi, ruang penyimpanan
arsip pada Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu masih belum terdapat
gedung khusus arsip yang ada hanya ruangan khusus arsip dimana arsip masih
92
tercampur karena keterbatasan lahan dan dalam ruang penyimpanan tidak ada
petugas yang menjaga ruangan tersebut setiap dan setiap orang masih bisa masuk.
Dalam pembiayaan arsip untuk pengadaan peralatan dan perlengkapan terdapat
anggaran pengadaan peralatan dan perlengkapan setiap tahun akan tetapi terbatas.
4.3.4 Penyusutan Arsip
Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dicari
dan digunakan secara terus-menerus, dalam hal ini arsip dinamakan arsip aktif dan
bila arsip tidak secara terus-menerus digunakan maka perlu dipindahkan atau
dimusnahkan. Arsip dapat dipindahkan dari status aktif mnjadi inaktif tetapi
dalam kurun waktu tertentu dengan penilaian arsip yang sesuai JRA, setelah itu
arsip dapat di susutkan. Penyusutan arsip sendiri bertujuan untuk efisiensi sarana
dan prasarana kearsipan, pendayagunaan arsip aktif, memudahkan pengawasan,
pemeliharaan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan untuk penyelamatan
bahan bukti kegiatan organisasi dan pertanggungjawaban nasional. Penyusutan
arsip dilakukan dengan pemindahan arsip inaktif dan pemusnahan arsip,
pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara menghancurkan arsip dengan
menggunakan mesin penghancur kertas, proses pembakaran dan melemparkan
kedalam tempat sampah. Mengenai penilaian arsip Informan I1 saat wawancara
tanggal 19 Juni 2017 menjelaskan bahwa :
“Ya itu kan ini pas mau penyusutan “
Hal lain juga diungkapkan oleh Informan I3 saat wawancara tanggal 20
Juni 2017 menjelaskan bahwa :
93
“Mungkin untuk awal kita kasih masukan dari petugas dari sini baru nanti
akan dicek lagi dari jakarta dilihat lagi apa betul sudah sesuai dengan SOP
untuk prosedur penyusutannya mana-mana arsip yang harus disusutkan”
Informan I1 juga menambahkan saat wawancara tanggal 19 Juni 2017
menjelaskan bahwa:
“Kalau itu dari kita petugas persuratan terus ada arsiparis yang memang
arsiparis dari pusat jadi dari mereka sudah bersedia cuma tinggal kita aja
kasih aja jadwal kapan bisa, mereka sudah kasih surat pemberitahuan
kalau memang ada penyusutan bisanya kapan tergantung kita, di dampingi
begitu kita nilainya pertahun”
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa penilaian arsip dilakukan oleh petugas dari Pelabuhan Perikanan Nusantara
Karangantu lalu berkirim surat ke pusat untuk di dampingi untuk proses
penyusutan arsip. Dalam penyusutan arsip sudah tentu melalui proses dalam hal
ini Informan I1 juga mengatakan saat wawancara tanggal 19 Juni 2017
menjelaskan bahwa:
“Prosesnya ya itu, dikeluar-keluarin dari lemari yang mana aja nanti di cek
lagi, dimusnahin dibakar habis itu nanti kita bikin daftar apa aja yang
musnah”
Hal lain juga diungkapkan oleh Informan I3 saat wawancara tanggal 20
Juni 2017 menjelaskan bahwa :
“Kita yang ngajuin karena yang tau kondisi arsip itu kan instansi setempat
kita kan sudah bisa diklasifikasikan mana yang arsip yang sudah waktunya
dipenyusutan mana yang tidak baru kita berkirim surat ke DJPT untuk
dibentuk tim penyusutan nanti baru tim dari jakarta gabung dengan dari
petugas arsiparis ppn karangantu diadakan penyusutan dan dibikinkan
berita acaranya”
Hal ini diperkuat dengan pernyataan oleh Informan I2 saat wawancara
tanggal 7 Juli 2017 menjelaskan bahwa :
94
“Pernah katanya waktu itu ada orang pusat kesini nyusutin periksa
maksudnya kearsipan arsip-arsip mana surat-surat mana aja biasanya sih
minta ngajuin dan minta tolong orang pusat untuk bantuin.
Berdasarkan wawancara di atas, maka peneliti dalam hal ini berpendapat
bahwa proses penyusutan arsip di awali dengan penilaian arsip dan dilanjutkan
dengan penghapusan/ pemusnahan dengan cara berkirim surat ke DJPT untuk
didampingi dalam proses penyusutan arsip yang ada di Pelabuhan Perikanan
Nusantara Karangantu.
Berdasarkan hasil wawancara tersebut diatas, penilaian arsip Pelabuhan
Perikanan Nusantara Karangantu dilakukan oleh petugas dari Pelabuhan
Perikanan Nusantara Karangantu diawali dengan penilaian arsip dan dilanjutkan
dengan penghapusan/ pemusnahan dengan cara berkirim surat ke DJPT untuk
didampingi dalam proses penyusutan arsip yang ada di Pelabuhan Perikanan
Nusantara Karangantu. Di PPN karangantu penilaian arsip dilakukan pada saat
akan melakukan penyusutan karena tidak adanya proses penilaian arsip yang
dilakukan sebelum menuju proses penyusutan.
4.4 Pembahasan Hasil Penelitian
Dalam penelitian “Pengelolaan Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara
Karangantu” ini peneliti menggunakan siklus hidup arsip dalam Peraturan Menteri
Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang
Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan, dalam peraturan
tersebut terdapat empat point penting dalam pengelolaan arsip yaitu: penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan dan penghapusan.
95
1. Penciptaan,
Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data,
peta digital, spreadshets, database, gambar, dan data suara. Pada tahap
awal penciptaan arsip, arsip tercipta melalui beberapa cara yaitu secara
intern artinya arsip dibuat sendiri oleh lingkungan dalam perusahaan,
meliputi standarisasi surat, bentuk surat, formulir, naskah, dan sebagainya
serta pemprosesannya dan secara ekstern, artinya arsip diterima dari pihak
lain, bisa perorangan atau perusahaan. jenis arsip dapat berupa gambar
atau surat seperti surat undangan, surat tugas dan surat perjalanan dinas.
Dalam penciptaan arsip sudah tentu memiliki prosedur atau proses yang
dilalui dalam penciptaan arsip. Pada tahap ini, arsip yang diciptakan/dibuat
digunakan sebagai media penyampai informasi untuk dasar perencanaan,
pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain
sebagainya. Di PPN Karangantu proses penciptaan arsip diawali dengan
pembuatan konsep yang dilanjutkan dengan pendistribusian surat tetapi
juga harus sesuai dengan standar pembuatan surat yang benar yang sudah
di atur tata naskah dinas. Proses penciptaan arsip yang tercipta masih
belum sesuai dengan standar pembuatan surat yang benar yang sudah di
atur tata naskah dinas bila dilihat dari kendala-kendala yang muncul dalam
pembuatan surat salah satunya dalam pembuatan surat pengumuman tidak
mencantumkan nomor surat dan huruf yang digunakan tidak sesuai dengan
Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor. 45/PERMEN-KP/2016
tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian
96
Kelautan dan Perikanan. Dalam pendistribusian surat keluar masih
ditemukan keterlambatan dalam penyalurannya sedangkan proses
penerimaan surat masuk yaitu surat atau arsip yang diterima dari pihak
lain tidak mengalami masalah dalam penerimaan nya. Akan tetapi, dalam
membalas surat dari pihak lain itu tergantung dari ada tidaknya atasaan
apabila atasan ada di tempat maka proses balasan cepat dan bila atasan
tidak ada di tempat maka di butuhkan waktu 2-3 hari dalam membalas
surat.
2. Penggunaan Arsip
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan menggunakan sistem kode
klasifikasi bila berdasarkan peraturan yang berlaku Peraturan Menteri
Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 53/PERMEN-
KP/2016 tentang Sistem Pemberkasan Arsip di Lingkungan Kementerian
Kelautan dan Perikanan tetapi sistem penyimpanan arsip di PPN
Karangantu masih belum sesuai dengan kode klasifikasi arsip karena
masih berdasarkan pada nomor agenda dan dalam penyimpanan nya masih
tidak berurut berdasarkan nomor agenda sehingga menimbulkan masalah
dalam penemuan arsip saat arsip dibutuhkan dan prosedur yang dilakukan
dalam menyimpan arsip masih belum sesuai dengan peraturan yang
berlaku dalam tata cara penyimpanan yang benar.
Dalam penggunaan nya arsip lebih sering digunakan dan dipinjam
oleh pegawai Pelabuhan Perikanana Nusantara Karangantu. Peminjaman
arsip bisa terjadi bila arsip di simpan, arsip yang sudah disimpan sering
97
kali dicari karena akan digunakan untuk keperluan tertentu dan jika arsip
tidak disimpan dengan baik, arsip dapat hilang, sehingga saat arsip tersebut
dibutuhkan dan tidak dapat ditemukan. Pelabuhan Perikanan Nusantara
Karangantu dalam penemuan kembali arsip masih memiliki kendala
karena arsip masih tidak dapat ditemukan dan hilang pada saat arsip
dibutuhkan karena sitem penyimpanan arsip tidak sesuai dengan sistem
pemberkasan dan kelalaian pegawai yang terkadang masih menunda-
nunda dalam menyimpan arsip saat pengembalian arsip yang telah
dipinjam sehingga arsip tersebut terlupakan.
Perlengkapan dan Peralatan digunakan dalam bidang kearsipan
pada umumnya peralatan yang digunakan memiliki ketahanan yang lama
karena bisa digunakan bertahun-tahun karena dibuat dengan bahan-bahan
yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, pelastik, dan sebagainya.
Sedangkan perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang
digunakan dalam kegiatan kearsipan yang biasanya merupakan bahan yang
tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat) artinya bahan-bahan ini
selalu disediakan secara terus menerus. Mengenai peralatan dan
perlengkapan yang di gunakan Pelabuhan Perikanan Nusantara
Karangantu dengan menggunakan buku agenda, alat tulis, scanner, printer,
lemari, ordner dan map. Perlengkapan dan peralatan yang ada belum
memenuhi atau sesuai dengan Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan
Republik Indonesia Nomor 53/Permen-KP/2014 tentang Sistem
Pemberkasan Arsip di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan.
98
3. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip berarti memelihara, merawat, menjaga arsip dari
kerusakan, sehingga arsip dapat tahan lama dan masih dapat digunakan
untuk generasi mendatang. Karena arsip mempunyai nilai yang sangat
beharga dan sangat penting bagi kepentingan organisasi atau negara maka
pemeliharaan arsip harus dilakukan karena arsip merupakan bahan
pertanggungjawaban nasional, oleh karena itu arsip-arsip harus mendapat
perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap
arsip seperti kerusakan, kehilangan dan pemalsuan. Pada tahun 2015 di
Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu saat penyusutan arsip terdapat
beberapa arsip yang rusak dimakan rayap karena alat yang digunakan
untuk menyimpan arsip terbuat dari kayu. Pengamanan arsip yang
dilakukan PPN Karangantu arsip disimpan di ruangan khusus arsip, lemari
dan kardus khusus arsip. perawatan arsip yang dilakukan Pelabuhan
Perikanan Nusantara Karangantu dalam pemeliharaan arsip melakukan
fogging dan kamper untuk mencegah dari serangga. Akan tetapi, ruang
penyimpanan arsip pada Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu tidak
terdapat gedung khusus arsip yang ada hanya ruangan khusus arsip dimana
arsip masih tercampur dengan barang-barang BMN karena keterbatasan
tempat dan dalam ruang penyimpanan tidak ada petugas yang menjaga
ruangan tersebut dan setiap orang masih bisa masuk. Semua arsip harus
dipelihara kecuali yang sifatnya bukan arsip seperti tulisan-tulisan biasa
yang tidak berisi informasi. Dalam pembiayaan arsip untuk pengadaan
99
peralatan dan perlengkapan terdapat anggaran pengadaan peralatan dan
perlengkapan setiap tahun akan tetapi terbatas.
