DESAIN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA CHECKIN CHECKOUT TAMU HOTEL DENGAN MENGGUNAKAN PHP DAN

DATABASE MYSQL PADA HOTEL BOUGENVILLE PADANG

Jafri 1) Jufriadif Naam, M.Kom 2) Surmayanti, S.Kom, M.Kom 3)

Sis t e m Inf or mas i , UP I YP TK , Padang

email: jefri_doank1231@yahoo.com

Abstrak Suatu sistem informasi yang handal sangat diperlukan untuk membantu pekerjaan manusia dalam

suatu perusahaan atau organisasi agar menghasilkan informasi berkualitas. Setelah dilakukan penelitian pada

Hotel Bougenville Padang dengan cara mengumpulkan data-data dengan metode wawancara dan metode

lainnya, sistem informasi yang digunakan unjuk kerjanya masih belum optimal. Oleh karena itu dilakukan

analisis terhadap data yang telah dikumpulkan dengan alat bantu perancangan sistem. Kemudian dirancang

disain output, disain input, disain file dan aliran program dari sistem yang baru. Hasil dari analisis tersebut

diterapkan ke dalam suatu program aplikasi pengolahan data yang dapat digunakan oleh banyak pemakai. Dan

sistem yang baru diharapkan dapat meningkatkan kualitas informasi dan unjuk kerja dari Hotel Bougenville

Padang di masa yang akan datang.

Kata Kunci: Sistem Informasi 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Ilmu pengetahuan dan teknologi pada saat sekarang mengalami perkembangan yang semakin pesat. Salah satu perkembangan tekhnologi yang banyak dimanfaatkan adalah komputer, komputer menjadi istilah yang sudah tidak asing lagi masyarakat, karena hampir seluruh aspek kehidupan masyarakat telah menggunakan teknologi komputer, mulai dari kehidupan bisnis, perkantoran, pendidikan, perhotelan, dan bidang-bidang lain yang banyak berhubungan dengan data. Penggunaan komputer bertujuan untuk efisiensi dan efektivitas kerja.

Melihat perkembangan teknologi komputer ini, ternyata masih ada Lembaga Swasta maupun Pemerintahan yang mengolah data secara manual, apalagi data tersebut sangat berpengaruh dalam menghasilkan laporan, akan tetapi banyak juga Perusahan yang sudah menggunakan komputer, tetapi belum dapat memaksimalkan kegunaan dan fungsi dari komputer tersebut.

Pada Hotel Bougenville meskipun telah menggunakan komputer sebagai alat bantu namun belum dapat memberikan hasil yang optimal dalam pengolahan data tamu hotel, penggunaan komputer sebagai media input data tamu dan pembuatan laporan, dimana data tersebut diinputkan dan diolah secara manual dengan menggunakan software aplikasi, seperti Microsoft Office Excel dan Microsoft Office Word, tanpa memperhatikan relasi antara data-data tersebut, sehingga akan

menciptakan banyak file yang kemudian disimpan dan memerlukan memori yang lebih banyak, disamping itu akan menimbulkan kesulitan dalam menghasilkan informasi yang diperlukan, untuk itu akan dirancang suatu sistem baru dengan menggunakan aplikasi Macromedia Dreamweaver sebagai alat bantu dalam memecahkan permasalahan diatas, suatu sistem informasi yang berbasis komputer yang dapat mengolah data tamu hotel dengan baik, sistem yang mampu menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan segera, memanfaatkan manajemen database MySQL untuk menyimpan data sehingga menjadi lebih terstruktur.

1.2 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Melakukan analisa terhadap sistem lama, agar

dapat diketahui kelemahannya sebagai dasar untuk perancangan sistem baru.

2. Untuk mengetahui sistem pengolahan data yang digunakan pada Hotel Bougenville.

3. Untuk mencari solusi dari permasalahan. 4. Membantu meningkatkan kinerja Hotel

Bougenville menjadi lebih baik.

