APLIKASI PENGELOLAAN DATA KARYAWAN

PADA

PT. PELAYARAN NUSANTARA “PUTRA SAMUDRA”

PALEMBANG

M. Firmansyah (firmaniero@ymail.com),

Nurhidayat(Nurhidayat.dayat53@gmail.com)

Inayatullah, S.Kom, M.Si Manajemen Informatika

AMIK MDP

Abstrak: Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk membuat Aplikasi Pengelolaan Data

Karyawan pada PT. Pelayaran Nusantara ”Putra Samudra” palembang, dimana aplikasi ini

berfungsi untuk memenuhi kebutuhan sistem yang ada pada PT. Pelayaran Nusantara ”Putra

Samudra” Palembang khususnya pada pengelolaan data karyawan. Metodologi yang digunakan

dalam pengembangan aplikasi ini adalah metodologi Iterasi dengan melalui empat tahapan yaitu

tahap permulaan sistem (system initiation), analisis sistem (system analysis), desain sistem

(system design), dan implementasi sistem (system implementation).

Kata kunci: Aplikasi,Pengelolaan DataKaryawan, Iterasi.

Abstract: The purpose of this final duty is to make application employess data management at

PT. Pelayaran Nusantara ”Putra Samudra” Palembang, where this application serves to meet the

existing system at PT. Pelayaran Nusantara ”Putra Samudra” Palembang particularly on

employees data management. The methodology used in this application is iteration methodology

with through four stages, namely system initiation, system analysis, system design and system

implementation.

Keyword: Aplication, Employees Data Management, Iteration

1 PENDAHULUAN

Dalam lingkup bisnis global

sekarang ini, setiap perusahaan dituntut

untuk mampu bersaing dalam

meningkatkan kinerja dan efisiensi

saluran distribusi dengan tujuan untuk

memperebutkan pasar yang ada serta

mempertahankan dan memperkuat

posisi perusahaan dalam menghadapi

pesaingnya. Disisi lain perkembangan

teknologi informasi memperngaruhi

pemrosesan data untuk menghasilkan

informasi yang berguna dalam rangka

pengambilan keputusan.

Perusahaan ini dalam proses

mencatat, mengolah, dan menyimpan

data masih menggunakan system

manual, sehingga banyak menggunakan

media dokumen untuk mencatat data

karyawan. Proses pencarian data

karyawan ini membutuhkan waktu yang

lama karena data karyawan masih di

data menggunakan arsip dan dokumen.

Data karyawan juga rentan akan

keutuhan data yang terjadi oleh hal-hal

yang tidak di inginkan seperti data yang

hilang dan rusak.

Berdasarkan uraian diatas

penulis tertarik untuk membuatkan

aplikasi yang dapat membantu pihak

perusahaan dalam mengelola data

karyawan. Maka akan dilakukan

kegiatan tugas akhir yang berjudul

“APLIKASI PENGELOLAAN

DATA KARYAWAN PADA PT.

PELAYARAN NUSANTARA

“PUTRA SAMUDRA”.

2 LANDASAN TEORI

2.1 Teori Dasar/Umum

Dalam penulisan tugas akhir ini, diperlukan

suatu pemahaman mengenai dasar-dasar

teori yang digunakan dalam penulisan.

2.1.1 Pengertian Aplikasi

Menurut Kusnadi (2008, h.15) Tujuan akhir

dari penggunaan komputer adalah

membantu pekerjaan. Karena keperluan

manusia sangat beragam maka komputer

dirancang untuk membantu berbagai macam

aktivitas manusia. Untuk mencapai tujuan

ini maka komponen perangkat lunak lainnya

harus ada yaitu program aplikasi.

2.1.2 Permodelan Proses

Permodelan proses adalah teknik mengelola

dan mendokumentasikan struktur dan aliran

data melalui proses sistem dan atau logika,

kebijakan, dan prosedur yang akan

diimplementasikan oleh proses sistem.

(Jogiyanto 2005, h.326).

2.1.3 Pemodelan Data

Pemodelan data sebagai teknik untuk

mendefinisikan persyaratan bisnis untuk

sebuah database.Pemodelan data kadang

disebut pemodelan databasekarena model

data kadang-kadang diimplementasikan

sebagai sebuah database. (Jeffery L.