4. Penyusutan Arsip
Arsip dapat dipindahkan dari status aktif mnjadi inaktif, tetapi dalam
kurun waktu tertentu dengan penilaian arsip yang sesuai JRA. Setelah itu
arsip dapat di susutkan. Penyusutan Arsip bertujuan untuk efisiensi
sarana dan prasarana kearsipan, pendayagunaan arsip aktif, mekan
pengawasan, pemeliharaan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan
untuk penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi dan
pertanggungjawaban nasional. Penyusutan arsip dilakukan dengan
pemindahan arsip inaktif dan pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip dapat
dilakukan dengan cara menghancurkan arsip dengan menggunakan mesin
penghancur kertas, proses pembakaran dan melemparkan kedalam tempat
sampah. Penilaian arsip dilakukan oleh petugas dari Pelabuhan Perikanan
Nusantara Karangantu diawali dengan penilaian arsip dan dilanjutkan
dengan penghapusan/ pemusnahan dengan cara berkirim surat ke DJPT
untuk didampingi dalam proses penyusutan arsip yang ada di Pelabuhan
Perikanan Nusantara Karangantu.
100
BAB V
PENUTUP
5.1 Simpulan
Pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Karangantu Kota
Serang belum maksimal dan masih perlu pembenahan dalam berbagai aspek.
Hasil analisis mengenai pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara
Karangantu Kota Serang berdasarkan daur siklus arsip dalam Peraturan Menteri
Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 67/Permen-KP/2016 tentang
Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan adalah sebagai
berikut :
a. Penciptaan, dalam proses penciptaan arsip dalam tata cara penulisan masih
belum sepenuhnya sesuai Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan
Nomor. 45/PERMEN-KP/2016 tentang Pedoman Umum Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan.
b. Penggunaan, masih mengalami masalah saat arsip ingin digunakan karena
sistem pemberkasan yang belum sesuai dengan Peraturan Menteri
Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor 53/Permen-KP/2014
tentang Sistem Pemberkasan Arsip di Lingkungan Kementerian Kelautan
dan Perikanan sehingga penemuan arsip memakan waktu lebih lama.
c. Pemeliharaan, perawatan yang di lakukan PPN Karangantu masih belum
cukup baik bila dilihat dari cara perawatan arsip yang dilakukan dan
menyimpan arsip inaktif di ruang khusus arsip yang bercampur dengan
gedung BMN.
100
101
d. Penyusutan, tidak ada proses penilaian arsip yang dilakukan dan JRA tidak
terjadwalkan
5.2 Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka saran yang peneliti ajukan berupa
rekomendasi, yaitu :
1. Melakukan peningkatan sumber daya manusia baik dari segi kualitas
maupun kuantitas dengan penambahan pegawai yang secara khusus
menangani arsip dan diadakannya pelatihan-pelatihan baik bimtek maupun
sosialisasi intern organisasi.
2. Melakukan penambahan sarana kearsipan untuk penyimpanan arsip dan
prasarana kearsipan sehingga terjaminnya keamanan arsip dari kerusakan
dan mudah saat ditemukan.
3. Sebaiknya pihak PPN Karangantu sering melakukan evaluasi terkait
penyelenggaraan kegiatan pengelolaan arsip yang ada.
4. Perlu ditingkatkan lagi disiplin para pegawai untuk mengikuti SOP dan
peraturan tentang sistem pengarsipan.
102
DAFTAR PUSTAKA
Sumber Buku :
Athoillah, Anton. 2010. Dasar-dasar Manajemen. Bandung: Pustaka Setia
Brantas, 2009. Dasar-dasar Manajemen. Bandung: Alfabeta Dewi, Irra
Chrisyanti. 2011. Manajemen Perkantoran. Jakarta: Prestasi Pustakaraya
Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Perkantoran. Jakarta: Prestasi
Pustakaraya
Effendi, Usman. 2014. Asas Manajemen. Jakarta: Rajagrafindo Persada
Endang, Sri, dkk. 2006. Modul mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk
SMK dan SMA. Jakarta: Erlangga
Fuad, Anis & Kandung Sapto Nugroho. 2014. Panduan Praktis Penelitian
Kualitatif. Yogyakarta: Graha Ilmu
Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty
Herdiansyah, Haris. 2013. Wawancara, Observasi, dan Focus Groups sebagai
Instrumen Penggalian Data Kualitatif. Jakarta: Rajagrafindo Persada
Moleong, Lexy J. 2011. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja
Rosdakarya
Narbuko, Cholid & H.Abu Achmadi. 2005. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi
Aksara
Nazir, Moh. 2013. Metode Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia
Sadarmayanti. 2008. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern
Jakarta: Erlangga
Sutrisno & Anwar Sanusi. 2001. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta:
Lembaga Administrasi Negara
Wursanto, Ig. 2007. Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius
102
103
Dokumen :
Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor
67/Permen-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian
Kelautan dan Perikanan
Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor
53/Permen-KP/2014 tentang Sistem Pemberkasan Arsip di Lingkungan
Kementerian Kelautan dan Perikanan
Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor
52/Permen-KP/2014 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan
Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia Nomor
50/Permen-KP/2014 tentang Penyusutan Arsip di Lingkungan
Kementerian Kelautan dan Perikanan
Buku Tahunan PPN Karangantu Tahun 2016
Sumber Lain:
Website: http://www.anri.go.id/detail/1099-HASIL-AUDIT-KEARSIPAN-ANRI-
EMPAT-INSTANSI-BERKATEGORI-BAIK
Website: http://reformasi-birokrasi.kkp.go.id/#5
Kamilah, Siti. 2007. Skripsi Manajemen Kearsipan Personil Pendidikan di SMK
Harapan Bangsa Depok
Website:http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/browse?type=author&order=ASC&
rpp=20&value=Siti+Kamilah.
Meilita, Weni. 2012. Skripsi Program Arsip Vital Studi Kasus Lembaga
Pengembangan Perbankan Indonesia
Website:https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=
1&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjbk8rcgpTSAhXLwI8KHQkDBNQ
QFggbMAA&url=http%3A%2F%2Flib.ui.ac.id%2Ffile%3Ffile%3Ddigi
tal%2F20309673-S42696-
104
Weni%2520Meilita.pdf&usg=AFQjCNG8kafTX-
XyK6EABQBxlUtPvJ5FDQ
website: http://www.bkipm.kkp.go.id/bkipmnew/public/files/regulasi/67-permen-
kp-2016-ttg-kearsipan.....pdf diakses pada22/02/2017 11:08 wib
website http://www.anri.go.id/detail/1099-HASIL-AUDIT-KEARSIPAN-ANRI-
EMPAT-INSTANSI-BERKATEGORI-BAIK
website http://dprd-serangkota.go.id/gambaran-umum-daerah-kota-serang/
25/07/2017 00:58:00
105
LAMPIRAN
CATATAN KEGIATAN
No Tanggal Waktu Tempat Hasil Informan
1 15-12-2016
09:00 PPN Karangantu - Wawancara
- Observasi
- Kasubag Tata
Usaha
- Petugas
Administrasi
Persuratan
2 12-01-2017
09:00 PPN Karangantu - Wawancara
- Observasi
- Data Tentang Sistem
Pemberkasan Arsip
- Petugas
Administrasi
Persuratan
3 26-01-2017 09:00 PPN Karangantu - Observasi - Petugas
Administrasi
Persuratan
4 27-01-2017 09:00 PPN Karangantu - Observasi - Petugas
Administrasi
Persuratan
-
5 08-02-2017
14:00 PPN Karangantu - Data Tentang Uraian
Tugas
- Observasi
- Staf Bagian
Kepegawaian
6 10-02-2017
09:00 PPN Karangantu - Data Tentang Sarana
da Prasarana
Kearsipan
- Observasi
- Staf Bagian BMN
7 19-06-2017
09:30 PPN Karangantu - Wawancara dan
Observasi
- Petugas
Administrasi
Persuratan
8 19-06-2017
09:00 PPN Karangantu - Wawancara
- Data Berita
Acara
Pemusnahan
Arsip Inaktif di
PPN Karangantu
- Petugas
Administrasi
Persuratan
9 20-06-2017 07:40 PPN Karangantu - Wawancara - Kasubag Tata
Usaha
10 4-07-2017 11:00 PPN Karangantu - Wawancara PKL
11 7-07-2017
14.00 PPN Karangantu - Wawancara dan
Observasi
Pembantu Petugas
Pengadministrasi
Persediaan Barang
11 7-07-2017
15.30 PPN Karangantu - Wawancara
- Observasi
Staf Bagian
Kepegawaian
12 10-07-2017 14:00 PPN Karangantu - Wawancara dan
Observasi
-
Operator Fingerprint
13 10-07-2017
15:00 PPN Karangantu - Wawancara
- Observasi
- Bendahara
Pengeluaran
http://dprd-serangkota.go.id/gambaran-umum-daerah-kota-serang/ 25/07/2017 00:58:00
http://repository.ipb.ac.id/jspui/bitstream/123456789/54834/5/BAB%20IV%20Keadaan%20
Umum%20Lokasi%20Penelitian.pdf
CATATAN LAPANGAN
Nama : NofaSeptayani, SE
Pekerjaan /Jabatan : Petugas Administrasi Persuratan
Q
I
Pertanyaan/Jawaban
Q1 Jenis arsip apa yang ada dan diciptakan di PPN Karagantu ?
Ada arsip hmm ini ya kayak gambar, ya kayak surat kayak gitu-gitu kalau yang
diciptain kan? bukan yang udah ada gitu? Nah, berarti kita yang iniin kan? Itu
tuh biasaya surat-surat, entah itu surat-surat undangan, surat tugas, kan
kadang ada yang perjalanan dinas, pengumuman terus surat pemberitahuan, ya
kayak gitu-gitu. Yah pokoknyajenis-jenis surat yang ini sajasaja yang
menyangkut dengan kedinasan gitu
Q2 Adakah target atau capaian dalam pembuatan arsip?
Tidak sih kalau target itu etidak kalau itu mah mengalir saja maksudnya ee
seadanya berapa. Tidak ditarget emang, tidak ada paling nanti kalau udah
setahun itu diakumulasi di akhir tahun itu buat dimasukkin ke laporan tahunan
Q3 Bagaimana proses penciptaan arsip yang ada di PPN karanagntu?
Proses Penciptaannya dari awal ya konsep kalau pertama kan kalau surat
undangan ya konsep dulu konsep surat undanganya terus apa namanya ee ya
baru ini apa namaya setelah konsep kan kita ini kita ketik apa ya namanya ya
diketik gitu dituangkan ke dalam kertas gitu udah gitu acc sama pimpinan kalau
misalnya ada koreksi nanti kitarubah lagi yang kayak gitu
Q4 Siapa saya bisa membuat konsep surat?
Kalau surat kalauu untuk konsep siapa saja bisa bikin tapi kalau untuk kayak
macem undangan atau surat tugas tergantung jenis suratnya kalau
konsepnyasih semua orang bisa bikin tapi cuma nanti kan kalau sama petugas
persuratan itu dirubah lagi dikoreksi lagi takutnya ada yang tidak sesuai kan
banyak ada kode klasifikasinya, terus ada apa namanya penulisan tata
naskahnya
Q5 Adakah kendala dalam proses penciptaan arsip?
Paling kalau misalnya kendalanya kadang itu kalau misalnya apa surat dari
perorangan gitu ya misanya dari kasi ini misalnya dari salah satu kasi itu
sudah kasih konsep surat pas giliran yang kita koreksi kan kita yang tau konsep
surat nya kadang suka ada yang ngeyel dikasih tahunya
Q6 Bagaimana cara mengatasinay?
Ya paling di masukin dulu ke pimpinan nanti ujung-ujungnya dari pimpinan
juga di koreksi
Q7 Bagaimana pendistribusian arsip di sini?
Biasanya di copy dulu, disimpen sih ya pastinya kan kalau bikin surat kan gak
cuma satu lembar jadi ada lembar buat arsip sama lembar buat yang apa
namanya yang megang suratnya itu, nah biasanya distribusinya nanti surat
itunya di fotokopi kalau surat tugas paling cuma untuk 5 orang, orang yang
bersangkutan, untul bendahara, petugas pelaporan sama arsip
Q8 Adakah pencatatan pendistribusian arsip?
Kalau itu sih apa namanya gak ini gak ada sih, jadi cuma ini doang apa kalau
misalnya surat itu buat siapa kaya misalnya surat undangan ya paling kan di
undangan nya itu ada lampirannya buat siapa-siapanya jadi gak ini2in lagi,
kecuali laporan ada ekspedisiny
Q9 Bagaimana alur proses penerimaan surat masuk?
