IMPLEMENTASI APLIKASI RECRUITMEN KARYAWAN

DAN ABSENSI PADA BAGIAN PERSONALIA

DI PT HARTONO ISTANA TEKNOLOGI

Umi lestari, Hariandi Mauid, Ghifari Munawar, Santoso

Jurusan Teknik Informatika

Politeknik Pos Indonesia

Jl. Sari Asih No. 54 – Bandung 40151, Indonesia Tlp. +6222 2009570, Fax. +6222 200 9568

Email :umilestari30@yahoo.com , Hariandimaulid@yahoo.com, ghyfer86@yahoo.com, bupa_25@yahaoo.com

ABSTRAK

PT Hartono Istana Teknologi adalah perusahaan dengansejumlah besar karyawan, tetapi masih menggunakanmanual

metode dalampengolahan datakaryawan danjugadalam memilihpelamar kerja.Akibatnya, untuk memperoleh

informasi, proses rekrutmendan untuk mempersiapkanlaporan yang berkaitan dengankaryawan

memakan waktu yang lama. Tujuandari penelitian ini adalahuntuk menciptakan sebuahsistem informasiyang dapat

menanganikehadiran,penggajiandan karyawanperekrutanyangterkomputerisasidanterintegrasi, sehingga

memudahkanperusahaan dalammengorganisasi datakaryawan. Metode yangdilakukandalam penelitian ini

adalahanalisisdeskriptifdenganpendekatan studi kasus. Pengumpulan data dilakukan melaluiwawancara

kepadaperusahaan. Aplikasi inidibuat dengan menggunakanbahasa pemrograman Microsoft Visual Studio

2010danSQLServer 2008R2basis data. Hasilpenelitian ini menunjukkanpenerapan sistem informasimembantu

pengguna untukmengatur datalebih efisien, akuratdanhandal.

Kata kunci: Absensi, Perekrutan Karyawan, SQLServer2008 R2, Visual Studio 2010.

ABSTRACT

PT Hartono Istana Tehknologi is a company with large number of employees, but still use the manual method in

processing employees data and also in selecting job applicants. Consequently, to obtain information, recruitment

process and to prepare reports relating to the employees take a long time. The purpose of this research is to create

an information system that can handle attendance, payroll and employees recruitment that is computerized and

integrated, making it easier for the company in organizing employees data. The method done in this research is

decriptive analysis with the case study approach. The data gathering is done through interview to companies. The

application is made using Microsoft Visual Studio 2010 programming language and SQL Server 2008 R2 base data.

The result of this research shows the application of the information system helps the users to organize data more

efficiently, accurately and reliable.

Key words: attendance, information system, payroll, recruitment, SQL server 2008, R2Visual Studio 2010.

I.Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Faktor sumber daya manusia merupakan

faktor yang sangat penting dalam mendukung kinerja

sebuah perusahaan.PT Hartono Istana Teknologi

adalah sebuah perusahaan yang memiliki tingkat

penyerapan tenaga kerja yang tinggi.Penyerapan

tenaga kerja yang tinggi ini menjadi masalah

tersendiri ketika posisi yang ditawarkan relatif

banyak. Hal tersebut tentunya akan disertai oleh

membanjirnya data pelamar kerja untuk memenuhi

posisi yang ditawarkan. Kondisi tersebut dapat

menyebabkan produktivitas dari perusahaan

terganggu dikarenakan kosongnya beberapa posisi.

Disamping itu, proses untuk memilah-milah pegawai

yang dilakukan oleh individu manusia sering kali

mengalami kesalahan penempatan yang tidak sesuai

dengan kualifikasi dari pelamar itu sendiri, dan

proses ini memerlukan banyak biaya dalam

pelaksanaannya dengan hasil yang kurang

memuaskan. Selain masalah dalam hal recruitment,

perusahaan juga mempunyai masalah dalam hal

penggajian dan absensi. Dikarenakan proses yang

masih dilakukan secara manual, dimana perusahaan

harus menghitung dan mempertimbangkan berbagai

faktor.