Whitten 2006, h.280).

2.1.4 Bagan Alir (Flowchart)

Flowchart adalah bagan (Chart) yang

menunjukkan alir (flow) di dalam program

atau prosedur sistem secara logika

(Jogiyanto, 2005, h.795).

2.1.5 Kamus Data

Menurut Jogiyanto (2005, h.725), “Kamus

data adalah katalog fakta tentang data dan

kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu

sistem informasi”.

2.1.6 Rancangan Masukan

“Desain input menyajikan tujuan penting

untuk menangkap dan mengubah data ke

dalam format yang sesuai pada komputer.

Sebagian input didesain oleh prototype yang

dibangun dengan cepat. Prototype tersebut

dimungkinkan sebagai hasil tiruan dari

komputer, atau dihasilkan dari prototype

struktur database seperti yang sudah

dikembangkan untuk Microsoft Access.”

(Whitten, 2006, h.584).

2.1.7 Rancangan Keluaran

“Desain output adalah komponen

yang paling dapat dilihat dari sistem

informasi yang bekerja atau berfungsi. Oleh

karena itu, output sering menjadi basis

penilaian akhir manajemen terhadap

kesuksesan sebuah sistem. Output dapat

digolongkan ke dalam dua karakteristik,

yaitu berdasarkan pengguna dan

distribusinya, dan berdasarkan metode

implementasinya”(Whitten, 2006, h.552).

2.1.8 Rancangan Dialog Layar

Desain dialog layar terminal merupakan

rancang bangun dari percakapan antara

pemakai sistem (user) dengan computer.

Percakapan ini dapat terdiri dari proses

memasukkan data ke sistem, menampilkan

output informasi kepada user atau dapat

keduanya (Jogiyanto 2005,h.391).

2.1.9 Spesifikasi Proses

Menurut Jogiyanto (2005, h.705), “Suatu

proses adalah kegiatan atau kerja yang

dilakukan oleh orang, mesin atau computer

dari hasil suatu arus data yang masuk ke

dalam proses untuk dihasilkan arus data

yang keluar dari proses”.

2.1.10 Basis Data (Database)

Menurut Adi Nugroho (2011, h.5), “Basis

data (database) merupakan sebagai

kumpulan terorgranisasi dari data-data yang

berhubungan sedemikian rupa sehingga

mudah disimpan, dimanipulasi, serta

dipanggil oleh pengguna”.

2.1.11 Metodologi

Metodologi adalah kesatuan metode-metode,

prosedur-prosedur,konsep-konsep pekerjaan,

aturan-aturan dan postulat-postulat yang

digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni

atau disiplin yang lainnya (Jogiyanto 2005,

h.59).

Gambar 2.11 Metode Iterasi

2.2 Teori Khusus

2.2.1 Pengertian Aplikasi

Program aplikasi (seringkali hanya disebut

aplikasi saja) adalah program yang dibuat

oleh pemakai yang ditujukan untuk

melakukan suatu tugas khusus. Program

seperti ini biasa dikelompokkan menjadi

dua, yaitu program aplikasi serbaguna dan

program aplikasi spesifik. (Abdul Kadir

2003,h.204).

2.2.2 Pengertian Pengelolaan

Pengelolaan adalah pekerjaan manajer untuk

meyakinkan bahwa apa yang sudah

diterapkan telah berjalan dengan semestinya.

(Jogiyanto 2009,h.535).

2.2.5 Ruang Lingkup Kegiatan

Manajemen Personalia

Definisi tentang manajemen sumberdaya

manusia mengemukakan fungsi-fungsi

personalia, yaitu penarikan, seleksi,

pengembangan, pemeliharaan dan

penggunaan sumberdaya manusia.

3. ANALISIS SISTEM YANG

BERJALAN

3.3 Uraian Prosedur yang Berjalan

Untuk mendapatkan pemahaman terhadap

aktifitas suatu sistem, maka diperlukan

Tahap Perencanaan

Tahap Analisis

Tahap Perancangan

Tahap Implementasi

Tahap Pemeliharaan

uraian beberapa aktifitas sistem yang

berhubungan dengan penulisan.