Petama sih di agendain dulu, diagenda surat masuk habis di agendain itu nanti
dimintain paraf kekasubag TU karena kasubag TU kan yang lebih tau eh apa
pokoknya yang menangani semuanya hampirsemuanya kan masalah persuratan
dan lain-lainnya habis paraf baru nanti dikasih kepimpinan habis itu nanti kan di
disposisi, nah disposisinya itu kan nantikita lihat ke siapa misalnya ketahuan ke
kasi ini kasi ini surat masuk itu kitafotokopi terus kita kasih kopiannya itu ke
kasi yang di tuju, kalau misalnya mesti tidaklanjut sehari berikutnya kita tanya
lagi
Q10 Berapa lama sih pemprosesan surat masuk?
Kalau ada pimpinan ada di ruangannya sih biasanya paling stengah jam, kalau
lagi keluar harus menunggu
Q11 Adakah SOP mengenai SOP tentang surat masuk?
ada, dedepan juga ada banner alur surat masuk
Q12 Kapan surat balasan dapat di ambil?
Biasanya waktunya sih biasa 1 minggu kalauuntuk mahasiswa,soalnya kan
mahasiswa itu biasanya gak mungkin kepala pelabuhan yang nanganin jadi
harus ke kasi, kasi juga kan kadang ada kerjaan lain jadi proses dari kasinya
yang lama, misalnya untuk pkl tatidakl berapanya kasi yng nentuin paling cepat
3 hari
Q13 Sistem penyimpanan arsip apa yang digunakan di sini?
Kalau kepegawaian yang terkait kepegawaian kodenya KP, kepegawaian juga
kan ada macm-macem kan kode klasifikasinya teruskalau tata Usaha TU kaya
gitu nanti diarsipinnya eh TU TU misalnya TU 330 itu kan undangan nanti
segala sesuatu yang masuk surat masuk ataupun keluar ituyang terkait dengan
undangan disimpen nya di TU 330.
Q14 1. Apakah arsip yang ada harus di klasifikasikan?
2.
Harusnya sih kaya gitu di klasifikasikan,Cuma di kita gak,di kita masih surat
masuk ya surat masuk, surat keluar ya surat keluar berdasarkan nomor saja
gak sesuai klasifikasi karena kalau lebih enak kan kalau klasifikasi itu kan pake
filling cabinet tapi kan gak ada filling kabinet yag disediainnya tuh lemari terus
bukan filling kabinet makanya pake itu, makanya di bolongin pake ordner pake
lemari bukan pake filling kabinet
Q15 3. Apa sitem yang digunakan? Sentralisasi atau desentralisasi? 4.
Kalauuntuk surat masuk itu sentralisasi, tapi kalau untuksurat keluar kadang
yang terkait laporan itu laporanjuga kan termasuk surat keluar itu
desentralisai, yang nyimpen laporan itu ya yang buat laporan saya gak
nyimpen gitu saya cuma ngasih nomor saja.
Q16 5. Siapa yang bertanggung jawab dalam pengarsipan?
6.
Kecuali laporan yah, kalau laporan itu tadi, laporankan nyimpen sendiri
kecuali untuk kaya surat undangan, surat keluar,surat tugas, atau surat
pentinglainnya ya itu cuma 1 orang yang nyimpen sipetugas persuratan sama
arsip itu
Q17 7. Bagaimana proses penyimpanan arsip?
8.
Kalau tentang arsip kan pertama habis nyiptain arsip itu nanti kan ada arsip
untuk kita nah arsip yang harus kita simpen itu biasanya dari nomornya itu
kan udah ada klasifikasinya sendiri sampe sekarang sih masih sesuai ini saja
nyimpennya, jadi sesuai nomornya saja surat masuk ya surat masuk surat
keluar ya surat keluar jadi gak sesuai dengn kode klasifiaksi
Q18 9. Ada tidak prosedur penyimpanan arsip?
10. Kalau pake filling kabinet sih ada, pake folder lagi, pake map gantung nanti
ditulis ujung-ujung nya gitu tapi kan yang di karangantukan masih pake lemari
bukan filling kabinet, jadi ya biasa kalau pake ordner yah harus di bantek mau
gak mau kalau sebenernya sih kalauuntuk arsip sendiri sekarang udah gak
boleh pake ordner dibolongin itu, karena itu gak disediain filling kabinetminta
fillingkabinet dikasihnya lemari lagi dari 2015.
Q19 11. Adakah arsip yang telah disimpan di pinjam?
12. Yang minjem ya banyak, kadang ada yang pinjem arsip surat keluar, kaya
misalnya yang lebih sering pinjem sih kaya pak siswanto terkait BMN, kalau
BMN KTU nyuruh nyimpen, Cuma BMN doang kalau kaya laporan statistik,
pipp itu orangnya
Q20 13. Arsip sajayang seringdi pinjem?
14. Yang lebih sering sih BMN,
Q21 15. Pernahkan arsip tidak ditemukan ketika arsip di cari?
16. Pernah sih, sejauh ini sih pernah karena memang tadinya disangkanya hilang
tapi ternyata setelah diobrak-abrik keselip, jadi sebelumnya pernah ada
yangpinjem terus sayanya lupa balikin ke tempat semula nya itu
Q22 17. Bagaimana upaya menanganinya?
18. Kalau sekarang sih kan udah ada ininya, saya bikin di exel kalau ada yang
pinjem
Q23 19. jenis arsip apa sajayang di simpandi sini?
20. Aktif sama inaktif
Q24 21. Jenis peralatan dan perlengkapan apa saja yang digunakan?
22. Ya paing kalau misalnya buku agenda harus ada pulpen alat tulis kaya
gitu,scanner, printer, lemari
Q25 23. Apakah sudah sesuai dengan sistem penyimpana arsip?
24. Harusnya pake filling kabinet sih,
Q26 25. Apakah alat yang digunakan sudah lengkap?
26. Karena kita gak punya filling kabinet sih jadi pake lemari, lengkap mah
lengkap kalau untuk penyimpanan yang sekarang itukarena posisi filling
kabinet yang seharusnya ada diganti dengan lemari, jadi lengkap mah lengkap
saja, kecuali filing kabinet gak ada lemari gak ada, map gantung itukan khusus
untuk filling kabinet, filling kabinet saja kita gak punya
Q27 1. Adakah arsip yang disimpan ada yang rusak?
2.
Waktu pas penyusutan 2015 kemaren beberapa asrip itu rusak dimakan rayap
naronya dilemari kayu arsip surat masuk dan keluar tahun 2010 kebawah kalau
gak salah karena nyimpennya di lemari kayu
Q28 3. Bagaimana cara mengatasinya?
4.
Ya harusnya sih sekarang kan arsip penting yang untuk suatu organisasi itu
penting, jadi mau gak maukalau nyimpen arsip itu harus diruangan yang
khusus memang untuk arsip, lemarinya juga kalau pun memang mau
ditaruhnya di lemari, lemarinya yang besi. Terus ruanganya juga khusus udah
gitu ruangannya juga pake pendingin ruangan, jadi gak cuma orang sajayang
butuh ac arsip juga butuh
Q29 5. Upaya yang dilakukan untuk mencegah?
6.
Sekarang udah pake besi semua sih
Q30 7. Bagaimana pengamanan arsip?
8.
Sekarang udah, ruangannya udah khusus sendiri, ada Acnya,
Q31 9. Bagaimana perawatan arsip yang ada di PPNK?
10. Dirapiin, kemaren sih di fogging takut ada nyamuk
Q32 11. Dimana arsip-arsip itu disimpan?
12. Ada ruanngannya, ada ruagan arsip, kalau normalnya sih semua yang tadi
saya bilang yang desentralisasi sama sentralisasi itu mereka bisa simpen
laporan-laporannya misal laporan itukan desentralisasi itu bisa nyimpen juga
di situ tapi tanggung jawab sendiri. Kalau diruangan saya itu yang aktif saja
Q33 13. Bagaimana keadaan ruang dan tempat penyimpanan arsip? Harusnya tempat
yang bagaimana untuk menyimpan arsip?
cuma belakang nya memang barang-barang yang gak kepake BMN itu kan Ada
3 ruangan, yang tengah itu arsip, harusnya sih gak boleh di campur karna blum
punya ininya sendiri jadi masih gabung sejauh ini setiap orang bisa masuk,
lemari kan di kunci.
Q34 14. Kenapa ditaruh di ruangan tersebut?
15. Gak ada tempat lagi kan kalau misalnya ditaruh di ruangan ya menuh-menuhin
juga kan, jadiditaruh di situ, sebenernya harusnya ruangannya sendiri jadi gak
bisa semua orang bisa akses ke situ, karena terkendala ruanganya gak ada lagi
Q35 16. Apa yang sudah dilakukan untuk memelihara arsip?
Sejauh ini sih ya paling itu doang ruangannya udah punya ruangan sendiri, kalau dulu kan masih diruang tamu itu kan masih numpuk lemari-lemari
sekarang sih udah punya ruang sendiri pake ac, pemeliharann arsip aktif
disimpen diruangan pake ac.
Q36 17. Apakah semua arsip harus dipelihara?
18. Seharusnya sih semuannya, yang aktif
Q37 19. Cara penentuan arsip yang di pelihara itu gmana?
20. Yang aktif, yang inaktif gak cuma ditaruh di ruang arsip saja
1. Kegiatan penilaian arsip pernah tidak dilakukan di PPNK?
Ya itu kan ini pas mau penyusutan
Q38 2. Siapa yangg melakukan penilaian arsip?
3.
Kalau itu dari kita petugas persuratan terus ada arsiparis yang memang
arsiparis dari pusat, jadi dari mereka sudah beredia cuman titidakl kita saja
kasih saja jadwal kapan bisa, mereka udah ngasih surat pemberitahuan kalau
memang ada penyusutan bisanya kapan tergantung kita, di dampingi gitu
kita nilainya pertahun
Q39 4. Apakah penyusutan arsip perlu dilakukan?
Iya perlu biasanya tergantung kitanya ngajuinnya, terakhir tahun 2015
Q4 5. Bagaimana proses penyusutan arsip?
6.
Prosesnya ya itu, di keluar-keluar in dari lemari yang mana saja yang udah gak
ini, nanti di cek lagi, dimusnahin dibakar habis itu nanti kita bikin daftar apa
saja yang musnah.
Q41 7. Apa yang menjadi dasar hukum prosedur pengelolaan arsip?
8.
Itu sih selama ini pake permenkp, ada pemberkasan ada taat naskah , ada
penyusutan nah itu.
Q42 9. Apakah ppn karangantu memiliki prosedur tetap dalam pengelolaan arsip?
10. kalau kita ngikutin permen kp saja yang pemberkasan
Q43 11. Siapa yang melaksanakan pekerjaan sebagai pengelola kearsipan?
12. Sebenernya semuanya kan ini yah penciptaan arsip kayak laporan masing-
masing, sebenrnya sih semuanya juga harus tapi kan selama ini saya sama pak
pri untuk surat keluar kalau untuk laporan sih harusnya semuanya
Q44 13. Apa ssaja kendala dalam pengelolaan arsip?
14. Penyimpanan yang belum sesuai kode klasifikasi, masih pake lemari, ordner
harusnya kan udah pake filling kabinet, ruang arsip juga belum tersendiri
Q45 15. Siapa yang bertanggung jawab atas arsip?
16. Selama ini sih ya satu orang itu bagian persuratan, kalau laporan yang bikin
iya ke bagian persuratan juga.
Q46 17. Apakah SDM sudah memadai atau cukup antara jumlah tenaga kerja dengan
jumlah arsip?
18. Gak gak
Q47 Berapa banyak arsip nya?
Sebulan itu nyampe 50an surat keluar sebulan bisa lebih kadang kalau surat
masuk sih paling 30
Q48 Apakah pelaksanaan arsip sudah sesuai dengan dasar hukum?
Kalau sejauh ini sih belum semuanya, tata naskah udah, untuk khusus
pemberkasan saja
Q49 Cara mengatasinya?
Ada SDM tambahan untuk bantuin.
Q50 Adakah ada evaluasi untuk pengelolaan arsip?
Selama ini kan arsip dipandangnya apa sih arsip, gak penting gitu
perlakuannya juga yang masih gitu, sampe sekarang saja kan belum punya
ruangan khusus sendiri, gak setiap tahun sih paling spontanitas saja, dari
atasan sih belum paling kita nya saja minta
CATATAN LAPANGAN
Nama : Rae Yuka Tantri, S. Kom, MOS
Pekerjaan /Jabatan : Pembantu Petugas Pengadministrasi Persediaan Barang
No Pertanyaan/Jawaban
Q1 Bagaimana proses penciptaan arsip yangg ada di PPN karangantu?