Oleh karena itu diperlukan perancangan dan

desain sistem baru yang dapat menggantikan sistem

lama dan memberikan keunggulan tersendiri

dibandingkan dengan sistem

sebelumnya.Perancangan sistem informasi ini

diharapkan dapat menangani kendala atau

permasalahan yang dihadapi oleh departemen/bagian

Personalia.Perancangan sistem ini juga diharapkan

dapat mendukung kinerja dari perusahaan secara

menyeluruh.Perancangan sistem ini meliputi sistem

pengelolaan data pegawai, sistem absensi pegawai,

sistem penggajian pegawai dan sistem recuitment

tenaga kerja.

Oleh karenanya untuk mendukung sistem

informasi kepegawaian yang efektif perlu dirancang

suatu sistem basis data kepegawaian yang lebih

komprehensif sehingga akan memudahkan dalam

mengolah data – data yang dibutuhkan. Dengan

program yang lain dan menuangkan hasilnya dalam

bentuk Laporan Tugas Akhir dengan judul

“IMPLEMENTASI APLIKASI RECRUITMENT

KARYAWAN DAN ABSENSI PADA BAGIAN

PERSONALIA DI PT HARTONO ISTANA

TEKNOLOGI”.

1.2 Identifikasi Masalah

Dari latar belakang yang ada, dapat dirumuskan

permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat

mempermudah perusahaan dalam

melakukan proses recruitment karyawan?

2. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat

menangani absensi dan recruitment

karyawan?

1.3 Tujuan Pembahasan

Adapun tujuan dari aplikasi ini ,yaitu:

1. Membuat aplikasi yang dapat

mempermudah perusahaan dalam

melakukan proses recruitment karyawan.

2. Membuat aplikasi yang dapat menangani

absensi dan recruitment karyawan.

1.4 Ruang Lingkup

Agar pokok permasalahan pembuatan

aplikasi : “Implementasi Aplikasi Recruitment

Karyawan dan Absensi Pada Bagian Persoalia

di PT Hartono Istana Teknologi” ini dapat

terarah dan tidak keluar dari ruang lingkupnya,

maka perancangan perangkat lunak ini penulis

membatasi permasalahan dalam hal

pengelolaan berita yang kami buat, diantaranya.

1. Sistem ini hanya mencakup Bagian

Personalia di PT Hartono Istana Teknologi.

2. Aplikasi ini terdiri dari 2 Bagian, yaitu:

a. Aplikasi ini tidak terhubung ke jaringan

baik jaringan intranet maupun internet.

b. Aplikasi ini hanya digunakan dalam

satu komputer.

c. Aplikasi ini hanya digunakan oleh

departemen Personalia.

d. Fitur – fitur yang akan dikembangkan

dalam aplikasi ini antara lain :

a. Master Data

a) Data Pegawai

b. Absensi Pegawai

a) Data Absensi Pegawai

d. Recruitment Pegawai

a) Data Permintaan SDM

b) Data Pelamar

c) List Data Pelamar

3. Aplikasi ini dikelola oleh seorang

administrator , yang memiliki hak penuh

dalam pengawasan terhadap aplikasi ini.

II. Landasan Teori

2.1 Sejarah PT Hartono Istana Teknologi

2.1.1 Polytron

POLYTRON adalah perusahaan terbesar dan

terkemuka di bidang elektronik di Indonesia.