3.4.1.1 Diagram Konteks

Lingkup system yang sedang berjalan,

ditangani dan dijabarkan dalam bentuk

diagram konteks. Dimana pada diagram

konteks ini mejelaskan bahwa system

sebagai sebuah proses dengan tujuan

memberikan gambaran umum tentang

sistem.

Pesonalia

Karyawan

Pengelolaan Data Karyawan

Pada

PT. Pelayaran Nusantara “Putra

Samudra”

Data_karyawan

Data_Kapal

Data_ABKIjazah

JabatanNama_Kapal

Waktu_JagaLama_Cuti

Nama_ABK

Keterangan

Tanggal_berhenti

Nama_Karyawan

Pimpinan

Laporan_Absen

Karyawan

Laporan_Cuti

Laporan_resign

Laporan_jadwal_jaga_Kapal

Laporan_ABK

Laporan_Karyawan

Laporan_Kapal

Gambar 3.2 Diagram Konteks yang

Berjalan

3.4.1.2 Diagram Nol

Diagram Nol menggambarkan proses yang

memberikan pandangan secara menyeluruh

mengenai sistem tentang fungsi-fungsi

utama atau proses yang ada pada PT.

Pelayaran Nusantara “Purta Samudra”.

Personalia

1.0

Input

Karyawan

KaryawanData_karyawan Data_karyawan_baru

3.0

Input

ABK

ABKData_ABK_baru

Data_ABK

IjazahJabatan

Nama_Kapal

2.0

Input

Kapal

Data_Kapal KapalData_Kapal_baru

4.0

Input

Jadwal Jaga

Kapal

Nama_ABK

Nama_KapalWaktu_Jaga

Jadwal Jaga KapalData_Jadwal_Jaga_Kapal

5.0

Input

Cuti

CutiData_karyawan_CutiNama_karyawanKeterangan

Lama_Cuti

6.0

Input

Resign

Nama_Karyawan

Keterangan

Tanggal_Berhenti

ResignData_Karyawan_Resign

7.0

Input

Absen

Karyawan Nama_Karyawan Absen Data_Absen_Karyawan

Pimpinan

8.0

Laporan

Data_KaryawanData_Kapal

Data_ABKData_jadwal_Jaga_Kapal

Data_CutiData_resign

Data_AbsenLaporan_Absen

Laporan jadwal_jaga_Kapal

Laporan_KaryawanLaporan_Kapal

Laporan_CutiLaporan_Resign

Laporan_ABK

Gambar 3.3 Diagram Nol

4. PERANCANGAN SISTEM

4.1 Rancangan Basis Data

4.1.1 ERD (Entity Relationship Diagram)

Diagram dari hubungan merupakan level

tertinggi dari Data Flow Diagram (DFD)

yang menggambarkan semua output dari

sistem, juga memberikan gambaran

keseluruhan sistem. Diagram hubungan

hanya mempunyai satu sistem dan tidak

mempunyai Datastore.

Ijazah

Nama_ijazah(PK)Tahun_ijazah

BSTBuku_Pelaut

Kapal

No_Kapal(PK)Nama_Kapal

Tahun_PembangunanMerekUkuran

GTNT

Jadwal Jaga

No_abk(FK)No_Kapal(FK)

Jam_Jaga

abk

No_abk(PK)Nama_abk

Kd_Jabatan(FK)Nama_Ijazah(FK)

Mulai_BekerjaBST

PengukuhanNo_Kapal

Nama_KapalBuku_Pelaut

Jabatan

Kd_Jabatan(PK)Nama_Jabatan

mempunyai

mempunyai

mempunyai

mempunyai

adm

Idpass

mempunyai

Karyawan

No_Kry(PK)Nama_Kry

AlamatJenKel

tempat_lahirtanggal_lahir

Mulai_Bekerjajenis_kry

No_kontakStatus_Kry

Cuti

No_Kry(FK)tanggal_mulaitanggal_masuk

keterangan_cuti

absen

No_absen(PK)No_Kry(FK)