Dari surat masuk itu kan dilihat nomor suratnya, nih kayak gini berdasarkan
nomor surat di ambil dari surat masuk, sama tatidaklnya sama perihalnya di
ambil dari surat masuk kan? surat keluar itu habis dari dasar surat masuk itu
dibikin surat keluar udah selese bikin konsep surat keluar nyabaru minta paraf
ktu sama ttd kepala pelabuhan gitu, udah selese ttd di kasih cap amplop
langsung dikirim langsung ke orang yng bersangkutan kalau ada alamat email
paling di scan langsung dikirim ke alamat emailnya kalau misalnya udah
dikirim ke alamat emailnya di konfirmasi kalau ada nomor kontaknya kalau
surat udah di kirim
Q2 Adakah kendala dalam proses penciptaan arsip
Kalau misalnya di buru2 gitu kan paling kan liat dari contoh surat yang udah
adasebelumnya kan ternyata contoh suratnya gak rapih, jadi otomastiskan kita
bikin ulang dong gimana caranya biar surat rapih karna dari jaman dulunya
udah seperti itu kan, harusnya kan rapih tata cara pengetikan harusnya rapih
cuma karna berhubung biasanya dari yang sebelum2nya mencontoh dari surat
yang ada jadi yaudah gitu seada-adanya itu yangg berantakan yawdah itu
harusnya kan untuk buat surat apalagi surat resmi harusnya kan rapih ya, titik
koma nya jugaharus rapih, besar kecilnya huruf jugaharus rapet, terus titik dua
harus sejsajar, paragrafnya juga harus rapih. Kode2 nya masih blum tau karna
cuma petidaknti tapi gak ada pemberitahuan kalau surat ini perihalnya untuk
apa.
Q3 bagaimana alur proses penerimaan surat masuk?
Alurnya paling misalnya dari surat masuk nerima udah nerima kasih disposisi
udah kasih disposisi kayak gini, terus kan nanti dri pak asep di kasih paraf
donk ke kepala pelabuhan , dari kalabuh disposisi lagi ceklis misalnya ke kasi siapa misal ke kasubag TU sama misalnya tata kelola contreng, biasanay di
fotokopi, misalnya dilihat ada berapa nih di contreng nya misalnya ada 2 udah
kayak gitu fotokopi itu biasanya 3, satu buat kasi tata usaha, satu buat tata
kelola, yang satu lagi kalau misalnya memang itu surat undangan pasti kan di
bikinin buat surat tugas, nah satunya itu buat lampiran surat tugas buat di
kasihi ke bagian keuangan buat dasar untukk pencairan kayak uang transport ,
jadi kalau surat undangan biasanyadi satuin sama surat tugas sebagai dasar
untuk pencairan uang dari keuanagannya itu loh. Jadi tata kelola dapet, tata
usaha juga dapet, keuangan juga dapet buat pencairan data terusyang aslinya
itu buat arsipkita.
Q4 kapan surat balasan dapat di ambil?
Tergantung dari atasan, kalau kaaya kemaren bisa cepet bisa lambat
karenakan kayakkalau misalnya pak bambang ada pak asep ada ya bisa cepet, paling cepet sehari juga jadi, tapi kalau itu misalnya bisa 2-3 hari kayak kan
suka dinas gitu
Q5 Adakah arsip yang telah disimpan di pinjam?
Pernah, biasanya ada dari kepegawaian pak prijambodo
Q6 arsip sajayang seringdi pinjem?
Biasanya surat masuk
Q7 pernahkan arsip tidak ditemukan ketika arsip di cari?
yang wartu itu, SK-SK mba negsihyangsebundel ilang, ya makanya itu
padahalkan istilahnya udahditaruh di dalam lemari tapi kok masih bisa ilang,
dan makanya itu fungsinya kenapa gakboleh ake lemari yang berkaca karena
orang tau kan sk itu penting
Q8 dalam proses penemuan arsip adakah arsip yang tidak ditemukan?
Pernah, Karena ini acak-acakan gak teratur si SK nya ditaruh dimana surat
masuk ditaruh dimana belum apayah belum terstruktur biasanay sih bisa 2 hari
,nyari SKGB (surat keterangan gaji berkala).
Q9 Bagaimana upaya menanganinya?
Untungnya kan kalau untuk kayak yang penting-penting gitu punya arsip
masing-masing yang bersangkutannya juga megang kepegawaian juga megang,
sekertaris juga katanya megang gitu
Q10 Jenis peralatan dan perlengkapan apa saja yang digunakan?
Biasanya scan, biasanya scanan itu kalau ada surat masuk itu di scan untuk
istilahnya soft copy, lemari
Q11 apakah sudah sesuai dengan sistem penyimpana arsip?
Yang saya tau kan dari waktu itu pernah ikut diklat kearsipan itu yang
namanya arsip penting gakboleh yang berkaca kayak SK-SK, teruskayak buat
dokumen-dokumenuntuk kontrak. Kalau dari diklat sih gitu
Q12 Apakah alat yang digunakan sudah lengkap?
Kayaknya udah cukup karena dilihat dari lemari yang ada sih bayak yang
kosong, masih baru karna yang lama sih udah di pindahkan ke ruang arsip
sana ruangarsip, jadi kalau mau nyari ya lama sih kesana di ruang arsip
Q13 Adakah arsip yang disimpan ada yang rusak?
waktu itu yang di ruangan sebelah sana, gara ditaruh di lemari kayu sedangkan
lemari kayu itu kan rayap apa
Q14 Upaya yang dilakukan untuk mencegah?
Dibersihin saja kan kotor pastiya
Q15 Dimana arsip-arsip itu disimpan?
Setiap itu masing-masing megang pasti itu sekertaris megang, orang
kepegawaian megang, kalau bersangkutan dengan keuangan keuangan juga megang, masing-masing tempat
Q16 Bagaimana keadaan ruang dan tempat penyimpanan arsip? Harusnya tempat
yang seperti apa?
Karna kita lahannya terbatas jadi ruangan kosong saja di pake buat ruangan
arsip. Jangan yang lembab harus selalu ber ac mungkin keterbatasan lahan
untuk bikin ruang arsip terus lemarinya juga, terus harusnya orang yang
nanganin arsip itu berdiri sendiri maksudnya ada petugasnya sendiri yang
terfokus samakearsipan beda sama sekertaris seharusnya, katanya seperti itu
tapi karna keterbatas SDM dan ya itu tempat
Q17 Kenapa ditaruh di ruangan tersebut?
Ya jadi itu, untuk mengatasi kalau misalnya di satu tepat hilang kita masih
punya arsipnya gitu
Q18 Apakah arsip perlu disusutkan?
Ya itu pasti selalu ada penyusutan arsip, perlu lah masa arsip istilahnya yang
gak begitu penting, dan mungkin apasih namanya untuk keperluannya juga
maksunya kayak undangan itu kan ada yang undangan hari itu juga
udahmaksudnya udah di tugasin dah gak ada kepentingan paling juga jangka
waktu berapa tahun dan udah gak penah diliat-liat lagi udah gak di butuhkan
lagi untuk apa disimpan lagi
Q19 Pernahkah ada penyusutan arsip dan bagaimana prosesnya?
pernah katanya waktu itu ada orang pusat kesini nyusutinperiksa maksudnya
keasripan arsip-arsip mana surat-surat mana saja, biasanya sih minta ngajuin
dan minta tolong orang pusat untuk bantuin.
Q20 Apakah ppn karangantu memiliki prosedur tetap dalam pengelolaan arsip?
Seharusnya sih ada tapi sampai detik ini kalauuntuk itu cuma hanya
diberitahkan secara lisan ssaja, tapi maksudnya sop yang disampaikan itu
sudah benar apa tidak gak tau karna yang biasanya pada saat metidakntikan
itu hanya di kasih tau secara lisan saja gak di liatin harus seperti itu
Q21 Apakah pelaksanaan arsip sudah sesuai dengan dasar hukum?
Humn, belum
Q22 Cara mengatasinya?
Ya biasanya kan karena ada kesalahan makanya kita belsajar kan, makanya itu
waktu dulu-dulukalau itu kalaumisalnya ada surat undangan ya udah surat
undanagn di masukkan di arsipkan udah, bikin surat tugas ya bikin surat tugas
nya saja kasih ke keuangan, ternyata itu salah, ternyata untuk kasih ke keuangan
itu harus ada surat undangan dan surat tugasnya sebagai dasar untuk pembuatan
tugas itu dari surat undangan itu
Q23 Adakah ada evaluasi untuk pengelolaan arsip?
Gak ada
CATATAN LAPANGAN
Nama : Asep Saepulloh, Sp., M.Si
Pekerjaan /Jabatan : Kepala Sub Bagian Tata Usaha
No Pertanyaan/Jawaban
Q1 1. Adakah target atau capaian dalam pembuatan arsip?
2.
Kalau untuk target itu tidak ada yang ada itu adalah bagaimana penyimpanan
arsip yang baik bagaimana penyimpanana arsip yang aman,karena kalau
target itu kan tergantung dari kebutuhan surat keluar dalam setahun ada
berapa nanti untuk surat masuk juga kita gak bisa menargetkan karna orang
yang luar yang masuk ke kantor kita.
Q2 1. adakah SOP mengenai SOP tentang surat masuk?
2.
Oh ada, jelas di PPN karangantu saya kira sudah lama berlaku itu, kalau untuk
sop penyimpanan itu tadi kelemahan kita kita belum punya gedung arsip.
Q3 1. Arsip sajayang sering di pinjam?
2.
Ya biasanya yang sering di pinjem itu adalah yang pertama surat masuk terkait
dengan kegiatan yang kedua arsip-arsip keuangan terkait dengan adanya
pemeriksa misalnya dari BPK dari inspektorat kalau memang mereka nanya 5
tahun ke belakanng atau 10 tahun yang kebelakang.
Q4 1. Jenis peralatan dan perlengkapan apa saja yang digunakan?
2.
Disini penyimpanan arsip pertama kita punya gedung walopun belum dijadikan
bahwa itu gedung arsip paling tidak kita punya ruangan yang di khususkan
untuk arsip yang kedua ketika sudah ada di ruangan arsip itu ditaruh ada yang
di lemari ada yang di rak ada juga yang di kardus kardus khusus arsip
sehitidak kita yang pertama untuk kemanan yang kedua untuk mempermudah
mencari arsip itu ketika dibutuhkan.
Q5 1. Apakah alat yang digunakan sudah lengkap?
2.
Mayoritas sudah lengkap cuma kita itu belum punya gedung arsip sendiri,
sudah lengkap hanya keterbatasan gedung
Q6 1. Sudahkah arsip yang disimpan ada yang rusak?
2.
Untuk sampe saat ini di PPN Karagantu 10 tahun kesini tidak ada ditemukan
arsip yang kemakan rayap karena kita sudah amankan dalam lemari besi dan
rak dan pake dus lagi.
Q7 1. Upaya yang dilakukan untuk mencegah?
2.
Ya salah satu upayanya yang sifatnya misalkan dokumen itu tebel besar dan
tidak bisa dimasukin ke dus dan ini lebih penting kita masukin ke lemari besi
tapi di situ sudah kita merekin di dalam lemari besi itu ini dokumen apa sudah
dikelompok-kelompokkan.
Q8 Bagaimana pengamanan arsip? 1.
ruangan arsip itu ditaruh ada yang di lemari ada yang di rak ada juga yang di
kardus kardus khusus arsip sehitidak kita yang pertama untuk kemanan yang
kedua untuk mempermudah mencari arsip itu ketika dibutuhkan
Q9 1. Bagaimana perawatan arsip yang ada di PPNK? 2.
Ya paling kita kan di kantor ini suka mengadakan kerja bakti 2 minggu sekali
kadang kita suka intruksikan kerja bakti dilingkungan kerjanya di lingkungan
ruangan masing-masing salah satunya itu upaya kita.
Q10 1. Dimana arsip-arsip itu disimpan?
2.
Yang namanya arsip itu harus nya di petugas arsip di gedung arsip idealnya
seperti itu adapun ada di beberapa ruangan atau pegawaimau naro itu sebates
fotokopian nya saja .
Q11 1. Apakah semua arsip harus dipelihara?
2.