1.3 Perumusan Masalah

Setelah penulis mengadakan penelitian langsung dan merancang suatu sistem baru maka dapat diidentifikasi masalah-masalah yang akan timbul :

2. Apakah sistem database dapat menyimpan data yang banyak sehingga meningkatkan integritas data?

3. Bagaimana file-file yang terpisah dapat direlasikan dan mempermudah dalam melakukan akses terhadap data?

4. Apakah sistem manajemen database dapat membantu dalam menghasilkan infomasi yang diperlukan dengan cepat dan akurat ?

5. Bagaimanakah suatu sistem informasi baru dengan menggunakan PHP dan database Mysql diaplikasikan secara tepat dan menarik?

5.2 Metode Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini meliputi beberapa bagian : 1. Penelitian Lapangan (Field Research)

Yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara meninjau langsung objek yang diteliti agar tercapainya tujuan dan hasil yang maksimal. Adapun sistematikanya adalah sebagai berikut: a. Observasi, yaitu mengumpulkan data

dengan melakukan pengamatan langsung dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala atau fenomena yang terkait tanpa mengajukan pertanyaan yang nantinya akan menunjang dalam pembuatan sistem informasi yang baru.

b. Wawancara, yaitu mengumpulkan data dengan komunikasi langsung dengan pihak yang bersangkutan (nara sumber) dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang mendukung permasalahan dan didapatkan suatu hasil rancangan dan data-data atau informasi yang nantinya akan menjadi penunjang dalam perancangan suatu sistem baru.

2. Penelitian kepustakaan (Library Research) Merupakan cara pengumpulan data dengan mempelajari artikelartikel, modul, panduan dan bukubuku pedoman dan segala kepustakaan lainnya yang dianggap perlu dan mendukung.

3. Penelitian Laboratorium (Laboratory Research) Data yang digunakan dalam penyusunan sistem informasi berbasis komputer harus diolah dengan program aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakai, agar tidak terjadinya kecenderungan dan kesalahan dalam pengolahan data. Oleh sebab itu, penerapan Sistem Informasi berbasis komputer dapat dilakukan dengan menggunakan spesifikasi komputer sebagai berikut : a. Perangkat Keras (Hardware) yang

digunakan adalah 1 unit personal komputer dengan spesifikasi sebagai berikut:

a) Intel Core 2 1,80 GHz

b) 19 Accer LCD c) Memory 1 GB d) Harddisk 160 GB

b. Perangkat lunak (Software) yaitu: a) Microsoft Windows 7 b) Microsoft Visio XP c) Microsoft Office 2007 d) Macromedia Dreamweaver MX 2004 e) MySQL Server 5.0

a. EMS MySQL Manager 3 Lite

2. LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Informasi

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi

Menurut A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto HM, 2001: 11).

2.1.2 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu :

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.

2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak ada nilainya lagi. Karena informasi merupakan landasan dalam mengambil keputusan.

3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

2.2 Sekilas Tentang Java

Munculnya PHP bermula dari PHP/FI yang dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Pada awalnya PHP/FI hanya terdiri dari sekumpulan skrip Perl dan digunakan sebagai alat untuk melacak akses ke resume online-nya. Sekumpulan skrip perl ini diberi nama Personal Home Page Tools. Rasmus kemudian memasukkan beberapa aturan bahasa C, menambah kemampuan akses ke database, sehingga ia dapat membuat aplikasi web sederhana. Rasmus kemudian memutuskan untuk melepaskan kodenya dengan nama Personal Home Page/Forms Interpreter untuk disebarkan agar orang lain dapat menggunakannya dan memperbaiki bug serta menambal kekurangan-kekurangannya.