Kekuatan dari POLYTRON ada pada kualitas suara

dan desainnya.POLYTRON memiliki 2 pabrik

masing-masing di Kudus seluas 70.000 m2 dan di

Sayung Semarang 130.000 m2 (merupakan pabrik

lemari es terbesar di Jawa Tengah) dengan karyawan

lebih dari 6.000 orang, 11 kantor perwakilan, 5

authorized dealer, 50 service centre yang meliputi

seluruh Indonesia.Sejarah Polytron dimulai pada

tanggal 16 Mei 1975, saat pemilik pabrik rokok PT

Djarum Kudus mendirikan perusahaan dengan nama

PT Indonesia Electronic dan Engineering dengan

penyertaan modal sebesar Rp. 50 juta untuk

memproduksi barang elektronika. Sebagai industri

rokok yang berekspansi ke industri elektronika, sejak

awal pemilik perusahaan tidak mau melibatkan pihak

maupun modal asing.Sejak berdiri perusahaan ini

tidak memiliki prinsipal sehingga tidak harus

membayar royalti pada setiap produk yang

dihasilkan.Tahun 1977, perusahaan merekrut 14

perempuan lulusan SMEA dan SMA untuk dilatih

menyolder dalam usaha merakit komponen menjadi

rangkain produk elektronika.Didatangkanlah

komponen-komponen elektronika dari Singapura

sebagai bahan training 14 karyawan tersebut.

Nama perusahaan kemudian berubah dari PT

Indonesia Electronic dan Engineering menjadi PT

Hartono Istana Electronics, dan di tahun 2000

berubah lagi menjadi PT Hartono Istana Teknologi.

Seiring dengan perubahan namanya, perusahaan ini

sudah berhasil mengembangkan teknologi televisi

berwarna hemat energi (40 Watt) dengan ukuran 17,

20 dan 26 Inchi. Bahkan mereka mampu

menghasilkan televisi dengan daya 20 watt saja, yang

diklaim sebagai yang pertama di dunia.Sekarang,

Polytron juga mulai mengekspor produknya walau

harus merubah bendera supaya diterima pasar lokal

Eropa. (Hardiansyah Hamzah, 2012) [1]

III. Analisis Dan Perancangan

3.1 Analisis

3.1.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

3.1.1.1 Analisis Dokumen Yang Digunakan

3.1.1.2 Analisis Prosedur/ Flow Map Yang

Berjalan

3.1.1.1 Analisis Prosedur (Flowmap)

Proses yang sedang berjalan pada Aplikasi

Human Resource Development (HRD) di PT Hartono

Istana Teknologi (POLYTRON) adalah sebagai

berikut:Flowmap Rekrutmen Karyawan dan Absensi

Personalia Karyawan DirekturPelamar

Start

Data Pelamar

Data pelamar

Mencatat

Data

Pelamar

Data Pelamar

Seleksi

Pelamar DIterima

Mencatat

Data

Karyawan

Data Karyawan

Membuat

Laporan

Karyawan

Laporan

Karyawan

Data Absensi

Membuat

Rekap

Absensi

Rekap Absensi

Membuat

Laporan

Absensi

Laporan Absensi

Data Karyawan

Absensi

Data Absensi

Laporan Absensi

Laporan Pelamar

Laporan

Karyawan

Pelamar Diterima

Selesai

Gambar 3.1 Flowmap Rekrutmen Karyawan dan

Absensi yang sedang berjalan

Keterangan :

1. Pelamar memasukkan surat lamaran

kemudian pelamar mengisi data yang

diberikan ke bagian personalia lalu bagian

personalia mencatat data pelamar.

2. Data pelamar yang masuk ke bagian

personalia kemudian diseleksi, apabila

pelamar diteima maka bagian personalia

memberikan informasi ke pelamar.

3. Bagian personalia akan mencatat data

karyawan yang diterima lalu masuk ke data

karyawan dan bagian personalia membuat

laporan data karyawan.

4. Bagian personalia akan mendata karyawan

yang ada di data absensi, setelah itu bagian

personalia membuat rekap absensi pegawai.

5. Setelah rekap absensi dibuat maka bagian

personalia membuat laporan data absensi

pegawai.

6. Data karyawan yang berasal dari bagian

personalia kemudian diberikan ke karyawan

untuk melakukan absensi karyawan dan

masuk ke data absensi.

