kata pengantar - bahanajarkelompok1offll.files.wordpress.com · administrasi kepegawaian | ii kata...

Administrasi Kepegawaian | ii

Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas tersusunnya Modul “Administrasi Kepegawaian” ini yang bersifat untuk kalangan sendiri, dengan harapan dapat digunakan sebagai Modul Pembelajaran untuk siswa Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dan Madrasah Aliyah Kejuruan. Modul ini bertujuan untuk mempermudah siswa dalam kegiatan belajar.

Modul ini disusun berdasarkan Kurikulum 2013 untuk tingkat XI SMK jurusan Administrasi Perkantoran. Di dalam modul ini membahas secara umum mulai dari penanganan dokumen sampai dengan penyimpanan dan penemuan kembali dokumen administrasi kepegawaian. Pembahasan ini berdasarkan dengan silabus Administrasi Kepegawanan (C3) Kurikulum 201 yang lebih menitikberatkan kepada pembentukan karakter.

Ucapan terima kasih penyusun sampaikan kepada Drs. Mohammad Arief, M.Si sebagai dosen pengampu matakuliah Pengembangan Bahan Ajar ADP. Kemudian pada semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu yang telah membantu dan memberikan motivasi sehingga modul ini dapat terselesaikan.

Demikian, semoga modul ini dapat memberikan motivasi belajar siswa dan mempersiapkan siswa memiliki karakter yang kuat, cerdas, mandiri, kreatif, inovatif dan tanggap terhadap perkembangan dunia kerja dalam kepegawaian. Akhirnya dengan segala kerendahan hari maka penyusun mengakui bahwa masih banyak kekurangan dan kekeliruan dalam modul ini. Oleh karena itu penyusun sangat mengharapkan saran dan kritik dari pembaca sehingga dapat dijadikan perbaikan di masa yang akan datang.

Malang, Nopember 2017 Penyusun

Administrasi Kepegawaian | iii

Daftar Isi

Kata Pengantar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i i Daftar Isi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i i i Daftar Lampiran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i v Peta Kedudukan Modul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . v BAB I PENDAHULUAN

A. Deskripsi Singkat ....................................................................................................................................................................................................................1 B. Prasyarat........................................................................................................................................................................................................................................1 C. Petunjuk Penggunaan Modul ...................................................................................................................................................................................1 D. Tujuan Pembelajaran ..........................................................................................................................................................................................................2 E. KI dan KD .....................................................................................................................................................................................................................................2 F. Materi Pembelajaran...........................................................................................................................................................................................................3 G. Info Pendukung ........................................................................................................................................................................................................................3

BAB I I PEMBELAJARAN

A. Tujuan Pembelajaran ..........................................................................................................................................................................................................4 B. Uraian Materi............................................................................................................................................................................................................................4 C. Rangkuman.....................................................................................................................................................................................................................................9 D. Latihan ..............................................................................................................................................................................................................................................10

BAB I I I EVALUASI

A. Kemampuan Kognitif.........................................................................................................................................................................................................11 B. Kemampuan Psikomotorik ............................................................................................................................................................................................16 C. Kemampuan Afektif ...........................................................................................................................................................................................................19

BAB IV PENUTUP

A.Tindak Lanjut................................................................................................................................................................................................................................30 B. Harapan............................................................................................................................................................................................................................................30 C. Daftar Pustaka.......................................................................................................................................................................................................................30

Administrasi Kepegawaian | iv

Daftar Lampiran

Kunci Jawaban Soal Latihan ..........................................................................................................................................................................................................31 Kunci Jawaban Tes Formatif..........................................................................................................................................................................................................33

Administrasi Kepegawaian | v

Peta

Kedudukan Modul

Administrasi Kepegawaian

Mengemukakan formasi dan pengadaan pegawai

Cara penanganan pemeliharaan dokumen ad.m. kepegawaian

Mengemukakan peraturan cuti

Mengemukakan Daftar Urut Kepangkatan (DUK)

Mengemukakan penilaian pelaksanaan pekerjaan

Mengidentifikasi pangkat dan jabatan pegawai

Mengemukakan peraturan perawatan, tunjangan cacat & uang muka

Mengemukakan prosedur pendidikan dan latihan

Administrasi Kepegawaian | 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Deskripsi S ingkat

Modul ini berjudul “Penangangan Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian” yang isinya

membahas tentang tata cara penanganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian. Materi

ini merupakan kelanjutan dari materi Mengemukakan formasi dan pengadaan pegawai.

Setelah mempelajari modul ini, siswa diharapkan mampu memahami cara penanganan

pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian dan mempraktikkan cara penanganan pemeliharaan

dokumen administrasi kepegawaian, sehingga sebagai siswa Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)

jurusan Administrasi Perkantoran dapat bertambah wawasan dan bisa menerapkannya di dalam

kehidupan sehari-hari.

B. Prasyarat

Sebelum mempelajari materi penanganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian, siswa

diharapkan mampu menguasai materi mengemukakan formasi dan pegadaan pegawai dan mampu

mengerjakan soal evaluasi dengan mendapat nilai minimal sesuai yang telah ditentukan. Adapun bagi

yang belum mencapat standar nilai minimal, dapat mengulang kembali materi mengemukakan formasi

dan pengadaan pegawai dengan memilih materi-materi yang masih dianggap sulit secara lebih teliti

atau dengan berdiskusi bersama teman maupun dengan guru.

C. Petunjuk Penggunaan Modul

a) Untuk peserta didik:

1) Petunjuk umum:

a. Bacalah modul dengan seksama terutama bagian instruksi.

b. Pahami tujuan Anda mempelajari modul, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan

yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.

c. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur.

d. Laporkan kemajuan Anda kepada guru/instruktur sebelum Anda melanjutkan ke modul

selanjutnya.

2) Anda diperbolehkan bertanya kepada guru/Instruktur jika dianggap perlu.

3) Usahakan dapat menyelesaikan setiap modul lebih cepat dari waktu yang ditetapkan.

4) Jika terdapat bagian yang belum Anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan

dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum Anda bertanya

kepada guru. Apabila diperlukan, Anda dapat mencari tahu jawaban dari sumber lain.


5) Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 80%, jika tingkat penguasaan

Anda kurang dari 80%, pelajari materi atau bagian bahan ajar yang belum Anda kuasai

atau mintalah saran dari guru. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap modul sebelum

Anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.

b) Untuk pendidik:

1) Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi modul dan mempunyai daftar bagian modul yang

mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan atau jawaban yang

diperlukan.

2) Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan sekaligus

memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta didik.

3) Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat.

4) Sebelum memberikan veririfikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi

keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan atau tes yang telah

dipersiapkan sebelumnya.

5) Modul yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.

D. Tu juan Pembelajaran

Dengan mendengarkan penjelasan, membaca, berdiskusi dengan teman dan tanya jawab siswa

diharapkan mampu:

1. Mengemukakan cara penanganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian.

2. Mempraktikkan cara penganganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian.

E. KI dan KD

1. Kompetensi Inti

KI1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI2: Mengahayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong-

royong, kerjasama, toleran), santun, responsive dan proaktif dan menunjukkan sikap

sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif

dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan

bangsa dalam pergaulan dunia.

KI3: Memahami, menerapkan, menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, prosedural

berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya dan

humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban

terkait dengan fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural

pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan

masalah.

KI4: Menalar, mengolah, dan menyajikan dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu

menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.


2. Kompetensi Dasar

3.2. Mengemukakan cara penganganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian

3.2.1. Cara penanganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian

4.2. Mempraktikkan cara penanganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian

4.2.1. Praktik cara penanganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian

F. Materi Pembelajaran

1. Bagian penganganan dokumen

2. Cara penanganan dokumen administrasi kepegawaian

3. Penyimpanan dan penemuan kembali dokumen arsip kepegawaian

4. Cara pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian

G. Info Pendukung

“Electronic Document Management System (EDMS) Plus Data Arsip Kepegawaian”

Untuk membantu mengatasi masalah-masalah yang dihadapi dalam pengelolaan dokumen, maka

dengan menggunakan aplikasi berbasis Web Sistem Manajemen Dokumen Elektronik, pengelolaan dapat

dilakukan dari mana saja selama terkoneksi ke jaringan intranet atau internet. Pemerintah dapat

memanfaatkan e-Government sebagai wujud implementasi teknologi dan informasi . E-Government

memungkinkan pengelolaan dokumen hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih -mediakan ke

dalam format digital maupun softcopy berupa file tipe doc, ppt, ls, jpg, dwg, avi, mkv, dll, yang sudah di

upload ke dalam aplikasi DMS berbasis web. Penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu

mempercepat proses pengelolaan arsip, terutama bagi kantor-kantor yang memerlukan pelayanan

yang cepat dan memiliki volume arsip yang cukup banyak.


BAB II

PEMBELAJARAN

A. Tu juan Pembelajaran

Dengan mendengarkan penjelasan, membaca, berdiskusi dengan teman dan tanya jawab siswa

diharapkan mampu:

3. Mengemukakan cara penanganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian.

4. Mempraktikkan cara penganganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian.

B. Uraian Materi

1. Bag ian penanganan dokumen

Dokumen administrasi kepegawaian adalah surat, file, berkas atau dokumen yang berkaitan dengan bidang kepegawaian, yang memuat tentang data pribadi dari setiap pegawai, bisa juga surat keputusan di bidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.

Pengelolaan dokumen kepegawaian ini dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya dokumen/berkas/arsip pegawai sebagai salah satu sumber informasi manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip pegawai. Pengelolaan dokumen kepegawaian yang baik dan optimal dapat memudahkan proses peremajaan data kepegawaian yang tersimpan secara elektronik dalam database kepegawaian, sehingga didapatkan kecocokan data antara dokumen fisik dengan data elektronik. Seorang pegawai administrasi harus dapat menangani dokumen dari berbagai jenis arsip kepegawaian PNS dengan baik. Penganganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir sama seperti

Penanganan Pemeliharaan

Dokumen Administrasi

Kepegawaian


penanganan dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan adalah pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip masing-masing.

Untuk mendukung penyusunan dan pemeliharaan dokumen kepegawaian secara efektif dan efisien serta untuk mewujudkan sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi secara nasional bagi instansi pusat dan daerah diperlukan adanya: a) Prosedur kegiatan atau SOP

b) Dokumen kepegawaian PNS yang lengkap dan akurat

c) Pengelola dokumen/SDM yang mengelola arsip kepegawaian

d) Sarana dan prasarana yang digunakan dalam mengelola arsip kepegawaian

Manfaat pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian yang baik antara lain: a) Memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen

b) Efisiensi dan efektivitas tempat, waktu, tenaga dan biaya

c) Tersusunya dokumen PNS sesuai PERKA BKN No. 18 Tahun 2011

Fungsi dari pemeliharaan dokumen antara lain: a) Sebagai bukti akuntabilitas kinerja instansi

b) Sebagai bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai

sampai dengan purna tugas

c) Sebagai pedoman perusahaan dalam menentukan balas jasa

d) Sebagai bukti yuridis jika terjadi sengketa pegawai

e) Membantu perusahaan dalam penentuan kebijakan

f) Membantu perusahaan dalam membuat keputusan

Pada umumnya penanganan dokumen dibagi menjadi 3 antara lain: a) Pengurusan atau penanganan dokumen

b) Penyimpanan dan penataan arsip dokumen

c) Penemuan kembali dan peminjaman arsip dokumen

Gambar 2.1. Contoh Dokumen Kepegewaian.


2. Cara penanganan dokumen administras i kepegawaian

Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan dengan beberapa cara tergantung pada bentuk dokumen yang dikelola. Bentuk dokumen dapat berupa data fisik maupun digital

Dokumen atau Data Dig ital Dokumen digital yaitu data komputer atau hasil scanning dari file atau dokumen fisik.

Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan Direktoran pada Direktoran Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian I menjelaskan bahwa dengan Elektronik Record Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara (BKN) melakukan konversi dan migrasi tata naskah arsip kepegawaian dari file berbasis kertas menuju file berbasis elektronik. Konversi dan migrasi ini dilakukan dengan pemindaian (scanning), identifikasi (indexin), serta pengelolaan (managing) terhadap file image dari hasil scanning terhadap file kepegawaian. Digitalisasi dokumen kepegawaian dilakukan untuk menyelesaikan permasalahan yang timbul pada penyimpanan dan pencarian kembali data konvensional.

Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital: a) Memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali dan

penyajian informasi yang dibutuhkan karena sebagian proses pengolahan data dapat

dilakukan oleh sistem komputer.

b) Tidak membutuhkan banyak tempat karena data digitan dapat disimpan dalam hardisk,

removable dan dalam bentuk CD.

c) Mudah untuk melakukan back up file saat dibutuhkan.

d) Mudah untuk melakukan manajemen dan pengelolaan menggunakan manajemen folder.

e) Memberikan kemudahan akses, penggunaan yang fleksibel dan mudah mendistribusikan

data jika diperlukan. Dan dapat melakukan perlindungan hak cipta dan sebagai

autentifikasi data digital dengan menggunakan teknik hidden message (stenografi).

Stenografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan

suatu pesan di dalam pesan yang lain secara kasat mata tanpa merubah bentuk data

digitalnya.

Gambar 2.2. Media Penyimpanan Data Digital.


Dokumen atau Data Fis ik Dokumen atau data fisik yaitu file berupa kertas, surat, gambar, patung, dan

sebagainya. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.

Penanganan dokumen administrasi kepegawaian berupa data fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1) Menghimpun

Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang diperlukan untuk keperluan tertentu yang sebelumnya masih belum diklarifikasikan penghimpunannya. Jenis dokumen yang disimpan antara lain: Kartu Pendaftaran Ulang Pegawai Negeri Sipil (KARDAF), Dokumen Kepegawaian Perorangan (DKP), Nota Persetujuan/Penetapan NIP Kepala BKN, SK Pengangkatan PNS, dan sebagainya.

2) Mencatat

Mencatat adalah kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting, dengan tujuan agar tulisan dapat dibaca dan disimpan. Kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian PNS yang disimpan dalam bentuk dokumen fisik meliputi verifikasi dan validasi.

3) Mengolah

Mengolah mencakup macam-macam kegiatan yang dilakukan dengan cara mengolah berbagai keterangan yang ada dengan tujuan untuk menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.

4) Menggandakan

Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu sesuai yang diinginkan.

5) Mengirim

Mengirim merupakan bentuk kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan perantara.

6) Menyimpan

Menyimpan adalah kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin dan bisa digunakan suatu saat nanti ketika diperlukan. Prosedur penyimpanan dokumen kepegawaian antara lain: a) Memberikan label pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP

b) Menyusun arsip ke dalam lemari sesuai urutan NIP

c) Menyimpan arsip ke dalam lemari sesuai urutan NIP

d) Membuat laporan


Gambar 2.3. Prosedur Penanganan Dokumen Fisik.

3. Penyimpanan dan penemuan kembali dokumen ars ip kepegawaian

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip dokumen kepegawaian sama prosesnya dengan dokumen lainnya. Yang membedakan untuk pengurusan dan penanganan dokumen kepegawaian adalah arsip dicatat pada masing-masing buku dokumen arsip kepegawaian yang dalam hal ini disebut juga buku penjaga administrasi kepegawaian. Adapun buku pencatatan arsip tersebut terdiri dari: a) Daftar kepempilikan kartu tunjangan pensiun (TASPEN)

b) Daftar nama pejabat struktural

c) Daftar nama pejabat fungsional

d) Daftar cuti pegawai negeri sipil

e) Buku penjagaan kenaikan pangkat (KP) pegawai negeri sipil (PNS)

f) Buku penjagaan kenaikan gaji berkala (KGB) pegawai negeri sipil (PNS)

g) Daftar kepemilikan kartu istri atau suami (KARIS/KARSU)

h) Daftar kepemilikian kartu pegawai negeri sipil (KARPEG)

i) Daftar kepemilikan kartu asuransi kesehatan (ASKES)

j) Daftar urut kepangkatan (DUK) pegawai negeri sipil (PNS) daerah

k) Buku catatan pensiung dan realisasinya

l) Buku catatan pelanggaran disiplin pegawai negeri sipil (PNS)

m) Buku daftar pegawai yang mengikuti diklat

n) Buku daftar pegawai yang mengikuti tugas belajar

o) Buku daftar pegawai yang mengikut tugas-tugas lainnya

p) Buku induk pegawai negeri sipil (PNS).

Bentuk format dari masing-masing buku penjaga administrasi kepegawaian dapat dibuat menyesuaikan dokumen yang akan dicatat pada buku tersebut. Format yang dibuat mengikuti informasi yang terdapat pada masing-masing dokumen kepegawaian.

Adapun prosedur pelayanan informasi dokumen adalah sebagai berikut: a) Unit kerja yang akan meminjam dokumen mengisi blanko peminjaman arsip

b) Blanko peminjaman harus disetujui oleh pejabat eselon II

c) Jangka waktu peminjaman paling lama 5 (lima) hari kerja.

Menghimpun Mencatat Mengolah

Menggandakan Mengirim Menyimpan


Gambar 2.4. Buku Pencatat Arsip Kepegawaian.

4. Cara pemeliharaan dokumen administras i kepegawaian

Prosedur pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian adalah sebagai berikut: a) Melakukan inventarisasi & rasionalisasi isi arsip sesuai jadwal retensi arsip dan membuat

laporan

b) Jika terjadi mutasi lingkungan, BKD arsip pegawai yang bersangkutan dipindahkan

sesuai unit kerja yang baru

c) Mengendalikan jumlah dan isi arsip secara berkala serta mengendalikan katalog

peminjaman & pengembalian arsip

d) Memperpanjang usia dokumen dengan mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan

yang cukup dan membersihkan lemari arsip.

Untuk menyusun arsip kepegawaian yang baik, setiap pengelola arsip diharapkan perlu: a) Menjaga kerapihan penyimpanan

b) Menjaga kebersihan tempat penyimpanan

c) Menjadi petugas yang terampil dan terdidik

d) Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah menemukan

kembali

e) Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi dan sebagainya sebagaimana

ketentuan pengamanan dokumen arsip pada umumnya.

f) Pengelolaan arsip hendaknya dilaksanakan baik secara konvensional maupun elektronik.

C. Rangkuman

1. Pengelolaan dokumen kepegawaian dilakukan untuk meningkatkan pentingnya dokumen

pegawai. Untuk mendukung pengelolaan dokumen, diperlukan pedoman, SDM yang kompeten,

dan sarana prasarana dalam pengelolaan dokumen kepegawaian. Dengan mengelola dokumen

kepegawaian akan mendatangkan banyak manfaat dan memiliki banyak fungsi. Pada umumnya

penanganan dokumen terdiri dari pengurusan dokumen, penyimpanan dan penataan dokumen,

serta penemuan kembali dan peminjaman dokumen.


2. Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan dengan beberapa cara

tergantung pada apakah dokumen tersebut berbentuk digital atau berbentuk dokumen fisik.

3. Penyimpanan dan penemuan kembali dokumen kepegawaian prosesnya sama dengan dokumen

lainnya. Hanya saja yang membedakan adalah dokumen dicatat pada masing-masing buku

penjada administrasi kepegawaian.

4. Cara pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan dengan melakukan

inventarisasi & rasionalisasi isi arsip sesuai jadwal retensi arsip dan membuat laporan, jika

terjadi mutasi lingkungan, BKD arsip pegawai yang bersangkutan dipindahkan sesuai unit kerja

yang baru, mengendalikan jumlah dan isi arsip secara berkala serta mengendalikan katalog

peminjaman & pengembalian arsip, memperpanjang usia dokumen dengan mengatur suhu

ruangan, memberikan penerangan yang cukup dan membersihkan lemari arsip. Selain itu

pengelola arsip juga diharapkan perlu menjaga kerapihan penyimpanan, menjaga kebersihan

tempat penyimpanan menjadi petugas yang terampil dan terdidik, menciptakan sistem arsip

yang mudah dalam penyimpanan dan mudah menemukan kembali menjaga keamanan arsip,

melaksanakan fumigasi dan sebagainya sebagaimana ketentuan pengamanan dokumen arsip

pada umumnya, pengelolaan arsip hendaknya dilaksanakan baik secara konvensional maupun

elektronik.


D. Latihan

Jawablah pertanyaan ber ikut dengan jawaban yang tepat dan jelas ! 1. Menurut pendapat Anda apa yang dimaksud dengan dokumen administrasi kepegawaian?

................................................................................................................................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2. Apa fungsi dari pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian?

................................................................................................................................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3. Jelaskan prosedur penanganan dokumen administrasi kepegawaian berupa fisik!

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................

4. Jelaskan perbedaan pengurusan dokumen pada umumnya dengan dokumen kepegawaian!

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................

5. Jelaskan cara pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian!

................................................................................................................................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................................................................................................................


BAB III

EVALUASI

A. Kemampuan Kognitif

Pi lihan Ganda P i l ihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan cara memberi tanda (X) pada huruf a, b, c, d , atau e pada lembar jawaban yang tersed ia! 1. Surat, file, berkas atau dokumen yang berkaitan dengan bidang kepegawaian yang berisi informasi

seputar pegawai disebut... .

a. Dokumen Pemerintahan

b. Dokumen Negara

c. Dokumen Administrasi Personalia

d. Dokumen Administrasi Kepegawaian

e. Dokumen Manajemen Sumber Daya Manusia

2. Hal-hal yang diperlukan untuk mendukung penyusungan dan pemeliharaan dokumen yang efektif

dibawah ini, kecuali... .

a. Standard Operating Prosedur

b. Kartu Pegawai Negeri Sipil

c. Prosedur kegiatan

d. Sarana prasarana

e. Sumber daya manusia

3. Perhatikan pernyataan dibawah ini!

a) Terhindar dari sanksi akibat tidak terlaksananya pengelolaan dokumen kepegawaian

b) Memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen

c) Memperlancar kegiatan kantor

d) Tersusunnya dokumen kepegawaian sesuai PERKA BKN

e) Efisiensi dan efektivitas tempat, waktu, tenaga dan biaya

Yang tidak termasuk dari manfaat pengelolaan dokumen kepegawaian adalah... . a. (a),(c),(d)

b. (c),(d),(e)

c. (a),(b),(c)

d. (a),(d),(e)

e. (b),(d),(e)


4. Fungsi dari pemeliharaan dokumen salah satunya adalah untuk membantu perusahaan dalam

menentukan kebijakan. Mengapa demikian?

a. Dengan adanya pemeliharaan dokumen kepegawaian maka informasi yang dimiliki semakin

lengkap sehingga dapat menjadi dasar penentuan kebijakan dengan sebaik-baiknya

b. Dengan pemeliharaan dokumen maka pegawai dapat mendeteksi titik-titik dalam kantor yang

mana terdapat kelemahan dan dapat diupayakan penanganannya

c. Pemeliharaan dokumen kepegawaian yang baik dan optimal dapat memudahkan proses

peremajaan data kepegawaian yang tersimpan

d. Pemeliharaan dokumen kepegawaian memberikan bukti fisik yang disusun secara kronologis

sehingga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan

e. Pengelolaan dokumen kepegawaian dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya

dokumen pegawai sebagai salah satu sumber informasi kepegawaian

5. Berikut ini yang tergolong ciri-ciri data digital, kecuali... .

a. Dapat disimpan dalam CD, hardisk dan removable

b. Mudah dalam pemberian label tertentu

c. Proses pengelolaan dapat dilakukan oleh sistem komputer

d. Mudah dalam pengelolaan menggunakan manajemen folder

e. Mudah melakukan backup

6. Dibawah ini yang bukan termasuk dokumen kepegawaian adalah... .

a. Nota persetujuan NIP kepala BKN

b. Daftar urut kepangkatan (DUK) PNS daerah

c. Kartu pendaftaran ulang PNS

d. Dokumen kepegawaian perorangan

e. SK pengangkatan PNS

7. Dibawah ini urutan prosedur penyimpanan dokumen kepegawaian yang benar adalah... .

a. Menyusun, memberi label, menyimpan, membuat laporan

b. Memberi label, menyimpan, menyusun, membuat laporan

c. Menyusun, memberi label, membuat laporan, menyimpan

d. Membuat laporan, memberi label, menyusun, menyimpan

e. Memberi label, menyusun, menyimpan, membuat laporan

8. Kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian yang disimpan dalam bentuk fisik meliputi... .

a. Validasi & according

b. Verifikasi & validitas

c. Validasi & verifikasi

d. Validitas & according


e. Konfirmasi & verifikasi

9. Mengapa petugas arsip dokumen kepegawaian haruslah petugas yang terampil dan terdidik?

a. Agar dapat mengelola dokumen kepegawaian dengan efektif dan efisien

b. Untuk memenuhi SOP

c. Agar dokumen kepegawaian dapat terjaga semaksimal mungkin

d. Untuk mewujudkan sistem informasi kepegawaian yang baik

e. Untuk memenuhi persyaratan yang telah di tetapkan secara nasional

10. Berikut ini yang merupakan salah satu prosedur pelayanan informasi dokumen kepegawaian

antara lain... .

a. Menjaga keamanan dokumen kepegawaian

b. Jangka waktu peminjaman maksimal 3 hari kerja

c. Blanko peminjaman harus disetujui pejabat eselon II

d. Membuat laporan peminjaman arsip

e. Mengembalikan arsip tepat waktu

Essay Jawablah pertanyaan ber ikut dengan jawaban yang tepat dan jelas ! 1. Uraikan dengan bahasamu sendiri 3 prosedur penanganan dokumen!