HadirIzin

AlphaTanggal

resign

No_Kry(FK)tanggal_berhenti

keterangan

mempunyai

mempunyai

mempunyai mempunyai

Gambar 4.1 Entity Relationship Diagram

(ERD)

4.1.2 Transformasi Diagram ER ke

Tabel Relasi

Gambar transfomasi diagram ER merupakan

tabel relasi dari tabel relasi ER dapat dilihat

pada gambar 4.2.

abk

No_abk

Nama_abk

Nama_Jabatan

Nama_ijazah

Tahun_ijazah

Mulai_Bekerja

BST

Pengukuhan

Nama_Kapal

Buku_Pelaut

absen

No_Kry

Nama_Kry

Hadir

Izin

Alpha

tanggal

adm

Id

Pass

cuti

No_Kry

Nama_Kry

tanggal_mulai

tanggal_masuk

jumlah_cuti

keterangan_cuti

ijazah

Nama_ijazah

Jabatan

Kd_jabatan

nama_jabatan

Jadwal_jaga

No_abk

Nama_abk

Nama_Kapal

Jam_Jaga

kapal

No_Kapal

Nama_Kapal

Tahun_Pembangunan

Merek

Ukuran

GT

NT

karyawan

No_Kry

Nama_Kry

Alamat

JenKel

tempat_lahir

tanggal_lahir

Mulai_Bekerja

jenis_kry

no_kontak

status_kry

resign

No_Kry

Nama_Kry

tanggal_berhenti

keterangan

Gambar 4.2 Relasi antar Tabel

4.2.1 DFD Logical Sistem yang

Diusulkan

Aplikasi pengelolaan Data Karyawan ini

memiliki ruang lingkup dari para entitas-

entitas yang secara langsung berhubungan

dengan aplikasi ini. Hal ini dapat

diperlihatkan pada aliran data konteks atau

diagram konteks di bawah ini :