7. Direktur hanya melihat data lapora absensi,

data laporan pelamar, dan data laporan

karyawan.

3.1.1.2.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras

Kebutuhan perangkat keras yang digunakan

untuk membagun aplikasi ini adalah menggunkan

computer spesifikasi Hardware (Minimal) :

a. Prosesor: Intel (R) Core (TM)2 Duo CPU T6

570

b. Memori: 3 GB

c. VGA :NVIDIA Geforce 9100Accelerator

4500MHD

d. Harddisk: 300 GB

3.1.1.2.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Adapun perangkat lunak yang digunakan untuk

membagun aplikasi ini adalah sebagai berikut:

a. Analisis: Star UML dan Microsoft Visio 2007

b. Pemrograman: Visual Basic 2010

c. Database :Microsoft SQL server 2008

d. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 Ultimate

3.1.2.1 Use case

Use Case pada Tugas Akhir ini terdiri dari dua aktor

yaitu Bagian Personalia, dan Pegawai. Bagian

Personalia mempunyai hak akses yang penuh atas

aplikasi ini. Semua aktor harus melakukan login

terlebih dahulu untuk dapat masuk ke aplikasi dan

melakukan proses sesuai kebutuhan masing-masing.

Diagram use case menggambarkan interaksi antara

use case dan aktor dalam suatu sistem. Dibawah ini

adalah use case diagram dari aplikasi recruitmen

pegawai dan absensi pada bagian personalia di PT

Hartono Istana Teknologi sebagai berikut :

System

Administrator

Bagian Personalia

MemprosesData

Pegawai

MemprosesData

Jabatan

MemprosesData

Recruitment

MemprosesData

AbsensiPegawai

MemprosesData user

MemprosesData Login

<<include>>

<<include>> <<include>>

<<include>>

<<include>>

Gambar 3.2 Use case Diagram

Keterangan :

Pada gambar 3.2 dapat dilihat use case diagram level

1 terdapat 6 cases, yaitu mengolah data pegawai,

mengolah data jabatan, mengolah data recrutmen,

mengolah data absensi pegawai, mengolah data user,

dan mengolah data login yang dapat dilakukan oleh

pihak Bagian Personalia, sedangkan pegawai hanya

dapat melakukan input data absensi dan data user.

3.1.2.2 Class Diagram

Class diagram menggambarkan struktur dan

deskripsi class, packed dan objek beserta hubungan

satu sama lain seperti contaimnet, generalization dan

association. Class adalah sebuah spesifikasi yang jika

diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan

merupakan inti dari pengembangan dan desain

berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan

(atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan

layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut

(metoda/fungsi). Berikut gambar class diagram :

Gambar 3.3 Class Diagram Aplikasi Rekrutmen

Pegawai dan Absensi.

4.1 Pembahasan Hasil Pengujian

Berdasarkan perancangan yang telah dibuat serta

disesuaikan dengan tujuan awal pembuatan sistem.

Maka didapatkan tampilan antar muka hasil

pengujian yaitu sebagai berikut :

1. Form Login Pegawai

Pengguna aplikasi dapat masuk sesuai dengan hak

akses yang telah dimilikinya.

Gambar 4.1 Form Login

1. Form Data Pegawai

Form ini merupakan tampilan Form

data pegawai, Form data pegawai di PT

Hartono Istana Teknologi, dan merupakan

inti dari segala proses yang menjadi kegiatan

sistem kepegawaian.

Gambar 4.4 Form Data Pegawai

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan dari pembuatan Pengembangan

Aplikasi Human Resource Development (HRD) di PT

Hartono Istana Teknologi yaitu :

1. Dengan dikembangkannya sistem ini maka

dapat mempermudah perusahaan dalam

melakukan proses recrutment karyawan, serta

dapat mempermudah pengerjaan yang

sebelumnya dilakukan secara manual menjadi

terkomputerisasi, sehingga proses kerja bagian

kepegawaian tersebut dapat menjadi lebih

baik.