2. Jelaskan dan gambarkan dalam bentuk bagan prosedur penanganan dokumen administrasi

kepegawaian yang berupa data fisik!

3. Jelaskan perbedaan penanganan dokumen kepegawaian dengan penanganan dokumen pada

umumnya!

4. Menurut pendapat Anda bagaimana kelebihan dari data digital!

5. Mengapa pengelolaan dokumen kepegawaian perlu dilaksanakan?

--- Selamat Mengerjakan ---


Kriter ia Penskoran Instrumen Kognit if 1. Pilihan Ganda

Total Skor Jawaban Benar Pilihan Ganda = 10

2. Uraian

No. Skor Maksimal Kriteria Jawaban Skor 1 20 Menjelaskan 3 prosedur penanganan dokumen

dengan sangat lengkap 20

Menjelaskan 3 prosedur penanganan dokumen dengan lengkap

16

Menjelaskan 3 prosedur penanganan dokumen dengan cukup lengkap

12

Menjelaskan 3 prosedur penanganan dokumen dengan kurang lengkap

8

Menjelaskan 3 prosedur penanganan dokumen dengan tidak lengkap

4

2 20 Menjelaskan dan menggambarkan prosedur penanganan dokumen administrasi kepegawaian yang berupa data fisik dengan sangat lengkap

20

Menjelaskan dan menggambarkan prosedur penanganan dokumen administrasi kepegawaian yang berupa data fisik dengan lengkap

16

Menjelaskan dan menggambarkan prosedur penanganan dokumen administrasi kepegawaian yang berupa data fisik dengan cukup lengkap

12

Menjelaskan dan menggambarkan prosedur penanganan dokumen administrasi kepegawaian yang berupa data fisik dengan kurang lengkap

8

Menjelaskan dan menggambarkan prosedur penanganan dokumen administrasi kepegawaian yang berupa data fisik dengan tidak lengkap

4

3 10 Menjelaskan perbedaan penanganan dokumen kepegawaian dengan penanganan dokumen pada umumnya dengan sangat lengkap

10

Menjelaskan perbedaan penanganan dokumen kepegawaian dengan penanganan dokumen pada umumnya dengan lengkap

8

Menjelaskan perbedaan penanganan dokumen kepegawaian dengan penanganan dokumen pada umumnya dengan cukup lengkap

6

Menjelaskan perbedaan penanganan dokumen kepegawaian dengan penanganan dokumen pada umumnya dengan kurang lengkap

4


Menjelaskan perbedaan penanganan dokumen kepegawaian dengan penanganan dokumen pada umumnya dengan tidak lengkap

2

4 20 Menjelaskan kelebihan data digital dengan sangat lengkap

20

Menjelaskan kelebihan data digital dengan lengkap

16

Menjelaskan kelebihan data digital dengan cukup lengkap

12

Menjelaskan kelebihan data digital dengan kurang lengkap

8

Menjelaskan kelebihan data digital dengan tidak lengkap

4

5 20 Menyebutkan alasan perlunya pengelolaan dokumen kepegawaian dengan sangat lengkap

20

Menyebutkan alasan perlunya pengelolaan dokumen kepegawaian dengan dengan lengkap

16

Menyebutkan alasan perlunya pengelolaan dokumen kepegawaian dengan dengan cukup lengkap

12

Menyebutkan alasan perlunya pengelolaan dokumen kepegawaian dengan dengan kurang lengkap

8

Menyebutkan alasan perlunya pengelolaan dokumen kepegawaian dengan dengan tidak lengkap

4

Ni lai Akhir = Soal P ilihan Ganda + Soal Uraian


B. Kemampuan Psikomotorik

Petunjuk praktik:

1. Bentuklah kelompok masing-masing terdiri dari 4-5 anak.

2. Carilah gambar minimal 8 jenis dokumen kepegawaian dari berbagai sumber dengan jumlah minimal

5 buah.

3. Lakukan prosedur penyimpanan dokumen kepegawaian dengan tepat dan benar sesuai dengan

materi yang telah dipelajari.

Bahan dan Alat:

1. ATK

2. Buku penyimpanan arsip

3. Dokumen kepegawaian

4. Map

5. Guide

6. Folder

7. Kartu Indeks

Langkah-langkah:

1. Siapkan alat dan bahan yang diperlukan.

2. Himpunlah dokumen kepegawaian sesuai dengan jenisnya masing-masing

3. Catatlah arsip sesuai dengan buku penyimpanan arsip kepegawaian

4. Berikan label pada map dan guide sesuai NIP

5. Susunlah arsip ke dalam map sesuai urutan NIP

6. Buatlah laporan penyimpanan dokumen kepegawaian

7. Presentasikan hasil pekerjaan di depan kelas --- Selamat Mengerjakan ---


LEMBAR OBSERVASI TES PRAKTIK MENGEVALUASI BERBAGAI KARAKTERISTIK

ADMINISTRASI PERKANTORAN

No Komponen/Sub Komponen

Peni laian

Skor Pencapaian Kompetens i

5 4 3 2 1

I Persiapan Kerja

1.1. Menyiapkan alat dan bahan praktik

1.2. Menyiapkan alat dan bahan presentasi

1.3. Seluruh anggota kelompok hadir tepat waktu

Skor Komponen Persiapan Kerja

I I Proses (S istematika & Cara Kerja)