PHP/FI telah memiliki fungsi dasar PHP seperti yang ada sekarang. PHP/FI menggunakan

variabel seperti perl, syntaksnya sangat sederhana dan terbatas. Oleh karena itu, pada tahun 1997 PHP/FI 2.0 diluncurkan, dengan mengimplementasikan banyak aturan C. PHP/FI 2.0 melewati banyak percobaan sampai akhirnya PHP 3.0 alpha diluncurkan.

PHP 3.0 adalah PHP pertama yang sangat dekat kemiripannya dengan PHP yang ada sekarang. PHP 3.0 ditulis ulang dari awal oleh Andi Gutmans dan Zeev Suraski pada tahun 1997, karena PHP/FI 2.0 dirasa kurang kuat untuk mendukung aplikasi e-Commerce yang sedang dibuat untuk proyek universitas. Dibandingkan usaha mereka untuk bekerjasama membangun aplikasi dengan PHP/FI, Andi, Rasmus dan Zeev akhirnya lebih memilih unuk membangun dan mengumumkan PHP 3.0 sebagai generasi terbaru PHP/FI 2.0, dan pengembangan PHP/FI 2.0 secara resmi dihentikan.

PHP 3.0 merupakan bahasa yang sama sekali baru, dengan dukungan infrastruktur yang solid dengan database, protokol serta API yang beragam. PHP 3.0 juga memberikan fitur pemrograman berorientasi obyek. Bahasa baru ini diberi nama dengan PHP saja untuk menghilangkan imej yang dibawa PHP/FI sebagai produk yang hanya digunakan secara personal. PHP adalah sebuah akronim berulang yaitu PHP - Hypertext Prepocessor.

Hingga saat PHP telah mendapat banyak perhatian dari para pengembang kemudian dikembangkan dan ditingkatkan versinya menjadi versi 4.0. Pada versi ini engine dari PHP diganti namanya menjadi Zend Engine, dan sampai sekarang telah mencapai versi 4.3.11 seperti yang digunakan penulis pada penelitian ini. Selain itu Zend (diambil dari gabungan nama Zeev dan Andi) sebagai perusahaan pengembang PHP juga telah memulai proyek PHP 5.0 yang 2.

2.3 Konsep Dasar Database MySQL

Database adalah kumpulan file/table yang saling berhubungan satu sama lain yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis. Dalam database sangat di tonjolkan pada pengaturan, pemilahan, pengelompokan dan pengorganisasian data yang disimpan sesuai dengan fungsi dan jenis. Salah satu contoh software DBMS adalah MySQL.

MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database sejak lama, yaitu SQL (Structure Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database, terutama untuk pemilihan/seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data di kerjakan dengan mudah secara otomatis. Sebagai databse server, MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan database single user, kecepatan query MySQL biasa sepuluh kali lipat lebih cepat dari postgreSQL dan lima kali lebih cepat dibandingkan interbase. Kemampuan yang cukup menakjubkan untuk sebuah software gratis.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Analisa Sistem

Sebelum merancang sebuah sistem informasi baru pada sebuah perusahaan perlu adanya gambaran mengenai sistem yang sedang berjalan untuk dilakukan analisa terhadap sistem tersebut. Analisa yang dilakukan terhadap sistem harus bisa mengidentifikasi masalah yang sedang dihadapi perusahaan, memahami penyebab terjadinya masalah tersebut serta mampu memberikan penyelesaian masalah berupa solusi yang dapat memperbaiki kelemahan pada sistem yang sedang berjalan. Hal ini dilakukan sebagai perbandingan dan pengkoreksian dalam melakukan pengembangan sistem informasi agar menjadi lebih baik.

Dalam tinjuan langsung ke lapangan terhadap sistem informasi pengolahan data tamu pada Hotel Bougenville, penulis melihat bahwa sistem yang sedang berjalan memiliki beberapa kelemahan. Mulai dari proses pengolahan data tamu hotel, informasi mengenai kamar kosong yang masih tersedia, sampai pada tahapan pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengetahui perkembangan kinerja hotel pada waktu tertentu.