Kalau yang harusnya yang namanya arsip itu dipelihara semuanya harusnya
jadi kepadayang masing-masing ruangan yang mempunyai arsip ya harus
dipelihara, dimasukin ke lemari, dikasih ordner, dikasih map gitu kan kayak
gitu kecuali yang sifatnya bukan arsip hanya tulisan-tulisan biasa itu kan
mungkin untuk mengingatkan sehari dua hari bisa di buang yang namanya
harus di amankan.
CATATAN LAPANGAN
Nama : Kurnaengsih A, Md
Pekerjaan /Jabatan : Bendahara Pengeluaran
No Pertanyaan/Jawaban
Q1 Sistem penyimpanan arsip apa yng digunakan di sini? Yang baik yang seperti
apa?
arsip saya kan digolongkan itu sesuai dengan ininyakan jenisnya misalkan spj
perjalanan ya spj perjalanaan semua dari tatidakl awal sampe tatidakl akhir
setiap bulan itukan beda-beda, satu bulan tutup ganti lagi satubulan tutup satu
bulan tutup, teruskalau dia spj uang persediaan itu tersendiri jadi gampang
nyari sudah klasifikasinya sudah sesuai. kalau yang dipersuratan itu kadang
kitacari satu surat pun masih agak susah, surat masuk surat keluar juga tetep
susah nyarinya, mungkin karena menyimpan arsip itu tidak sesuai dengan
nomor agenda jadi tidak berurut sesuai nomor agenda kan kalau sesuai nomor
agenda kan ada bukunya tuh misal surat masuk atau keluar kita liat oh ini
nomor sekian jadi ketikanyari ke odner mestinya harus langsung ketemu,
kadang gak ada di situ menyusunnya itu tidak sesuai nomor agenda dan susah
nyarinya. Kalau nyari sendiri susah tapi kalau yang nyari orang yang ngarsip
itu bisa cepet tapi kalauyang ngarsip gak ada ya gak kan ada yang bisa nyari
karena susunannya tidaksesuai sama itu kan. Kalau di cari sama orangnya sih
cepet sekitar 10 menit tapi kadang sampe seharian pun pernah ada gak ketemu,
ketemu besoknya mungkin karna nyelip atau karna nyarinya buru-buru. pernah
nyari SK juga susah, karena kan waktu pas nyari juga kan orangnya gak ada
yangg megang arsip itu gak ketemu, pas besoknya dia ada nyari ketemu tapi
lama juga sih sekitar 15 menitan. Kalau bagusnya sih arsip sesuai nomor
agenda kalau mau, sesuai klasifikasi begitu kan sesuai kode lebih enak lagi
Q2 Apakah arsip yang ada harus di klasifikasikan?
Pake ini saja pengelompokan sesuai itunya subjeknya perbulan
Q3 Bagaimana proses penyimpanan arsip?
Sesuai klasifikasinya
Q4 Ada tidak prosedur penyimpanan arsip?
Kalau peraturan pasti ada
Q5 Adakah arsip yang telah disimpan di pinjam?
Iya pernah,
Q6 Pernahkan arsip tidak ditemukan ketika arsip di cari?
Pasti adalah tapi hanya nyelip doang atau nyarinya terburu-buru, oh itu mah
yang arsip kepegawaian itu mah satu ordner hilang kayaknya ada yang minjem
gak ngomong dan gak dibalikin karena itukan posisinya sedang di luar lemari
baru ngambil sesuatu belum dimasukin ke lemari
Q7 Bbagaimana upaya menanganinya?
Arsip itu kan bukan disitu doang, ada yang di persuratan kalau kearsipan
pasti ngarsip kan ya jadi minta lagi ke situ yang ada di istu, yang gak ada di
situ ya misal ada di kepegawaian ya ke kepegawaiandan untuk
menceganya?Arsipkan ya pastinya kan kalau nyimpen arsip itu harus hati-hati
apalagi yang penting taruh dalem lemari dikunci kalau keluar sebentar mah di
kunci
Q8 Jenis arsip apa sajayang di simpandi sini?
Arsip keuangan
Q9 Jenis peralatan dan perlengkapan apa saja yang digunakan?
Lemari pake ordner ada yang di bolongin ada yang gak, map plastik
Q10 Apakah alat yang digunakan sudah lengkap?
Kan setiap tahun nambah aset nambah lemari
Q11 Bagaimana perawatan arsip yang ada di PPNK, Adakah perawatan arsip khusus
untuk arsip keuangan? kayak dibersihin?
Gak yah pak, lemari kan bersih di kunci kasih kamper kalau pake kamper itu
kuat gak rusak, gak ada apa namanya kecoa, kalau ada kecoa kan habis itu
dimakanin kecoa
Q12 Dimana arsip-arsip itu disimpan?
Di ruangan sini, itu mah kan kalau udah penuh baru di pindahin setahun
pindahin setahun pindahin
Q13 Bagaimana keadaan ruang dan tempat penyimpanan arsip? Harusnya tempat
Humn, kalau saat ini sih masih cukup ya mungkin kalau udah diatas 6 bulan
itu yah harus nambah tempat lagi, tapi karna ruangannya kecil juga di
sesuaikan
Q14 Siapa yang melakukan penilaian arsip?
Ya kan itu kan melalui proses kalau mau di hapus itu kan, dari pusat
memerintahkan terus bikin berita acara kalau arsip biasa mah cuma beberapa
tahun, kita yang ngusulin mungkin mulai dari yang bawah dulu yah mulai
bagian surat menginformasikan ke atasannya atasan disini kan kasubag tu,
kasubag tata usaha koordinasi dengan kepala mungkin atau dengan seksi
lainbaru itu dibuat surat usulan ke pusat
Q15 Apakah arsip perlu disusutkan? Khusus keuangan
Kalau gak salah 25 tahun yahh?? 25 tahun baru dimusnahkan, kalau keuangan
mah belum ada
Q16 Bagaimana proses penyusutan arsip?
kalau arsip biasa mah cuma beberapa tahun, kita yang ngusulin mungkin mulai
dari yang bawah dulu yah mulai bagian surat menginformasikan ke atasannya
atasan disini kan kasubag tu, kasubag tata usaha koordinasi dengan kepala
mungkin atau dengan seksi lainbaru itu dibuat surat usulan ke pusat
Q17 Siapa yang melaksanakan pekerjaan sebagai pengelola kearsipan?
Ada nofa kearsipan kan persuratan itu kearsipan itukan djadiin satu
Q18 Siapa yang bertanggung jawab atas arsip? Khusus keuangan
Ya yang ada diruangan disitulah, yang punya arsip yang ngerjain itu kalau
arsip yang di ruangan, kalau bagian persuratan ya dia bertanggung jawabnya
di arsip dia persuratan
Q19 Apakah SDM sudah memadai atau cukup antara jumlah tenaga kerja dengan
jumlah arsip?
Gak, kurang menurut saya
Q20 Adakah atidakran untuk pengadaan peralatan dan perlengkapan untuk
penyimpanan arsip?
setiap tahun ada, iya lemari, itu mah dari pejabat pengadaan yang
mengusulkan
CATATAN LAPANGAN
Nama : Siti Yunipa
Pekerjaan /Jabatan : Operator Fingerprint
No Pertanyaan/Jawaban
Q1 Bagaimana pendistribusian arsip di sini?
Kalau surat tugas itu tergantung dari yang persuratankarena namanya surat
tugas itu kan suka belum tentu orang ini, udah terbit suratnya tapi orang nya
ternyata gak bisa atau berhalangan jadi kadang tuh harus di ganti biasanya sih
2 sampe 3 hari baru bisa di terima sesuai staf deal yang berangkat
Q2 Pernahkah telat pendistribusiannya?
Pernah, itu gakbisa di pastiin berapa orangnya, seminggu paling lama, humn
baru-baru kalau kemaren sih setelah itu si nofa doang itu yang terakhir miss
komunikasi sajasih sebenernya
Q3 Itu kenapa yah mba?
Jadi itu alasannya dia kenapa di tumpuk karena dia alasannya dia takutnya
masih berubah namanya
Q4 Apakah itu metidaknggu pekerjaan fingerprint?
Ya otomatis pasti, ya metidaknggu yang aturannya udah update gak bisa
update pada hari tersebut
Q5 Apakah ada data yang terlewat?
Ada, ya mungkin karena pada hari yang bersangkutan bukan cuma satu orang
yang DL tapi banyak dan itu terlewat.
Q6 Cara mengatasinya?
Saya sendiri kesana karena dia kan gak kan tau yang tau kan kita karna liat
presensinya kosong. Sekarang udah gak semenjak itu saya langsung ngomong
sama KTU minta tolong sama TU kalau bisa jangan seminggu langsung,
semenjak itu langsung setiap hari begitu ada DL surat selesei langsung kasih
langsung kasih
Q7 Bagaimana proses penyimpanan arsip?
Disusun setiap kegiatan sendiri, kalau udah selese kayak gitu kansetahun
laporan setaun-setaun gitu jadi gampang nyarinya
KATEGORISASI DATA
Penciptaan
Q
I
Pertanyaan/Jawaban Kesimpulan
1 Jenis arsip apa yang ada dan diciptakan di PPN Karagantu Arsip yang diciptakan berupa
gambar dan surat-menyurat I1 Ada arsip hmm ini ya kayak gambar, ya kayak surat kayak gitu-
gitu kalau yang diciptain kan? bukan yang udah ada gitu? Nah,
berarti kita yang iniin kan? Itu tuh biasaya surat-surat, entah itu
surat-surat undangan, surat tugas, kan kadang ada yang
perjalanan dinas, pengumuman terus surat pemberitahuan, ya
kayak gitu-gitu. Yah pokoknyajenis-jenis surat yang ini aja aja
yang menyangkut dengan kedinasan gitu
2 Adakah target atau capaian dalam pembuatan arsip? Tidak ada terget yang ditetapkan
dalam pembuatan surat, hanya
terakumulasi saat di akhir tahun I1 Ngga sih kalau target itu engga kalau itu mah mengalir aja
maksudnya ee seadanya berapa. Ngga ditarget emang, ngga ada
paling nanti kalau udah setahun itu diakumulasi di akhir tahun
itu buat dimasukkin ke laporan tahunan
I3 Kalau unk target itu tidak ada yang ada itu adalah bagaimana
penyimpanan arsip yang baik bagaimana penyimpanana arsip
yang aman,karena kalau target itu kan tergantung dari
kebutuhan surat keluar dalam setahun ada berapa nanti untuk
surat masuk juga kita gak bisa menargetkan karna orang yang
luar yang masuk ke kantor kita.
3 Bagaimana proses penciptaan arsip yang ada di PPN
karanagantu?
Penciptaan arsip dilakukan
dengan menggunakan konsep
I1 Proses Penciptaannya dari awal ya konsep kalau pertama kan
kalau surat undangan ya konsep dulu konsep surat undanganya
terus apa namanya ya baru ini apa namaya setelah konsep kan
kita ini kita ketik apa ya namanya ya diketik gitu dituangkan ke
dalam kertas gitu udah gitu acc sama pimpinan kalau misalnya
ada koreksi nanti kitarubah lagi yang kayak gitu
I2 Dari surat masuk itu kan dilihat nomor suratnya, nih kaya gini
berdasarkan nomor surat di ambil dari surat masuk, sama
tanggalnya sama perihalnya di ambil dari surat masuk kan?
surat keluar itu abis dari dasar surat masuk itu dibikin surat
keluar udah selese bikin konsep surat keluar nyabaru minta
paraf ktu sama ttd kepala pelabuhan gitu, udah selese ttd di
kasih cap amplop langsung dikirim langsung ke orang yng
bersangkutan kalau ada alamat email paling di scan langsung
dikirim ke alamat emailnya kalau misalnya udah dikirim ke
alamat emailnya di konfirmasi kalau ada nomor kontaknya
kalau surat udah di kirim
4 Siapa saya bisa membuat konsep surat? Konsep surat dapat dibuat oleh
siapa saja I1 Kalau surat kalauu untuk konsep siapa aja bisa bikin tapi kalau
untuk kayak macem undangan atau surat tugas tergantung jenis
suratnya kalau konsepnyasih semua orang bisa bikin tapi cuma
nanti kan kalau sama petugas persuratan itu dirubah lagi
dikoreksi lagi takutnya ada yang tidak sesuai kan banyak ada
kode klasifikasinya, trus ada apa namanya penulisan tata
naskahnya
5 Adakah kendala dalam proses penciptaan arsip? Masih terdapat perbedaan dalam
tata cara pembuatan surat
sehingga memerlukan waktu lagi
dalam pengkoreksian
I1 Paling kalau misalnya kendalanya kadang itu kalau misalnya
apa surat dari perorangan gitu ya misanya dari kasi ini misalnya
dari salah satu kasi itu sudah kasih konsep surat pas giliran
yang kita koreksi kan kita yang tau konsep surat nya kadang
suka ada yang ngeyel dikasih tahunya
I2 Kalau misalnya di buru2 gitu kan paling kan liat dari contoh
surat yang udah adasebelumnya kan ternyata contoh suratnya
gak rapih, jadi otomastiskan kita bikin ulang dong gimana
caranya biar surat rapih karna dari jaman dulunya udah seperti
itu kan, harusnya kan rapih tata cara pengetikan harusnya rapih
cuma karna berhubung biasanya dari yang sebelum2nya
mencontoh dari surat yang ada jadi yaudah gitu seada-adanya
itu yangg berantakan yawdah itu harusnya kan untuk buat surat
apalagi surat resmi harusnya kan rapih ya, titik koma nya
jugaharus rapih, besar kecilnya huruf jugaharus rapet, trus titik
dua harus sejajar, paragrafnya juga harus rapih. Kode2 nya
masih blum tau karna cuma pengganti tapi gak ada
pemberitahuan kalau surat ini perihalnya untuk apa.