2.1. Menghimpun dokumen kepegawawaian sesuai

jenisnya

2.2. Mencatat arsip sesuai dengan buku penyimpanan

dokumen kepegawaian

2.3. Memberi label pada map dan guide sesuai urutan NIP

2.4. Menyusun arsip ke dalam map sesuai urutan NIP

2.5. Membuat laporan penyimpan dokumen

kepegawaian

2.6. Mempresentasikan hasil pekerjaan di depan

kelas

Skor Komponen Proses Kerja

I I I Has il Kerja

3.1. Hasil praktek penyimpanan dokumen

kepegawaian

3.2. Presentasi hasil praktek

Skor Komponen Hasil Kerja

IV S ikap Kerja

4.1. Ketelitian dalam melakukan penyimpanan

dokumen kepegawaian

4.2. Kerapian dalam melakukan penyimpanan

dokumen kepegawaian

4.3. Kreativitas dalam melakukan penyimpanan

dokumen kepegawaian

Skor Komponen Sikap Kerja

V Waktu


1.1. Persiapan kerja

Skor Komponen Waktu Kerja

Keterangan: 1. Skor masing-masing komponen penilaian ditetapkan berdasarkan perolehan SKOR RATA-RATA

dari sub komponen penilaian.

Perhitungan ni lai praktik

Persentas i Bobot Komponen Peni laian

Ni lai Prakt ik (NP)

Pers iapan Proses Has i l S ikap Kerja Waktu ∑ NK

Bobot 10 40 30 10 10

Skor Komponen

Skor Maksimum 15 40 15 15 15

NK

NK = SK/SM x Bobot


C. Kemampuan Afektif

LEMBAR PENILAIAN TEMAN SEJAWAT

A. Petunjuk

1. Lembar penilaian sikap sosial diisi oleh siswa lain untuk menilai sikap sosial teman dalam satu kelompok maupun satu bangku.

2. Pastikan Saudara berpasangan minimal dengan satu teman.

3. Bacalah pernyataan yang terdapat dalam kolom dengan teliti.

4. Jawablah dengan jujur sesuai dengan sikap sosial yang teman Saudara miliki dengan memberikan tanda (√) pada kolom skor (3/2/1) dengan

kriteria sebagai berikut:

Setuju : 3

Cukup setuju : 2

Tidak setuju : 1

B. Identitas

Nama Siswa yang Dinilai :

Kelas :

No. Absen :

Tanggal :

Nama Siswa yang Menilai :

Kelas :

No. Absen :


LEMBAR PENILAIAN TEMAN SEJAWAT (PEER ASSESMENT)

No . Kr iter ia S ikap

Sos ial Pernyataan

Skor

3 2 1

1. Jujur 1. Teman saya tidak menyontek dalam mengerjakan tugas maupun evaluasi

2. Teman saya membuat laporan berdasarkan data atau informasi apa adanya

3. Teman saya tidak menjadi plagiat (mengambil/menyalin karya orang lain tanpa menyebutkan

sumber)

2. Disiplin 1. Teman saya hadir tepat waktu

2. Teman saya patuh pada tata tertib atau aturan bersama/ sekolah

3. Teman saya mengerjakan/ mengumpulkan tugas sesuai dengan waktu yang ditentukan

3. Tanggungjawab 1. Teman saya mengerjakan tugas individu dan praktik sesuai dengan tugas yang diberikan

2. Teman saya menjelaskan apa yang dilakukan

3. Teman saya menerima resiko dari tindakan yang dilakukan

4. Peduli 1. Teman saya inisiatif menanyakan kesulitan

2. Teman saya membantu teman dalam menyelesaikan tugas

3. Teman saya tidak mengganggu kegiatan kelompok lain

5. Gotong royong 1. Teman saya terlibat dalam diskusi kelompok di kelas

2. Teman saya bersedia melakukan tugas sesuai dengan kesepakatan

3. Teman saya aktif dalam kerja kelompok

6. Kerja sama 1. Teman saya dapat menyamakan pendapat dalam kelompok

2. Teman saya dapat menerima masukan dari teman satu kelompok

3. Teman saya saling membantu dalam kelompok


7. Toleran 1. Teman saya menghormati pendapat orang lain

2. Teman saya bekerja sama dengan siapapun

3. Teman saya menerima kritik dan saran secara lapang dada

8. Cinta damai 1. Teman saya tidak bertengkar dengan teman

2. Teman saya dapat menerima perbedaan pendapat dari kelompok lain

3. Teman saya tidak berdebat berlebihan saat diskusi

9. Santun 1. Teman saya menghormati orang yang lebih tua

2. Teman saya tidak menyela pembicaraan

3. Teman saya selalu meminta ijin masuk ruangan

4. Teman saya tidak berkata kotor dan kasar

10. Responsif 1. Teman saya memiliki minat yang tinggi dalam mengikuti pembelajaran

2. Teman saya selalu mengikuti pembelajaran dengan baik

3. Teman saya tidak ragu meminta bantuan apabila ada yang tidak dimengerti

11. Pro-aktif 1. Teman saya tidak ragu berpendapat saat pelajaran

2. Teman saya tidak ragu mengajukan pertanyaan ketika tidak mengerti selama mengikuti kegiatan

pembelajaran

Nilai Akhir = Skor akhir siswa x 100

Skor maksimal

Penentuan skor akhir masing-masing siswa berdasarkan angka yang sering muncul (Modus).

Kategori:

Sangat Baik (SB)= 90-100

Baik (B) = 80-90

Cukup (C) = 60-79

Kurang (K) = < 60


LEMBAR PENILAIAN DIRI

A. Petunjuk

1. Lembar penilaian sikap sosial diisi oleh siswa sendiri untuk menilai sikap sosial.


3. Jawablah dengan jujur sesuai dengan sikap sosial yang Saudara miliki dengan memberikan tanda (√) pada kolom skor (3/2/1) dengan kriteria

sebagai berikut:

Setuju : 3

Cukup setuju : 2

Tidak setuju : 1

B. Identitas

Nama Siswa :

Kelas :

No. Absen :

Tanggal :


LEMBAR PENILAIAN DIRI (SELF ASSESMENT)