3.1.1 Aliran Sistem Informasi (ASI) Lama

Aliran sistem infomasi yang sedang berjalan merupakan gambaran dari serangkaian kegiatan yang terjadi pada sistem lama, data-data apa saja yang dibutuhkan dan informasi apa yang akan dihasilkan. Adapun bentuk aliran sistem informasi yang sedang berjalan pada Hotel Bougenville dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Transaksi diawali dengan adanya permintaan

menginap dari tamu yang datang ke bagian Front Office(FO)

2. Kemudian FO melayani permintaan menginap tamu dan melakukan pengecekan ketersediaan kamar kosong secara manual agar nantinya bisa disesuaikan dengan kebutuhan tamu

3. Fo menyerahkan Registration Card agar dapat diisi oleh tamu sesuai dengan Tanda Pengenal yang dimiliki oleh tamu. Tanda Pengenal dapat berupa KTP, SIM, atau Passport bagi tamu yang berasal dari luar negeri. Selanjutnya Registration Card dan Tanda Pengenal akan diserahkan ke bagian FO untuk dilakukan pengecekan.

4. Setelah FO melakukan pengecekkan dan Acc, maka Tanda Pengenal dan Registration Card tersebut akan dikembalikan kepada tamu sebagai bukti bahwa tamu tersebut menginap di Hotel Bougenville.

5. Selanjutnya, FO akan menghitung tagihan deposit, yaitu sejumlah uang yang harus dibayarkan terlebih dahulu oleh tamu sebagai

pembayaran uang kamar dan uang jaminan sesuai dengan ketetapan hotel.

6. Selanjutnya tamu akan melakukan pembayaran deposit sesuai jumlah tagihan

7. Setelah uang tersebut diterima oleh pihak FO, maka akan dibuatkan kwitansi pembayaran sebagai bukti pembayaran deposit yang telah dilakukan

8. Berdasarkan Registrasi Card ini Front Office dapat membuat laporan-laporan yang diperlukan untuk dapat mengetahui perkembangan kinerja hotel.

3.2 Disain Sistem

Rancangan sistem informasi laundry disajikan dalam beberapa tahap yaitu disain sistem secara global dan desain sistem secara terinci. Hasil dari disain sistem global dan terinci akan diterapkan dalam program aplikasi.

3.2.1 Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru

Setelah mengetahui dan memahami sistem informasi yang ada sekarang, maka tampak dengan jelas bahwa sistem tersebut memiliki kelemahan terutama pada pengolahan data dan pembuatan laporan. Aliran Sistem Informasi Baru hampir sama dengan Aliran Informasi Lama, hanya saja proses-proses yang terjadi pada bagian Front Office dan pembuatan laporan pada Administrasi dilakukan secara terkomputerisasi. Tidak ada lagi data yang dimasukkan berulang-ulang dan diharapkan nantinya dapat menghindari terjadi redundancy. Setiap fasilitas yang digunakan oleh tamu dientry kan kedalam sistem agar dapat tersimpan dan datanya bisa diproses sesuai kebutuhan.

Agar tidak terjadi kesalahan jalur data yang akan diolah dan laporan yang akan dihasilkan, maka dapat dilihat Aliran Sistem Informasi Baru pada Gambar 1.

Gambar 1. Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru

3.2.2 Disain File

File adalah kumpulan dari record-record yang tersusun secara logis, dimana record-record tersebut tersimpan dalam suatu media penyimpanan yang tetap. Disain file yang dirancang adalah file pakaian, file palanggan, file transaksi dan file detail_trans.