6 Bagaimana cara mengatasinaya Pengkoreksian cara penulisan
surat dikoreksi oleh pimpinan I1 Ya paling di masukin dulu ke pimpinan nanti ujung-ujungnya
dari pimpinan juga di koreksi 7 Bagaimana pendistribusian arsip di sini? Proses pendistribusian surat
dilakukan dengan
menggandakan surat terlebih
dahulu sebelum diserahkan
kepada yang bersangkutan
I1 Biasanya di copy dulu, disimpen sih ya pastinya kan kalau
bikin surat kan gak cuma satu lembar jadi ada lembar buat arsip
sama lembar buat yang apa namanya yang megang suratnya itu,
nah biasanya distribusinya nanti surat itunya di fotokopi kalau
surat tugas paling cuma untuk 5 orang, orang yang
bersangkutan, untul bendahara, petugas pelaporan sama arsip
I5 Kalau surat tugas itu tergantung dari yang persuratankarena
namanya surat tugas itu kan suka belum tentu orang ini, udah
terbit suratnya tapi orang nya ternyata gak bisa atau
berhalangan jadi kadang tuh harus di ganti biasanya sih 2
sampe 3 hari baru bisa di terima sesuai staf deal yang berangkat
8 Adakah pencatatan pendistribusian arsip? Tidak ada catatan
pendistribusian yang dilakukan
keculai arsip yang berupa
laporan dengan ekspedisi
I1 Kalau itu sih apa namanya gak ini gak ada sih, jadi cuma ini
doang apa kalau misalnya surat itu buat siapa kaya misalnya
surat undangan ya paling kan di undagan nya itu ada
lampirannya buat siapa-siapanya jadi gak ini2in lagi, kecuali
laporan ada ekspedisinya 9 Bagaimana alur proses penerimaan surat masuk? Alur prosesan surat masuk
dilakukan berdasarkan SOP I1 Petama sih di agendain dulu, diagenda surat masuk abis di
agendain itu nanti dimintain paraf kekasubag TU karena
kasubag TU kan yang lebih tau eh apa pokoknya yang
menangani semuanya hampirsemuanya kan masalah persuratan
dan lain-lainnya abis paraf baru nanti dikasih kepimpinan abis
itu nanti kan di disposisi, nah disposisinya itu kan nantikita
lihat ke siapa misalnya ketahuan ke kasi ini kasi ini surat masuk
itu kitafotokopi trus kita kasih kopiannya itu ke kasi yang di
tuju, kalau misalnya mesti tidaklanjut sehari berikutnya kita
tanya lagi
I2 Alurnya paling misalnya dari surat masuk nerima udah nerima kasih disposisi udah kasih disposisi kaya gini, trus kan nanti dri
pak asep di kasih paraf dongke kepala pelabuhan , dari kalabuh
disposisi lagi ceklis misalnya ke kasi siapa misal ke kasubag
TU sama misalnya tata kelola contreng, biasanay di fotokopi,
misalnya dilihat ada berapa nih di contreng nya misalnya ada 2
udah kaya gitu fotokopi itu biasanya 3, satu buat kasi tata
usaha, satu buat tata kelola, yang satu lagi kalau misalnya
memang itu surat undangan pasti kan di bikinin buat surat
tugas, nah satunya itu buat lampiran surat tugas buat di kasihi
ke bagian keuangan buat dasar untukk pencairan kaya uang
transport , jadi kalau surat undangan biasanyadi satuin sama
surat tugas sebagai dasar unk pencairan uang dari
keuanagannya itu loh. Jadi tata kelola dapet, tata usaha juga
dapet, keuangan juga dapet buat pencairan data trus yang
aslinya itu buat arsip kita. 10 Berapa lama sih pemprosesan surat masuk? Surat masuk diproses dengan
waktu perkiraan setengah jam I1 Kalau ada pimpinan ada di ruangannya sih biasanya paling
stengah jam, kalau lagi keluar harus menunggu 11 Adakah SOP mengenai SOP tentang surat masuk? Sudah memiliki SOP Surat
Masuk I1 ada, dedepan juga ada banner alur surat masuk
I3 Oh ada, jelas di PPN karangantu saya kira sudah lama berlaku
itu, kalau unk sop penyimpanan itu tadi kelemahan kita kita
belum punya gedung arsip. 12 Kapan surat balasan dapat di ambil? Surat balasan memakan waktu
sekitar 2-3 hari
I1
Biasanya waktunya sih biasa 1 minggu kalau unk
mahasiswa,soalnya kan mahasiswa itu biasanya gak mungkin
kepala pelabuhan yang nanganin jadi harus ke kasi, kasi juga
kan kadang ada kerjaan lain jadi proses dari kasinya yang lama,
misalnya untuk pkl tanggal berapanya kasi yng nentuin paling
cepat 3 hari I2 Tergantung dari atasan, kalau kaaya kemaren bisa cepet bisa
lambat karenakan kaya kalau misalnya pak bambang ada pak
asep ada ya bisa cepet, paling cepet sehari juga jadi, tapi kalau
itu misalnya bisa 2-3 hari kaya kan suka dinas gitu I7 Kalau disini mah cepet, kita kan ngirimin surat ini pas hari
senin nah di kasih nomor telepon tuh di mintain nomor telefon
sama satpam, besok pagi nya di telpon suruh dateng kesini buat
ngambil surat acc dari sini kalau bahwa di sini itu udah di
terima PKLnya nanti minta kepastian dri PPN Karangantu
mulainya bisa kapan trus seninnya langsung ikut apel
KATEGORISASI DATA
Penggunaan
Q
I
Pertanyaan/Jawaban Kesimpulan
1 Sistem penyimpanan arsip apa yang digunakan di sini? Penyimpananan arsip belum
semua menggunakan kode
klasifikasi arsip I1 Kalau kepegawaian yang terkait kepegawaian kodenya KP,
kepegawaian juga kan ada macm-macem kan kode
klasifikasinya trus kalau tata Usaha TU kaya gitu nanti
diarsipinnya eh TU TU misalnya TU 330 itu kan undagan nanti
segala sesuatu yang masuk surat masuk ataupun keluar ituyang
terkait dengan undagan disimpen nya di TU 330.
I4 arsip saya kan digolongkan itu sesuai dengan ininyakan
jenisnya misalkan spj perjalanan ya spj perjalanaan semua dari
tanggal awal sampe tanggal akhir setiap bulan itukan beda-
beda, satu bulan tutup ganti lagi satubulan tutup satu bulan
tutup, trus kalau dia spj uang persediaan itu tersendiri jadi
gampang nyari sudah klasifikasinya sudah sesuai. kalau yang
dipersuratan itu kadang kitacari satu surat pun masih agak
susah, surat masuk surat keluar juga tetep susah nyarinya,
mungkin karena menyimpan arsip itu tidak sesuai dengan
nomor agenda jadi tidak berurut sesuai nomor agenda kan kalau
sesuai nomor agenda kan ada bukunya tuh misal surat masuk
atau keluar kita liat oh ini nomor sekian jadi ketikanyari ke
odner mestinya harus langsung ketemu, kadang gak ada di situ
menyusunnya itu tidak sesuai nomor agenda dan susah
nyarinya. Kalau nyari sendiri susah tapi kalau yang nyari orang
yang ngarsip itu bisa cepet tapi kalauyang ngarsip gak ada ya
gak kan ada yang bisa nyari karena susunannya tidaksesuai
sama itu kan. Kalau di cari sama orangnya sih cepet sekitar 10
menit tapi kadang sampe seharian pun pernah ada gak ketemu,
ketemu besoknya mungkin karna nyelip atau karna nyarinya
buru-buru. pernah nyari SK juga susah, karena kan waktu pas
nyari juga kan orangnya gak ada yangg megang arsip itu gak ketemu, pas besoknya dia ada nyari ketemu tapi lama juga sih
sekitar 15 menitan. Kalau bagusnya sih arsip sesuai nomor
agenda kalau mau, sesuai klasifikasi begitu kan sesuai kode
lebih enak lagi
2 Apakah arsip yang ada harus di klasifikasikan? Arsip surat msuk dan surat
keluar tidak ada
pengklasifikasian I1 Harusnya sih kaya gitu di klasifikasikan,Cuma di kita gak,di
kita masih surat masuk ya surat masuk, surat keluar ya surat
keluar berdasarkan nomor aja gak sesuai klasifikasi karena
kalau lebih enak kan kalau klasifikasi itu kan pake filling
cabinet tapi kan gak ada filling kabinet yag disediainnya tuh
lemari terus bukan filling kabinet makanya pake itu, makanya
di bolongin pake ordner pake lemari bukan pake filling kabinet
3 Apa sitem yang digunakan? Sentralisasi atau desentralisasi? Menggunakan asas sentralisasi
dan desentralisasi I1 Kalau unk surat masuk itu sentralisasi, tapi kalau untuksurat
keluar kadang yang terkait laporan itu laporanjuga kan
termasuk surat keluar itu desentralisai, yang nyimpen laporan itu ya yang buat laporan saya gak nyimpen gitu saya cuma
ngasih nomor aja.
4 Siapa yang bertanggung jawab dalam pengarsipan? Yang bertanggungjawab dalam
pengarsipan dilimpahkan pada
pembuat rsip kecuali surat
masuk dan keluar disimpat oleh
petugas persuratan
I1 Kecuali laporan yah, kalau laporan itu tadi, laporankan
nyimpen sendiri kecuali unk kaya surat undagan, surat
keluar,surat tugas, atau surat pentinglainnya ya itu cuma 1
orang yang nyimpen sipetugas persuratan sama arsip itu
5 Bagaimana proses penyimpanan arsip? Penyimpanan surat masuk dan
surat keluar belum
menggunakan kode
pengklasifikasian sedangkan
laporan disimpan per kegiatan
I1 Kalau tentang arsip kan pertama abis nyiptain arsip itu nanti
kan ada arsip untuk kita nah arsip yang harus kita simpen itu
biasanya dari nomornya itu kan udah ada klasifikasinya sendiri
sampe sekarang sih masih sesuai ini aja nyimpennya, jadi
sesuai nomornya aja surat masuk ya surat masuk surat keluar ya
surat keluar jadi gak sesuai dengan kode klasifiaksi
I4 Sesuai klasifikasinya
I5 Disusun setiap kegiatan sendiri, kalau udah selese kaya gitu
kansetahun laporan setaun-setaun gitu jadi gampang nyarinya
6 Ada tidak prosedur penyimpanan arsip? Prosedur penyimpanan disesuai
kan dengan peralatan yang
digunakan I1 Kalau pake filling kabinet sih ada, pake folder lagi, pake map
gantung nanti ditulis ujung-ujung nya gitu tapi kan yang di
karangantukan masih pake lemari bukan filling kabinet, jadi ya
biasa kalau pake ordner yah harus di bantek mau gak mau
kalau sebenernya sih kalau unk arsip sendiri sekarang udah gak
boleh pake ordner dibolongin itu, karena itu gak disediain
filling kabinetminta fillingkabinet dikasihnya lemari lagi dari
2015.