Aplikasi Pengelolaan Data

Karyawan pada

PT. Pelayaran Nusantara

“Putra Samudra” Palembang

Personalia

Input_data_Karyawan

Input_data_abk

Ubah_data_karyawan

Ubah_data_abk

Input_Data_kapalHapus_Data_kapal

Input_Ijazah

Hapus_Ijazah

Input_Jabatan

Hapus_Jabatan

Data_abk

Data_Kapal

Data_ijazah

Data_Jabatan

Rekap_Absen_Karyawan

Data_karyawan

Input_karyawan_resign

Input_Karyawan_Cuti

Karyawan

Laporan_absen

Pimpinan

Laporan_Absen

Laporan_Cuti

Laporan_resign

Laporan_karyawan

Laporan_abk

Laporan_Jadwal_Jaga

Input_Jadwal_Jaga

Ubah_Data_Kapal

Gambar 4.3 Diagram Konteks yang

Diusulkan

4.2.1.1 Diagram Nol yang Diusulkan

Personalia

2.0

Input Data

Karyawan

Tambah_data_ karyawan

Data_ Karyawan_baru

5.0

Input Ijazah

Ijazah

Karyawan

3.0

Input Kapal

Data_ Tambah_kapal

Ijazah_baru

6.0

Input abk

Jabatan

KapalData_ Kapal_baru

4.0

Input JabatanTambah_ Jabatan

Tambah_ ijazah

Jabatan_baru

ABK

ABK_baru

No_kry

No_kapal

Nama_ ijazah

Kd_ Jabatan

Jadwal_Jaga_ Kapal

7.0

Input Jadwal

Jaga Kapal

No_abk

Jadwal_jaga_ Kapal_ABK

8.0

Input

Resign

Resign

Nama_ karyawan_ resign

No_kry

9.0

Input Cuti

Karyawan

No_kry

CutiNama_ karyawan_cuti

Laporan_ AbsenNo_kry

Pimpinan

11.0

Cetak

LaporanData_kry

Data_ABKData_ Jadwal_Jaga_ Kapal

Data_ resignData_Cuti

Laporan_ AbsenLaporan_ Absen

Laporan_Cuti

Laporan_ resign

Laporan_ Jadwal_Jaga_ kapal

Laporan_ABKLaporan_kry

No_kry

Ubah_data_ karyawan

Input_ABK

Hapus_ABK

Ubah_ABK

Hapus_ Ijazah

Hapus_ Jabatan

Data_Ubah_ kapal

Data_ Hapus_kapal

Data_ Kapal_ diubah

Data_ Kapal_ dihapus

Data_ karyawan_ diubah

Hapus_ jabatan

Hapus_ jabatan

Data_ABK_ dihapus

Data_ABK_ diubah

ubah_ jadwal_jaga_ Kapal

Input_nama_ Karyawan

Input_ nama_ karyawan

1.0

Login

User

Tambah_user

Hapus_user

Ubah_user

UserUser_baru

User_ diubah

User_ dihapus

No_ kapal

Tambah_ jadwal_jaga_ Kapal

Hapus_ jadwal_jaga_ Kapal

Rekap_absen

Karyawan

10.0

Input

Absen

Status_karyawan_Cuti

Status_karyawan_Resign

Laporan_Absen

Gambar 4.4 Diagram Nol yang

Diusulkan

4.5.1 Rancangan Layar (Form)

1. FormLogin

Gambar 4.23 Form Login

1. FormMenu Utama

Gambar 4.25 Form Menu Utama

1. Form Input Karyawan

Gambar 4.26 Form Input Karyawan

5. PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan analisis yang telah

dilakukan oleh penulis terhadap

permasalahan pada APLIKASI

PENGELOLAAN DATA

KARYAWAN PADA PT.

PELAYARAN NUSANTARA

“PUTRA SAMUDRA” di Palembang

maka dapat ditarik kesimpulan dari

tugas akhir ini adalah :

1. Kekurangan yang terjadi pada PT.

Pelayaran Nusantara “Putra

Samudra” Palembang dalam

pengelolaan data karyawan dapat

diatasi, dengan adanya aplikasi ini.

2. Aplikasi ini dapat membantu dan

mempermudah dalam pengelolaan

data karyawan serta pencarian data

karyawan karena aplikasi ini

menyimpan semua data di database.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis

ingin menyampaikan saran antara lain :

1. Aplikasi ini dapat diimplementasikan

oleh PT. PELAYARAN

NUSANTARA “PUTRA

SAMUDRA” Palembang.

2. Diharapkan mengadakan pelatihan

terhadap staf yang berhubungan

dengan aplikasi ini, dan juga

diharapkan dapat melakukan

pemeliharaan secara rutin terhadap

perangkat pendukung aplikasi ini.

3. kedepannya aplikasi ini dapat

dikembangkan lagi pada pengelolaan

SIM (Sistem Informasi Manajemen)

dan SIA (Sistem Informasi Akutansi)

dan dalam penggunaan dan

pengelolaan datanya serta perlu

adanya backup data secara berkala

untuk mengantisipasi terjadinya

kerusakan data.

DAFTAR PUSTAKA

Komputer, Wahana, 2010, Visual Basic 2008, Andi Offset, Yogyakarta

Whitten, L, Jeffery, 2006, Metode Desain dan Analisis Sistem. Andi Offset,

Yogyakarta

Fatta, Al, Hanif, 2008, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi

Offset, Yogyakarta

Utami, Ema, 2008, Mengoptimalkan Query pada Ms SQL Server, Andi,

Yogyakarta

HM, Jogiyanto, 2005, Analisis dan Disain, Andi Offset, Yogyakarta

HM, Jogiyanto, 2009, Sistem Teknologi Informasi, Andi Offset, Yogyakarta

W.S Indrawan, 2010, Kamus Lengkap Bahasa Indonesia, Lintas Media,

Jombang

Solution, Cyberton, 2010, Database SQL Server 2008, Andi Offset,

Yogyakarta

Nugroho, Adi, 2011, Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data,

Andi, Yogyakarta.

Sutanta,Edhy, 2004, Sistem Basis Data, Graha Ilmu, Jakarta.

Kusnadi, 2008, Sistem Operasi, Andi, Yogyakarta.

Komputer, Wahana, 2010, Panduan Aplikatif dan Solusi Membuat Aplikasi

Client Server dengan VB 2008, Andi Offset, Yogyakarta.

Pengertian Karyawan, diakses pada tanggal 31 maret 2013 dari

http://www.kkbi.web.id.