No . Kr iter ia S ikap

Sos ial Pernyataan

Skor

3 2 1

1. Jujur 1. Saya tidak menyontek dalam mengerjakan tugas maupun evaluasi

2. Saya membuat laporan berdasarkan data atau informasi apa adanya

3. Saya tidak menjadi plagiat (mengambil/menyalin karya orang lain tanpa menyebutkan sumber)

2. Disiplin 1. Saya hadir tepat waktu

2. Saya patuh pada tata tertib atau aturan bersama/ sekolah

3. Saya mengerjakan/ mengumpulkan tugas sesuai dengan waktu yang ditentukan

3. Tanggungjawab 1. Saya mengerjakan tugas individu dan praktik sesuai dengan tugas yang diberikan

2. Saya menjelaskan apa yang dilakukan

3. Saya menerima resiko dari tindakan yang dilakukan

4. Peduli 1. Saya inisiatif menanyakan kesulitan

2. Saya membantu teman dalam menyelesaikan tugas

3. Saya tidak mengganggu kegiatan kelompok lain

5. Gotong royong 1. Saya terlibat dalam diskusi kelompok di kelas

2. Saya bersedia melakukan tugas sesuai dengan kesepakatan

3. Saya aktif dalam kerja kelompok

6. Kerja sama 1. Saya dapat menyamakan pendapat dalam kelompok

2. Saya dapat menerima masukan dari teman satu kelompok

3. Saya saling membantu dalam kelompok


7. Toleran 1. Saya menghormati pendapat orang lain

2. Saya bekerja sama dengan siapapun

3. Saya menerima kritik dan saran secara lapang dada

8. Cinta damai 1. Saya tidak bertengkar dengan teman

2. Saya dapat menerima perbedaan pendapat dari kelompok lain

3. Saya tidak berdebat berlebihan saat diskusi

9. Santun 1. Saya menghormati orang yang lebih tua

2. Saya tidak menyela pembicaraan

3. Saya selalu meminta ijin masuk ruangan

4. Saya tidak berkata kotor dan kasar

10. Responsif 1. Saya memiliki minat yang tinggi dalam mengikuti pembelajaran

2. Saya selalu mengikuti pembelajaran dengan baik

3. Saya tidak ragu meminta bantuan apabila ada yang tidak dimengerti

11. Pro-aktif 1. Saya tidak ragu berpendapat saat pelajaran

2. Saya tidak ragu mengajukan pertanyaan ketika tidak mengerti selama mengikuti kegiatan

pembelajaran


Skor maksimal

Penentuan skor akhir masing-masing siswa berdasarkan angka yang sering muncul (Modus).

Kategori:

Sangat Baik (SB)= 90-100

Baik (B) = 80-90

Cukup (C) = 60-79

Kurang (K) = < 60


LEMBAR OBSERVASI S IKAP

A. Petunjuk

1. Lembar penilaian sikap sosial diisi oleh guru.


3. Isilah dengan memberikan tanda (√) pada kolom indikator yang nampak pada siswa

B. Identitas

Nama Guru :

NIP :

Mata Pelajaran :

Tanggal :


LEMBAR OBSERVASI S IKAP SOSIAL

No Nama

Siswa

Aspek yang Dini lai

Juj

ur

Disip

lin

Tan

ggun

g

Jaw

ab

Ped

uli

Got

ong

royo

ng

Ker

ja s

ama

Tol

eran

Cin

ta d

amai

Sant

un

Res

pons

if

Pro

-Akt

if

1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 4 1 2 1 2

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.


13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.


Skor maksimal

Penentuan skor akhir masing-masing siswa berdasarkan angka yang sering muncul (modus).

Kategori:

Sangat Baik (SB) = 90-100

Baik (B) = 80-90

Cukup (C) = 60-79

Kurang (K) = < 60


C. Pedoman Pernyataan Indikator S ikap Sosial

KRITERIA SIKAP

SOSIAL INDIKATOR SIKAP SOSIAL

Jujur 1. Siswa tidak menyontek dalam mengerjakan tugas maupun evaluasi

2. Siswa membuat laporan berdasarkan data atau informasi apa adanya

3. Siswa tidak menjadi plagiat (mengambil/menyalin karya orang lain tanpa menyebutkan

sumber)

Disiplin 1. Siswa hadir tepat waktu

2. Siswa patuh pada tata tertib atau aturan bersama/ sekolah

3. Siswa mengerjakan/ mengumpulkan tugas sesuai dengan waktu yang ditentukan

Tanggungjawab 1. Siswamengerjakan tugas individu dan praktik sesuai dengan tugas yang diberikan

2. Siswa menjelaskan apa yang dilakukan

3. Siswa menerima resiko dari tindakan yang dilakukan

Peduli 1. Siswa inisiatif menanyakan kesulitan

2. Siswa membantu teman dalam menyelesaikan tugas

3. Siswa tidak mengganggu kegiatan kelompok lain

Gotong royong 1. Siswa terlibat dalam diskusi kelompok di kelas

2. Siswa bersedia melakukan tugas sesuai dengan kesepakatan

3. Siswa aktif dalam kerja kelompok

Kerja sama 1. Siswa dapat menyamakan pendapat dalam kelompok

2. Siswa dapat menerima masukan dari teman satu kelompok

3. Siswa saling membantu dalam kelompok

Toleran 1. Siswa menghormati pendapat orang lain

2. Siswa bekerja sama dengan siapapun


3. Siswa menerima kritik dan saran secara lapang dada

Cinta damai 1. Siswa tidak bertengkar dengan teman

2. Siswa dapat menerima perbedaan pendapat dari kelompok lain

3. Siswa tidak berdebat berlebihan saat diskusi

Santun 1. Siswa menghormati orang yang lebih tua

2. Siswa tidak menyela pembicaraan

3. Siswa selalu meminta ijin masuk ruangan

4. Siswa tidak berkata kotor dan kasar

Responsif 1. Siswa memiliki minat yang tinggi dalam mengikuti pembelajaran

2. Siswa selalu mengikuti pembelajaran dengan baik

3. Siswa tidak ragu meminta bantuan apabila ada yang tidak dimengerti

Pro-aktif 1. Siswa tidak ragu berpendapat saat pelajaran

2. Siswa tidak ragu mengajukan pertanyaan ketika tidak mengerti selama mengikuti

kegiatan pembelajaran


BAB IV

PENUTUP

A. Tindak Lanjut

Bagi siswa yang sudah mempelajari dan menguasai materi penanganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian, maka langkah selanjutnya adalah mempelajari tentang pangkat dan jabatan pegawai. Bagi siswa yang belum menguasai materi, dapat mengulangi pembelajaran pada materi-materi yang dianggap sulit dengan berdiskusi dengan teman maupun dengan guru.