I4 Kalau peraturan pasti ada
7 Adakah arsip yang telah disimpan di pinjam? Arsip yang sering dipinjam
terdiri dari arsip BMN, Surat
masuk dan arsip keuangan I1 Yang minjem ya banyak, kadang ada yang pinjem arsip surat
keluar, kaya misalnya yang lebih sering pinjem sih kaya pak
siswanto terkait BMN, kalau BMN KTU nyuruh nyimpen,
Cuma BMN doang kalau kaya laporan statistik, pipp itu
orangnya
I2 Pernah, biasanya ada dari kepegawaian pak prijambodo
I3 Ya biasanya yang sering di pinjem itu adalah yang pertama
surat masuk terkait dengan kegiatan yang kedua arsip-arsip
keuangan terkait dengan adanya pemeriksa misalnya dari BPK
dari inspektorat kalau memang mereka nanya 5 tahun ke
belakanng atau 10 tahun yang kebelakang.
I4 Iya pernah,
8 Arsip aja yang seringdi pinjem?
I1 Yang lebih sering sih BMN,
I2 Biasanya surat masuk 9 Pernahkan arsip tidak ditemukan ketika arsip di cari? arsip yang tidak ditemukan
disebabkan karena arsip terselip
dan hilang I1 Pernah sih, sejauh ini sih pernah karena memang tadinya
disangkanya hilang tapi ternyata setelah diobrak-abrik keselip,
jadi sebelumnya pernah ada yangpinjem trus sayanya lupa
balikin ke tempat semula nya itu
I2 yang wartu itu, SK-SK mba negsihyangsebundel ilang, ya
makanya itu padahalkan istilahnya udahdi taruh di dalam lemari
tapi kok masih bisa ilang, dan makanya itu fungsinya kenapa
gakboleh pake lemari yang berkaca karena orang tau kan sk itu penting
I4 Pasti adalah tapi hanya nyelip doang atau nyarinya terburu-
buru, oh itu mah yang arsip kepegawaian itu mah satu ordner
hilang kayanya ada yang minjem gak ngomong dan gak
dibalikin karena itukan posisinya sedang di luar lemari baru
ngambil sesuatu belum dimasukin ke lemari
10 Bagaimana upaya menanganinya? Pencegahan dari kehilangan
dengan menggandakan arsip. I1 Kalau sekarang sih kan udah ada ininya, saya bikin di exel
kalau ada yang pinjem
I2 Untungnya kan kalau untuk kaya yang penting-penting gitu
punya arsip masing-masing yang bersangkutannya juga megang
kepegawaian juga megang, sekertaris juga katanya megang gitu
I4 Arsip itu kan bukan disitu doang, ada yang di persuratan kalau
kearsipan pasti ngarsip kan ya jadi minta lagi ke situ yang ada
di istu, yang gak ada di situ ya misal ada di kepegawaian ya ke
kepegawaiandan untuk mencegahnya?Arsipkan ya pastinya kan
kalau nyimpen arsip itu harus hati-hati apalagi yang penting
taruh dalem lemari dikunci kalau keluar sebentar mah di kunci 11 jenis arsip apa aja yang di simpandi sini? Arsip yang disimpan arsip aktif
adan inaktif I1 Aktif sama inaktif 12 Jenis peralatan dan perlengkapan apa aja yang digunakan? perlengkapan dan peralatan yang
digunakan alat tulis, lemari, rak
besi, kardus khusus arsip, ordner
dan map pelastik
I1 Ya paing kalau misalnya buku agenda harus ada pulpen alat
tulis kaya gitu,scanner, printer, lemari
I2 Biasanya scan, biasanya scanan itu kalau ada surat masuk itu di
scan unk istilahnya soft copy, lemari
I3 Disini penyimpanan arsip pertama kita punya gedung walopun
belum dijadikan bahwa itu gedung arsip paling tidak kita
punya ruangan yang di khususkan untuk arsip yang kedua
ketika sudah ada di ruangan arsip itu di taruh ada yang di lemari
ada yang di rak ada juga yang di kardus kardus khusus arsip
sehingga kita yang pertama untuk kemanan yang kedua untuk
mempermudah mencari arsip itu ketika dibutuhkan.
I4 Lemari pake ordner ada yang di bolongin ada yang gak, map
plastik 13 Apakah sudah sesuai dengan sistem penyimpana arsip? Arsip yang di simpan belum
sesuai dengan sistem
penyimpanan arsip I1 Harusnya pake filling kabinet sih
I2 Yangg saya tau kan dari waktu itu pernah ikut diklat kearsipan
itu yang namanya arsip penting gakboleh yang berkaca kaya
SK-SK, trus kaya buat dokumen-dokumen unk kontrak. Kalau
dari diklat sih gitu
14 Apakah alat yang digunakan sudah lengkap? Alat yang digunakan sudah
lengkap I1 Karena kita gak punya filling kabinet sih jadi pake lemari,
lengkap mah lengkap kalau untuk penyimpanan yang sekarang
itukarena posisi filling kabinet yang seharusnya ada diganti
dengan lemari, jadi lengkap mah lengkap aja, kecuali filing
kabinet gak ada lemari gak ada, map gantung itukan khusus
untuk filling kabinet, filling kabinet aja kita gak punya
I2 Kayanya udah cukup karena dilihat dari lemari yang ada sih
bayak yang kosong, masih baru karna yang lama sih udah di
pindahkan ke ruang arsip sana ruangarsip, jadi kalau mau nyari
ya lama sih kesana di ruang arsip
I3 Mayoritas sudah lengkap cuma kita itu belum punya gedung arsip sendiri, sudah lengkap hanya keterbatasan gedung.
I4 Kan setiap tahun nambah aset nambah lemari
KATEGORISASI DATA
Pemeliharaan
Q
I
Pertanyaan/Jawaban Kesimpulan
1 Adakah arsip yang disimpan ada yang rusak? Pernah ditemukan arsip rusak
karena rayap saat proses
penghapusan I1 Waktu pas penyusutan 2015 kemaren beberapa asrip itu rusak
dimakan rayap naronya dilemari kayu arsip surat masuk dan
keluar tahun 2010 kebawah kalau gak salah karena nyimpennya
di lemari kayu
I2 waktu itu yang di ruangan sebelah sana, gara di taruh di lemari
kayu sedangkan lemari kayu itu kan rayap apa
2 Bagaimana cara mengatasinya? Pemeliharaan yang dilakukan
dengan menyimpan arsip
dilemari besi, I1 Ya harusnya sih sekarang kan arsip penting yang untuk suatu
organisasi itu penting, jadi mau gak maukalau nyimpen arsip itu
harus diruangan yang khusus memang untuk arsip, lemarinya
juga kalau pun memang mau ditaruhnya di lemari, lemarinya
yang besi. Trus ruanganya juga khusus udah gitu ruangannya
juga pake pendingin ruangan, jadi gak cuma orang aja yang
butuh ac arsip juga butuh
3 Upaya yang dilakukan untuk mencegah?
I1 Sekarang udah pake besi semua sih
I2 Dibersihin aja kan kotor pastiya
I3 Ya salah satu upayanya yang sifatnya misalkan dokumen itu
tebel besar dan tidak bisa dimasukin ke dus dan ini lebih
penting kita masukin ke lemari besi tapi di situ sudah kita
merekin di dalam lemari besi itu ini dokumen apa sudah
dikelompok-kelompokkan.
4 Bagaimana pengamanan arsip? Pengamaan arsip dilakukan
dengan menggunakan kardus
khusus arsip, disimpan di
ruang arsip
I1 Sekarang udah, ruangannya udah khusus sendiri, ada Acnya,
I3 ruangan arsip itu di taruh ada yang di lemari ada yang di rak
ada juga yang di kardus kardus khusus arsip sehingga kita yang
pertama untuk kemanan yang kedua untuk mempermudah
mencari arsip itu ketika dibutuhkan.
5 Bagaimana perawatan arsip yang ada di PPNK? perawatan yang dilakukan dengan memfogging dan
kamper I1 Dirapiin, kemaren sih di fogging takut ada nyamuk,,,
I3 Ya paling kita kan di kantor ini suka mengadakan kerja bakti 2
minggu sekali kadang kita suka intruksikan kerja bakti
dilingkungan kerjanya di lingkungan ruangan masing-masing
salah satunya itu upaya kita.
I4 Gak yah pak, lemari kan bersih di kunci kasih kamper kalau
pake kamper itu kuat gak rusak, gak ada apa namanya kecoa,
kalau ada kecoa kan abis itu dimakanin kecoa
6 Dimana arsip-arsip itu disimpan? Arsip disimpan diruangn
pegawai dan diruang arsip I1 Ada ruanngannya, ada ruagan arsip, kalau normalnya sih semua
yang tadi saya bilang yang desentralisasi sama sentralisasi itu
mereka bisa simpen laporan-laporannya misal laporan itukan
desentralisasi itu bisa nyimpen juga di situ tapi tanggung jawab
sendiri. Kalau diruangan saya itu yang aktif aja
I2 Setiap itu masing-masing megang pasti itu sekertaris megang, orang kepegawaian megang, kalau bersangkutan dengan
keuangan keuangan juga megang,masing-masing tempat
I3 Yang namanya arsip itu harus nya di petugas arsip di gedung
arsip idealnya seperti itu adapun ada di beberapa ruangan atau
pegawaimau naro itu sebates fotokopian nya aja .
I4 Di ruangan sini, itu mah kan kalau udah penuh baru di pindahin
setahun pindahin setahun pindahin 7 Bagaimana keadaan ruang dan tempat penyimpanan arsip?
Harusnya tempat yang bagaimana untuk menyimpan arsip?
Keadaan tempat
penyimpanan arsip masih
bercampur dengan BMN
karena lahan yang terbatas I1 cuma belakang nya memang barang-barang yang gak kepake
BMN itu kan Ada 3 ruangan, yang tengah itu arsip, harusnya
sih gak boleh di campur karna blum punya ininya sendiri jadi
masih gabung sejauh ini setiap orang bisa masuk, lemari kan di
kunci.
I2 Karna kita lahannya terbatas jadi ruangan kosong aja di pake
buat ruangan arsip. Jangan yang lembab harus selalu ber ac
mungkin keterbatasan lahan untuk bikin ruang arsip terus
lemarinya juga, terus harusnya orang yang nanganin arsip itu
berdiri sendiri maksudnya ada petugasnya sendiri yang terfokus
samakearsipan beda sama sekertaris seharusnya, katanya seperti
itu tpi karna keterbatas SDM dan ya itu tempat
I4 Humn, kalau saat ini sih masih cukup ya mungkin kalau udah
diatas 6 bulan itu yah harus nambah tempat lagi, tapi karna
ruangannya kecil juga di sesuaikan
8 Kenapa ditaruh di ruangan tersebut? Penyimpanan arsip di campur
karena tidak ada ruangan lain
unk menyimpan I1 Gak ada tempat lagi kan kalau misalnya di taruh di ruangan ya
menuh-menuhin juga kan, jadi di taruh di situ, sebenernya
harusnya ruangannya sendiri jadi gak bisa semua orang bisa
akses ke situ, karena terkendala ruanganya gak ada lagi
I2 Ya jadi itu, unk mengatasi kalau misalnya di satu tepat hilang
kita masih punya arsipnya gitu 9 Apa yang sudah dilakukan untuk memelihara arsip? Pemeliharaan nya dengan
menggunakan ac dan disimpan
di ruangan khusus I1 Sejauh ini sih ya paling itu doang ruangannya udah punya
ruangan sendiri, kalau dulu kan masih diruang tamu itu kan
masih numpuk lemari-lemari sekarang sih udah punya ruang
sendiri pake ac, pemeliharann arsip aktif disimpen diruangan
pake ac. 10 Apakah semua arsip harus dipelihara?
I1 Seharusnya sih semuannya, yang aktif
I3 Kalau yang harusnya yang namanya arsip itu dipelihara
semuanya harusnya jadi kepadayang masing-masing ruangan
yang mempunyai arsip ya harus dipelihara, dimasukin ke
lemari, dikasih ordner, dikasih map gitu kan kaya gitu kecuali
yang sifatnya bukan arsip hanya tulisan-tulisan biasa itu kan
mungkin untuk mengingatkan sehari dua hari bisa di buang
yang namanya harus di amankan. 11 Cara penentuan arsip yang di pelihara itu gmana?