1. File Room.

Tabel 1. Disain File Room

Nama Database : dbhotel Nama Tabel : room Field Key : idtype

No. Field Name Type

1

2

3

4

5

6

ID

Type

Kamar

Fasilitas

By_kamar

Status

Varchar

Varchar

Varchar

Varchar

Int

Varchar

2. File Gues

Tabel 2. Disain File Gues

Nama Database : dbhotel Nama Tabel : gues Field Key : no_ktp

No. Field Name Type

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Noktp

Nm_lengkap

Jkl

Tmplahir

Tgllahir

Pekerjaan

Berlakuktp

Alamat

Kebangsaan

Varchar

Varchar

Varchar

Varchar

Date

Varchar

Date

Varchar

Varchar

3. File Check In

Tabel 3. Disain File Check In

Nama Database : dbhotel Nama Tabel : check Field Key : id_check in, no_ktp

No. Field Name Type

1

2

3

4

5

6

7

8

Idcheckin

Noktp

Idtype

Tglcheckin

Tglcheckout

Jmlorang

Lminap

Deposit

Varchar

Varchar

Varchar

Date

Date

Int

Int

Int

4. File File Bayar

Tabel 4. Disain File Bayar

Nama Database : dbbayar Nama Tabel : bayar Field Key : idtrans, idcheckin

No. Field Name Type

1

2

3

4

5

6

7

Idtrans

Idcheckin

Tglcheckin

Cucian

Biayaretouran

Biayalain

Bayar

Varchar

Varchar

Date

Int

Int

Int

Int

3.3 Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan bagian dari siklus hidup pengembangan sistem. Untuk melakukan sebuah implementasi maka diperlukan program komputer untuk perancangan dan penulisan kode program yang sesuai dengan sistem yang dirancang.

Implementasi sistem dilakukan setelah software sistem yang dirancang sebelumnya selesai dikerjakan dan dilakukan pengujian. Dalam implementasi di butuhkan beberapa tahap sehingga software sistem bisa berjalan dengan baik.

3.3.1 Pengujian Sistem Informasi

Pengujian sistem dilakukan untuk menggambarkan sebuah sistem berjalan.Tahapan pengujian ini berisikan hasil eksekusi program dan penjelasan program yang dibuat untuk mendukung sistem yang telah dirancang.

Adapun software yang dibutuhkan dalam pengujian sistem antara lain software Macromedia Dreamweaver , MySQL.

3.3.2 Testing Program

1. Form Login Form login merupakan antar muka bagi user

untuk mengakses halaman berikutnya. Adapun hasil eksekusi dapat dilihat pada gambar 2. berikut:

Gambar 2. Form Login

2. HOMEPAGE Homepage / menu utama, dimana pada menu

utama menampilkan sub-sub menu yang akan diakses oleh user . Adapun hasil eksekusi dapat dilihat pada gambar 3 berikut:

Gambar 3. Home Page

3. Add Admin Add Admin merupakan sub menu yang

disediakan untuk menambah administrator untuk mengelolah website Hotel Bogenville. Adapun bentuk tampilan dapat dilihat pada gambar 4 berikut:

Gambar 4. Add Admin

Data add admin ini di simpan dalam file

Admin.dapat dilihat pada tabel admin sebagai berikut:

Gambar 5. Tabel Admin

4. Regestrasi Data Customer

Regestrasi data customer merupakan halaman yang disediakan untuk regestrasi calon customer yang akan menjadi member. Adapun tampilan halaman dapat dilihat pada gambar 6. berikut.

Gambar 6. Regestrasi Customer

Data Regestertrasi customer ini di simpan dalam file dapat dilihat pada tabel customer sebagai berikut:

Gambar 7. Tbl Customer

5. Customer Login Customer Login merupakan sub menu yang

disediakan untuk customer yang telah menjadi member untuk melihat halaman yang dapat diakses oleh customer. Adapun tampilan dapat dilihat pada gambar 8 berikut:

Gambar 8. Customer Login

6. Entri Data Kamar Entri Data Kamar merupakan halaman untuk

menginput data kamar. Ada pun tampilan dapat dilihat pada gambar 9 berikut.