B. Harapan

Setelah membaca modul ini diharapkan siswa dapat lebih memahami materi Administrasi Kepegawaian serta dapat mencapai tujuan pembelajaran. Selain itu penulis berharap modul ini dapat menjadi bahan ajar yang dapat membantu guru dalam proses pembelajaran disamping bahan ajar yang lain. Semoga modul ini dapat menyajikan materi dengan menarik sehingga proses pembelajaran dapat berlangsung dengan baik.

C. Daftar Pustaka

https://www.slideshare.net/yaseliasafitri/cara-penanganan-dokumen-administrasi-kepegawaian, diakses pada 14 Nopember 2017

https://www.slideshare.net/noviepurwaningsih7/modul-administrasi-kepegawaian, diakses pada 14

Nopember 2017 https://lilyindahsite.files.wordpress.com/2016/12/modul-pdf-copy.pdf, diakses pada 14 Nopember 2017 http://www.pelajaran.click/2015/09/cara-penanganan-dan-pemeliharaan.html, diakses pada 14

Nopember 2017 http://zakiyahulfaaryani98.blogspot.co.id/2014/10/cara-penanganan-dan-pemeliharaan.html, diakses

pada 14 Nopember 2017

https://www.slideshare.net/yaseliasafitri/cara-penanganan-dokumen-administrasi-kepegawaian

https://www.slideshare.net/noviepurwaningsih7/modul-administrasi-kepegawaian

https://lilyindahsite.files.wordpress.com/2016/12/modul-pdf-copy.pdf

http://www.pelajaran.click/2015/09/cara-penanganan-dan-pemeliharaan.html

http://zakiyahulfaaryani98.blogspot.co.id/2014/10/cara-penanganan-dan-pemeliharaan.html


LAMPIRAN

Kunci Jawaban Soal Lat ihan 1. Dokumen administrasi kepegawaian adalah surat, file, berkas atau dokumen yang berkaitan

dengan bidang kepegawaian, yang memuat tentang data pribadi dari setiap pegawai, bisa juga surat keputusan di bidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.

2. Fungsi dari pemeliharaan dokumen antara lain: g) Sebagai bukti akuntabilitas kinerja instansi

h) Sebagai bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai sampai

dengan purna tugas

i) Sebagai pedoman perusahaan dalam menentukan balas jasa

j) Sebagai bukti yuridis jika terjadi sengketa pegawai

k) Membantu perusahaan dalam penentuan kebijakan

l) Membantu perusahaan dalam membuat keputusan

3. Penanganan dokumen administrasi kepegawaian berupa data fisik dapat dilakukan dengan cara

sebagai berikut: 7) Menghimpun


8) Mencatat


9) Mengolah


10) Menggandakan


11) Mengirim


12) Menyimpan


Menyimpan adalah kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin dan bisa digunakan suatu saat nanti ketika diperlukan. Prosedur penyimpanan dokumen kepegawaian antara lain: e) Memberikan label pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP

f) Menyusun arsip ke dalam lemari sesuai urutan NIP

g) Menyimpan arsip ke dalam lemari sesuai urutan NIP

h) Membuat laporan

4. Penganganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir sama seperti penanganan dokumen lain

pada umumnya. Yang membedakan adalah pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip masing-masing.

5. Prosedur pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian adalah sebagai berikut: 1) Melakukan inventarisasi & rasionalisasi isi arsip sesuai jadwal retensi arsip dan membuat

laporan

2) Jika terjadi mutasi lingkungan, BKD arsip pegawai yang bersangkutan dipindahkan sesuai unit

kerja yang baru

3) Mengendalikan jumlah dan isi arsip secara berkala serta mengendalikan katalog peminjaman &

pengembalian arsip

4) Memperpanjang usia dokumen dengan mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan yang

cukup dan membersihkan lemari arsip.


Kunci Jawaban Tes Formatif P i l ihan ganda

1. D 2. B 3. E 4. A 5. B 6. B 7. E 8. C 9. A 10. C

Essay 1. Pada umumnya penanganan dokumen dibagi menjadi 3 antara lain:

a) Pengurusan atau penanganan dokumen

b) Penyimpanan dan penataan arsip dokumen

c) Penemuan kembali dan peminjaman arsip dokumen

2.

a) Menghimpun


b) Mencatat


c) Mengolah


Menghimpun

Mencatat

Mengolah

Menggandakan

Mengirim

Menyimpan


d) Menggandakan


e) Mengirim


f) Menyimpan

Menyimpan adalah kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin dan bisa digunakan suatu saat nanti ketika diperlukan. Prosedur penyimpanan dokumen kepegawaian antara lain: 1) Memberikan label pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP

2) Menyusun arsip ke dalam lemari sesuai urutan NIP

3) Menyimpan arsip ke dalam lemari sesuai urutan NIP

4) Membuat laporan

3. Penganganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir sama seperti penanganan dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan adalah pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip masing-masing.

4. Berikut ini beberapa kelebihan dari data digital: f) Memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali dan penyajian

informasi yang dibutuhkan karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh

sistem komputer.

g) Tidak membutuhkan banyak tempat karena data digitan dapat disimpan dalam hardisk,

removable dan dalam bentuk CD.

h) Mudah untuk melakukan back up file saat dibutuhkan.

i) Mudah untuk melakukan manajemen dan pengelolaan menggunakan manajemen folder.

j) Memberikan kemudahan akses, penggunaan yang fleksibel dan mudah mendistribusikan data

jika diperlukan. Dan dapat melakukan perlindungan hak cipta dan sebagai autentifikasi data

digital dengan menggunakan teknik hidden message (stenografi). Stenografi adalah suatu

teknik yang mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan di dalam pesan

yang lain secara kasat mata tanpa merubah bentuk data digitalnya.

5. Pengelolaan dokumen kepegawaian ini dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya

dokumen/berkas/arsip pegawai sebagai salah satu sumber informasi manajemen kepegawaian

yang dapat membentuk citra positif arsip pegawai. Pengelolaan dokumen kepegawaian yang baik

dan optimal dapat memudahkan proses peremajaan data kepegawaian yang tersimpan secara

elektronik dalam database kepegawaian, sehingga didapatkan kecocokan data antara dokumen

fisik dengan data elektronik.

kata pengantar - bahanajarkelompok1offll.files.wordpress.com · administrasi kepegawaian | ii kata...

Documents