I1 Yang aktif, yang inaktif gak cuma di taruh di ruang arsip aja
KATEGORISASI DATA
Penyusutan
Q
I
Pertanyaan/Jawaban Kesimpulan
1 Kegiatan penilaian arsip pernah tidak dilakukan di PPNK? Kegiatan penilaian arsip
dilakukan saat penyusutan I1 Ya itu kan ini pas mau penyusutan
2 Siapa yangg melakukan penilaian arsip? Penilaian arsip dilakukan oleh
bagian persuratan dengan
didampingi oleh arsiparis dari
kantor pusat
I1 Kalau itu dari kita petugas persuratan trus ada arsiparis yang
memang arsiparis dari pusat, jadi dari mereka sudah beredia
cuman tinggal kita aja kasih aja jadwal kapan bisa, mereka udah
ngasih surat pemberitahuan kalau memang ada penyusutan
bisanya kapan tergantung kita, di dampingi gitu kita nilainya
pertahun
I3 Mungkin untuk awal kita kasih masukan dari petugas dari sini,
baru nanti akan dicek lagi dari jakarta dilihat lagi apa betul sudah
sesuai dengan SOP untuk prosedur penyusutannya mana-mana
arsip yang harus disusutkan.
I4 Ya kan itu kan melalui proses kalau mau di hapus itu kan, dari
pusat memerintahkan trus bikin berita acara kalau arsip biasa
mah cuma beberapa tahun, kita yang ngusulin mungkin mulai
dari yang bawah dulu yah mulai bagian surat menginformasikan
ke atasannya atasan disini kan kasubag tu, kasubag tata usaha
koordinasi dengan kepala mungkin atau dengan seksi lainbaru itu
dibuat surat usulan ke pusat
3 Apakah penyusutan arsip perlu dilakukan? proses penyusutanan arsip
dilakukan tahun 2015 I1 Iya perlu biasanya tergantung kitanya ngajuinnya, trakhir tahun
2015
I2 Ya itu pasti selalu ada penyusutan arsip, perlu lah masa arsip
istilahnya yang gak begitu penting, dan mungkin apasih namanya
untuk keperluannya juga maksunya kaya undangan itu kan ada
yang undangan hari itu juga udahmaksudnya udah di tugasin dah
gak ada kepentingan paling juga jangka waktu berapa tahun dan
udah gak penah diliat-liat lagi udah gak di butuhkan lagi untuk
apa disimpan lagi
4 Bagaimana proses penyusutan arsip? Proses penyusutan arsip
diawali dengan penilaian arsip I1 Prosesnya ya itu, di keluar-keluar in dari lemari yang mana aja
yang udah gak ini, nanti di cek lagi, dimusnahin dibakar abis itu
nanti kita bikin daftar apa aja yang musnah.
I3 Kita yang ngajuin karna yang tau kondisi arsip itukan instansi
setempat kita kan sudah bisa diklasifikasikan mana yang arsip
yang sudah waktunya di penyusutan mana yangg tidak baru kita
berkirim surat ke DJPT untuk dibentuk tim penyusutan, nanti
baru tim dari jakarta gabung dengan dari petugas arsiparis ppn
karangantu diadakan penyusutan dan dibikinkan berita acaranya.
I4 kalau arsip biasa mah cuma beberapa tahun, kita yang ngusulin
mungkin mulai dari yang bawah dulu yah mulai bagian surat
menginformasikan ke atasannya atasan disini kan kasubag tu,
kasubag tata usaha koordinasi dengan kepala mungkin atau
dengan seksi lainbaru itu dibuat surat usulan ke pusat
KATEGORISASI DATA
Q
I
Pertanyaan/Jawaban Kesimpulan
1 Apa yang menjadi dasar hukum prosedur pengelolaan arsip? Dasar hukum yang digunakan
dalam pengelolaan arsip
dengan peraturan menteri
kealuatn perikanan dan menteri
keuangan
I1 Itu sih selama ini pake permenkp, ada pemberkasan ada taat
naskah , ada penyusutan nah itu.
I3 Kita masih menginduk kepada peraturan yang ada di
kementerian kelautan perikaann dan kementerian keuangan.
2 Apakah ppn karangantu memiliki prosedur tetap dalam
pengelolaan arsip?
Prosedur tetap dalm
pengelolaan arsip
menggunakan peraturan
menteri kelautan dan perikanan I1 kalau kita ngikutin permen kp aja yang pemberkasan
I2 Seharusnya sih ada tapi sampai detik ini kalau unk itu cuma
hanya diberitahkan secara lisan saja, tpi maksudnya sop yang
disampaikan itu sudah benar apa tidak gak tau karna yang
biasanya pada saat menggantikan itu hanya di kasih tau secara
lisan aja gak di liatin harus seperti itu
3 Siapa yang melaksanakan pekerjaan sebagai pengelola
kearsipan?
Pekerjaan kearsipan dilakuakn
oleh satu orang
I1 Sebenernya semuanya kan ini yah penciptaan arsip kaya
laporan masing-masing, sebenrnya sih semuanya juga harus
tapi kan selama ini saya sama pak pri untuk surat keluar kalau
untuk laporan sih harusnya semuanya
I3 Kalau disini petugas arsip dengan keterbatasan sdm baru satu
orang itu nofa septayani sarjana ekonomi, hanya sifatnya arsip
temporer arsip temporar itu adanya di pak pri tapi yang
namanya arsip yang sudah memang harus disimpan kita taruh
di bagian arsiparis,
I4 Ada nofa kearsipan kan persuratan itu kearsipan itukan djadiin
satu
4 Apa saja kendala dalam pengelolaan arsip? Munculnya permasalahan
dalam penyimpanan arsip
dikarenakan belum sesuai
dengan kode pengklasifikasian
I1 Penyimpanan yang belum sesuai kode klasifikasi, masih pake
lemari, ordner harusnya kan udah pake filling kabinet, ruang
arsip juga belum tersendiri
I3 Ya sekarang ini lagi proses pembenahan sudah meminimalisir
untuk hal itu terjadi jadi sekarang sudah memang mulai bagus
karna petugasnya yang ditunjukpun dia sudah sering kali
diikutsertakan dalam acara diklat walopun dia belum pns latar
pendidikannya bukan arsiparis gitu kan tapi dengan
pengalaman sering ikut sosialisasi dia sekarang sudah
memahami. 5 Siapa yang bertanggung jawab atas arsip? Yang pertanggung jawab atas
arsip bagian persuratan dan
yang punya arsip tersebut I1 Selama ini sih ya satu orang itu bagian persuratan, kalau
laporan yang bikin iya ke bagian persuratan juga.
I4 Ya yang ada diruangan disitulah, yang punya arsip yang
ngerjain itu kalau arsip yang di ruangan, kalau bagian
persuratan ya dia bertanggung jawabnya di arsip dia persuratan 6 Apakah SDM sudah memadai atau cukup antara jumlah tenaga
kerja dengan jumlah arsip? Jumlah sumberdaya manusia
yang menangani masalah
kearsipan belum cukup bila
dilihat dari volume arsip ayng
terus bertambah
I1 Tidak
I3 Belum, karena petugas arsip yang ada di PPN masih ada tugas-
tugas tambahannya malah jadi bukan ditangani satu orang
arsip itu jadi misalkan arsip ditangani oleh sodara nofa, nofa itu
bukan hanya itu tupoksinya dia juga sebagai petugas
persuratan dia juga sebagai sekertaris pimpinan, harusnya lebih
konsentrasi.
I4 Gak, kurang menurut saya
7 Berapa banyak arsip nya?
Surat keluar dalam sebulan
diperkirakan sekitar 50an,
surat masuk sekitar 30an I1 Sebulan itu nyampe 50an surat keluar sebulan bisa lebih kadang
kalau surat masuk sih paling 30
8 Apakah pelaksanaan arsip sudah sesuai dengan dasar hukum? Pelaksanaan sistem kearsipan
belum sepenuhnya berdasarkan
dengan dasar hukum tentang
kearsipan yang berlaku
I1 Kalau sejauh ini sih belum semuanya, tata naskah udah, unk
khusus pemberkasan aja
I3 sudah
9 Cara mengatasinya? Butuh penambahan SDM
penelola kearsipan I1 Ada SDM tambahan untuk bantuin.
10 Adakah ada evaluasi unk pengelolaan arsip? Evaluasi mengenai pengelolaan
kearsipan masih jarang
dilakukan. I1 Selama ini kan arsip dipandangnya apa sih arsip, gak penting
gitu perlakuannya juga yang masih gitu, sampe sekarang aja
kan belum punya ruangan khusus sendiri, gak setiap tahun sih
paling spontanitas aja, dari atasan sih belum paling kita nya aja
minta
I3 Ya paling evaluasi kita 6 bulan sekali, kadang petugas itu kan
ada keterbatasan petugas yang ada satu orang yang menangani
arsip tapi petugas arsip juga ada tugas-tugas tambahan yang
lain yang akhirnya kadang dia lupa kaya gitu kan seharusnya
cepet di arsipkan dia masih ada di mejanya kaya git-gitu aja dan
untuk peralatan diadakan menginventalisir kebutuhan
KATEGORISASI DATA
No Dimensi Kesimpulan
1 Penciptaan Arsip yang diciptakan berupa gambar dan surat-menyurat, Tidak ada terget
yang ditetapkan dalam pembuatan surat, hanya terakumulasi saat di akhir tahun,
Penciptaan arsip dilakukan dengan menggunakan konsep, Konsep surat dapat
dibuat oleh siapa saja, Masih terdapat perbedaan dalam tata cara pembuatan
surat sehingga memerlukan waktu lagi dalam pengkoreksian, Pengkoreksian
cara penulisan surat dikoreksi oleh pimpinan Proses pendistribusian surat
dilakukan dengan menggandakan surat terlebih dahulu sebelum diserahkan
kepada yang bersangkutan, Tidak ada catatan pendistribusian yang dilakukan
keculai arsip yang berupa laporan dengan ekspedisi, Alur prosesan surat masuk
dilakukan berdasarkan SOP, Surat masuk diproses dengan waktu perkiraan
setengah jam, Sudah memiliki SOP Surat Masuk, Surat balasan memakan
waktu sekitar 2-3 hari
2 Penggunaan Penyimpananan arsip belum semua menggunakan kode klasifikasi arsip, Arsip
surat msuk dan surat keluar tidak ada pengklasifikasian, Menggunakan asas
sentralisasi dan desentralisasi, Yang bertanggungjawab dalam pengarsipan
dilimpahkan pada pembuat rsip kecuali surat masuk dan keluar disimpat oleh
petugas persuratan, Penyimpanan surat masuk dan surat keluar belum
menggunakan kode pengklasifikasian sedangkan laporan disimpan per kegiatan,
Prosedur penyimpanan disesuai kan dengan peralatan yang digunakan, Arsip
yang sering dipinjam terdiri dari arsip BMN, Surat masuk dan arsip keuangan,
arsip yang tidak ditemukan disebabkan karena arsip terselip dan hilang,
Pencegahan dari kehilangan dengan menggandakan arsip, Arsip yang disimpan
arsip aktif adan inaktif, perlengkapan dan peralatan yang digunakan alat tulis,
lemari, rak besi, kardus khusus arsip, ordner dan map pelastik, Arsip yang di
simpan belum sesuai dengan sistem penyimpanan arsip, Alat yang digunakan
sudah lengkap
3 Pemeliharaan Pernah ditemukan arsip rusak karena rayap saat proses penghapusan,
Pemeliharaan yang dilakukan dengan menyimpan arsip dilemari besi,
Pengamaan arsip dilakukan dengan menggunakan kardus khusus arsip,
disimpan di ruang arsip, perawatan yang dilakukan dengan memfogging dan
kamper, Arsip disimpan diruangn pegawai dan diruang arsip, Keadaan tempat
penyimpanan arsip masih bercampur dengan BMN karena lahan yang terbatas,
Penyimpanan arsip di campur karena tidak ada ruangan lain unk menyimpan,
Pemeliharaan nya dengan menggunakan ac dan disimpan di ruangan khusus
4 Penyusutan Kegiatan penilaian arsip dilakukan saat penyusutan, Penilaian arsip dilakukan
oleh bagian persuratan dengan didampingi oleh arsiparis dari kantor pusat,
proses penyusutanan arsip dilakukan tahun 2015, Proses penyusutan arsip
diawali dengan penilaian arsip