Gambar 9. Entri Data Kamar

Data Entri data kamar ini di simpan dalam file dapat dilihat pada tabel room sebagai berikut:

Gambar 10. Tbl room

7. Boking Kamar Boking kamar merupakan halaman yang dapat

diakses oleh customer yang telah menjadi member hotel bogenville. Adapun tampilan dapat dilihat pada gambar 11 berikut:

Gambar 11. Booking Kamar

Data booking kamar ini di simpan dalam file dapat dilihat pada tabel booking sebagai berikut:

Gambar 12. Tbl Booking

8. Konfirmasi Booking

Konfirmasi booking merupakan halaman untuk mengkonfirmasi kamar yang di booking oleh customer. Ada pun tampilan dapat dilihat pada gambar 13 berikut:

Gambar 13. Konfirmasi Booking

9. Informasi Admin Informasi admin merupakan halaman yang

menampilkan informasi admin. Adapun dapat dilihat pada gambar 14 berikut:

Gambar 14. Informasi Admin

10. Informasi Data Kamar Informasi data kamar merupakan halaman

yang menampilkan informasi data kamar. Adapun dapat dilihat pada gambar 15 berikut:

Gambar 15. Informasi Data Kamar

11. Informasi Detail Kamar Informasi detail kamar merupakan halaman

yang menampilkan informasi kamar secara keseluruhan. Adapun dapat dilihat pada gambar 16 berikut:

Gambar 16. Informasi Detail Kamar

12. Laporan Data Costumer Laporan costumer akan menampilkan data

tamu secara keseluruhan yang pernah check in pada hotel bougenville. Adapun tampilan dapat dilihat pada gambar 17 berikut:

Gambar 17. Laporan Customer

Data laporan costumer ini di simpan dalam file dapat dilihat pada tabel costumer sebagai berikut:

Gambar 18. Tbl Costumer

13. Laporan Kamar Laporan kamar akan menampilkan data kamar

secara keseluruhan yang ada pada hotel bougenville. Adapun tampilan dapat dilihat pada gambar 19 berikut:

Gambar 19. Laporan Data Kamar

Data laporan kamar ini di simpan dalam file dapat dilihat pada tabel room sebagai berikut:

Gambar 20. Tbl room

14. Laporan Booking Laporan booking akan menampilkan data

booking secara keseluruhan yang ada pada hotel bougenville. Adapun tampilan dapat dilihat pada gambar 21 berikut:

Gambar 21. Laporan Booking

Data laporan booking ini di simpan dalam file dapat dilihat pada tabel booking sebagai berikut:

Gambar 22. Tbl Booking

DAFTAR REFERENSI Anggraini, Erhans Dr. 2005. Macromedia

Dreamweaver MX 2004. Ercontara Rajawali.

Jakarta.

Fathansyah. 1999. Basis Data. Penerbit Informatika. Bandung.

Jogiyanto H.M. 2001. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta.

Kristanto Hartanto, Ir. 1999. Konsep Dasar

Pengembangan Database. Andi Offset.

Yogyakarta.

Leman. 1998. Metodologi Pengembangan Sistem

Informasi. PT. Elexmedia Komputindo. Jakarta.

Muhardi, Endy. 2003. PHP Programing

fundamental dan MYSQL Fundamental.

Http://www.ilmukomputer.com.

Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. 2002. Perencanaan

dan Pembangunan Sistem Informasi. Andi Offset.

Yogyakarta.

Purnama, C. M. Lingga, MM. 2002. Strategic

Marketing Plan : Panduan Lengkap dan Praktis

Menyusun Rencana Pemasaran yang Strategis dan

Efektik. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta..

Rangkut, Freddy. 2002. Creating Effective

Marketing Plan : Teknik Membuat Rencana

Pemasaran Berdasarkan Customer. Gramedia

Pustaka Utama. Jakarta.

Rusmanto, dkk.2005. Petunjuk Pembangunan

Aplikasi PHP. Dian Rakyat. Jakarta.