2. Dengan adanya aplikasi ini dapat

mempermudah menangani absensi dan

recruitment karyawan.

5.2 Saran

Untuk lebih mengoptimalkan penerapan

aplikasi Recrutmen Karyawan dan Absensi

Pegawai maka sebaiknya :

1. Adanya backup sistem, sehingga

keamanan data-data yang ada dalam

sistem bisa diamankan dari hal-hal yang

tidak diinginkan.

2. Penambahan fitur-fitur seperti unduh

data dan upload foto yang belum bisa

dilakukan pada aplikasi recruitment dan

absensi ini.

T_login

-Username-Password

+SetDataLogin()+GetDataLogin()

T_User

-Username-Password+LevelAkses+Nip

+SetDataUser()+GetDataUser()

T_HakAkses

+Username+Password

+SetDataHakAkses()+GetDataHakAkses()

Main

+Main+Login+KelolaDataPegawai+KelolaDataJabatan+KelolaDataAbsensi+KelolaDataPermintaanSDM+KelolaDataPelamar

+SetMain()+GetMain()

T_DataPegawai

+Nip+Nama+Alamat+TempatLahir+TanggalLahir+StatusMenikah+Posisi+StatusPegawai+JumlahAnak+Jabatan+Agama+NoRekening

+SetDataPegawai()+GetDataPegawai()

T_Jabatan

+Kd_Jabatan+NamaJabatn+JumlahJabatan+Status

+SetDataJabatan()+GetDataJabatan()

T_Absensi

+NIP+Tanggal+Nama+Bagian+Absensi+Keterangan

+SetDataAbsensi()+GetDataAbsensi()

T_permintaanSDM

+NoPermintaan+Kd_jbf+Jumlah+TglPermintaan+StatusPermintaan

+SetDataPermintaanSDM()+GetPermintaanSDm()

T_Pelamar

+NOFormPelamar+NamaPelamar+JenisKelamin+Alamat+TempatLahir+TanggalLahir+StatusMenikah+Kota+Agama+NoHp+Minat

+SetDataPelamar()+GetDataPelamar()

mengelolaDataJabatan

+TambahDataJabatan()+UbahDataJabatan()+SearchDataJabatan()+ViewDataJabatan()+HapusDataJabatan()+KeluarDataJabatan()

MengelolaDataAbsensi

+TambahDataAbsensi()+SaveDataAbsensi()+viewDataAbsensi()+SearcDataAbsensi()

MengelolaDataPermintaanSDM

+TambahDataPermintaanSDM()+SaveDataPermintaanSDM()+ViewDataPermintaanSDM()+SearchDataPermintaanSDM()

MengelolaDataPelamar

+TambahDataPelamar()+SaveDataPelamar()+ViewDataPelamar()+UbahDataPelamar()+SearchDataPelamar()

MengelolaDataPegawai

+TambahDataPegawai()+SaveDataPegawai()+ViewDataPegawai()+EditDataPegawai()+SearchDataPegawai()

1*

1

*

*

1

1

*

1

*

1

*

1 *

1 *

*

1

*1

1

*

*1

*

1

DAFTAR PUSTAKA

[1] Alfi, 2013

:http://www.websejarah.com/2011/03/sejarah-

perusahaan-electronics-polytron.html

diakses pada 24 Maret 2013

[2]Ananymous, 2000, Buku Panduan Kepegawaian,

Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten

Sumedang,

[3] Fathansyah , 2002. Basis Data , Informatika,

Bandung.

[4] Edhy Sutanta, “Pengantar Teknologi Informasi”,

2005, Bandung.

[5[ Jogiyanto HM, 1999. Analisis dan Desain Sistem

Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.

[6] Kadir, Abdul.1999. Dasar Pemograman visual

basic 6.0, Andi Offset, Yogyakarta